Jaarrekening & Jaarverslag 2012
Vastgesteld door het Algemeen Bestuur Voorzitter dhr. E. Roest
Datum 26-6-2013
Secretaris mw. I.M. van Zon
26-6-2013
2
Inhoudsopgave 1. Inleiding
5
2. Samenvatting resultaat
6
3. Jaarrekening 2012 3.1 Balans 3.2 Toelichting op de balans 3.3 Overzicht baten en lasten 3.4 Toelichting op de baten en lasten 3.5 Toelichting op de lopende investeringen/projecten 3.5.1 Investeringen/projecten Informatieplan 3.5.2 Overige lopende investeringen 3.5.3 Overige projecten
8 8 10 19 20 26 26 30 31
4. Jaarverslag 2012 4.1 Programma dienstverlening 4.1.1 Realisatie DVO’s 4.1.2 Publieke dienstverlening
32 32 32 34
5. Paragrafen 5.1 Bedrijfsvoering 5.1.1 Resultaatgebied Bestuur en financiën 5.1.2 Resultaatgebied Klanten en partners 5.1.3 Resultaatgebied Medewerkers 5.1.4 Resultaatgebied Maatschappij 5.2 Weerstandsvermogen 5.3 Onderhoud kapitaalgoederen 5.4 Financiering 5.5 Lokale heffingen 5.6 Verbonden partijen 5.7 Grondbeleid
35 35 36 37 39 40 41 44 45 46 46 46
6. Controleverklaring
47
7. Vaststellingsbesluit
49
BIJLAGEN A. Overzicht kredieten per 31 december 2012 B. Staat van reserves en voorzieningen
50 50 51
3
4
1. Inleiding Deze jaarrekening en jaarverslag geeft een weergave van de resultaten van de BEL Combinatie over het jaar 2012. De jaarrekening/jaarverslag is opgezet in zeven hoofdstukken. Na deze inleiding volgt een samenvatting in hoofdstuk 2 en een uitgebreide financiële rapportage in hoofdstuk 3. Hoofdstuk 4 geeft de realisatie op het gebied van de DVO’s weer. In het 5e hoofdstuk wordt onder andere een overzicht gegeven van de resultaten op vier gebieden van het INK-Kwaliteitsmodel dat de BEL Combinatie hanteert voor haar bedrijfsvoering: bestuur en financiers, klanten en partners, medewerkers en maatschappij. Na de accountantscontrole wordt de verklaring toegevoegd in hoofdstuk 6 en hoofdstuk 7 is het vaststellingsbesluit. Het Algemeen Bestuur van de Gemeenschappelijke Regeling BEL stelt de jaarrekening vast. De colleges van B&W leggen het vervolgens voor aan de gemeenteraden voor het indienen van zienswijzen. BEL samenwerking: focus op stabiliteit Waar in 2011 de bestuurskrachtmeting centraal stond, was 2012 een overgangsjaar naar stabiliteit van de werkorganisatie. In februari trad een nieuwe directeur aan, die een aantal centrale thema’s voor 2012 meekreeg. Dit waren de Sunrise Review (combineren van bezuinigen en kwaliteitsimpuls, 4 uitwerkingsvarianten), onderzoek naar de werkrelatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer (OG/ON) en de besturing van de organisatie, het aanpassen van de gemeenschappelijke regeling en het uitfaseren van interim-management. Om de organisatie focus naar stabiliteit te geven werd het HRM-beleid verdiept, met als oogmerk een vitale, stabiele organisatie te creëren. De identiteit van de BEL Combinatie werd beschreven en de kernwaarden die behoren bij deze identiteit werden vastgelegd. Daarnaast werd de relatie gelegd naar het ontzorgen van bestuur en inwoners (incl. lokale ondernemingen en maatschappelijke instellingen), waarbij de vraag wat het bestuur en inwoners er beter van worden, permanent gesteld dient te worden. HRM beleid: BEL Academie, verbetering werving & selectie Om op een doeltreffende manier om te gaan met de beschikbare middelen heeft de BEL Combinatie de BEL Academie opgericht. Daarbinnen wordt vormgegeven aan de verdere ontwikkeling van vakmanschap en invulling van de vier kernwaarden (competenties), te weten Publiek ondernemerschap, Professionaliteit, Openheid en Samenwerking. Daarnaast staat de BEL Academie voor samenwerking en is het een motor voor creativiteit en doorontwikkeling van de organisatie. Dit om opgewassen te zijn tegen de uitdagingen van de toekomst. Nevendoel is het bieden van aantrekkelijk en onderscheidend werkgeverschap, zodat de BEL Combinatie in staat blijft om als kleine organisatie talent binnen te halen. Een ander voortvloeisel uit het vernieuwde HRM-beleid is dat de wijze van werving en selectie bij de BEL Combinatie verbeterd is. De selectie bij de poort is aanzienlijk verzwaard, aangezien de ervaringen van de voorliggende jaren hebben uitgewezen dat het werken bij de BEL Combinatie andere competenties vereist dan het werken in een gemiddelde gemeente. Sunrise Review en afvloeiing en ontwikkeling van personeel De Sunrise Review behelsde de combinatie van bezuinigingen en kwaliteitsverbetering. Door meer te bezuinigen werden middelen gegenereerd om op strategie te investeren. De Sunrise ging over 4 scenario's voor bezuiniging. Scenario 1 (‘pragmatische insteek’) en 2 (‘smaller en dieper’) zijn gerealiseerd (waarmee een bedrag van € 200.000 inzake de bezuinigingstaakstelling is gerealiseerd). De investering op strategische formatie vindt plaats in 2013 en is gedekt door bezuiniging op formatie bij management en staf en door een keuze te maken binnen de niet wettelijke taken. Varianten 3 (‘Digitaal is de toekomst’) en 4 (‘Samenwerken en specialisatie’) van de Sunrise Review zullen in 2013 e.v. worden uitgewerkt. Daarnaast is er in 2012 een voorstel aan de raden gedaan voor een eenmalige impuls voor afvloeiing van voormalig personeel; onderdeel hiervan is een structurele bezuiniging van € 150.000. In totaal bedraagt de formatiereductie als gevolg van deze maatregelen structureel 5,8 fte.
5
Bedrijfsvoering: A3-cirkel is rond De financiële besturing van de organisatie vindt plaats via de Planning & Control-cyclus. De beleidsmatige besturing van de bedrijfsvoering vindt plaats door het zgn. A3-jaarplan dat goedgekeurd wordt door het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie. Belangrijke kwaliteitsimpuls in 2012 was dat, naast de directeur, het management per afdeling een A3-jaarplan maakte waarin zij aangaven hoe de organisatiedoelstellingen gerealiseerd zouden worden. Waarop vervolgens de medewerker in zijn/haar werk- en ontwikkelplan aandacht besteedt aan de afgesproken doelrealisatie. En daarmee is de cirkel rond en zijn organisatiedoelstelling verbonden aan het functioneren, ontwikkelen en leren van de leiding en de medewerkers. Meer over de in 2012 bereikte resultaten inzake de bedrijfsvoering wordt verklaard in hoofdstuk 5.1 Paragraaf Bedrijfsvoering.
2. Samenvatting resultaat Saldo 2012 De BEL Combinatie is in 2012 gestart met een vastgestelde begroting op hoofdlijnen met een totaal lasten- en batenbudget van € 24.312.496. In de loop van 2012 is een aantal begrotingswijzigingen doorgevoerd inzake: de (herziene) DVO urenplanningen 20121; begrotingswijzigingen 2011 met structureel karakter. Over het jaar 2012 resulteert een negatief resultaat (na bestemming) van circa -/- € 3.000. Onderstaand volgt op hoofdlijnen een analyse van het saldo (saldi zijn de afwijkingen ten opzichte van de begroting 2012, -/- is nadelig): Lasten Salarislasten eigen personeel Rente en afschrijvingen Inhuur personeel van derden Goederen en diensten Dotatie voorzieningen Saldo lasten
€ 375.000 € 80.000 € 1.075.000 -/€ 123.000 -/€ 97.000 -/€ 840.000 -/-
Baten Vergoeding voor personeel Huren en pachten Goederen en diensten Verrekening uren gemeenten Inkomensoverdrachten Investeringsbijdragen Diversen Saldo baten
€ 1.245.000 € 3.000 € 364.000 € 182.000 -/€ 34.000 -/€ 243.000 € 12.000 € 1.651.000 +/+
Saldo voor bestemming
€
811.000 +/+
Mutaties reserves
€
814.000 -/-
Saldo na bestemming
€
3.000 -/-
1
Begin 2012 is de vastgestelde DVO 2012 in de begroting 2012 verwerkt. In de loop van 2012 is sprake geweest van een tussentijdse DVO-aanpassing, ook deze heeft geresulteerd in een begrotingswijziging
6
Doorwerking structurele effecten jaarrekening 2012 De afwijkingen tussen de begroting 2012 en de jaarrekening 2012 die een structureel karakter hebben zullen worden betrokken bij de 1e begrotingswijziging 2013. De 1e begrotingswijziging 2013 vormt de basis voor de kadernota 2014. Verwerking van het rekeningsaldo Voor de verwerking van het saldo wordt het volgende voorstel gedaan aan het Algemeen Bestuur: Nadelig saldo 2012
-/- € 3.405
Voorstel resultaat 2012: Onttrekking aan Algemene bedrijfsreserve
€ 3.405 € 3.405 0
Enkele hoofdlijnen: De realisatie van de Dienstverleningsovereenkomst (DVO) 2012 is op totaalniveau ca. 2% achtergebleven ten opzichte van de begroting. Er zijn minder productieve uren geleverd aan de gemeenten, met voor de BEL Combinatie als (financieel) gevolg dat wat betreft de gerealiseerde opbrengst inzake de DVO sprake is van een nadelig resultaat. De (financiële) sturing op basis van maand- en kwartaalrapportages is versterkt en effectief gebleken. Tijdig werden overschrijdingen geconstateerd zoals die op de personeelsbudgetten. De hogere indexering salarislasten is aanvullend bij de gemeenten in rekening gebracht. Ter dekking van de overschrijding op de personeelsbegroting, te weten het saldo van meer inhuur en outplacement en minder loonkosten door vacatures, hebben de drie gemeenteraden eind 2012 ingestemd met het aan de BEL Combinatie beschikbaar stellen van een eenmalige bijdrage van in totaal ruim € 1,1 miljoen. Van dit bedrag wordt circa de helft ingezet ter dekking van in 2012 gedane uitgaven. De overige helft wordt gereserveerd voor toekomstige verplichtingen op bovengenoemde terreinen. In het management zijn eind 2011 enkele wisselingen geweest waardoor inhuur noodzakelijk was. In het tweede halfjaar van 2012 zijn drie nieuwe afdelingsmanagers in dienst getreden waardoor op dit punt meer stabiliteit is gecreëerd.
7
3. Jaarrekening 2012 3.1 Balans Activa
2011
2012
19.262.314
19.343.873
19.262.314
19.343.873
103.585
104.899
601.434
3.956.307
3.969 23.053 628.456
447 9.043 4.070.696
5.461.234
1.220.227
188.494
487.656
6.381.769
5.778.580
25.644.083
25.122.453
Vaste activa Materiële vaste activa Investeringen met economisch nut Totaal vaste activa Vlottende activa Vooruitbetalingen Uitzettingen met een rentetypische looptijd < 1 jaar Vorderingen op openbare lichamen Rekening-courant verhouding met niet financiële instellingen Overige vorderingen Liquide middelen Kas-, bank- en girosaldi Overlopende activa Totaal vlottende activa Totaal activa
8
Passiva
2011
2012
152.556 1.910.068 265.985 2.328.609
247.541 2.342.984 -1.064 2.589.461
103.809 249.134 4.000 5.000 361.943
97.000 115.954 321.635 8.000 5.000 296 547.884
19.875.000
18.900.000
22.565.552
22.037.345
2.186.809
2.667.733
891.722
417.375
3.078.531
3.085.108
25.644.083
25.122.453
Vaste passiva Eigen vermogen Algemene bedrijfsreserve Overige Bestemmingsreserves Rekeningresultaat na bestemming Voorzieningen Voorziening afvloeiing en ontwikkeling pers. Voorziening gemeentewerf Voorziening BEL kantoor Voorziening Wijkpost Bijvanck Voorziening FPU Voorziening IZA Vaste schulden met een rentetypische looptijd gelijk of langer dan 1 jaar BNG Totaal vaste passiva Vlottende passiva Netto vlottende schulden met een rentetypische looptijd < 1 jaar Overige schulden Overlopende passiva Totaal vlottende passiva Totaal passiva
9
3.2 Toelichting op de balans Waarderingsgrondslagen algemeen De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling. Het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV) is van kracht. Voor zover niet anders vermeld zijn activa en passiva gewaardeerd tegen nominale waarde. Waarderingsgrondslagen activa Materiële vaste activa De materiële vaste activa zijn gewaardeerd tegen verkrijgingprijs verminderd met de afschrijvingen. Afschrijving vindt plaats op basis van de verwachte levensduur volgens de lineaire methode. Op grond wordt niet afgeschreven. De materiële vaste activa worden lineair afgeschreven in maximaal: a. b. c. d. e.
f. g. h. i. j. k.
50 jaar: gemeentehuis; 40 jaar: kantoren en bedrijfsgebouwen; 25 jaar: renovatie kantoren en bedrijfsgebouwen; 15 jaar: technische installaties in bedrijfsgebouwen; sneeuwploegen; aanhangwagens; trekkers; 10 jaar: veiligheidsvoorzieningen bedrijfsgebouwen; telefooninstallaties; kantoormeubilair; aanleg tijdelijke terreinwerken; nieuwbouw tijdelijke bedrijfsgebouwen en kantoren; 10 jaar: zware transportmiddelen\voertuigen; opzetstrooiers; 8 jaar: lichtere transportmiddelen\voertuigen; 7 jaar: veegmachines; 6 jaar: grasmaaiers; 5 jaar: motorvaartuigen, personenauto’s; automatiseringsapparatuur; schuiten; op gronden en terreinen wordt niet afgeschreven.
Vlottende activa De vorderingen en liquide middelen worden gewaardeerd tegen de nominale waarde. Waarderingsgrondslagen passiva Eigen vermogen Voor zover gelden nodig zijn voor een specifiek doel zijn deze opgenomen in een bestemmingsreserve. De algemene bedrijfsreserve vormt het financieel weerstandsvermogen voor het opvangen van financiële risico’s en onvoorziene ontwikkelingen in de bedrijfsvoering. Voorzieningen Onder de voorzieningen zijn opgenomen de op het moment van opstellen van de jaarrekening voorzienbare verplichtingen, verliezen en/of risico’s, voor zover de omvang hiervan redelijkerwijs is in te schatten. Daarnaast zijn er voorzieningen ter egalisatie van de onderhoudskosten aan gebouwen. Langlopende schulden Onder langlopende schulden zijn begrepen schulden met een oorspronkelijke looptijd van een jaar en langer. Vlottende passiva Schulden met een looptijd van korter dan een jaar maken deel uit van de vlottende passiva. Resultaatbepaling De lasten en baten worden toegerekend aan het jaar waarop ze betrekking hebben. Alle lasten en baten die betrekking hebben op het boekjaar en ten tijde van het opstellen van de jaarrekening bekend zijn, worden in het betreffende verslagjaar verwerkt. Verliezen worden genomen op het moment dat deze bekend zijn. Baten worden genomen als deze als gerealiseerd kunnen worden beschouwd.
10
Activa Vaste activa De BEL Combinatie heeft alleen investeringen met economisch nut. Investeringen met maatschappelijk nut komen op dit moment niet voor in de administratie van de BEL Combinatie. De specificatie van de materiële vaste activa luidt als volgt: 31-12-2011
31-12-2012
1.973.329
1.973.329
14.563.293
14.227.612
A
Gronden en terreinen
B
Bedrijfsgebouwen
C
Vervoermiddelen
100.559
264.853
D
Machines, apparaten en installaties
209.366
108.564
E
Overige materiële activa
2.415.768
2.769.516
19.262.315
19.343.873
Totaal
Het verloop van de vaste activa kan als volgt worden weergegeven: Boekwaarde
Investeringen
31-12-2011
2012
Afschrijvingen Vermindering 2012
2012
Boekwaarde 31-12-2012
A
1.973.329
0
0
0
1.973.329
B
14.563.293
11.776
347.457
0
14.227.612
C
100.559
196.407
32.113
0
264.853
D
209.366
0
100.802
0
108.564
E
2.415.768
943.074
564.326
25.000
2.769.516
19.262.315
1.151.257
1.044.699
25.000
19.343.873
Voor een nadere toelichting op de investeringen wordt verwezen naar 3.5 (‘toelichting op de lopende investeringen/projecten’).
11
Vlottende activa Vooruitbetalingen In 2012 is voor een bedrag van € 104.899 aan kosten betaald die betrekking hebben op het boekjaar 2013. Het betreft in hoofdzaak softwarelicenties en een aantal andere contracten die jaaroverschrijdend zijn. Uitzettingen met een rentetypische looptijd korter dan één jaar. Het saldo van de vorderingen per 31 december 2012 ad € 4.070.696 bestaat voor het overgrote deel uit vorderingen op de BEL-gemeenten. De vordering bestaat voor iets meer dan € 2,7 miljoen uit facturen die betrekking hebben op geleverde DVO-uren. Daarnaast is er incidenteel iets meer dan € 1,1 miljoen in rekening gebracht aan de gemeenten voor afvloeiing en investering van personeel. Het restant heeft betrekking op relatief kleinere verrekeningen tussen de BEL Combinatie en de gemeenten. Het saldo van de overige vorderingen en de aard van de debiteuren geeft geen aanleiding om een voorziening “dubieuze debiteuren” te vormen. Liquide middelen Er staat een bedrag van circa € 1,2 miljoen op de bankrekeningen van de BEL Combinatie. Overlopende activa Het saldo van de overlopende activa bedraagt op 31 december 2012 € 487.656 Dit saldo bestaat uit de volgende posten: Waarborgsommen Burgerzaken Nog te ontvangen bedragen Sociale premies Voorraad eigen verklaringen burgerzaken Overig Totaal
€ 14.765 € 10.334 € 435.294 € 9.992 € 3.299 € 13.972 € 487.656
12
Passiva Vaste passiva Algemene bedrijfsreserve Het saldo van de Algemene bedrijfsreserve bedraagt per 31-12-2012 € 247.541. Overzicht verloop Algemene bedrijfsreserve: Saldo algemene bedrijfsreserve 1-1-2012 Onttrekking in 2012 Toevoeging in 2012 (resultaat 2011) Saldo algemene bedrijfsreserve 31-12-2012
€ 152.556 € 171.000 € 265.985 € 247.541
Van het rekeningresultaat 2011 ad € 265.985 is € 176.450 overgeheveld naar onderstaande posten: - budget Outsourcing ICT 2011 - budget Precario onderzoek - budget BEL zwembad onderzoek - budget traject Functiewaardering Totaal
€ 98.937 € 5.356 € 31.790 € 40.367 € 176.450
Het restant van het rekeningresultaat 2011 ad € 89.535 is als volgt bestemd: - reservering persoonsgebonden budget - reservering upgrade Pepperflow - reservering knelpunten werkplekken BEL kantoor Totaal
€ € € €
43.000 25.000 21.535 89.535
Het rekeningresultaat 2011 ad € 265.985 is in eerste instantie gestort in de Algemene bedrijfs reserve. Op bovenstaande budgetten is in 2012 in totaal € 171.000 uitgegeven, dit bedrag is derhalve onttrokken aan de Algemene bedrijfsreserve. Het saldo van bovengenoemde bedragen van bijna € 95.000 blijft vooralsnog in de Algemene bedrijfsreserve, met uitzondering van een bedrag van € 34.100 dat in 2013 zal worden onttrokken ten behoeve van nog te verrichten uitgaven inzake de projecten Outsourcing ICT en onderzoek BEL zwembad. De overige projecten zijn afgerond. Recapitulatie: Toevoeging rekeningresultaat 2011 aan Algemene bedrijfsreserve Uitgaven 2012 inzake diverse projecten (zie boven, onttrokken aan reserve) Restant in Algemene Bedrijfs Reserve per 31-12-2012 Onttrekking 2013 Algemene bedrijfsreserve inzake zwembad en Outsourcing Deel resultaat 2011 waarop geen claims meer rusten (blijft in Alg. bedrijfsres.)
13
€ 265.985 € 171.000 -/€ 94.985 € 34.100 -/€ 60.885
Overige bestemmingsreserves Per 31-12-2012 bedraagt het totaal van de bestemmingsreserves € 2.342.984. Deze is als volgt gespecificeerd: Bestemmingsreserve hogere inschaling Een aantal medewerkers van de BEL Combinatie is hoger ingeschaald dan op basis van het functieboek van de BEL Combinatie. Deze hogere inschaling is meegenomen vanuit de vroegere organisaties. Door de gemeenten waaruit deze medewerkers komen is bij de oprichting van de BEL Combinatie in één keer een bedrag beschikbaar gesteld, waaruit de meerkosten gedurende een periode van zeven jaar zullen worden onttrokken. Inmiddels is vier jaar verstreken, na afloop van bovengenoemde zeven jaar komen de extra lasten als gevolg van hogere inschaling ten laste van de exploitatie. Overzicht verloop bestemmingsreserve hogere inschaling: Saldo 1-1-2012 Onttrekking 2012 Toevoeging 2012 Saldo 31-12-2012
€ 507.084 € 188.461 € 0 € 318.623
Bestemmingsreserve dekking kapitaallasten informatieplan Voor het informatieplan automatisering is een reserve voor de dekking van de kapitaallasten in het leven geroepen. In deze reserve worden de ontvangen investeringsbijdragen van de gemeenten gestort. Onttrekking vindt plaats om de kapitaallasten van de investeringen te dekken. Het informatieplan loopt van 2010 t/m 2012 en over die periode is totaal voor € 2,1 miljoen aan investeringen voorzien. Overzicht verloop bestemmingsreserve dekking kapitaallasten informatieplan: Saldo 1-1-2012 Onttrekking 2012 Toevoeging 2012 Saldo 31-12-2012
€ 1.402.983 € 121.381 € 242.760 € 1.524.362
Bestemmingsreserve afvloeiing en ontwikkeling personeel Overzicht verloop bestemmingsreserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel: Saldo 1-1-2012 Onttrekking 2012 Toevoeging 2012 Saldo 31-12-2012
€ 0 € 0 € 500.000 € 500.000
De BEL Combinatie heeft per saldo van de drie gemeenten een eenmalige bijdrage van € 1.126.000 ontvangen voor (toekomstige) afvloeiing van en ontwikkeling in personeel. Van dit bedrag is € 500.000 bestemd voor toekomstige uitgaven op dit vlak, waar op dit moment nog geen concrete verplichting tegenover staat. Een en ander zal in 2013 worden geconcretiseerd. Dit bedrag wordt derhalve gestort in de nieuwe reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel.
14
Voorzieningen Per 31-12-2012 is sprake van onderstaande voorzieningen: Voorziening afvloeiing en ontwikkeling personeel Van de totale bijdrage van de drie gemeenten in het kader van afvloeiing en ontwikkeling personeel ad € 1.126.000, is een bedrag van € 97.000 bestemd voor toekomstige (reeds aangegane) verplichtingen inzake afvloeiing van personeel (o.a. ww-verplichtingen). Dit bedrag wordt gedoteerd in de nieuwe voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel. Overzicht verloop voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel : Saldo voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel 1-1-2012 Onttrekking 2012 Dotatie 2012 Saldo voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel 31-12-2012
€ 0 € 0 € 97.000 € 97.000
Voorziening onderhoud gemeentewerf Voor het onderhoud van de gemeentewerf is een onderhoudsvoorziening gevormd. Overzicht verloop voorziening onderhoud gemeentewerf: Saldo voorziening onderhoud gemeentewerf 1-1-2012 Onttrekking 2012 Dotatie 2012 Saldo voorziening onderhoud gemeentewerf 31-12-2012
€ 103.809 € 10.355 € 22.500 € 115.954
Voorziening onderhoud BEL kantoor Voor het onderhoud van het BEL kantoor is een onderhoudsvoorziening gevormd. Overzicht verloop voorziening onderhoud BEL kantoor: Saldo voorziening onderhoud BEL kantoor 1-1-2012 Onttrekking 2012 Dotatie 2012 Saldo voorziening onderhoud BEL kantoor 31-12-2012
€ 249.134 € 0 € 72.500 € 321.634
Het BEL kantoor is nog zo goed als nieuw, voor de eerste jaren zijn derhalve nog geen grote onttrekkingen voor cyclisch onderhoud voorzien.
15
Voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck Voor het onderhoud van de wijkpost Bijvanck is een onderhoudsvoorziening gevormd. Overzicht verloop voorziening onderhoud wijkpost Bijvanck: Saldo voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck 1-1-2012 Onttrekking 2012 Dotatie 2012 Saldo voorziening onderhoud Wijkpost Bijvanck 31-12-2012
€ € € €
4.000 0 4.000 8.000
€ € € €
5.000 0 0 5.000
Voorziening FPU Inzake de FPU regeling wordt een voorziening gehanteerd. Overzicht verloop voorziening FPU: Saldo voorziening FPU 1-1-2012 Onttrekking 2012 Dotatie 2012 Saldo voorziening FPU 31-12-2012
Conform afspraak komen de kosten van de FPU-verplichtingen naar rato van het dienstverband ten laste van de BEL Combinatie en de betreffende gemeente. Hiervoor is een voorziening gecreëerd. Op basis van de laatste inzichten bleken mutaties in 2012 niet noodzakelijk.
Vaste schulden met een rentetypische looptijd gelijk of langer dan 1 jaar De schulden bestaan uit drie leningen die zijn verstrekt door de BNG. Lening 40.103044, duur 40 jaar Lening 40.103347, duur 10 jaar Lening 40.104398, duur 10 jaar Totaal
€ € € €
15.300.000 1.500.000 2.100.000 18.900.000
Vlottende passiva Overige schulden De overige schulden ad € 2.667.733 bestaan voor een miljoen uit een kasgeldlening en voor € 1.667.733 uit crediteuren per 31 december 2012. Het betreft hier facturen over prestaties die verricht zijn in 2012 en die betaald worden in 2013. Het crediteurenbedrag bestaat voornamelijk uit omzetbelasting vierde kwartaal 2012 (€ 625.000), sociale premies (€ 419.000) en afdracht pensioenpremie (€ 111.000).
16
Overlopende passiva Het saldo van de overlopende passiva bedraagt op 31 december 2012 € 417.375 Dit saldo bestaat uit de volgende posten: Nog te betalen bedragen Rekenkamercommissie Afkoopsom vakantiedagen & -geld Overige Totaal
-/-
€ 291.501 € 30.769 € 95.545 € 440 € 417.375
Toelichting op de overlopende passiva: Nog te betalen bedragen Bij het afsluiten van de administratie waren nog niet alle facturen die betrekking hebben op 2012 ontvangen. De prestaties zijn wel in 2012 verricht. Via ‘nog te betalen’ zijn de bedragen wel in de jaarrekening 2012 opgenomen. Het betreft hier hoofdzakelijk rente (€ 237.000), gas en inhuur. Rekenkamercommissie De rekenkamercommissie heeft een rekening courant verhouding met de BEL. Op de grootboekrekening komen de bijdragen van de gemeenten binnen en vinden ook de betalingen plaats van de uitgaven van de rekenkamer. Verloop afkoopsom vakantiedagen & -geld Saldo 1 januari 2012 Vrijval 2012 Saldo 31 december 2012
€ 172.102 € 76.557 € 95.545
De afkoopsom vakantiedagen & -geld bestaat uit twee onderdelen; circa 30% van het gereserveerde bedrag houdt verband met medewerkers die (t.z.t.) in aanmerking komen voor de FPU-regeling. Het restant (circa 70%) bestaat uit verlofuren (groter dan twee weken) van het overig personeel. Per eind 2012 bleek het op dat moment gereserveerde bedrag ruim € 76.000 hoger dan de per 3112-2012 in totaliteit bestaande verplichting jegens het eigen personeel; dit bedrag kan derhalve per eind 2012 vrijvallen. Een belangrijke reden voor de vrijval is gelegen in het feit dat actief wordt gestuurd op het afbouwen van bij bepaalde medewerkers aanwezige ‘stuwmeren’ verlof. Of het nog gereserveerde bedrag ook daadwerkelijk wordt betaald, hangt af van de mate waarin de werknemers hun verlof opmaken c.q. uit laten keren in geld.
17
Niet uit de balans blijkende verplichtingen Bij de BEL Combinatie zijn de nodige contracten afgesloten voor allerhande werkzaamheden, hieronder staan de belangrijkste (financieel): Diverse licenties, grootste partijen hierbij zijn Pink Roccade (circa € 240.000) en Dimpact (circa € 135.000). Beheer AS 400; betreft een contract voor 1 jaar met Dutch Delta Group; jaarlijkse verplichting bedraagt € 95.000. Printers/kopieermachines; hiervoor zijn diverse contracten afgesloten per printer/copier; de jaarlijkse verplichting bedraagt ca. € 100.000. Voor 2013 wordt hier een bezuiniging op gerealiseerd en zal de contractwaarde dalen naar € 70.000. Schoonmaakovereenkomst met Tomin groep tot 2013, jaarlijkse verplichting € 70.000 voor schoonmaken kantoor. Voor technische installaties is er een full service contract afgesloten met Envo voor een jaar, de jaarlijkse verplichting bedraagt € 70.000. Huur koffieautomaten; betreft een contract voor 5 jaar (ingang 2009); de jaarlijkse verplichting (inclusief ingrediënten) bedraagt € 30.000. Er worden vijf auto’s geleased ten behoeve van de bodes en de handhaving. Jaarlijks wordt hier in totaal circa € 20.000 voor betaald (inclusief brandstof). Verder zijn er contracten die stilzwijgend doorlopen inzake energie, telefonie en licenties software. Wopt De BEL Combinatie voldoet aan de Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens (Wopt), hetgeen wil zeggen dat geen enkele medewerker van de BEL Combinatie in 2012 meer inkomen heeft ontvangen dan de zogeheten Balkenendenorm.
18
3.3 Overzicht baten en lasten BEL Combinatie 2012
Cat.
Omschrijving
Realisatie
Primair begroot
Begroot (na wijz.)
Realisatie
2011
2012
2012
2012
Lasten
(boekwerk)
1.0
Salarissen
9.990.798
10.313.398
10.414.897
10.039.630
2.0
Rente en afschrijvingen
2.072.989
2.005.318
2.005.318
1.925.753
3.0
Personeel van derden
1.507.366
550.000
608.500
1.683.779
3.1
Energie
120.896
0
165.000
172.577
3.3
Duurzame goederen
39.324
0
17.500
22.351
3.4
Goederen en diensten
3.014.792
3.218.575
3.232.258
3.343.069
6.0
Dotatie voorzieningen
104.000
125.200
99.000
196.000
6.2
Doorb. (hulp)kostenplaatsen
7.778.618
8.100.005
7.651.226
7.651.226
24.628.783
24.312.496
24.193.699
25.034.385
0
0
0
0
Totaal Lasten Baten 1.0
Salarissen
2.1
Ontvangen rente
5.997
0
0
2.816
3.0
Vergoeding voor personeel
246.244
0
21.600
1.266.240
3.2
Huren en pachten
131.714
120.000
120.000
122.502
3.3
Duurzame goederen
3.520
0
0
9.475
3.4
Goederen en diensten
934.260
194.100
214.500
578.739
3.4
Verrekeningen gemeenten
15.532.367
15.153.867
15.172.066
14.989.684
4.2
Inkomensoverdrachten
76.313
463.150
463.150
429.455
4.3
Investeringsbijdragen
657.029
0
0
242.760
6.2
Doorb. (hulp)kostenplaatsen Totaal Baten Resultaat voor bestemming Mutatie reserves Resultaat na bestemming
7.778.618
8.100.005
7.651.226
7.651.226
25.366.062
24.031.122
23.642.542
25.292.897
737.279
-281.374
-551.157
258.512
-471.294
281.374
551.157
-261.917
265.985
0
0
-3.405
19
3.4 Toelichting op de baten en lasten Lasten Het beschikbare budget voor personeelslasten 2012 is gebaseerd op een formatieomvang van ca 177 fte in eigen dienst. Ultimo 2012 is het aantal fte in vaste dienst lager dan de begrote formatie en is derhalve nog sprake van een aantal vacatures. Er is sprake van flexibiliteit in de formatie in verband met tijdelijke aanstellingen. Daarnaast is gedurende het gehele jaar sprake geweest van inhuur van extern personeel in verband met ziektevervanging en openstaande vacatures. Zie voor meer informatie paragraaf Bedrijfsvoering, resultaatgebied medewerkers (5.1.3). Salarislasten eigen personeel (voordelig € 375.000) Het beschikbare budget voor personeel in eigen dienst bedraagt in totaal € 10.415.000. De werkelijke lasten bedragen € 10.040.000. De onderschrijding op de salarisbudgetten voor eigen personeel wordt met name veroorzaakt doordat gedurende het jaar sprake is geweest van een fors aantal openstaande vacatures. Op basis van de gedurende het jaar aanwezige vacatureruimte had overigens sprake moeten zijn van een groter voordeel dan € 375.000. Onder de salarislasten zijn echter ook de lasten inzake outplacement van personeel en de lasten voortvloeiend uit de FPU-regeling verantwoord. In totaal betreft dit een bedrag van € 317.000. Bovendien blijkt de indexering salarislasten (effect CAO, pensioenpremie) € 180.000 hoger dan waarmee in de begroting rekening was gehouden. Bovengenoemde € 180.000 is aanvullend bij de gemeenten in rekening gebracht en verantwoord onder de baten bij ‘goederen en diensten’. Ook de FPU-lasten zijn gefactureerd richting gemeenten, deze zijn verantwoord onder de baten bij ‘vergoeding voor personeel’. De lasten inzake outplacement personeel zijn betrokken bij het voorstel Afvloeiing en ontwikkeling personeel. Kapitaallasten (voordelig € 80.000) Voor de rente en afschrijving is er onderscheid gemaakt in vier categorieën; huisvesting, automatisering, gemeentewerf,en tractie. Voor de begrote rente wordt 5% voor tractie, gemeentewerf en automatisering gehanteerd. Voor het nieuwe pand is een rentepercentage van 4,775% gehanteerd (gelijk aan de lening). In de begroting 2012 is een bedrag aan kapitaallasten van circa € 2.005.000 geraamd, de daadwerkelijke kapitaallasten bedragen € 1.925.000. De onderschrijding van circa € 80.000 kent een aantal oorzaken: - minder uitgaven dan begroot, zo is bijvoorbeeld het budget ‘digitalisering beheersplannen’ van € 65.000 nog niet ingezet. Dit budget wordt doorgeschoven naar 2013. - Door afsluiting per einde jaar van een aantal nieuwe investeringen komen de lasten pas in 2013. - De werkelijke rentelasten vallen lager uit dan de begrote rentelasten, omdat de rente op de leningen lager ligt dan de gehanteerde 5% rekenrente. Inhuur personeel van derden (nadelig € 1.075.000) Het beschikbare budget voor inhuur personeel van derden bedraagt in totaal in 2012 € 608.500. De werkelijke lasten voor ingehuurd personeel bedragen € 1.683.000. Dit levert een nadeel op van € 1.075.000, dat wordt veroorzaakt doordat sprake is geweest van openstaande vacatures (zie boven) en ziekte van eigen personeel. Deze overschrijding wordt grotendeels gedekt door de aanwezige vacatureruimte personeel en aanvullend van de gemeenten ontvangen gelden (zie onder de baten ‘vergoeding voor personeel’).
20
Goederen en Diensten (nadelig € 112.000) Dit betreft diverse externe uitgaven die op verschillende kostenplaatsen geboekt zijn. De afwijking van circa € 112.000 kan voor afwijkingen boven de 30.000 als volgt worden geanalyseerd: Omschrijving Uitgaven onderzoek
Bedrag -/- € 70.000
Juridische advisering Werving vacatures
-/- € 45.000 -/- € 35.000
Onderhoud gebouw
-/- € 30.000
Representatie
-/- € 30.000
Automatisering
Overig (per saldo)
€ 35.000
Toelichting De overschrijdingen zijn veroorzaakt door uitgaven voor het oplossen van knelpunten in de personele sfeer. Zie boven. Om het aantal externen te verminderen (en zo kosten te besparen) is in 2012 een fors bedrag uitgegeven aan werving. Aan onderhoud van het gebouw is meer uitgegeven dan begroot, vooral doordat een aantal noodzakelijke aanpassingen duurder uitviel. Op deze post zijn diverse uitgaven geboekt met een uiteenlopend karakter op het gebied van representatie en catering. Voor een effectievere sturing zal deze post in het vervolg worden gesplitst in meerdere kostencategorieën. Op automatisering is in totaal een bezuiniging gerealiseerd door o.a. een bezuiniging op de aanschaf en beheer van de AS 400.
€ 63.000 -/- € 112.000
Dotatie voorzieningen (nadelig € 97.000) De totale reservering 2012 bestaat uit de dotaties aan de voorziening voor groot onderhoud gemeentewerf (€ 22.500), de voorziening voor groot onderhoud voor het nieuwe BEL Kantoor (€ 72.500), de voorziening voor groot onderhoud aan wijkpost Bijvanck (€ 4.000) en de voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel (€ 97.000). Alleen de laatste dotatie was niet begroot, deze maakt onderdeel uit van het voorstel Afvloeiing en ontwikkeling personeel (zie onder de baten ‘vergoeding voor personeel’). Deze post is als volgt opgebouwd: Groot onderhoud BEL kantoor Groot onderhoud werf Groot onderhoud wijkpost Bijvanck Voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel Voorziening FPU
Begroot € 72.500
Werkelijk € 72.500
Verschil € 0
€ 22.500 € 4.000
€ 22.500 € 4.000
€ €
€
0
€ 97.000
€
0
€
€ 99.000
0
€ 196.000
21
0 0
-/- € 97.000 €
0
-/- € 97.000
Voor het BEL kantoor, de gemeentewerf en de wijkpost Bijvanck is medio 2012 een geactualiseerd meerjarig onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Op grond van dit geactualiseerde plan zijn de stortingen voor deze panden conform de begrote bedragen. Doorbelastingen (hulp)kostenplaatsen De algemene en indirecte kosten van de BEL combinatie worden via een kostenplaatssystematiek (met verdeelsleutels zoals aantal fte en pc’s) doorberekend naar de diverse teams, waarvan de kosten op uurbasis aan gemeenten en producten worden toegerekend. Er is sprake van een integrale kostprijsberekening. Baten Vergoeding voor personeel (voordelig € 1.245.000) Het voordeel onder ‘vergoeding voor personeel’ bestaat voor circa € 119.000 uit de bij de gemeenten in rekening gebrachte lasten inzake de FPU-regeling en uitloopschalen in combinatie met diverse detacheringvergoedingen. Het resterend voordeel van € 1.126.000 bestaat uit een niet begrote eenmalige bijdrage van de drie gemeenten inzake het voorstel “Afvloeiing en ontwikkeling personeel”. Deze bijdrage bedroeg oorspronkelijk € 1.141.000; van deze bijdrage is echter per saldo een bedrag van € 1.126.000 verantwoord onder baten ‘vergoeding voor personeel’, aangezien een bedrag van € 5.000 per gemeente (totaal € 15.000) wordt terugbetaald omdat deze uit eigen middelen kon worden gedekt. Toelichting bate Afvloeiing en ontwikkeling personeel: De totale bijdrage inzake Afvloeiing en ontwikkeling personeel ad € 1.126.000 bestaat uit twee onderdelen: 1) € 626.0000 voor dekking van extra personele lasten, bestaande uit extra inhuurlasten en kosten voor afvloeiing van personeel minus de beschikbare vacatureruimte. Daarvan wordt € 97.000 gedoteerd aan de nieuwe voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel, ter dekking van al aangegane afvloeiingsverplichtingen in 2013 e.v.. 2) € 500.000 is ontvangen voor kosten van toekomstige afvloeiing van personeel. In 2013 wordt een en ander nader geconcretiseerd. Dit bedrag wordt volledig gestort in de nieuwe reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel. Recapitulerend: Totaal ontvangen in het kader van voorstel Afvloeiing en ontwikkeling personeel: € 1.126.000 Deze bijdrage wordt als volgt ingezet: Dotatie aan de betreffende voorziening Ter dekking overschrijding inhuur/kosten outplacement Storting in de betreffende reserve
22
€ 97.000 € 529.000 (staan lasten tegenover) € 500.000 € 1.126.000
Goederen en diensten baten (voordelig € 364.000) Inzake de post ‘baten goederen en diensten’ is per saldo sprake van een voordeel van € 364.000. Hieronder de onderdelen waaruit dit saldo is opgebouwd:
Bijdrage BEL gemeenten indexering salarislasten Bijdrage gemeenten BEL zwembad en Precario onderzoek Afrekening BEL Congres Bijdrage gemeenten voorinvestering Inkoopvoordelen Overig (o.a. piketvergoeding, kortingen)
Begroot (na wijz.) € 0
Werkelijk
Verschil
€ 180.000
€ 180.000
€
0
€ 36.987
€ 36.987
€ €
0 0
€ 74.514 € 55.711
€ 74.514 € 55.711
€
0
€ 17.027
€ 17.027
€
0
€ 364.239
€ 364.239
Toelichting: De indexering salarislasten 2012 (m.n. werkgeverslasten pensioenpremie) bleek hoger dan begroot. Het betreft in totaal een bedrag van € 180.000 en net als in 2011 zijn deze extra salarislasten op basis van bestaande afspraken bij de gemeenten in rekening gebracht. Ook de bij de gemeenten in rekening gebrachte bedragen inzake de onderzoeken precario en BEL zwembad zijn hier verantwoord, dit betreft de daadwerkelijke lasten 2012. Tegenover bovengenoemd voordeel van bijna € 75.000 inzake afrekening BEL Congres staan (elders verantwoorde) uitgaven, per saldo is dit nagenoeg neutraal. In 2012 zijn door de BEL Combinatie (voor)investeringen gedaan ter realisering van de in de gemeentelijke begrotingen opgenomen taakstellingen inzake inkoopvoordelen van in totaal € 300.000 in 2013. Deze zijn conform afspraak door de BEL Combinatie bij de gemeenten in rekening gebracht. Tegenover de hier gepresenteerde bate ad € 56.000 staan uitgaven, per saldo daardoor neutraal. Voor het overige is sprake van enkele kleinere afwijkingen, zowel voordelig als nadelig, die per saldo ruim € 17.000 voordelig zijn. Verrekening gemeenten (nadelig € 182.000) De totale kosten van de BEL zijn in 2012, net als in 2011, op basis van direct productieve uren aan de gemeenten doorbelast. De doorbelasting is in 2012 maandelijks, op basis van tijdschrijven, aan de gemeenten in rekening gebracht. Uitgangspunt is beschikbaarstelling van de uren BEL Combinatie aan de drie gemeenten volgens de verdeling: Blaricum 33,6% Eemnes 28,5% Laren 37,9% Totaal 100,0% De totale begrote doorbelasting 2012 bedraagt € 15.172.000. Over heel 2012 is in eerste instantie (in totaal) door de BEL Combinatie een bedrag van € 14.823.000 doorbelast, wat resulteert in een nadeel van € 349.000.
23
Op basis van bestaande afspraken is echter aanvullend een bedrag van € 167.000 bij de drie gemeenten in rekening gebracht. Per saldo is daarom een bedrag van € 14.990.000 doorbelast aan de drie gemeenten, wat een (netto) nadeel oplevert van € 182.000. In het AB is bij het vaststellen van de jaarrekening 2010 besloten dat indien een gemeente meer uren afneemt dan in de DVO is geraamd, de overheadcomponent van deze uren aan de betreffende gemeente wordt terugbetaald; bij afname van minder uren brengt de BEL Combinatie daarentegen een aanvullend bedrag in rekening bij de gemeenten. In 2012 was dit laatste het geval; het betreft in totaal dus een bedrag van € 167.000 (Blaricum € 35.000, Eemnes € 54.000 en Laren € 78.000). Onderstaand een weergave van de begrote en werkelijke doorberekening uren (in euro’s) verdeeld naar gemeente (inclusief verrekening): Doorberekening t.l.v. Gemeente Blaricum Gemeente Eemnes Gemeente Laren Totaal
Begroot jaar 2012 5.081.783 4.369.992 5.720.291 15.172.066
Realisatie jaar 2012 5.031.317 4.298.454 5.659.91 14.989.683
Verschil jaar 2012 50.466 71.538 60.379 182.383
Voor een verdere analyse van de uren verwijzen wij naar het jaarverslag, hoofdstuk 4.1. Inkomensoverdrachten (nadelig € 34.000) De post inkomensoverdrachten was begroot op een bedrag van in totaal € 463.000, voor het overgrote deel bestaande uit de bijdrage inzake de structurele lasten Informatieplan 2012 ad € 435.000. De feitelijke uitgaven bedragen € 366.000, dit bedrag is ook bij de gemeenten in rekening gebracht. Tegenover dit ‘nadeel’ van € 69.000 staan een niet begrote (want niet voorziene) slotuitkering IZA-gelden ad € 32.000 en enkele schadevergoedingen (totaal € 3.000). Per saldo is daarom sprake van een nadeel van € 34.000. Investeringsbijdragen (voordelig € 243.000) Van de gemeenten Blaricum en Laren is in 2012 een investeringsbijdrage in het kader van het Informatieplan 2010-2012 ontvangen van per saldo bijna € 243.000, die niet was begroot. Deze wordt gestort in de reserve dekking kapitaallasten, ter dekking van toekomstige kapitaallasten voortvloeiend uit de investeringen met betrekking tot het Informatieplan 2010-2012. Doorbelastingen (hulp)kostenplaatsen De algemene en indirecte kosten van de BEL combinatie worden via een kostenplaatssystematiek (met verdeelsleutels zoals aantal fte en pc’s) doorberekend naar de diverse teams, waarvan de kosten op uurbasis aan gemeenten en producten worden toegerekend. Er is sprake van een integrale kostprijsberekening. De interne doorbelastingen leiden zowel tot kosten op de kostenplaats als tot opbrengsten (doorberekeningen) op de kostenplaats en zijn dus per saldo budgetneutraal. Mutaties Reserves (nadelig € 571.000) bestemmingsreserve hogere inschaling reserve dekking kapitaallasten Reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel Algemene bedrijfsreserve
Begroot (na wijz.) € 127.000
Werkelijk € 188.000
Verschil € 61.000
€ 158.000
€ 121.000
€ 37.000 -/-
€
€ 500.000 -/-
€ 500.000 -/-
€ 171.000 € 20.000 -/-
€ 95.000 -/€ 571.000 -/-
0
€ 266.000 € 551.000
24
Hieronder is verantwoord de onttrekking aan de bestemmingsreserve hogere inschaling ad € 188.461 en de onttrekking aan de reserve dekking kapitaallasten ad € 121.381. Voorts is inzake het rekeningresultaat 2011 ad € 265.985 daadwerkelijk een bedrag van € 171.000 onttrokken aan de Algemene bedrijfsreserve. In totaal is voor wat betreft alle reserves sprake van een feitelijke onttrekking van -/- € 20.000. Begroot was een totale onttrekking van € 551.000. Daadwerkelijk heeft een storting van € 500.000 plaatsgevonden in de nieuwe reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel. In de begroting was uitgegaan van een voordeel inzake de reservemutaties ad € 551.000, uiteindelijk is per saldo echter sprake van een nadeel van € 20.000. Het nadeel op het onderdeel reserves bedraagt daarom € 571.000 (zie boven). Voor een nadere toelichting wordt verwezen naar bijlage B, staat van Reserves en Voorzieningen.
25
3.5 Toelichting op de lopende investeringen/projecten 3.5.1 Investeringen / projecten Informatieplan Binnen de BEL Combinatie worden diverse (investerings-)projecten uitgevoerd. Hieronder de voortgang met betrekking tot de lopende investeringen, waarbij allereerst wordt ingegaan op de projecten binnen het Informatieplan 2010-2012 en daarna op de overige investeringen. Bij het Informatieplan wordt de voortgang op de lopende investeringen geplaatst in het kader van het informatieplan 2010-2012 om ook de voortgang van het totale plan en de onderliggende programma’s in beeld te brengen. De totale kosten van het informatieplan staan in bijlage A. Informatieplan 2010-2012 In september 2010 is het Informatieplan 2010-2012 goedgekeurd. Het Informatieplan heeft als doelstelling om te voldoen aan: 1. Wettelijke verplichtingen 2. ICT Criteria bestuurskrachtmeting (65% dienstverlening digitaal) 3. Professionaliseren interne bedrijfsprocessen Binnen het Informatieplan 2010-2012 is sprake van een vijftal programma’s, te weten: 1. programma Dienstverlening 2. programma Managementinformatie 3. programma Basisregistraties 4. programma Geo-informatie 5. programma Informatiemanagement Op alle vijf programma onderdelen zijn (deel) projecten van start gegaan; van de in totaal negentien projecten zijn er zestien gestart. Van die zestien zijn er inmiddels zes projecten afgerond. De nog niet gestarte projecten vallen voornamelijk onder het programma Basisregistratie en Geoinformatie. Door uitstel aan de kant van de rijksoverheid komt een aantal projecten vermoedelijk pas in 2013 aan de orde. Het Informatieplan 2010-2012 is inmiddels succesvol geëvalueerd. Uit de evaluatie: “In de literatuur over de slagingskans van projecten wordt zeer vaak gerefereerd aan onderzoek van de Standish Groep. Onder andere de Algemene Rekenkamer heeft zich in het verleden op deze cijfers gebaseerd. Uit de cijfers blijkt slechts 30% van ICT project binnen scope, tijd en budget blijft. BEL Combinatie heeft 14 projecten die aan deze kwalificatie voldoen en dat is afgerond 64%. Slechts 4 projecten werden aangepast (18%) en 4 projecten (18 %) zijn vertraagd door externe oorzaken.“ Daarnaast zijn de budgettaire kaders niet overschreden. Hieronder een overzicht van de vijf programma’s en de stand van zaken: 1. Programma Dienstverlening Binnen het programma Dienstverlening zijn alle onderdelen gestart en zijn de projecten websites en de wettenbank inmiddels afgerond. E-dienstverlening BEL Loket Binnen het project E-dienstverlening wordt projectmatig gewerkt waarbij telkens behapbare deelprojecten (3-4 maanden) worden aangepakt. Per 31 december 2012 zijn de volgende resultaten geboekt binnen het project E-dienstverlening: Technische inrichting Dimpact e-suite Beheer Dimpact e-suite belegd binnen BEL Combinatie Totaal nu 24 digitale diensten aan burgers ingericht (transacties + 1 e-dienst (MOR)) 100% op afspraak werken per 1 januari geïmplementeerd Visie op Dienstverlening vastgesteld
26
Visie en Aanpak KCC opgesteld Doorontwikkeling KCC Gewijzigde telefooncentrale i.v.m. eisen KCC Aansluiting bij 14035 Voorbereiding, inrichting en implementatie MOR (Melding Openbare Ruimte) heeft plaatsgevonden op 18 september 2012 Dimpact e-suite van 3 omgevingen naar 1 omgeving ingericht, getest en in productie genomen Onderzoek klantfeedback uitgevoerd. Nieuwe release 2 van de Dimpact e-suite geïmplementeerd Doorontwikkeling van de e-dienst MOR (Melding Openbare Ruimte) met daarin verbetersuggesties van klanten en medewerkers verwerkt
Uit de ‘Benchmark digitale dienstverlening 2012’ van Ernst & Young blijken alle drie de BELgemeenten bovengemiddeld te scoren op hun dienstverlening. Document management systeem De oplevering van het DMS heeft plaatsgevonden. Hiermee zijn de technische randvoorwaarden geschapen om zaakgericht te gaan werken binnen de werkprocessen en de Dimpact e-suite. Inmiddels is gestart met de vervanging van het PRS door het DMS. In hoog tempo worden de noodzakelijke technische randvoorwaarden ingevuld. Functioneel is alles voorbereid en ingericht. Op het laatste moment bleek dat er nog een probleem zit in onze Citrix kantoorautomatiseringomgeving. Naar verwachting is dit eind februari 2013 opgelost. Daarna wordt gelijk gestart met de pilot en enkele weken later met de uitrol in de hele organisatie. Verwachte implementatietijd is maximaal 2 maanden Wabo In 2013 zal het WABO proces gedigitaliseerd worden. Op basis van een business case is gekozen voor de implementatie van SquitXO, dit is in lijn met de pakketkeuze van de RUD’s. De WABO implementatie zal integreren met de Dimpact E-suite, waardoor een integraal klantbeeld ontstaat, zowel voor de burger als het KCC. 2. Programma Managementinformatie Binnen dit programma is het onderdeel Tijdschrijven afgerond. De overige projecten (o.a. Pepperflow, Digitaliseren facturen en Contractmanagement) lopen nog. Pepperflow In 2012 heeft Pepperflow een herstart doorgemaakt. Hiervoor is een projectplan Pepperflow opgesteld. De doelstellingen waren de volgende: Verbeteren van performance van systeem en rapportagemogelijkheden. Aansluiten op de reguliere Planning & Control processen in de gemeenten en de BEL Combinatie Prioritering in gebruik (gefaseerde herintroductie) De toegevoegde waarde van Pepperflow is dat te realiseren doelen en taken systematisch en transparant gepland en de voortgang bijgehouden kan worden en er op ieder gewenst moment maatwerk-voortgangsrapportages gemaakt kunnen worden. Dit programma maakt transparantie en eenduidigheid in de informatievoorziening dus mogelijk. Maar dit vergt wel het systematisch bijhouden van planningen en taken in dat systeem en daarvoor is gedragsverandering bij alle betrokkenen (uitvoerende ambtenaren, leidinggevenden, beleidsregisseurs en ten dele ook van bestuurders) nodig. Om ervaring op te doen is in 2012 geëxperimenteerd om een aantal projecten uit te werken in acties. Dit zal in 2013 organisatiebreed gebeuren voor de grotere projecten en klussen.
27
Digitalisering facturen Het projectplan digitalisering facturen is in februari 2011 door de stuurgroep vastgesteld. Aan het project is ook de invoering van een verplichtingenadministratie gekoppeld. Sinds april 2012 worden binnen de BEL Combinatie geen papieren maar digitale facturen verspreid en geaccordeerd. Het tweede deel van het projectplan is het invoeren van een digitale verplichtingenadministratie. De afgelopen maanden is hiervoor veelvuldig overleg geweest met de leverancier en hebben testen plaatsgevonden om het geleverde standaardontwerp om te bouwen naar het gewenste ontwerp. Eind december is de verplichtingenadministratie opgeleverd. Het gebruik zal in 2013 van start gaan. Het team Openbare Ruimte is daarvoor een pilotteam. Medio 2013 zal de verplichtingenadministratie verder worden geïmplementeerd. Contractmanagement Technisch is contractmanagement geïmplementeerd. Door ziekte is de operationele implementatie vertraagd. In de eerste helft van 2013 wordt het operationeel ingezet door de afdelingen. 3. programma Basisregistraties (m)GBA Het onderdeel modernisering Gemeentelijke Basisregistratie (m)GBA gaat later lopen doordat de overheid nog bezig is met het vormgeven van de wettelijke eisen. Inmiddels heeft de Stuurgroep besloten om niet deel te nemen aan de Europese aanbesteding zoals uitgeschreven door de VNG, maar te kiezen voor de definitie van het mGBA binnen Dimpact. In het najaar van 2012 zal deze definitie uitgevoerd worden. Hierna zal een definitieve keuze voor de finale leverancier gemaakt worden. BAG als centrale adressenhouder (krediet opschonen BAG) Na de succesvolle aansluiting van Basis Administratie Gebouwen (BAG) bij de landelijke voorziening is de volgende stap het gebruiken als bronadministratie voor alle adresgerelateerde informatie voor het Binnengemeentelijk Gebruik voor de GBA en Waardering onroerende zaken (WOZ) basisadministraties. Deze aansluiting is geregeld op 21 september 2011. Dit is ruim binnen de gestelde wettelijke deadline van 1 november 2011. In 2012 heeft nog enige nazorg plaatsgevonden. Op dit moment dient de laatste fase (fase 5) nog worden uitgevoerd om de centrale rol van de BAG in ons gegevensbeheer ook ‘technisch’ in te regelen. Dit zal begin 2013 plaatsvinden. In het omgevingsdomein is veel in beweging. Koppeling met de BAG – WOZ, BGT etc. Dit betekent dat het beheer van de BAG in 2013 moet worden geïntensiveerd om hier op een goede manier mee om te gaan. Koppeling BAG WOZ Na het realiseren van de koppeling tussen de BAG en de GBA met BAG als centrale adressendrager, wordt nu gewerkt aan een volledige technische koppeling tussen BAG en WOZ. Dit betekent dat alle WOZ-(deel)objecten gekoppeld worden aan een pand/verblijfsobject (= het adres). Dat is vooralsnog een technische exercitie. Inmiddels is begonnen met de eerste stappen voor de implementatie van deze koppelingen. Deze “technische” koppeling kan plaatsvinden nadat fase 5 van het Binnengemeentelijk Gebruik van de BAG is afgerond. Het harmoniseren van diverse definities leidt in de praktijk tot aanpassingen in pandafbakening en daarbij behorende huisnummering. Daarna worden de verschillen in beide registraties weggewerkt. Dit is een behoorlijke klus die naar verwachting eind 2013 gereed is.
28
4. programma Geo-informatie GIS raadpleegomgeving In het programma Geo- informatie zijn eerder de Geo- architectuur en een eenvoudige interne Geoviewer opgeleverd. De Geo-architectuur geeft de kaders waarbinnen de nieuwe aanschaf van Geoapplicaties plaats kan vinden. Het project GIS-raadpleegomgeving is eind 2011 binnen het budget afgesloten. Het afgelopen jaar is gebruikt om de werking van de Geo- viewer te verbeteren en de databank aan te vullen. In 2012 is de inrichting van de Geo-viewer geoptimaliseerd voor het beheer van inspectiegegevens van bomen. BGT Met ingang van 2016 dienen alle gemeenten in Nederland een nieuwe basisregistratie in te voeren: de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Deze nieuwe basisregistratie komt in de plaats van de huidige grootschalige basiskaart Nederland (GBKN). De BEL gemeenten worden bronhouder van deze basisregistratie De invoering van de Wet BGT raakt BEL gemeenten bestuurlijk, organisatorisch en financieel. In het voorjaar van 2012 is een advies opgesteld voor de invoering van de BGT binnen de BEL Combinatie. Het advies betrof een onderbouwde keuze voor een ruimer ambitieniveau bij de invoering van de BGT. Dat houdt in dat de BEL Combinatie kiest voor een gelijktijdige invoering van de BGT in combinatie met IMGEO gestandaardiseerde beheerdata en daar op afgestemde beheersystemen. Naar aanleiding van dit advies heeft de stuurgroep aangedrongen op het verkennen van de mogelijkheden van samenwerking op het gebied van de BGT in de regio. In het derde kwartaal van 2013 zal hierover een voorstel worden uitgebracht. In het tweede kwartaal van 2014 wordt gestart met de selectie van een beheersysteem voor de Openbare Ruimte. WION De WION staat voor de Wet Informatie-uitwisseling Ondergrondse Netten. Doel van de wet is om graafschade te voorkomen door het verstrekken van kabel- en leidinginformatie naar aanleiding van een graafmelding. Sinds 1 juli 2008 is de WION binnen de BEL Combinatie operationeel. Het jaar 2012 is gebruikt om de beheerinformatie te genereren en interne organisatie bij het verstrekken van de mutaties te optimaliseren. Het project beschikt nog over een positief saldo, omdat nog enkele activiteiten dienen te worden uitgevoerd; dit betreft het maken van een definitieve keuze voor de hosting-leverancier van de WION-applicatie en het instrueren en opleiden van de WION-beheerder. 5. programma professionaliseren informatie management Het portfoliomanagementproces wordt door de afdelingsmanager I&A uitgevoerd. De beheersing van de portfolio gebeurt met behulp van de kwartaalrapportages. Wanneer nodig wordt externe expertise ingewonnen. Een aantal investeringen vallend onder bovengenoemde vijf programma’s van het Informatieplan 2010-2012 wordt in 2013 afgerond, de bekostiging hiervan vindt plaats binnen de reeds verleende budgetten.
29
3.5.2 Overige lopende investeringen (niet zijnde Informatieplan 2010-2012)
omschrijving Inrichten crisisruimten Investeringen ICT 2012 BRS Gegevensmakelaar Luchtbevochtiger Personal Devices 2012 Papierarm werken Investeringen klein ICT 2012 Isuzu MAN Bakwagen
budget
uitgave
saldo
30.000 72.000 175.000 48.500 15.000 66.500 25.000 60.000 140.000
18.710 80.590 181.161 48.340 15.387 55.078 24.054 57.682 138.725
11.290 8.5906.161160 38711.423 946 2.318 1.275
632.000
619.727
12.273
Inrichten crisisruimten Naar aanleiding van de zeer grote brand (GRIP 3) in Laren in november 2011 en het optreden van het GBT is aangegeven dat het klimaat in de GBT ruimte niet goed is. De problemen ten aanzien van de klimaatbeheersing zijn onderzocht en uit onderzoek is gebleken dat er te weinig ventilatieroosters zijn. Een aantal aanpassingen is uitgevoerd.
Er zijn daarnaast specifiek voor de crisisbeheersing laptops aangeschaft, die ingericht zijn voor het gebruik van verslaglegging en informatiemanagement (netcentrisch werken). Papierarm werken Begin 2012 is er publiek Wifi beschikbaar gekomen in de Gemeentehuizen en het BEL-kantoor. Sinds april 2012 werken de Gemeentelijke Colleges en het MT van de BEL Combinatie papierarm. Op verzoek van de Gemeenteraden is er een klankbordgroep voor Raadsleden over papierarm werken ingericht. Dit heeft in alle drie de Raden geleid tot een besluit om per januari 2013 papierarm te gaan werken. Na een overgangsperiode van 2 maanden zal er geen papier meer gedistribueerd worden. Het betreft een pilot die geformaliseerd zal worden met ingang van de nieuwe gemeenteraadsperiode, die start in maart 2014. Vervangingsinvesteringen In de begroting worden stelposten opgenomen voor vervangingsinvesteringen voor tractie (€ 225.000) en automatisering (€ 250.000). De uitgaven zijn in 2012 binnen deze budgetten gebleven. Sturing hierop vindt plaats met behulp van vervangingsplannen.
30
3.5.3 Overige projecten omschrijving Outsourcing Precario Zwembad
begroot
uitgave
saldo
150.000 30.000 51.000
89.831 43.949 36.891
60.169 13.94914.109
231.000
170.671
60.329
Outsourcing automatisering In navolging van de stopgezette aanbesteding in 2011 is in 2012 onderzocht of er een geschikte partner in de private of publieke sector was te vinden om de ICT Infrastructuur uit te besteden. Er is een tweetal gemeentelijke potentiële partners gevonden (Enschede SSC en Zwolle’s samenwerking met Provincie en Kampen). In het licht van de vorming van het Shared Service Center in de Gooi en Vechtstreek is besloten om niet op korte termijn de volledige ICT infrastructuur extern uit te besteden. In overleg met de accountant is besloten om enkel het beheer van de ICT Infrastructuur uit te besteden middels een Europese Aanbesteding. Deze is december 2012 gestart. Resultaten worden verwacht in juli 2013. Voor het traject is in 2011 incidenteel € 150.000 gereserveerd. Van het restantbudget van € 60.000 is in 2013 nog circa € 20.000 benodigd voor verdere uitgaven. Precario Het voortraject is afgesloten en de aanslagen zijn inmiddels opgelegd. Er loopt een bezwaar- en beroepsprocedure met de betreffende partij. Hierbij wordt externe juridische ondersteuning ingezet. Deze externe kosten worden ten laste van het resterend invoeringsbudget van € 5.356 gebracht, dat bij de jaarrekening 2011 is overgeheveld. Aangezien de bezwaar en beroepsprocedure een sterk juridisch karakter heeft is de externe inzet van juristen noodzakelijk. Het budget is hierdoor met € 14.000 overschreden. Deze overschrijding is bij de gemeenten in rekening gebracht. Voor de beroepprocedure wordt er nu gewacht op een uitnodiging voor de zitting. Ook in 2013 worden nog uitgaven voorzien. Ook deze zullen richting gemeenten worden gefactureerd. BEL Zwembad Binnen het project BEL-zwembad zijn al verschillende producten opgeleverd, namelijk een behoefteonderzoek, haalbaarheidsonderzoek en marktconsultatie. Op basis van de bevindingen van het laatstgenoemde is besloten om over te gaan tot het opstellen van een aanbestedingsadvies voor een enkelvoudig, duurzaam en functioneel zwembad. Het resterende budget ad € 14.100 is in 2013 beschikbaar voor de uitvoering van het aanbestedingsadvies.
31
4. Jaarverslag 4.1 programma dienstverlening
Algemeen
De missie van de BEL Combinatie luidt: “het professioneel ondersteunen en faciliteren van de drie gemeentebesturen en bestuursstaven bij beleidsvoorbereiding en besluitvorming en het leveren van hoogwaardige publieke dienstverlening.” Daarnaast staan in de missie nog een aantal zaken genoemd m.b.t. de organisatiekracht, efficiëntie, innovatie en inspirerende werkomgeving, waarop in paragraaf 5.1 Bedrijfsvoering wordt teruggekomen. De BEL Combinatie kent één programma en dat is de dienstverlening richting de drie deelnemende gemeenten. De dienstverlening is omschreven in de DVO’s met de betreffende gemeenten. Daarin stonden voor 2012 hoofdzakelijk de te leveren productieve uren per product/project/investering per gemeente. Welke diensten daarvoor geleverd worden, is niet expliciet opgenomen in de DVO’s maar komt uiteraard wel naar voren in de begrotingen van de gemeenten. De DVO’s met de gemeentelijke begrotingen vormen daarmee het uitgangspunt voor de dienstverlening. 4.1.1 Realisatie DVO’s In 2012 is, behalve in de zomerperiode, driemaandelijks een uitgebreide rapportage inzake de tot dat moment verantwoorde uren (ten opzichte van de begrote uren) naar de gemeenten gestuurd. Overzichten met de urenrealisatie vormden de basis voor de periodiek tussen BEL Combinatie en gemeenten gevoerde DVO-gesprekken. Deze gesprekken maken het mogelijk om de realisatie van de tussen opdrachtgever (gemeenten) en opdrachtnemer (BEL Combinatie) gemaakte afspraken qua inzet van uren, verankerd in de DVO, tussentijds te monitoren; dit maakt het tijdig nemen van maatregelen mogelijk indien sprake is van ongewenste onder- en/of overproductie. De maandelijkse (interne) rapportage, waarmee de BEL Combinatie in 2010 gestart is, biedt inzicht in de ontwikkeling van de baten en lasten, de uren en personele aangelegenheden (zoals formatieomvang en ziekteverzuim), in de laatste maanden van 2012 is aan deze maandrapportage ook een overzicht met openstaande facturen toegevoegd. Teneinde maandelijks te kunnen rapporteren wordt de financiële administratie periodiek afgesloten. Het opleveren van deze producten is een samenwerking tussen de BEL Combinatie en de bestuurstaven van de gemeenten. In 2012 zijn er, behalve tijdens het zomerreces, driemaandelijkse gesprekken geweest over de Dienstverleningsovereenkomst (hierna: DVO) tussen gemeenten en BEL Combinatie op basis van overzichten van de begrote versus de gerealiseerde uren. Februari 2013 is de gerealiseerde urenplanning 2012 vastgesteld door de gemeentesecretarissen. Beeld per gemeente Zoals hierboven reeds aangegeven, bevatten de DVO’s per gemeente de per product en project afgesproken uren (te leveren door de BEL Combinatie). Voor inzicht in hetgeen met behulp van deze uren feitelijk is gerealiseerd (op de diverse beleidsterreinen en projecten) dient de gemeentelijke jaarrekening te worden geraadpleegd. Hieronder een overzicht van de begrote versus gerealiseerde uren per gemeente. Het aantal begrote direct productieve uren voor 2012 is, inclusief een tussentijdse aanpassing in de loop van 2012, in overleg met de gemeentesecretarissen vastgesteld op 177.281 uur. In 2012 zijn daadwerkelijk 173.455 productieve gemeentelijke uren geregistreerd. Dit is ruim 52% van het totaal aantal geregistreerde uren van ruim 329.000. Het restant betreft indirect productieve- en improductieve uren.
32
Onderstaand een weergave van de begrote en werkelijke productieve uren 2012 van de BEL Combinatie, verdeeld naar gemeenten: Begroot jaar 2012 Gemeente Blaricum 58.427 Gemeente Eemnes 49.520 Gemeente Laren 65.755 Totaal 173.702
Begroot gewijz. jaar 2012 59.599 50.603 67.079 177.281
Realisatie jaar 2012 58.624 49.115 65.716 173.455
Realisatie in % jaar 2012 98,4% 97,1% 98,0% 97,8%
De urenregistratie over heel 2012 geeft aan dat 97,8% (= 173.455 / 177.281) van de begrote productieve uren ook feitelijk geregistreerd is op de gemeentelijke producten. Hierbij is de realisatie afgezet tegen de tussentijds gewijzigde (definitieve) urenbegroting 2012. De verhouding in 2012 van de gerealiseerde uren (ad 173.455 uur) ten opzichte van de begrote uren uit de DVO (ad 177.281 uur) is, verdeeld naar gemeenten: Oorspronkelijk DVO 2012 DVO gewijzigde begroting 2012 Blaricum 33,6% 33,6% Eemnes 28,5% 28,5% Laren 37,9% 37,9% Totaal 100,0% 100,0%
Registratie 2012 33,8% 28,3% 37,9% 100,0%
Onderstaand een weergave van de begrote en werkelijke doorberekening uren (in euro’s) verdeeld naar gemeente: Begroot Realisatie Verschil In % jaar 2012 jaar 2012 2 jaar 2012 jaar 2012 Gemeente Blaricum 5.081.783 5.031.317 50.466 99,0% Gemeente Eemnes 4.369.992 4.298.454 71.538 98,4% Gemeente Laren 5.720.291 5.659.912 60.379 98,9% Totaal 15.172.066 14.989.683 182.383 98,8% Algemeen beeld afdelingen/teams BEL Combinatie Naast afwijkingen op het niveau van de drie gemeenten, is uiteraard ook sprake van afwijkingen tussen de begrote en gerealiseerde DVO voor wat betreft de diverse afdelingen/teams van de BEL Combinatie. Wanneer op hoofdlijnen vanuit dit perspectief naar de urenrealisatie 2012 wordt gekeken, valt een aantal zaken op:
Bij één team wordt de afwijking tussen DVO en realisatie met name veroorzaakt door een te hoge raming van het aantal productieve (DVO) uren 2012, die niet aansloot op de in 2012 beschikbare formatie. Deze omissie is in de DVO 2013 gecorrigeerd. Op de aansluiting tussen DVO en formatie zal in 2013 gericht(er) worden gestuurd. Bij een aantal ondersteunende teams is sprake van een substantiële afwijking; dit betreft zowel afwijkingen die leiden tot een onderschrijding ten opzichte van de DVO als omgekeerd. Bij één team, waar sprake is van een forse onderschrijding, is in 2012 het aantal begrote productieve uren verhoogd, vanuit de gedachte dat meer uren direct toerekenbaar zijn richting gemeenten. Een nader uit te voeren analyse zal duidelijk moeten maken of deze toename te hoog is ingeschat, of dat de wijze van verantwoorden van de uren aanpassing behoeft. Bij een ander team is daarentegen sprake van een forse overschrijding ten opzichte van de DVO, die juist duidt op het niet voldoende ramen van alle aan de gemeenten toerekenbare uren. In de DVO 2013 is het aantal uren van dit betreffende team fors verhoogd.
2
Deze bedragen zijn inclusief de aanvullend door de BEL Combinatie in rekening gebrachte bedragen als gevolg van het feit dat door de gemeenten minder uren zijn afgenomen dan overeengekomen in de DVO 2012
33
4.1.2 Publieke dienstverlening Naast dienstverlening richting de gemeenten op basis van de DVO’s (zie 4.1.1) is ook sprake van rechtstreekse dienstverlening richting de burgers van de BEL gemeenten. Dienaangaande zijn servicenormen vastgesteld. De BEL Combinatie rapporteert twee keer per jaar over de resultaten op de servicenormen. In de zomernota van de gemeenten via een uitgebreid overzicht van de resultaten op alle servicenormen. En bij de jaarrekening door een beschrijving te geven van de meest in het oog springende resultaten van het afgelopen jaar. Voor 2012 geldt dat het grootste deel van de servicenormen ruimschoots behaald is:
De afhandeltermijnen van vergunningen zijn sneller dan de norm aangeeft (binnen 8 weken bij een reguliere omgevingsvergunning of evenementenvergunning en binnen 26 weken voor een uitgebreide omgevingsvergunning). Digitaal bestelde producten worden in alle gevallen binnen 5 werkdagen afgehandeld. Hoewel de techniek zich verder blijft ontwikkelen zijn de websites van de drie gemeenten op orde (productteksten zijn actueel, raads- commissie- en RTG-stukken worden tijdig geplaatst en zijn terug te vinden, besluitenlijsten van het college worden wekelijks toegevoegd en gearchiveerd, nieuwsberichten en evenementen worden geplaatst en aangevuld). Mede dankzij het werken op afspraak, blijven de wachttijden aan de balie (burgerzaken, belastingen en vergunningen) in de meeste gevallen binnen de norm.
Naast deze goede resultaten is er ook een aantal zaken te verbeteren. Telefonie en post zijn de twee meest in het oog springende. In 2012 werd een klanttevredenheidsonderzoek gehouden, waarin de dienstverlening over het algemeen werd gewaardeerd met een ruime 8. Op het gebied van telefonie kwamen de volgende resultaten aan het licht: De telefonische bereikbaarheid is goed (96% tevreden). De telefoon wordt binnen 20 seconden beantwoord (67,5% gehaald). We verbinden niet vaker dan twee keer door (met inachtneming van afrondingsverschillen: 55% rechtstreeks afgehandeld, 38% één keer doorverbonden, 5% een tweede keer doorverbonden). Een terugbelafspraak wordt binnen twee dagen afgehandeld (86% gaf aan dat binnen afspraak teruggebeld is). De terugkoppeling naar aanleiding van een melding openbare ruimte (overhangend groen, beschadigde bestrating, etc.) is verbeterd. Deze worden sinds kwartaal 3 van 2012 rechtsreeks door het Klantcontactcentrum (KCC) in behandeling genomen. Uit de “Benchmark digitale dienstverlening 2012” van Ernst & Young komt een overwegend positief beeld naar voren. Blaricum, Eemnes en Laren scoren gemiddeld beter dan landelijk, bijvoorbeeld op de punten volwassenheid aangeboden producten, digitaal loket en effectiviteit van de zoekmachine. Berenschot tot slot onderzocht het functioneren van het KCC in samenhang met de medewerkers van de BEL Combinatie. Aan dit onderzoek deden 37 gemeenten mee. Het onderzoek liet zien dat: de BEL Combinatie in vergelijking tot 37 gemeenten effectief is in het implementeren van een professioneel KCC. Het KCC van de BEL bevindt zich tussen fase 3 en 4, waarbij fase 4 betekent dat 80% van alle veelvoorkomende vragen aan de gemeente rechtstreeks door het KCC afgehandeld kunnen worden; de medewerkers van de BEL Combinatie veranderbereid zijn in vergelijking tot de medewerkers van andere gemeenten uit het onderzoek.
34
5. Paragrafen 5.1 Bedrijfsvoering In de missie van de BEL Combinatie staan de volgende zaken vermeld m.b.t. de bedrijfsvoering van de BEL Combinatie: “door samenwerking meer efficiëntie, kwaliteit en organisatiekracht met behoud van couleur locale (kennis en korte lijnen) voor de drie gemeenten, (bestuurlijke) innovatie en een goede, inspirerende werkomgeving voor de medewerkers.” Voor 2012 was deze missie uitgewerkt in de volgende visie: “De BEL Combinatie is de werkorganisatie van drie gemeenten met elk een eigen bestuur. Daarmee zijn we een bijzonder overheidsbedrijf. Wij leveren klantgerichte, zelfbewuste, flexibele en professionele dienstverlening aan de bestuurders en inwoners van de drie BEL-gemeenten en aan onze collega’s. Wij stellen ons ondernemend op, en richten ons op de vraag en het resultaat. Wij leggen verantwoording af en gebruiken de feedback van onze klanten om het nog beter te doen.” In het A3-jaarplan van de BEL Combinatie, dat is opgezet volgens het INK-Kwaliteitsmodel is deze visie uitgewerkt in doelstellingen op 4 INK-resultaatsgebieden: A. Bestuur en financiers B. Klanten en partners C. Medewerkers D. Maatschappij Ieder kwartaal is in 2012 aan het Algemeen Bestuur de voortgang van de realisatie van deze doelen teruggekoppeld. De BEL Combinatie heeft in 2012 middels drie kwartaalrapportages zowel het eigen Algemeen Bestuur als de drie gemeenteraden geïnformeerd over de (financiële) stand van zaken. In dit jaarverslag volgt de verantwoording over het hele jaar. Dit gebeurt voor ieder resultaatgebied op basis van een stoplichtrapportage. Bij de stoplichten geven wij de volgende legenda: Groen: uitvoering conform planning c.q. afgerond. Geen attentiepunten Oranje: uitvoering is gestart, knelpunten gesignaleerd in uitvoering Rood: belangrijke knelpunten en risico’s beïnvloeden eindresultaat Grijs: (met redenen) niet in 2012 opgepakt
35
5.1.1 Resultaatgebied Bestuur en financiers 5.1.1.1 Algemeen beeld A
Bestuur en Financiers
Toelichting
A1
De begrote BELexploitatie- en investeringsbudgetten (incl. wijzigingen lopende het jaar) worden niet overschreden
De diverse budgetten (salaris- en overige kosten) zijn in 2012 per saldo niet overschreden, mede doordat door de gemeenten aanvullende middelen beschikbaar zijn gesteld. De investeringsbudgetten laten hetzelfde beeld zien.
A2
De belangrijkste bedrijfsrisico’s (kans * effect) zijn benoemd en worden beheerst
Beleid inzake risicomanagement voor zowel BEL Combinatie als gemeenten is in Q2-2012 opgesteld en met financieel portefeuillehouders besproken en in oktober 2012 voorgelegd aan en vastgesteld door de 3 gemeenteraden. De verdere uitwerking binnen de BEL Combinatie vindt plaats in 2013, waarbij de verbetering van de beheersing van grote projecten hoge prioriteit krijgt. Teneinde ‘in control’ te zijn wordt momenteel een aantal maatregelen getroffen, zoals onder andere implementatie risicomanagement, invoering projectmatig werken en verbetering van de voorbereiding- en uitvoering van het aanbestedingsproces.
A3
Bestuurders, gemeentesecretarissen en directeur zijn tevreden over invulling eigenaarschap en onderlinge rolverdeling daarbinnen
Op basis van de ervaringen van de afgelopen jaren is een aantal belangrijke wijzigingen in de Gemeenschappelijke Regeling doorgevoerd. De raden hebben deze wijziging van de GR in december 2012 vastgesteld. Kern van de wijzigingen is: De samenstelling van het AB is verbreed naar alle collegeleden van de deelnemende gemeenten, er is een Bedrijfsvoeringsoverleg (BVO) ingesteld tussen de gemeentesecretarissen en de directeur BEL Combinatie, en de verantwoordelijkheden tussen AB, DB, directeur en BVO zijn verhelderd. Het meten van de tevredenheid over de werking van deze gewijzigde praktijk is gepland voor Q2-2013.
A4
Kwaliteit van de organisatie is de komende jaren gewaarborgd binnen strikte financiële kaders
In de Sunrise Review zijn voorstellen gedaan om de bezuinigingstaakstelling in te vullen. Besloten is om de managementlaag van teamleiders te verwijderen en de organisatiestructuur aan te passen. Deze organisatiewijzigingen zijn in de loop van 2012 voorbereid. De implementatie zal in 2013 worden afgerond.
A5
Informatiebeleid t/m 2015 geborgd.
Eind 2012 is dit geëvalueerd en een nieuw plan voor 2013 e.v. vastgesteld.
A6
Initiatief genomen tot vorming van regionaal Shared Service Centrum vanuit BEL om schaalvoordelen te behalen en bestaansrecht werkorganisatie te versterken
Het AB heeft op 27 juni 2012 ingestemd met de bestuursopdracht om onderzoek te doen naar de business case Regionaal Servicecentrum. In september is gestart met in regionaal verband door adviesbureau PWC opstellen van een businesscase. Deze is eind 2012/begin 2013 opgeleverd. In de eerste helft van 2013 moet bestuurlijke besluitvorming plaatsvinden over de diverse opties.
36
5.1.2 Resultaatgebied Klanten en partners 5.1.2.1 Algemeen beeld B
Klanten en partners
Toelichting
B1
Kwaliteit: voldoen aan servicenormen: score 80%;
In de gemeentelijke Zomernota’s 2012 zijn de eerste resultaten voor de servicenormen opgenomen. Zie verder de toelichting onder 4.1.2 Publieke dienstverlening.
B2
Tevredenheidsonderzoek: burgers: gerapporteerd en verbeterplan opgesteld;
a
In oktober 2012 is gestart met de klantfeedback. De feedback is deels gericht op het afnemen van enquêtes onder bezoekers van de burgerzakenloketten in Eemnes (voor de drie gemeenten) en de locatie Blaricum. Gedurende de feedbackperiode wordt de burger ook de mogelijkheid geboden zijn reactie via internet te geven. Ook is de feedback gericht op de telefonische dienstverlening van het KCC. De burgers worden teruggebeld en hen wordt een aantal vragen gesteld. Definitieve oplevering, bestaande uit een rapportage en een verbeterplan, zal begin 2013 plaatsvinden.
b
colleges: gerapporteerd en verbeterplan opgesteld
Niet uitgevoerd.
c
raden: gerapporteerd en verbeterplan opgesteld
Niet uitgevoerd.
d
lijnafdelingen: gerapporteerd en verbeterplan opgesteld
Er is door studenten van Hogeschool Inholland een onderzoek gedaan naar de tevredenheid van de lijnafdelingen over de stafafdelingen, over de uitkomsten en aanbevelingen zal gerapporteerd worden.
B3
Opdrachtgever – Opdrachtnemer relatie: per Q4 tevredenheid bij OG’s en MT over efficiëntie en effectiviteit van OG/ON-overleg ten gevolge van ingevoerde verbetermaatregelen
Verbeteringen zijn in september ingevoerd. Evaluatie is uitgesteld naar eerste kwartaal 2013. Zie ook punt A3 onder resultaatgebied Bestuur en financiers.
B4
Samenwerking met partners:
a
Samenwerking starten met andere publieke samenwerkingsverbande n via VNG-programma ‘Slim Samenwerken’
Het DB heeft besloten dat het voorlichten van andere overheden over het BEL-model niet tot de kerntaken van de BEL Combinatie behoort. Om de informatie- voorziening over ons inmiddels landelijk als voorbeeld gebruikte intergemeentelijke samenwerkingsvorm toch te ondersteunen is met het programma ‘Slim Samenwerken’ van de VNG afgesproken dat zij periodiek voorlichtingssessies organiseren over intergemeentelijke samenwerking, waarbij het BEL-model een van die samenwerkingsvormen is. De eerste landelijke themadag heeft plaatsgevonden op 14 november 2012.
37
b
Samenwerking met RijksBrede Benchmarkgroep maximaliseren
In 2012 heeft 1 medewerker van de BEL Combinatie als teamleider een onderzoek van de RBB bij de Huurcommissie geleid. Voor 2013 zal ook een onderzoeker worden geleverd. Ook is meegedaan met de RBB-benchmark. Overwogen wordt om de RBB in 2013 weer onderzoek + advies te laten verrichten bij de BEL Combinatie. Verder nemen wij deel aan de Kennisplatforms voor Finance, HRM en ICT.
c
Opties voor samenwerking binnen de regio’s zijn onderzocht
Het AB heeft op 27 juni 2012 ingestemd met de bestuursopdracht om onderzoek te doen naar de business case Regionaal Servicecentrum. In september is gestart met in regionaal verband door adviesbureau PWC opstellen van een businesscase. Deze wordt eind 2012/begin 2013 opgeleverd. In de eerste helft van 2013 moet bestuurlijke besluitvorming plaatsvinden over de diverse opties. Buiten de regio wordt op het gebied van de digitale dienstverlening intensief samengewerkt in Dimpactverband (30 gemeenten).
38
5.1.3
Resultaatgebied Medewerkers
5.1.3.1 Algemeen Beeld Formatie De begrote (toegestane) formatie bedroeg op 1 januari 2012 én 31 december 2012 176,943 Fte. Bezetting Van bovengenoemde formatie is de werkelijke bezetting door personeel in dienst als volgt opgebouwd: Werkelijke bezetting Aantal Fte begin kwartaal Instroom Uitstroom Overige urenmutaties Aantal Fte eind kwartaal
Q1 173,67 5,44 7,61 0,07 171,57
Q2
Q3
Q4
171,57 166,4 163,13 3 3,03 1 8,05 6,72 1,83 -0,11 0,41 0,33 166,4 163,13 162,63
Realisatie van de doelstellingen: C C1
Medewerkers 50% van de medewerkers die beoordeeld worden haalt een 3 of meer op de vier kerncompetenties: publiek ondernemerschap, professionaliteit, openheid en samenwerking
Toelichting De uitwerking van de competenties is gestart. De resultaten zullen begin 2013 worden uitgerold binnen de organisatie. Voor de medewerkers worden trainingen georganiseerd. Beoordeling op basis van de kerncompetenties zal vanaf 2014 plaatsvinden.
C2
Scores in medewerkertevredenheidsonderzoek (MTO) zijn gemiddeld beter en per onderdeel hetzelfde of beter dan in 2010
MTO 2012 is uitgevoerd, Gemiddeld genomen is men tevredener (3,98 op een 5-punts schaal) dan in 2010 (3,62).
C3
Het gevoel van werkdruk is lager t.o.v. de MTO 2010
De werkdruk is in 2012 als enige factor negatiever beoordeeld dan in 2010. Wel is men meer tevreden over de manier waarop binnen de BEL leiding wordt gegeven dan in 2010.
C4
Medewerkers zijn tevreden over huisvesting en binnenklimaat van BELkantoor
Nadat diverse maatregelen zijn uitgevoerd om het binnenklimaat in het BEL kantoor te verbeteren blijkt men nu meer tevreden dan in 2010. Er is een luchtbevochtiger geplaatst en er hebben aanpassingen aan het licht plaatsgevonden.
C5
Gevoel van saamhorigheid toetsen in MTO 2012
T.o.v. MTO 2010 is men zelfs positiever op dit punt, terwijl men toen ook een positieve waardering over saamhorigheid had.
C6
Maximaal 5% ziekteverzuim
De norm is net niet gehaald, nl. 5,25% over 2012 – zie toelichting in 5.1.3.2, Dit wordt vooral veroorzaakt door enkele gevallen van langdurig verzuim.
3
De reductie van de formatie met 5,8 fte door de bezuinigingen gaat effectief pas per 1 januari 2013 in werking.
39
5.1.3.2 Nadere toelichting op bereikte resultaten Ad. C6 Ziekteverzuim ZIEKTEVERZUIM Kort verzuim (tot 6 weken) Lang verzuim (langer dan 6 weken)
2012 5,25% 1,41%
norm 5% -
2011 5,0% 1,8%
3,80%
-
3,2%
Pers.monitor4 5,1% 2,0% 3,1%
Het beoogde verzuimpercentage was voor 2012 5%. Dit begrote percentage is gebaseerd op het gemiddelde werkelijke verzuim van gemeenten met een grootte van 20.000 - 50.000 inwoners. Het resultaat is net niet behaald met een gemiddeld verzuim over 2012 van 5,25%, wat grotendeels verklaard wordt door een aantal gevallen van langdurig verzuim. 5.1.4 Resultaatgebied Maatschappij 5.1.4.1 Algemeen beeld 8 C1
Maatschappij Succesvolle open dag voor de BEL-gemeenten gehouden in Q3
Toelichting Het AB heeft besloten dat in verband met de beperkte middelen er in 2012 geen Open Publieksdag door de BEL Combinatie wordt georganiseerd.
C2
Succesvol BEL congres op 3 februari 2012 gehouden
Gerealiseerd.
C3
Minimaal 5 stages op HBO/academisch niveau doorlopen bij staf – en/of lijnafdelingen
In 2012 zijn 3 stageplaatsen gerealiseerd binnen de afdeling RMO, in alle gevallen betrof dit een HBOstage. Daarnaast heeft 1 klant uit het bestand van Soza HBEL leer-/werkervaring opgedaan bij de afdeling RMO en C&F en zijn er 2 werkervaringsplaatsen ingevuld bij de afdeling O&O, team HRM en de afdeling Vergunning en Handhaving.
C4
Duurzaamheid inkopen door BEL Combinatie is bekend en verbetermaatregelen zijn geformuleerd
Maakt onderdeel uit van het inkoopbeleid. De aanwezige kennis wordt vergroot en de betreffende processen worden verbeterd.
4
De personeelsmonitor dateert uit 2011 en betreft gemeenten met 20.000 – 50.000 inwoners
40
5.2 Weerstandsvermogen In deze paragraaf staat de vraag centraal in hoeverre de BEL Combinatie in staat is om al dan niet structurele financiële tegenvallers op te vangen zonder dat dit ten koste gaat van de bestaande dienstverlening. Het weerstandsvermogen bestaat uit de relatie tussen de weerstandscapaciteit – zijnde de middelen en mogelijkheden waarover de gemeenschappelijke regeling beschikt of kan beschikken om niet begrote kosten te dekken – en de risico’s die niet op een andere wijze zijn ondervangen. Het minimaal aan te houden weerstandsvermogen is afhankelijk van de grootte van de gemeente, de te onderkennen financiële risico’s en het reserve- en voorzieningenbeleid (BBV, artikel 11). Weerstandscapaciteit De weerstandscapaciteit bestaat uit de middelen en mogelijkheden om niet begrote kosten, die onverwachts en substantieel zijn, te dekken. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen incidentele en structurele weerstandscapaciteit. Onderdelen van de weerstandscapaciteit van de BEL zijn: Weerstandscapaciteit exploitatie Onbenutte belastingcapaciteit Onvoorzien Weerstandscapaciteit exploitatie
0 0 0
Weerstandscapaciteit vermogen Algemene bedrijfsreserve Stille reserves Weerstandscapaciteit vermogen
247.541 0 247.541
Totale weerstandscapaciteit BEL Combinatie
247.541
De BEL Combinatie kent zelf geen belastingen als inkomsten, dus is er ook geen sprake van onbenutte belastingcapaciteit (anders dan bij de drie deelnemende gemeenten). Evenmin is sprake van stille reserves en een geraamd bedrag onvoorzien. De BEL Combinatie is een gemeenschappelijke regeling van de drie gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. In de verrekensystematiek (Algemeen Bestuur 3 maart 2011) is opgenomen dat de Algemene bedrijfsreserve vanuit de jaarrekeningresultaten van de BEL Combinatie wordt gevoed tot een maximum van 5% van de omzet (5% van circa € 15.000.000 is € 750.000). Indien de weerstandscapaciteit van de BEL onvoldoende is, zal een beroep worden gedaan op de weerstandscapaciteit van de drie BEL gemeenten5. Deze is als volgt:
5
bedragen ontleend aan de programmabegrotingen 2013 van de drie gemeenten
41
Blaricum: Weerstandscapaciteit exploitatie Onbenutte belastingcapaciteit Onvoorzien Weerstandscapaciteit exploitatie
928.000 29.000 957.000
Weerstandscapaciteit vermogen Algemene reserve Niet geoormerkte bestemmingsreserves Stille reserves Weerstandscapaciteit vermogen
* 6.198.200 297.600 2.576.800 9.072.600
Totale weerstandscapaciteit Blaricum
10.029.600
* de feitelijke reservepositie van Blaricum bedraagt € 12.198.200. Risicoregel gaat over een (risico) onttrekking van € 6 miljoen, restant te verwerken in de weerstandscapaciteit
Eemnes: Weerstandscapaciteit exploitatie Onbenutte belastingcapaciteit + rioolrechten Onvoorzien Weerstandscapaciteit exploitatie
581.000 20.000 601.000
Weerstandscapaciteit vermogen Algemene reserve Niet geoormerkte bestemmingsreserves Stille reserves Weerstandscapaciteit vermogen
2.034.000 1.014.000 1.690.000 4.738.000
Totale weerstandscapaciteit Eemnes
5.339.000
Laren: Weerstandscapaciteit exploitatie Onbenutte belastingcapaciteit Onvoorzien Weerstandscapaciteit exploitatie
1.996.000 45.000 2.041.000
Weerstandscapaciteit vermogen Algemene reserve Niet geoormerkte bestemmingsreserves Stille reserves Weerstandscapaciteit vermogen
10.357.700 63.300 6.635.654 17.056.654
Totale weerstandscapaciteit Laren
19.097.654
42
Risico’s De BEL Combinatie kent een aantal risico’s, de belangrijkste risico’s staan hieronder vermeld. Deelnemende gemeenten De deelnemende gemeenten in de gemeenschappelijke regeling zijn voor 6 jaar deelnemer aan deze regeling. Tussentijds uitstappen kan op basis van de afspraken in de GR. Doorbelasting kosten naar deelnemende gemeenten Met ingang van 2010 worden de kosten van de BEL Combinatie gefactureerd op basis van werkelijke uren maal tarief. Hierdoor betalen de gemeenten ook alleen voor dienstverlening die zij afgenomen hebben. Als gevolg hiervan ontstaan er de volgende risico’s: - het risico voor de BEL Combinatie bestaat eruit dat er aan het einde van het jaar te weinig direct productieve uren in rekening zijn gebracht bij de deelnemende gemeenten waardoor niet alle gemaakte kosten gedekt zijn. - de gemeenten nemen meer of minder uren af waardoor een negatieve of positieve afwijking ontstaat ten opzichte van hun begroting. Daarnaast kan het meer of minder afnemen van uren invloed hebben op de geleverde dienstverlening aan inwoners en de gemeente zelf. Bezuinigingen en financiële positie gemeenten Gezien de financiële positie van de gemeenten is een taakstelling opgelegd aan de BEL Combinatie van € 500.000 in 2012. De taakstelling 2012 is inmiddels volledig ingevuld.
43
5.3 Onderhoud kapitaalgoederen De kwaliteit van de kapitaalgoederen en het onderhoud ervan is bepalend voor het voorzieningenniveau van een gemeente en uiteraard de (jaarlijkse) lasten. De kapitaalgoederen omvatten wegen, riolering, water, groen en gebouwen. Voor de BEL Combinatie is alleen het onderdeel “gebouwen” van toepassing. De overige onderdelen worden opgenomen in de afzonderlijke gemeentelijke jaarrekeningen. BEL kantoor Eemnes De BEL Combinatie is sinds februari 2009 gehuisvest in het nieuwe pand in Eemnes. Op dat moment heeft de overdracht van de bestuursvleugel aan de gemeente Eemnes plaatsgevonden voor een bedrag van € 1.045.000. Voor het BEL kantoor is medio 2012 een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Conform deze MOP is bij de jaarrekening 2012 aan de voorziening Onderhoud BEL kantoor een bedrag gedoteerd van € 72.500. Met dit bedrag was ook rekening gehouden in de begroting 2012. Er is in 2012 geen sprake van onttrekkingen aan de onderhoudsvoorziening BEL kantoor, aangezien geen sprake was van onderhoudsuitgaven met een cyclisch karakter. Het saldo van deze voorziening bedraagt per eind 2012 € 321.634. De Gemeentewerf De BEL Combinatie is eigenaar van het pand van de Buitendienst. Ook voor de Gemeentewerf is medio 2012 een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Op basis hiervan is bij de jaarrekening 2012 aan de voorziening Onderhoud Werf een bedrag gedoteerd van € 22.500. Met dit bedrag was ook rekening gehouden in de begroting 2012. Er is in 2012 een bedrag van € 10.355 onttrokken aan de onderhoudsvoorziening Werf, dit betreft onderhoudsuitgaven met een cyclisch karakter. Het saldo van deze voorziening bedraagt per eind 2012 € 115.954.
Wijkpost Bijvanck De BEL Combinatie is eigenaar van de Wijkpost Bijvanck. Ook hiervoor is medio 2012 een geactualiseerd meerjaren onderhoudsplan (MOP) opgesteld. Op basis hiervan is bij de jaarrekening 2012 aan de voorziening Onderhoud Wijkpost Bijvanck een bedrag gedoteerd van € 4.000. Het saldo van deze voorziening bedraagt per eind 2012 € 8.000.
44
5.4 Financiering Nota’s Treasurystatuut (2010) Uitvoeringsbesluit treasury (2010) Treasurystatuut Per 1 januari 2001 geldt de wet FIDO (Financiering Decentrale Overheden). Het belangrijkste uitgangspunt van de wet FIDO is het beheersen van risico’s. Dat uit zich in een tweetal randvoorwaarden. De eerste is dat het aangaan en verstrekken van leningen evenals het verlenen van garanties alleen zijn toegestaan voor de uitoefening van de publieke taak. De tweede houdt in dat uitzettingen en derivaten een prudent karakter moeten hebben en niet gericht zijn op het genereren van inkomsten door het lopen van overmatige risico´s. Verder uit het beheersen van risico’s zich in de kasgeldlimiet en renterisiconorm. Beide beogen de renterisico´s te begrenzen die verbonden zijn aan financiering door middel van achtereenvolgens korte schuld en lange schuld. Het treasurystatuut sluit veelal aan bij deze wettelijke bepalingen. Begin 2010 is er een treasurystatuut voor de BEL Combinatie vastgesteld. Beleidsmatige kaders: In het treasurystatuut staat beschreven hoe de BEL Combinatie met beleggingen en leningen omgaat. De belangrijkste doelstellingen zijn: Beschermen van de organisatie tegen ongewenste financiële risico’s; Aantrekken van gelden tegen zo laag mogelijke kosten en aanvaardbare condities; Optimaliseren van het renteresultaat. Financieringsbehoefte In 2012 zijn geen nieuwe langlopende leningen aangetrokken. De tijdelijke financieringsbehoefte die er soms is, wordt ingevuld d.m.v. de rekening courant en/of kasgeldleningen. Kasgeldlimiet De kasgeldlimiet heeft tot doel de renterisico’s op kortlopende (opgenomen) geldleningen te beperken. Jaarlijks wordt door het ministerie aangegeven, welk bedrag een gemeente mag financieren met kortlopende geldleningen: de kasgeldlimiet. Het betreft een percentage (8,5%) van het totaal van de begroting. Voor de BEL Combinatie is dat € 1,5 miljoen euro. Indien deze kasgeldlimiet structureel wordt overschreden dient de kortlopende schuld omgezet te worden in een langlopende schuld. Voor de BEL Combinatie is dit risico eigenlijk niet aanwezig, omdat de meeste uitgaven vrijwel direct via de verrekening van de uren worden gedekt. Renterisiconorm Om ongewenste financiële gevolgen van rentewijzigingen te beperken wordt door het ministerie ook jaarlijks een renterisiconorm aangegeven. De renterisiconorm is 20% van het begrotingstotaal (circa € 3,5 miljoen). Dit is het maximale bedrag van de totale vaste schuld (minus verstrekte leningen) waarvan de rente herzien mag worden in het lopende jaar. De uitkomst hiervan mag niet overschreden worden, zodat er een spreiding van de opgenomen leningen en daarmee de renterisico’s ontstaat. Door de financieringsstructuur via de uren, hoeft er nauwelijks geld te worden geleend. De enige echt grote lening is de lening voor de nieuwbouw. De renterisiconorm is in 2012 dan ook niet overschreden.
45
Risicobeheer beleggingen De BEL Combinatie heeft geen beleggingen. In principe zouden er nauwelijks overtollige liquiditeiten moeten zijn, omdat alle kosten vergoed worden door de gemeenten. Slechts indien de investeringen of uitgaven achterlopen bij de planning kan er tijdelijk geld beschikbaar zijn. Het is niet de bedoeling om dit te gaan beleggen, hooguit wordt het kortstondig op een deposito rekening geplaatst. De leningportefeuille ziet er per 31 december 2012 als volgt uit: Staat E Leningbedrag
2012 Omschrijving
Looptijd
17.000.000,00 BNG 40.103044 2.500.000,00 BNG 40.103347 3.000.000,00 BNG 40.104398 Totaal
40 10 10
laatste aflossing
Rente
1-4-2048 17-1-2018 2-7-2019
4,755% 4,18% 3,83%
Stand per 01/01
15.725.000,00 1.750.000,00 2.400.000,00 19.875.000,00
opnames in het jaar 0,00 0,00 0,00 0,00
Aflossing
425.000,00 250.000,00 300.000,00 975.000,00
Stand per 31/12
15.300.000,00 1.500.000,00 2.100.000,00 18.900.000,00
5.5 Lokale heffingen Met ingang van 1 januari 2008 zijn de taken voor het opleggen van de lokale heffingen gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording en verwerking van deze baten vinden rechtstreeks plaats in de administratie van de betreffende gemeente.
5.6 Verbonden partijen Een verbonden partij is een privaatrechtelijke of publiekrechtelijke organisatie waarin de BEL Combinatie én een bestuurlijk én een financieel belang heeft. De BEL Combinatie heeft geen partijen waarmee zij zich verbonden heeft. Deze paragraaf is daarom niet van toepassing voor de BEL Combinatie. De BEL Combinatie dient wel te worden genoemd in deze paragraaf van de BEL-gemeenten.
5.7 Grondbeleid Het grondbeleid omvat het gehele instrumentarium dat de gemeente ter beschikking staat om de vastgestelde ruimtelijke en deels ook economische doelstellingen te realiseren. Met ingang van 1 januari 2008 zijn deze taken gemandateerd aan de BEL Combinatie. Verantwoording van de hieraan gerelateerde baten en lasten vindt rechtstreeks plaats in de administratie van de betreffende gemeente.
46
6. Controleverklaring
Controleverklaring van de onafhankelijke accountant Aan:
algemeen bestuur van de BEL Combinatie
Verklaring betreffende de jaarrekening Wij hebben de in dit verslag opgenomen jaarrekening 2012 van de BEL Combinatie te Eemnes gecontroleerd. Deze jaarrekening bestaat uit de balans per 31 december 2012 en het overzicht baten en lasten over 2012 met de toelichtingen, waarin zijn opgenomen een overzicht van de gehanteerde grondslagen voor financiële verslaggeving en andere toelichtingen. Verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur Het bestuur van de BEL combinatie is verantwoordelijk voor het opmaken van de jaarrekening, alsmede voor het opstellen van het jaarverslag, beide in overeenstemming met het in Nederland geldende Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Deze verantwoordelijkheid houdt onder meer in dat de jaarrekening zowel de baten en lasten als de activa en passiva getrouw dient weer te geven en dat de in de jaarrekening verantwoorde baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Rechtmatige totstandkoming betekent in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen. Het bestuur is tevens verantwoordelijk voor een zodanige interne beheersing als het noodzakelijk acht om het opmaken van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties mogelijk te maken zonder afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude of fouten. Verantwoordelijkheid van de accountant Onze verantwoordelijkheid is het geven van een oordeel over de jaarrekening op basis van onze controle. Wij hebben onze controle verricht in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden en het controleprotocol dat d.d. 6 december 2012 is vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie. Dit vereist dat wij voldoen aan de voor ons geldende ethische voorschriften en dat wij onze controle zodanig plannen en uitvoeren dat een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen dat de jaarrekening geen afwijkingen van materieel belang bevat. Een controle omvat het uitvoeren van werkzaamheden ter verkrijging van controle-informatie over de bedragen en de toelichtingen in de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, alsmede voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risicoinschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing van BEL combinatie. Een controle omvat tevens het evalueren van de geschiktheid van de gebruikte grondslagen voor financiële verslaggeving en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria en van de redelijkheid van de door het bestuur van de BEL combinatie gemaakte schattingen, alsmede een evaluatie van het algehele beeld van de jaarrekening. De bij onze controle toegepaste goedkeuringstolerantie bedraagt voor fouten 1% en voor onzekerheden 3% van de totale lasten en toevoegingen aan reserves. Op basis van artikel 2 lid 7
47
BADO is deze goedkeuringstolerantie door het Algemeen Bestuur bij besluit van 6 december 2012 vastgesteld. Wij zijn van mening dat de door ons verkregen controle-informatie voldoende en geschikt is om een onderbouwing voor ons oordeel te bieden. Oordeel betreffende de jaarrekening Naar ons oordeel geeft de jaarrekening van de BEL Combinatie een getrouw beeld van de grootte en de samenstelling van zowel de baten en lasten over 2012 als van de activa en passiva per 31 december 2012 in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Voorts zijn wij van oordeel dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten alsmede de balansmutaties over 2012 in alle van materieel belang zijnde aspecten rechtmatig tot stand zijn gekomen in overeenstemming met de begroting en met de relevante wet- en regelgeving, waaronder gemeentelijke verordeningen.
Verklaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen Op grond van de wettelijke verplichting ingevolge artikel 213, lid 3, onder d, Gemeentewet melden wij dat het jaarverslag, voor zover wij dat kunnen beoordelen, verenigbaar is met de jaarrekening.
Amsterdam, 17 april 2013 Ernst & Young Accountants LLP w.g. R. Ellermeijer RA
48
7. Vaststellingsbesluit Het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie BESLUIT: I.
Vast te stellen de jaarrekening en het jaarverslag 2012 van de BEL Combinatie met de volgende cijfers:
Gerealiseerd resultaat voor bestemming reserves (voordelig) Gerealiseerd saldo onttrekking aan reserves (nadelig) Gerealiseerd resultaat na bestemming (nadelig) II.
€ 258.512 € 261.917 -/€ 3.405 -/-
Voor de verwerking van het nadelig saldo van € 3.405 wordt aan het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie voorgesteld: - te onttrekken aan de Algemene bedrijfsreserve € 3.405 Totaal € 3.405
III.
Voor kennisgeving aan te nemen de accountantsverklaring en het verslag van Bevindingen.
IV.
De volgende investeringskredieten af te sluiten: Wion Pepperflow GIS raadpleegomgeving Contractmanagement Wabo Dimpact e loket BEL 5 Investeringen ICT 2012 BRS Gegevensmakelaar Luchtbevochtiger Personal Devices 2012 Investeringen klein ICT 2012 Isuzu MAN Bakwagen
Vastgesteld door het Algemeen Bestuur van de BEL Combinatie in zijn vergadering van 24 april 2013.
E. Roest voorzitter
I.M. van Zon secretaris
49
BIJLAGE A. Overzicht lopende kredieten per 31 december 2012
omschrijving
Budget
uitgaven
saldo
lopende investeringen informatieplan Wion Pepperflow Document management systeem
35.000 77.000 296.000
30.919 83.163 271.153
4.082 6.16324.847
GIS raadpleegomgeving Digitalisering facturen Contractmanagement Koppeling BAG WOZ Portfoliomanagement Applicatiebeheer puza
47.500 110.000 35.000 25.000 50.000 66.250
68.190 115.934 7.633 7.225 37.813 10.328
20.6905.93427.367 17.775 12.188 55.922
BAG opschonen BGT Voorbereiding Wabo Dimpact e loket BEL 5 e loket BEL 6 Post Digitaal e dienst Wabo Babs
27.000 23.500 5.000 164.120 91.150 80.820 102.000 70.000
48.372 7.188 4.492 94.864 32.505 5.040 -
21.37216.313 508 69.256 58.645 80.820 96.960 70.000
1.305.340
911.239
Totaal informatieplan
394.101
overige lopende investeringen omschrijving
budget
uitgaven
saldo
Inrichten crisisruimten Investeringen ICT 2012 BRS Gegevensmakelaar Luchtbevochtiger Personal Devices 2012 Papierarm werken Investeringen klein ICT 2012 Isuzu MAN Bakwagen
30.000 72.000 175.000 48.500 15.000 66.500 25.000 60.000 140.000
18.710 80.590 181.161 48.340 15.387 55.078 24.054 57.682 138.725
11.290 8.5906.161160 38711.423 946 2.318 1.275
Totaal overig
632.000
619.727
12.273
50
BIJLAGE B. Staat van reserves en voorzieningen Reserves Omschrijving
Saldo 01-01-2012
Mutaties 2012
Aanwending 2012
Saldo 31-12-2012
Algemene bedrijfsreserve
152.556
265.985
-171.000
247.541
Reserve hogere inschaling
507.084
0
-188.461
318.623
1.402.983
242.760
-121.382
1.524.361
0
500.000
0
500.000
2.062.623
1.008.745
-480.843
2.590.525
Aanwending 2012
Saldo 31-12-2012
Reserve dekking kapitaallasten Reserve Afvloeiing en ontwikkeling personeel Totaal Reserves
Voorzieningen Omschrijving Voorziening onderhoud BEL kantoor Voorziening onderhoud Werf Voorziening onderhoud Wijkpost Totaal onderhoudsvoorzieningen Voorziening FPU Voorziening Afvloeiing en ontwikkeling personeel Totaal overige voorzieningen Totaal Voorzieningen
Saldo 01-01-2012
Dotatie 2012
249.134 103.809
72.500 22.500
0 -10.355
321.634 115.954
4.000
4.000
0
8.000
356.943
99.000
-10.355
445.588
0
5.000
5.000
0
0
97.000
0
97.000
5.000
97.000
0
102.000
361.943
196.000
-10.355
547.588
51
