Datum: 26 juni 2014 Agendapunt nr: 6.e

Datum: Agendapunt nr:

26 juni 2014 6.e.

Aan de Verenigde Vergadering Uitvoering intern controleplan tweede tranche 2013 Aard voorstel Aantal Bijlagen

Informerend stuk 2

Voorstel behandeld door Verenigde Vergadering Commissie MBH

Datum 26 juni 2014 11 juni 2014

Voorstel geparafeerd door Secretaris-Directeur Dijkgraaf

Naam Arnoud van Vliet Jan Geluk

Paraaf Akkoord Akkoord

Datum 27-05-2014 27-05-2014

Ridderkerk, 26 juni 2014. Dijkgraaf en heemraden voornoemd, secretaris-directeur, dijkgraaf,

drs. A.A. van Vliet.

ing. J.M. Geluk.

Bijlagen: Voorstel: Voorstel_1896.docx Bijlage: Eindrapport+Uitvoering+Intern+Controleplan+tweede+tranche+2013[1].pdf Stukken ter inzage: 12 achterliggende controlerapporten (Locatie: bij secretaris-directeur)

Uitvoering intern controleplan tweede tranche 2013

1.

Aanleiding

Voorafgaand aan de controle van de Jaarrekening 2013 door de externe accountant heeft de afdeling Concerncontrol het tweede deel van het Interne Controleplan 2013 waterschap Hollandse Delta uitgevoerd. Over de uitvoering van het eerste deel bent u in uw vergadering van maart 2014 geïnformeerd.

2.

Voorstel

Ter kennisgeving Voorgesteld wordt kennis te nemen van het rapport 'Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche 2013'. 3.

Motivering

Voorafgaand aan de controle van de Jaarrekening 2013 door de externe accountant heeft de afdeling Concerncontrol het tweede deel van het Interne Controleplan uitgevoerd. De interne controle zoomt in op een tiental financiële processen, te weten: 1. Inkoop en aanbesteden (onderverdeeld in 1A. facturen en 1B. Aanbesteden); 2. Personeelskosten; 3. Afschrijvingen; 4. Treasury; 5. Bijdragen aan derden; 6. Belastingen; 7. Bijdragen van derden; 8. Reserves en voorzieningen; 9. Overige opbrengsten; 10. Investeringen. De uitvoering van de interne controle vindt plaats in 2 tranches. De eerste tranche is uitgevoerd vóór de interimcontrole van de accountant en is maart 2014 aan u voorgelegd. De tweede tranche is uitgevoerd vóór de controle van de jaarrekening door de accountant. In bijgevoegd rapport 'Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche 2013’ (hierna: rapport) zijn de bevindingen die voortkomen uit deze tweede tranche van de interne controle samengevat. Aan dit rapport ligt een twaalftal controlerapporten ten grondslag. Naast de rapporten die betrekking hebben op de bovengenoemde processen (11 stuks) is ook controlerapport 0. Algemeen opgesteld. Dit rapport behandelt de controle op de voortgang van eerder gedane bevindingen en aanbevelingen in Managementletters en Verslagen van bevindingen van de externe accountant in de periode 2009-2012. Deze twaalf controlerapporten liggen voor u tijdens de vergadering ter inzage. In aanpak is de interne controle voor de meeste processen identiek. Eerst wordt per proces een aantal nieuwe deelwaarnemingen gedaan. Daarna wordt gekeken naar de acties die ondernomen zijn door de organisatie op de reeds bestaande verbeteragenda.

In de IC tweede tranche zijn geen nieuwe bevindingen gedaan ten opzichte van de IC eerste tranche. Ook in deze tranche wordt geconcludeerd dat de onderwerpen Inkoop en aanbesteding, contractmanagement en het subsidieproces blijvende aandacht verdienen. Voor de bevindingen wordt kortheidshalve verwezen naar het rapport. Het aantal openstaande en lopende verbeterpunten daalt met de inspanningen van de organisatie en concentreert zich langzaam in bovenstaande drie generieke aandachtspunten. Met de accountant is van gedachten gewisseld over de doorontwikkeling van de (verbijzonderde) interne controle na het boekjaar 2013 nu de organisatie steeds beter ‘in-control’ komt. De insteek hierbij is om de interne controle door te laten groeien van procesgerichte naar systeemgerichte interne controle. Bij het opstellen van het IC-plan voor 2014 zal hier nader op worden ingezoomd. Het rapport 'Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche 2013' is besproken in de Auditcommissie van 16 april 2014. De Auditcommissie heeft positief geadviseerd. 4.

Risico’s

Niet van toepassing. 5.

Financiële aspecten


Personele aspecten


Juridische aspecten

Conform artikel 2 lid 5 van Controleverordening waterschap Hollandse Delta worden de controlerapporten ter kennisgeving aangeboden aan de Verenigde Vergadering. 8.

Duurzaamheidsaspecten


Communicatieve aspecten (in-en extern)


Wijze van publiceren

Kies één of meerdere items: ☒ ☐ ☐ ☐

Niet van toepassing Intranet Internet Pers

11.

Verdere aanpak/ procedure

De aanbevelingen uit de interne controle worden verwerkt in de organisatiebrede verbeteragenda. 12.

Evaluatie

Niet van toepassing.

Uitvoering Intern Controleplan Tweede tranche 2013

Februari 2014 Concerncontrol

DATUM ONDERWERP

februari 2014 Controlerapport IC 2013 2e tranche

PAGINA

2 van 20

Inhoud

1 2 3 4

Inleiding ........................................................................................................................ 3 Algemene indruk .......................................................................................................... 4 Foutenevaluatie ............................................................................................................. 6 De 2e tranche bevindingen ............................................................................................. 7 4.0 Algemeen ............................................................................................................. 7 4.1 Inkoop en aanbesteden ......................................................................................... 7 4.1.1 Inkopen/factuurcontrole ................................................................................... 7 4.1.2 Aanbesteden .................................................................................................... 8 4.2 Personeelskosten .................................................................................................. 9 4.3 Afschrijvingen ..................................................................................................... 9 4.4 Treasury ............................................................................................................. 10 4.5 Bijdragen aan derden ......................................................................................... 11 4.6 Belastingen......................................................................................................... 12 4.7 Bijdragen van derden ......................................................................................... 13 4.8 Reserves en voorzieningen................................................................................. 14 4.9 Overige opbrengsten .......................................................................................... 14 4.10 Investeringen ...................................................................................................... 15 Bijlage 1 Financiële omvang van de processen ................................................................... 17 Bijlage 2 Overzicht deelwaarnemingen ............................................................................... 18 Bijlage 3 Foutenevaluatie .................................................................................................... 19

Onderliggende rapporten: Controlerapport Controlerapport Controlerapport Controlerapport Controlerapport Controlerapport Controlerapport Controlerapport Controlerapport Controlerapport Controlerapport

0 1a 1b 2 3 4 5 6 7 9 10

Algemene verbeterpunten Inkoop en aanbesteden onderdeel facturen Inkoop en aanbesteden onderdeel aanbestedingen Personeelskosten Afschrijvingen Treasury Bijdragen aan derden Belastingen Bijdragen van derden Overige opbrengsten Investeringen

DATUM ONDERWERP


1

PAGINA

3 van 20

Inleiding

In de maand augustus 2013 heeft het college van dijkgraaf en heemraden het "Interne controleplan waterschap Hollandse Delta 2013" vastgesteld. Het interne controleplan 2013 (IC-plan 2013) zoomt in op een tiental financiële processen, waarmee de volledige financiële huishouding van het waterschap wordt geraakt. Het betreft de volgende processen: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Inkoop en aanbesteden Personeelskosten Afschrijvingen Treasury Bijdragen aan derden Belastingen Bijdragen van derden Reserves en voorzieningen Overige opbrengsten Investeringen

De uitvoering van de interne controle vindt plaats in twee tranches. De eerste tranche wordt uitgevoerd voordat de interim controle door de accountant plaatsvindt en de tweede tranche voordat de accountantscontrole van de jaarrekening plaatsvindt. De bevindingen en aanbevelingen uit de Interne Controle (IC) worden opgenomen in de organisatiebrede verbeteragenda. Hiermee wordt een impuls gegeven om de kwaliteit van de bedrijfsvoering naar een hoger niveau te tillen. Onder Interne Controle wordt verstaan het uitvoeren van deelwaarnemingen en het opnemen van de stand van zaken van de lopende verbeterpunten per proces. Voor alle tien processen zijn de (verbijzonderde) interne controles uitgevoerd ter waarborging van de relevante getrouwheidsaspecten en de financiële rechtmatigheidsaspecten in het boekjaar 2013. In de verbeteragenda wordt tot slot melding gemaakt van een aantal lopende verbeterpunten van algemene aard welke niet zijn te linken aan een specifiek financieel proces. De laatste stand van zaken van deze lopende verbeterpunten is ook in kaart gebracht (zie paragraaf 4.0). Het type en aantal deelwaarnemingen per proces is gebaseerd op de financiële omvang van de werkprocessen (zie bijlage 1) en de aard van het proces zelf. Het IC-plan is vooraf afgestemd met de accountant. De controlewerkzaamheden zijn ingepland per half jaar per financieel proces (zie bijlage 2). De externe accountant heeft ten behoeve van de interim controle een exemplaar van dit controlerapport ontvangen en een exemplaar van alle opgestelde controlerapporten per proces.

DATUM ONDERWERP


2

PAGINA

4 van 20

Algemene indruk

Uit de Interne Controle ten behoeve van de Jaarrekeningcontrole (2e tranche) door de accountant, komt een beeld van verbetering naar voren. De organisatie maakt op het gebied van financieel beheer nog steeds vorderingen, aangejaagd door een stevige ‘financiële functie’ op de afdelingen. De primaire afdelingen profiteren van de verbeterde financiële advisering en ondersteuning; afdelingsbudgetten komen scherper in beeld, verantwoording wordt beter en problemen komen eerder aan de oppervlakte en worden sneller opgepakt. Steeds minder aandachtspunten uit de verbeteragenda blijven over waardoor de aandacht verschuift naar de primaire processen van WSHD. Verbetering is zichtbaar maar aanhoudend belangrijke aandachtspunten zijn: 

Naar het oordeel van Concerncontrol werkt de organisatie gestaag aan het (beter) toepassen van inkoop weten regelgeving. Met name de afdelingen BE en TO hebben de verbeterpunten betreffende aanbestedingsdossiers uit 2012 ter hand genomen en hun inkoopprocessen verbeterd. Er zijn echter nog voldoende mogelijkheden tot verbetering. In het boekjaar 2013 is ten aanzien van drie aanbestedingsdossiers geconstateerd dat sprake was van onrechtmatig inkopen. Een tweetal aanbestedingsdossiers die al in 2012 als onrechtmatig werden bestempeld zijn ook nog in 2013 niet op orde. In totaal is voor een bedrag van circa € 530.000 aan onrechtmatig inkopen geconstateerd, waarvan €135.000 nog het resultaat is van een lopend contract uit 2011. Zowel het aantal constateringen van onrechtmatig inkopen als het daarmee gemoeide bedrag is lager dan in 2012. Verbeteracties werpen hun vruchten af maar ‘Inkoop en Aanbesteding’ blijft aandacht verdienen.



Het opzetten van een contractmanagement komt nog moeizaam van de grond. De organisatie maakt slechts kleine stapjes hierin en vanuit de processen ‘Bijdragen van derden’, ‘Bijdragen aan derden’ en ‘Overige opbrengsten’ worden nog steeds bevindingen gedaan die voortkomen uit het niet of niet voldoende beheren en beheersen van afspraken met derde partijen/partners als gemeenten en andere waterschappen.



In de interne controle 1ste tranche is scherp ingezoomd op het subsidieproces wat reden was om in de 2e tranche dat niet te doen, uitgezonderd het monitoren van enkele verbeterpunten. De bevindingen en aanbevelingen blijven echter van kracht. Er zijn onvoldoende heldere afspraken over wie welke rol heeft in het subsidieproces. Evenmin zijn er eenduidige afspraken gemaakt met betrekking tot het gebruik van het subsidieregister en zijn subsidiedossiers niet op orde. Hierdoor bestaat er een kans op het maken van verantwoordingsfouten en daardoor de kans op het mislopen van subsidies.

Het aantal openstaande en lopende verbeterpunten daalt met de inspanningen van de organisatie en concentreert zich langzaam in bovenstaande drie belangrijke, generieke aandachtspunten (inkopen, contractbeheer en subsidies). Onderstaande tabel laat het verloop van het aantal punten uit de organisatiebrede verbeteragenda zien, onder voorbehoud van besluitvorming door het college van D&H. In deze tabel zijn nog niet opgenomen de (nieuwe) bevindingen betreffende 2013 en de bevindingen van de accountant vanuit de interim controle en de jaarrekeningcontrole. Medio 2014 wordt een volledig aangepaste verbeteragenda aan het bestuur aangeboden.

DATUM ONDERWERP


Proces

0. Algemeen 1a. Inkoop 1b. Aanbesteden 2. Personeelskosten 3. Afschrijvingen 4. Treasury 5. Bijdragen aan derden 6. Belastingen 7. Bijdragen van derden 8. Reserves en voorzieningen 9. Overige opbrengsten 10. Investeringen Totaal

PAGINA

Totaal per 1-7-2013 11 6 1 5 0 1 1 2 5 0 13 10 55

5 van 20

Gereed gemeld 1ste IC tranche 3 1 0 1 0 1 0 2 2 0 3 0 13

Gereed gemeld 2e IC tranche 3 2 0 2 0 0 0 0 0 0 4(*) 3 14

Totaal per 1-3-2014 5 3 1 2 0 0 1 0 3 0 6 7 28

(*) Eén (1) lopend verbeterpunt is niet gereed gemeld maar komen te vervallen om onnodige dubbelingen in de organisatiebrede verbeteragenda te voorkomen.

DATUM ONDERWERP


3

PAGINA

6 van 20

Foutenevaluatie

De foutenanalyse is vanaf 2012 een vast onderdeel van de Interne Controle. De foutenanalyse bestaat uit:  Een overzicht van de rechtmatigheidsfouten;  Een overzicht van de procedurele fouten ten opzichte van de interne regelgeving. Foutenoverzicht 2013 Omschrijving 2013 Oorspronkelijke programmabegroting 2013 Totale lasten Rechtmatigheidsfouten Interne procedure fouten

Geconstateerde fouten

Definitieve fouten

Begroting 2013 Lasten in % € 162.601.523

Norm

€ 528.000 € 456.000

€ 528.000 € 406.000

0,32 % 0,25 %

1% n.v.t.

Een overzicht van deze fouten per financieel proces en de (mogelijke) gevolgen hiervan voor de komende Jaarrekening 2013 is bijgevoegd in bijlage 3.

DATUM ONDERWERP


4

PAGINA

7 van 20

De 2e tranche bevindingen

De relevante bevindingen over het boekjaar 2013 naar aanleiding van de uitgevoerde IC worden in dit hoofdstuk gerapporteerd. Per financieel proces is een separaat controlerapport opgesteld. De beschouwingen die worden gerapporteerd zijn op deze onderliggende rapporten gebaseerd. 4.0

Algemeen

Conform het IC plan 2013 is in de 2de IC tranche 2013 de stand van zaken van 8 verbeterpunten uit de organisatie brede verbeteragenda in de categorie ‘Algemeen’ nagegaan. Hieruit blijkt dat op alle 8 resterende verbeterpunten voortgang wordt geboekt. Uit het monitoren van de lopende verbeterpunten blijkt het volgende: Gereed gemeld: Voor vier (4) verbeterpunten wordt aanbevolen ze gereed te melden;  Verbeterpunt 173 Oppakken verbeterpunten uit IT-audit 2011, deelacties 1.10, 2.4, 3.4,4 en 8.3  Verbeterpunt 175 Memoriaalboekingen, Managementletter 2012  Verbeterpunt 183 Administratieve organisatie en interne beheersing 2012  Verbeterpunt 184 Begrotingsonrechtmatigheid In 2014 voortgang nagaan: De volgende lopende verbeterpunten zullen tijdens de IC 2014 opnieuw worden onderzocht of het verbeterpunt gereed kan worden gemeld:  Verbeterpunt 13 ICT - Uitwijkvoorzieningen  Verbeterpunt 37 Procedure beoordelen/opschonen tussenrekeningen  Verbeterpunt 153 AO/IB beschrijvingen n.a.v. reorganisatie  Verbeterpunt 174 Meer inzicht in de beheersopgave in de begroting en MJR 4.1

Inkoop en aanbesteden

4.1.1

Inkopen/factuurcontrole

Tijdens de IC 2e tranche 2013 zijn conform het IC plan 2013 twaalf facturen onderzocht. Na twaalf deelwaarnemingen in de 1ste tranche is dit samen confrom het Interne Controleplan 2013. Daarnaast is de stand van zaken ten aanzien van vijf verbeterpunten uit de organisatiebrede verbeteragenda nagegaan. Facturen De deelwaarnemingen op facturen hebben niet geleid tot nieuwe bevindingen of aanbeveling. Alle facturen zijn onderzocht op het toepassen van de workflow (accorderen van facturen), het registreren en afboeken van verplichtingen en het toepassen op de factuur van het juiste BTW percentage van 21%. Er zijn geen onvolkomenheden geconstateerd. Verbeterpunten Uit het monitoren van de lopende verbeterpunten blijkt het volgende. In 2014 voortgang nagaan: De volgende lopende verbeterpunten worden tijdens de IC 2014 opnieuw onderzocht:  Verbeterpunt 16 Organisatiemandaat- en besluit & Regeling Budgethouderschap (Onderzoek naar interne procedure ‘Betalingen zonder autorisatie’)  Verbeterpunt 38 Contractadministratie/verplichtingen administratie  Verbeterpunt 191 Verbeteren contractbeheer rondom het leveren van elektriciteit

DATUM ONDERWERP


PAGINA

8 van 20

Gereed gemeld tijdens IC 2de tranche 2013:  Verbeterpunt 165 Opzet en werking procedure inhuur van derden  Verbeterpunt 187 Onderzoek doen naar interne procedure afwikkelen verplichtingen bij overgang boekjaar In het IC plan 2013 stond een nader onderzoek ingepland naar de procedure opdrachtverstrekking. Omdat de regeling budgethouderschap binnenkort wordt herzien is besloten dit onderzoek door te schuiven naar 2014. 4.1.2

Aanbesteden

Tijdens de 2e IC tranche 2013 zijn 9 nieuwe deelwaarnemingen uitgevoerd op het aanbestedingsproces. Na 3 deelwaarnemingen in de 1ste tranche is dit samen confrom het Interne Controleplan 2013. Daarnaast is de stand van zaken van één lopend verbeterpunt nagegaan. Aanbestedingen De belangrijkste bevindingen zijn: 1. Bij 3 van de 9 gecontroleerde nieuwe aanbestedingsdossiers is geconstateerd dat sprake is van een (deels) onrechtmatige inkoopsituatie; a. Onderhoud door derden wordt onrechtmatig ingekocht bij een loonbedrijf (€ 145.000); b. De collectieve autoverzekering is onrechtmatig ingekocht bij een verzekeraar (€ 135.000); c. Onderhoud door derden worden onrechtmatig ingekocht bij een loonbedrijf (€ 108.000); 2. De geconstateerde fouten betreffen rechtmatigheidsfouten die meetellen in het bepalen of waterschap Hollandse Delta in aanmerking komt voor een rechtmatigheidsverklaring voor de jaarrekening 2013. Verbeterpunten Om de stand de zaken van het verbeterpunt te kunnen bepalen heeft de afdeling Concerncontrol onderzocht hoe de ambtelijke organisatie de 7 aanbestedingsdossiers, waar in het boekjaar 2011 en 2012 nog was geconstateerd dat sprake is van (mogelijk) onrechtmatige inkoop, heeft opgepakt in het boekjaar 2013. Uit het monitoren van het lopende verbeterpunt blijkt dat de afdelingen BE en TO op basis van de gerapporteerde bevindingen hun inkoopplannen 2013 hebben aangescherpt. Dit heeft ertoe geleid dat op alle 7 aanbestedingsdossiers gepaste maatregelen zijn of worden doorgevoerd om te komen tot een rechtmatige aanbesteding. Bij 2 aanbestedingsdossiers van de afdeling BE is nog wel sprake is van een onrechtmatige inkoopsituatie. Dit omdat de uitgezette verbeteracties nog onvoldoende concreet zijn en/of aantoonbaar konden worden gemaakt in het boekjaar 2013. Het betreffen de aanbestedingsdossiers Mollenbestrijding door een loonbedrijf (huidige schatting omvang onrechtmatige inkoop in 2013 is € 88.000) en de afname van Onderhoud door Derden ingekocht bij een loonbedrijf (huidige schatting omvang onrechtmatig inkoop is € 52.000). De verwachting is dat pas lopende het boekjaar 2014 bij deze twee loonbedrijven sprake zal zijn van een rechtmatige inkoopsituatie. De geconstateerde onrechtmatige inkoopsituaties tellen mee in het bepalen of waterschap Hollandse Delta in aanmerking komt voor een rechtmatigheidsverklaring voor de jaarrekening 2013. Voorgesteld wordt verbeterpunt 186 ‘Controle rechtmatigheid inkoopdossiers’ niet gereed te melden. Verbeterpunt 186 ‘Controle rechtmatigheid inkoopdossiers’ zal tijdens de IC 2014 opnieuw worden onderzocht. Voorgesteld wordt om tijdens de eerste en tweede tranche 2014 opnieuw een follow up

DATUM ONDERWERP


PAGINA

9 van 20

controle uit te voeren op alle in het boekjaar 2013 geconstateerde onrechtmatige inkopen. 4.2

Personeelskosten

Tijdens de 2e IC tranche 2013 zijn zes deelwaarnemingen uitgevoerd. Na zes deelwaarnemingen in de 1ste tranche is dit samen confrom het Interne Controleplan 2013. Daarnaast is de stand van zaken ten aanzien van vier verbeterpunten uit de organisatiebrede verbeteragenda nagegaan. Loonstroken De deelwaarnemingen hebben niet geleid tot nieuwe algemene bevindingen en aanbevelingen. Verbeterpunten Uit het monitoren van de lopende verbeterpunten blijkt het volgende: In 2014 voortgang nagaan: De volgende lopende verbeterpunten worden tijdens de Interne controle 2014 opnieuw onderzocht:  Verbeterpunt 15 Inkoop personeelsgebonden goederen.  Verbeterpunt 116 Beter toepassen Ver Weg bepaling artikel 3 lid 2 van de Verordening Dienstreizen Gereed gemeld:  Verbeterpunt 145  Verbeterpunt 152 4.3

Urenregistratie Personeel: Centraliseren personeelsdeclaraties

Afschrijvingen

Tijdens de 2e IC tranche 2013 zijn conform het IC plan 2013 7 activa componenten onderzocht. Na 6 deelwaarnemingen in de 1ste tranche is dit samen confrom het Interne Controleplan 2013. Activakaarten De deelwaarnemingen hebben geleid tot één nieuwe bevinding en aanbeveling. De onderbouwing van de onderverdeling van de geactiveerde investeringskosten ontbreekt als kosten zijn geactiveerd op twee of meer activakaarten in plaats van één activakaart. In de meeste gevallen worden de kosten van een afgesloten investeringsproject via één activakaart opgevoerd op één activasoort met één vaste afschrijvingstermijn. In enkele gevallen moeten investeringskosten van een investeringsproject via meerdere activakaarten worden geactiveerd. De meest voorkomende redenen hiervoor zijn: • De te activeren investeringskosten bestaan deels uit immateriële vaste activa en deels uit materiële vaste activa waarvoor verschillende afschrijvingstermijnen gelden; • De te activeren investeringskosten bestaan uit materiële vaste activa waarvoor in de AWA is afgesproken om verschillende afschrijvingstermijnen te hanteren voor het bouwkundig deel van een kunstwerk enerzijds (30 jaar) en het mechanisch/elektrisch deel van een kunstwerk anderzijds (15 jaar). Geconstateerd is dat een cijfermatige onderbouwing van de naar verschillende activakaarten te verdelen investeringskosten bij het afsluiten van een investeringsproject niet beschikbaar is bij de afdeling FN. Naar aanleiding van deze deelwaarnemingen heeft de afdeling FN overzichten gemaakt met een verdeling van de investeringskosten naar de verschillende activakaarten. Dit ter

DATUM ONDERWERP


PAGINA

10 van 20

aanvullende verantwoording. Hieruit blijkt de investeringskosten juist zijn verantwoord in de activa-administratie. Aanbeveling: Maak bij investeringsprojecten de wijze waarop de onderverdeling van de investeringskosten en -opbrengsten heeft plaatsgevonden beter zichtbaar op het afsluitformulier. Dit in het geval de investeringskosten worden geactiveerd naar meer dan één activakaart. Pas indien nodig de huidige format van het ‘afsluitformulier investeringsproject’ aan. (actie afdeling FN) Via het ‘Controlerapport 3. Afschrijvingen IC 2013 1ste tranche’ is één nieuw verbeterpunt voorgedragen, te weten ‘Correct afwikkelen afgesloten investeringsproject Stellebos’. De ambtelijke organisatie heeft de aanbevelingen in het 4de kwartaal van 2013 in voldoende mate opgevolgd. Dit nieuwe verbeterpunt wordt derhalve niet aangemeld voor registratie in de organisatiebrede verbeteragenda. Verbeterpunten Er zijn geen openstaande verbeterpunten. 4.4

Treasury

Conform het IC Plan 2013 is dit proces in de 2e IC tranche integraal gecontroleerd. De verbijzonderde controle heeft geleid tot de volgende nieuwe algemene bevinding en aanbeveling. Ontbreken beleid op WSHD niveau m.b.t. afgeven van garanties en zekerheidsstellingen. De wet Fido noemt in haar bepalingen naast leningen ook garanties. Binnen het waterschap worden garanties en zekerheidsstellingen afgegeven. De verschijningsvormen van garanties zijn divers en kunnen (financiële) verplichtingen met zich meebrengen. Er is ten aanzien van afgegeven garanties geen specifiek beleid vastgelegd. Daarnaast is er beperkt sprake van centrale beheersing of controle, het proces van beheren en archiveren van garanties vindt namelijk plaats op de afdelingen zelf. Het op WSHD niveau schatten van het risico voortkomende uit garanties is o.a. input voor het weerstandsvermogen, de liquiditeitsprognose en niet uit de balans blijkende verplichtingen. Daarnaast dient het als signaleringsinstrument voor mogelijk op te treden (financiële) risico’s met een extern karakter. Aanbeveling Op te stellen beleid en richtlijnen vanuit de afdeling FN en BJ moeten de organisatie een kader geven waarbinnen zij garanties afgeeft, beheerd, beheerst en afwikkelt. Dit moet leiden tot een vermindering van de risico’s die voorkomen uit garanties en het toepassen van standaard beheersmaatregelen mogelijk maken. Na deze inventarisatie kunnen verdere afspraken gemaakt worden ten aanzien van de structurele borging van garanties binnen WSHD. (actie afdeling BJZ en FN) Verbeterpunten Er zijn geen openstaande verbeterpunten.

DATUM ONDERWERP


4.5

PAGINA

11 van 20

Bijdragen aan derden

Tijdens de 2e IC tranche 2013 zijn conform het IC plan 2013 negen (9) deelwaarnemingen gedaan op dit proces. Daarnaast is de stand van zaken ten aanzien van één verbeterpunt uit de organisatiebrede verbeteragenda nagegaan. Deelwaarnemingen De deelwaarnemingen hebben geleid tot een viertal nieuwe bevindingen en aanbevelingen. 1 Het contractbeheer binnen de afdeling PR is onvoldoende op orde Bij de verschillende afgesloten projectbijdrage overeenkomsten is geconstateerd dat de verschillende contractuele aspecten onvoldoende zijn vastgelegd en dat contractdossiers niet volledig zijn. Aanbeveling  De afdeling PR wordt geadviseerd om de nu lopende projectbijdragenovereenkomsten, afgesloten door de afdeling PR, te screenen of de kwaliteit ervan op orde is (vooraf duidelijk aan welke gemaakte kosten wordt bijgedragen door het waterschap en vooraf duidelijk hoe met de BTW wordt omgegaan).  De afdeling PR wordt ook geadviseerd om de contractdossiers te uniformeren voor alle lopende projectbijdragenovereenkomsten en om de voortgang centraal te monitoren door het bijhouden van een apart contractenregister. (actie afdeling PR) 2.

Het contractbeheer binnen de afdeling ZV aangaande beheer en onderhoud van rioolgemalen is onvoldoende op orde, Geconstateerd is dat bij een aantal bijdragen aan gemeenten, de kosten van bijdragen aan die gemeenten niet verantwoord worden conform het prestatiecriterium; kosten en baten worden niet in hetzelfde boekjaar verantwoord. Ook valt op dat door gemeenten verschillend wordt omgegaan met het toepassen van de BTW weten regelgeving en dat niet altijd is duidelijk welke kosten een gemeente doorberekend (kapitaallasten, water, exploitiekosten) Aanbeveling  De afdeling ZV wordt geadviseerd om voor vijf gemeenten in te schatten wat de hoogte is van de nog door te berekenen beheer- en onderhoudskosten over het boekjaar 2013 en om met betrokken gemeenten uniforme afspraken te maken overeenkomtig de wijze waarop het waterschap zelf de BTW doorberekend aan gemeenten als het kapitaallasten, water en overige exploitatiekosten in rekening brengt bij een gemeente m.b.t. de exploitatie van rioolgemalen. (actie afdeling ZV)

3.

Het Delegatie en mandaatbesluit 2013 wat betreft het verstrekken van GAP-, STIWAS- en RIOBUIT-subsidies wordt niet nageleefd. De subsidietoekenning door de afdeling PR vindt wel plaats conform de geldende subsidieverordening en beleidsregels GAP, STIWAS en RIOBUIT maar niet conform het huidige Delegatie en mandaatbesluit 2013. Aanbeveling  De afdeling PR wordt geadviseerd vanaf 2014 alle subsidiebeschikkingen voortaan te laten ondertekenen door de bevoegd zijnde directeur conform het geldende delegatie- en mandaatbesluit. (actie afdeling PR)

DATUM ONDERWERP


PAGINA

12 van 20

4.

Verstrekte subsidies Agroranden worden begroot en verantwoord op een verkeerde kostensoort. Geconstateerd is dat de verstrekte subsidies aan bedrijven door het waterschap zijn begroot en verantwoord op een verkeerde kostensoort en wel op kostensoort 4310003 Contributies en bijdragen. Aanbeveling Voorgesteld wordt om de te verstrekken subsidies aan bedrijven vanaf het boekjaar 2014 te begroten en verantwoorden op de juiste kostensoort en wel op kostensoort 4401000 Bijdragen aan bedrijven. (actie afdeling PR). Verbeterpunten Uit het monitoren van het lopende verbeterpunt blijkt het volgende. Verbeterpunt 167: Verbeteren intern beheer rondom jaarlijkse bijdragen aan gemeenten t.b.v. onderhoud en beheer OV. Er wordt weinig voortgang geboekt op dit verbeterpunt. Dit punt wordt in de interne controle 2014 opgenomen. 4.6

Belastingen

Conform het IC Plan 2013 is dit proces in de 2e IC tranche integraal gecontroleerd. De verbijzonderde controle heeft geleid tot de volgende nieuwe algemene bevinding en aanbeveling. Onzekerheid over juistheid en volledigheid van de belastingopbrengsten. In de IC 2e tranche is geconstateerd dat op basis van de kwartaaloverzichten van SVHW aan WSHD, geen zekerheid te verkrijgen is over de juistheid en volledigheid van de aangeleverde mutaties en eindstanden per kwartaal. Dit wordt veroorzaakt doordat het verloop van de standen niet (volledig) aansluiten op elkaar en in de rapportages geen verklaring c.q. analyse gegeven wordt van het verschil. Overigens sluit de financiële administratie per 31 -12- 2013 aan met de eindverantwoording van SVHW waarvoor door de accountant een goedkeurende verklaring is afgegeven. De kwartaalrapportages geven een cijfermatige weergave van de resultaten. Er wordt gedurende het jaar onvoldoende kwalitatieve analyse gegeven door het SVHW op de afwijkingen. In 2013 is er een afwijking geconstateerd tussen de geraamde en de gerealiseerde belastingopbrengsten. Deze afwijking is groter dan in voorgaande jaren. Ten tijde van het opstellen van dit controlerapport (26 februari 2014) is nog niet duidelijk wat hier aan ten grondslag ligt. Dit wordt nog nader onderzocht.

DATUM ONDERWERP


PAGINA

13 van 20

Aanbeveling Uit de bevindingen komt naar voren dat de informatieverstrekking vanuit het SVHW verder aangescherpt moet worden om als opdrachtgever een mening te kunnen vormen over de voortgang en de risico’s ten aanzien van de belastingopbrengst en deze op een juiste en volledige manier te verwerken in de financiële administratie. Daarnaast is het aan te bevelen om voor de Burap 2 samen met SVHW een diepgaande analyse in te stellen over de resultaten tot dan toe en overleg te voeren over de afwijkingen en te verwachten risico’s. Dit om grote afwijkingen tijdens de jaarrekening te voorkomen en tijdig te rapporteren. Geadviseerd wordt om samen met SVHW te komen tot een ‘verbeteragenda’ en u over de voortgang hiervan middels de bestaande P&C-cyclus te laten informeren. (Actie afdeling FN)

Verbeterpunten Er zijn geen openstaande verbeterpunten. 4.7

Bijdragen van derden

Tijdens de IC 2e tranche 2013 zijn 5 deelwaarnemingen uitgevoerd. Na 4 deelwaarnemingen in de 1ste tranche is dit samen confrom het Interne Controleplan 2013. Daarnaast is de stand van zaken ten aanzien van drie verbeterpunten uit de organisatiebrede verbeteragenda nagegaan. Deelwaarnemingen De deelwaarnemingen hebben geleid tot één nieuwe algemene bevinding en aanbevelingen. Incidentele bijdrage van derden die niet (op tijd) is opgenomen in de begroting. In oktober 2013 is een eenmalig creditnota ontvangen van de Gemeenschappelijke Regeling Aquon. De teruggave betreft een bedrag van € 390.579 netto voor Frictiekosten Huisvesting. Waar geen aandacht aan besteed is, is om dergelijke incidentele bijdragen in kosten van derden, daar waar bekend, in de begroting op te nemen. Aanbeveling Indien éénmalige ‘bijdragen van derden’ al bekend zijn aan het begin van of gedurende het boekjaar dient dit ook in de begroting opgenomen te worden, eventueel via een bestuursrapportage. Verbeterpunten Uit het monitoren van de drie lopende verbeterpunten blijkt het volgende: In 2014 voortgang nagaan: De volgende lopende verbeterpunten zullen tijdens de IC 2014 opnieuw worden onderzocht of het verbeterpunt gereed kan worden gemeld:  Verbeterpunt 85 Verbeteren intern beheer rondom jaarlijkse bijdragen van gemeenten t.b.v. onderhoud en beheer OV en VRI’s  Verbeterpunt 86 Investeringsbijdragen/Bijdragen in kapitaallasten van Rioolgemalen/VRI's  Verbeterpunt 155 Verbeteren interne beheer rondom subsidiebaten Gereed gemeld: Geen.

DATUM ONDERWERP


PAGINA

14 van 20

Opmerking: Hier dient echter niet de conclusie te worden getrokken dat geen voortgang wordt geboekt. De geconstateerde voortgang die wel degelijk wordt geboekt heeft echter niet geleid tot het gereed melden van lopende verbeterpunten. 4.8

Reserves en voorzieningen

Conform het IC Plan 2013 is dit proces in de IC 2e tranche integraal gecontroleerd. Dit heeft niet geleid tot nieuwe bevindingen en aanbevelingen. Verbeterpunten Er zijn geen openstaande verbeterpunten. 4.9

Overige opbrengsten

Tijdens de IC 2de tranche 2013 is één deelwaarneming uitgevoerd. Na een eerder gedane deelwaarneming in de 1ste tranche is dit samen confrom het Interne Controleplan 2013. Daarnaast is de stand van zaken ten aanzien van tien verbeterpunten uit de organisatiebrede verbeteragenda nagegaan. Deelwaarneming De deelwaarneming heeft een relatie met verbeterpunt 57 ‘Incidentele grondverkopen’. Op grond van de bevindingen wordt dit verbeterpunt gereed gemeld, maatregelen zijn in de Jaarrekening 2013 genomen. Op basis van dezelfde uitgevoerde deelwaarneming wordt geen nieuwe aanbeveling gedaan. Verbeterpunten Uit het monitoren van de 10 resterende lopende verbeterpunten blijkt het volgende. Vervallen na IC 2de tranche 2013:  Verbeterpunt 58c Verbeteren contractbeheer maken bestekken en uitvoeren bestekken in opdracht van derden (Reden: Dubbelingen geconstateerd met andere lopende verbeterpunten zijnde de verbeterpunten 55c, 55e en 181). Gereed gemeld na IC 2de tranche 2013:  Verbeterpunt 55a Ondersteuning groenbeheer HW  Verbeterpunt 57 Incidentele grondverkopen  Verbeterpunt 97 De wijze waarop BTW bij het waterschap wordt geadministreerd en aangegeven In 2014 voortgang nagaan: De volgende lopende verbeterpunten zullen in de interne controle van 2014 worden opgenomen en worden onderzocht;  Verbeterpunt 50 Aanpassen beleid en verbeteren intern beheer Regeling ‘Herstel wegopbrekingen’  Verbeterpunt 55c Bestekken maken voor bestekswerk in opdracht van derden. Het betreft bestekswerk voor: - Baggerwerk in opdracht van RWS - Buitengewoon en gewoon onderhoud voor gemeenten. - Groenbeheer HW - Boombeheer Flakkee - Subsidiabele fietsprojecten  Verbeterpunt 55e Gewoon onderhoud & bijzonder onderhoud voor diverse overheden  Verbeterpunt 58b Verbeteren contractbeheer rondom geleverde gladheidsbestrijdingsdiensten

DATUM ONDERWERP


 

PAGINA

15 van 20

Verbeterpunt 87

Intern beheer m.b.t. verladen suikerbieten, bemaling gebiedsvreemd water en bediening van de Voornse Sluis. Verbeterpunt 181 Contractmanagement overige opbrengsten, bijdragen van derden en bijdragen aan derden

4.10

Investeringen

Tijdens de IC 2de tranche 2013 zijn 6 deelwaarnemingen uitgevoerd op lopende investeringsprojecten. Na een eerder gedane 6 deelwaarnemingen op lopende investeringsprojecten in de 1ste tranche is dit samen confrom het Interne Controleplan 2013. Daarnaast is de stand van zaken ten aanzien van tien verbeterpunten uit de organisatiebrede verbeteragenda nagegaan. Lopende investeringsprojecten De deelwaarnemingen hebben geleid tot de volgende twee nieuwe algemene bevindingen en aanbevelingen: 1. Herijken projectproducten en projectmandaat bij grote vertragingen In gevallen waarbij een project vertraging oploopt kan er sprake zijn van een situatie waarbij het project buiten de afgesproken toleranties (geld, tijd, kwaliteit) komt te vallen. Er moet dan afstemming gezocht worden met de staande organisatie. Een dergelijke overschrijding op de toleranties heeft namelijk invloed op de beschikbare capaciteit, financiële planning, werkvoorraad projecten en moeten integraal afgewogen worden binnen de totale projectportfolio van WSHD. Dit valt buiten het verantwoordelijkheidsgebied van het project en de opdrachtgever. Daarnaast betekent een aanzienlijke vertraging dat gehanteerde toleranties en producten zoals ramingen, planningen en externe afspraken (bijv subsidies) niet meer actueel zijn en er een actualisatie moet plaatvinden. Dit kan betekenen dat een project afgesloten wordt en mogelijk later opnieuw opgestart moeten worden. De afdeling projecten en uitvoering (PU) heeft in haar jaarplan 2014 als doelstelling opgenomen het werken met Prince2, IPM-rollen en opdrachtgeverschap verder te professionaliseren. Hiermee wordt een cultuurverandering beoogd welke moet borgen dat de verschillende rollen in het project vanuit hun expertise zorgdragen voor een professionele uitvoering en een juiste en volledige informatievoorziening naar de juiste hiërarchische niveaus. 2. VV-besluiten sneller verwerken in de financiële systemen. Bij twee deelwaarnemingen op lopende HWBP-investeringsprojecten is geconstateerd dat het beschikbaar gestelde investeringskrediet met vertraging van een aantal weken vastgelegd wordt in de financiële administratie. Voor een goede analyse van de afwijkingen en het bevorderen van het kostenbewustzijn is een snelle verwerking van VV-besluiten in systemen van belang. Aanbeveling De aanbeveling is afdeling FN voorafgaand aan het besluit de begrotingswijziging klaar te laten zetten, te controleren en procedureel zodanig vast te leggen dat deze daags na de VV verwerkt wordt. (Actie afdeling FN)

DATUM ONDERWERP


PAGINA

16 van 20

Verbeterpunten Uit het monitoren van de 10 resterende lopende verbeterpunten blijkt het volgende. Gereed gemeld na IC 2de tranche 2013:  Verbeterpunt 157: Verbeteren projectbeheersing -> Maandelijks rapporteren over projecten (in tijd, geld en kwaliteit). -> Tijdig informeren van het bestuur over afwijkingen.  

Verbeterpunt 158: Opschonen en afsluiten project Hoekseweg Strijen – Oud Beijerland Verbeterpunt 159: Opschonen en afsluiten project Uitvoering Krekenplan 2005 - 2010

In 2014 voortgang nagaan: Zeven (7) lopende verbeterpunten zullen tijdens de Interne Controle 2014 opnieuw worden onderzocht:  Verbeterpunt 120 Verbeteren projectbeheersing -> PID  Verbeterpunt 121 Verbeteren projectbeheersing -> classificatie van projecten  Verbeterpunt 122 Kredieten beter uitsplitsten naar investeringskostensoorten  Verbeterpunt 123 Verbeteren projectbeheersing -> voor- en nacalculatie projectkosten  Verbeterpunt 169 Verbeteren projectbeheersing -> issuemanagement  Verbeterpunt 189 Verbeteren intern beheer lopende investeringsprojecten rondom twee fietsverbindingsroutes zijnde S40 + Hoekseweg Strijen – Oud  Verbeterpunt 190 Subsidiabiliteit kosten eigen personeel conform subsidieregeling fietspaden van de PZH


DATUM ONDERWERP

17 van 20

PAGINA

Bijlage 1 Financiële omvang van de processen In het IC-plan 2013 is het volgende opgenomen. Voor de volgende 10 processen vindt interne controle plaats door Concerncontrol ter waarborging van de relevante getrouwheidsaspecten en de financiële rechtsmatigheidsaspecten: 1. Inkoop en aanbesteden 2. Personeelskosten 3. Afschrijvingen 4. Treasury 5. Bijdragen van derden 6. Belastingen 7. Bijdragen aan derden 8. Reserves en voorzieningen 9. Overige opbrengsten 10. Investeringen De selectie van de te controleren processen is gebaseerd op de financiële omvang van deze werkprocessen die uit de oorspronkelijke programmabegroting 2013 blijkt. Zie hiervoor onderstaande twee tabellen. Nr

Processen (lasten)

Omvang programmabegroting 2013

1 2

Inkoop en aanbesteden Personeelskosten

€ 72.280.216 € 37.550568

% van de programmabegroting 2013 44,5 % 23,1 %

3 4 5 6 8 0

Afschrijvingen Treasury Bijdragen aan derden Belastingen Reserves en voorzieningen Onvoorzien Totaal Lasten Processen (baten) Belastingen Bijdragen van derden

€ 22.897.051 €12.717.562 € 9.075.449 € 2.591.700 € 4.988.977 € 500.000 € 162.601.523

14,1% 7,8 % 5,6 % 1,6 % 3,1% 0,3 % 100,1 %

€ 137.577.456 € 10.329.500

84,6 % 6,4 %

Treasury Reserves en voorzieningen Overige opbrengsten Investeringen – geactiveerde uren (aandeel HWBP) Totaal Baten

€ 3.165.626 € 2.023.350 € 1.990.700 €7.514.891 (€ 1.965.000) €162.601.523

6 7 4 8 9 10

1,9 1,2 1,2 4,6

% % % %

99,9 %

Financiële omvang processen in de exploitatiesfeer programmabegroting 2013 Nr

Processen (investeringen) (x 1.000)

Omvang overige investeringen

Omvang Wegen

Omvang Zuiveringstechnische werken

Omvang Watersysteem

Omvang Waterkeringen (aandeel HWBP)

Totaal

10

Bruto investeringen Bijdragen van derden Netto investeringen

€ 6.340

€ 21.815

€ 18.931

€ 31.472

€ 170.158

€0

€ 11.749

€ 586

€ 14.728

€ € 6.340,00

€ 10.066

€ 18.345

€16.744

€ 91.600 (€ 89.000) € 88.950 (€ 89.000 ) € 2.650 (€ 0)

7 10

Financiële omvang processen in de investeringensfeer programmabegroting 2013

€ 116.013 € 54.145

DATUM ONDERWERP


PAGINA

18 van 20

Bijlage 2 Overzicht deelwaarnemingen In het IC-plan 2013 is het volgende opgenomen. N r

0

Hoofdproces

Algemeen

Monitoren verbeterpunten (halfjaarlijks)

11 7

1 Inkoop en aanbesteden1

2

Personeelskosten 2

3

Afschrijvingen3

4 5

Minimum aantal deelwaarnemingen (aandeel HWBP)

IC 2013 1ste tranche 2-de 3-de Kw Kw '13 '13

IC 2013 2de tranche 4-de 1-ste kw kw '13 '14

24 inkoopdossiers

12 inkoopdossiers

12 inkoopdossiers

12 aanbestedingsdossiers (4 aanbestedingsdossiers)

6 aanbestedings -dossiers (2 aanbestedings -dossiers)

6 aanbestedingsdossiers (2 aanbestedingsdossiers)

12

6

6

12 (2) Integraal

6 (1)

6 (1) Integraal

8

4

4

Niet van toepassing

1

5 0

Treasury Bijdragen aan derden

1 1

6

Belastingen

2

Integraal

7

Bijdragen van derden Reserves en voorzieningen Overige opbrengsten

5

8 (2)

8 9 10

Investeringen4

0 13 10

Planning van de deelwaarnemingen (aandeel HWBP)

Integraal 4 (1)

Integraal

4 (1) Integraal

4

2

2

12 (4)

6 (2)

6 (2)

Planningsoverzicht 2013

1

Voor het selecteren van de inkoopdossiers wordt de volgende richtlijn gevolgd: 1 deelwaarnemingen/jaar voor inkopen met waarde minder dan € 5.000 2 deelwaarnemingen/jaar voor inkopen met waarde tussen € 5.000 en € 50.000 8 deelwaarnemingen/jaar voor inkopen met waarde tussen € 50.000 en € 100.000 13 deelwaarnemingen/jaar voor inkopen met waarde meer dan €100.000 Voor het selecteren van de aanbestedingsdossiers wordt de volgende richtlijn gevolgd; De selectie van de aanbestedingsdossiers vindt plaatst door te kijken naar de grootste leveranciers waar in 2013 qua volume (uitgedrukt in euro’s) het meest van wordt afgenomen. 2

Het betreft de deelwaarnemingen op loonstrookjes. Bij alle geselecteerde loonstrookjes wordt een deelwaarneming uitgevoerd cf. de checklist Controle aanstelling, ontslag en diverse mutaties. Van de geselecteerde loonstrookjes wordt bij minimaal 3 loonstrookjes de deelwaarneming uitgebreid met een bruto/netto berekening cf. de checklist Controle bruto/netto berekening. 3

Voor het selecteren van de activacomponenten wordt de volgende richtlijn gevolgd: De selectie van de deelwaarnemingen is zoveel mogelijk gebaseerd op de verdeling tussen de in 2012 en 2013 afgesloten projecten op de verschillende taakvelden van het waterschap en naar de aard van de investeringen (materieel of immaterieel). 4

3 3 3 3

Voor het selecteren van lopende investeringsprojecten wordt de deelwaarnemingen/jaar voor investeringsprojecten met waarde deelwaarnemingen/jaar voor investeringsprojecten met waarde deelwaarnemingen/jaar voor investeringsprojecten met waarde deelwaarnemingen/jaar voor investeringsprojecten met waarde

volgende richtlijn gevolgd: minder dan € 250.000. tussen € 250.000 en € 1.000.000. tussen € 1.000.000 en € 2.500.000. meer dan € 2.500.000.

DATUM ONDERWERP


PAGINA

19 van 20

Bijlage 3 Foutenevaluatie Overzicht foutenevaluatie Nr

Bevinding

Totaal bedrag

1. Inkoop en aanbesteden 1.1 Onrechtmatige € 52.000 inkoop 1 1.2 Onrechtmatige € 88.000 inkoop 2 1.3 Onrechtmatige € 145.000 inkoop 3 1.4 Onrechtmatige € 135.000 inkoop 4 1.5 Onrechtmatige € 108.000 inkoop 5

Rechtmatigheid

Procedureel

Repareren

Gerepareerd

Rechtmatigheid correctie

Procedureel correctie

Totaal fouten 2013

€52.000

Nee

Nee

€0

€0

€ 52.000

€ 88.000

Nee

Nee

€0

€0

€ 88.000

€ 145.000

Nee

Nee

€0

€0

€ 145.000

€ 135.000

Nee

Nee

€0

€0

€ 135.000

€ 108.000

Nee

Nee

€0

€0

€ 108.000

€ 25.000

Ja

Ja

€0

€ 25.000

€0

€ 25.000

Ja

Ja

€0

€ 25.000

€0

2.Personeelskosten

3. Afschrijvingen 3.1

Geen BTWvooraftrek toegepast (bijdrage is BTW belast) of te weinig kosten doorberekend (bijdrage is BTW onbelast) 3.2 Geen VATkosten doorberekend 4. Treasury

5. Bijdragen aan derden 5.1 BTW-risico € 4.000 5.2 Niet voldoen PM aan prestatiecriterium 5.3 Te veel BTW in € 25.000 rekening gebracht door gemeenten aan het waterschap 5.4 Subsidie€ 82.000 beschikkingen niet getekend door bevoegd persoon cf mandaatregister 5.5 Kosten €295.000 verantwoord op verkeerde kostensoort 6. Belastingen 7. Bijdragen van derden 8. Reserves en voorzieningen 9. Overige opbrengsten 10. Investeringen

€0 €0

Nee Nee

Nee Nee

€0 €0

€0 €0

€ 4.000 PM

€0

Nee

Nee

€0

€0

€ 25.000

€0

Nee

Nee

€0

€0

€ 82.000

€0

Nee

Nee

€0

€0

€ 295.000

DATUM ONDERWERP


PAGINA

20 van 20

Toelichting bevindingen in overzicht foutenevaluatie Nr 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 3.1

3.2 5.1

Omschrijving Onrechtmatige inkooop 1 Onrechtmatige inkoop 2 Onrechtmatige inkoop 3 Onrechtmatige inkoop 4 Onrechtmatige inkoop 5 Geen BTWvooraftrek toegepast (bijdrage is BTW belast) of te weinig kosten doorberekend (bijdrage is BTW onbelast) Geen VAT-kosten doorberekend BTW-risico

5.2

Niet voldoen aan prestatiecriterium

5.3

Te veel BTW in rekening gebracht door gemeenten aan het waterschap

5.4

Subsidiebeschikkingen niet getekend door bevoegd persoon cf mandaatregister Kosten verantwoord op verkeerde kostensoort

5.5

Oorspronkelijke programmabegroting 2013 Totaal begrote lasten Marge onrechtmatigheid % Marge onrechtmatigheid Rechtmatigheidsfouten Procedurele fouten

Toelichting Betreft inkoop van diverse loondiensten bij een leverancier Betreft inkoop van diensten m.b.t. het bestrijden van mollen bij een leverancier. Betreft inkoop van diverse loondiensten bij een leverancier. Betreft inkoop van een collectieve autoverzekering bij een verzekeraar. Betreft inkoop van diverse loondiensten bij een leverancier. Het waterschap loopt het risico circa € 25.000 aan BTW inkomsten mis te lopen door het niet toepassen van het recht op vooraftrek van BTW of onterecht te weinig kosten door te bereken aan de gemeente (circa € 25.000)

Het waterschap loopt het risico dat onnodig voor circa 25.000 aan VAT-kosten niet in rekening (kunnen) worden gebracht bij de gemeente. Het Rijk brengt geen BTW in rekening als het onderhoud- en beheerkosten in rekening brengen aan VRI’s welke in eigendom zijn van het Rijk. In overeenkomsten ontbreekt de bepaling dat het waterschap achteraf geen BTW krijgt doorberekend als het Rijk tot een andere fiscaal inzicht komt gedurende de looptijd van de overeenkomst. Zie verder tekst eerste bevinding en aanbeveling bij § 4.5 Vijf gemeenten factureren de onderhoud- en beheerbijdragen rioolgemalen gemaakt in 2013, die WSHD dient te betalen aan hen, ruim na verstrijken van het boekaar 2013. De kosten worden nu door WSHD verantwoord in het boekjaar 2014. Zie ook tekst tweede bevinding en aanbeveling bij § 4.5 Concerncontrol schat in dat WSHD nu te veel BTW betaald aan gemeenten. Voornaamste oorzaak vormt de constatering dat één gemeente de afgelopen jaren 21% BTW in rekening brengt over kapitaallasten. Het huidige inzicht bij WSHD is dat over kapitaallasten geen BTW over hoeft te worden berekend door deze gemeente. Zie ook tekst tweede bevinding en aanbeveling bij § 4.5 Alle in het boekjaar 2013 lopende subsidieaanvraagbeschikkingen met een waarde van minder dan € 50.000 zijn nu niet ondertekend door de bevoegde persoon zijnde de taakverantwoordelijke directeur van de afdeling PR. Zie ook tekst derde bevinding en aanbeveling bij § 4.5. Geconstateerd is dat de verstrekte subsidies aan bedrijven door het waterschap worden begroot en verantwoord op een verkeerde kostensoort. Zie ook tekst vierde bevinding en aanbeveling bij § 4.5

€ 162.601.523 1% € 1.626.010 € 528.000 € 406.000

0,32% 0,25 %

Datum: 26 juni 2014 Agendapunt nr: 6.e

Recommend Documents