Notulen ALV der ESSF – 9 september 2004 Locatie: Kantine Sportpark de Hondsheuvels Aanwezig: Petra Dijkman (PD, voorzitter ESSF), Judith Schenk (JS, vice-voorzitter ESSF), Ramon Pikaart (RP, secretaris ESSF), Anthal Smits (AS, penningmeester ESSF), Joost van Montfort (JvM, pr-en sponsoringscommissaris ESSF), Anneke van Sonsbeek (AvS, Kandidaat ESSF 2004/2005), Joost Tonnaer (JT, Kandidaat ESSF 2004/2005), Bart Brouwers (BB, Kandidaat ESSF 2004/2005), Rob Jansen (RJ, Kandidaat ESSF 2004/2005), Ellen te Kaat (EtK, Kandidaat ESSF 2004/2005), Renate Griffioen (RG, Raad van Advies), Peter Lipsch (PL, Raad van Advies), Wim Koch (WK, SSC), Dirk Senden (All Terrain), Anita van de Pas (Asklepia), Lieke Janssen (Asklepia), Thijs Meijer (Attila), Vivian Roode (Concorde), Jaap van Elten (Dynamos), Arjan Luiten (Hajraa), Feike Jansen (Hajraa), Bram van Hoof (Hajraa), Richard van de Hoven (Ilyeo), Suzanne Martens (Impulsão), Ronald Schuurmans (Impulsão), Yin Man Kan (Impulsão), Janneke van de Weerd (ISIS), Maresa van der Linde (ISIS), Gerard Smits (Nayade), Inge Schreuder (Panache), Martijn Kruijf (Panache), Annelies Hovestad (Pusphaira), Peter in ’t Panhuis (Pusphaira), Martijn Veltman (Samourais), Jasper Front (Samourais), Martine Zoeteman (Squadra Veloce), Marco Meeuwse (Tamar), Jeroen Learbuch (Tamar), Michel Debertrand (Tamar), Bart Maas (Tantalus), Paul Dragstra (Taveres), Jeroen Cottaar (Taveres), Pieter van Grootel (THE Studs), Ron Heijnens (RH, TU/e intro-coördinator sport 2004) Later: Stefan Braken (SB, Raad van Advies), Sonja van Grimbergen (SvG, Raad van Advies), Felix van Gemen (Dynamos), Mark van de Ven (Oktopus), Toon Schijndel (Weth) en Maartje Vught (Weth) 1
Opening PD opent de vergadering om 19:50 uur: ‘Hierbij open ik de ALV der Eindhovense Studenten Sport Federatie van 9 september 2004 en wil ik iedereen van harte welkom heten’.
2 Agenda PD: Mijn excuses voor het feit dat de uitgeprinte agenda’s niet de juiste nummering bevatten. Ik zou willen beginnen met de goedkeuring van de agenda. Heeft iemand nog iets toe te voegen aan de agenda? 1. Opening 2. Agenda 3. Mededelingen 1 4. Notulen ALV 16 juni 2004 5. Evaluatie intro 2004 6. Evaluatie bestuursjaar 2003-2004 7. Voorstellen nieuw bestuur en presentatie beleid 2004-2005 8. WVTTK 1 9. Rondvraag 1 10. Bestuurswisseling 11. Mededelingen 2 12. WVTTK 2 13. Rondvraag 2 14. Sluiting
1
PD:
Nee? Dan wil ik verder gaan met het volgende agendapunt.
3 Mededelingen PD: Het bestuur der ESSF wil u het volgende mededelen: 3.1
Wim Koch Omdat Jacques de Mooij vandaag afwezig is, vertegenwoordigt Wim Koch vandaag het SSC tijdens de ALV.
3.2
Afmeldingen Er is een afmelding ontvangen van de volgende verenigingen: • ESAC • Fellenoord • Elephants • Totelos Verder zal Sonja van Grimbergen (RvA) later aanwezig zijn.
3.3
Busjes Zo als vorige ALV al vermeld, krijgen we waarschijnlijk een personenbusje (9-personen) op het sportcentrum, waar de SSV’s gebruik van kunnen maken. Wanneer de busjes komen, kunnen we helaas nog niet zeggen. Het is een busje wat beplakt zal worden met sponsoring, wat de kosten moet gaan dekken. De SSV’s kunnen het busje lenen. Een reglement en een intekenlijst zullen bij de ESSF gemaakt worden. In het reglement zal komen te staan, wie (en met welke reden) voorrang krijgt bij het lenen van de busjes. De kosten om het busje te lenen zullen erg laag zijn. Afhankelijk van de sponsoring zullen alleen de benzinekosten of een kleine vergoeding per kilometer worden gevraagd. Zodra er meer duidelijkheid is en/of het reglement klaar is, krijgen jullie dit uiteraard te horen.
3.4
Sportkrant Joost heeft dit jaar erg hard gewerkt om een nieuwe sportkrant van de grond te krijgen. Hierover hebben jullie reeds een e-mail gehad om stukjes aan te leveren. Het belooft een erg mooi magazine te worden, waarin zowel lokale als landelijke informatie over de studentensport in zal staan. Deze sportkrant zal vier keer per jaar verschijnen. Je kunt nog stukjes aanleveren tot woensdag 15 september. We verwachten de eerste versie in week 42, dus halverwege oktober. Stukjes voor de volgende sportkrant kunnen tot 1 december ingeleverd worden bij de ESSF.
3.5
BHV De diploma’s voor de cursus zijn deze zomer eindelijk binnengekomen en uitgedeeld. De BHV-herhalingscursus is ook voltooid. Hiervoor krijgen de BHV-ers geen bewijs. De TU/e heeft een lijst met licentiehouders en controleert hier af en toe op. Volgend jaar april zal er bij genoeg animo weer een nieuwe cursus volgen en zal er ook zeker weer een herhalingscursus zijn.
3.6
Beurzen Alle beurzen zijn verdeeld. Het is belangrijk dat je je bestuursbeurs aanvraagt in het jaar dat je bestuur doet. Als deze dan is bevestigd door het STU, kun je direct om uitbetaling vragen of later, maar in ieder geval voordat je studiefinanciering afloopt.
2
3.7
HBO intro Dit jaar is voor het eerst een intro voor HBO-ers georganiseerd vanuit Sport en Cultuur. Hiervoor wil ik graag het woord aan Judith geven.
JS:
Als eerste wil ik beginnen met de verenigingen te bedanken die geholpen hebben, Tamar en Don Quishoot. Helaas was de opkomst nog niet erg groot. Dit kwam mede door een slechte communicatie naar de deelnemers. Hiervoor wordt nog een brief naar de deelnemers gestuurd. Het was een soort pilot voor volgend jaar, dan wil de Fontys ook een centrale intro organiseren. Het is dus nu heel belangrijk om alles goed te evalueren voor volgend jaar. Dit zal dan ook gebeuren samen met de nieuwe HBO-contactpersoon van de ESSF, zodat het volgend jaar beter en grootser opgezet kan worden.
PD: 3.8
NSK’s Ik wil graag de volgende verenigingen bedanken voor het organiseren van de NSK’s in Eindhoven: - ZES voor het organiseren van het NSK Zweefvliegen op 21 & 22 augustus. - Hajraa voor het organiseren van het Open NSK Grasvolleybal op 19 & 20 juni. - Asterix voor het organiseren van het NSK Atletiek op 20 & 21 mei. Het volgende NSK staat in Eindhoven weer op de agenda: NSK Adventure Racing op 18 september wat georganiseerd wordt door All Terrain.
3.9
Toegang Studenten Sport Centrum Iedereen die vanaf 1 oktober het SSC in wil komen, moet in het bezit zijn van een geldige sportkaart. Geef dit ook door aan je leden.
3.10 Nieuwe verenigingen Dit jaar hebben zich twee nieuwe vereniging bij ons gemeld. Dat zijn Capoeira-vereniging Impulsão en Handboogschietvereniging Da Vinci. De Handboogschietvereniging heeft nog geen statuten laten opmaken bij de notaris, maar er ligt al wel een degelijke versie klaar. De ESSF zal Da Vinci vragen zich op de volgende ALV te presenteren. Ze zijn ondertussen wel al begonnen met trainingen. Het bestuur van Impulsão wil zich graag aan jullie voorstellen. Ik geef het woord aan Suzanne Martens. Impulsão: Ik ben Suzanne Martens en de voorzitter van de Eindhovense Studenten Capoeira vereniging Impulsão. Samen met Yiu Man Kan (secretaris/penningmeester) en Ronald Schuurmans (PR commissaris) vorm ik het bestuur van onze vereniging. Samen met Yiu Man heb ik de stappen gezet om deze vereniging op te richten. Capoeira komt oorspronkelijk uit Brazilië. Het is een combinatie van vecht, dans en acrobatiek. In een kring van mensen, een zogenaamde roda, wordt muziek gemaakt en het capoeira spel gespeeld. De sfeer is bij capoeira dan ook heel belangrijk en dit bereiken we d.m.v. klappen en muziek maken. Dit misten we echter op het sportcentrum, omdat de groep hiervoor te klein was. Daarom hebben we besloten een vereniging op te richten. We willen in de toekomst ook graag een keer meetrainen met Ilyeo (Taekwondo) en Suca (turnen), aangezien deze sporten veel te maken hebben met onze sport. In overleg met Jacques de Mooij is besloten dat de trainingen van Impulsão open trainingen blijven. Jacques vond dit namelijk bij het karakter van de sport horen. Momenteel hebben we elf leden en we hopen dat dit aantal in de toekomst mag groeien. WK:
Hoe zijn jullie aan de naam “Impulsão” gekomen?
3
Impulsão: We willen met deze naam de capoeira sport een nieuwe impuls geven. PD:
De ESSF zal bij deze Impulsão toelaten als lid, daar zij aan de voorwaarden uit het HR hebben voldaan, tenzij er bezwaar is vanuit de ALV? Er is geen bezwaar waardoor Impulsão toegelaten is als lid van de ESSF.
4 Notulen ALV 16 juni 2004 PD: Dan wil ik nu overgaan tot het vaststellen van de notulen van de vorige ALV. De ALV van 16 juni 2004. Zijn er nog opmerkingen over pagina 1, 2, 3, 4, en verder…. Nayade: Het komt in de notulen vaker voor dat er op een vraag geen antwoord wordt gegeven. Dit vond ik storend bij het lezen van de notulen. PD: Bij de volgende notulen zal hierop gelet worden. Als er geen opmerkingen zijn, zijn de notulen bij deze goedgekeurd en wil ik doorgaan met het volgende agendapunt. Hiervoor geef ik graag het woord aan Ron Heynens. 5 Evaluatie intro RH: Ik denk dat de meeste van jullie wel weten wie ik ben. Voor degenen die het niet weten, ik ben Ron Heynens en ik heb namens de introcommissie het sportgedeelte van de intro vertegenwoordigd. De intro is naar mijn mening over het algemeen prima verlopen. De opkomst tijdens de sportmarkt was goed. Dit was mede te danken aan de inzet van de sportverenigingen. De ligging van de kraampjes was ook prima. Van de sporttrainingen heb ik zelf weinig meegekregen. Uit de reacties bleek dat dit ook goed verlopen is. Het sporttoernooi is ook prima verlopen. Bij deze wil ik de organiserende verenigingen: Tamar, Hajraa, THE Studs, Totelos en Pusphaira hiervoor bedanken. Een verbetering voor volgend jaar kan zijn dat er muziek gedraaid kan worden; ik heb hiervoor dan ook een suggestie gedaan voor volgend jaar. Verder mag het softbal dichterbij de andere sporten plaatsvinden, omdat deze sport nu erg afgelegen lag. De spelkussens waren een leuke toevoeging. Hier is veelvuldig gebruik van gemaakt. We hebben deze kussen gehuurd omdat er hiervoor dit jaar geld over was. Het is niet vanzelfsprekend of dit volgend jaar weer beschikbaar is. De introcommissie startte vanaf februari. Er was toen weinig reactie op de mogelijkheid om als vereniging iets te publiceren in de Ag&da en het introboekje. Probeer hier volgend jaar eerder op in te gaan. Het is namelijk publiciteit voor je vereniging. Geef ook op tijd aan wat voor activiteit je wil organiseren i.v.m. het aanvragen van vergunningen bij de brandweer. Zijn er nog vragen? PL: Is er al een opvolger gevonden? RH: Nee, nog niet. Hiervoor kun je je melden bij het STU of het ESSF bestuur. 6 Evaluatie bestuursjaar 2003-2004 PD: Een jaar geleden starten wij als nietsvermoedende studentjes aan een jaar vol verassingen: een jaar ESSF. Ik weet zeker dat ik namens alle bestuursleden spreek als ik zeg dat we een fantastisch jaar gehad hebben, veel geleerd hebben en het voor geen goud hadden willen missen. In dit jaar hebben we een aantal evenementen georganiseerd die ik niet allemaal langs zal gaan lopen, daar deze al in vorige ALV’s of bij in eerdere agendapunten besproken zijn. Als (toen nog) kandidaatsbestuur van de ESSF hebben wij vorig jaar een beleid aan jullie gepresenteerd, waarvan ik de kernpunten nog eens wil noemen en daarbij in zal gaan op wat we bereikt hebben:
4
1. Belangen behartigen van de studentensporters Een mooi punt om op te stellen, maar wat houdt het nou precies in? Hier zijn wij een jaar lang mee bezig geweest en eigenlijk omvat dit al het werk van de ESSF. 2. Vergroten van de naamsbekendheid van de ESSF Een punt wat altijd belangrijk zal blijven. We hebben geprobeerd niet alleen meer naamsbekendheid te krijgen bij de SSV’s maar ook bij andere niet sport gerelateerde verenigingen. We hebben zeker ons best gedaan door flink te posteren en flyeren voor evenementen en ook al was hij er afgelopen jaar niet, er is wel een jaar hard gewerkt aan een nieuwe sportkrant. 3. De individuele sporter In het begin van ons jaar hebben we meegeholpen aan het afnemen van een enquête van het sportcentrum, zodat het sportcentrum de faciliteiten beter kan afstemmen op de wensen van de sporters. Hierbij zijn zeker ook de individuele sporters benaderd. Ook heeft de ESSF een klachtenbus opgehangen tegenover ons kantoor. Wij zijn ons bewust dat de bekendheid hiervan vergroot kan worden, maar je moet ook weer niet om klachten gaan smeken natuurlijk. 4. Promoten van de studentensport op het HBO Een standje namens sport tijdens de open dagen is misschien binnenkort mogelijk, het wordt nog een beetje afgehouden, omdat men bang is dat de toekomstige studenten teveel afgeleid worden, maar men ziet ook wel in dat sport nou eenmaal belangrijk is. Dit laatste geldt ook voor de intro, waarvoor een belangrijke opzet gemaakt is dit jaar. Er zit dus wel degelijk schot in. 6. Promotie bestuurswerk sportverenigingen Na veel gezeur heeft de Fontys dan toch een nieuwe versie uitgegeven van een folder over bestuursbeurzen. Ook zal de FOS-commissie bij het toekennen van beurzen uitgaan van een door de ESSF opgesteld lijst met de verdeling van beurzen. 7. Het betrekken van mensen in commissies en samenwerkingsverbanden met de ESSF Getracht is om meer door commissies te laten doen, maar dit bleek soms erg moeilijk. Voor de LSSW, wintersport en Batavierenrace zijn wel commissieleden gevonden, maar voor de Pre HBO Intro helaas niet. Voor de aankomende wintersport is al een commissie actief. 8. Verbeteren van de Sportkrant Dit punt is eerder al uitgebreid toegelicht. 9. Uniforme uitstraling van de Eindhovense studentensporters tijdens grote evenementen De kledinglijn die al aanwezig was, is dit jaar verder uitgebreid door het SSC. Tijdens de Bata444-race heeft het TU/e-team in zeer opvallende truien gelopen. GNSK en ESK sporters konden gebruik maken van fleecetruien en trainingspakken. Naast deze punten hebben we veel vergaderd over een meerjarenbeleid, wat we graag wilden opstellen. Eerlijk gezegd is dit pas net klaar en we hebben dit dan ook aan het kandidaatsbestuur meegegeven om hier mee verder te gaan. Ook hebben we een handboek geschreven, waarin alle functies van de ESSF, evenementen en het verdere reilen en zeilen van de ESSF beschreven staat. Een belangrijk punt wat in het meerjaren beleid staat, is een begroting en afrekening presenteren op de ALV. Aangezien wij aan de start van ons jaar geen begroting hebben laten zien, is het presenteren van een afrekening een beetje vreemd. Bij de begroting van het kandidaatsbestuur is wel als ondersteuning van deze begroting de afrekening van het bestuursjaar 2003/2004 toegevoegd. Zijn er nog vragen aan dit bestuur?
5
Panache: Wat is er gebeurd met de commissaris VIS? PD: Na Frank is er een nieuwe commissaris VIS aangesteld, maar hij verzuimt zijn taken een beetje. Pusphaira: Wat staat er in het meerjaren beleidsplan? PD: Dit zal door het nieuwe bestuur gepresenteerd worden bij het beleid. Nayade: Jullie hebben inderdaad veel geflyerd. Waarvan zijn deze flyers eigenlijk betaald? JvM: Deze zijn allemaal gesponsord. PD:
Dan wil ik hierbij de evaluatie afsluiten en doorgaan naar het kandidaatsbestuur.
7 Voorstellen nieuw bestuur en presentatie beleid 2004-2005 PD: Wij hebben de eer om jullie voor te stellen aan het kandidaatsbestuur van 2004/2005. Daarvoor wil ik graag Anneke van Sonsbeek het woord geven. AvS: Dank je Petra. Bij deze wil ik even kort mijn medebestuursgenoten aan jullie voorstellen. Ik zal beginnen bij Joost Tonnaer, onze vice-voorzitter. Joost is 4e jaars Technische Bedrijfskunde student aan de TU/e en hij heeft hiervoor al een paar commissies bij Industria gedaan. Joost volleybalt bij Tamar en zaalvoetbalt bij de Stoere Mannen. Naast vice-voorzitter bij de ESSF is hij dit jaar ook voorzitter van Tamar. De volgende die ik wil voorstellen is Bart Brouwers, onze secretaris. Hij is 4e jaars Bouwkunde op de TU/e en heeft in de voorzitterscommissie van het Europese jeugdparlement gezeten. Bart wielrent bij Squadra en zaalvoetbalt bij de Bankzitters. Verder wil ik Rob Jansen aan u voorstellen, onze penningmeester. Hij is 4e jaars Technische Bedrijfskunde aan de TU/e. Rob basketbalt bij Tantalus. Dan komen we bij Ellen, onze commissaris externe betrekkingen. Zij is 4e jaars Vastgoed en Makelaardij op de Fontys en heeft het Hajraa buitentoernooi georganiseerd. Ellen volleybalt bij Hajraa en tennist bij Fellenoord. Tot slot zal ik mezelf voorstellen. Ik zal de voorzitter worden van de ESSF. Ik ben 4e jaars Bouwkunde student aan de TU/e en heb in een excursiecommissie van de Universiteit Twente gezeten. Verder volleybal ik bij Tamar. PD: AvS:
Dan wil ik vragen of Anneke het beleid voor komend jaar kenbaar wil maken. Het hoofddoel van de ESSF is het ‘bevorderen van de studentensport in Eindhoven’ en de beleidspunten voor 2004/2005 zijn daarvan afgeleid. We willen met deze punten het algemene beleid van de ESSF van de afgelopen jaren voortzetten. We gaan proberen zoveel mogelijk studenten in Eindhoven enthousiast te maken om te gaan sporten via het SSC, maar ook om ze te laten deelnemen aan evenementen op het gebied van sport die door het jaar heen georganiseerd worden. De beleidspunten waar wij ons op gaan richten om dit te bereiken zijn de volgende: 1. De belangen behartigen van de studentensporters Dit staat natuurlijk op één. Het is de bedoeling dat er volop mogelijkheid is op het sportcentrum voor iedereen om zijn of haar sport te beoefenen. Hiertoe dient de ESSF contactpersoon en aanspreekpunt te zijn in het SSC voor SSV’s en individuele sporters. 2. De toegankelijkheid en de bekendheid van de ESSF vergroten De drempel om naar de ESSF toe te stappen moet lager komen te liggen. We willen meer service en individuele tijd bieden. Hiertoe hebben we een aantal punten opgesteld die we dit jaar willen uitvoeren.
6
3.
4.
5.
6.
Het aanstellen van contactpersonen (binnen het bestuur) voor de SSV’s. Dit houdt in dat deze persoon twee maandelijks bijeenkomsten regelt, maar ook langs gaat bij de vereniging en zo meer inzicht krijgt in wat wij voor de vereniging zouden kunnen doen. Het verenigingsgesprek wordt dan ook minder formeel en persoonlijker. Het uitbreiden van het ESSF buitentoernooi. Door het uitbreiden van het buitentoernooi hebben we naast de van Lint Sportweek een tweede groot sporttoernooi waarmee we ons als ESSF kunnen profileren. Waarschijnlijk zal het twee dagen in beslag gaan nemen i.p.v. één en zullen de studieverenigingen benaderd worden om mee te doen. Zo willen we ook andere mensen bereiken dan de mensen die al bij een SSV zijn aangesloten. Tijdens de van Lint willen we al peilen of hier belangstelling voor is en gaan we het evenement alvast onder de aandacht brengen. Het onderzoeken van het imago van de ESSF. Nog dit jaar willen we het imago van de ESSF door een stagiaire of een onderzoeksbureau zoals de TM winkel in kaart laten brengen. Op langere termijn willen we het imago verbeteren en hier dit jaar al een begin aan maken. Het verbeteren van de website. We willen een interactieve, representatieve website die persoonlijk en toch zakelijk is. Hierop zijn bijvoorbeeld foto’s te zien, maar is ook info te vinden over de verschillende activiteiten die ESSF organiseert. Een goede informatieoverdacht Het spreekt vanzelf dat het heel belangrijk is dat iedereen op de hoogte is van wat er zich in en rond het sportcentrum afspeelt. We willen al het nieuws op een goede manier naar buiten brengen. Hiervoor komen we weer terug op onze website, die we up to date willen houden. Natuurlijk blijven we ook nieuwsbrieven rondsturen naar de verenigingen. Verder willen we meewerken aan het idee van het sportmagazine wat het huidige bestuur heeft opgezet. Contact HBO en Design Academy verbeteren Met dit punt heeft het huidige bestuur zich ook al bezig gehouden. Wij willen dit voortzetten. Er valt naar ons idee nog veel winst te halen op dit gebied, omdat het SSC op het HBO en de Design Academy nog lang niet zo bekend is als op de TU/e. Nieuwe invulling sportkaartvrije week We willen aan de SSV’s de mogelijkheid bieden om zichzelf nogmaals te presenteren door middel van bijvoorbeeld een introtraining of een demonstratie. Verder willen we deze week aangrijpen om het SSC nog eens extra te profileren. Er kan een klein toernooitje of een stunt georganiseerd worden. Sponsoring uitbreiden We willen onze inkomsten uit sponsoring vergroten, waardoor we onze eigen evenementen beter financieel kunnen ondersteunen. We willen duidelijker voor ogen krijgen wat wij als meerwaarde te bieden hebben voor sponsoren om ons doelbewust op een bepaalde groep sponsoren te kunnen richten. Verder willen we voor volgend jaar een hoofdsponsor vinden en de sponsordatabase uitbreiden. Dan wil ik nu Rob, onze penningmeester, aan het woord laten. Hij zal ingaan op de begroting.
RJ:
Er is een afrekening door het oude bestuur opgesteld. Aan de hand hiervan is de begroting van dit jaar opgesteld. Ik wil jullie vragen om even de begroting erbij te pakken zodat ik het een en ander kan verduidelijken. Ten eerste wil ik wat zeggen over de kruisposten. Over dit geld hebben we weinig te zeggen, aangezien dit allemaal via het SSC verloopt. Maar deze hebben we toch op de begroting gezet. Ik wil verder nog een aantal punten van de begroting naar voren halen:
7
We willen dit jaar de website verbeteren, waardoor hiervoor wat geld begroot is. Dit is terug te vinden onder het kopje “Algemeen” bij “Publiciteit en PR”. Verder willen we het ESSF Buitentoernooi dit jaar grootser aanpakken, waardoor de kosten hiervoor hoger liggen dan vorig jaar. Dit willen we compenseren met wat extra sponsoring. Zijn er nog vragen? Hajraa: Waarom staat er zo’n grote kostenpost bij het meetrainen bij de SSV’s? AS: We zijn een keer mee gaan snowboarden met de Avelanche Boarders. Dit heeft wat meer geld gekost dan de ‘normale’ trainingen. Hajraa: Is bij de baten onder het kopje “Subsidie ESSF Overig” de sluitpost van de afrekening? Omdat de afrekening precies op nul uitkomt. AS: Nee, dit is niet de sluitpost van de afrekening. Attila: De inkomsten door sponsoring zijn het komend jaar ruimer begroot. Als jullie dit niet bedrag niet binnenkrijgen, organiseren jullie dan ook minder? RJ: Wat wij hier begroot hebben is een streefgetal. Maar het kan inderdaad zo zijn dat bij tegenvallende inkomsten het ESSF buitentoernooi niet zo groots wordt aangepakt zoals wij eigenlijk willen. Hajraa: Maar hoorde ik je nou eerder zeggen dat de ESSF streeft naar een eigen vermogen? Ik zie namelijk dat jullie momenteel financieel erg afhankelijk zijn van het SSC en dit niet zomaar mogelijk zal zijn. RJ: Dan heb ik niet helemaal de juiste formulering gebruikt. Ik wilde alleen maar duidelijk maken dat we de sponsoring dit jaar aanzienlijk willen vergroten. Hajraa: Heeft het Afterbata/Pre GNSK feest zoveel geld gekost? AS: Nee, dit is allemaal gesponsord door de Stunt. De kosten staan hier inderdaad alleen vermeld. De sponsoring voor dit evenement zit verwerkt in de totale inkomsten via sponsoring. Ik heb er hiervoor gekozen om de sponsoring niet per evenement op te splitsen. Impulsão: Kunnen jullie ons ook nog indelen in het schema van de contactpersonen met de SSV’s? AvS: De lege plaats in het schema was voor Impulsao gereserveerd. Jullie zitten dus bij Anneke in de groep. Attila: Joost, hoe ga je je bestuursfunctie bij Tamar combineren met die van de ESSF? JT: Voor mij staat de ESSF op nummer één en Tamar op nummer twee. In goed overleg met de ESSF ben ik van mening dat dit goed te combineren moet zijn. Overdag zal ik mijn tijd besteden aan de ESSF en aan Tamar werk ik in de avonduren. Hajraa: Ellen (Hajraa) en Joost (Tamar) denken jullie dat jullie de samenwerking tussen Hajraa en Tamar in de toekomst kunnen verbeteren? JT: Tussen ons klikt het wel, dus dit moet tussen de verenigingen ook wel goed komen, denk ik. WK: JT:
Joost, toch maak ik me wel een beetje zorgen om je dubbelrol. Je hebt nu twee petten op. Als de twee belangen in een bepaalde situatie niet stroken, wat doe je dan? Dat is voor mij momenteel moeilijk voor te stellen.
8
JvM:
JT: SB: PD:
Ik heb net als Joost dit jaar een dubbele bestuursfunctie gehad en ik denk dat je bestuursgenoten bepaalde belangenverstrengelingen perfect aanvoelen en je waar nodig kunnen corrigeren. De situatie zal dit in de toekomst uitwijzen. Ik kan me geen ESSF-bestuur herinneren waarin dit soort dubbelfuncties niet voorkwamen. Dit ging in het verleden ook altijd goed. Ik denk dat we deze discussie hier wel kunnen afronden.
THE Studs: In jullie beleid willen jullie het imago van de ESSF laten onderzoeken door een stagiaire. Hoe gaan jullie dit betalen? RJ: Dit gaat mede uit van het SSC. Als het SSC dit ook zinvol vindt, moet dit financieel rond te krijgen zijn. Of we moeten het financieren uit sponsoring. WK: We werken in het SSC al jaren met stagiaires en we zijn niet verplicht om deze mensen te betalen. Dit hoeft dus niet veel te gaan kosten. Asklepia: Nu alle verenigingen een contactpersoon hebben, vervallen de verenigingsgesprekken dan? AvS: We zullen eerst moeten bekijken of de huidige structuur bevalt, maar in principe vervallen de verenigingsgesprekken dit jaar. ISIS:
AvS:
BB:
PD:
Hoe hebben jullie deze verdeling gemaakt? Hebben jullie gekeken naar verbanden tussen SSV’s of hebben jullie je persoonlijke voorkeuren gegeven? Wij hebben bijvoorbeeld banden met Squadra Veloce, maar zijn niet bij hen ingedeeld. We hebben inderdaad geprobeerd om SSV’s bij elkaar te zetten die onderlinge banden hebben. Als jullie voorkeuren hebben kunnen jullie deze doorgeven. Er kunnen nog aanpassingen worden gemaakt. We hebben bovendien gekeken waar de bestuursleden zelf lid van zijn en dit ook meegenomen bij het maken van het schema. We zullen nu een pauze inlassen om alles even in te laten werken. Daarna zullen we overgaan tot het kiezen van een nieuw bestuur.
Pauze (20:35 – 21:00 uur) Tantalus heeft zich in de pauze afgemeld Hajraa: Het begint me duidelijk te worden waarom jullie voor deze structuur van contact houden met SSV’s hebben gekozen. Op deze manier verlicht de ESSF haar taken. Jullie hoeven niet meer bij de SSV op bezoek, want wij moeten nu naar jullie toekomen. Dit neemt meer tijd in beslag voor de SSV. RJ: Dat is niet het idee hierachter. Eén contactpersoon is makkelijker voor de besturen, omdat deze makkelijker te benaderen is. Het is de bedoeling dat bij het eerste gesprek het hele bestuur van de SSV’s aanwezig zijn. Later kan dit aantal worden teruggebracht. Pusphaira: Het contact van één (ESSF) op één (SSV) is beter. Dit hebben wij vorig jaar tenminste ondervonden in de pilot studie die de ESSF toen heeft opgestart (contact met Joost). Asklepia: En met zoveel mensen vergaderen vergroot de efficiëntie van de vergadering ook niet. JT: Ik denk niet dat alle besturen met de volledige bezetting zullen komen. Het aantal personen is daardoor een stuk kleiner. Weth: Wat hebben wij eraan om met alle andere verenigingen te vergaderen?
9
PD:
Wij hebben gemerkt dat het moeilijk is om met het volledige ESSF-bestuur met een SSV een verenigingsgesprek te hebben. Daarom is besloten om zo’n gesprek te laten plaatsvinden met meerdere SSV’s bij elkaar. Er kan nu bijvoorbeeld voor een structuur gekozen worden waarbij alleen bij het eerste gesprek de volledige bezetting van de SSV aanwezig is. Bij latere gesprekken is dat dan niet meer nodig. Bovendien is er tijdens de kaderdag gezegd dat SSV’s aan onderling contact behoefte hebben. Pusphaira: Wij vinden vijf keer per jaar zo’n bijeenkomst houden wel erg veel. PD: Je moet het zien als een service van de ESSF. In onderling overleg kunnen de gesprekken verminderd worden. THE Studs: Hoe denk je dat je van acht SSV’s het voltallige bestuur bijeen te kunnen laten komen op een bepaalde dag? RJ: Door dit tijdig te plannen. ISIS: Dit zijn inderdaad te veel mensen om mee te vergaderen. RJ: Dit geldt alleen voor de eerste vergadering. Tijdens deze eerste bijeenkomst wordt per ssv het verdere contact met de ESSF gepland, in acht nemend de wensen van iedere ssv die tijdens deze bijeenkomst ter sprake komen. PD: We zullen deze constructie door het nieuwe bestuur laten opstarten en we peilen in de toekomst hoe het gaat. Hajraa: De constitutieborrel heeft 819 euro gekost. Is dit niet een beetje duur? AS: Aangezien de drank gratis was en jullie hier uiteraard flink van geprofiteerd hebben, snap je wel waarom dit bedrag zo hoog is. Hajraa: Dus de uitdaging is om hier dit jaar overheen te gaan?! PD: We gaan nu over tot het stemmen voor een nieuw bestuur, middels handopsteking. • Wil iedere stemgerechtigde die vóór het kandidaat-bestuur, zoals het hier voor ons staat, stemt, nu één hand opsteken. • Wil iedere stemgerechtigde die tegen het kandidaat-bestuur, zoals het hier voor ons staat, stemt, nu één hand opsteken. • Wil iedere stemgerechtigde die zich onthoudt van stemming over het kandidaat-bestuur, zoals het hier voor ons staat, nu één hand opsteken. Er zijn 19 stemmen voor, 0 tegen en 0 stemgerechtigden onthouden zich van stemmen. Het kandidaat-bestuur is dus gekozen tot bestuur van de ESSF voor het bestuursjaar 2004/2005. 8 WVTTK 1 Geen WVTTK aangedragen. 9 Rondvraag 1 PD: Voor de rondvraag zal ik vooraan beginnen en zo per rij naar achter gaan. PL:
PD: PL: PD:
Aangezien er geen licentiepasjes worden verstrekt aan de BHVers is het nu dus niet mogelijk om op een niet-TU/e instantie te BHVen. Is er niet een mogelijkheid waarbij ik toch elders kan BHVen? Hoe dat in zijn werk gaat, weet ik eigenlijk niet. De TU/e kiest voor deze constructie, omdat studenten maar kort BHVer zijn. Ze willen geen geld in licentiepasjes steken. Het is volgens mij niet opgezet om maar voor één jaar maar BHVer te zijn. Ik vind het jammer dat de situatie zo is. Ik zal aan mijn opvolger vragen om dit probleem aan te pakken.
10
PL: JvM:
Hoe gaat het nieuwe sportmagazine heten? De naam van het sportmagazine wordt: “Goud”.
Asklepia: Hoe worden de functies van het kandidaatsbestuur vastgesteld? PD: Dit gaat in goed onderling overleg. In het geval waarbij twee kandidaats bestuursleden dezelfde functie ambiëren wordt m.b.v. de hulp van het oude bestuur een verdeling gemaakt. Asklepia: En waarom hebben jullie iedere keer een vrouw als voorzitter? PD: Dit is denk ik puur toeval. Pusphaira: Komt er nog een nieuwe BHV-cursus? PD: In het voorjaar zal er waarschijnlijk weer een nieuwe BHV-cursus komen. In december wordt gepeild of er animo voor is. Bij genoeg animo zal er een nieuwe cursus komen. Pusphaira: En komt er nog een sociale hygiëne cursus? Weten jullie hier iets van? PD: Dit wordt waarschijnlijk geregeld via het SSC. Pusphaira: Wij hebben een team genomineerd voor de sportverkiezingen. We hebben echter geen beschikking over een foto van dit team. PD: We kijken wel wat we daar mee doen. Nayade: Komt er in de toekomst een kascontrole commissie? PD: Deze zal later in de vergadering worden aangesteld. 10 Bestuurswisseling PD bedankt de mensen waarmee de ESSF het afgelopen jaar heeft samengewerkt. Verder bedankt PD haar medebestuurders met een persoonlijk woordje. Daarna gaat PD verder met het dechargeren. PD:
Bij de volgende hamerslag dechargeer ik Joost van Montfort als PR- en Sponsoringcommissaris van de ESSF en wil ik hem bedanken voor zijn verrichtingen. Bij de volgende hamerslag dechargeer ik Anthal Smits als penningmeester van de ESSF en wil ik hem bedanken voor zijn verrichtingen. Bij de volgende hamerslag dechargeer ik Ramon Pikaart als secretaris van de ESSF en wil ik hem bedanken voor zijn verrichtingen. Bij de volgende hamerslag dechargeer ik Judith Schenk als vice-voorzitter van de ESSF en wil ik haar bedanken voor haar verrichtingen.
PD+AvS: Bij de volgende hamerslag dechargeer ik mijzelf, Petra Dijkman, als voorzitter van de ESSF en installeer ik Anneke van Sonsbeek als voorzitter van de ESSF. AvS: Bij deze installeer ik Joost Tonnaer als vice-voorzitter van de ESSF. AvS: Bij deze installeer ik Bart Brouwers als secretaris van de ESSF. AvS: Bij deze installeer ik Rob Jansen als penningmeester van de ESSF. AvS: Bij deze installeer ik Ellen te Kaat als commissaris externe betrekkingen van de ESSF. AvS gaat verder met het dechargeren van de oude Raad van Advies (RvA) en het installeren van een nieuwe RvA en de eerste kascontrole commissie.
11
AvS:
AvS:
Bij deze wil ik de oude RvA, bestaande uit Renate Griffioen, Ken van Hasselt, Peter Lipsch en Sonja van Grimbergen dechargeren en bedanken voor hun verrichtingen. Stefan Braken zal in de RvA blijven zitten. Bij deze wil ik Petra Dijkman, Judith Schenk, Ramon Pikaart, Anthal Smits en Joost van Montfort installeren als RvA. De RvA bestaat nu dus uit Petra Dijkman, Judith Schenk, Ramon Pikaart, Anthal Smits, Joost van Montfort en Stefan Braken.
Avs:
Wanneer er geen bezwaren tegen zijn willen wij Anthal Smits en Sonja Grimbergen benoemen tot kascontrole commissie.
Avs:
Bij deze wil ik Anthal Smits en Sonja Grimbergen installeren als kascontrole commissie.
11 Mededelingen 2 8.1
Contributie De contributie zal weer 3 euro per vereniging gaan beslaan. Vergeet niet dit te betalen. Na 1 januari wordt het verhoogd naar 6 euro.
8.2 •
•
• •
•
•
•
Aankomende evenementen Marathon: Op 10 oktober is de hele en halve marathon van Eindhoven. (TU/e) Studenten kunnen zich nog t/m maandag 20 september via de ESSF inschrijven, dit betekend gratis deelname, alleen een borg van 10 euro, die je terugkrijgt als je de chip inlevert. Sportverkiezingen: Deze vindt plaats op 21 oktober 2004; het is nog één dag mogelijk om je favoriete sportman, sportvrouw en sportteam van het jaar 2003-2004 te nomineren. De nominatie sluit op 10 september 2004. De nominatie moet gepaard gaan met een stukje tekst (en een foto) waarin duidelijk wordt waarom de persoon de betreffende sporter nomineert. De persoon hoeft niet in het bezit te zijn van een sportkaart. LSSW: Van 20 t/m 23 december zal de van Lint Sportweek weer plaatsvinden. Nadere info hierover volgt. Wintersport: Dit jaar wordt er weer een wintersportvakantie georganiseerd. We vertrekken om 21 januari, je kunt je hiervoor inschrijven in oktober. Let wel even op, want voor sommige studies valt deze week in de tentamenperiode. Phileas: De gemeente Eindhoven organiseert 30 oktober de Phileas publieksdag, om hun nieuwe buslijn Phileas te promoten. Hiervoor zijn zij op zoek naar vrijwilligers die deze dag willen meehelpen. De gemeente is een grote sponsor van de Bata dus het is van belang dat wij ervoor zorgen dat er genoeg mensen zijn vanuit de Eindhovense studentensport. Dus vraag na bij jullie leden of er animo voor deze dag is. Of misschien willen jullie zelf wel een handje helpen. Brief promotiebeleid TU/e Binnenkort zullen alle SSV’s een brief vinden in hun postvakje over het promotiebeleid van de TU/e. Deze brief is voortgekomen uit het koepeloverleg tussen de voorzitters van de studentensport, de studieverenigingen, de studentenverenigingen, de cultuurverenigingen en de politieke partijen op de TU/e. Het promotiebeleid wordt als saai en grijs gezien en daar kan veel aan veranderen. We willen bereiken dat studenten ook trots kunnen zijn op de TU/e. De vraag aan jullie is om de brief te lezen en als jullie het eens zijn met de inhoud, de brief te ondertekenen en in het ESSF hok in te leveren. Zo hebben wij meer in handen om naar de TU/e toe te stappen. Constitutieborrel: Op 12 oktober houden we onze constitutieborrel. Jullie zijn van harte welkom vanaf 19.00u in het tennispaviljoen.
12
WVTTK 2 Geen WVTTK aangedragen 12 Rondvraag 2 Hajraa: Er is door het oude bestuur gezegd dat de regels met betrekking tot het ssc-busje later bekend worden. Moeten we dan denken aan bijv. december of komt dit in de komende weken? PD: De sponsoring voor het busje moet rond zijn. Er was beloofd dat dit voor september rond zou komen maar dit is blijkbaar niet gelukt. Wanneer dit wel lukt is niet duidelijk. Zo snel er meer duidelijk is wordt dit aan de verenigingen doorgegeven. Hajraa: Hoe voelt het nu daar achter de tafel? BB: De tafel voelt erg wiebelig. JT & AvS: het bevalt goed. RJ: ESSF: hoe voelt het daar in die stoel? Hajraa: Die zit ook erg lekker, in ieder geval veel succes. Attila: Kun je meer informatie over de Phileasdag geven. Ik kan je garanderen dat ik met alleen die informatie die ik nu heb nooit iemand vind. AvS: We zullen alle informatie hierover in de eerstvolgende nieuwsbrief rondsturen. Dit zal waarschijnlijk komende maandag gebeuren. Asklepia: Ik weet dat hier al veel over gezegd is maar ik zie niet hoe de indeling van de contactpersonen tot stand is gekomen. Zoals het nu is heb ik het gevoel dat de logica een beetje ontbreekt. Is het misschien mogelijk deze te wijzigen. Bijvoorbeeld alle verenigingen die op terrein noord zitten bij elkaar? AvS: Wanneer je concrete voorstellen hebt voor veranderingen kun je dit naar ons mailen. Wij zullen hier dan rekening mee proberen te houden. Panache: De posters en flyers waren het afgelopen jaar heel goed. Maar misschien dat dit helpt. Ik weet zeker dat onze leden op het verenigingsbord kijken. Kun je in het vervolg een paar posters en wat flyers in ons postvak leggen, dan brengen wij ze onder de aandacht van onze leden. Avs: Heel goed, bedankt voor het idee. We zullen dit in het vervolg wel doen. THE Studs: Een vraag aan de penningmeester, hoe veel zei je dat de post onvoorziene kosten was? Ik meen verstaan te hebben 5% en dat is het dus zeker niet. RJ: Ik zal eens kijken……Inderdaad het is minder dan 5%. Sorry, foutje, ik denk dat het gelukkig niet heel erg belangrijk is. Nayade: Er is in het verleden gepraat en er zijn ook afspraken gemaakt over het mogelijk uitbreiden van de openingsuren van het ESSF-aquarium. Heeft het nieuwe bestuur hier ook ideeën over? AvS: We hebben het hier wel over gehad. We zullen ons best doen om een paar inloop uurtjes op te zetten. RJ: Waarschijnlijk gebruiken we de eerste bijeenkomst met de verenigingen om te inventariseren wanneer we dit het beste kunnen doen. We komen hier zeker nog op terug.
13
Nayade: Nu er een afrekening en een begroting is, kunnen we gedurende het jaar ook tussentijdse verslagen verwachten? RJ: Dit is wel de bedoeling ja. Nayade: De tap is nu inmiddels aangesloten. Is het in de toekomst niet mogelijk dat er tijdens de ALV al bier is? AvS: Nee, er is na de ALV bier, niet tijdens. Dit zal ook in de toekomst zo blijven. 13 Sluiting AvS sluit de ALV van 9 september 2004 om 22:10 uur. Zij bedankt iedereen voor zijn of haar aanwezigheid.
14
