SISTEM PENJUALAN ,PEMBELIAN DAN PENGGAJIAN PEGAWAI PADA RUMAH MAKAN BAKMI MARGONDA Friska Natalia Ferdinand, S. Kom.* dan Amos Andika Abstract It's well known that sales, purchasing and the calculation of transactions by each employee are the important factors in any kind of business, especially in restaurants. This paper will discussed how Bakmi Margonda face it. Indeed, there are problems faced by Bakmi Margonda, which mainly consists of difficulties in calculating transactions. Currently the calculation of transactions of sales, purchasing and employee payroll is done manually, thus it is prone to human error. In order to fix the error and to improve the efficiency and effectiveness of the system in Bakmi Margonda, a computer based system is needed to make the system more accurate and better. This report documents processes involved in Bakmi Margonda. Initially, SDLC (System Development Life Cycle) has been used to develop the old system to the new system in order to obtain better performance. The Processes are illustrated using Data Flow Diagram and each data is explained in a greater detail by using data dictionary. The result of this field work is a computer based application that would assist Bakmi Margonda in conducting its operations, in particular for calculating transaction and processing employee payroll. 1. Pendahuluan Bakmi Margonda merupakan salah satu rumah makan yang menjual bakmi dan menu Chinese food lainnya serta berbagai macam minuman. Rumah makan ini masih menggunakan sistem yang manual dalam proses penjualan dan pembelian serta perhitungan gaji karyawan. Proses penjualan dibagi lagi menjadi dua yaitu proses pemesanan makanan dan pembayaran. Oleh karena itu, untuk mencapai suatu efiesiensi dalam menjalankan usaha ini, maka diperlukan suatu sistem komputerisasi, yang akan menjadi bahan bagi penelitian ini. 2. Pokok permasalahan dan pembatasan masalah. Masalah yang terjadi pada rumah makan ini adalah seringnya terjadi kesalahan perhitungan transaksi pada setiap akhir bulannya. Juga perhitungan gaji yang membutuhkan waktu yang cukup lama untuk menghitungnya secara manual sehingga produktivitas dari pegawai jadi kurang maksimal. Pembatasan masalah dan penulisan laporan ini adalah pengembangan suatu aplikasi berbasiskan komputer. Aplikasi yang akan dibuat adalah aplikasi dengan menggunakan program Visual Basic 6.0 dan dengan basis data menggunakan Microsoft Access versi 2000. Dari aplikasi yang akan dibuat mempunyai fungsi - fungsi seperti pencatatan menu yang disediakan di rumah makan Bakmi Margonda, mencakup pencatatan data dari setiap pegawai yang bekerja di rumah makan ini, perhitungan gaji pokok pegawai, tunjangan Jembur dan total gaji pegawai setiap bulannya, mencakup data - data dari transaksi yang terjadi setiap harinya untuk transaksi penjualan maupun pembelian, mencakup data waiting list jika rumah meja di rumah makan telah terisi, mencakup laporan penjualan, pembelian dan laporan gaji pegawai yang dapat dilihat dan dicetak dengan mudah.
' Asisten Dosen Jurusan Sistem Informasi, Fakultas llmu Komputer, Universitas Pelta Harapan " Mahasiswa Jurusan Sistem Informasi, Fakultas llmu Komputer, Universitas Pelta Harapan Sistem Penjualan, Pembelian ... (F.N. Ferdinand & A. Andika) 253
3. Tujuan Penelitian Tujuan dari penelitian ini adalah untuk membuat suatu aplikasi aplikasi pada rumah makan yang terkomputerisasi agar mencapai hasil yang diinginkan oleh pemilik rumah makan ini. Hasil yang diharapkan dari pembangunan aplikasi tersebut adalah mempercepat proses pemasukan data, menjaga agar data tetap konsisten, memperkecil kesalahan dalam proses pencatatan dan perhitungan, memudahkan pemilik dalam memantau biaya operasional, memudahkan proses pencarian data, dan dari aplikasi tersebut dibuatkan user privilege yang fungsinya adalah untuk menjaga agar aplikasi serta basis data tidak dapat diakses oleh pihak yang tidak berwenang, hanya orang yang mempunyai akses saja yang dapat masuk ke dalam sistem tersebut. 4. Landasan Teori Landasan teori yang banyak digunakan mengenai sistem ini adalah seperti System Development Life Cycle methodology, dan basis data (database). Selain teori- teori tersebut ada juga teori-teori mengenai Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram dan Structure Chart. Teori yang menyangkut pembangunan sistem ini adalah Visual Basic 6.0, Microsoft Access juga digunakan dalam penelitian ini. 5. Sistem saat ini Sistem yang berjalan di rumah makan saat ini masih manual, semua dilakukan dengan pencatatan oleh sumber daya manusia. Seperti, pembelian, penjualan semua nya dicatat secara manual. Setelah pencatatan nota - nota dilakukan, maka dalam waktu berkala dimasukan ke dalam buku besar kemudian dimasukan ke dalam berkas - berkas. Dalam hal ini sering sekali terjadi kesalahan - kesalahan pada perhitungan itu semua, sehingga diperlukan perhitungan berulang - ulang kali untuk mendapatkan hasil yang benar. Ini cukup memakan waktu yang sangat lama, sehingga kerja dari kasir kurang produktif. 5.1 Proses Penjualan Proses penjualan adalah permulaan aktivitas untuk melanjutkan aktivitas - aktivitas selanjutnya pada Rumah Makan Bakmi Margonda. Pada proses penjualan terdapat dua proses utama yaitu proses pemesanan makanan dan proses pembayaran. Proses pemesanan makanan adalah awal mula nya sistem bekerja. Pemesanan makanan dilakukan pada saat pelanggan datang. Workflow proses pemesanan dijelaskan pada Gambar 1. Pelanggan
Pelayan
Kasir
Dapur
_ ™ . — ^
M e m e tan makan an
Mencatat pesanan dan memberi nota pesanan
Menenma nota pesanan dan mengorder
-
r~ Mengantar pesanan
Memasak ses uai 01 lei
Gambar 1. Workflow Proses Pemesanan Makanan Rumah Makan Bakmi Margonda
254
Jurnal llmiah llmu Komputer, Vol. 4 No. 3 September 2006: 253-261
Proses pembayaran dilakukan setelah pelanggan selesai makan dan meminta nota pembayaran. Workflow proses pembayaran dijelaskan pada Gambar 2. Pelanggan
Pelayan
Kasir
£h
4RL A
u_
Mengambil nota pembayaran
Menanyakan nota pembayaran
Menghitung nota p e s a n a n
Mengantar nota pembayaran
Gambar 2. Workflow Proses Pembayaran Makanan Rumah Makan Bakmi Margonda
5.2 Proses Pembelian Proses pembelian memiliki tujuan untuk membeli bahan baku dari pemasok atau supplier. Workflow proses pembelian dijelaskan pada Gambar 3 Supplier
Pelayan
>^\
•1 Mengantar bahan baku
Dapur
Kasir
L
Membayar nota pembelian
Menenma bahan baku dan memeriksa sesuai nota
Menerima bahan baku dan m e l a p o r jika bahan baku habis
k^L
2X_ Memesan bahan baku
Gambar 3. Workflow Proses Pembelian Makanan Rumah Makan Bakmi Margonda
5.3 Proses Penggajian Pegawai Proses penggajian adalah proses untuk menghitung gaji terhadap masing - masing pegawai. Workflow proses penggajian pegawai dijelaskan pada Gambar 4. Kasir <• .T-
%r 53
Membuat laporan absensi
Pemilik
ft ' U M e n g h i t u n g gaji dan membagikannya
Pegawai
L
) 3, t
Menerima gaji
Gambar 4 Workflow Proses Gaji Pegawai Rumah Makan Bakmi Margonda
Sistem Penjualan, Pembelian ... (F.N. Ferdinand & A. Andika)
255
6. Sistem Usulan Sistem yang baru diusulkan berdasarkan hasil analisa sistem lama. Sistem baru yang dibuat guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas kinerja Rumah Makan Bakmi Margonda, namun tidak bertentangan dengan sistem lama. Oleh sebab itu secara garis besar proses atau urutan kegiatan yang terjadi pada sistem usulan disesuaikan dengan sistem yang lama. Sistem Usulan menggunakan tahapan tahapan sesuai dengan tahapan dari System Development Life Cycle yaitu tahap perencanaan, tahap analisa, tahap desain, tahap implementasi. 6.1 Tahap Perencanaan Langkah pertama dalam pembuatan komputerisasi Rumah Makan Bakmi Margonda adalah mengidentifikasi permasalahan yang ada pada saat ini dan tujuan dari sistem yang akan dibangun. Permasalahan yang ditemukan dalam sistem jual-beli Rumah Makan Bakmi Margonda adalah kebanyakan masih dilakukan secara manual. Dengan sistem seperti ini, ketidakefisienan dalam bekerja dan kesulitan dalam mendapatkan informasi secara tepat dan cepat sehingga tidak efektif merupakan hambatan terbesar dalam mencapai produktivitas yang optimal. 6.2 Tahap Analisa Dalam tahap ini dilakukan proses pengumpulan informasi, di mana sebagian besar informasi didapatkan dari hasil wawancara dengan user. Berdasarkan informasi yang diperoleh dirumuskan user requirements untuk sistem yang akan dibangun. Informasi tersebut antara lain: 1) User menginginkan perangkat lunak yang akan dibuat mudah digunakan dan dimengerti olehnya. 2) User menginginkan mendapatkan informasi mengenai laporan penjualan dan pembelian serta perhitungan gaji setiap karyawan sehingga user dapat mengetahui laporan - laporan itu secara bulanan. 6.3 Tahap Desain Tahap ini merupakan tahap yang memakan waktu paling lama dibandingkan dengan tahap-tahap lainnya, sebab dalam tahap ini mencakup: proses pembuatan Data Flow Diagram (DFD), kamus data, basis data, dan piranti lunak yang dibuat dengan menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan Microsoft Access. DFD dirancang untuk menggambarkan proses dan aliran data dalam sistem. DFD yang dibuat merupakan representasi dari sistem usulan dan pembuatannya didasarkan pada hasil analisa terhadap sistem lama. Berikut ini adalah gambar dari DFD, ERD dan rancangan tampilan pada main form.
256
Jurnal llmiah llmu Komputer, Vol. 4 No. 3 September 2006: 253-261
pern bayaran_bahan_baku irfo_.su pplier
kasir
mfo_barang_yang_dibeli keterangan_menu bahan_baku_habis info_pegawai keterangan_meja
bahan_baku_dikinm bahan_baku_dipesan
supplier
pembayaran_barang
laporan ktriman_ditenma bayaranjuna*
sistem rumah makan
pem ilik keb.akan_biaya_operasion3l peoisahaan
uangjunai nama
pengajuan__gaji pegawai
gap
strukjienjualan pemesanan_makanari
pelanggan
Gambar 5. Diagram konteks Sistem Rumah Makan Bakmi Margonda
Sistem Penjualan, Pembelian ... (F.N. Ferdinand & A. Andika)
257
1*0 en
infa_meja identilkasi meja
keterangan_meja
O E
—
CO
-
keterangan_menu
identilkasi menu
infa_menu no_meja
i nfo_pegawai inlb__supplier
nama_antrian
k d_barang_y ang_dijual
t nfe_barang_y ang_dibe n pe m e s an an_mak a nan
3
idenlilkasi pegawa'
CD
idenlitas_pegawai
struk_penjualan uang_!unai
Peaawai
kebijakanbiayaoperational
3 c O
3 T3 C CD
<
3 c E
identilkasi supplier
identitas_supplier
Suppher
kinman_ditenma pern bay aran_bahan_bak u
c
identilkasi keterangan_barang_drtenma barang
baban_baku_habi s
pengajuanjaji
gaji
CA3
Cfl
nam a_ba rang nama_supplier
CD CD
(I
—\ O
h(tung_gajt
infc_pembehan
3
faktur_penjualan
fak lur_pembel an baban baku_dipesan pern bayaran_barang
cn ro CJ1 CO I
ba han_bak u__di k ri m
pern bua tan laporan
ro
a: pemiik perusahaan
alamat
nomeia
jmlkursi
; nmpegawai
Kd peoawai
nomeja
Gambar 7. Entity Relational Diagram
Berikut ini adalah form utama atau form main dari aplikasi Bakmi Margonda. Pada form ini hampir semua kegiatan dapat dilakukan, di mana form ini menggunakan status bar dan menu editor yang terdapat pada program Microsoft Visual Basic 6.0.
Sistem Penjualan, Pembelian ... (F.N. Ferdinand & A. Andika)
259
f*
;»U> T'SIUKfi %&«.•*
!.«»*•
lOM
BAKMI MARGONDA P. Antasari No 17 (021)7664922 Jak-Sel
Gambar 8 Form Main
6.4 Tahap Implementasi Setelah melalui tahapan - tahapan di atas, tahap yang selajutnya adalah tahap implementasi dengan melakukan proses cutover melalui metode parallel. Metode ini digunakan dengan pertimbangan bahwa metode ini merupakan metode yang memiliki resiko paling kecil, juga yang paling aman. Dengan metode ini, user dapat menerapkan sistem baru yang telah dibuat dengan aplikasi berbasiskan Microsoft Visual Basic dan menggunakan database Microsoft Access yang dapat dilakukan bersamaan dengan sistem lama, sehingga user benar - benar yakin bahwa sistem yang baru dapat menggantikan sistem lama
7. Kesimpulan dan Saran Kesimpulan dari keseluruhan yang telah dijelaskan adalah Rumah Makan Bakmi Margonda ini pada awalnya melakukan pencatatan - pencatatan secara manual ditulis di dalam buku saja. Ini mengakibatkan bahwa data - data yang masuk kadang - kadang bisa saja salah karena faktor manusia. Setiap kesalahan akan terlihat pada akhir perhitungan tetapi tidak dapat dilihat data yang mana yang salah. Untuk itu dibuatkan sistem terkomputerisasi, walaupun masih dijalankan oleh manusia, tetapi sistem terkomputerisasi ini sangat membantu dalam mengolah data. Semua masuk ke dalam basis data yang sedemikian rupa, sehingga informasi dapat dilihat lebih cepat dan akurat. Permasalah perhitungan karena kesalahan manusia sudah dapat teratasi, begitu pun juga masalah pada perhitungan gaji yang dapat menunjukan angka yang tepat. Juga pada transaksi penjualan, aplikasi yang dibangun untuk mengatasi masalah pada rumah makan ini sudah cukup bermanfaat dalam pemantauan pemilik dalam memantau biaya operasional dengan adanya fitur laporan, sehingga pemilik dapat melihat dan transaksi penjualan , pembelian dan penggajian pegawai waktu yang diinginkan.
260
Jurnal llmiah llmu Komputer, Vol. 4 No. 3 September 2006: 253-261
Daftar Pustaka [1] Connoly, Thomas and Begg Carolwn, Database System : A Practical Approach to Design, Implementation, and Management England : Addison Wesley Longman Limited., 1999. [2] Halvorson, Michael, Step by Step Microsoft Visual Basic 6.0 Professional,Jakarta: PT. Elex Media Komputindo, 2001. [3] Kendall, Penny A., Introduction to System Analysis and Design : A Structured Approach third edition. USA : Times Mirror Higher Educaction Group, Inc.Company, 1996. [4] Kerman, Mitchell C and Brown Ronald L, Computer Programming Fundamentals With Applications in Visual Basic 6.0. USA : Addison Wesley Longman, Inc., 2000 [5] McLeod Jr, Raymond and Schell, George, Management Information Systems USA : Prentice Hall-International, lnc.,2001. [6] Rob, Peter and Coronel, Carlos, Database Systems - Design Implementation, and Management, 3rd Edition, USA:Course Technology, 1997. [7] Yuswanto, Panduan Belajar Microsoft Acces 2002, Surabaya : Prestasi Pustaka, 2002.
Sistem Penjualan, Pembelian ... (F.N. Ferdinand & A. Andika)
261
PETUNJUK PENULISAN NASKAH 1. 2.
3.
4.
5.
6. 7.
8.
Naskah-naskah yang dimuat dalam Jurnal FIK - UPH meliputi topik seputar llmu Komputer. Naskah dapat ditulis dalam Bahasa Indonesia atau Bahasa Inggris, dapat berupa hasil penelitian atau studi kepustakaan yang belum pernah diterbitkan dalam media iainnya. Apabila pernah dipresentasikan dalam seminar/ lokakarya, agar diberikan keterangan yang lengkap. Isi naskah minimal : abstrak (maksimum 300 kata), pendahuluan, (latar belakang, tujuan / permasalahan), metodologi penelitian bila ada, pembahasan, hasil penelitian (bila ada), kesimpulan, saran dan daftar pustaka. Naskah diketik dengan menggunakan program Microsoft Word, dengan format .doc. Diserahkan dalam bentuk softcopy dan hardcopy kepada Redaksi Jurnal FIK - UPH selambat-lambatnya 2 bulan sebelum waktu penerbitan (waktu terbit 3 kali dalam setahun, yaitu pada bulan Januari, Mei, dan September). Ketentuan standard pengetikan naskah (soft template dapat diminta dari redaksi): 1) Ukuran Kertas: 18 x 24 cm 2) Jenis huruf Arial, ukuran 10 pt 3) Jarak ketikan 1 spasi 4) Jumlah halaman 6 -15 halaman 5) Abstrak ditulis dalam Bahasa Inggris 6) Penggunaan istilah asing yang belum lazim digunakan dalam Bahasa Indonesia dicetak miring (italic) 7) Gambar diberi nomor dan judul pada posisi bawah gambar 8) Tabel diberi nomor dan judul pada posisi atas tabel. Redaksi berhak melakukan editing tanpa berubah isi dan makna tulisan. Apabila pada waktu editing terdapat ketidakjelasan isi dan makna pada tulisan, maka tulisan akan dikembalikan kepada penulis untuk diperbaiki. Penulis diberi waktu 1 minggu untuk mengembalikan naskah tersebut kepada Redaksi. Persamaan matematika harus diberi nomor urut dalam kurung biasa (n), dengan cara penulisan rata kanan (right justified). Untuk referensi silang atau kutipan, penulisannya sama seperti pengacuan daftar pustaka, tetapi harus dilengkapi dengan nomor halaman. Referensi harus dipanggil dari dalam isi naskah (tidak hanya ada dalam daftar pustaka) Kepustakaan atau referensi diurutkan secara ascending (A-Z), lengkapnya . 1) Untuk Buku, harus mencatumkan: nama pengarang, judul buku (cetak tebal, biasa atau miring (bila dalam bahasa asing), lokasi, nama penerbit, halaman acuan (bila ada) dan tahun terbit 2) Untuk Artikel / Jurnal harus mencantumkan: nama pengarang, judul artikel, judul buku/ majalah/ jurnal (cetak miring), volume, nomor, , halaman acuan (bila ada) dan tahun terbit Cara Penulisan referensi adalah huruf pertama dari nama keluarga / surname, jika tidak ada nama keluarga, baru dipakai 3 huruf pertama dan nama depan; bila ada lebih dari 3 pengarang, masukkan maksimal 3 nama seperti [DFA 1999]. Ketika diacu penulisannya seperti : ".whereas OLAP is used to explore data from data warehouse [CHS 1998]." Dalam daftar pustaka nama keluarga ditulis dulu, diikuti dengan nama depan (bila ada), dipisahkan dengan tanda koma, dan diakhiri dengan tand semi kolon Contoh penulisan di dalam daftar pustaka :
Petunjuk Penulisan Naskah
[CHS 1998]
[DFA1999] [EN 1998] [Yog 1995] [Wei 2003]
Cabena, Peter; Hadjinian, Pablo; Stadler, Rolf; Verhees, Jaap; Zanasi, Alessandro; Discovering Data Mining from Concept to Implementation, Prentice Hall, New Jersey, p. 22, 1998. Dix, Alan J.; Finlay, Janet E.; Abowd, Gregory D.; HumanComputer Interaction, Prentice Hall, 1999 Elmasri, & Navathe; Fundamentals of Database Organization, Prentice Hall Inc, 1998. Yogiyanto H.M; Analisis dan Disain Sistem Informasi, Edisi 5, Andi Offset Yogyakarta, 1995. Weir, Jason; Data Mining: Exploring the Corporate Asset, in /S Management Handbook, eds. Carol V. Brown and Heikki Topi, 8lh edn., Auerbach Publications, Boca Raton, p. 307, 2003.
Untuk referensi situs web, bila ada, penulisannya diurutkan secara terpisah dari daftar pustaka, diberi urutan secara abjad, serta harus mencatumkan: nama pengarang (bila ada), judul situs, cetak tebal-biasa atau cetak miring bila dalam bahasa asing, alamat situs, dan tanggal/tahun akses / publikasi (bila ada). Ketika diacu, cukup dengan memanggil huruf abjadnya, misalnya, " ...masalah ini juga dibahas di [b]." Contoh penulisan setelah daftar pustaka:
8. 9.
Websites: a Documentum, The role of Enterprise Content Management in a Knowledge Management Strategy [online], Documentum, available WorldWideWeb
, 2002. b Conklin, E Jeffrey; Designing Organizational Memory: Preserving Intellectual Assets in a Knowledge Economy [online], Group Decision Support Systems, available World Wide Web , 1996. c. Maki, Eerikki; and Jarvenpaa, Eila; Building Knowledge Sharing Culture to Promote Knowledge Creation [online], available World WideWeb
Petunjuk Penulisan Naskah
