E-Jurnal Sariputra, Oktober 2015 Vol. 2(3)

E-Jurnal Sariputra, Oktober 2015 Vol. 2(3) ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI SIKLUS PERSEDIAAN PADA PT. DAXELL MULTI SOLUSI MANADO (Analysis Accounting Information System Inventory cycle at PT. Daxell Multi Solusi Manado) Jilly Anggrayni Kindangen, Billy W Kountul. Mahasiswa Fakultas Ekonomi Jurusan Akuntansi Universitas Sariputra Indonesia Tomohon Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sariputra Indonesia Tomohon Abstrak Siklus persediaan berkaitan erat dengan pendapatan perusahaan dagang yang bergerak di bidang retail dan distributor. Penjualan yang menghasilkan pendapatan perusahaan akan berpengaruh dengan jumlah persediaan di gudang. Sistem informasi akuntansi sangat dibutuhkan dalam mengendalikan siklus persediaan agar aktivitas dalam perusahaan bisa berjalan sebagaimana mestinya. Hasil yang dicapai dalam penelitian ini adalah melalui sistem informasi akuntansi pada PT. Daxell Multi Solusi ditemukan masih terdapat kelemahan dalam siklus persediaannya yang masih sulit mengatasi masalah persediaan deadstock yang umur barangnya bahkan ada yang mencapai 989 hari, disebabkan oleh penerapan metode FIFO tidak dilakukan secara konsisten dan juga lamanya waktu customer menunggu pesanan barang ketika kehabisan stock. Dengan menggunakan metode deskriptif analisis yaitu dengan mengumpulkan data sesuai dengan yang sebenarnya kemudian data tersebut disusun, diolah dan dianalisis untuk dapat memberikan gambaran mengenai masalah yang ada, maka disusunlah suatu analisa tehadap sistem informasi akuntansi siklus persediaan pada PT. Daxell Multi Solusi yang diharapkan dapat membantu manajemen dalam mengatasi masalah penyebab deadstock ataupun kehabisan stock, meningkatkan pengawasan atau internal control dalam persediaan dan membantu karyawan untuk melaksanakan tugasnya dengan efisien dan efektif. Kata kunci: Sistem Informasi Akuntansi, Siklus Persediaan, barang mati Abstract Inventory cycle is closely related with income trading company that involve in retailer and distributor. Sales revenue generating companies will affect the amount of inventory in the warehouse. Accounting information system is needed to control the inventory cycle so that the activity of the company can be run properly. The results achieved in this study is by the accounting information system of PT. Daxell multi solusi found there are still weaknesses in the inventory cycle, which is difficult to overcome the problem of deadstock inventory that the age of the goods even reach 989 days, due to the application of FIFO method that is not done consistently by the employees and also the length of time customers wait for the goods when it runs out of stock orders. By using descriptive analysis method with collecting data accordance with the truth, then the data is compiled, proccesed and analyzed to provide a picture of the existing problem, so drafted an analysis of accounting information system inventory cycle at PT. Daxell multi solusi that hopefully can help management in addressing the causes of deadstock or out of stock, improving supervision or internal control in inventory and helping the employees of PT. Daxell multi solusi to do their job efficiently and effectively. Keyword : Accounting Information System, Inventory Cycle, Dead Stock

PENDAHULUAN Penerapan informasi akuntansi sangat dibutuhkan dalam kemajuan suatu bisnis perusahaan. Sistem informasi akuntansi sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk membantu kegiatannya sehari-hari. Siklus pada system informasi akuntansi diantaranya adalah siklus persediaan barang dagang yang sangat

berpengaruh terhadap pendapatan perusahaan sehingga system informasi akuntansi ini sangat diperlukan untuk mengendalikan siklus persediaan. Adapun permasalahan yang terjadi pada PT. Daxell Multi Solusi yaitu pada siklus persediaan dimana penerapan metode FIFO (First In First Out) tidak berjalan sebagaimana

49

E-Jurnal Sariputra, Oktober 2015 Vol. 2(3) mestinya sehingga menyebabkan inventory turnover tidak lancar dan menimbulkan dead stock, bahkan ada barang yang mencapai umur 989 hari. Oleh karena itu, PT. Daxell Multi Solusi perlu untuk karyawan khususnya sales yang mengontrol barang di etalase untuk diberikan tambahan product knowledge untuk mengidentifikasi barang sesuai metode FIFO, dan memperhatikan prosedur meletakkan barang sehingga dead stock dapat berkurang. Dan untuk meminimalisir lamanya customer menunggu barang yang kehabisan stock, bagian purchasing harus mencari lebih banyak supplier lain untuk antisipasi stock. Dan juga

penting untuk perusahaan meningkatkan internal control terhadap persediaan sehingga mampu memperbaiki kelemahan yang terdapat pada siklus persediaan. Masalah ini penting untuk diteliti agar supaya aktivitas persediaan lebih mudah untuk dikendalikan secara tepat. Penelitian ini merupakan penelitian lanjutan dan pengembangan. Masalah tentang sistem informasi akuntansi pada siklus persediaan ini sudah banyak diteliti namun penelitian yang dilakukan oleh peneliti ini berbeda tempat atau berbeda objek lokasi penelitian dimana belum pernah diteliti sebelumnya.

Sistem Informasi Akuntansi Sumarsan (2013) mengatakan sistem informasi akuntansi merupakan sub sistem informasi yang paling banyak menembus (meluas dan paling besar) dalam organisasi perusahaan. Menurut McLeod dalam Teguh (1995) sistem informasi akuntansi

melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data : 1. Pengumpulan data 2. Manipulasi data 3. Penyimpanan data 4. Penyiapan dokumen

Siklus Persediaan Menurut Sumarsan (2013) siklus persediaan yaitu barang yang masuk ke gudang, masingmasing dari siklus perolehan dan pembayaran, siklus persediaan diakhiri dengan penjualan barang dalam siklus penjualan dan penerimaan kas. Persediaan pada perusahaan dagang

disebut persediaan barang dagangan atau kadang-kadang disingkat persediaan, yang terdiri atas barang-barang yang disediakan untuk dijual kepada para konsumen selama periode normal kegiatan perusahaan (Gade et al. 2005).

Internal (Internal Control) Persediaan Menurut dunia (2010), pengendalian internal atas persediaan sangat penting karena persediaan adalah aset yang signifikan dan pada kebanyakan perusahaan biasanya persediaan merupakan unsur yang terbesar dalam aset, dan persediaan berkaitan dengan kegiatan utama dalam perusahaan dagang dan perusahaan manufaktur, Menurut Wilson et al (1999) faktor-faktor untuk mencapai pengelolaan

persediaan yang efektif adalah penetapan tanggung jawab dan kewenangan yang jelas terhadap persediaan, sasaran dan kebijakan yang dirumuskan dengan baik, fasilitas pergudangan dan penanganan yang memuaskan, klasifikasi dan identifikasi persediaan secara layak, catatan dan laporan yang cukup dan tenaga kerja yang memuaskan.

METODE PENELITIAN Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode deskriptif analisis berusaha untuk menentukan data-data yang menyajikan, menganalisis dan menginterpretasi, dimana metode penelitian ini

menggambarkan apa yang dilakukan perusahaan berdasarkan fakta-fakta atau kejadian dalam perusahaan tersebut, kemudian diolah menjadi data, dan selanjutnya diadakan suatu analisis sehingga akhirnya menghasilkan

50

E-Jurnal Sariputra, Oktober 2015 Vol. 2(3)

suatu kesimpulan. Metode desktiptif analisis menurut Sugiyono (2002), “Metode penelitian dengan cara mengumpulkan data sesuai dengan yang sebenarnya kemudian data tersebut disusun, diolah dan dianalisis untuk dapat memberikan gambaran mengenai masalah yang ada. Objek penelitian yang dalam penelitian ini merupakan perusahaan dagang yang bergerak di bidang retailer dan distributor, PT.Daxell Multi Solusi yang terletak di 1st floor IT Center, Manado. Penelitian ini

dilakukan pada bulan januari 2015. Pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini dibagi menjadi dua bagian yaitu data primer dan data sekunder. Alat analisis yang digunakan oleh penulis adalah bagan alir dokumen (flowchart). Flowchart adalah teknik analisis yang digunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis.

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Siklus Persediaan PT. Daxell Multi Solusi distribusi yang dilakukan setiap hari (lihat gambar3.1) dan berdasarkan rata-rata penjualan dalam suatu periode biasanya 14 hari sekali (lihat gambar3.2). Sedangkan untuk kegiatan non rutin menjadi tanggung jawab product assistant. Pemesanan non rutin bisa terjadi karena temuan lapangan product asisten, banyak permintaan customer dan customer butuh barang dengan cepat tetapi barang tersebut adalah barang indent. Daftar usulan pemesanan hanya untuk pemesanan berdasarkan penjualan sedangkan pemesanan harian atau berdasarkan pemerataan distribusi, langsung diputuskan oleh logistic. Stock yang akan dipesan untuk pemenuhan 15 hari sehingga daftar usulan pemesanan harus segera diberikan dari logistic ke product assisten tidak lebih dari H+1 dari setiap periode. Daftar usulan yang diberikan terlebih dahulu diperiksa dan dikoreksi oleh produk asisten bersama-sama dengan head sales dan logistic. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam koreksi pemesanan yaitu berdasarkan faktor intern dan faktor ekstern : 1. Faktor intern: Jumlah stock berbanding dengan rata-rata penjualan 2. Faktor ekstern: Pesanan customer, trend, merk, teknologi, kebutuhan customer, dll Setelah di acc oleh head sales, daftar usulan segera dikirim pada hari yang sama ke logistic dan permintaan barang harus diproses paling lambat 1 x 24 jam. Pemesanan barang diutamakan minta ke sales admin pusat, apabila barang tidak ada atau tidak mencukupi, maka permintaan diajukan ke logistic cabang lainnya. Barang yang telah dipesan harus dilakukan monitoring kedatangannya setiap hari. Pemesanan barang dilakukan melalui media google drive (lihat gambar 3.3). Sebelum barang pesanan akan diberikan, terlebih dahulu dicek jumlah stock, daftar permintaan yang sudah diproses segera diberikan ke logistic untuk disiapkan barangnya dan di transfer di system.

Aktivitas sistem informasi akuntansi yang digunakan PT. Daxell Multi Solusi menggunakan sistem acosys, yang lebih mempermudah perusahaan untuk mendapatkan informasi-informasi yang dibutuhkan terlebih khusus tentang persediaan. Pada gambar 1. menjelaskan sistem informasi akuntansi siklus persediaan. Pihak-pihak yang terlibat dalam siklus persediaan ini adalah supplier, purchasing, warehouse, accounts payable, accounting, accounts receivable, sales dan customer. Pihak pertama yaitu dari purchasing melakukan analisa barang untuk reorder. Dasar untuk menganalisa pemesanan barang dilihat dari faktor internal dan eksternal (lihat tabel 1.1). Setelah dianalisa, purchasing harus memperhatikan prinsip metode FIFO dimana metode ini bisa menentukan umur barang yang dapat mempengaruhi harga jual dan mencegah barang cepat rusak. Setelah hal-hal diatas diperhatikan, selanjutnya pihak purchasing membuat dan mengirimkan purchase order.purchase order yang akan dikirim harus ada tanda tangan supervisor logistik dan supervisor operasional, PO yang dikirim harus dipantau waktu kedatangannya. Selanjutnya pihak supplier akan menerima PO kemudian menyiapkan barang dan dokumen faktur / nota penjualan dan melakukan pengiriman barang. Selanjutnya pihak warehouse melakukan prosedur penerimaan barang (lihat gambar 2.) dan prosedur penyimpanan barang. Selanjutnya barang bisa didistribusikan ke bagian sales, namun pendistribusian ini memperhatikan prosedur distribusi barang jual dari warehouse pusat ke sales cabang (lihat gambar 3.1). Customer bisa membeli barang secara tunai ataupun kredit, yang nantinya akan berpengaruh pada laporan laba rugi dan neraca. Pemesanan barang dilakukan melalui dua kegiatan yaitu rutin dan non rutin. Kegiatan yang rutin menjadi tanggung jawab logistic, yang pemesanan barangnya ditinjau berdasarkan pemerataan

51

E-Jurnal Sariputra, Oktober 2015 Vol. 2(3) Gambar 1. Siklus Persediaan PT. Daxell Multi Solusi

Sumber : PT. Daxell Multi Solusi

Tabel 1.1.Faktor Internal Dan External Dasar Analisa Pemesanan Barang

INTERNAL

EXTERNAL

Stock akhir (by system)

Trend

Rata-rata penjualan (by system)

Peralihan teknologi

Pesanan indent (request by sales)

Available stock di supplier


52


Gambar 2. Prosedur Penerimaan Barang

Sumber : PT. Daxell Multi Solusi Gambar 3. Prosedur Distribusi Barang Jual Dari Warehouse Pusat Ke Cabang


53


Gambar 3.1 Acosys: Pemesanan Barang Berdasarkan Pemerataan Stock Cabang


Gambar 3.2 Acosys: Pemesanan Barang Berdasarkan Penjualan


54


Gambar 3.3 Google Drive: Order Barang


SIMPULAN 1.

2.

3.

Siklus persediaan pada PT. Daxell Multi Solusi sudah baik, mulai dari siklus yang pertama yaitu dari pemesanan barang, penerimaan barang, penyimpanan barang sampai pada siklus terakhir yaitu pengeluaran barang, setiap tahapannya melalui prosedur-prosedur yang sudah ditentukan oleh perusahaan. Pengendalian internal pada siklus persediaan PT. Daxell Multi Solusi sudah cukup efektif. Melalui sistem informasi akuntansi yang sudah terkomputerisasi menggunakan aplikasi acosys, bisa didapatkan informasi tentang barang deadstock sehingga dapat langsung diketahui penyebab terjadinya deadstock dan manajemen bisa mengetahui strategi-strategi yang

4.

5.

akan digunakan dalam menurunkan deadstock. Dengan menerapkan metode FIFO pada perusahaan retail dan distributor seperti PT. Daxell Multi Solusi, otomatis inventory turnovernya lancar, sehingga nilainya dapat dipertahankan dan membuat pendapatan perusahaan juga lancar. Sistem informasi pada siklus persediaan PT. Daxell multi solusi memberikan informasi yang relevan, lengkap, akurat, tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan dari para pengguna. Sehingga departemen-departemen yang bersangkutan bisa menjalankan tanggung jawabnya dengan tepat dan terhindar dari kesalahan.

SARAN 1.

Bagi Perusahaan 1) Prosedur dalam siklus persediaan PT. Daxell Multi Solusi yang sudah berjalan perlu meningkatkan lagi kesadaran karyawan akan prosedur-prosedur yang dijalankan perusahaan 2) Pengendalian internal pada PT. Daxell Multi Solusi perlu mengoptimalkan unsur pengendaliannya 3) Sebaiknya dilakukan pemeriksaan mutu barang jika masa simpan sudah mencapai waktu tertentu. Dan ditentukan batas maksimum

4)

5)

2.

55

dan minimum waktu umur barang sesuai dengan jenis barangnya Perbaiki cara karyawan meletakkan barang di pajangan dan cara meletakkan barang di gudang agar penerapan metode FIFO dalam persediaan berjalan secara konsisten Sistem informasi akuntansi pada PT. Daxell Multi Solusi perlu pengembangan sesuai dengan perkembangan sistem informasi itu sendiri Bagi Masyarakat


Saran bagi masyarakat lebih khususnya bagi masyarakat yang berjiwa usaha, untuk lebih sadar akan pentingnya sistem informasi akuntansi dan siklus persediaan yang benar 3.

4.

Disarankan untuk menjadi bahan referensi untuk penelitian-penelitian selanjutnya yang sejenis khususnya yang berkaitan dengan sistem informasi akuntansi siklus persediaan

Bagi Penulis Saran bagi penulis untuk lebih banyak lagi menambah pengetahuan tentang sistem informasi akuntansi yang efektif dan siklus persediaan yang benar

DAFTAR PUSTAKA Dunia, F.A. 2010. Ikhtisar Lengkap Pengantar Akuntansi. Edisi ketiga. Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia. Jakarta

Sugiyono, 2002. Metode Penelitian Administrasi . CV. Alfabeta. Jakarta Sumarsan, Thomas. 2013. Akuntansi Dasar dan Aplikasi Dalam Bisnis Vers, I IFRS. Jilid 1. PT. Indeks. Jakarta

Gade, Muhammad dan Wasif, S.K. 2005. Akuntansi Keuangan Menengah 1. Edisi

Teguh,

2. Fakultas Ekonomi Indonesia. Jakarta

Universitas

Wilso James D., John B. Campbell. 1999. Terjemahan Hendra. 1995. Sistem Informasi Tjin-tjin Fenix Tjendera. Controllership. Tugas Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. akuntan manajemen. Edisi Ketiga. Erlangga. Jilid II. PT. Prenhallindo. Jakarta Jakarta

56


57

E-Jurnal Sariputra, Oktober 2015 Vol. 2(3)

Recommend Documents