1 A SI KERES P ROJEKT KOCK ÁZATMENEDZ SMENT FŐ ELEMEI ÉS KULCSTÉNYEZŐI
1.1 MIT JELENT ÉS MIÉRT FONTOS A KOCKÁ ZATMENEDZSMEN T? A Project Management Institute (PMI) definíciója szerint a projekt egy ideiglenes tevékenység, amelynek van kezdete és vége, így határozott leszállítandói és erőforrásai. A projekt egyedi, ez megkülönbözteti a napi feladatoktól, olyan operatív feladatok összességét jelenti, amelyet egy határozott cél tart egyben. A PMI a projekt kockázatot a következőképpen definiálja: Olyan lehetségesen bekövetkező esemény, amely amennyiben realizálódik pozitív vagy negatív hatással van a projektre, ennek leszállítandóira, időkeretére, költségére vagy minőségére. A pozitív kockázatot lehetőségnek, míg a negatív kockázatot fenyegetettségnek nevezzük. A projekt kockázatmenedzsment a tervezésből, a kockázatok azonosításából, elemzéséből, kezeléséből és ellenőrzés/monitorozásából áll. A projekt kockázatmenedzsment célja csökkenteni a negatív és növelni a pozitív kockázatok hatását és folyamatos tevékenységet jelent a projekt teljes időtartama alatt.
1
1.2 A PROJEKT K OCKÁZ ATMENE DZSMENT FŐ ELEMEI Alább röviden felsoroljuk a PMI által definiált projekt kockázatmenedzsment fő lépéseit. Kockázatmenedzsment terv Azt a folyamatot jelenti, ahol megtervezzük, hogyan fogjuk a kockázatokat menedzselni a projekt során. A fő előnye, hogy összhangba hozza a kockázatok szintjét és típusát a projekt szervezeten belüli fontosságával. Fontos, hogy a kockázatmenedzsment tervet a projekt minden érintettje lássa és elfogadja, így a projekt során a kockázatok menedzsmentje gördülékenyebbé válik. Kockázatok azonosítása A kockázatok azonosítása azt jelenti, hogy meghatározzuk, mely kockázatok érintik a projektet és dokumentáljuk ezek jellegét. A fő előnye ennek a folyamatnak, hogy megismerjük a létező kockázatokat és lehetőséget adjunk a projekt csapatnak az események előrejelzésére. Az azonosított kockázatokat „risk register”-ben tartjuk nyilván, amelyet a kockázatok további menedzsmentje során használunk. Kockázatok kvalitatív és kvantitatív elemzése A kockázatok kvalitatív elemzése a kockázatok prioritási sorrendjének felállítását jelenti előfordulási valószínűségük, hatásuk, gyakoriságuk vagy időbeli sürgősségük figyelembe vételével. A prioritás sorrend fontos azért, hogy el tudjuk dönteni akarunk-e illetve milyen szinten foglalkozni az adott kockázattal. A kockázatok kvantitatív elemzése a kvalitatív elemzés után történik és ennek a lépésnek során numerikus értéket allokálunk az adott kockázathoz, megmutatjuk a kockázatnak milyen hatása van a projektre. Ilyen numerikus érték lehet például a kockázat realizálódása által behozott többletköltség. Kockázatkezelési lépések kidolgozása A kockázatkezelési lépések a megfelelő opciók és tevékenységeket jelentik, ahogyan az adott kockázatot kezelni szeretnénk, illetve projektre történő hatását befolyásolni kívánjuk. A pozitív kockázatok (lehetőségek) hatását növelni, míg a negatív kockázatok (fenyegetettségek) hatását csökkenteni akarjuk. A negatív kockázatok (fenyegetettségek) esetén a válaszlépések a következők lehetnek:
Elkerülés
Ez a lépés arra irányul, hogy semlegesítse a kockázat hatását. Ez általában a projekt menedzsment terv módosítását vonja maga után, mint például időkeret módosítás, projekt célfeladatok csökkentése, stb. Egyes kockázatok, amelyek a projekt elején jelentkeznek eliminálhatóak megfelelő kommunikációval, követelmények tisztázásával, stb.
Átadás
2
Ez jelenti a kockázatnak a projekten kívüli valamelyik fél felé történő átruházását. Ebben az esetben a kockázat menedzsmentjéért a harmadik fél felel. Példaként említhető a kötbér, biztosítás, garancia.
Csökkentés
Ebben az esetben nem semlegesítjük és nem is ruházzuk át a kockázatot, hanem megfelelő módszerrel csökkentjük. Ilyen például egy termék esetén egy prototípus kidolgozása, amellyel jobban fel lehet majd készülni a valós termék megvalósítását célzó projektre.
Elfogadás
Ez a módszer, amellyel egyszerűen elfogadjuk a kockázatot, együtt élünk vele és nem teszünk semmit addig, amíg be nem következik. Lehet szó passzív elfogadásról, amikor csak dokumentáljuk a kockázat meglétét és rábízzuk a projekt csapatra a megjelenése esetén történő kezelését vagy lehet aktív, amikor egy pénzügyi tartalékot képzünk, amelyet fel tudunk használni a kockázat realizálódása esetén. Pozitív kockázatok esetén az elkerülés megfelelője a kihasználás, átadás esetén a megosztás. Kockázatok ellenőrzése A kockázatmenedzsmentnek a projekt során folyamatosan végzett műveletnek kell lennie, amelyet a kockázat ellenőrzéssel (kontroll) biztosítunk. A kockázatok ellenőrzése a meghatározott kockázati válaszlépések implementálását, új kockázatok azonosítását, és az alkalmazott kockázatmenedzsment módszerek eredményességének vizsgálatát jelentik.
1.3 A SIKERES PROJEKT KOCK ÁZA TMENED ZSMENT KULCSTÉNYEZŐI A fent felsorolt kockázatmenedzsment elemeket figyelembe alább felsoroljuk a véleményünk szerinti sikeres kockázatmenedzsment kulcstényezőit. A kockázatmenedzsment a projekt része és folyamatos Legfontosabb, hogy a kockázatmenedzsment szemléletet tegyük magunkévá és minden projekt szerves részévé váljon. Sajnos legtöbb vállalat nem alkalmaz kockázatmenedzsmentet a 3
projektek vezetése során vagy mert elhanyagolják vagy úgy gondolják nincsenek kockázatok amelyek a projekt sikerét befolyásolnák. A kockázatmenedzsmentre fordított energia megtérül és segít, hogy a projektet a tervezett cél, költség és időkeretben, megfelelő minőséggel fejezzük be. Szintén fontos tényező, hogy a kockázatmenedzsment ne csak egy projekt indulásakor legyen jelen, hanem a projekt teljes életciklusa során. A kockázatok azonosítása a projekt elején történjen Ahogy láttuk a kockázatok azonosítása rögtön a kockázatmenedzsment terv elkészítése után történik. Sok szervezetben sajnos már elindul a projekt és nem időben történik a kockázatok azonosítása. Ez ahhoz vezethet, hogy egyes kockázatok már realizálódnak mielőtt azonosításuk megtörténik, így nem kezeljük őket megfelelően. A kockázatok azonosításához nyitott szemlélet kell a projekt csapat és általában a projekt érintettjei részéről. Fontos, hogy a csapat tagok lehetőséget kapjanak eddigi tapasztalataik megosztására. Minden kockázatot természetesen nem lehet előre beazonosítani, de amennyiben a többségüket meghatározzuk, már jó úton vagyunk a projekt sikerességének irányába. Kockázatok kommunikálása A PMI metodológia transzparens projektvezetést támogat, ez érvényes a kockázatokra is. Sok projekt azért nem sikeres, mert a projektmenedzser nem volt tisztában a fontosabb kockázatokkal. Sokszor kiderül, hogy amennyiben rendszeresen kommunikált volna a projekt csapattal, ügyféllel, szponzorral úgy az adott kockázatra fény derült volna és megfelelően lehetett volna kezelni. A kockázatok kommunikálása a projekt érintettjei felé nagyon fontos, segít a projekt során szükséges bizalmat fenntartani illetve közös megoldást találni a kockázat minél hatékonyabb kezelésére. Kockázatok felelőse Egyes projektmenedzserek úgy gondolják, hogy a kockázatok „risk registerbe” töltésével a munka befejezett. Ezzel ellentétben fontos, hogy minden kockázathoz felelőst rendeljünk a projekt csapatból, aki nyomon követi a kockázatot és felel annak kezeléséért. Ez a fajta megközelítés jelentős mértékben növeli a projekt sikerességét. Kockázatok sorrendbe állítása A kockázatok elemzése során született kockázat prioritás lista kulcsfontosságú. Ha van ilyen listánk, el tudjuk dönteni melyek a fontos kockázatok és meg tudjuk határozni az optimális kockázat kezelési módszert. Kezeljük mind a pozitív illetve negatív kockázatokat Kockázatról általában a negatív kockázatok, vagyis a fenyegetések jutnak eszünkbe. Ezeknek kezelése fontos, de nem hagyhatjuk figyelmen kívül a pozitív kockázatokat, vagyis a lehetőségeket. A lehetőségek időben történő azonosítása, elemzése, kezelése és ellenőrzése 4
növeli a projekt sikerét és maximalizálja a projekt fő mutatóinak értékét. Így a projektet esetenként gyorsabban, magasabb profittal és jobb minőségben tudjuk befejezni. Kockázatok ellenőrzése (nyomonkövetése) Mint projekt kockázatmenedzsment lépés említettük az ellenőrzést, de célszerűnek tartjuk újból hangsúlyozni, mint kulcstényezőt. Mint ellenőrzési lépés fontosnak tartjuk a kockázatok újraértékelését és azonosítását. Egyes kockázatok, amelyeket a projekt elején vagy korábbi fázisában láttunk már nem relevánsak vagy más prioritást kapnak illetve jelennek meg újabb kockázatok, amit eddig nem láttunk és szintén kezelni kell.
Jelen cikkünkben összefoglaltuk a PMI által javasolt projekt kockázatmenedzsment fő elemeit illetve összegeztük a véleményünk szerinti kulcstényezőket. Bízunk benne, hogy a fent leírtak segítségként szolgálnak a projekt kockázatmenedzsment fontosságának felismerésében illetve alkalmazásában. Részletesebb információért javasoljuk a PMI által kiadott PMBOK útmutatót tanulmányozni illetve bármilyen kérdés esetén állunk szíves rendelkezésükre. Tisztelettel, Dr. Sándor Zoltán ügyvezető Profexec Services Kft.
5
