Draaiboek Parkmanagement
Telecom
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 1
Draaiboek Parkmanagement
Telecom
Oost NV Provincie Gelderland Provincie Overijssel
1
Parkmanagement in de praktijk
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 2
Samenvatting
Onder collectieve inkoop telefonie wordt het
is dat de telecom aanbieders allen gebruik
gezamenlijk inkopen van ‘voice’, oftewel de ‘bel-
maken van ‘standaard’ alliantieovereenkomsten.
tikken’, verstaan waardoor individuele bedrijven
Deze zijn goed met elkaar te vergelijken. Ook is
kunnen besparen op hun belkosten. Naast het
het mogelijk om later deelnemers toe te voegen,
inkopen van voice, kan tevens de aanschaf van
waardoor de deelname geleidelijk kan groeien.
telefonische apparatuur, zoals telefooncentrales, in het gezamenlijk inkooptraject opgeno-
Het inkoopproject bestaat uit een aantal stap-
men worden.
pen. Aan het einde van elke stap zal bekeken moeten worden op welke wijze het project het
Het inkopen van telefonie is een relatief klein
best kan worden voortgezet. Hieronder is een
project en is door een werkgroep van onderne-
kort overzicht gegeven van de noodzakelijke
mers zelfstandig uit te voeren. Ook is de beno-
activiteiten.
digde kennis & kunde beperkt. De reden hiervoor
Initiatief
Onderzoeken samenwerking andere initiatieven
Stoppen
Creëren draagvlak
Nee
Voldoende schaalgrootte?
Ja
Aanvragen en beoordelen offertes
Concrete aanbieding naar bedrijven
Overstappen bedrijven naar nieuwe aanbieder
Nazorg
2
Interessepeiling
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 3
Organisatie en draagvlak
Concrete aanbiedingen bedrijven
Allereerst moet het project worden opgezet.
De geselecteerde aanbieder moet per bedrijf een
Daarvoor kan een werkgroep geformeerd wor-
concrete aanbieding opstellen, passend binnen
den. Een van de eerste taken van de werkgroep
de alliantie overeenkomsten en de daarbij beho-
is het uitvoeren van een interessepeiling bij de
rende staffelkortingen. Ook kan een aanbieding
bedrijven
worden opgestuurd naar de leden die aangegeven hadden niet geïnteresseerd te zijn. Grote
Vaststellen ambitieniveau inkoopproject
kans, nu de aanbieding concreet is, dat men
Nadat er voldoende bedrijven aangegeven heb-
deze toch overweegt alsnog aan te sluiten.
ben geïnteresseerd te zijn in een collectieF
Overstappen naar de nieuwe telecomaanbieder
inkooptraject moet vervolgens vastgesteld wor-
Na het tekenen van de contracten door de deel-
den wat er daadwerkelijk ingekocht gaat wor-
nemers, worden de bedrijven aangesloten op
den: wordt er alleen vaste telefonie ingekocht,
het netwerk. De meeste aanbieders gebruiken
of ook mobiele telefonie en bijbehorende appa-
hiervoor Carrier Preselect (CPS). Hierdoor hoeft
ratuur. Aangezien de markt voor mobiel bellen
de beller niet elke keer eerst het nummer van de
op dit ogenblik te veel in beweging is, wordt in
nieuwe aanbieder te kiezen en wordt al het uit-
de volgende stappen alleen het inkopen van
gaande telefoonverkeer automatisch door die
vaste telefonie behandeld.
aanbieder afgehandeld.
Inventarisatienoodzakelijke gegevens
Evalueren aanbieder
Het beste is de maandelijkse telefoonnota’s op
Contracten met aanbieders lopen gemiddeld 1
te vragen en deze als basis te gebruiken voor de
tot 3 jaar. Hierdoor zal het na enige tijd nodig
inventarisatie. Hierdoor kan het belgedrag
zijn het huidige raamcontract te heroverwegen.
bepaald worden en ook van welke diensten men
Ook zal de aanbieder gedurende de looptijd van
nog meer gebruik maakt. Naast de telefoonno-
het raamcontract over haar prestaties moeten
ta’s kan ook gevraagd worden om een intentie-
rapporteren aan de bedrijvenvereniging en de
verklaring. Hiermee kan de aanvraag bij aanbie-
bedrijven. Tegen het eind van de looptijd moet
ders steviger worden onderbouwd.
de werkgroep besluiten of zij dit raamcontract willen verlengen of dat men een nieuwe offerte-
In deze fase kan ook onderzocht worden of er aangesloten kan worden bij initiatieven van andere bedrijventerreinen. Op deze manier kan regionaal worden ingekocht, wat weer kan leiden tot schaalvergroting en verdere regionale ontwikkelingen. Aanvragen en beoordelen offertes Eerst moet een selectie worden gemaakt van de mogelijke aanbieders. Daarna worden offertes gevraagd en beoordeeld. Het is goed om met enkele aanbieders een oriënterend gesprek te voeren. Daarbij moet vooral duidelijkheid worden verkregen over de (aanvullende) diensten zoals serviceverlening, proces van overstappen, toezenden rekeningen, klachtenafhandeling etc. Ook is het belangrijk na te gaan of de bedrijvenvereniging ook opbrengsten kan genereren vanuit de collectieve inkoop.
3
ronde wil houden.
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 4
Inhoud
Samenvatting
2
1
Inleiding
5
2
Wat houdt collectieve inkoop van telefonie in?
6
3
Betrokken partijen
7
3.1
Voor alle bedrijven
7
3.2
De overheid
7
3.3
De telecom aanbieders
7
3.4
Adviseurs
7
4
Het collectieve telefonie inkoop project
8
4.1
Start project Collectieve inkoop telefonie
9
4.2
Vaststellen ambitieniveau inkoopproject
9
4.3
Inventarisatie van interesse en mogelijke partners
4.4
Aanvragen en beoordelen offertes
11
4.5
Concrete aanbieding bedrijven
13
4.6
Overstappen naar de nieuwe aanbieder
13
4.7
Evalueren aanbieder
14
Bijlage 1: Inventarisatie
4
10
15
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
1
Pagina 5
Inleiding
Een bedrijvenvereniging moet, naast een belangrijke sociale functie, ook andere functies bieden die voor de leden toegevoegde waarde hebben. Eén daarvan is de rol als aanspreekpunt voor Gemeenten en overheden, andere daarvan kunnen betrekking hebben op de invulling van parkmanagementactiviteiten. Veel activiteiten op het gebied van parkmanagement richten zich op het collectief inkopen van diensten. Deze activiteiten kunnen de leden direct voordeel opleveren. Collectieve inkoop van telefonie is zeker één van de diensten die relatief makkelijk en mogelijk met een redelijk rendement kan worden gerealiseerd. In dit themanummer zal worden ingegaan op het collectief inkopen van vaste telefonie (beltikken), door de aanbieders wordt deze dienst ‘voice’ genoemd. In dit thema wordt nog niet ingegaan op ‘voice over IP’ (bellen over het internet). Deze dienst groeit behoorlijk en zal zeker binnen enkele jaren zeer interessant zijn voor het bedrijfsleven. In veel gevallen ontbreken nu echter nog de benodigde ICT breedband verbindingen.
5
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
2
Pagina 6
Collectieve inkoop van telefonie
Telefonie is een essentieel onderdeel van elk
vaste telefoonverkeer naar mobiel wordt naar de
bedrijf; de telefoon moet het gewoon doen.
gateway, een soort groot uitgevallen mobiele
Hierdoor zijn veel bedrijven terughoudend met
telefoon, geleid. Hierdoor betaalt de deelnemer
overstappen. Veel aanbieders van telefoon-
de kosten van mobiel naar mobiel, die aanmer-
diensten zijn bij de ondernemers onbekend.
kelijk lager liggen.
Deze activiteit is één van de private onderdelen
Aanbieders
van parkmanagementactiviteiten. Primair is dit
KPN heeft momenteel het grootste infra-net-
dan ook een actie die door de ondernemers zelf
werk in Nederland. Andere aanbieders maken
moet worden opgepakt. De Gemeente zal vanuit
gebruik van dit netwerk, slechts een enkeling
haar beleid hieraan niet snel een bijdrage leve-
heeft een eigen kabelnetwerk liggen (bijvoor-
ren. Wel kan zij als groot verbruiker deelnemen
beeld Priority Telecom).
aan het collectief. De aanbieders van telecom bieden vaak ook Er kunnen besparingen bereikt worden
internet aan. Het kan interessant zijn om dit
Het collectief inkopen van ‘voice’, zeg maar bel-
met het inkooptraject van telecom te combine-
tikken, heeft als doel het besparen op de tele-
ren. Dit traject is moeilijker, omdat de behoeftes
foonkosten. Als er bij de bedrijven op het terrein
hierin sterk kunnen verschillen (telefoon, kabel,
op het gebied van telecom nog weinig is onder-
adsl). Internetdiensten worden in dit thema-
nomen, zijn besparingen van 8 % tot 15 % moge-
nummer dan ook buitenbeschouwing gelaten.
lijk.
In de toekomst zal hiervoor een apart themanummer verschijnen.
Standaard overeenkomsten De aanbieders van ‘voice’ hebben allen de mogelijkheid om gebruik te maken van een ‘standaard’ alliantieovereenkomst. De alliantieovereenkomsten maken het mogelijk om het belvolume te bundelen in één raamcontract. Ten eerste zullen de tarieven (starttarief, lokaal, regionaal, mobiel en internationaal) vaak lager liggen dan die van de KPN. Daarnaast ontvangen de deelnemers een volumekorting op basis van de totale belkosten van alle deelnemers per maand. Indien een bedrijvenvereniging een bepaald percentage van de gerealiseerde besparingen op de telefoonkosten zou willen ontvangen, moeten vaak aanvullende afspraken op de alliantieovereenkomst worden gemaakt. Ook collectieve inkoop telecom accessoires Naast het traject van het collectief inkopen van ‘voice’ kunnen ondernemers ook gezamenlijk optrekken bij het inkopen van telefooncentrales en andere verwante systemen. Behalve de kostenbesparing op de aanschaf, kan collectieve inkoop ook op een andere manier bijdragen aan de reductie van de belkosten. Zo zorgt bijvoorbeeld een ’mobile gateway’ ervoor, dat kosten voor bellen vanaf kantoor met een vaste lijn naar mobiel, sterk worden teruggebracht. Het
6
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
3
Pagina 7
Betrokken partijen
Bij het inkopen van telefonie zijn de ondernemers de belangrijkste partij. Daarnaast zullen onderhandelingen moeten worden gevoerd met verschillende telecomaanbieders en kan gebruik gemaakt worden van een ondersteunend adviesbureau. 3.1 Voor alle bedrijven De op het terrein gevestigde bedrijven zijn natuurlijk direct betrokken bij het collectief inkopen van telefoondiensten. Zij zijn de belangrijkste doelgroep. Ondernemers/bedrijven zijn vaak lid van verschillende netwerken en organisaties. Dit kan een rol spelen bij het inkoopproject. Het georganiseerde bedrijfsleven De bedrijvenvereniging, het georganiseerde bedrijfsleven is vaak initiatiefnemer van collectieve trajecten, ook van projecten gericht op collectieve telefooninkoop. De vereniging, of een werkgroep daarvan, kan optreden als gemandateerde gesprekspartner voor de leveranciers van telecomdiensten. Het ongeorganiseerde bedrijfsleven Alle bedrijven die op een bedrijventerrein gevestigd zijn, kunnen deelnemen aan het collectieve inkoopcontract. Dit is voor alle partijen een interessante optie, het volume wordt groter en daarmee ook de korting die valt te behalen.
7
3.2 De overheid De Gemeente heeft in dit traject geen taak als overheid. Wel is zij vaak een van de grootverbruikers op het gebied van telefonie. Wanneer mogelijk, is het goed om de Gemeente als private partij te laten deelnemen aan dit traject. Eventueel kan zelfs worden aangesloten bij het contract dat door de Gemeente is afgesloten. 3.3 De telecomaanbieders Na het openstellen van de markt voor de vasteen mobiele telefonie zijn er een groot aantal aanbieders bijgekomen. Het vast net Op het vaste net is KPN de grootste aanbieder. Om de marktwerking te stimuleren heeft KPN niet het recht gekregen om collectieve voor bedrijven af te sluiten. De OPTA ziet hierop toe. Mobiele telefonie Voor de mobiele telefonie gaan de ontwikkelingen erg snel, prijzen veranderen, voorwaarden veranderen en de technologie verandert. Het collectief inkopen van mobiele telefonie is, gezien de ondoorzichtigheid en bewegelijkheid van de markt, dan ook erg lastig en wordt niet aanbevolen. 3.4 Adviseurs telecom
Indien ongeorganiseerde bedrijven in het kader van collectieve inkoopprojecten worden benaderd, kan als voorwaarde worden gesteld dat uiteindelijke deelname aan het contract tevens inhoud dat men lid van de bedrijvenvereniging wordt.
Het gaat hier om adviseurs die specialist zijn op het gebied van telecom. In principe is het inkooptraject zelfstandig door een bedrijvenvereniging uit te voeren. Wel is het handig om gebruik te maken van de kennis en ervaring van adviseurs en ondersteuners.
Branche- en andere organisaties Deze organisaties vertegenwoordigen hun leden, bijvoorbeeld in de metaalsector of de houtverwerking. De schaal van deze organisaties is vaak behoorlijk. Als deze organisaties ook collectieve contracten aanbieden zal het moeilijk zijn om te concurreren. Gelukkig zijn niet veel brancheverenigingen actief op dit terrein.
In veel gevallen beschikken adviseurs over toegang tot collectieve contracten of hebben hun eigen contract. Naast dat dit erg handig kan zijn, kan het ook leiden tot verstrengeling van belangen. Het is daarom aan te bevelen offertes vanuit verschillende kanalen te vergelijken. Ook bieden sommige adviseurs de mogelijkheid bedrijven te ondersteunen bij de inkoop van telefooncentrales. Adviseurs voor telecom en aanbieders van telefooncentrales zijn vaak dezelfde partij. Het bureau kan in dat geval de telefooncentrales centraal voor de bedrijvenvereniging inkopen en tegelijkertijd gratis adviseren ten aanzien van telecom aanbieders.
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 8
4 Het collectieve telefonie inkoop project
Het inkopen van telefonie is een relatief klein
In onderstaand schema is het project in hoofdlij-
project en is nog goed door een werkgroep van
nen weergegeven. Van het nemen van het
ondernemers zelfstandig uit te voeren. Ook is de
initiatief tot het selecteren van de aanbieder en
kennis & kunde beperkt. De reden hiervoor is dat
het uiteindelijk afsluiten van de noodzakelijke
de telecomaanbieders allen gebruik maken van
individuele bedrijfscontracten.
‘standaard’ alliantieovereenkomsten. Deze zijn goed met elkaar te vergelijken. Ook is het bij deze alliantieovereenkomsten mogelijk om later deelnemers toe te voegen. De deelname kan dan ook geleidelijk groeien.
Initiatief 4.1/4.2
Onderzoeken samenwerking andere initiatieven 4.3.2
Stoppen
Creëren draagvlak
Interessepeiling 4.3
Nee
Voldoende schaalgrootte? 4.3.3 Ja
Aanvragen en beoordelen offertes 4.4
Concrete aanbieding naar bedrijven 4.5
Overstappen bedrijven naar nieuwe aanbieder 4.6
Nazorg 4.7
8
4.3.1
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 9
In dit hoofdstuk zijn de verschillende stappen
daadwerkelijk wil inkopen. Gaat het enkel om
verder uitgewerkt.
‘voice’, vaste telefonie, of ook om mobiel en het inkopen van apparatuur voor telefonie (tele-
4.1 Start project collectieve inkoop telefonie
fooncentrales). Dit draaiboek laat het inkopen van mobiele telefonie buiten beschouwing, aan-
Bij aanvang van het project moet eerst de in-
gezien deze markt momenteel te veel in bewe-
teresse van de bedrijven gepolst worden. Dat
ging is.
begint al met het kunnen samenstellen van een werkgroep die het project wil trekken.
Informatie
Vervolgens kan een interessepeiling onder de
In sommige gevallen heeft er al een interessepei-
bedrijven worden gehouden en kan worden
ling plaatsgevonden, waardoor duidelijk is
vastgesteld welk ambitieniveau het gehele
welke ondernemers interesse hebben in het col-
project moet krijgen.
lectief inkopen van telefonie. Zo niet, dan moet dit worden meegenomen in de inventarisatie.
Het initiatief voor het collectief inkopen van
Op de benodigde informatie wordt in de volgen-
telecom kan komen van enkele ondernemers,
de paragraaf ingegaan.
maar ook vanuit een eerder gehouden peiling
Voorbeeld:
met betrekking tot parkmanagementactivitei-
Voorbeeld: conclusie inventarisatie
ten en/of diensten. In het tweede geval zijn alle
Belgedrag:
geïnteresseerde partijen en mogelijk andere
• Er is vooral veel regionaal telefoonverkeer, daarna veel
gegevens bekend.
lokaal telefoonverkeer • De hoogste kostenpost is het telefoonverkeer van bel-
Formeren werkgroep Bij het initiatief is het belangrijk dat er duidelijke trekkers zijn voor het project. Goed is om
len van vast naar mobiel • Internationaal is er veel telefoonverkeer met Duitsland en de V.S.
deze partijen een werkgroep te laten formeren. In deze eerste fase moet duidelijk worden wie in
Diensten:
de werkgroep zitting hebben, wie de voorzitter
• Veel bedrijven maken gebruik van 0800/0900 num-
van de werkgroep is en wat de taken en
mers
bevoegdheden zijn van de werkgroep. Een beetje formeel, maar duidelijk voor de leden van de
Selectiecriteria
bedrijvenvereniging.
Op basis van de eindconclusie uit de inventarisatie kan de werkgroep selectiecriteria opstellen voor het beoordelen
In het merendeel van de gevallen is de werk-
van de verschillende offertes.
groep verantwoording verschuldigd aan het bestuur van de bedrijvenvereniging. De werk-
Voor het vergelijken van de aanbieders op basis van de
groep krijgt normaal gesproken de volgende
tarieven kunnen de volgende selectiecriteria worden
taken:
opgesteld:
• Een advies uitbrengen aan het bestuur over
1. De tarieven voor het telefoonverkeer van vast naar
wat en hoe er gaat worden ingekocht;
mobiel
• het verzamelen van de benodigde gegevens;
2. De tarieven voor regionaal telefoonverkeer
• een advies uitbrengen voor de selectie van een
3. De tarieven voor lokaal telefoonverkeer
aanbieder; • evalueren van de aanbieder.
4. De tarieven voor nationaal telefoonverkeer 5. De internationale tarieven voor het bellen naar Duitsland en de V.S.
Deze taken zullen in de verdere beschrijving van het project terug komen.
Voor de diensten kunnen de onderstaande selectiecriteria worden opgesteld:
4.2 Vaststellen ambitieniveau inkoopproject
• De aanbieder moet 0800- en 0900 nummers aanbieden • De tarieven voor deze 0800- en 0900 nummers bij de
In deze stap moet de werkgroep bepalen wat zij
9
aanbieders
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 10
Belgedrag van belang voor selectiecriteria
Resultaat
Belangrijk is dat de werkgroep het belgedrag van
Aan het eind van deze stap, moeten de volgende
de deelnemers kent. Dit belgedrag levert belang-
zaken globaal duidelijk zijn:
rijke input voor het opstellen van de selectiecri-
• Welke tarieven zijn van belang (op basis van
teria voor het in een latere fase beoordelen van
het belgedrag);
de offertes van aanbieders.
• welke diensten wil men inkopen (voice,
Aanvullende diensten
• Is men bereid om over te stappen naar een
0800/0900-nummers); Veel bedrijven maken naast het bellen, ook
ander netwerk.
gebruik van aanvullende diensten. Zo hebben bedrijven vaak één of meerdere 0800- en 0900-
4.3 Inventarisatie en intentieverklaringen
nummers. Het is geen probleem om deze mee te nemen. Vaak worden hiervoor wel kosten in
Om een goed gesprek met potentiële aanbieders
rekening gebracht.
te kunnen voeren en een goede offerte te kunnen aanvragen, moeten bepaalde gegevens wor-
Overstappen naar ander netwerk beperkt mogelijk
den verzameld. Het verzamelen van deze gege-
Naast het belgedrag is het van belang om te
vens kan op twee manieren:
bepalen of ondernemers bereid zijn om over te
• Eerst interesse peilen en daarna in een tweede
stappen naar een nieuw netwerk of dat men het huidige netwerk wenst te behouden. In het laatste geval krijgen de deelnemers in de toekomst
ronde de gegevens opvragen; • direct in een keer de interesse peiling én gegevensverzameling combineren.
twee rekeningen, één voor de aansluitingen en één voor de gemaakte belkosten (de nieuwe
Daarnaast kan onderzocht worden of er, bijvoor-
aanbieder).
beeld op een naburig industrieterrein, al collectieve inkoopcontracten zijn waarop kan worden
De deelnemers kunnen, bij het overstappen
aangesloten.
naar een ander netwerk, hun huidige telefoonnummers behouden. Vaak dienen de telefoon-
4.3.1 Inventarisatie
centrales wel te worden aangepast. Een ander
Het ligt voor de hand bij de interesse peiling en
nadeel van het overstappen naar een nieuw net-
het verzamelen van de noodzakelijke gegevens
werk is, dat tijdens de overstap het bedrijf enke-
uit te gaan van de leden van de bedrijvenver-
le uren (of dagen) niet te bereiken is.
eniging, het georganiseerde bedrijfsleven. Aan te bevelen is om ook de niet georganiseerde
Het overstappen naar een nieuw netwerk heeft
leden de mogelijkheid te geven mee te doen aan
gevolgen voor de toekomstige onderhandelings-
het collectieve inkoopcontract. Hiermee kan het
positie van de bedrijvenvereniging of park-
volume van de inkoop groter worden, hetgeen
managementorganisatie. Als in een toekomstige
meer kostenbesparing oplevert en kunnen
offerteronde wordt gekozen voor een andere
bedrijven uitgenodigd worden lid te worden van
aanbieder, moet weer worden overgestapt naar
de bedrijvenvereniging.
een ander netwerk. Wanneer het huidige netwerk gebruikt blijft worden, kan de bedrijven-
Noodzakelijke gegevens
vereniging of parkmanagementorganisatie mak-
De inventarisatie voor het collectief inkopen van
kelijk veranderen van aanbieder en heeft daar-
telefonie is betrekkelijk kort. Het merendeel van
door een sterkere onderhandelingspositie.
de benodigde gegevens staat vermeld op de maandelijkse telefoonnota’s van bedrijven. De
Op veel bedrijventerreinen behoort het over-
aanbieders zullen bij het overstappen ook
stappen naar een nieuw netwerk nog niet tot de
vragen om deze nota’s. De nota’s bevatten
mogelijkheden, omdat aanbieders daar nog
belangrijke gegevens om het overstappen pro-
geen eigen netwerk hebben.
bleemloos te laten verlopen: • Telefoonnummers • Soorten aansluiting
10
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 11
Het wordt niet aanbevolen zelf te inventariseren
Hiernaast is:
aan de hand van opgestelde invulformulieren. Er
• Van elke deelnemer een ondertekende inten-
bestaat een kans dat gegevens fout worden overgenomen en dat de lijst niet compleet is. Dit kan weer leiden tot problemen bij het opstellen
tieverklaring ontvangen; • van elke deelnemer een representatieve maand nota ontvangen.
van de offertes en/of het uiteindelijke overstappen.
4.3.2 Aansluiten op bestaande initiatieven Voordat gekeken wordt naar de potentiële aan-
Intentieverklaringen van bedrijven
bieders, is het goed in de regio rond te kijken of
Veel aanbieders vragen om intentieverklaringen
er bij andere bedrijvenverenigingen of parkma-
van de deelnemers te leveren. Naast het ver-
nagementorganisaties, contracten lopen waar-
zamelen van de telefoonnota’s, kan hiervoor een
op aangesloten kan worden. Op deze manier
aanvullend formulier worden opgestuurd. De
kan regionaal worden ingekocht, wat weer kan
aanbieders kunnen, met behulp van de telefoon-
leiden tot schaalvergroting en verdere regionale
rekeningen en de intentieverklaringen, de
ontwikkelingen.
schaalgrootte inschatten. Dit zal hun bereidheid tot verdere concessies beïnvloeden. In bijlage 1 is
Natuurlijk moet wel bekeken worden of het con-
een voorbeeld inventarisatieformulier opgeno-
tract wat daar overeen is gekomen aansluit op
men.
de eisen en wensen zoals die zijn opgesteld bij de inventarisatie.
Aanbieders hanteren verschillende tarieven. Naast het starttarief verschillen de tarieven onderling op basis van de
Resultaat
bestemming:
Aan het eind van deze stap is duidelijk of er kan
• Starttarief
worden samengewerkt met een andere bedrij-
• Regionaal
venvereniging of parkmanagementorganisatie.
• Nationaal • Mobiel
4.3.3 Voldoende interesse en schaalgrootte?
• Internationaal
Op basis van de inventarisatie en de oriëntatie
Het start-, regionaal-, nationaal- en mobiel tarief zijn duide-
op de andere inkoopinitiatieven, kan bekeken
lijk. De tarieven voor de bestemming ‘Internationaal’ verschil-
worden of er voldoende basis is om door te gaan
len per land. Wanneer blijkt dat veel bedrijven internationaal
met het project.
bellen, kan het nodig zijn om te achterhalen, naar welke landen gebeld wordt.
De minimale optie is om te bekijken of er aangesloten kan worden bij een ander contract,
Resultaten
zonder dat dit voor de bedrijvenvereniging extra
Na de inventarisatie moeten de volgende zaken
activiteiten met zich meebrengt. (Bijvoorbeeld,
duidelijk zijn:
na inzending telefoonrekening volgt een offerte
• Het aantal deelnemers;
en kan het bedrijf besluiten over te stappen)
• huidige aanbieders deelnemers; • de resterende contractduur deelnemers;
Als wel sprake is van een behoorlijk animo en
• totale aantal regionale belminuten;
een redelijk belvolume, kan een zelfstandig tra-
• totale aantal nationale belminuten;
ject worden gestart. Hiermee kan de bedrijven-
• totale aantal belminuten van vast naar
vereniging zichzelf profileren en mogelijk een
mobiel;
(beperkte) bron van inkomsten genereren.
• totale aantal internationale belminuten; • naar welke internationale bestemmingen er
4.4 Aanvragen en beoordelen offertes
veel gebeld wordt. Voor het aanvragen van offertes en het beoordelen ervan, zal eerst een selectie moeten worden gemaakt van de mogelijke aanbieders. Daarna kunnen offertes worden aangevraagd die vervolgens weer beoordeeld moeten worden.
11
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 12
4.4.1 Oriëntatie aanbieders
4.4.2 Selectie telecomaanbieder
Bij het selecteren moet eerst een ’long list’ van
Bij de selectie van een aanbieder kan naar veel
potentiële aanbieders worden opgesteld.
zaken worden gekeken. Natuurlijk eerst en voor-
Wanneer een adviseur is betrokken bij het pro-
al naar de tarieven,de kortingen en de kwali-
ject, zal deze geschikte partijen kunnen voordra-
teitscriteria. Daarnaast zijn er ook een aantal
gen. Aanbieders kunt u vinden op internet, bij-
aanvullende criteria.
voorbeeld op http://telecom.pagina.nl, onder het kopje ‘Carrier(pre-)select/goedkoper bellen’.
Tarieven en kortingen per bestemming
Adviseurs voor telecom zijn te vinden op
Elke aanbieder zal een lijst aanleveren met tarie-
http://telecom-dienstverlening.pagina.nl.
ven per bestemming. Deze tarieven kunnen vergeleken worden op basis van de opgestelde
Voeren oriënterende gesprekken
selectiecriteria. Zie hiervoor het eerder gegeven
Het is goed om met enkele aanbieders een oriën-
voorbeeld.
terend gesprek te voeren. Ga hierbij niet direct in op de tarieven. Deze zijn te vinden in de door
Op basis van het volume ontvangen de deel-
hun aangeleverde informatie en dus rustig te
nemers een korting. Aanbieders maken hierbij
vergelijken. Belangrijk is dat duidelijkheid wordt
gebruik van staffels. De staffels en de kortings-
verkregen over de volgende zaken:
percentages verschillen per aanbieder. Het beste
• Wat kan er worden afgesproken over revenuen
is het om enkele rekenvoorbeelden te maken om
Wat zijn de mogelijkheden die de aanbieder
de verschillen zodoende duidelijk te krijgen.
biedt. • Op welke wijze rapporteert de aanbieder over het
Kwaliteitscriteria
volume en de serviceverlening?
Naast de tarieven zijn er natuurlijk veel zaken
Welke informatie krijgen de bedrijven en welke
van invloed op de kwaliteit van de aanbieder.
de bedrijvenvereniging?
Hiervoor worden de volgende criteria gehan-
• Wanneer ontvangt de klant (deelnemer) kosteloos
teerd:
een specificatie? Veel aanbieders hanteren hiervoor een onder-
Kwaliteit geleverde diensten
grens variërend tussen de € 100.- en € 250.- per
• Storingsvrij zijn van de verbinding
maand.
• Prijs/prestatieverhouding
• Kosten voor extra diensten?
• Facturering
Veel aanbieders kennen gereduceerde bedragen voor collectieven met betrekking tot
Klantgerichtheid
0800- en 0900 nummers.
• Accountmanagement
• Het proces van overstappen Op welke manier verloopt het overstappen? • Of er nevenvestigingen van deelnemers kunnen wor-
• Inspelen op de behoefte van de klant • Nakomen toezeggingen • Snelheid van levering
den opgenomen in het raamcontract? • Welke gegevens verwacht de aanbieder aangeleverd
Aanvullende criteria
te krijgen?
Naast deze kwaliteitscriteria, zijn ook andere
(telefoonnota’s, intentieverklaringen en
zaken belangrijk:
dergelijke)
• Vertegenwoordigen alle leden
• Wat is de service van de aanbieder?
• Eenvoud van overstappen • Oplossend vermogen bij storingen
Resultaat Aan het einde van deze stap is een shortlist van telecomaanbieders beschikbaar, die benaderd worden met het verzoek een aanbieding op te stellen.
12
• Revenuen voor de bedrijvenvereniging
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 13
Aandachtspunten
Resultaat Aan het eind van deze fase heeft de werkgroep
Ondergrens gratis facturen
een keuze gemaakt uit de verschillende offertes
Aanbieders hanteren voor het gratis versturen
en heeft men een aanbieder voorgedragen aan
van een specificatie van de rekening een onder-
het bestuur. Het bestuur ondertekent namens
grens variërend tussen de € 100.- en € 250.- per
de organisatie een raamcontract (alliantieover-
maand. Zo kan de inkopende partij bijvoorbeeld
eenkomst, consortiumcontracten).
bedingen dat alle deelnemers de specificatie van de rekening kosteloos ontvangen.
4.5 Concrete aanbieding bedrijven
Klachten en andere problemen
De geselecteerde aanbieder, zal op basis van de
De bedrijvenvereniging of parkmanagement-
beschikbare gegevens, per bedrijf een concrete
organisatie wordt door de deelnemers aange-
aanbieding opstellen, passend binnen de allian-
sproken als er problemen zijn. Dat kan al begin-
tieovereenkomsten en de daarbij behorende
nen bij het overstappen. Zo’n eerste kennis-
staffelkortingen.
making zal dan ook goed geregeld moeten worden door de aanbieder. Zie hiervoor ook de para-
Ook kan een aanbieding worden opgestuurd
graaf over het ’Overstappen’.
naar de leden die aangegeven hadden niet geïnteresseerd te zijn. Grote kans dat nu de aanbie-
Ook kan de inkopende vereniging worden aan-
ding concreet is, men deze toch overweegt als-
gekeken op storingen. Zij heeft gekozen voor
nog aan te sluiten. Om de aanbieding specifiek
deze aanbieder. Bij problemen, kunnen er twee
te maken, zal zo’n onderneming dan toch met
oorzaken zijn. Ten eerste kan er een probleem
telefoonnota’s moeten komen.
zijn met het netwerk van KPN. Hieraan kan de aanbieder niks doen. Ook kunnen de problemen
De laatste groep bedrijven die benaderd kan
bij de aanbieder zelf liggen. In dit geval kan het
worden, zijn de bedrijven die geen lid zijn van de
deelnemende bedrijf door een (escape) code van
bedrijvenvereniging. Zij kunnen gebruik maken
enkele cijfers te draaien, voor het gebruikelijke
van de aanbieding, onder voorwaarde dat zij lid
telefoonnummer, uitwijken naar KPN.
worden. Ook zij moeten een telefoonnota mee sturen.
Financiering van de bedrijvenvereniging Een bedrijvenvereniging die een collectief con-
Resultaat
tract organiseert, ziet graag dat een percentage
Duidelijk welke bedrijven nu definitief deel-
van de korting terugvloeit naar de kas van de
nemen aan het collectief en een individueel con-
vereniging. In het geval van de inkoop van tele-
tract hebben getekend.
com is het automatisch incasseren van een marge niet mogelijk. De aanbieders hebben
4.6 Overstappen naar de nieuwe aanbieder
administratief reeds te maken met verschillende tarieven en de volume korting. Men is niet in
Na het tekenen van de contracten door de deel-
staat om te komen tot split billing (gescheiden
nemers, worden de bedrijven aangesloten op
rekeningen).
het netwerk. De meeste aanbieders gebruiken hiervoor Carrier Preselect (CPS). Op televisie
Wel kunnen er bij sommige aanbieders afspra-
wordt regelmatige reclame gemaakt voor goed-
ken worden gemaakt over een percentage van
koop bellen, dat kan door een nummer voor het
het netto gefactureerde totaalbedrag per
nummer van KPN te draaien. CPS werkt op
maand.
dezelfde manier, maar dan wordt het nummer van de nieuwe aanbieder geprogrammeerd in
13
Gezien bovenstaande knelpunten wordt er vaak
het Openbare Netwerk van KPN Telecom.
voor gekozen om de bedrijven, die willen deel-
Hierdoor hoeft de beller niet elke keer eerst het
nemen aan het collectief, een jaarlijkse vergoe-
nummer van de nieuwe aanbieder te kiezen en
ding te vragen.
wordt al het uitgaande telefoonverkeer automa-
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 14
tisch door die aanbieder afgehandeld.
4.7 Evalueren aanbieder
Een andere aansluitingsmethode is de programmering van de code direct in de telefooncentrale
Contracten met aanbieders lopen gemiddeld één
van het bedrijf te laten plaatsvinden. Dit moet
tot drie jaar. Hierdoor zal het na enige tijd nodig
door een monteur gebeuren. De kosten hiervan
zijn het huidige raamcontract te heroverwegen.
zijn dan ook hoger en het telefoonverkeer zal
Ook zal de aanbieder gedurende de looptijd van
hiervoor even onderbroken moeten worden.
het raamcontract over haar prestaties moeten
Daarnaast zal bij de overschakeling naar een
rapporteren aan de bedrijvenvereniging en de
andere aanbieder, wederom een code moeten
bedrijven. Het is dan ook verstandig om na het
worden geïnstalleerd in de telefooncentrale. De
inkooptraject niet onmiddellijk de werkgroep te
voorkeur gaat dan ook uit om gebruik te maken
ontbinden. Het takenpakket van de werkgroep
van CPS.
verandert. Gedurende de looptijd van het raamcontract hoeft men enkel de rapportages van de
Resultaat
aanbieder te evalueren. Tegen het eind van de
Alle deelnemers bellen probleemloos via de
looptijd moet de werkgroep besluiten of zij dit
nieuwe aanbieder.
raamcontract willen verlengen of dat men een nieuwe offerteronde wil houden.
14
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 15
Bijlage 1: Inventarisatie
Bedrijfsnaam ….....................………………………………………………………………………………………………………. Bezoekadres Straatnaam en nummer
…….......………………………………………………
Postcode
…….......………………………………………………………..
Plaats
…….......………………………………………………………..
Postadres Postbus
…….......………………………………………………………..
Postcode
…….......………………………………………………………..
Plaats
…….......………………………………………………………..
Contactpersoon Naam
…….......………………………………………………………..
Functie
…….......……………………………………………………….
Telefoon (doorkiesnummer)
…….......………………………………………………………..
Fax
…….......………………………………………………………..
E-mail adres
…….......………………………………………………………..
Bedrijfsgegevens
15
Hoofdvestiging
…….......………………………………………………………..
Overige vestigingen
…….......………………………………………………………..
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 16
Vaste telefonie Wat zijn uw belkosten voor vaste telefoons per maand?
€ ………………, …………..
Welke telefoonaanbieder (zoals KPN, Versatel, e.d.) heeft u?
..................…………………………………………………
Wanneer loopt uw contract af met deze provider?
……-……-…………
Naar welke buitenlandse bestemmingen belt u?
..................…………………………………………………
Heeft u 0800- of 0900-nummers?
q Ja, ............................
q Nee
q Ja
q Nee
Heeft u interesse in het collectief inkopen van vaste telefonie? Mogen we een kopie van uw laatste factuur? Mobiele telefonie Wat zijn uw belkosten voor mobiele telefoons per maand?
€ ………………, …………..
Welke telefoonaanbieder (zoals KPN, Versatel, e.d.) heeft u?
..................…………………………………………………
Wanneer loopt uw contract af met deze provider?
……-……-…………
Heeft u interesse in het collectief inkopen van mobiele telefonie?
q Ja
q Nee
Mogen we een kopie van uw laatste factuur? Internetvoorzieningen Wat zijn uw kosten voor per maand?
€ ………………, …………..
Welke provider heeft u?
..................…………………………………………………
Wanneer loopt uw contract af met deze provider?
..................……-………………………-………………… q Kabel
Welk soort internetvoorziening heeft u?
q ADSL q Via telefoon q Anders, ……………………………………….
Heeft u interesse in glasvezel?
q Ja
q Nee
van internetvoorzieningen?
q Ja
q Nee
Datalimiet
q Ja, ………………… Gbit
q Nee
Heeft u interesse in het collectief inkopen
Download snelheid …………………….….Kbit Upload snelheid Mogen we een kopie van uw laatste factuur?
16
…………………….….Kbit
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 17
Colofon Titel:
Draaiboek Parkmanagement Oost Nederland, Telecom
Uitgave:
Provincie Gelderland Afdeling Economische Zaken Provincie Overijssel Eenheid Economie, Milieu en Toerisme Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Businessunit Bedrijfsomgeving
Voor informatie:
Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters (026) 384 42 22 www.oostnv.nl/bedrijventerreinen Provincie Gelderland Joost Roeterdink (026) 359 91 62 www.gelderland.nl Provincie Overijssel Taner Demir (038) 425 24 97 www.overijssel.nl
Tekst:
Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV Businessunit Bedrifjsomgeving Rikus Wolbers, Christian Schaap, Lars Oosters
Vormgeving:
Provincie Gelderland
Fotografie:
Wils Kloos en Dick Brouwers
Drukwerk:
Provincie Gelderland
Het ‘Draaiboek Parkmanagement Oost Nederland’ is een initiatief van de Provincies Gelderland en Overijssel in samenwerking met de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV. Niets uit deze uitgave mag voor commerciele doeleinden worden vermenigvuldigd en/of aangewend zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV. Hoewel dit draaiboek met veel zorg is samengesteld, aanvaarden opstellers noch uitgevers enige aansprakelijkheid voor schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit draaiboek. © 2006, Ontwikkelingsmaatschappij Oost Nederland NV
17
Telecomm_def
27-03-2006
09:02
Pagina 18
20062155_EPP
18
Telecomm_def
19
27-03-2006
09:02
Pagina 19
Telecomm_def
20
27-03-2006
09:02
Pagina 20
Voor meer informatie
Voor meer informatie
Voor meer informatie
Provincie Gelderland
Provincie Overijssel
Ontwikkelingsmaatschappij
Markt 11
Luttenbergstraat 2
Oost nederland NV
Postbus 9090
Postbus 10078,
Meander 601, ARNHEM
6800 GX Arnhem
8000 GB Zwolle
Postbus 5215
T (026) 359 90 00
T (038) 425 25 25
6802 EE ARNHEM
[email protected]
[email protected]
T (026) 384 42 22
www.gelderland.nl
www.overijssel.nl
[email protected] www.oostnv.nl/bedrijventerreinen
