ELŐADÁS ÁTTEKINTÉSE 10. ea.: Projektek végrehajtása II. • A sikeres projekt ismérvei • Tipikusan megjelenő hibák • Önellenőrzés
A SIKERES PROJEKT ISMÉRVEI
TIPIKUSAN MEGJELENŐ HIBÁK (1) zRelevancia: kapcsolódik a célokhoz, részletes problémaelemzéssel feltárt valós, a kedvezményezettek igényeivel is találkozó szükségleteket elégít. z Zavaros stratégiai keretek z Kínálat-vezéreltség Kínálat vezéreltség z Tevékenység-orientált tervezés z Kedvezményezettek igényeinek gy kívül hagyása gy figyelmen
TIPIKUSAN MEGJELENŐ HIBÁK (2) z Megvalósíthatóság: célok reálisak, logikusak és mérhetőek, mérlegelték a kockázatokat, kidolgoztak alternatívákat, ütemezés, munkamegosztás, k tá pénzügyi é ü i realitás, litá b belső l ő monitoring. z z z
z z
Gyenge helyzetelemzés G h l t l é Váratlan kockázatok felmerülése Té Téves költségvetés, költ é té üt ütemezés é vagy feladatmegosztás Pontatlan projektdokumentáció Korábbi tapasztalatok beépülésének hiánya
TIPIKUSAN MEGJELENŐ HIBÁK (3) z Fenntarthatóság: F t th tó á a célcsoport él t számára á á a megvalósulás során elért előnyök a projekt tá támogatásának tá á k llezárását á á át kö követően tő is i biztosítottak. z Rövid távú gondolkodás z Bemérhetetlen hatások z Illeszkedés: illeszkedik a program prioritásaihoz és célkitűzéseihez z Nincs kimutatható kapcsolat
ÖNELLENŐRZÉS 1. z
Relevancia z A kedvezményezettek világosan meghatározottak? z A kedvezményezettek problémái lényegretörően vannak leírva? z A probléma-elemzés lényegretörően áttekintő? z Az általános célok rámutatnak,, hogy gy projekt p j miért fontos a társadalom számára? z Ap projekt j célok a kedvezményezettek y jjavát szolgálják? z Az eredmények iránti igényt sikerült bemutatni?
ÖNELLENŐRZÉS 2. z
Megvalósíthatóság z A projekt cél közelebb fog vinni az általános célhoz? z Az e eredmények ed é ye a cé célcsoport csopo sszámára á á a nyújtott yúj o szolgáltatásként vannak meghatározva? z Teljesülnek j a projektcélok, j ha az eredmények y megvalósulnak? z A források a mérhető célokkal arányban állnak? z Meghatározták a fontos külső feltételeket? z Elfogadható a feltételezések megvalósítására tett próbálkozás? ? z A megvalósító képes lesz a projektet meg alósítani? megvalósítani?
ÖNELLENŐRZÉS 3.
z
Fenntarthatóság F h ó á z A projekt befejezése után a megfelelő hatóság támogatása biztosított? z A technológia megfelel a helyi körülményeknek? z Megőrződik az ökológiai környezet a projekt megvalósítása alatt és után? z A kedvezményezettek megfelelő mértékben fogják birtokolni a projektet? z A nőknek vagy más csoportoknak van lehetőség, h hogy részesedjenek é dj k a projekt j k előnyeiből lő iből z A megvalósító szervezet képes a projekt után követni a változásokat? z A pénzügyi és gazdasági elemzés megerősíti a projekt hatékonyságát, hatásosságát, életképességét és relevanciáját?
FELKÉSZÜLÉS A PROJEKT VÉGREHAJTÁSÁRA 1. • Pályázati projekt testre-szabása – Cselekvési és ütemterv – alapvető szempont legyen a megvalósíthatóság – Költségvetés – egyes tételek módosítása befolyásolja az egész költségvetést – Költségvetés ütemezés – „pesszimista” szemlélet – Szakértői lista és önéletrajzok j – jjó minőségű g és valóban rendelkezésre álló szakértők – Konzorciumi megállapodás g p – tagok g cseréje j csak indokolt esetben
FELKÉSZÜLÉS A PROJEKT VÉGREHAJTÁSÁRA 2. 2 • Kapcsolatfelvétel a program irányító intézményekkel – A program irányító intézmények: • Szerződő Hatóság • Szakmai Felügyelő Hatóság • Közreműködő Szervezet • Monitoring Szervezet – Szerződéskötés – Részvétel a p projekt j indító nap p sorozaton – Személyes konzultáció
FELKÉSZÜLÉS A PROJEKT VÉGREHAJTÁSÁRA 3. 3 • Projekt menedzsment szervezet felállítása – Projekt j értekezlet - jjól megszervezett g és jjól megtervezett – Munkaterv – egyes tevékenységek konkrét szakértőkhöz történő hozzárendelése mérföldkövekkel határidőkkel mérföldkövekkel, – Logisztikai feltételek megteremtése – Projekt P j kt adminisztrációs d i i t á ió rendszer d f lállítá felállítása – Adatbázisok felállítása és feltöltése
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 1. • Projekt j kommunikáció – Külső projekt kommunikáció • Írásos és telefoni folyamatos kapcsolattartás – kérdések, kérések tolmácsolása, elvárt adminisztratív feladatok teljesítése teljesítése, GyIK folyamatos figyelése • Személyes konzultációk • Részvétel a Közreműködő Szervezet által szervezett rendezvényeken • Helyszíni monitoring látogatás során rendelkezésre állás
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 2. • P Projekt j kt kkommunikáció iká ió – Külső projekt kommunikáció Európai Unió
Szerződő S ődő Hatóság
Szakmai Felügyelő Hatóság
Monitoring Szervezet Közreműkö Kö űkö dő Szervezet Kedvezménye zett
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 3. • Belső kommunikáció – Csatornázottság elve: • általános ált lá projekt j kt iinformációk f á iók minden i d projekt szereplőnek • egyes szakmai tevékenységekhez kapcsolódó információ csak az adott szakértői csoportnak t k – Belső kommunikációs adatbázis felállítása – szakértői ké tői csoportokba t kb rendezés d é
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 4. 4 • Ad Adminisztratív i i t tí köt kötelezettségek l tt é k – Beszerzési eljárások • Szerződő Hatósággal felé kötelezően jóváhagyandó dokumentumok • Közbeszerzési terv – felkészülés során felállított adatbázisok segítségével • Ajánlati felhívás – különös figyelemmel a műszaki specifikációra • Értékelési dokumentáció • Beszállítói szerződés
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 5. 5 • Adminisztratív kötelezettségek – Negyedéves szakmai és pénzügyi jelentések – Szakmai jelentés • Támogatási Szerződésben megadott kötelező formátum szerint • szöveges beszámoló a tevékenységekről • projekt adminisztráció és adatbázisok alapján • projekt menedzser és egyes szakértők együttműködésével
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 6. • Adminisztratív kötelezettségek – Negyedéves gy szakmai és p pénzügyi gy jjelentések – Pénzügyi jelentés • Excel táblázatok: számlaösszesítő, költségek ö összefoglalója, f l lój egyenlegközlő l kö lő • Táblázatokat alátámasztó háttérbizonylatok: számlák bizonylatok számlák, bizonylatok, szerződések szerződések, teljesítés igazolások megfelelő formai adatokkal ellátva – Alapvető kritériumok: • illeszkedés a szakmai jelentéshez • táblázatok közötti konzisztencia biztosítása Előzetes egyeztetés a monitoring szervezet pénzügyi monitoring szakértőjével minden esetben! tb !
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 7. • Adminisztratív kötelezettségek – Szerződésmódosítási eljárások • 10% alatti módosítás: Szerződő Hatóság utólagos jóváhagyása • 10% feletti módosítás: Szerződő Hatóság előzetes jóváhagyása
– Alapvetően három területet érint: • Költségvetés módosítás – sorok közötti átcsoportosítással • Fő szakértő cseréje – új szakértő önéletrajzának benyújtásával • Konzorcium összetétele – új konzorciumi megállapodás kötésével
Minden változtatást nagyon gy alapos p szakmai indoklással kell alátámasztani!
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 8. • Önértékelés, belső monitoring, felkészülés a külső monitoringra – folyamatos projekt menedzsment feladat – elengedhetetlen l dh t tl a sikeresség ik é szempontjából tjából – külső kockázatok figyelembe vételével – rendelkezésre d lk é álló d dokumentumok k t k alapján: l já • pályázatban megadott indikátor táblázat • cselekvési l k é ié és üt ütemterv t • munkaterv • költségvetés, költ é té pénzügyi é ü i üt ütemezés é
PROJEKT VÉGREHAJTÁSA 9. • Ö Önértékelés, é ték lé b belső l ő monitoring, it i felkészülés f lké ülé a kül külső ő monitoringra – külső kül ő té tényezők ők é értékelése ték lé é és kkezelése lé – belső tényezők értékelése és kezelése • Értékelés fórumai – rendszeres p projekt j értekezleteken – negyedéves jelentésekben • Külső monitoring szervezet segítségének igénybe vétele javasolt – időbeni beavatkozást eredményezheti
ELŐADÁS ÖSSZEFOGLALÁSA • A tipikusan megjelenő hibákat és kijavítási módjukat tekintettük át a projektek kapcsán. kapcsán • Részletesen végéig mentünk a megvalósítás egyes szakaszain.
ELŐADÁS ELLENÖRZŐ KÉRDÉSEI
•
• •
Mutassa be a tipikusan megjelenő hibákat és az önellenőrzés lehetőségeit! M t Mutassa b be, h hogyan kkellll ffelkészülni lké ül i a projektek p j végrehajtására! g j Ismertesse a projektek megvalósításának ló ítá á k lé lépéseit! é it!
KÖSZÖNÖM A FIGYELMÜKET! KÖVETKEZŐ ELŐADÁS CÍME: 11. ea.: Ellenőrzés, monitoring, értékelés • •
Több előadást átfogó oktatási téma előadássorozatának címei: Projektek végrehajtása Következő előadás megértéséhez ajánlott ismeretek kulcsszavai: Relevencia, megvalósíthatóság, fenntarthatóság illeszkedés fenntarthatóság,
