Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI DAN GURU PADA SMK NEGERI 1 KELAPA
Dwi Nur Duwinta Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email:
[email protected] Abstraksi
Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pangkalpinang adalah suatu dinas yang menangani berbagai macam administrasi kependudukan dan pencatatan-pencatatan administrasi masyarakat. Dinas ini beralamat di Jln. Soekarno Hatta, No. 45, Pangkalpinang. Permasalahan yang dihadapi sekaligus ditemui pada Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pangkalpinang ini adalah pembagian gaji yang kurang efektif dan sedikit kurang modern sehingga menimbulkan masalah, memakan waktu yang lama dalam penyajian data penggajian dan kurangnya keakuratan dalam pembagiannya, serta kurang baiknya penyimpanan data sehingga bisa menimbulkan kekacauan. Pada zaman yang semakin modern atau era globalisasi ini tentu saja penggunaan komputer sangatlah berpengaruh dalam dunia kerja. Apalagi untuk menghitung jumlah gaji para pegawai. Jadi selain untuk mempermudah dalam pembagiannya gaji pegawai juga sangat akurat dibandingkan sistem yang digunakan sebelumnya yang masih belum begitu maju kalau dilihat dari era sekarang yang lebih fleksibel. Kata kunci: Object oriented analysis design, Sistem Informasi Akademik, SMK N 1 Kelapa
1
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
1. Pendahuluan d. Bisa menyebabkan kesalahan pengentrian data yang ada.
1.1 Latar Belakang Masalah Pada zaman yang semakin modern atau era globalisasi ini tentu saja penggunaan komputer sangatlah berpengaruh dalam dunia kerja. Apalagi untuk menghitung jumlah gaji para Pegawai. Jadi selain untuk mempermudah dalam pembagiannya gaji Pegawai juga sangat akurat dari sistem yang digunakan sebulumnya yang masih belum begitu maju kalu dilihat dari era sekarang yang lebih fleksibel. Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Pangkalpinang yang beralamat di Jln. Soekarno Hatta, No. 50 Pangkalpinang juga menggunakan komputer sebagai alat untuk mempermudah dalam proses penyajian data serta penghitungan gaji pegawai. Masalah penggajian ini sangat penting sekali karena selain untuk mengetahui hasil yang akurat juga bisa untuk mengetahui nilai-nilainya yang lebih rinci. Jadi supaya semuanya terasa adil dalam pembagiannya dan tidak ada yang terbelakangi, karena pada saat Pegawai lain merasa gajinya kurang memuaskan, kita bisa memberikan bukti apakah gaji yang terima memang layak untuk diberikan melihat dari apa yang telah Pegawai kerjakan selama bekerja diDinas tersebut. jadi sudah ada bukti dari rancangan sistem yang telah ada. Jadi rancangan sistem ini sangat berguna sekali selain hemat waktu juga menemukan hasil yang lebih akurat. Semoga dengan adanya rancangan sistem ini sangat membantu Dinas ini dalam menemukan keadilan untuk para Pegawai supaya semuanya terasa adil dan memuaskan . Berdasarkan penjelasan atau uraian singkat diatas yang dilihat begitu penting, dalam melaksanakan laporan Skripsi ini, maka penilis menamakan judul dengan “Rancangan Sistem Informasi Penggajian Berbasis Aplikasi Desktop Pada Dinas Kependudukan Dan Pencatatan Sipil Pangkalpinang ”.
1.3
Tujuan Penelitian Dengan melihat dari permasalahan yang timbul, maka perancangan sistem ini mempunyai tujuan sebagai berikut : a. Menghasilkan sistem yang lebih efektif dan efisien dibandingkan sistem yang sedang berjalan saat ini. b. Mempermudah dan memperlancar cara kerja pegawai dalam pengolahan data penggajian pegawai c. Mencari jalan keluar untuk mengatasi kelemahankelemahan dari sistem yang sedang dipakai. d. Meningkatkan efektifitas dan produktifitas kerja Pegawai dalam penyajian laporan daftar gaji Pegawai. e. Membuat laporan Skripsi, dalam rangka menyelesaikan pendidikan program sarjana pada STMIK Atma Luhur Pangkalpinang. 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Landasan Teori Sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen sistem yang berapa didalam suatu ruang lingkup organisasi, saling berinteraksi untuk menghasilkan sebuah informasi yang bertujuan untuk pihak manajemen tertentu dan untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2. Sistem Informasi Peenggajian Gaji adalah suatu bentuk pembayaran periodik dari seorang majikan pada karyawannya yang dinyatakan dalam suatu kontrak kerja. Dari sudut pandang pelaksanaan bisnis, gaji dapat dianggap sebagai biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan sumber daya manusia untuk menjalankan operasi, dan karenanya disebut dengan biaya personel atau biaya gaji. Dalam akuntansi, gaji dicatat dalam akun gaji. Dalam lingkup pegawai negeri, gaji memiliki definisi sendiri, yakni pengeluaran untuk kompensasi yang harus dibayarkan kepada pegawai pemerintah berupa gaji pokok ditambah dengan tunjangantunjangan yang sah yang berhak diterima oleh penerima gaji berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku.
1.2 Perumusan Masalah Permasalahan yang dihadapi adalah : a. Pembagian gaji yang kurang memuaskan dan sedikit kurang modern sehingga menimbulkan masalah. b. Memakan waktu yang lama dalam penyajian data penggajian dan kurangnya keakuratan dalam pembagiannya. c. Kurang baiknya penyimpanan data sihingga bisa menimbulkan kekacauan dalam hal ini.
2
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
3. Metode Penelitian
4
Dependency
5
Include
6
Extend
7
Association
8
Association antara
Metode penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. Pengumpulan data dengan metode sebagai berikut : 1) Metode Observasi (pengamatan lapangan) 2) Metode interview ( wawancara) 3) Metode kepustakaan b. Analisa sistem informasi berorientasi obyek terdiri dari : 1) Activity Diagram 2) Analisa Keluaran dan Masukan Sistem Berjalan 3) Package Diagram 4) Use Case Diagram 5) Use case Description c. Perancangan sistem informasi berorientasi obyek yaitu : 1) Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Logical Record Structure (LRS) 3) Tabel/Relasi 4) Spesifikasi Basis Data 5) Rancangan Dokumen Keluaran 6) Rancangan Dokumen Masukan 7) Rancangan Layar Program 8) Sequence diagram 9) Conceptual Data Model 10) Normalisasi 11) Class Diagram
actor dan use case
Adapun model-model yang digunakan untuk analisa salah satunya sebagai berikut: NO
SIMBOL Actor
Merupakan Kesatuan Eksternal yang berinteraksi dengan sistem
Use Case
Rangkaian / uraian kelompok Yang saling terkait dan Membentuk sistem Menggambarkan hubungan Khusus atau interaksi Dalam objek
1
2
3
Generation
9
System
10
Collaboration
KETERANGAN
3
Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent). Menspesifikasika n bahwa use case sumber secara eksplisit. Menspesifikasika n bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan. Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya. Ujung panah pasa association antara actor dan use case mengindikasikans iapa/apa yang meminta interaksi dan bukannya mengindikasikan aliran data. Menspesifikasika n paket yang menampilkan sistem secara terbatas. Interaksi aturanaturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan elemenelemennya (sinergi).
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
11
Note
4.3. Rancangan Basis Data sebagai landasan untuk membuat implementasi basis data. 1) Entity Relationship Diagram (ERD)
Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi
M
Absen
Isi Nip NoAbsensi
NoAbsensi Periode TglAbsen Sakit Alpa Izin
Tabel 1 Simbol Use Case Diagram
1 1
Golongan
4. Hasil dan Pembahasan
pakai
M
Pegawai
KdGolongan NmGolongan Gajipokok
4.1. Pembahasan Pembahasan untuk mengatasi permasalahan yang timbul dari penerapan sistem secara manual yaitu meliputi sebagai berikut : 1) Proses Pendataan Pegawai 2) Proses Absensi Pegawai 3) Proses Penyerahan Gaji 4) Proses Pembuatan Laporan Gaji
1
M
Nip NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama Status
1
Punya KdJab Nip
Jabatan KdJabatan NmJabatan
Dapat Nip NoSlip
M Potongan
N
Kena
KdPot NmPot BesarPot
M
NoSlip KdPot JmlPot
Slip M NoSlip TglSlip Periode Gaji
Beri NoSlip KdTun JmlTun
4.2. Use Case Diagram Tahap pertama dalam perancangan sistem adalah membuat use case diagram, sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem. Use case diagram juga menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem (actor), rancangan hasil analisa tersebut dikelompokkan menggunakan package, rancangan hasil analisa tersebut adalah sebagai berikut :
N Tunjangan KdTun NmTun BesarTun
Gambar 2 Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Transformasi Diagram ERD ke LRS M
Absen
Isi Nip NoAbsensi
NoAbsensi Periode TglAbsen Sakit Alpa Izin
Entry Data Golongan
1 Golongan
Entry Data Jabatan
1
pakai
M
KdGolongan NmGolongan Gajipokok
Pegawai 1
Entry Data Pegawai
M
Nip NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama Status
Punya KdJab Nip
Dapat
Entry Data Tunjangan
Nip NoSlip
Bendahara M Potongan
Entry Data Potongan
KdPot NmPot BesarPot
Entry Absensi
N
Kena NoSlip KdPot JmlPot
M
Slip M NoSlip TglSlip Periode Gaji
Beri NoSlip KdTun JmlTun
<
>
Cetak Slip Gaji
Entry Data Gaji
N Tunjangan KdTun NmTun BesarTun
Cetak Laporan Data gaji
Gambar 1 Use Case Diagram Penggajian Pegawai
Gambar 3 Transformasi ERD ke LRS
4
1
Jabatan KdJabatan NmJabatan
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
3) Logical Record Structure (LRS)
4.4. Rancangan Layar Berikut ini gambar beberapa bentuk rancangan layar yang dibuat beserta format datanya.
Absen NoAbsensi Periode TglAbsen Sakit Alpa Izin Cuti Nip
Form Menu Utama
Master Transaksi Cetak Laporan Data Gaji Keluar
APLIKASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL PANGKALPINANG
Nip
Pegawai
Golongan KdGolongan NmGolongan Gajipokok
KdGolongan
Nip NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama Status KdGolongan KdJabatan
Jabatan KdJabatan
KdJabatan NmJabatan
Gambar 5
Rancangan Layar Menu Utama Form Menu Utama
Nip
Master Transaksi Cetak Laporan Data Gaji Keluar Entry Data Jabatan Entry Data Golongan Entry Data Pegawai Entry Data Tunjangan APLIKASI PENGGAJIAN PEGAWAI Entry Data Potongan
Slip Beri NoSlip
NoSlip KdPot JmlPot KdPot
NoSlip TglSlip Periode Nip Gaji
Kena NoSlip
NoSlip KdTun JmlTun
Potongan KdPot NmPot BesarPot
PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL PANGKALPINANG
KdTun Tunjangan KdTun NmTun BesarTun
Gambar 4 Logical Record Structure
Gambar 6 Rancangan Layar Menu Master
5
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Form Entry Data Pegawai
Form Entry Data Jabatan
DATA PEGAWAI
DATA JABATAN Kode Jabatan
:
Nama Jabatan
:
Simpan
Auto Input
Ubah
Hapus
Batal
Keluar
Nip
:
Nama Pegawai
:
Input
Alamat
:
Input
Input
Tempat Lahir
:
Input
Jenis Kelamin
:
Input
Agama
:
Input
Status
:
Input
Tgl. Lahir :
Kode Jabatan
Nama Jabatan
Kode Jabatan
:
Input/Pilih
Display
Display
Nama Jabatan
:
Display
Display
Display
Kode Golongan
:
Input/Pilih
Nama Golongan
:
Display
Gaji Pokok
:
Display
Simpan
Gambar 7 Rancangan Layar Entry Data Golongan Form Entry Data Golongan
Ubah
Hapus
Batal
Input
Keluar
Nip
Nama Pegawai
Alamat
Tempat Lahir
Tgl. Lahir
Jenis Kelamin
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
DATA GOLONGAN Kode Golongan
:
Nama Golongan
:
Input
Gaji Pokok
:
Input
Simpan
Gambar 9 Rancangan Layar Entry Data Pegawai
Auto
Ubah
Hapus
Batal
Kode Jabatan
Nama Jabatan
Gaji Pokok
Display
Display
Display
Display
Display
Form Entry Data Tunjangan
Keluar
DATA TUNJANGAN Kode Tunjangan
:
Auto
Nama Tunjangan
:
Input
Besar Tunjangan
:
Input
Display
Simpan
Gambar 8 Rancangan Layar Entry Data Jabatan
Ubah
Hapus
Batal
Keluar
Kode Tunjangan
Nama Tunjangan
Besar Tunjangan
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Gambar 10 Rancangan Layar Entry Data Tunjangan
6
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Form Entry Data Potongan
Form Entry Absensi
DATA POTONGAN Kode Potongan
:
Auto
Nama Potongan
:
Input
Besar Potongan
:
Input
Simpan
Ubah
Hapus
DATA ABSENSI
Batal
Kode Potongan
Nama Potongan
Besar Potongan
Display
Display
Display
Display
Display
Keluar
Periode
:
Pilih
Nip
No. Absensi
:
Auto
Nama Pegawai :
Display
Tgl. Absensi
:
sysdate
Alamat
:
Display
Sakit
:
Input
Golongan
:
Display
Alpa
:
Input
Jabatan
:
Display
Izin
:
Input
:
Pilih/input
Display
Gambar 11 Rancangan Layar Entry Data Potongan
Simpan
Master Transaksi Cetak Laporan Data Gaji Keluar Entry Absensi Cetak Slip Gaji
Keluar
Sakit
Alpa
Izin
Nip
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Periode
Form Menu Utama
Batal
No. Absensi Tgl. Absensi
Gambar 13 Rancangan Layar Entry Absensi
APLIKASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA DINAS KEPENDUDUKAN DAN PENCATATAN SIPIL PANGKALPINANG
Gambar 12 Rancangan Layar Menu Transaksi
7
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
5. Kesimpulan dan Saran
Form Cetak Slip Gaji
5.1. Kesimpulan Kesimpulan yang ditarik dari uraian diatas adalah : a. Dengan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat mengurangi atau membantu proses pekerjaan menjadi lebih cepat. b. Sistem komputerisasi yang baik harus didukung oleh sumber daya manusia yang mengerti akan sistem tersebut mulai dari perancangan sistem yang dibutuhkan hingga perawatan sistem yang ada. c. Dengan sistem komputerisasi membantu tingkat manajemen mengambil keputusan untuk menerapkan kebijaksanaan di masa kini atau masa yang akan datang berdasarkan hasil pengolahan data dari informasi yang tersedia dalam sistem tersebut. d. Hasil pendataan barang yang sangat akurat dan cepat. e. Pada penulisan ini menggunakan sistem komputerisasi diharapkan kontrol atau pengawasan dapat lebih akurat. f. Dengan sistem komputerisasi ini diharapkan pelaksanaan pembelian tunai akan lebih baik lagi.
CETAK SLIP GAJI :
Periode No. Slip Tgl. Slip
: :
Input Auto
Nip
:
Input/pilih
Nama Pegawai
: : : :
Display
Alamat
sysdate
Golongan Jabatan
Kode Tunjangan
Display
Besar Tunjangan
Nama Tunjangan
Input
Display Display
Display
Jumlah
Display
Total
Input
Display
No
Kode Tunjangan
Nama Tunjangan
Besar
Jumlah
Total
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Total Tunjangan
Display
Gaji Pokok
Display
Gaji Kotor
Display
Tambah
Kode Potongan Input
Nama Potongan
Besar Potongan
Display
Jumlah
Display
Input
Total Display
No
Kode Potongan
Nama Potongan
Besar Potongan
Jumlah
Total
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Tambah
Cetak
Display Batal
Display Keluar
Gambar 14 Rancangan Layar Cetak
Total Potongan
Display
Gaji Bersih
Display
5.2. Saran Agar pelaksanaan sistem dapat berjalan dengan baik dan sebagaimana mestinya disarankan perusahaan : a. dibutuhkan sumber daya manusia yang mengerti dan ahli tentang sistem yang dibangun untuk perawatan serta pengembangan dari sistem yang sudah ada menjadi hal yang tidak kalah penting. Karena diharapkan dengan komputerisasi yang menyeluruh dapat mengontrol dan mengevaluasi setiap bagian. b. Data yang ada sebaiknya di Back up. Agar suatu ketika jika ada masalah data yang hilang atau ketimpangan informasi antara pimpinan yang lama dengan yang baru, informasi tersebut tetap aman. c. Diharapkan sistem yang manual dapat diganti dengan sistem yang terkomputerisasi walaupun secara bertahap, agar semua proses menjadi terkontrol, serta pembuatan laporan dapat disusun lebih terinci dan jelas.
Slip Gaji
Laporan Penjualan
Tanggal : S/d
Pilih
Cetak
Pilih
Keluar
Gambar 14 Rancangan Layar Laporan
Gaji
8
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
[MCLEOD 2002]
Daftar Pustaka [ASSAURI 2004]
Grady,
[MUNAWAR 2005]
James
Pengantar
Teknologi
Informasi.
Semarang:
[SUTABRI 2004]
Yogyakarta: Andi, 2004 [SUHENDARA 2002] Suhendara, Hariman Gunadi.
Jilid
Visual
I,
Menggunakan
Yogyakarta: Andi, 2005
[TAMPUBOLON 2004] Tampubolon.
Bandung, 2007 C.J.L.
Management.
Sistem
Hasibuan,
Malayu
2004 SP.
Manajemen Sumber Daya Manusia: STIE YKPN, 2000 [JEFFRY 2004]
Jeffry L, Whitten, Lonie D. Bentley, Kevin C. Dittman. Methode
Desain
dan
Analisis Sistem, Edisi 6. Yogyakarta: Andi, 2004 [MARCHEWKA 2004]
Marchewka, Jack T, Siklus Hidup
Proyek.
dan
Risk PT
Elex
Media Komputindo: Jakarta,
Manajemen.
Jakarta: Grasindo, 2008 [HASIBUAN 2000]
UML
Informatika Bandung, 2002
Data. Bandung: Informatika
Informasi
Modelling
Rrational Rose. Bandung:
[FATANSYAH 2007] Fatansyah. Komputer Basis
Gaol.
Sutabri, Tata, S.Kom, MM. Analisa Sistem Informasi.
Pendukung Keputusan dan
[GAOL 2008]
Munawar, Pemodelan Visual
Ilmu, 2005
Efraim, Turban, dkk. Sistem
Cerdas
Jakarta:
dengan UML. Jakarta: Graha
Salemba Infotek, 2005
Sistem
Informasi
Grasindo, 2002
Rumbaugh, Ivar Jacobson.
[EFRAIM 2005]
Raymond.
Manajemen.
Grafindo Persada, 2004 Booch,
JR,
Sistem
Assauri, Sofyan. Manajemen Pemasaran. Jakarta : PT
[BOOCH 2005]
Mcleod,
Jakarta:
Grasindo, 2004
9
