Workshop Lean in Nijmegen, scope en eerste successen
Gemeente Nijmegen
Congres ‘Lean Werken bij de Overheid’, Utrecht, 2 oktober 2015 - Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers -
Programma 1. Even voorstellen 2. Lean in Nijmegen 3. Handschrift
Gemeente Nijmegen
4. Uitdagingen
Gemeente Nijmegen
Hanneke Jespers
Gemeente Nijmegen
Ricco Kokshoorn
Lean in Nijmegen
Gemeente Nijmegen
• Ontstaan uit programma Dienstverlening • • • • • •
(2011-2013), gestart in 2014 Doelstelling en eerste resultaten Focus op procesdoorlichtingen Oog voor houding & gedrag Business case Lean Projecten door hele organisatie en daarbuiten Blauwe, rode en zwarte pistes…
Versie 16-09-2015
Projecten Lean Team Nijmegen 2015-2016: Afgerond
Ruimtelijk domein
Sociaal domein Proces eerste inschrijving proces rond eerste inschrijving in Nederland, opdrachtgever Publiekszaken (Hanneke Jespers en Nicole Sonneveldt)
Doelstellingen ruimtelijk domein: inhoudelijke doelstellingen van de doorontwikkeling in het ruimtelijk domein invulling en inkleuring geven (René Duifhuizen en Marion Wetzels)
Statusformulieren digitaal en Lean (Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers )
Planexploitaties Lean: ontwikkelen helder en gedeeld financieel-administratief proces bij planexploitaties en verbeteren samenwerking (Henk-Jan Jansen van Doorn en Marion Wetzels)
Bedrijfsvoering Maandrapportage: doorlichting van het proces rond maandrapportages (Hanneke Jespers en Pascal Bongers)
Sturingsinformatie inhuur (Hanneke Jespers en Ricco Kokshoorn)
Planning
Lopende projecten
Bestemmingsplan Lean: complex project in keten van 11 disciplines en 3 afdelingen – nu toe aan realisatie (Marion Wetzels)
Ruimtelijk domein Meldingen overlast: mogelijk project in 2016 (Ricco Kokshoorn en Marion Wetzels)
Sociaal domein
Vastgoed: bij elkaar brengen vraag en aanbod maatschappelijk vastgoed (Pascal Bongers)
Matchingsproces Werkbedrijf: Mogelijk project in 2016 (Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers)
Archeologie beleid en bedrijf (René Duifhuizen en Nicole Sonneveldt)
Processen Zorg & Inkomen: nog te verkennen
Grote Boel: evaluatie van de gevolgde werkwijze bij invulling van woningbouwlocatie Grote Boel in de Waalsprong (… en René Duifhuizen)
Proces Hervestiging: opdrachtgever Publiekszaken (Hanneke Jespers en Nicole Sonneveldt)
Bladkorven: met betrokken partijen (o.a. DAR en Stadsbeheer) komen tot slimmere communicatie en ‘leaner’ proces (Nicole Sonneveldt en Ricco Kokshoorn)
Bedrijfsvoering Bedrijfsvoering Waardering ruimtelijke objecten: proces Woz-beschikking (Pascal Bongers )
Secretariaat Lean: eerste werksessie gepland, mogelijk breed project (Marion Wetzels en Hanneke Jespers) Inkoopproces: nog te verkennen (René Duifhuizen en Ricco Kokshoorn)
Lean in Nijmegen Lean in Nijmegen Lean Games: bijna 40 georganiseerd, vervolg nog onderwerp van gesprek Lean Team in ontwikkeling door directieraadbesluit, nu een team van 8 mensen Lean Netwerkborrel: eerste keer georganiseerd in april j.l.; goede opkomst. Tweede gepland op 26 november a.s.
Ontwikkeling Lean Team: vrijwel alle deelnemers zijn inmiddels Green Belt gecertificeerd Uitdragen Lean gedachtegoed: met mini colleges, Lean Basistrainingen en Lean ambassadeurs Professionalisering: ontwikkelen goede formats en een Menukaart met duidelijke keuzes in werkwijze en aanpak
Lean in Nijmegen Vorm geven aan invulling team met meer capaciteit Meer projecten oppakken Leren van anderen met ervaring
Plan 2016 – 2017: in de maak
Visie doorontwikkelen
Meer verbinden: met stad en andere partners
Nijmeegse workshop op landelijk congres Lean bij de overheid
Verankeren: Lean en continu verbeteren een beklijvende manier van werken maken!
(Ricco Kokshoorn en Hanneke Jespers)
Gemeente Nijmegen
Handschrift Lean in Nijmegen • • • • • • •
Duo’s Intake Minimaal 3 – 5 dagdelen Alle key medewerkers beschikbaar Visuele rapportages Betrekken management Vinger aan pols houden, evalueermoment(en)
CASUÏSTIEK
1. ACHTERGROND
Op dit moment kennen we alleen een analoog proces ‘statusformulieren’ waarbij maandelijks zo’n 6500 formulieren naar bijstandsklanten gaan en vervolgens terugkomen en verwerkt. Medio dit jaar gaat dit proces gedigitaliseerd worden, waarbij het analoge proces wel zal blijven bestaan (wettelijk vereist). Het is de wens om het proces eerst ‘lean te maken’ voordat de digitaliseringsslag wordt uitgevoerd. Verder zou het afdelingshoofd Inkomen graag alle processen eens in de 4 jaar ‘geleand’ hebben. En doet Nijmegen als een van de voortrekkers mee aan landelijk project GBI (Gemeentelijke Backoffice Inkomen), waarbij mogelijk binnen 2-3 jaar een verdere digitalisering en uniformering aan de orde is en waarbij Nijmegen graag een ‘best practices’ zou willen inbrengen.
3. DOEL
Komen tot ‘best practice’ proces ‘statusformulieren’. • Waar nodig leaner maken proces • • •
Verhogen ‘Een Keer Goed’ percentage Doorlooptijd verbeteren Samenwerking verbeteren, ruis verwijderen, slimmer inrichten van de keten
• Sturingsinformatie verbeteren • Verbetersuggesties ontwerp digitaal proces Gerelateerde trajecten: • Procesverbetering Incasso (Aida/ Thomas) • Grip op GWS (financieel project GWS/Coda – Jacqueline)
5. PLANNING
Start Waardestroomanalyse medio mei tot 1 juli 2015 (max 3-4 dagdelen pp, verspreid over 6 weken)
2. HUIDIGE SITUATIE
• Betrokken partijen: Bureau UitkeringsAdministratie (BUA), Bureaus Wijken (klantmanagers), Docinfo , I&A , mogelijk Financiën (relaties met o.a. debiteurenstand?), stafmedewerker Inkomen? (sturingsinformatie) • Opdrachtgever: bureauhoofd BUA (afdelingshoofd Inkomen) • Op dit moment kennen we alleen een analoog proces (formulieren) • Op onderdelen gemis aan sturingsinformatie (voor o.g.) • Mogelijk onnodige overdrachtsmomenten (o.a. BUA – Wijken) • Mogelijk dat huidige concept ontwerp digitalisering aantal suboptimalisaties bevat
4. AANPAK
1. Verkennen samenwerking Leanaanpak (Lean team/ I&A) 2. Nadere verkenning ‘huidige situatie’ (ism o.g. + betrokkenen) 3. Planning maken 4. Waardestroom analyse
(huidige situatie, ideale/gewenste situatie, verbeterplan van A naar B)
Mogelijke deelnemers: Johan Jansen/ Irene Schenkels (BUA), Rene de Groot/ Jos Wermers (I&A), Rene Benders/ Hellen Heichelsheim (DocInfo), Huseyin Kizgin (Wijken), Tim Droge (Staf)
6. RISICO’S • Beschikbaarheid key deelnemers
Gemeente Nijmegen
Uitdagingen • • • •
Gemeente Nijmegen
• •
•
Kracht van stevige intake(s) en voortgang bewaken Klant aan tafel Olievlekwerking i.s.m. “ambassadeurs” Sessies vantevoren en kort op elkaar plannen Wat is onze rol (binnen- vs. buitenboordmotor)? Verhouding kwaliteit en euro’s Aantal vragen vs. fte Lean Team
Afsluiting
Gemeente Nijmegen
Bedankt voor jullie aandacht en …
