Verslagen workshops Workshop 1: Lean Thinking – Martine Van Driessche en Peter Op de Beeck Workshop 2: Burn-out als opportuniteit – Benedikte Demeestere Workshop 3: Zo verkoop je je plan aan je bazen – Charis Libotton Workshop 4: Scan je intranet – Marc Van de Woestijne Workshop 5: Heerlijk helder schrijven, voor iedereen – Farida Barki
1
Workshop 1: Lean Thinking om tot creatieve co-creatie te komen – Martine Van Driessche en Peter Op de Beeck Begeleider: Erwin Van Overloop Een methodologie aan de lijve doen ondervinden en meteen ook met heel concrete verbetertips voor onze vereniging komen, dat was het opzet van de workshop ‘Lean Thinking’. Het concept komt uit de stal van Toyota waar het gedurende jaren aan de lopende band werd verfijnd en aangepast. Vandaag is het een methode die vaak bij innovatie-, change- en verbetertrajecten wordt gebruikt. Omdat we als interne communicatiespecialisten steeds meer gevraagd worden om dergelijke trajecten te faciliteren is de ‘Lean Thinking’-methode een handige tool in ons IC-arsenaal. Centraal in de aanpak staat het grondig bepalen van de probleemstelling: ‘wat wil je precies oplossen’. Voor de workshop had Martine het probleem ‘BViC doet niet voldoende voor de jonge starters in het vak’ vooropgesteld. Aan de hand van heel veel post-it’s werden op korte tijd een vijftiental aandachtspunten bepaald. Daar werd vervolgens de collectieve intelligentie van de groep op losgelaten, met een massa aan ideeën als resultaat. Als moderator van zo’n workshop is het wel zaak om bij te pinken te blijven en die creatieve energie in goede banen te leiden. Martine doorspekte haar uiteenzetting hiervoor met tal van tips. Na een lastige schiftings- en prioriteringsoefening kwamen een vijftal concrete acties uit de bus. Volgend jaar hoor je daar beslist meer over!
2
Workshop 2: Burn-out als opportuniteit – Benedikte Demeestere Begeleider: Barbara Kempeneers Een zwaarwichtig project dat moeilijk vlot, de stress van deadlines, ... We moeten veerkracht tonen om vooruit te blijven gaan. Maar als die veerkracht wegvalt, doemt het spook van de burn-out op. Wat zijn de symptomen? En hoe kan een burn-outbewuste organisatie omgaan met die emotionele crash? Wat is burn-out? We kunnen de kenmerken van een burn-out opdelen in drie categorieën: Emotionele uitputting Onthechting t.o.v. het werk (na langdurige stress bvb.) Verminderde competentie op de werkvloer Burn-out treft vooral zeer gedreven mensen, perfectionisten, mensen die willen presteren en de lat continu hoog leggen. Zij spiegelen zich aan hun professioneel succes. Daarnaast zijn er situaties die maken dat iemand meer kwetsbaar is voor burn-out, zoals emotionele problemen thuis of een gespannen relatie met de rechtstreekse leidinggevende. Benedikte is er trouwens van overtuigd dat het klassieke patroon waarbij je eerst iets realiseert en daarna ervan geniet, niet hoeft te zijn. Wanneer je iets doet wat je graag doet, komt het succes vanzelf. De balans tussen draagkracht en draaglast moet in evenwicht zijn. Stress is een positieve eigenschap die maakt dat we dingen kunnen realiseren, maar kan negatief worden als we er te lang aan blootgesteld worden zonder de stress te kanaliseren en letterlijk uit ons lichaam te verwijderen. Energieverlies bij een burn-out kan veroorzaakt worden door verschillende factoren: Emotioneel (perfectionistisch zijn, faalangst, piekeren, moeite met beslissen, compensatiegedrag, …) Omgeving (je werkplek: foto’s of uitzicht op de natuur heeft een significante invloed op je welzijn) Sociaal (bvb. de wekelijkse teammeeting starten met wat er leeft i.p.v. de vastgelegde agendapunten) Mentaal (waar gaat je aandacht naartoe) Doelbewust (waarom) Wat kan een bedrijf hieraan doen? Er is het wettelijk kader rond burn-out, bedrijven zijn sinds kort verplicht om hierrond actie te ondernemen. Ze moeten de risico’s detecteren en een plan uitwerken. Goede bedrijfsvoering dat zelfs gaat tot maatschappelijk verantwoord ondernemen is ook een grote hulp.
3
Maar dé raad aan directe collega’s en leidinggevenden is: vertel de werknemer aan het begin van de ziekte dat hij moet thuisblijven tot hij genezen is en dat jij met het team alles wel zal runnen. Laat de werknemer in kwestie daarna met rust zodat hij de eerste maanden geen contact heeft met het bedrijf. Want een burn-out heeft altijd ook met het werk te maken. Wat kan een IC professional doen? Naast actoren zoals de CEO, preventieadviseur en HR-manager kan interne communicatie rond burn-out werken. Weten (informatie, waar kan je terecht?), inzien (FAQ, sensibiliseringscampagnes), toepassen (workshops) en integreren (het leeft in de organisatie). Communicatie kan de bedrijfsvoering ondersteunen door integratie van goed werknemerschap in het beleid, de visie, de cultuur van het bedrijf. Meer info op www.becoach.be
4
Workshop 3: Zo verkoop je je plan aan je bazen – Charis Libotton Begeleiders: Marianne Boone en Dirk Hye Charis Libotton toonde ons via 9 stellingen overtuigingsstrategieën met gegarandeerd succes. Die strategieën waren uitgebreid getest in wetenschappelijk onderzoek. Wij mochten de strategieën toepassen op interne communicatie. Ziehier de tips van de deelnemers aan de eerste workshop om je IC kracht en ondersteuning te geven: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
Denk goed na over wie je welke boodschap laat brengen. Je kleding, titel en attributen bepalen heel sterk het beeld dat anderen over je hebben. Pas je kleding aan de situatie aan. Dress to impress. Wil je dat iemand uit de groep reageert, spreek dan een lid van de groep rechtstreeks aan. Wil je je budget losweken, begin met de duurste voorstellen, vervolg met de goedkopere. Heb je je goedkeuring voor een groot project binnen, voeg dan de ‘kleintjes’ toe. Hun kost lijkt dan peanuts in verhouding tot het grote project. Geef om te krijgen! Gebruik in een argument ‘want’. Stem mensen positief, toon bijvoorbeeld bij het begin van een presentatie een mooie slide. Blijf weg van vergaderingen waarvan je weet dat er negatieve uitspraken gedaan worden, zo word je er zelf niet mee geassocieerd. Zeg dat je iets hebt voorbereid, maar dat het nog niet klaar is voor uitrol. Gegarandeerd krijg je de vraag om het al te laten zien en krijg je interesse en aandacht voor je plan of idee.
Hieronder volgen de tips van de deelnemers van de tweede workshop: 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Tracht vroeg in het verkoopproces instemming te vragen. Tracht op een redactievergadering, in het bijzijn van anderen, instemming te vragen aan je baas. Naar je baas of medestander toestappen en zeggen: “Ik wilde het u nog niet laten zien, maar hier is het”. Tracht een presentatie te starten met goed nieuws (werkt als een primer). Een mooie entree geeft een goed en positief gevoel. Creëer betrokkenheid. Dit leidt tot motivatie. Voeg bepaalde zaken en/of woorden toe in je presentatie die dicht bij je publiek staan. Gebruik bewust de taal van je publiek.
5
7. 8. 9. 10.
Duid iemand concreet aan om een klusje te doen. Als je het aan iemand vraagt, doet meestal niemand het. Gratis dingen wegschenken helpt. Bied een etentje aan vlak vóór je een contract dient te herbespreken. Als je iets wil bekomen, schuif dan het tweede element naar voren. Kans dat de tegenpartij hierop ingaat, is groter dan het eerste element.
6
Workshop 4: Scan je intranet – Marc Van de Woestijne Begeleider: Conny Janssens Marc lichtte een intranet maturiteitsmodel toe. Daarmee maak je als het ware een foto van je intranet. Zo kan je objectiveren, wat een hulp kan zijn om beslissingen te laten nemen over je intranet. Via dit model scoor je je intranet op verschillende domeinen. Je scoort de reële situatie en je gedroomde situatie. Concreet: je scant je intranet op verschillende domeinen, op een 5-puntenschaal. Hoe hoger de maturiteit, hoe hoger de score. Marc illustreerde de verschillende niveaus met talrijke voorbeelden van diverse bedrijven. De domeinen en scoringselementen in een notendop Homepage: Mate van interactiviteit, zelf kunnen samenstellen en ‘customisen’, aangepast aan je rol in het bedrijf, ... News: Van het basic nieuws tot nieuws verrijkt met nieuws uit sociale media, video's, infografieken, ... Tot gebruikers zelf de mogelijkheid geven om nieuws te generen. Toegang tot mensen: Van basic zoekfunctie tot uitgebreide profielen die aangeven waar je je bevindt en of je beschikbaar bent, tot het zelf verrijken van de info en het tonen van het netwerk van de persoon. Toegang tot informatie: Van gewone lijsten, naar thematische opdeling, tot combinaties van navigatie , aangepaste info aan de rol van de gebruiker en mogelijkheid geven aan de gebruiker om de info te verrijken. Search: Van geen of slechte search tot gefilterde resultaten tot geavanceerde zoek tot auto suggest. Interaction: Van interactie via e-mail, tot likes, polls, persoonlijke newsfeeds, discussiegroepen en communities over de grenzen van je organisatie. Collaboration: Vb. samenwerken aan documenten, werken via OneDrive, binnen of buiten de grenzen van je organisatie, tot een echte digital workplace. Applications and tools: Van een verzameling van applicaties en tools tot geïntegreerde toepassingen, ook externe en user generaties en shares applicaties. Mobile en kiosk: Van toegang vanaf een vaste plaats tot toegang altijd en overal, vanop verschillende soorten devices, met responsive of adaptive design, verrijkt met externe toepassingen zoals GPS en seamless switching tussen verschillende devices. Na het invullen van je score kom je tot een eindresultaat in de vorm van een spinnenweb. Je ziet meestal een uitdeining naar één kant, naar een aantal domeinen waar je als bedrijf zwaarder op hebt ingezet. Zelden zie je een grillige ster. Om je toekomstvisie te bepalen, biedt Marc ook een prioriteitenmatrix aan waarmee je beter kan bepalen hoe je je doelen kan stellen en hoe je de prioriteiten kan bepalen.
7
Workshop 5: Heerlijk helder schrijven, voor iedereen – Farida Barki Begeleider: Dirk Hye Heerlijk helder schrijven, het is en blijft een uitdaging voor elke interne communicator om onze boodschappen zo duidelijk als mogelijk bij onze doelgroepen te krijgen. Tijdens de workshop “Heerlijk helder schrijven, voor iedereen” onderstreepte Farida Barki, redactrice en trainer bij Wablieft, het belang van duidelijke taal bij interne communicatie. Eén op de zeven volwassen Vlamingen is immers onvoldoende geletterd en heeft moeite met lezen en schrijven. Het is dus van belang dat we als interne communicator oog hebben voor laaggeletterden in onze organisatie. Essentieel is ons te verplaatsen in de leefwereld van onze doelgroepen en een antwoord te vinden op de vraag voor wie we schrijven. Werken met ijkpersonen kan hier wel helpen. Concreet gaat het hier om profielen die het meest in de organisatie voorkomen. Duidelijke taal zorgt ervoor dat de meeste lezers je tekst begrijpen. Maar wat is duidelijke taal precies? Een tekst in duidelijke taal begrijp je door de tekst één keer te lezen en meteen een antwoord te vinden op je vragen. Een toverformule voor duidelijke taal bestaat niet. Farida Barki gaf ons volgende 20 tips: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.
Bepaal het onderwerp en het doel van je tekst Vorm je een beeld van je lezer. Verplaats je in haar/zijn leefwereld Zoek de gepaste toon Spreek je lezer met “u” of “jij” aan (niet “men”) Schrap overbodige informatie Zet de belangrijkste info eerst Zorg voor verschillende tekstblokken Zorg voor een duidelijke opmaak Schrijf korte zinnen (gebruik bij voorkeur niet meer dan 15 woorden per zin) Schrijf actieve zinnen (vermijd dus “worden”). Werkwoorden zorgen voor actie. Passieve zinnen halen vaart uit je tekst Schrijf in de tegenwoordige tijd Gebruik de gebiedende wijs als je instructies geeft Schrijf concreet (vermijd een lange aanloop in je zin of tekst) Zet woorden die bij elkaar horen, bij elkaar. Vermijd constructies als “het maandelijks te betalen bedrag”. Zeg liever “Het bedrag dat u elke maand betaalt” 15. Woorden die bestaan uit maximaal drie lettergrepen lezen vlotter. “Dossier voor sociale zekerheid” leest beter dan “socialezekerheidsdossier”
8
16. 17. 18. 19. 20.
Gebruik alledaagse woorden Vermijd vakjargon als je lezer niet in hetzelfde vak zit Vermijd naamwoordstijl (“Elke maand de rekeningen betalen is moeilijk” leest vlotter dan “het betalen van de rekeningen kost elke maand moeite”) Wees voorzichtig met beeldspraak en vaste uitdrukkingen Schrijf weinig afkortingen
Wablieft is bekend van haar weekkrant voor laaggeletterden. De recentste jaren is Wablieft ook uitgegroeid tot expertisecentrum voor duidelijke taal. Experten helpen organisaties en bedrijven bij het helderder en duidelijker formuleren van geschreven boodschappen. Elk jaar reikt het centrum de Wablieftprijs uit. Die eer is dit jaar te beurt gevallen aan radiomaker Jan Hautekiet en auteur Ann De Craemer voor hun campagne “Heerlijk Helder” die in het voorjaar op Radio 1 liep. Meer info kan je bekomen via www.wablieft.be
9
