Draaiboek Parkmanagement
Groenbeheer
Draaiboek Parkmanagement
Groenbeheer
Oost NV Provincie Gelderland Provincie Overijssel
1
Parkmanagement in de praktijk
Samenvatting
Kwaliteit van de inrichting van de openbare
Een andere aanleiding kan zijn dat juist de
ruimte is een van de belangrijkste aspecten die
Gemeente het initiatief neemt. Heroriëntatie op
de uitstraling van een bedrijventerrein beïn-
haar takenpakket en de wijze waarop deze wor-
vloedt. Een terrein dat er ‘knap’ bij ligt, maak
den uitgevoerd, kan ertoe leiden dat men de
niet alleen een goede indruk op bezoekende
mogelijkheid wil onderzoeken het beheer bij de
klanten, het is ook voor de gevestigde bedrijven
bedrijven te leggen.
van belang. Op deze wijze behoud het vastgoed namelijk beter haar waarde en vormt het een
Ook alternatieven onderzoeken
plezieriger werkomgeving. Daarbij gaat het
Een traject dat is gericht op de realisatie van col-
natuurlijk niet alleen maar om de openbare
lectief groenbeheer is intensief. Bij projecten die
ruimte, ook het eigen terrein van de bedrijven
zijn ontstaan uit onvrede met de huidige situa-
speelt een belangrijke rol.
tie is het aan te bevelen ook alternatieven voor uitbesteding te bekijken. Het is goed een over-
Er bestaat veel verschil van inzicht over het
zicht te maken van de knelpunten en te bekijken
noodzakelijke kwaliteitsniveau van beheer van
met welke maatregelen deze kunnen worden
de openbare ruimte en het groen. De Gemeente
opgelost. Mogelijk dat minder ingrijpende aan-
is gericht op het tegen lage kosten realiseren van
passingen al leiden tot het oplossen van de knel-
een redelijk kwaliteitsniveau. Voor bedrijven ver-
punten. Hierbij kan gedacht worden aan regel-
schilt het. Voor de een is het groen een verleng-
matig overleg, het regelmatig ‘schouwen’ van
stuk van de showroom, voor de ander een
het terrein, het instellen van één klachtennum-
opslagplaats voor voorraden of een parkeer-
mer en dergelijk.
plaats. Nadat is gebleken dat de alternatieven geen souOnvrede als aanleiding
laas bieden, of nadat is vastgesteld dat
Vaak worden groenbeheerprojecten gestart
Gemeente de bedrijven toch willen overgaan
omdat bedrijven ongelukkig zijn met de kwali-
naar een vorm van collectief groenbeheer, kan
teit van het groenbeheer. Zij verwachten dat ze
het uitbestedingtraject worden gestart.
het zelf beter kunnen en tegen lagere kosten.
Initiatief
Willen we wat?
Nee
Stoppen
Nee
Start onderzoek uitbesteding
Ja
Helpen organisatorische oplossingen?
Ja Onderzoeken knelpunten en mogelijke maatregelen
2
Het collectief groenbeheerproject
Afbakening van het terrein
Het totale collectieve groenbeheerproject is
Bij de aanvang van het project is het goed vast
opgedeeld in een aantal stappen. Daarbij is het
te stellen over welk gebied het exact gaat en
belangrijk bij de start een werkgroep te definië-
welke objecten binnen het gebied meegenomen
ren, die het project kan uitvoeren en begeleiden.
worden: straatverlichting, bewegwijzering,
Deze werkgroep moet zowel vanuit de
waterpartijen, hekwerken en dergelijk. Alles
Gemeente als vanuit de bedrijven worden
moet eenduidig worden vastgelegd.
bemenst en over enig mandaat beschikken om besluiten te nemen.
Vaststellen huidige kwaliteitsniveau Nadat de gebiedsafbakening is vastgesteld, moet het niveau van onderhoud worden bepaald. Hier spelen verschillende niveaus een
Vaststellen gezamenlijke ambities
Willen we uitbesteding onderzoeken ?
Nee
Stoppen of organisatorische ingrepen toepassen
Ja
Inrichten projectgroep
Vaststellen afbakening terrein en onderdelen
Vaststellen huidig kwaliteitsniveau
Vaststellen gewenst kwaliteitsniveau alle partien
Is de organisatie geschikt ?
Vaststellen benodigde budgetten
Vaststellen beschikbare budget
Voldoende budget ?
Aanvragen offertes en contracteren winnende aanbieding
Inrichten nazorg
3
rol; het huidige gerealiseerde niveau, het voor-
Inrichting uitvoeringsorganisatie en nazorg
geschreven gemeentelijke niveau en het
Om het geheel tot slot te effectueren moet er
gewenste niveau van de bedrijven. De niveaus
een organisatie zijn die de uitvoering ter hand
verschillen bijna per definitie. Belangrijk is het
kan nemen. Mogelijk is een dergelijke (parkma-
zo objectief vaststellen van het huidig gereali-
nagement-)organisatie beschikbaar, mogelijk
seerd niveau van onderhoud. Dit is een ijkpunt
moet deze nog worden opgericht. Vervolgens
in het traject omdat op basis hiervan eventueel
moeten de groenbeheerwerkzaamheden worden
achterstallig onderhoud vastgesteld moet wor-
aanbesteed en kan daadwerkelijk worden
den.
gestart in de nieuwe situatie.
Vaststellen gewenste kwaliteitsniveau
Het is goed de startperiode intensief te begelei-
Het huidige kwaliteitsniveau is voor onderne-
den en eventuele knelpunten vlot aan te pakken.
mers de basis om het gewenste niveau vast te
Na verloop van tijd kan de begeleiding minde-
stellen. Hoe is het nu en hoe hadden we het
ren, totdat volstaan kan worden met regulier
graag gezien? Nadat dit en ook het ‘norm-
overleg.
niveau’ van de Gemeente is vastgesteld, kan worden bepaald welke verschillen er bestaan
Tegen het einde van de looptijd van het contract
tussen de wens van de bedrijven en de norm van
moet een degelijke evaluatie plaatsvinden,
de Gemeente. Ook kan het achterstallig onder-
waarna het contract kan worden verlengd of een
houd worden bepaald. Dit is het verschil tussen
nieuwe aanbestedingsronde kan plaatsvinden.
de norm van de Gemeente en het werkelijk vastgestelde niveau. Het vaststellen van de kwaliteitsniveaus kan op basis van zogenaamde beeldkwaliteitbestekken. Tevens kan op basis van deze bestekken worden bepaald hoe hoog de onderhoudskosten zijn. Het inhuren van externe deskundigheid voor deze activiteiten is aan te bevelen. Financiële inrichting Om het financiële kader vast te stellen, moet zowel het beschikbare budget bij de Gemeente worden vastgesteld, als het benodigde budget voor het onderhoud. Voor het vaststellen van de gemeentelijke budgetten moet niet alleen naar de directe, maar ook naar de indirecte kosten worden gekeken. In de praktijk blijkt het lastig een duidelijk financieel beeld boven tafel te krijgen. Daarnaast moet worden bekeken op welke wijze eventuele extra kosten voor onderhoud over de deelnemende bedrijven kan worden verdeeld. Ook is het mogelijk dat, na aanbesteding, blijkt dat de beschikbare gemeentelijke budgetten ruim voldoende zijn om de onderhoudsactiviteiten uit te laten voeren. Van het surplus kunnen dan andere parkmanagementactiviteiten worden ontwikkeld.
4
Inhoud
5
Samenvatting
2
1
Inleiding
6
2.
Wat houdt collectief groenbeheer in?
7
2.1
Doelen met betrekking tot de openbare ruimte en groenbeheer
7
2.2
Onderdelen van openbare ruimte en groenbeheer
7
2.3
Dagelijks onderhoud en Groot onderhoud
7
2.4
Relatie met andere thema’s
8
3.
Betrokken partijen
9
3.1
De Gemeente
9
3.2
De ondernemers
9
3.3
Overige partijen
10
4.
Initiatieffase collectief groenbeheer
11
4.1
Initiatieffase in stappen
11
4.2
Wat willen we met groenbeheer en de openbare ruimte?
12
4.3
Organisatorische aanpassingen kunnen ook helpen
12
4.4
Uitbesteding van groenbeheer
13
5.
Het collectieve groenbeheerproject
14
5.1
Het groenbeheerproject in stappen
14
5.2
De stappen toegelicht
15
5.3
Nazorg
24
1
Inleiding
Kwaliteit van de inrichting van de (openbare) ruimte is een belangrijk aspect bij de beoordeling van een terrein. Goede beheersing van de openbare ruimte en groen kan de noodzaak tot revitalisatie voorkomen en/of uitstellen. Nu meer uitgeven aan het beheer van de openbare ruimte en het groen is voordeliger dan later revitaliseren, zo is berekend door verschillende ingenieursbureaus. Er bestaat vaak verschil van inzicht over de juiste wijze en het juiste niveau van onderhoud van de openbare ruimte. Gemeenten gaan vaak uit van een ‘normaal niveau’ van onderhoud. Ondernemers zien het groen op het terrein als aankleding voor hun bedrijf. In verband met de zichtbaarheid en veiligheid moeten struiken en heesters niet te hoog worden, maar een beetje gevarieerd is wel aardig. Vooral kantoorbedrijven hechten waarde aan een groene omgeving, omdat dit ook tijdens de pauzes als wandelplek dienst kan doen. Overigens moet gezegd worden dat er regelmatig sprake is van achterstallig onderhoud door de Gemeente. In dergelijke gevallen ligt het gevaar van verpaupering van het terrein op de loer. Dit is zeker een zorg voor de gevestigde bedrijven en zou eveneens een zorg moeten zijn voor de Gemeente op wiens grondgebied een dergelijk terrein gelokaliseerd is. De beeldkwaliteit van de openbare ruimte stopt niet bij de kavelgrens. Dat wat er op de eigen terreinen van de ondernemers is te zien is onderdeel van de totale beeldkwaliteit. Indien we het hebben over verbetering van de beeldkwaliteit van het bedrijventerrein spreken we daarmee dus zowel over de gemeentelijke terreinen én de private terreinen.
6
2. Wat houdt collectief groenbeheer in?
Groenbeheer is een punt van discussie op bedrij-
goed van de ondernemers. Het hoofddoel van de
venterreinen. Gemeenten beheren het groen op
Gemeente komt is sterke mate overeen met dat
basis van een ‘normaal’ basisniveau, dit om de
van de ondernemers.
gemeentelijke budgetten niet meer dan noodzakelijk te belasten. Bedrijven zijn het hier vaak
Doel Gemeente
niet mee eens, zij willen een kwalitatief hoog-
Hoofddoel van de Gemeente is dat het groen-
waardiger niveau van beheer. Gezien het feit dat
beheer plaatsvindt op een acceptabel kwaliteits-
het hier gaat over subjectieve standpunten met
niveau dat voldoet aan alle daarvoor gestelde
betrekking tot wat is nu goed genoeg is en wat
juridische eisen, tegen een marktconform prijs-
beter is, zijn discussies hieromtrent lastig.
niveau, met de mogelijkheid bij te sturen.
In sommige situaties (vaak bij nieuwe terreinen)
Daarnaast kan de Gemeente als nevendoel wil-
wordt het groenbeheer uitgevoerd door of onder
len bereiken dat, door het goed onderhouden
regie van de parkmanager van dat nieuwe
van de terreinen, wordt voorkomen dat het ter-
terrein. Hiermee heeft de parkmanager direct
rein een matige uitstraling krijgt. Dit kan een
invloed op de kwaliteit van het beheer en de
groter verloop, leegstand en verdere verloede-
manier waarop het wordt uitgevoerd. Op
ring tot gevolg hebben.
bestaande terreinen bestaat, vanuit onvrede met de huidige situatie, soms wel de wens het
2.2 Onderdelen groenbeheer
groenbeheer over te nemen. Dit blijken lastige trajecten. Hierbij speelt vooral de wijze waarop
De onderdelen behorende bij openbare ruimte
het beheer op dat moment is geregeld een
en groenbeheer kunnen op zeer verschillende
belangrijke rol.
manieren worden opgevat. Daarom is het goed een idee te geven van de onderdelen waaruit het kan bestaan. Hieronder volgt een kort overzicht:
2.1 Doelen Gemeente en ondernemers
• openbare verharding • groenvoorzieningen
Rondom het groenbeheer kunnen veel directe en
- bomen
indirecte doelen een rol spelen. Het is goed even
- heesters
stil te staan bij deze verschillende doelstellingen. Als het gaat om de inrichting van het onderhoud en beheer van groen, spelen zij een belangrijke rol.
- grasperken • ondergrondse voorzieningen - riolering - kabels en leidingen • bewegwijzering en inrichtingselementen
Hoofddoel ondernemers
- bewegwijzering
Hoofddoel van de ondernemers is dat het groen-
- straatverlichting
beheer (het beheer van de openbare ruimte) plaatsvindt op een acceptabel (goed) kwaliteitsniveau, tegen een concurrerende prijs en met de
- banken en andere inrichtingselementen • afvalinzameling - afvalinzamelingpunten.
mogelijkheid bij te sturen. Bij gesprekken over beheer van openbare ruimte Naast het voor de hand liggende doel, zijn er ook
en groen is het noodzakelijk duidelijk af te spre-
een aantal andere doelstellingen die worden
ken en vast te leggen waar we het over hebben.
nagestreefd. Zo zien ondernemers het groen als
Welke onderdelen komen in welke mate voor?
verlengstuk van hun eigen huisvesting. Voor ‘kantoorbedrijven’ kan het groen ook dienen als
2.3 Dagelijks onderhoud en groot onderhoud
wandelomgeving gedurende de pauzes.
7
Daarnaast draagt een goed groenbeheer bij aan
Naast de verschillende onderdelen van de open-
de in standhouding van de waarde van het vast-
bare ruimte en groen, bestaat er ook nog ver-
schil tussen soorten onderhoud. Tot het dage-
• Verkeersveiligheid: wat geldt voor de criminali-
lijkse (reguliere) onderhoud van riolering en ver-
teit geldt ook voor de verkeersveiligheid.
lichting behoort bijvoorbeeld een jaarlijkse
Onoverzichtelijke verkeersituaties kunnen
inspectie. Grootscheepse vervanging van rio-
soms worden verholpen door aanpassing van
lering maakt geen onderdeel uit van het dage-
de wijze van onderhoud of de inrichting van
lijkse beheer. Over wat verstaan wordt onder de
het terrein.
verschillende vormen van onderhoud moet ook duidelijk worden vastgelegd. Dit is ook van
Bij activiteiten gericht op de openbare ruimte en
belang omdat in een later stadium over budget-
groen, kunnen bovenstaande raakvlakken
ten moet worden gesproken. Deze hangen weer
worden meegenomen.
één op één samen met het benodigde onderhoud. Groot onderhoud komt voor bij: • Wegen en verharding • Groen • Riolering Vaak worden dergelijke groot onderhoudstrajecten gekoppeld aan een revitalisering van het gehele terrein. Ook kan dit een goede aanleiding zijn om het beheer, na uitvoering van het onderhoud, op een andere wijze in te vullen. Ook over de vormen van onderhoud die betrekking hebben op het project moeten afspraken worden vastgelegd.
2.4 Relatie met andere thema’s Het beheer van de openbare ruimte en het groen wordt vaak aangehaald op het moment dat er sprake is van grote opknapbeurten en revitalisering van terreinen. Dit is dan ook een belangrijk raakvlak. Daarnaast kunnen nog een aantal andere raakvlakken worden benoemd: • Criminaliteit: de wijze waarop het groen wordt beheerd, kan effecten hebben op de inbraakgevoeligheid van panden en terreinen. Indien door onvoldoende beheer, de zichtbaarheid van gebouwen en de overzichtelijkheid van het terrein afneemt, zal de kans op criminaliteit vergroten. De inrichting van het terrein, waarbij tevens criminaliteitsaspecten in acht worden genomen, verbetert de situatie op het terrein.
8
3. Betrokken partijen
Vrijwel iedereen die wel eens op een bedrijven-
100 gevallen de Gemeente verantwoordelijk
terrein komt, kan worden gezien als iemand die
voor het beheer van de openbare ruimte. Zij
betrokken is bij de kwaliteit van de openbare
draagt de financiële lasten en is belast met het
ruimte. Natuurlijk zit er verschil in de mate
(doen) uitvoeren van het daadwerkelijke onder-
waarin men betrokken is. Zo zal een toevallige
houd. Alleen op particuliere terreinen speelt de
passant anders naar het terrein kijken dan een
Gemeente geen rol in de uitvoering, daar is de
bezoeker van een van de bedrijven. Ook de
private exploitant verantwoordelijk.
gevestigde ondernemers en hun werknemers kijken weer anders naar het terrein dan bijvoor-
Binnen de Gemeente kunnen meer afdelingen
beeld de Gemeente. Iedereen zal zo zijn of haar
betrokken zijn bij het beheer van de openbare
mening vormen over het terrein en dit mee-
ruimte. Dit geldt zeker voor de dienst Openbare
wegen in de beoordeling van de bedrijven die
of Gemeente Werken. Zij formuleren de onder-
daar gevestigd zijn.
houdsnormen waaraan het terrein moet voldoen. Hierbij zijn de beschikbare budgettaire
Die partijen die een direct belang hebben bij de
ruimte en eventueel wettelijke eisen een rand-
kwaliteit van de openbare ruimte en het groen,
voorwaarde. Daarnaast kunnen de afdelingen EZ
noemen we stakeholders. Als er, binnen het
en Milieu een rol spelen.
kader van parkmanagement, activiteiten gepland zijn op het gebied van die buitenruimte,
Er zijn in hoofdzaak twee manieren waarop het
dan moeten de stakeholders hier op een of ande-
onderhoud kan worden uitgevoerd:
re manier een rol kunnen spelen.
1. De Gemeente voert de onderhouds-
In dit hoofdstuk wordt aangegeven:
2. de Gemeente heeft de onderhoudsactiviteiten
activiteiten uit met haar eigen personeel; • Welke stakeholders er zijn;
uitbesteed.
• welk belang ze vertegenwoordigen in de mogelijke projecten; • welke wijze ze daarom betrokken kunnen of moeten worden.
Het onderhouden van de openbare ruimte is een belangrijke taak die door veel Gemeenten wordt onderschat. Goed beheer en onderhoud zijn politiek vaak minder interessant dan het realiseren van fysiek duidelijk herkenbare resultaten en
3.1 De Gemeente
ambities. Een terrein dat altijd schoon is, scoort nu eenmaal minder goed dan een terrein dat na
Een Gemeente kan voor bedrijventerreinen
veel inspanningen weer schoon is gekregen.
volstaan met haar formele taken: aanleg van infrastructuur, grondexploitatie, vaststellen en
Bij de uitvoering van projecten op het gebied
herzien van bestemmingsplan en afgifte van
van beheer van de openbare ruimte zal de
bouw- en milieuvergunningen. Bij een dergelijke
Gemeente in ieder geval een belangrijke rol
taakopvatting blijven een hoop kansen onbenut
spelen.
liggen. Vooral bij ontwikkelingen op een bedrijventerrein kan de Gemeente in samenwerking
3.2 De ondernemers
met bedrijven een groot aantal van haar doelstellingen proberen te realiseren. Van het verbe-
De ondernemers zijn de buurtbewoners van het
teren van de sociale veiligheid, tot het afkoppe-
bedrijventerrein en worden dagelijks gecon-
len van hemelwater; veel is mogelijk.
fronteerd met het onderhoudsbeleid van de Gemeente. De publieke ruimte sluit aan op de
Bij activiteiten gericht op de verbetering van de
private ruimte van de ondernemers, de voor-
openbare ruimte en groen, kunnen ook kansen
tuinen en de grasvelden.
ontstaan om zaken structureel te verbeteren. Voor de ene ondernemers is de buitenruimte een
9
Verantwoordelijkheden van de Gemeente
groene omlijsting van hun representatieve pand,
Op bestaande bedrijventerreinen is in 99 van de
voor de andere een niet overkapte opslagplaats.
Dit heeft grote invloed op de totale uitstraling van het terrein. Bij projecten met betrekking tot groenbeheer wordt vaak gezocht naar ‘gevel tot gevel’ oplossingen. Op deze wijze wordt een zo eenduidig mogelijk beeld van het terrein nagestreefd. Daarbij kan natuurlijk wel onderscheid worden gemaakt naar de verschillende activiteiten die op het terrein voorkomen. Een meer industrieel terrein of onderdeel van een terrein, kan een andere uitstraling nastreven dan dat deel waarop bijvoorbeeld de autodealers zich presenteren. Duidelijke verschillen dus tussen de ondernemers en ook duidelijke verschillen in de belangen die aan de buitenomgeving worden toegekend. In gezamenlijke trajecten moet met respect voor beide belangen worden omgegaan.
3.3 Overige partijen Naast de Gemeente en de ondernemers zijn er nog andere partijen die ook een rol kunnen spelen bij de uitwerking van plannen met betrekking tot groenbeheer. Overige partijen zijn onder meer: • Provincie; voor eventuele Provinciale wegen en bermen; • Rijkswaterstaat; voor (aansluitingen op) rijkswegen; • Waterschap; voor afwatering, riolering en dergelijke; • …………. De aard en mate van de betrokkenheid hangt af van de locale situatie. Ook de potentiële leverancier van de onderhoudsdiensten kan een rol vervullen. Commerciële organisaties, maar ook de sociale werkplaatsen hebben allerlei tools ontwikkeld om projecten op het gebied van groenbeheer te vergemakkelijken. In een eerste fase is het zeker aan te bevelen hier oriënterende gesprekken mee te voeren.
10
4. Initiatieffase collectief groenbeheer
Projecten gericht op het verbeteren van de
In dit hoofdstuk wordt verder ingegaan op de
openbare ruimte en groen vinden vaak hun oor-
mogelijke aanpak groen en openbare ruimte.
sprong in onvrede van een van de partijen. Vaak zijn dit de ondernemers die van mening zijn dat
4.1 Initiatieffase in stappen
het beter moet en ook kan. Soms is het de Gemeente, die bezig is met een heroriëntatie op
Het initiatief voor een project gericht op de
haar kernactiviteiten en ‘iets’ wil met het groen-
openbare ruimte en groen wordt vaak genomen
beheer.
door een aantal ondernemers en meestal in combinatie met de bedrijvenvereniging. In het
Bij de uitwerking van het aspect groenbeheer,
schema is weergegeven op welke wijze hier de
zijn er verschillende oplossingsmogelijkheden
aanpak van het beheer en onderhoud van de
denkbaar. In oplopende volgorde van impact kan
openbare ruimte en het groen wordt aangepakt.
het gaan om: Daarbij gaat het in eerste instantie om het
a.Het instellen van regulier overleg tussen Gemeente en ondernemers(-vereniging) over
vaststellen van de wijze waarop het project
de wijze waarop het groenbeheer plaatsvindt.
moet worden aangepakt. Het vaststellen wat de beoogde doelstelling van het project is daarbij
b.Het als Gemeente en ondernemers(-vereniging) gezamenlijk aansturen van de uitvoering
een belangrijk element.
van groenbeheer. c.Het overdragen van het groenbeheer van de
Het starten van een uitbestedingtraject voor
Gemeente aan een aparte, vaak gezamenlijk
groenbeheer is niet de eerste oplossing waaraan
door Gemeente en bedrijvenvereniging opge-
moet worden gedacht.
richte, parkmanagementorganisatie.
Initiatief 4.1
Willen we wat met de openbare ruimten?
Nee
Stoppen
Nee
Start onderzoek uitbesteding
4.2 Ja
Kunnen organisatorische oplossingen helpen?
4.4
4.3 Ja
Onderzoek knelpunten en mogelijke maatregelen 4.3
11
4.2 Wat willen we met groenbeheer ?
• Welke beperkingen zijn er op dat terrein? • Wat verwachten de ondernemers en waarom?
Zoals in de inleiding van deze paragraaf is aan-
• Wat verwacht de Gemeente en waarom?
gegeven, is het van belang goed na te denken
• Welke beperkingen en wensen kennen zij?
over de vragen met betrekking tot het groenbeheer:
Inrichten regulier overleg
• Welke problemen en knelpunten doen zich
Tussen Gemeente en ondernemers kan regulier overleg worden gepland. Eens per maand of eens
voor? • Welke mogelijkheden en kansen worden
per twee maanden kunnen partijen bij elkaar komen om de situatie rondom de openbare
gesignaleerd?
ruimte en groenbeheer te bespreken. Vanuit de Zowel de Gemeente als de ondernemers (onder-
ondernemers moet(en) hiervoor (een) aan-
nemersvereniging/industriekring) moet over
spreekpunt(en) worden georganiseerd en vanuit
deze vragen nadenken en deze in kaart brengen.
de Gemeente eveneens. Deze personen dienen
Op basis van deze inventarisaties kan worden
over enig mandaat te beschikken, aangezien er
bekeken welke mogelijkheden bestaan om tege-
duidelijke (werk-) afspraken moeten kunnen
moet te komen aan de kansen en knelpunten.
worden gemaakt .
4.3 Organisatorische aanpassingen
Schouwen Naast regulier overleg is het ook verstandig
Vaak ontstaan problemen over groen en openba-
periodiek over het terrein te rijden, fietsen of
re ruimte als gevolg van gebrek aan communica-
wandelen om de situaties ter plekke op te
tie. Enerzijds communicatie tussen de zich sto-
nemen. Op basis van deze schouwing kunnen
rende ondernemers en de Gemeente en ander-
wederom afspraken over verbeteringen worden
zijds door gebrek aan communicatie tussen de
gemaakt.
Gemeente en de, al dan niet eigen, uitvoerende
Daarbij moeten zowel aan ondernemerskant als
groenbeheerders.
aan gemeentelijke kant verbeteringen plaatsvinden. Kapot gereden bermen is net zo goed een
Door het verbeteren van deze communicatie kan
probleem van de ondernemers als van de over-
al veel van de knelpunten worden weggewerkt.
heid.
Zo ontstaat er meer wederzijds begrip en wor-
Knelpunten
den gemaakte keuzes duidelijker:
Knelpunten en maatregelen
• Waarom is het groenbeheer zoals het is?
Door tijdens de verschillende bijeenkomsten
Mogelijke maatregelen
Afgesproken acties
Verantwoordelijke Wanneer gereed
Metalen voorwerpen
Bedrijven bewust maken
Gemeente maakt overzicht
Gemeente
in de berm, gevaar
van gevaren en aanspreken
van bedrijven
met maaien
op gedrag
industriekring neemt
Industriekring
contact op Gras groeit voor
Borden hoger plaatsen
Gemeente bekijkt of borden
bewegwijzeringborden
Gras eerder maaien
hoger kunnen worden
Wk 7
Wk 9 Gemeente
Wk 9
Gemeente
ZSM
Gemeente
Wk 12
Industrie Kring
Wk 12
geplaatst Perken groeien uit
Perken vaker snoeien
Gemeente laat direct
verband en worden
Perk in gras omzetten
snoeien
te hoog Sociale
Betere verlichting
Bekijken verkoop optie
en verkeers-
Perk aan onderneming
voor Lange termijn
onveiligheid is gevolg
verkopen
Industrie Kring polst verkoop optie
12
gestructureerd een overzicht van de wederzijdse
houdsdiensten sneller en adequater kan worden
knelpunten en de mogelijk bijbehorende maat-
aangestuurd. Daarnaast kunnen op het terrein
regelen te maken, kan tot gerichte actie ter ver-
gevestigde bedrijven ook gebruikmaken van de
betering worden gekomen.
hoveniers die het openbare groen en de publieke ruimte op het terrein beheren. Dit kan weer lei-
Het vaststellen van de verschillende knelpunten
den tot een betere beeldkwaliteit en uitstraling
is vaak eenvoudig genoeg. Het vervolgens eens
van het terrein.
worden over de mogelijke maatregelen die genomen kunnen worden om aan de knelpunten
Voor de Gemeente moet hier als doelstelling
tegemoet te komen, kan moeilijker zijn.
gelden dat men af is van de balast van beheer en
Nuchter nadenken over mogelijke maatregelen
onderhoud van het bedrijventerrein tegen min
en deze via een aantal plussen en minnen afwe-
of meer gegarandeerde kosten. Verder kan de
gen moet in constructief overleg mogelijk zijn.
beeldkwaliteit van het totale gebied verbeteren, wat ook weer een gemeentelijk belang is.
4.4 Uitbesteding van groenbeheer Afgeleide doelstelling voor een parkmanageHet uitbesteden van het groenbeheer is een
mentorganisatie kan zijn dat, uit de efficiency-
intensieve en tijdrovende activiteit. Er moet de
verbetering door collectieve inkoop, budgettaire
nodige zaken geregeld worden om dit mogelijk
ruimte ontstaat voor ontwikkeling van andere
te maken. Dit regelwerk moet aan verschillende
aanvullende parkmanagementactiviteiten
kanten plaatsvinden: • De Gemeente zal na moeten gaan hoe en onder welke condities men met een eventuele 'out-sourcing' om wil gaan; • de parkmanagementorganisatie of de industriekring zal na moeten gaan hoe en onder welke condities men de beheeractiviteiten kan en wil overnemen; • gezamenlijk zal men na moeten gaan in hoeverre over beide uitgangspunten overeenstemming te bereiken valt. Uitbesteding van groenbeheer aan een parkmanagementorganisatie kan een belangrijke stap zijn in de verdere ontwikkeling van parkmanagement op een bedrijventerrein. Zeker waar het gaat om het behoud van de ruimtelijke en groen kwaliteit van het terrein. Waarom uitbesteding overwegen? De reden om het onderhoud en beheer van de openbare ruimte en groen over te hevelen naar een parkmanagementorganisatie is vooral om een betere prijs/kwaliteitverhouding te krijgen. Een gelijkwaardig onderhoudsniveau tegen lagere kosten of een hoger onderhoudsniveau tegen gelijkblijvende kosten. Voor de ondernemers zit er verder als doelstelling achter dat meer grip wordt verkregen op de aard en omvang van het onderhoud en de onder-
13
In hoofdstuk 5 wordt verder ingegaan op de wijze waarop uitbesteding tot stand kan komen.
5. Het collectieve groenbeheerproject
Uitbesteding van het beheer van openbare ruim-
5.1 Het groenbeheerproject in stappen
te en groen is een complex project. In dit hoofdstuk wordt een overzicht gegeven van de stap-
Het starten van een project gericht op uitbeste-
pen die daarvoor moeten worden doorlopen. De
ding van groenbeheer vraagt inspanningen van
stappen zijn opgedeeld in kleinere overzichtelij-
de ondernemers en de Gemeente.
ke onderdelen. Om de uitvoering van een langduriger traject Hierbij gaat het om een algemene aanpak. Deze
overzichtelijk te maken, is het opgedeeld in
aanpak is afhankelijk van de lokale situatie. Zo
kleinere stappen.
kan er bijvoorbeeld al een organisatie bestaan
In het opgenomen stroomschema zijn deze stap-
die het beheer en onderhoud doet op aanliggen-
pen weergegeven.
de bedrijventerreinen of heeft de Gemeente de onderhoudsactiviteiten al uitbesteed. Dit alles
Het is mogelijk om op een aantal momenten tot
kan van grote invloed zijn op de inhoud en snel-
de conclusie te komen het traject te staken.
heid waarmee het traject kan worden doorlo-
Alternatief is dan, dat alsnog besloten wordt tot
pen.
het uitwerken van een aantal organisatorische verbetermogelijkheden.
Vaststellen gezamenlijke ambities 5.2.1
Willen we uitbesteding onderzoeken?
Nee
Stoppen of organisatorische ingrepen toepassen
Ja
Inrichten projectgroep 5.2.2
Vaststellen afbakening terrein en onderdelen 5.2.3 Is de organisatie geschikt ? Vaststellen huidig kwaliteitsniveau
5.2.8
5.2.4
Vaststellen gewenst kwaliteitsniveau ondernemers en gemeente 5.2.5
Vaststellen benodigde budget 5.2.6
Vaststellen beschikbare budget
Voldoende budget ?
5.2.7
Aanvragen offertes en contracteren winnende aanbieding 5.2.9
Inrichten nazorg 5.3
14
5.2 De stappen toegelicht
Voorbeelden van de condities zijn: • De Gemeente behoudt inspraak op het
Bij het uitwerken van de stappen is zo pragmatisch mogelijk te werk gegaan. Natuurlijk worden de stappen niet allemaal in volgorde doorlopen. Uiteindelijk zal wel alle benoemde informatie beschikbaar moeten zijn om een afgewogen
kwaliteitsniveau van het beheer; • er vinden geen gedwongen ontslagen plaats, eventueel betrokken personeel gaat ‘mee over’. • de Gemeente draagt niet als enige de bijbehorende financiële risico’s.
beslissing ten nemen en tot een soepele overdracht te komen. Stap
Tijd
1
Vaststellen gezamenlijke ambities
2
Inrichten projectorganisatie
3
Bepalen grenzen van het gebied
4
Opstellen kwaliteitshandboek
5
Vertalen handboek naar bestekken
6
Bepalen beschikbare budgetten
7
Opstellen kostenramingen
8
Vaststellen haalbaarheid
9
Uitwerken overdrachtsvorm
10
Uitwerken financieringsverdeling
11
Opstellen overdrachtscontracten
12
Aanbesteden beheer
Hieronder wordt per stap een toelichting gegeven.
5.2.1 Vaststellen gezamenlijke ambities
Ook moet binnen de betreffende Gemeente wor-
In hoofdstuk 4 is beschreven dat knelpunten op
den overwogen of het beoogde traject leidt tot
het gebied van groenbeheer niet altijd hoeven te
gewenste veranderingen. Binnen één Gemeente
leiden tot invoering van collectief groenbeheer.
zijn vaak meerdere afdelingen betrokken bij het
Natuurlijk kan er besloten worden verder te
beheer van de publieke ruimte en groen. Dit
gaan op weg naar collectief groenbeheer. In dat
houdt in dat gedurende het project ook inspan-
geval moeten verwachtingen aan beide zijden
ning van de verschillende afdelingen wordt
duidelijk worden afgestemd.
gevraagd, en dat mogelijk ook met budgetten moet worden geschoven.
Eerste duidelijkheid aan beide zijden Indien u of uw organisatie nadenkt over uitbe-
Verdere vragen voor de Gemeente zijn dan ook:
steding van het beheer van de openbare ruimte
• Wat wil de Gemeente minimaal bereiken met
en groen, moet zeker duidelijk zijn dat beide partijen de intentie hebben tot handelen over te gaan. Daarom is het goed dat vooraf duidelijk gesteld wordt dat beide partijen de ambitie en intentie hebben tot een nieuwe manier van beheer en onderhoud van openbare ruimte en groen over te gaan.
het doorlopen van dit traject? • Welke drie of vier punten moeten minimaal verbeterd zijn? • Waarom zijn deze punten voor de Gemeente zo van belang? • Wat is het ergste wat ons kan gebeuren en hoe kunnen we dit voorkomen? • Wat is het beste wat ons kan gebeuren en hoe
De Gemeente Zo zal de Gemeente zich bereid moeten verklaren onder bepaalde condities het beheer en onderhoud op afstand te plaatsen of geheel uit te besteden. De condities zullen afhankelijk zijn van de specifieke situatie.
15
kunnen we dit bevorderen? • Zijn deze vragen door al de relevante afdelingen beantwoord?
Alvorens de Gemeente in dit project stapt, moet
Mogelijk kan over het geheel van deze punten
dus nogal wat intern overleg plaatsvinden. Het
een intentieverklaring voor worden opgesteld.
is wel belangrijk dit goed te doorlopen, om zodoende vertragingen in het project te voorko-
5.2.2 Inrichten en ondersteunen projectgroep
men.
Zoals uit het vervolg van dit hoofdstuk zal blijken, zijn trajecten die verband houden met het
De bedrijvenverenigingen en ondernemers
ingrijpend wijzigen van de situatie rondom het
Vanuit de ondernemerskant zullen ook condities
beheer van de openbare ruimte en groen vrij
worden gesteld. Hierbij kan bijvoorbeeld
intensief. Daarnaast is specifieke kennis en
gedacht worden aan:
kunde noodzakelijk. Deze is niet altijd voorhan-
• de uitbesteding/out-sourcing operatie kan
den en zal soms moeten worden ingehuurd.
niet bedoeld zijn als verkapte bezuiniging op Gemeente gelden; • het te onderhouden terrein wordt alleen in goede staat in beheer overgenomen;
Dit houdt in dat er capaciteit en budget beschikbaar moet komen om het traject uitvoerbaar te maken.
• de looptijd van het contract voor onderhoud en beheer van de openbare ruimte en groen is
Personele aspecten van het project
economisch aantrekkelijk (bijvoorbeeld vier
Zowel bij de Gemeente, als bij de bedrijven of
jaar).
bedrijvenvereniging, moeten inspanningen worden geleverd om dit traject goed te laten verlo-
Natuurlijk zitten er haken en ogen aan dit soort
pen.
trajecten. Het is dan ook goed om als bedrijvenvereniging of industriekring zelf een antwoord
Bedrijvenvereniging
te formuleren op de volgende vragen:
Aan de kant van de bedrijven en ondernemers is
• Noem de drie of vier cruciale punten die na dit
een aantal modellen te bedenken om de beno-
traject echt verbeterd moeten zijn.
digde capaciteit beschikbaar te krijgen.
• Waarom zijn die punten voor ons belangrijk? • Wat is het ergste wat ons in dit project kan gebeuren en hoe kunnen we dit voorkomen? • Wat is het beste wat ons in dit project kan gebeuren en hoe kunnen we dit bevorderen?
a.Vrijgemaakte secretaris of projectverantwoordelijke In veel gevallen zijn er bij ondernemersverenigingen en/of industriekringen één of enkele personen die zich in het bijzonder inzetten. Deze personen kunnen tijdens dit
Verder vraagt het project de nodige begeleiding
type projecten zeer waardevol zijn. Zij moeten
en actieve bijdrage van vrijwel alle onderne-
wel beschikken over een (zeer) goede relatie
mers. Zonder deze ondersteuning kan het traject
met de achterban, om zodoende ook met enig
niet succesvol worden doorlopen. Is aan deze
mandaat te kunnen spreken. Het is goed deze
voorwaarde voldaan?
personen te ondersteunen met een begeleidingsgroepje waarmee af en toe van gedach-
Tot slot is er altijd de vraag wie er wakker van
ten kan worden gewisseld.
ligt als het project loopt of juist niet loopt. Deze Wakker Lig (WL) functie moet duidelijk belegd zijn.
b.Gemandateerde afgevaardigden: Er kan ook worden gewerkt met een kleine projectgroep, task force of welke naam er ook
Intentieverklaring als start voor het project
aan wordt gegeven. Hierbij gaat het om een
Indien aan beide zijden is nagedacht over de
aantal personen (vaak drie) die bereid zijn de
ambities en condities ontstaat er meer inzicht
begeleiding en soms ook deels de uitvoering
in het traject. Daarnaast is van belang dat de
van het project op zich te nemen. Het is in
deelnemers aan dit project een duidelijk en goed
deze gevallen goed grote belanghebbers in de
omschreven mandaat hebben, dat liefst zo groot
groep op te nemen. Hierdoor wordt verzekerd
mogelijk is.
dat er drive in de groep is en wordt de kans op verzanden kleiner. Naast enthousiastelingen,
16
is het ook goed iemand aan die groep toe te
uit te voeren. Kortom wat kan en mag een pro-
voegen die het geheel ook van de kritische
jectleider allemaal.
noten kan voorzien. Anders bestaat weer de kans van doordraven en komen er oplossingen
Inhoudelijke en planningsaspecten
die voor velen misschien te ver gaan.
Bij aanvang van het project zal een beeld moeten zijn van het traject dat gezamenlijk doorlo-
c.Ingehuurde vertegenwoordiging
pen zal worden. Dit plan van aanpak moet door
Tot slot wordt hier het voorbeeld van de inge-
de Gemeente en de bedrijfsvereniging of indus-
huurde vertegenwoordiging genoemd. De
triële kring geaccepteerd worden.
ondernemers kunnen professionaliteit inhuren om hen door het traject te loodsen. Voor
In dit themanummer wordt ingegaan op die ver-
vrijwel iedereen zal het de eerste keer zijn dat
schillende inhoudelijke aspecten. Daarmee kan
zij betrokken zijn bij dergelijke trajecten. Een
het een goede leidraad zijn bij het opstellen van
goed gekozen professional kent het klappen
het plan van aanpak.
van de zweep en kan de ondernemers behoeden voor misstappen en fouten.
Financiële aspecten
Hierbij is het noodzakelijk (en dat zal ook
Gedurende het project is inhuur van deskundi-
zeker door de goede professional gevraagd
gen waarschijnlijk noodzakelijk. Vaak wordt
worden) dat duidelijk is welk mandaat deze
naar de Gemeente gekeken waar het gaan om
heeft en op welke wijze er terugkoppeling en
het dragen van kosten. Natuurlijk zal ook vanuit
besluitvorming plaatsvindt. Hiervoor kan een
de bedrijvenvereniging hier een bijdrage aan
groep worden ingesteld die de dagelijkse bege-
geleverd moeten worden. In onderling overleg
leiding op zich neemt en kan besloten worden
moet de verdeling van deze kosten worden vast-
strategische keuzen aan de vereniging voor te
gesteld. Uit de opzet voor de activiteiten blijkt
leggen.
welke kennis en kunde aanvullend noodzakelijk is. Waarschijnlijk ligt dit op gebieden als:
Natuurlijk zijn er, afhankelijk van de lokale
- in kaart brengen betreffende gebieden;
situatie, veel meer mogelijkheden en combi-
- vaststellen kwaliteitsniveau van onderhoud
naties van mogelijkheden. Cruciaal blijft dat het aspect ‘personele capaciteit’ wordt meegenomen in de opzet van het project.
voor de verschillende onderdelen; - opstellen begrotingen behorende bij onderhoudsniveaus. - eventueel:
Gemeente
• ondersteuning voor de personele aspecten;
De Gemeente start vaak vanuit een andere posi-
• juridische ondersteuning bij contract-
tie aan het project. Meestal betekent het dat zij
vormen.
verder op afstand komt te staan. Daarnaast kent de Gemeente een andere besluitvormingsproce-
Bij het inhuren van deskundigheid is het goed
dure dan het bedrijfleven. Daar zal zeker reke-
van tevoren duidelijke afspraken te maken over
ning mee moeten worden gehouden. Daarom is
wat er exact van de deskundige verwacht wordt.
het goed vooraf een duidelijk (vooral ook poli-
Hoe scherper de vraag, hoe lager de kosten.
tiek) mandaat te verwerven. 5.2.3 Afbakening gebied Om ook aan gemeentelijke kant dit type projec-
Om duidelijk te maken waar we over praten,
ten goed te laten verlopen is er één eenduidig
moet het gebied duidelijk worden afgebakend,
verantwoordelijke persoon noodzakelijk. Hij/zij
zowel in geografische zin als in objecten en
is projectleider en stuurt het project binnen de
onderwerpen.
gemeentelijke organisatie aan. Daarbij zijn dan
17
bij voorkeur afspraken gemaakt over de wijze
Gebruik kadastrale kaart
waarop de inzet vanuit verschillende afdelingen
Hierbij is het handig een kadastrale kaart te
wordt aangestuurd. Op deze manier wordt dui-
gebruiken. Deze kaart kan worden ingekleurd.
delijk wie, wie opdrachten mag geven om zaken
Daarbij kunnen de verschillende eigendommen,
bebouwing en gebruik verschillend worden
houd. Hierdoor zijn de financiële consequenties
gekleurd en ontstaat een beeld van het gebied.
te overzien. Het is echter de vraag of vervanging
De gronden van de Gemeente kunnen bijvoor-
van de riolering ook onder de verantwoordelijk-
beeld groen worden aangegeven, waterpartijen
heid van de parkmanagementorganisatie zou
blauw, en private grond kleurloos. Tevens kan op
moeten vallen. Zo kunnen ook activiteiten op
basis van deze informatie vast worden gesteld
het gebied van kabels en leidingen buiten de
wie aanspreekbaar is voor welke gronden.
beheerplannen worden geplaatst.
Beschrijf de onderdelen
Leg de afbakening vast
Niet alleen boven de grond zijn allerlei zaken die
Vastleggen van de afbakening van het project is
beheerd moeten worden, ook onder de grond
belangrijk. Er zal voortdurend teruggegrepen
ligt het een en ander dat hiervoor in aanmerking
worden op afspraken die nu zijn gemaakt.
komt. Maak een overzicht van zaken die in de
Eenduidig vastleggen dus. Natuurlijk kan gedu-
openbare ruimte en het groen te vinden zijn en
rende het traject besloten bepaalde zaken toch
deel deze in, in bijvoorbeeld drie categorieën.
niet mee te nemen in het beheersplan. Prima, maar pas dan de afbakening aan (in onderling overleg!) en leg opnieuw vast.
Onderdelen
Binnen project
Plantsoenen en grasperken
√
Sloten
√
Wegen en fietspaden
√
Twijfel geval
Buiten project
Riolering (afwatering en putten)
√
Kabels en leidingen
√
Bebording en bewegwijzering
√
Verlichting
√
Parkeervoorzieningen
√
………… Onderhoud
5.2.4 Vaststellen huidige kwaliteitsniveau
Grofweg kan beheer en onderhoud ingedeeld
Op het moment waarop het beheer en onder-
worden naar een aantal soorten.
houd wordt overgedragen, moet duidelijk zijn
Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld:
wat er in welke staat wordt overgedragen. Is er
• dagelijks onderhoud versus groot onderhoud;
nog sprake van achterstallig onderhoud, zijn er
• gepland versus niet gepland onderhoud.
nog grote uitgaven te voorzien of ligt het er prima bij?
Bij de afbakening moet ook duidelijk zijn over
Daarom zal de huidige situatie en het huidige
welk type beheer- en onderhoudsactiviteiten
niveau van onderhoud bekeken en vastgelegd
wordt gesproken. Dagelijks onderhoud is veelal
moeten worden. Dit kan op basis van de inven-
redelijk planbaar, dit geldt ook voor groot onder-
tarisatie die bij de afbakening is vastgelegd.
Onderdeel Plantsoenen en grasperken Sloten Wegen en fietspaden Riolering (afwatering en putten) Kabels en leidingen Bebording en bewegwijzering Verlichting Parkeervoorzieningen …………
18
Omschrijving huidige staat
Bijzondere onderhoudsbehoefte
5.2.5 Opstellen kwaliteitshandboek
Vervolgens kan, bijvoorbeeld per straat of
Om de discussie over het gewenste kwaliteits-
straattype (hoofdontsluiting, zijwegen, …..) of
niveau te kunnen voeren, is het goed het
per gebied van het terrein, door zowel de
gewenste kwaliteitsniveau van de ondernemers
Gemeente als de ondernemers worden aangege-
én de Gemeente te kennen. Op basis van de ver-
ven welk kwaliteitsniveau zij wenselijk achten.
schillen kan berekend worden welke de finan-
Op basis van de verschillende toedelingen kan in
ciële consequenties voor het benodigde onder-
de volgende stap onderzocht worden wat de
houd zijn.
financiële consequenties zijn.
Beeldkwaliteitbestekken
Ondersteuning externe partij
Voor het vaststellen van kwaliteitsniveaus van
Om dit kwaliteitsoverzicht daadwerkelijk op te
onderhoud kan gebruik gemaakt worden van
stellen kan externe deskundigheid goed werken.
zogenaamde ‘kwaliteitsbestekken’. Door middel
Op deze wijze kan objectief worden vastgelegd
van foto’s worden verschillende kwaliteitsni-
welke de verschillende niveaus zijn en wordt
veaus weergegeven. Vaak wordt er onderscheid
voorkomen dat al in dit stadium allerlei discus-
gemaakt in drie kwaliteitsniveaus: laag, midden
sies gaan lopen over zaken die pas na de vervolg-
en hoog. Bij elke norm hoort een bepaalde inzet
stappen besproken moeten worden. Eerst het
aan onderhoudsactiviteiten.
totale overzicht, daarna meer inzicht en dan pas de daadwerkelijke discussie over de verdeling
Het werken met ‘beeldkwaliteitbestekken’ geeft beter inzicht in wat te verwachten is. Het is nu eenmaal moeilijk vast te stellen wat je krijgt als er bijvoorbeeld zes keer per jaar gemaaid wordt en drie keer per jaar geschoffeld. Kwaliteitsniveaus bespreken en dan toedelen Er bestaan beeldkwaliteitindicaties voor de verschillende kwaliteitsniveaus van de openbare ruimte en groen. Kwaliteit van perken, gras, walkanten, bestrating en dergelijke. Deze zijn per kwaliteitsniveau naast elkaar gezet. Bij het gebruik van de beeldkwaliteitindicaties is het van belang het beeldmateriaal dat als uitgangspunt dient goed te kennen en het onderling eens te zijn over de wijze waarop de beelden moeten worden geïnterpreteerd. Dit voorkomt discussie achteraf.
19
van de inspanningen en de bijbehorende kosten.
5.2.6 Vertalen kwaliteitsbestekken Bij elk niveau van onderhoud hoort een bepaalde mate van intensiteit van activiteiten. In bijgaand schema zijn voorbeelden opgenomen.
Activiteit
Kosten per keer
Kosten niveau
Kosten niveau
Verschil in
Gemeente
ondernemers
Kosten
… € jaar
Onderhoud verharding NEWTON LAAN • Vegen
… € keer
… € jaar
… € jaar
• Zwerfvuil prikken
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
• Onkruidbestrijding
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
• Gladheidbestrijding
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
• Schouwen
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
• Grasmaaien
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
• Graskanten
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
• Bladverzamelen
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
PASCAL STRAAT • …… Onderhoud groen/perken NEWTON LAAN
• Bomen en heesters onderhouden • Ziektebestrijding
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
… € keer
… € jaar
… € jaar
… € jaar
• Zwerfvuil/grofvuil verwijderen PASCAL STRAAT • …… Etc. Externe expertise voor de kengetallen
Beschikbare budgetten Gemeente
Om de vertaling van beeldkwaliteit naar een
Om het gemeentelijke kostenpatroon te kunnen
begroting op een objectieve wijze te kunnen uit-
vaststellen is helder inzicht nodig in de tijdsbe-
voeren is de kennis en kunde van een externe
steding per onderdeel, het benodigde materiaal
deskundige goed bruikbaar. Vaak is de partij die
de daaruit voortvloeiende kosten. Daarbij dient
de beeldkwaliteitsniveaus levert ook goed in
ook met de nodige overheadkosten rekening te
staat deze te vertalen naar de financiële conse-
worden gehouden. Ervaring leert dat de kosten
quenties.
bij de Gemeente vaak moeilijk boven water zijn te krijgen.
5.2.7 Vaststellen beschikbare budgetten Een van de lastiger onderwerpen, die mogelijk
Beschikbare budgetten van ondernemers
parallel aan de vorige stappen uitgevoerd kan
Als ondernemers een hoger kwaliteitsniveau
worden, is het vaststellen van de beschikbare
wenselijk achten dan de Gemeente, kan over-
budgetten.
eengekomen worden dat zij het verschil in kosten aanvullen. Hierover moeten duidelijke afspraken gemaakt worden.
20
Voor ondernemers kan het bijdragen aan het
moeten worden, waarbij ook de dagelijkse bege-
onderhoud aantrekkelijker worden indien het
leiding en aansturing een rol gaan spelen. In het
onderhoudsbedrijf gelijk ook de eigen tuin van
laatste geval zal vaak sprake zijn van een grotere
het bedrijf erbij pakt. Dergelijke ‘koppelverkoop’
parkmanagementorganisatie die meerdere dien-
kan tot interessante wederzijdse voordelen lei-
sten verleend.
den. De potentiële kostenbesparing kan de extra bijdrage ten behoeve van het kwaliteitsniveau
Personele invulling organisatie
compenseren.
Bij de inrichting van de parkmanagementorganisatie zal scherp gekeken moeten worden
5.2.8 De inrichting van de organisatie
naar de activiteiten die de organisatie gaat uit-
Indien het groenbeheer wordt overgenomen
voeren. Om de kosten laag te houden zal ook
door een 'parkmanagementorganisatie' dan zal
gekeken moeten worden naar het niveau van de
deze organisatie ook betaald moeten worden. In
activiteiten. Welke activiteiten moeten door een
de begroting van de onderhoud- en beheerskos-
zware kracht opgepakt worden en welke kunnen
ten zal een bepaald percentage ‘Overhead’ of
door een lichtere meer secretariële kracht wor-
‘Algemene Kosten’ zijn opgenomen. In de huidi-
den uitgevoerd.
ge situatie worden ook kosten gemaakt om de overhead te financieren.
Daarnaast zal nagedacht moeten worden over de wijze waarop het toezicht op de uitvoering
Uitbesteden of zelf doen Bij de uitvoering van de onderhoudsactiviteiten kan in principe voor twee opties worden gekozen; uitbesteden of zelf doen. Als het mogelijk is een aantal mensen full time bezig te houden, kan het financieel aantrekkelijk zijn zelf de onderhoudsactiviteiten uit te voeren. Als de hoeveelheid werk en de seizoensinvloeden het niet toelaat dat mensen in vast dienst worden genomen, is uitbesteden aantrekkelijker. Naast deze overweging kunnen er ook andere zijn die van belang zijn bij het al dan niet uitbesteden van de activiteiten. Voorbeelden hiervan zijn: • extra verantwoordelijkheid door mensen op de loonlijst te hebben; • beschikbaarheid van voldoende materieel; • continuïteitsgaranties bij inhuur versus onzekerheid bij eigen personeel; • arbeidsongeschiktheidsrisico’s. Beide scenario’s leiden tot een andere inrichting van de parkmanagementorganisatie. In het geval van uitbesteden gaat het primair om een contractpartij en toezichthoudende organisatie, die tevens de contacten onderhoud met de Gemeente en betrokken ondernemers. In geval van uitvoering in eigen beheer zal de parkSmanagementorganisatie steviger opgetuigd
21
zal worden gehouden.
Activiteit
Aansturing onderhoudsbedrijf
Tijdsbesteding
Verantwoordelijkheid/
Niveau uitvoerende
(voorbeeld)
Risicoprofiel
kracht
0,2 dag/week
Hoog/Gemiddeld
Hoog
0,5 dag/week
Gemiddeld
Gemiddeld
Lost in onderling overleg
Hoog
Aanspreekpunt ondernemers voor ontvangen vragen Beantwoorden vragen en Oplossen knelpunten
2 dgn/maand
vragen/knelpunten op Houdt daarbij rekening met wederzijdse belangen Administratie
0,2 dag/week
Secretariële ondersteuning
1 dag/week
Voert administratie
Gemiddeld
Voert secretariële
Laag
activiteiten uit Archivering, verslaglegging, afspraken, etc. Aanspreekpunt Gemeente
1 dag/maand
Houdt contact met
Hoog
Gemeente over voortgang beheersactiviteiten Ontwikkelen nieuwe
1 dag/week
parkmanagement diensten
Peilt behoeften bij ondernemers en ontwikkeld nieuwe (kostendekkende) initiatieven op het gebied van parkmanagement
Op basis van bovenstaand overzicht, waarbij naast de activiteiten op het gebied van groenbeheer ook andere parkmanagementactiviteiten meegenomen moeten worden, kan een invulling van de organisatie worden opgesteld.
22
Hoog
Benodigde budgetten en de dekking
inhoudelijke aspecten aan de orde, ook de
Op basis van de personele invulling kan een bud-
manier waarop de organisatie rondom het
get worden opgesteld. Hierbij moet ook worden
beheer en onderhoud wordt vormgegeven is van
gelet op zaken als huisvesting, communicatie en
belang.
dergelijke. Begrotingsposten kunnen zijn: Kosten
# dagen per week
Kosten
Loonkosten • Parkmanager (senior) • Ondersteuning (medior) • Telefoniste/secretariële ondersteuning Huisvesting • Huur kantoorruimte • Inrichtingskosten • Kantoorartikelen Communicatie • Briefpapier/naamkaartjes/porto • PR materiaal/nieuwsbrief • www-site Overige kosten • Onkosten vergoeding - Representatiekosten - Kilometervergoeding - Huur vergaderzalen • Accountantskosten
5.2.9 Aanvragen en afwegen offertes
Onderwerpen die aan de orde moeten komen in
Er zijn vele organisaties die in aanmerking
een goede offerte:
komen om de beheer- en onderhoudactiviteiten uit te voeren. Daarbij kan gedacht worden aan grotere organisaties, maar zeker ook aan kleinere hoveniersbedrijven die een meer lokaal karak-
a Programma van eisen met betrekking tot het gevraagde onderhoud (beeldkwaliteitbestekken)
ter hebben. Daarnaast bestaat de mogelijkheid
b Gewenste uitsplitsing kostenopbouw
gebruik te maken van bedrijven die de Wet
c Looptijd van de opdracht
Sociale Werkvoorziening uitvoeren. Zij speciali-
d Opzet organisatie van de uitvoering (wie is
seren zich meer en meer in activiteiten op het gebied van groenbeheer en parkmanagement. Om een redelijke vergelijking mogelijk te maken is de aanvraag van drie verschillende offertes
aanspreekbaar voor welk onderdeel) e Inrichting communicatielijnen (met parkmanagement organisatie, bewoners bedrijventerrein en Gemeente)
wenselijk.
f Te verstrekken managementinformatie
Opstellen offerte aanvraag
g Betalingsregelingen
Een goed offerteverzoek is voorzien van een hel-
h Leveringscondities en continuïteitsgaranties
der programma van eisen voor het gevraagde. In
i Wijze van afdekking eventuele risico’s
dit programma van eisen komen niet alleen de
j Hardheidsclausules
(informatieprofiel)
23
Aansluiten bij overige initiatieven
een even grote impact op wat wordt geboden en
Om onderhoudsvolume te creëren is het goed,
er zal daarom dus ook onderscheid gemaakt
bij de selectie van partijen die gevraagd worden
moeten worden tussen gewichtige en minder
te offreren, ook te kijken naar andere terreinen
gewichtige criteria.
waar al beheer- en onderhoudsactiviteiten zijn uitbesteed. Het kan aantrekkelijk zijn om aan te
Nadat overeenstemming is bereikt over welke
sluiten bij de betreffende
partij het wordt, moet een contract worden
(parkmanagement)organisatie en gezamenlijk
opgesteld. Hierin kunnen de laatste aanvullin-
op te trekken bij het inkooptraject. Op deze
gen en wijzigingen worden vastgelegd.
wijze kan worden gewerkt aan een bredere opzet van parkmanagementactiviteiten in de regio.
5.3 Nazorg
Afwegen van de offerte
Nadat de contracten zijn opgemaakt en gete-
Bij het afwegen van de offertes zal in eerste
kend, ontstaat een nieuwe structuur waarbin-
instantie gelet worden op de prijs kwaliteitver-
nen gewerkt wordt. Voor de Gemeente betekent
houding. Aangezien de gevraagde kwaliteit bij
het op afstandplaatsen van activiteiten dat zij
elke partij dezelfde is, zou dit tot een eenvoudi-
op een andere wijze moeten gaan aansturen.
ge vergelijking moeten leiden. De praktijk is ech-
Tenslotte zal voor de geldelijke bijdrage van de
ter weerbarstiger en u zult op basis van de con-
Gemeente een prestatie geleverd moeten wor-
creet voorliggende offerte hiervan een inschat-
den en zij moeten erop toe zien dat deze ook
ting moeten maken.
daadwerkelijk geleverd wordt. Uit ervaring blijkt dat dit vaak enige gewenning vraagt.
Verder wordt er hier vanuit gegaan dat bij de
Voorkomen moet worden dat in grote mate van
selectie van de offrerende partijen gekeken is
detail gerapporteerd moet worden over de uit-
naar de referenties, de reputatie en de financiële
gevoerde activiteiten en de voortgang. Dit leidt
gezondheid van de offrerende partijen.
tot overbodige beheerslast en voegt weinig toe aan de daadwerkelijk te leveren dienst, namelijk
Het is handig om voor deze afweging een aantal
het beheer van de openbare ruimte en groen.
heldere criteria te definiëren. Daarna kunnen de betrokken partijen (ondernemers en Gemeente)
5.3.1 Regulier overleg
eerst individueel en daarna gezamenlijk bespre-
Het is goed om in de eindsituatie een vorm van
ken welke van de partijen het best voldoet aan
regulier overleg te organiseren. Dit kan bijvoor-
de geschetste criteria. Niet alle criteria hebben
beeld worden verdeeld over:
Bedrijf A Zware criteria • Totale kosten • Kosten per eenheid/uur • Helderheid uitvoeringsorganisatie • ……………………… Gemiddelde criteria • Communicatielijnen • Hardheidsclausule • ……………………… Lichte voorwaarden • Betalingsvoorschriften • Continuïteitsgaranties • ……………………… Totaal score
24
Opmerkingen
Bedrijf B
Bedrijf C
• Maandelijks operationeel overleg
• klachten en klachtenafhandeling;
Elke maand een korte bijeenkomst waarin
• overige ontwikkelingen.
wordt aangegeven wat er geweest is en wat er aan activiteiten op stapel staat. Moet er door de
5.3.3 Evaluatiemomenten
ondernemers nog actie worden ondernomen,
Tot slot is het goed eens per jaar de gehele gang
bijvoorbeeld op een bepaalde dag de bermen vrij
van zaken te evalueren en voornemens voor het
houden, of zijn er activiteiten van de onderne-
komende jaar te bespreken. Tegen het einde van
mers die extra aandacht vragen van de groenbe-
de looptijd van het contract is dit zeker van
heerder. Deze en andere meer operationele
belang.
zaken worden tijdens dit overleg besproken. • Kwartaaloverleg Het kwartaaloverleg is meer gericht op het rapporteren van de voortgang op hoofdlijnen. Zijn de gestelde doelen gerealiseerd, zowel kwalitatief als kwantitatief (budgettair), welke knelpunten zijn gesignaleerd en hoe zijn deze op te lossen. Voorafgaand aan de periode waar regulier overleg plaatsvindt kan voor de eerste aanloopperiode extra overleg gepland worden. Begeleiding van de invoering van collectief onderhoud. Tijdens die eerste onderhoudsperiode moeten allerlei zaken worden afgestemd. Daarnaast bestaat de kans dat er nog de nodige activiteiten uitgevoerd moeten worden om achterstallig onderhoud weg te werken. Hierover zijn bij de overdracht van de activiteiten (het opleveren van het terrein) gerichte afspraken gemaakt. 5.3.2 Informatie profiel Bij het aansturen van het beheer kan gewerkt worden met een informatieprofiel. Hierin wordt vastgelegd welke informatie noodzakelijk en wenselijk is om een oordeel te kunnen vellen over de wijze waarop het onderhoud wordt uitgevoerd. Het nadenken over de informatie die daarvoor noodzakelijk is, kan bevorderen dat er geen overbodige vragen worden gesteld en dat er te veel op details wordt gestuurd. Het is goed bij het opstellen van dit profiel ook de uitvoerende partij te betrekken. Er kan hierbij gedacht worden aan informatie op het gebied van: • kwaliteitsparameters en wijze van meten; • financiën, besteding ten opzichte van begroting;
25
Colofon Titel: Uitgave:
Draaiboek Parkmanagement Oost Nederland, Groenbeheer Provincie Gelderland Afdeling Economische Zaken Provincie Overijssel Eenheid Economie, Milieu en Toerisme Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Businessunit Bedrijfsomgeving
Voor informatie:
Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters (026) 384 42 22 www.oostnv.nl/bedrijventerreinen Provincie Gelderland Joost Roeterdink (026) 359 91 62 www.gelderland.nl Provincie Overijssel Taner Demir (038) 425 24 97 www.overijssel.nl
Tekst:
Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Businessunit Bedrifjsomgeving Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters
Vormgeving:
Provincie Gelderland
Fotografie:
Frank Geerlings
Drukwerk:
Provincie Gelderland
Het ‘Draaiboek Parkmanagement Oost Nederland’ is een initiatief van de Provincies Gelderland en Overijssel in samenwerking met de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV. Niets uit deze uitgave mag voor commerciele doeleinden worden vermenigvuldigd en/of aangewend zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV. Hoewel dit draaiboek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden opstellers noch uitgevers enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit draaiboek. © 2006, Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV
26
20062153_EPP
27
28
Voor meer informatie
Voor meer informatie
Voor meer informatie
Provincie Gelderland
Provincie Overijssel
Ontwikkelingsmaatschappij
Markt 11
Luttenbergstraat 2
Oost nederland NV
Postbus 9090
Postbus 10078,
Meander 601, ARNHEM
6800 GX Arnhem
8000 GB Zwolle
Postbus 5215
T (026) 359 90 00
T (038) 425 25 25
6802 EE ARNHEM
[email protected]
[email protected]
T (026) 384 42 22
www.gelderland.nl
www.overijssel.nl
[email protected] www.oostnv.nl/bedrijventerreinen
