Vergadering raadscommissie NOTULEN
RAADSCOMMISSIE PERSONEEL, VORMING EN INFORMATICA Plaats Raadzaal Voorzit(s)ter Anne Sobrie Aanwezig
Datum 22/02/2011 Aanvangsuur 18:05 uur
Anne Sobrie, voorzitster Herman Pelgrims, ondervoorzitter Vic Laureys, Michel Vanderhasselt, Jan Vangramberen, Hilde Van Overstraeten, Roger Heyvaert, Christel Verlinden, Johan De Clercq, Geert Schellens, Yvette Luypaert, Willy Smout, Nico Creses, Eliane Anseeuw-Trogh, Ghislaine Duerinckx, An Hermans, leden Karin Jiroflée, gedeputeerde Marc Vervloet, directeur informatica Petra Vanhercke, diensthoofd projecten en ontwikkelingen Liesbeth Tobac, secretaris
Verontschuldigd Albert Absillis, lid Jean-Pol Olbrechts, Julien Dekeyser, Walter Zelderloo, Monique Swinnen, Elke Zelderloo, gedeputeerden Lodewijk De Witte, gouverneur Marc Collier, provinciegriffier
Agendapunten 1
Goedkeuring van het verslag 30 november 2010 Het verslag van de raadscommissie personeel, vorming en informatica van 30 november 2010 2010 wordt zonder opmerkingen goedgekeurd.
2
Het opstarten van een gunningsprocedure voor de levering en bedrijfsklare installatie van een oplossing ter ondersteuning van het facilitair beheer binnen het provinciebestuur Vlaams-Brabant. Goedkeuring bestek en vaststelling van de wijze van gunnen. Marc Vervloet licht het agendapunt kort toe en meldt hierbij dat dit dossier een lange voorgeschiedenis heeft. Bij de verhuis naar het nieuwe provinciegebouw in 2003 werd in een ijltempo gezocht naar een oplossing voor de inventarisatie en zaalreservatie binnen het hoofdgebouw. Hierdoor bleven de domeinen en provinciale instellingen in de kou staan. Daarenboven is de huidige toepassing technisch verouderd en dekt ze niet alle noden van de centrale administratie. Daarnaast zijn de provinciedomeinen al geruime tijd vragende partij voor een reservatietool. Het nu voorliggende dossier groepeert een aantal dringende noden en biedt een basispakket aan. Dit basispakket bestaat uit een solide
basislaag, zijnde de inventaris, met daaraan toegevoegd een oplossing voor de reservaties en helpdesk-functionaliteiten voor de verschillende entiteiten. Willy Smout stelt vast dat de raming van de kostprijs redelijk lijvig is. In het vorige dossier was die prijs nog hoger gezien er toen een allesomvattende oplossing voor het facilitair beheer voor de ganse organisatie werd voorgesteld. Hij stelt zich dan ook de vraag welke bijkomende functionaliteiten er toen in het bestek werden omschreven die nu niet worden meegenomen. Gedeputeerde Karin Jiroflée antwoordt dat de vraag van de domeinen voor een reservatietool het meest dringend was. Oorspronkelijk werd dan ook een beperkt dossier aan de deputatie voorgelegd. De deputatie adviseerde toen om ook de noden van alle diensten en instellingen op dit vlak te bekijken. De directie informatica heeft toen een inventaris gemaakt van alle noden op het vlak van facilitair beheer van de gehele organisatie. Dit resulteerde in een omvangrijk en erg duur project. De deputatie besliste toen het dossier te "downsizen" en enkel de meest dringende noden van zowel de administratie als de domeinen en instellingen op te nemen. Marc Vervloet vult aan dat in het grote dossier ook o.a. patrimoniumbeheer, wagenparkbeheer, periodiek en verplicht onderhoud, enz. als noodzakelijke modules werden opgenomen. De basisinvestering was hierdoor erg hoog. Nu wordt er geopteerd om in het kader van een raamcontract, een solide maar beperktere basis te voorzien maar de mogelijkheid open te houden om later eventuele bijkomende modules toe te voegen. Willy Smout vraagt of er reeds een prospectie werd gedaan van de producten die in dit kader worden aangeboden. Hij vraagt zich af of we sowieso niet gaan eindigen bij een SAP-product. Marc Vervloet antwoordt dat SAP geen oplossing kan aanbieden voor zaalreservatie. Daarenboven werd het bestek zo open mogelijk geschreven om zoveel mogelijk firma's de kans te geven hun product aan te bieden. Een koppeling van een inventaris-item aan het vast actief is echter wel noodzakelijk. Op die manier zal de directie financiën in staat zijn om op een efficiëntere manier hun jaarrekening op te stellen. Willy Smout vraagt of de zaalreservatie niet kan gebeuren via Outlook. Marc Vervloet licht toe dat deze optie eveneens werd bekeken maar de huidige toepassing bevat ook o.a. facturatiegegevens, cateringgegevens, enz. Dit zijn elementen die niet zomaar kunnen meegenomen worden in een Outlook-oplossing. Jo De Clercq informeert of er vergelijkbare projecten zijn in de andere provincies. Marc Vervloet antwoordt dat de provincie Antwerpen gebruik maakt van Planon. Dit is een "niche-pakket" dat enkel gemaakt werd voor het facilitair beheer. Op de markt zijn er ongeveer 4 à 5 spelers met een dergelijk pakket. Deze pakketten kunnen de link met het vast actief in SAP wel garanderen. Jan Van Gramberen vraagt zich af of er eveneens een link is met de toepassing van de uitleendienst. Petra Vanhercke licht toe dat het dossier, zoals het nu voorligt, geen link voorziet met de uitleendienst. Zij werken op dit ogenblik met een eigen toepassing. Niettegenstaande wordt de mogelijkheid wel open gehouden om op termijn de info, uit de huidige tool van de uitleendienst, te implementeren in de nieuwe tool.
Vic Laureys schets het belang van het geven van prioriteiten bij het toekennen van lokalen of zalen in een reservatietool. Hij wil graag weten of in de nieuwe tool een optie wordt voorzien om bepaalde personen, entiteiten, voorrang te verlenen bij het toewijzen van een zaal. Interne organisaties kunnen vaak niet vergaderen omdat externen de zalen bezetten. Gedeputeerde Jiroflée antwoordt dat dit eerder een beleidsbeslissing is. Het succes van het verhuren van de beschikbare zalen, maakt dat er problemen zijn. Ze stelt voor deze problematiek aan te kaarten in de deputatie. Vic Laureys haalt aan dat er bij de gunningscriteria in het bestek er 40 punten werden toegekend aan de prijs en 60 aan de technische en functionele conformiteit. Hij vraagt zich af of het niet wenselijk is een aparte weging te voorzien voor de opgegeven referenties aangezien deze een belangrijk beeld geven of de betrokken firma in staat is de opdracht naar behoren uit te voeren. Marc Vervloet licht toe dat het opgeven van vergelijkbare referenties is opgenomen als selectiecriteria. Een firma die hier niet op kan antwoorden, wordt niet verder toegelaten tot de onderhandelingsrondes. Petra Vanhercke vult aan dat er in het bestek eveneens een demo is voorzien. Elke dienstverlener moet kunnen aantonen dat het gevraagde ook daadwerkelijk kan worden geleverd. De demo zal enerzijds een beeld geven over het technische luik en anderzijds de mate van gebruiksvriendelijkheid van de toepassing aantonen. Wat de demo moet inhouden staat omschreven in het bestek, de inschrijvende firma is dus op de hoogte wat er verwacht wordt. Jo De Clercq vraagt of de gebruiksvriendelijkheid van het product niet apart dient bekeken te worden. Een dergelijk product, waaraan zoveel eisen worden gesteld moet steeds werkbaar blijven voor de gebruikers. Het geheel mag ook niet te zwaar worden. Als we een dermate groot budget uitgeven aan een tool voor facility management moeten we zeker zijn dat die ook gebruikt kan worden. Marc Vervloet antwoordt dat de mensen die het pakket gaan gebruiken ook mee aan de beoordelingstafel zitten. Daarnaast zal ook de demo aan hen worden getoond. De gebruikers bepalen dus mee of het een werkbaar product is. Indien er geen product wordt gevonden dat voldoet aan de eisen, zal de procedure hernomen worden. Er worden geen verdere vragen meer geformuleerd.
Advies: Het agendapunt wordt met een positief advies ter goedkeuring aan de provincieraad voorgelegd. De voorzitster sluit het agendapunt af.
3
Bespreking doelstellingen directie informatica 2010 Marc Vervloet licht aan de hand van het overzicht de resultaten van 2010 toe. Strategische doelstelling 1 OD 1: Het in productie nemen van de toepassing voor de nieuwe procedure bouwberoepen werd oorspronkelijk verschoven wegens de krappe personeelsbezetting. De dienst ruimtelijke ordening nam echter op 15 november 2010 deze toepassing in gebruik.
OD 2: De deelsite voor toerisme werd eind juni in productie genomen. Dit gebeurde binnen de vooropgestelde termijn en budget. OD 3: De module vorming (HR) werd in september in productie genomen. Er werd een tijdje dubbel gedraaid tot eind 2010. Vanaf 1 januari 2011 is deze module definitief in productie. OD 4: Het analyseren en implementeren van een bijkomende module is niet gelukt door interne discussies en niet beschikbaar zijn van de mensen van Northgate Arinso. Sinds begin 2011 werkt men aan de analyse van de module werving & selectie. Deze module zal ook uitstraling hebben naar buiten toe gezien men in de toekomst via de website zal kunnen solliciteren. OD 5: De vervanging van de aanwezige toepassing voor zaalreservatie, helpdesktool en inventaris is in uitvoering en vertraging. Dit punt staat vandaag op de agenda van de raadscommissie. OD 6: Operationele doelstelling 6 werd opgenomen in operationele doelstelling 5. OD 7: De functionele analyse van de subsidiedossiers werd uitgevoerd. Het project wordt nu geïmplementeerd. De ingebruikname is voorzien voor september. Vanaf dan zullen subsidies via de website kunnen aangevraagd worden.
Strategische doelstelling 2 OD 1: De ondersteuning van de helpdesk is een steeds wederkerend aandachtspunt. De gebruikers zijn in het algemeen erg tevreden over de ondersteuning die ze van de helpdesk ontvangen. OD 2: SAP BW (beleidsinformatie) heeft een update gekregen. Deze update werd afgerond op 15 november 2010. OD 3: De directie informatica heeft als doel de buitendiensten even veel functionaliteiten te bieden als de centrale administratie. De domeinen en provinciale instellingen hebben via Citrix toegang tot het provinciale netwerk. De performantie van de verbindingen blijft een probleem. Er is een dossier in voorbereiding om ook dit probleem op te lossen. Strategische doelstelling 3 OD 1: Het serverpark werd vernieuwd, het oude materiaal werd naar het PIVO gebracht om daar te fungeren als backup. Jo De Clercq vraagt of het de bedoeling is om het serverpark in huis te houden. Gedeputeerde Jiroflée antwoordt dat we hiervoor het resultaat van de ICT-studie afwachten.
OD 2: De upgrade van het computernetwerk werd midden 2010 volledig uitgevoerd.
Strategische doelstelling 4 OD 1: In 2010 was er niet voldoende tijd om deze doelstelling op te nemen. De prioriteiten lagen ergens anders.
Strategische doelstelling 5 OD 1: VERA bouwt het digitaal sociaal huis verder uit. De vooropgestelde doelstelling werd behaald. Willy Smout vraagt of ook de doelstellingen van de andere departementen eveneens aan de raadscommissie zullen worden gepresenteerd. Karin Jiroflée antwoordt dat ook de doelstellingen van de andere beleidsdomeinen zullen worden voorgelegd. Er worden geen verdere vragen meer geformuleerd.
Advies: Het agendapunt wordt ter kennisgeving aan de provincieraad voorgelegd. De voorzitster sluit het agendapunt af. 4
Varia Er worden geen verdere vragen of opmerkingen meer geformuleerd.
Einduur van de vergadering 18:40 uur De secretaris,
De voorzitster,
Liesbeth Tobac
Anne Sobrie
