Hoofdstuk 1: De algemene organisatie

1

2

Hoofdstuk 1: De algemene organisatie 1. Krijtlijnen Grabbel (4-11 jaar) & Swap (12-15 jaar) op het Plein Tijdens de maanden juli en augustus 2014 werd er voor de 14de maal een Grabbel en voor de 17de keer een Swap op het Plein ingericht door de jeugddienst. Voor beide initiatieven kunnen drie grote krijtlijnen weergegeven worden, namelijk: - aanbieden van een continue opvang voor een ruim publiek; - het uitwerken en begeleiden van activiteiten, afgestemd op de doelgroep; - het aantrekken van geschikte begeleiders voor de dagelijkse werking.

1.1. Het aanbieden van een continue opvang voor een ruim publiek Net zoals alle voorbije jaren werden er zeven weken uitgewerkt. Voor 2014 leverde dit de volgende periode op: - week 1: maandag 30 juni 2014 t.e.m. vrijdag 04 juli 2014 - week 2: maandag 07 juli 2014 t.e.m. donderdag 10 juli 2014 (niet op vrijdag 11 juli 2014 = feest van de Vlaamse Gemeenschap)

- week 3: maandag 14 juli 2014 t.e.m. vrijdag 18 juli 2014 - week 4: dinsdag 22 juli 2014 t.e.m. vrijdag 25 juli 2014 (niet op maandag 21 juli 2014 = Nationale Feestdag)

- week 5: maandag 28 juli 2014 t.e.m. vrijdag 01 augustus 2014 - week 6: maandag 04 augustus 2014 t.e.m. vrijdag 08 augustus 2014 - week 7: maandag 11 augustus 2014 t.e.m. donderdag 14 augustus 2014 (niet op vrijdag 15 augustus 2014 = O.L.V.-Hemelvaart)

Voor zowel de Grabbel als voor de Swap werd er op al deze dagen ochtendopvang voorzien. Concreet betekent dit dat iedereen officieel vanaf 07.45u op de vakantiewerking terecht kon. Na de activiteiten werd er ook avondopvang georganiseerd en dit van 16.00u tot 17.30u.

1.2. Het uitwerken en begeleiden van activiteiten, afgestemd op de doelgroep De activiteiten van de Grabbel & Swap op het Plein worden uitgewerkt door de begeleiders van de vakantiewerking zelf. Hiertoe wordt het nodige materiaal ter beschikking gesteld door de jeugddienst. Het betreft hier allerhande activiteiten: knutselen, pleinspelen, koken, stadsspelen, … . Voor de oudere leeftijdsgroepen kunnen er tevens daguitstappen voorzien worden naar bijvoorbeeld het provinciaal domein in Kessel-Lo. Deze gebeuren wel volledig onder begeleiding van de eigen begeleiders. 3

1.3. Het aantrekken van geschikte begeleiders voor de dagelijkse werking. Het inschakelen van 3 begeleiders bij de meeste leeftijdsgroepen is en blijft zeker geen overbodige luxe. Het zorgt voor een goede werking indien het neerkomt op middagpauzes, plaspauzes, uitstappen, … . Indien er bijvoorbeeld één begeleider naar de EHBO moet komen met één van de deelnemers, zijn er nog steeds 2 begeleiders die verder voor de groep kunnen zorgen. Zeker bij de laagste leeftijdsgroepen is het veel te moeilijk en niet verantwoord om plots alleen te staan. Swapbegeleiders dienen in tegenstelling tot begeleiders van de Grabbel (vanaf 16 jaar) minimum 18 jaar te zijn.

1.4. Besluit Wat de dagelijkse werking van de Grabbel en de Swap op het Plein betrof, zijn zowel ouders, deelnemers als begeleiders uiterst tevreden. Iedereen is het er over eens dat het ook in 2014 weer om een erg kwaliteitsvolle vakantiewerking ging waaraan te zien was dat er heel wat voorbereiding, enthousiasme en creativiteit ingekropen was.

2. Voorbereidend werk Het organiseren van een degelijke vakantiewerking mag zeker en vast niet onderschat worden. Het is niet zomaar het organiseren van “spellekes” voor de kleine kinderen. Men mag niet vergeten dat men toch steeds met andere personen hun kinderen aan het werken is en dat dit heel wat verantwoordelijkheid vereist. Bij het oprichten van een kwaliteitsvolle vakantiewerking komen heel wat meer dingen kijken dan dat men uiteindelijk bij de uitvoering ervan ziet. Des te meer men alles kan plannen, des te beter zal de werking tijdens de uitvoering ervan verlopen. Sinds 2003 neemt de jeugddienst deel aan het vormingsweekend van de Vlaamse Dienst voor Speelpleinwerking. De begeleiders die mee op vormingsweekend gaan vormen de werkgroep voor het komende jaar. Praktisch wil dit zeggen dat tijdens het weekend reeds heel wat zaken behandeld worden en er ook aparte werkgroepjes gemaakt worden. Die komen dan nadien elk op zelfstandige basis samen om tegen een vooropgestelde datum een aantal zaken te bespreken en uit te werken. Deze bijeenkomsten, die niet steeds even lang dienen te duren, kunnen desgewenst ook bijgewoond worden door de jeugdconsulent. Indien dit niet nodig blijkt, worden de beslissingen via mail of telefoon aan hem bezorgd. De twee werkgroepen die opgericht worden zijn: - werkgroep Initiatiedag; - werkgroep Openingsactiviteit.

4

Deze beide werkgroepen nemen heel wat van het vroegere voorbereidende werk uit handen van de jeugddienst. Waar deze beide activiteiten, zowel de kennismakingsdag van de monitoren, als de openingsdag van de Grabbel en de Swap, volledig diende uitgewerkt te worden door de jeugdconsulent, worden deze activiteiten nu gedragen door de begeleiders zelf. De jeugddienst staat hier in voor de logistieke en administratieve ondersteuning van de werkgroepen. Uiteraard kunnen zo een goed functionerende werkgroepen enkel bestaan binnen een organisatie die hun inzet naar behoren weet te appreciëren. Dit hangt sterk samen met de in hoofdstuk 4 besproken wijze van verloning en de waardering via de jaarwerking. De deelnameprijs voor het vormingsweekend, dat steeds van start gaat van vrijdagmiddag tot zondagavond, omvat volgende zaken: - verblijf accommodatie : 9,24 euro per persoon voor drie dagen - gevolgde vorming : 7,00 euro per persoon voor drie dagen - voeding en drank : 5,13 euro per maaltijd Kosten en voeding worden verdeeld over drie winkels, daar elk van deze zijn eigen prijsvoordelen heeft: - winkel van de Hoge Rielen : verplichte afname brood en drank - Vleminckx Horeca : beleg, 4-uurtje - Spar : verse voeding zoals vleeswaren en groenten Jaar na jaar wordt de interesse om deel te nemen aan het vormingsweekend steeds groter bij de ploeg van begeleiders. Een eerste toetsing naar het vormingsweekend van 2015 toe, leert ons dat er tegen de 50 deelnemers zullen zijn. Ooit zijn we van start gegaan met 12 deelnemers. Sinds enkele jaren gaan er nu gemiddeld 30 personen mee.

3. Wijze van betalen Het systeem van vorige jaren werd behouden: contant onder de vorm van cash en Bancontact. Dit blijkt nog steeds de meest efficiënte en effectieve wijze te zijn die er bestaat. Indien de ouders hun kinderen komen inschrijven, moeten ze direct betalen. Geen problemen met deelnemers die aanwezig zijn en niet betaald hebben en makkelijk voor de rekendienst. Betalingen via Bancontact bleven een uiterst grote succesformule. 2015: start met online inschrijvingspakket.

5

4. Dagelijks poetsen Dagelijks poetsen is een absolute noodzaak. Hier duiken de laatste tijd toch wel wat problemen op. Ondanks dat er op voorhand melding gemaakt wordt van de aanwezigheid van de Grabbel- en de Swapwerking en dat de afspraken omtrent het opruimen van de lokalen en de uren van poetsen tijdig overgemaakt worden, duiken er steeds meer problemen op. Op bepaalde momenten was er tijdens de werking van 2014 geen enkel lid van de poetsdienst aanwezig. Er was bij de planning gewoon geen rekening mee gehouden dat de vakantiewerking doorging. Dit is ongehoord. De werking gaat nu reeds 14 jaar door op dezelfde plaats én toch slaagt men er in om deze niet in het poetsschema op te nemen?! Op bepaalde momenten zijn er meer dan 200 kinderen en 30 begeleiders die gebruik maken van het gebouw. Als dit gedurende een periode van 4 weken niet gepoetst wordt, zijn de resultaten hier ook naar. Vooral wat het sanitair betreft is dit totaal uit den boze. Er zijn een tiental toiletten in gebruik, die gedurende deze periode gewoonweg niet gepoetst werden. Dit heeft als resultaat gehad dat er deelnemers en begeleiders waren met infecties die het gevolg waren van vuile sanitaire voorzieningen. Hierover zijn dan ook heel wat klachten van ouders gekomen, en terecht! Dat minstens het sanitair meermaals schoongemaakt dient te worden is een evidentie. Het probleem verschuiven naar het voorstel “poets dan maar zelf” gaat niet op. Monitoren en begeleiders zijn niet aangesteld om schoon te maken. Als er ongelukjes gebeuren wordt dit natuurlijk opgeruimd maar er kan niet van hen verwacht worden dat zij elke morgen met schoonmaakgerief in de aanslag aan het poetsen slaan. Hun taken liggen elders. Dan is er nog niet gesproken over het voorzien van toiletpapier, zeepdispensers, vuilnisbakken, enz. Er dient dus wel degelijk dagelijks poetspersoneel aanwezig te zijn! Of dit onder de vorm is van vast poetspersoneel, jobstudenten of een poetsfirma, maakt niet uit. Wat wel nog steeds blijkt bij het poetsen door de aangestelde firma is dat zij lokalen zeer snel als “te vuil” ervaren. Hun oplossing is dan om hiervan foto’s te maken en deze op te sturen naar “hun baas”. Nadien worden de deuren weer gesloten en wordt er dan ook niet gepoetst, want, en ik citeer: “Vuile lokalen poetsen is niet mijn werk”. Ik durf me dan de vraag te stellen waarom wij als gemeente deze firma inhuren om te poetsen? Het betrof in dit geval papieren doekjes die op de grond lagen. Het was dus nog niet eens vuiligheid, maar propere doekjes die toevallig op de grond lagen.

6

Hoofdstuk 2: Aanwezigheden 1. Aantal: algemeen (Grabbel & Swap op het Plein) In totaal werden er in 2014 811 verschillende kinderen en jongeren gesignaleerd op de vakantiewerking. Datum Week 1 30 juni 14 01 juli 14 02 juli 14 03 juli 14 04 juli 14 Week 4 21 juli 14 22 juli 14 23 juli 14 24 juli 14 25 juli 14 Week 7 11 aug 14 12 aug 14 13 aug 14 14 aug 14 15 aug 14

Aantal

Datum

Aantal

210 237 197 231 189

Week 2 07 juli 14 08 juli 14 09 juli 14 10 juli 14 11 juli 14

165 104 172 140

Week 5 28 juli 14 29 juli 14 30 juli 14 31 juli 14 01 aug 14

220 231 137 187

149 189 81 163 135

Datum

Aantal

Week 3 14 juli 14 15 juli 14 16 juli 14 17 juli 14 18 juli 14

137 206 165 185 136

Week 6 04 aug 14 05 aug 14 06 aug 14 07 aug 14 08 aug 14

160 185 103 174 146

117 185 111 210

Gedurende de 7 weken Grabbel & Swap op het Plein was er een gemiddelde deelname van 168 deelnames per dag. Met pieken van 237 deelnames is het inzetten van 28 begeleiders geen overbodige luxe. Dit gemiddeld aantal deelnemers levert de werking van 2014 nog net een plaatsje op in de top 3 van gemiddelde deelnames. Top 5 van deelnames is: 2013 : gemiddeld 180 deelnames per dag 2012 : gemiddeld 174 deelnames per dag 2014 : gemiddeld 168 deelnames per dag 2001 : gemiddeld 165 deelnames per dag 2003 : gemiddeld 160 deelnames per dag De tabel op de volgende pagina geeft weer hoeveel verschillende personen zich per jaar inschrijven om deel te nemen aan de Grabbel- en de Swap.

7

De stijgende tendens van de afgelopen jaren is sinds dit jaar gestagneerd. Wanneer we goed kijken is er een kleine daling te bemerken in zowel het totaal aantal deelnemers van verschillende gezinnen als in het gemiddeld aantal deelnemers. Waar 2013 een topjaar was, waarin zowel het gemiddeld aantal deelnames, als het aantal individuele inschrijvingen een nummer 1 positie behaalde met respectievelijk 180 en 838 inschrijvingen, vielen de tellers de voorbije vakantiewerking terug naar een derde en een tweede plaats in de rangschikking. Met een gemiddelde van 168 deelnames komen we uit op een nog steeds mooi resultaat waarin we de voorbije twee jaar dienen laten voor te gaan. 2013 : gemiddeld 180 deelnames per dag 2012 : gemiddeld 174 deelnames per dag 2014 : gemiddeld 168 deelnames per dag Wat het aantal individuele inschrijvingen betreft, behalen we een verdienstelijke tweede plaats met 811 verschillende kinderen die deelnamen aan de vakantiewerking. Top drie hier is: 2013 : 838 verschillende deelnemers 2014 : 811 verschillende deelnemers 2012 : 789 verschillende deelnemers

8

Daling? De kleine daling is na rondvraag bij de ouders van de deelnemers terug te vinden op twee vlakken. Enerzijds is er de prijsstijging van 1,00 euro per dag met hieraan gekoppeld de afschaffing van het reductietarief voor de inschrijving van meerdere kinderen binnen hetzelfde gezin, anderzijds zijn er de kwalitatief verlaagde “alternatieve” woensdaguitstappen. Zoals de jeugddienst zelf reeds eerder aanhaalde, zijn de ouders van Groot-Lubbeek eerder geneigd om iets meer te betalen voor een als “kwalitatief hoogstaand ervaren uitstap”, dan dat ze iets minder betalen voor een uitstap die als kwalitatief minder ervaren wordt. Concreet wil dit zeggen, en dit komt rechtstreeks voort uit de ervaring van de werking tijdens 2013, dat men eerder geneigd is om 30 euro te betalen voor een uitstap naar Bobbejaanland of Walibi, dan dat men 15 euro zou betalen voor een uitstap naar bijvoorbeeld het Provinciaal Domein. Dit komt voort uit een aantal zaken, nl.: - de kleinere uitstapjes worden vaak reeds zelf gedaan met het gezin; - de kleinere uitstapjes worden vaak door de scholen gedaan omdat deze beter kaderen in het maximumfactuur van de scholen; - ouders betalen liever iets meer voor een uitstap naar een pretpark, want hun redenering hierachter is dat ze sowieso geld uitsparen omdat ze hun eigen “verloren” ticket niet hoeven te betalen. Ouders dienen zelf immers ook toegangsgelden te betalen, maar dienen bij zo een uitstap vaak enkel als chauffeur of als toezichter bij de achtergelaten rugzakken. Zij zien hun betaalde ticket als verloren geld en spenderen dit dan liever tijdens de vakantie uit aan de Grabbel en de Swap. Zo zijn ze nog steeds ‘”financieel” winnaar op het einde van de rit. De uitstap mag dan wel duurder zijn, ze hoeven hun eigen tickets niet te betalen en ze sparen er zelf tijd mee uit. Op de gewijzigde uitstappen is voornamelijk meer commentaar gekomen dan op de gestegen dagprijzen. Bij de stijgende prijzen blijken veel mensen zich reeds neergelegd te hebben. Men moet er dus naar volgend jaar rekening mee houden dat er voor de “alternatieve” uitstappen een lagere deelnameprijs gevraagd kan worden, of dat men wel hoge deelnameprijzen wenst te handhaven, maar dan moet daar een kwalitatief grote uitstap tegenover staan.

Te verantwoorden? Ondanks de, weliswaar beperkte, lagere deelname dan vorig jaar, kan men zich wel de vraag stellen of het noodzakelijk is om terug te gaan naar het vroegere systeem. Waar het bij het totaalaantal van verschillende deelnemers op het Plein “slechts”

9

gaat om een verlaagd aantal van 27 verschillende deelnemers, zijn de inkomsten, mede dankzij de doorgevoerde prijsstijgingen, wel gestegen. Dit wil zeggen iets minder uitgaven voor inkomgelden, 4-uurtjes, materiaal e.d.m. maar wel iets meer inkomsten. In tijden van minder subsidies, verlaagde toelagen enz., moet men zich de vraag durven stellen of het wegblijven van deze enkelingen opweegt tegenover de verhoogde inkomsten dankzij de gestegen inkomgelden en de ingevoerde alternatieve uitstappen. Voor hen die de opvang echt nodig hebben, is er nog steeds een mooi aanbod. Zij die het niet “luxueus” genoeg vinden, blijven doorgaans gewoon thuis omdat er sowieso opvang voorzien is via het thuisfront (ouders of grootouders). In dit geval moeten we er wel voor opletten dat we niet wegzakken in een pure rol van opvang, waar men enkel komt omdat men moet en niet meer omdat men het ook leuk vindt. In het verleden waren er veel kinderen waar er geen nood was om te komen, maar die kwamen omwille van de kwalitatief hoogstaande uitstappen en activiteiten.

2. Het doelpubliek Het is zo dat alle kinderen welkom zijn op de vakantiewerkingen van Lubbeek. Iedereen staat ook degelijk voor iedereen. Er wordt nooit iemand geweigerd. Zowel valide als invalide, kinderen uit kansarme gezinnen, kinderen van buiten de gemeente, … zijn op de Grabbel en de Swap welkom én tevens geweest. Dit jaar is er echt een “boom” aan deelnemers geweest die gebruik maken van het sociaal tarief. Dit kan twee redenen hebben: - het sociaal tarief raakt ingeburgerd; - omwille van de gestegen prijzen gaan nu ook mensen, die vroeger het sociaal tarief wel konden aanvragen maar het uit schroom niet deden, er nu wel gebruik van maken.

Na contact gehad te hebben met de ouders van deze deelnemers blijkt dat zij geen onmiddellijke behoefte hebben voor aparte werkingen voor hun kinderen. Door de opname van hun kind in een “gewone” werking, wordt het kind vaak meer gestimuleerd om bepaalde grenzen te verleggen en leert het omgaan met de gewone dagelijkse werking. Vaak nemen de ouders wel eerst contact op met de jeugddienst om de toestand van hun kind te bespreken. Tijdens de werking zelf blijft de situatie verder opgevolgd worden om bij eventuele problemen onmiddellijk kunnen in te grijpen. Dit wordt ook

10

met de ouders besproken. Hier kruipt wel heel wat extra aandacht en individuele begeleiding in. De huidige werking wordt door de ouders zelf als zeer positief ervaren. Uiteraard heeft deze medaille ook een keerzijde. In sommige gevallen wordt een begeleider, die geacht wordt om mee in te staan voor een ganse groep, voor een groot deel opgeslorpt door de deelnemer die de extra aandacht nodig heeft. Zo valt het toezicht terug op de overige begeleiders van de groep.

3. Publiciteit omtrent de vakantiewerking Reeds vanaf januari/februari werd de eerste ruchtbaarheid gegeven omtrent de vakantiewerking. De bekendmaking verliep via heel wat verschillende kanalen. Hieronder wordt een overzicht weergegeven van de verschillende wijzen: - Gezamenlijke brochure “Vakantiewerking Lubbeek” In navolging van de vorige jaren werd er ook in 2014 voor gekozen om een algemene brochure uit te geven die in alle bussen van de gemeente bezorgd werd. Het gaat om een extra editie van het gemeentelijk informatieblad waarin de verschillende initiatieven, die opvang bieden aan kinderen en/of jongeren, opgenomen zijn. Deze brochure werd zeer vroeg opgemaakt en verdeeld (februarimaart). Dit omdat de meeste mensen reeds in deze periode hun jaarlijks verlof dienen door te geven. Hierbij kunnen zij dan rekening houden met de geplande vakantiewerking zodat er tijdig kan worden voorzien in een al dan niet bijkomende opvang. Ook de eerste fiche aangaande inschrijvingen voor begeleiders is in deze uitgave opgenomen. - “Grabbel- & Swapbrochure” De week voor de Paasvakantie konden de gebruikelijke Grabbel- & Swapbrochures verkregen worden in de openbare bibliotheken, het gemeentehuis en in heel wat Lubbeekse handelszaken. Reeds vanaf de eerste dagen dat de boekjes ter beschikking waren, gingen ze als zoete broodjes over de toonbank. Net zoals vorig jaar werden de gegevens van Grabbel & Swap in 2014 in één geheel aangeboden. Dit is uiteraard makkelijker voor ouders waar zowel Grabbelaars als Swappers binnen het gezin zijn. Met één boekje heb je alle info bij de hand. Ook financieel is het uitgeven van 1 brochure voordeliger voor de gemeente. Er moet slechts 1 kaftontwerp gedrukt worden en door het bundelen van alle informatie wordt het totaal aantal te drukken pagina’s kleiner, wat uiteraard resulteert in een lagere kost. De verdeling via de meewerkende handelaars heeft als gevolg dat er jongeren uit randgemeenten zoals St.-Pieters-rode, Lovenjoel, Winge en Kessel-Lo naar de

11

Lubbeekse vakantie-initiatieven kwamen. Er blijken heel wat mensen te zijn die op de gemeentegrens wonen, maar toch naar een handelaar in Groot-Lubbeek komen. De vraag naar de brochures start elk jaar vroeger en vroeger. Mensen vrezen dat zij geen programmaboekje, en bijgevolg geen plaats, meer zullen hebben indien ze er niet van in het begin bij zijn. Er zijn nu reeds handelaren die zichzelf als verdeelpunt aanreiken. - Info via gemeentelijk informatieblad Ook de verspreiding via het gemeentelijk informatieblad werd dit jaar verder doorgevoerd. Reeds vanaf het eerste infoblad van het jaar verschenen er elke keer artikels over de vakantiewerking. De ouders moeten reeds vanaf dan weten of er voldoende opvang zal zijn of niet. Dit is een belangrijke factor. In het informatieblad werd ten gepaste tijde ook verwezen naar de andere uitgaven die verschenen. De mensen wisten wat ze waar konden terugvinden. - Affiches Er werden heel wat affiches opgehangen in de gemeente. Alle handelaars die de brochures verdeelden kregen sowieso een affiche. Deze werden in alle gevallen opgehangen. Zowel het gemeentelijk als vrij onderwijs werkten mee aan de bekendmaking van het initiatief. - Mond-aan-mond-reclame Dit is een reclamemogelijkheid waar je zelf geen vat op hebt. Doch, zij is zeker en vast niet te onderschatten.

12

Hoofdstuk 3: Evaluatie van de gedane activiteiten 1. Activiteiten van de Grabbel & Swap op het Plein 1.1. Dag- & weekindeling van de Grabbel De dagindeling van een Grabbeldag ziet er doorgaans ongeveer hetzelfde uit. Hieronder krijg je een overzicht van hoe een Grabbeldag verloopt. 07.45u tot 09.00u 09.00u tot 10.30u 10.30u tot 10.45u 10.45u tot 12.00u 12.00u tot 13.00u 13.00u tot 16.00u 16.00u tot 17.30u

: ochtendopvang met toezicht door minstens drie begeleiders : activiteiten voor alle groepen : half-elfje. De deelnemers eten een koekje en drinken een drankje : activiteiten voor alle groepen : kinderen eten hun boterhammen ter plaatse. : activiteiten voor alle groepen met vieruurtje. : avondopvang met toezicht. Tijdens dit toezicht vinden er geen georganiseerde activiteiten meer plaats.

Er worden geen deelnames voor halve dagen geaccepteerd. Doorheen de week is woensdag reeds van oudsher de vaste dag om op uitstap te gaan. Elk kind dat aanwezig is op woensdag, neemt deel aan de uitstap. Er worden geen alternatieve activiteiten gepland. Dit zal ook naar de toekomst toe niet de bedoeling zijn. Deze uitstappen zijn een vaste waarde in de vakantiewerking. Zij zijn een onderbreking binnen de week. 1.1.1. Wijziging 2014 In 2014 werd er een nieuw systeem van woensdaguitstappen geïntroduceerd. - De gesplitste woensdaguitstap: Enerzijds werden de gesplitste uitstappen, zoals die reeds voordien plaatsvonden, behouden, maar de leeftijdsgrens om de deelnemers op te splitsen werd verhoogd. Dat wil zeggen dat de 8 jarigen vanaf dit jaar doorgaans mee op uitstap dienden te gaan met 4 tot 7 jarigen, in plaats van reeds mee te gaan met de 9 tot 11 jarigen. Reden? - Daar de jongere deelnemers vaak dichter bij huis blijven en de uitstappen zich eerder beperken tot binnenspeeltuinen en “bezoekjes-aan”, zijn deze uiteraard goedkoper dan de uitstappen van de oudere deelnemers die verder uitwijken en die duurdere toegangsprijzen met zich meebrengen. Als je dan een volledige leeftijdsgroep mee kan laten gaan met deze goedkopere uitstappen, daalt uiteraard het totaalbedrag van die woensdag.

13

- Door deze 8 jarigen mee op “kleine uitstap” te sturen, dienden er minder zitjes voorzien te worden via de bussen van de busmaatschappij. Minder bussen staat uiteraard synoniem voor minder uitgaven. Voor de 8 jarigen, konden we net zoals voor de 4 tot 7 jarigen, beroep doen op de eigen bussen van de gemeente. Deze kost ligt aanzienlijk lager dan wanneer je een bus moet inhuren. - De alternatieve uitstap: Er werd voor een aantal woensdagen (ongeveer de helft van de woensdagen) overgeschakeld naar de kwalitatief verlaagde “alternatieve” woensdaguitstappen. Dit zijn uitstappen waarvan de toegangsgelden aanzienlijk lager liggen dan de toegangsgelden voor bijv. pretparken. Enkele van deze uitstappen waren onder andere dierenpark Harry Malter, Provinciaal Domein, zwemmen sportoase, sportdag sportoase, Molenheide. Doch, zoals reeds eerder aangehaald zijn de ouders van Groot-Lubbeek eerder geneigd om iets meer te betalen voor een als kwalitatief hoogstaand ervaren uitstap, dan dat ze iets minder betalen voor een uitstap die als kwalitatief minder ervaren wordt. Concreet wil dit zeggen, en dit komt rechtstreeks voort uit de ervaring van de werking tijdens 2013, dat men eerder geneigd is om 30 euro te betalen voor een uitstap naar Bobbejaanland of Walibi, dan dat men 15 euro zou betalen voor een uitstap naar bijvoorbeeld het Provinciaal Domein. Dit komt voort uit een aantal zaken, nl.: - de kleinere uitstapjes worden vaak reeds zelf gedaan met het gezin; - de kleinere uitstapjes worden vaak door de scholen gedaan omdat deze beter kaderen in het maximumfactuur van de scholen; - ouders betalen liever iets meer voor een uitstap naar een pretpark, want hun redenering hierachter is dat ze sowieso geld uitsparen omdat ze hun eigen “verloren” ticket niet hoeven te betalen. Ouders dienen zelf immers ook toegangsgelden te betalen, maar dienen bij zo een uitstap vaak enkel als chauffeur of als toezichter bij de achtergelaten rugzakken. Zij zien hun betaalde ticket als verloren geld en spenderen dit dan liever tijdens de vakantie uit aan de Grabbel en de Swap. Zo zijn ze nog steeds ‘”financieel” winnaar op het einde van de rit. De uitstap mag dan wel duurder zijn, ze hoeven hun eigen tickets niet te betalen en ze sparen er zelf tijd mee uit. Op de gewijzigde uitstappen is wel wat commentaar gekomen. Naar deelname lag het aantal deelnemers aan de woensdaguitstappen dan ook lager dan tijdens de voorgaande jaren. In totaliteit moet er toch een daling van +/- 165 deelnemers in acht genomen worden. Men moet er dus naar volgend jaar rekening mee houden dat er voor de “alternatieve” uitstappen een lagere deelnameprijs gevraagd kan worden, of dat men

14

wel hoge deelnameprijzen wenst te handhaven, maar dan moet daar een kwalitatief grote uitstap tegenover staan.

1.2. Dag- & weekindeling van de Swap In tegenstelling tot de Grabbel bestaat er geen echt vast patroon naar dag- en weekindeling toe. De indeling van de dag is afhankelijk van de geplande activiteiten. Er wordt voor geopteerd om een activiteit over gans de dag te laten verlopen in plaats van de keuze te laten tussen de voor- en de namiddag. Dit is praktisch gezien veel handiger. Voorlopig is het naar de weekindeling wel zo dat er op maandagvoormiddag* geen activiteiten gepland worden en dat er op woensdag vaak één grote uitstap gedaan wordt met de Grabbel. Wat ook kan gebeuren is dat de jongste deelnemers van de Grabbel op sommige woensdagen naar een iets kleiner pretpark gaan terwijl de oudere groepen en de Swappers een groot pretpark bezoeken. Er wordt ook naar gekeken dat er op vrijdag steeds om 16.00u kan afgesloten worden, zodoende dat er sowieso mee kan geëvalueerd worden met de Grabbelbegeleiders. *Maandagvoormiddag Net zoals vorig jaar was er op maandagvoormiddag geen geplande activiteit voorzien. Er was gedurende deze voormiddag wel opvang door de begeleiders van de Swap en zij werkten op dit moment ook de activiteiten uit die zij gedurende de komende week zelf dienden te organiseren. Deze voorbereiding is nodig omwille van verschillende activiteiten die zelf dienden uitgewerkt te worden. Opvallend gedurende de laatste jaren is dat er steeds meer Swappers reeds op maandagochtend aanwezig zijn. Het is de taak van de Swapmonitoren om zich zo in te delen dat een deel van hen de week kan voorbereiden en een ander deel de opvang van de deelnemers voor hun rekening neemt.

1.3. Opmerking De begeleiders krijgen een speciaal daartoe ontworpen brochure zodat zij op de hoogte zijn van het reilen en zeilen van de Grabbel en de Swap. Hierin staan alle praktische gegevens omtrent opvang, uitstappen, uurregelingen, pauzes, en dergelijke meer. Het is ook de bedoeling dat deze brochure doorgenomen wordt en dat men zich houdt aan de gemaakte afspraken.

15

2. Activiteiten exclusief voor de Swap op het Plein In tegenstelling tot de activiteiten van de Grabbel, die dagelijks in real-time worden uitgewerkt door het monitorenteam, dienen de Swapbegeleiders een vooropgesteld programma uit te werken. Swappers schrijven zich op voorhand in voor een specifieke activiteit. Deze staat in de Swapbrochure en de begeleiders dienen dan ook deze activiteit uit te werken. Deze activiteiten kunnen tweeledig zijn. Enerzijds zijn er de activiteiten zoals bowling, muurklimmen, speleologie, … waar de begeleiding in hoofde een ondersteunende rol heeft. Samen met de begeleiders van de externe organisatie dienen zij alles in goede banen te leiden. Het zijn ook net deze activiteiten die de deelname aan de Swap maken tot wat het vandaag is. Voor vele 10-ers, die in hoofde toch vaak verplicht dienen te komen van thuis uit, is dit een aangename input in het weekprogramma. Het hoeft voor hen niet altijd het gewone knutselen of een gewoon pleinspel te zijn. Het mag eens per week dat tikkeltje meer zijn. Anderzijds zijn er toch ook de gewone dagelijkse activiteiten, die door de begeleiders zelf volledig dienen uitgewerkt te worden, zoals dat bij de Grabbel het geval is.

16

Hoofdstuk 4: Begeleiders De begeleiders zijn de motor achter het geheel van de vakantiewerking. De jeugddienst mag dan op voorhand nog een zo mooi programma met klinkende namen van activiteiten maken, als er geen goede begeleiders zijn die de activiteiten vorm geven, blijft het enkel bij een klinkende naam. In de meerjarige beleidsnota van de gemeente Lubbeek werd volgende doelstelling opgenomen: “Er wordt een continue (jaarwerking) gemeentelijke jeugdwerking georganiseerd, inclusief de vakantiewerking gedurende de maanden juli en augustus. Deze vindt plaats onder de vorm van Grabbel & Swap op het Plein, inclusief de hiermee gepaard gaande randactiviteiten”. Dit wil uiteraard zeggen dat er ook dient voorzien te worden in voldoende begeleiders.

1. Tijdelijk bijkomend personeel In tegenstelling tot andere gemeentelijke diensten, waar in de maanden juli en augustus jobstudenten aangeworven worden ter vervanging van personeelsleden die in verlof zijn, dienen de begeleiders die worden aangeworven voor de Grabbel & de Swap wel degelijk om de vakantiewerking zelf kunnen uit te voeren. Zij zijn niet ter vervanging van personen die in verlof gaan. Zij zijn er, om een dienst die de gemeente organiseert naar de bevolking toe, te kunnen uitwerken. Aangezien er slechts 1 jeugdconsulent is, die tijdens deze vakantieperiode geen verlof neemt maar dit praktisch gezien niet alleen uitgewerkt krijgt daar er gemiddeld 170 deelnemers zijn, dient er voor extra bijkomend personeel gezorgd te worden gedurende de periode van de Grabbel & Swap.

2. Vroege werving Er werd weer vroeg van start gegaan met de werving van de begeleiders. Deze vroege werving had als gevolg dat er heel wat personen zich ingeschreven hebben voor de vakantiewerking. De reden waarom er veel geïnteresseerden waren is net dezelfde als de reden waarom de ouders graag vroeg op de hoogte zijn van de data van de vakantiewerking: vakantieplanning. Indien men een goede vakantiejob wenst te doen, moet men er vroeg bij zijn. Indien je pas vanaf mei aan je begeleiderswerving begint, zijn reeds vele potentiële begeleiders in beslag genomen door een andere job.

17

3. Enthousiaste mensen De meeste begeleiders voldeden aan de basisvereisten zoals opgenomen in het reglement van de Grabbel en de Swap. Door het interne reglement weten de begeleiders (of zouden moeten weten) duidelijk aan welke regels ze zich moeten houden en wat van hen verwacht wordt. Net zoals vorige jaren was het ook nu weer opvallend dat er veel meer begeleidsters dan begeleiders zich kandidaat stelden. De begeleiders zelf vonden dit niet echt een probleem. Voor de activiteiten op zich was dit ook geen hinderpaal. De begeleiders waarover men in 2013 tevreden was, kregen ook een persoonlijke brief met een uitnodiging om zich opnieuw in te schrijven voor de vakantiewerking. Dit zal voor de volgende werving terug gebeuren.

4. Aantal begeleiders Het aantal begeleiders werd dit jaar per dag terug op 28 personen vastgesteld. Dit is het nodige aantal om een werking zoals de Grabbel en de Swap op te laten draaien. Een gemiddeld aantal deelnemers van 170 per dag verdient een stabiel team van begeleiders. Dagelijks werden er gemiddeld 19 begeleiders ingeschakeld op de Grabbel, de andere 5 namen de Swap voor hun rekening. Omwille van de grootte van de vakantiewerking werd er dit jaar terug voorzien in 2 hoofdbegeleiders en 2 materiaalmonitoren. Deze zijn verantwoordelijk voor het materiaal dat ter beschikking is en zorgen dat alle groepen over het nodige beschikken. Het inzetten van deze personen zorgt ervoor dat er veel minder materiaal verloren gaat of beschadigd terug wordt binnengebracht. De verdeling van de 19 begeleiders bij de Grabbel gebeurde meestal als volgt: 4 jarigen 5 jarigen 6 jarigen 7 jarigen 8 jarigen 9 jarigen 10 jarigen 11 jarigen

: 3 begeleiders : 3 begeleiders : 3 begeleiders : 2 begeleiders : 2 begeleiders : 2 begeleiders : 2 begeleiders : 2 begeleiders

18

5. Lonen en vergoedingen begeleiders 5.1. Huidige Situatie Momenteel is volgend systeem via het huishoudelijk reglement van de Grabbel & Swap op het Plein actief: Art. 28: Bepaling van statuut  De begeleiders van de Grabbelpas & Swap op het Plein worden in de eerste plaats aangesteld via het statuut van de vrijwilliger.  Begeleiders met minstens 4 weken relevante ervaring, gespreid over twee werkingsjaren op de Lubbeekse Grabbelpas & Swap op het Plein, worden tewerkgesteld in het kader van de tijdelijke tewerkstelling in de sociaal-culturele sector. Art. 29: Vergoedingen  Aan de vrijwilligers zal de maximum geïndexeerde vrijwilligersvergoeding uitgekeerd worden.  De vergoeding van de begeleiders met geldige anciënniteit zal gebeuren in het kader van de tijdelijke tewerkstelling in de sociaal-culturele sector, bezoldigd via de weddeschaal van de graad administratief beambte/technisch beambte, aanvangsschaal E1. Art. 30: Preventie & bescherming op het werk en verzekeringen  Ten aanzien van de alle begeleiders zal het reglement betreffende preventie & bescherming op het werk gerespecteerd worden.  Het gemeentebestuur zal de nodige verzekeringen afsluiten voor de begeleiders.  Er zal een afsprakennota opgesteld worden tussen de gemeente Lubbeek en de begeleiders.

Opmerking: Vrijstelling van sociale bijdragen voor de openbare sector Artikel 17 van het KB van 28 november 1969, betreffende de maatschappelijke zekerheid der werknemers, gewijzigd bij koninklijk besluit van 3 september 2010, BS 28 september 2010) stelt bepaalde werkgevers, waaronder gemeentelijke overheden, vrij van het betalen van sociale bijdragen voor specifieke werknemers. Onder deze specifieke werknemers vallen onder andere de begeleiders van de Grabbel & Swapwerking, daar zijn tewerkgesteld zijn met een tijdelijke overeenkomst in de Socio-Culturele Sector. Hoewel de werknemer niet onderworpen is aan de sociale zekerheid, geniet hij toch nog een zekere sociale bescherming. De werkgever moet immers een aantal verplichtingen nakomen: opstellen van een arbeidsovereenkomst, bijhouden van sociale documenten, een arbeidsongevallenverzekering afsluiten, de minimumbarema’s respecteren, fiscale verplichtingen vervullen,…

19

5.2. Reeds uitgeprobeerde systemen Het huidige systeem is er gekomen nadat andere verscheidene systemen werden uitgeprobeerd. In eerste instantie kregen alle begeleiders een vergoeding in analogie met het jobstudentencontract. Omdat dit financieel niet meer haalbaar was, is er op een gegeven moment overgeschakeld op een vrijwilligersvergoeding. Dit had echter 2 gevolgen, nl. personen die op een “makkelijke” manier geld wilden verdienen, zijn onmiddellijk gestopt als begeleider. Maar ook een heel aantal goede begeleiders zijn moeten stoppen aangezien er onder hen verschillende waren die het verdiende loon ook echt nodig hadden om bijvoorbeeld een deel van hun studies of het kotleven te bekostigen. Zij schreven zich bijgevolg niet meer in als begeleider, maar waren genoodzaakt een andere vakantiejob te zoeken. Aangezien de begeleiders van de vakantiewerking toch een zware, pedagogische en verantwoordelijke functie uitoefenen, is er besloten om van de twee vorige uitbetalingssystemen 1 geheel te maken. Personen die pas komen, vaak in het kader van een monitorencursus, dienen 60 uur (of 2 weken) stage te lopen. Het jaar nadien volgen zij vaak nog een vervolmakingscursus. Tijdens deze periode krijgen zij een vrijwilligersvergoeding aangeboden. Nadien, wanneer zij tijdens de voorgaande 2 jaren hun vaardigheden als begeleider hebben bewezen, maken zij aanspraak op een tewerkstelling in de Socio-Culturele Sector. Voor de begeleiders wil dit zeggen dat zij een loon verdienen gelijk aan het loon van een jobstudent. Als werkgever maak je echter aanspraak op de eerder vermelde voordelen (zie pagina 19).

5.3. Besluitvorming en voorstel - Monitorentekorten In de speelpleinwereld geldt er sinds enkele jaren ook een zware afname van het aantal geïnteresseerden die zich nog wensen te engageren als begeleider. In de ons omliggende gemeenten en steden, alsook de iets verderaf gelegen plaatsen, kampt men de laatste jaren met een enorm monitorentekort. In sommige gemeente, waaronder bijvoorbeeld werkingen te Holsbeek, Kessel-Lo, Leuven, Herent, … heeft men het afgelopen jaar leeftijdsgroepen moeten annuleren wegens een tekort aan begeleiders. In vele gevallen zijn dit plaatsen waar men enkel met het vrijwilligerscontract werkt. De realiteit toont dus aan dat personen de zware taak van monitor niet meer enkel aangaan uit ideologie en/of overtuiging. Er zijn makkelijke manieren om grotere bedragen te verdienen dan monitor te zijn.

20

- Vlaamse Dienst Speelpleinwerking & Vlaamse Vereniging Jeugdconsulenten Kortweg VDS en VVJ promoten bij hun leden sinds enige tijd het systeem van Lubbeek. Sinds jaren zijn wij pionier in het gebruik van dit systeem. Sinds enige jaren blijkt ook dat wij één van de enigen zijn die geen monitorentekort hebben. Veel van de getroffen gemeenten en steden wensen nu ook over te schakelen op ons systeem. Ook dit jaar weer kwamen op aanraden van VDS enkele jeugdconsulenten en speelpleinverantwoordelijken uit andere gemeenten en steden waaronder o.a. Leuven, Merchtem, Holsbeek en Affligem hun licht bij ons opsteken om het door ons gehanteerde systeem van verloning en jaaractiviteiten ook bij hen in te voeren. - Naar de toekomst toe behouden van het huidige systeem, daar: - reeds verschillende zaken uitgeprobeerd zijn en dit het resultaat is van eerder gevoerde onderzoeken; - het systeem van Lubbeek door de koepelorganisaties gepromoot wordt bij de andere speelpleinen; - dit systeem zijn deugdelijkheid bewezen heeft, aangezien er geen tekorten zijn; - de begeleiders omwille van hun kwaliteitsvolle arbeid een degelijke financiële tegemoetkoming verdienen; - “monitor-zijn” wordt een knelpuntenstudentenjob. Aangezien dit in Lubbeek nog niet is, het lot niet tarten en de huidige situatie bewaren; - begeleider is geen nine-to-five job. Deze mensen verdienen een verloning naar gepresteerde arbeid en inzet; - zonder de nodige begeleiders kan de werking niet kwalitatief blijven draaien. De dagelijkse begeleiding is de motor van het geheel.

5.4. De Jaarwerking Het eerder aangehaalde huishoudelijk reglement van de Grabbel & Swap op het Plein bepaald ook dat: Art. 31: Jaarwerking  Ten aanzien van de positieve input van de begeleiders en met het oog op de bewaking van de kwaliteit van de vakantiewerking wordt en een jaarwerking voor de begeleiders voorzien.  Deze jaarwerking bestaat o.a. uit: - terugkom- en vormingsdagen; - fotodag; - initiatiedag; - vormingsweekend; - evaluatiemoment.  Kredieten hiervoor worden voorzien op de gewone begroting.  Er bestaat de mogelijkheid om werkgroepen met een welomschreven opdracht op te richten.

21

 Het gemeentebestuur geeft logistieke, financiële en administratieve ondersteuning aan de jaarwerking.  Het gemeentebestuur sluit een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid af die de leden van de jaarwerking in hoofde van dit lidmaatschap dekt. Ten behoeve van de kwaliteit van de vakantiewerking dient zeker gesteld te worden dat deze lineair gestegen is samen met het inrichten van de jaarwerking van de begeleiders. Maandelijks krijgen deze de mogelijkheid om samen te komen tijdens een activiteit, aangeboden door de jeugddienst. Gemiddeld zijn hierop een 40-tal personen aanwezig. Meestal betreft het een drankje en een versnapering, opgeluisterd met een gezelschapsspel, een spelletje op de Wii of de Playstation, een filmvoorstelling, … . Op zijn beurt zijn deze terugkomdagen ook weer een manier van opvang. Waar de begeleiders en de jeugddienst tijdens de zomervakantie een opvangplatform creëren voor kinderen en jongeren van 4 tot 15 jaar, organiseert de jeugddienst voor diezelfde begeleiders 6 keer per jaar een opvangmoment. Zo ontstaat er eigenlijk een spin-off van de vakantiewerking onder de vorm van opvang voor 16+. Dit is in het vernieuwde decreet terug te vinden bij de onderverdeling van de verschillende prioriteiten, nl. vanuit de jeugddienst zelf voorzien in een jeugdwerkaanbod. Op deze terugkommomenten wordt doorgaans een drankje en een hapje aangeboden. Gemiddeld kost zo een avond 4,50 euro per persoon.

22

Hoofdstuk 5: Infrastructuur Er werd dit jaar terug dankbaar gebruik gemaakt van de gebouwen van de gemeentelijke basisschool van Linden. Deze ligging is uitstekend geschikt om een vakantiewerking te laten plaatsvinden.

1. Gemeentelijke Basisschool “De Stip” Linden De verschillende lokalen die, in de Gemeentelijke Basisschool De Stip, gebruikt worden door de gemeentelijke vakantiewerking Grabbel & Swap op het Plein zijn op te delen in twee categorieën, nl.: -

een vast lokaal doorheen het ganse jaar (monilokaal); occasioneel gebruik van gemeenschappelijke ruimtes gedurende de maanden juli en augustus.

1.1. Monilokaal De jeugddienst was/is al jaren vragende partij voor een eigen lokaal te Linden, aangezien dit de uitvalsbasis van de vakantiewerking is. In het verleden leende de oude kantine zich perfect voor deze doelstelling. Na verscheidene inbraken in dit lokaal, met diefstal en vernieling van materialen als gevolg, kwam de algemene veiligheid en “het aangenaam vertoeven” zeer ernstig in het gedrang. De jeugddienst heeft dan beslist om het lokaal te ontruimen en niet meer te gebruiken als monitorenlokaal. Aangezien er in de basisschool nog enkele lokalen niet gebruikt werden als klaslokaal is de monitorenwerking, in samenspraak met de directie, uitgeweken naar dit gebouw. Een vast lokaal is in de huidige situatie een niet te versmaden prioriteit geworden die niet meer weg te denken is op een goede, kwaliteitsvolle werking die ook heel wat materialen ter beschikking heeft. Het lokaal zelf heeft een tamelijk hoge bezettingsgraad daar de maandelijkse terugkomdagen en de vergaderingen van de vakantiewerking hier plaatsvinden. Wat het gebruik van deze ruimte in tijdsbestek betreft, dient men er toch rekening mee te houden dat het hier niet zomaar gaat om enkele uurtjes per jaar. - Maandelijks, van september tot juni is er minstens 1 activiteit die hier doorgaat; - vanaf maart wordt dit aantal sowieso verdubbeld of zelfs verdriedubbeld omwille van de voorbereidende werkgroepvergaderingen die er plaatsvinden; - tijdens de maanden juli en augustus permanent.

23

Het permanent ter beschikking hebben van een lokaal heeft zeker en vast ook gezorgd voor een nog kwalitatievere samenhang van de monitorengroep. Het is hun vaste stek waar ze geborgenheid hebben en tevens een punt van (h)erkenning. Een vast lokaal vormt de kern van de werking.

1.2. Gebruik van gemeenschappelijke ruimtes Tijdens de werking zelf, dit is gedurende de maanden juli en augustus worden volgende lokalen van de school gebruikt (samen met een omschrijving van de bestemming die de Grabbel & Swap aan het lokaal geven) : - hal = bij regenweer als noodlocatie - EHBO lokaal = EHBO - keuken = keuken - fietsenstalling = extra lokaal monitoren - sporthal = sporthal - kleedkamers = deelnemerslokaal - refter = refter en knutselruimte - lokalen IBO = deelnemerslokalen 4, 5 en 6 jaar - gang aan lokalen IBO = noodlocatie bij regenweer + plaats van bijvoorbeeld ballenbad - sanitair = sanitair - speelterreinen en bossen in de zeer nabije omgeving Deze lokalen en accommodatie bieden voldoende ruimte om in een goede werking te kunnen voorzien. De situatie zoals ze momenteel is, naar gebruik van het monilokaal gedurende het ganse jaar en de gemeenschappelijke ruimtes tijdens de werking zelf, is voor de jeugddienst perfect in orde. De ter beschikking gestelde ruimten zijn voldoende en voldoen ook aan de eisen waaraan goede infrastructuur dient te voldoen. Vanuit de jeugddienst is er dan ook enkel de vraag om de ruimte die momenteel gebruikt wordt, ook naar de toekomst toe ter beschikking te houden. Dit wil zeggen: permanent gebruik van een monilokaal (in Linden) en een materiaallocatie (al dan niet losgekoppeld van het monilokaal).

2. Kelder voormalig gemeentehuis Linden Dat het gebruik van een vast materiaallokaal te Linden zijn vruchten afwerpt, heeft het gebruik van de voormalige pastorie van Linden als stockageplaats zeker en vast bewezen.

24

Het vast stockeren van materiaal te Linden bespaart heel wat heen en weer gerij en werkuren op het begin en einde van de werking. Waar vroeger gedurende twee dagen voor het begin van de werking en twee dagen na de werking met man en macht materiaal uit de kelders van het gemeentehuis diende vervoerd te worden van en naar de school, kan het materiaal nu ter plaatse blijven. Alles diende voorheen steeds in zware ijzeren koffers opgeborgen te worden, plaats voor het verzamelen van KWM-materiaal was er niet, enz. Nu blijft alles mooi ter plaatse in rekken en het materiaal kan tijdens het jaar gebruikt worden door derden. Ook naar levensduur van het materiaal speelt het hebben van een aparte ruimte een grote rol. Zaken hoeven niet nodeloos in koffers opgepropt te worden en te blijven gedurende tien maanden. Tot de zomer van 2013 werd hiervoor beroep gedaan op de bovenverdieping van de voormalige pastorie van Linden. Dit was een goede uitvalsbasis. Het materiaal stond warm, droog, veilig en proper. Het enige nadeel was dat het een beetje van de school verwijderd lag. Aangezien het nieuwe bestuur andere plannen had met het gebouw van de pastorie, werd er een andere locatie ter beschikking gesteld. Mei-juni van 2014 werd de kelderverdieping van het voormalige gemeentehuis van Linden ingericht als materiaalkelder voor de Grabbel & Swap. Het nadeel dat hier voorlopig aan verbonden is, is dat er in bepaalde ruimtes last is van vocht. Dit zal spoedig doorgenomen worden met de dienst openbare werken.

3. Toekomstgericht lokalengebruik Uit het voorgaande blijkt dat de jeugddienst en de werking van de Grabbel & Swap op het Plein uiterst tevreden zijn over het lokalengebruik te Linden. In het verleden werd de oude voetbalkantine opgelapt door de jeugddienst en de monitoren, zodoende dat er een autonoom monilokaal kon komen. Na een aantal jaren werd deze kantine echter afgebroken. Het moniteam diende noodgedwongen uit te wijken naar de school, waar gelukkig nog enkele lokalen niet in gebruik waren. Voor het komende schooljaar 2015-2016 zal echter het laatste leegstaande lokaal, dat nu dienst doet als monilokaal, ook in gebruik genomen worden als klaslokaal. Dit wil zeggen dat wij na de initiatiedag (25 april 2015) dienen uit te wijken naar een andere locatie. Hieronder een schets van de voorgestelde planning aangaande het gebruik van de infrastructuur:

25

Huidige situatie Monilokaal - Gehuisvest in de school; - zeer goede uitvalsbasis en door de jeugddienst en de monitoren als uiterst geschikt ervaren.

Materiaallokaal - Gehuisvest in de kelder van het voormalige gemeentehuis van Linden (momenteel de bib); - voordien ondergebracht in de voormalige pastorie, maar omwille van mogelijke bestemmingswijziging van het gebouw vorig jaar ondergebracht naar de huidige locatie; - huidige locatie = ok wat ligging betreft.

Zeer nabije problemen Monilokaal - September 2015 dient het klaslokaal, waar nu het monilokaal in gehuisvest is, in gebruik genomen te worden als effectief klaslokaal; - niet alleen de jeugddienst heeft dan geen onderdak meer in Linden, ook de piano- en gitaarlessen die nu in dit lokaal doorgaan hebben dan geen lokaal meer; - vakantie 2015, wanneer de nood aan een lokaal het hoogst is, moet het huidige lokaal vrij zijn om de klasinrichting te laten gebeuren.

Materiaallokaal - Achterste kelder is volledig vochtig met als gevolg dat alle materiaal er staat te beschimmelen; - schimmel verplaatst zich naar de andere ruimtes en de geur is niet aangenaam.

Mogelijke oplossingen Monilokaal - Er wordt zoals reeds eerder voorgesteld, verhuisd naar een gedeelte van de huidige bib. Op deze wijze zijn materiaallokaal en monilokaal in op één locatie ondergebracht; - andere mogelijke oplossing om toch van de huidige fietsenstalling van de school een extra lokaal te maken. - optie 1 is aanzienlijk budgettair vriendelijker dan optie 2.

Materiaallokaal - De kasten en materialen worden zo snel mogelijk uit dit deel van de kelder verwijderd en naar boven gedragen waar ze reeds hun definitieve plaats krijgen; - dit deel van de kelder wordt vochtvrij gemaakt zodoende dat hier nadien het materiaal in kan dat nog geen plaats had; - kelder blijft zeker behouden, maar met wat aanpassingswerken tegen vocht.

Deadlines Monilokaal - Mei 2015 dient het monilokaal te verhuizen zodat we de nieuwe zomer zonder problemen tegemoet kunnen gaan; - voorstel is om naar het eerder besproken gedeelte van de bib te gaan.

Materiaallokaal - Onmiddellijk materiaal uit vochtige gedeelte verwijderen en nadien door Openbare Werken vochtvrij laten bezetten.

Op deze wijze komen zowel het monilokaal als het materiaallokaal in 1 gebouw. Dit is vast en zeker een meerwaarde. 26

Hoofdstuk 6: Financieel 1. Inleidende opmerking In een tijdsspanne van 6 jaar werden er haast geen overvloedige stijgingen in de uitgaven vastgesteld, dit ondanks de verhoogde prijzen van goederen en diensten. Dit wil zeggen dat gedurende de afgelopen 6 jaar de financiële middelen hetzelfde zijn gebleven voor zaken die toch steeds duurder worden in aankoop. Er is dus een goed financieel beheer van de werkingskredieten. In een maatschappij waar steeds alles duurder wordt, met dezelfde middelen steeds dezelfde kwaliteit blijven bieden, is geen makkelijke opdracht, maar het wordt hier wel uitgevoerd. Inkrimpen van financiële middelen die reeds sinds 2007 steeds op hetzelfde niveau liggen zou nu wel degelijk een inkrimping van de kwaliteit met zich meebrengen. Wel kunnen we trachten hier en daar nog enkele vernieuwingen aan te brengen, zodoende dat de uitgaven toch nog steeds gestabiliseerd kunnen blijven.

2. Reeds uitgevoerde besparingsmaatregelen sinds 2010 - Busvervoer klimmen/speleo en bowling is weggevallen. De deelnemers gaan nu naar deze activiteit per fiets; - huur parochiecentrum is weggevallen omwille van multifunctioneel gebruik van de school; - er zijn geen drankjes meer ter beschikking gesteld voor de deelnemers. In plaats daarvan werden de waterfonteintjes op de speelplaats gebruikt of werd er leidingwater in karaffen ter beschikking gesteld; - huur van de voetbalkantine is weggevallen omwille van multifunctioneel gebruik van de school; - de woensdaguitstappen werden aangepast: minder ver, meer gesplitst in groepen en alternatieve parken; - de gemeentelijke bussen werden ingeschakeld, d.w.z. minder gebruik van gehuurde bussen waardoor deze kosten dalen; - minder dure 4-uurtjes: vaker een appel of een pudding, deze zijn goedkoper dan koekjes; - geen gadgets meer voor de begeleiders, behalve de T-shirts; - geen frisdrank meer voor de begeleiders, maar sapjes en water in drinkbussen; - beperking van uitstappen bij de Swap, deze worden nu meer uitgewerkt door de begeleiders zelf; - geen gadgets meer voor de deelnemers bij de inschrijvingen; - deelnemersbijdrage werd verhoogd.

27

3. Financieel 2014 3.1. Vergelijking uitgaven 2012 >< 2013 >< 2014 2012

2013

2014

Werkingskosten (busvervoer, inkom, drankjes, 4-uurtjes, …)

Verloning begeleiders

: 61.040,17 euro : 69.382,72 euro

55.798,83 euro 61.428,65 euro

43.406,87 euro 68.671,04 euro

Totaal

: 130.422,89 euro

117.227,48 euro

112.077,91 euro

Hieronder is voor het werkingsjaar 2014 een meer gedetailleerd overzicht van de verschillende uitgaven die onder de noemer “Werkingskosten” vallen (in vergelijking met 2013):

28

Dagelijkse Materialen Omschrijving Kookmateriaal Spar Kookmateriaal Vleminckx De Banier Materiaalmagazijn Totaal

Busvervoer

2013 € 675,00 € 784,32 € 747,11 € 639,97

2014 695 784,62 780,13 1238,7

Omschrijving Bobbejaanland Provinciaal Domein KL Tover- & Speelstad Plopsa De Panne t Groenhof Kinderboerderij

2013 € 2.445,00 € 400,00 € 430,00 € 1.840,00

€ 2.846,40

€ 3.498,45

€ 1.698,00 € 357,00 € 216,00 € 322,00 € 4.870,04 € 504,00 € 120,00 € 39,00

Bellewaerde Walibi Plopsa Hasselt Efteling Molenheide Landgraaf Océade 1 Océade 2 Sport- & speldag Diest Phantasialand Erperheide Efteling Efteling Harry Malter Bokrijk

€ 1.112,00 € 1.260,00 € 718,00 € 1.967,00 € 1.168,00 € 410,00 € 460,00 € 350,00 € 1.036,00 € 650,00 € 430,00 € 1.060,00 € 495,00

€ 9.430,04

Totaal

Dagactiviteiten Omschrijving Océade 1 Bowling juli Bowling augustus Sportoase (zwemmen) Phantasialand Erperheide Hungaria Kinepolis Leuven Efteling Océade 2 Lazertag Zwemmen Prov.Dom.

2013 € 716,60 € 174,00 € 114,00 € 151,00 € 1.194,50 € 388,50 € 198,00 € 325,00 € 6.429,25 € 427,80

Totaal

€ 10.118,65

2014 € 810,00 € 196,00 € 298,00

Diversen Omschrijving Springkastelen 2 dagen (6) Drinkbussen Drankjes Spar 4-uurtjes Vleminckx

2013 € 1.250,00 € 87,95 € 1.488,06 € 868,17

Sleutelhangers T-Shirts 4-uurtjes Colruyt Opblaasbare koe Ijsjes Colruyt Drankjes Solucious

€ 87,81 € 934,18 € 952,87 € 99,83 € 136,61

793,88

857,33 1103,76

€ 818,56 € 5.905,48

€ 4.969,48

Landgraaf Efteling Zwemmen Sportoase Sportdag Sportoase Harry Malter Bokrijk

Verloning Omschrijving Vrijwilligers Juli SCW Juli

2013 € 4.720,74 € 37.063,06

2014 7359,75 37814,14

Vrijwilligers Augustus

€ 3.499,97

3336,42

€ 16.144,88

20160,73

SCW Augustus

€ 695,00

€ 16.926,00

Woensdaguitstappen Omschrijving 2013 Bobbejaanland € 4.836,25 Provinciaal Domein KL € 0,00 Tover- & Speelstad € 180,00 Plopsa De Panne € 1.876,50 t Groenhof Kinderboerderij € 639,00 Bellewaerde € 1.277,10 Walibi € 2.450,70 Plopsa Hasselt € 675,00 Efteling € 4.727,50 Molenheide € 1.015,60

2014 1290 105,95

€ 61.428,65 € 68.671,04

29

2014 € 1.063,00

€ 1.680,00 € 520,00 € 1.575,00 € 1.143,00 € 437,00 € 350,00 € 813,00 € 1.060,00 € 495,00 € 1.440,00 € 1.169,00 € 11.745,00

2014 € 2.520,00 € 392,00

€ 455,00 € 2.817,45 € 573,50 € 2.430,00 € 892,80

€ 831,15 € 1.493,50

€ 1.006,95 € 320,00 € 390,00 € 750,70 € 1.215,50

€ 20.002,30

€ 13.763,90

- Algemeen: Gelet op de bezuinigingen en besparingen van de afgelopen jaren, werd er in 2013 in totaliteit 13.195,41 euro bespaard op het budget. In 2014 deden we daar nog eens een daling van 5.149,57 euro bovenop. - Werkingskosten: Als we enkel naar de uitgavepost “Werkingskosten” gaan kijken, merken we een nóg drastischer cijfer op. Waar de werkingskosten in 2013 een daling kenden van 5.241,34 euro, werd bovenop dit bedrag in 2014 maar liefst nog eens 12.391,96 euro bespaard! Uitgaveposten waar we dus zelf onze inbreng in hebben, kunnen daadwerkelijk gestuurd worden (4-uurtjes, drankjes, materiaal, uitstappen, busvervoer, …). - Vergoeding begeleiders: Dit ligt anders bij de financiële vergoeding van de begeleiders. Het ene jaar zijn er wat meer vrijwilligers, het andere jaar wat meer begeleiders in het kader van een SCW-contract. Ook met de indexering moet hier jaarlijks rekening gehouden worden. Aangezien er dit jaar wat meer begeleiders met een SCW-contract werden aangesteld dan in 2013, lag deze uitgavepost 7.242,39 euro hoger dan vorig jaar. - Besluit: De grote besparing inzake werkingskosten dekte echter wel voor een stevig deel de toegenomen kosten van de vergoeding aangaande begeleiders, zodoende dat we dit jaar in totaliteit toch nog steeds afklokten op een lager onkostenbedrag dan in 2013! Blijvend besparen op werkingskosten is niet evident gezien het hoge, stagnerende aantal deelnemers aan de vakantiewerking. Het ziet er dan ook naar uit dat we vanaf nu op een gelijkblijvend bedrag gekomen zijn wat de werkingskosten betreft.

3.2. Vooropgestelde doelstelling van de gemeenteraad In zitting van de gemeenteraad van 30 oktober 2013 werd beslist, dat de gevraagde deelnamegelden maximum de uitgaven onder de vorm van materiaal en inkomgelden betreffende voorziene uitstappen dienen te dekken. Aangezien de uitgaven van voornoemde uitgaven de volgende kosten met zich meebrachten: - dagelijkse materialen = 3.498,45 euro - dagactiviteiten = 9.430,04 euro - diversen = 4.969,48 euro - woensdaguitstappen = 13.763,90 euro - totaal = 31.661,87 euro

30

In totaal werd er voor 60.210,00 euro aan inschrijvingsgelden ontvangen. Dit bedrag voldoet ruimschoots aan de vooropgestelde doelstelling van de gemeenteraad. Bij het bedrag van de uitgaven mag nog als extra uitgavenpost het volledige bedrag van het busvervoer geteld worden (31.661,87 euro + 11.745,00 euro = 43.406,87 euro), dan nog liggen de gemaakte uitgaven aangaande werkingskosten lager dan de inkomsten, verkregen uit de inschrijvingsgelden. Hiermee is dan ook ruimschoots aan de vooropgestelde doelstelling van de gemeenteraad voldaan.

Voorstellen werking 2015 - nihil Reden?

Indien alle diensten zo zouden besparen als de jeugddienst op deze werking, … .

31

Hoofdstuk 7: Wat zegt de werkgroep? Deze pagina’s zijn gereserveerd voor de personen die onder andere meegaan op vormingsweekend. Zeg wat je wil zeggen, evalueer wat je wil evalueren, wat wil je naar volgend jaar toe behouden of zeker veranderen, …

………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………

32