HOOFDSTUK
Module 6 – Projectmanagement
2
tie is een Een organisa sverband samenwerking n d ie tussen mense ren om oe tv activiteiten ui elen te do de vo oraf bepaal bereiken.
De organisatie 2.1 Inleiding organisatie 2.1.1 Wat is een organisatie? Bij het begrip ‘organisatie’ moeten we onderscheid maken tussen:
onderneming of bedrijf Een onderneming of bedrijf is primair gericht op bedrijfseconomische doelen, zoals het behalen van zo veel mogelijk winst. instelling Bij een instelling ligt het accent meer op de verwezenlijking van niet-economische doelen. Hierbij kun je denken aan: politieke doelen sociale doelen ecologische doelen. Een skeelerfabriek is duidelijk een bedrijf: winst maken is een belangrijk bedrijfsdoel.
Voorbeeld: skeelerfabriek Speedo is een kleine fabriek die skeelers produceert. Er werken tweehonderd medewerkers. Ze maken verschillende soorten skeelers. 80 procent van de omzet is bestemd voor de binnenlandse markt. Zowel het vervaardigen van de verschillende onderdelen als het samenstellen van complete skeelers vindt plaats in de eigen fabriek. Ook het ontwerpen van nieuwe typen skeelers gebeurt door een eigen afdeling, de ontwerpafdeling Research and Development. Speedo produceert skeelers.
De skeelers worden onder verschillende typenamen verkocht: Toronto Speedo is begonnen met het maken van skeelers voor de gewone gebruikers: het type Toronto. Deze liggen in de lagere prijsklasse. Het merk bezit 20 procent van dit marktsegment. Vancouver Bij het tweede type skeelers, Vancouver, richt Speedo zich op de liefhebbers die regelmatig een baantje willen trekken. Deze skeelers behoren tot de middenklasse en
108
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
zijn er in twee uitvoeringen: Vancouver Redstar en Vancouver Goldstar. Met deze twee uitvoeringen bedient de organisatie 30 procent van het marktsegment. In de hogere prijsklasse heeft Speedo op dit moment nog geen skeelertype.
2.1.2 Afdelingen en ondersteunende diensten Elke organisatie kent een aantal taken die moeten worden uitgevoerd door de mensen die daar werken. Deze taken zijn afhankelijk van de doelen die de organisatie nastreeft. Omdat de taken sterk uiteenlopen en vaak specialistische kennis vereisen, zien we een verdeling in de te verrichten werkzaamheden: primaire en secundaire bedrijfsprocessen. Zie ook module 1 paragraaf 1.2.1.
2.1.3 Beleid In de maatschappij spelen visies een grote rol. De visie van een bedrijf bepaalt voor een groot deel het bedrijfsbeleid. Het beleid van een organisatie heeft betrekking op onder meer de informatieverzorging en -voorziening. Uit het informatiebeleid volgt het informatieplan.
Visie Met visie bedoelen we de manier waarop iemand (een persoon, een organisatie of een groep) ergens tegenaan kijkt. Zo is een alom geaccepteerde visie dat onderwijs de samenleving op een economisch, wetenschappelijk, sociaal en cultureel hoger plan kan brengen. Een andere maatschappelijke visie is dat niemand in Nederland honger hoeft te lijden. Een bedrijf heeft meestal een visie op wat het bedrijf doet en hoe het dat doet. Deze visie vormt de aanzet tot het beleid van het bedrijf. Veel bedrijven en organisaties zetten hun visie op hun website. Een visie kan in de loop van de tijd veranderen. Een bedrijf moet vaak zijn visie bijstellen om aansluiting te vinden bij trends en ontwikkelingen in de maatschappij. Ook verandert het bedrijf zelf in de loop van de tijd, en de visie waarmee een bedrijf is opgestart past vaak niet meer bij het gegroeide bedrijf. In module 7 komt de strategieplanning aan de orde.
109
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
Voorbeeld de visie van Google Google stelt zich ten doel om de informatie in de wereld te organiseren en algemeen beschikbaar en bruikbaar te maken. Wij hebben niet de ambitie om te groeien tot een groot bedrijf, waar het persoonlijk contact met de klant of opdrachtgever meestal verloren gaat. Wij gebruiken onze creativiteit en inspiratie het liefst voor uw communicatie- en tekstopdrachten en dus niet voor het runnen van een grote eigen onderneming met veel personeel. de visie van het J.F. Kennedy College Het J.F. Kennedy College wil het beste uit zijn leerlingen halen, ieder naar zijn mogelijkheden. Daartoe wordt onderwijs aangeboden dat gericht is op kennisoverdracht en het verkrijgen van inzicht en vaardigheden. Onze school stimuleert zijn leerlingen zich veelzijdig te ontplooien. Daarom is er sprake van een aanbod waarin intellectuele, culturele, creatieve en sociale vorming hun plaats hebben, opdat leerlingen in staat zijn nu en in de toekomst goed in de samenleving te functioneren.
Beleid Met beleid bedoelen we de doelstellingen die het bedrijf nastreeft en de richtlijnen en procedures die worden gebruikt om deze doelstellingen te bereiken. Een boekhandel kan bijvoorbeeld als visie hebben zijn klanten in de toekomst vrijwel uitsluitend via het internet te willen bedienen. Deze visie op ondernemen wordt door de bedrijfsleiding vertaald in beleid dat beschrijft hoe men van een gewone boekhandel in een bepaalde tijdsperiode kan uitgroeien tot een boekhandel die een groot deel van de omzet uit verkoop via het internet kan realiseren. In het beleid wordt beschreven op welke wijze inkoop, verkoop, logistiek enzovoort moeten veranderen.
Informatiebeleid Een van de gebieden waar het beleid betrekking op heeft, is dat van de informatieverzorging en -voorziening. Zoals in module 1 verteld wordt, is informatieverzorging het proces om informatie te leveren om de bedrijfsprocessen te ondersteunen, en is informatievoorziening het totaal van de middelen waarmee dit plaatsvindt. Het deel van het beleid dat hier over gaat noemen we het informatiebeleid. Informatiebeleid bestaat uit de volgende zaken: doelstellingen, richtlijnen en uitgangspunten met betrekking tot informatievoorziening, beheer en onderhoud van de informatievoorziening en informatieverzorging de aansluiting op de andere beleidsgebieden van een organisatie, zoals inkoopbeleid en verkoopbeleid. Het beleid wordt ondersteund en goedgekeurd door het management van de organisatie.
110
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
De volgende vragen zijn van belang om een passend informatiebeleid op te kunnen stellen: Aan welke informatie bestaat behoefte bij de verschillende afdelingen, de medewerkers en de klanten? Welke informatie wordt door de afdelingen en medewerkers geproduceerd? Hoe moet het informatiesysteem eruit zien dat ervoor zorgt dat de juiste informatie op de juiste plaats terechtkomt? Moeten we het bestaande informatiesysteem aanpassen als we willen voldoen aan de informatiebehoefte? Kunnen we het verwerken van gegevens vereenvoudigen?
Informatieplan In het informatieplan staat concreet aangegeven hoe het informatiebeleid gerealiseerd moet worden. Een informatieplan bestaat uit: een analyse van de huidige situatie de criteria van de toekomstige informatievoorziening concrete voorstellen (vaak in de vorm van projecten), gericht op realisatie van informatiebeleid, en de voorwaarden hierbij. Ook als de organisatie geen gebruik maakt van computers is er sprake van een informatieplan, maar dat is vandaag de dag steeds zeldzamer. Het deel van het informatieplan dat wel computers en aanverwante apparatuur betreft, wordt ook wel automatiseringsplan genoemd.
2.2 Organigram Hoe de verhoudingen tussen de verschillende functies in een organisatie liggen, kan in een schema worden weergegeven. Zo’n schema van een organisatiestructuur heet: organigram. Algemeen directeur
Personeelszaken
Technisch directeur
Commercieel directeur
Administratie
Research & Development
Administratie
Facilitaire diensten
Inkoop
Productie
Verkoop
Marketing & PR
Het organigram van skeelerfabriek Speedo.
111
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
2.3 Drie basisorganisatievormen Een organisatiestructuur, of organisatievorm, geeft de verhouding tussen de diverse functies in de organisatie weer. In de praktijk komen we verschillende organisatiestructuren tegen.
2.3.1 Lijnorganisatie Een lijnorganisatie is de grondvorm van alle andere organisatievormen. Kenmerkend voor de lijnorganisatie is dat zij bestaat uit: leidinggevenden (lijnmanagers) uitvoerende personen die ondergeschikt zijn aan de leidinggevenden. Voor iedereen is duidelijk van wie hij of zij opdrachten krijgt en aan wie hij of zij over de werkzaamheden verantwoording schuldig is. algemeen directeur onderdirecteur inkoop bedrijfsleider
onderdirecteur productie bedrijfsleider
onderdirecteur verkoop
hoofd productie
bedrijfsleider
bedrijfsleider
De lijnorganisatie.
2.3.2 Lijn-staforganisatie Om adequaat te reageren op de sterk veranderende maatschappij is kennis van processen, markten en producten van levensbelang. Leidinggevenden beschikken meestal niet over voldoende specialistische kennis die noodzakelijk is voor het nemen van beslissingen. Daarom laten zij zich ondersteunen door stafdiensten die deze specialistische kennis wel bezitten. Een organisatie waar leidinggevenden worden ondersteund door stafdiensten wordt een lijn-staforganisatie genoemd. De stafmedewerkers adviseren de lijnmanager, maar nemen zelf geen beslissingen; de lijnmanagers houden de eindverantwoordelijkheid. Voorbeelden van staffunctionarissen zijn beleidsmedewerkers, personeelsfunctionarissen en medewerkers van Juridische Zaken die bijvoorbeeld contracten opstellen. algemeen directeur juridische afdeling onderdirecteur inkoop bedrijfsleider
personeelszaken onderdirecteur productie
bedrijfsleider
hoofd productie
onderdirecteur verkoop bedrijfsleider
bedrijfsleider
De lijn-staforganisatie.
112
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
Nadeel lijn-staforganisatie Het nadeel van de lijn-staforganisatie is dat de staffunctionarissen geen verantwoordelijkheid dragen voor de gevolgen van hun advies. Aangezien het de lijnmanager is die de beslissing neemt, is die verantwoordelijk voor besluiten waarvan hijzelf vaak niet alle gevolgen kan overzien. Hij bezit zelf immers niet de specialistische kennis die de stafmedewerker wel heeft. Omdat dit in de praktijk problemen oplevert, zijn veel bedrijven overgegaan op een andere organisatievorm, namelijk de matrixorganisatie.
2.3.3 Matrixorganisatie Bij de matrixorganisatie heeft een medewerker van een bedrijf twee superieuren: de hiërarchische chef Alle formele zaken, zoals opdrachten, verlofaanvragen en verantwoording, worden door de hiërarchische chef geregeld. De hiërarchische chef is verantwoordelijk voor het proces. de functionele chef De manier waarop de opdrachten van de hiërarchische chef door een medewerker worden uitgevoerd, wordt bepaald door de functionele chef. De functionele chef zegt dus niet wát een medewerker moet doen, maar hóe hij iets moet doen. Hij bepaalt de inhoud. President directeur
Directeur productie
Directeur Marketing en verkoop
(Interne) Bedrijfseconomisch adviseur
Bedrijfsleider Product A Productiechef Product A
Chef Marketing en verkoop voor A
Chef administratie voor A
1
Bedrijfsleider Product B Productiechef Product B
Chef Marketing en verkoop voor B
Chef administratie voor B
Productiechef Product C
Chef Marketing en verkoop voor C
Chef administratie voor C
Bedrijfsleider Product C
1) Gezag per productielijn
Functioneel gezag
De matrixorganisatie.
113
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
Voorbeeld op school Op scholen kan het zo geregeld zijn dat docenten een hiërarchische chef en een functionele chef hebben. De hiërarchische chef is een directielid, tot wie de docent zich bijvoorbeeld moet wenden als hij vrij wil vragen voor de bruiloft van zijn dochter. De functionele chef is in dit voorbeeld het hoofd van de vaksectie, die het team van zijn sectiegenoten aanstuurt om bijvoorbeeld een nieuwe lesmethode te kiezen. Is onder leiding van dat sectiehoofd die keuze gemaakt, dan wordt de uitkomst gerapporteerd aan de hiërarchische chef.
2.4 De projectorganisatie 2.4.1 Wat is een projectorganisatie? Een organisatievorm die door de drie basisvormen heen loopt, is de projectorganisatie. Deze is gebaseerd op de uitvoering van grote en minder grote projecten. De projectorganisatie is per definitie een tijdelijke zaak. Een kenmerk van projecten is immers dat ze eindig zijn. Denk maar aan het straatfeest.
Welke vorm bij projectmatig werken? De matrixorganisatie leent zich het beste voor projectmatig werken, maar ook in de lijn- en lijn-staforganisatie worden steeds vaker projecten in gang gezet. Dit is niet zo verwonderlijk, aangezien aan de werkzaamheden steeds hogere, vaak specialistische eisen worden gesteld, waarbij steeds meer vakdisciplines betrokken zijn.
Hiërarchische structuur Elke projectorganisatie heeft een hiërarchische structuur van een of meer groepen. Het aantal groepen is afhankelijk van: de omvang van een project het aantal activiteiten de relatie tussen de diverse activiteiten. Stuurgroep
Projectgroep
Werkgroep
114
Werkgroep
Projectgroep
Werkgroep
Werkgroep
Werkgroep
Projectgroep
Werkgroep
Werkgroep
Werkgroep
De organisatie van een project.
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
In de meest uitgebreide vorm komen we de volgende hiërarchische groepen tegen: stuurgroep projectgroep werkgroep.
Voorbeeld Wanneer het om minder omvangrijke projecten gaat, wordt er meestal niet voor zo’n uitgebreide organisatie gekozen. In dat geval heeft men genoeg aan een stuurgroep en een projectgroep die zelf de werkzaamheden uitvoeren. Zeker in een lessituatie is dit voldoende.
2.4.2 De opdrachtgever De opdracht voor het project wordt gegeven door – de naam zegt het al – de opdrachtgever. Hij is degene die het grootste belang bij het projectresultaat heeft. Het resultaat komt tot stand volgens zijn wensen en hij bepaalt ook het budget. Maar hij mag de projectleider niet in de weg lopen. Vaak laat de opdrachtgever zich vertegenwoordigen in de stuurgroep.
Voorbeeld op school Op school is de opdrachtgever meestal je docent, maar waarschijnlijk zul je ook wel eens te maken hebben met een externe opdrachtgever.
2.4.3 Stuurgroep Bij grotere projecten wordt in veel gevallen een stuurgroep in het leven geroepen. Vaak hebben in de stuurgroep afgevaardigden van de opdrachtgever zitting. Ook zie je vaak managers in de stuurgroep, aangevuld met specialisten. Bij kleine projecten neemt de projectleider een groot aantal taken van de stuurgroep op zich. Tijdens de looptijd van het project moet de projectleider regelmatig overleg plegen met, en verslag uitbrengen aan, de leden van de stuurgroep. Belangrijkste taken van de stuurgroep De belangrijkste taken van de stuurgroep zijn: beslissen of het project wel of niet wordt voortgezet zorgen voor de benodigde faciliteiten en andere randvoorwaarden, zodat de projectgroep en eventuele werkgroepen ongestoord verder kunnen werken bij het uitvoeren van samenhangende projecten zorgen voor de noodzakelijke afstemming tussen deze projecten.
115
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
Voorbeeld op school Bij projecten die je als leerling in de klas uitvoert zul je bovenstaande taken niet altijd volledig kunnen uitvoeren. De meeste projecten hebben dan immers tot doel ervaring op te doen met projectmatig werken. Het kan dus best voorkomen dat de docent onvoldoende faciliteiten aan jou geeft om aan alle projecteisen te voldoen.
2.4.4 Projectgroep De projectgroep, ook wel projectteam genoemd, werkt in een tijdelijk samenwerkingsverband aan de totstandkoming van het projectresultaat. In een projectgroep zitten meestal mensen uit verschillende vakdisciplines.
Voorbeeld straatfeest Voor het straatfeest is het zinvol om een groep samen te stellen van bewoners die verschillen qua kennis en interesse. De kans van slagen van het project wordt hiermee vergroot. Een projectgroep wordt ontbonden zodra het project is afgerond.
Inventarisatie van de activiteiten Het is van belang dat de uit te voeren activiteiten in het plan van aanpak zorgvuldig worden geïnventariseerd. Dit maakt een juiste verdeling over de groepsleden mogelijk. Bovendien wordt het op elkaar afstemmen van de activiteiten hiermee gemakkelijker.
De projectleider Omdat elke projectgroep moet worden aangestuurd, wordt er een projectleider benoemd. Deze persoon zorgt ervoor dat de projectgroep zich op de juiste wijze met het project bezighoudt. De taken van een projectleider zijn onder meer: zorgen dat de juiste mensen in de projectgroep zitting nemen afspraken vastleggen in het plan van aanpak bewaken van de voortgang van het project of de verschillende deelprojecten via overleg met de stuurgroep en/of opdrachtgever (we spreken dan wel van tracking) organiseren van de uit te voeren activiteiten zorgen dat de mensen het juiste werk doen controleren of de kwaliteit van het uitgevoerde werk goed is verantwoording afleggen aan de opdrachtgever en/of de stuurgroep zorgen dat alle resources op het juiste moment beschikbaar zijn.
116
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
Voorbeeld op school In een lessituatie is het verstandig om regelmatig van projectleider te wisselen, want dan krijgt elke deelnemer een keer te maken met de activiteiten van een projectleider. De projectleider moet vergaderingen leiden, de agenda maken en de notulen controleren. Verder is de projectleider verantwoordelijk voor het tijdig opleveren van de mijlpaalproducten van die fase aan de stuurgroep.
Op de site
rsus vind je een cu en em t; hier projectmanag rteld aan wordt ook ve een goede welke criteria vo ldoet. projectlei der
Je moet de taken van een projectleider niet onderschatten. Hij moet, zeker bij een automatiseringsproject, aardig wat in z’n mars hebben. Bovendien moet hij een aantal persoonlijke kwaliteiten bezitten. Zo moet hij: initiatiefrijk zijn in overleg met de andere deelnemers, op het juiste moment de juiste beslissingen nemen in staat zijn andere projectgroepleden te stimuleren.
2.4.5 Werkgroep Op een ‘lager’ niveau functioneren vaak (maar niet in alle gevallen) een of meer werkgroepen. Deze voeren de plannen uit die in de projectgroep gemaakt zijn.
Voorbeeld straatfeest Bij het straatfeest kunnen veel dingen door de projectgroepleden zelf gedaan worden. Wel kunnen ze aan individuele bewoners vragen om bij bepaalde activiteiten te assisteren, bijvoorbeeld bij het zoeken van sponsors of bij het ophangen van de versiering en verlichting. Zo kan er toch sprake zijn van werkgroepen.
117
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
2.5 De communicatie bij de uitvoering van een project Een goede communicatie tussen de diverse groepen in een projectorganisatie is van groot belang voor het slagen van een project. Van tevoren worden er afspraken gemaakt over de manier van communiceren.
Informatie
2.5.1 Het linking-pinprincipe
linking pin = tussenschakel
Bij het linking-pinprincipe maakt de voorzitter van een hiërarchisch lagere groep als gewoon lid deel uit van een hogere groep. Op deze manier worden besluiten, ideeën en voorstellen effectief van beneden naar boven, en andersom, doorgespeeld.
Stuurgroep
Projectgroepen Werkgroepen
Het linking-pinprincipe.
Voorbeeld op school In de lessituatie is het essentieel dat bepaalde zaken tijdig tussen de projectgroep en de stuurgroep/opdrachtgever worden uitgewisseld. Aangezien het hier om kleine projecten gaat, met zowel in de stuurgroep als in de projectgroep weinig leden, zal dit vaak ad hoc plaatsvinden. Het linking-pinprincipe vind je hier dan ook niet of nauwelijks terug, net zomin als in het straatfeestproject.
2.5.2 Het voortgangsverslag Een ander goed communicatiemiddel is het schriftelijke voortgangsverslag. Hierin geven de projectgroepleden een duidelijk overzicht van de stand van zaken en van de werkzaamheden die in de afgelopen periode zijn uitgevoerd, inclusief een tijdsverantwoording. Alle problemen en tegenslagen moeten in het voortgangsverslag worden opgenomen. Als een of meer leden vinden dat het project niet naar wens verloopt, moet ook dit duidelijk in het verslag worden vermeld.
118
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
Voorbeeld op school In de praktijk blijkt dat een periode van drie à vier weken in een lessituatie voldoende is. Dit maakt het voor de stuurgroep mogelijk de voortgang van het project te volgen en in te grijpen zodra er iets mis dreigt te lopen.
Onderdelen voortgangsverslag Samengevat komen in het verslag de volgende zaken aan de orde: de voortgang van het project gedurende de afgelopen periode en de huidige status van het project een overzicht van de activiteiten afwijkingen ten opzichte van het plan van aanpak. Zeker de tijdsplanning moet gecontroleerd worden, en zo nodig worden bijgesteld. Let hierbij vooral op het kritische pad in de planning alle problemen die zich in de afgelopen periode hebben voorgedaan. Vastgelegd worden de verschillende oplossingen, voor welke oplossing men heeft gekozen en waarom. Dit laatste is van belang als later mocht blijken dat het niet de juiste oplossing was. Men kan dan snel opzoeken welke alternatieven er waren en nagaan of er een betere oplossing beschreven is de tegenslagen en de gevolgen die ze hebben voor de voortgang van het project en de andere werkzaamheden. Mocht dit extra werkzaamheden opleveren, dan kunnen deze misschien worden verdeeld over meerdere deelnemers, wat de voortgang vaak weer ten goede komt. Natuurlijk moet de planning in dat geval worden aangepast.
Gevolgen van het voortgangsverslag Aan de hand van het voortgangsverslag kunnen de stuurgroepleden (eventueel de opdrachtgever) de voortgang van het project met de projectgroepleden bespreken. Ook kan dit verslag voor de stuurgroepleden aanleiding zijn om overleg te plegen met individuele projectgroepleden over hun aandeel in het project, of met de gehele groep. (Het kan ook zijn dat ze dit aan de projectleider overlaten.) Dit geldt zeker als het resultaat van de opgeleverde mijlpaalproducten niet voldoet, of als groepsleden niet goed samenwerken. In dat geval is er een extra vergadering nodig om alle problemen op te lossen.
Voorbeeld op school In de les kan dit leiden tot een tussentijdse beoordeling van de prestaties van een individueel groepslid of een tussentijdse beoordeling van de gehele groep. Dit cijfer kan dan bij de eindbeoordeling worden meegenomen.
119
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
2.5.3 De vergadering Een derde vorm van communicatie is het houden van vergaderingen en het opstellen van notulen. Voor het straatfeestproject zal dit waarschijnlijk de beste communicatievorm zijn. De frequentie van de vergaderingen is afhankelijk van een aantal factoren, bijvoorbeeld:
de fase waarin men bezig is de complexiteit van de werkzaamheden de grootte van de projectgroep de huidige stand van zaken het tijdstip van oplevering.
Het is belangrijk dat er niet méér wordt vergaderd dan strikt noodzakelijk is. Bij te veel vergaderen neemt de belangstelling hiervoor af en krijgen de groepsleden het idee dat ze hun tijd wel beter hadden kunnen besteden. Bij te weinig vergaderen bestaat het gevaar dat de afstemming tussen de werkzaamheden niet goed verloopt. Dit kan soms zelfs tot gevolg hebben dat werkzaamheden voor niets zijn uitgevoerd en dat is natuurlijk niet goed voor de motivatie. Dit is vooral irritant als de tijd toch al krap is. De projectleider moet dit in de gaten houden en moet tijdig een vergadering organiseren als daar aanleiding voor is.
Agenda De projectleider stelt de agenda op. Hij voert een aantal agendapunten op, maar ook projectgroepleden kunnen agendapunten aandragen. Het is aan te raden de notulen binnen een week nadat de vergadering gehouden is bij de stuurgroep aan te leveren.
Voorbeeld op school In een lessituatie zien de leerlingen elkaar meestal dagelijks en houden ze elkaar op de hoogte van de vorderingen. Hoe vaak ze dan een officiële vergadering moeten houden, is moeilijk te zeggen. Omdat de groepsleden (=leerlingen) vaak om en om projectleider zijn, wordt zo’n vergadering steeds door een andere voorzitter geleid. Een van de overige leden maakt de notulen.
Een agenda heeft een vastgestelde structuur. Duidelijk moet zijn voor welke groep mensen de vergadering wordt belegd: de projectgroep of een werkgroep. Die naam komt bovenaan te staan. Het is handig om de namen van de personen die uitgenodigd worden voor de vergadering te vermelden. Eventuele afmeldingen kunnen dan aan de voorzitter van de vergadering worden doorgegeven. Verder moet een datum, tijd en vergaderplaats worden vermeld. Soms wordt ook de naam van de notulist vermeld. Dat is de persoon die verantwoordelijk is voor de verslaglegging.
120
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
Agendapunten Veel gebruikte agendapunten zijn: Vaststellen agenda ‘Vaststellen agenda’ is vaak het eerste punt op de agenda. Deelnemers aan de vergadering kunnen dan de volgorde van de vergaderpunten veranderen of nieuwe agendapunten toevoegen. Mededelingen Bij het tweede agendapunt kunnen mededelingen aan de orde komen. Notulen van de vorige vergadering Wanneer de projectgroep vaker vergadert, worden de notulen van de vorige vergadering besproken. Notulen vormen een verslag van wat er is besproken. Soms is een besluitenlijst ook voldoende of een RACI-matrix. Ingekomen of uitgaande stukken Ingekomen of uitgaande stukken zijn berichten bestemd voor de groep die vergadert, die besproken moeten worden. Rondvraag De vergadering wordt meestal afgesloten met een rondvraag: een vragenronde, bestemd voor korte vragen, waarop in een volgende vergadering eventueel kan worden teruggekomen.
Agenda Vergadering Werkgroep --------------------------------------------------------Bestemd voor: Van: Datum: Tijd: Plaats: Notulist: --------------------------------------------------------1. Opening 2. Vaststellen agenda 3. Mededelingen 4. Notulen vorige vergadering 5. Ingekomen stukken 6. Uitgaande stukken 7. Wisselende agendapunten 8. Rondvraag 9. Sluiting Voorbeeld van een agenda.
121
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
2.5.4 Vastleggen van afspraken Tijdens de looptijd van het project worden afspraken gemaakt. Het is erg belangrijk om vast te leggen wie verantwoordelijk is voor het uitvoeren van die afspraken. Een hulpmiddel hierbij is de RACI-matrix. De afkorting RACI wordt gevormd van de eerste letters van de volgende begrippen: Responsible Hier gaat het om de persoon die ervoor verantwoordelijk is dat de taak wordt uitgevoerd. Accountable Hier gaat het om de persoon die de eindverantwoordelijkheid draagt voor deze taak. Meestal is dat ook de persoon die er verantwoordelijk voor is dat de taak wordt uitgevoerd. Consulted Dit is de persoon die vooraf moet worden geraadpleegd. Informed En dit is de persoon die geïnformeerd moet worden over de genomen beslissingen, taken die uitgevoerd worden enzovoort.
Voorbeeld RACI-matrix Dit is een tabel voor een bouwproject. In de rijen zie je de namen van de personen die bij dat onderdeel betrokken zijn. In de eerste kolom staat de taak of de activiteit. Onder de namen staan de RACI-letters die van toepassing zijn. Kun jij aan de hand van deze matrix vertellen wie waarvoor verantwoordelijk is?
122
Gerard
Leendert
Krijn en Kim
Projectleider
Inkoop onderdelen
RA
CIA
A
I
Bouw fase 1
A
CIA
RA
I
Presentatie
IA
RA
IA
I
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
2.6 Vragen en opdrachten 2.6.1 Open vragen 1. a. Beschrijf het verschil tussen een bedrijf en een instelling. b. Geef van de volgende organisaties aan of het bedrijven of instellingen zijn. Motiveer steeds je antwoord. Milieudefensie Nederlandse Spoorwegen jouw school Verpleeghuis Avondrood Het Leger des Heils Microsoft Corporation. 2. a. Noem de drie belangrijkste organisatievormen. b. Bedenk bij elke organisatievorm één (fictief) voorbeeldbedrijf. c. Welke vorm is volgens jou het meest efficiënt? Motiveer je antwoord. 3. Noem een belangrijk nadeel van de lijn-staforganisatie. 4. a. Welke drie hiërarchische groepen tref je aan bij de meeste omvangrijke projecten? b. Geef de kenmerken van elke groep en beschrijf de functie ervan. 5. Denk je dat jij de juiste eigenschappen bezit om een goede projectleider te kunnen zijn? Motiveer je antwoord. 6. a. Wat is een organigram? b. Beschrijf kort de verschillen tussen de organigrammen van een lijnorganisatie en een lijn-staforganisatie. 7. In een matrixorganisatie heeft een medewerker doorgaans twee superieuren. Welke? 8. Wat is de taak van een werkgroep? 9. a. Beschrijf in je eigen woorden wat er bedoeld wordt met het linking-pinprincipe. b. Beschrijf in je eigen woorden het belang van het voortgangsverslag. 10. Waarom beslist de stuurgroep of een project al dan niet wordt voortgezet?
2.6.2 Meerkeuzevragen 1. Welke uitspraak is niet van toepassing in de context van organisaties? a. Een organisatie is een samenwerkingsverband tussen mensen die een aantal activiteiten uitvoeren om vooraf bepaalde doelen te bereiken. b. De lijnorganisatie is de grondvorm van alle andere organisatievormen. c. Een organisatievorm die binnen bedrijven wordt toegepast om projecten in goede banen te leiden, is de projectorganisatie. d. De lijnorganisatie is een ouderwets fenomeen; je komt die zelden meer tegen.
123
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
2. Hieronder staan twee beweringen: I. Een voortgangsverslag bevat onder meer een overzicht van de activiteiten die de groepsleden gedurende de afgelopen periode hebben uitgevoerd. II. Bij een groot project moet de projectgroep elke week een vergadering houden, bij een klein project is één keer in de twee weken voldoende. a. I en II zijn juist. b. I is juist en II is onjuist. c. I is onjuist en II is juist. d. I en II zijn beide onjuist. 3. Wat is bij een project een van de taken van een projectleider? a. maken van een of meer mijlpaalproducten b. beslissen of het project al of niet moet worden voortgezet c. controleren of de werkzaamheden juist worden uitgevoerd d. zorgen dat het opgeleverde resultaat wordt gebruikt zoals het bedoeld is 4. Welke functionaris behoort doorgaans niet tot een stafdienst? a. een personeelsfunctionaris b. het hoofd van de juridische afdeling c. het hoofd van de afdeling Inkoop d. de directiesecretaris 5. Welke uitspraak is juist? a. Het voordeel van het linking-pinprincipe is dat voorstellen makkelijk van beneden naar boven worden doorgespeeld. b. Bij een project dat volgens het linking-pinprincipe wordt uitgevoerd hoeven geen voortgangsverslagen te worden gemaakt. c. Het nadeel van het linking-pinprincipe is dat het aantal vergaderingen voor een lid van de werkgroep toeneemt. d. Bij het linking-pinprincipe is de opdrachtgever – gelet op zijn belang bij het project – de voorzitter van de stuurgroep. 6. Wat wordt er bedoeld met een organisatie? a. Een samenwerkingsverband tussen mensen die een aantal activiteiten uitvoeren om vooraf bepaalde doelen te bereiken. b. Een instelling die gericht is op de verwezenlijking van niet-economische doelen. c. Een bedrijf dat bestaat uit leidinggevenden en uitvoerende personen die ondergeschikt zijn aan de leidinggevenden. d. Een onderneming die gericht is op het uitvoeren van grote projecten. 7. Welke organisatievorm leent zich het best voor projectmatig werken? a. de lijnorganisatie b. de lijn-staforganisatie c. de matrixorganisatie d. de structuurorganisatie 8. Welk onderdeel van een projectorganisatie treedt vaak op namens de opdrachtgever? a. de projectleider b. de stuurgroep c. de projectgroep d. de externe deskundige
124
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
2.6.3 Korte opdrachten 1. a. In onderstaande tabel zijn tien eigenschappen opgesomd. Geef bij elke eigenschap aan of die voor een projectleider onmisbaar is. Geef een argument voor je keuze. Een eerste voorbeeld is ingevuld. b. Verzin zelf ook nog twee eigenschappen die een projectleider juist wel of juist niet moet hebben. Neem die ook in de tabel op. Eigenschap
Ja
Nee
N.v.t.
Sociaal
Nauwgezet
Lui Initiatiefrijk Ambitieus Intelligent Chaotisch Zelfverzekerd Aardig Flexibel
Argument Moet zich kunnen verplaatsen in mensen. Moet medewerkers motiveren. Moet met allerlei groepen kunnen overleggen.
2. a. Zoek iemand in je omgeving die bij een middelgroot bedrijf of middelgrote instelling (vanaf ongeveer 30 medewerkers) werkt. b. Stel aan deze persoon de juiste vragen om erachter te komen of er in dat bedrijf (of die organisatie) sprake is van een lijnorganisatie, een lijn-staforganisatie of een matrixorganisatie. c. Maak een kort verslag waarin je onder meer door middel van een organigram het type organisatie aangeeft. 3. Misschien heb je er wel eens over nagedacht of je na je opleiding liever in een bedrijf wilt werken, of in een instelling. Geef in een kort verslag aan waar je voorkeur naar uitgaat en waarom. 4. In elke organisatie gebeurt het dat men, vooral als er haast geboden is, zaken ‘via de achterdeur’ regelt, dus niet langs de formele weg maar via het informele circuit. a. Bedenk hiervan voordelen en risico’s. Motiveer je antwoord. b. In welke van de genoemde organisatievormen loopt men de meeste kans dat dit gebeurt? Motiveer ook hier je antwoord. c. Is de uitspraak: “De formele organisatie moet een kopie zijn van de informele organisatie” volgens jou juist? Licht je antwoord duidelijk toe. 5. Teken een organigram van de school.
125
Module 6 – Projectmanagement De organisatie Hoofdstuk 2
2.7 Samenvatting Een organisatie is een samenwerkingsverband tussen mensen die een aantal activiteiten uitvoeren om vooraf bepaalde doelen te bereiken. We maken onderscheid tussen instellingen en ondernemingen of bedrijven. Een onderneming is primair gericht op bedrijfseconomische doelen; bij een instelling ligt het accent meer op de verwezenlijking van niet-economische doelen. In de praktijk bestaan er verscheidene organisatiestructuren, die zijn terug te brengen tot drie basisvormen: de lijnorganisatie, de lijn-staforganisatie en de matrixorganisatie. De projectorganisatie loopt door deze drie vormen heen. Zij is gebaseerd op de uitvoering van grote en minder grote projecten en is per definitie een tijdelijke zaak. In de meest uitgebreide vorm zijn bij een project de volgende individuen en groepen betrokken: de opdrachtgever, de stuurgroep, de projectgroep, de projectleider en de werkgroep. De belangrijkste taken van de stuurgroep zijn: beslissen of het project al of niet moet worden voortgezet zorgen voor de benodigde faciliteiten en andere randvoorwaarden bij het uitvoeren van samenhangende projecten zorgen voor de noodzakelijke afstemming tussen deze projecten. De projectgroep, die doorgaans bestaat uit mensen van verschillende vakdisciplines, werkt aan de totstandkoming van het projectresultaat. Een projectorganisatie wordt ontbonden zodra het project is afgerond. De leden van de werkgroep voeren de in de projectgroep gemaakte plannen uit. Tot de taken van een projectleider worden gerekend: zorgen dat de juiste mensen in de projectgroep zitting nemen afspraken vastleggen in het plan van aanpak bewaken van de voortgang van het project of de verschillende deelprojecten via overleg met de stuurgroep en/of opdrachtgever het organiseren van de uit te voeren activiteiten zorgen dat de mensen het juiste werk doen controleren of de kwaliteit van het uitgevoerde werk goed is verantwoording afleggen aan de opdrachtgever en/of de stuurgroep zorgen dat alle resources op het juiste moment beschikbaar zijn. De drie belangrijkste communicatiemiddelen zijn: het linking-pinprincipe, het voortgangsverslag, en de agenda en notulen.
126
