Workshop INTERNE “Do’s and don’ts”
EVENEMENTEN
Geraldine Geraldine Jacobs Jacobs (Bozar) (Bozar) –– Peter Peter Op Op de de Beeck Beeck (Alcatel-Lucent) (Alcatel-Lucent)
BViC Wintercheck 2 december 2010
De Factorij - Schaarbeek
INTERNE EVENEMENTEN “Do’s and don’ts”, case BOZAR
Geraldine JACOBS
Internal Communications Officer at Centre for Fine Arts BOZAR
Onze Jaarlijkse Events 2010 • Nieuwjaarsreceptie – januari • Back To Work/presentatie nieuw seizoen – september => alle medewerkers • Eindeseizoensdrink – juni => enkel tijdelijke medewerkers
Formule • Geen bureau • 1 verantwoordelijke (Internal Communication Officer) - draaiboek • Middag 12-14u • Directie spreekt • Eigen vaste lijst traiteurs (idem voor externe events) • Eigen prachtige locaties, zowel voor staande als zittende recepties
Enkele BOZAR-Zalen • Henry Le Bœuf – 2100 zetels / uitmuntende akoestiek • Kamermuziekzaal – 476 zetels (theater, dans, conferenties) • Rotonde Bertouille – Prachtige lichtinval / recepties, voorstellingen… • Terarken – 775 personen / polyvalente zaal (productvoorstelling, feestjes/recepties, strak en flexibel…)
Back To Work / Presentatie Nieuw Seizoen
Programma: • Opwarmertje met prijs (Rad van Fortuin) • Speech CEO • Speech Artistic director/Expo director Vroeger: iedere directeur over zijn discipline => te lang, aandacht verslapte
Back To Work / Presentatie Nieuw Seizoen Programma: • Receptie: walking buffet in thema Gilbert&George (British) • Nieuwe collega’s leren kennen • Met goed gevoel weer aan het werk
Zaal check!
CEO spreekt
Iedereen aandachtig…
CEO in gesprek
Rad van Fortuin Receptie geopend
Buffet geopend
Do’s
• Speech/presentaties op voorhand eisen + CEO tijdig aan afspraak herinneren • Spelletje brengt sfeer • Vragen GSM’s uit te zetten • Fotograaf inschakelen (+ nadien selectie op intranet/in magazine) • Tevredenheidsenquête na het event (+ verbeterpunten meenemen)!
Dont’s • Te lange presentaties • Te laat uitnodigingen versturen (stuur een rappel 1 dag voordien, met vermelding locatie) • Kies bewust voor al dan niet alcohol • Vergeet niet een backup-collega te briefen • Zelfs al heb je aan alles gedacht, denk nog eens na, je ziet altijd wel iets over ‘t hoofd (draaiboek!)
Dank je voor je aandacht!
INTERNE EVENEMENTEN “Do’s and don’ts”, case Alcatel-Lucent
Peter OP DE BEECK
Internal Communications Belgium
PROBLEEMSTELLING
Extern:
• fusie • fin.-econ. crisis • concurrentiële markt
Intern:
• matrix organisatie • vervreemding • nood aan informele contacten
MODUS OPERANDI
“FatALU Morgana”: • Salsa-dans (min. 5 ALU-koppels) • Ketchup song (min. 15 collega’s) • rode papieren bloem (alle dames) • Murga-band (min. 10 collega’s) • uniek schilderij (min. 2x2,5m) Geen extern bureau: • kostprijs • eigen beheer en controle Collega-vrijwilligers: • ambiance & sfeer • team spirit • community building
DO’s & DON’Ts te onthouden (+++):
• enorme ‘boost’ van sfeer • méér dan éénmalig event • vooraf: repetities • nadien: geboorte cover band Salsa-dansers
aandachtspunten (+/-): • alles op 1 locatie • zorg voor podium
te vermijden (---): • gedrag enkelingen • scherpere regels alcoholgebruik • inbraak in auto’s • goede verzekering voor derden
HET RESULTAAT
“Niets in deze wereld is kostbaarder dan het gevoel gewenst te zijn”
DO’s & DON’Ts Do’s: - Voorbereiding is ALLES - Probeer je collega’s van bij het begin te betrekken - Goede events zijn veel méér dan het eigenlijke event de dag zelf - Stel jezelf vooraf de juiste vragen: doelgroep, doel, budget, betrokkenheid management - Bedank je helpers, vrijwilligers, partners, …
Don’ts: - Vergeet geen ‘randvoorwaarden’: verzekering, alcohol, opkuis, bewaking, … - Wat met het verslag achteraf (Intranet, foto’s, video, …) – hulp nodig? - Aanwezigheid Rode Kruis, brandweer, … - Geen formele speeches en dergelijke op een ‘fun’ event
en nu is het de beurt aan jullie…
Workshop Intern Evenement Doel: werk zelf een event uit in 20 min. / keuze event volgens kaartje Uitwerken (planning/briefing/do’s & don’ts/budget)
Dank u voor uw aandacht!
Presentatie: 5 min. max => probeer je mngt team te overtuigen Denk aan: locatie, catering, animatie, doelpubliek, gimmick, transport
Event Groep 1 Intern evenement
Aantal genodigden: 300 personen (Ikea Wilrijk) Reden: jaarlijks personeelsfeest
Dank u voor uw aandacht!
Criterium: vrijdag 16u Budget: 8.500 EUR
Event Groep 2 Klantenevent : thema Think Green
Aantal genodigden: 2.500 Benelux (klant + partner) Reden: lancering nieuwe hybride Toyota
Dank u voor uw aandacht!
Criterium: VIP Budget: 150.000 EUR
Event Groep 3
Family Day Aantal genodigden: KMO, 15 personen (met partner en kids)
Dank u voor uw aandacht!
Reden: Baas wordt 50 j. Criterium: Niet in gebouwen KMO Budget: 6.000 EUR
VRAGEN?
