ANALISIS DAN PERANCANGANN SISTEM PENGGAJIAN

PLAGIAT PLAGIATMERUPAKAN MERUPAKANTINDAKAN TINDAKANTIDAK TIDAKTERPUJI TERPUJI

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta

SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi

Oleh : Anggita Putri Darmastuti NIM : 092114063

PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013



SKRIPSI

Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi Program Studi Akuntansi


PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SANATA DHARMA YOGYAKARTA 2013

i


Skripsi



Telah disetujui oleh:

Pembimbing

Drs. Edi Kustanto, M.M

Tanggal: 23 April 2013

ii


Skripsi


Dipersiapkan dan Ditulis oleh: Anggita Putri Darmastuti NIM: 092114063

Telah dipertahankan di depan Panitia Penguji Pada tanggal 23 Mei 2013 Dan Dinyatakan Memenuhi Syarat

Susunan Panitia Penguji: Nama Lengkap

Tanda Tangan

Ketua

Sulistiyowati,S.E.,M.Si.,Akt.,QIA Firma Sulistiyowati,

................................

Sekretaris

Lisia Apriani, S.E.,M.Si.,Akt.,QIA

................................

Anggota

Drs. Edi Kustanto, M.M

................................

Anggota

Ir.Drs. Hansiadi Yuli H, M.Si.,Akt.,QIA

................................

Anggota

Dr. FA. Joko Siswanto, M.M.,Akt.,QIA

................................

Yogyakarta, 31 Mei 2013 Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma Dekan

Dr. H. Herry Maridjo, M.Si.

iii


“If you try and lose then it isn't your fault. But if you don't try and we lose, then it's all your fault.” (Orson Scott Card)

Skripsi ini kupersembahkan kepada: Keluarga Tercinta L. Julian Purwanjana Terkasih Semua sahabat yang mendukung dan memberikan semangat

iv


UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI

PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI

Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa Skripsi dengan judul: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN (Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta) Yogyakarta dan diajukan untuk diuji pada tanggal 23 Mei 2013 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak terdapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya say ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya aku seolah-olah olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan han tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya. Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah seolah olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijasah yang telah diberikan oleh universitas batal bat saya terima.

Yogyakarta, 28 Mei 2013 Yang membuat pernyataan,

Anggita Putri Darmastuti

v


LEMBAR PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI KARYA ILMIAH UNTUK KEPENTINGAN AKADEMIS

Yang bertandatangan di bawah ini, i saya mahasiswa Universitas Sanata anata Dharma : Nama

: Anggita Putri Darmastuti

Nomor omor Induk Mahasiswa

: 092114063

Demi pengembangan ilmu pengetahuan, saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma karya ilmiah saya yang berjudul : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN PEN Studi Kasus di PT Madubaru Yogyakarta. Yogyakarta Beserta eserta perangkat yang diperlukan (bila ada). Dengan demikian saya memberikan kepada Perpustakaan Universitas Sanata Dharma hak untuk menyimpan, mengalihkan dalam bentuk media lain, mengelolanya dalam bentuk pangkalan p data, mendistribusikan secara terbatas, dan mempublikasikannya di Internet atau media lain untuk kepentingan akademis tanpa perlu meminta ijin dari saya maupun memberikan royalty kepada saya selama tetap mencantumkan nama saya sebagai penulis. Demikian mikian pernyataan ini yang saya buat dengan sebenarnya. Dibuat di Yogyakarta Pada tanggal: 28 Mei 2013 Yang menyatakan

Anggita Putri Darmastuti

vi


KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa atas limpahan berkat dan rahmat-Nya, sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi dengan judul “Analisis dan Perancangan Sistem Penggajian” ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat memperoleh gelar Sarjana Ekonomi pada Program Studi Akuntansi, Jurusan Akuntansi, Fakultas Ekonomi, Universitas Sanata Dharma Yogyakarta. Dalam menyelesaikan skripsi ini, penulis mendapat berbagai bantuan dan motivasi dari berbagai pihak. Pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan terima kasih kepada: 1.

Dr. Ir. Paulus Wiryono Priyatamtama, S.J. selaku Rektor Universitas Sanata Dharma.

2.

Dr. H. Herry Maridjo, M.Si. selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.

3.

Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt. selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma.

4.

Ir. Drs. Hansiadi Yuli H, M.Si.,Akt.,QIA. selaku Panitia Penguji Skripsi Program Studi Akuntansi.

5.

Dr. FA. Joko Siswanto, M.M.,Akt.,QIA. selaku Panitia Penguji Skripsi Program Studi Akuntansi.

vii


6.

Drs. Edi Kustanto, M.M. selaku Dosen Pembimbing yang telah banyak meluangkan waktu untuk memberi bimbingan dan arahan dalam penyusunan skripsi ini.

7.

Nicko Kornelius Putra S.E. yang membantu memberikan referensi-referensi yang sangat berguna pada saat penulis mengerjakan skripsi.

8.

Bapak FX. Dolah Wiyadi selaku nara sumber di Bagian SDM dan Umum PT MadubaruYogyakarta yang telah berkenan meluangkan waktu membantu penulis memperoleh informasi dan data-data yang dibutuhkan.

9.

Alm. Ibu Esty Dwi Astuti, Bapak Tri Suyud Nusanto, Bapak Dwi Agung Darmono, dan Mathea Santa Dheo tercinta yang selalu memberikan dukungan dan semangat dalam melaksanakan pendidikan tanpa mengenal lelah.

10. L. Julian Purwanjana Putra terkasih yang selalu memberikan dukungan dalam segala situasi yang dihadapi penulis. 11. Anastasia Dewi Sekartari yang telah menjadi sahabat dan teman berbagi bagi penulis. 12. Yuni, Dian Ayu, Tiara, Tika, dan teman-teman satu kelas MPT yang telah memberikan banyak inspirasi dalam berdiskusi bersama. 13. Veny dan Ika yang telah membantu penulis dalam memberikan pinjaman literatur. 14. Teman-teman mahasiswa Akuntansi angkatan 2009yang sudah membantu penulis dalam berbagai hal.

viii


15. Semua pihak yang telah membantu dalam penyusunan skripsi ini yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu. Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih ada kekurangan. Oleh karena itu penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi pembaca.

Yogyakarta, 28 Mei 2013

Penulis

ix


DAFTAR ISI

Halaman HALAMAN JUDUL......................................................................................... i HALAMAN PERSETUJUAN PEMBIMBING .............................................. ii HALAMAN PENGESAHAN......................................................................... iii HALAMAN MOTTO DAN PERSEMBAHAN............................................. iv HALAMAN PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS ..........................v HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ...................... vi HALAMAN KATA PENGANTAR .............................................................. vii HALAMAN DAFTAR ISI ...............................................................................x HALAMAN DAFTAR TABEL ................................................................... xvi HALAMAN DAFTAR GAMBAR .............................................................. xvii ABSTRAK .................................................................................................... xix ABSTRACT ....................................................................................................xx BAB I

PENDAHULUAN..........................................................................1 A. Latar Belakang Masalah ............................................................1 B. Rumusan Masalah .....................................................................3 C. Batasan Masalah ........................................................................3 D. Tujuan Penelitian .......................................................................4 E. Manfaat Penelitian .....................................................................4 F. Sistematika Penulisan ................................................................5

BAB II

LANDASAN TEORI .....................................................................6

x


A. Sistem ........................................................................................6 1. Pengertian Sistem .................................................................6 2. Karakteristik Sistem..............................................................7 B. Sistem Informasi ........................................................................8 1. Pengertian Sistem Informasi .................................................8 2. Komponen Sistem Informasi ................................................8 3. Pengembangan Sistem Informasi .......................................10 C. Sistem Akuntansi .....................................................................12 1. Pengertian Sistem Akuntansi ..............................................12 2. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi ..........................12 3. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi ..........................................13 4. Faktor-Faktor dalam Penyusunan Sistem Akuntansi ..........14 D. Gaji ..........................................................................................14 1. Pengertian Gaji ...................................................................14 2. Metode Distribusi Gaji .......................................................14 E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan .......................15 1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 15 2. Dokumen yang Digunakan .................................................15 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan ...................................17 4. Fungsi yang Terkait ............................................................18 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem.......................19 F. Sistem Pengendalian Intern .....................................................20 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern ..............................20

xi


2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern ....................................20 3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penggajian .........................................................21 G. Sistem Informasi Akuntansi ....................................................26 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi .............................26 2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Sistem Informasi Akuntansi ...........................................................26 3. Fitur-Fitur Operasional Utama Sistem Penggajian .............27 H. Analisis Sistem ........................................................................29 1. Pengertian Analisis Sistem .................................................29 2. Tahapan Analisis Sistem.....................................................29 3. Sumber Informasi dalam Melaksanakan Analisis Sistem ...................................................................31 4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem ...................................................................31 I. Perancangan atau Desain Sistem .............................................32 1. Pengertian Perancangan Sistem ..........................................32 2. Tahap Perancangan Sistem .................................................33 3. Tujuan dan Sasaran Perancangan Sistem............................33 J. Perancangan Formulir, Jurnal, Flowchart, Data Flow Diagram, dan Laporan ..........................................34 1. Formulir ..............................................................................34 2. Jurnal...................................................................................39

xii


3. Bagan Alir Dokumen (Flowchart)......................................41 4. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) .........................43 5. Laporan ...............................................................................46 K. Review Penelitian Terdahulu ...................................................47 BAB III

METODE PENELITIAN .............................................................49 A. Jenis Penelitian ........................................................................49 B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian ..................................49 C. Subjek Penelitian dan Objek Penelitian ..................................49 D. Jenis Data yang Diperlukan .....................................................50 E. Data yang Diperlukan ..............................................................50 F. Teknik Pengumpulan Data ......................................................51 G. Teknik Analisis Data ...............................................................51

BAB IV

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .....................................54 A. Profil dan Sejarah Perusahaan .................................................54 B. Visi dan Misi Perusahaan ........................................................56 C. Struktur Organisasi ..................................................................57 D. Sumber Daya Manusia ............................................................66 E. Kegiatan Penggajian ................................................................75

BAB V

ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN .................................77 A. Deskripsi Sistem Penggajian ...................................................77 1. Deskripsi Kegiatan ..............................................................77 2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan ...................................................78

xiii


3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan ...................................................79 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penggajian ..................................82 5. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan ..........................................................................82 B. Perbandingan Sistem Penggajian Perusahaan dengan Pengendalian Intern ....................................................87 1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab .................................................................87 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ..........................87 3. Praktik yang Sehat dalam Pelaksanaan Fungsi ...................89 4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya ...........................................................89 C. Identifikasi Masalah ................................................................90 1. Mengidentifikasi Masalah ..................................................90 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah ..................................91 3. Mengidentifikasi Titik Keputusan ......................................92 4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci ..........................93 D. Rancangan Input ......................................................................93 1. Entity Relation Diagram .....................................................95 2. Relationship Table ..............................................................96

xiv


3. Form Terima Gaji Karyawan ..............................................97 E. Rancangan Proses ....................................................................98 1. Rancangan Bagian Alir Dokumen (Flowchart) ..................98 2. Rancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) .......................................................109 F. Rancangan Output .................................................................123 BAB VI

PENUTUP ..................................................................................124 A. Kesimpulan ............................................................................124 B. Keterbatasan Penelitian .........................................................125 C. Saran ......................................................................................126

DAFTAR PUSTAKA ...................................................................................127 LAMPIRAN ..................................................................................................128

xv


DAFTAR TABEL Halaman Tabel 1.1. Simbol-Simbol dalam Bagan Alir Dokumen ...............................41 Tabel 2.1. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab dalam Sistem Penggajian dengan yang Ada dalam Perusahaan ............................................87 Tabel 2.2. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan dalam Sistem Penggajian dengan yang Ada dalam Perusahaan ........................................................87 Tabel 2.3. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Praktik yang Sehat dalam Pelaksanaan Fungsi dalam Sistem Penggajian dengan yang Ada dalam Perusahaan ........................................................89 Tabel 2.4. Perbandingan Pengendalian Intern Tentang Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya dalam Sistem Penggajiandengan yang Ada dalam Perusahaan ..............89 Tabel 2.5. Analisis Kelemahan Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru Yogyakarta ............................................................90

xvi


DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar 1.1. Siklus Hidup Pengembangan Sistem .......................................12 Gambar 1.2. Kesatuan Luar atau Entitas ......................................................43 Gambar 1.3. Aliran Data ..............................................................................44 Gambar 1.4. Proses .......................................................................................44 Gambar 1.5. Hubungan Aliran Data antara Entitas dengan Proses ..............44 Gambar 1.6. Penyimpanan Data ...................................................................45 Gambar 1.7. Hubungan Entitas, Aliran Data, Proses, dan Simpanan Data.........................................................................46 Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT Madubaru ...........................................57 Gambar 3.1. Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru .........84 Gambar 3.2. Rancangan Entity Relation Diagram PT Madubaru ................95 Gambar 3.3. Rancangan Relationship Table PT Madubaru .........................96 Gambar 3.4. Rancangan Form Input Terima Gaji Karyawan ......................97 Gambar 3.5. Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru ......100 Gambar 3.6. Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru ......................................................110 Gambar 3.7. Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru ......................................................111 Gambar 3.8. Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru ......................................................113

xvii


Gambar 3.9. Rancangan Diagram Level 1 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru ......................................................114 Gambar 3.10. Rancangan Laporan Penerimaan Gaji Karyawan PT Madubaru .........................................................................123

xviii


ABSTRAK ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM PENGGAJIAN STUDI KASUS DI PT MADUBARU YOGYAKARTA Anggita Putri Darmastuti Universitas Sanata Dharma Yogyakarta 2013 Tujuan penelitian ini adalah (1) untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penggajian di perusahaan dan (2) untuk memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat mengatasi masalah atau perbaikan sistem penggajian di perusahaan. Langkah yang ditempuh untuk mencapai tujuan penelitian adalah (1) mendeskripsikan sistem penggajian di PT Madubaru Yogyakarta, (2) mengidentifikasi masalah dengan cara melakukan identifikasi masalah, mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan, dan mengidentifikasi personil-personil kunci dan (3) melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan. Kesimpulan dari penelitian ini adalah (1) sistem penggajian di perusahaan sudah mendukung kegiatan penggajian karyawan perusahaan namun beberapa pengendalian internal penggajian belum dilakukan dan (2) perancangan sistem informasi akuntansi penggajian perusahaan merupakan pengembangan dari sistem penggajian yang sudah ada dengan melakukan beberapa perbaikan untuk memberikan solusi atas masalah sistem penggajian dan menghindarkan perusahaan dari potensi tindak kecurangan di dalam sistem penggajian.

xix


ABSTRACT ANALYSIS AND DESIGN OF PAYROLL SYSTEM A Case Study at PT Madubaru Yogyakarta Anggita Putri Darmastuti Sanata Dharma University Yogyakarta 2013 The objectives of this research were (1) to understand the implementation of the payroll system at company and (2) to provide a design of accounting system information for the payroll system. The steps taken to achieve the research objectives were (1) describing the payroll system at PT Madubaru Yogyakarta, (2) identifying the problem, the cause of the problem, the decision points and the key personnel, and (3) designing the accounting information system for the payroll system. The conclusion from this research were (1) the payroll system at the company had already supported the company’s operations especially for the payroll activity, but some of the internal control had not been applied, (2) the design of company’s payroll system was based on the previous procedure in the company with some changes and improvements to provide a solution for the constrain in the payroll system and to avoid the company from potential fraud in the system of payroll.

xx


BAB I PENDAHULUAN

A. LatarBelakang Masalah Tenaga kerja atau karyawan merupakan sumber daya yang penting bagi perusahaan dalam menjalankan kegiatan operasionalnya. Peranan karyawan bagi sebuah perusahaan berupa keterlibatan mereka dalam sebuah perencanaan, sistem, proses dan tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan. Karyawan merupakan orang-orang yang menjual jasa mereka, waktu, tenaga dan pikiran untuk perusahaan dan mendapat balas jasa dari perusahaan. Keberhasilan organisasi perusahaan dalam mencapai tujuan tidak terlepas dari peran karyawan, tidak hanya sebagai objek tetapi juga sebagai subjek atau pelaku. Karyawan dapat menjadi perencana dan pelaksana yang berperan aktif dalam mewujudkan tujuan organisasi. Gaji merupakan bagian dari kompensasi yang paling besar yang diberikan perusahaan sebagai balas jasa kepada karyawannya. Bagi karyawan gaji merupakan hak yang diperoleh dari prestasi mereka, juga sebagai motivator dalam bekerja.Sedangkan bagi perusahaan, gaji merupakan komponen biaya yang mempunyai dampak besar dalam pengaruhnya terhadap laba, sehingga harus terus menerus diawasi pengelolaannya. Gaji diberikan kepada karyawan yang mempunyai ikatan kerja secara berkala berdasarkan ketentuan yang berlaku di perusahaan dan sifatnya tetap.

1


2

Peranan utama sistem dalam suatu perusahaan adalah membantu memberikan prosedur yang jelas dan teratur bagi pelaksanaan operasional perusahaan. Sistem dibutuhkan sebagai alat pengawasan dan pengendalian terhadap jalannya aktivitas operasional perusahaan dalam menetapkan setiap keputusan. Selain itu sistem membantu perusahaan untuk menghindari tindak kecurangan yang dapat mengakibatkan kerugian bagi perusahaan. Untuk mengatasi adanya kesalahan dan penyimpangan dalam prosedur pembayaran gaji maka perlu dibuat suatu sistem penggajian. Sistem penggajian adalah sistem pembayaran atas jasa yang diserahkan kepada karyawan yang bekerja sebagai manajer, atau kepada karyawan yang gajinya dibayarkan bulanan, tidak tergantung dari jumlah jam atau hari kerja atau jumlah produk yang dihasilkan (Mulyadi, 2001: 391). Sistem penggajian menjadi salah satu bagian yang harus mendapatperhatian besar karenakaryawan sangat sensitif terhadap kesalahanyang terjadi dalam penggajian atau hal-halyang tidak wajar yang berkaitan denganpenggajian.Sistem penggajian dirancang untuk memberikan gambaran yang jelas mengenai prosedur penggajian karyawan sehingga mudah dipahami dan mudah digunakan. Adanya perkembangan teknologi komputer yang semakin maju, semakin banyak perusahaan yang menggunakan jasa komputer untuk memproses data akuntansinya. Di satu pihak, komputer merupakan alat bantu yang sangat bermanfaat dalam sistem informasi akuntansi (Baridwan, 1993: 5). Perkembangan teknologi komputer sekarang ini mempunyai peranan penting dalam menangani berbagai permasalahan yang timbul di perusahaan. Dengan adanya sistem


3

informasi akuntansi diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas dalam pelaksanaan kegiatan penggajian perusahaan. Sistem informasi akuntansi memiliki tingkat keandalan yang tinggi dalam pengolahan data. Selain itu, sistem informasi akuntansi penggajian dapat meminimalkan tindak penyelewengan dan kecurangan dari pihak-pihak yang terkait dengan proses penggajian. B. Rumusan Masalah Berdasarkan penjelasan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana penerapan sistem akuntansi penggajian di perusahaan? 2. Bagaimana rancangan sistem informasi akuntansi penggajian yang dapat mengatasi masalah penggajian perusahaan? C. Batasan Masalah Penelitian ini terbatas pada analisis dan perancangan sistem informasi akuntansi

penggajian

karyawan

tetap

perusahaan,

dan

tidak

termasuk

implementasi rancangan tersebut. Rancangan yang dibuat tidak termasuk database yang baru karena perusahaan sudah memiliki database untuk kegiatan yang berhubungan dengan penggajian. Rancangan yang dibuat merupakan perbaikan dari sistem penggajian yang lama. Penelitian ini dibatasi karena peneliti hanya berfokus pada perancangan sistem informasi akuntansi penggajian, tidak dengan pengupahannya. Selain itu peneliti juga berfokus pada perancangan sistem informasi akuntansi penggajian saja, tidak dengan implementasinya.


4

D. Tujuan Penelitian Dengan mengacu pada rumusan masalah di atas maka penelitian ini mempunyai tujuan sebagai berikut: 1.

Untuk mengetahui penerapan sistem akuntansi penggajian di perusahaan.

2.

Untuk memberikan usulan rancangan sistem informasi akuntansi

penggajian yang dapat mengatasi masalah atau perbaikan sistem penggajian diperusahaan. E. Manfaat Penelitian Penelitian ini diharapkandapat memberikan manfaat bagi beberapa pihak diantaranya: 1.

Bagi Penulis

Memberikan tambahan kemampuan untuk menganalisis dan merancang sistem khususnya sistem penggajian. 2.

Bagi Perusahaan

Memberikan sumbangan pemikiran dan informasi serta rancangan mengenai sistem informasi akuntansi penggajian yang relevan untuk mengelola sumber daya manusia perusahaan. 3.

Bagi Universitas Sanata Dharma

Memberikan informasi baru dan masukan pada bidang sistem penggajian serta untuk memberikan tambahan kepustakaan.


5

F. Sistematika Penulisan Bab I

Pendahuluan Bab ini membahas mengenai latar belakang masalah, rumusan masalah,

batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan sistematika penulisan. Bab II

Landasan Teori

Bab ini berisi teori-teori yang digunakan penulis sebagai dasar penelitian dalam menganalisis dan merancang sistem informasi akuntansi penggajian. Bab III Metode Penelitian Bab ini membahas mengenai jenis penelitian, subjek dan objek penelitian, waktu dan lokasi penelitian, data-data yang diperlukan, teknik pengumpulan data, dan teknik analisis data. Bab IV Gambaran Umum Perusahaan Bab ini menguraikansejarah berdirinya perusahaan, lokasi perusahaan, struktur organisasi, dan kegiatan penggajian perusahaan. Bab V Analisis Data dan Pembahasan Bab ini membahas mengenai sistem akuntansi penggajian yang diterapkan perusahaan, analisis dan identifikasi masalah yang terdapat dalam sistem tersebut. Perancangan sistem menjelaskan rancangan sistem yang dirancang berdasarkan hasil analisis dan identifikasi masalah pada sistem yang sudah berjalan diperusahaan. Bab VI Penutup Bab ini berisi kesimpulan dari pembahasan, keterbatasan penelitian, dan saran bagi perusahaan.


BAB II LANDASAN TEORI

A. Sistem 1. Pengertian Sistem Menurut Mulyadi (2001: 2), definisi sistem adalah “Sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”. Menurut Fatta (2007: 3), definisi sistem adalah “Suatu kumpulan atau himpunan dari unsur atau variabel-variabel yang saling terorganisasi, saling berinterkasi, dan saling bergantung satu sama lain”. Menurut Jogiyanto (1999: 1), definisi sistem yang menekankan pada prosedur adalah “Sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”. Sedangkan definisi sistem yang menekankan pada elemen menurut Jogiyanto (1999: 1), “Sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. Menurut Bahra (2005: 1), definisi sistem dengan pendekatan prosedur adalah “Suatu urutan kegiatan yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu”.

6


7

Menurut Bahra (2005: 2), definisi sistem dengan pendekatan komponen atau elemen adalah “Kumpulan komponen yang saling berkaitan dan bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu”. 2. Karakteristik Sistem Bahra (2005: 4-5) mengungkapkan bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu, antara lain: a. Komponen sistem Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. b. Batasan sistem Daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. c. Lingkungan luar sistem Apapun di luar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. d. Penghubung sistem Media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem lainnya. e. Masukan sistem Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. f. Keluaran sistem Energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem yang lain.


8

g. Pengolahan sistem Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. h. Sasaran sistem Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan. B. Sistem Informasi 1. Pengertian Sistem Informasi Menurut Jogiyanto (1999: 11), definisi sistem informasi adalah “Suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”. Menurut Bahra (2005: 13-14), definisi sistem informasi adalah “Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan/atau untuk mengendalikan organisasi”. 2. Komponen Sistem Informasi Jogiyanto (1999: 12-14) mengemukakan bahwa sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yaitu:


9

a. Blok masukan Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi, termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan. Input ini berupa dokumendokumen dasar. b. Blok model Terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah ditentukan untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan. c. Blok keluaran Produk dari sistem informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem. d. Blok teknologi Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e. Blok basis data Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. f. Blok kendali Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dapat dicegah ataupun bila terlanjur terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.


10

3. Pengembangan Sistem Informasi a. Pengertian Pengembangan Sistem Menurut Jogiyanto (1999: 35), definisi pengembangan sistem (systems development) adalah “Menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada”. b. Alasan Dilakukannya Pengembangan Sistem Pengembangan sistem harus dilakukan karena adanya beberapa alasan yang mendorong hal tersebut. Alasan-alasan tersebut diungkapkan oleh Jogiyanto (1999: 35-36) sebagai berikut: 1) Adanya permasalahan-permasalahn (problem) yang timbul di sistem yang lama.Permasalahan yang timbul dapat berupa: a) Ketidakberesan. Menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroperasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidakberesan ini dapat berupa kecurangan yang disengaja, kesalahan yang tidak disengaja, tidak efisiennya operasi, dan tidak ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. b) Pertumbuhan organisasi. Menyebabkan harus disusunnya sistem yang baru. Diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume pengolahan data semakin meningkat, dan perubahan prinsip akuntansi yang baru. 2) Untuk meraih kesempatan-kesempatan (opportunities). Dalam keadaan pasar bersaing, kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana-rencana yang telah


11

disusun untuk meraih kesempatan-kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkannya, sedang perusahaan tidak dapat memanfaatkan teknologi ini, maka kesempatan-kesempatan akan jatuh ke tangan pesaing. Kesempatankesempatan ini dapat berupa peluang-peluang pasar, pelayanan yang meningkat kepada langganan dan lain sebagainya. 3) Adanya instruksi-instruksi (directives). Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya instruksi-instruksi dari atas pimpinan ataupun dari luar organisasi, misalnya peraturan pemerintah. c. Siklus Hidup Pengembangan Sistem Proses pengembangan sistem melewati beberapa tahapan dari mulai sistem itu direncanakan sampai dengan sistem tersebut diterapkan, dioperasikan dan dipelihara. Bila operasi sistem yang sudah dikembangkan masih timbul kembali permasalahan-permasalahan yang kritis serta tidak dapat diatasi dalam tahap pemeliharaan sistem, maka perlu dikembangkan kembali suatu sistem untuk mengatasinya dan proses ini kembali ke tahap yang pertama, yaitu tahap perencanaan sistem.


12

Kebijakan dan Perencanaan Sistem Analisis Sistem Perancangan Sistem Secara Umum Perancangan Sistem Secara Rinci Seleksi Sistem Implementasi Sistem Perawatan Sistem

Gambar 1.1: Siklus Hidup Pengembangan Sistem Sumber: Jogiyanto (1999: 52)

C. Sistem Akuntansi 1. Pengertian Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001: 3), definisi sistem akuntansi adalah “Organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan”. 2. Tujuan Pengembangan Sistem Akuntansi Menurut Mulyadi (2001: 19-20) terdapat empat tujuan pengembangan sistem akuntansi: a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.


13

b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada. c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern. d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi. 3. Unsur-Unsur Sistem Akuntansi Berikut ini diuraikan pengertian masing-masing unsur sistem akuntansi menurut Mulyadi (2001: 3-5). a. Formulir: Dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Transaksi yang terjadi didokumentasikan di sebuah kertas formulir sebagai dasar pencatatan akuntansi. b. Jurnal: Catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data yang lain. Sumber informasi dari jurnal adalah formulir. c. Buku besar: Rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat dalam jurnal. d. Buku pembantu: Kumpulan rinci terhadap rekening-rekening yang ada di dalam buku besar. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi paling akhir dan akan menjadi bahan pembuatan laporan. e. Laporan keuangan: Hasil akhir dari sebuah proses akuntansi yang terdiri dari neraca, laporan rugi/laba, laporan perubahan modal, laporan harga pokok produksi dan laporan harga pokok penjualan.


14

4. Faktor-Faktor dalam Penyusunan Sistem Akuntansi Penyusunan sistem akuntansi untuk perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor penting: a. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat. Sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat waktu, memenuhi kebutuhan dan berkualitas. b. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip aman. Sistem akuntansi harus dapat menjaga keamanan harta perusahaan menggunakan prinsip pengawasan intern. c. Sistem akuntansi harus memenuhi prinsip murah. Biaya

untuk

menyelenggarakan

sistem

akuntansi

harus

ditekan

dan

dipertimbangkan cost and benefit dalam menghasilkan suatu informasi. D. Gaji 1. Pengertian Gaji Menurut Mulyadi (2001: 373), definisi gaji adalah “Pembayaran atas penyerahan jasa yang dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer. Umumnya gaji dibayarkan secara tetap per bulan”. 2. Metode Distribusi Gaji Distribusi biaya gaji ditujukan untuk menghasilkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya, menurut hubungannya, atau kombinasi di antara berbagai jenis klasifikasi tersebut. Distribusi biaya gaji menurut Mulyadi (2001: 405) umumnya dilakukan dengan metode berikut ini:


15

a. Metode rekening berkolom. Rekening berkolom digunakan jika misalnya manajemen menginginkan laporan biaya tenaga kerja menurut jenisnya per departemen. Pada akhir bulan, setiap kolom rupiah dalam rekening berkolom dijumlah, dan hasilnya disajikan dalam laporan biaya tenaga kerja per departemen. Input dari rekening berkolom ini adalah rekap daftar gaji atau jurnal umum. b. Metode Summary strip: Tiket Tunggal. Metode ini digunakan untuk mengelola upah karyawan. Baik upah langsung maupun upah tak langsung. Jumlah rupiah biaya tenaga kerja tak langsung menurut klasifikasi jenis dan departemen diposting ke dalam summary strip, yang sekaligus berfungsi sebagai laporan biaya tenaga kerja. c. Metode distribusi dengan komputer. Metode ini dilakukan dengan memberi kode transaksi penggajian yang terjadi sesuai dengan klasifikasi yang diinginkan. Proses sortasi akan dilakukan oleh komputer melalui program. E. Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan 1. Pengertian Sistem Akuntansi Penggajian dan Pengupahan Menurut Mulyadi (2001: 17), definisi sistem akuntansi penggajian dan pengupahan adalah “Sistem yang dirancang untuk menangani transaksi penghitungan gaji dan upah karyawan dan pembayarannya”. 2. Dokumen yang Digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001: 374-379) adalah:


16

a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah Dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan dengan karyawan. Tembusan dokumen ini dikirimkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. b. Kartu jam hadir Dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan diperusahaan. Dapat berupa daftar hadir biasa atau dapat pula berbentuk kartu hadir yang diisi dengan mesin pencatat waktu. c. Kartu jam kerja Dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh mandor pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir. d. Daftar gaji dan daftar upah Dokumen ini berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawan, dikurangi potongan-potongan berupa PPh Pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah Dokumen ini merupakan ringkasan gaji dan upah per departemen yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah. Distribusi biaya tenaga kerja ini dilakukan oleh fungsi akuntansi biaya dengan dasar rekap daftar gaji dan upah.


17

f. Surat pernyataan gaji dan upah Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. g. Amplop gaji dan upah Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. h. Bukti kas keluar Dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat daftar gaji dan upah. 3. Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam pencatatan gaji dan upah menurut Mulyadi (2001: 382) adalah: a. Jurnal umum Digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap departemen dalam perusahaan. b. Kartu harga pokok produk Digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu.


18

c. Kartu biaya Digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja nonproduksi setiap departemen dalam perusahaan. Sumber informasi untuk pencatatannya adalah bukti memorial. d. Kartu penghasilan karyawan Digunakan untuk mencatat penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Selain itu digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatanganinya kartu tersebut oleh karyawan yang bersangkutan. 4. Fungsi yang Terkait Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian dan pengupahan menurut Mulyadi (2001: 383-384) adalah sebagai berikut: a. Fungsi Kepegawaian Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan, dan pemberhentian karyawan. Fungsi ini berada di tangan Bagian Kepegawaian, di bawah Departemen Personalia dan Umum. b. Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Fungsi ini tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi atau oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah.


19

c. Fungsi Pembuat Daftar Gaji dan Upah Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. d. Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. Fungsi ini berada di tangan: Bagian Utang, Bagian Kartu Biaya, dan Bagian Jurnal. e. Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji dan upah serta menguangkan cek tersebut ke bank. Fungsi ini berada di tangan Bagian Kasa. 5. Jaringan Prosedur yang Membentuk Sistem Mulyadi (2001: 385-386) mengungkapkan bahwa sistem penggajian terdiri dari jaringan prosedur berikut ini: a. Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Prosedur ini diselenggarakan oleh fungsi pencatat waktu dengan menggunakan daftar hadir pada pintu masuk kantor administrasi atau pabrik. b. Prosedur pembuatan daftar gaji Dalam prosedur ini, fungsi pembuat daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan mengenai karyawan.


20

c. Prosedur distribusi biaya gaji Dalam prosedur ini, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemendepartemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. d. Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur ini bertujuan untuk menghasilkan bukti transaksi dalam sistem penggajian berupa bukti kas keluar. Artinya perusahaan telah mengeluarkan kas untuk membayar gaji karyawan. e. Prosedur pembayaran gaji Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji. Fungsi keuangan kemudian menguangkan cek tersebut ke bank dan memasukkan uang ke amplop gaji. F. Sistem Pengendalian Intern 1. Pengertian Sistem Pengendalian Intern Menurut Mulyadi (2001: 163), definisi sistem pengendalian intern adalah “Sistem yang meliputi struktur organisasi, metode dan ukuran-ukuran yang dikoordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efisiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen”. 2. Tujuan Sistem Pengendalian Intern Tujuan sistem pengendalian intern menurut Mulyadi (2001: 178-179) diungkapkan sebagai berikut:


21

a. Menjaga kekayaan organisasi. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. Hal tersebut dilakukan dengan cara membatasi akses langsung dan akses tidak langsung terhadap kekayaan. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada. Pembandingan ini dilakukan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada. b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi. Melaksanakan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan. Otorisasi hanya dapat diberikan oleh pejabat yang berwenang. Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat berwenang. Melakukan pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi. c. Mendorong efisiensi. Kelangkaan terhadap supply atas sumber daya yang dipakai untuk memenuhi kebutuhan yang tidak terbatas, mengharuskan perusahaan menggunakan sumber daya tersebut seekonomis mungkin untuk memberikan manfaat yang sebesarbesarnya. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Kebijakan manajemen dibuat untuk memastikan bahwa suatu operasi berjalan secara baik, sistematis dan berurutan. Kegagalan untuk mematuhi kebijakan ini akan menganggu usaha yang terkoordinasi.


22

3. Unsur-Unsur Pengendalian Intern Sistem Akuntansi Penggajian Unsur-unsurpengendalian intern yang seharusnyaadadalam sistem akuntansi penggajianmenurut Mulyadi (2001: 386-391) adalah: a. Organisasi 1) Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan. Untuk menciptakan sistem pengendalian intern, fungsi akuntansi harus dipisahkan dari fungsi penyimpanan. Dalam sistem akuntansi penggajian, fungsi personalia dan fungsi pembuat daftar gaji merupakan fungsi akuntansi. Fungsi keuangan merupakan fungsi penyimpanan. 2) Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi. Untuk menjamin keandalan data waktu hadir karyawan, pencatatan waktu hadir tidak boleh dilaksanakan oleh fungsi operasi (seperti fungsi produksi dan fungsi teknik). b. Sistem Otorisasi 1) Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama. Untuk menghindari pembayaran gaji kepada karyawan yang tidak berhak, setiap pencantuman nama karyawan dalam daftar gaji harus mendapat otorisasi oleh pejabat yang berwenang. 2) Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan.


23

Untuk menjamin keandalan data gaji karyawan, setiap perubahan unsur yang dipakai sebagai dasar untuk menghitung penghasilan karyawan harus diotorisasi oleh yang berwenang. 3) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian. Tidak setiap fungsi dapat melakukan pemotongan atas gaji yang menjadi hak karyawan, tanpa mendapat otorisasi dari fungsi kepegawaian. 4) Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu. Hal ini dilakukan supaya data waktu hadir setiap karyawan sah sebagai dasar penghitungan gaji dan untuk keperluan lain. 5) Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang bersangkutan. Dengan sistem otorisasi ini, perusahaan dijamin hanya akan membayarkan upah lembur bagi pekerjaan yang memang tidak dapat dikerjakan dalam jam kerja reguler. 6) Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia. Hal ini menunjukkan bahwa: a) Karyawan yang tercantum dalam daftar gaji adalah karyawan yang diangkat menurut surat keputusan pejabat yang berwenang. b) Tarif gaji yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji adalah tarif yang berlaku sesuai dengan surat keputusan pejabat yang berwenang.


24

c) Data yang dipakai sebagai dasar penghitungan gaji karyawan telah diotorisasi oleh pejabat yang berwenang. d) Perkalian dan penjumlahan yang tercantum dalam daftar gaji telah dicek ketelitiannya. 7) Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Dokumen ini diisi oleh fungsi akuntansi setelah fungsi ini melakukan verifikasi terhadap informasi yang tercantum dalam daftar gaji, dan diotorisasi oleh Kepala Departemen Akuntansi Keuangan atau pejabat yang lebih tinggi. c. Prosedur Pencatatan 1) Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan. Untuk mengecek ketelitian data yang dicantumkan dalam kartu penghasilan karyawan, sistem pengendalian intern mewajibkan diadakannya rekonsiliasi antara perubahan data yang tercantum dalam kartu penghasilan karyawan dengan daftar gaji. 2) Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi ketelitiannya oleh fungsi akuntansi. Fungsi akuntansi biaya bertanggung jawab atas distribusi upah langsung ke dalam kartu harga pokok produk pesanan yang menggunakan tenaga kerja langsung yang bersangkutan.


25

d. Praktik yang Sehat 1) Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja langsung. Kartu jam hadir merekam jumlah jam setiap karyawan yang berada di perusahaan, sedangkan kartu jam kerja merinci penggunaan jam hadir setiap karyawan. 2) Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Hal ini dapat berfungsi untuk menghindari perekaman jam hadir karyawan yang tidak benar-benar hadir di perusahaan. 3) Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran. Sistem pengendalian intern ini menjamin bukti kas keluar dibuat atas dasar dokumen pendukung yang andal. 4) Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan. PPh Pasal 21 ini dihitung berdasarkan data penghasilan karyawan setahun yang dikumpulkan dalam kartu penghasilan karyawan. Besarnya utang pajak penghasilan karyawan harus disetor oleh perusahaan ke Kas Negara. 5) Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.


26

Kartu penghasilan karyawan ini disimpan kembali oleh fungsi pembuat daftar gaji ke dalam arsip menurut abjad nama karyawan setelah ditandatangani oleh karyawan yang bersangkutan. G. Sistem Informasi Akuntansi 1. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Sistem informasi yang berbasis pada komputer sekarang dikenal dengan istilah sistem informasi akuntansi atau SIA. Jogiyanto (1999: 17) mengungkapkan definisi sistem informasi akuntansi sebagai berikut: Menurut Moscove dan Simkin, sistem informasi akuntansi adalah suatu komponen organisasi yang mengumpulkan, mengklasifikasikan, memproses, menganalisis, mengkomunikasikan informasi pengambilan keputusan dengan oriental finansial yang relevan bagi pihak-pihak luar dan pihak-pihak dalam perusahaan (secara prinsip adalah manajemen). Menurut Robert, Thomas, dan Joel, sistem informasi akuntansi adalah kumpulan kegiatan-kegiatan dari organisasi yang bertanggung jawab untuk menyediakan informasi keuangan dan informasi yang didapatkan dari transaksi data untuk tujuan pelaporan internal kepada manajer untuk digunakan dalam pengendalian dan perencanaan sekarang dan operasi masa depan serta pelaporan eksternal kepada pemegang saham, pemerintah, dan pihak-pihak luar lainnya. Menurut Qosidi dalam Jurnal Komputerisasi Akuntansi (2010: 5) definisi sistem informasi akuntansi adalah, “Suatu prosespengolahan data keuangan dari mulaiterjadinya transaksi, kemudian jurnal hingga tercapainya suatu informasi berupalaporan keuangan yang sudahterkomputerisasi”. 2. Faktor-Faktor yang Mempengaruhi Sistem Informasi Akuntansi (Baridwan, 1993: 7) mengungkapkan bahwa terdapat berbagai faktor yang perlu diperhitungkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi. Faktor-faktor itu merupakan hal di luar sistem akuntansi, tetapi menentukan keberhasilan dari suatu sistem. Faktor-faktor itu antara lain adalah :


27

a. Perilaku manusia dalam organisasi. Perilaku manusia dalam organisasi perlu dipertimbangkan dalam menyusun sistem informasi akuntansi karena sistem informasi itu tidak mungkin berjalan tanpa manusia. Faktor psikologis karyawan menjadi penting karena bila terdapat ketidakpuasan, bisa terjadi ketidakpuasan tersebut akan dicurahkan dalam bentuk menghambat berjalannya sistem informasi itu. b. Penggunaan metode kuantitatif. Penggunaan metode kuantitatif dalam hubungannya dengan sistem informasi, biasanya dikelompokkan dalam suatu subsistem Decision Support System (DSS). Apabila DSS disusun dalam suatu model yang memudahkan pemakai untuk berinteraksi dengan komputer, maka manfaat metode kuantitatif ini akan meningkat dan dapat bermanfaat untuk pengambilan keputusan. c. Penggunaan komputer sebagai alat bantu. Proses pengolahan data akuntansi akan dapat dilakukan dengan lebih cepat bila menggunakan komputer. Hal ini dapat terjadi karena kemampuan komputer untuk mengolah data jauh melebihi kecepatan manusia. 3. Fitur-Fitur Operasional Utama Sistem Penggajian Menurut Hall (2007: 405-407), fitur-fitur di bawah ini penting untuk kegiatan operasional utama pada sistem penggajian: a. Personalia Departemen ini melakukan perubahan dalam file karyawan secara real-time melalui terminal. Perubahan ini termasuk penambahan karyawan baru, penghapusan karyawan yang sudah tidak bekerja, perubahan jumlah keluarga


28

karyawan, perubahan pemotongan gaji, dan perubahan status pekerjaan karyawan (tarif pembayaran). b. Akuntansi Biaya Departemen akuntansi biaya memasukkan data biaya pekerjaan (real-time atau setiap hari) untuk menciptakan file pemanfaatan tenaga kerja (labour usage file). c. Penjagaan Waktu Departemen ini membuat file kehadiran (attendance file) saat ini ketika menerima kartu waktu yang sudah disetujui dari supervisor pada tiap akhir minggu. d. Pemrosesan Data Pada akhir periode kerja, tugas-tugas berikut ini dilakukan dalam proses batch: 1) Biaya tenaga kerja didistribusikan ke berbagai WIP, overhead, dan akun biaya. 2) File rangkuman distribusi tenaga kerja on-line diciptakan. Salinan dari file ini dikirim ke departemen akuntansi biaya dan buku besar umum. 3) Daftar gaji on-line diciptakan dari file kehadiran dan file karyawan (employee file). Salinan dari file ini dikirim ke departemen utang dan pengeluaran kas. 4) File catatan karyawan diperbarui. 5) Cek penggajian disiapkan dan ditandatangani. Cek tersebut dikirim ke bendahara untuk diperiksa dan direkonsiliasikan dengan daftar gaji. Cek pembayaran ini kemudian didistribusikan ke para karyawan. 6) File bukti pengeluaran diperbarui dan satu cek disiapkan untuk dana yang akan ditransfer ke akun dana gaji. Cek dan salinan bukti pengeluaran dikirim


29

ke departemen pengeluaran kas. Satu salinan bukti tersebut dikirim ke departemen buku besar umum, dan salinan yang terakhir dikirim ke departemen utang. 7) Pada akhir pemrosesan, sistem tersebut menerima file rangkuman distribusi tenaga kerja dan file bukti pengeluaran dan memperbarui file buku besar umum. H. Analisis Sistem 1. Pengertian Analisis Sistem Menurut Fatta (2007: 44),definisi analisis sistem adalah “Teknik pemecahan masalah yang menguraikan bagian-bagian komponen tersebut bekerja dan berinteraksi untuk mencapai tujuan mereka”. Menurut Jogiyanto (1999: 129), definisi analisis sistem adalah sebagai berikut: Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. 2. Tahapan Analisis Sistem Di dalamtahap analisis sistem, terdapat langkah-langkah dasar yang harus dilakukan oleh analis sistem: a. Identify, yaitu kegiatan mendefinisikan masalah dengan cara: 1) Mengidentifikasi penyebab masalah. Analis sistem akan melakukan identifikasi penyebab masalah atas masalah yang terjadi di dalam perusahaan. Ini merupakan langkah awal dalam mengidentifikasi masalah.


30

2) Mengidentifikasi titik keputusan. Setelah analis sistem menemukan penyebab masalah, analis sistem akan mengidentifikasi titik keputusan yang dapat diambil untuk memperbaiki masalah yang telah diidentifikasi sebelumnya. 3) Mengidentifikasi personil-personil kunci. Setelah menemukan penyebab masalah dan menentukan titik keputusan, analis sistem mengidentifikasi personil kunci baik langsung maupun tidak langsung sebagai penyebab masalah. b. Understand, yaitu kegiatan memahami kerja dari sistem yang ada. Langkah ini dilakukan dengan memahami dan mempelajari secara rinci bagaimana sistem yang ada beroperasi.Untuk mempelajari operasi ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan melakukan penelitian. Analis sistem perlu mempelajari apa dan bagaimana operasi dari sistem yang ada sebelum mencoba menganalisis masalah, kelemahan dan kebutuhan pemakai sistem untuk dapat memberikan rekomendasi pemecahan. c. Analyze, yaitu menganalisis sistem. Analisis dilakukan berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian yang telah dilakukan. d. Report, yaitu membuat laporan hasil analisis. Setelah tahap analisis dilakukan, hasil dari analisis tersebut dikemukakan dalam sebuah laporan hasil analisis untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan manajemen dalam mengatasi kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem yang lama.


31

3. Sumber Informasi dalam Melaksanakan Analisis Sistem Dalam melaksanakan analisis sistem, analis dapat memperoleh informasi dari: a. Sistem akuntansi yang sekarang digunakan, informasi didapatkan dari sistem informasi lama yang saat ini sedang berjalan di perusahaan. b. Sumber informasi dari dalam perusahaan, keberadaan para pegawai, karyawan, dan buruh dapat menjadi salah satu sumber informasi. c. Sumber informasi dari luar perusahaan, kondisi lingkungan bisnis dan perubahan prinsip akuntansi dapat menjadi informasi bagi analisis sistem. 4. Teknik Pengumpulan Informasi dalam Analisis Sistem Dalam menyusun kebutuhan, ada beberapa teknik yang biasa digunakan. Menurut Fatta (2007: 69-71) teknik tersebut adalah sebagai berikut: a. Wawancara. Wawancara adalah teknik pengumpulan kebutuhan yang paling umum digunakan. Metode ini paling mudah digunakan, jika sistem yang dianalisis tidak terlalu besar. b. Joint Application Development (JAD). JAD adalah proses kelompok terstruktur yang terfokus untuk menentukan kebutuhan, melibatkan tim proyek, pengguna, dan manajemen bekerja bersamasama. Teknik ini sangat berguna untuk mereduksi waktu pengumpulan informasi sampai 50%. c. Kuisioner. Kuisioner adalah sekumpulan pertanyaan tertulis dan biasanya melibatkan banyak orang. Kuisioner bisa dilakukan secara tertulis (paper based) atau secara


32

elektronik. Bisanya sampel dipilih untuk mewakili populasi tertentu. Setelah hasil kuisioner diperoleh diperlukan analisis untuk mengambil data yang sesuai dengan keperluan pengumpulan kebutuhan. d. Analisis Dokumen. Teknik ini dilakukan dengan mempelajari material yang menggambarkan sistem yang sedang berjalan. Biasanya dokumen yang diamati berupa form, laporan, manual kebijakan, grafik organisasi. Untuk perusahaan atau organisasi berskala kecil dan belum memiliki sistem yang terkomputerisasi, cara ini adalah cara yang efektif untuk menyusun kebuthan sistem. e. Observasi. Teknik ini dilakukan dengan melakukan pengamatan secara langsung pada proses-proses yang sedang berjalan. Hal ini penting karena kadang-kadang pengguna atau manajer tidak dapat mengingat secara keseluruhan apa yang mereka lakukan dan menceritakan kembali ke analisis. Teknik observasi biasanya dilakukan bersama-sama dengan teknik pengumpulan kebutuhan sistem yang lain. I. Perancangan atau Desain Sistem 1. Pengertian Perancangan Sistem Menurut Mulyadi (2001: 51), definisi perancangan sistem adalah “Proses penterjemahan kebutuhan pemakai informasi ke dalam alternatif rancangan sistem informasi yang diajukan kepada pemakai informasi untuk dipertimbangkan”. Menurut Jurnal Komputerisasi Akuntansi (2010: 3), definisi perancangan sistem adalah “Pembuatan suatu desain sistem yang baru dengan pemilihan alternatif dari input, process dan output ke dalam struktur penyimpanan fisik.


33

Adapun dilakukan desain sistem baru dapat menyelesaikan masalah-masalah yang dihadapi perusahaan yang diperoleh daripemilihan alternatif sistem yang terbaik”. 2. Tahap Perancangan Sistem Dari pengertian di atas, tahap desain sistem ini dibagi menjadi tiga tahap, yaitu: a. Desain sistem secara garis besar. Sistem yang telah dipelajari oleh analis sistem kemudian akan dibuat rancangan sistem secara garis besar menggunakan diagram arus data level 0. Diagram ini akan menggambarkan bagaimana sistem tersebut berjalan, dan apa yang dapat diberikan sistem tersebut kepada pemakainya. b. Melakukan evaluasi sistem Evaluasi sistem dilakukan analis sistem untuk menentukan apakah sistem telah sesuai dengan tujuan dan telah sesuai dengan kebutuhan pemakainya. c. Membuat desain sistem secara rinci. Sistem yang telah dievaluasi akan dibuat rancangan desain sistem secara rinci menggunakan diagram arus data level 1. Diagram ini akan menggambarkan setiap kegiatan yang ada di dalam sistem secara lebih rinci. 3. Tujuan dan Sasaran Perancangan Sistem Tahap perancangan sistem menurut Jogiyanto (1999: 197) memiliki tujuan utama yaitu: a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem. b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap.


34

Untuk mencapai tujuan tersebut, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut: a. Perancangan

sistem harus berguna, mudah dipahami dan mudah

digunakan. b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan. c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan manajemen, dan pelaksanaan kebijakan. d. Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang rinci untuk tiap komponen sistem. J. Perancangan Formulir, Jurnal, Bagan Alir Dokumen (Flowchart), Diagram Arus Data (Data Flow Diagram), dan Laporan 1. Formulir a. Pengertian Formulir Menurut Mulyadi (2001: 75), definisi formulir adalah “Secarik kertas yang memiliki ruang untuk diisi dan sering pula disebut dengan dokumen”. Menurut Mulyadi (2001: 76), definisi formulir elektronik adalah “Ruang yang ditayangkan dalam layar komputer yang digunakan untuk menangkap data yang akan diolah dalam pengolahan data elektronik”. Menurut Mulyadi (2001: 5), formulir juga merupakan keluaran sistem lain yang menjadi masukan sistem akuntansi. b. Manfaat Formulir Berdasarkan pengertian formulir di atas, formulir dalam perusahaan bermanfaat untuk:


35

1) Menetapkan tanggung jawab timbulnya transaksi bisnis perusahaan. Dalam formulir, setiap orang yang bertanggung jawab atas terjadinya transaksi membubuhkan tanda tangan atau paraf. Hal tersebut dilakukan sebaga bukti pertanggungjawaban pemakaian wewenang atas pelaksanaan transaksi yang terjadi. 2) Merekam data transaksi bisnis perusahaan. Formulir berfungsi sebagai alat untuk merekam data yang bersangkutan dengan transaksi. Semua data yang diperlukan untuk identifikasi transaksi direkam pertama kali dalam formulir. 3) Mengurangi kemungkinan kesalahan dengan cara menyatakan semua kejadian dalam bentuk tulisan. Semua perintah pelaksanaan suatu transaksi perlu ditulis dalam suatu fomulir untuk mengurangi kemungkinan kesalahan. 4) Menyampaikan informasi pokok dari orang satu ke orang lain di dalam organisasi yang sama atau ke organisasi lain. Formulir berfungsi sebagai sarana untuk menyampaikan informasi secara intern organisasi atau antarorganisasi. Hal ini dikarenakan setiap bagian atau departemen dalam perusahaan mempunyai kegiatan yang saling berkaitan. Sedangkan manfaat dari formulir elektronik adalah: 1) Tidak pernah kehabisan formulir. Jika perusahaan menggunakan formulir kertas, operasi bisnis dapat berhenti jika perusahaan kehabisan formulir. Tidak demikian halnya dengan formulir elektronik, penawaran selalu sama dengan permintaan.


36

2) Tidak pernah ketinggalan jaman. Jika kebutuhan dan peraturan berubah, dengan segera formulir kertas menjadi ketinggalan jaman. Formulir elektronik mudah sekali disesuaikan dengan perubahan kebutuhan dan peraturan. Investasi untuk pencetakan dan penyimpanan tidak diperlukan untuk pembuatan formulir elektronik. 3) Ketidakefisienan formulir dapat dihindari. Penggunaan formulir elektronik memungkinkan dengan segera penyesuaian isi dan

format

formulir

untuk

memenuhi

perubahan

keadaan

sehingga

memungkinkan penyediaan formulir tepat sesuai dengan kebutuhan pemakai. Penggunaan formulir kertas sudah tidak lagi memenuhi kebutuhan pemakai, karena untuk perancangan dan pencetakan diperlukan biaya. 4) Tidak dimungkinkan penggunaan formulir yang salah. Penggunaan formulir kertas membuka kemungkinan untuk tujuan yang salah, atau penggunaan formulir oleh orang yang tidak berhak. Dengan formulir elektronik, pengendalian formulir dapat dilakukan dengan penentuan pemakai formulir tertentu hanya terbatas pada orang yang memiliki password, nama dan nomor formulir. Komputer akan memberikan jenis formulir sesuai dengan kode dan nama yang dimasukkan ke dalam komputer. 5) Kecepatan pengisian formulir. Kecepatan pengisisan formulir elektronik jauh melebihi kecepatan pengisian formulir kertas. Formulir elektronik dapat melakukan perhitungan (penambahan, pengurangan, perkalian, pembagian) dan mencantumkan secara otomatis hasil perhitungan pada ruang tertentu dalam formulir.


37

6) Penangkapan data dilakukan sekali. Dengan menggunakan formulir kertas, data direkam dalam formulir, kemudian orang lain harus membaca data dari formulir untuk keperluan pemasukan data ke dalam sistem informasi. Dengan menggunakan formulir elektronik, duplikasi penangkapan dan pemasukan data ke dalam sistem informasi tidak akan terjadi. 7) Tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir elektronik, data dimasukkan dan dikirimkan dari satu tempat ke tempat lain secara elektronik, sehingga tidak ada data yang mengambang. Dengan formulir kertas, data akan mengambang sesuai dengan lama waktu yang diperlukan untuk mentrasfer formulir kertas dari satu tempat ke tempat lain. c. Perancangan Formulir Prinsip dasar yang melandasi perancangan formulir menurut Mulyadi (2001: 86) adalah sebagai berikut: 1) Sedapat mungkin memanfaatkan tembusan atau copy formulir. Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus perlu dibuat beberapa formulir. 2) Hindari duplikasi dalam pengumpulan data. Sekali data telah dikumpulkan dari sumbernya, data tersebut harus direkam sedemikian rupa dalam formulir, sehingga dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua departemen. 3) Buatlah rancangan formulir sesederhana dan seringkas mungkin. Hal ini akan mengakibatkan dapat dihindarinya perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatannya ke dalam buku jurnal dan buku pembantu.


38

4) Masukan internal check dalam merancang formulir. Internal check ini diciptakan untuk dapat menghasilkan informasi yang dapat dipercaya dan teliti serta untuk menjaga kekayaan organisasi. 5) Cantumkan nama dan alamat perusahaan pada formulir yang akan digunakan untuk komunikasi dengan pihak luar. Hal ini dilakukan untuk memudahkan identifikasi asal formulir tersebut bagi perusahaan penerima. 6) Cantumkan nama formulir untuk memudahkan identifikasi. Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi formulir tersebut. Nama formulir ini dicetak pada formulir untuk memudahkan identifikasi terhadap formulir tersebut. 7) Beri nomor untuk identifikasi formulir. Jika perusahaan menggunakan berbagai jenis formulir, pemberian nomor identifikasi terhadap formulir mulai diperlukan. Dalam praktek tidak jarang nomor identifikasi lebih umum digunakan untuk menyebut formulir dibandingkan dengan nama formulir tersebut. 8) Cantumkan nomor garis pada sisi sebelah kiri dan kanan formulir. Hal ini dilakukan untuk menghindari kesalahan pengisian formulir yang lebar, setiap garis diberi nomor urut baik pada tepi sebelah kiri maupun tepi sebelah kanan. 9) Cetaklah garis pada formulir. Hal ini dilakukan jika formulir tersebut akan diisi dengan tulisan tangan. Jika pengisian formulir menggunakan mesin ketik, garis tidak perlu dicetak.


39

10) Cantumkan nomor urut tercetak. Nomor urut ini digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dann untuk mengidentifikasi transaksi bisnis. 11) Rancangan formulir tertentu sedemikian rupa. Cara yang ditempuh oleh analis sistem untuk menghemat waktu pengisian formulir adalah dengan membuat pertanyaan sedemikian rupa guna memperoleh informasi dari pengsisi. Pengisi hanya cukup memilih jawaban ya atau tidak yang sudah tersedia. 12) Susunlah formulir ganda dengan menyisipkan karbon sekali pakai, karbon berkali-kali, atau tanpa karbon. Formulir ganda adalah formulir yang terdiri dari formulir asli dan tembusannya. 13) Pembagian zona sedemikian rupa sehingga formulir dibagi menurut blok-blok daerah yang logis berisi data yang saling terkait. Zona membagi formulir menurut blok-blok logis berisi data yang saling terkait. 2. Jurnal a. Pengertian Jurnal Menurut Mulyadi (2001: 101), definisi jurnal adalah “Catatan akuntansi permanen yang pertama, yang digunakan untuk mencatat transaksi keuangan perusahaan”. b. Perancangan Jurnal Prinsip-prinsip dasar yang melandasi pembuatan rancangan jurnal diungkapkan Mulyadi (2001: 104) sebagai berikut:


40

1) Harus tersedia jurnal dalam jumlah yang memadai sehingga memungkinkan perusahaan untuk menggunakan karyawan dalam mencatat dengan transaksi keuangan yang terjadi. 2) Jurnal akan digunakan untuk memisahkan transaksi ke dalam penggolongan pokok tertentu, seperti penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pembelian. 3) Untuk mengurangi pekerjaan pembukuan yang terinci, harus digunakan kolom-kolom khusus dalam jurnal, sehingga memungkinkan pembukuan jumlah per kolom ke dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 4) Nama kolom dalam jurnal harus sesuai dengan nama rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 5) Kolom-kolom dalam jurnal digunakan untuk mengumpulkan angka yang akan diringkas dalam rekening yang bersangkutan dalam buku besar. 6) Sedapat mungkin jurnal harus dirancang sedemikian rupa sehingga pekerjaan menyalin informasi dari dokumen sumbernya dibuat sangat minimum. 7) Harus ditetapkan hubungan antara dokumen sumber tertentu dengan jurnal sehingga pertanggungjawaban kebenaran informasi dapat ditentukan. c. Metode Pencatatan Data Menurut Mulyadi (2001: 109-111) ada berbagai cara yang dapat digunakan untuk mencatat informasi dalam jurnal: 1) Dengan pena Informasi dari dokumen disalin dengan cara tulis tangan.


41

2) Dengan mesin pembukuan Informasi dari dokumen disalin dengan mesin pembukuan, bersamaan dengan pembukuan ke dalam rekening buku pembantu. 3) Dengan arsip dokumen sumber yang berfungsi sebagai jurnal Jurnal berupa arsip dokumen sumber yang disusun menurut waktu terjadinya transaksi. 4) Dengan komputer Informasi dari dokumen dimasukkan ke dalam komputer melalui keyboard dan dicatat kedalam arsip transaksi yang berfungsi sebagai jurnal. 3. Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Bagan alir dokumen (flowchart) merupakan bentuk aliran dokumen– dokumen yang masuk ke dalam sebuah sistem dan dokumen-dokumen yang dihasilkan dari proses sebuah sistem. Untuk dapat menggambarkan bagan alir dokumen maka digunakan simbol– simbol yang mewakili setiap dokumen, kegiatan dan keterangan suatu kegiatan dalam transaksi. Jika simbol–simbol tersebut digabungkan sesuai dengan kegiatan transaksi yang terjadi maka membentuk suatu bagan yang akan menunjukkan tentang aliran dokumen dari data menjadi informasi. Tabel 1.1 Simbol–Simbol dalam Bagan Alir Dokumen Simbol dokumen digunakan untuk menggambarkan semua dokumen berupa formulir untuk merekam transaksi.

Simbol catatan digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat transaksi dari formulir.


42

Tabel 1.1 Simbol–Simbol dalam Bagan Alir Dokumen (Lanjutan) Simbol penghubung bagan pada halaman yang sama.

Simbol penghubung bagan pada halaman yang berbeda.

Simbol kegiatan manual digunakan untuk menggambar kegiatan manual fungsi-fungsi di dalam sistem.

Simbol arsip sementara digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang nantinya akan diambil kembali.

Simbol arsip permanen digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen yang tidak diproses lagi. Simbol keputusan menggambarkan keputusan yang dibuat dalam pemrosesan data.

Simbol computer process menggambarkan pengolahan data menggunakan komputer.

Simbol keying menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer untuk diproses di dalam komputer.

Simbol garis alir menggambarkan arah proses pengolahan data. Simbol mulai/berakhir menggambarkan awal dan akhir dari suatu sistem.

Sumber: Mulyadi (2001: 60-63)


43

4. Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Diagram arus data (DFD) sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau suatu sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. (Jogiyanto, 1999: 700). Beberapa simbol yang digunakan dalam pembuatan DFD: a. Kesatuan Luar atau Entitas Kesatuanluar di lingkunganluarsistem yang dapatberupa orang,organisasiatau sistem

lainnya

yang

berada

di

lingkunganluarnya.

Suatukesatuanluardapatdisimbolkandengansuatunotasipersegipanjangatausuatuper segipanjangdengansisikiridanatasnyaberbentukgaristebal.

a

Personalia Gambar 1.2: Kesatuan Luar atau Entitas Sumber: Jogiyanto (1999: 700-701)

b. Aliran Data Aliran data pada DFD ditunjukkan dengan simbol panah.Aliran datainimengalir diantara

proses,

simpanan

data

dankesatuanluar.Aliran

data

inimenunjukkanarusdari data yang dapatberupamasukan dari kesatuan luar untuk diproses atauhasildari proses sistem.


44

Cek Gaji Gambar 1.3: Aliran Data Sumber: Jogiyanto (1999: 701-702)

c. Proses Proses adalahkegiatanatau aktivitas yang dilakukanoleh orang, mesinatau komputer darihasilsuatualirandata berupa masukan yang akan menghasilkan keluaran berupa informasi baru.

1 Siapkan Pengeluaran Kas

Gambar 1.4: Proses Sumber: Jogiyanto (1999: 705)

1

a

Otorisasi

Personalia

Membuat Bukti Kas Keluar

Gambar 1.5: Hubungan Aliran Data antara Entitas dengan Proses Sumber: Jogiyanto (1999: 706)

d. Simpanan Data Simpanan data merupakanpenyimpan data yang dapatberupa: 1) Suatu file atau basis data di sistem komputer. Jika perusahaan menggunakan sistem komputerisasi maka data dapat disimpan sebagai suatu file atau basis data.


45

2) Suatuarsipataucatatan manual. Data juga dapat disimpan sebagai suatu arsip baik permanen maupun sementara, atau sebagai suatu catatan manual. 3) Suatukotaktempat data di mejaseseorang. Data yang disimpan sebagai arsip berupa catatan manual dapat disimpan di suatu kotak di meja karyawan. 4) Suatu tabel acuan manual. Data juga dapat disimpan dengan menginputnya ke dalam tabel-tabel sesuai kebutuhan dan klasifikasinya. 5) Suatu agenda ataubuku. Data juga dapat disimpan sebagai suatu agenda atau buku.

D1 Daftar Gaji

Gambar 1.6: Penyimpanan Data Sumber: Jogiyanto (1999: 707)


b

Presensi Penggajian

Presensi a

1

KJH

46

2 Membuat daftar gaji Daftar gaji D2 Data daftar gaji

Membuat presensi

Pencatat Waktu

Presensi

D1

Data presensi

Gambar 1.7: Hubungan Entitas, Aliran data, Proses dan Simpanan Data. Sumber: Jogiyanto (1999: 715)

5. Laporan Laporan merupakan bentuk dari output atau hasil dari suatu proses. Laporan ini digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan. Menurut Baridwan (1993: 190-191), beberapa hal yang dilakukan untuk merancang laporan adalah sebagai berikut: a. Merancang format laporan. Laporan yang dihasilkan dapat dibuat dalam berbagai bentuk seperti tabel, grafik, atau bentuk uraian. b. Merancang isi laporan. Perancangan isi laporan berkaitan dengan penggunaan laporan itu. Agar laporan yang dihasilkan itu dapat bermanfaat bagi penerima, maka perlu diketahui lebih dahulu tujuan dibuatnya laporan tersebut.


47

c. Merancang jumlah laporan, distribusi, dan lain-lain. Untuk setiap laporan yang dihasilkan perlu ditentukan jumlahnya dan kepada siapa laporan itu akan didstribusikan, juga bagaimana mendisribusikannya. Selain itu perlu ditentukan juga kapan laporan itu akan dibuat, apakah harian, mingguan, atau periode yang lain. K. Review Penelitian Terdahulu Beberapa penelitian sebelumnya berkaitan dengan sistem menjadi landasan peneliti dalam melakukan analisis dan perancangan sistem penggajian. Penelitian tersebut antara lain: 1. Menurut hasil penelitian Stefanus Karl Christian yang membahas tentang Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian, sistem akuntansi penggajian di PT Madubaru Yogyakarta sudah baik karena didukung dengan adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencacatan yang baik, praktek yang sehat dan karyawan yang kompeten. Peneliti menyarankan kepada perusahaan untuk mempertahankan sistem penggajian yang selama ini sudah efektif penerapannya. 2. Menurut penelitian Thomas Aquino Ari Indratama W yang membahas tentang Analisis dan perancangan Sistem Akuntansi Penggajian Berbasis Komputer, peneliti menggunakan teknik pengumpulan data berupa wawancara, observasi, dokumentasi, dan kuisioner. Teknik analisis data yang digunakan peneliti adalah analisis deskriptif untuk mendeskripsikan penerapan sistem akuntansi penggajian di PT Nasmoco. Peneliti melakukan identifikasi masalah dengan cara mengidentifikasi penyebab masalah, mengidentifikasi titik keputusan,


48

dan mengidentifikasi personil-personil kunci. Selain itu peneliti juga melakukan perbandingan antara sistem akuntansi penggajian PT Nasmoco dengan teori sistem akuntansi penggajian. Peneliti melakukan perancangan sistem penggajian berupa rancangan struktur organisasi, rancangan input, rancangan proses, rancangan output, dan rancangan pengendalian.


BAB III METODOLOGI PENELITIAN

A. Jenis Penelitian Penelitian ini menggunakan metode penelitian studi kasus di PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS Madukismo). Penelitian dilaksanakan secara langsung di perusahaan atau lokasi penelitian dengan maksud untuk mendapatkan data. Data tersebut digunakan penulis untuk menganalisis dan memberikan usulan rancangan sistem penggajian bagi PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS Madukismo). B. Waktu Penelitian dan Lokasi Penelitian 1. Waktu Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Desember 2012 sampai Maret 2013. 2. Lokasi Penelitian dilaksanakan di PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS Madukismo) yang beralamatkan di Tromol Pos 49, Padokan, Tirtonirmolo, Kasihan Bantul, Yogyakarta, 55181. C. Subjek Penelitian dan Objek Penelitian 1. Subjek Penelitian a. Bagian Kepegawaian. b. Bagian Pencatat Waktu. c. Bagian Pembuat Daftar Gaji.

49


50

d. Bagian Akuntansi. e. Bagian Keuangan. 2. Objek Penelitian a. Dokumen atas kegiatan penggajian karyawan. b. Prosedur sistem penggajian karyawan. D. Jenis Data yang Diperlukan 1. Data Primer Yaitu jenis data yang didapatkan melalui pengamatan secara langsung pada objek penelitian yaitu sistem penggajian perusahaan PT Madubaru Yogyakarta (PG/PS Madukismo). Data ini dapat berupa daftar gaji, slip gaji, bukti kas keluar, dan daftar hadir karyawan. 2. Data Sekunder Yaitu jenis data yang digunakan sebagai pelengkap data primer berupa dokumen potongan pajak penghasilan. E. Data yang Diperlukan 1. Sejarah atau Gambaran Umum Perusahaan Sejarah atau gambaran umum perusahaan dapat membantu proses penelitian dalam memberikan gambaran perusahaan secara umum. 2. Struktur organisasi Struktur organisasi perusahaan dapat membantu proses penelitian dalam memberikan gambaran pemisahan wewenang terkait dengan proses penggajian karyawan perusahaan.


51

3. Dokumen Dokumen terkait dengan kegiatan penggajian karyawan perusahaan. 4. Prosedur Prosedur yang mengatur sistem penggajian karyawan perusahaan, dan prosedur pengendalian atas penerapan sistem perusahaan. F. Teknik Pengumpulan Data 1. Teknik observasi, yaitu teknik yang dilakukan dengan pengamatan secara langsung pada proses penggajian karyawanperusahaan. 2. Teknik wawancara, yaitu teknik yang dilakukan dengan mengajukan pertanyaan secara lisan kepada subjek penelitian mengenai gambaran umum dan prosedur penggajian karyawan perusahaan. 3. Teknik dokumentasi, yaitu teknik pengamatan pada dokumen-dokumen yang berkaitan dengan proses penggajian karyawan perusahaan. Pengamatan dilakukan pada dokumen perusahaan mengenai pengaturan sistem penggajian karyawan perusahaan, struktur organisasi perusahaan, bagan alir sistem penggajian karyawan, dan pengendalian internnya. G. Teknik Analisis Data Teknik analisis data merupakan langkah untuk menjawab rumusan masalah yang ada. Analisis data bertujuan untuk memecahkan atau mengatasi masalah-masalah yang ada dalam perusahaan, memperlihatkan hubungan antara fenomena yang terdapat dalam penelitian, dan bahan untuk membuat kesimpulan serta saran yang berguna bagi perkembangan kebijakan perusahaan selanjutnya.


52

1. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang pertama adalah dengan analisis deskriptif. Penulis mendeskripsikan struktur organisasi perusahaan, sistem akuntansi penggajian, data mengenai prosedur penggajian, dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian, serta fungsi-fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi penggajian. Selain itu, penulis melakukan identifikasi masalah terhadap sistem akuntansi penggajian perusahaan yang sudah berjalan selama perusahaan berdiri. Langkah-langkah dalam mengidentifikasi masalah adalah sebagai berikut: a. Mengidentifikasi masalah. Langkah awal dalam melakukan identifikasi adalah mencari dan mengidentifikasi masalah yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan. b. Mengidentifikasi penyebab masalah Setelah menemukan masalah yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan, dilakukan identifikasi terhadap penyebab terjadinya masalah tersebut. c. Mengidentifikasi titik keputusan Setelah menemukan penyebab terjadinya masalah, selanjutnya mengidentifikasi titik keputusan yang dapat diambil untuk mengatasi masalah yang telah teridentifikasi sebelumnya. d. Mengidentifikasi personil-personil kunci Setelah menemukan penyebab masalah dan menentukan titik keputusan, langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi personil kunci sebagai penyebab terjadinya masalah tersebut.


Teknik analisis data lain

53

yang dapat digunakan adalah dengan

membandingkan sistem penggajian perusahaan denganpengendalian intern penggajian. 2. Teknik analisis data yang digunakan untuk menjawab rumusan masalah yang kedua adalah dengan membuat usulan rancangan sistem informasi akuntansi penggajian untuk mengatasi masalah-masalah yang ada pada sistem penggajian perusahaan, yaitu: a. Merancang input dari sistem informasi akuntansi penggajian berupa rancangan formulir. b. Membuat rancangan proses sistem informasi akuntansi penggajian berupa Flowchart, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relation Diagram (ERD), dan tabel relationship. c. Merancang output berupa dokumen atau laporan dari proses sistem informasi akuntansi. Hasil rancangan sistem informasi akuntansi penggajian ini disesuaikan dengan kondisi perusahaan saat dilakukannya penelitian.


BAB IV GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Profil dan Sejarah Perusahaan PT Madubaru atau yang sering disebut PG/PS Madukismo adalah satusatunya Pabrik Gula dan Pabrik Alkohol/Spiritus di Provinsi Daerah Istimewa Yogyakarta yang mengemban tugas untuk mensukseskan program pengadaan pangan Nasional, khususnya gula pasir. PT Madubaru merupakan perusahaan padat karya yang banyak menampung tenaga kerja dari Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. PT Madubaru dibangun dengan status Perseroan Terbatas pada tanggal 14 Juni 1955 dan terletak di atas bangunan Pabrik Gula Padokan (satu diantara 17 Pabrik Gula di DIY

yang dibangun pada pemerintahan Belanda tetapi

dibumihanguskan pada masa pemerintahan Jepang), tepatnya di Desa Padokan, Kelurahan Tirtonirmolo, Kecamatan Kasihan, Kabupaten Bantul, Propinsi Daerah Istimewa Yogyakarta. Pembangunan PT Madubaru diprakarsai oleh Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan diresmikan oleh Presiden RI pertama yaitu Ir. Soekarno pada tanggal 29 Mei 1958. PG Madukismo mulai berproduksi pada tahun 1958 sedangkan PS Madukismo mulai berproduksi mulai tahun 1959. PT Madubaru mengalami perubahan manajemen dan status perusahaan dari tahun 1955 sampai dengan sekarang. Pada tahun 1955-1962 status PT Madubaru merupakan Perusahaan Swasta (Perseroan Terbatas).

54


55

Pada tahun 1962-1966 bergabung dengan Perusahaan Negara di bawah BPU-PPN (Badan Pimpinan Umum-Perusahaan Pemerintah Negara), karena adanya policy pemerintah RI yang mengambil alih semua perusahaan di Indonesia. Tahun 1966 BPU-PPN bubar dan Pabrik Gula di Indonesia boleh memilih tetap menjadi Perusahaan Negara atau keluar menjadi Perusahaan Swasta (Perseroan Terbatas). PT Madubaru memilih menjadi Perusahaan Swasta (Perseroan Terbatas). Pada tahun 1966-1984 PT Madubaru kembali menjadi Perusahaan Swasta dengan susunan Direksi yang dipimpin oleh Sri Sultan Hamengku Buwono IX sebagai Presiden Direktur. Pada tanggal 4 Maret 1984 - 24 Februari 2004 diadakan kontrak manajemen dengan PT Rajawali Nusantara Indonesia (RNI), yaitu salah satu BUMN milik Departemen Keuangan RI. Pada tanggal 24 Februari 2004 hingga sekarang, PT Madubaru menjadi perusahaan mandiri yang dikelola secara profesional dan independen. Status kepemilikan saham PT Madubaru pada awal berdiri adalah 75% milik Sri Sultan Hamengku Buwono IX dan 25% milik Pemerintah RI (Departemen Pertanian RI). Saat ini telah dirubah menjadi 65% milik Sri Sultan Hamengku Buwono X dan 35% milik Pemerintah yang dikuasakan kepada PT Rajawali Nusantara Indonesia (PT.RNI). PT Madubaru memiliki potensi dan peluang pengembangan usahauntuk tumbuh dan berkembang menjadi suatu perusahaan Agro Industri yang berbasis tebu dan dikelola secara profesional serta inovatif untuk menghadapi persaingan bebas diera globalisasi dengan petani sebagai mitra sejati.


56

B. Visi dan Misi Perusahaan 1. Visi Menjadikan PT Madubaru (PG/PS Madukismo) sebagai perusahaan Agro Industri yang unggul di Indonesia dengan menjadikan petani sebagai mitra sejati. 2. Misi a. Menghasilkan Gula dan Ethanol yang berkualitas untuk memenuhi permintaan masyarakat dan industri di Indonesia. b. Menghasilkan produk dengan memanfaatkan teknologi maju yang ramah lingkungan, dikelola secara profesional dan inovatif, memberikan pelayanan yang prima kepada pelanggan serta mengutamakan kemitraan dengan petani. c. Mengembangkan produk/bisnis baru yang mendukung bisnis inti. d. Menempatkan

karyawan

dan

stakeholderlainnya

sebagai

bagian

terpenting dalam proses penciptaan keunggulan perusahaan dan pencapaian shareholder values.

PLAGIAT MERUPAKAN MERUPAKAN TINDAKAN TINDAKAN TIDAK TIDAK TERPUJI TERPUJI PLAGIAT

57

C. Struktur Organisasi Direktur

KaBag Akuntansi & Keuangan

KaBag Tanaman

KaBag Instalasi

KaBag Pabrikasi

Staf Bangunan

Staf Gudang Hasil Kep. RY. Bantul/GK

Staf Gudang Material

Staf EDP, ATR & Timb

Staf Keu & Akuntansi

Staf Keu & Anggaran

Staf Pengolahan

Kepala P. Spiritus

Staf PS

Staf. PT & PB Kep.RY.Sleman

Staf Ketel & Turbin Kep. RY. KP/MGL/TMG

Staf Kend, Traktor & Remise Kep. RY. PKB

Staf Gilingan & Besali Kep. BST

Staf PKBL Kep Tebang & Angkut

Staf Listrik & Instrumen

Staf Pembelian

Staf Keu. Kasir

Gambar 2.1: Struktur Organisasi PT. Madubaru Sumber: PT. Madubaru (2012)

KaBag SDM & Umum

Staf Sekret, Umum & Argo

Staf Imbal Jasa & Personalia

Staf Legal & Diklat

KaBag Pemasaran

Staf Pemasaran


58

Struktur organisasi diperlukan oleh perusahaan untuk menunjukkan wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian dalam perusahaan. Pada struktur organisasi perusahaan di atas, bagian-bagian yang bersangkutan dengan sistem penggajian adalah Bagian Akuntansi dan Keuangan serta Bagian SDM dan Umum. Adapun pembagian wewenang dan tanggung jawab pada struktur organisasi PT Madubaru adalah sebagai berikut: 1. Direktur a. Bertanggungjawab terhadap kegiatan manajerial perusahaan. b. Mengawasi kinerja Kepala Bagian setiap departemen. 2. Bagian Akuntansi dan Keuangan Secara umum Bagian Akuntansi dan Keuangan mempunyai tanggung jawab dalam memecahkan masalah akuntansi dan keuangan, membuat laporan keuangan secara periodik, melaporkan keuangan yang telah dibuat kepada pihak yang membutuhkan, dan mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur. Dalam sistem penggajian, Bagian Akuntansi dan Keuangan mempunyai beberapa peran penting. Berikut wewenang dan tanggung jawab personil-personil yang berkaitan dengan sistem penggajian: a. Kepala Bagian (KaBag) 1) Menetapkan pelaksanaan kebijakan Direksi di bidang akuntansi dan keuangan, perpajakan, dan personalia serta pengadaan barang dan jasa termasuk pergudangan serta hubungan masyarakat. 2) Mengkoordinasi para staf yang ada dalam bagiannya. 3) Menetapkan rancangan anggaran Bagian Akuntansi dan Keuangan.


59

4) Menetapkan prosedur pengumpulan rancangan anggaran dari bagian lain dalam perusahaan. 5) Menandatangani surat, dokumen, catatan serta laporan atas dasar sistem otorisasi yang berlaku. 6) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan dalam bagiannya. 7) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan demosi karyawan yang bersangkutanatas dasar hasil penilaiannya. 8) Memberi peringatan lisan kepada karyawan di bagiannya yang melanggar disiplin kerja yang berlaku. 9) Mengusulkan kepada Direksi untuk memberikan peringatan tertulis terhadap karyawan bagiannya yang melanggar ketentuan disiplin yang berlaku. 10) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada bawahannya di bagiannya. 11) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang didelegasikan kepada bawahan di bagiannya. b. Staf EDP, ATR, dan Timb 1) Mengkoordinasi para pelaksana yang ada dalam seksinya. 2) Menandatangani atau paraf sebagai fungsi verifikasi pada dokumen yang akan diinputdalam pengolahan data elektronik, sesuai dengan sistem otorisasi yang berlaku. 3) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan dalam bagiannya.


60

4) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan demosi karyawan yang bersangkutan atas dasar hasil penilaiannya kepada KaBag. 5) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada karyawan pelaksana di seksinya. 6) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang didelegasikan kepada karyawan pelaksana di seksinya. c. Staf Keuangan dan Akuntansi 1) Mengkoordinasi para pelaksana yang ada dalam seksinya. 2) Menandatangani atau paraf sebagai akses verifikasi pada surat atau dokumen, catatan serta laporan atas dasar sistem otorisasi yang berlaku. 3) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan dalam seksinya. 4) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan demosi karyawan yang bersangkutan atas dasar hasil penilaiannya kepada KaBag. 5) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada karyawan pelaksana di seksinya. 6) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang didelegasikan kepada karyawan pelaksana di seksinya. d. Staf Keuangan dan Anggaran 1) Mengkoordinasi para pelaksana yang ada dalam seksinya. 2) Menandatangani atau paraf sebagai fungsi verifikasi pada dokumen untuk pengecekan saat uang akan dikeluarkan, serta verifikasi atas catatan atas laporan yang dihasilkan sesuai dengan sistem otorisasi yang berlaku.


61

3) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan dalam bagiannya. 4) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan demosi karyawan yang bersangkutan atas dasar hasil penilaiannya kepada KaBag. 5) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada karyawan pelaksana di seksinya. 6) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang didelegasikan kepada karyawan pelaksana di seksinya. e. Staf Keuangan Kasir 1) Mengkoordinasi para pelaksana yang ada dalam seksinya. 2) Menandatangani atau paraf sebagai fungsi verifikasi pada dokumen sesuai dengan sistem otorisasi yang berlaku. 3) Menjadi juru bayar atas kegiatan pemasukan dan pengeluaran kas. 4) Mengusulkan penambahan, pengurangan, dan pemindahan karyawan dalam bagiannya. 5) Menilai kinerja karyawan di bagiannya, serta mengusulkan promosi dan demosi karyawan yang bersangkutan atas dasar hasil penilaiannya kepada KaBag. 6) Mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada karyawan pelaksana di seksinya. 7) Meminta pertanggungjawaban mengenai pelaksanakan wewenang yang didelegasikan kepada karyawan pelaksana di seksinya.


62

3. Bagian Tanaman a. Bertanggungjawab terhadap tanaman-tanaman yang digunakan sebagai bahan baku untuk proses produksi. b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur. 4. Bagian Instalasi a. Bertanggungjawab terhadap mesin-mesin yang digunakan dalam proses produksi. b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur. 5. Bagian Pabrikasi a. Bertanggungjawab terhadap kegiatan pabrikasi perusahaan. b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur. 6. Bagian Spiritus a. Bertanggungjawab terhadap produksi spiritus. b. Mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur. 7. Bagian SDM & Umum Secara umum Bagian SDM dan Umum mempunyai tanggung jawab dalam mengambil keputusan yang terkait dengan masalah-masalah personalia dan umum dan mempertanggungjawabkan kinerjanya kepada Direktur. Dalam sistem penggajian, Bagian SDM dan Umum mempunyai beberapa peran penting. Berikut wewenang dan tanggung jawab personil-personil yang berkaitan dengan sistem penggajian:


63

a. Kepala Bagian (KaBag) 1) Menjalankan kebijakan Direksi dibidang SDM yang berkaitan dengan kepegawaian, administrasi umum, dan poliklinik perusahaan. 2) Mengkoordinasi dalam mengelola tertib administrasi kepegawaian, pelayanan kesehatan atau poliklinik serta administrasi umum perusahaan. 3) Menyusun rancangan anggaran bagiannya dan melakukan evaluasi atas perbedaan antara anggaran dengan realisasi. 4) Mengusulkan dan menyiapkan peraturan dan kebijakan perusahaan dalam bidangnya. 5) Menghitung dan menyiapkan gaji dan upah semua karyawan termasuk tunjangan dan jamsos. 6) Melaksanakan kebijakan Direksi dalam membina hubungan antar karyawan dan hubungan dengan instansi pemerintah yang berkaitan dengan Taman Kanak-Kanak (TK), umum, dan pelayanan kesehatan. 7) Rekruitmen karyawan, pengembangan pendidikan, dan pelatihan karyawan. 8) Meminta dan mengumpulkan info yang dibutuhkan. 9) Membantu direksi dalam menilai kinerja karyawan. 10) Menegakkan disiplin kerja karyawan dalam bagiannya. b. Staf Sekretariatan, Umum, dan Argo 1) Menyusun rencana anggaran di seksinya dan melakukan evaluasi atas perbedaan antara anggaran dengan realisasi.


64

2) Membantu dalam menyelenggarakan pengelolaan administrasi surat menyurat baik masuk maupun keluar. 3) Menyiapkan dokumen tentang perijinan, sertifikat atau dokumen pemilikan aset, hasil keputusan dan kebijakan Direksi dan Dewan Komisaris, serta notulen Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) serta dokumen pentingnya. 4) Menyiapkan surat atau dokumen penting yang diminta KaBag atau Direksi jika diperlukan. 5) Mendistribusikan informasi atas kebijakan Direksi dan Dewan Komisaris, info lain yang berkaitan dengan kegiatan operasional perusahaan. 6) Melakukan administrasi pengarsipan surat-menyurat dan dokumendokumen penting perusahaan yang terklasifikasi dan informatik. 7) Membantu menilai karyawan yang berada dalam seksi. 8) Menegakkan disiplin karyawan dalam seksi. c. Staf Imbal Jasa dan Personalia 1) Menyusun rencana anggaran di seksinya dan melakukan evaluasi atas perbedaan antara anggaran dengan realisasi. 2) Membantu KaBag dalam menghitung dan menyiapkan gaji dan upah semua karyawan termasuk tunjangan dan jamsos. 3) Membantu menyiapkan dokumen uang pensiun, pesangon, dan piagam penghargaan. 4) Mengelola administrasi surat dan dokumen personalia tentang kenaikan gaji serta cuti karyawan.


5) Menyiapkan

surat

dan

dokumen

serta

perhitungannya

65

yang

berhubungan dengan JAMSOSTEK staf dan pimpinan. 6) Menyiapkan surat dan dokumen tentang penggantian biaya rumah sakit, apotik atau pengibatan karyawan. 7) Menyiapkan surat dan dokumen tentang perjalanan dinas karyawan staf atau pimpinan. 8) Menyiapkan administrasi pinjaman dinas karyawan staf atau pimpinan. 9) Menyiapkan

dokumen

dan

pengelolaan

administrasinya

yang

berhubungan dengan pembuatan dan perhitungan presensi, ijin, dan cuti serta lembur. 10) Menyiapkan data PPh 21 karyawan pimpinan dan karyawan pelaksana serta membantu membuat laporan SPT tahunan. 11) Membina dan menjaga hubungan dengan instansi pemerintah. 12) Membantu menilai karyawan yang berada dalam seksi. 13) Menegakkan disiplin karyawan dalam seksi. d. Staf Legal dan Diklat 1) Menyusun rencana anggaran di seksinya dan melakukan evaluasi atas perbedaan antara anggaran dengan realisasi. 2) Membantu KaBag dalam menyususn rencana kebutuhan pengembangan SDM perusahaan dan membuat surat edaran ke masing-masing bagian berkaitan dengan pengembangan SDM. 3) Membantu KaBag dalam menyelenggarakan pendidikan dan pelatihan karyawan.


4) Membantu

KaBag

melaksanakan

rekruitmen

karyawan

66

sesuai

kebutuhan dan prosedur yang berlaku, menyiapkan dokumen Perjanjian Kerja Bersama (PKB) atas karyawan yang tergabung dalam wadah Serikat Pekerja Seluruh Indonesia (SPSI). 5) Membantu KaBag dalam tugas menjalin hubungan antar lembaga pendidikan untuk mengadakan kerjasama guna pengembangan SDM. 6) Menyiapkan daftar absensi karyawan, data lembur, laporan absensi dan lembur untuk urusan kelengkapan dokumen pendukung dalam urusan biaya pegawai. 7) Mengkompilasi sistem manajemen kinerja dari masing-masing bagian dan menyiapkan laporannya. 8) Membantu melakukan evaluasi terhadap potensi karyawan. 9) Membantu dalam menilai karyawan yang berada di seksinya. 10) Menegakkan disiplin karyawan dalam seksinya. D. Sumber Daya Manusia 1. Tenaga Kerja a. Karyawan Tetap 1) Karyawan Pimpinan Karyawan Pimpinan adalah karyawan yang berada pada jajaran Dewan Komisaris hingga Supervisor dalam struktur organisasi. PT Madubaru memiliki Karyawanan Pimpinan sebanyak 55 Karyawan.


67

2) Karyawan Pelaksana Karyawan Pelaksana adalah Karyawan yang berada pada jajaran staf yang dibawahi oleh supervisor tiap departemen. PT Madubaru memiliki 355 Karyawan Pelaksana. b. Karyawan Tidak Tetap 1) Karyawan Kerja Waktu Tertentu (KKWT) KKWT adalah karyawan yang bekerja hanya pada masa produksi, baik produksi gula maupun produksi spiritus. Masa produksi tersebut adalah di musim giling yaitu selama 6 bulan. PT Madubaru memiliki 939 KKWT. 2) Karyawan Borong Karyawan borong adalah karyawan yang bekerja bila ada pekerjaan borong, yaitu borongan tebangan dan garap kebun yaitu selama 6 bulan di musim giling. PT Madubaru memiliki karyawan borong sebanyak ±3.000 karyawan. 2. Hari dan Jam Kerja a. Karyawan Tetap (Kantor) Karyawan tetap perusahaan bekerja pada hari Senin sampai dengan hari Sabtu. Jam kerja untuk hari Senin sampai dengan hari Kamis yaitu jam 06.30 WIB sampai dengan jam 15.00 WIB. Sedangkan jam kerja untuk hari Jumat sampai dengan hari Sabtu yaitu jam 06.30 WIB sampai dengan jam 11.30 WIB. b. Karyawan Tidak Tetap (Produksi) Karyawan tidak tetap perusahaan bekerja pada masa produksi di musim giling dengan jam kerja 24jam yang dibagi menjadi tiga shift. Shift pertama pada jam 06.00 WIB sampai dengan jam 14.00 WIB, shift kedua jam 14.00 WIB


68

sampai dengan jam 22.00 WIB, dan shift ketiga jam 22.00 WIB sampai dengan jam 06.00 WIB. 3. Hak Libur dan Cuti Karyawan a. Hari Libur Hari libur karyawan perusahaan sesuai dengan peraturan yang telah ditetapkan perusahaan, seperti hari raya keagamaan. Selain itu juga berdasar dengan peraturan pemerintah yang berlaku, namun hari libur tersebut mengikuti kondisi kegiatan produksi dan musim giling perusahaan. b. Cuti Pendek dan Cuti Panjang Setiap karyawan mempunyai hak untuk cuti, baik cuti pendek maupun cuti panjang. Karyawan memiliki cuti pendek selama satu hari dalam satu minggu. Sedangkan untuk cuti panjang, karyawan memiliki hak cuti satu bulan selama tiga tahun. c. Cuti Melahirkan Karyawan yang hamil dan akan melahirkan mempunyai hak cuti melahirkan selama tiga bulan, yaitu satu bulan sebelum melahirkan dan dua bulan sesudah melahirkan. Karyawan yang bersangkutan tetap mendapat gaji penuh selama cuti. Selain itu, untuk karyawan yang mengalami keguguran yang tidak disengaja mendapat cuti satu setengah bulan dari saat keguguran. d. Cuti Haid Perusahaan juga memberikan cuti haid kepada karyawan wanita selama dua hari, yaitu hari pertama dan hari kedua haid. Cuti ini berlaku jika ada surat keterangan dari dokter.


69

e. Cuti Meninggalkan Pekerjaan Karyawan memperoleh beberapa hak untuk cuti meninggalkan pekerjaan. Karyawan yang bersangkutan tetap mendapat gaji penuh. Hak cuti tersebut antara lain: 1) Perkawinan karyawan bersangkutan

: 3 hari

2) Perkawinan anak karyawan bersangkutan

: 2 hari

3) Istri melahirkan

: 2 hari

4) Khitanan anak

: 2 hari

5) Baptis anak

: 2 hari

6) Istri, suami, anak, menantu, orang tua, mertua meninggal 7) Anggota keluarga serumah meninggal

: 2 hari : 1 hari

4. Komponen Penggajian a. Gaji Pokok Gaji pokok adalah gaji yang diberikan kepada karyawan berdasarkan golongan jabatan karyawan dan diberikan setiap bulan dengan jumlah gaji yang tetap. b. Sansos Sansos adalah santunan sosial untuk Karyawan Pelaksana baik yang menempati rumah dinas maupun yang tidak menempati. Besarnya Sansos yang diberikan berbeda antara yang menempati rumah dinas dengan yang tidak menempati rumah dinas. Sansos terdiri dari dua unsur yaitu sansos pengganti sewa rumah dan sansos pengganti uang listrik serta air. Karyawan Pimpinan tidak


70

mendapat sansos karena Karyawan Pimpinan seharusnya menempati rumah dinas. Karyawan Pelaksana yang tidak menempati rumah dinas mendapat sansos pengganti sewa rumah dan listri serta air. Sedangkan Karyawan Pelaksana yang menempati rumah dinas, hanya mendapat sansos listrik dan air. Pemberian Sansos listrik dan air tersebut disesuaikan dengan meteran listrik masing-masing rumah, namun perusahaan tetap memberikan batas maksimal pemberian sansos tersebut berdasar Perjanjian Kerja Bersama (PKB) dengan golongan pangkat karyawan yang bersangkutan. c. Lembur Gaji lembur yang diberikan karyawan ada dua macam yaitu gaji lembur berdasar lembur yang direncanakan dan lembur atas perintah atasan. Penghitungan gaji lembur adalah 1/173 x 85% x Gaji Pokok per jamnya. d. Kompensasi Kompensasi ini terjadi adanya perubahan dari biaya pesangon untuk cuti panjang. Pesangon tersebut diberikan sebesar 40% dari gaji pokok. Keputusan pesangon tersebut dihapus pada tahun 1998 dan diganti dengan istilah kompensasi. Kompensasi ini diberikan setiap bulan dengan jumlah yang tetap sesuai dengan golongan pangkat karyawan. Penghitungan kompensasi tersebut dari pesangon cuti 40% gaji pokok tersebut dibagi 12 bulan. Karyawan yang diangkat sebagai pegawai setelah tahun 1998, tidak mendapat hak kompensasi ini.


71

e. Premi Premi atau insentif merupakan imbalan yang diberikan kepada seluruh karyawan sebesar 10% dari gaji pokok karyawan yang bersangkutan. 5. Pemutusan Hubungan Kerja Pemutusan hubungan kerja belum pernah terjadi di perusahaan ini. Pemutusan hubungan kerja yang pernah terjadi di perusahaan akibat karyawan yang bersangkutan mengalami sakit yang berkepanjangan dan mengakibatkan karyawan tersebut tidak dapat lagi menyumbangkan tenaga dan pikirannya untuk perusahaan. Jika ada karyawan yang tidak disiplin (tidak taat pada peraturan), perusahaan akan memberikan peringatan hingga tiga kali. Jika karyawan tersebut masih tetap tidak disiplin maka perusahaan meminta karyawan tersebut mengajukan surat pengunduran diri. 6. Jaminan Sosial/Kesejahteraan Karyawan a. Program Jaminan Sosial Tenaga Kerja (JAMSOSTEK) Program JAMSOSTEK yang ada di perusahaan adalah Jaminan Kecelakaan Kerja, Jaminan Hari Tua, dan Jaminan Kematian. b. Program Tabungan Asuransi Kesejahteraan Hari Tua (Taskat) Program Taskat ini adalah tabungan sebagai pengganti pesangon untuk Karyawan Kampanye, karena Karyawan Kampanye tidak mendapatkan pesangon saat karyawan tersebut selesai masa kontrak kerjanya dengan perusahaan. Tabungan ini tidak dipotongkan dari gaji karyawan karena tabungan ini sepenuhnya dari perusahaan. Tabungan ini sebesar 0,83% dari gaji pokok


72

karyawan selama 5 bulan dan dibayarkan dimuka saat karyawan tersebut habis kontraknya. c. Koperasi Karyawan dan Pensiunan PT. Madubaru Koperasi Karyawan ini dikelola oleh pensiunan perusahaan. Kegiatan dari koperasi ini adalah jual beli sembako, simpan pinjam, dan arisan motor. d. Perumahan Dinas Perusahaan menyediakan rumah dinas bagi Karyawan Pimpinan dan Karyawan Pelaksana. Rumah dinas ini bisa digunakan dan bisa tidak, tergantung pada karyawan tersebut. Fungsi disediakannya rumah dinas ini supaya memudahkan

karyawan

untuk

mobilitas

karyawan

tersebut

terhadap

tanggungjawabnya pada perusahaan. Misalnya, saat musim giling Direktur harus mengawasi

proses

giling

hingga

malam.

Disediakannya

rumah

dinas

memudahkan mobilitas Direktur karena rumah dinas berada di komplek perusahaan. e. Poliklinik dan Klinik KB Poliklinik ini terletak di dekat perusahaan, menjadi satu dengan apotek perusahaan. Karyawan dan keluarga karyawan mendapat fasilitas untuk berobat di poliklinik ini dengan biaya yang ditanggung perusahaan. Keluarga karyawan yang mendapat fasilitas tersebut adalah suami atau istri dan dua anak. Untuk anak, fasilitas ini dibatasi sampai anak tersebut berusia 25 tahun. f. Taman Kanak-Kanak (TK) TK ini terletak berhadapan dengan poliklinik perusahaan. TK ini menerima calon murid dari kalangan umum namun diutamakan dari anak karyawan


73

perusahaan. Biaya pendidikan anak karyawan tidak mendapat subsidi dari perusahaan. g. Sarana Olah Raga dan Kesenian Sarana olah raga yang disediakan perusahaan antara lain adalah lapangan sepakbola, lapangan indoor bulutangkis, dan lapangan indoor

tenis meja.

Lapangan tersebut digunakan untuk senam lansia dan pensiunan setiap hari Jumat pagi dan Rabu sore untuk senam aerobik ibu-ibu. Lapangan tenis meja digunakan setiap sore, lapangan bulutangkis digunakan setiap hari Selasa dan Kamis malam. Pemakaian lapangan ini tidak hanya untuk karyawan tapi juga untuk umum dan tidak dipungut biaya. Sedangkan

sarana

kesenian

yang

disediakan

oleh

perusahaan adalah sarana kesenian band, karawitan, dan kethoprak. Kesenian karawitan sering digunakan untuk latihan ibu-ibu Darma Wanita setiap hari Selasa. Latihan kethoprak dilakukan hanya ketika akan ada acara. h. Pakaian Dinas Perusahaan menyediakan pakaian dinas untuk Karyawan Pimpinan dan Karyawan Pelaksana. Pakaian dinas ini wajib digunakan setiap hari Senin sampai dengan hari Kamis, hari Jumat menggunakan pakaian batik, dan hari Sabtu menggunakan baju olahraga Karena setiap pagi ada olahraga bersama karyawan perusahaan. i. Biaya Pengobatan Biaya pengobatan ini dimaksudkan untuk keluarga karyawan yaitu suami atau istri dan dua anak. Anak karyawan mendapat biaya pengobatan sampai dengan usia 25 tahun. Biaya pengobatan ini adalah biaya yang dikeluarkan


74

perusahaan untuk pengobatan keluarga karyawan yang berobat di poliklinik perusahaan atau Rumah Sakit yang bekerjasama dengan perusahaan.Perusahaan memberikan biaya bersalin sesuai dengan kuitansi rumah sakit maksimal sebesar Rp880.000. Jenis penyakit yang tidak dibiayai oleh perusahaan antara lain: 1) Penyakit kelamin atau menular seksual 2) Narkoba 3) HIV dan AIDS 4) Cacat atau kelainan bawaan 5) Program kesuburan, bayi tabung, dan imunisasi 6) Transplantasi organ tubuh j. Rekreasi Rekreasi ini diselenggarakan untuk Karyawan Pimpinan dan Karyawan Pelaksana beserta keluarga yang diberi nama “Family Day”. Rekreasi ini biasanya diadakan setiap akhir tahun, namun juga melihat kondisi musim giling. Jadi, kegiatan ini bersifat fleksibel. Rekreasi ini dibiayai oleh perusahaan dengan ketentuan untuk anak karyawan hanya dibatasi dua anak saja. 7. Fasilitas Pemeliharaan Kesehatan Perusahaan menyediakan poliklinik dan apotek untuk karyawan dan keluarga serta kerjasama dengan beberapa Rumah Sakit yaitu, RS PKU Muhammadiyah, RS Sardjito, RS Panembahan Senopati, dan RS Panti Rapih. Subsidi yang diberikan untuk pengobatan karyawan didasarkan pada golongan kerja karyawan. Untuk berobat di Rumah Sakit tersebut harus mendapat surat rujuk dari Poliklinik perusahaan terlebih dahulu.


75

8. Tunjangan Tunjangan atau THR (Tunjangan Hari Raya) diberikan kepada karyawan saat Hari Raya Besar seperti Hari Raya Idul Fitri atau Natal. Tunjangan ini diberikan sebesar satu kali gaji pokok karyawan. E. Kegiatan Penggajian Penggajian merupakan kegiatan rutin yang dilakukan perusahaan untuk memberikan imbal jasa kepada karyawannya. Kegiatan penggajian memiliki perbedaan dengan kegiatan pengupahan. Kegiatan penggajian PT Madubaru dilakukan rutin setiap bulan oleh Staf Imbal Jasa dan tidak berdasarkan pada jam kerja (shift) dan jumlah produk yang dihasilkan. Bagian yang terkait dengan proses penggajian PT Madubaru adalah Bagian Akuntansi dan Keuangan serta Bagian SDM. Bagian Akuntansi melakukan verifikasi bukti kas keluar yang dilampiri daftar gaji oleh Bagian SDM untuk memberi perintah pencairan biaya gaji kepada Kasir. Bagian SDM melakukan hampir seluruh kegiatan penggajian mulai dari pembuatan dokumen penggajian seperti daftar gaji, bukti kas keluar, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji hingga pendistribusian gaji. Bagian SDM melakukan entri data yang berhubungan dengan penggajian menggunakan beberapa program aplikasi antara lain Ms Excel, Dbase, dan Foxpro. Program Ms Excel digunakan perusahaan untuk melakukan perhitungan biaya gaji menggunakan rumus fungsi yang terdapat pada program Ms Excel. Program Dbase digunakan perusahaan untuk menginput informasi dan menjadi database Bagian SDM, sedangkan program Foxpro digunakan perusahaan untuk


76

membuat tampilan report designer yang berkaitan dengan penggajian. Ketiga program tersebut mempunyai fungsi masing-masing yang saling berhubungan.


77

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

Berdasarkan rumusan masalah yang telah dibuat, maka analisis data dilakukan dengan cara mendeskripsikan sistem akuntansi penggajian yang diterapkan PT Madubaru, mengidentifikasi masalah yang terdapat dalam sistem akuntansi penggajian PT Madubaru serta melakukan perancangan sistem informasi akuntansi penggajian. Perancangan sistem informasi akuntansi penggajian tersebut merupakan perbaikan dari sistem akuntansi penggajian yang telah ada. A. Deskripsi Sistem Penggajian Sistem akuntansi penggajian yang diterapkan oleh PT Madubaru adalah sebagai berikut: 1. Deskripsi Kegiatan Kegiatan pemberian gaji karyawan dilaksanakan pada tanggal 25 setiap bulannya. Pemberian gaji karyawan didasarkan pada golongan jabatan, kompensasi tertentu dari perusahaan, premi/insentif, santunan sosial bagi karyawan yang menempati ataupun yang tidak menempati rumah dinas, dan potongan yang dikenakan kepada setiap karyawan di PT Madubaru. Penghitungan gaji dan distribusi gaji dilakukan sepenuhnya oleh Bagian SDM dan Umum. Bagian Akuntansi dan Keuangan hanya sebagai pemberi gaji sesuai dengan daftar gaji yang diserahkan oleh Bagian SDM dan Umum serta melakukan pembukuan biaya gaji.


78

2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan Fungsi-fungsi yang terkait pada sistem akuntansi penggajian PT Madubaru adalah sebagai berikut: a) Fungsi Kepegawaian Fungsi

ini

bertanggung

jawab

melaksanakan

rekruitmen

karyawan,

pengembangan pendidikan, dan pelatihan karyawan.Fungsi ini juga bertanggung jawab dalam menyiapkan dokumen Perjanjian Kerja Bersama (PKB) atas karyawan yang tergabung dalam wadah Serikat Pekerja Seluruh Indonesia (SPSI), menyiapkan daftar absensi karyawan dan dokumen untuk urusan kelengkapan dokumen pendukung dalam urusan biaya pegawai. Fungsi ini berada di tangan Personalia, di bawah Departemen SDM dan Umum. b) Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Penyelenggaraan catatan waktu hadir ini ada dua macam, yaitu dengan mesin yang diawasi oleh petugas keamanan atau satpam perusahaan. Sedangkan pencatatan waktu hadir berupa presensi dilaksanakan di setiap departemen yang dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing. c) Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji yang berisi komponen gaji berupa gaji pokok sesuai golongan jabatan karyawan, Santunan Sosial (Sansos),

kompensasi,

dan

premi/insentif

serta

potongan-potongan

atas

keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum.


79

d) Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab melakukan verifikasi terhadap bukti kas keluar yang dilampiri daftar gaji karyawan sebelum biaya gaji karyawan dikeluarkan oleh Kasir. Bukti kas keluar dicocokkan dengan daftar gaji sebelum bukti kas keluar diotorisasi. Fungsi ini berada di tangan Staf Akuntansi di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan. e) Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab dalam mencairkan gaji karyawan. Fungsi ini juga bertanggungjawab atas pencatatan pada jurnal umum untuk kegiatan yang berkaitan dengan penggajian. Fungsi ini berada di tangan Kasir dibawah Departemen Akuntansi dan Keuangan. f) Fungsi Data Entri Fungsi ini bertanggung jawab dalam menginput data gaji karyawan sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan slip gaji. Fungsi ini juga membuat bukti kas keluar yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum. 3. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan a) Surat Pengangkatan Pegawai Surat Pengangkatan Pegawai adalah dokumen yang digunakan sebagai surat kontrak kerja karyawan. Dokumen ini berisi nama karyawan, nama departemen pegawai tersebut diangkat, pasal tentang keputusan pengangkatan, golongan jabatan, jabatan karyawan, gaji karyawan, santunan sosial, dan ditanda tangani


80

oleh Direktur. Tembusan dokumen ini diberikan kepada Bagian SPI, SDM, Akuntansi, Ketua SP, dan arsip). Dokumen ini di buat oleh Staf Personalia. b) Surat Kenaikan Jabatan (Promosi) Surat Kenaikan Jabatan (Promosi) adalah dokumen yang dikeluarkan berdasarkan prestasi, potensi, kompetensi, dan tersedianya formasi dalam jabatan yang lebih tinggi atas karyawan yang mendapat kenaikan jabatan. Dokumen ini berisi informasi tentang karyawan yang mendapat kenaikan jabatan, penyesuaian gaji dan fasilitas. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia. c) Surat Kenaikan Gaji Surat Kenaikan Gaji adalah dokumen yang dikeluarkan setiap tahun oleh Direksi dalam penetapan kenaikan gaji karyawan berdasar Sistem Manajemen Kerja (SMK) karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Personalia. d) Kartu Jam Hadir Kartu Jam Hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin oleh karyawan yang bersangkutan dan diawasi oleh petugas keamanan. e) Daftar Hadir Karyawan (Presensi) Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Daftar hadir ini diisi oleh karyawan dengan cara membubuhkan tanda tangan. Dokumen ini dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama untuk Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua untuk arsip.


81

f) Daftar Gaji Daftar gaji adalah dokumen yang berisi nama karyawan dan komponen gaji karyawan tersebut. Komponen gaji yang menjadi hak dan yang menjadi beban karyawan. Daftar gaji juga memuat informasi total seluruh gaji karyawan pada masing-masing departemen. Daftar gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak dua rangkap yang akan diteruskan ke Bagian Akuntansi untuk diverifikasi. Setelah diverifikasi, rangkap pertama menjadi arsip Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua menjadi arsip Bagian Akuntansi. g) Bukti Kas Keluar Bukti Kas Keluar adalah dokumen yang digunakan sebagai pengantar daftar gaji ke Departemen Akuntansi dan Keuangan untuk mencairkan seluruh gaji karyawan. Dokumen ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama sebagai arsip Staf Imbal Jasa, rangkap kedua sebagai arsip Kasir, dan rangkap ketiga sebagai arsip Staf Akuntansi. h) Tanda Terima Gaji Tanda terima gaji adalah dokumen yang digunakan Staf Imbal Jasa untuk pendistribusian gaji pada karyawan. Dokumen ini menunjukkan bahwa karyawan telah mengambil gajinya. Karyawan harus menandatangani dokumen ini pada saat pengambilan gaji sesuai nomor urut slip gaji. Dokumen ini hanya dibuat satu dan menjadi arsip Staf Imbal Jasa. i) Slip Gaji Slip gaji merupakan dokumen yang berisi jumlah gaji yang diterima karyawan. Slip gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diberikan kepada karyawan pada saat


82

pendistribusian gaji. Slip gaji dibuat sebanyak 2 rangkap. Rangkap pertama diserahkan kepada karyawan dan rangkap kedua sebagai arsip. j) Amplop Gaji Amplop gaji merupakan dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan. Amplop gaji memuat informasi tentang bulan pemberian gaji,nama karyawan penerima gaji, dan nomor urut karyawan sesuai nomor urut pada tanda terima gaji. Amplop gaji ini dibuat oleh Staf Imbal Jasa. 4. Catatan Akuntansi yang Digunakan Perusahaan dalam Sistem Akuntansi Penggajian a) Jurnal Umum Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dibuat oleh Bagian Keuangan (Kasir) pada saat mengeluarkan kas untuk membayar gaji karyawan. Jurnal umum dibuat berdasarkan daftar gaji yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa. 5. Prosedur dalam Sistem Akuntansi Penggajian di Perusahaan a) Prosedur pencatatan waktu hadir Pencatatan waktu hadir karyawan dibagi menjadi dua macam, yaitu pencatatan waktu hadir dengan menggunakan mesin dan daftar hadir berupa presensi. Pencatatan waktu hadir dengan menggunakan mesin diawasi oleh petugas keamanan (Satpam) perusahaan pada pintu masuk perusahaan. Sedangkan presensi dilakukan di tiap departemen. b) Prosedur pembuatan daftar gaji Pembuatan daftar gaji karyawan dilakukan oleh Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum. Daftar gaji ini dibuat berdasarkan golongan


83

jabatan karyawan, kartu jam hadir, dan daftar hadir. Daftar gaji dibuat dua rangkap untuk diverifikasi oleh Staf Akuntansi. c) Prosedur distribusi biaya gaji Distribusi biaya gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa tanggal 25 setiap bulannya. Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah tanda terima gaji, slip gaji, dan amplop gaji. Biaya gaji didistribusikan kepada setiap karyawan yang telah memenuhi tanggung jawabnya kepada perusahaan. Masing-masing karyawan dari semua departemen datang langsung kepada Staf Imbal Jasa untuk mengambil gaji dan membubuhkan tanda tangan pada dokumen tanda terima gaji. d) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Bukti kas keluar dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak tiga rangkap dan diserahkan kepada Staf Akuntansi untuk diverifikasi berdasarkan daftar gaji. Bukti kas keluar berisi informasi tentang jumlah kas yang harus dikeluarkan oleh Kasir untuk pembayaran biaya gaji. e) Prosedur pembayaran gaji Pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir setelah adanya verifikasi bukti kas keluar dari Staf Akuntansi. Kasir membayar gaji sebesar nominal pada bukti kas keluar yang telah diverifikasi. Kasir membayar gaji kepada Staf Imbal Jasa untuk didistribusikan kepada karyawan.


84

6. Bagan Alir Sistem Penggajian PT Madubaru Petugas Keamanan

Masing - Masing Departemen

Mulai

Mulai

Mengawasi pengisian daftar hadir karyawan

Mencatat waktu hadir karyawan

2 KJH

DH

1

T

1 2

Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir DH : Daftar Hadir

Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru Sumber: PT Madubaru


85

Staf Imbal Jasa 1

2

KJH

DH

6

1

BKK DG

Slip Gaji

1 1

Membuat dan mencetak slip gaji

Melakukan verifikasi Membuat tanda terima gaji dan amplop gaji Membuat dan mencetak daftar gaji dan BKK

Daftar Gaji Melakukan distribusi gaji ke karyawan

BKK

3

AG

2 BKK

2

1

SG TTG BKK 1

2 DG DH KJH

1 1

DG

1

1 Karyawan T

3 T

Keterangan KJH DH DG BKK TTG SG AG

: : Kartu Jam Hadir : Daftar Hadir : Daftar Gaji : Bukti Kas Keluar : Tanda Terima Gaji : Slip Gaji : Amplop Gaji

Selesai

Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: PT Madubaru


Akuntansi

Kasir

3

5

3

BKK

4

3

3

2 BKK

2

1

BKK

2 DG

86

1

DG

1

1

Mengarsipkan bukti kas keluar

Mengeluarkan kas sesuai BKK

Melakukan verifikasi

BKK

3

Memberi cap bayar pada BKK Melakukan otorisasi BKK

Melakukan pencatatan akuntansi

T

3

3

2 BKK

2

1

BKK

2 DG

Jurnal Umum

1

DG

1 1

5

4

Keterangan : DG : Daftar Gaji BKK : Bukti Kas Keluar

T

6

T

Gambar 3.1: Flowchart Sistem Akuntansi Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: PT Madubaru


87

B. Perbandingan Sistem Penggajian Perusahaan dengan Pengendalian Intern 1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Tabel 2.1 Perbandingan pengendalian intern tentang struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. Pengendalian Intern

Ya

Praktek Tidak

Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi keuangan Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi

Keterangan Pembuatan daftar gaji dan penghitungan gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa. Pencatatan waktu hadir terpisah dari fungsi operasi.

Sumber: Mulyadi (2001: 386) dan Data Diolah

2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan Tabel 2.2 Perbandingan pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. Pengendalian Intern Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang ditandatangani oleh Direktur Utama Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan Direktur Keuangan

Ya

Praktek Tidak

Keterangan Surat keputusan pengangkatan kerja dimiliki oleh setiap karyawan yang bekerja di perusahaan. Surat keputusan pengangkatan kerja dibuat oleh Bagian SDM dan diotorisasi oleh Direktur Utama.

Setiap perubahan gaji karyawan didasarkan pada surat keputusan Direktur Utama bukan Direktur Keuangan.


88

Tabel 2.2 Perbandingan pengendalian intern tentang sistem otorisasi dan prosedur pencatatan dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. (Lanjutan) Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan karyawan harus didasarkan atas surat potongan gaji yang diotorisasi oleh fungsi kepegawaian Kartu jam hadir harus diotorisasi oleh fungsi pencatat waktu Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi akuntansi Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan daftar gaji karyawan

Sumber: Mulyadi (2001: 386-387) dan Data Diolah

Surat potongan gaji karyawan untuk setiap potongan gaji karyawan selain pajak penghasilan diotorisasi oleh Bagian SDM.

Pengisian kartu jam hadir diawasi oleh petugas keamanan perusahaan namun otorisasi kartu jam hadir dilakukan oleh Staf Personalia. Daftar gaji di buat oleh Staf Imbal Jasa dan di otorisasi oleh Kepala Bagian SDM. Bukti kas keluar dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diotorisasi oleh Staf Akuntansi. Perusahaan melakukan rekonsiliasi atas perubahan catatan penghasilan karyawan dengan database daftar gaji karyawan karena perusahaan tidak mencatat penghasilan karyawan selama setahun pada kartu penghasilan karyawan.


89

3. Praktik yang Sehat Dalam Pelaksanaan Fungsi Tabel 2.3 Perbandingan pengendalian intern tentang praktik yang sehat dalam pelaksanaan fungsi dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. Pengendalian Intern

Ya

Praktek Tidak

Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi oleh fungsi pencatat waktu Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh fungsi akuntansi sebelum dilakukan pembayaran Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan penghasilan karyawan Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji

Keterangan Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu diawasi oleh petugas keamanan perusahaan. Daftar gaji diverifikasi kebenaran dan ketelitian perhitungannya oleh Staf Akuntansi sebelum mengotorisasi bukti kas keluar.

Perusahaan melakukan rekon siliasi pajak penghasilan karyawan dengan catatan penghasilan karyawan berupa slip gaji karyawan, bukan berupa kartu penghasilan karyawan. Perusahaan menyimpan catatan penghasilan karyawan berupa database gaji karyawan, bukan berupa kartu penghasilan karyawan.

Sumber: Mulyadi (2001: 387) dan Data Diolah

4. Karyawan yang Mutunya Sesuai dengan Tanggung Jawabnya Tabel 2.4 Perbandingan pengendalian intern tentang karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya dalam sistem penggajian dengan yang ada dalam perusahaan. Pengendalian Intern

Ya

Praktek Tidak

Seleksi calon karyawan berdasarkan persyaratan yang dituntut Pengembangan pendidikan karyawan selama menjadi karyawan perusahaan sesuai dengan tuntutan perkembangan pekerjaannya Sumber: Mulyadi (2001: 171) dan Data Diolah

Keterangan Perusahaan melakukan rekruitmen dengan persyaratan dan tes karyawan yang berlaku di perusahaan. Perusahaan melakukan pengembangan pendidikan dan pelatihan karyawan baik secara internal maupun eksternal. Perusahaan melakukan kerja sama dengan beberapa lembaga pendidikan.


90

C. Identifikasi Masalah Identifikasi masalah merupakan proses analisis sistemyang dilakukan untuk dapat memetakan masalah yang menghambat tercapainya tujuan sistem. Dilihat dari penerapan dan pengendalian internal, sistem penggajian PT Madubaru memiliki beberapa kelemahan. Kelemahan-kelemahan tersebut sebagai berikut: Tabel 2.5 Tabel analisis kelemahan sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta. Kelemahan Keterangan Potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali.

Potensi adanya gaji karyawan fiktif.

Tanda terima gaji tidak dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan tidak ada proses penginputan informasi pembayaran gaji kepada karyawan. Fungsi pembuat daftar gaji dengan fungsi distribusi gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa.

Sumber: Data Diolah

Langkah-langkah yang dilakukan dalam tahap identifikasi masalah yaitu: 1. Mengidentifikasi Masalah Mengidentifikasi masalah dilakukan untuk mengetahui masalah-masalah yang menghambat tercapainya tujuan sistem. Permasalahan yang diidentifikasi terbatas pada masalah yang terjadi dalam hubungannya dengan pelaksanaan dan pengendalian intern pada sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta. Permasalahan yang terjadi dalam sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta adalah: a. Potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali. Dokumen yang digunakan untuk melakukan kegiatan pembayaran gaji kepada karyawan adalah slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Dokumen tanda terima gaji digunakan sebagai bukti bahwa perusahaan telah memenuhi


91

kewajibannya untuk membayar gaji karyawan. Karyawan mengambil gaji hanya satu kali dalam sebulan dengan membubuhkan tanda tangan pada dokumen tanda terima gaji. Tidak ada penginputan informasi ke dalam formulir elektronik. b. Potensi adanya gaji karyawan fiktif. Daftar gaji dibuat berdasarkan rekap hadir karyawan dan surat kepegawaian pendukung perhitungan biaya gaji. Daftar gaji berisi rincian gaji setiap karyawan baik penghasilan maupun potongan. Distribusi gaji dilakukan setiap bulan kepada karyawan berdasarkan slip gaji masing-masing karyawan. Slip gaji setiap karyawan tersebut dibuat berdasarkan informasi pada daftar gaji. 2. Mengidentifikasi Penyebab Masalah Mengidentifikasi penyebab masalah dapat dilakukan dengan melakukan analisis terhadap masalah-masalah yang ada kemudian mencari kemungkinan penyebab terjadinya masalah tersebut. Penyebab masalah dari masalah yang telah diidentifikasi di atas yaitu: a. Masalah potensi adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah tanda terima gaji yang tidak dibuat saat pembayaran gaji karyawan dilakukan namun gaji tetap diberikan kepada karyawan. Selain itu, alat bantu komputer tidak digunakan untuk menginput informasi tentang karyawan yang sudah mengambil gajinya. b. Masalah potensi adanya gaji karyawan fiktif, dapat diidentifikasi penyebabnya adalah tidak adanya pemisahan tanggung jawab personil yang membuat daftar gaji dengan personil yang melakukan distribusi gaji. Staf Imbal


92

Jasa membuat daftar gaji beserta dokumen distribusi gaji seperti slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Staf Imbal Jasa juga melakukan kegiatan distribusi gaji. 3. Mengidentifikasi Titik Keputusan Mengidentifikasi titik keputusan adalah tahap yang dilakukan setelah penyebab masalah dapat diidentifikasi. Titik keputusan merupakan suatu kondisi yang menyebabkan suatu masalah terjadi. Selain itu titik keputusan merupakan kondisi pengambilan keputusan untuk mengatasi masalah yang sudah diidentifikasi. Titik keputusan yang mengakibatkan terjadinya masalah dalam sistem penggajian PT Madubaru yaitu: a. Titik keputusan dari penyebab masalah tanda terima gaji yang tidak dibuat dan alat bantu komputer yang tidak digunakan untuk menginput informasi tentang karyawan yang sudah mengambil gajinya adalah personil yang kurang disiplin dalam menjalankan tanggung jawabnya dan tidak adanya formulir elektronik untuk melakukan proses input tersebut. b. Titik keputusan dari penyebab masalah tidak adanya pemisahan tanggung jawab personil yang membuat daftar gaji dengan personil yang melakukan distribusi gaji adalah tanggung jawab fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi distribusi gaji yang kurang jelas. 4. Mengidentifikasi Personil-Personil Kunci Mengidentifikasi personil-personil kunci merupakan tahap keempat dalam mengidentifikasi masalah. Identifikasi ini dapat dilakukan dengan mengacu pada bagan alir dokumen yang ada di PT Madubaru Yogyakarta serta deskripsi


93

pekerjaannya (jobdesk). Berikut deskripsi pekerjaan masing-masing personil kunci yang berkaitan dengan sistem penggajian PT Madubaru: a. Staf Imbal Jasa 1) Membuat daftar gaji dan bukti kas keluar. 2) Membuat slip gaji. 3) Membuat amplop gaji. 4) Membuat tanda terima gaji. 5) Melakukan distribusi gaji kepada karyawan. b. Kasir 1) Mencairkan dana gaji sesuai bukti kas keluar yang telah diverivikasi. 2) Memberi cap bayar pada bukti kas keluar sebagai bukti bahwa dana gaji sudah dicairkan. 3) Melakukan pencatatan akuntansi berupa jurnal umum. D. Rancangan Input Berdasarkan analisis sistem yang telah dilakukan, PT Madubaru sudah mempunyai form input yang cukup lengkap untuk mendukung kegiatan penggajian karyawan. Form input tersebut antara lain form input daftar gaji, bukti kas keluar, dan slip gaji. Form input tersebut dibuat menggunakan program Dbase. Berdasarkan identifikasi masalah yang telah dilakukan, PT Madubaru memerlukan rancangan form input untuk tanda terima gaji karyawan yang telah menerima gaji. Form tersebut digunakan untuk menginput informasi tentang karyawan yang telah menerima gaji.


94

Gambaran mengenai hubungan atau relasi antar form akan digambarkan menggunakan Entity Relation Diagram dan Relationship Table. Berikut rancangan Entity Relation Diagram, Relationship Table, dan form tanda terima gaji karyawan yang dibuat dengan program Foxpro:


95

1. Entity Relation Diagram kode_daftar

phdp

kode_daftar

nip

nip

nama

gjkststruk

gkotor

bagian Daftar Gaji

pdvoc

Memasukkan Data Karyawan

talih

pdobat

st_gaji

Karyawan golongan

gjkstkompen

kode_daftar

no_bukti

nip

Memohon Gaji

no_bukti

no_slip

Menyerahkan Gaji

kas_keluar

no_slip no_bukti

gjks_kotor

no_slip jml_pot

Biaya Gaji

total

Distribusi Gaji

Mengotorisasi

keperluan

ket_gaji

Gambar 3.2: Rancangan Entity Relation Diagram PT Madubaru Sumber: Data Diolah

tgl_trm_slip

gaji_slip


96

2. Relationship Table

Gambar 3.3: Rancangan Relationship Table PT Madubaru Sumber: Data Diolah

a) Hubungan antara Karyawan dengan Daftar Gaji Terdapat hubungan one to one antara Karyawan dengan Daftar Gaji yang artinya, setiap nama atau data karyawan terdapat pada satu daftar gaji saja setiap bulannya. b) Hubungan antara Daftar Gaji dengan Biaya Gaji Terdapat hubungan one to one antara Daftar Gaji dengan Biaya Gaji yang artinya, satu daftar gaji dibuat memuat satu bulan biaya gaji atau untuk menghasilkan satu bukti kas keluar. c) Hubungan antara Biaya Gaji dengan Distribusi Gaji Terdapat hubungan one to many antara Biaya Gaji dengan Distribusi Gaji yang artinya, satu bukti kas keluar akan dipecah menjadi banyak slip gaji karyawan yang akan didistribusikan.


97

d) Hubungan antara Distribusi Gaji dengan Karyawan Terdapat hubungan many to one antara Distribusi Gaji dengan Karyawan yang artinya, dari banyak slip gaji tersebut akan didistribusikan ke setiap karyawan. 3. Form Terima Gaji Karyawan

Gambar 3.4: Rancangan Form Input Terima Gaji Karyawan Sumber: Data Diolah

Form terima gaji karyawan digunakan sebagai media untuk memasukan informasi identitas dan nominal gaji karyawan yang sudah mengambil gaji di Kasir. Form ini diisi oleh kasir ketika melakukan distribusi gaji. Pengisian informasi pada form ini berdasarkan database karyawan dan slip gaji karyawan. Berikut keterangan penggunaan rancangan form terima gaji karyawan: a) NIP

: diisi dengan Nomor Induk Pegawai.

b) Nama Karyawan

: terisi otomatis ketika Kasir menginput NIP.


98

c) Status/Jabatan

: terisi otomatis ketika Kasir menginput NIP.

d) No. Slip Gaji

: diisi dengan nomor slip gaji karyawan bersangkutan.

e) Gaji Kotor

: terisi otomatis ketika Kasir menginput nomor slip gaji.

f) Potongan


g) Gaji Bersih


h) Tanggal Terima

: diisi dengan tanggal pendistribusian gaji karyawan.

i) Keterangan

: diisi dengan catatan yang diperlukan.

j) Tambah

: perintah untuk menambah data distribusi gaji karyawan.

k) Simpan

: perintah untuk menyimpan data baru atau perubahan data.

l) Ubah

: perintah untuk mengubah data yang telah tersimpan.

m) Hapus

: perintah untuk menghapus data yang telah tersimpan.

n) Kembali

: perintah untuk membatalkan pemasukan data.

o) Tutup

: perintah untuk menutup jendela user interface.

E. Rancangan Proses 1. Rancangan Bagan Alir Dokumen (Flowchart) Rancangan bagan alir dokumen sistem penggajian PT Madubaru Yogyakarta dirancang berdasarkan aliran dokumen yang sudah ada di dalam perusahaan yang kemudiandisesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Perancangan inidirancang dengan memperhatikan pengendalian intern dalam PT Madubaru Yogyakarta. Perancangan bagan alir dokumen ini termasuk fungsi yang terkait dengan sistem penggajian dan jaringan prosedur yang digunakan dalam sistem penggajian perusahaan.


99

Perancangan bagan alir dokumeninilebih menekankan pada perubahan personil yang

bertugas

untuk

menjalankan

prosedur-prosedursistem

penggajian

perusahaan.Peneliti tidak melakukan perubahan dan penambahan dokumen yang terlibat dalam prosedur dikarenakan perusahaan telah memiliki dokumendokumen secara lengkap. Berikut perancangan bagan alir dokumen PT Madubaru Yogyakarta:


Petugas Keamanan (Satpam)

Masing-Masing Departemen

Mulai

Mulai


100

Mengawasi pengisian daftar hadir karyawan

Membubuhkan tanda tangan pada kartu jam hadir

D. Hadir D. Hadir

2

1

KJH

T Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir D.Hadir : Daftar Hadir

2

1

Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah


Staf Personalia 1

101

Staf Imbal Jasa 2

3 Karyawan

KJH

D.Hadir

1 R.Hadir

1

Daftar Gaji Membuat dan mencetak daftar gaji dan slip gaji

Melakukan verifikasi

Slip Gaji Membuat rekap hadir

Membuat amplop gaji dan TTG Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir D. Hadir : Daftar Hadir DG : Daftar Gaji TTG : Tanda Terima Gaji AG : Amplop Gaji SG : Slip Gaji R.Hadir : Rekap Hadir

2 R.Hadir 1 D. Hadir 1 KJH

AG TTG 2 SG

1 3 2

DG

3

R.Hadir

1 1

T 5

4 T

Gambar 3.5: Rancangan Flowchart Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah


102

Staf Akuntansi 4

7

2 DG

SG

2

1

Melakukan otorisasi

Jurnal Umum

Mencetak bukti kas keluar

Bukti Kas Keluar SG

2

2 BKK

1 2

DG

1 T

T Selesai 6 Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar DG : Daftar Gaji SG : Slip Gaji



103

Kasir 5

6

TTG

BKK DG

AG

1 1

2 SG

1

Melakukan verifikasi dokumen

Mengeluarkan biaya gaji dan memasukkan gaji ke amplop gaji

Membayar gaji kepada karyawan dan meminta tanda tangan atas TTG

Menginput nama karyawan yang menerima gaji

BKK DG

Tanda Terima Gaji

1 1

TTG AG 2 SG

1 T

Karyawan 7

Keterangan : BKK : Bukti Kas Keluar DG : Daftar Gaji TTG : Tanda Terima Gaji AG : Amplop Gaji SG : Slip Gaji



104

a. Fungsi-Fungsi yang Terkait dalam Sistem Penggajian PT Madubaru 1) Fungsi Pencatat Waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Penyelenggaraan catatan waktu hadir ini ada dua macam, yaitu dengan mesin yang diawasi oleh petugas keamanan atau satpam perusahaan. Sedangkan pencatatan waktu hadir berupa presensi dilaksanakan di setiap departemen yang dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing. 2) Fungsi Pembuat Daftar Gaji Fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat daftar gaji berdasarkan rekap hadir dan file karyawan. Daftar gaji berisi komponen gaji berupa gaji pokok sesuai golongan jabatan, sansos, kompensasi, dan premi/insentif serta potonganpotongan atas keikutsertaan karyawan pada organisasi perusahaan. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal Jasa di bawah Departemen SDM dan Umum. 3) Fungsi Akuntansi Fungsi ini memiliki wewenang untuk memberikan otorisasi terhadap dokumen daftar gaji dan membuat bukti kas keluar berdasar daftar gaji tersebut. Bukti kas keluar merupakan perintah kepada Kasir untuk mengeluarkan biaya gaji. Fungsi ini juga memiliki tanggung jawab untuk melaksanakan pencatatan akuntansi yaitu jurnal berdasarkan rangkap slip gaji karyawan. Fungsi ini berada di tangan Staf Akuntansi di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan. 4) Fungsi Keuangan Fungsi ini bertanggung jawab dalam mengeluarkan biaya gaji karyawan berdasarkan bukti kas keluar yang telah diotorisasi oleh fungsi akuntansi. Fungsi


105

ini juga bertanggung jawab dalam pembayaran gaji kepada karyawan. Fungsi ini berada di tangan Kasir di bawah Departemen Akuntansi dan Keuangan. 5) Fungsi Data Entri Fungsi data entri bertanggung jawab dalam menginput data gaji karyawan sebagai dasar pembuatan daftar gaji dan slip gaji. Fungsi ini berada di tangan Staf Imbal Jasa. b. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Penggajian PT Madubaru 1) Kartu Jam Hadir Kartu jam hadir adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat jam kehadiran karyawan. Pengisian dokumen ini dilakukan dengan mesin oleh karyawan yang bersangkutan dan diawasi oleh fungsi pencatat waktu. Kartu jam hadir dibuat satu rangkap dan diteruskan kepada Staf Personalia setiap bulannya untuk direkap. Kartu jam hadir diarsipkan oleh Staf Personalia. 2) Daftar Hadir Karyawan (Presensi) Daftar hadir karyawan adalah dokumen yang digunakan untuk mencatat kehadiran karyawan. Daftar hadir ini diisi oleh karyawan dengan cara membubuhkan tanda tangan. Dokumen ini dibuat oleh Kepala Bagian masing-masing sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama untuk Staf Personalia dan rangkap kedua untuk arsip masing-masing departemen. 3) Daftar Gaji Daftar gaji adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa berdasar rekap hadir dan file karyawan. Daftar gaji dibuat sebanyak tiga rangkap. Rangkap pertama


106

dan kedua diteruskan kepada Staf Akuntansi untuk diotorisasi sedangkan rangkap ketiga diarsipkan oleh Staf Imbal Jasa. 4) Rekap Hadir Rekap hadir adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Personalia berdasarkan kartu jam hadir dan daftar hadir karyawan. Rekap hadir dibuat sebanyak dua rangkap. Rangkap pertama diteruskan kepada Staf Imbal Jasa dan rangkap kedua menjadi arsip Staf Personalia. 5) Slip Gaji Slip gaji adalah dokumen yang berisi jumlah gaji bersih yang diterima karyawan berdasarkan perhitungan gaji kotor dan potongan-potongan gaji karyawan tersebut. Slip gaji dibuat oleh Staf Imbal Jasa sebanyak dua rangkap. Kedua rangkap tersebut diteruskan kepada Kasir. Rangkap pertama oleh Kasir akan diserahkan kepada karyawan saat distribusi gaji. Setelah kegiatan distribusi gaji selesai, seluruh slip gaji rangkap kedua karyawan yang telah mengambil gaji akan diteruskan kepada Staf Akuntansi untuk dicatat pada jurnal umum dan diarsipkan. 6) Tanda Terima Gaji Tanda terima gaji adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Imbal Jasa yang akan diteruskan kepada Kasir. Dokumen ini digunakan kasir untuk melakukan kegiatan distribusi gaji. Karyawan yang telah mengambil gaji akan membubuhkan tanda tangan atau paraf pada dokumen tersebut. Dokumen ini dibuat satu rangkap dan akan menjadi arsip Kasir.


107

7) Amplop Gaji Amplop gaji adalah dokumen yang berisi slip gaji dan gaji bersih karyawan. Amplop ini diserahkan kepada karyawan saat distribusi gaji karyawan. Amplop gaji dibuat oleh Staf Imbal Jasa dan diteruskan kepada Kasir. 8) Bukti Kas Keluar Bukti kas keluar adalah dokumen yang dibuat oleh Staf Akuntansi berdasarkan daftar gaji. Bukti kas keluar dibuat dua rangkap. Rangkap pertama diteruskan kepada Kasir sebagai perintah pengeluaran biaya gaji dan rangkap kedua menjadi arsip Staf Akuntansi. c. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Penggajian PT Madubaru 1) Jurnal Umum Jurnal umum adalah catatan akuntansi yang dilakukan oleh staf Akuntansi berdasarkan slip gaji dari Kasir dan arsip bukti kas keluar. Slip gaji tersebut merupakan rangkap slip gaji karyawan yang telah mengambil gaji. d. Prosedur dalam Sistem Penggajian PT Madubaru 1) Prosedur pencatatan waktu hadir Prosedur pencatatan waktu hadir karyawan menggunakan kartu jam hadir yang diisi dengan jam mesin. Pencatatan

waktu hadir dilaksanakan oleh petugas

keamanan perusahaan dan Kepala Bagian masing-masing departemen. Petugas keamanan perusahaan membubuhkan tanda tangan pada kartu jam hadir sebagai bukti pengawasan kehadiran karyawan.


108

2) Prosedur pembuatan daftar gaji Prosedur pembuatan daftar gaji dilaksanakan oleh Staf Imbal Jasa berdasarkan rekap hadir dan file karyawan. Rekap hadir dicocokkan dengan file karyawan untuk menghitung gaji yang harus diterima karyawan. 3) Prosedur distribusi biaya gaji Prosedur distribusi gaji dilakukan oleh Kasir setelah adanya otorisasi bukti kas keluar dari Staf Akuntansi. Kasir melakukan distribusi gaji dengan mengeluarkan biaya gaji dan memasukkan gaji tersebut ke dalam amplop gaji karyawan berdasarkan slip karyawan yang telah dibuat oleh Staf Imbal Jasa, sesuai dengan departemen masing-masing karyawan. 4) Prosedur pembuatan bukti kas keluar Prosedur pembuatan bukti kas keluar dilakukan oleh Staf Akuntansi berdasarkan daftar gaji. Daftar gaji terlebih dahulu diotorisasi oleh Staf Akuntansi kemudian Staf Akuntansi membuat bukti kas keluar sebagai dokumen yang memberi perintah kepada Kasir untuk mengeluarkan biaya gaji. 5) Prosedur pembayaran gaji Prosedur pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir kepada karyawan setiap bulannya. Dokumen yang digunakan dalam prosedur ini adalah amplop gaji, slip gaji, dan tanda terima gaji. Prosedur pembayaran gaji ini mengharuskan Kasir untuk menginput informasi penerimaan gaji karyawan ke dalam program komputer yang telah dirancang.Kasir membayar gaji sebesar nominal yang tertera pada slip gaji karyawan bersangkutan.


109

2. Rancangan Diagram Arus Data (Data Flow Diagram) Diagram Arus Data dirancang berdasarkan aliran data yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan. Perancangan diagram arus data sistem penggajian perusahaandimulai dari diagram konteks (context diagram), diagram berjenjang, diagram level 0 (overview diagram), dan diagram level 1. Konteks diagram menggambarkan satu proses utama dari sistem penggajian yang selanjutnya diperinci lagi. Diagram berjenjang adalah aliran data yang menggambarkan semua proses yang terjadi dalam sistem penggajian perusahaan. Diagram level 0 adalah aliran data berdasarkan proses yang ditunjukkan pada diagram berjenjang. Diagram level 0 menggambarkan hubungan semua proses utama. Diagram level 1 merupakan pecahan aliran data dari proses-proses yang digambarkan pada diagram level 0. Berikut perancangan Diagram Arus Data PT Madubaru Yogyakarta:


110

a Petugas Keamanan

Kartu Jam Hadir g

Kartu Jam Hadir, Daftar c Hadir

0 SG, AG

Rekap Hadir Sistem Penggajian

f Kasir

SG, AG, TTG, DG, BKK

Staf Personalia

Rekap Hadir DG, SG, AG, TTG

DG, BKK Keterangan : DG : Daftar Gaji SG : Slip Gaji AG : Amplop Gaji TTG : Tanda Terima Gaji BKK : Bukti Kas Keluar

KaBag

Daftar Hadir

SG, AG

Karyawan

b

d Staf Imbal Jasa

DG, SG

e Staf Akuntansi

Gambar 3.6: Rancangan Konteks Diagram Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah


111

0 Sistem Penggajian Top Level

1

2

3

4

Memproses pencatatan waktu hadir karyawan

Memproses rekap hadir

Memproses dokumen gaji

Memproses otorisasi gaji Overview Diagram

1.1

1.2

2.1

2.2

3.1

3.2

4.1

4.2


Membubuhkan paraf pada kartu jam hadir & presensi

Melakukan verifikasi kartu jam hadir & presensi

Membuat rekap hadir

Memverifikasi rekap hadir dan file karyawan

Membuat dan mencetak DG, SG, TTG, AG

Melakukan otorisasi daftar gaji

Mencetak bukti kas keluar

Gambar 3.7: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah


112

0 Sistem Penggajian

Top Level

5

6

7

Memproses distribusi gaji

Memproses pembayaran gaji

Memproses pencatatan akuntansi Overview Diagram

5.1

5.2

5.3

6.1

6.2

6.3

7.1

7.2

Memverifikasi TTG, AG, SG, BKK, DG

Mengeluarkan biaya gaji

Memasukkan gaji ke amplop gaji

Membayarkan gaji kepada karyawan

Meminta tanda tangan atas TTG


Melakukan jurnal

Mengarsipkan slip gaji

Gambar 3.7: Rancangan Diagram Berjenjang Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah


a

113

b Petugas Keamanan

KaBag

KJH

Slip gaji

Daftar Hadir

Jurnal

DG

Karyawan

KJH, Daftar Hadir

SG, AG

Memproses pencatatan akuntansi

c Personalia

Memproses pembayaran gaji

5 Memproses distribusi gaji Slip gaji, Amplop gaji, TTG, DG, BKK

4

DH

Slip gaji

DH

e Akuntansi

Daftar gaji

2

Memproses otorisasi gaji

f

DG, BKK

Kasir

KJH

Memproses

KJH

rekap hadir

Daftar gaji

TTG SG

R.Hadir

Imbal Jasa

TTG Slip Gaji

3

d File Karyawan

SG, AG, TTG

Slip gaji

KJH

File Karyawan

DG

TTG

6

g

7

BKK

TTG

Jurnal

1 Memproses pencatatan waktu hadir karyawan

BKK

Slip Gaji

R.Hadir

Memproses dokumen gaji

AG R.Hadir

AG

TTG Slip gaji AG

R.Hadir

Gambar 3.8: Rancangan Diagram Level 0 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah

Keterangan : KJH : Kartu Jam Hadir DH : Daftar Hadir TTG : Tanda Terima Gaji SG : Slip Gaji AG : Amplop Gaji R. Hadir : Rekap Hadir BKK : Bukti Kas Keluar


114

1 a Petugas Keamanan

Kartu jam hadir

Daftar Hadir

b KaBag

1.1 Mencatat waktu hadir karyawan

Kartu jam hadir, daftar hadir

1.2 Membubuhkan paraf pada kartu jam hadir & presensi

Kartu jam hadir, daftar hadir

Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 1 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru Sumber: Data Diolah

2


115

2 2.1 Kartu jam hadir, Daftar Hadir 1

Melakukan verifikasi kartu jam hadir & presensi

Kartu jam hadir, Daftar Hadir

2.2 Membuat rekap hadir

KJH Daftar Hadir R.Hadir

Rekap Hadir

Kartu jam hadir Daftar hadir Rekap hadir

Gambar 3.9: Rancangan Diagram Level 1 Proses 2 Arus Data Sistem Penggajian PT Madubaru (Lanjutan) Sumber: Data Diolah

3


116

3 3.1 2

Rekap hadir

3.2 Daftar gaji

Rekap hadir Memverifikasi rekap hadir dan file karyawan

Membuat dan mencetak DG, SG, TTG, AG

File karyawan

TTG SG

File karyawan

AG R.Hadir

Tanda terima gaji

Slip gaji Amplop gaji Rekap hadir


4


117

4 4.1 3

Daftar gaji

Melakukan otorisasi daftar gaji

4.2 Mencetak bukti kas keluar

Daftar gaji

Daftar gaji, bukti kas keluar 5

Daftar gaji Bukti kas keluar

Daftar gaji Bukti kas keluar



118

5 5.1 4

DG, BKK

5.2

Memverifikasi TTG,AG,SG, BKK,DG

DG , BKK, TTG SG, AG

5.3 DG, BKK, TTG

Mengeluarkan biaya gaji

SG, AG

TTG

SG AG

Memasukkan SG, AG, TTG gaji ke amplop

DG Tanda terima gaji

Daftar gaji

Slip gaji

Bukti kas keluar

BKK

Amplop gaji


6


119

6

6.1 Slip gaji, amplop gaji, TTG 5

Membayarkan gaji kepada karyawan

Slip gaji, amplop gaji, TTG

6.2 Meminta tanda tangan atas TTG

Slip gaji, amplop gaji

6.3

Slip gaji, amplop gaji


g Karyawan

7 Slip gaji

TTG

Tanda Terima Gaji



120

7

7.1 6

Slip gaji

7.2 Slip gaji

Melakukan jurnal

Jurnal

Mengarsipkan slip gaji

Slip gaji Jurnal

Slip gaji



121

a. Proses Pencatatan Waktu Hadir Proses pencatatan waktu hadir dilakukan oleh petugas keamanan dan KaBag masing-masing departemen yang terdiri dari kegiatan mencatat jam hadir karyawan dan membubuhkan paraf pada kartu jam hadir dan presensi. Masukan dan keluaran dari proses ini yaitu kartu jam hadir dan presensi. b. Proses Rekap Hadir Proses rekap hadir dilakukan oleh Staf Personalia yang terdiri dari kegiatan verifikasi kartu jam hadir dan presensi kemudian membuat rekap hadir. Masukan untuk proses ini adalah kartu jam hadir dari petugas keamanan dan presensi dari masing-masing departemen. Sedangkan keluaran dari proses ini adalah rekap hadir. Kartu jam hadir dan daftar hadir diarsipkan oleh Staf Personalia dan rekap hadir diteruskan kepada Staf Imbal Jasa. c. Proses Dokumen Gaji Proses pembuatan dokumen gaji dilakukan oleh Staf Imbal Jasa yang terdiri dari kegiatan verifikasi rekap hadir dengan file karyawan dan membuat serta mencetak daftar gaji, slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Masukan untuk proses ini adalah rekap hadir dari Staf Personalia dan file karyawan. Keluaran dari proses ini adalah daftar gaji yang diteruskan kepada Staf Akuntansi, tanda terima gaji, slip gaji, dan amplop gaji yang diarsipkan sementara sampai Staf akuntansi memberikan otorisasi daftar gaji. d. Proses Otorisasi Gaji Proses otorisasi gaji dilakukan oleh Staf Akuntansi yang terdiri dari kegiatan otorisasi daftar gaji dan mencetak bukti kas keluar. Masukan untuk


122

proses ini adalah daftar gaji dari Staf Imbal Jasa. Keluaran dari proses ini adalah bukti kas keluar yang akan diteruskan kepada Kasir. e. Proses Distribusi Gaji Proses distribusi gaji dilakukan oleh Kasir yang terdiri dari kegiatan verifikasi dokumen gaji yang telah dibuat oleh Staf Imbal Jasa dengan bukti kas keluar dari Staf Akuntansi, mengeluarkan biaya gaji, dan memasukkan biaya gaji tersebut ke amplop karyawan sesuai departemennya masing-masing. Masukan untuk proses ini adalah dokumen gaji seperti daftar gaji, tanda terima gaji, slip gaji, amplop gaji, dan bukti kas keluar. Keluaran dari proses ini adalah slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. f. Proses Pembayaran Gaji Proses pembayaran gaji dilakukan oleh Kasir yang terdiri dari kegiatan membayarkan gaji kepada karyawan, meminta tanda tangan atas tanda terima gaji, menginput informasi penerimaan gaji karyawan. Masukan untuk proses ini adalah slip gaji, amplop gaji, dan tanda terima gaji. Keluaran dari proses ini adalah slip gaji dan amplop gaji yang diberikan kepada karyawan, serta slip gaji yang diteruskan kepada Staf Akuntansi. g. Proses Pencatatan Akuntansi Proses pencatatan akuntansi dilakukan oleh Staf Akuntansi yang terdiri dari kegiatan penjurnalan biaya gaji dan mengarsipkan slip gaji. Masukan untuk proses ini adalah slip gaji dari Kasir. Keluaran dari proses ini adalah jurnal.


123

F. Rancangan Output Berdasarkan rancangan sistem penggajian PT Madubaru, output dari rancangan sistem penggajian adalah dokumen-dokumen penggajian seperti daftar gaji, slip gaji, bukti kas keluar, dan laporan distribusi gaji. PT Madubaru sudah memiliki output berupa laporan daftar gaji, slip gaji, dan bukti kas keluar. Laporan distribusi gaji dirancang untuk melengkapi dan mengatasi masalah penggajian yang terjadi di perusahaan. Berikut rancangan laporan distribusi gaji PT Madubaru:

Gambar 3.10: Rancangan Laporan Penerimaan Gaji Karyawan PT Madubaru Sumber: Data Diolah


124

BAB VI PENUTUP

A. Kesimpulan Berdasarkan hasil analisis data dan perancangan sistem penggajian yang telah dilakukan, peneliti menarik beberapa kesimpulan sebagai berikut: 1. PT Madubaru sudah memiliki sistem penggajian yang mendukung kegiatan penggajian karyawan perusahaan, namun beberapa pengendalian internal dalam kegiatan penggajian karyawan belum dilakukan. Hal tersebut dapat menimbulkan indikasi penyalahgunaan wewenang dan tanggung jawab. Penyalahgunaan wewenang tersebut dapat berakibat adanya gaji karyawan fiktif yang disebabkan tidak adanya pemisahan tanggung jawab personil yang membuat daftar gaji dengan personil distribusi gaji. Selain itu, dapat berakibat adanya karyawan yang mengambil gaji lebih dari satu kali yang disebabkan tanda terima gaji yang tidak dibuat saat pembayaran gaji karyawan dan alat bantu komputer tidak digunakan untuk menginput informasi pembayaran tersebut. 2. Perancangan sistem penggajian perusahaan yang dilakukan merupakan modifikasi atau pengembangan dari sistem penggajian yang sudah ada.Dalam perancangan tersebut peneliti memisahkan antara fungsi pembuat daftar gaji dengan fungsi distribusi gaji. Fungsi pembuat daftar gaji tetap menjadi tanggung jawab Staf Imbal Jasa sedangkan fungsi distribusi gaji menjadi tanggung jawab Kasir. Peneliti juga merancang input berupa formulir elektronik (user interface)pembayaran gaji karyawan yang digunakan untuk distribusi gaji


125

karyawan beserta output berupa laporan distribusi gaji karyawan. Laporan tersebut digunakan sebagai pengganti dokumen tanda terima gaji karyawan jika dokumen tersebut belum dibuat oleh Staf Imbal Jasa atau hilang. B. Keterbatasan Penelitian Keterbatasan pada penelitian ini adalah tidak adanya Standar Operating Procedure (SOP) perusahaan secara tertulis dan bagan alir dokumen sistem penggajian yang diterapkan perusahaan. Penerapan sistem penggajian perusahaan ditunjukkan peneliti menggunakan bagan alir dokumen berdasarkan hasil wawancara pada subjek penelitian dan observasi di perusahaan. Selain itu adanya perbedaan informasi atau keterangan dari satu subjek dengan subjek yang lain mengakibatkan gambaran penerapan sistem penggajian di perusahaan menjadi kurang jelas. Pendokumentasian dokumen dalam sistem penggajian perusahaan yang kurang lengkap seperti dokumen pendukung perubahan gaji, kartu jam hadir, daftar presensi, tanda terima gaji, dan amplop gaji disebabkan karena dokumen tersebut merupakan arsip perusahaan. Dokumen – dokumen tersebut dibuat sesuai kebutuhan perusahaan. Rancangan

sistem penggajian digambarkan

penulis menggunakan

Diagram Arus Data meliputi konteks diagram, diagram berjenjang, diagram level 0, dan diagram level 1. Diagram level 1 tidak dipecah lagi karena rancangan tersebut sudah cukup jelas untuk menggambarkan rancangan yang dibuat peneliti.


126

C. Saran Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan terhadap sistem penggajian perusahaan, terdapat beberapa saran yaitu: 1. PT Madubaru perlu membuat bagan alir dokumen, diagram arus data, dan Standar Operating Procedur (SOP) perusahaan secara tertulis terutama untuk sistem penggajian karyawan. 2. PT Madubaru perlu melakukan perbaikan terhadap pengendalian intern perusahaan terkait fungsi ganda antara fungsi pembuat daftar gaji dan fungsi distribusi gaji. 3. PT Madubaru menambah user interface untuk menginput informasi distribusi gaji karyawan sebagai backup data dokumen tanda terima gaji.


DAFTAR PUSTAKA

Al Fatta, Hanif. 2007. Analisis & Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan & Organisasi Modern. Edisi Pertama. ANDI offset, Yogyakarta. Baridwan, Zaki. 1993. Sistem Informasi Akuntansi. Edisi Kedua. BPFE, Yogyakarta. Bin Ladjamudin, Al-Bahra. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu, Yogyakarta. Christian, Stefanus Karl. 2011. “Evaluasi Sistem Akuntansi Penggajian”. SkripsiTidak Dipublikasikan. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Hall, James A. 2007. Accounting Information System. Edisi Keempat. Salemba Empat, Jakarta. Hartono, Jogiyanto. 1999. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. ANDI offset, Yogyakarta. Indratama W, Thomas Aquino Ari. 2007. “Analisis dan Perancangan Sistem Akuntansi Penggajian Berbasis Komputer”.SkripsiTidak Dipublikasikan. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi. Edisi Ketiga. Salemba Empat, Jakarta. Pedoman Penulisan Skripsi. 2010. Universitas Sanata Dharma, Yogyakarta. Qosidi, Rizal dkk. 2010. “Perancangan Sistem Informasi Akuntansi Penggajian (Studi Kasus Pada Biaya Tenaga Kerja) di PT Gunungputri Agranusa Dengan Menggunakan Microsoft Visual Basic 6.0 dan SQL Server 2000 Berbasis Client Server”. Jurnal Komputerisasi Akuntansi.

127


LAMPIRAN

128


Lampiran 1: Surat Izin Penelitian

Sumber: PT Madubaru

129


Lampiran 2: Print Screen Form Input Master Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru

130


Lampiran 3: Print Screen Form Input Potongan Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru

131


Lampiran 4: Print Screen Form Input Bukti Kas Keluar

Sumber: PT Madubaru

132


Lampiran 5: Print Screen Ms Excel Daftar Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru

133


Lampiran 6: Print Screen Ms Excel Slip Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru

134


Lampiran 7: Print Screen Daftar Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru

135


Lampiran 8: Print Screen Slip Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru

136


Lampiran 9: Print Screen Potongan Gaji Karyawan

Sumber: PT Madubaru

137


Lampiran 10: Print Out Bukti Kas Keluar

Sumber: PT Madubaru

138


Lampiran 11: Print Out Jurnal Umum

Sumber: PT Madubaru

139

ANALISIS DAN PERANCANGANN SISTEM PENGGAJIAN

Recommend Documents