ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN VIQUEQUE TIMOR LESTE Naskah Publikasi
diajukan oleh : Gelazia Francisca Bernardo Quintao 07.12.2159
kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
ANALYSIS AND DESIGN OF INFORMATION SYSTEM PAYROLL ON EDUCATION AND CULTURE SERVICES DISTRICTS OF TIMOR LESTE VIQUEQUE
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN PADA DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN VIQUEQUE TIMOR LESTE
Gelazia Francisca Bernardo Quintao Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA
ABSTRACT
. Employee payroll information system is part of the system is useful information to solve problems in the processing of employee payroll data, DEPARTMENT OF EDUCATION AND CULTURE located in the path Beloi, Viqueque East Timor, it has a manual payroll system in data processing, therefore the building employee payroll information systems as one way to improve the effectiveness and efficiency of the workforce also explained about the process employee
payroll
information
systems
analysis
and
design
process.
So that ultimately produced a system of information which might be expected payroll employees are able to improve services to employees, the better . Key word: Information system, design, payroll.
1. Pendahuluan . Dieraglobalisasi sekarang ini komputer merupakan alat pengolahan data yang baik dengan akses ketelitian yang tinggi dibandingkan dengan akses kerja manusia. oleh karena itu penggunaan komputer dalam sebuah instansi sangat membantu dalam memberikan pelayanan yang efektif dan efisien.Terlebih dalam menunjang kelancaran kegiatan jangka pendek maupun jangka panjang yang kemudian menghasilkan keputusan dengan kualitas terbaik. Dalam menghadapi tuntutan kemajuan zaman tentunya tidak terlepas dari berbagai persoalan yang ada.Namun diharapkan sebuah instansi mampu memanfaatkan komputer
dalam sistem
pengolahan data dengan pengolahan data yang baik dan diolah sedemikian rupa senantiasa dapat mengatasi masalah yang terjadi dan dapat menghasilkan informasi yang cepat, tepat dan akurat.dengan adanya informasi yang lengkap dan berkualitas serta pengelolaan yang profesional maka akan menambah keunggulan dalam pengambilan keputusan . Pengolahan data gaji pegawai yang dijalankan pada “DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN VIQUEUQE TIMOR LESTE” masih bersifat manual.Sehingga dalam pengolahan data gaji pegawai dan pembuatan laporan
pada
DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN
VIQUEUQE TIMOR LESTE berkesan kurang efektif. Melihat permasalahan yang ada,penulis terdorong untuk menganalisis dan merancang sistem informasi penggajian pegawai pada DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN VIQUEUQE TIMOR LESTE,
penulis berusaha semaksimal mungkin untuk mengembangkan sistem
menjadi lebih baik dan efektif serta bermanfaat bagi instansi dan pihak yang berwenang yang sering sekali memerlukan data gaji pegawai oleh karena itu dalam penulisan judul”ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM
SKRIPSI penulis mengambil
INFORMASI PENGGAJIAN
PADA
DINAS
PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KABUPATEN VIQUEUQE TIMOR LESTE”. 2. Landasan Teori 2.1 Pengertian sistem Didalam setiap kegiataan instansi suatu sistem mempunyai arti penting.Karena sistem merupakan kumpulan-kumpulan dari prosedur untuk mencapai tujuan. Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefenisikan sistem yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedur yang menjelaskan bahwa “Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu”.
Sedangkan pendekatan pada elemen-elemen atau komponen–komponen menjelaskan bahwa “Sistem
adalah sekumpulan elemen yang berinteraksi satu sama
lain untuk mendukung
tercapainya suatu sasaran atau tujuan tertentu”².Berdasarkan pendapat para ahli tersebut maka dapat disimpulkan bahwa definisi sistem secara umum adalah kumpulan dari unsur, komponen atau elemen – elemen yang saling berinteraksi dan saling tergantung untuk mencapai suatu sasaran atau tujuan tertentu yang telah ditetapkan sebelumnya.Kedua kelompok defenisi ini adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara pendekatanya.Mempelajari suatu sistem akan lebih mengenai bila mengetahui terlebih dahulu apakah sistem itu.Lebih lanjut pengertian tentang sistem Pertama kali dapat diperoleh dari defenisinya.Dengan demikian defenisi ini akan mempunyai peranan yang penting didalam pendekatan untuk mempelajari suatu sistem.Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan dari elemen-elemen atau kompenenkomponen atau subsistem-subsistem merupakan defenisi yang luas.
2.1.2
Pengertian informasi Informasi merupakan hal yang sangat penting
bagi manajemen dalam mengambil
keputusan.Sistem informasi adalah suatu kegiataan dari prosedur –prosedur organisasikan,bila
mana
di
eksekusi
akan
menyediakan
informasi
untuk
yang di mendukung
pengambilan keputusan dan pengendalian didalam organisasi . Menurut Gordon B Davis bahwa defenisi secara umum dalam pemakaian sistem informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang.³ Jadi dapat disimpulkan bahwa informasi adalah data yang diolah atau diproses sedemikian rupa ,sehingga mempunyai manfaat bagi penerimanya untuk membantu atau mendukung dalam mengambil keputusan. 2.1.3
Pengertian sistem informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam mengambil sebuah keputusan.Adapun definisi dari sistem informasi menurut Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis bahwa “Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,mendukung operasi,bersifat manajerial dan kegiataan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan” Komponen sistem informasi oleh John Burch dan Gary Grudnitsk disebutkan dengan istilah blok bangunan (Building Block) yang terdiri dari :
a. Blok masukan (Input Block) Blok masukan adalah data masukan pada sistem informasi,input termasuk metode-metode dan media–media untuk menangkap data yang akan dimasukan,yang dapat berupa dokumendokumen dasar. b. Blok model (Model Block) Blok model terdiri dari gabungan prosedur, logika, dan model matematika yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan syarat untuk menghasilkan data yang akan diinginkan. c. Blok keluaran (Output Block) Keluaran dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan berguna untuk semua tingkatan. d. Blok teknologi (Technology Block) Tekhnologi merupakan “kotak alat “dalam sistem informasi dari tekhnologi adalah untuk menerima input,menjalankan model,menyimpan dan mengakses data,menghasilkan dan mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. e. Blok basis data (Databases Block) Merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan lainya, tersimpan diperangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya 2.1.4 Kualitas informasi Informasi yang berkualitas akan menentukan efektifitas dalam pengambilan keputusan pada suatu organisasi.John Buran dan Gary Grudnitski menyebutkan adanya tiga pilar utama yang menentukan kualitas dari suatu informasi (Quality of Information) yaitu akurat (Accurate), tepat waktunya (Timeliness) dan relevan (Relevance). a.Akurat (Accurate) Suatu sistem informasi mempunyai titik ketelitian tinggi,harus bebas dari kesalahan dan dapat di pertanggung jawabkan sampai ketanggan penerima.
b. Tepat Waktu (Up to Date) Informasi harus tersedia tepat pada saat waktu dibutuhkan.Dalam hal ini informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat karena informasi yang using tidak mempunyai nilai lagi dalam pengambilan keputusan . 2.1.5 Nilai informasi Nilai dari informasi (Value of Information) ditentukan dua hal,yaitu manfaat dan biaya mendapatkannya.Suatu informasi dikatakan bernilai tinggi bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya mendapatkannya.Akan Tetapi Perlu diperhatikan bahwa informasi yang digunakan
dalam suatu sistem informasi umumnya digunakan oleh beberapa
kegunaan,sehingga tidak memungkinkan dan sulit untuk menghubungkan suatu bagian informasi pada suatu masalah yang tertentu dengan biaya untuk memperolehnya karena sebagian besar informasi dinikmati tidak hanya oleh satu pihak dalam suatu organisasi.informasi tidak bisa ditafsir dengan nilai nominal tetapi hanya bisa ditafsir dengan nilai efektif kebenarannya
2.1.6
Karakteristik sistem informasi Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu
mempunyai: a. komponen (components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi,yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.Komponen dapat berupa suatu subsistem
yang mana
mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi suatu proses sistem secara menyeluruh . b. Batasan (Boundary) Batas (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya.Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang
sebagai satu kesatuan. Batas suatu
sistem
menunjukkan ruang lingkup (scope) dari suatu
sistem tersebut. c. Lingkungan Luar (Enviroments) Linkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut.Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara.sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, kalau tidak maka akan mengganggu kelangsungan hidup dari sistem .
d. Penghubung (interface) Penghubung (interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem lainnya.Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem lainnya.Keluaran(output) dari satu subsistem akan menjadi masukan (input) untuk subsistem yang lainnya dengan melalui penghubung.Dengan penghubung satu subsistem dapat berintergrasi dengan subsistem yang lainnya membentuk satu kesatuan. e. Masukan (Input) Input adalah segala sesuatu yang menjadi masukan untuk diproses untuk
menghasilkan suatu
keluaran,seperti data yang diolah menjadi suatu informasi. f. Keluaran (Output) Output adalah hasil akhir dari input yang diproses dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. g. Pengolah (Process) Process adalah pengolahan suatu masukan menjadi keluaran sehingga menjadi sesuatu yang bermanfaat. h. Sasaran (Objectives) atau tujuan (Goal) Sasaran adalah sesuatu yang menjadi tujuan dari operasi sistem,adapun sistem yang berhasil adalah sistem yang dapat mencapai tujuan atau sasaran dari sistem tersebut.
2.1.7
Sistem Informasi Manajemen
Terdapat beberapa defenisi mengenai sistem informasi manajemen,diantaranya adalah : a. Menurut Gordon B.Davis : SIM
adalah
sistem manusia /mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung
operasi,manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari satu organisasi. b. Menurut George M.Scott : SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem – sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun operasi. c.Menurut Frederick H.Wu : SIM adalah kumpulan – kumpulan dari sistem – sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. Dalam suatu informasi manajemen mempunyai karakteristik seperti : a. Beroperasi pada tugas – tugas yang terstruktur,yakni pada lingkungan yang telah mendefenisikan hal-hal berikut secara tegas informasi. b. Menigkatkan efisiensi dengan mengurangi biaya. c. Menyediakan laporan dan kemudahan akses yang berguna untuk pengambilan keputusan tetapi secara langsung (manajer menggunakan laporan dan informasi dan membuat kesimpulan – kesimpulan tersendiri untuk pengambilan keputusan). Sistem informasi manajemen (Management information system) merupakan penerapan sistem informasi didalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan untuk semua tingkatan manajemen.Sistem informasi adalah suatu sistem manusia atau mesin yang terpadu untuk menyajikan sebuah informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.
2.1. 8 Konsep sistem berbasis basis data Basis
data
adalah
suatu
susunan/kumpulan
data
operasional
lengkap
dari
suatu
organisasi/perusahaan yang diorganisir/dikelola dan disimpan secara terintergrasi dengan menggunakan metode tertentu menggunakan komputer sehingga mampu menyediakan informasi optimal yang diperlukan pemakaianya.
Sedangkan sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses mengambil keputusan. Komponen dasar sistem basis data : 1. Data Data di dalam sebuah basis data dapat disimpan secara terintergrasi (integrated) dan dapat dipakai secara bersama – sama (shared). a. data di simpan secara terintergrasi atau intergrated yaitu : Basis data merupakan kumpulan dari berbagai macam file dari aplikasi yang berbeda yang disusun dengan cara menhilangkan bagian-bagian yang dirangkap (redundant). b. Data dipakai bersama – sama atau shared yaitu masing – masing bagian dari basis data diakses oleh pemakai dalam waktu yang bersamaan untuk aplikasi yang berbeda. 2.Hardware (perangkat keras ). Terdiri dari semua perangkat lunak komputer digunakan untuk pengelolaan sistem basis data.
3.Software (perangkat lunak ) . Berfungsi sebagai perantara (interface) atau pemakai dengan data fisik pada basis data.
4. User atau pemakai Pemakai basis data diklasifikasikan menjadi tiga ,yaitu databases administrator,programmer,dan user.
2.1.9 Perancangan Sistem Informasi Perancangan sistem informasi secara umum merupakan persiapan akhir dari rancangan secara rinci.Tujuan dari perancangan sistem umum adalah untuk memberikan gambaran secara umum kepada user tentang sistem baru.
Tahap – tahap yang diperlukan dalam penyusunan rancangan sistem tersebut meliputi antara lain: 1. Tahap pengumpulan data yang relevan. 2. Tahap analisa koreksi dari permasalahan yang dihadapi. 3. Tahap evaluasi kebenaran dari permasalahan. 4. Tahap penyusunan tampilan. 5. Tahap proses perancangan sistem. 2.1. 10 Perangkat Lunak Yang Digunakan Visual Basic memiliki pengertian kata Visual dalam nama pemrograman ini mewakili pada metode untuk membuat Graphical User Interface (GUI).Dengan hanya mengatur letak dari elemen-elemen sebuah interface tanpa menuliskan baris kode yang banyak.Kata Basic sendiri merupakan kependekan dari Beginners All-Purpose Symbolic Instruction Code.Di dalam bahasa Visual Basic telah dilengkapi dengan beberapa ratus pertanyaan,fungsi dan kata kunci,banyak diantaranya berkaitan langsung dengan GUI dari windows.Dalam hal ini Visual Basic beriorentasi pada objek-objek yang dipisah (Object Oriented Programing/OOP),Visual Basic juga bersifat Modular karena kode-kode program letaknya tersebar didalam modul-modul.
.
2.1. 11 Konsep pemodelan sistem a. Flowchart sistem Flowchart sistem adalah suatu bagan yang menggambarkan suatu prosedur dan proses suatu file dalam suatu media menjadi file dalam media yang lain dalam suatu sistem data. b. Data flow diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) adalah gambaran sistem secara logika. Gambaran ini tidak tergantung pada perangkat keras, perangkat lunak, struktur data, atau organisasi file. Keuntungan menggunakan DFD adalah memudahkan pemakai (user) yang kurang menguasai
bidang
komputer
untuk
mengerti
isi
sistem
yang
akan
dikerjakan/dikembangkan. 2.1. 12
Perancangan Normalisasi
Proses normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya, Adapun tujuan dari pembuatan normalisasi adalah :
•
Mengurangi adanya redudansi (duplikasi data )
•
Mengurangi inkonsistensti data
•
Membuat pemodifikasian databases lebih efisien
•
Menghindari kehilangan data tanpa sepengetahuan
3. Analisis Sistem Analisis
sistem adalah
kelemahan-kelemahan
sebuah
tahapan untuk
menganalisa
perusahaan atau
mencari
yang terdapat pada sistem penyimpangan terhadap beberapa
sasaran
sistem informasi tersebut, maka penyimpangan tersebut dianggap sebagai masalah manual pada sistem informasi .Analisis ini dilakukan untuk mengetahui masalah atau kelemahan pada sistem lama setelah dilakukan penelitian
maka penulis menemukan beberapa permasalahan yang terdapat pada
Sistem penggajian Dinas P & K , Kabupaten Viqueque Timor-Leste ,Yaitu :
a.
Analisis Kinerja (Performance)
Kelancaran pekerjaan dalam
suatu
perusahaan dapat dilihat dari kinerjanya,kinerja dari
sebuah sistem dapat ukuran untuk mengetahui apakah sistem tersebut telah mampu menangani pekerjaan dengan baik.Pengukuran kinerja pada Dinas P & K , dapat dilihat dari trougput dan respontime: Sistem lama •
Kinerja dari sistem pengajian di dinas P & k dirasakan kurang efektif dan efisien jika
dilihat dari hasil throughput dan respon time yang diberikan oleh sistem pengolahan data pegawai tersebut misalkan saja dalam pencarian data yang cukup lama penyelesaiannya hal ini terjadi dikarenakan pencarian data pegawai dan pembuatan laporan,kedua pekerjaan ini membutuhkan waktu yang cukup lama.berikut ini merupakan perhitungan mengenai analisis perbandingan antara TP dan TR pada sistem informasi pengajian di dinas P&K Lama kerja : 8 jam Jumlah permintaan pembuatan 4 bagian (misalnya x) Waktu yang diperlukan : 30 menit (Misalnya y) Throughput (TP) : xxy=4x30=120 menit = 2 jam (misalnya z) Sisa waktu = 8jam-2jam =6 jam Respontime (TR) =360 menit Dari analisis menunjukkan bahwa TP < TR,maka kinerja kurang efektif.
Sistem Lama •
Jumlah beban kerja lebih besar dalam mengerjakan 4 laporan yaitu laporan gaji,
golongan , jabatan, tunjangan , sehingga pencarian dan pembuatan laporan memerlukan waktu yang cukup lama karena masih bersifat manual. b.Analisis Informasi (Information) Informasi yang dihasilkan kurang informative dan kurang lengkap.karena pengolahan Data masih bersifat manual sehingga informasi yang dihasilkan kurang akurat.
Sistem Lama •
Informasi yang dihasilkan kurang relevan karena terbatas dan kurang lengkap.
•
Informasi kurang tepat waktu.Proses pencarian
data lebih lama, karena data tersimpan
dalam bentuk arsip.Misalnya untuk mencari data pegawai memerlukan 30 menit. •
Informasi kurang akurat.Tingginya tingkat kesalahan dalam proses pengolahan data karena prosesnya masih bersifat manual.
c.Analsis Ekonomi (Economy) Untuk mengetahui biaya yang dikeluarkan diperoleh.Pengolahan data
apakah sesuai dengan manfaat yang
masih bersifat manual akan memperlambat proses operasional
sehingga menambah biaya yang akan dikeluarkan.Sistem baru diharapkan dapat mengurangi biaya dengan mempercepat proses pengolahan data. Sistem Lama •
Biaya operasional tinggi karena pengolahan data bersifat manual sehingga memerlukan alat-alat untuk mengolah dan menyimpan data.
d.Analisisis pengendalian (Control) Pengendalian sistem diperlukan untuk mengurangi terjadinya kecurangan dan kesalahan dalam proses pengolahan data.
Sistem Lama •
Digunakan untuk meningkatkan kinerja sistem, mendeteksi penyalahgunaan sistem dan
menjamin keamanan data dari pihak luar yang tidak berkepentingan serta menjamin keamanan data informasi yang dihasilkan, semakin sedikit kesalahan yang dilakukan dalam suatu kegiatan, maka tingkat pengendalian suatu sistem semakin baik pengendalian yang kurang maksimal, salah satu
Pada Dinas P & K terlihat adanya
diantaranya adalah kurangnya pengendalian
yang terdapat pada sistem informasi penggajian sehingga data atau laporan yang dihasilkan kurang terjamin. Hal tersebut dikarenakan arsip dan dokumen penting terdiri atas beberapa laporan saja, tidak menyeluruh serta terdapat kesamaan data.
e.Analisis Efektifitas (Efficiency ) Efektifitas berhubungan dengan penggunaan sumber daya yang ada agar dapat bekerja sama secara maksimal. Sistem Lama •
Memerlukan 2 pegawai untuk mengolah dan mengawasi proses pengolahan data.
•
Penginputan data dilakukan berulang-ulang sehingga menjadi kurang efektif.
. Analisis kebutuhan sistem Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru,apakah sistem baru yang akan diterapkan sudah sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan pihak organisasi atau belum? Karena hal tersebut berkaitan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh pihak Dinas P & K sendiri.Fungsi dari sistem baru yang penulis rancang ini adalah untuk membantu mengelola proses penggajian.Sistem ini sendiri tidak hanya sekedar memberikan informasi tentang penggajian .Sistem ini sendiri akan tetapi juga memberikan data lain yang dibutuhkan oleh instansi Dinas pendidikan dan kebudayaan , misalnya mengenai data pegawai. Perencanaan dan pengembangan sistem mempunyai tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta menigkatkan kualitas kerja.Dengan adanya sistem baru diharapkan membantu proses penggajian pegawai pada Dinas pendidikan dan kebudayaan 2.13 Analisis kebutuhan Analisis kebutuhan sistem sangat dibutuhkan guna menunjang penerapan sistem baru,apakah sistem baru yang akan diterapkan sudah sesuai dengan kebutuhan yang diinginkan pihak organisasi atau belum? Karena hal tersebut berkaitan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh pihak Dinas P & K sendiri.Fungsi dari sistem baru yang penulis rancang ini adalah untuk membantu mengelola proses penggajian.Sistem ini sendiri tidak hanya sekedar memberikan informasi tentang penggajian .Sistem ini
sendiri akan tetapi juga memberikan data lain yang dibutuhkan oleh instansi Dinas pendidikan dan kebudayaan , misalnya mengenai data pegawai. Perencanaan dan pengembangan sistem mempunyai tujuan agar dapat memperoleh informasi yang lebih cepat dan tepat serta menigkatkan kualitas kerja.Dengan adanya sistem baru diharapkan membantu proses penggajian pegawai pada Dinas pendidikan dan kebudayaan Analisis Kebutuhan sistem meliputi : 1
Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat keras yang dimaksud adalah alat yang digunakan untuk pengolahan dan penyajian laporan. Perangkat keras dimaksud adalah computer,mouse dll. 2. Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)
Perangkat lunak yang di maksud adalah
program lunak
yang berfungsi
mengendalikan
kegiataan dari sistem komputer .Perangkat yang digunakan adalah windows xp sebagai sistem operasi ,Visual Basic 6.0 untuk membuat tampilan (Interface) dan SQL Server untuk mengolah databases program ini. 3.
Kebutuhan Informasi
Informasi merupakan hal yang sangat penting untuk sistem penggajian di dinas P & K karena informasi yang baik akan mendukung kinerja yang baik pula. Dalam Suatu perusahan dibutuhkan laporan-laporan yang berhubungan dengan kelancaran hal-hal yang mendorong
terciptannya peningkatan kinerja perusahan dalam melakukan pengolahan
data.kebutuhan informasi yang akan dihasilkan merupakan informasi mengenai laporan data pegawai,laporan gaji dan laporan tunjangan.
4.
Kebutuhan Pengguna (User) User merupakan orang yang terlibat dalam pembuatan laporan aplikasi pelayanan penggajian pegawai. Dalam pengoperasian program yang akan dibuat nanti akan memerlukan sejumlah orang yang terlibat dalam pembuatan sistem ini antara lain : 1). Administrator, pada administrator diperlukan 1 orang saja. 2). Programer dan User
4. Hasil Penelitian Berikut ini merupakan beberapa poin penting dalam melakukan penelitian : 1. Meningkatkan efesiensi dan efektifitas pada sistem informasi pengolahan data penggajian pegawai di dinas pendidikan dan kebudayaan kabupaten timor leste. 2.Memberikan informasi yang cepat,tepat waktu dan akurat kepada semua pengguna termasuk para pengambil keputusan sebagai pertimbangan untuk mengembangkan sistem yang lebih baik dalam perkembangan perusahaan. Instansi 3.Sebagai bahan pertimbangan instansi dalam meningkatkan kinerja sehingga mencapai tujuan optimal. 5.Kesimpulan Dengan selesainya seluruh kegiatan penelitian,analisis sistem,perancangan program hingga tahap implementasi,maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut : 1.Pada sistem lama,Dinas P & K masih menggunakan pencatatan manual dalam pemrosesan data pegawai dan penggajian serta dalam pembuatan laporan-laporan yang dibutuhkan untuk mengerjakan pengolahan data gaji seorang pegawai sering membutuhkan waktu yang lama dan bahkan kadang sering tertunda,sehingga dalam kinerja sistem membutuhkan adanya perbaikan sistem sedangkan untuk sistem yang baru waktu yang dibutuhkan untuk melakukan pengolahan data gaji pegawai,laporan dan lain sebagainya cukup singkat.Dengan menggunakan aplikasi penggajian ini maka proses pendataan pegawai hingga proses penggajian dapat berjalan lebih efektif dan efisien,karena aplikasi ini sudah terkomputerisasi.
3. Aplikasi ini terutama ditujukan untuk membantu administrasi untuk melakukan pendataan pegawai dan penggajian,pengguna hanya cukup menginputkan data saja dan proses pengolahan dilakukan oleh computer sehingga dapat mengurangi kesalahan yang ada sebelumnya di sistem manual. 4. Dengan menerapkan sistem baru yang terkomputerisasi beban pekerjaan menjadi lebih ringan sehingga kinerja lebih meningkat dan pencarian data akan lebih mudah.Data yang tersusun dengan rapi dalam databases membuat pembuatan laporan-laporan menjadi lebih mudah dan cepat.
DAFTAR PUSTAKA Gordon B. Davis . 2002.Mangement Information System : Conceptual Foundations, Structure and Development .Tokyo:McGraw-Hill Kogasukha,Ltd.
Gery Fitz Gerald, Ardia F. Fitz, Warren D, Stalling, Fundamental Of System Analyst,Edisi Kedua 1981
Robert A. Leitch/ K. Roscoe Davis, Accounting Information System/New Jesey-Prentice-Hall,
Suratman, S Kom 2002, Modul Kuliah : Algoritma dan Pemograman 1
Sunyoto, Andi. 2007. Pemrograman Database dengan Visual Basic dan Ms.SQL, ANDI
