Verslag Bestuurscommissie
Middelen
Datum
27 maart 2012
Aanwezig: Ad vd Heijning, Peter Antonis, Toine Theunis, Peter Bons, Frans Fakkers, Jan Peters, Peter de Koning (vz), Jan van Hal, Gert de Kok (DB en vertegenwoordiger Drimmelen), Annette Baart (ARG), Jelle van Leengoed (secr.). Afwezig: John van Hal, Ad Coppens, Martin Groffen, Peter vd Ven, Jaap van Luijk, Ruud vd Belt, Saskia Boelema, Frank Hommel, Renze Bergsma, Willemijn van Hees,
1. Opening en mededelingen. Er zijn geen stukken meer nagezonden zoals eerder wel was aangegeven bij de verzending van de agenda voor deze vergadering. Betreft ontwerp jaarrekening 2011 en de ontwerp begroting 2013. Gert de Kok geeft daarover een toelichting. De eerdere planning is helaas niet gehaald. Afspraken over de procesgang van de stukken is toegevoegd bij dit verslag. In week 14 worden de stukken (ontwerp jaarrekening 2011 en ontwerp begroting bestuurscommissie 2013 toegezonden via de email). De leden van de bestuurscommissie Middelen worden gevraagd te reageren op het gedeelte dat handelt over het programma Middelen. Afspraak: uiterlijk op 10 april een reactie van alle leden bcie Middelen via de email naar Jelle van Leengoed. Gelieve ook een reactie indien er geen commentaar is. Reacties worden gebundeld. Voorzitter zal uiterlijk op 13 april reageren naar DB (Gert de Kok). 2. Verslag van 6 december 2011. Verslag is ongewijzigd vastgesteld. 3. Stand van zaken speerpunten: Speerpunt ICT: Peter Antonis geeft een korte toelichting. Op de werkconferentie van 21 maart 2012 waren 16 van de 19 gemeenten vertegenwoordigd met in totaal 39 aanwezigen. Werkconferentie werd deskundig begeleid door het bureau KING en enkele I-deskundigen uit de eigen regio. Vanuit vier invalshoeken (grote projecten, decentralisaties, dienstverlening en bedrijfsvoering) zijn de bouwstenen verzameld voor de bestuursopdracht ICT, die rond mei 2012 in procedure wordt gebracht. Het landelijk initiatief vanuit de VNG voor een landelijke aanbesteding van modernisering GBA-systeem werd als voorbeeld naar voren gebracht. Wat willen we hiermee als regio? Wie coördineert dit? Reactietermijn naar de VNG inzake de GBA aanbesteding is verlengd tot begin mei. De basis-attitude moet zijn: de natuurlijke kansen voor standaardisering en convergentie benutten. GBA is zo’n kans, aldus de vergadering.
Afspraak: Annette Baart stuurt een email naar Theo Wingens en Thijs de Jongh, (de twee directeuren die de ICT-samenwerking coördineren) met de vraag om dit verder te stroomlijnen. Speerpunt Inkoop. In mei zal een bestuursopdracht in procedure worden gebracht. Regionaal inkoopbureau is betrokken bij dit speerpunt. Tijdens het overleg is een overzicht uitgedeeld van de stand van zaken op dit speerpunt. Vanwege de vele afwezigen is dit overzicht toegevoegd als bijlage bij dit verslag. Speerpunt Verbonden Partijen. Toine Theunis geeft een toelichting. Hij spreekt de wens uit om zaken eenvoudig en overzichtelijk te houden. De nota verbonden partijen is een prima basisdocument. Hij stelt voor ook de verdere spelregels te standaardiseren (bijvoorbeeld de termijnen) en overal toe te groeien naar overzichtelijke productbegrotingen. Vergadering steunt dit streven. Een en ander zal kort en praktisch worden opgenomen in een bestuursopdracht. Staat gepland voor oktober 2012. De bundeling van ambtelijke expertise bij de beoordeling van de beleidscyclus-documenten van verbonden partijen is een goed voorbeeld van regionale samenwerking. Speerpunt Shared Service. Jan Peters geeft een toelichting op de meegestuurde memo. Verkenning is uitgevoerd. Ook gekeken naar het landelijk Rabobank-concept. Veel HOE-vragen in dit speerpunt, derhalve meer een zaak voor de ARG. Noodzaak voor een bestuursopdracht is nog niet zo duidelijk. Dynamiek zal eerder komen uit de andere speerpunten. Twijfels zijn er over de vervolgstappen. Na enige discussie wenst de vergadering een zeer globaal overzicht (geen details) van de huidige samenwerkingsvormen in de regio. Op basis daarvan kunnen vervolgstappen worden overwogen. Dit overzicht niet beperken tot alleen de bedrijfsvoering. Speerpunt Dienstverlening: Peter Bons geeft een toelichting op stand van zaken. Aandacht wordt gevraagd voor de sterke relatie tussen dienstverlening en ICT. Conceptueel is het handelen nog niet op één lijn. In dat kader is een schema uitgedeeld en toegelicht. Analoog aan de HR-visie pleit Peter voor een regionale visie op dienstverlening. Plan van aanpak is nog niet gereed. Wellicht in juni 2012. Aandacht wordt gevraagd voor een open communicatie tussen de verschillende klonters. Toine Theunis geeft een toelichting op ontwikkelingen KCC bij de BER-gemeenten. Jan Peters verwijst naar een businessplan van de gemeente Oosterhout. Tijdens het overleg is een overzicht uitgedeeld van de stand van zaken op dit speerpunt. Vanwege de vele afwezigen is dit overzicht toegevoegd als bijlage bij dit verslag. Speerpunt HRM. Peter Bons geeft een korte toelichting op de uitgedeelde memo met stand van zaken. De begroting Mobiliteitscentrum is voor 2012 sluitend gemaakt. Vergadering vraagt aandacht voor het uniformeren van de arbeidsvoorwaarden, zodat dit geen belemmering kan zijn voor de arbeidsmobiliteit. Tijdens het overleg is een overzicht uitgedeeld van de stand van zaken op dit speerpunt. Vanwege de vele afwezigen is dit overzicht toegevoegd als bijlage bij dit verslag. 4. Rondvraag: Geen gebruik van gemaakt. Voorzitter sluit om 18.10 uur de vergadering en dankt eenieder voor de inbreng.
Bijlage 1: Procesafspraken inzake beleidsdocumenten GR RWB. Aan de voorzitters van de Bestuurscommissies van de Regio West-Brabant, Hiermede informeren wij u dat het Dagelijks Bestuur in de vergadering op 23 maart 2012 over het vervolgproces van de Jaarrekening 2011 en de Begroting 2013 het volgende heeft besloten: 1. Tijdens de DB-vergadering van 23 maart 2012 zijn de laatste keuzes over de opzet van de jaarrekening 2011 en begroting 2013 gemaakt. Deze zullen verwerkt worden. 2. In de week van 1 april 2012 zullen de ontwerp-jaarrekening 2011 en de ontwerp-begroting 2013 aan de voorzitters van de Bestuurscommissies gezonden worden met het verzoek hun opmerkingen, al dan niet getoetst via hun Bestuurscommissie, uiterlijk 13 april 2012 aan het Dagelijks Bestuur kenbaar te maken. Met de voorzitters van de Bestuurscommissies en de portefeuillehouder financiën DB zal in deze periode nog een overleg worden gepland. 3. Het Dagelijks Bestuur zal op vrijdag 20 april 2012 zowel de ontwerp-jaarrekening 2011 als de ontwerpbegroting 2013 toezenden aan de colleges om hun zienswijzen daarover te horen. 4. Deze zienswijzen zullen voorzien van een reactie van het Dagelijks Bestuur eind juni 2012 aan de Bestuurscommissie toegezonden worden en aan het Algemeen Bestuur zal de ontwerp-jaarrekening 2011 en de ontwerp-begroting 2013 ter vaststelling voor de vergadering van 6 juli 2012 worden voorgelegd. De secretaris van het Dagelijks Bestuur, Ir. M.L.T. De heer Dircks, Bijlage 2:
Stand van zaken speerpunt Inkoop Na een verkennend gesprek van de poho’s P. van de Ven (Werkendam) en J. van Hal (Etten-Leur) met A. Baart die vanuit de ARG haar aandacht aan dit speerpunt mag geven, is in het directeuren bedrijfsvoeringsoverleg (DBO) de bemensing geregeld: M-J. van Overveld (Brabatse Delta) en T. Hopman (gemeente Breda) zijn opdrachtnemer voor het speerpunt inkoop geworden. A.Baart heeft met M-J. van Overveld afspraken gemaakt. Deze laatste belegt met enkele deskundigen, T. Hopman en A. Baart een werkbijeenkomst om de bestuursopdracht te schrijven. Daarin komen aan de orde: Aanleiding; opdracht (met doelen en resultaten algemeen, uitgangspunten opdracht); aanpak (met projectstructuur en rollen/taken stuurgroep, projectgroep; verantwoording); communicatie; resultaten SMART; middelen die nodig zijn; opdracht voor de projectgroep. Het streven is de bestuursopdracht in mei via het DBO en de ARG in de routing te brengen naar de bestuurscommissie middelen met de vraag deze vast te stellen. Uitgangspunt is onderstaande vastgestelde beschrijving van het speerpunt. Inkoop
inhoud
In de regio zijn diverse inkooporganisaties actief. Sommige gemeenten kopen in in eigen beheer, andere hebben (delen van) het inkopen uitbesteed. Er zijn diverse pogingen gedaan om inkopen (per product/dienst) gezamenlijk te doen teneinde inkoopvoordeel te behalen maar ook om capaciteit te sparen. Er is geen gezamenlijke visie, laat staan een structurele gezamenlijke aanpak om mogelijke voordelen optimaal te benutten.
De bestuursopdracht heeft de volgende uitgangspunten: 1. draagvlak creëren door meerwaarde, nut en noodzaak aan te tonen daarvoor zijn o.a. bestuurlijke legitimatie en leiderschap nodig maar ook een breed gedragen analyse met conclusies (zie 2.) 2. een sterkte(kansen)-zwakte(bedreigingen) analyse 3. op basis daarvan een 3 scenario’s voor te stellen voor samenwerking op inkoopgebied in de regio met een verschillende mate van uniformiteit 4. strategisch inkoop in te zetten in de voorbereiding van de decentralisatie van het jeugdbeleid, ketensamenwerking op het gebied van waterbeheer en dienstverlening 5. inkoop professionals de gelegenheid te bieden strategische waarde te bewijzen bij regionale ontwikkelingen via het West-Brabanthuis
proces
capaciteit
financiën
bekend maken verantwoordelijk portefeuillehouder(s) uit de commissie Middelen schrijven van een bestuursopdracht: gereed mei 2012 vaststellen van de bestuursopdracht door de bestuurscommissie Middelen uitwerken van de bestuursopdracht in een plan van aanpak: gereed november 2012 vaststellen van het plan van aanpak door de bestuurscommissie Middelen 0,3 fte strategisch inkoper (bij voorkeur verdeeld over 2 personen) onder leiding van een directeur bedrijfsvoering. € 2.500 voor het organiseren en uitvoeren van een ‘draagvlak’ bijeenkomst en het maken van een goed analyse. overigens nog nader te bepalen aan de hand van de uitwerking van de bestuursopdracht. Bijlage 3:
Speerpunt Dienstverlening.
In de vergadering van het platform dienstverlening van 9 februari jl. is gesproken over de wijze waarop de deelopdrachten het beste kunnen worden opgepakt. Verschillende leden van het platform gaan voorstellen voorbereiden/uitwerken voor de diverse deelopdrachten. Dat betekent niet dat er ondertussen niet gebeurt. De planning is dat in de eerstvolgende platformvergadering (mei) aan de hand van de verschillende voorstellen een integrale aanpak geformuleerd kan worden. Zowel het platform als de bestuurders uit de stuurgroep dienstverlening hebben aangegeven prijs te stellen op een kennismaking met elkaar. Tijdens die kennismaking, die naar verwachting 10 mei zal plaatsvinden, zal van gedachten worden gewisseld over de voorgenomen aanpak en over de verwachtingen over en weer. beoogd resultaat 1.inzicht in de stand van zaken van de verschillende gemeenten
wat is gedaan Onderzoek naar een gedragen methode/werkwijze die gebruikt kan worden
2.een permanente bron van informatie over ontwikkelingen,
er is onderzoek gestart naar het lanceren van een webpagina o.i.d. er is een linked-in groep 4x per jaar vindt uitwisseling in een bijeenkomst plaats. De leden van het platform dienstverlening hebben in 2011 geïnventariseerd voor welke onderwerpen ambtelijk de meeste interesse bestond. Eén van die onder-werpen was procesmanagement. Op 9 februari hebben leden van het platform dienstverlening en andere belangstel-lenden van de betreffende gemeenten deelgenomen aan een
3.structurele wijze van uitwisseling van ervaringen, kennis en dergelijke waarmee gemeenten hun voordeel kunnen doen
planning
mei 2012
workshop over ‘lean’ procesmanagement in het gemeentehuis van Zundert. Deze bijeenkomst werd positief gewaardeerd. Voor de themabijeenkomst over een ander onderwerp, zaakgericht werken, zijn de voorbereidingen gestart. 4.een advies over de onderwerpen waar plan van aanpak is in de maak behoefte is aan regionale dat wordt gekoppeld aan de ICT-agenda samenwerking er wordt een checklist ontwikkeld voor dienstverlening bij regionaliserieng De coördinerend gemeentesecretaris en de 5.ook heeft de regio de beschikking In mei 2012 eerste toetsing projectleider zullen samen deelopdracht 5 oppakken: in het platform over een breed gedragen uitgewerkte koploperstrategie teneinde zicht te dienstverlening krijgen en te behouden over ontwikkelingen regionaal. Verder is contact gelegd tussen de stuurgroep Dienstverlening en de stuurgroep ICT voor een overleg voor een gezamenlijk overleg. De leden van de stuurgroep Dienstverlening hebben deelgenomen aan de werkconferentie bestuursopdracht ICT van woensdag 21 maart jl. maar dit heeft de zorg over de verbinding tussen DV en ICT nog niet weg kunnen nemen. Naar verwachting zal op korte termijn een afspraak gemaakt worden voor het gezamenlijk overleg. Ook is inmiddels afgesproken dat een lid van de DBO (dhr. Bogers, gemeente Steenbergen) de ‘linking pin’ wordt tussen de stuurgroep DV en het DBO.
Stand van zaken speerpunt HRM Bestuurscommissie
Middelen
Datum
27 maart 2012
Van
S. Boelema en P. Bons
INLEIDING
Bijlage 4:
In deze korte notitie treft u de stand van zaken aan voor het speerpunt HRM. Ter kennisneming. a)
Bij de stukken voor 27 maart heeft u een verslag aangetroffen van de themabijeenkomst van 23 januari 2012. Nadrukkelijk is de regionale HRM-visie in perspectief geplaatst en is draagvlak gevonden voor een gezamenlijk ambitieniveau. Daarnaast zijn er op 23 januari afspraken gemaakt over de wijze waarop de projecten worden uitgewerkt.
b)
Situatie Mobiliteitscentrum (MBC). Het huidige mobiliteitscentrum bevindt zich in een pilotfase tot eind 2012. De begroting voor 2012 is in vergelijking met die van 2011 met ruim 200.000 euro naar beneden bijgesteld. Er is geanticipeerd op de lagere vraag op het niveau van 2011. Indien het aantal trajecten weer aantrekt in 2012 kan flexibel worden meebewogen. Er wordt gewerkt aan een businessplan voor de periode na 2012. Dit plan zal medio 2012 worden opgeleverd.
c)
Voor de uitwerking van het project Strategische Personeelsplanning (SPP) is een projectgroep aan de slag gegaan. Projectplan wordt eind maart besproken in de stuurgroep HRM. Of de planning van september 2012 haalbaar is, zal afhangen van het tempo waarmee de afzonderlijke 19 gemeenten het noodzakelijke huiswerk kunnen maken. We zien spanning tussen de eerder geformuleerde ambities en de huidige acties in de regio.
STAND VAN ZAKEN
d)
Er is een verkenning gestart naar de verschillende varianten voor de status van “interne kandidatuur” van alle ambtenaren bij de 19 gemeenten. Uiterlijk eind 2012 wil de regio dit geregeld hebben. Op basis van een eenduidig tekstvoorstel zal dit medio 2012 bij 19 gemeenten worden voorgelegd aan colleges van B&W en OR-en. Bij enkele gemeenten is instemming nodig van het GO.
e)
In het kader van de deregulering worden de CAO-ontwikkelingen binnen de sector gemeenten op de voet gevolgd. Waar mogelijk willen de 19 gemeenten (werkgevers) aan de voorkant afspraken maken over de invulling van de vrije ruimte bij de arbeidsvoorwaarden.
f)
Er wordt een projectplan geschreven voor het aspect “Leren & Ontwikkelen”. Als basis zal het project “Yourgoals” van de gemeente Breda worden gebruikt.
