Datum: 27 maart 2014 Agendapunt nr: 6.f

1. Voorblad

Datum: Agendapunt nr:

27 maart 2014 6.f.

Aan de Verenigde Vergadering Managementletter 2013 Aard voorstel Aantal Bijlagen

Informerend stuk 2

Voorstel behandeld door Verenigde Vergadering Commissie MBH

Voorstel geparafeerd door Secretaris-Directeur Dijkgraaf

Datum 27 Maart 2014 12 Maart 2014

Naam Arnoud vanVliet Jan Geluk

Ridderkerk, 27 maart 2014. Dijkgraaf en heemraden voornoemd, secretaris-directeur, dijkgraaf,

drs. A.A. van Vliet.

ing. J.M. Geluk.

Bijlagen: Voorstel: Voorstel_1264.docx Bijlage: Managementletter 2013.pdf Stukken ter inzage:

Paraaf Akkoord Akkoord

Datum 19-02-2014 20-02-2014

2. Voorstel_1264.docx

Managementletter 2013

1.

Aanleiding

Vooruitlopend op de controle van de jaarrekening 2013 heeft de externe accountant, Deloitte Accountants B.V., de jaarlijkse interim controle uitgevoerd. Dit heeft geresulteerd in de zogenoemde managementletter.

2.

Voorstel

Ter kennisgeving Voorgesteld wordt de Managementletter 2013 inclusief de reactie van het college van dijkgraaf en heemraden ter kennisgeving aan te nemen.

3.

Motivering

De interim controle heeft geleid tot een aantal bevindingen en aanbevelingen. Onderstaand is per punt de reactie van het management weergegeven. In grote lijnen kunnen de aanbevelingen worden onderschreven en zullen derhalve worden opgenomen in de organisatiebrede verbeteragenda. Bevindingen per proces 1. Administratie en verslaglegging – onderhoudsbeheerplannen De aanbeveling wordt overgenomen. Dit punt is overigens al eerder door de accountant gesignaleerd en gerapporteerd. 2. Administratie en verslaglegging – memoriaalboekingen De constatering dat niet alle memoriaalboekingen op het boekingsdocument zelf worden geautoriseerd is juist. Het memoriaal bevat een groot aantal boekingen die voortkomen door het importeren vanuit andere informatiesystemen, zoals het tijdschrijfsysteem TIM. De autorisatie vindt in dat geval plaats in het betreffende systeem. In november 2013 heeft de Directieraad ingestemd met een aangepaste procedure inzake memoriaalboekingen. Hierin is o.a. beschreven welke memoriaalboekingen zichtbaar op de boekingsdocumenten worden geautoriseerd. Aan de hand van deze procedure zal een aanvullende controle worden uitgevoerd. 3. Projectbeheersing Het opnemen van het aspect kwaliteit „risicoanalyse‟ wordt door de lijnafdeling opgepakt. Vanuit de verbijzonderde interne controle die door Concerncontrol wordt uitgevoerd, zal hier in 2014 de nodige aandacht aan worden geschonken. De voortgang van de lopende en de geplande projecten heeft de volledige aandacht van de Directieraad. Maandelijks wordt de voortgang van de projecten besproken aan de hand van de projectvoortgangsrapportages (smiley-lijsten). Dit heeft geresulteerd in steeds completere en meer actuele rapportages. 4. Verbijzonderde interne controle rechtmatigheid De aanbeveling wordt overgenomen. 5. Horizontaal toezicht Het waterschap is met de fiscus in gesprek over de suppletie-aangifte m.b.t. de vooraftrek

van BTW. De verwachting is dat de fiscus begin 2014 instemt met de suppletie-aangifte. De verjaringstermijn is hierbij niet het geding. 6. Overige opbrengsten De controle op de overige opbrengsten wordt meegenomen in de “tweede tranche” van de verbijzonderde interne controle. 7. Inkoop- en aanbesteding – digitale factuurverwerking De aanbeveling wordt overgenomen. De analyse heeft inmiddels plaatsgevonden. Hieruit zijn geen bijzonderheden naar voren gekomen. Follow-up aanbevelingen 2012 Onderstaand wordt kort ingegaan op de aanbevelingen waarvan de accountant constateert dat deze nog niet (geheel) zijn opgepakt.  Dienstreizen: De constatering is juist. De verordening Dienstreizen zal in de loop van 2014 opnieuw tegen het licht worden gehouden.  Frauderisico-analyse: Met de accountant zijn afspraken gemaakt om hier invulling aan te geven. Dit is onderdeel van de doorontwikkeling van de interne controle van procesgerichte controle naar systeemgerichte interne controle. Nu de organisatie steeds beter „in-control‟ komt kan deze ontwikkeling verder ter hand worden genomen. De insteek hierbij is om de interne controle door te laten groeien van procesgerichte naar systeemgerichte interne controle. Bij het opstellen van het IC-plan voor 2014 zal hier nader op worden ingezoomd. De aandachtspunten jaarrekeningcontrole Deze punten hebben de aandacht en worden meegenomen in het traject van opstellen van de jaarstukken. Actuele ontwikkelingen  Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De essentie van deze wet is het begrenzen van de bezoldiging van topfunctionarissen en de publicatieplicht van de bezoldiging voor bepaalde (top)functionarissen in de jaarrekening.  SEPA (Single Euro Payments Area) IBAN (International Bank Account Number). Het waterschap is reeds met ingang van november 2013 overgegaan naar SEPA/IBAN.  Aanbestedingswet In maart 2013 is de beleidsnota inkoop en aanbesteden geactualiseerd op basis van de nieuwe wetgeving. De Auditcommissie heeft in haar vergadering van 28 januari 2014 positief geadviseerd ten aanzien van de inhoud van de Managementletter. De accountant heeft in deze bijeenkomst een toelichting gegeven. 4.

Risico’s

Niet van toepassing. 5.

Financiële aspecten


Personele aspecten


Juridische aspecten


duurzaamheidsaspecten

Niet van toepassing.

9.

Communicatieve aspecten (in-en extern)


10.

Wijze van publiceren

Kies één of meerdere items: ☐ Intranet ☐ Internet ☐ Terinzagelegging ☐ Pers

11.

Verdere aanpak/ procedure

De organisatiebrede verbeteragenda wordt aangepast met de onderwerpen die daarvoor in aanmerking komen. Tussentijds zal de voortgang c.q. de stand van zaken van de verbeterpunten worden gemonitord. 12.

Evaluatie


18 december 2013

Waterschap Hoilandse Delta


Deloitte. •

-

4

3. Managementletter 2013

Management letter 2013

Waterschap Hollandse Delta Managementletter 2013

Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevolg van fraude of fouten.

Wij hebben conform uw opdracht d.d. 18 oktober 2013, als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2013, de interimcontrole voor Waterschap Hollandse Delta uitgevoerd. Deze controle is primair gericht op de analyse en evaluatie van cle interne beheersingsomgeving en de daarin opgenomen maatregelen van interne controle. In onze managementletter zijn onze bevindingen en aanbevelingen terzake opgenomen. Tevens heeft deze controle als doelstelling om de aandachtspunten voor de jaarrekening 2013 te signaleren en onder uw aandacht te brengen.

Geacht college,

Datum

Behandeld door

drs. J. Schot RA

Onderwerp

2682/H K/5501

2

De risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel over de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen.

Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken en het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden.

18 december 2013

Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9830 www.deloitte.nl

Aan het college van dijkgraaf en heemraden van Waterschap Hollandse Delta Postbus 4103 2980 GC RIDDERKERK

Deloitte Deloitte Accountants BV. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Nederland


RA

Deloitte Accoi

Hoogachtend,

Graag willen wij deze rapportage en de daarin opgenomen bevindingen en aanbevelingen nader met u bespreken.

De bevindingen en aanbevelingen dienen te worden gelezen als constructieve aanwijzingen voor het college als onderdeel van het continue proces van het veranderen en verbeteren van de beheersing van de bedrijfsvoering en de kwaliteit van de jaarrekening.

Wij wijzen u er op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het college van Waterschap Hollandse Delta en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

3

21 22 28

Aandachtspunten Jaarrekeningcontrole

Actuele ontwikkelingen

Disclaimer


Waterschap Hollandse Delta

18

9

Bevindingen per proces

Follow-up aanbevelingen 2012

5

Managementsamenvatting

INHOUDSOPGAVE

4

167%

€ 305

Netto schuld/exploitatie

Netto schuld/inwoner € 347

247%

86%

€ 5,8 miljard (totaal)

Gemiddelde waterschappen 2010

€ 293

163%

89%

€ 255 miljoen

2011

Hollandse Delta

€ 365

241%

87%




Waterschap Hollandse Delta

**

*

Positie op ranglijst o.bv. 26 waterschappen 9 4 25 waterschappen netto schuld/exploltatle** In tegenstelling tot het rapport van bevindingen zijn de voorzieningen hierin niet meer opgenomen. De nummer 1 heeft de Iaagste schuldpositie

89%

€265 miljoen

Debt ratio (vreemd vermogen/totaal vermogen)

Nettoschuld*

2010

Hol landse Delta

4

€ 285

157%

91%

€248 miljoen

2012

Hollandse Delta

24 waterschappen

€ 381

237%

89%

5



In ons rapport van bevindingen bij de jaarrekening 2012 hebben wij de ontwikkeling van uw schuldpositie weergegeven. Inmiddels kunnen we dit kengetal en ook andere kengetallen afzetten tegen de ontwikkeling bij de andere waterschappen:

Op basis van diverse openbare bronnen heeft Deloitte een database samengesteld met diverse kengegevens en financiële gegevens van alle waterschappen in Nederland. Op basis van deze database is het mogelijk om de financiële prestaties van uw waterschap te vergelijken met de andere waterschappen.


-

€ 30 miljoen -

-11 miljoen -27,3%

169 miljoen + € 220 miljoen + 7 % ,

+ €

€ 19,5 miljoen -7,2%

19 miljoen

+ S, % 5

€ -6,l%

-

Totaal waterschappen 2012


Watersysteemheffing gebouwd

Watersysteemheffing ingezetenen

Zuiveringsheffing meerpersoons

€ 164 € 69 0,0296%

€ 87 0,0314%

Gemiddelde waterschappen 2013 € 149

Hollandse Delta 2013

De uitgangssituatie van uw waterschap is in vergelijking met de andere waterschappen gunstig te noemen. De schuldpositie is in vergelijking met de andere waterschappen laag en is de afgelopen jaren afgenomen. 00k het niveau van de tarieven is in vergelijking met de andere waterschappen laag tot gemiddeld:

6

Uit deze cijfers blijkt dat er voor de totale waterschappen sprake is van een verslechtering van de financiële positie. Het eigen vermogen neemt sterk af en de vaste activa (investeringen) en schulden (financiering van investeringen) nemen sterk toe. Dit betekent dat in de toekomst een fors beslag op de inkomsten van waterschappen wordt gelegd voor rente en aflossing van de schulden. Waterschap Hollandse Delta gaat in tegen deze trend met een dalende schuldpositie en afname van de vaste activa. De at name van de vaste activa en het eigen vermogen hangt samen met de eenmalige afboeking van activa in 2012 als gevoig van het nieuwe activabeleid (stelselwijziging).

Totaal Eigen vermogen

Totaal Vaste schulden

TotaalVasteactiva

Hollandse Delta 2012

Als we kijken naar de ontwikkeling van de balansratio’s in 2012 zien we het volgende beeld:


-


A

A

1

A

Rechtmatigheid

A

A

A

I

Interne beheersing 2012

Investeringen / projecten

Overige opbrengsten

Administratie en versiaglegging

Interne beheersing 2013

7

Voor wat betreft de interne beheersing hebben wij vastgesteld dat er verbeterpunten zijn, maar dat het totaal beeld positief te noemen is. Samenvattend ziet het beeld er als volgt ult:

Samenvattend bijkt uit de cijfers dat uw waterschap er financieet goed voorstaat in vergelijking met de andere waterschappen en op basis van de begroting en kadernota is het beeld dat dit de komende jaren zo zal blijven. Belangrijkste opgave voor uw organisatie is het verkrijgen van inzicht in de meerjaren investerings- en beheersopgave.

Van belang is dat het solide financiële beleid wordt vastgehouden in de komende jaren waarbij evenwicht gevonden moet worden tussen enerzijds de investeringsopgave en de ontwikkeling van de exploitatielasten en anderzijds de belastingtarieven. Uw organisatie onderkent dit en als uitgangspunt is dan ook in de kadernota 2014 benoemd dat een structureel sluitende begroting het streven is. In de kadernota 2014 is verder zichtbaar dat het begrote EMU-saldo (begroting 2013) voor de jaren 2013 en 2016 over de referentiewaarde gaat, maar over de gehele periode 2013-2017 uitkomt op een negatief saldo van € 25,7 miljoen wat ruim onder het totaal van de referentiewaarden van waterschap Hollandse Delta blijft over alle jaren 2013-2017 van € 75,9 miljoen. De totale waterschappen hebben voor het jaar 2013 een hoger EMU-saldo tekort dan de referentiewaarde. Hierbij moet wel worden opgemerkt dat dit op basis van de begroting is. Ervaring leert overigens dat de ontwikkeling van de gerealiseerde EMU-saldi meestal sterk positief afwijkt van de raming door planningsoptimisme in de investeringsramingen.


-‘


A= attentiepunt

Subsidies

Belastingen en heftingen

.1

Inteme beheersing voor verbetering vatbaar Risico’s als gevolg van onvoldoende inteme beheersing

=

Inteme beheersing op orde

=

=

A

Veel aandacht nodia t. b. v. de werkzaamheden voor de

Aandachtspunten voor dejaarrekening

Weinig aandacht nodig voorjaarrekening

A

Personee

Inkoop en aanbesteding

A

Freasury


8

In opzet en werking op orde. Adviezen kunnen worden gegeven ter verdere versterking. Actie te overwegen.

Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie gewenst.

Significante tekortkoming in de interne Direct actie vereist.

*Significante tekortkoming in de interne beheersing: een tekortkoming of een combinatie van tekortkomingen in de inteme 9 beheersing die, op grond van het professionele oordeel van de accountant, voldoende belangrijk is om de aandacht van degenen belast met governance te verdienen.

‘Waterkeringen’: ‘Het dagelijks beheer en onderhoud van onze waterkeringen is sterk gericht op de instandhouding van de primaire waterkeringen. Het huidige beheersysteem en daaraan gekoppelde inspectiegegevens schie ten nog tekort. Daardoor is het nog niet mogelijk een goede doorkijk tot 2030 te geven.’

Voor het programma ‘Waterkeringen’ moeten nog de meeste activiteiten worden verricht om het inzicht te verkrijgen:

‘Water’: ‘Voor het programma Water is een belangrijke slag geslagen in het inzichtelijk krijgen over welke objecten het waterschap het beheer voert en in welke staat deze objecten verkeren, zodat een voorzichtige inschatting gemaakt kan worden van de ontwikkeling in de exploitatielasten. Op dit moment wordt een plan van aanpak opgesteld om het gehele onderhoudsproces verder te professionaliseren. De financiële consequenties hiervan zljn nog niet bekend.’

Vorig jaar is door uw organisatie onderkend dat het lange termijn inzicht in de beheersopgave van uw waterschap voor een aantal programma’s nog onvoldoende aanwezig is. Het verkrijgen van dit inzicht is een lastige opgave die veel tijd en inspanning vergt van uw waterschap. In de kadernota 2014 is per programma inzicht gegeven in de actuele stand van zaken. Hieruit blijkt dat voor de programma’s ‘Zuiveren’ en ‘Wegen’ onderhoudsplannen aanwezig zijn en inzicht bestaat in de lange termijn beheersopgave. Voor het programma ‘Water’ zijn stappen gezet om het inzicht te verbeteren, maar dit proces is nog niet afgerond:


Bevinding

ADMINISTRATIE EN VERSLAGLEGGING

14 i‘ iric1irigri Ier Iroce S


10

Gelet op het belang voor uw organisatie om inzicht te verkrijgen in de beheersopgave hebben wij uw organisatie in 2012 geadviseerd om voor het opstellen van investeringsplannen en onderhoudsbeheerplannen een realistische tijdsplanning inclusief concrete mijipalen op te zetten. Wij wiNen u dit advies nogmaals in overweging geven.


Wij adviseren u om aanvullende interne controles uit te voeren op de memoriaalboekingen tot en met medio november 2013.

11

In de periode tot medio november 2013 zijn de memoriaalboekingen nog niet zichtbaar geautoriseerd door de budgethouders. Uw organisatie Ioopt het risico dat onjuiste memoriaalboekingen intern niet zijn gesignaleerd.

Wij hebben vastgesteld dat bij memoriaalboekngen geen zchtbare autorsate van de boekng heeft plaatsgevonden door de budgethouder. In 2012 hebben wij geadviseerd om deze procedure aan te passen. Van uw medewerkers hebben wij begrepen dat dit advies medio november 2013 zal worden geImpementeerd in uw organisatie.


Aanbeveling

Risico

Bevinding

ADMINISTRATIE EN VERSLAGLEGGING


Risico: Budget niet toereikend. Oorzaak: Onvoldoende onderbouwing van het budget. Gevoig: Extra krediet aanvraag, meer kosten en mogelijk vertraging. Maatregel: Tijdig issue indienen bij de stuurgroep.

12

De medewerkers concerncontrol kunnen dit aspect opnemen in hun werkprogramma en de kwaliteit van de risicorapportage beoordelen aan de hand van vooraf bepaalde criteria.

De risicoanalyse wint aan kracht als de oorzaak van de ‘onvoldoende onderbouwing’ specifieker wordt benoemd. Dit vergroot het leereffect in uw organisatie.

• • • •

Verder hebben wij vastgesteld dat de aanwezige risicoanalyses redelijk SMART zijn geformuleerd, maar op onderdelen aangescherpt kunnen worden. Als voorbeeld noemen wij de risicoanalyse van project ‘Toetsing Waterkering’ waarin onder meer het volgende risico is opgenomen:

De medewerkers concerncontrol hebben een controlerende rol in dit proces. Voor de HWBP projecten is de beheersstrategie vastgelegd in het intern controleplan. Er is momenteel geen werkprogramma vastgesteld voor de andere projecten waarin is vastgelegd wat de inhoud is van de toetsing door de medewerkers concerncontrol.

U heeft een instrumentarium opgezet om de projecten van uw waterschap te kunnen beheersen. Projectcaiculaties worden met behuip van een standaard kostprijsraming berekend en per project moet een risicoanalyse warden opgezet en bijgehouden. Projectmanagers bewaken de voortgang van de projecten en door middel van periodieke projectrapportages wordt verantwoording afgelegd over de voortgang en risico’s ten aanzien van de projecten.


Bevinding

PROJECTBEHEERSING


Wij adviseren u aan de hand van het normenkader te analyseren wat de risico’s zijn op materiële onrechtmatigheden en te documenteren op welke wijze het risico op onrechtmatigheid als gevolg van het niet naleven van de normen intern is afgedekt, danwel te documenteren dat er geen sprake is van een materieel risico.

13

Uit dit intern controleplan is niet te herleiden of aIle in het normenkader opgenomen rechtmatigheidsnormen worden afgedekt door middel van de verbijzonderde interne controles. Als voorbeeld noemen wij de in het normenkader opgenomen ‘Wet informatie-uitwisseling ondergrondse netten’. Onduidelijk is op welke wijze de naleving van deze wet is getoetst, danwel op welke wijze is vastgesteld dat de impact van deze wet op de rechtmatigheid niet materieel is en toetsing op naleving daarmee niet relevant is.

Uw organisatie heeft een intern controleplan opgesteld. In dit controleplan zijn de uit te voeren werkzaamheden in het kader van de interne controle opgenomen. Hiermee houdt uw organisatie toezicht op de onderdelen begrotingsrechtmatigheid en voorwaardecriterium. Uit de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden is gebleken dat de kwaliteit van de interne controle van voldoende niveau is. Wel hebben wij een adviespunt voor verdere verbetering.

VERBIJZONDERE INTERNE CONTROLE RECHTMATIGHEID


Bevinding

0

Door de interne controle is vastgesteld dat de voortgangsrapportages van een door ons beoordeeld project niet tijdig zijn geactualiseerd. De Iaatste rapportage is gedateerd in juli 2013. Wij adviseren u om toe te zien op tijdige actualisatie van de projectrapportages.

Voortqanqsrapportages



14

Bij de verbijzonderde interne controle is een tweeta! formele onrechtmatigheden vastgesteld bij waarnemingen op het proces inkoop- en aanbestedingen. Bij een aanbestedingsdossier is het resultaat van de gunning niet conform EU-richtlijnen gemeld aan de Europese Commissie. Bij een ander aanbestedingsdossier is niet vooraf goedkeuring gevraagd aan de directieraad cm enkelvoudig aan te besteden in plaats van meervoudig onderhands.

Bevindincien interne controle inkopen


15

Het is van belang dat de werkzaamheden t.a.v. de suppletieaangiftes voor aanvang van de jaarrekeningcontrole zijn afgerond zodat in de jaarrekening rekening gehouden kan worden met eventuele suppletieaangiftes over de afgelopen periode. Qok de verjaringstermijn is hierbij van belang. Indien de suppletieaangiftes nog niet zijn goedgekeurd door de fiscus adviseren wij u dit toe te lichten in de jaarrekening.

Met deze stappen verbetert uw organisatie de fiscale beheersing waardoor de fiscale risico’s beter kunnen worden beheerst en mogelijk zelfs kansen kunnen worden gerealiseerd om belasting terug te vorderen.

Verder is opdracht gegeven aan een extern bureau om de opzet van de btw processen opnieuw in te richten en voor de afgelopen periode te beoordelen of een suppletieaangifte moet worden opgesteld.

Uw organisatie heeft besloten om over te gaan op Horizontaal Toezicht. Om dit op een goede wijze te kunnen invullen zijn afspraken gemaakt met de belastingdienst over de interne beheersing ten aanzien van fiscaliteiten. Voor een waterschap zljn vooral de btw en de loonheffing van belang. Ten aanzen van de loonheffing worden interne controles uitgevoerd gericht op risicogebieden zoals wagenpark en ICT middelen. Deze controles zijn nog niet afgerond tijdens de interim controle.

HORIZONTAAL TOEZICHT


Stand van zaken

0


I __L

_.--j

Doordat deze autorisaties niet periodiek worden gecontroleerd, bestaat het risico dat gebruikers te ruime autorisaties hebben die niet passen bij hun (huidige) functie, zonder dat dit wordt opgemerkt. Hierdoor bestaat het risico dat medewerkers buiten hun mandaat een factuur goedkeuren in de workflow.

16

Cm de blijvende betrouwbaarheid van het proces van het digitaal verwerken van inkooptacturen te borgen bevelen wij aan om een periodieke controle in te richten op de toegekende autorisaties, de koppeling van budgethouders aan het budget en de overeenstemming van de mandaten in het systeem met het mandatenbesluit.

-

INKOOP- EN AANBESTEDING DIGITALE FACTUURVERWERKING

Het is van belang dat deze interne controlewerkzaamheden voor aanvang van de jaarrekeningcontrole zijn uitgevoerd zodat intern de votledigheid van de opbrengsten kan worden aangetoond.

Uit de interne controlerapportage ten aanzien van overige opbrengsten blijkt dat een aantal controles ter toetsing van de volledigheid nog moet worden uitgevoerd. Zo is het verbeterpunt ‘Opstellen van contractenregister t.b.v. het bewaken van de volledigheid van opbrengsten per bestek’ niet getoetst en is 00k de volledigheid van de verkopen niet getoetst vanuit de activaregistratie.


Bevinding

Bevinding

OVERIGE OPBRENGSTEN



17

Wij adviseren am (minimaal) jaarlijks te controeren of gebruikers de autorisaties en mandaten hebben die bij hun functie past, bij voorkeur aan de hand van een autorisatiematrix. Wij hebben vastgesteld dat deze aanbevelingen naar aanleiding van de IT-audit 2012 nag niet is opgevolgd. Wij adviseren u dit voor aanvang van de jaarrekeningcontroie te realiseren.


Onze managementletter 2012 bevatte diverse verbeteradviezen voor de p’anning & controlcyclus en het financieel beheer. Diverse belangrijke adviespunten zijn reeds aan de orde gesteld in hoofdstuk 2 en 3 van deze managementletter. In bijlage 1 bij deze managementletter is de stand van zaken voor de overige openstaande aandachtspunten ten tijde van de interimcontrole 2013 vermeld, met de mogelijke gevolgen daarvan.


Risico

Personeelskosten- dienstreizen

Treasury

Onderwerp

In opzet en werking op orde. Adviezen kunnen worden gegeven ter verdere versterking. Actie te overweaen.

Andere tekortkomingen in de interne beheersing. Actie gewenst.

Significante tekortkoming in de interne beheersing*. Direct actie vereist.

0 ,/

Gedeeltelijk opgelost.

De verordening Dienstreizen schrijft in artikel 4 een vogorde voor van te gebruiken vervoersmiddelen bij dienstreizen. Primair moeten dienstreizen met openbaar vervoer worden afgelegd en indien dit praktisch niet mogelijk is kan gebruik worden gemaakt van een dienstauto. Voor gebruik van de eigen auto is toestemming van een eidinggevende nodig. Wij hebben bij 1 deelwaarneming vastgesteld dat er sprake is van frequent gebruik van de eigen auto voor dienstreizen (ruim 20.000 kNometer per jaar). Wij hebben niet vast kunnen steVen dat hiervoor vooraf toestemming is verkregen van de Ieidinggevende.

-

0

W

Follow-up

Qpgelost.

X

Niet opgelost**.

Wij hebben een tweetal aangetrokken kasgeidleningen gecontroeerd. Volgens uw beleid is het afdelingshoofd Financiën bevoegd om deze transacties af te sluiten. Wij hebben geen vastlegging ontvangen waaruit blijkt dat deze leningen zijn aangetrokken door deze functionaris (overeenkomsten voor kasgeidleningen worden telefonisch afgesloten).

Toelichting


Risico

Frauderisicoanalyse

Personeelskosten

Onderwerp

Gelet op het belang van een risicoanalyse die is toegespitst op de huidige economische ontwikkelingen en actuele interne beheersing adviseren wij hot proces van periodieke frauderisicoanalyses een vast onderdeel to laten uitmaken van het interne controlesysteem dat erop is gericht bedrijfsrisico’s te onderkennen, het belang en do waarschijnlijkheid daarvan in te schatten en de interne beheersing daarop toe te spitsen.

Punt is opqevolqd.

Hot personeelsproces is binnen uw organisatie een omvangrijk proces. Wij hebben tijdens onze controle uitgebreid aandacht aan dit proces besteed. Wij hebben geconstateerd dat or onvoldoende functiescheiding is ten aanzien van de mutatieverwerking. De controle op de invoer van declaraties vindt door middel van zeiftoetsing plaats. Wel wordt steekproefsgewijs een controle uitgevoerd op de mutaties door een andere medewerker van de salarisafdellng.

Punt is nog niet opgepakt.

00k hebben wij geen afweging aangetroffen ter onderbouwing van de keuze van dit vervoermiddel. De declaratie is goedgekeurd door de leidinggevende.

Toelichting


X

Follow-up

21

opvragen lawyers letter bij de interne of externe juristen; toetsing onderhanden projecten aan de interne en externe activeringscriteria; toetsing opgeleverde projecten aan het interne activabeleid; de interne controlewerkzaamheden moeten zijn afgerond en gerapporteerd voorafgaand aan de controle; lnzicht verkrijgen in de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) toetsing juiste en volledige verantwoording van de onderhanden subsidiebaten/ overige baten. Er moet worden vastgesteld in welke mate de prestaties zijn geleverd van de toegezegde en/of ontvangen subsidiemiddelen in relatie tot de verantwoorde subsidiebaten of —lasten.


> > > >

>

Voor een goed verloop van het opstel- en controleproces wiflen wij u de volgende attentiepunten meegeven:

Wij hebben begrepen dat de planning voor de jaarrekening 2013 inmiddels is opgesteld. U streeft ernaar de programmarekening in maart 2014 aan te bieden voor controle. Van belang is dat bij de start van de jaarrekeningcontrole er een complete programmarekening aanwezig is.

Aandachtspunten j aarrekeningcontrole


22

Bij reguliere functionarissen is er een openbaarmakingsverplichting van bezoldiging boven de norm. Voor de rol van de accountant is vooral de elektronische melding van ontbrekende of onjuiste WNT-gegevens in de jaarrekening en niet-herstelde onverschuldigde betalingen aan de vakminister of BZK nieuw. Voor de WNT geldt een overgangsregime. In een aantal gevallen heeft de WNT echter directe werking. Het is van belang dit zo spoedig mogelijk na te gaan. Dit om onverwachte verassingen van onverschuldigde betalingen te voorkomen.

De WNT gaat verder dan de Wopt. De WNT normeert de bezoldiging en ontslagvergoedingen van topfunctionarissen in de (semi)publieke sector. In tegenstelling tot de Wopt dienen onder de WNT bezoldigingen en ontslagvergoedingen die de wettelijke norm overschrijden te worden terugbetaald door de topfunctionaris. Daarnaast is de WNT ook van toepassing op (top)functionarissen die geen dienstverband hebben, maar bijvoorbeeld via een detacheringsbureau zijn aangesteld. Het is dus van belang hiervan een goede registratie bij te houden.

Vanaf 1 januari 2013 is de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector van kracht. Dit betekent voor uw organisatie dat de beloning van de topfunctionaris(sen) openbaar dienen te worden gemaakt in de jaarrekening, ongeacht of een overtreding plaatsvindt. De WNT geldt ook voor topfunctionarissen die op detacheringsbasis zijn aangested. Daarnaast stelt de WNT een terugbetalingsplicht voor bezoldiging die boven de norm plaatsvindt. Voor een waterschap geldt de secretaris-directeur als topfunctionaris. Voor reguliere functionarissen geldt een openbaarmakingsverplichting bij bezoldiging boven de WNT norm.

Wet Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector



Vanaf 1 februari 2014 zijn het huidige rekeningnummer en de huidige standaarden voor overschrijvingen en incasso’s niet meer te gebruiken. Als u dan niet over bent, kan er in Iijn met Europese wetgeving geen gebruik meer worden gemaakt van het nationale betalingsverkeer.

23

De overstap naar IBAN/SEPA kan voor de organisatie betekenen dat het nodig is om aanpassingen te maken in softwarepakketten, aanpassingen te maken aan de interlace met banksystemen, dataconversies uit te voeren aan stamgegevens, aanpassingen te maken aan de betaalinstructies, nieuwe machtigingen uit te sturen, en/of aanpassingen te maken aan de communicatie middelen.

De automatische incasso standaard verandert ook per 1 februari 2014, door het verplicht gebruik van BIC en IBAN. 00k veranderen de voorwaarden voor business-to-business incasso’s, de zogeheten zakelijke incasso’s. Een van de veranderingen is dat voor alle bestaande zakelijke incasso’s een nieuwe SEPA-compliant machtiging afgesloten moet worden.

Voor de SEPA Credit Transfer (Overschrijvingen) is de nieuwe standaard de IBAN (International Bank Account Number). Deze standaard moet door zowel bedrijven als consumenten worden gebruikt vanaf 1 februari 2014. Een andere nieuwe standaard zal zijn het gebruik van PAIN berichten voor de betaalinstructies, waarvoor op dit moment Clieop3 of BTL-91 bestanden worden gebruikt. Niet alleen het type bestand zal veranderen maar ook de inhoud en velden.

Europa is op weg naar een gezamenhijke betaalmarkt waar we overal op dezelfde manier kunnen betalen: de Single Euro Payments Area (SEPA). Cm te zorgen dat eurobetalingen in dit gebied straks overal op dezelfde manier plaatsvinden, komen er nieuwe standaarden voor het rekeningnummer, de girale betalingen en de incasso’s. Het is belangrijk dat bedrijven tijdig actie ondernemen om over te kunnen gaan op deze nieuwe standaarden

SEPA



24

Op basis van objectieve criteria dient het waterschap te bepalen op welke wijze de overeenkomst tot stand gebracht dient te worden en welke ondernemers tot de aanbesteding toegelaten worden. De geschiktheidseisen mogen geen betrekking hebben op de omzet, tenzij het waterschap dit met zwaarwegende argumenten in de aanbestedingsstukken motiveert. In dat geval mag de omzet eis niet hoger zijn dan driehonderd procent van de waarde van de opdracht.

Hieronder wordt nader ingegaan op een aantal belangrijke wijzigingen ten opzichte van Bao en Wira.

De nieuwe wet moet er onder meer voor zorgen dat het MKB meer toegang krijgt tot overheidsopdrachten. Zo mogen geen zware omzeteisen gelden om te bepalen of een partij geschikt is een opdracht voor een waterschap uit te voeren. Ook mag in principe de omvang van een opdracht niet zodanig groot zijn dat geen MKB-partijen zich kunnen inschrijven. Aanbestedende diensten (hierna: het waterschap) moeten handelen volgens het principe “comply or explain”, oftewel: in een aantal gevallen mogen zij nog afwijken, maar dan moeten ze wel goed uitleggen waarom. Zo moet bijvoorbeeld een waterschap motiveren waarom een bepaalde procedure is gevolgd of toch een grote opdracht op de markt is gezet. Een ander doel van de Aanbestedingswet is lastenvermindering: alle regels in één wet en een daarbij behorend pakket aan aanvullende regelingen en beleid (bijvoorbeeld ARW 2012 en de Gids Proportionaliteit) moeten leiden tot minder verschillen in tenderprocedures door verschillende aanbestedende diensten, zodat inschrijvers beter weten wat ze kunnen verwachten

Per 1 april 2013 is de nieuwe aanbestedingswet in werking getreden. De aanbestedingswet vervangt het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao), het Besluit aanbestedingsregels speciale sectoren (Bass) en de Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijnen aanbesteden (Wira). De Aanbestedingswet regelt naast de Europese aanbestedingen de nationale aanbestedingen.

Aanbestedingswet



25

De Gids Proportionaliteit legt enkele kenmerkende aanbestedingsbeginselen vast. De algemene beginselen van het aanbestedingsrecht, non-discriminatie, gelijkheid, transparantie en proportionaliteit gelden voor alle aanbestedingen waarvoor het waterschap concurrentie openstelt. Deze beginselen zijn expliciet in de nieuwe aanbestedingswet en de bijbehorende Gids Proportionaliteit opgenomen. Het waterschap moet opdrachten uitwerken volgens voorschriften uit de Gids Proportionaliteit, zodat de eisen en voorwaarden die worden gesteld bij een aanbesteding in verhouding staan tot de aan te besteden opdracht. In de gids staan regels voor de omvang van een opdracht, clustering van opdrachten, omzeteisen, selectiecriteria, contractvoorwaarden, uitsluitingsgronden en inkoopsamenwerking.

Alle (voor)aankondigingen moeten voortaan via TenderNed, de marktplaats voor aanbestedingen van het Ministerie van Economische Zaken plaatsvinden.

Het waterschap dient de administratieve lasten zoveel mogelijk te beperken. Cm deze lasten zoveel mogelijk te beperken kan het waterschap een ondernemer alleen het vastgestelde model eigen verkiaring verzoeken te gebruiken voor de gestelde uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen. Daarnaast moet het waterschap de aanbestedingsstukken kosteloos aan geInteresseerde partijen aanbieden. Het gaat hierbij om alle stukken die relevant zijn voor de ondernemer bij zowel het maken van een inschatting van de attractiviteit van de opdracht als bij het opstellen van een inschrijving. Het waterschap moet eveneens streven naar zoveel mogelijk ‘maatschappelijke waarde’.

De wet verbiedt het onnodig samenvoegen van opdrachten, zodat er meer inschrijfmogelijkheden ontstaan voor kleine ondernemers. Het inschrijven wordt vereenvoudigd. Dit lijkt ogenschijnhjk in strijd met het huidige verbod opdrachten te splitsen. Dit Iaatste verbod tot splitsen geldt echter alleen voorzover door splitsen de aanbestedingsplicht wordt ontlopen. Bij de keuze voor het samenvoegen moet gelet worden op de relevante markt en het effect van samenvoegen voor de toegang voor MKB.-bedrijven, de organisatorische gevolgen van samenvoegen voor het waterschap en de ondernemer en de mate van samenhang van de opdrachten.



26

Europa is inmiddels bezig met een wetgevingstraject om de Europese aanbestedingsrichtlijnen te vervangen. Deze toekomstige wijzigingen zijn nog niet in de Aanbestedingswet verwerkt, zodat de wet waarschijnlijk binnen enkele jaren aiweer op een aantal punten zal moeten worden aangepast.

De Wet implementatie rechtsbeschermingsrichtlijn aanbesteden is overgenomen in de nieuwe aanbestedingswet. In tegenstelling tot de opschortende termijn van 15 kalenderdagen is in de nieuwe aanbestedingswet een opschortende termijn van 20 kalenderdagen opgenomen. Dat betekent dat inschrijvers meer tijd hebben om hun eventuele bezwaren tegen de gunningsbeslissing naar voren te brengen. Deze opschortende termijn is niet vereist “indien de wet geen aankondiging op Tenderned vereist, de enige betrokken inschrijver degene is aan wie de overheidsopdracht wordt gegund en er geen betrokken gegadigden zijn of wanneer het gaat om opdrachten op grond van een raamovereenkomst of specifieke opdrachten op grond van een dynamisch aankoopsysteem”.

De wet verplicht waterschappen bij Europese aanbestedingen het criterium van economisch meest voordelige inschrijving’ (EMVI) te hanteren. Hierdoor worden kwaliteit en duurzaamheid belangrijke gunningsfactoren.

De omvang van een opdracht is niet de enige aanwijzing dat een waterschap dient aan te besteden. Voor opdrachten met een grensoverschrijdend belang kan het voor het waterschap al bij lagere waarden noodzakelijk zijn nationaal openbaar aan te besteden. Met name bij zogenaamde 2B-diensten met een duidelijk grensoverschrijdend belang dient het waterschap te zorgen voor een passende mate van openbaarheid van aankondiging van de opdracht. Een voorbeeld van een B-dienst is het inhuren van diensten via detachering.

Uit de Gids ProportionaIitet volgt dat “In algemene zin voor de waarde van een ‘kielne opdracht’ voor leveringen en diensten gedacht kan worden aan opdrachten tot € 40.000 € 50.000, en voor werken wordt een bagatel tot € 150.000 als reëel beschouwd. Deze opdrachten mogen één op één worden gegund. Tot de Europese drempel voor leveringen en diensten en tot een bedrag van € 1.500.000 voor werken wordt een meervoudig onderhandse procedure proportioneel geacht. Boven deze bedragen dient tot aan de Europese drempels nationaal aanbesteed te worden.



27

Voor het doen van aanbestedingen zijn twee richtsnoeren opgesteld. Het eerste richtsnoer regelt dat eisen, voorwaarden en criteria die aan inschrijvers en inschrijvingen worden gesteld in redelijke verhouding moeten staan tot de opdracht. In de Gids Proportionaliteit zijn de voorschriften hiervoor uitgewerkt. Een aanbestedende dienst dient deze voorschriften toe te passen of een afwijking in de aanbestedingsstukken te motiveren. Bij overheidsopdrachten voor werken die een geraamde waarde hebben onder de Europese drempel moet een aanbestedende dienst de voorschriften uit het Aanbestedingsreglement werken 2012 toepassen of in de aanbestedingsstukken motiveren waarom deze niet worden toegepast. Deze bepalingen brengen voor het waterschap administratieve verplichtingen met zich en deze administratieve verplichtingen vallen niet onder de bepalingen van recht, hoogte en duur en vallen dus onder de formele rechtmatigheid. Bij het niet naleven van deze bepalingen rapporteert de accountant hierover in zijn rapport van bevindingen en materiele toetsing door de accountant is niet vereist. Het ten onrechte niet toepassen van de (Europees) drempelbedragen bij een aanbesteding van opdrachten Ieidt wel tot een financiële rechtmatigheidsfout.


Waterschap Hollandse Delta Managementtetter 2013

28

Volledigheidshalve merken wij op dat onze analyse en evaluatie is uitgevoerd in het kader van de door u verstrekte opdracht tot controle van de jaarrekening. De geselecteerde werkzaamheden zijn afhankelijk van de door de accountant toegepaste oordeelsvorming, met inbegrip van het inschatten van de risico’s dat de jaarrekening een afwijking van materieel belang bevat als gevoig van fraude of fouten. Bij het maken van deze risico-inschattingen neemt de accountant de interne beheersing in aanmerking die relevant is voor het opmaken van de jaarrekening en voor het getrouwe beeld daarvan, gericht op het opzetten van controlewerkzaamheden die passend zijn in de omstandigheden. Deze risico-inschattingen hebben echter niet tot doel een oordeel tot uitdrukking te brengen over de effectiviteit van de interne beheersing. Hierdoor is onze analyse en evaluatie beperkter dan dat deze zou zijn geweest in het kader van een opdracht tot het geven van een oordeel omtrent de opzet, het bestaan, de effectiviteit en de efficiency van de interne beheersing als geheel en bestrijkt daarom niet noodzakelijkerwijze alle in de interne organisatie vervatte tekortkomingen. Wij attenderen u er op dat deze brief is opgesteld ten behoeve van het management van Waterschap Hollandse Delta en daarom niet zonder onze toestemming aan derden mag worden verstrekt.

Disclaimer

Waterschap HoNandse Delta Managementletter 2013

© 2013 Deloitte The Netherlands

29

This publication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the “Deloitte Network”) is, by means of this publication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte Network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this publication.

Deloitte provides audit, tax, consulting, and financial advisory services to public and private clients spanning multiple industries. With a globally connected network of member firms in more than 150 countries, Deloitte brings world-class capabilities and deep local expertise to help clients succeed wherever they operate. Deloitte’s approximately 170,000 professionals are committed to becoming the standard of excellence.

Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee, and its network of member firms, each of which is a legally separate and independent entity. Please see www.deloitte.com/about for a detailed description of the legal structure of Deloitte Touche Tohmatsu Limited and its member firms.

Datum: 27 maart 2014 Agendapunt nr: 6.f

Recommend Documents