Manajemen Sumber Daya Manusia dan Sistem Penggajian Modul ke:
Widi Wahyudi,S.Kom, SE, MM.
Fakultas
Desain & Teknik Kreatif www.mercubuana.ac.id
Program Studi
Desain Produk
Pendahuluan Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) atau Siklus Penggajian adalah seperangkat aktivitas bisnis yang berulang dan kegiatan pemrosesan data saling terhubung berkaitan dengan pengelolaan tenaga kerja secara efektif. Aktivitas utama dalam kegiatan MSDM/Siklus Penggajian adalah: • Perekrutan pegawai baru • Pelatihan • Penugasan Kerja • Kompensasi (Penggajian) • Penilaian kinerja Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) baik sukarela ataupun terpaksa Cost penggajian dialokasikan ke produk dan departemen untuk penentuan harga dan beragam keputusan .
Terdapat lima sumber utama masukan sistem penggajian, yaitu: • Departemen SDM, memberikan informasi tentang perekrutan, perubahan tingkat gaji • Pegawai, memberikan perubahan dalam kebebasan menentukan beragam pengurangan. • Beragam departemen, menyediakan data tentang jam kerja aktual pegawai. • Birokrasi pemerintahan, penyedia informasi tingkat pajak dan aturan lain. • Perbankan, Perusahaan asuransi dan lainnya. Pegawai adalah aset paling berharga bagi organisasi karena: • Pengetahuan dan keahlian mereka mempengaruhi kualitas dan kuantitas produk dan layanan.
• Biaya pegawai merupakan salah satu pengeluaran paling mahal dalam pendapatan umum dan kunci cost driver perusahaan. Sistem informasi Akuntansi tradisional belum mengukur atau melaporkan status dan posisi SDM perusahaan karena pegawai tidak dianggap bagian dari aset penting perusahaan. Selain itu nilai jasa manusia tidak dihitung hingga mereka selesai digunakan.
Aktivitas Siklus Penggajian Lima aktivitas dasar dalam siklus penggajian adalah: 1. Memperbaharui induk database penggajian • Departemen MSDM menyediakan informasi terkait perekrutan pegawai baru, jenjang karier, tingkat penggajian, dan perubahan kebijakan pemotongan pajak. • Akurasi slip gaji, semisal dengan jumlah pegawai, tingkat/posisi jabatan, kinerja, jenjang karier, dan kebijakan lain seharusnya dapat disesuaikan untuk setiap perubahan kondisi yang ada. • Perubahan harus diproses sesuai waktunya dan langsung terlihat (terdeteksi) pada periode selanjutnya. • Catatan jenjang karir pegawai sebaiknya disimpan dengan baik dan tidak disepelekan karena sangat berguna bagi monitoring tiap pegawai.
2. Validasi Waktu dan Data Kehadiran • Informasi terkait jam kerja dan kehadiran bisa beragam ditentukan bentuk skema pembayaran pegawai. Apabila pegawai dibayar per jam, biasanya bentuk pencatat kerja berupa: a. Kartu pencatat kehadiran (time card) untuk merekap jam kedatangan dan kepulangan. b. Pencatat kehadiran elektronik (electronic time clocks) menggunakan tanda pengenal c. Job time tickets yang merekap kehadiran dan kinerja pada tiap pekerjaan. • Apabila pegawai digaji tetap biasanya waktu kerja tidak dicatat tetapi sekedar monitor kehadiran. • Staf penjualan seringkali digaji tetap atau gaji dan komisi. Bisa juga tambahan bonus bila melebihi target penjualan.
• Sistem penggajian perlu dihubungkan dengan siklus pendapatan dan siklus lain untuk menghitung pembayaran yang dikeluarkan. Dalam proses validasi jam kerja dan pencatat kehadiran pegawai, Teknologi Informasi memiliki peran penting diantaranya: • Mencatat waktu dan data kehadiran secara elektronik, misalkan: • tanda pengenal elektronik • jam elektronik, • data tiap jenjang karir, • alat komunikasi antar kantor, dll. • Mencatat akurasi dan ketepatan dan kebijakan pemakaian data.
3. Menyiapkan Penggajian • Data jam kerja pegawai diperoleh dari masing-masing departemen yang ada dalam perusahaan. • Data tersebut divalidasi oleh Supervisor. • Cross-check dilakukan dengan kebijakan penggajian dan data induk kepegawaian (payroll master file). • Gaji kotor dihitung dari tiap kegiatan yang berpengaruh pada payroll master file. • Beragam potongan gaji ditotal dan dikurangkan dari gaji kotor untuk mendapatkan nilai gaji bersih. Umumnya ada dua bentuk potongan gaji yaitu: 1. Pajak penghasilan, 2. Potongan dari kebijakan perusahaan Dari beragam pembayaran untuk gaji kotor dan beragam pengurangan untuk mendapat gaji bersih, keseluruhan perhitungan tersebut harus direkap ke data induk.
4. Pembayaran Gaji • Menyiapkan voucher pembayaran gaji yang akan mengotorisasi dana dari bank yang ditunjuk untuk membayarkan gaji sesuai jumlah dan akun yang dikirim. • Untuk itu tunjuklah bank yang dipilih, buatlah akun penggajian, permudah rekonsiliasi bank dan penggajian, dan batasi akses ke rekening tersebut. • Voucher penggajian yang disetujui dan register gaji dikirim kebagian keuangan. • Bagian keuangan akan: 1. Memeriksa dokumen , Menyiapkan dan men-cap slip gaji untuk dicairkan. 2. Membagikan slip gaji ke tiap pegawai dan Men-deposit kembali gaji yang tidak diambil. 3. Menyerahkan daftar penggajian ke internal audit untuk diperiksa. • 4. Menyimpan register gaji dengan kartu kehadiran dan job time tickets. • 5. Menyerahkan voucher penggajian ke bag akuntansi untuk dicatat ke Buku Besar.
5. Pajak Penghasilan • Aturan pajak penghasilan sebaiknya selalu diperbarui. • Buat akun/rekening pajak penghasilan dan beragam potongan tersendiri. • Perusahaan juga dapat memanfaatkan jasa konsultan pajak atau jasa outsourcing seperti Professional Employer Organizations (PEOs) untuk membantu pengelolaan penggajian dan MSDM.
Tujuan Pengendalian,Ancaman dan Prosedur Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini : 1. Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar. 2. Semua transaksi penggajian yang dicatat valid. 3. Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat 4. Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat. 5. Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi. 6. Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian. 7. Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.
Berbagai dokumen dan catatan ( kartu waktu, daftar penggajian ) berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam seklus manajemen SDM/ Penggajian dan prosedur pengendlian yang dapat diterapkan untuk mengurangi ancaman - ancaman tersebut. 1. Pengontrakan dan perekrutan tenaga kerja Bentuk ancaman : a) Memperkerjakan pegawai yang tidak berkualifikasi atau berkelakuan buruk. Prosedur Pengendalian : Prosedur memperkerjakan yang baik, termasuk verifikasi keahlian pelamar kerja, referansi dan riwayat pekerjaan. b) Pelanggaran Hukum ketenagakerjaan • Prosedur pengendalian : Dokumen lengkap atas prosedur untuk mempekerjakan ; pelatihan pengembangan terkini dalam hal hukum ketenagakerjaan.
2.Pemrosesan Penggajian Bentuk Ancaman : a). Perubahan file induk penggajian tanpa otorisasi Prosedur pangendalian : Pemisahan tugas pada data SDM vs Penggajian dan distribusi cek gaji ; pengendalian akses ; tinjauan atas semua perubahan. b). Data waktu yang tidak akurat Prosedur pengendalian otomatisasi pengumpulan data ; berbagai pemeriksaan edit; rekonsiliasi data kartu waktu dengan data kartu waktu kerja. c) Pemrosesan Penggajian yang Tidak Akurat Prosedur pengendalian : Total Batch dan pengendalian aplikasi lainnya rekening kliring penggajian tinjauan peraturan IRS.
d) Pencurian atau distribusi cek gaji tipuan Prosedur pengendalian : Setoran langsung distribusi cek gaji dilakukan oleh seorang yang independen dari proses penggajian; penyelidikan cek gaji tidak di klaim akses terbatas ke cek gaji kosong ; pemberian nomor tercetak dan perhitungan serta pencatatan periodik untuk semua cek gaji ; penggunaan ekening giro terpisah untuk penggajian yang dipelihara sebagai dana tetap; Rekonsiliasi semua rekening Bank penggajian oleh seseorang yang tidak terlibat dalam semua pemrosesan penggajian. 3. Umum Bentuk Ancaman : a) Kehilangan atau pengungkapan data tanpa otorisasi Prosedur pengendalian : Prosedur pembuatan cadangan ; rencana pemulihan dari bencana pengandalian akses fisik dan logis enkripsi data. b) Kinerja yang kurang baik Prosedur pengendalian : Pengembangan dan tinjauan periodik atas metrik kinerja yang tepat; program pelatihan.
Terima Kasih Widi Wahyudi,S.Kom, SE, MM.
