Datum: Agendapunt nr:
26 juni 2014 14.
Aan de Verenigde Vergadering Zienswijze ontwerpbegroting 2015 Aquon Aard voorstel Aantal Bijlagen
Besluitvormend voorstel 3
Voorstel behandeld door Verenigde Vergadering Commissie MBH College Dijkgraaf en Heemraden
Voorstel geparafeerd door Secretaris-Directeur Dijkgraaf
Naam Arnoud van Vliet Jan Geluk
Datum 26 juni 2014 11 juni 2014 20 mei 2014
Paraaf Akkoord Akkoord
Datum 21-05-2014 22-05-2014
Ridderkerk, 26 juni 2014. Dijkgraaf en heemraden voornoemd, secretaris-directeur, dijkgraaf,
drs. A.A. van Vliet.
ing. J.M. Geluk.
Bijlagen: Voorstel: Voorstel_1813.docx Bijlage: Ontwerpbegroting 2015 V 02.pdf Bijlage: Brief aan db van Aquon met zienswijzen ontwerpbegroting 2015 juni 2014.pdf Stukken ter inzage:
Zienswijzen ontwerpbegroting 2015 Aquon.
1.
Aanleiding
Op 28 april 2014 heeft het college een brief ontvangen van de Algemeen directeur van de Gemeenschappelijke Regeling Aquon waarin de ontwerpbegroting 2015 wordt aangeboden. Het waterschap wordt in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen op de ontwerpbegroting. 2.
Voorstel
Voorgesteld wordt: - De door het college van dijkgraaf en heemraden ingediende zienswijze ten aanzien van de ontwerpbegroting 2015 van de Gemeenschappelijke Regeling Aquon te bekrachtigen.
3.
Motivering
Conform de wet gemeenschappelijke regelingen moet de ontwerpbegroting uiterlijk 15 juli aangeboden worden aan Gedeputeerde Staten. De ontwerpbegroting is voor 2015 afgeleid van de Programma Begroting 2014-2017, zoals is behandeld in het AB van 5 juli 2013. Gezien het feit dat er een nadere detaillering plaats gaat vinden over opgave van de waterschappen, de herbeoordeling van de PDC en een jaarplan, wordt voor de ontwerpbegroting volstaan met de toetsing van de uitgangspunten zoals verwoord in de Programmabegroting 20142017. Omdat de nadere uitwerking pas in de loop van 2014 ter hand genomen kan worden, heeft de begroting nog geen definitief karakter. In de bijlage (brief) bij dit voorstel is de zienswijze van het college van dijkgraaf en heemraden op de ontwerpbegroting 2015 opgenomen. De nadere uitwerking van de begroting 2015 zal na het 3e kwartaal in 2014 gestalte krijgen. Mogelijke financiële consequenties daarvan worden in een begrotingswijziging aangeboden. Een begrotingswijziging wordt te zijner tijd voor een zienswijze aangeboden aan de deelnemende waterschappen. 4.
Risico’s
n.v.t. 5.
Financiële aspecten
Op basis van de ontwerpbegroting 2015 van Aquon bedraagt de bijdrage van WSHD circa € 4,1 mln. Dit bedrag is opgenomen in de programmabegroting 2014-2018 van WSHD. 6.
Personele aspecten
n.v.t. 7.
Juridische aspecten
1
De Verenigde Vergadering besluit over de zienswijze. Het Delegatie en mandaatbesluit 2014 van WSHD laat toe dat de zienswijze door het college wordt ingediend met bekrachtiging van deze zienswijze achteraf door de Verenigde Vergadering. De eerstvolgende mogelijkheid tot behandeling van zienswijze in de Verenigde Vergadering van WSHD is 26 juni 2014. Besluitvorming is geagendeerd voor het AB van Aquon van 4 juli 2014. Gelet op de aanbiedingstermijn van alle zienswijzen, met nota van antwoord door het DB van Aquon aan het AB van Aquon, kan besluitvorming door de Verenigde Vergadering vooraf niet tijdig plaatsvinden. Overeenkomstig art. 30 van de GR Aquon dient de begroting 6 weken voordat de begroting wordt aangeboden aan het Algemeen Bestuur, door het dagelijks bestuur te worden toegezonden aan de deelnemers. De ontwerpbegroting wordt door de deelnemers ter inzage gelegd en tegen betaling van kosten algemeen verkrijgbaar gesteld. De deelnemers hebben vervolgens de gelegenheid hun zienswijzen over de ontwerpbegroting naar voren te brengen. Het dagelijks bestuur zendt binnen 2 weken na vaststelling door het Algemeen Bestuur, doch in ieder geval voor 15 juli, de begroting aan Gedeputeerde Staten 8.
Duurzaamheidsaspecten
n.v.t. 9.
Communicatieve aspecten (in-en extern)
n.v.t. 10.
Wijze van publiceren
Kies één of meerdere items: ☐ ☐ ☐ ☐
Niet van toepassing Intranet Internet Pers
11.
Verdere aanpak/ procedure
Op basis van de ingediende zienswijzen van de deelnemende waterschappen wordt een reactienota geschreven die wordt aangeboden aan het AB van Aquon. In de AB vergadering van 4 juli wordt de ontwerpbegroting behandeld. In de Programmabegroting 2015 van waterschap Hollandse Delta wordt vooralsnog rekening gehouden met de bijdrage aan Aquon zoals die in onderhavige ontwerpbegroting is opgenomen. Indien de begrotingswijziging als gevolg van de uitwerking wordt aangeboden, wordt deze in de eerstvolgende Burap gemeld. 12.
Evaluatie
n.v.t. 13.
Afdelingen die instemmen met het voorstel
DA, BJ, FN
2
Vergaderdatum : 26 juni 2014 Agendapunt
:
BESLUIT VERENIGDE VERGADERING Zienswijze ontwerpbegroting 2015 Aquon. De Verenigde Vergadering van waterschap Hollandse Delta, op voordracht van dijkgraaf en heemraden van waterschap Hollandse Delta d.d. 20-5-2014; gelezen het advies van de Commissie Middelen, Bestuurlijke Zaken en Handhaving van 11-6-2014; overwegende dat: Het indienen van zienswijzen en leveren van commentaar inzake gemeenschappelijke regelingen/verbonden partijen op financiële stukken volgens het per 1 maart 2014 in werking getreden Delegatie en mandaatbesluit bij de Verenigde Vergadering ligt; De begroting 2015 van Aquon een voorlopig karakter heeft, en dat de consequenties van de uitwerking na het 3e kwartaal 2014 meer duidelijkheid geven. gelet op: artikel 77 Waterschapswet; Wet gemeenschappelijke regelingen; Delegatie en mandaatbesluit waterschap Hollandse Delta 2014. BESLUIT: De door het college van dijkgraaf en heemraden ingediende zienswijze ten aanzien van de ontwerpbegroting 2015 van de Gemeenschappelijke Regeling Aquon te bekrachtigen.
Ridderkerk, 26 juni 2014 De Verenigde Vergadering voornoemd, secretaris-directeur, dijkgraaf,
drs. A.A. van Vliet.
ing. J.M. Geluk.
3
Aan
AB AQUON
Van
DB AQUON
Datum
24 april 2014
Steller
Theo Houterman
Onderwerp
Ontwerp Begroting 2015
Korte toelichting
De ontwerp begroting, zoals in artikel 30 van de gemeenschappelijke regeling wordt benoemd, wordt bij deze aangeboden.
1. Inleiding: Volgens de gemeenschappelijke regeling, artikel 30, stelt AQUON een ontwerp begroting op voor het komend jaar. Deze is voor 2015 afgeleid van de Programma Begroting 2014-2017, zoals is behandeld in het AB van 5 juli 2013.
2. Financiële beheersing: Zoals ook besproken tijdens de presentatie van de jaarcijfers 2013, komt AQUON in een betere beheersing van de financiële administratie en geven de cijfers een meer getrouw beeld van de werkelijkheid. Als jonge organisatie kan nog niet terug gevallen worden op historische kentallen en zal men ervaring op moeten doen met beoordelen van maandcijfers, het bijsturen en vervolgens het opzetten van een forecast. Deze methodiek wordt momenteel geïmplementeerd in de organisatie.
3. Werkbegroting 2014: In het AB van 5 juli 2013 is de begroting 2014 vastgesteld. Deze begroting is in Q1 2014 opnieuw beoordeeld en vertaald in een werkbegroting. In deze werkbegroting is een splitsing aangebracht tussen operationele kosten en transitiekosten. Operationele kosten zijn gekoppeld aan de productieorganisatie en al haar operationele facetten. Transitiekosten zijn specifieke kosten, verbonden aan personele reductie zoals kosten ten gevolge van het Sociaal Statuut, WW en BW regelingen. Tevens kunnen hier in de toekomst desinvesteringen en/of afboekingen aan worden gekoppeld. De totale werkbegroting van 2014, operationele kosten en een reservering voor transitiekosten, blijft binnen de vastgestelde begroting. Hierdoor is het op grond van artikel 31 van de GR niet noodzakelijk een begrotingswijziging in te dienen, immers de kosten voor de deelnemers wijzigen niet. Op basis van de werkbegroting wordt gestuurd op een verlaging van de operationele kosten. De uitdaging is in de organisatie gelegd om ruim onder de operationele begroting te blijven en daarmee de ILOW-puntprijs naar beneden te brengen. Dat is het doel. Dit vraagt een goede beoordeling van de resultaten om zo aan te kunnen geven waar bijsturingsmogelijkheden aanwezig zijn. Dit verhoogt het financiële besef bij het management. Het financiële systeem kan nu de juiste rapportage opleveren en deze worden maandelijks tussen de controller, directie en de betreffende teammanager besproken.
1
Voor 2014 staat de volgende beheersing/rapportage op de planning:
Opstellen Q1 rapportage, vergelijk realisatie met begroting; Opstellen maandrapportages april, mei, vergelijk realisatie met begroting: Opstellen Q2 rapportage, vergelijk realisatie met begroting en opstellen forecast eind 2014; Opstellen maandrapportages juli, augustus, vergelijk realisatie met begroting en forecast; Opstellen Q3 rapportage, vergelijk realisatie met begroting en forecast; Opstellen werkbegroting 2015 en opstellen jaarplan 2015; Opstellen maandrapportages oktober, november, vergelijk realisatie met begroting en forecast; Opstellen Q4 rapportage en formele jaarstukken 2014.
Zoals aangegeven wordt na Q3 een werkbegroting 2015 opgesteld. Gebaseerd op de ontwikkelingen in de 3 kwartalen in 2014, kan op basis van prognoses en realisatie een taakstellende werkbegroting worden opgesteld.
4. Opstellen werkbegroting 2015: De werkbegroting 2015 bestaat uit een aantal invoerdocumenten en gegevens die bepalend zijn voor het vaststellen van planvorming en begroting: 4.1. Opgave meetvraag deelnemende Waterschappen: De waterschappen geven voor 1 november weer welke projecten en meetvraag uitgezet worden in 2015. AQUON dient daarop een formele offerte in bij de waterschappen waarmee de formele opdrachten worden bevestigd. Op basis van deze opgave heeft AQUON een beeld van de te verrichten werkzaamheden in het komende jaar. 4.2. Herbeoordeling PDC (product-diensten catalogus): Jaarlijks wordt door AQUON haar PDC geactualiseerd. Hiervoor vindt overleg plaats met de coördinatoren van de verschillende waterschappen. Deze PDC dient formeel vastgesteld te worden door het AB en is een onderdeel van de begrotingscyclus. Deze actualisering start in augustus en is afgerond voor de detailopgave van de verschillende waterschappen. 4.3. Jaarplan: In het jaarplan worden vervolgens de ontwikkelingen, plannen, investeringen en mogelijke transities benoemd. Als deze leiden tot transitiekosten, worden deze apart aangegeven in de begroting. In het jaarplan kan dan ook een getrouw beeld worden weergegeven van de wettelijke paragrafen van het Waterschapsbesluit, zoals weergegeven in artikel 4.11, voor zover van toepassing: Ontwikkelingen sinds het vorig begrotingsjaar Bedrijfsvoering Financiering Topinkomens Incidentele baten en lasten Weerstandsvermogen Onttrekkingen aan bestemmingsreserves en voorzieningen Waterschapsbelastingen EMU saldo Verbonden partijen 4.4. Financiële begroting: Gebaseerd op het jaarplan, de PDC, de meetvraag van de deelnemers en de realisatie van het afgelopen jaar, stellen de directie en het management een financiële begroting op. Deze dient als referentie voor de maand en kwartaalrapportages en beoordelingen.
2
4.5. Vaststelling door het AB van AQUON: Door het AB van AQUON worden vervolgens de volgende documenten vastgesteld:
De Product Diensten Catalogus Het jaarplan De financiële begroting
Indien de begroting onder de vastgestelde ontwerpbegroting blijft, kan conform artikel 31 van de Gemeenschappelijke Regeling het AB zelfstandig de begroting vaststellen.
5. Ontwerpbegroting 2015: Conform artikel 30 van de Gemeenschappelijke Regeling dient AQUON een ontwerpbegroting in. Gezien het feit dat er zoals het eerder omschreven proces een nadere detaillering plaats gaat vinden omtrent opgave van de waterschappen, de herbeoordeling van de PDC en een jaarplan, wordt voor de ontwerpbegroting volstaan met de toetsing van de uitgangspunten zoals verwoord in de Programma-begroting 2014-2017. Deze is in het AB van 5 juli 2013 behandeld. De begroting 2014 is in het AB van 5 juli 2013 vastgesteld conform hetgeen verwoord is in de Programma-begroting 2014-2017. Toetsing van deze gegevens heeft in Q1 2014 plaatsgevonden en vervolgens is geconstateerd dat AQUON in 2014 binnen de begroting zal blijven. Sterker nog: dat zij zich voor de operationele kosten een verdere daling ten doel stelt. Voor 2015 zijn in de Programma-begroting 2014-2017 de volgende kosten opgegeven:
Personele kosten Uitbesteding Materiele kosten Kapitaallasten Overige indirecte lasten
Begroting 2015 € 10.240.863 € 1.768.680 € 3.069.394 € 2.627.757 € 2.706.797
Totaal
€ 20.413.491
Deze begroting is afgestemd op een meetvraag van 10 miljoen ILOW punten en een omvang van werk voor derden van 200.000 ILOW-punten.. Als antwoord op de uitvraag naar de Waterschappen is in maart 2014 een indicatieve meetvraag door de waterschappen opgegeven. Deze is in onderstaande tabel geplaatst:
Ook voor 2015 wordt werk voor derden ingeschat op 200.000 ILOW-punten. Hiermee wordt bevestigd dat voor de ontwerpbegroting van 2015 geen wijziging noodzakelijk is van de te verwachten meetvraag 2015.
3
De kosten opgave wordt op totaal niveau, € 20.413.491 verantwoord geacht. Afhankelijk van de verdere besparingen in de operationele kosten en de mogelijke transitiekosten kunnen verschuivingen op regelniveau plaatsvinden.
Vertaald naar een ILOW puntprijs betekent dit voor de deelnemers: Voorcalculatorische tarieven: Tarief werkelijk/begroting Tarief inclusief garantieregeling
€ 2,00 € 1,63
Op basis van de indicatieve meetvraag 2015 is in bijlage 1 een overzicht opgenomen. Deze indicatieve meetvraag, welke gering afwijkt van de inschatting in 2013, is door de waterschappen afgegeven in maart 2014. Vervolgens is op basis van de garantieregeling de bijdrage per deelnemer berekend.
6. Samenvattend: AQUON groeit naar de organisatie zoals initieel voor ogen stond. Van hieruit worden ook de primaire en secondaire processen verbeterd. Belangrijke opgave voor 2014 wordt de implementatie van het LIMS systeem en de invulling van de topstructuur. Daarnaast wordt de opgave gesteld om onder de gestelde begroting te presteren. Zeker operationeel zijn daarbij de doelen gesteld, waardoor mogelijke transitiekosten nog binnen de begroting kunnen worden opgevangen. Dit natuurlijk afhankelijk van de plannen en transitiekosten. Met deze wetenschap geeft de directie aan dat de inzichten in de Programmabegroting 2014-2017, betreffende het jaar 2015, verantwoord vertaald zijn naar deze ontwerp begroting 2015.
23 april 2014 Theo Houterman
4
Bijlage 1: Effecten van de garantieregeling
Indicatieve meetvraag 2015, in ILOW punten, is afgegeven door de waterschappen in Maart 2014
Delfland
Indicatieve meetvraag deelnemers in ILOW punten 2015
Begrote bijdragen deelnemers in EUR 2015
716.000
€
1.246.262
Brabantse Delta
1.415.162
€
2.612.309
Hollandse Delta
1.449.000
€
4.079.470
Aa en Maas
720.725
€
1.440.176
De Dommel
950.000
€
1.774.279
1.795.581
€
3.414.359
582.000
€
968.390
1.889.066
€
3.713.515
700.000
€
1.164.731
Rijnland Schieland en Krimpenerwaard Rivierenland Stichtse Rijnlanden Totaal deelnemers begrote bijdragen
10.217.534
€ 20.413.491
5
