Communicatieplan

Communicatieplan CO2- en MVO-Prestatieladder Joulz 2013 - 2014

Dit communicatieplan is opgesteld conform de eisen van de CO 2- en MVOPrestatieladder. U vindt in dit document het volgende terug: de communicatiedoelstellingen, de interne en externe doelgroepen, de interne en externe communicatiemiddelen, taken en verantwoordelijkheden en de planning 2013 – 2014.

AM-MVO-02 Communicatieplan CO2- en MVO-Prestatieladder Joulz (v3.0) 4-2-2014

Pagina 1 van 19

Versiebeheer: Revisie

Datum

Status

Omschrijving

Opsteller

0.1

19-05-2011

concept

Eerste uitgave

Werkgroep Communicatie

0.6

28-06-2011

concept

Evaluatie uitgave

QSN, J. Meyboom, P. v.d. Burg, J. Philipse, E. v.d. Hoff, E. Treffers

1.0

12-07-2011

definitief

Definitieve uitgave

Werkgroep Communicatie

1.1

3-8-2012

concept

Aanvulling op def

Communicatie

1.2

26-08-2012

concept

2e aanvulling op def.

Communicatie

2.0

6-9-2012

Definitief

Definitieve uitgave

Communicatie iom E vd Hoff en E. Treffers

2.1

23-1-2014

concept

Aanpassing versie 2013

Communicatie iom EvhH

3.0

04-02-2014

Definitief

Definitieve uitgave

Communicatie iom EvdH, JM

Distributie: Revisie

Datum

Aan

Verspreiding

1.0

12-07-2011

Joulz B.V.

MAVIM

2.0

10-09-2012

Joulz B.V.

MAVIM

2.1

6-9-2013

Joulz B.V.

JameZ

3.0

4-2-2014

Joulz B.V,

Jamez/website


Pagina 2 van 19

Inhoudsopgave 1

MANAGEMENTSAMENVATTING ........................................................................................................ 4 1.1 1.2

2

COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN ................................................................................................ 5 2.1 2.2 2.3

3

INTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN ..................................................................................................... 7 EXTERNE COMMUNICATIEMIDDELEN .................................................................................................... 9

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN .................................................................................... 14 4.1

5

INTERNE COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN ......................................................................................... 5 INTERNE DOELGROEPEN ........................................................................................................................ 5 EXTERNE COMMUNICATIEDOELSTELLINGEN ....................................................................................... 6

COMMUNICATIEMIDDELEN................................................................................................................ 7 3.1 3.2

4

EISEN VAN UIT DE CO2-PRESTATIELADDER........................................................................................... 4 EISEN VANUIT DE MVO-PRESTATIELADDER ......................................................................................... 4

TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN EH ....................................................................................... 14

PLANNING ............................................................................................................................................... 15


Pagina 3 van 19

1

Managementsamenvatting

In dit communicatieplan wordt beschreven hoe Joulz niet alleen in- maar ook extern communiceert over haar MVO-beleid, energiebeleid, de CO2-footprint, reductiedoelstellingen en aanverwante zaken. Effectieve inen externe communicatie is essentieel voor een succesvolle implementatie van het MVO-managementsysteem, energiemanagementsysteem en de CO2uitstoot reducerende maatregelen. Joulz streeft naar het actief betrekken van haar medewerkers en klanten en relaties bij maatschappelijk verantwoord ondernemen, waaronder de energieproblematiek. Door effectieve en gerichte communicatie naar medewerkers en externe stakeholders wil Joulz het bewustzijn en betrokkenheid creëren en vooral medewerkers stimuleren om te participeren in MVO-initiatieven. Joulz stimuleert medewerkers om met ideeën en voorstellen te komen om het energieverbruik verder te reduceren. Het kan hierbij zowel gaan om mogelijkheden voor persoonlijke bijdragen als optimalisaties binnen het bedrijf.

1.1

Eisen van uit de CO2-prestatieladder

Vanuit de invalshoek ‘transparantie’ van de CO2-prestatieladder worden eisen gesteld aan de inen externe communicatie van Joulz. Vanaf niveau 3 is het extern communiceren een vereiste en nodig voor een doeltreffende werking van de CO2-prestatieladder binnen de branche en daarbuiten. In 2010 behaalden we het ISO14001-milieucertificaat. In 2011 certificeerden wij ons op niveau 4 van de CO2-prestatieladder. In oktober 2012 hebben wij niveau 5 behaald. In 2013 hebben wij niveau 5 weten te handhaven. In de CO2-prestatieladder wordt extern communiceren nader gespecificeerd. Onderdeel hiervan is het toegankelijk stellen van de activiteiten op het gebied van de CO2-prestatieladder via de website van Joulz.

1.2

Eisen vanuit de MVO-prestatieladder

Conform de eisen van de MVO-prestatieladder wordt een MVO-beleid opgesteld, waarin de verwachtingen zoals vastgesteld in het stakeholder onderzoek zijn meegenomen. Het MVO-beleid van Joulz is in 2011 beloond door als 2e bedrijf in Nederland het MVO-certificaat op niveau 4 te behalen. In oktober 2012 heeft Joulz als 1e bedrijf in Nederland het certificaat op niveau 5 behaald. In 2013 heeft Joulz het hoogste niveau weten te handhaven. De vierde en vijfde trede worden toegekend aan bedrijven waar ketenverantwoordelijkheid en transparantie een volwassen onderdeel van het bedrijfsbeleid vormen. Dat betekent dat alle stakeholders en dus ook klanten en leveranciers, actief worden betrokken bij het MVO-beleid van Joulz en er hun voordeel mee kunnen doen. Het communiceren van het MVO-beleid en de daaruit voortvloeiende acties met belanghebbenden is een vereiste vanuit de MVO-prestatieladder. Ook uit het stakeholder onderzoek is naar voren gekomen dat belanghebbenden behoefte hebben aan informatie over MVO-initiatieven bij Joulz. De MVO-prestatieladder bestaat uit 7 kernthema’s en 33 indicatoren. Volgens de norm moet de organisatie borgen op welke manier met belanghebbenden over deze indicatoren gecommuniceerd wordt. Om de voortgang van de MVO-doelstellingen van de organisatie vast te


Pagina 4 van 19

stellen worden indicatoren geformuleerd. De belanghebbenden dienen geïnformeerd te worden over de stand van zaken per indicator. Het is dus belangrijk dat er naar alle belanghebbenden aantoonbaar communicatie over het MVObeleid en de MVO-prestatieladder indicatoren heeft plaatsgevonden. Er worden vanuit de norm geen eisen gesteld aan de manier en de frequentie waarop er gecommuniceerd wordt.

2

Communicatiedoelstellingen

Inmiddels kunnen we stellen dat MVO een bijna vanzelfsprekend onderdeel van onze bedrijfsvoering is. Deze stap kunnen we onmogelijk zetten zonder de betrokkenheid, oftewel het ‘commitment’, het draagvlak bij alle collega’s in onze organisatie. Een stevige uitdaging. De wens is meer dan draagvlak; wat we willen is draagkracht. Dus de kracht vanuit de medewerkers zoeken om onze organisatie duurzaam te veranderen. Wij willen dat onze mensen zelf aan de slag gaan met duurzaamheid. Dat ze zelf gaan innoveren en creëren op een duurzame wijze. Dat ze zelf gaan acteren op basis van hun eigen bijdrage aan de maatschappij. Randvoorwaarde voor succes is dus de daadwerkelijke betrokkenheid van onze stakeholders, met name de mensen binnen onze organisatie. Wij willen niet onze mensen voorschrijven wat zij aan MVO moet gaan doen, maar we zullen hen zelf laten bedenken wat zij belangrijk vinden om te veranderen. Alleen dat is al de helft van het werk. MVO kan leiden tot zingeving bij medewerkers; het behoren bij een organisatie die bijdraagt aan de samenleving. Werken aan de maatschappelijke verantwoordelijkheid van onze organisatie is eervol en draagt bij aan de behoefte tot verbondenheid. Tenslotte wil Joulz uitdragen naar alle stakeholders dat zij een duurzaam bedrijf is. 2.1

Interne communicatiedoelstellingen

De communicatiedoelstellingen van Joulz:  Bewustwording en draagkracht creëren bij management en medewerkers over hoe Joulz wil omgaan met ‘people’, ‘planet’ en ‘profit’;  Het betrekken van medewerkers door ambassadeurschap bij het opstellen/bedenken van profit en people-gerelateerde doelstellingen door het gebruik maken van de reeds bestaande interne campagne “Groen Idee Goed Idee” ;  Het betrekken van medewerkers bij het bedenken van milieu-gerelateerde doelstellingen door de (voortzetting) van de interne campagne “Groen Idee Goed Idee”;  Het aanhaken bij duurzame initiatieven vanuit de Eneco groep en het stimuleren van medewerkers om hieraan deel te nemen;  Vergroten inzicht medewerkers in het onderwerp MVO. Wat is MVO? Wat doet Joulz allemaal al op het gebied van MVO en waar willen we naar toe?;  Het continue informeren en betrekken van medewerkers over de voortgang van de MVOdoelstellingen en de CO2 reductiedoelstellingen en maatregelen die genomen zijn;  Medewerkers informeren over de activiteiten in het kader van de CO2-prestatieladder.

2.2 De   

Interne doelgroepen

interne doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in: Directie en management Medewerkers op kantoor Medewerkers in de buitendienst*


Pagina 5 van 19

*) Niet elke medewerker van Joulz heeft de beschikking over een eigen werkplek. Medewerkers die in de buitendienst werken, kunnen moeilijk met digitale hulpmiddelen worden bereikt. Dit is een aspect waarmee rekening moet worden gehouden.

2.3

Externe communicatiedoelstellingen

De externe communicatiedoelstellingen van Joulz:  Het betrekken en informeren van externe stakeholders over het MVO-beleid, het energiebeleid, de MVO-doelstellingen, de CO2-reductiedoelstellingen en de daaruit voortvloeiende acties;  Informeren van belanghebbenden over de CO2-footprint van Joulz;  Het betrekken en informeren van belanghebbenden over de voortgang van de MVOdoelstellingen en de CO2 reductiedoelstellingen en maatregelen die genomen zijn;  Belanghebbenden informeren over de activiteiten in het kader van de CO2-prestatieladder;  Belanghebbenden informeren over en betrekken bij de ontwikkelingen bij Joulz op het gebied van MVO; Externe doelgroepen: Externe doelgroepen kunnen worden onderverdeeld in:  Algemeen: Opdrachtgevers, leveranciers, onderaannemers en arbeidsmarkt  Specifiek: samenwerkingsverbanden, overheid, particulieren, bedrijven en media Opdrachtgevers Belangrijke klanten voor Joulz zijn:  Netbeheerders  Provincie en gemeenten Leveranciers en onderaannemers In het kader van het MVO beleid van Joulz is een duurzaam inkoopbeleid vastgesteld. Deze wordt uitgezet conform niveau 5 van de MVO-prestatieladder (www.mvoprestatieladder.nl). Leveranciers dienen op de hoogte te zijn van dit beleid, zodat zij zich hieraan kunnen houden. Dit wordt getoetst middels een 2nd party audit. Daarnaast kunnen leveranciers en onderaannemers een bijdrage leveren om de CO2 uitstoot in de keten te reduceren. Om de leveranciers en onderaannemers te betrekken, te informeren en aan te geven hoe zij kunnen participeren, is het van groot belang een goede relatie te hebben en te onderhouden met de leveranciers. Leveranciers en onderaannemers dienen mede geselecteerd te worden op hun bereidheid zich aan te sluiten bij de reductiedoelstellingen die Joulz zich heeft gesteld. Arbeidsmarkt Relevante doelgroepen in het kader van MVO zijn: 

Werkzoekenden met afstand tot de arbeidsmarkt Joulz investeert bewust in werkzoekenden met een afstand tot de arbeidsmarkt. Enerzijds via het Techniek Start Traject, dat Joulz samen met de gemeente Amsterdam en Rotterdam in het leven heeft geroepen om gemotiveerde langdurig werklozen een nieuw perspectief te bieden. Via een leer/werktraject wordt deze groep klaargestoomd om uiteindelijk aan de elektriciteits- en gasnetten mogen werken. Joulz en de gemeente bieden deze kandidaten een mooie kans, terwijl wij tegelijkertijd invulling geven aan onze lange termijn behoefte aan technische vakmensen op het terrein van elektriciteit, gas en warmte. Anderzijds stimuleren we de inzet van mensen met een beperking via onze samenwerking met het bureau Emma@work en verzorgt onze afdeling Recruitment regelmatig sollicitatietrainingen aan bijvoorbeeld schoolverlaters via JINC.


Pagina 6 van 19



Studenten/scholieren in de techniek Als grote technische werkgever investeert Joulz veel in de schaarste van technische vakmensen. We kijken daarbij verder dan onze eigen wervingsbehoefte, omdat we van mening zijn dat het een probleem is van de gehele technische sector. We werken daarbij nauw samen met de andere energiebedrijven in de WATT?-campagne: een campagne die de beroepen in de energiesector promoot onder scholieren. Daarnaast ontvangen we jaarlijks de meest uiteenlopende groepen op onze bedrijfsschool, of geven we gastcolleges op scholen, met als doel om onze techniek, maar ook techniek in het algemeen te promoten. Daarmee investeren we fors in de toekomstige aanwas van nieuw technisch talent.

Samenwerkingsverbanden Binnen de branche zijn er organisaties die de belangen behartigen van de aangesloten leden en ook actief zijn op het op het gebied van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen. De brancheorganisaties zijn geïnteresseerd in de reductie van de CO 2 emissies in de keten. Zij zijn tevens bereid mee te denken bij serieuze plannen om te komen tot maatschappelijk verantwoord ondernemen en duurzaam ondernemen. Ze fungeren als klankbord voor Joulz en het MVO- en energiebeleid. Het in gesprek zijn met, en informeren over, gebeurt zowel individueel als via de brancheorganisaties. Eén van de initiatieven betreft het voorstel richting netbeheerders om voor de berekening van de CO2 emissie in de keten één berekeningsmethodiek te hanteren. Joulz is ook betrokken bij de GreenVillage van de TU-Delft. Hier zullen we een gelijkspanningsinfrastructuur ontwerpen en aanleggen, waarbij we de energie leveren middels zonnepanelen, windturbines en brandstofcellen. Samen met Direct Current B.V en Siemens Nederland zet Joulz zich in voor het project DC (DeCent) voor het realiseren van een duurzame proeftuin voor gelijkspanning in een glastuinbouwgebied vlakbij Schiphol.

Overheid Overheid en overheidsinstellingen behoren tevens tot de doelgroep van Joulz bestaande uit:  Landelijke overheden: Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie, Ministerie van Infrastructuur en Milieu;  Provincies, rol: als opdrachtgever en als de provincie waar Joulz is gevestigd;  Gemeenten: rol als opdrachtgever en als gemeente waar Joulz is gevestigd;  Overheidsinstellingen: RGD, RWS, Waterschappen, Politie (gemeente en landelijk), Brandweer etc.: rol als instelling waar Joulz als vestiging mee van doen heeft. Particulieren en bedrijven Via (vak)media kunnen particulieren en bedrijven bereikt worden. Dit leidt tot het vergroten van de naamsbekendheid van Joulz als Maatschappelijk Verantwoorde Organisatie.

3 3.1

Communicatiemiddelen Interne communicatiemiddelen

Voor interne communicatie over MVO en CO2 worden de volgende communicatiemiddelen ingezet: MVO Toolbox In het 2e kwartaal van 2014 staat een toolbox ‘Wat is MVO’ op het programma. Alle teamleiders en managers van Joulz bepreken de toolbox tijdens een van de werkoverleggen. Deze toolbox nodigt ook uit voor discussie en vragen. Alle binnen- en buitendienstmedewerkers krijgen op deze manier een actueel beeld waar Joulz staat op MVO en CO2 gebied.


Pagina 7 van 19

Introductieprogramma Een aantal keren per jaar starten nieuwe medewerkers met een opleiding tot monteur. Gedurende het introductieprogramma verzorgt GreenTec een 3 uur durende training over duurzaamheid, MVO en CO2 reductie. Tijdens dit interactieve opleidingstraject wordt de strategie van Joulz via concrete voorbeelden toegelicht. ZoeV ZoeV (Zoek en Vind) is het digitale kennisplatform van Joulz. Via groepen en algemene berichten worden vanuit GreenTec of andere afdelingen regelmatig berichten gepost die verband houden met MVO of duurzaamheid. Inmiddels zijn ruim 500 Joulz medewerkers aangesloten. In 2014 zal het aantal deelnemers verder stijgen. Balanced Scorecard Het management wordt op de hoogte gehouden van de status van de MVO indicatoren en de voortgang van de MVO doelstellingen middels de balanced scorecard. Deze communicatie verloopt conform de overlegstructuur van Joulz via het CVOC. Sinds 2013 vindt er een interne meting plaats rond de bekendheid van MVO. Willekeurig worden periodiek 35 Joulz medewerkers telefonisch geënquêteerd. De resultaten worden gebruikt voor de invulling van de MVO communicatie intern. Personeelsblad In het personeelsblad wordt 6 keer per jaar een stukje geplaatst over de initiatieven op het gebied van MVO en reductie CO2. Dit kunnen initiatieven zijn van medewerkers, trends in de markt, de algemene voortgang van de doelstellingen of duurzame initiatieven die Joulz neemt. De MVO-coördinator stemt de onderwerpen af met de afdeling Communicatie. Geplaatste artikelen in het personeelsblad 2013 - 2014 2013 Januari Februari April Juni Augustus Oktober

-

hoe verder na MVO prestatieladder bedrijfswagens op aardgas alle artikelen in het blad waren gerelateerd aan MVO groen idee goed idee en artikel Gezondheid: óók een vorm van duurzaamheid duurzaam pand, led-verlichting, inductiestation stadsbussen, gelijkspanning groen idee goed idee, week van de duurzaamheid, Wind in my backyard

2014 februari Intranet (Plaza) Op intranet is informatie te vinden over MVO in het algemeen, het MVO beleid van Joulz en actuele MVO ontwikkelingen binnen Joulz. Onder het hoofdstuk facilitair is informatie terug te vinden over het energiemanagementsysteem, het energiebeleid, de CO 2 footprint en de doelstellingen op gebied van CO2 reductie. In 2013 zijn in totaal 26 nieuwsberichten over MVO geplaatst. Intranet zal ook in 2014 worden ingezet om medewerkers op te roepen te reageren en ideeën aan te dragen. Dit kan zijn via artikelen danwel de inzet van polls of enquêtes. Jaarverslag verkorte versie De verslaglegging over onze duurzaamheidacties vanuit het jaarverslag wordt in verkorte versie verspreid onder alle medewerkers. Gedragscampagne Vanuit het ISO 14001 project en in het kader van ‘planet’ is in juli 2011 de gedragscampagne ‘Groen idee, Goed idee’ gestart. Via speciaal ingezette middelen werden medewerkers getriggerd ideeën aan te dragen voor een ‘groenere’ bedrijfsvoering bij Joulz. Sinds de start in juli 2011 zijn 400 ideeën gepost en in behandeling genomen. Ofschoon de initiële doelstelling van deze website AM-MVO-02 Communicatieplan CO2- en MVO-Prestatieladder Joulz (v3.0) 4-2-2014

Pagina 8 van 19

duurzaamheid betrof, wordt de website nu ook voor gelieerde projecten gebruikt. In november 2013 is de website gebruikt voor de interne prijsvraag ‘CO2 weg ermee’. In 2014 zal de site gebruikt worden voor het indienen van het beste maatschappelijke, binnenlandse doel waarvoor Joulz eenmalig een geldbedrag beschikbaar wil stellen. In november 2012 heeft Joulz - in samenwerking met Stedin - meegewerkt aan het planten van een groot bos in Nederland, Benthuizen. In november 2013 heeft Joulz meegedaan met het planten van het leiderschapsbos. Evanals voorgaande jaren organiseert Joulz ook in 2014 tal van activiteiten in de Week van de Duurzaamheid. Te denken valt hierbij aan: een duurzame lunch, groene mobiliteit en recycleacties. GreenTec Academy GreenTec heeft in 2011 het initiatief genomen om de GreenTec Academy op te starten, een serie presentaties om creatief met elkaar te discussiëren over energiebesparingsmaatregelen en duurzame energie-infrastructuren. Zaken als duurzame warmte, warmtenetten, warmtepompen maar ook groen gas komen aan bod. De GreenTec Academy wordt twee keer per jaar te houden, met verschillende sprekers uit de organisatie. Invulling van de presentaties wordt mede door de deelnemers zelf bepaald, die aan kunnen geven waar ze belangstelling in hebben. Hierdoor kan de manier waarop Joulz deelneemt aan duurzaamheid en concreet projecten realiseert, over de bühne gebracht worden en andere collega’s ervoor enthousiast maken. In 2013 is gestart om stagiaires van GreenTec een eindpresentatie te geven aan de Joulz collega’s. In 2014 wordt hier een vervolg aan gegeven. Joulz Magazine – editie MVO In 2013 is besloten, om niet alleen aan onze medewerkers maar ook aan relaties een magazine uit te geven met telkens een ander thema. Het eerste thema was MVO. Alle artikelen in het blad waren gerelateerd aan MVO. In 2014 wordt gecontinueerd met het verspreiden van een relatiemagazine. In totaal zullen 3 bladen verschijnen. In elk blad zullen meerder artikelen worden opgenomen worden die MVO-gerelateerd zijn. 3.2

Externe communicatiemiddelen

Afhankelijk van de doelgroep worden verschillen communicatiemiddelen ingezet. De volgende middelen worden structureel danwel adhoc ingezet: Geïntegreerd Jaarverslag Joulz Joulz geeft over 2013 – net zoals in 2012- een geïntegreerd jaarverslag uit, waarin gerapporteerd wordt over de economische, milieu- en sociale prestaties van de organisatie. Bij het opstellen van het jaarbericht wordt rekening gehouden met de GRI-index (Global Reporting Initiative), waarbij onderdelen van deze index worden opgenomen. Joulz heeft de ambitie om koploper te zijn in de transparantie en communicatie over initiatieven op het gebied van duurzaamheid. Om die reden is dit jaar gekozen voor de nieuwe GRI 4 rapportagestructuur. Deze rapportagevorm vraagt, veel meer dan GRI B+, om als organisatie te vertellen waar je staat met je duurzaamheidsdoelstellingen, wat je uiteindelijke doelstelling is en hoe je daar op korte en lange termijn denkt te komen. Ook grote dilemma’s of uitdagingen in dat proces worden beschreven.


Pagina 9 van 19

Hieronder de GRI indicatoren waarover Joulz rapporteert en stuurt. Op een aantal indicatoren wenst Joulz assurance verstrekking door haar accountant Deloitte te verkrijgen. Deze zijn rood gekleurd.

Categorie G4-EC1 Categorie G4-EN3 G4-EN6 G4-EN15 G4-EN16 G4-EN17 G4-EN19 G4-EN23 G4-EN29 Categorie Subcategorie G4-10 G4-LA1 G4-11 G4-LA5 G4-LA6 G4-LA9

Economisch Direct gegenereerde en gedistribueerde economische waarde Milieu Direct energieverbruik door primaire energiebronnen binnen de organisatie Initiatieven ter verlaging van het indirecte energieverbruik en reeds gerealiseerde verlaging Totale directe emissies van broeikasgassen naar gewicht Totale indirecte emissies van broeikasgassen naar gewicht Andere relevante emissies van broeikasgassen (a.g.v. woon-werkverkeer) Energieverbruik binnen de organisatie: Reductie van GHG emissies Totaalgewicht afval naar type, en verwerkingsmethode Monetaire waarde van significante boetes en totaal aantal niet-monetaire sancties wegens het niet naleven van milieu weten regelgeving Sociaal Arbeidsomstandigheden en menswaardig werk Man / Vrouw verhouding bij Joulz In- en uitstroom medewerkers Percentage medewerkers met een cao contract Percentage van het totale personeelsbestand dat is vertegenwoordigd in formele gezamenlijke arbo-commissies van werkgever en werknemers die bijdragen aan de controle op en advies over arbo-programma’s Cijfers over letsel, beroepsziekte, uitvaldagen en verzuimcijfers en het aantal werkgerelateerde sterfgevallen Gemiddeld aantal uren training per jaar per medewerker per geslacht, en per kader categorie


Pagina 10 van 19

G4-LA11 G4-LA12 Subcategorie G4-HR3 Subcategorie G4-SO4 G4-SO5 G4-SO7 G4-SO8 Subcategorie G4-PR9

Percentage van totaal aantal medewerkers dat informatie krijgt over prestatie en loopbaanontwikkeling Samenstelling van bestuurslichamen en uitsplitsing van medewerkers per categorie naar geslacht, leeftijd, minderheden en andere indicatoren van diversiteit Mensenrechten Totaal aantal gevallen van discriminatie en de getroffen maatregelen Maatschappij Percentage van het personeel dat training in anticorruptie-beleid en -procedures van de organisatie heeft gevolgd Maatregelen die getroffen zijn naar aanleiding van gevallen van corruptie Totaal aantal rechtszaken vanwege concurrentiebelemmerend gedrag, antikartel-, en monopolistische praktijken, alsmede de resultaten van deze rechtszaken Monetaire waarde van significante boetes en totaal aantal niet-monetaire sancties wegens het niet naleven van weten regelgeving Product verantwoordelijkheid Monetaire waarde van significante boetes wegens het niet naleven van weten regelgeving betreffende de levering en het gebruik van producten en diensten

In 2014 zal, net als in 2013, veel aandacht besteed worden aan de communicatie rond de GRIverslaglegging richting onze stakeholders. In april 2014 zal een campagne rond de uitreiking van het jaarverslag uitgerold worden, waarbij centraal staat dat zij een grote bijdrage hebben geleverd aan ons MVO-beleid. Internet Om externe belanghebbenden te informeren over de MVO- en CO2-prestatieladder, certificering en het MVO- en energiebeleid wordt hierover informatie opgenomen op de website van Joulz (www.joulz.nl). in 2013 is de website van Joulz gebruikersvriendelijker ingericht. Hierdoor is documentatie rondom MVO makkelijker te vinden. En is de reeds aanwezig informatie over MVO uitgebreid. De informatie voldoet aan de eisen van de CO2-prestatieladder. De 7 kernthema’s van de MVO Prestatieladder komen aan de orde. Regelmatig worden nieuwsberichten geplaatst op de homepage over de activiteiten die Joulz onderneemt. Artikelen, persberichten etc. zullen ook indien aanwezig gepubliceerd worden. Deze zullen ook in twitterberichten gepubliceerd worden. Joulz Magazine – editie MVO In 2013 is besloten, om niet alleen aan onze medewerkers maar ook aan relaties een magazine uit te geven met telkens een ander thema. Het eerste thema was MVO. Alle artikelen in het blad waren gerelateerd aan MVO. In 2014 wordt gecontinueerd met het verspreiden van een relatiemagazine. In totaal zullen 3 bladen verschijnen. In elk blad zullen meerdere artikelen worden opgenomen worden die MVO-gerelateerd zijn. Artikelen in (vak)bladen Joulz biedt regelmatig artikelen en/of persberichten aan bij vakbladen waarbij maatschappelijke betrokkenheid een achterliggend thema is (zie ook het PR Plan Joulz). Bijvoorbeeld vanuit duurzaamheid, innovatie, goed werkgeverschap en MVO. Er zit een duidelijke groei in de aandacht die Joulz voor deze thema’s vraagt, met name op de onderwerpen goed werkgeverschap en duurzame innovaties in de energie-infrabranche. Actieve deelname aan werkgroepen en congressen Binnen de maatschappelijke omgeving waarin Joulz opereert, bestaan diverse initiatieven die tot doel hebben de leefbaarheid van de omgeving te verbeteren danwel kennis te delen over hieraan gerelateerde onderwerpen. Voorbeelden van dergelijke deelnemingen zijn:  RCI (Rotterdam Climate Initiative)  Natuur & Milieu (Nederlandse natuurbeschermings- en milieuorganisatie)  Diverse (duurzaamheid)congressen  MVO Nederland


Pagina 11 van 19

Joulz participeert in deze initiatieven en zorgt door middel van inzet van haar kennis op het gebied van energie infrastructuur en maatschappelijk verantwoord ondernemen voor een actieve bijdrage. Dit kan zijn middels een stand op een congres, het leveren van een spreker of het organiseren van een workshop. Joulz communiceert hierbij ook de eigen resultaten en geeft aan hoe zij beoogt de gestelde doelstellingen te realiseren. Er zal een inventarisatie plaatsvinden van de congresbureaus en congressen die de komende tijd georganiseerd gaan worden. En er zal een ‘speakers academy’ samengesteld worden van Joulz medewerkers die kunnen spreken op een congres. Deze initiatieven zijn aantoonbaar via verslaglegging van de bijeenkomsten en van de eigen bijdragen. Onderstaand een overzicht van evenementen (al dan niet door Joulz geïnitieerd).

2013 Januari Februari Maart April Mei

Juni Juli Augustus September Oktober November december

Geert Meijer spreekt tijdens de Duurzame Verlichtingstafel 50 Joulz medewerkers tijdens NL Doet Joulz medewerker Chris Almekinder realiseert schoonwaterproject Oeganda i.s.m. Picosol Joulz behaalt Lean and Green Personal Mobility Award Joulz medewerkers Pieter van Zwieten en directeur Joanne Meyboom realiseren infraproject in Sierra Leone Nominatie Beste Leerbedrijf 2e plaats voor Beste Leerbedrijf Anne Melchers spreekt over Wind in my backyard tijdens seminar Op weg naar 6000 MW Wind op Land Bekendmaking winnaar prijsvraag ‘CO2, weg ermee’ voor beste idee CO2reductie

2014 Januari Februari Maart April Mei Juni Juli Augustus September Oktober November december

Joulz is initiatiefnemer van en spreker tijden het congres AC/DC: een kwestie van smaak op 30-1. Onderwerp is gelijkspanning (een duurzame innovatie). Diverse Joulz medewerkers werken mee aan NL Doet

Diploma-uitreiking kandidaten Techniek Start Traject

Actieve PR Lean and Green Personal Mobility Award Lean and Green Personal Mobility is er voor koplopende bedrijven die een lange termijn visie hebben op duurzame mobiliteit en bezig zijn die te realiseren. Bedrijven die actief zijn met toepassingen van zuinig, schoon en veilig rijden zoals: elektrisch vervoer, waterstof, groengas, mobiliteitsdiensten en veiligheid. Lean and Green is erop gericht bedrijven te helpen bij het vinden van oplossingen die zowel duurzaam als winstgevend zijn. Met de Lean and Green Personal Mobility Award laten deze bedrijven zien dat zij zich actief inspannen om hun mobiliteit te verduurzamen. Het toekennen van de Award gebeurt op basis van een plan, waarin concrete doelstellingen zijn vastgelegd. Joulz heeft een plan geschreven en ingediend. In mei 2013 ontving AM-MVO-02 Communicatieplan CO2- en MVO-Prestatieladder Joulz (v3.0) 4-2-2014

Pagina 12 van 19

Joulz een van de eerste awards. Joulz levert in 2014 wederom een bijdrage door mee te werken aan de film ter promotie van de Lean and Green Personal Mobility Award. Kennisdeling branche organisaties Ten behoeve van kennisuitwisseling in het kader van MVO-initiatieven wordt samenwerking gezocht met de branche organisaties, zoals KVGN (Koninklijke Vereniging van Gasfabrikanten in Nederland) en Deltalinqs (branchevereniging haven- en industriële bedrijven Rotterdam). De KVGN zorgt voor informatie-uitwisseling door middel van seminars en een nieuwjaarsbijeenkomst. In totaal zijn er 4 bijeenkomsten per jaar, inclusief de jaarvergadering. Met haar leden vormt Deltalinqs op verschillende onderwerpen kennisnetwerken, zoals Deltalinqs “University” en Deltalinqs Energie Forum. Kern is gezamenlijke belangenbehartiging. Joulz zorgt ervoor dat bij de bijeenkomsten van KVGN en Deltalinqs minimaal één vertegenwoordiger aanwezig is. Daarnaast kan gezorgd worden voor een spreker voor het geven van een lezing. Andere ideeën zijn een gezamenlijk locatiebezoek of het organiseren van een kennismiddag. Een en ander in overleg met de branche organisaties. Door de samenwerking met branche organisaties te zoeken, kan Joulz haar vaktechnische kennis delen en inzicht geven in de ontwikkelingen op dit gebied. Daarnaast kan de spreker van Joulz vertellen over duurzaamheidsinitiatieven en de wijze waarop Joulz opleidingsmogelijkheden biedt voor kansarme jongeren. Vanuit de CO2-Prestatieladder wordt aan de organisatie gevraagd om een initiatief te nemen tot het ontwikkelen van projecten die de sector faciliteren in CO2-reductie. Dit gebeurt veelal in samenwerking met een branche organisatie. Ook middels het verkrijgen van de Lean & Green Award stimuleert Joulz de sector een bijdrage te leveren aan het verminderen van de CO2uitstoot. Joulz werkt samen met Proov om het inductie laden voor stadsbussen mogelijk te maken en zo de CO2-uitstoot en het lawaai te verminderen in steden. Het eerste project is in december 2013 opgeleverd. Door participatie in de gelijkspanningsnetten.

Stichting

Gelijkspanning

bevordert

Joulz


de

ontwikkeling

van

Pagina 13 van 19

4

4.1  



Taken en verantwoordelijkheden

Taken en verantwoordelijkheden EH Het directieteam van Joulz is eindverantwoordelijk voor de communicatie zoals beschreven in dit communicatieplan. De afdeling Communicatie van Joulz verzorgt alle communicatie betreffende het energie en CO2 beleid, het milieumanagement en de doelstellingen op het gebied van CO 2-reductie. Dit gebeurt in samenwerking met andere betrokken afdelingen. De MVO coördinator (tevens verantwoordelijk voor de CO2-boekhouding) zorgt ervoor dat de afdeling Communicatie alle relevante informatie ontvangt voor de interne en externe communicatie.


Pagina 14 van 19

5

Planning

Communicatiekalender MVO-beleid 2013 - 2014 kernboodschap extern: Joulz is een duurzaam bedrijf. MVO zit in haar genen kernboodschap intern: Joulz is een duurzaam bedrijf. Wat doe jij om Joulz nog duurzamer te maken? Wanneer

Onderwerp

middel

Voor wie

november/december 2013 Live uitreiking

medewerkers Joulz

29-nov

Bekendmaking winnaars prijsvraag CO2 weg ermee.

Bericht op Plaza medewerkers Joulz Nieuwjaarsboodschap medewerkers Joulz

3-dec

Seminar Op weg naar 6000 MW Wind op Land. Anne Melchers is een van de sprekers.

Seminar Bericht op Plaza

externe stakeholders medewerkers Joulz

Persbericht Bericht op Plaza

externe stakeholders medewerkers Joulz

Bericht op Plaza

medewerkers Joulz

Bericht op Plaza

medewerkers Joulz

9-12 9-12

Opening Inductielaadstation Utrecht Uitreiking eerste groene mannetjes aan groengasbusberijders

22-12

Oplevering vergaderzaal Newton + ZEN storingsruimte op gelijkspanning Wanneer

Onderwerp

middel

Voor wie

januari


Pagina 15 van 19

10-1

Uitreiking eerste groene mannetjes aan groengasbusberijder

30-1

Congres gelijkspanning

Bericht op Plaza

medewerkers Joulz Externe stakeholders

Februari

5-2

7-2 10 t/m 14

Publicatie CO2 jaarverslag Start actie groen idee - Goed doel vh jaar CO2 award Greenchoice warme truiendag? Audit KIWA

Persbericht Magazine Bericht op Plaza

Externe stakeholders Medewerkers Joulz Medewerkers Joulz

Bericht op Plaza

Medewerkers Joulz Extern en intern

Medewerkers Klanten en relaties

Maart 4-3

Start recycling koffiebekers op locatie Alblasserdam

7-3

Joulz zendt in voor de Zyad Future Energy Prize

21-3 28-3

NL Doet Jaarverslag klaar

Bericht op Plaza Bericht op Plaza + ext com Joulz.nl/jaarverslag

Audit KIWA Campagne jaarverslag intern Campagne jaarverslag extern

mailing campagne

Extern en intern Extern en intern

April 7-4 half april half april Mei

Juni 16-6

SMS-actie Airco uit?


Pagina 16 van 19

20-6 Juli

Augustus 14-8

Publicatie CO2 1e half jaar

September

Oktober 6-10 okt 6-10 okt

Week van de duurzaamheid Audit KIWA

November

December


Pagina 17 van 19

Milieudoelstellingen 2014 Doelstelling: Verantwoordelijke: Hoe:

Gasverbruik in m3 Joulz panden verlagen met 2,5% t.o.v. niveau 2013 Directie Joulz 2013 kende een hoog gasverbruik vanwege het relatief koude voorjaar. Door renovatie van Joulz panden met BREEAM label zal het gasverbruik gaan dalen. Target is ten opzichte van 2013. Wijze van meten: CO2 Boekhouding Wanneer: 31 december 2014 gereed Doelstelling: Verantwoordelijke: Hoe: Wijze van meten: Wanneer: Doelstelling: Verantwoordelijke: Hoe: Wijze van meten: Wanneer: Doelstelling: Verantwoordelijke: Hoe: Wijze van meten: Wanneer: Doelstelling: Verantwoordelijke: Hoe: Wijze van meten: Wanneer:

CO2 uitstoot bedrijfsauto’s verminderen met 10% t.o.v. niveau 2013 Directie Joulz Door uitvoering te geven aan de winnende inzendingen van de prijsvraag ‘CO2 weg ermee’: planning monteurs, 1 bus 1 klus, autovrije werkdag, etc. CO2 Boekhouding 31 december 2014 gereed CO2 uitstoot leaseauto’s verminderen met 10% t.o.v. niveau 2013 Directie Joulz E-learning, communicatie, effecten van aanscherping leasebeleid (norm < 120 gram, elektrisch rijden, blokkering tankpas buitenland, etc.) CO2 Boekhouding 31 december 2014 gereed 20% van de bedrijfsauto’s die in aanmerking komen voor vervanging én voldoen aan de eisen om op groen gas te rijden, vervangen door groen gas variant Directie Joulz 1-op-1 monitoring door Wagenpark Joulz met de verantwoordelijke teamleiders CO2 Boekhouding / ROTEB 31 december 2014 gereed Ratio # monteurs / # bussen met 5% verlagen in 2014 t.o.v. 2013 Directie Joulz Door sterk promoten van gebruik E-scooters in binnensteden, slimmer plannen, meerdere monteurs op 1 bus, vaststellen beleid uitgifte bedrijfsauto’s CO2 Boekhouding + SAP HR 31 december 2014 gereed


Pagina 18 van 19

Doelstelling: Verantwoordelijke: Hoe:

Inzicht krijgen in verduurzaming van de keten van kabels Directie Joulz Het samen met de netbeheerder en leverancier(s) inzichtelijk maken van de keten van grondstof tot en met levering van kabels inclusief het formuleren van een verbetertarget voor 2015 Wijze van meten: n.t.b. Wanneer: 31 december 2014 gereed


Pagina 19 van 19

Communicatieplan

Recommend Documents