Vergadering raadscommissie Jeugd, cultuur, Vlaams karakter, sport, recreatie en domeinen NOTULEN
Plaats Voorzit(s)ter Aanwezig
kasteel Huizingen Lieve Vanlinthout
Datum 31/03/2015 Aanvangsuur 14:00 uur
Lieve VANLINTHOUT Katleen BURY Ingrid CLAES Nico CRECES Katleen D’HAESE Jo DE CLERCQ Luc DEBRAEKELEER Liselore FUCHS Nicole GEERSEAU-DESMET Dieudonné HORLAIT Jan LAEREMANS Koen MOEYERSONS Geert SCHELLENS Sarah SNEYERS Anne SOBRIE Sonia VAN LAERE Elke ZELDERLOO Linda VAN DEN EEDE
Gedeputeerde
Walter ZELDERLOO
Ambtenaren
Lieven Elst, directeur vrije tijd Tim Jonckers, coördinator uitleendienst Sarah Staut, domeindirecteur Agnetha Van Pee, bestuurssecretaris recreatie Architect XXX
Verontschuldigd
Bernadette STASSENS Guy UYTTERSPROT Eric TORBEYN
Agendapunten
1 Goedkeuring van het verslag van de vorige vergadering Het verslag wordt goedgekeurd zonder opmerkingen
2
Domeinen 2.1.rapport J0 doelstellingenrealisatie 2014 van de domeinen Agnetha Van Pee leidt het agendapunt in aan de hand van een powerpoint (als bijlage bij het verslag). Raadslid Jan Laeremans is van mening dat de meetpunten te mager zijn, de indicatoren beperken zich tot aantallen van bezoekers. Dit is sterk weerafhankelijk, maar we moeten niet alles steken op het weer. Alleen de cijfers van 2014 worden meegegeven, men kan niet vergelijken met 2013. Zijn er andere beleidsindicatoren mogelijk, bv. feedback van bezoekers, vonden de bezoekers de activiteiten zoals bv. putteke winter interessant? Halve Maan Diest geeft meer informatie rond de cijfers, Huizingen niet. En nog een specifiek vraag over het paalkamperen op het provinciedomein het Vinne: bij de opening werd er gesproken over de voorziening van een chemisch of composteerbaar toilet? Hoe is de situatie nu? Is er een toilet voorzien? Lieven Elst antwoordt dat in dat gebied er geen composteerbaar toilet is, zal deze zomer geplaatst worden. Een chemisch toilet is daar niet mogelijk, het gaat over een composttoilet zoals in Meerdaalwoud. Aanvulling verslag: er werd reeds een composttoilet geplaatst (scherm met put achter en hakselhout om te bedekken). Raadslid Jan Laeremans vraag hoe dit in het domein in Diest geregeld is? Lieven Elst antwoordt dat het gaat daar over de trekkershutten, infrastructuur met sanitair. Raadslid Jan Laeremans kom terug op de beleidsindicatoren, kan dit worden aangevuld met andere punten? Lieven Elst antwoordt dat de evaluatie van de evenementen wel degelijk gebeurt door de domeinen zelf. Raadslid Kathleen D’haese stelt vast dat de inkomsten zijn gedaald, te wijten aan de weersomstandigheden. Het aantal regendagen waren niet hoger. Wordt dit bijgehouden? In Kessel-Lo dalen de ontvangsten, het aantal zwembadbezoekers daalt, maar de minderontvangst ligt hoger. Hoe kan dit? Lieven Elst antwoordt dat er een verschil is tussen de domeinen, er is bv. geen zwembad in het Vinne. Bij te warm gaat men niet naar Zoutleeuw wel naar de domeinen met zwembad. Agnetha Van Pee vult aan dat de ontvangsten niet alleen het aantal zwembadbezoekers weergeeft, maar ook gebruik van attracties zoals minigolf, bootjes, de verhuur van infrastructuur, …. Lieven Elst geeft mee dat de dienst Toerisme een tool ontwikkeld heeft dat de relatie tussen het aantal bezoekers en het weer kan voorspellen. Er zal nagekeken worden of deze tool ook toepasbaar is voor de domeinen. Raadslid Kathleen D’haese vraagt of de gebruikers van het zwembad dezelfde zijn als de gebruikers van de attracties. Worden deze dan dubbel geteld? Agnetha Van Pee antwoordt dat dit mogelijk dezelfde bezoekers zijn, maar dit is ook niet altijd het geval. Er is geen manier om dit te registreren. De voorzitster is van mening dat het vaker over of/of gaat in plaats van en/en. Raadslid Jan Laeremans stelt vast dat de scholen in Diest goed gebruik maken van de infrastructuur (o.a. hoogteparcours). Kan men dit niet doen in Huizingen? Het domein leent zich ertoe. Dit zou bv. samen met Bloso kunnen? Sarah Staut verduidelijkt dat er in Huizingen een samenwerking is met de stichting Vlaamse schoolsport. Per jaar bereikt men zo ongeveer 7.000 kinderen en jongeren, tot en met eerste graad van het middelbaar. De leerlingen krijgen een programma aangeboden met activiteiten op de vijver en in het bos.
Raadslid Jan Laeremans vraagt naar cijfers in verband met het hoogteparcours? Aanvulling bij het verslag: Er hebben in 2014 2.013 mensen gebruik gemaakt van de klimpiste en dat waren voor 99 % middelbare scholieren. Sommigen schrijven rechtstreeks bij Betterteams in, anderen via SVS die vervolgens een beroep doen op Betterteams voor de begeleiding.
Advies: positief 2.2 voorontwerp nieuwbouw Huizingen Gedeputeerde Walter Zelderloo leidt het agendapunt in. Op 21 augustus 2014 besliste de deputatie om BC Architecten uit Brussel het ontwerp te laten uitwerken. Er is nu het voorstel om een extra technische ruimte te voorzien waar een centrale waterontharder kan worden opgesteld. Dit is een meerkost van 25.000 euro. Sarah Staut situeert de context van de nieuwbouw aan de hand van een powerpoint (als bijlage bij het verslag). De architect geeft meer toelichting bij het ontwerp, eveneens aan de hand van de ontwerpbouwplannen.. Raadslid Nico Creces informeert naar de termijn van de werken? En hoe wordt de toegang geregeld tijdens de verbouwing? Moet het domein gesloten worden? De architect verzekert dat dat niet het geval is, het gebouw komt op een nieuwe locatie. In verband met de timing van de werken laat de dienst gebouwen weten dat bij het definitief dossier er pas een uitvoeringstermijn bepaald wordt –in overleg met het studiebureau- en in functie van de grootte en aard van de opdracht. Vermoedelijk zal dat hier ca. 1j à 1,5j zijn. Raadslid Jan Laeremans vraagt wanneer de waterontharder aan het zwembad is geplaatst, en of deze het volledige domein kan bedienen? Sarah Staut antwoordt dat de ontharder in 2012 geplaatst is, dus zeer recent, en inderdaad voor het ganse domein kan worden ingezet. Raadslid Koen Moeyersons vraagt of het sanitair van het nieuwe gebouw aangesloten is op regenwater? De architect antwoordt dat dat tegenwoordig de norm is. Raadslid Dieudonné Horlait geeft als tip mee dat de technieken op dit vlak razendsnel evolueren. Ook de normen, bv. EU-regelgeving, zijn recent veranderd. Men zou dit best checken. Raadslid Laeremans vraagt naar de inplanting van de vergaderzaal? De architect toont op de plannen dat het gebouw past in een lichte glooiing. De vergaderzaal situeert zich beneden, rechtstreeks bereikbaar zonder door bureau’s te moeten gaan. Raadslid Kathleen Bury vraagt waar de rij wachtenden zich situeert? De architect verduidelijkt dat er in de toekomst vier kassa’s zullen zijn, en twee aparte kassa’s voor abonnees, scholen… Bovendien is er ook een onthaalplein (vroegere personeelsparking). Raadslid Dieudonné Horlait vraagt of er nagedacht wordt over een abonnement met een chip, zodat die kan gescand worden? Sarah Staut verwijst naar de Halve Maan in Diest, daar werkt men met polsbandjes die gescand worden. Raadslid Nicole Geerseau-Desmet vraagt naar de toegankelijkheid voor mindervaliden. De architect verduidelijkt dat dit voorzien is, er zijn geen trappen. Raadslid Sarah Sneyers vraagt wat voorzien is in verband met de BEN-normen? Zijn er zonnepanelen voorzien? De architect verduidelijkt dat het vooral gaat over de K-waarden in verband met isolatie. In het ontwerp is hier rekening mee gehouden: ramen zijn vooral in de zuidgevel voorzien, de noordkant is meer gesloten. Er is technisch ook gedacht aan een goede ventilatie. Al dan niet zonnepanelen heeft niet direct met de BEN-normen te maken, er moesten ook keuzes gemaakt worden binnen het budget. Advies: positief
3 3.1
UITLEENDIENST rapport J0 doelstellingenrealisatie 2014 van de uitleendienst Tim Jonckers licht dit toe aan de hand van een powerpoint (als bijlage bij het verslag). Er was een kleine daling in 2014. Dit had enerzijds te maken met wegvallen van een ziek personeelslid, anderzijds met het openen van de nieuwe uitleenpost en het herlabelen van materiaal (tijdelijk niet beschikbaar). Voor 2015 wijzen de prognoses op een exponentiële groei. Ook uit een korte rondvraag bij de ‘afhakers’ blijkt een grote tevredenheid over de werking. Afhaken had dan eerder te maken met het niet doorgaan van een activiteit. Raadslid Nico Creces vraagt of de wegenwerken in Bekkevoort geen probleem gaven in verband met de bereikbaarheid? Tim Jonckers antwoordt dat er een goed contact was met de aannemer. Als de weg echt moest opgebroken worden dan plande de aannemer dit op een sluitingsdag van de uitleendienst. Raadslid Jan Laeremans vraagt of het gebruik van geluidsmeters voldoende is ingeburgerd? Tim Jonckers antwoordt dat dit zeker het geval is bij grotere festivals en fuiven. Er werden nog drie nieuwe toestellen aangekocht, deze zijn binnenkort beschikbaar. Raadslid Jo De Clercq vraagt of er veel aanvragen moeten geweigerd worden? Tim Jonckers bevestigt dat dit gebeurt, de uitleendienst is een succesverhaal. Gedeputeerde Walter Zelderloo raadt aan tijdig te reserveren. De voorzitster vraagt of er concurrentie is van Destelheide? Tim Jonckers antwoordt dat Destelheide alleen een verblijfsfunctie heeft. Sowieso heeft de uitleendienst overleg met andere aanbieders, en probeert men complementair te zijn. Gedeputeerde Walter Zelderloo is tevreden met de mooie spreiding, alle regio’s worden bediend. Tim Jonckers verduidelijkt dat er duidelijk nood was aan een derde uitleenpost. Hij volgt de cijfers maand per maand op. De uitleningen in Leuven dalen niet, in Bekkevoort worden dus nieuwe klanten aangetrokken. Raadslid Koen Moeyersons vraagt of er nu op al het oude materiaal het nieuwe logo wordt gegraveerd? Tim Jonckers antwoordt dat dit alleen gebeurt bij nieuw aangekocht materiaal. Advies: positief
3.2. wijziging uitleenreglement Gedeputeerde Walter Zelderloo leidt in. De bedoeling is om in de toekomst naast de verzekering een kleine administratievergoeding aan te rekenen. Tim Jonckers licht de reglementswijzigingen toe aan de hand van een powerpoint (als bijlage bij het verslag). Raadslid Jan Laeremans vraagt of er overlegd wordt met ULDK over klanten die niet geholpen kunnen worden? Tim Jonckers antwoordt dat eventueel nog kan worden doorverwezen naar defensie voor uitleen van tenten. Raadslid Jan Laeremans wil weten hoe vaak men op inspectie ter plaatse gaat? Tim Jonckers antwoordt dat dit een nieuwe mogelijkheid in het reglement is. Dit zal occassioneel gebeuren, bv. bij een vzw waar men niet echt zicht op heeft, op bij vermoedens van doorverhuren van materiaal. Raadslid Jan Laeremans vraagt hoeveel percent er fout gebruik of beschadiging wordt vastgesteld? Tim Jonckers antwoordt dat dit minimaal is, beschadiging is minder dan 1%. Er gaat wel geregeld klein materiaal verloren of gestolen (bv. kabels). Dit wordt gefactureerd. Op een totaal van 30 miljoen waarde van materiaal dat wordt uitgeleend wordt er 10.000 euro per jaar aangerekend. Raadslid Bury vraagt enige soepelheid, bv. in geval van overmacht. Tim Jonckers verzekert haar dat daar rekening mee gehouden wordt. Raadslid Kathleen D’haese vraagt een verduidelijking in verband met ‘bewijs van betaling’. Soms is een overschrijvingsbewijs niet gelijk aan een ‘bewijs van betaling’. Tim Jonckers zegt dat een digitaal bewijs ook in orde is. In de toekomst kan de uitleendienst ook op een eigen rekening van de provincie checken of er geld gestort is. Raadslid Kathleen D’haese wil meer uitleg over de beperking van aantal items in art.5
Tim Jonckers verduidelijkt dat het hier over ‘hot items’ gaat die beperkt beschikbaar zijn, bv. de DJ-sets. Verenigingen kunnen hier max. één exemplaar van ontvangen, er worden geen twee sets aan dezelfde vereniging meegegeven. Raadslid Kathleen D’haese denkt dat er een verkeerde verwijzing staat in het reglement art.6 §6 – moet dit niet verwijzen naar art.14 in plaats van art.9? Raadslid Kathleen D’haese vraagt verduidelijking in verband met de totale te verzekeren waarde van 125.000 euro. Tim Jonckers antwoordt dat het gaat over het totale bedrag van alle materialen die men uitleent. Raadslid Kathleen D’haese vraagt of wat in art.17 staat klopt – de provincie motiveert… Moet dit niet zijn ‘de deputatie motiveert’? Tim Jonckers antwoordt dat dit zo door de juridische dienst is geformuleerd.
Advies: positief 4 Rondvraag Er zijn geen punten voor de rondvraag.
Datum volgende vergadering Einduur van de vergadering
5 mei – aansluitend bij het bureau 15:45 uur
De secretaris,
De voorzitter,
Niek Goossens
Lieve Vanlinthout
