Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI DAN GURU PADA SMK NEGERI 1 KELAPA
Dwi Nur Duwinta Sistem Informasi STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG Jl.Jend. Sudirman Selindung Lama Pangkalpinang Kepulauan Babel email:
[email protected] Abstraksi
Sistem Informasi Penggajian Pegawai pada SMK Negeri 1 Kelapa saat ini mengalami permasalahan dalam penyajian informasi terkait dengan perhitungan gaji, total gaji secara keseluruhan, proses terkait dengan perhitungan berdasarkan beberapa komponen potongan. Proses pengajian juga terkait dengan informasi dari pegawaipegawai tersebut dan dengan demikian dibutuhkan penginputan terlebih dahulu data dari para pegawai untuk mendapatkan sebuah database yang diperlukan. Untuk menghasilkan informasi yang berkualitas dibutuhkan komponen yang terkait seperti data Pegawai secara lengkap, data tentang komponen-komponen gaji, tunjangan dan potongan yang harus dibayarkan, perangkat lunak yang mendukung proses perhitungan gaji kotor dan gaji bersih, perangkat keras serta prosedur yang terkait didalamnya. Pengembangan Sistem Informasi ini di hasilkan dengan metodologi pengembangan yang terstruktur, mengambarkan proses-proses mulai menghasilkan database Pegawai, komponen perhitungan dari Gaji Kotor dan perhitungan Gaji Bersih serta menghasilkan beberapa informasi yang tercetak sebagai bentuk laporan kepada kepala sekolah terkait. Database dimanfaatkan untuk menghasilkan sebuah aplikasi yang dapat membantu menghasilkan informasi dengan dukungan database.
Kata kunci: Object oriented analysis design, Sistem Informasi Akademik, SMK N 1 Kelapa
1
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
1. Pendahuluan b. Kemungkinan terjadinya kesalahan pencatatan dan perhitungan atas transaksi penggajian yang terjadi. c. Penyimpanan dokumen yang masih menggunakan arsip sebagai media penyimpanan, sehingga mengalami kesulitan dalam melakukan pengurutan dan pencarian dokumen jika dibutuhkan sewaktu-waktu. d. History data kurang jelas.
1.1 Latar Belakang Masalah Perkembangan teknologi komputer pada saat sekarang ini mempunyai peranan yang sangat penting dalam kehidupan masyarakat. Teknologi yang berkembang sesuai tuntutan zaman menjadi sarana yang sangat mendukung untuk menangani berbagai permasalahan yang timbul dalam mengelola dan menyelesaikan permasalahan yang ada di Perusahaan, Instansi maupun organisasi. Begitu juga dengan SMK N 1 Kelapa, yang sudah menggunakan komputer untuk mengelola berbagai permasalahan kerja yang ada dilingkungan sekolah sehingga aktivitas kerja dapat berjalan lancar dan semakin baik. SMK N 1 Kelapa dalam mengolah data tentang informasi Penggajian pegawai dan guru menggunakan komputer, namun penggunaannya belum maksimal. Hal itu terjadi dikarenakan semakin bertambahnya data yang diperlukan untuk dicatat sebagai dokumen. Mengingat pentingnya peranan sistem penggajian, maka sistem tersebut harus didesain dengan baik agar dapat memberikan layanan yang mencukupi bagi pegawai serta dapat membantu memberikan dukungan informasi bagi pihak manajemen dalam pengambilan keputusan, dapat berupa informasi yang berkualitas yang disajikan dalam bentuk laporan. Hal ini perlu didukung oleh sistem informasi yang mampu menyediakan informasi secara cepat dan akurat mengingat penggajian adalah salah satu proses dalam organisasi yang rentan terhadap masalah. Kesalahan perhitungan atau keterlambatan pembayaran gaji merupakan contoh masalah yang sering dihadapi dalam sistem penggajian. Tujuan dari penelitian ini adalah dalam rangka membangun sistem informasi yang berbasis aplikasi desktop yang mampu menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang akurat, tepat waktu serta relevan dan efektif. Berdasarkan uraian singkat diatas, dalam melaksanakan laporan Skripsi, maka penulis akan memberi judul : “Aplikasi Sistem Informasi Penggajian Pegawai dan Guru Pada SMK Negeri 1 Kelapa”.
1.3
Tujuan Penelitian Dengan melihat dari permasalahan yang timbul, maka perancangan sistem ini mempunyai tujuan sebagai berikut : a. Menghasilkan sistem yang lebih efektif dan efisien dibandingkan sistem yang sedang berjalan saat ini. b. Mempermudah dan memperlancar cara kerja pegawai dalam pengolahan data penggajian pegawai c. Mencari jalan keluar untuk mengatasi kelemahankelemahan dari sistem yang sedang dipakai. d. Meningkatkan efektifitas dan produktifitas kerja Pegawai dalam penyajian laporan daftar gaji Pegawai. e. Membuat laporan Skripsi, dalam rangka menyelesaikan pendidikan program sarjana pada STMIK Atma Luhur Pangkalpinang. 2. Tinjauan Pustaka 2.1. Landasan Teori Sistem informasi adalah sekumpulan komponen-komponen sistem yang berapa didalam suatu ruang lingkup organisasi, saling berinteraksi untuk menghasilkan sebuah informasi yang bertujuan untuk pihak manajemen tertentu dan untuk mencapai tujuan tertentu. 2.2. Sistem Informasi Peenggajian Gaji adalah suatu bentuk pembayaran periodik dari seorang majikan pada karyawannya yang dinyatakan dalam suatu kontrak kerja. Dari sudut pandang pelaksanaan bisnis, gaji dapat dianggap sebagai biaya yang dibutuhkan untuk mendapatkan sumber daya manusia untuk menjalankan operasi, dan karenanya disebut dengan biaya personel atau biaya gaji. Dalam akuntansi, gaji dicatat dalam akun gaji. Dalam lingkup pegawai negeri, gaji memiliki definisi sendiri, yakni pengeluaran untuk kompensasi yang harus dibayarkan kepada pegawai pemerintah
1.2 Perumusan Masalah Permasalahan yang dihadapi adalah : a. Lamanya waktu yang diperlukan dalam melakukan pencarian dan pencatatan data-data gaji Pegawai sehingga dalam pembuatan laporan sering mengalami keterlambatan.
2
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
berupa gaji pokok ditambah dengan tunjangantunjangan yang sah yang berhak diterima oleh penerima gaji berdasarkan peraturan perundangundangan yang berlaku. 3. Metode Penelitian
3
Generation
4
Dependency
5
Include
6
Extend
7
Association
8
Association antara
Metode penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut : a. Pengumpulan data dengan metode sebagai berikut : 1) Metode Observasi (pengamatan lapangan) 2) Metode interview ( wawancara) 3) Metode kepustakaan b. Analisa sistem informasi berorientasi obyek terdiri dari : 1) Activity Diagram 2) Analisa Keluaran dan Masukan Sistem Berjalan 3) Package Diagram 4) Use Case Diagram 5) Use case Description c. Perancangan sistem informasi berorientasi obyek yaitu : 1) Entity Relationship Diagram (ERD) 2) Logical Record Structure (LRS) 3) Tabel/Relasi 4) Spesifikasi Basis Data 5) Rancangan Dokumen Keluaran 6) Rancangan Dokumen Masukan 7) Rancangan Layar Program 8) Sequence diagram 9) Conceptual Data Model 10) Normalisasi 11) Class Diagram
actor dan use case
Adapun model-model yang digunakan untuk analisa salah satunya sebagai berikut: NO
SIMBOL Actor
1
2
Use Case
9
System
10
Collaboration
KETERANGAN Merupakan Kesatuan Eksternal yang berinteraksi dengan sistem Rangkaian / uraian kelompok Yang saling terkait dan Membentuk sistem
3
Menggambarkan hubungan Khusus atau interaksi Dalam objek Hubungan dimana perubahan yang terjadi pada suatu elemen mandiri (independent) akan mempengaruhi elemen yang bergantung padanya elemen yang tidak mandiri (independent). Menspesifikasika n bahwa use case sumber secara eksplisit. Menspesifikasika n bahwa use case target memperluas perilaku dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan. Apa yang menghubungkan antara objek satu dengan objek lainnya. Ujung panah pasa association antara actor dan use case mengindikasikans iapa/apa yang meminta interaksi dan bukannya mengindikasikan aliran data. Menspesifikasika n paket yang menampilkan sistem secara terbatas. Interaksi aturanaturan dan elemen lain yang bekerja sama untuk menyediakan prilaku yang lebih besar dari jumlah dan elemenelemennya (sinergi).
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
11
Note
Elemen fisik yang eksis saat aplikasi dijalankan dan mencerminkan suatu sumber daya komputasi
Entry Data Golongan
Tabel 1 Simbol Use Case Diagram Entry Data Jabatan
4. Hasil dan Pembahasan 4.1. Pembahasan Pembahasan untuk mengatasi permasalahan yang timbul dari penerapan sistem secara manual yaitu meliputi sebagai berikut : 1) Proses Pendataan Pegawai 2) Proses Absensi Pegawai 3) Proses Penyerahan Gaji 4) Proses Pembuatan Laporan Gaji
Entry Data Pegawai
Entry Data Tunjangan
Bendahara
4.2. Use Case Diagram Tahap pertama dalam perancangan sistem adalah membuat use case diagram, sebuah use case mempresentasikan sebuah interaksi antara actor dengan sistem. Use case diagram juga menjelaskan manfaat sistem jika dilihat menurut pandangan orang yang berada diluar sistem (actor), rancangan hasil analisa tersebut dikelompokkan menggunakan package, rancangan hasil analisa tersebut adalah sebagai berikut :
Entry Data Potongan
Entry Absensi <
>
Cetak Slip Gaji
Entry Data Gaji
Cetak Laporan Data gaji
Gambar 1 Use Case Diagram Penggajian Pegawai
4
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
4.3. Rancangan Basis Data sebagai landasan untuk membuat implementasi basis data. 1) Entity Relationship Diagram (ERD) Golongan
1
M
Ada
KdGol NmGol Gapok
M
Pegawai
Nip NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama PndkAkhr Jurusan
1
KdGol Nip
1
Punya KdJab Nip
Pegawai
Jabatan
Golongan KdGol NmGol Gapok
KdJab NmJab
Nip NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama PndkAkhr Jurusan ThnStf StsPeg NoHp KdJab KdGol
KdGol
ThnStf StsPeg NoHp
Dapat Nip NoSlip
Jabatan KdJab
KdJab NmJab
M Potongan
N
M
Kena
KdPot NmPot BesarPot
Slip
NoSlip KdPot JmlPot
Nip
M NoSlip TglSlip Periode Gaji
Slip Beri
Beri NoSlip KdTun JmlTun
NoSlip
NoSlip KdPot JmlPot
N Tunjangan
KdPot
KdTun NmTun BesarTun
NoSlip TglSlip Periode Nip Gaji
Kena NoSlip
KdTun
Potongan
Gambar 2 Entity Relationship Diagram (ERD)
1
KdGol NmGol Gapok
Ada
M
Pegawai 1
KdGol Nip
M
Nip NmPeg Alamat TmptLhr TglLhr JenKel Agama PndkAkhr Jurusan ThnStfi StsPeg NoHp
Punya KdJab Nip
1
Tunjangan
KdPot NmPot BesarPot
KdTun NmTun BesarTun
Gambar 4 Logical Record Structure
2) Transformasi Diagram ERD ke LRS
Golongan
NoSlip KdTun JmlTun
4.4. Rancangan Layar Berikut ini gambar beberapa bentuk rancangan layar yang dibuat beserta format datanya.
Jabatan KdJab NmJab
Form Menu Utama
Master
Transaksi
Cetak Laporan Gaji
Keluar
Dapat Nip NoSlip
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA SMK 1 KELAPA
M Potongan KdPot NmPot BesarPot
N
Kena NoSlip KdPot JmlPot
M
Slip M NoSlip TglSlip Periode Gaji
Beri NoSlip KdTun JmlTun
N
Gambar 5
Tunjangan
Rancangan Layar Menu Utama
KdTun NmTun BesarTun
Gambar 3 Transformasi ERD ke LRS 3) Logical Record Structure (LRS)
5
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Form Menu Utama
Master
Form Entry Data Pegawai
Transaksi
Cetak Laporan Gaji Keluar
Entry Data Golongan
Nip
:
Entry Data Jabatan Entry Data Pegawai Entry Data Tunjangan Entry Data Potongan APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI
Nama Pegawai
:
Input
Alamat
:
Input
PADA SMK 1 KELAPA
Gambar 6 Rancangan Layar Menu Master Form Entry Data Golongan Kode Golongan
:
Auto
Nama Golongan
:
Input
Gaji Pokok
:
Input
Simpan
Ubah
Tempat Lahir
:
Input
Jenis Kelamin
:
Pilih
Agama
:
Pilih
Pendidikan Akhir
:
Input
Jurusan
:
Input
Tahun Sertifikasi
:
Input
Status Pegawai
:
Input
No. Handphone
:
Input
Kode Jabatan
:
Input/Pilih
Nama Jabatan
:
Display
Kode Golongan
:
Input/Pilih
Nama Golongan
:
Display
Gaji Pokok
:
Display
Simpan
Hapus
Batal
Input
Ubah
Hapus
Tgl. Lahir :
Input
Batal
Keluar
Nip
Nama Pegawai
Alamat
Tempat Lahir
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Tgl. Lahir Jenis Kelamin
Keluar
Kode Golongan
Nama Golongan
Gaji Pokok
Display
Display
Display
Gambar 9 Rancangan Layar Entry Data Pegawai Form Entry Data Tunjangan
Display
Display
Display
Kode Tunjangan
Gambar 7 Rancangan Layar Entry Data Golongan
Kode Jabatan
:
Auto
Nama Jabatan
:
Input
Ubah
Hapus
Batal
Kode Jabatan
Nama Jabatan
Display
Display
Display
Auto Input
Besar Tunjangan :
Input
Simpan
Form Entry Data Jabatan
Simpan
:
Nama Tunjangan :
Ubah
Hapus
Batal
Keluar
Kode Tunjangan
Nama Tunjangan
Besar Tunjangan
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Keluar
Gambar 10 Rancangan Layar Entry Data Tunjangan
Display
Gambar 8 Rancangan Layar Entry Data Jabatan
6
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
Form Cetak Slip Gaji
Form Entry Data Potongan
Periode
Kode Potongan
:
Auto
Nama Potongan
:
Input
Besar Potongan
:
Input
Simpan
Ubah
No. Slip Tgl. Slip
:
: :
Input Auto
Nip
:
Input/pilih
Nama Pegawai
: : : :
Display
Alamat
sysdate
Jabatan Golongan
Hapus
Batal
Kode Potongan
Nama Potongan
Besar Potongan
Display
Display
Display
Kode Tunjangan
Keluar
Input
Display
Jumlah
Display
Total
Input
Display
Kode Tunjangan
Nama Tunjangan
Besar
Jumlah
Total
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Total Tunjangan
Display
Gaji Pokok
Display
Gaji Kotor
Display
Display
Kode Potongan Nama Potongan
Gambar 11 Rancangan Layar Entry Data Potongan
Display
Besar Tunjangan
Nama Tunjangan Display
Tambah
Display
Display Display
Input
Besar Potongan Jumlah
Display
Display
Input
Total Display
Kode Potongan
Nama Potongan
Besar Potongan
Jumlah
Total
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Display
Form Menu Utama
Master Transaksi
Cetak Laporan Gaji Keluar Cetak Slip Gaji
Display
Display Tambah
Cetak
Batal
Display Keluar
Total Potongan
Display
Gaji Bersih
Display
Gambar 13 Rancangan Layar Cetak Jadwal
APLIKASI SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PEGAWAI PADA SMK 1 KELAPA
Laporan Penjualan
Tanggal : S/d
Pilih
Cetak
Pilih
Keluar
Gambar 14 Rancangan Layar Laporan
Gambar 12 Rancangan Layar Menu Transaksi
7
Gaji
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
5. Kesimpulan dan Saran
Daftar Pustaka
5.1. Kesimpulan Kesimpulan yang ditarik dari uraian diatas adalah : a. Dengan sistem terkomputerisasi diharapkan dapat mengurangi atau membantu proses pekerjaan menjadi lebih cepat. b. Sistem komputerisasi yang baik harus didukung oleh sumber daya manusia yang mengerti akan sistem tersebut mulai dari perancangan sistem yang dibutuhkan hingga perawatan sistem yang ada. c. Dengan sistem komputerisasi membantu tingkat manajemen mengambil keputusan untuk menerapkan kebijaksanaan di masa kini atau masa yang akan datang berdasarkan hasil pengolahan data dari informasi yang tersedia dalam sistem tersebut. d. Hasil pendataan barang yang sangat akurat dan cepat. e. Pada penulisan ini menggunakan sistem komputerisasi diharapkan kontrol atau pengawasan dapat lebih akurat. f. Dengan sistem komputerisasi ini diharapkan pelaksanaan pembelian tunai akan lebih baik lagi.
[ASSAURI 2004]
Assauri, Sofyan. Manajemen Pemasaran. Jakarta : PT Grafindo Persada, 2004
[BOOCH 2005]
Booch,
Grady,
James
Rumbaugh, Ivar Jacobson. Pengantar
Teknologi
Informasi.
Semarang:
Salemba Infotek, 2005 [EFRAIM 2005]
Efraim, Turban, dkk. Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem
Cerdas
Jilid
I,
Yogyakarta: Andi, 2005 [FATANSYAH 2007] Fatansyah. Komputer Basis Data. Bandung: Informatika Bandung, 2007 [GAOL 2008]
Gaol.
C.J.L.
Informasi 5.2. Saran Agar pelaksanaan sistem dapat berjalan dengan baik dan sebagaimana mestinya disarankan perusahaan : a. dibutuhkan sumber daya manusia yang mengerti dan ahli tentang sistem yang dibangun untuk perawatan serta pengembangan dari sistem yang sudah ada menjadi hal yang tidak kalah penting. Karena diharapkan dengan komputerisasi yang menyeluruh dapat mengontrol dan mengevaluasi setiap bagian. b. Data yang ada sebaiknya di Back up. Agar suatu ketika jika ada masalah data yang hilang atau ketimpangan informasi antara pimpinan yang lama dengan yang baru, informasi tersebut tetap aman. c. Diharapkan sistem yang manual dapat diganti dengan sistem yang terkomputerisasi walaupun secara bertahap, agar semua proses menjadi terkontrol, serta pembuatan laporan dapat disusun lebih terinci dan jelas.
Sistem
Manajemen.
Jakarta: Grasindo, 2008 [HASIBUAN 2000]
Hasibuan,
Malayu
SP.
Manajemen Sumber Daya Manusia: STIE YKPN, 2000 [JEFFRY 2004]
Jeffry L, Whitten, Lonie D. Bentley, Kevin C. Dittman. Methode
Desain
dan
Analisis Sistem, Edisi 6. Yogyakarta: Andi, 2004 [MARCHEWKA 2004]
Marchewka, Jack T, Siklus Hidup
Proyek.
Jakarta:
Grasindo, 2004 [MCLEOD 2002]
Mcleod,
JR,
Sistem Manajemen. Grasindo, 2002
8
Raymond. Informasi Jakarta:
Jurnal SIFOM STMIK ATMA LUHUR PANGKALPINANG
[MUNAWAR 2005]
Munawar, Pemodelan Visual
Media Komputindo: Jakarta,
dengan UML. Jakarta: Graha
2004
Ilmu, 2005 [SUTABRI 2004]
Sutabri, Tata, S.Kom, MM. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi, 2004
[SUHENDARA 2002] Suhendara, Hariman Gunadi. Visual Menggunakan
Modelling UML
dan
Rrational Rose. Bandung: Informatika Bandung, 2002 [TAMPUBOLON 2004] Tampubolon. Management.
Risk PT
Elex
9
