FUIFDRAAIBOEK HOVE EDEGEM KONTICH LINT AARTSELAAR

FUIFDRAAIBOEK HOVE – EDEGEM – KONTICH – LINT – AARTSELAAR

INHOUDSTAFEL INLEIDING

1

DEEL 1: VÓÓR DE FUIF 1. Concept 2. Locatie 2.1. Geschikte locatie? 2.2. Inrichting van de locatie 3. Muziek – DJ 4. Sponsors 5. Taakverdeling – verantwoordelijkheden 5.1. Eindverantwoordelijke 5.2. Medewerkers 5.3. Afspraken met andere partners 6. Promotie 6.1. Affiches 6.2. Flyers 6.3. Borden langs de openbare weg 6.4. Pers 7 6.5. Internet 7. Materiaal 7.1. Licht en geluid 7.2. Ander materiaal 8. Aanvragen en vergunningen 8.1. SABAM 8.2. Billijke vergoeding 8.3. Tapvergunning 8.4. Vergunning voor sterke dranken 8.5. Vergunning voor etenswaren 9. Milieu 10. Kostenraming 11. Verzekeringen 11.1. Brandverzekering 11.2. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid 11.3. Verzekering contractuele aansprakelijkheid 11.4. Verzekering lichamelijke ongevallen 12 11.5. Verzekering “alle risico’s” 12. Inkomkaarten 13. Veiligheid 13.1. Algemene veiligheid 13.2. Brandveiligheid 13.3. EHBO

2 2 2 2 3 3 4 4 4 4 5 5 5 7 7

DEEL 2: TIJDENS DE FUIF 1. Taakverdeling 1.1. Eindverantwoordelijke 1.2. Medewerkers 2. Toegang – kassa 2.1. Locatie van de kassa 2.2. -16-jarigen 2.3. Toegang weigeren 2.4. Fuifreglement 3. Tap – drank 4. Veiligheid 5. Drugs 6. Sluitingsuur

7 8 8 9 9 9 10 10 10 10 11 11 11 12 12

12 13 13 13 14 14 15 15 15 15 15 15 16 16 16 16 17 17 17

28

DEEL 3: NA DE FUIF 1. Opruimen 2. Financieel 3. Evaluatie 4. Bedanking

18 18 18 18 18

BRONNEN

19

BIJLAGE 1 ZALENBESTAND 20 BIJLAGE 2 CHECKLIST VOOR DE DAG VAN DE FUIF 26 BIJLAGE 3 NUTTIGE ADRESSEN, TELEFOONNUMMERS, E-MAILADRESSEN EN WEBSITES 27 BIJLAGE 4 CHECKLIST VOOR FUIVEN 31 BIJLAGE 5 SABAM-TARIEVEN BIJLAGE 6 SABAM-FORMULIER BIJLAGE 7 FORMULIER BILLIJKE VERGOEDING BIJLAGE 8 FORMULIER 240I

29

INLEIDING De gemeenten Hove, Edegem, Kontich, Lint en Aartselaar hebben de koppen bij elkaar gestoken en een gemeenschappelijk fuifdraaiboek uit de grond gestampt. Dit draaiboek is het resultaat van veelvuldig overleg tussen de jeugdconsulenten, de politieke verantwoordelijken en politieagenten. Onze vijf gemeenten bevinden zich in dezelfde politiezone waardoor de politie ook een partner is bij het uitwerken van een goed fuifdraaiboek. Dit draaiboek werd voorgelegd aan alle jeugdraden, de colleges van burgemeester en schepenen en de gemeenteraden. Het draaiboek bestaat uit drie delen: vóór de fuif, tijdens de fuif en na de fuif. In elk onderdeel vind je tal van aspecten waar je rekening mee moet houden wanneer je een fuif organiseert. De teksten werden zo beknopt mogelijk gehouden. Bij sommige onderdelen wordt per gemeente meer specifieke informatie gegeven. Onze gemeenten lijken wel wat op mekaar maar tal van zaken worden in elke gemeente op een andere manier aangepakt. Veel onderdelen van het fuifbeleid zijn voor iedereen hetzelfde maar dat geldt zeker niet voor alles. Daarnaast wordt er ook vaak verwezen naar de bijlagen. Deze zitten achter de tekst van het draaiboek en kunnen ook makkelijk afzonderlijk gebruikt worden. Zo kan het handig zijn om één van de checklists bij de hand te nemen wanneer je aan de voorbereidingen van je fuif begint. Dit draaiboek is niet zaligmakend… Ontzettend veel regelgeving komt direct of indirect in contact met fuifbeleid. Deze regelgeving is voortdurend in beweging en daarom zal het draaiboek zo vaak mogelijk geüpdatet worden.

30

DEEL 1: VÓÓR DE FUIF 1. Concept Alvorens je uit de startblokken schiet en allerlei regelingen treft voor de organisatie van je fuif, is het nodig eerst even na te denken over wat voor fuif je wil geven. Hierbij moet je aandacht uitgaan naar: • • • •

•

privé of publiek: is iedereen welkom op de fuif (bv.: om het jaarlijkse kamp van je jeugdvereniging te bekostigen) of werk je met uitnodigingen (bv.: voor een verjaardagsfuif)? doelgroep: richt je je vooral naar jongeren tussen 16 en 25 jaar of naar een ouder publiek? aantal bezoekers: geef je een megafuif (bv.: Afrekeningsfuif of Donna’s Dansfolie) of hou je het bij een kleinschalige fuif? muziek - thema – inkleding: laat je één specifieke muziekstijl (bv.: hardrock, techno, punk, goa, drum ’n bass,…) aan bod komen of laat je een heel breed gamma aan muziekstijlen door de boxen galmen? Organiseer je de fuif in het kader van een bepaald thema (zoals Hawaï, maffia, western, Schotland,…)? Indien je voor een thema kiest, zal ook je inkleding van de fuiflocatie daaraan aangepast zijn. datum: kies een datum waarop je doelgroep “beschikbaar” is en hou rekening met examenperiodes, vakanties en zoek uit of er in de buurt al een fuif op dezelfde dag georganiseerd wordt

2. Locatie 2.1.

Geschikte locatie?

Als je goed voor ogen hebt hoe je feestje er zal uitzien, kan je op zoek gaan naar een geschikte locatie. In de eerste plaats moet je uitmaken of je je fuif wil laten doorgaan in een zaal, een tent of in open lucht. Elk van deze mogelijkheden heeft tal van voor- en nadelen. We sommen ze hier even op:

zaal

tent

open lucht

VOORDELEN - bestaand lokaal - gekende locatie - infrastructuur is aanwezig - vaak heel wat voorzieningen en materiaal aanwezig - meer vrijheid - zelf brouwer kiezen - speciaal - absolute vrijheid wat betreft inrichting

NADELEN - soms zijn er beperkingen - vaak gelegen in woongebied - zaal heeft soms slechte reputatie

-

geen infrastructuur weinig voorzieningen meer kans op geluidshinder goede locatie is moeilijk te vinden geluidshinder het weer kan tegenvallen je moet zelf voor al het materiaal en alle voorzieningen (bv. toiletten) zorgen

Bij het plannen van je fuif win je de nodige informatie in over elk alternatief dat je geschikt lijkt. Hierbij ga je onder andere het volgende na: •

hoeveel kost het om gebruik te maken van de locatie? (huurprijs van een zaal, huren van een tent, vergoeding voor het gebruik van een open plek,…)

31

• • • •

welk materiaal is aanwezig op de locatie en waarvoor moet je zelf nog zorgen? (discobar, licht, tapinstallatie, …) wie is de verantwoordelijke contactpersoon voor de locatie? welke voorwaarden stelt de verantwoordelijke? (opkuis, waarborg,…) mogelijke geluidsoverlast: breng de buurtbewoners op de hoogte van het gebeuren als de fuiflocatie in een woongebied gelegen is

BIJLAGE 1: Zalenbestand van Hove, Edegem, Kontich, Lint en Aartselaar

2.2.

Inrichting van de locatie

Wanneer je een geschikte locatie hebt uitgekozen, moet je beginnen nadenken over de inrichting van de beschikbare ruimte. Er zijn namelijk een aantal zaken die zeker binnen deze ruimte opgenomen moeten worden: • • • • • • • •

kassa toog en eventueel voortoog bonnetjesverkoop vestiaire discobar bodega secretariaat backstage (eventueel)

BIJLAGE 2: Checklist voor de dag van de fuif

3. Muziek – DJ Nadat je een concept hebt ineengetimmerd, sta je voor een volgende keuze: welke muziek ga je spelen? Hierbij moet je je de volgende vragen stellen: • •

beperk je het muziekaanbod tot één stijl (punk, drum ’n bass, techno, hardrock, goa, house,…) of laat je alle genres aan bod komen? welk publiek verwacht je op de fuif?

Ook de keuze van de DJ is van groot belang. Hiervoor kan je beroep doen op een “professional” of je kan zelf de platen opleggen. Net als met je andere medewerkers moet je ook met de DJ de nodige afspraken maken: •

•

over de afbouw van de fuif: tegen het einde van de fuif (bijvoorbeeld een half uur op voorhand) moet je de fuif beginnen afbouwen door rustigere muziek te spelen en geen megahits meer te draaien waarop iedereen uit de bol gaat (op die manier zullen de bezoekers de fuifruimte zonder al te veel problemen verlaten) wat doet de DJ wanneer er zich problemen in de zaal voordoen? (bijvoorbeeld in het geval van een vechtpartij kan je met de DJ afspreken dat deze de muziek dan moet afzetten)

Indien je een buitenlandse artiest inhuurt (bijvoorbeeld een internationaal bekende DJ), moet je hiervoor belasting betalen. Het gaat hierbij om een bedrijfsvoorheffing waarvan de belastingvoet 18% van het brutobedrag bedraagt. Hiervoor moet je een formulier 274 aanvragen bij de Controle der Belastingen (Kontich).

4. Sponsors Om de financiële lasten van een fuif wat minder zwaar te maken, kan je één of meer sponsors zoeken.

32

Hiervoor kan je beroep doen op plaatselijke bekenden (winkels, cafés, frituren, banken,…) of een grote sponsor trachten aan te trekken (Coca-Cola, Maes, Proximus,…). Bij het werken met sponsors is het aangeraden om te werken met schriftelijke sponsorcontracten waarin zoveel mogelijk gegevens over de overeenkomst opgenomen zijn. Dan weten jij en de sponsor perfect wat te verwachten. Zo moet je met je sponsor afspreken in welke zin deze je zal gaan ondersteunen. Deze ondersteuning kan bestaan uit: • • •

instaan voor het drukwerk, T-shirts,… financiële steun (zorg ervoor dat je het geld vóór de fuif krijgt!) materiële ondersteuning

Voor wat hoort wat en jij zal de sponsor ook wat moeten aanbieden. Ook hier heb je verschillende mogelijkheden: • •

vermelding van hun logo op de affiche, de flyer, T-shirts, inkomkaarten e.d. spandoek van de sponsor ophangen tijdens de fuif

Vergeet de sponsors zeker niet te bedanken door ze bijvoorbeeld vrijkaarten te geven en ze achteraf een bedankje te sturen.

5. Taakverdeling – verantwoordelijkheden 5.1.

Eindverantwoordelijke

Eén van de medewerkers moet de taak van eindverantwoordelijke op zich nemen. Deze persoon fungeert hoofdzakelijk als aanspreekpunt voor andere instanties zoals de zaaluitbater, de politie of het gemeentebestuur en legt ook de voornaamste contacten. Deze eindverantwoordelijke is iemand die minimum 18 jaar is. Als er contracten moeten ondertekend worden zoals een huurcontract of een overeenkomst met de DJ, dan kan dit alleen door iemand die minstens 18 jaar is. Een minderjarige wordt burgerrechtelijk immers als handelingsonbekwaam geacht.

5.2.

Medewerkers

Een fuif organiseren doe je uiteraard niet in je eentje. Hiervoor heb je nog wel wat andere medewerkers nodig. Niet alleen tijdens de fuif maar ook gedurende de voorbereiding zal je wel wat hulp kunnen gebruiken.

Om alles vlot te doen verlopen is het noodzakelijk om duidelijke afspraken te maken met je medewerkers die vaak vrijwillig meewerken op je fuif. Hier volgen al enkele tips: • • • • •

maak een overzicht: inkom, bonnetjes, vestiaire, toog, voortoog, opbouw, afbraak, opkuis en werk met tijdsblokken (“shifts”) spreek eventueel een gepaste beloning voor de medewerkers af (bijvoorbeeld enkele drankbonnetjes, een gratis toegangskaart, T-shirt,…) maak afspraken over het drankverbruik van de medewerkers (bijvoorbeeld geen alcohol tijdens het werken, maximum 3 drankjes per werkshift,…) zorg ervoor dat de medewerkers een week op voorhand op de hoogte zijn van de afspraken en de verdeling van de shifts roep vóór het begin van de fuif al je medewerkers bijeen, overloop nog eens kort alle afspraken, wees enthousiast en motiveer de vrijwilligers!

33

5.3.

Afspraken met andere partners

Bij het organiseren van een fuif zijn er nog andere partners en instanties die je op de hoogte moet brengen van wat er te gebeuren staat: •

• • •

Als er naar aanleiding van de fuif overlast zou kunnen zijn, dan breng je de buurtbewoners daar best op voorhand van op de hoogte. Ga persoonlijk eens bij hen langs of schrijf een klein briefje waarin staat wat er op welke locatie gaat gebeuren. De buren zullen dit erg op prijs stellen. contact met de politie: licht hen in over de fuif, vraag naar een contactpersoon, spreek af hoe er gereageerd wordt als er problemen zouden zijn, de lokale politie moet een advies geven indien je vrijwilligers inzet als veiligheidsmensen aan het lokale gemeentebestuur moet de fuif gemeld worden brouwer: je kan best een contract afsluiten met de brouwer indien je deze zelf moet contacteren en geen dranken kan afnemen van de zaal. Hierbij moet je afspraken maken over de prijs van de dranken, over de terugname van niet-gebruikte materialen en eventueel over het gebruik van een tapinstallatie (wanneer je een openlucht- of tentfuif doet moet je zelf een tapinstallatie voorzien)

BIJLAGE 3: Hier vind je de adressen van de plaatselijke gemeentebesturen en politiekantoren

6. Promotie Essentieel voor het slagen van je fuif is de promotie. We zetten hieronder enkele kanalen op een rij die je kan gebruiken om reclame te maken voor je evenement.

6.1.

Affiches

Bij het ontwerpen van je affiche zijn er een aantal zaken die zeker vermeld moeten worden op de affiche: • • • • • • •

wat wordt er georganiseerd? wanneer vindt het evenement plaats? (datum en aanvangsuur) waar vindt de fuif plaats? wie organiseert de activiteit? wat is de toegangsprijs? eventuele sponsors verantwoordelijke uitgever

Zorg ervoor dat je affiche duidelijk is maar stop er ook een gezonde dosis originaliteit in. Een affiche mag aantrekkelijk en/of artistiek zijn maar dit mag niet ten koste gaan van de informatieve waarde. Vergeet niet dat je affiche niet in het zwart mag gedrukt zijn op geel papier. Deze vorm is voorbehouden aan notariële berichten. Bij het aanplakken van de affiches is het van belang om strategisch te werk te gaan. Willekeurig allerhande borden en plakpalen gaan vol hangen met jouw affiches heeft weinig zin en is bovendien vaak pure papier- en tijdsverspilling. Om ervoor te zorgen dat er bij jou in de buurt geen heuse “plakoorlog” ontketend wordt, kan je misschien afspraken maken met de organisatoren van de fuiven die in dezelfde periode doorgaan. Zo kan je overeenkomen om mekaars affiches te respecteren of zelfs voor elkaar te plakken. Indien er in de periode vóór jouw fuif elders feestjes zijn, loont het zeker de moeite om daar wat reclame te gaan maken. Vaak mag je op andere fuiven gratis binnen als je duidelijk maakt dat je enkel bezig bent met promotie. En dan is er nog het zegelrecht… Normaal moet je als organisator van een fuif een zegeltaks betalen voor het aanplakken van affiches. Maar je kan hierop een uitzondering vormen indien je fuif

34

een liefdadig karakter heeft. Dit wil zeggen dat je de opbrengst van de fuif aan een liefdadig doel besteedt en dat iedereen belangeloos meewerkt. Indien je fuif geen liefdadig doel heeft kan je het zegelrecht ook nog ontlopen wanneer je affiche kleiner is dan 15 vierkante decimeter (d.i. 50 cm x 30 cm, iets groter dan een A3-formaat). Als je wel zegeltaks moet betalen dan kan je dat via de drukker regelen of aanvragen bij het plaatselijke belastingskantoor. Plakken in… Hove: • in Hove staan infozuilen waarop men vrij affiches mag hangen • vier weken voor de activiteit mag je affiches op deze zuilen beginnen hangen en er mogen hoogstens twee affiches op één zuil hangen Edegem: • om affiches op te hangen aan plakzuilen en –borden moet je toestemming vragen aan het gemeentebestuur Kontich: • er zijn gemeentelijke aanplakborden in Kontich • je moet op voorhand toestemming vragen aan het gemeentebestuur om hiervan gebruik te maken; dit kan je doen door contact op te nemen met de jeugddienst Lint: • in Lint zijn er plakzuilen en –borden waar je affiches mag ophangen • hiervoor heb je toestemming nodig van het gemeentebestuur • je mag slechts één maand op voorhand affiches ophangen en er mag maar één affiche per bord of zuil • het ophangen van de affiches mag niet plaatsvinden tussen 22 en 6 uur Aartselaar: • nadat je een exemplaar van je affiche hebt afgegeven bij de politie en een waarborgsom van 124 EUR hebt betaald aan de gemeenteontvanger, krijg je een toelating van het gemeentebestuur om te gaan plakken; de waarborg wordt teruggestort wanneer ten laatste acht dagen na de activiteit alle affiches verwijderd werden. Het aanplakken van affiches is verboden tussen 22 en 6 uur

6.2.

Flyers

Voor flyers gelden dezelfde principes als voor affiches. Zorg ervoor dat de flyer duidelijk is en dat alle nodige informatie er op terug te vinden is. Vaak gebruikt men een verkleinde versie van de affiche als flyer. Neem te pas en te onpas een stapeltje flyers mee naar andere fuiven (met eventueel gelijkaardige bezoekers), festivals, cafés, scholen,… Op de flyers vermeld je best “Niet op de openbare weg gooien”. Dit is niet alleen milieuvriendelijk maar het is best mogelijk dat de politie je verbiedt om je flyers te verspreiden vanwege milieuvervuiling Hove: Enkel jeugdverenigingen aangesloten bij de jeugdraad mogen flyeren op het grondgebied. Verenigingen van buiten Hove dienen steeds een goedkeuring van de burgemeester te hebben om te mogen flyeren in Hove.

6.3.

Borden langs de openbare weg

Je kan niet zomaar langs alle wegen bordjes met reclame planten. Hiervoor heb je toestemming nodig van verschillende instanties. Er wordt namelijk een onderscheid gemaakt tussen gemeentelijke wegen en gewestwegen. Voor gemeentelijke wegen moet je toestemming vragen aan het gemeentebestuur om je bordjes te plaatsen.

35

Hove: • in Hove zijn er smalle aankondigingsborden waarop activiteiten bekend gemaakt worden • op deze borden worden enkel activiteiten in Hove, georganiseerd door verenigingen of de gemeente zelf, aangekondigd • een aanvraag dien je in bij de cultuurdienst in het gemeentehuis; de technische dienst hangt de aankondigingen op Edegem: • in Edegem mag je bordjes met bewegwijzering (géén reclame) plaatsen langs de openbare weg • hiervoor moet je toestemming vragen aan het gemeentebestuur; je ontvangt een antwoord van het bestuur waarin de voorwaarden (wat betreft de plaats, de periode,…) vermeld worden Kontich: • in Kontich mogen enkel bordjes opgehangen worden wanneer deze gebruikt worden als wegwijzer (bordjes met daarop reclame van je fuif is niet toegestaan) • je kan gebruik maken van de gemeentelijke inschuifborden; hiervoor moet je via de jeugddienst toelating vragen aan het gemeentebestuur • hiervoor dien je toestemming te vragen aan het gemeentebestuur; dit kan je doen via de gemeentelijke jeugddienst Lint: • je hebt toelating nodig van het Lintse gemeentebestuur om bordjes aan de rand van de weg te plaatsen • het gemeentebestuur zegt op welke plaatsen de bordjes mogen geplaatst worden • de bordjes mogen een maand voor de activiteit geplaatst worden • je kan langwerpige borden van de gemeente kopen; deze worden door de fuiforganisator beschilderd en door het gemeentepersoneel opgehangen Aartselaar: • de gemeente Aartselaar beschikt over infokasten waarin affiches door de gemeentediensten worden opgehangen; deze affiches worden door de organisator bezorgd aan de communicatiedienst in het gemeentehuis • de technische dienst stelt aankondigingsborden ter beschikking die door de organisatoren zelf beschilderd kunnen worden • je hebt toelating nodig van het gemeentebestuur om bordjes met affiches langs de openbare weg te plaatsen; het reglement ‘aanplakkingen en reclame maken’ vermeldt waar deze bordjes mogen gehangen worden De grote invalswegen van gemeenten (Prins Boudewijnlaan, Boomsesteenweg, Mechelsesteenweg,…) zijn vaak gewestwegen. Om op deze wegen bordjes te plaatsen moet je toestemming vragen op het volgende adres: Regie Ruisbroek Rijksweg 26 2870 Ruisbroek (Puurs) 03 886 79 91 contactpersoon: Districtschef Herman Van Praet

6.4.

Pers

Het kan geen kwaad om de lokale pers (dagbladen, weekbladen, maandbladen, regionale radio en televisie) te verwittigen indien je een fuif organiseert. Dit heeft wellicht alleen maar zin indien je een grote fuif organiseert.

6.5.

Internet en gemeentelijke bladen

Ook via dit medium kan je reclame maken voor je fuif. Zo kunnen jij en je medewerkers een mail met de affiche versturen naar alle adressenlijsten. Op die manier kan je (vrijwel) kosteloos, efficiënt en snel aan al je vrienden laten weten wat er te gebeuren staat.

36

Daarnaast zijn er ook sites waar je melding kan maken van je feestje. Voorbeelden hiervan vind je achteraan in bijlage 3. Tot slot hebben veel jeugdhuizen een kalender, gastenboek of forum waarop je reclame kan maken vaan de fuif. Op die manier bereik je veel jongeren zonder al te veel kosten te maken. Hove: Jeugdverenigingen hebben een eigen rubriek in Infohove waarin ook fuiven kunnen geplaatst worden (1 maand op voorhand). Edegem: De jeugddienst verstuurt twee keer per maand naar alle jeugdwerkers een nieuwsbrief. In deze JINFO kan je ook je feestje laten opnemen. (Dit geldt enkel voor Edegemse organisatoren.) Kontich: In de gemeentelijke activiteitenkalender (op www.kontich.be en het gemeentelijk infoblad), de jeugdkrant, het verslag van de jeugdraad en Update worden data van fuiven genoteerd Lint: Op de website van de jeugdraad en de gemeente worden fuiven aangekondigd. Ook in gemeentelijk infoblad worden fuiven geplaatst. Aartselaar: De aankondiging van fuiven kan in het gemeentelijk infoblad geplaatst worden. Je moet hiervoor contact opnemen met de gemeentelijk informatieambtenaar

7. Materiaal 7.1.

Licht en geluid

Noodzakelijk voor het creëren van een goede sfeer is ervoor te zorgen dat je goede belichting hebt en een goede geluidsinstallatie. Vooraleer je hals over kop allerhande materiaal gaat huren, ga je best eerst na welke je behoeften zijn op het vlak van licht en geluid. Als je een kleine fuif geeft, is het uiteraard niet nodig om een heuse “lightshow” te voorzien. In dat geval kom je vlot toe met een beperkt pakket aan belichting. Dit geldt ook voor de geluidsinstallatie. Nu zijn er wel wat zalen uitgerust met een geluids- en lichtinstallatie die voldoende is om een fuif te organiseren. Maar in andere gevallen zul je zelf al het nodige materiaal moeten gaan huren. Het is verstandig om meerdere firma’s aan te spreken en hen om een offerte te vragen. Zo kan je een goede keuze maken aan de hand van: • • •

7.2.

verschillende prijzen service het materiaal dat de firma ter beschikking stelt

Ander materiaal

Naast licht en geluid zul je misschien ook nog ander materiaal nodig hebben zoals tafels, podiumelementen en dergelijke meer. Indien je fuiflocatie geen materiaal voor handen heeft, kan je misschien te rade gaan bij de gemeentelijke of provinciale uitleendienst. Zij kunnen je vaak een heel eind verder helpen. Vergeet niet om goed op voorhand een beroep te doen op deze dienst omdat zij natuurlijk meerdere gelijkaardige aanvragen in dezelfde periode kunnen krijgen. Indien je via deze weg geen materiaal weet te verkrijgen, moet je privéfirma’s opzoeken. Vraag ook voor dit ander materiaal prijzen op van verscheidene firma’s zodat je diegene kan kiezen die het best tegemoet komt aan jouw verwachtingen en behoeften. Voorzie ook tijdig alle randartikelen zoals stempels, drankbonnen, wisselgeld en vestiairenummers. Deze lijken misschien onbelangrijk, maar zijn dat zeker niet!!!

Hove: Aanvraagformulieren voor allerhande materialen zijn te verkrijgen bij de uitleendienst. Edegem: Je moet een brief schrijven aan het gemeentebestuur met daarin het materiaal dat je nodig hebt. Deze aanvraag wordt doorgegeven aan de gemeentelijke uitleendienst.

37

Kontich: Materiaal van de gemeente aanvragen gebeurt via de jeugddienst. Lint: Materiaal aanvragen kan in het gemeentemagazijn. Aartselaar: Dit materiaal kan je rechtstreeks aanvragen bij de technische dienst.

8. Aanvragen en vergunningen 8.1.

SABAM

Tijdens een fuif wordt er muziek gebruikt die auteursrechtelijk beschermd is. Om die muziek te mogen gebruiken moet je de toestemming krijgen van de makers van deze muziek. SABAM (Société d’Auteurs Belge – Belgische Auteurs Maatschappij) is een organisatie met componisten, auteurs en uitgevers als leden. SABAM geeft jou, als fuiforganisator, de toestemming om gebruik te maken van de beschermde muziek. Om deze toestemming te krijgen moet je ten laatste 10 dagen voor het evenement een “aanvraag tot toelating” indienen bij SABAM. Het forfaitaire bedrag (tarief 105) dat je dan moet betalen is afhankelijk van de grootte van de fuifruimte en de toegangsprijzen. Vergeet SABAM zeker niet! SABAM controleert fuiven regelmatig op hun toelating en je kan een boete krijgen indien je niet in orde bent met je toelating. BIJLAGE 3: Adres voor SABAM-aanvraag BIJLAGE 4: SABAM-tarieven voor fuiven BIJLAGE 5: SABAM-formulier

8.2.

Billijke vergoeding

Terwijl SABAM de rechten van de auteurs beschermt, dien je ook een billijke vergoeding te betalen die aan de rechten van de uitvoerders en de producenten tegemoet komt. Wanneer je fuif plaatsvindt in een zaal, dan zou het kunnen dat je je geen zorgen hoeft te maken over de billijke vergoeding. Een zaaluitbater kan namelijk een jaarlijks forfait betalen en de kosten hiervan doorrekenen in de huurprijs van de zaal. Ga er echter niet van uit dat elke zaal waar regelmatig fuiven plaatsvinden beschikt over een jaarlijkse regeling voor de billijke vergoeding! Vraag dit dus zeker na… Indien de fuif in een tent of in open lucht plaatsvindt, sta je altijd zelf in voor de betaling van de billijke vergoeding. Op de site www.bvergoed.be vind je de formulieren en de tarieven die van toepassing zijn. Het ingevulde formulier moet 5 dagen op voorhand bij de bevoegde instanties aankomen. Net als bij SABAM kan je een fikse boete krijgen als je niet in orde bent. BIJLAGE 6: Voorbeeldformulier billijke vergoeding

8.3.

Tapvergunning

Voor openbare fuiven moet je een tapvergunning aanvragen. Voor privé-feesten is dit niet nodig. Veel zalen beschikken over een permanente tapvergunning. Nu zijn er twee mogelijkheden. De eerste mogelijkheid is dat de zaaluitbater werkt met een vaste brouwer. In dat geval betaal je de drankrekening aan de zaaluitbater. De tweede mogelijkheid bestaat erin dat je zelf een brouwer zoekt, de dranken zelf verkoopt en dus ook de winst opstrijkt. Dan moet je een vergunning voor een gelegenheidsslijterij voorzien. Hiervoor heb je een formulier 240i nodig. Dit bestaat uit twee luiken. Een eerste luik is het bewijs van goed gedrag en zeden dat afgeleverd wordt door de gemeente waarin de aanvrager woont. Een tweede luik omvat het attest van hygiëne. Dit wordt ingevuld door de politie van de gemeente waar de fuif plaatsvindt. BIJLAGE 7: Voorbeeldformulier 240i

38

8.4.

Vergunning voor sterke dranken

Dranken die meer dan 1,2% vol gedistilleerde alcohol bevatten, zijn sterke dranken. Hieronder vallen dranken als jenever, gin, wodka, pisang, whisky en alcoholpops (zoals Bacardi Breezer, Smirnoff en Eristoff). Om deze dranken op je fuif te mogen verkopen, moet je een formulier 240b aanvragen bij Douane en Accijnzen. Hiervoor heb je een formulier 240i nodig. Je krijgt deze vergunning gratis. Maar wie geen vergunning heeft, kan na een controle streng worden beboet. De boete is dan afhankelijk van de oppervlakte van de fuifruimte. Hou er rekening mee dat minderjarigen géén sterke dranken mogen nuttigen. Voor -16-jarigen zijn alle alcoholische dranken verboden. BIJLAGE 3: Adressen voor de aanvraag van 240b

8.5.

Vergunning voor etenswaren

Voor het verkopen van etenswaren, zoals chips en broodjes, heb je een vergunning “tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen” nodig. Deze kan je aanvragen bij de Eetwareninspectie bij de provincie. Een frituuruitbater of cateringbedrijf dat op je fuif voor de nodige etenswaren zorgt, heeft doorgaans zelf een vergunning voor etenswaren. Deze vergunning is drie jaar geldig. Voor éénmalige jaarfeesten van verenigingen ben je vrijgesteld van deze vergunningsplicht.

9. Milieu Fuiven mag niet ten koste van het milieu gaan! Daarom geven we hier enkele aandachtspunten mee om de milieubelasting van een fuif te beperken. • •

Maak gebruik van herbruikbare bekers. Vergeet niet dat je voor afval moet betalen. Doe daarom aan selectieve inzameling en probeer de afvalproductie binnen de perken te houden. Om flyers te vermijden kan je een affichemuur voorzien.

Wanneer je een fuif in open lucht organiseert, zijn er enkele specifieke aandachtspunten. • • • •

Plant podia, tenten, cateringunits en toiletten zoveel mogelijk op een verharde ondergrond of maak gebruik van drukverdelers. In open lucht mag het maximum voortgebrachte geluidsniveau op geen enkele plaats 90 decibel overschrijden. Hierop kan je wel een afwijking aanvragen aan het college van burgemeester en schepenen. Hou rekening met de gevaren van het gebruik van elektriciteit in open lucht. Verzorg een aansluiting op de riolering van het afvalwater van de toiletten en de bars. Als er geen riolering aanwezig is, plaats dan een afvalwatertank om het vervuilde water op te vangen. Lozen op grachten en/of beken is strikt verboden!

Als je fuif plaatsvindt in je eigen jeugdlokaal (een niet VLAREM-plichtige ruimte) en niet in een bestaande feestzaal, mag het maximum voortgebrachte geluidsniveau op geen enkele plaats 90 decibel overschrijden. Ook hiervoor kan je een afwijking aanvragen aan het gemeentebestuur.

10.

Kostenraming

Maak op voorhand een kostenraming waarin je alle inkomsten, uitgaven en een saldo (het verschil tussen geschatte inkomsten en uitgaven) opneemt. Tracht hierin zo realistisch mogelijk te zijn door jezelf tijdig goed in te lichten over de prijzen van tal van zaken en een zo goed mogelijke inschatting te maken van de verwachte opkomst en het drankgebruik. In verband met de kostenraming geldt de uitspraak: “Beter voorkomen dan genezen”. Door goed na te denken over de kostenraming kan je een eventuele financiële put vermijden. Onverwachte

39

omstandigheden kunnen zich steeds voordoen waardoor de kosten alsnog de hoogte inschieten, maar een goed overwogen financieel plan, verkleint dit risico.

11.

Verzekeringen

Tijdens een fuif kan er van alles mis gaan. Het is daarom niet slecht om enkele verzekeringen af te sluiten waardoor je beschermd bent tegen bepaalde risico’s. We zetten er hier enkele belangrijke op een rijtje.

11.1. Brandverzekering Een brandverzekering heeft tot doel om schade door brand aan roerende en onroerende goederen te dekken. Hierbij gaat het zowel om gebouwen als de inboedel ervan. Een brandverzekeringspolis dekt ook andere risico’s zoals blikseminslag en ontploffing. Bovendien is het ook mogelijk om door deze verzekering dekking te voorzien voor schade die wordt veroorzaakt door storm, hagel of water. Wanneer je een zaal huurt, ga je best na of deze over een brandverzekering beschikt en of daarin een clausule “afstand van verhaal” is opgenomen. Dit wil zeggen dat wanneer er zich een brand voordoet op het moment dat de zaal verhuurd wordt, toch de brandpolis van de eigenaar van toepassing is. Als zulk een clausule niet opgenomen is in de brandpolis van de zaaluitbater, dan neem je best zelf een brandverzekering gedurende de periode dat je de zaal huurt. Opdat ook de ganse inboedel verzekerd is, moet je een zo gedetailleerd mogelijk overzicht maken van alle zaken die zich in het gebouw bevinden. Let wel op: deze verzekering dekt niet de mogelijke schade aan materiaal dat je zelf in de fuifruimte hebt opgesteld.

11.2. Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt de schade aan derden die veroorzaakt wordt door een fout, onvoorzichtigheid of nalatigheid van de organisatoren en helpers. Als je iets organiseert vanuit een vereniging, is deze organisatie vaak gedekt door de polis die door de vereniging afgesloten werd voor bijvoorbeeld wekelijkse activiteiten. Toch zal je moeten nagaan of dit ook geldt voor grotere evenementen zoals een optreden of een fuif. Als je als privé-persoon een activiteit organiseert kan je best voor deze ene activiteit een verzekering burgerlijk aansprakelijkheid afsluiten.

11.3. Verzekering contractuele aansprakelijkheid Wanneer je een zaal een huurt om een fuif in te organiseren, is het de bedoeling om deze zaal na afloop achter te laten in dezelfde staat als waarin ze was vóór de fuif. Nu kan er altijd schade optreden die niet gedekt wordt door je brandpolis of je verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Deze schade kan verzekerd worden door een polis contractuele aansprakelijkheid. Maar verzekeraars zijn niet erg snel geneigd om zulk een verzekering af te sluiten. Daarom is het belangrijk om met je zaaluitbater goede afspraken te maken. Zo ga je best op voorhand met hem/haar eens rond in de ruimte om eventuele schade vast te stellen. Op die manier kan de verantwoordelijkheid daarvoor niet op jou geschoven worden.

11.4. Verzekering lichamelijke ongevallen Bij het organiseren van een fuif kan er altijd wel een ongelukje gebeuren. Ook tegen de mogelijke consequenties hiervan kan je je beschermen door een verzekering lichamelijke ongevallen af te sluiten.

40

Wanneer je de fuif organiseert vanuit een vereniging die al een verzekering lichamelijke ongevallen heeft, hoef je je hierover geen zorgen te maken. Als er bij de organisatie van de fuif medewerkers betrokken zijn die niet tot de vereniging behoren, sluit je best een verzekering voor hen af.

11.5. Verzekering “alle risico’s” Met deze verzekering kan je je ook beschermen tegen de risico’s van vandalisme of diefstal. Let er wel op dat de “verdwijning” van een voorwerp (d.i. diefstal zonder de sporen van braak) nooit kan verzekerd worden. Je kan niet enkel voorwerpen die je eigendom zijn laten verzekeren, maar ook gehuurd materiaal. Het is niet nodig om alle materiaal in deze polis op te nemen. De kosten van het afsluiten van zulk een verzekering mogen de baten natuurlijk niet overschrijden. Beperk je daarom bij het nemen van een verzekering “alle risico’s” tot het kostbare materiaal. Indien je regelmatig evenementen organiseert en daarvoor veel materiaal nodig hebt, is het aan te raden om een abonnementspolis aan te gaan. Een verzekering “alle risico’s” is zeker geen ontlasting van alle mogelijke schuld. Indien er schade veroorzaakt is door een fout, een actieve daad of nalatigheid van een medewerker, kan je deze niet laten dekken door de polis. Je moet dus te allen tijde ervoor zorgen dat je organisatie (quasi) vlekkeloos verloopt. Verschillende verzekeringskantoren voorzien een evenementenpolis. Dit is een pakket waarin alle nodige verzekeringen zitten voor de organisatie van een fuif.

12.

Inkomkaarten

Het is zeker aan te raden om te werken met inkomkaarten. Meestal is een kaart goedkoper in voorverkoop dan wanneer je aan de kassa betaalt. Geef je sponsors zeker een aantal kaarten! Ze zullen misschien niet komen opdagen op je fuif maar ze zullen het zeker op prijs stellen dat je hen expliciet uitnodigt.

13.

Veiligheid

Verlies de veiligheid van de fuif niet uit het oog! Het is niet omdat je je door middel van allerhande verzekeringen hebt ingedekt tegen mogelijke risico’s, er niks meer kan foutlopen tijdens de fuif.

13.1. Algemene veiligheid Op de fuif zelf moet de veiligheid gegarandeerd worden. Hiervoor kan je een beroep doen op een erkende bewakingsfirma of op vrijwilligers. Dit kunnen alle verantwoordelijken, medewerkers of leden van een vereniging zijn. Ook ouders van leden of medewerkers worden meegerekend. Indien je een beroep doet op vrijwilligers, moet je hiervoor de toestemming krijgen van de burgemeester na advies van de korpschef van de lokale politie. Deze vrijwilligers moeten onderdaan zijn van de Europese Unie en er hun woonplaats hebben (of er ten minste drie jaar wonen). Bovendien mogen zij bepaalde beroepen zoals privé-detective of wapenhandelaar niet uitoefenen en ze mogen sinds vijf jaar geen lid zijn van een politie- of inlichtingendienst. Deze veiligheidsmensen moeten minimum 18 jaar zijn en minimum 21 als ze de leiding nemen. Een laatste voorwaarde voor het inzetten van vrijwilligers is dat dit enkel mag gebeuren tijdens sporadisch georganiseerde activiteiten (drie à vier keer per jaar). Bovendien mogen de vrijwilligers niet vergoed worden voor de geleverde prestaties. In feite hebben de personen die instaan voor de veiligheid op de fuif, geen bijzondere bevoegdheden. Zij mogen een controle uitoefenen op het toegangsticket of de verplichte lidkaart en erop toezien dat de brandveiligheid nageleefd wordt (bijvoorbeeld het vrijhouden van de nooduitgangen en voorkomen dat het publiek verboden zones betreedt). Wat zij in geen geval mogen doen is: •

een systematische identiteitscontrole doorvoeren

41

• • • • • •

de kledij aftasten dwang gebruiken zaken afnemen zoeken naar drugs een voertuig doorzoeken wapens dragen

Onder strikte voorwaarden mag men mensen onderwerpen aan een oppervlakkige controle van de kledij en de handbagage. Maar dit mag enkel gebeuren door hiervoor opgeleide bewakingsagenten. Een bezoeker mag weigeren zich te onderwerpen aan zulk een controle. De bewaker kan de bezoeker dan de toegang tot de fuif ontzeggen. Het is dus van het allergrootste belang om bij de voorbereiding van je evenement na te gaan voor welke soort bewaking je kiest. Bij grote fuiven zal het aan te raden zijn om een professionele firma in te huren. Een lijst met alle Belgische vergunde bewakingsfirma’s kan je terugvinden op www.vigilis.be. Bij kleinere fuiven kan je makkelijk een beroep doen op vrijwilligers.

13.2. Brandveiligheid Een locatie die beschikt over een milieuvergunning is ook in orde wat betreft de brandveiligheid. Op andere locaties moet er door de brandweer een brandveiligheidscontrole uitgevoerd worden. Enkel de burgemeester is bevoegd om aan de brandweer de opdracht te geven zulk controle uit te voeren.

13.3. EHBO Op alle fuiven moet je zeker wat EHBO-materiaal voorzien. Op grotere fuiven kan je best een EHBO-post installeren. BIJLAGE 3: Adressen en telefoonnummers waar EHBO-materiaal kan aangevraagd worden

42

DEEL 2: TIJDENS DE FUIF 1. Taakverdeling In het vorige deel hebben we al een aantal belangrijke zaken in verband met de taakverdeling opgesomd. In dit deel gaan we er wat dieper op in.

1.1.

Eindverantwoordelijke

De taak van de eindverantwoordelijke eindigt niet bij het begin van de fuif wanneer alle voorbereidingen afgerond zijn. Ook op de fuif zelf heeft deze persoon een zeer belangrijke taak. Zo moet deze fungeren als een aanspreekpunt voor anderen (zoals andere medewerkers, politie, de zaaluitbater,…). Dit is uiteraard een zeer grote verantwoordelijkheid en het is daarom niet slecht om twee personen aan te stellen die deze taak op zich nemen. Deze taak kan dan ook opgesplitst worden: zo kan de ene zich voornamelijk met de financiële kant van de zaak bezig houden (uitbetalingen, geld ophalen e.d.), de ander kan zich dan volledig richten op de medewerkers en het algehele verloop van de avond. Zij staan als het ware in voor de algehele coördinatie van het evenement.

1.2.

Medewerkers

In veel gevallen zullen je medewerkers zich onbaatzuchtig inzetten voor, tijdens en na de fuif. Daarom is het belangrijk dat je hen beloont. Zo’n beloning hoeft niet veel om het lijf te hebben maar de medewerkers zullen het erg waarderen en zich tijdens de fuif en in de toekomst met veel enthousiasme blijven inzetten. Je kan hen bijvoorbeeld belonen met een T-shirt, een gratis inkomkaart of enkele drankbonnetjes. Daarnaast is het van het allergrootste belang om goede, duidelijke afspraken te maken met de medewerkers. Waar je zeer duidelijk over moet zijn, is het drankverbruik van de medewerkers. Zo kan je bijvoorbeeld afspreken dat ze tijdens hun werkshift een zeker aantal drankjes mogen nuttigen en voor- of nadien nog enkele gratis drankbonnetjes krijgen. Omdat je medewerkers ook een zekere verantwoordelijkheid dragen gedurende de ganse avond of een deel ervan moeten zij ook opletten met het aantal alcoholische consumpties. Ook hierover kan je afspraken met hen maken. Vraag aan je medewerkers om tijdig aanwezig te zijn. Op die manier kan je hen allemaal even bijeenroepen alvorens de fuif begint. Tijdens deze briefing overloop je alle afspraken en probeer je medewerkers te enthousiasmeren! Je werkt uiteindelijk ook mee om je een beetje te amuseren… Om het wisselen van shifts vlot te doen verlopen, spreek je best met je medewerkers af dat ze een kwartier op voorhand op hun plaats moeten zijn. Zo kunnen ze gemakkelijk de taak voor de vorige medewerkers overnemen en zijn er geen haperingen.

2. Toegang – kassa 2.1.

Locatie van de kassa

De toegang tot de fuif verdient ook de nodige aandacht… Zorg er voor dat het binnen- en buitengaan van bezoekers gescheiden is van mekaar en vlot kan verlopen. Plaats ook voldoende medewerkers aan de kassa, want de bezoekers willen natuurlijk zo snel mogelijk binnengaan. Daarom moet het betalen van de inkomprijs en het geven van een polsbandje of een stempel zeer vlot verlopen. Zorg er ook voor dat er aan de ingang nooit te veel geld ligt. Op die manier verklein je het risico op diefstal.

2.2.

-16-jarigen

De wet stelt dat -16-jarigen geen toegang krijgen tot fuiven. Maar indien de fuif niet uit handelsgeest georganiseerd wordt, mag dit wel. Het gaat hierbij om fuiven die geen winstgevend doel

43

hebben. Bijvoorbeeld een fuif van de plaatselijke Chiro om het kamp te bekostigen of een fuif waarvan de opbrengst naar een goed doel gaat. Edegem, Kontich en Lint: Jongeren die nog geen 16 jaar zijn worden niet toegelaten op fuiven

2.3.

Toegang weigeren

Uiteraard mag er geen discriminatie plaatsvinden aan de ingang van de fuif. Je mag bezoekers niet weigeren om je fuif te betreden. Hierop zijn uiteraard enkele uitzonderingen. Je mag fuifgangers de toegang weigeren in het geval van: • • • • • • •

2.4.

overdreven drankgebruik bezit, verkoop of gebruik van drugs onaangepaste kledij (in dit geval dient de aangepaste kledij vooraf op affiches en folders vermeld te staan) onverzorgd uiterlijk (hierbij gaat het voornamelijk om hygiëne) wapenbezit het lastigvallen van andere bezoekers het plegen van geweld

Fuifreglement

Aan de ingang van de fuif kan je ook een fuifreglement ophangen. Hierin kan je afspraken opnemen in verband met drankgebruik, veiligheid en het algemeen gedrag van de bezoekers. Hang dit reglement op een goed zichtbare plaats aan de ingang van de fuiflocatie. Op die manier heb je iets achter de hand indien er bezoekers voor problemen zouden zorgen.

3. Tap - drank De belangrijkste bron van inkomsten op een fuif is waarschijnlijk de verkoop van drank. Het is daarom nodig dat de tap zo efficiënt mogelijk verloopt en de winst dus maximaal wordt. Zorg er dan ook voor dat je medewerkers het pintjes tappen goed onder de knie hebben en dus niet onnodig drank verspillen. Ook heeft het weinig zin om op een kwartiertje voor het einde van de fuif nog een nieuw vat aan te sluiten. Je zal dit niet meer helemaal leeg kunnen tappen en het toch helemaal moeten betalen. Voorzie daarom ook drank in flesjes. Stel in de eerste plaats een verantwoordelijke voor de bar aan. Deze houdt de tap de ganse avond in de gaten en lost mogelijke problemen op. Om de verkoop van dranken nog vlotter te doen verlopen, werk je best met een doorgeeftoog of voortoog. In sommige zalen is het verplicht om te werken met herbruikbare bekers. Nu kan je dit ook altijd doen uit milieu- en veiligheidsoverwegingen. Tot slot moet je er ook voor zorgen dat je tappers op de hoogte zijn van de geldende reglementeringen in verband met het schenken van alcoholische dranken. Zij moeten mee in het oog houden dat min 16-jarigen geen drank met alcohol krijgen en dat sterke dranken ook niet aan min 18jarigen worden gegeven. Ook aan dronken bezoekers mogen ze geen drank meer geven.

4. Veiligheid Het is in de eerste plaats belangrijk dat de personen die instaan voor de veiligheid tijdens de fuif, herkenbaar zijn. Laat hen een opvallende T-shirt of trui dragen zodat wanneer er problemen zouden

44

zijn, men direct weet tot wie zich te wenden. Agenten van een bewakingsfirma dragen doorgaans al een soort uniform waardoor zij herkenbaar zijn. Naast het oplossen van problemen moeten zij ook toezicht houden op de ingang, ervoor zorgen dat de nooduitgangen vrijgehouden worden en voorkomen dat het publiek verboden zones betreedt. Zorg er ook steeds voor dat er een EHBO-koffer aanwezig is. Hang ergens een lijstje op met nuttige telefoonnummers. Alle medewerkers moeten erop attent gemaakt worden waar dit hangt.

5. Drugs Druggebruik is niet toegelaten op een fuif. Je moet je publiek daarop wijzen door dit bijvoorbeeld in het fuifreglement op te nemen of een ander bericht op te hangen aan de inkom of in de zaal. Druggebruik toestaan op de fuif wordt door de wet beschouwd als “aanzetten tot” en is zodoende ook strafbaar.

6. Sluitingsuur Elke gemeente heeft een eigen uur waarop de fuif moet afgelopen zijn. Hieronder staan ze op een rijtje: Hove: 2 uur Edegem: 3 uur Kontich: 3 uur Lint: 3 uur Aartselaar: 4 uur Uitzonderingen op deze sluitingsuren kunnen aangevraagd worden aan de colleges van burgemeester en schepenen. Het is niet de bedoeling om je fuif stipt om 2, 3 of 4 uur bruusk te stoppen. Dat wekt alleen maar wrevel op bij de bezoekers en bemoeilijkt het verlaten van de zaal. Daarom moet je op voorhand de fuif beginnen afbouwen. Zo kan je aankondigen dat er een half uur voor het einde geen drankbonnen meer verkocht worden. Een kwartier voor het einde van de fuif gaat de toog toe en wordt er geen opzwepende muziek meer gedraaid. Op het sluitingsuur gaan de lichten aan en wordt de muziek stopgezet.

45

DEEL 3: NA DE FUIF 1. Opruimen Het is misschien niet het leukste aspect van fuiven, maar opruimen hoort er nu eenmaal bij. Zorg er voor dat je met de medewerkers goed afspreekt wie mee zal opkuisen. Begin er best ook mee meteen na de fuif, de dag nadien is het vaak moeilijker om het nodige volk te vinden. Om degelijk op te ruimen heb je niet alleen mensen nodig, maar ook materiaal. In veel fuiflocaties zijn er borstels, dweilen en emmers aanwezig maar dit kijk je best op voorhand eens na. Je mag ook niet vergeten om de omgeving rond de locatie op te ruimen. Opruimen houdt ook in dat je alle publiciteit die verwijdert. Indien je reclamebordjes langs de weg geplaatst hebt, moeten deze ten laatste 3 dagen na de activiteit verwijderd worden. Bij het opruimen kan je een rondgang maken doorheen de locatie en al het materiaal eens bekijken of er geen schade is. Tel ook de drankvoorraad na. Vergeet ook niet dat je de bordjes met affiches langs de openbare weg moet verwijderen.

2. Financieel Eén van de verantwoordelijken ontfermt zich over het geld dat binnengestroomd is. Dit moet uiteraard op een veilige plaats opgeborgen worden. Na de fuif zullen nog enkele rekeningen vereffend moeten worden. Dit doe je ook best zo snel mogelijk. Op die manier kan je ook sneller een volledig financieel verslag opmaken. De medewerkers zullen uiteraard erg benieuwd zijn naar wat hun inspanningen opgeleverd hebben.

3. Evaluatie Niet te lang na de activiteit moet je de fuif evalueren. Hierbij ga je niet alleen in op de financiële kant van de zaak, maar praat ook uitgebreid over het algemene verloop van de fuif. Met het oog op een volgende evenement kunnen dan gemaakte fouten of misverstanden vermeden worden.

4. Bedanking Zoals reeds werd vermeld, kan het geen kwaad om je sponsors nog eens extra in de bloemetjes te zetten door hen een klein bedankje te sturen. Maar ook de medewerkers mogen natuurlijk bedankt worden. Dit kan je uiteraard op verschillende manieren. Je kan hen ook een bedankje sturen maar je kan uiteraard ook overwegen om een medewerkersfeestje te geven… De medewerkers zullen daar niets op tegen hebben!

BRONNEN www.fuifpunt.be Fuifnummers: Draaiboek voor de organisator (uitgegeven door de Vlaamse Federatie van Jeugdhuizen en –centra in 2001) Gemeentelijke Jeugddienst Kontich, Draaiboek voor de organisatie van een fuif, optreden, bal, ...

46

BIJLAGE 1 ZALENBESTAND Hove Jeugdhuis TJOK Paul Van Ostaijenlaan 2 2540 Hove tel 03 290 07 98 [email protected] grootte: 214,08 m² Jeugdhuis TJOK beschikt over een zaaltje waar kleinschalige fuiven kunnen gehouden worden. Dit bevindt zich onder de cafetaria van de sporthal. Meestal zijn dit feestjes van het jeugdhuis zelf maar sporadisch wordt het zaaltje ook aan derden verhuurd.

Edegem Hangar 27 Parklaan 161 2650 Edegem tel 03 289 21 20 (jeugddienst) [email protected] grootte: 500 m² De polyvalente ruimte in Hangar 27 is geschikt voor de organisatie van grote fuiven en andere activiteiten. De zaal is zeer goed uitgerust. Hangar 27 is eigendom van de gemeente Edegem. Voor meer informatie en reservaties kan je terecht op de gemeentelijke jeugddienst.

Jeugdhuis Nootuitgang Parklaan 159 2650 Edegem tel 03 440 64 40 [email protected] grootte: 174 m² Het jeugdhuis is geschikt voor kleinere feestjes. Op weekdagen kan je in de namiddag ook telefonisch contact opnemen met het jeugdhuis.

Kontich Berkenhof (parochiezaal Waarloos) F. Maesstraat 95 2550 Kontich tel 015 31 46 31 grootte: 350 m² Deze ruimte kan gebruikt worden voor fuiven. Enkel Chiro Waarloos en jeugdhuis Den Trap mogen deze ruimte huren. Deze zaal beschikt niet over een geluidsinstallatie.

47

D’Ekster Ooststatiestraat 1 2550 Kontich tel 03 457 76 54 grootte: 120 m² Deze zaal kan door iedereen boven 26 jaar gehuurd worden voor allerhande feestjes. Er is geen muziekinstallatie voor handen.

Jeugdhuis Den Trap F. Maesstraat 95 2550 Kontich tel 015 31 63 79 grootte: 80 m² Deze zaal kan gebruikt worden voor allerlei kleine feestjes. Je kan gebruik maken van de geluidsinstallatie van JH Den Trap.

Jeugdclub Karick Pauwhoevestraat 10 2550 Kontich tel 03 457 75 91 grootte: 150 m² Karick heeft een geluidsinstallatie die je kan gebruiken tijdens fuiven.

Magdalenazaal Magdalenastraat 21 2550 Kontich tel 03 457 87 70 (secretariaat) tel 03 458 32 56 (huisbewaarder) grootte: 270 m² In de Magdalenazaal mogen enkel fuiven georganiseerd worden door parochiale jeugdverenigingen. Er is geen geluids- of lichtinstallatie aanwezig.

Pronkenborg Pronkenbergstraat 1 2550 Kontich tel 03 458 05 54 grootte: 220 m² (Montfortzaal) en 60 m² (Damiaanzaal) Zowel de Montfortzaal als de Damiaanzaal kunnen gehuurd worden. Geen van beide zalen beschikt over een geluidsinstallatie.

Jeugdhuis ’t Lintfabriek Mechelsesteenweg 199 2550 Kontich

48

tel 03 457 87 59 grootte: 200 m² In de zaal van ‘t Lintfabriek worden voornamelijk fuiven en optredens georganiseerd. Enkel Kontichse verenigingen kunnen gebruik maken van de infrastructuur. ’t Lintfabriek beschikt over een eigen geluidsinstallatie.

Lint Ontmoetingscentrum De Witte Merel Liersesteenweg 25 2547 Lint tel 03 455 12 13 fax 03 454 04 08 [email protected] grootte: m² JH Linxx Lerenveld 35b 2547 Lint tel 03 455 94 34 [email protected] www.linxx.be grootte: m² Hier mogen alleen Lintse verenigingen een fuif organiseren.

Aartselaar Gemeentelijke basisschool CADE (turnzaal) Della Faillelaan 36 2630 Aartselaar tel 03 887 62 49 grootte: 253 m² In deze turnzaal mogen de Aartselaarse jeugdverenigingen vijf fuiven per jaar organiseren. De zaal beschikt over geen specifieke voorzieningen en de organisator moet zelf voor een toog, vestiaire, licht en discobar zorgen.

JOC Qbus Kleistraat 204 2630 Aartselaar tel 03 877 28 57 grootte: 133 m² In de Qbus organiseert het jeugdhuis zelf eerder kleine fuiven. De zaal is zeer goed uitgerust. Indien je zelf eens (mee) een feestje wil organiseren, kan je contact opnemen met JOC Qbus.

49

BIJLAGE 2 CHECKLIST VOOR DE DAG VAN DE FUIF Alvorens de fuif van start gaat zijn er nog een aantal zaken die je je moet afvragen: Nakijken of er schade is aan de fuiflocatie en dit melden aan de eigenaar Heb je alles voorzien wat in de contracten stond? Licht en geluid testen Is er achter de toog een doos met een gleuf of iets dergelijks om gebruikte drankbonnen te deponeren? Is de decoratie brandveilig? Wisselgeld aan de kassa, bonnenstand en vestiaire voorzien Lijsten met nuttige telefoonnummers ophangen Zijn de nooduitgangen los en is de toegangsweg vrijgehouden voor de hulpdiensten? Zijn er genoeg drankbonnen? Is er inkt en een stempel voor aan de kassa? Takenlijsten ophangen achter de toog, de kassa, de bonnenstand,… Weet iedereen tot wanneer er toegangsgeld gevraagd wordt, drankbonnen worden verkocht, drank verkrijgbaar is en muziek wordt gedraaid? Duidelijke afspraken maken met betrekking tot het einde van de fuif (met de securtiymensen, de DJ enz.) Weten alle medewerkers juist waar ze op welk moment moeten zijn? Is het huishoudelijk reglement (zichtbaar) opgehangen? Zijn de buurtbewoners op de hoogte gebracht? Zijn alle vergunningen, toelatingen en attesten ter plaatse? Wie is het aanspreekpunt voor de hulpdiensten?

50

BIJLAGE 3 NUTTIGE ADRESSEN, TELEFOONNUMMERS, E-MAILADRESSEN EN WEBSITES Gemeentebesturen en jeugddiensten Gemeente Hove Geelhandlaan 1 2540 Hove tel 03 460 33 32 fax 03 454 02 88 [email protected] www.hove.be

Jeugddienst Hove (JOC Hove) P. Van Ostaijenlaan 2 2540 Hove tel 03 460 34 62 [email protected]

Gemeente Kontich Gemeenteplein 1 2550 Kontich tel 03 450 78 40 fax 03 458 31 39 [email protected] www.kontich.be

Jeugddienst Kontich Gemeenteplein 1 - Parklokaal 2550 Kontich tel en fax 03 457 27 14 [email protected]

Gemeente Edegem Kontichstraat 19 2650 Edegem tel 03 289 26 50 fax 03 289 22 44 [email protected] www.edegem.be

Jeugddienst Edegem Kontichstraat 19-oud gemeentehuis 2650 Edegem tel 289 21 20 [email protected]

Gemeente Lint Koning Albertstraat 41 2547 Lint tel 03 460 13 30 fax 03 460 13 51 [email protected] www.lint.be

Jeugddienst Lint Liersesteenweg 13 2547 Lint tel 03 454 57 87 [email protected]

Gemeente Aartselaar

Jeugddienst Aartselaar

51

Baron van Ertbornstraat 1 2630 Aartselaar tel 870 16 11 [email protected] www.aartselaar.be

Kleistraat 204 2630 Aartselaar tel 03 870 50 32 fax 03 870 50 39 [email protected]

Bij de gemeentebesturen kan je terecht voor een bewijs van goed gedrag en zeden. Dit heb je nodig voor de formulieren 240i en 240b. Bij de jeugddiensten kan je terecht voor het meldingsformulier en allerlei andere informatie.

52

Politie HEKLA Politiepost Hove Postoverste Eddy Wils Geelhandlaan 1 2540 Hove tel 03 444 00 12 fax 03 444 00 17 [email protected] www.hekla.be

Openingsuren ma: 8 – 20 uur di-vr: 8 – 16.30 uur za-zo, feestdagen: gesloten

Politiepost Edegem (permanent onthaal van de zone) Postoverste Wilfried Liekens Kontichstraat 17 2560 Edegem tel 03 444 00 00 fax 03 444 00 01 [email protected] www.hekla.be

Openingsuren doorlopend geopend

Politiepost Kontich Postoverste Ludo Biesen Antwerpsesteenweg 2 2550 Kontich tel 03 444 00 13 fax 03 444 00 18 [email protected] www.hekla.be

Openingsuren ma: 8 – 20 uur di-vr: 8 – 16.30 uur za-zo, feestdagen: gesloten

Politiepost Lint Postoverste Paul Sergeyssels Koning Albertstraat 41 2547 Lint tel 03 444 00 14 fax 03 444 00 19 [email protected] ww.hekla.be

Openingsuren ma: 8 – 20 uur di-vr: 8 – 16.30 uur za-zo, feestdagen: gesloten

Politiepost Aartselaar Postoverste Ludo Van Wabeke Baron van Ertbornstraat 3 2630 Aartselaar tel 03 444 00 10 fax 03 444 00 15 [email protected] www.hekla.be

Openingsuren ma: 8 – 20 uur di-vr: 8 – 16.30 uur za-zo, feestdagen: gesloten

SABAM Filiaal – “Provincie Antwerpen” Frankrijklei 65 bus 2 2000 Antwerpen Zaakvoerder: Marc Van Mieghem ([email protected]) tel 03 226 71 60 fax 03 226 72 66 [email protected] www.sabam.be Organisatoren uit de gemeenten Hove, Edegem, Kontich, Lint en Aartselaar kunnen hier terecht voor hun SABAM-formulier.

53

Billijke vergoeding Outsourcing Partners NV PB 181 9000 Gent 12 tel 070 66 00 16 www.bvergoed.be 240i Met het bewijs van goed gedrag en zeden kan je op de volgende adressen terecht voor de aanvraag van het formulier 240i. Politie Hove - Onthaal Politie Edegem – Kris Marteaux en Wilfried Liekens (postoverste) Politie Kontich – Ludo Biesen Politie Lint – Paul Sergeyssels en Marc Ceulemans Politie Aartselaar – Onthaal 240b Douane en Accijnzen Douaneplein 2-4 2800 Mechelen tel 015 56 07 34 De organisatoren van fuiven in de gemeenten Hove, Kontich, Lint en Aartselaar kunnen op dit adres terecht voor hun formulier 240b. Douane en Accijnzen Spitsenstraat 2-6 2000 Antwerpen tel 03 886 79 91 Edegemse fuiforganisatoren moeten naar het bovenstaande adres. Belastingen Administratie der directe belastingen – controle Kontich 1e verdieping, lokaal 1 Mechelsesteenweg 83 2550 Kontich tel 03 457 07 92 Hier kan je terecht voor een formulier 274. Dit heb je nodig wanneer je een buitenlandse artiest inhuurt in het kader van een fuif. De kantoren zijn geopend op dinsdag en donderdag van 9 tot 11 uur.

EHBO Rode Kruis Kontich-Edegem - Mevr. Verhulst tel 03 457 27 01 Vlaams Kruis Kontich - Fam. Van Thielen-Van Herck tel 03 457 08 47

Websites met evenementenkalender www.nibewege.org www.be

54

www.feesteuh.be www.partyguide.be www.vfj.be Via de VFJ (Vlaamse Federatie van Jeugdhuizen en Jongerencentra) kan je de websites van veel Vlaamse jeugdhuizen raadplegen. Op hun forum of gastenboek kan je de aankondiging en affiche van je fuif posten.

Andere nuttige adressen en telefoonnummers Child Focus tel 110 Druglijn tel 078 15 10 20 Responsible Young Drivers tel 0484 274 469 Eetwareninspectie Theaterbuilding (13e verdieping) Italiëlei 124 bus 70 2000 Antwerpen tel 03 213 80 25 of 03 213 80 26 Wegdistrict Ruisbroek (aanplakking en bewegwijzering langs gewestwegen) Rijksweg 26 2870 Puurs tel 03 886 79 81 Antigifcentrum tel 070 245 245 Kinder- en jongerentelefoon tel 0800 15 111 of 078 15 14 13 Opvragen telefoonnummers tel 1207 Dokter van wacht (behalve Aartselaar) tel 0900 105 12 Dokter van wacht (Aartselaar) Tel. 03/877.69.99 Spoedgevallen (UZA) tel 03 282 15 15

55

BIJLAGE 4 CHECKLIST VOOR FUIVEN MINSTENS 1 JAAR-6 MAANDEN VOORAF -

Eindverantwoordelijke aanduiden Locatie vastleggen Toelating vragen voor openluchtfuif Datum afspreken Discobar vastleggen DJ vastleggen Lichtinstallatie vastleggen Grote sponsors zoeken (bv. Maes-Pils, Coca-Cola, TMF,…) Concept uitwerken (thema? welk publiek? welke muziek?) Beschikbaar budget nagaan

3-4 MAANDEN VOORAF -

Kleine sponsors zoeken (plaatselijke middenstand en/of organisaties) Publiciteit ontwerpen: affiche, flyer, toegangskaart (nodige info: wat, waar, wanneer, wie organiseert, toegangsprijs) Offerte aanvragen voor publiciteitsdrukwerk Drankbonnen ontwerpen Voorverkooppunten uitzoeken Financiën inschatten

2-3 MAANDEN VOORAF -

Drukwerk naar drukker: affiche, flyer, toegangskaart Drukwerk afhalen T-shirts laten maken Verzekeringen: nagaan of de brandverzekering, verzekering burgerlijk aansprakelijkheid en verzekering alle risico’s in orde zijn, zo niet: nieuwe verzekeringen afsluiten Tapvergunning aanvragen Vergunning voor sterke drank aanvragen Tapinstallatie en drank bestellen Materiaal aanvragen en/of bestellen: tafels, stoelen, podium, nadars, herbruikbare bekers,… Starten met het bijeenzoeken van medewerkers Verdeling van affiches: bij cafés, frituren, middenstand, jeugdhuizen,… Toestemming vragen voor het plaatsen van borden langs de openbare weg Plakvergunning aanvragen Security contacteren (externe bewakingsfirma of vrijwilligers) Medewerkers contacteren

1-2 MAANDEN VOORAF -

Verdeling van de voorverkoopkaarten Promotie maken via internet: mailing, sites,… Plakplaatsen uitzoeken en plakroutes opstellen Flyerplaatsen uitzoeken en flyerlijsten maken

56

1 MAAND-3 WEKEN VOORAF -

SABAM in orde brengen Billijke vergoeding in orde brengen Persconferentie organiseren Persartikels indienen Taakverdeling opstellen Meldingsformulier binnenbrengen bij de jeugddienst of op het politiekantoor

1-3 WEKEN VOORAF -

Definitieve afwerking van de taakverdeling Toelating om met publiciteitswagen rond te rijden aanvragen Veel reclame maken

1-3 DAGEN VOORAF -

Rondrijden met de publiciteitswagen Bewegwijzering ophangen Zaal, parking en fietsenstalling klaarzetten Berichtje opstellen voor de buurtbewoners Berichtje verdelen bij de buurtbewoners Materiaal ophalen: discobar, lichtinstallatie, ander materiaal Voorverkoop ophalen en afrekenen Lijst met nuttige telefoonnummers klaarmaken Wisselgeld halen Klein barmateriaal voorzien Briefing: alle afspraken op een rij zetten, alle medewerkers bijeenbrengen, groepssfeer creëren Afspraken met de DJ

NADIEN -

Opruimen: locatie, omgeving, parking, fietsenstalling, affiches, wegwijzers, vuilzakken Rekeningen betalen: zaal, DJ, discobar, drank, bekers/glazen, tapinstallatie, drukwerk, tafels, stoelen, podium, nadars, eventuele schade, SABAM Financieel verslag Bedankingen Evaluatie

57

FEESTEN & FUIVEN Mechanische muziek - Levende muziek Met voorafgaandelijke toelating

Index 119,66 (Basis 100 = 1988) - Oktober 1996 Vanaf 01.01.2003

Tarief 105

)Dit tarief is enkel van toepassing mits : • het insturen van een aanvraag tot toelating naar het regionaal inningskantoor, minstens 10 dagen vóór de manifestatie; • het indienen van de opgave van de op- of uitgevoerde werken, binnen de acht dagen volgend op de manifestatie; • betalen van de rechten : - uiterlijk op de dag van de manifestatie indien de tarifering gebeurt op forfaitaire basis; - binnen de dertig dagen na de manifestatie indien de tarifering gebeurt op basis van de bruto-ontvangsten.

1. Toepassingsgebied.

BALS – GALA’s - TD’s – PARTY’S – FUIVEN – FEESTEN – KARAOKE, ... 2. Basistarief. De tarifering gebeurt op basis van 10% op de bruto-ontvangsten. De bruto-ontvangsten worden berekend op basis van : 1) de inkomprijzen*, zoals hieronder bepaald; 2) de gratis kaarten die als tegenprestatie voor sponsoring worden voorbehouden en waarvan de in aanmerking te nemen waarde gelijk is aan het gemiddelde van de gehanteerde inkomprijzen; 3) alle andere vormen van directe en indirecte sponsoring. Definitie inkomprijzen (*). Elke som (inkomkaart, tombolabiljet, steunkaart, lidkaart, aankoop verplicht programma, enz.) die betaald moet worden om toegang te krijgen tot de ruimte waar de op- of uitvoeringen plaatshebben. Indien er verschillende inkomprijzen worden gevraagd, wordt het gewogen gemiddelde van de normaal gehanteerde inkomprijzen als basis genomen.

3. Minimabedragen. A. Het minimum verschuldigd bedrag aan auteursrechten kan geenszins lager zijn dan 10% van het bedrag van de uitkoopsom. Als uitkoopsom worden alle bedragen in aanmerking genomen die de organisator verschuldigd is voor het op- of uitvoeren van het programma. B. Indien het bedrag, berekend volgens het onder punt 2 vermeld basistarief en met inachtname van het minimumbedrag zoals gedefinieerd onder punt 3A ontoereikend is, zal het bedrag aan auteursrechten dat door de organisator verschuldigd is, berekend worden op basis van onderstaande minimumbedragen.

Gesonoriseerde oppervlakte (m²) Inkomprijs (in €)

1-100

Gratis inkom 0,01 - 0,62 0,63 - 1,24 1,25 - 1,86 1,87 - 2,48 2,49 - 3,10 3,11 - 3,72 3,73 - 4,34 4,35 - 4,96 4,97 - 5,58 5,59 - 6,20 6,21 - 7,44 7,45 - 8,68 8,69 - 9,92 9,93 - 11,16 11,17 - 12,40

25,10 33,82 42,53 51,26 59,97 68,69 77,39 86,11 94,82 115,04 124,72 144,10 163,46 182,82 202,18 221,57

28,23 40,45 52,64 64,85 77,05 89,25 101,45 113,65 125,84 153,39 166,95 194,07 221,17 248,28 275,40 302,52

31,37 47,07 62,76 78,45 94,13 109,82 125,50 141,18 156,86 191,74 209,17 244,03 278,88 313,73 348,61 383,47

34,91 52,74 70,56 89,28 107,98 126,69 145,39 164,10 182,80 219,05 239,38 280,05 320,71 361,38 402,06 442,73

37,77 57,37 76,97 98,36 119,73 141,12 162,49 183,88 205,25 246,35 269,58 316,06 362,54 409,02 455,50 501,98

46,48 73,99 101,49 130,55 159,59 188,64 217,68 246,74 275,78 304,84 333,89 391,99 450,08 508,18 566,29 624,39

52,68 86,39 120,08 156,89 193,68 230,47 267,25 304,06 340,85 377,66 414,45 488,05 561,63 635,23 708,83 782,43

58,11 96,07 134,01 176,63 219,24 261,85 304,44 347,06 389,66 432,27 474,86 560,09 645,29 730,52 815,72 900,94

Supplement per aangevangen schijf van 1,24 € boven de 12,40 €

19,34

27,09

34,83

40,66

46,48

58,13

73,62

85,28

101-200 201-300 301-400 401-500 501-600 601-700 701-800 801-900 901-1000

Supplement per schijf van 100m², boven 1000m²

64,30 70,50 108,46 120,86 152,60 171,20 202,97 229,31 253,32 287,41 303,68 345,51 354,02 403,60 404,39 461,71 454,74 519,81 505,09 577,91 555,43 636,00 656,15 752,21 756,84 868,40 857,56 984,61 958,26 1.100,80 1.058,98 1.217,01 100,77

3,10 7,75 15,50 23,25 31,00 38,75 46,50 54,25 62,00 69,75 77,50 93,00 108,50 124,00 139,50 155,00

116,26

4. Supplementaire verhogingen. Verhoging inkomprijzen : Indien de prijs van de meest gevraagde consumptie meer dan 1,25 € bedraagt, wordt het verschil bij de inkomprijs gevoegd. Bovenstaande bedragen zijn uitgedrukt in € en dienen verhoogd te worden met 6% B.T.W.

∗ Zonder voorafgaandelijke toelating : verhoging van 30% van de hogervermelde tarieven 58

In

te vullen door de verantwoordelijke van de manifestatie(s)

Per post, e-mail of fax opsturen naar het regionaal SABAM-agentschap

AANVRAAG TOT TOELATING (voor het gebruik van werken uit het nationaal en internationaal SABAM-repertoire)

Het auteursrecht is het loon van de auteur.

Naam van de inrichter

:

.................................................................................................

Vertegenwoordigd door Dhr./Mevr.

:

.................................................................................................

In de hoedanigheid van

:

.................................................................................................

Adres

:

.................................................................................................

Postcode en Plaats

:

.................................................................................................

Telefoon – Fax

:

Tel : ....................................

E-mailadres

:

.................................................................................................

BTW-nummer (indien van toepassing)

:

Fax : ........................................

Ondergetekende verzoekt hierbij om de toelating, conform de wet van 30 juni 1994, tot het op- en uitvoeren van beschermde werken die tot het door SABAM beheerd repertoire behoren, tijdens de hieronder vermelde manifestatie(s), en verklaart kennis te hebben genomen van de op keerzijde vermelde algemene voorwaarden, en deze nauwgezet na te leven. Volgende gegevens dienen aan het regionaal inningskantoor verstrekt te worden : -de aanvraag tot toelating, minstens 10 dagen voor de manifestatie; -de opgave van de uitgevoerde werken binnen 8 dagen volgend op de manifestatie; -het bruto-ontvangstenborderel -indien vereist- binnen 8 dagen volgend op de manifestatie; -de rechten moeten betaald zijn : uiterlijk op de dag van de manifestatie, indien de tarifering geschiedt op forfaitaire basis; binnen 30 dagen na de manifestatie, indien de inning gebeurt op basis van de bruto-ontvangsten. Een verhoging van de tarieven met 30% zal toegepast worden, indien één van de voornoemde voorwaarden niet werd vervuld. Zaal, Café, Feesttent, ...

Plaats van Adres op- of uitvoeringen Postcode en plaats Oppervlakte (m²) of capaciteit

:

...................................................................................................

:

...................................................................................................

:

.................

:

.................

............................................................... m²

.................

Aard van de uitvoering (2) Soort manifestatie (1) Datum op- of uitvoeringen Naam van de optredende uitvoerders, groep, dj

.....................

........................................................ Naam :

........................

.......................................................

........................

.......................................................

Consumptieprijs (6)

.............. € .............€

..................... €

............€

.............. € .............€

..................... €

............€

.............. € .............€

..................... €

............€

....................................................................................

..................................................

........................................................ Naam :

Uitkoopsom (4) (contract bijvoegen)

....................................................................................

........................................................ Naam :

plaatsen

Inkomprijs (3) Voorverkoop Kassa

..........................................................................

Prijs van het menu, souper, banket, reveillon, barbecue (5) :

Toneelopvoering

...................

€

Dansgelegenheid (5) :

ja

neen

Gelieve bij gebruik van ingelaste muziek een lijst van de uitgevoerde werken en hun duur bij dit formulier te voegen.

Titel van het toneelstuk

:

Opgevoerd door

:

Met ingelaste muziek (5) :

...................................................................

Auteurs

: ................................................................

...................................................................

Vertaler/Bewerker

: ................................................................

ja

Bal na vertoning (5) :

neen

ja

Met muziekuitvoeringen d.m.v. mechanische toestellen voor en/of na de vertoning en tijdens de pauze (5)

Muziekverenigingen - Stoeten Uitkoopsom € (4) per groep of vereniging

Aantal verenigingen, praalwagens met muziek, ... :

:

................

.................

................

.................

:

neen

ja

neen

.............. .................

.................

Publiciteitswagens Periode :

.................

.................

Nummerplaten : .................

.....................

.................

.................

Sonorisatie Oppervlakte (m²) of aantal luidsprekers :

...................

m²

....................

luidsprekers

Gelieve te noteren dat de opgave van de uitgevoerde werken altijd verplicht is over te maken aan het regionaal inningskantoor. Gelieve ook, conform artikel 6 van de algemene voorwaarden, twee eersterangskaarten bij deze aanvraag te voegen.

59

1: Soort manifestatie: fuif, bal, thé dansant, jazz, cabaret, kleinkunst, zangwedstrijd, karaoke, modeshow, sportmanifestatie (discipline vermelden), voordracht, lezing, toneelopvoering, personeelsfeest, wandelconcert, taptoe, stoet, feestmaal, handelsbeurs, balletvoorstelling, opendeurdag, fancyfair, festival, eetfestijn, filmvertoning (titel opgeven), concert, recital, ... 2: Aard van de uitvoering: levende muziek (orkest, muzikanten), radio, tv, mechanische toestellen (cd, discobar, ...) 3: Inkomprijs: elke som (inkomkaart, tombolabiljet, steunkaart, lidkaart, aankoop verplicht programma, enz.) die betaald moet worden om toegang te krijgen tot de ruimte waar de op- of uitvoeringen plaatshebben. Indien er verschillende inkomprijzen worden gevraagd, wordt het gemiddelde van de normaal gehanteerde inkomprijzen als basis genomen. 4: Uitkoopsom: het bedrag verschuldigd door de inrichter en/of door derden voor het op- of uitvoeren van het programma. 5: Aanduiden (invullen) wat van toepassing is. 6: Consumptieprijs : de prijs van de meest gevraagde consumptie. E129N

Gedaan te ...................................... op ............................ Handtekening van de aanvrager,

Agentschap erkend door de C.V.B.A. SABAM – Belgische Vereniging van Auteurs, Componisten en Uitgevers

60

ALGEMENE VOORWAARDEN Art. 1 - De toelating voor het gebruik van het door SABAM beheerd repertoire wordt verkregen mits : - het regionaal inningskantoor in het bezit is van een aanvraag tot toelating, minstens 10 dagen vóór de manifestatie; - het indienen van de opgave van alle op- of uitgevoerde werken, binnen 8 dagen volgend op de manifestatie; - het indienen van het ontvangstenborderel -indien vereist- binnen 8 dagen volgend op de manifestatie; - het betalen, binnen de vastgestelde termijn, van de verschuldigde auteursrechten voor zover de elementen die bepalend zijn voor de tarifering, zoals de inkomprijzen, de uitkoopsommen, de oppervlakte, de gebruikte rniddelen tot uitvoering (orkest, mechanische toestellen, ...) overeenstemmen met deze vermeld op de aanvraag en op de toelating. Art. 2 - De toe te passen tarieven zullen met 30% verhoogd worden indien één van de voorwaarden vermeld onder artikel 1 niet werd vervuld. Art. 3 - De SABAM-tarieven kunnen zowel op de hoofdzetel als op de regionale inningskantoren geraadpleegd of verkregen worden op eenvoudig verzoek. Indien de inrichter meent de hem meegedeelde voorwaarden niet te kunnen aanvaarden, moet hij het inningskantoor hiervan verwittigen vóór de manifestatie en afzien van het gebruik van het door SABAM beheerd repertoire. Art. 4 - SABAM tarifeert, naargelang de omstandigheden, de verschuldigde auteursrechten op basis van de volgende parameters : - de soort van de manifestatie en de aard van de uitvoeringen; - de oppervlakte van het lokaal, de toegangsprijzen, de consumptieprijzen, de uitkoopsommen, de bruto-ontvangsten. SABAM heeft een absoluut controlerecht op al deze elementen. Indien de tarifering van de auteursrechten gebeurt op basis van de bruto-ontvangsten, verbindt de inrichter zich ertoe deze nauwgezet te boeken. Om een effectieve controle mogelijk te maken, zullen alle documenten met betrekking tot de manifestatie ter beschikking van de SABAM-afgevaardigde worden gesteld vanaf het ogenblik waarop de manifestatie plaatsvindt tot 1 jaar volgend op de datum van de manifestatie. Elke bedrieglijke aangifte stelt de inrichter bloot aan de rechtsvervolgingen bepaald in de artikels 196 en 197 van het Strafwetboek. Vrije toegangskaarten die, in het kader van een sponsoringscontract als tegenprestatie verplicht worden voorbehouden, komen eveneens in aanmerking voor de berekening van de bruto-ontvangsten overeenkomstig hun effectieve verkoopwaarde. Art. 5 - Worden binnen de gestelde termijnen de verschuldigde rechten niet betaald en/of de gevraagde documenten (ontvangstenborderel, opgave van de uitgevoerde werken) niet ingediend, dan behoudt SABAM, krachtens de hierboven vermelde artikels 1 en 2 het recht, bovenop de vastgestelde auteursrechten, langs gerechtelijke weg een bijkomend bedrag als schadevergoeding te vorderen ten belope van 20% met een minimum van 124 € . Art. 6 - De inrichter stelt twee eersterangskaarten ter beschikking van SABAM of haar afgevaardigde. Deze laatste zal daarenboven vrije toegang hebben tot alle lokalen waar de uitvoeringen plaatsvinden. Art. 7 - Elke op- of uitvoering van het beschermd repertoire zonder expliciete toelating van SABAM, zal gerechtelijk vervolgd worden. De bijkomende kosten zullen, in dit geval, ten laste zijn van de inrichter. Art. 8 - Partijen verklaren, in geval van betwisting of niet-naleving van de vastgestelde voorwaarden, de bevoegdheid te erkennen van de Rechtbanken van Brussel, of van de maatschappelijke zetel van het betrokken inningskantoor of van de woonplaats van de inrichter, naar keuze van SABAM. Art. 9 - De kosten van deze toelating, de inningskosten, de kosten verbonden aan de samenstelling van een dossier, aan de herinneringen en de ingebrekestelllng, evenals taksen van welke aard ook (namelijk 6% BTW) zijn ten laste van de inrichter.

VOORBEHOUDEN AAN SABAM Referentie

: .................................

Tarief

:

G/T

...............................

Oppervlakte:

............................

q Toegang

: .................................

q Budget :

...............................

q Recette :

............................

Minimum :

............................ %

Rechten

:

...................................

...................................

BTW

:

...................................

...................................

Totaal

:

...................................

...................................

Al de gegevens die u over uzelf verstrekt worden opgenomen in onze verwerkingen Registratie en administratie van vennoten met het oog op het beheer van de auteursrechten en klantenbeheer. De houder van het bestand is SABAM C.V.B.A. Burg. Ven. met zetel te 1040 Brussel, Aarlenstraat 75-77. Overeenkomstig de wet van 8 december 1992 heeft u een recht van toegang en een recht tot verbetering. U kunt aanvullende inlichtingen over deze verwerkingen vinden in het openbaar register bedoeld in art. 18 van de wet.

61

Specificaties gemeente Aartselaar •

Jeugddienst Aartselaar Contactpersoon: Lieve Van Echelpoel (jeugdconsulente) Kleistraat 204 2630 Aartselaar Tel. 03 870 50 32 E-mail: [email protected]

•

Technische dienst Aartselaar Baron van Ertbornstraat 1 2630 Aartselaar Gemeentemagazijn: Leon Gilliotlaan 6 2630 Aartselaar

•

Dienst Burgerzaken Aartselaar (attest goed gedrag en zeden) Contactpesoon: Luk Pasques Baron van Ertbornstraat 1 2630 Aartselaar Tel. 03 870 16 06

•

Brandweer (Boom) Dijlweg5 2850 Boom Tel. 03 844 93 10

•

Rode kruis Aartselaar Carillolei 5 2630 Aartselaar Tel. 03 887 46 55

•

Politie Aartselaar zone-HEKLA (aanplakkingen, Attest van hygiëne) Contactpersoon: Ludo Van Wabeke (of vervanger Marc Bruyndonckx) Baron Van Ertbornstraat 3 2630 AARTSELAAR Tel. 03 444 00 10

•

Douane en accijnzen (formulier sterke drank 240b): Douaneplein 2-4 2800 Mechelen Tel. 015 56 07 25 (of 015 56 07 34) fax 015 55 76 28 Open van 08.00 u. tot 12.00 u. en van 12.30 u. tot 16.30 u.

•

Sabam (auteursrechten): Veemarkt 74 2800 Mechelen tel. en fax 015 21 65 18 www.sabam.be

•

Dokter van wacht 03 877 69 99

62

3