Basisboek_Wie klasseert_afl_6.book Page 5 Tuesday, December 14, 2010 8:02 AM
Wie klasseert, die vindt
INHOUDSTAFEL
WEGWIJZER Ten geleide van de redactie
5
De redactieleden en auteurs
7
Gebruikte afkortingen
11
DEEL I: BASISREGELS Hoofdstuk I.1 – Begrippen en regelgeving Inleiding 1. Begrippen 1.1 Definitie van archief 1.2 Verklaring van de definitie 1.3 De archiefvormer 1.4 Nadere begrippen 1.5 Levensloop van archief: van klassement tot archiefruimte, van mappenstructuur tot archiefserver 1.6 Waarom archiveren? 1.7 Belangrijkste gevolgen 2. Regelgeving 3. Het Archiefdecreet van 9 juli 2010 3.1 Toepassingsgebied 3.1.1 Zorgdragers en archiefbeheerders 3.1.2 Wat zijn archiefdocumenten? 3.1.3 Verhouding tot de federale Archiefwet 3.2 Regelingen 3.2.1 Een nieuw selectiemechanisme 3.2.2 Toegang tot archiefdocumenten
1 2 2 2 5 5 6 8 10 10 24 24 24 26 27 27 27 29
Hoofdstuk I.2 – Organisatie Inleiding Organisatie van het archiefbeheer – Schematisch overzicht van de verantwoordelijkheden
Afl. 5, november 2010
1 2
Wegwijzer / 1
Basisboek_Wie klasseert_afl_6.book Page 6 Tuesday, December 14, 2010 8:02 AM
Wie klasseert, die vindt
1. 2.
Bestuurlijke verantwoordelijkheid De pijler van het document- en archiefbeheer 2.1 De archiefregeling 3. Basisinstrumenten 3.1 Klasseersystemen 3.2 De selectielijsten 3.3 Het informatiebeheersplan 3.4 Registratie of inventaris Actiepunten Visieteksten 1. Documentbeheer: wat zijn documenten anno 2009-2019? Een reflectie over hoe de overheid omgaat met nieuwe trends
4 5 5 8 8 9 10 11 12 17 17
Hoofdstuk I.3 – Instrumenten voor een goed documentbeheer Inleiding 1. Klasseer- en classificatiesystemen 1.1 Inleiding 1.1.1 De bestaansreden van klasseer- en classificatiesystemen 1.1.2 Verschillende soorten klasseer- en classificatiesystemen 1.2 Het classificatiesysteem gebaseerd op de functies van de organisatie 1.2.1 Inleiding 1.2.2 Een methode om een classificatiesysteem naar functies te ontwerpen 1.2.3 Functionele classificaties voor lokale overheden 1.2.4 De integratie van het functionele classificatie- en klasseersysteem met de andere beheersinstrumenten 1.2.5 Ter afsluiting 1.3 Andere klasseer- en classificatiesystemen 1.3.1 Werken met onderwerpsrubrieken 1.3.2 NDC 1.3.3 UDC 1.4 Vergelijking functionele en onderwerpsclassificaties 1.4.1 Voordelen van functionele classificatie 1.4.2 Opmerkingen bij de NDC 1.4.3 Conclusie 2. Selectielijsten 2.1 Archieven vernietigen, hoezo? Principes en voordelen van het selecteren 2.2 Betekenis van de selectielijst 2.2.1 Bepalen van de archiefwaarde van de informatie 2.2.2 Bepalen van de termijnen
2 / Wegwijzer
1 2 2 2 21 22 22 24 29 210 213 215 215 215 216 217 217 218 222 3 4 6 7 9
Afl. 5, november 2010
0_Voorwerk.fm Page 7 Tuesday, June 21, 2011 2:47 PM
Wie klasseert, die vindt
2.3 2.4 2.5
3.
Hoe moet je de selectielijsten lezen? Structuur van de selectielijst Overzicht van bestaande selectielijsten 2.5.1 Gemeenten 2.5.2 OCMW 2.5.3 Provincies 2.5.4 Kerkfabrieken 2.5.5 Bestuursraden van protestantse gemeentes 2.5.6 Polders en wateringen 2.5.7 Lokale Politie 2.5.8 Sociale huisvestingsmaatschappijen 2.5.9 Onderwijs Het informatiebeheersplan
10 11 14 14 15 15 15 16 16 16 16 16 17
Hoofdstuk I.4 – Duurzaamheid Inleiding 1. Papier 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6
1 2 2 2 3 5 10 12
Inleiding Historiek Samenstelling Bedreigingen Hete hangijzers Besluit
DEEL II: AAN DE SLAG Hoofdstuk II.1 – Een klassement opbouwen Inleiding 1. Ordenen: van document tot klassement 1.1 Ordenen van individuele documenten 1.1.1 Bundelen van stukken in series 1.2 Bundelen van stukken in dossiers: dossiervorming 1.2.1 Soorten dossiers 1.2.2 Rangschikken van dossiers 1.2.3 De inhoud van één dossier beter organiseren 1.3 Het definitieve klassement van je dossiers(reeksen) en registers 1.3.1 Aangewezen: klassement en mappenstructuur volgens functies/taken 1.3.2 Op welk niveau van de organisatie bouw je nu een klassement of mappenstructuur op? 2. Aanbevelingen voor de mappenstructuur van digitale klassementen
Afl. 7, juni 2011
1 2 2 3 6 6 9 11 12 13 15 17
Wegwijzer / 3
0_Voorwerk.fm Page 8 Tuesday, June 21, 2011 2:47 PM
Wie klasseert, die vindt
3.
Registreren 3.1 De toegankelijkheid van het klassement van je dienst verzekeren 3.2 Het registreren van briefwisseling en het registeren van elk dossier dat wordt geopend 3.2.1 Postregistratie. Decretaal verplichte registratie van de hele briefwisseling 3.2.2 Reeksinventarissen 3.3 De inhoud van series en dossiers via indexen en inhoudsopgave beter beschikbaar maken 3.3.1 Inhoudsopgave 3.3.2 Index 4. E-mails klasseren en archiveren 4.1 Inleiding 4.2 Klasseren van e-mails 4.2.1 Waarom e-mails klasseren? 4.2.2 Waar klasseren? 4.2.3 Wat klasseren? 4.2.4 Hoe klasseren? 4.2.5 Wie klasseert? 4.3 Archiveren van e-mails 4.3.1 Selectie 4.3.2 Archiveringsformaat 4.3.3 Registreren van metadata 4.4 Besluit Bijlage 1: Verantwoordelijkheden en rollen Bijlage 2: Gebruiksvriendelijk klasseren van e-mails en bijlagen Bijlage 3: XML-schema voor e-mails 5. Het informatiebeheersplan realiseren 6. Ruim op orde! Opruimdagen houden je klassementen op orde 6.1 Inleiding 6.2 Papieren opruimdag 6.3 Digitale opruimdag 6.4 Praktische tips Praktijkvoorbeelden
20 21 24 24 26 27 27 27 29 29 30 30 301 302 304 306 307 307 308 309 309 3010 3011 3013 3016 3017 3017 3020 3022 3025 31
Hoofdstuk II.2 – Materieel opbergen en beheren Inleiding 1. Vuistregels voor het kiezen van opbergmateriaal in de kantoorruimte 2. Overzicht van soorten verpakkingsmaterialen en soorten archiefkasten of archiefrekken 3. Richtlijnen voor een goed beheer van een archiefruimte 3.1 Minimumvereisten voor een archiefruimte 3.1.1 De archiefruimte 3.1.2 De archiefrekken 3.1.3 Plaatsing van de archieven
4 / Wegwijzer
1 2 2 3 3 3 5 5
Afl. 7, juni 2011
0_Voorwerk.fm Page 9 Tuesday, June 21, 2011 2:47 PM
Wie klasseert, die vindt
4. 5.
Organiseren en beheren van de magazijnruimte Veiligheidszorg in archieven 5.1 Wat is veiligheidszorg? 5.1.1 Organisatorische maatregelen 5.1.2 Personele beveiliging of bewaking 5.1.3 Mechanische beveiliging 5.1.4 Elektronische beveiliging 5.1.5 Psychologische beveiliging 5.2 Incident, calamiteit, ramp 5.2.1 Het preventie- of calamiteitenplan 5.3 Diefstal en recuperatie 5.4 Risicobeheer en verzekeringen 5.5 Ondersteuning
7 8 9 10 11 12 12 13 14 15 17 19 20
Hoofdstuk II.3 – Digitaal bewaren Inleiding 1. Begrippen en uitgangspunten van digitale duurzaamheid 1.1 Inleiding 1.2 Een risicovol reconstructieproces 1.2.1 Onbekende digitale toekomst 1.2.2 Zo weinig mogelijk reconstructieschakels 1.2.3 Zo veel mogelijk risicospreiding 1.3 Digitale objecten 1.3.1 Onleesbare en corrupte bestanden 1.3.2 Gegevensverlies voorkomen 1.3.3 Vuistregels voor duurzame opslag 1.4 Digitale documenten 1.4.1 Leesbaarheid op lange termijn verzekeren 1.4.2 Vuistregels voor duurzame leesbaarheid 1.5 Digitale archiefdocumenten 1.5.1 Belang van metadata 1.5.2 Vuistregels voor duurzame archiefdocumenten 1.6 Besluit 2. Stappenplan voor het opzetten en beheren van een digitaal archief 2.1 Inleiding 2.2 Overzicht 2.3 De 10 stappen 2.3.1 Gebruik een betrouwbaar en beveiligd opslagsysteem en pas een adequaat beheer toe 2.3.2 Bewaar de metadata op een digitaal duurzame wijze 2.3.3 Voorzie een duurzame band tussen het document en zijn metadata 2.3.4 Registreer metadata voor elk digitaal object
Afl. 7, juni 2011
1 2 2 21 21 3 3 4 4 5 8 9 9 13 14 14 16 16 17 17 18 19 19 22 23 24
Wegwijzer / 41
0_Voorwerk.fm Page 10 Tuesday, June 21, 2011 2:47 PM
Wie klasseert, die vindt
2.3.5 2.3.6 2.3.7 2.3.8 2.3.9 2.3.10
Definieer en documenteer de essentiële eigenschappen van het originele document Bewaar de leesbaarheid van de digitale documenten Archiveer alle componenten nodig voor een getrouwe reconstructie van de documenten Documenteer het beheer van de digitale documenten Beschrijf de digitale documenten Documenteer het digitale archief
26 27 29 30 31 32
Hoofdstuk II.4 – Digitaliseren Inleiding 1. Vuistregels bij het digitaliseren van analoge archiefdocumenten 1.1 De 12 vuistregels bij de planning en de voorbereiding 1.2 De 4 vuistregels bij het kiezen van een digitaal formaat 1.3 De 8 vuistregels bij het digitaliseren 1.4 De 2 vuistregels bij de verwerking en de controle 1.5 Kwaliteitsvereisten 1.5.1 Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van tekst 1.5.2 Kwaliteitsvereisten bij het digitaliseren van afbeeldingen 1.5.3 Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van audio 1.5.4 Kwaliteitsvereisten bij digitaliseren van video 2. Modellastenboek digitalisering Deel A: Modellastenboek Deel B: Modelovereenkomst
1 2 4 5 6 7 7 7 9 9 10 11 13 41
Hoofdstuk II.5 – Vernietigen Inleiding 1. Vernietigen 1.1 Wanneer vernietigen? 1.2 Schonen: een bijzondere manier van vernietigen 1.2.1 Materieel schonen 1.2.2 Inhoudelijk schonen 1.3 Aanbevolen werkwijze voor het praktisch uitvoeren van vernietigingen 1.4 Vernietiging van digitale bestanden 1.5 Het gebruik van papierversnipperaars
1 2 2 4 4 5 6 7 8
Hoofdstuk II.6 – Overdragen Inleiding 1. Dienstverlening van een depotbeheerder aan een administratie 1.1 Overdracht 1.1.1 De voorbereiding 1.1.2 De schriftelijke neerslag van de overdracht 1.1.3 Administratieve verwerking van de overdracht
42 / Wegwijzer
1 2 2 3 4 6
Afl. 7, juni 2011
0_Voorwerk.fm Page 11 Tuesday, June 21, 2011 2:47 PM
Wie klasseert, die vindt
1.2
1.3
Beschikbaar stellen van archieven 1.2.1 Basisregistratie 1.2.2 Raadplegen en uitlenen 1.2.3 Toepassing bij Ondernemingen Jan De Nul nv De aandachtspunten voor de depotbeheerder
6 6 7 8 9
Hoofdstuk II.7 – Publiekswerking en dienstverlening Inleiding
1
DEEL III: DE ARCHIEFDIENST Ter inleiding – De werking van een archiefdienst Hoofdstuk III.1 – Organisatievormen* Hoofdstuk III.2 – Taken en werking 1. 2. 3.
4. 5. 6.
Inleiding en takenoverzicht* Organiseren van het archiveringsbeleid* Opnemen van archieven / verwerken van aangeboden archieven 3.1 Procedures voor het opnemen van archieven* 3.2 Het opruimen van oude archieven in wanorde 3.2.1 Overzicht maken van archiefruimte(n) 3.2.2 Externe informatie verzamelen 3.2.3 Reeksen herstellen 3.2.4 Reeksen en series beschrijven 3.2.5 Selectielijsten raadplegen en toepassen 3.2.6 Vernietigingen uitvoeren 3.2.7 Beschrijving, herverpakking en overbrenging Bewaren van archieven* Leeszaalorganisatie* Publiekswerking*
1 1 1 1 2 3 6 7 8 10 11 11 12 12 12
Hoofdstuk III.3 – Metadata en beschrijvingen* Hoofdstuk III.4 – Erfgoedwerking Inleiding 1. Het Erfgoeddecreet 1.1 Het Cultureel-erfgoeddecreet van 23 mei 2008 1.2 Interessante invalshoeken voor een lokale archiefwerking? 1.2.1 De cultureel-erfgoedconvenant
Afl. 7, juni 2011
1 2 2 4 4
Wegwijzer / 43
0_Voorwerk.fm Page 12 Tuesday, June 21, 2011 2:47 PM
Wie klasseert, die vindt
1.3
1.2.2 Expertisespreiding 1.2.3 Het kwaliteitslabel voor culturele archiefinstellingen 1.2.4 Projectsubsidies 1.2.5 De depotproblematiek Zin in meer?
5 6 7 8 8
DEEL IV: SECTOREN Hoofdstuk IV.1 – Verantwoord archiefbeheer voor kerkfabrieken 1. 2. 3. 4.
5.
6. 7.
8.
Inleiding Enkele inleidende begrippen 2.1 Archiefdocument, archiefvormer, archiefbestand Statuut van het kerkfabriekarchief Verantwoordelijkheid voor het archief en toezicht 4.1 Verantwoordelijkheid voor het archief 4.2 Toezicht op het kerkfabriekarchief Beheer van de lopende administratie (dynamisch archief) 5.1 Decretaal verplicht aan te maken en te bewaren documenten 5.1.1 Stukken met betrekking tot de samenstelling van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité 5.1.2 Notulen of verslagen van de kerk(fabriek)- of bestuursraad/comité 5.1.3 Meerjarenplan 5.1.4 Budget 5.1.5 Boekhoudkundige documenten 5.1.6 Jaarrekening 5.1.7 Eindrekening 5.2 Andere te bewaren documenten 5.2.1 Eigendomstitels van de roerende en onroerende bezittingen van de kerkfabriek 5.2.2 Documenten met betrekking tot het onderhoud en het beheer van de gebouwen bestemd voor de eredienst 5.2.3 Personeelsdossiers 5.2.4 Inkomende en uitgaande briefwisseling en postregistratiesysteem Selectie en vernietiging van archiefdocumenten Beheer van het historisch archief (statisch archief) 7.1 Inhoud van het historisch archief 7.2 Eigen beheer of bewaargeving? 7.2.1 Bewaargeving van het historisch archief Nuttige adressen
44 / Wegwijzer
1 2 2 5 5 5 6 8 8 8 8 9 10 12 16 18 19 19
19 20 20 23 27 27 29 29 34
Afl. 7, juni 2011
0_Voorwerk.fm Page 13 Tuesday, June 21, 2011 2:47 PM
Wie klasseert, die vindt
Hoofdstuk IV.2 – Dynamische archieven van scholen 1. 2.
3.
4.
5.
6.
Inleiding Nut van schoolarchief 2.1. Administratieve waarde van schoolarchief 2.2. Cultureel-historisch belang van schoolarchief Problematiek 3.1. Verantwoordelijkheid voor het schoolarchief 3.2. Verhouding tussen scholen en inrichtende macht 3.3. Bestaande richtlijnen 3.4. Planlast Aanpak 4.1. Dynamisch schoolarchief 4.1.1. Orde en structuur in de schooladministratie 4.1.2. Specifieke uitdaging van digitaal schoolarchief 4.2. Statisch schoolarchief 4.3. Selectie voor bewaring en vernietiging 4.4. Schooleigen voorbeelden 4.4.1. Voorbeelden van permanent te bewaren archief 4.4.2. Te selecteren archief waaruit delen vernietigd kunnen worden 4.4.3. Specifieke documenten voor bepaalde onderwijsdivisies Hulpmiddelen 5.1. Selectielijst 5.2. Handboek 5.3. Hulp bij externe partners 5.3.1. Procedure voor het verwerken van archieven 5.3.2. Hulp bij archiefinstellingen Besluit
1 2 2 3 5 5 7 8 10 11 11 11 12 14 15 17 17 18 19 20 20 22 22 22 24 25
BIJLAGEN Inhoud cd-rom Kernbegrippen en definities
De onderdelen aangeduid met * zullen worden toegevoegd in een aanvulling op deze publicatie.
Afl. 7, juni 2011
Wegwijzer / 45
