GEMIVA-SVG GROEP De do’s en don’ts van implementatie 27-11-2012 Door Judith Zadoks, projectleider vanuit Zadoks advies
Kerngegevens
Gemiva-SVG Groep • Werkgebied Zuid-Holland • VG, LG, NAH • 4.500 cliënten – 1.235 in woonlocaties – 3.585 dagbesteding – 1.181 ambulant
• 2.650 medewerkers (1.767 fte) • Exploitatie 2011: 140 miljoen
2e helft 2009 START (drie jaar terug)
ACTIES • Organisatie kiest voor een nieuw, digitaal, stichtingsbreed plan • Uitgangspunten vastgesteld • Uitwerking door één persoon (gedragskundige) • Keuze voor bekende softwareleverancier • Aantrekken extern projectleider
1e helft 2010
ACTIES • Projectorganisatie inrichten: – – – – –
ONTWIKKELING • • • • •
Stuurgroep Projectgroep Werkgroep inhoud OP Werkgroep Informatievoorziening Klankbordgroep
Duidelijke taakomschrijvingen Samenwerking intern groeit Inhoud vragenlijst uitwerken Samenwerking softwareleverancier Programma van eisen software
Projectstructuur Stuurgroep Softwareleverancier Projectleider
Werkgroep inhoud OP (incl. scholing)
Werkgroep informatievoorziening
Docenten
Applicatiebeheer
EC
E-learning ICT / Informatievoorziening
Intern coördinator
Projectgroep
Klankbordgroep
Afdeling Communicatie
1e helft 2010 ONTWIKKELING
?
Do • Gedegen projectorganisatie • Evenwicht kwaliteit-tempo Don't • Geen harde afspraken met softwareleverancier • Belang programma van eisen onderschatten • Proefkonijn of partner?
2e helft 2010
VERVOLG VAN ONTWIKKELING
ACTIES • Laag tempo door uitval van mensen • Voorwaarden realiseren – Netwerk upgraden – Voldoende PC’s op de werkvloer
• • • • •
Inhoud verder ontwikkelen Processen in kaart brengen Aandacht voor kinderveld (OP-OVM) Scholing ontwikkelen Voorbereiden pilot ca. 20 cliënten
2e helft 2010 VERVOLG VAN ONTWIKKELING
Do • Check het plan aan de uitgangspunten • Zorg voor voldoende goede mensen in project- en werkgroepen • Ga het gesprek aan in de organisatie • Communiceer als het nodig is Don't • Softwareleverancier die zich niet aan de afspraken houdt • Uitval van werkgroepleden
1e helft 2011
PILOT
ACTIES • Pilot voorbereiden: organisatie, scholing, communicatie • Pilot uitvoeren in april-mei 2011 • Evaluatie in juni 2011 Conclusie: • Bruikbare feedback • Scholing kan beter • Vragenlijstprincipe is bruikbaar • Technisch hapert er van alles
1e
helft 2011 PILOT
Do • Experimentele karakter duidelijk maken aan betrokkenen pilot • Betrokkenen zijn medeontwikkelaars • Zorgvuldige evaluatie van pilot Don't • Starten zonder
2e helft 2011
VOORBEREIDING Visie Software
ACTIES • Visie concretiseren: een goed plan* • Vragenlijst verbeteren • Output definiëren (rapporten)* • Idee Veiligheidskaart* • Handleiding inhoudelijk en technisch • Voorbeeldplannen maken • Input voor kwaliteitshandboek (proces, tijdspad, taken en verantwoordelijkheden) • Software doorontwikkelen en testen
Visie
Een goed plan
Afspraken en doelen
Vraag voor de veiligheidskaart
Veiligheidskaart
2e helft 2011 VOORBEREIDING Visie Software
Do • Visie concretiseren naar praktijk • Tools en good practices verzamelen • Output goed definiëren • A4-infokaart maken met essenties van visie en werkwijze* • Leidraad dialoog* Don't • Weken lang testen = werk van de leverancier • Met iedereen rekening willen houden • Visie teveel van bovenaf opleggen
Wat is dialoog
Voor meer informatie over het werken met foto’s zie het boek ‘Ruimte door beelden’ op www.zadoks.nl/uitgeverij/books
2e helft 2011
VOORBEREIDING Communicatie Scholing
ACTIES • Communicatie locatiehoofden en clustermanagers: verwachtingen* • Gedragsdeskundigen rol geven • Voorwaarden voor implementatie • Communicatie OP-coaches • Basisscholing PC-vaardigheid • Scholing PCD via e-learning • Voorbereiding scholingen
Memo
2e helft 2011
VOORBEREIDING Communicatie Scholing
Do • Tijdig planning bekend maken • Verwachtingen expliciteren aan allen • Veel praten en luisteren • Compacte memo’s • Aantrekkelijk nieuwsbrief + blog • Geld voor vervanging van pb-ers • Veel voorbereidingstijd en ondersteuning voor docententeam Don't • Te optimistisch zijn over de software
november 2011 t/m maart 2012 IMPLEMENTATIE
ACTIES • Uitstel scholingen i.v.m. software • Zes weken later toch van start • 20 scholingen van 250 OP-coaches • Tweedaagse intensieve scholing • Zelf aan het werk op laptops • Eigen plan van aanpak maken • Helpdesk in werking • Vraagbaak in werking Het begint te leven!
november 2011 t/m maart 2012
IMPLEMENTATIE
Do • Heldere, eerlijke communicatie • Goede helpdesk en vraagbaakfunctie • Perfecte organisatie scholingen • Grote inzet van docenten • Resultaten communiceren • FAQ op intranet Don't • Software met fouten erin • Soms medewerkers niet uitgeroosterd • OP-coaches zonder kennis van PCD
Vervolg in 2012 1e helft
ACTIES • Vraagbaak zeer actief • Reacties verzamelen en bijhouden • Wijzigingen in master bijhouden • Pb-ers aan de slag (uitgeroosterd) • April 2012: softwareproblemen Do • Beslissingen durven nemen • Mensen erkennen (ook in hun frustratie) en bedanken
Vervolg in 2012 2e helft
ACTIES • Nieuwe handleiding en infokaart • Werkkaart doelen (rapportage) • Intervisie voor OP-coaches • Oriëntatie op ICP • Nieuwe vragenlijst per 1-1-2013 • Alle plannen gereed op 31-12-2012
of
ALGEMEEN 1 Organisatie
Do • Draagvlak (van bovenaf en breed) • Goede voorbereiding • Realistische tijdsplanning • Gemotiveerde projectmedewerkers • Voldoende budget • Combinatie extern projectleider en intern coördinator • Tijdige borging in organisatie Don't • Te snel willen • Te weinig samenhang zoeken
ALGEMEEN 2 Inhoud
Do • Uitgangspunten voor ogen houden: voor wie is het plan, wat is het doel, wie gaan ermee werken • Houd het simpel • Investeer in uitwerking van de visie • Het samen doen: intensief en leuk Don't • Cliënt uit het oog verliezen • Visie teveel van bovenaf opleggen
ALGEMEEN 3 Communicatie
Do • Compact, helder en eerlijk • Vaste, herkenbare formats • Meerwaarde zichtbaar maken • Verwachtingen expliciteren: wie moet wat doen en wanneer? • Infokaarten!!! • Goede helpdesk en vraagbaak Don't • Teveel communiceren • Opnamevermogen overschatten • Vorm boven inhoud laten gaan
ALGEMEEN 4 Software
Do • Programma van eisen goed uitwerken, samen met deskundige • Investeren in keuze leverancier Don't • Automatisch kiezen voor bekende leverancier • Onderschatten van het belang van een onderbouwde keuze • Overschatten van de geleverde software
ALGEMEEN 5 Scholing
Do • Gedegen voorbereiding • Kwalitatief goede docenten • Investeren in docenten • Variatie in leerstijl • OP-coaches inzetten Don't • Te weinig investeren
Doe het goed Tot slot
of doe het niet Succes! www.gemiva-svg.nl www.zadoks.nl
