EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

perpustakaan.uns.ac.id

digilib.uns.ac.id

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

TUGAS AKHIR Disusun untuk memenuhi sebagai persyaratan mencapai derajat Ahli Madya Program Studi Diploma III Akuntansi

Oleh : NUR ASRI F3308087

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA commit to user 2011


digilib.uns.ac.id

commit to user

iii


digilib.uns.ac.id

commit to user

iv


digilib.uns.ac.id

MOTTO DAN PERSEMBAHAN

Orang yang mengatakan tidak punya waktu adalah orang yang pemalas (Lichterberg) Apabila seseorang itu membatasi kemampuannya, pada waktu yang sama dia telah membatasi hasilnya ( Charles M.Schwab ) Alam adalah ilmu tanpa batas (Penulis)

Penulis persembahkan kepada: ~

Bapak dan Ibu yang selalu penulis hormati

~

Adikku tercinta

~

Teman – teman D3 seperjuangan

~

Teman – teman MEPA-UNS,dan

~

Almamaterku

commit to user

v


digilib.uns.ac.id

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr.wb.

Puji syukur saya panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat dan rahmat-Nya, saya dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini. Penulisan tugas akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Ahli madya Jurusan D3 Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sebelas Maret Surakarta. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penulisan Tugas Akhir tidak akan terlaksana dengan baik tanpa bantuan dan dorongan dari berbagai pihak. Untuk itu penulis menyampaikan terima kasih kepada : 1. Allah SWT yang telah memberikan Rahmat dan Karunia-Nya. 2. Bapak Drs. Wisnu Untoro, M.S, selaku Dekan Fakultas Universitas Sebelas Maret Surakarta. 3. Bapak Drs. Agus Budiatmanto, Msi, Ak selaku ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Keuangan Universitas Sebelas Maret Surakarta 4. Bapak Drs.Santoso Tri Hananto,Msi,Ak, selaku Pembimbing Akademik 5. Bapak Eko Arief S,Msi,Ak, selaku Dosen Pembimbing. 6. Ibu

dr.Roesnedy

Ariswati,

M.Kes.

,selaku

Direktur

RS

PKU

Muhammadiyah Surakarta,yang telah memberikan ijin,bimbingan serta saran-saran kepada penulis selama penulis mengadakan penelitianan. 7. Bapak Triyono & mbak lyla selaku staff RS. PKU Muhammadiyah Surakarta yang telah membantu penulis dalam pembuatan Tugas Akhir ini. 8. Bapak dan Ibundaku tercinta yang selalu memberikan dukungan baik spirit maupun materi sehingga penulis bersemangat dalam menyusun laporan magang ini. 9. Teman-teman pengurus MEPA-UNS,terimakasih atas pengertian dan dukungannya selama ini. commit to user

vi


digilib.uns.ac.id

10. Saudara-saudaraku tercinta di MEPA-UNS, tetaplah berkarya. 11. Sahabatku Novi, Riris, Shinta, Sanggar, Yovita, Puput, Maya, Mayasari, Putri, Puji terimakasih atas dukungannya. 12. Teman- temanku di DIII Akuntansi angkatan 2008.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis menyadari bahwa masih terdapat kekurangan, untuk itu dengan senang hati penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun untuk dijadikan sebagai tambahan pengetahuan yang berguna di lain kesempatan.

Akhir kata, penulis berharap semoga karya tulis ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang membutuhkan.

Wassalamu’alaikum wr.wb.

Surakarta, ....................2011

Penulis

commit to user

vii


digilib.uns.ac.id

DAFTAR ISI

Halaman JUDUL ..................................................................................................................

i

ABSTRAK ............................................................................................................

ii

HALAMAN PERSETUJUAN ............................................................................

iii

HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................

iv

MOTTO DAN PERSEMBAHAN ......................................................................

v

KATA PENGANTAR..........................................................................................

vi

DAFTAR ISI......................................................................................................... viii DAFTAR GAMBAR ...........................................................................................

xi

BAB I.

II.

PENDAHULUAN A. GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .............................................

1

B. LATAR BELAKANG MASALAH ....................................................

19

C. PERUMUSAN MASALAH ................................................................

22

D. TUJUAN PENELITIAN ......................................................................

23

E. MANFAAT PENELITIAN ..................................................................

23

ANALISIS DAN PEMBAHASAN A. TINJAUAN PUSTAKA ......................................................................

24

1.

Pengertian Sistem ........................................................................

24

2.

Pengertian Prosedur..................................................................... commit to user

24

viii


digilib.uns.ac.id

3.

Pengertian Sistem Akuntansi ......................................................

24

4.

Pengertian Penggajian .................................................................

24

5.

Definisi Sistem Pengendalian Intern ..........................................

25

6.

Sistem Akuntansi Penggajian .....................................................

26

B. PEMBAHASAN 1.

2.

Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta...........

36

a.

Bagian yang Terkait ..........................................................

38

b.

Dokumen yang Digunakan ................................................

39

c.

Catatan Akuntansi yang Digunakan ..................................

41

d.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem .....................

41

e.

Unsur Pengendalian Intern ................................................

44

f.

Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian .........................

46

g.

Uraian Singkat Bagan Alir.................................................

51

Evaluasi Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta ......................................................................................

53

a.

Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait ............................

54

b.

Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan .................

54

c.

Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang digunakan ....

55

d.

Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem ..................................................................................

56

Evaluasi terhadap Unsur Pengendalian Intern..................

57

A. KELEBIHAN ........................................................................................ commit to user

58

e. III.

TEMUAN

ix


digilib.uns.ac.id

B. KELEMAHAN .....................................................................................

58

IV. PENUTUP C. SIMPULAN ..........................................................................................

59

D. REKOMENDASI .................................................................................

60

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

commit to user

x


digilib.uns.ac.id

DAFTAR GAMBAR GAMBAR

Halaman

1.1

Struktur Organisasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta.........................

8

2.1

Bagan Alir Sistem Penggajian (aktivitas harian) ......................................

46

2.2

Bagian Alir Operasional Komputer (Aktivitas Mingguan/Bulanan) .......

47

2.3

Bagan Alir Aktivitas Pendebitan Rekening Rumah Sakit oleh Pihak Bank 48

2.4

Bagan Alir Pencatatan Jurnal Payroll Accrual oleh Pihak Rumah Sakit

2.5

Bagan Alir Pencatatan Data Penggajian ke Jurnal Umum dan Jurnal Pengeluaran Kas ..........................................................................................

commit to user

xi

49

50


digilib.uns.ac.id

ABSTRACT


Nur Asri F3308087

Issues to be addressed in this study is how the payroll accounting system at the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta covering related functions, the documents used, accounting records, the tissue that forms the procedure, and flowchart. In connection with the issue then conducted an evaluation of payroll accounting systems in hospitals PKU Muhammadiyah Surakarta.The purpose of this evaluation is to determine whether the payroll accounting system applied to the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta is correct in accordance with the theory obtained by the authors and their strengths and weaknesses. From the results of the evaluation of the hospital is known that PKU Muhammadiyah Surakarta, the authors found some strengths and weaknesses. Advantages of payroll accounting system applied PKU Muhammadiyah Surakarta hospital is as follows: all functions have separate duties and responsibilities of each, complete documents used among other supporting documents changes in salaries, schedules, hours of attendance cards, payroll, pay slips, recap expenses of salaries, salary receipts, proof of cash-out, all salary costs have been recorded in the cash disbursements journal and employee earnings card, all documents have been authorized by the authorities. Weaknesses is the hospital PKU Muhammadiyah Surakarta less functioning financial part because only journaling in the payroll process would lead to laziness work, release of liability and not the development of that section. The weaknesses found in the hospital payroll accounting system PKU Muhammadiyah Surakarta encourage authors provide suggestions that would help fix the payroll accounting system implemented hospital PKU Muhammadiyah Surakarta.

Keywords: accounting systems, payroll commit to user


digilib.uns.ac.id

ABSTRAK


Nur Asri F3308087

Masalah yang akan dibahas dalam penelitian ini adalah bagaimanakah sistem akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta yang meliputi fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi, jaringan yang membentuk prosedur, dan bagan alir. Sehubungan dengan masalah tersebut maka diadakan evaluasi terhadap sistem akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta. Tujuan dari evaluasi ini adalah untuk mengetahui apakah sistem akuntansi penggajian yang diterapkan pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sudah benar sesuai dengan teori yang didapat oleh penulis beserta kelebihan dan kelemahannya. Dari hasil evaluasi diketahui bahwa rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta penulis menemukan beberapa kelebihan dan kelemahan. Kelebihankelebihan sistem akuntansi penggajian yang diterapkan rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta adalah sebagai berikut: semua fungsi sudah memisahkan tugas dan tanggung jawabnya masing-masing, dokumen yang digunakan sudah lengkap antara lain dokumen pendukung perubahan gaji, jadwal, kartu jam hadir, daftar gaji, slip gaji, rekap pengeluaran gaji, tanda terima gaji, bukti kas keluar, semua biaya gaji telah dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan kartu penghasilan pegawai, semua dokumen telah diotorisasi oleh pihak yang berwenang. Kelemahan-kelemahannya adalah rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta kurang memfungsikan bagian keuangan karena hanya menjurnal dalam proses penggajian akan menyebabkan kemalasan bekerja, pelepasan tanggung jawab serta tidak berkembangnya bagian tersebut. Kelemahan-kelemahan yang ditemukan dalam sistem akuntansi penggajian rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta mendorong penulis memberikan saran-saran yang diharapkan dapat membantu memperbaiki sistem akuntansi penggajian yang diterapkan rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta. commit to user Kata Kunci : Sistem Akuntansi, Penggajian

ii


digilib.uns.ac.id

BAB I PENDAHULUAN

A.

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 1. Profil Perusahaan Rumah sakit PKU Muhammadiyah adalah salah satu Amal Usaha Muhammadiyah yang bergerak dibidang kesehatan, yang bertanggung jawab

kepada

Majelis

Kesehatan

dan

Kesejahteraan

Daerah

Muhammadiyah (MKKM PDM ) Kota Surakarta. Pemilik

: Persyarikatan Muhammadiyah Daerah Surakarta

Tipe / Kelas

: C / Madya sejak tahun 1982

No Izin

: YM. 02. 04. 3. 5. 5285

Kapasitas

: 175 tempat tidur

Lokasi

: Jl. Ronggowarsito 130 Surakarta

Jumlah Karyawan

: -Medis -Nonmedis

237 276

Rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan salah satu bentuk usaha Muhammadiyah di bidang kesehatan.Rumah sakit ini didirikan dengan maksud untuk turut berperan aktif dalam program pemerintah di bidang kesehatan.Dengan demikian rumah sakit ini tidak commit to user

2 digilib.uns.ac.id


menyimpang dari program kesehatan yang telah ditentukan oleh pemerintah. Rumah

sakit

PKU

Muhammadiyah

didirikan

selain

untuk

memberikan pelayanan kesehatan juga didirikan dengan maksud untuk menegakkan dan menjunjung tinggi syiar agama islam sehingga dalam setiap aktivitasnya selalu dilandasi ajaran-ajaran agama islam yang merupakan landasan moral bagi semua pelaksana,mulai dari tingkat direktur sampai tingkat terendah. Sejak didirikannya tahun 1927 hingga sekarang telah beberapa kali pindah tempat dalam rangka pengembangan.Adapun tempat-tempat yang pernah di pakai:

1. Tahun 1927 – 1928 Pertama kali disebut dengan nama Balai Pengobatan Mata Penolong

Kesejahteraan

Oemoem

(BPMPKO)

namun

belum

mempunyai tempat domisili yang menetap. sehingga untuk melayani umat bertempat di rumah Bapak Kyai Muhtar Buchori tepatnya di Kauman Surakarta kemudian diteruskan di kantor Muhammadiyah di Keprabon

surakarta. Jenis

aktifitas

pelayanan

kesehatan

ditawarkan saat itu berupa poliklinik mata (termasuk THT).

commit to user

yang

3 digilib.uns.ac.id


2. Tahun 1928 – 1930 Lokasi tersebut kemudian pindah ke Alun-alun utara, tepatnya bertempat disebelah utara Masjid Raya Surakarta. Jenis pelayanan dan nama yang digunakan masih sama dengan tahun-tahun sebelumnya.

3. Tahun 1930 – 1931 Pelayanan kesehatan dan nama masih sama dengan tahun yang lalu, hanya lokasinya yang berubah yaitu di daerah Kauman Surakarta.

4. Tahun 1931 – 1933 Pada saat ini jenis pelayanan kesehatan pada namanya masih tetap seperti tahun-tahun lalu hanya lokasinya pindah ke daerah Keprabon.

5. Tahun 1933-1936 Lokasi pindah di daerah Kusumayudan. Jenis kesehatan yang diberikan bertambah yaitu poliklinik mata (termasuk THT) poliklinik umum, poliklinik apotik, pemondokan (RB).

6. Tahun 1936 – 1948 Lokasi berada di Batangan yaitu di jalan Pasar Kliwon 156 Surakarta. Jenis pelayanan yang ditawarkan semakin banyak : Poliklinik umum, poliklinik apotik, pemondokan orang sakit, khitanan, asrama bidan dan juru rawat serta kamar operasi mata dan THT. commit to user


4 digilib.uns.ac.id

7. Tahun 1948 -1949 Sebagian lokasi di pindah ke Bekonang Keprabon kemudian ke SD Muhammadiyah I Surakarta. Jenis pelayanan kesehatan masih sama dengan tahun-tahun sebelumnya, tetapi untuk laborat dan THT berhenti beroperasi dengan alasan penderita menurun.

8. Tahun 1949 – 1976 Lokasi berpindah ke Batangan Surakarta. Pada tahap ini PKU di ganti dengan nama Pembina Kesejahteraan Oemat (PKOM) pada tahun 1951. Jenis pelayanan kesehatan bertambah adalah pelayanan operasi mata dan THT, Laboratorium bertambah untuk pemondokan pasien THT, Polklinik Gigi, Poliklinik anak, serta mendirikan koperasi tahun 1974.

9. Tahun 1976 – 1982 Selain perkembangan fisik dan penambahan pelayanan kesehatan PKOM juga menghasilkan perkembangan kesejahteraan karyawan, sebagaimana didirikannya koperasi untuk mensejahterakan karyawan. Selain itu diadakan pendidikan atau pengaturan gaji karyawan yang sebelumnya belum diatur.BKPKOM berusaha menjadi lembaga kesehatan yang menyelenggarakan kesehatan bagi masyarakat luas dengan berusaha mewujudkan tujuan dan cita-cita semula yaitu ingin memberikan pelayanan kesehatan bagi masyarakat agar tercapai derajat commit to user kesehatan yang setinggi-tingginya baiki jasmani, rohani dan sosial

5 digilib.uns.ac.id


sehingga mampu melaksanakan perintah agama. Pada tahun 1978 BPKPKOM mulai mengajukan izin untuk menjadi Rumah Sakit.

10. Tahun 1984 – 1986 Jenis pelayanan kesehatan menjadi bertambah dengan adanya pelayanan poliklinik kandungan, Poliklinik Mata, Psikiater, Saraf, Konsultasi Psikologi, Klinik, pemondokan untuk Umum, Bersalin, THT, Anak/Pediatri, Paru -paru, Dalam, Jantung, Orthopedi, Operasi Saraf, KU dan ICCU.

11. Tahun 1986 – Sekarang Jenis pelayanan kesehatan yang ditambah adanya angkutan pasien (ambulance), angkutan jenazah serta pelayanan parkir kendaraan dalam hal melaksanakan kegiatan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah. Pada masa sekarang ini Rumah Sakit PKU Muhammadiyah telah memiliki unit-unit pelayanan kesehatan seperti poliklinik, penunjang medik, unitunit pelayanan non medik. Untuk rawat inap terbagi beberapa kelas, VIP, Kelas I, Kelas II, Kelas III. Kapasitas yang tersedia di Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta sebanyak 157 tempat tidur. Izin menyelenggarakan RS PKU Muhammadiyah Surakarta keluar

pada

tanggal

7

Februari

1986

dengan

nomor:

023/Tan/Med/RS.KS/PA/1992. Perkembangan selanjutnya,untuk mencukupi kebutuhan tenaga keperawatan

to user adalah commit dengan mengadakan

kursus

pembantu

6 digilib.uns.ac.id


perawat.Untuk melaksanakan pelayanan kepada masyarakat luas,Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta membuka klinik 24 jam dengan seorang dokter jaga,dan dibentuk oleh UKS yang bertugas memberikan pelayanan di sekolah-sekolah Muhammadiyah. Tahun 1998 RS PKU Muhammadiyah mendapatkan akreditasi penuh untuk 5 pelayanan meliputi pelayanan Medis, Administrasi Manajemen, Instalasi Gawat Darurat, Keperawatan, dan Rekam Medis. RS PKU Muhammadiyah Surakarta mempunyai tiga satelit layanan kesehatan,yaitu:

1. RB/BP PKU Sampangan di Sampangan Pasar Kliwon 2. BP Solo Utara di Nusukan 3. RB/BP PKU Simo di Simo Boyolali

2. Falsafah, Visi, Misi, Tujuan dan Motto 1. Falsafah RS PKU Muhammadiyah Surakarta adalah perwujudan iman kepada Allah SWT sebagai amal sholeh dan menjadikannya sarana ibadah. 2. Visi RS PKU Muhammadiyah Surakarta menjadi Rumah Sakit pilihan dalam layanan yang paripurna dan islami.

commit to user

7 digilib.uns.ac.id


3. Misi Memberikan

pelayanan

promotif,preventif,curative,rehabilitatif

yang berkualitas,nyaman, aman, tenteram dalam perawatan. Cepat, akurat serta senyum ramah dalam layanan. 4. Tujuan Mewujudkan derajat kesehatan setinggi tingginya sesuai peraturan perundang undangan serta tuntutan ajaran islam dengan tidak memandang agama, golongan dan kedudukan. 5. Motto SEHAT SEJAHTERA ISLAMI (S E H A T I) 3. Struktur Organisasai Rumah Sakit Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan amal usaha Muhammadiyah (AUM) bidang kesehatan dari persyarikatan.Dalam melaksanakan aktivitasnya Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta dipimpin oleh seorang direktur dan dibantu oleh dua orang wakil direktur,yaitu wakil direktur pelayanan medis dan wakil direktur non medis.Struktur organisasi Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta disusun dengan memperhatikan manajemen fungsi utama dari Rumah Sakit tingkat madya yaitu pelayanan medis kepada masyarakat.

commit to user

Stuktur Organsasi RS PKU Muhammadiyah Surakarta Gambar 1.1

MKKM PDM KOTA SURAKARTA RS. PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA DIREKTUR

WADIR YANMED KABID YANMED

KA. SUB BID RM

WADIR KEUANGAN & PENUNJANGMEDIS

SPI KABID PERAWATAN

KA. IRNA KA. IRJA KA. IBS KA. IGD KA. SUB BID UNITII & III

KOMED

KA. INST. FARMASI

WADIR UMUM KA.BAG. LOGISTIK & KERUMAHTANGGAAN

KA. BAG. AKT& KEU

KA.BAG. UMUM & PERSONALIA

KA. INST. RADIOLOGI KA. INST. LAB

KA. SUB. BAG. AKT. ANGGARAN

KA. SUB. BAG KEUANGAN

KA. INST. GIZI

KA. UPTPENDAFTARAN KA. UPTKASIR KA. UPTPENGOLAHAN KA. UPTPELAPORAN

KA. SUB. BID ASKEP & PEL

KA. SUB BID SDM & LOG. PRWT

KA. UPTBILLING

KA. SUB BAG. PRRT

KA. UPTAKUNTANSI KA. UPTANGGARAN

KA. UPTKEAMANAN KA. UPTBINROH & KJ KA. UPTKENDARAAN KA. UPTKEBERSIHAN

KA. SUB BAG. LOG& PSRS KA. UPTLENEN & LAUNDRY KA. UPTPENGADAAN BARANG KA. UPTGUDANG& DIST KA. UPTPSRS

KA. UPTKES.LING KA. SUB BAG. HUMAS KA. SUB BAG. PERSONALIA KA. UPTPENGGAJIAN KA. UPTTU

KA. UPTKOMUNIKASI KA. PEL. PELANGGAN

KA. UPTJASA DOKTER & PERPAJAKAN KA. UPT. ADM. KEP KA. UPTDIKLAT

8


digilib.uns.ac.id 9

Deskripsi Jabatan Deskripsi jabatan dari Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta adalah: a. Direktur RS PKU Muhammadiyah Surakarta Adalah pejabat struktur tertinggi di rumah sakit ini.Direktur bertugas sebagai berikut ini. 1) Menyusun

kebijakan

penyusunan

program

jangka

pendek,

menengah, dan panjang sesuai kebijakan program kesehatan. 2) Menyusun peraturan pelaksanaan tugas diseluruh aparat rumah sakit. 3) Mengkoordinasi

seluruh

sumber

daya yang

tersebut

untuk

merealisasikan rencana kegiatan secara efektif dan efisien. 4) Memimpin, mengarahkan, dan menggerakkan seluruh sumber daya manusia yang tersedia sehingga dapat mencapai hasil yang maksimal. 5) Mengkoordinasi dan mempertanggungjawabkan seluruh pelaksanaan kegiatan rumah sakit serta melaksanakan pengawasan dan evaluasi terhadap seluruh unsur pelaksanaan. 6) Melaporkan seluruh pelaksanaan kegiatan rumah sakit secara hirearki sebagai bahan informasi serta pertanggungjawaban sesuai dengan ketentuan peraturan yang berlaku. b. Wakil Direktur Pelayanan Medis Adalah pejabat yang berfungsi sebagai wakil dari pimpinan commit to user tertinggi rumah sakit yang membawahi di bidang medis.Tugasnya adalah

10 digilib.uns.ac.id


melaksanakan fungsi manajemen bagian medis dan perawatan meliputi perencanaan,

pengorganisasian,

mengkoordinasian,

pengawasan,

penganggaran dan evaluasi. c. Satuan Pengendalian Internal Satuan pengendalian internal bertugas sebagai berikut ini. 1) Mengkoordinasi pelatihan, pendidikan, penelitian, penataran, dan perpustakaan rumah sakit. 2) Menyusun program orientasi pendidikan dan penelitian mahasiswa/ siswa praktek. 3) Melaksanakan koordinasi dengan instansi dengan institusi dan bagian lain dalam menyusun rencana pendidikan dan pelatihan rumah sakit. 4) Melakukan pengawasan,pemantauan, dan evaluasi terhadap kegiatan pendidikan, pelatihan, dan perawatan. 5) Mengembangkan system informasi akuntansi rumah sakit dan pelaksanaannya secara konsekuen. d. Wakil Direktur Keuangan dan Penunjang Medis Berfungsi membantu pelaksanaan tugas direktur di bidang kebijakan administrasi pengelolaan dan pengururan rumah sakit.Wakil direktur keuangan dan penunjang medis bertugas sebagai berikut ini. 1) Menyusun kebijakan penyusunan program Anggaran Pendapatan dan Belanja rumah sakit. 2) Menyusun kebijakan pengelolaan dan pengurusan keuangan rumah commit to user



sakit. 3) Menyusun kebijakan pengawasan, pengelolaan administrasi rumah sakit. 4) Menyusun kebijakan pengelolaan dan pengurusasn pasien. 5) Menusun kebijakan pelaksanaan akuntansio rumah sakit. e. Komite Medis (Komed) Komite medis bertugas sebagai berikut ini. 1) Melaksanakan penelitian medis dan bidang-bidang lain yang terkait dengan peningkatan mutu pelayanan medis. 2) Melakukan

koordinasi

pelaksanaan

kegiatan

penelitian

dan

pengembangan yang dilakukan oleh rumah sakit. 3) Melakukan koordinasi pombuatan laporan ru,mah sakit dan laporan pertanggungjawaban direktur. f. Wakil Direktur Umum Membawahi bagian logistic, personalia, dan umum. Wakil direktur umum bertugas sebagai berikut ini. 1) Menggerakkan, mengkoordinasi, mengevaluasi proses pengelolaan tugas dari bagian-bagian dibawahnya. 2) Melaksanakan fungsi manajemen di bidangnya. g. Kepala Bidang Pelayanan Medis Bertanggungjawab

sdan

berwenang

mengelola

pelayanan

medis.Kepala bidang pelayanan medis bertugas sebagai berikut ini. commit to user



1) Mengkoordinir pengaturan jadwal jaga dokter spesialis maupun dokter jaga. 2) Mengkoordinir rotasi jaga dokter umum. 3) Mengevaluasi

kedisiplinan

dokter-dokter

dalam

memberikan

pelayanan kepada pasien. h. Kepala Instansi Rawat Jalan Bertanggungjawab dalam pelayanan serta mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan pelayanan perawatan, poliklinik spesialis, poliklinik umum,dan IGD.Kepala instansi rawat jalan bertugas sebagai berikut ini. 1) Melakukan fungsi perencanaan meliputi jumlah dan macam tenaga perawat, Pendidikan Keperawatan Berkelanjutan (PKB), jumlah dan jenis alat perawatan medis. 2) Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan. 3) Melaksanakan funsgi pengawasan, pengendalian, dan penilaian. i. Kepala Instansi Bedah Sentral Kepala instansi bedah sentral bertugas sebagai berikut ini. 1) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga perawatan, jumlah dan jenis kegiatan keperawatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan pasien. 2) Mengatur dan mengkoordinasi seluruh kegiatan pelayanan instalasi Dedah Sentral. j. Kepala Instansi Pelayanan Intensif commit to user Bertanggungjawab daam pelayanan

serta

mengkoordinasi



kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rapat.Kepala onstansi pelayanan intensif bertugas sebagai berikut ini. 1) Melakukan fungsi perencanaan meliputi jumlah dan macam tenaga perawat, pendidikan keperawatan Berkelanjutan (PKB), jumlah dan jenis alat perawatan medis. 2) Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan kepada kepala ruang di wilayah kerjanya. k. Kepala Instalasi Gawat Darurat Bertanggungjawab

dalam

mengatur

serta

mengendalikan

pelayanan perawatan IGD.Kepala instalasi gawat darurat bertugas sebagai berikut ini. 1) Merencanakan jumlah dan kategori tenaga keperawatan, jumlah dan jenis kegiatan keperawatan yang akan diselenggarakan sesuai dengan kebutuhan pasien. 2) Melaksanakan fungsi penggerakan dan pelaksanaan. l. Kepala Bidang Perawatan Bertanggungjawab

dalam

pelayanan

serta

mengkoordinasi

kegiatan pelayanan keperawatan pada beberapa ruang rawat.Kepala bagian keperawatan bertugas sebagai berikut ini. 1) Menyampaikan dan menjelaskan kebijakan di bidang keperawatan kepada kepala ruang di wilayah kerjanya. 2) Member bimbingan kepada ruang rawat tentang pelaksanaan commit to user



pelayanan keperawatan sesuai kebijakan di bidang keperawatan yang berlaku. m. Kepala Bagian Akuntansi Keuangan Bertanggungjawab mengatur serta mengendalikan kegiatan dalam bidang pertahanan rumah sakit.Tugasnya adalah mengembangkan dan menerbitkan kebijaksanaan dan prosedur melalui otorisasi manajemen untuk kegiatan akuntansi, anggaran, perpajakan, perencanaan, dan peramalan laporan keuangan serta pengukuran kinerja. n. Kepala Instansi Farmasi Kepala instansi farmasi bertugas sebagai berikut ini. 1) Mengorganisasi penyelenggaraan pengelolaan gfarmasi secara efektif dan efisien. 2) Melakukan koordinasi dan integrasi di bagian farmasi. 3) Mengawasi, mengendalikan pelaksanaan pengelolaan bagian farmasi. 4) Melakukan evaluasi berkala terhadap system pengelolaan farmasi dan produktifitas kerja karyawan. 5) Membuat laporan bulanan dan tahunan. o. Kepala Gudang Medis Bertanggungjaab untuk kelancaran, keakuratan jenis, dan jumlah penerimaan, penyimpanan

obat, dan

alat

kesehatan

di

bidang

farmasi.Selain itu, funsi gudang medis untuk menerima., menyimpan obat, dan melakukan pekmeriksaan mengenai jenis, kuantitas, dan commit to user kualitas obat yang disesuaikan dengan anggaran yang tersedia.



p. Kepala Bagian Pembelian Bertanggungjawab untuk memperoleh informasi mengenai harga dari pemasok dan membuat order pembelian kepada pemasok yang dipilih. q. Kepala Instansi Radiologi Kepala instansi radiologi bertugas sebagai berikut ini. 1) Mengkoordinir tugas di lingkungan kerja. 2) Memonitori disiplin kerja. 3) Membuat laporan bulanan dan tahunan. 4) Membuat RAPB tahunan r. Kepala Instansi Laboratorium Kepala instansi laboratorium bertugas sebagai berikut ini. 1) Mengorganisasi

pelaksanaan

pelayanan

di

laboratorium

dan

memotivasi semua petugas agar bekerja dan mengembangkan diri dengan gigih. 2) Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan dan penyelenggaraan kegiatan bagian laboratorium. 3) Melakukan evaluasi berkala terhadap hasil pemeriksaan laboratorium. s. Kepala Instalasi Gizi Kepala instansi gizi bertugas sebagai berikut ini. 1) Melakukan fungsi operasional manajemen bagi gizi. 2) Melakukan

commit to fungsi-fungsi di user lingkungan

kerjanya

meliputi



perencanaan, organisasi dan penggerakan, koordinasi dan integrasi, pengawasan serta evaluasi dan pengendalian mutu. t. Kepala Bagian Logistik Bertanggungjawab mengelola pengadaan dan inventaris serta gudang.Kepala bagian logistic bertugas sebagai berikut ini. 1) Merencanakan pengadaan barang secara efektif dan efisien dengan mengikutsertakan konsumen. 2) Merencanakan jumlah dan macam tenaga kerja yang dibutuhkan kelompok-kelompok kerja. 3) Menerima dan memperhatikan usul tentang keperluan perlengkapan dari masing-masing unit kerja rumah sakit. 4) Mengadakan rapat dengan pelaksana kerja secara berkala bila diperlukan untuk memantapkan koordinasi dan pemecahan masalah. u. Bagian Umum dan Personalia Bagian umum dan personalia bertugas sebagai berikut ini. 1) Merencanakan kebutuhan, melakukan seleksi calon penerimaan pegawai. 2) Merencanakan pendidikan dan pengembangan kepegawaian sesuai rencana anggaran. 3) Melaksanakan cara-cara efektif dan efisien dalam tugas personalia. 4) Memotivasi staf kerja kearah yang lebih tinggi dan produktivitas pengembangan diri. commit to user 5) Mengawasi dan mengendalikan pelaksanaan peraturan yang berkaitan



dengan kepegawaian. 6) Membuat laporan kepegawaian untuk pihak intern dan ekstern. Personalia

Ada

dua

kategori

karyawan

di

lingkungan

RS

PKU

Muhammadiyah Surakarta:

1. Karyawan Medis a. Dokter

:

7 orang

b. Perawat

:

211 orang

c. Bidan

:

19 orang

a. Penunjang Medis

:

44 orang

b. Administrasi/Umum

:

232 orang

2. Karyawan Non Medis

1. Pengadaan Tenaga Kerja Dalam upaya memperbaiki kinerja sumber daya manusia dan mengikuti perkembangan persaingan bisnis Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta dan melakukan perekrutan tenaga kerja baru terlebih

dahulu

Muhammadiyah

diberitahukan

kepada

yaitu

karyawan

kepada

pihak

intern

PKU

RS

PKU

Muhammadiyah

Surakarta bahwa Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta Masih membutuhkan karyawan baru dan untuk selanjutnya Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta akan melakukan penyebaran informasi commit to user kepada masyarakat luas.



2. Tingkat Pendidikan Karyawan Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta dalam merekrut karyawan baru berusaha untuk lebih mengutamakan pendidikan dan pengalaman calon tenaga kerja,karena tinggi rendahnya tingkat pendidikan dan pengalaman calon kmaryawan akan mempengaruhi kualitas sumber daya manusia itu sendiri dalam melayani pasien.Untuk itu RS PKU Muhammadiyah Surakarta meneptapkan tingkat pendidikan terendah adalah Diploma 3 bidang keperawatan untuk perawat,untuk karyawan bagian administrasi menetapkan pendidikan terendah adalah Diploma 3 untuk masing-masing bagian.Untuk karyawan bagian non teknis,RS PKU Muhammadiyah Surakarta menetapkan pendidikan terndah adalah SMA/SMK atau sederajat. 3. Strategi Pemasaran a. Jasa yang ditawarkan Rumah Skit PKU Muhammadiyah Surakarta merupakan lembaga atau organisasi yang memberikan pelayanan berupa jasa kesehatan. b.

Daerah Pemasaran dan Segmen Pasar 1) Daerah Pemasaran Daerah pemasaran Rumah Skit PKU Muhammadiyah Surakarta adalah wilayah solo dan sekitarnya,akan tetapi pihak Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta juga melayani pasien dari luar wilayah solo. commit to user



2) Segmen Pasar Rumah

Skit

PKU

Muhammadiyah

Surakarta

dalam

memberikan pelayanan kesehatan kepada masyarakat luas tanpa membedak-bedakan segmen.Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta melayani baik kalangan kelas atas,menengah ataupun bawah. B.

LATAR BELAKANG MASALAH Perkembangan dunia usaha yang semakin meningkat selaras dengan peningkatan kondisi perekonomian di Indonesia juga berarti adanya persaingan yang semakin ketat. Sebagian besar, suatu perusahaan memiliki tujuan yang sama yakni berorientasi untuk mendapatkan sejumlah laba semaksimal mungkin meskipun disamping misi-misi yang lainnya. Demikian halnya dengan rumah sakit, rumah sakit merupakan suatu perusahaan yang bergerak dibidang pelayanan jasa terhadap masyarakat luas, baik masyarakat dari golongan atas, menengah maupun tingkat bawah sekaligus. Disinilah peran rumah sakit dituntut untuk bisa mengoptimalkan pelayanannya tanpa harus memandang tingkat golongan ekonomi dari masyarakat itu sendiri. Semakin banyaknya rumah sakit yang ada mendorong rumah sakit untuk dapat bersaing dengan rumah sakit lain dalam memberikan pelayanan yang sebaik-baiknya demi kepuasan konsumen. Sehingga mendorong kepercayaan konsumen atau pasien untuk melakukan jasa perawatan atau pengobatan di rumah sakit. Semakin baik pelayanan rumah sakit tersebut dipengaruhi oleh tingkat produktivitas kerja sumber daya manusianya. commit to user



Rumah sakit sebagai institusi yang bergerak dalam bidang pelayanan kesehatan haruslah mampu memberikan pelayanan yang bermutu dan berkualitas, baik dari segi pelayanan, perawatan dan juga memberikan fasilitas yang baik pada pasien. Dengan adanya pelayanan tersebut maka akan terciptalah produktivitas bagi suatu perusahaan atau rumah sakit. Pengukuran produktivitas kerja karyawan digunakan sebagai sarana manajemen untuk menganalisis dan mendorong efisiensi, maka peningkatan produktivitas akan memberikan kemampuan yang lebih besar bagi rumah sakit ini untuk memperbaiki pengupahan karyawannya, yang kemudian akan mendorong kegairahan dan semangat kerja karyawan.Salah satu hal yang akan mendorong kegairahan semangat kerja karyawan yaitu atas penyerahan imbal jasa finansial berupa pembayaran gaji. Gaji umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan pegawai tetap, manajer yang dibayarkan secara tetap setiap bulan. Rumah sakit ini memerlukan sistem dan prosedur yang baik, efisien, dan efektif dalam pembayaran gaji. Jangan sampai sistem dan prosedur dalam pembayaran gaji tersebut menghambat para pegawai dalam bekerja, misalnya para pegawai menjadi tidak disiplin karena meremehkan absensi masuk kerja yang dapat diwakili. Untuk memenuhi hal tersebut diatas pihak manajemen perlu membuat sistem informasi akuntansi penggajian. Sistem informasi akuntansi merupakan sarana yang penting dan diperlukan untuk memperoleh informasi keuangan, termasuk informasi sistem penggajian. commit to user



Ramadhan (2003) dalam tugas akhirnya yang berjudul Analisis Sistem Pengendalian Intern Penggajian dan Pengupahan Karyawan pada Borobudur Indah Hotel Magelang disebutkan bahwa kelebihan dari sistemnya ialah otorisasi yang baik dari bagian personalia sehingga kemungkinan kesalahan pembayaran gaji sangatlah kecil, dan terdapat pemisahan fungsi pencatatan waktu hadir dengan operasi sehingga menekan tingkat penyelewengan karyawan. Kelemahan dari sistem tersebut adalah dokumen bukti kas keluar tidak menggunakan nomor urut tercetak,dan dalam prosesnya sebagian besar masih dikerjakan secara manual, sehingga kurang efisien. Penelitian ini mengacu pada tugas akhir Ramadhan (2003) dengan perbedaan dalam objek dan penelitian dan permasalahan yang dibahas. Perbedaan pada penulisan tugas akhir penulis ini adalah penulis melakukan penelitian dan mengevaluasi tentang penerapan sistem informasi akuntansi penggajian pada rumah sakit PKU Muhammadiyah Surakarta.

Dalam penulisan karya ini, akan dibahas mengenai sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta yang bergerak di bidang pelayanan kesehatan.Rumah sakit tersebut pemberian imbal jasa finansial kepada para pegawainya berupa gaji. Ada 2 tahap penggajian dalam perusahaan ini, tahap pertama pembayaran gaji dan tunjangan tetap dan tahap kedua pembayaran tunjangan tidak tetap dan tunjangan lainnya. Seiring dengan perkembangan rumah sakit ini, untuk dapat membayarkan gaji kepada para pegawai yang commit to user



bertambah pula, rumah sakit tersebut sudah menggunakan sistem dan prosedur penggajian dengan melakukan pengitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai perusahaan tersebut telah menggunakan software payroll. Software ini juga mempunyai kelebihan untuk penambahan peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Bukan hanya itu, yang membuat penulis tertarik untuk menganalisis sistem penggajian di rumah sakit ini tetapi karena rumah sakit ini dalam melakukan pencatatan waktu hadir sudah menggunakan alat pencatat waktu hadir yang disebut finger print yang lebih mempermudah dalam penginputan data kehadiran pegawai ke Payroll System.Namun, disisi lain ada beberapa masalah yang berkaitan dengan sistem penggajian itu sendiri seperti kurangnya pengawasan dan otoritas dari manajemen sistem penggajian yang dapat menyebabkan kecurangan oleh karyawan di bagian administrasi misalnya adanya gaji karyawan yang fiktif,dan pemalsuan nominal gaji. Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas, maka penulis tertarik untuk menulis tugas akhir dengan judul “Evaluasi Sistem Penggajian Pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta” C.

PERUMUSAN MASALAH Berdasarkan latar belakang masalah di atas, pokok permasalahan yang akan dibahas adalah ”Bagaimana Sistem dan prosedur penggajian yang diterapkan pada Rumah Sakit PKU Muhammadiyah Surakarta? commit to user



D.

TUJUAN PENELITIAN Berdasarkan permasalahan yang telah dikemukakan,

maka tujuan

yang ingin dicapai: 1. Untuk mengetahui bagaimana sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta? 2. Untuk mengidentifikasi kelemahan dan kelebihan dari sistem penggajian yang diterapkan pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta?

E.

MANFAAT PENELITIAN

Manfaat yang diperoleh pada penelitian ini adalah : 1. Bagi Perusahaan Hasil penelitian dari penulis diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan pengambilan keputusan , dan masukan dalam penyusunan kebijakan yang ada kaitannya dengan sistem penggajian. 2. Bagi kalangan akademis Sebagai referensi, informasi dan landasan penelitian selanjutnya yang bersifat ilmiah guna mendukung upaya menjadikan generasi berikutnya yang kritis dalam menganalisis masalah.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB II ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A.

TINJAUAN PUSTAKA 1. Pengertian Sistem “Sistem adalah rangkaian dari dua atau lebih komponen-komponen yang saling berhubungan, yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan” (Romney dan Steinbart 2003: 2). “Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan” (Mulyadi 2001:5). 2. Pengertian Prosedur

Prosedur itu sendiri adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2001: 5).

3. Pengertian Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikaian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan (Mulyadi 2001: 3).

commit to user 24



4. Pengertian Penggajian Siklus manajemen sumber daya manusia/ penggajian adalah rangkaian aktivitas bisnis berulang dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan cara yang efektif dalam mengelola pegawai (Romney dan Steinbart 2003: 184). Suatu organisasi besar, penggajian merupakan salah satu faktor penunjang keberhasilan operasi perusahaan dengan perubahan-perubahan asumsi terutama dalam dekade terakhir dengan adanya perubahanperubahan aturan dan tingkat potongan pajak dari pemerintah, sehingga sistem penggajian tersebut juga berubah seiring perubahan-perubahan yang terjadi. Apabila terus berlanjut, sistem penggajian tersebut akan berumur panjang, maka untuk mengatasi strategi yang digunakan adalah dengan membuat garis besar dalam prosedur penggajian dan pembahasan mengenai faktor-faktor yang berpengaruh dalam perhitungan penggajian. Proses penggajian meliputi pengurangan pajak, potongan tertentu, laporan kepada pemerintah dan persyaratan untuk kepegawaian lainnya. Hubungan yang baik sangat diperlukan dalam hubungan antara pegawai atau karyawan dengan pemberi kerja, sehingga diperlukan sistem yang efisien dan efektif (Bodnar dalam Widitiarga 2005: 373). 5. Definisi Sistem Pengendalian Intern Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan commit to user



organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. 6. Sistem Akuntansi Penggajian (Mulyadi 2001: 373-406). a.

Deskripsi Kegiatan Sistem

akuntansi

penggajian

dan

pengupahan

dalam

perusahaan melibatkan fungsi kepegawaian, fungsi keuangan, dan fungsi akuntansi. Fungsi kepegawaian bertanggung jawab dalam pengangkatan karyawan, penetapan jabatan, penetapan tarif gaji dan upah, promosi, dan penurunan pangkat, mutasi karyawan, penghentian karyawan dari pekerjaan, dan penetapan berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan serta penghitungan gaji dan upah karyawan. Fungsi Keuangan bertanggung jawab atas pelaksanaan pembayaran gaji dan upah serta berbagai tunjangan kesejahteraan karyawan. Fungsi akuntansi bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribusi biaya tenaga kerja untuk kepentingan perhitungan harga pokok produksi dan penyediaan informasi guna pengawasan biaya tenaga kerja. b.

Infomasi yang Diperlukan oleh Manajemen Informasi

yang

dibutuhkan

penggajian dan pengupahan adalah: commit to user

manajemen

dari

kegiatan



1) Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan selama periode akuntansi tertentu. 2) Jumlah biaya gaji dan upah yang menjadi beban setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. 3) Jumlah biaya gaji dan upah yang diterima setiap karyawan selama periode akuntansi tertentu. 4) Rincian unsur biaya gaji dan upah yang menjadi beban perusahaan dan setiap pusat pertanggungjawaban selama periode akuntansi tertentu. c.

Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah: 1) Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen-dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumendokumern ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. 2) Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat waktu jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan commit to user



jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. 3) Daftar gaji dan upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. 4) Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima setiap karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beben setiap karyawan. 5) Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan daftar upah. d.

Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah: commit to user



1)

Jurnal Umum Dalam pencatatan gaji dan upah ini jurnal umum digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan.

2)

Kartu harga pokok produk Catatan ini digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pemesanan tertentu.

3)

Kartu biaya Catatan ini digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatan dalam kartu biaya ini adalah bukti memorial. Kartu biaya dapat menggunakan formulir rekening dengan debit lebar (wide debet ledger).

4)

Kartu penghasilan karyawan Catatan ini digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongan yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh Pasal 21 yang menjadi beban setiap karyawan. Di samping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatangani nya kartu

tersebut oleh

karyawan

yang

bersangkutan. Dengan tanda tangan pada kartu penghasilan commit to user



karyawan ini, setiap karyawan hanya mengetahui gaji dan upahnya sendiri, sehingga rahasia penghasilan karyawan tertentu tidak diketahui oleh karyawan yang lain. e.

Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah: 1)

Fungsi kepegawaian Bertanggung

jawab

untuk mencari

karyawan

baru,

menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan baru karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. 2)

Fungsi pencatat waktu Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Sistem pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatat waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

3)

Fungsi pembuat daftar gaji dan upah Bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah commit to user



diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi guna pembuatan bukti kas keluar yang dipakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. 4)

Fungsi akuntansi Bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan (misalnya utang gaji dan upah karyawan, utang pajak, dan utang dana pensiun). a)

Bagian Utang Bagian ini memegang fungsi pencatat utang yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk memproses pembayaran gaji dan upah seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah. Bagian ini menerbitkan bukti kas keluar yang memberi otorisasi kepada fungsi pembayar gaji dan upah untuk membayarkan gaji dan upah kepada karyawan seperti yang tercantum dalam daftar gaji dan upah tersebut.

b)

Bagian Kartu Biaya Bagian ini memegang fungsi akuntansi biaya yang dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan bertanggungjawab untuk mencatat distribusi biaya ke dalam kartu harga pokok produk dan kartu biaya berdasarkan commit to user



rekap daftar gaji dan upah dan kartu jam kerja (untuk tenaga kerja langsung pabrik). c)

Bagian Jurnal Bagian ini memegang fungsi pencatat jurnal yang bertanggungjawab untuk mencatat biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.

5)

Fungsi Keuangan Bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah dan menguangkan cek tersebut ke bank. Uang tunai tersebut kemudian dimasukan kedalam amplop gaji dan upah setiap karyawan, untuk selanjutnya dibagikan kepada karyawan yang berhak.

f.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: 1)

Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor adminstrasi atau pabrik. Pencatan waktu hadir dapat menggunakan daftar hadir biasa, yang karyawan harus menandatanganinya setiap hadir dan pulang dari perusahaan atau dapat menggunakan mesin pencatat waktu (time recorder machine). Pencatatan waktu hadir ini diselenggarakan commit to user



untuk menentukan gaji dan upah karyawan. Bagi karyawan yang digaji bulanan, daftar gaji digunakan untuk menentukan apakah karyawan yang dapat memperoleh penuh, atau harus dipotong akibat ketidak hadiran mereka. Daftar gaji ini juga dapat digunakan utnuk menetukan apakah karyawan bekerja dirumah sakit ini dalam jam biasa atau jam lembur (overtime). Sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima

gaji saja atau menerima tunjangan lembur (yang

terkait ini umumnya bertarif diatas tarif gaji). 2)

Prosedur pembuatan daftar gaji Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji dan upah karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji bulan sebelumnya, dan daftar hadir. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan tidak kena pajak, informasi mengenai potongan PPh Pasal 21 dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah atas dasar data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Potongan PPh Pasal 21 ini dicantumkan dalam daftar hadir dan upah.

commit to user



3)

Prosedur distribusi gaji Dalam prosedur distribusi biaya gaji dan upah, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya perhitungan harga pokok produk.

4)

Prosedur pembayaran gaji Prosedur pembayaran gaji dan upah melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji dan upah. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke Bank dan memasukan uang ke amplop gaji dan upah. Jika jumlah karyawan perusahaaan banyak, pembagian amplop gaji dan upah biasanya dilakukan oleh juru bayar (pay master). Pembayaran gaji dan upah dapat dilakukan dengan membagikan cek gaji dan upah kepada karyawan.

g.

Unsur Pengendalian Intern Organisasi 1)

Fungsi pembuatan daftar gaji dan upah harus terpisah dari fungsi keuangan.

2)

Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. commit to user



Sistem Otorisasi 3)

Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji dan upah harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama.

4)

Setiap perubahan gaji dan upah karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji dan upah, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.

5)

Setiap potongan atas gaji dan upah karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji dan upah yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian.

6)

Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu.

7)

Perintah lembur harus diotorisaasi oleh kapala departemen karyawan yang bersangkutan.

8)

Daftar gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi personalia.

9)

Bukti kas keluar unTuk pembayaran gaji dan upah harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi.

Prosedur pencatatan 10) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan faktur gaji dan upah karyawan. 11) Tarif upah yang dicantumkan dalam katu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi.

commit to user



Praktik yang Sehat 12) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. 13) Pemasukan jam hadir kedalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. 14) Pembuatan daftar gaji dan upah harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. 15) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. 16) Catatan penghasilan karyawan dihitung oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.

B.

PEMBAHASAN 1. Sistem Penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta Sistem penggajian yang akan penulis bahas adalah sistem penggajian untuk pegawai tetap dan pegawai kontrak. Apapun jenis pegawainya, sistem akan tetap sama baik dari dokumen yang digunakan, fungsi yang terkait, catatan akuntansi yang digunakan serta prosedurnya, yang berbeda hanya nama golongan pegawai pada slip gaji, karena semua masuk pada sistem yang sama yaitu payroll system. commit to user



Dari peraturan rumah sakit tersebut penulis juga mengetahui halhal yang mempengaruhi penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai. Dalam penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai, rumah sakit ini sudah menggunakan software payroll. Software ini juga mempunyai kelebihan untuk penambahan peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Salah satu komponen yang mempengaruhi penghitungan gaji dan pajak dari penghasilan pegawai adalah catatan waktu jam hadir. Dalam pencatatan waktu jam hadir pegawai, rumah sakit ini menggunakan mesin pencatat waktu kehadiran para pegawainya yang disebut Finger Print. Pada

umumnya,

pembayaran

gaji

pada

pegawai

dengan

memberikan gaji dalam bentuk amplop yang berisi uang tunai dan atau cek gaji. Tetapi pada rumah sakit ini, dalam pembayaran gaji para pegawainya menggunakan jasa bank berupa Autopay System dimana Bank diberikan wewenang untuk mendebit rekening rumah sakit ini ke rekening para pegawai. Pembayaran gaji pada rumah sakit ini yang penulis teliti ada 2 (Dua) tahap, tahap pertama pembayaran gaji dan tunjangan tetap dan tahap kedua pembayaran tunjangan tidak tetap dan tunjangan lainnya. Antara tahap 1 (Satu) dan tahap 2 (Dua) prosesnya sama hanya perbedaan nama tunjangannya. Oleh karena itu penulis hanya menyajikan 1 (Satu) bagan alir. Dan akhir dari penggajian rumah sakit ini yaitu diberikannya slip gaji kepada para pegawai setelah tahap 2 (Dua) selesai. Untuk lebih jelasnya, penulis sajikan sebagai berikut: commit to user



a.

Bagian yang Terkait : 1)

Bagian HRD (Personalia) a) Melakukan proses perekrutan karyawan/pemutusan hubungan kerja/perpanjangan kontrak/pengangkatan karyawan baru, perubahan tarif pembayaran dan lain sebagainya yang berhubungan dengan transaksi pegawai. b) Menginput data-data yang berkenaan dengan karyawan ke payroll system cut off ( Nama karyawan, nomor karyawan, jumlah gaji, dll). c) Menginput file timesheet dan alokasi gaji ke payroll system cut off.

2)

Bagian Administrasi Mengisi Timesheet dimulai dari tanggal 16 – 15 bulan berikutnya serta melakukan alokasi gaji tiap departemen masingmasing pegawai.

3)

Bagian Payroll (Penggajian) a) Menghitung jumlah pajak terhutang karyawan b) Melakukan konfirmasi ke Bank atas Autopay terhadap penggajian c) Meminta otorisasi pada fungsi Manager HRD dan Country Manager.

4)

Bagian Finance ( Keuangan ) 1) Melakukan penjurnalan penggajian commit to user



2) Memutuskan kapan dilakukan Autopay 5)

Bagian Accounting ( Akuntansi) Melakukan penjurnalan pengalokasian gaji berdasarkan departemen masing-masing pegawai.

b.

Dokumen yang Digunakan: 1)

File Induk Penggajian (Soft copy) Dokumen ini berisi keputusan-keputusan mengenai pengangkatan

pegawai,

kenaikan

pangkat

pegawai,

pemberhentian pegawai, penurunan pangkat pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya, skorsing, perubahan bayaran, peraturanperaturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. 2) File Waktu Hadir (Timesheet) Dokumen ini berisi data waktu hadir para pegawai RS PKU Muhammadiyah Surakarta yang diinput dari finger print. Dari timesheet ini akan diketahui apakah pegawai akan mendapat gaji saja atau gaji dan potongan tertentu ataukah gaji dan gaji lembur. 3) File alokasi gaji (Soft copy dan hard copy) Dokumen ini dibuat berdasarkan departemen masingmasing pegawai pada saat pengisian timesheet. Saat pengisian timesheet ada kolom alokasi gaji itu akan dikemanakan. commit to user



4) File Simpanan Gaji (soft copy dan hard copy) Dokumen ini berisi nama pegawai, nomer rekening, pemilik

rekening

dan

jumlah

rupiah

serta

tanggal

dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit di Bank. Dokumen ini yang kemudian akan diverifikasi dengan catatan pihak Bank. 5) Bukti Auto Debit Rekening Rumah Sakit di Bank Dokumen ini dibuat oleh pihak Bank untuk rumah sakit ini sebagai tanda bahwa pihak Bank telah mendebit rekening rumah sakit ke rekening para pegawai. Berasal dari record bagian penggajian yang isinya sama dengan dokumen diatas yang kemudian diverifikasi dengan catatan Bank. 6) File Laporan Penggajian File yang dihasilkan dari software payroll, yang isinya hampir mirip dengan file simpanan gaji yaitu seperti nama pegawai, nomor pegawai, nomor rekening pegawai, jumlah gaji pegawai. 7) Payment Voucher Dokumen ini dibuat oleh bagian penggajian, berisi nilai global dari gaji seluruh pegawai yang diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager untuk diserahkan kepada bagian keuangan dan sebagai bukti pengeluaran Bank bagi bagian keuangan.

commit to user



8) Slip Gaji (salary receipt form) Dokumen ini serupa dengan kartu penghasilan karyawan yang dibuat dari dokumen yang dimilki bagian HRD. Slip gaji ini akan diberikan oleh bagian penggajian kepada para pegawai setelah penggajian tahap 1 selesai.

c.

Catatan Akuntansi yang Digunakan: 1)

Jurnal Pengeluaran Kas Jurnal ini untuk mencatat jurnal penggajian sebesar kas yang dikeluarkan oleh bagian keuangan untuk Bank.

2) Jurnal umum Jurnal ini untuk mencatat alokasi biaya gaji tiap departemen masing-masing pegawai.

d.

Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem 1). Prosedur Pencatatan Waktu Hadir Dalam prosedur ini, pencatatan waktu hadir dilakukan oleh bagian Administrasi dengan menggunakan mesin pencatat waktu (finger print) dibawah pengawasan bagian HRD. Dari finger Print bagian administrasi akan mengisi timesheet sesuai data yang ada pada finger print. Pada tanggal 16 - 15 bulan berjalan bagian HRD menginput data timesheet ke payroll commit to user



system cut off . Pengisian data Timesheet ke payroll system cut off yaitu selama 7 hari sebelum penggajian. 2). Prosedur Pembuatan Daftar Gaji Pada saat pengisian timesheet juga dilakukan alokasi gaji tiap departemen masing-masing pegawai, yang kemudian akan

diserahkan

kepada

bagian

akuntansi

oleh

bagian

penggajian. Setelah data tersebut diinput beserta file induk penggajian ke payroll system cut off, bagian penggajian akan melakukan penghitungan gaji dan pajak penghasilan pegawai dengan software payroll. Dari hasil penghitungan tadi, akan diperoleh laporan penggajian yang nantinya akan dijadikan dasar pembuatan laporan simpanan gaji untuk pihak Bank. Laporan simpanan gaji tersebut berisi (Nama pegawai, no rekening, pemilik rekening dan jumlah rupiah gaji serta tanggal dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit di Bank atas instruksi bagian keuangan). Setelah selesai, bagian penggajian meminta otorisasi atas laporan tersebut kepada Manajer HRD dan Country Manager. 3). Prosedur Pembayaran gaji Pada prosedur ini bagian yang terkait adalah bagian penggajian, bagian akuntansi, bagian keuangan dan pihak Bank. Bagian penggajian mengirim laporan tersebut diatas baik berupa soft copy ataupun hard copy ke pihak Bank. Laporan tersebut commit to user



paling lambat harus diterima oleh pihak Bank 1 hari kerja sebelum tanggal penggajian. Kemudian pihak Bank melakukan verifikasi data tersebut, setelah semua data sudah cocok maka pada tanggal yang telah disebutkan dalam data tersebut, Bank akan melakukan auto debit rekening rumah sakit dan memindahkannnya ke rekening para pegawai. Setelah proses ini selesai Bank akan memberikan bukti pendebitan tersebut kepada bagian penggajian

tersebut. Bagian

penggajian kemudian

membuat payment voucher dan diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager. Payment voucher kemudian akan diserahkan ke bagian keuangan selanjutnya bagian keuangan melakukan pencatatan jurnal yaitu Payroll Accrual (Debit), Bank (Credit). Kemudian bagian penggajian akan memberikan data berupa alokasi gaji berdasarkan departemen masing-masing pegawai ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi kemudian akan melakukan penjurnalan atas pengalokasian gaji tersebut yaitu Biaya gaji (Debit), Accrued (Kredit). Yang terakhir bagian penggajian membuat slip gaji berdasarkan dokumen alokasi gaji, file penggajian, dan timesheet serta mengeprint slip gaji dan selanjutnya slip gaji ini akan di berikan ke para pegawai setelah penggajian tahap 2 (Dua) selesai. commit to user



e.

Unsur Pengendalian Intern Organisasi 1)

Fungsi pembuat daftar gaji terpisah dari fungsi finance ( keuangan)

2)

Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dari fungsi operasi

Sistem Otorisasi 3)

Rumah sakit ini memiliki file induk penggajian yang memuat informasi

keputusan-keputusan

mengenai

pengangkatan

pegawai, kenaikan pangkat pegawai, pemberhentian pegawai, penurunan pangkat pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya, skorsing, perubahan pembayaran, dan peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Semua ini diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager. 4)

Perintah kerja lembur pegawai diotorisasi oleh bagian yang berwenang, dalam hal ini adalah kepala departemen pegawai tersebut.

5)

Pengisian timesheet diotorisasi oleh bagian HRD.

6)

Laporan penggajian diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager.

7)

Payment Voucher diotorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager.

Prosedur Pencatatan commit to user



8)

Laporan yang dibuat oleh bagian HRD untuk pihak bank diverivikasi oleh pihak Bank dengan catatan Pihak Bank.

Praktik yang Sehat 9)

Kedatangan pegawai baik pada jam kerja ataupun bukan pada jam kerja diawasi bagian HRD.

10) Pengisian timesheet diawasi oleh Manajer HRD. 11) Pelaksanaan kerja lembur pegawai diawasi oleh kepala departemen pegawai tersebut.

commit to user



f.

Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian

Aktivitas Harian Bagian Administrasi

Operasional Komputer

Mulai

Mulai

Finger Print

Perbarui Database Penggajian Mengisi timesheet& pengalokasian gaji

Alokasi Gaji

Bagian HRD

Mulai

Transaksi Pegawai

Perubahan bayaran, penurunan pangkat, pengangkatan pegawai, pemberhentian, lainlain

Timesheet File Induk Penggajian

Gambar 2.1 Bagan Alir Dokumen Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta secara Garis Besar

commit to user



Mulai

Alokasi Gaji

File Induk Penggajian

Timesheet

Payroll System

Alokasi Gaji

Laporan Penggajian

Membuat Slip gaji

Membuat laporan simpanan gaji

Print Alokasi gaji&Slip gaji

Print

LSG

1

LSG

Diotorisasi Manager HRD & CM

LSG: Laporan Simpanan Gaji CM: Country Manager

Slip Gaji Alokasi gaji

5 4

commit to user(Aktivitas Mingguan/Bulanan) Gambar 2.2 Bagan Alir Operasional Komputer



Pihak Bank

1

LSG

LSG

LSG

Verification

Mendebit Rek. Rumah sakit ke Rek. Pegawai&Membuat Bukti Pendebitan

Bukti AutoDebit LSG: Laporan Simpanan Gaji 2

Gambar 2.3 Bagan Alir Aktivitas Pendebitan Rekening Rumah Sakit oleh Pihak Bank commit to user



Bagian Payroll

2

5

Bukti AutoDebit

Slip Gaji

Membuat Payment Voucher

Bukti AutoDebit Payment Voucher

Pegawai

Diotorisasi Manager HRD & Country Manager

T 3

Gambar 2.4 Bagan Alir Pencatatan Jurnal Payroll Accruall oleh Pihak Rumah Sakit

commit to user



Bagian Keuangan

Bagian Akuntansi

3

4

Payment Voucher

Alokasi Gaji

Jurnal Umum

JPK

N

T

JPK: Jurnal Pengeluaran Kas

Gambar 2.5 Bagan Alir Pencatatan Data Penggajian ke Jurnal Umum dan Jurnal Pengeluaran Kas

commit to user



g.

Urian Singkat Mengenai Flow Chart : Tahap I 1). Bagian HRD melakukan transaksi pegawai seperti membuat keputusan-keputusan mengenai pengangkatan pegawai, kenaikan pangkat pegawai, pemberhentian pegawai, penurunan pangkat pegawai, daftar gaji bulan sebelumnya, skorsing, perubahan bayaran, peraturan-peraturan terbaru yang berkaitan dengan pajak atas gaji maupun peraturan terkait lainnya. Semua terangkum dalam file induk penggajian. 2). Bagian administrasi mengisi timesheet yang dimulai dari tanggal 16 - 15 bulan berikutnya. Saat pengisian timesheet juga dilakukan alokasi gaji tiap departemen masing-masing pegawai. Setelah selesai, kemudian diserahkan ke bagian HRD. 3). Bagian HRD pada tanggal 15 bulan berjalan menginput data timesheet ke Payroll System. Pengisian data Timesheet ke Payroll System yaitu selama 7 hari sebelum penggajian. 4). Berdasarkan timesheet, alokasi gaji, dan file induk penggajian bagian penggajian menghitung gaji dan pajak penghasilan pegawai. Dari kegiatan itu akan dihasilkan laporan penggajian. 5). Atas laporan tersebut selanjutnya akan dibuat laporan simpanan gaji (Nama pegawai, nomer rekening, pemilik rekening dan jumlah rupiah serta tanggal dilaksanakannya pendebitan commit to user



rekening perusahaan di Bank ) oleh bagian penggajian untuk pihak Bank. 6). Setelah selesai membuat laporan simpanan gaji, bagian penggajian meminta otorisasi kepada Manajer HRD dan Manager Country. 7). Kemudian bagian penggajian mengirim laporan tersebut diatas baik berupa soft copy ataupun hard copy ke pihak Bank. 8). Bank melakukan verifikasi data tersebut (apakah sudah cocok dengan catatan Bank atau tidak ). 9). Setelah semua sudah cocok, maka pada tanggal yang telah disebutkan dalam data tersebut

Bank melakukan auto debit

rekening perusahaan dan memindahkannya ke rekening pegawai. 10). Setelah selesai, bank memberikan bukti pendebitan tersebut (Bukti auto debit) ke bagian penggajian. 11). Bagian penggajian kemudian membuat payment voucher yang telah di otorisasi oleh Manajer HRD dan Country Manager. 12). Bagian penggajian kemudian menyerahkan payment voucher yang telah di otorisasi tersebut kepada bagian keuangan. 13). Bagian keuangan melakukan pencatatan jurnal Payroll Accrual di debit dan Bank di Kredit pada jurnal pengeluaran kas. 14). Setelah itu bagian penggajian mamberikan data berupa alokasi gaji berdasarkan departemen masing-masing pegawai ke bagian akuntansi.

commit to user



15). Bagian akuntansi kemudian akan melakukan penjurnalan atas pengalokasian gaji tersebut, yaitu biaya gaji (Debit) pada Accrued (Kredit) di jurnal umum. Tahap II Pada tahap kedua ini prosedurnya sama dengan tahap yang pertama. 16). Setelah pembayaran gaji pada tahap II selesai, bagian penggajian akan membuat slip gaji berdasar dokumen yang dimiliki bagian HRD dan Laporan penggajian selanjutnya mengeprint slip gaji. Yaitu berupa jumlah gaji dan potongan atas gaji, tunjangan tetap, tunjangan tidak tetap, dan tunjangan-tunjangan lainnya. 17). Terakhir Slip gaji dibagikan kepada para pegawai oleh bagian penggajian.

2. Evaluasi Sistem Penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta Dalam hal ini akan dijelaskan mengenai evaluasi dari penulis dalam

sistem

penggajian

pada

RS

PKU

Muhammadiyah

Surakarta.Batasan-batasan yang diuraikan yaitu mengenai kelemahan dan kebaikan dari sistem yang diterapkan beserta alternative lain untuk menjadikan sistem tersebut menjadi lebih baik lagi. Obyek-obyek sistem yang dievaluasi adalah Fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk sistem serta unsur pengendalian intern dalam sistem penggajian tersebut. commit to user



a.

Evaluasi terhadap Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem penggajian rumah sakit ini berbeda sedikit jumlah dan namanya dengan fungsi yang seharusnya. Fungsi yang terkait dalam rumah sakit ini adalah bagian HRD, bagian administrasi, bagian penggajian, bagian keuangan, dan bagian akuntansi. Hanya perbedaan nama seperti fungsi kepegawaian pada rumah sakit ini disebut dengan bagian HRD, fungsi pembuat daftar gaji disebut bagian Penggajian serta fungsi pencatat waktu hadir disebut bagian administrasi. Dalam sistem penggajian yang sesungguhnya, fungsi yang terkait harus terpisah sesuai struktur organisasi.Fungsi pencatat waktu hadir terpisah dengan fungsi pembuat daftar gaji, fungsi pembuat daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayar gaji, dan fungsi pembayar gaji terpisah dari fungsi pembuat bukti kas keluar. Sama halnya dengan fungsi yang terkait dalam rumah sakit ini. Seperti bagian pengisian timesheet (Bagian administrasi) terpisah dengan bagian penginput data timesheet ke payroll system (Bagian HRD) serta terpisah dengan pembuat laporan penggajian (Bagian penggajian). Hanya saja bagian pembuat payment voucher dan pembagian slip gaji adalah bagian yang sama yaitu bagian penggajian.

b.

Evaluasi terhadap Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan rumah sakit ini dalam sistem penggajian sama dengan dokumen yang seharusnya digunakan dalam commit to user



sistem penggajian. Hanya saja bentuk atau sifat dan namanya yang berbeda. Dalam rumah sakit ini, mayoritas menggunakan dokumen soft copy tetapi ada beberapa yang berupa hard copy. Sedangkan perbedaan nama seperti dokumen pendukung perubahan gaji, kartu jam hadir, bukti kas keluar yang pada seharusnya disebut file induk penggajian, timsheet, payment voucher

pada rumah sakit ini.

Sayangnya payment voucher yang dibuat tidak bernomer dan bertanggal yang tidak bercetak. Serta ada tambahan dokumen di rumah sakit yang disebut file simpanan gaji, yaitu file berupa hard copy dan soft copy yang isinya nama pegawai, nomer rekening pegawai,

pemilik

rekening,

jumlah

rupiah

dan

tanggal

dilaksanakannya pendebitan rekening rumah sakit. Beberapa file mendapat otorisasi dari pihak yang berwenang, seperti perubahan data yang berkaitan pegawai

diotorisasi manager HRD, payment

voucher dan laporan simpanan gaji untuk Bank diotorisasi oleh manajer HRD dan Country Manager. Kecuali file alokasi gaji tidak mendapat otorisasi. c.

Evaluasi terhadap Catatan Akuntansi yang digunakan. Catatan akuntansi yang digunakan pada rumah sakit ini dalam sistem

penggajiannya hanya jurnal pengeluaran

kas

(Jurnal

penggajian) dan jurnal umum (Jurnal alokasi gaji). Sedangkan catatan akuntansi pada sistem penggajian yang seharusnya adalah kartu penghasilan karyawan, ini tidak menjadi masalah karena dari alokasi commit to user



gaji akan dibuat slip gaji. Dan biasanya yang terdapat pada slip gaji sudah termuat dalam kartu penghasilan. d.

Evaluasi terhadap Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem. Dalam sistem penggajian yang sesungguhnya ada prosedur pencatatan waktu hadir, prosedur pembuatan daftar gaji, prosedur pembuatan bukti kas keluar, dan prosedur pembayaran gaji. Begitu juga sama dengan prosedur penggajian yang ada pada rumah sakit ini, akan tetapi karena rumah sakit ini menggunakan finger print untuk mencatat waktu hadir pegawai, menggunakan software payroll untuk menghitung gaji dan pajak penghasilan pegawai dan menggunakan jasa bank berupa autopay system dalam pembayaran gaji tentunya bagian yang melakukan, dokumen yang digunakan sedikit berbeda.. Pada prosedur pembuatan bukti kas keluar di rumah sakit ini mengenal dengan sebutan prosedur pembuatan payment voucher. Terakhir pada prosedur pembayaran gaji yang sesungguhnya hanya membuat cek atau membagikan amplop yang berisi uang tunai dan slip gaji, sedang pada rumah sakit ini prosedur pembayaran gaji yaitu dengan membuat laporan simpanan gaji untuk Bank yang kemudian akan diverivikasi dengan catatan Bank oleh Bank dan bank akan melakukan auto debit rekening perusahaan dan memindahkannya ke rekening pegawai dan prosedur ini berakhir dengan dibagikannya slip gaji untuk para pegawai. commit to user



e.

Evaluasi terhadap Unsur Pengendalian Intern Terdapat 2 (Dua) hal yang perlu dievaluasi dalam sistem penggajian yang seharusnya dilakukan oleh rumah sakit ini, yaitu: 1) Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD, seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet dan alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country Manager . 2) Payment voucher tidak bernomer cetak dan hanya bertuliskan tanggal yang masih ditulis tangan.

commit to user


digilib.uns.ac.id

BAB III TEMUAN

Berdasarkan evaluasi pembahasan mengenai sistem penggajian RS PKU Muhammadiyah Surakarta, ditemukan tentang adanya kelemahan dan kelebihan yang terdapat pada sistem penggajian pada RS PKU Muhammadiyah Surakarta. Berikut kelemahan dan kebaikan sistem penggajiannya. A.

KELEBIHAN 1. Adanya mesin pencatat waktu ( finger print ) maka data waktu hadir tidak perlu diragukan lagi kevalidannya dan meniadakan kecurangan dalam catatan kehadiran pegawai. 2. Penggunakan jasa bank berupa autopay system dapat meningkatkan efisiensi dan pengurangan biaya pemrosesan penggajian seperti pembelian, pemrosesan dan penyebaran cek kertas, amplop gaji, biaya juru bayar dan lain sebagaianya. 3. Menggunakan software payroll system sehingga lebih mudah dalam penginputan dan penghintungan gaji dan upah karyawan serta tingkat kevalidannya tinggi daripada penghitungan secara manual.

B.

KELEMAHAN 1. Timesheet dan alokasi gaji tidak diotorisasi,sehingga mendorong bagianbagian tertentu untuk berbuat curang. 2. Payment voucher belum bernomor urut hanya bertuliskan tanggal secara manual,sehingga sulit dalam pengarsipannya. commit to user 58


digilib.uns.ac.id

BAB IV PENUTUP

A.

KESIMPULAN

Berdasarkan penjelasan yang telah diuraikan serta kelemahan dan kelebihan dari rumah sakit yang penulis teliti, maka penulis berkesimpuan sebagai berikut: Sistem pengggajian pada rumah sakit yang penulis teliti secara umum sudah baik dan sejalan dengan berkembangnya teknologi. Ini bisa dilihat dengan penggunaan finger print, software payroll, jasa Bank autopay system yang menghasilkan timesheet yang valid, penghitungan gaji dan pajak penghasilan pegawai yang akurat serta penghematan kas untuk penggajian. Secara khusus juga dikatakan baik tetapi masih ada beberapa yang perlu diperbaiki seperti beberapa unsur pengendalian intern dan pengendalian pengamanan utama sistem berdasarkan komputer agar sistem penggajian di rumah sakit ini lebih baik lagi.

B.

REKOMENDASI 1.

Sebelum timesheet dan alokasi gaji diberikan kepada bagian HRD, seharusnya bagian administrasi meminta otorisasi atas timesheet dan alokasi gaji tersebut kepada Manajer HRD dan Country Manager . commit to user 59



2.

Menindak tegas para pegawai yang melanggar peraturan di rumah sakit dengan memberikan surat peringatan dan jika perlu di skorsing sementara waktu.

commit to user

EVALUASI SISTEM PENGGAJIAN PADA RUMAH SAKIT PKU MUHAMMADIYAH SURAKARTA

Recommend Documents