1. Voorblad
Datum: Agendapunt nr:
27 maart 2014 6.g.
Aan de Verenigde Vergadering Evaluatie communicatie-activiteiten 2013 Aard voorstel Aantal Bijlagen
Informerend stuk 2
Voorstel behandeld door Verenigde Vergadering Commissie MBH College Dijkgraaf en Heemraden
Voorstel geparafeerd door Secretaris-Directeur Dijkgraaf
Naam Arnoud vanVliet Jan Geluk
Datum 27 Maart 2014 12 Maart 2014 18 Februari 2014
Paraaf Akkoord Akkoord
Ridderkerk, 27 maart 2014. Dijkgraaf en heemraden voornoemd, secretaris-directeur, dijkgraaf,
drs. A.A. van Vliet.
ing. J.M. Geluk.
Bijlagen: Voorstel: Voorstel_490.doc Bijlage: Evaluatie communicatie 2013 tbv DenH.pdf Stukken ter inzage:
Datum 19-02-2014 20-02-2014
2. Voorstel_490.doc
EVALUATIE COMMUNICATIEACTIVITEITEN 2013
1.
Aanleiding
In de notitie 'Communicatiebeleid Waterschap Hollandse Delta; een professionele waterautoriteit(2010-2013)' – behandeld in de Verenigde Vergadering (VV) van 24 juni 2010 - is toegezegd dat de VV jaarlijks een evaluatie over de uitvoering van het communicatiebeleid over het afgelopen jaar ontvangt. In bijgaande notitie wordt hier invulling aan gegeven voor het jaar 2013.
2.
Voorstel
Voorgesteld wordt: - Kennis te nemen van de notitie Evaluatie communicatieactiviteiten 2013
3.
Motivering
Zie onder punt 1. 4.
Risico’s
Niet van toepassing 5.
Financiele aspecten
Niet van toepassing. De evaluatie beperkt zich tot de communicatieactiviteiten. Financiële verantwoording over Externe communicatie vindt plaats via de P&C-cycus (burap/jaarrekening). 6.
Personele aspecten
Niet van toepassing. 7.
Juridische aspecten
Niet van toepassing 8.
Duurzaamheidsaspecten
Niet van toepassing 9.
Communicatieve aspecten (in-en extern)
Niet van toepassing.
10.
Wijze van publiceren
Niet van toepassing.
1
11.
Verdere aanpak/ procedure
Niet van toepassing. 12.
Evaluatie
Niet van toepassing.
13.
Afdelingen die instemmen met het voorstel
BJ FN
2
DATUM AAN
BETREFT
Februari 2014 VAN Verenigde vergadering AFSCHRIFT AAN 27 maart 2014 Evaluatie communicatieactiviteiten 2013
Dijkgraaf en heemraden
Evaluatie communicatieactiviteiten 2013
Aanleiding In de notitie 'Communicatiebeleid Waterschap Hollandse Delta; een professionele waterautoriteit(2010-2013)' – behandeld in de Verenigde Vergadering van 24 juni 2010 - is toegezegd dat de VV jaarlijks een evaluatie over de uitvoering van het communicatiebeleid over het afgelopen jaar ontvangt. In deze notitie is hier invulling aan gegeven.
Uitgangspunten communicatie In 2011 heeft een imago-onderzoek laten zien dat meer dan 70% van de inwoners onze naam kent en meer dan 90% van de inwoners één van onze taken kent. De taken watersysteem en waterkeringen hebben een bekendheid van meer dan 80%. De taakbekendheid van met name de wegen- en zuiveringstaak (42% en 63%) was relatief laag. Tevens werd duidelijk dat de naams- en taakbekendheid in stedelijk gebied veel minder was dan in landelijk gebied. Op basis hiervan is focus aangebracht in de communicatieactiviteiten voor 2012: gericht op stedelijk gebied, met name op de zuiveringstaak en wegentaak. Hierbij kregen de overige taken watersysteem en waterkeringen uiteraard ook aandacht. In 2013 is deze focus doorgezet. Daarnaast is, op basis van o.a. onderzoek van het burgerpanel, nog meer aangesloten bij de wens van inwoners om meer te weten over wateroverlast, waterveiligheid en de besteding van belastinggeld. De uitvoering van het communicatiebeleid is daarbij altijd gericht op de doelstellingen uit het het coalitieprogramma: Activiteiten van waterschap breder bekend maken bij de inwoners. Herkenbaarheid en zichtbaarheid van WSHD en zijn beleid verder te verbeteren. Betrokkenheid van belanghebbenden bij het werk te vergroten en vroegtijdig bij de planvorming betrekken. Jongeren via de onderwijsinstellingen actief benaderen. Daarnaast zijn aanbevelingen van de Rekenkamercommissie (december 2009) op het gebied van meetbaarheid, evaluatie en verantwoording nadrukkelijk meegenomen.
Wat hebben we gedaan? De activiteiten zijn zoveel mogelijk samengevat en ingedeeld naar bovengenoemde hoofddoelen. Daar waar mogelijk is een vergelijking gemaakt met 2012. 1. Communicatieactiviteiten gericht op doelstelling: Activiteiten waterschap breder bekend maken bij de inwoners / Herkenbaarheid en zichtbaarheid van WSHD en zijn beleid verbeteren 1.1 Evenementen ln 2013 is op basis van bovenstaande focus een keuze gemaakt om deel te nemen aan enkele publieksevenementen/gebeurtenissen, waarbij een afweging is gemaakt tussen groot bereik, kosten en inzet. Tijdens Kom in de Kas, de Veiligheidsdag in Barendrecht, het Brielse Meer Spektakel en de Wereldhavendagen zijn zo’n 32.000 mensen actief bereikt. Dit is vergelijkbaar met 2012. 1.2 Media-aandacht De regionale gebiedsdekkende media zijn voortdurend betrokken geweest in de berichtgeving vanuit het waterschap. Zowel door structurele plaatsing van de maandelijkse informatiepagina in de huis-aan-huispagina's binnen het gebied, het aanbieden van persberichten, nieuwsberichten op website, de wekelijkse digitale nieuwsbrief en social media.
PAGINA
2 van 5
Zo zijn de inwoners van het gebied op de hoogte gehouden van alle ontwikkelingen en de relatie die dit heeft tot het uitvoeren van de kerntaken. Projecten of algemene zaken uit de programma's waterkeringen, watersystemen, zuiveren en (vaar)wegen waren gezamenlijk goed voor veel publiciteit, variërend van lokale websites tot aandacht in landelijke media. De aanpak van de zettingsvloeiing in de Oude Maas in augustus en september en de wateroverlast in oktober heeft gezorgd voor extra aandacht van de media en dus extra mogelijkheden voor WSHD om de (kern)taken van het waterschap breed onder de aandacht van de belastingbetaler te brengen. Vanuit de knipselkrant (LexisNexis) is gemeten dat gemiddeld 370.000 inwoners uit de regio per week bereikt worden (vergelijkbaar met 2012). Uiteraard geldt hierbij dat hier gaat om bereik op basis van oplages. Het is niet mogelijk te meten wat een persoon daadwerkelijk in een krant leest. Door de landelijke publiciteit rondom de eerder genoemde onderwerpen is overigens landelijk in de maanden juli en oktober een groter bereik gehaald (gemiddeld 780.000 personen). 1.3 Social media Het twitteraccount van het waterschap kende eind 2013 ruim 2900 volgers (t.o.v 2000 in 2012). Hiermee zat Hollandse Delta in de top 3 van waterschappen die Twitter gebruiken. 65% van de berichten werd geretweet, of beter gezegd door een ander gebruiker van Twitter aan zijn/haar volgers getoond. Hierdoor nam het bereik van dit medium aanzienlijk toe. Vanuit WSHD wordt elke werkdag minstens één tweet verzonden. Om het werk aan de kerntaken voor een breder publiek inzichtelijk te maken, maakt het waterschap ook gebruikt van een online video-site: YouTube. Op deze site heeft het waterschap in 2013 diverse filmpjes geplaatst. Dit heeft geresulteerd in zo'n 6.200 kijkers (t.o.v 4.300 in 2012). Dit grote aantal kijkers wordt vooral veroorzaakt door de filmpjes rondom de herdenking van de watersnoodramp 1953. Bovendien wordt er gemiddeld aanzienlijk langer gekeken dan in voorgaande jaren. 1.4 Website In 2013 zien we ten opzichte van 2012 een vergelijkbaar aantal bezoekers van de website. Door de ingevoerde cookiewetgeving is een volledige vergelijking echter niet mogelijk, omdat met cookies toestemming wordt gegeven om gegevens van bezoekers te bewaren. Als mensen geen cookies accepteren kan er dus ook niet gemeten worden. Standaard worden cookies niet toegestaan. In 2013 zijn we gestart met de voorbereidingen voor de nieuwe website. Hollandse Delta stapt over op een nieuw content managementsysteem (CMS), waarmee de inhoud op de website wordt beheerd. Het systeem voldoet niet meer aan de functionele – en technische eisen van de waterschappen op het gebied van edienstverlening en (web)communicatie. Via het nieuwe systeem en een nieuw design moet meer focus in de informatievoorziening gebracht worden. Bezoekers van de site moeten makkelijk en snel wegwijs worden op de website. Samen met 6 waterschappen wordt de navigatie en het ontwerp van de website gemaakt, zodat we onze diensten en informatie zo goed mogelijk aanbieden aan burgers, bedrijven en samenwerkingspartners. Doel is om van een aanbodgerichte naar een vraaggerichte website te gaan. 1.5 Digitale nieuwsbrieven Nadat uit onderzoek werd geconstateerd dat het papieren relatiemagazine voor samenwerkingspartners matig gelezen werd, is in 2013 besloten om het papieren relatiemagazine af te schaffen en te vervangen door op verschillende doelgroepen toegespitste digitale nieuwsbrieven. Digitale communicatie levert ten opzichte van een papieren relatiemagazine een aanzienlijke besparing op ontwerp-, druk- en verzendkosten. Daarnaast kan door een digitale nieuwsbrief sneller en actueler worden gecommuniceerd met de verschillende doelgroepen. Ook bestaat door digitalisering de mogelijkheid voor meer interactie (tweeweg communicatie) en de mogelijkheid om beter resultaten te meten. Tevens biedt een digitale nieuwsbrief de mogelijkheid om de inhoud van de digitale nieuwsbrieven te combineren met de informatie op de website door ernaar te linken. 1.6.1 Digitale nieuwsbrief voor samenwerkingspartners De nieuwsbrief verschijnt elk kwartaal en is met name gericht op samenwerkingspartners als gemeenten in gebied WSHD, rijk, provincie, ministerie,
PAGINA
3 van 5
collega-waterschappen, natuur- en milieuorganisaties, etc. De nieuwsbrief heeft eind 2013 180 abonnees. 1.6.2 Digitale nieuwsbrief voor agrariërs De nieuwsbrief verschijnt elk kwartaal en is met name gericht op agrariërs in het gebied van WSHD en koepelorganisaties zoals LTO. De nieuwsbrief sluit aan bij de uitkomsten van het agrariërsonderzoek van 2013. Met name in het kader van verbeteren van informatievoorziening over maaien en baggeren. De nieuwsbrief heeft eind 2013 170 abonnees. 1.6.3. Wekelijkse digitale nieuwsbrief Op de wekelijkse digitale nieuwsbrief van het waterschap zijn ruim 700 personen geabonneerd. Deze groep bestaat uit burgers, agrarërs, samenwerkingspartners, bestuurders en medewerkers. In de wekelijkse nieuwsbrief worden onder meer de weekberichten van de website opgenomen. Ook worden de openbare bekendmakingen en vacatures van het waterschap van de betreffende week vermeld. 1.7 Burgerpanel Het burgerpanel is gegroeid van 250 leden in 2012 naar 330 leden in 2013. In september hebben zij zich uitgesproken over de wijze waarop wij omgaan met de belastingcommunicatie. De suggesties uit het onderzoek zijn meegenomen in de manier waarop in 2014 gecommuniceerd wordt over de belastingen (zie ook 1.8 Belastingcommunicatie). 1.8 Belastingcommunicatie Ook in 2013 is ruim aandacht besteed aan de communicatie over de waterschapsbelastingen. Uit onderzoek bij het burgerpanel blijkt dat het merendeel goed te spreken is over de communicatiemiddelen met een gemiddelde waardering van een 7,2. De folder bij de aanslag en de waterschapspagina in de huis-aanhuisbladen zijn overigens het meest bekend bij de belastingbetaler. De aantrekkelijkheid om de folder te lezen kan nog wat worden verbeterd. Hiermee is eind 2013 bij het opmaken van de belastingfolder voor 2014 rekening gehouden. 2. Communicatieactiviteiten gericht op doelstelling: Betrokkenheid van belanghebbenden bij het werk te vergroten en vroegtijdig bij de planvorming betrekken Het betrekken van belanghebbenden bij het werk kent veel facetten. Daarbij kan communicatie niet altijd leidend zijn. Wel kan communicatie er voor zorgen dat betrokkenen goed geïnformeerd blijven. 2.1 Burgerparticipatie Het betrekken van burgers/belanghebbenden werd toepast bij diverse projecten in het kader van dijkversterkingen. Door het instellen van klankbordgroepen kregen belanghebbenden de mogelijkheden om invloed uit te oefenen op de uitwerking van plannen en zelf mee te bepalen. Zo is in Hellevoetsluis een combinatie gemaakt met het te ontwikkelen stadspark en zijn in diverse versterkingsplannen optimalisaties doorgevoerd. 2.2 Bouwborden bij projecten Door het plaatsen van bouwborden bij projecten worden omwonenden op de werkzaamheden van het waterschap geattendeerd. Om het bereik te vergroten, zijn de borden zoveel mogelijk langs doorgaande wegen geplaatst. Enkele voorbeelden: Borden langs het Spui voor Zettingsvloeiing Spui, borden voor het project persleiding Goudswaard-Zuidland en borden bij de renovatie van de Voornse Sluis. 2.3 Projectcommunicatie In de diverse projecten zijn belanghebbenden geinformeerd over de stand van zaken door middel van brieven, maar ook uitgenodigd om mee te denken over plannen op inloop- of informatieavonden. Voor de grote projecten zoals de compenserende maatregelen Kierbesluit, dijkversterkingsprogramma en samenwerking afvalwaterketen is gewerkt via doelgroepenanalyses waarbij op basis van vertrouwen en overeenstemming over inhoud de aard van de relaties met stakeholders continu in de gaten is gehouden en de communicatiestrategie is aangepast.
PAGINA
4 van 5
2.4 Agrariërsbijeenkomsten Begin 2013 zijn in samenwerking met de LTO vier regionale bijeenkomsten voor agrariërs georganiseerd. Er waren ruim 180 belangstellenden. Hoofdonderwerp was de nieuwe methodiek voor het bepalen van peilbesluiten. Uit de evaluatie van deze bijeenkomsten is onder andere geconcludeerd dat de opzet van bijeenkomsten, zijnde één bijeenkomst per regio, in 2014 gecontinueerd wordt. Bovendien wordt voor de doelgroep agrariërs een aparte nieuwsbrief opgesteld. 3
Communicatieactiviteiten gericht op doelstelling: Jongeren via de onderwijsinstellingen actief benaderen
Primair onderwijs Om onze communicatiedoelstelling voor wat betreft groep 7 en 8 van het Primair Onderwijs (PO) te behalen is de afgelopen jaren een goede basis gelegd. In 2013 is hierop voortgeborduurd. Alle basisscholen in het werkgebied van WSHD zijn via een mailing benaderd voor de gratis rondleidingen op zuiveringen (in 2013 zijn 1241 leerlingen van 38 scholen op excursie geweest). Daarnaast zijn de scholen rond de watersnoodherdenking van 1 februari benaderd om gebruik te maken van het speciale lespakket, de YouTube film en deel te nemen aan een prijsvraag over de watersnood. Via de contacten van Duurzaamheidscentrum Weizigt met PO in Dordrecht, hebben we deze doelgroep bereikt door bezoeken aan het Aquarama, de Aqua for all wandeltocht (tijdens de jaarlijkse Wereldwaterdag) en waterlessen. In 2013 zijn via de projectgroep Watereducatie Drechtsteden de voorbereidingen getroffen voor het vernieuwen van het Aquarama, in 2014 moet dit tot uitvoering komen. Daarnaast is in samenwerking met gemeente Spijkenisse het Gemaal De Leeuw van Putten klaargemaakt voor de inrichting van een vaste tentoonstelling over het werk van het waterschap. Vanaf begin 2014 kunnen in het gemaal voor primair onderwijs lessen gegeven worden, waarbij we gebruikmaken van het netwerk van gemeente Spijkenisse. Er is contact gelegd met vier kinderboerderijen in stedelijk gebied (Hoogvliet, IJsselmonde, Rozenburg en Charlois) en de Stichting Klimaatautarkie die een Klimaatark- en educatiecentrum in Barendrecht aan het bouwen is. Via het bestaande netwerk van deze organisaties willen we meer jongeren in stedelijk gebied bereiken. Droppie water is nog altijd populair in het basisonderwijs. WSHD is lid van de projectgroep Droppie water en heeft het gebruik van Droppie water als het gezicht van de waterschappen in 2013 nog verder doorgevoerd in de educatiemiddelen, waaronder de website, de nieuwe vaste tentoonstelling in gemaal De Leeuw van Putten en tijdens evenementen. 3.1 Voortgezet onderwijs In 2013 is een begin gemaakt om naast het PO, ook leerlingen van de onderbouw van het voortgezet onderwijs te bereiken. In het kader van Stroom1 is er inmiddels lesmateriaal voor het voortgezet onderwijs via www.wshd.nl beschikbaar. Per eind 2013 nemen we ook deel aan de digitale lesmodule www.waterwise.nl 2. We hebben in samenwerking met de Technasia in Zwijndrecht en Barendrecht met succes schoolopdrachten ontwikkeld, waarbij het werk van waterschap Hollandse Delta centraal staat. 3.2 Arbeidsmarktcommunicatie Op de website van WSHD staat onder het kopje Leren over water vermeld dat het waterschap graag intensief contact onderhoudt met studenten en docenten in het hoger onderwijs. Het waterschap speelt een actieve rol door bij te dragen aan de praktijkkennis van de opleiding. Op deze manier wil het waterschap potentiële werknemers interesseren voor het werk. De dagexcursie is uitsluitend bedoeld voor groepen studenten in het Hogere Beroepsonderwijs of Wetenschappelijk Onderwijs, uit de studierichtingen Civiele Techniek, Watermanagement en aanverwante STROOM: dit is een samenwerking van de provincie Zuid-Holland, de Zuid-Hollandse Natuur en Milieu Educatiediensten (NME's) en de waterschappen Rijnland en Delfland. 2 Waterwise: www.waterwise.nl is digitaal lesmateriaal over waterbeheer in Nederland. Het is een lesmodule over veilig, voldoende en schoon water voor de onderbouw van het Voortgezet Onderwijs, die geschikt is voor het Digibord. De module is voor leerlingen in de onderbouw van het vmbo en havo/vwo. De inhoud sluit aan bij de kerndoelen voor Aardrijkskunde. De lesmodule is 10 waterschappen, inclusief WSHD. 1
PAGINA
5 van 5
opleidingen. Het programma wordt aangepast aan het kennisniveau van de groep, van eerstejaars tot en met afstudeerders. Een excursie duurt een dag of minimaal een dagdeel. Het programma kan in overleg aangepast worden aan de wensen van de bezoekende opleiding. In 2013 maakten 80 studenten hiervan gebruik (vergelijkbaar met 2012). 3.4 Jeugdwaterschapsbestuur Rosanne Reijnen van het Pentacollege CSG Blaise Pascal in Spijkenisse is vanaf 2010 tot en met 2013 jeugdwaterschapper van waterschap Hollandse Delta geweest. Zij nam deel aan het nationale jeugdwaterschapsbestuur. Het Nationale Jeugdwaterschapsbestuur is een groep jongeren tussen de 14 en 17 jaar uit alle waterschappen die met elkaar van gedachten wisselen en meedenken over het waterbeheer in Nederland, nu en in de toekomst. Ook adviseert het jeugdbestuur de waterschappen over het bereiken en betrekken van jongeren bij hun werk. In november zijn wij gestart met de werving van een nieuwe jeugdwaterschapbestuurder. In 2013 heeft Rosanne met succes het waterschap vertegenwoordigd bij diverse bijeenkomsten en evenementen. Zo organiseerde het waterschap een bezoek van het nationale jeugdbestuur aan ons werkgebied in het kader van de herdenking van de watersnoodramp 1953. Ook nam ze deel aan de evenementen zoals de Wereldhavendagen. Daarnaast nam zij deel aan diverse landelijke bijeenkomsten van het jeugdbestuur waaronder een gesprek met minister Schultz.
Conclusies en vooruitblik 2014 In 2013 is invulling gegeven aan het beleidsplan communicatie. Communicatie wordt zoveel mogelijk ondersteund door objectieve data vanuit onderzoeken en metingen. In vervolg op het communicatieonderzoek van september 2011 (met als doel inzicht bieden in de informatiebehoeften van agrariërs, bedrijven en inwoners, zodat wshd effectiever met zijn doelgroepen kan communiceren), wordt in 2014 een nieuw onderzoek uitgevoerd. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt wat de diverse communicatieactiviteiten van de afgelopen jaren hebben bijdragen aan de naams- en taakbekendheid van WSHD. Kijkend naar 2013, hebben evaluaties gezorgd voor enkele aanpassingen voor het lopende jaar. In combinatie met de aanbevelingen uit het Bestuurskrachtonderzoek 2013 waarin met name het benadrukken van maatschappelijke relevantie als aandachtpunt naar voren komt, heeft 2014 de volgende focus: Communicatieactiviteiten blijven in 2014 nadrukkelijk gericht op stedelijk gebied, met name op de zuiveringstaak en wegentaak. Hierbij krijgen de overige taken watersysteemtaak en waterkeringentaak uiteraard ook aandacht. Meer dan voorheen wordt maatschappelijke relevantie en nut en noodzaak van werkzaamheden benadrukt (bestuurskrachtonderzoek). De onderbouwing en verantwoording van communicatie blijft hoge prioriteit houden. Zo zijn de keuzes voor evenementen in 2014 onderbouwd aan de hand van de evaluatie 2013. WSHD neemt daarom in 2014 deel aan de volgende evenementen:
Maart 2014: Aqua for All/Wereldwaterdag April 2014 : Kom in de Kas (IJsselmonde) Mei 2014 : Dordt in Stoom September 2014: Wereldhavendagen September 2014: Dag van de Dijk November 2014: Dag van het toilet.
