Inhoudsgave: Voorwoord…………………………………………………………………………………………………………………………………………… Hoofdstuk 1, De organisatie van de Rechtswinkel ………………………………………………………………………………. Hoofdstuk 2, Bestuursamenstelling……………………………………………………………………………………………………… Hoofdstuk 3, Medewerkersoverzicht…………………………………………………………………………………………………… Hoofdstuk 4, Telefonisch spreekuur…………………………………………………………………………………………………….. Hoofdstuk 5, Secties…………………………………………………………………………………………………………………………….. 5.1 : Arbeidsrecht………………………………………… 5.2 : Consumentenrecht……………………………… 5.3 : Huurrecht…………………………………………….. 5.4 : Rechtshulp…………………………………………… 5.5 : Personen-, familie- en erfrecht……………. Hoofdstuk 6, Commissies…………………………………………………………………………………………………………………….. 6.1 : Openspreekuur………………………………………………… 6.2 : Rooster ……………………………………………………………. 6.3 : Technische ………………………………………………………. 6.4 : Voorlichtingscommissie…………………………………… 6.5 : Voorraadcommissie…………………………………………. 6.6 : Evenementen- / Kantoorbezoekcommissie…….. Hoofdstuk 7, De secretaris…………………………………………………………………………………………………………………… Hoofdstuk 8, Financieel jaarverslag ……………………………………………………………………………………………………..
Voorwoord
Hoofdstuk 1
De organisatie van de Rechtswinkel
Algemene organisatie De Rechtswinkel bestaat uit een Algemene Medewerkers Vergadering. Zes medewerkers hieruit zitten tevens in het bestuur. Daarnaast maakt elke medewerker deel uit van één van de vijf secties en één van de zes permanente commissies.
AMV en het Bestuur De Stichting Rechtswinkel Rotterdam is een vrijwilligersorganisatie, die gratis juridisch advies verstrekt. De Rechtswinkel heeft een horizontale structuur, wat inhoudt dat elke medewerker dezelfde rechten en plichten heeft. Het bestuur voert het beleid en neemt daartoe beslissingen, maar probeert tegelijk de medewerkers te betrekken in dat beleid en die beslissingen. Iedere medewerker heeft het recht om te stemmen op de maandelijkse Algemene Medewerkers Vergadering. Daarnaast heeft elke medewerker de plicht om het takenpakket dat het werken bij de Rechtswinkel met zich meebrengt, uit te oefenen.
AMV Maandelijks komen alle medewerkers van de Rechtswinkel bijeen op de Algemene Medewerkers Vergadering (AMV). Op deze vergadering wordt de stand van zaken besproken en worden belangrijke beslissingen genomen. Indien er beslissingen moeten worden genomen over eventuele wijzigingen in het reglement, de structuur van de organisatie of over het aanschaffen van literatuur of andere artikelen, dan is het de AMV die hier over beslist.
Bestuur Ondanks de horizontale structuur heeft de Rechtswinkel een bestuur. Het bestuur bestaat uit vier tot zes leden van de Rechtswinkel: een voorzitter, eventueel een vice-voorzitter, een penningmeester en een tweede penningmeester, een secretaris en één of twee algemene bestuursleden. Het bestuur vertegenwoordigt de Rechtswinkel extern. Het bestuur komt wekelijks bijeen en kan beslissingen nemen tot een bepaalde grens. Tijdens deze wekelijkse vergaderingen wordt de post afgehandeld en worden de financiën geregeld. Belangrijke zaken die een beslissing vergen, worden op de AMV behandeld. Uiteindelijk is het dus altijd de AMV die de hoogste macht heeft binnen de Rechtswinkel.
Spreekuur/telefoondienst Het bestaansrecht van de Rechtswinkel is gelegen in het verlenen van laagdrempelige rechtshulp op terreinen waar deze ontbreekt. De Rechtswinkel probeert vooral mensen voor wie het inschakelen van professionele juridische hulp financieel gezien tot de onmogelijkheden behoort, zoveel mogelijk te helpen. De telefonische spreekuren vinden iedere dag door de weeks plaats en wel op maandag en donderdag van 13.30 uur tot 17.30 uur en op dinsdag, woensdag en vrijdag van 8.30 uur tot 12.30 uur. Tijdens deze spreekuren kunnen cliënten bellen met hun juridische problemen. Er zijn twee telefoonlijnen en met parate kennis, wettenbundels, juridische literatuur, juridische tijdschriften, informatieve folders en informatie op het internet proberen de medewerkers de cliënten zo goed mogelijk te woord te staan en te antwoorden op de juridisch-theoretische, maar vaak ook praktische juridische vragen. Het kan zijn dat een probleem erg ingewikkeld is, buiten onze doelgroep valt of dat de belangen zo groot zijn dat het verstandiger is dat een professional de zaak bekijkt. Wij zorgen er dan voor dat de cliënt terechtkomt bij een professionele jurist. In die gevallen verwijzen wij de cliënt door naar een advocaat of andere gespecialiseerde instantie.
Open Spreekuur Sommige zaken kunnen niet over de telefoon behandeld worden. Soms is het nodig om bepaalde papieren, zoals een contract of algemene voorwaarden, eens rustig door te nemen om een cliënt een goed advies te kunnen geven. Het is dan niet verstandig om de zaak dan toch telefonisch af te doen. Een dergelijke zaak wordt dan ingenomen voor ons Open Spreekuur. Eenmaal per week houdt de Rechtswinkel een Open Spreekuur. Dit vindt plaats bij de Rechtswinkel zelf in aanwezigheid van een begeleidend advocaat en twee medewerkers van de Rechtswinkel. Elke rechtswinkelier draait eenmaal per twee maanden een open spreekuur. De spreekuren worden woensdagavond gehouden van 19.00 uur tot 21.00 uur. Er worden per spreekuur maximaal vier zaken ingenomen. Voor het merendeel van de zaken moeten brieven worden geschreven. Dit wordt door de medewerkers van de Rechtswinkel gedaan, bijgestaan door de begeleidend advocaat. Er zijn ongeveer tien advocaten die één keer in de twee maanden vrijwillig een dienst meedraaien en de rechtswinkeliers bijstaan en extra informatie geven. Door de Open Spreekuren komen we als rechtswinkeliers dichterbij de cliënt te staan. In tegenstelling tot de telefoondienst staan we nu oog in oog met de cliënt. We zien dan echt wie we helpen. Dat zorgt voor een extra stimulans voor de medewerkers en bovendien meer begrip van de kant van cliënten voor het werk dat we bij de Rechtswinkel doen.
Secties De Rechtswinkel is onderverdeeld in secties. Elke medewerker maakt deel uit van een sectie. Op het ogenblik zijn er vijf secties die zich elk bezighouden met één van de volgende rechtsgebieden: consumentenrecht, huurrecht, rechtshulp, arbeidsrecht en personen-, familie- en erfrecht. De secties verdiepen zich in hun rechtsgebied. Ze bestuderen de literatuur, tijdschriften en recente ontwikkelingen. Deze ontwikkelingen worden bijgehouden en als er veel cliënten zijn die vragen hebben over een bepaald onderwerp dan zorgen de secties ervoor dat er informatie over dat onderwerp beschikbaar komt. Naast het bijhouden van recente ontwikkelingen en de literatuur, wordt er tweemaal per jaar een thema-avond door een sectie verzorgd. Dit kan gaan over een onderwerp dat de sectie zelf heeft uitgediept, maar de sectie kan er ook voor kiezen om een deskundige uit te nodigen die de scholing zal verzorgen. Op deze manier blijven de medewerkers upto-date: ze kennen de ontwikkelingen die plaatsvinden binnen de vijf rechtsgebieden en kunnen daardoor cliënten beter adviseren en helpen.
Commissies Naast de secties heeft de Rechtswinkel ook zeven permanente commissies: een technische commissie, een open spreekuurcommissie, een roostercommissie, een voorlichtingscommissie, een evenementen/kantoorbezoekcommissie en een voorraadcommissie. Elke medewerker neemt deel in een commissie. De commissies hebben als doel om bepaalde taken uit te oefenen die de dagelijkse gang van zaken betreffen. Tevens ondersteunen de commissies het rechtswinkelwerk.
Hoofdstuk 2
Bestuurssamenstelling 2012
Voorzitter 01-01-2012 tot 01-05-2012 01-05-2012 tot 01-05-2013
Annemieke Boon Merel Pontier
Penningmeester 01-01-2012 tot 01-05-2012 01-05-2012 tot 01-05-2013
Ilyas el-Bouhassani Yasmina Rabda
01-01-2012 tot 01-05-2012 01-05-2012 tot 01-05-2013
Mohamed Achalhi Robin Doesema
Secretaris 01-01-2012 tot 01-05-2012 01-05-2012 tot 01-05-2013
Radha Autar Sarah van den Brand
Algemeen bestuurslid 01-01-2012 tot 01-05-2012 01-01-2012 tot 01-05-2012
Lizzy Velthoven Gaia Bor
01-05-2012 tot 01-12-2012 01-12-2012 tot 01-05-2013 01-05-2012 tot 01-05-2013
Radha Autar Thomas Meulemans Awang Rezakhani
Hoofdstuk 3 Geheel in 2012 geweest Yasmina Rabda
Medewerkersoverzicht 2012 werkzaam Vertrokken in 2012
Begonnen in 2012
Kian Hsia
Diandra Kwawukume
Merel Pontier
Jolanda Vink
Donya Otaredian
Sarah van den Brand
Jacobine Slingerland
Janneke Reijnders
Ilyas El-Bouhassani
Levy Groenbos
Lizzy Velthoven
Lisette Plönissen
Mohammed Achalhi
Maarten Bellaard
Gaia Bor
Naomi Asscheman
Annemieke Boon
Robin Doesema
Ben Wekker
Shaharzaad Said
Ata Vahdatzade
Thomas Meulemans
Radha Autar
Tim Schouten
Fjodor Chkalov
Jorris Ouwerkerk
Robert Pothoven
Hoofdstuk 4
Telefonisch Spreekuur
De Stichting Rechtswinkel Rotterdam geeft juridisch advies tijdens het telefonische spreekuur dat wordt gehouden op maandag en donderdag van 13.30 uur tot 17.30 uur en op dinsdag, woensdag en vrijdag van 8.30 uur tot 12.30 uur. Ook dit jaar hebben veel cliënten de Stichting Rechtswinkel Rotterdam geraadpleegd voor juridisch advies. We maken gebruik van twee telefoonlijnen. Daarnaast hebben we een interne telefoonlijn, waarmee alleen uitgaand kan worden gebeld, zodat de twee telefoonlijnen niet onnodig bezet worden gehouden. De twee telefoonlijnen zijn voorzien van een wachtknop, zodat tijdens het bellen al gezocht kan worden naar de gewenste informatie, om zo de cliënt nog sneller en beter van dienst te kunnen zijn. Nieuwe medewerkers kunnen via de luidspreker meeluisteren om zo inzicht te krijgen in de manier waarop mensen te woord worden gestaan en om een beeld te krijgen van de manier waarop een vraag dient te worden opgelost. De Stichting Rechtswinkel Rotterdam houdt de hoeveelheid telefoontjes, het soort vragen en de antwoorden op deze vragen bij door middel van een coderingsprogramma. Alle drie de werkcomputers zijn voorzien van dit coderingsprogramma. Het coderingsprogramma bevat naast overzichten van het telefoonverkeer ook nog interne scholingen per sectie. Tijdens het telefoongesprek kan zo de gewenste informatie snel worden opgezocht. Het komt vaak voor dat het erg druk is tijdens telefoonuren en het niet mogelijk is om gelijktijdig te coderen. Het is mogelijk om op afstand toegang te krijgen tot het coderingsprogramma (bijvoorbeeld thuis) via een beveiligde verbinding met het netwerk van de rechtswinkel, zodat er geen informatie verloren gaat. Ook in 2009 hebben de medewerkers van de Rechtswinkel het coderingsprogramma gebruikt om vast te leggen wat voor adviezen er aan de telefoon zijn gegeven en wat de aard van het probleem was. Uit tabel 1 valt af te leiden dat er in 2009 minder adviezen zijn gegeven dan het voorgaande jaar. Er is sprake van een daling van 8836 uitgebrachte adviezen in 2008, naar 7812 adviezen in 2009. Aangetekend moet daarbij worden dat veel medewerkers het moeilijk vinden om consequent te coderen. Bovendien was er door een grote storing met de computer server het een maand land niet mogelijk om de telefoontjes op te slaan in het coderingsprogramma. Het blijkt een lastige taak om de medewerkers elk telefoontje wat ze hebben gekregen te laten coderen. Medewerkers maken soms gebruik van de mogelijkheid om vanaf thuis hun telefoontjes te coderen, hoewel dit dan dikwijls word vergeten. Het bestuur probeert ook in 2010 het belang van het coderen te benadrukken. Tabel 1: aantal vragen per categorie:
Hoofdstuk 5,
Secties
5.1 Arbeidsrecht 5.2 Consumentenrecht Het consumentenrecht is een van de veelomvattende rechten waar een persoon dagelijks mee te maken krijgt. De rechtswinkel biedt hulp aan consumenten die met een probleem zitten en zo ook is er een sectie consumentenrecht. Dit komt telefonisch aan bod, maar kan zo nodig natuurlijk ook een rol spelen tijdens het Open Spreekuur. Tegenwoordig vindt er steeds meer koop op afstand plaats, waardoor er meer kans op geschillen bestaat. Heb ik garantie? Voldoet dit product aan de eisen die er gesteld worden? Wat als mijn product beschadigd is? Dit zijn allemaal vragen die opkomen bij consumenten, die de rechtswinkel ook helpt. Zeker in deze tijden van crisis is het al gauw interessanter om voor een paar honderd euro in je recht te staan. Verder wordt door deze sectie ook een scholingsavond voor consumentenrecht geregeld. Tijdens een Open Spreekuur bleek dat een begeleidend advocaat veel verstand had van consumentenrecht en ook soortgelijke scholingen organiseert voor Sociaal Raadslieden. Deze avond staat dan ook binnenkort op het programma. De sectie consumentenrecht bestond in 2012 uit Sarah van den Brand, Lisette Plönissen en Tim Schouten. De sectie consumentenrecht hoopt om wederom een nieuw succesvol jaar tegemoet te gaan en zal zich in 2013 ook weer gaan richten op de (verdere) ontwikkeling van de kennis van de rechtswinkeliers om zo de consumenten van een goed advies te kunnen voorzien.
5.3 Huurrecht In het jaar 2012 heeft het huurrecht, net als de voorgaande jaren, een belangrijke rol gespeeld in de dagelijkse praktijk van de Stichting Rechtswinkel Rotterdam. Dit is te verklaren uit het feit dat het huurrecht een belangrijk rechtsgebied is in het maatschappelijke leven. Zo huurt een niet gering gedeelte van de bewoners van Rotterdam en omstreken een woning. Veel van deze huurders hebben vaak niet voldoende kennis over hun rechten en plichten. Mede hierdoor krijgen de medewerkers van de rechtswinkel tijdens de telefoondienst altijd veel vragen binnen over de rechten en plichten die huurders hebben. Deze vragen zijn erg divers. Grote en veelvoorkomende onderwerpen zijn de verplichtingen van een goede verhuurder, vragen over de borgsom en (het verhelpen van) gebreken. Ook is het huurrecht een veelvoorkomend thema tijdens de open spreekuren. Over het jaar 2012 zijn er veel cliënten geweest die een geschil hadden met hun verhuurder. Hierbij ging het vaak om terugbetaling van de borgsom of om het verhelpen van gebreken. Onze medewerkers hebben deze clienten geprobeerd te helpen door onder andere het schrijven van aangetekende brieven aan de verhuurder of de woningbouwvereniging. De sectie huurrecht heeft het afgelopen jaar bestaan uit de medewerkers Awang Rezakhani, Robert Pothoven, Ata Vahatzahde en Shaharzaad Said. Om de kennis van de medewerkers van de rechtswinkel actueel en accuraat te houden, heeft de sectie huurrecht op 10 december 2012 een scholingsavond georganiseerd. Deze werd gegeven door de heer De Jong. De heer De Jong is advocaat, werkzaam bij het Rotterdamse advocatenkantoor Luscuere De Jong Wassenaar Dingenouts advocaten. Een van zijn specialisaties is huurrecht.
De betreffende scholingsavond omvatte bewust een groot aantal belangrijke onderwerpen waar de medewerkers van de rechtswinkel vaak mee te maken hebben. De hoofdonderwerpen waren gebreken en wat huurders tegen het stilzitten van de verhuurder hieromtrent kunnen ondernemen. Zo kwamen ook de Huurcommissie, de mogelijkheid om de huur op te schorten en de mogelijkheid om naar de Dienst Stedenbouw en Volkshuisvesting van de gemeente te stappen aan bod. Verder werden er ook meer uitleg en specificaties gegeven over de mogelijkheid om bij de kantonrechter gevolgschade te vorderen. Ten slotte vertelde de heer De Jong nog het een en ander over de borgsom en de verplichting van een verhuurder tot het maken van een inspectierapport. De sectie Huurrecht hoopt in 2013 op dezelfde manier te kunnen doorgaan. Bovendien is het voornemen van de sectie om meer scholingsavonden te organiseren.
5.4 Rechtshulp De rechtshulpsectie heeft als doel het kennisniveau van de medewerkers omtrent de mogelijkheden binnen de regionale hulpverleningswereld op peil te houden. Het gaat voornamelijk om het geven van specifieke informatie en het beter bekend maken van de medewerkers met de juridische en praktische mogelijkheden in de sociaal juridische wereld. Dit om onze cliënten van de best mogelijke informatie te voorzien. Het is natuurlijk duidelijk dat onze medewerkers zich volledig inzetten om cliënten met hun juridische problemen bij te staan. Maar het kan voorkomen dat cliënten met vragen komen die buiten ons werkterrein of kennisgebied vallen of waarvan wij van mening zijn dat een andere actor in de dienst- of hulpverleningswereld beter in staat zal zijn om de cliënt bij te staan. Dit is natuurlijk afhankelijk van de concrete omstandigheden van het probleem van cliënt. Mocht het voorkomen dat wij cliënten niet direct kunnen bijstaan, dan is het de taak van de rechtswinkel om ervoor te zorgen dat cliënten daar terecht kunnen waar zij het best geholpen kunnen worden. Hierbij kan men denken aan bijvoorbeeld de belastingwinkel of schuldhulpverlening. Wat betreft specifiekere juridische zaken kunnen wij doorverwijzen naar Het Juridische Loket of Sociaal Raadslieden. Ook zijn onze begeleidende advocaten vaak een hulp als de zaak heel specifiek blijkt te zijn. Doorverwijzen naar onze begeleidende advocaten gebeurt zeer regelmatig. Voor het doorverwijzen naar instanties, hulpverleners, mediators en advocaten hebben onze medewerkers up-to-date lijsten met contactinformatie die zij kunnen doorgeven aan cliënten. De sectie is afgelopen jaar niet heel productief geweest. Er moet nog beter worden gecommuniceerd met de medewerkers en met de sectieleden onderling. Helaas is er dit jaar geen scholingsavond georganiseerd. Wel hebben de sectieleden een scholingsavond gepland op 10 januari 2013. De scholingsavond zal gaan over de werkzaamheden van een mediator. Er zullen die avond drie mediators komen spreken. Zij gaan uitleggen wat hun werkzaamheden precies zijn en hoe zij met cliënten omgaan die een geschil met elkaar hebben. De sectieleden willen in de toekomst meer scholingsavonden organiseren zodat ze een grotere bijdrage kunnen leveren aan het kennisniveau van de rechtswinkel. De sectie rechtshulp bestaat uit de volgende personen: Rhada Autar, Maarten Bellaard, Naomi Asscheman en Donya Otaredian
5.5 Personen-, familie- en erfrecht We merken dat personen-, familie- en erfrecht een onderwerp is wat altijd speelt in de samenleving. We krijgen hier dan ook veel telefoontjes over. Voornamelijk hebben die telefoontjes betrekking op echtscheidingen, alimentatie, en erfrecht. Ook andere onderwerpen komen aan bod, zoals gezag, omgangsregelingen en samenlevingscontracten. Vragen over vreemdelingenrecht zijn vrijwel nooit
binnengekomen. Dit is dan ook een onderwerp wat wij niet (meer) behandelen. Dit vanwege het enorme belang wat vaak gepaard gaat met zo’n kwestie. In de sectie personen-, familie- en erfrecht is de sfeer goed en doet iedereen actief mee. Wanneer we een scholingsavond organiseren proberen we eerst met z’n allen te overleggen over welk onderwerp we meer informatie willen weten en wie we daarvoor gaan inschakelen. De communicatie verliep dus goed. Op 14 januari 2013 is er een scholingsavond georganiseerd over mediation. Deze scholingsavond is gegeven door een aantal mediators van RMAct; de Rotterdam Mediators Associatie. Cindy de Haas, Moniek van der Lugt en Ada Baars kwamen wat vertellen over mediation in het personen- en familierecht. De RMAct kwam zelf met het idee om een scholingsavond te geven op de Rechtswinkel en dit vonden wij natuurlijk een heel goed idee. Vooral omdat we eigenlijk helemaal niet zo bekend zijn met mediation. Tijdens de telefoondiensten krijgen we vaak vragen over echtscheidingen en meestal verloopt het contact tussen beide partijen niet meer zo goed. We sturen ze vaak door naar een advocaat, maar nu hebben we geleerd dat mediation ook een hele goede oplossing kan zijn. Dit is vaak nog voordeliger dan een rechtszaak en ook voor beide partijen is het beter om het geschil gezamenlijk op te lossen, zeker als er ook kinderen in het spel zijn. Tijdens de scholing hebben we ook een rollenspel gedaan om te kijken hoe mediation in de praktijk in zijn werk gaat. In september 2012 hebben we een scholingsavond gehad over erfrecht. Deze scholingsavond werd gegeven door Janneke Mulder, advocaat bij Ouwendijk Advocaten. We merkten dat er erg veel vragen kwamen over erfrecht, en dan vooral over het aanvaarden of verwerpen van een erfenis. Hier wilden we onze medewerkers dan ook wat meer over bijscholen. Janneke Mulder heeft het gehad over wie er recht hebben op een erfenis. Ook heeft ze het gehad over hoe je een erfenis kan verwerpen of (beneficiair) aanvaarden en wanneer dit handig is om te doen. De scholingsavond was erg leerzaam en interessant. Het is goed om meer te weten over dit onderwerp, gezien de vele vragen die hierover kwamen. Komend jaar willen we graag een scholingsavond organiseren over erkenning, gezag en omgangsregelingen met betrekking tot het kind. We hebben gemerkt dat we vaak vragen krijgen van mensen die gaan scheiden en met betrekking tot hun kinderen een omgangsregeling willen krijgen. Ook krijgen we regelmatig vragen van vaders die geen gezag hebben over hun kind, en dat dan toch willen omdat de moeder het kind bij ze weghoudt. Genoeg stof om het over te hebben dus bij een volgende scholingsavond.
De sectie personen-, familie- en erfrecht bestaat uit de volgende personen: Merel, Yasmina, Levy en Thomas.
Hoofdstuk 6,
Commissies
6.1 Open Spreekuurcommissie De open spreekuur commissie is een commissie die zich bezig houdt met het opstellen van de roosters voor de open spreekuren. Het open spreekuur vindt plaats op elke woensdagavond van 19.00 tot 21.00 uur. Het woord ‘open’ kan misleidend zijn: het is met het oog op het beperkte aantal plaatsen de bedoeling dat een cliënt/cliënte alvorens hij/zij op het spreekuur kan komen naar de Rechtswinkel belt en een afspraak maakt. Taken van de commissie het afgelopen jaar: - Ervoor zorgen dat elke woensdagavond twee medewerkers en een begeleidend advocaat op de Rechtswinkel aanwezig zijn. Dit gebeurt door middel van het opstellen van een rooster. - Het programma waarmee de afspraken digitaal worden ingenomen up to date houden (staan de nieuwe medewerkers er wel in? Kloppen de telefoonnummers en data?). - Contacten met de begeleidend advocaten onderhouden. - Toezicht houden op het aantal zaken dat tijdens de telefoondiensten door medewerkers wordt ingenomen. - Toezicht houden op het type zaak dat tijdens de telefoondienst door medewerkers wordt ingenomen (leent deze zaak zich wel voor een spreekuur? Is er een duidelijke casusbeschrijving achtergelaten voor de medewerkers en begeleider die de cliënt/cliënte op de woensdagavond gaan helpen?). - Elke woensdagochtend worden tijdens de telefoondienst de zaken van die avond alvast door een medewerker per mail naar de begeleidend advocaat en medewerkers gestuurd. De commissie houdt in de gaten of dit elke woensdag gebeurd. - Evalueren met de medewerkers op de Algemene Medewerkersvergadering (hoe zij de spreekuren ervaren en of er eventuele verbeteringen mogelijk zijn). - Aanspreekpunt voor medewerkers en advocaten. Wanneer iemand verhindert is voor het spreekuur en niet in de gelegenheid is een vervanger te zoeken, is het taak van de commissie om dit op te lossen. Het programma dat gehanteerd wordt voor de administratie is een heel handig excel-bestand dat de commissie in 2011 heeft ingevoerd. Medewerkers en advocaten hebben hier gemak van omdat ze per mail de zaken toegestuurd krijgen en daarbij ook elkaars telefoonnummer. Het kwam wel eens voor dat een advocaat te laat dreigde te komen en zo heel gemakkelijk een medewerker op diens mobiele telefoonnummer kon inlichten. Daarnaast blijft de administratie perfect bijgehouden en kunnen we altijd in ons systeem terug zien welke cliënt/cliënte, op welke datum, over welke zaak, een spreekuur had. Daarnaast hanteert de commissie een lijst waarin de namen van cliënten worden opgenomen die, zonder geldige afmelding, niet op het spreekuur kwamen opdagen. Aanbevelingen: - Vaak wordt na afloop van een open spreekuur met de cliënt/cliënte afgesproken dat desbetreffende medewerker een brief naar de wederpartij zal opstellen en, na goedkeuring van
advocaat en cliënt/cliënte, versturen. Vaak wordt echter geen termijn afgesproken wanneer de brief opgestuurd zal worden. Dit schept onduidelijkheid. Het zou uitkomst bieden als van te voren een termijn voor het versturen van de brieven wordt gesteld.
6.2 Roostercommissie Werkzaamheden De roostercommissie ziet erop toe dat alle zaken met betrekking tot het inroosteren van de rechtswinkeliers goed verlopen. De rechtswinkeliers zijn in principe zelf verantwoordelijk voor het inroosteren via het automatische roosterprogramma op het internet. Mochten hierbij problemen optreden, dan kan de roostercommissie de helpende hand bieden. Ook bij andere vragen betreffende het rooster zijn de leden van de roostercommissie het aanspraakpunt. Tijdens tentamen- en vakantieperiodes wordt er door de roostercommissie een inventarisatie gemaakt van de beschikbaarheid van de rechtswinkeliers. De roostercommissie roostert dan – indien het rooster dit toelaat – medewerkers uit in verband met tentamens en vakanties. Ook bij ziekte dient met zich af te melden bij de roosteraars. Bezetting Ook het afgelopen jaar veranderde de roostercommissie weer van samenstelling. Deze commissie begon met de volgende leden: Radha Autar, Yasmina Rabda en Robert Pothoven. Echter Radha Autar heeft dit jaar afscheid van de Rechtswinkel genomen en dus ook van de roostercommissie genomen. Merel Pontier heeft haar positie toen overgenomen. Jaaroverzicht Voor de roostercommissie is 2012 een jaar met veel uitdagingen geweest. Zo is er dit jaar paar keer een computerstoring geweest waardoor wij niet bij het rooster konden. Uiteindelijk hebben wij hier niet heel veel last van ondervonden. Een punt dat extra aandacht verdient zijn de tentamenperiodes. Mede door indeling van het studiejaar op de Erasmus Universiteit blijkt het lastig om tijdens de tentamenperiodes voldoende bezetting op de rechtswinkel te hebben. Gelukkig hebben we ook nog rechtswinkeliers die aan de Universiteit van Leiden studeren waardoor de onderbezetting in de tentamenperiodes enigszins beperkt is. De roostercommissie ziet het als zijn om de medewerkers ver voor de tentamenperiodes te wijzen op de mindere bezetting, zodat er tijdens de tentamenperiodes geen problemen met het rooster zouden moeten ontstaan.
6.3 Technische Commissie De technische commissie is de kleinste commissie van de rechtswinkel, maar zeker niet de minst belangrijke. Wanneer zich een technisch probleem voordoet, zijn de leden van de technische commissie het eerste aanspreekpunt voor de overige vrijwilligers van de rechtswinkel. De problemen kunnen uiteen lopen van elektrische, technische of aansluitingstechnische apparaten die kuren vertonen en zodoende verholpen dienen te worden.
Zo was er dit jaar een stop doorgeslagen en diende deze vervangen te worden. Ook lag de server er twee keer uit en hebben medewerkers dit verholpen. In 2012 bestond de commissie uit Ata, Fjodor, Jorris en Tim. Alleen de laatste twee medewerkers zijn nu nog actief bij de rechtswinkel.
6.4 Voorlichtingscommissie 6.5 Voorraadcommissie De voorraadcommissie is in 2006 samengesteld door Algemene Medewerkers Vergadering om de voorraad van de Rechtswinkel bij te houden en structuur aan te brengen in de aankoop van producten. Voorheen voelde geen van de medewerkers zich hier expliciet verantwoordelijk voor, omdat de rechtswinkeliers over het algemeen slechts 1 dagdeel per week op de rechtswinkel werken. Er was dus behoefte aan een commissie die toeziet op het beheer van de producten die het functioneren van de Rechtswinkel mogelijk maken. De taak van de voorraadcommissie is het bijhouden van de voorraad van de Rechtswinkel. De rechtswinkeliers die in deze commissie zitten kopen o.a. koffie, thee, wc papier, kantoorartikelen, eten etc. De leden controleren het deel van de voorraad waarvoor zijn verantwoordelijk zijn en vullen deze aan als dat nodig is. Hierbij wordt gebruik gemaakt van de opgestelde lijsten van de benodigde producten. Dit jaar bestond de voorraadcommissie uit: Robin Doesema, Shaharzaad Said, Levy Groenbos en Donya Otaredian. Elk lid van de commissie houdt de voorraad in de gaten en zorgt ervoor dat er tijdig inkopen worden gedaan. De penningmeesters houden toezicht op de uitgaven.
6.6 Kantoorbezoek / Evenementencommissie Het is belangrijk dat de medewerkers het goed met elkaar kunnen vinden en elkaar ook beter leren kennen buiten de werkplek. Het is belangrijk, omdat de uitjes de werksfeer verbeteren en de kantoorbezoeken en scholingsavonden de kwaliteit van de adviezen verbeteren. Onze doelstelling is dan ook om de teambuilding binnen de Rechtswinkel compleet te maken. Het is van belang om een keer in de zoveel tijd iets gezamenlijk te doen. Daarnaast is het belangrijk om zoveel mogelijk kennis te vergaren en nieuwe juridische ontwikkelingen op de voet te volgen. Dit doen wij door het organiseren van kantoorbezoeken en scholingsavonden. De huidige evenementen- en kantoorbezoekcommissie bestaat uit Diandra Brooker, Janneke Reijnders, Lisette Plönissen en Naomi Asscheman . Zoals gebruikelijk was er in september 2012 het jaarlijks Rechtswinkel Weekend. Voorgaande jaren is dit door de Evenementencommissie georganiseerd, maar helaas was dat dit jaar niet mogelijk. Doordat de subsidie was ingetrokken en het bestuur geen geld wilde gebruiken van de spaarrekening was het in eerste instantie niet mogelijk om een Rechtswinkel Weekend te regelen. Toch wilde het bestuur nog iets doen om de medewerkers te belonen voor hun inzet en heeft daarom deze taak in handen genomen. Het bestuur heeft alsnog een ‘goedkoop’ Rechtswinkel Weekend kunnen
organiseren. We zijn met het gehele team naar Center Parcs Kempervennen geweest. Het weekend was erg geslaagd en een leuke manier om de medewerkers te belonen voor hun inzet. In december 2012 heeft de jaarlijkse kerstborrel plaatsgevonden. Dit is voor de rechtswinkel een belangrijk middel voor teambuilding en voor het onderhouden van ons netwerk. Op 21 december 2012 heeft de evenementencommissie een kerstborrel georganiseerd. Deze borrel heeft plaatsgevonden op de Rechtswinkel zelf. Er waren heerlijke hapjes en drankjes geregeld. Daarnaast was alles mooi versierd en werden er leuke kerstliedjes gedraaid om in de kerstsfeer te komen. Op deze borrel hebben wij alle rechtswinkelmedewerkers, een aantal oud medewerkers en onze begeleidend advocaten uitgenodigd om met ons het glas te heffen op een succesvol jaar. Het afgelopen jaar heeft er helaas geen kantoorbezoek plaatsgevonden. Reden te meer om in 2013 wel bij een aantal kantoren op bezoek te gaan. Alle commissieleden zijn momenteel dan ook op zoek naar geschikte kantoren die de medewerkers van de Rechtswinkel graag een rondleiding geven. In het nieuwe jaar staat er nog een leuk uitje met de medewerkers op de planning. De evenementencommissie heeft besloten om een etentje te houden bij restaurant Bazar in Rotterdam. Al met al was het een succesvol jaar voor de evenementen- en kantoorbezoekcommissie. Volgend jaar hopen we meer leuke uitjes en kantoorbezoeken te plannen.
Hoofdstuk 7,
Secretaris
Het afgelopen jaar heb ik aan het bestuur van de Stichting Rechtswinkel Rotterdam deelgenomen in de functie van secretaris. Dit bestuurswerk heb ik samen met mijn andere vijf collega’s met groot enthousiasme verricht. We hadden veel werk te doen, waaronder voor mijn functie van belang: het aantal medewerkers verhogen en onze inkomsten veilig stellen. Als secretaris ben ik verantwoordelijk geweest voor het bijhouden van de notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene medewerkersvergaderingen, voor de communicatie met externe relaties en voor het organiseren en toezicht houden op de sollicitatieprocedures. In het begin van het jaar telde het vrijwilligersbestand van de Rechtswinkel zeer weinig medewerkers. Het aantal medewerkers stond op 12, waarvan er ongeveer slechts 10 actief medewerker waren. Door middel van het uitdelen van flyers en een oproep op de Channel van de Erasmus Universiteit Rotterdam hebben we de aandacht weten te trekken. Vele sollicitaties volgde, waardoor wij in de luxe positie verkeerden de beste kandidaten uit te kiezen. Momenteel bestaat ons team uit 20 medewerkers. Voorheen bestond de sollicitatieprocedure uit een eerste gesprek, vier keer met een telefoondienst meelopen en een tweede gesprek. We zijn nu in vergadering om te gaan experimenteren met een systeem waarin we naar nog betere kwaliteit streven. Dit willen we bereiken door de sollicitant een inhoudelijke casus en een schrijfvaardigheid opdracht voor te leggen. Voorts heb ik als secretaris de voorzitter ondersteund in al haar taken en ben ik aanwezig geweest bij diverse vergaderingen met externe contacten. We hebben onder andere contacten gelegd met andere Rechtswinkels. De Rechtswinkel van Schiedam is eenmaal te gast geweest bij ons en ons bestuur is ook eens bij hun langs geweest om te kijken hoe de collega’s uit Schiedam te werk gaan. Hetzelfde hebben we gedaan bij de Rechtswinkel Leiden. Deze ontmoetingen waren zeer leerzaam en zullen zeker in de toekomst moeten worden voortgezet. Ik wens mijn opvolgster in het komende bestuursjaar veel plezier en succes toe met het uitvoeren van deze veelzijdige functie. Sarah van den Brand Secretaris 2012/2013
Hoofdstuk 8
Financiën
Wij hebben dit jaar onze jaarrekening op laten maken door Gerrits Accountants. Wij hebben voor dit accountantskantoor gekozen nu zij ons de mogelijkheid hebben geboden de administratie te digitaliseren. Daarnaast zullen zij ons gaan informeren over de financiële mogelijkheden binnen een stichting. Dit is van groot belang nu er grote onzekerheid bestaat binnen de Rechtswinkel omtrent structurele subsidies. De Rechtswinkel Rotterdam heeft in 2012 van drie verschillende instellingen subsidie ontvangen. De grootste subsidieverstrekker was de gemeente Rotterdam. Daarnaast kreeg de Rechtswinkel Rotterdam ook subsidie van de Raad voor de Rechtsbijstand en de Erasmus Universiteit Rotterdam. Het jaar 2012 kenmerkt zich als een zeer turbulent jaar. Het jaar stond in het teken van bezuinigen en het zoeken van oplossingen om de Rechtswinkel voort te kunnen laten bestaan. De grootste subsidieverstrekker, de gemeente Rotterdam, had namelijk besloten om per 2013 de subsidie stop te zetten. Daarnaast heeft ook de Erasmus Universiteit besloten om de subsidie per 2013 stop te zetten. De bezuinigingen die in het voorgaande jaar al waren doorgevoerd hebben wij in stand gehouden. Er is minder literatuur aangeschaft, kapotte elektronica is niet vervangen en voor activiteiten omtrent teambuilding hebben wij voor de medewerkers een eigen bijdrage in rekening gebracht. Om ervoor te kunnen zorgen dat de Rechtswinkel Rotterdam voort kan blijven bestaan, hebben wij in 2012 contact gezocht met mogelijke subsidieverstrekkers voor in de toekomst. In de maand mei hebben wij een telefoondienst marathon gehouden, waarbij de Rechtswinkel Rotterdam 48 uur geopend was. Dit om aandacht te vragen voor het probleem omtrent de subsidies. Vervolgens zijn wij in onderhandeling getreden met de gemeente Rotterdam, de deelgemeente Kralingen-Crooswijk en het advocatenkantoor AKD. Dit heeft geresulteerd in het feit dat de Rechtswinkel Rotterdam voor het jaar 2013 voldoende financiële middelen heeft om te kunnen blijven bestaan en een mogelijk tekort in de toekomst tevens opgevangen kan worden. Nu de Rechtswinkel Rotterdam weer voldoende financiële middelen heeft zal het komende jaar in het teken moeten staan van verbetering van de dienstverlening. Zo dient de literatuur vernieuwd te worden en zal er gekeken moeten worden naar andere huisvesting. Als penningmeesters hebben wij het afgelopen jaar een strak beleid gevoerd, waardoor wij het jaar 2012 met een positief resultaat hebben kunnen afsluiten. Dit beleid moet ook voor de komende jaren gehandhaafd worden om de Rechtswinkel Rotterdam financieel gezond te houden.
Yasmina Rabda en Robin Doesema Penningmeesters 2012-2013
