Communicatieplan Planvormingsfase

Communicatieplan Planvormingsfase Projectorganisatie OostvaardersWold Lelystad, 17 oktober 2007

Communicatieplan Planvormingsfase OostvaardersWold

1. Inleiding ............................................................................................................................................................................... 3 2. Uitgangspunten en strategie ........................................................................................................................................4 2.1 Communicatiedoelen.................................................................................................................................................4 2.2 Strategie........................................................................................................................................................................ 5 3. Communicatie in uitvoering ..........................................................................................................................................6 3.1 Doelgroepen .................................................................................................................................................................6 3.2 Boodschappen .............................................................................................................................................................6 3.3 Fasering in de communicatie ..................................................................................................................................8 3.4 Uitwerking participatie.............................................................................................................................................8 3.5 Faciliteren besluitvorming en bestuurlijke samenwerking.............................................................................9 3.6 Werkwijze, houding en gedrag ..............................................................................................................................9 3.7 Tone of voice .............................................................................................................................................................. 10 3.8 Huisstijl en vormgeving.......................................................................................................................................... 10 3.9 Onderhandelingen................................................................................................................................................... 10 4. Communicatiemiddelen ................................................................................................................................................ 11 4.1 Continu......................................................................................................................................................................... 11 4.1.1 Nieuwsbrief (intern en extern)........................................................................................................................ 11 4.1.2 Interactieve website .......................................................................................................................................... 11 4.1.3 Infotelefoon en mailadres................................................................................................................................12 4.1.4 Documenten beschikbaar stellen ..................................................................................................................12 4.1.5 Promotie ...............................................................................................................................................................12 4.1.6 Brochures/factsheets........................................................................................................................................12 4.1.7 Presentaties op locatie......................................................................................................................................13 4.1.8 Expomateriaal.....................................................................................................................................................13 4.1.9 DVD........................................................................................................................................................................13 4.1.10 Perscontacten....................................................................................................................................................13 4.1.11 Woordvoering stuurgroep ..............................................................................................................................13 4.2 Interactief en proactief ........................................................................................................................................... 14 4.2.1 Inwoners actief betrekken .............................................................................................................................. 14 4.2.2 Inspraak............................................................................................................................................................... 14 4.2.3 Klankbordgroep................................................................................................................................................. 14 4.2.4 Participatie van boeren(organisaties)......................................................................................................... 14 4.2.5 Jongerenproject..................................................................................................................................................15 4.2.6 Opzetten informatiecentrum / thuishonk OostvaardersWold .............................................................15 4.3 Organisatie van de communicatie: werkgroep Communicatie ....................................................................15 4.4 Budget......................................................................................................................................................................... 16 Bijlage: doelgroepenbenadering......................................................................................................................................17

2


1. Inleiding In dit communicatieplan zijn de communicatieactiviteiten voor het project OostvaardersWold in de planvormingsfase (2007-2008) beschreven en de strategische overwegingen die daaraan ten grondslag liggen. De basis voor dit communicatieplan ligt in het Plan van Aanpak, dat medio 2007 door de stuurgroep OostvaardersWold is vastgesteld. Daarmee sluit de lijn die voor communicatie wordt uitgezet aan bij de strategische drie-eenheid, zoals die in het Plan van Aanpak is uitgewerkt voor het proces en de besluitvorming in de planvormingsfase (2007-2008): •

organisatie van de samenwerking;

•

vormgeven van integrale gebiedsontwikkeling;

•

financiering van de opgaven.

In het communicatieplan wordt uitgewerkt op welke wijze communicatie een bijdrage levert aan een zorgvuldige uitvoering van het project in de planvormingsfase. Het plan gaat nader in op de wijze waarop betrokkenen en belanghebbenden worden geïnformeerd over de voortgang van het project. De stuurgroep en hun politieke besturen worden vanuit communicatie gefaciliteerd bij het besluitvormingsproces over de inrichting. En er wordt een participatietraject georganiseerd voor inwoners, maatschappelijke organisaties en bedrijfsleven om ervoor te zorgen dat OostvaardersWold een gebied wordt van en voor de toekomstige gebruikers. In de volgende hoofdstukken wordt achtereenvolgens uitgewerkt wat de uitgangspunten zijn voor de communicatie bij project OostvaardersWold (hoofdstuk 2), op welke wijze dit wordt uitgewerkt (hoofdstuk 3) en welke communicatiemiddelen worden ingezet (hoofdstuk 4).

3


2. Uitgangspunten en strategie 2.1 Communicatiedoelen Een bewuste manier van omgaan met in- en externe communicatie biedt ondersteuning bij het behalen van de projectdoelen van de projectorganisatie. Aan de basis van een goede communicatie ligt het creëren van vertrouwen in elkaar en in het resultaat bij alle betrokkenen en belanghebbenden. Daarvoor zijn in het Plan van Aanpak vier uitgangspunten voor de communicatie door de projectorganisatie benoemd: •

Nadruk leggen op heldere en brede informatievoorziening naar partners, belanghebbenden en inwoners over de voortgang van het proces;

•

Maatschappelijk draagvlak versterken en uitleg geven over nut en noodzaak;

•

Goede Public Relations onderhouden en het project een gezicht geven richting pers en publiek;

•

Rekening houden met belangentegenstellingen in onderhandelingsprocessen.

Met deze uitgangspunten is de volgende stap te benoemen wat de projectorganisatie in de planvormingsfase op het gebied van communicatie wil bereiken. In vragende vorm gesteld: wat zijn de feitelijke communicatiedoelen voor het project OostvaardersWold in deze fase? De communicatiedoelen vallen uiteen in externe en interne. De externe doelen richten zich op de maatschappelijke impact van het project OostvaardersWold: op welke manier wil de projectorganisatie communiceren over de veranderingen die uitvoering van het project in de Flevolandse samenleving teweegbrengt? De interne doelen zijn voorwaardenscheppend: wat is er nodig om de externe communicatiedoelen te kunnen bereiken? Externe doelen zijn: -

Positief en herkenbaar positioneren van het ‘merk’ OostvaardersWold;

-

Toewerken naar concrete beelden over hoe het OostvaardersWold eruit gaat zien;

-

Opbouwen van solide relaties met publiek en media;

-

De bestuurlijke partners maken werk van het verkrijgen van maatschappelijk draagvlak.

Interne doelen zijn: -

Open en transparante inrichting van proces en besluitvorming door de projectorganisatie;

-

Goede afstemming en draagvlak bij de bestuurlijke partners over de (communicatieve) activiteiten van de projectorganisatie.

4


2.2 Strategie De strategie waarop deze communicatiedoelen zijn gebaseerd, is beschreven in het Plan van Aanpak. Uitgangspunt is dat een transparant proces, eenduidige en toegesneden communicatie richting alle betrokken partijen vereist zijn om met elkaar successen te boeken:

Betrokkenen en belanghebbenden worden voorzien van adequate en op maat gesneden informatie over project OostvaardersWold. Er wordt zorgvuldig gecommuniceerd, vooral met de eigenaren/bewoners in het gebied voor wie de aanleg van het OostvaardersWold ingrijpende gevolgen heeft. Draagvlak en betrokkenheid zijn essentieel voor de realisatie van het OostvaardersWold. Het project wordt open en transparant ingericht. De gebiedspartners spannen zich in om relevante maatschappelijke partijen, bestuursorganen, volksvertegenwoordigingen en inwoners actief bij het project te betrekken, met als doel een brede maatschappelijke consensus te laten ontstaan over het OostvaardersWold. In dat licht zal er ook actief gewerkt worden aan de Public Relations van het project. Media en publiek zullen doorlopend worden geïnformeerd over het belang van het OostvaardersWold. (Plan van Aanpak, paragraaf 7.1)

5


3. Communicatie in uitvoering 3.1 Doelgroepen Voor de externe communicatie worden zeven doelgroepen onderscheiden: - Inwoners Zeewolde, Almere en Lelystad en omgeving (informeren via website, media en brochures; uitnodigen voor participatietraject) - Jongeren (aanbieden lesprogramma’s, gastlessen, informatiemateriaal op website) - Boeren in het plangebied (persoonlijke benadering, gerichte informatie, beschikbaar zijn voor vragen, in overleg met belangenorganisaties NLTO en OBA) - Volksvertegenwoordigers regio (besluitvorming faciliteren door nieuwsbrieven, presentaties, werkbezoeken, DVD) - Volksvertegenwoordigers Tweede Kamer (gerichte lobbyacties op woordvoerders van fracties, informatie aanbieden, werkbezoek, DVD) - Maatschappelijke omgeving (plaats geven in klankbordgroep, relatie opbouwen met achterbannen) -Media (investeren in duurzame relaties met journalisten; inzetten bij verbeelden van project; volgen van de actualiteit; onderscheid maken tussen regionale pers en landelijke pers) Voor de interne communicatie zijn er twee doelgroepen: - Ambtenaren/medewerkers Flevoland en partnerorganisaties (informeren over inhoud en voortgang project; interne nieuwsbrief) - Bestuurders Flevoland en partnerorganisatie (afstemming in stuurgroep over woordvoering; stuurgroepleden verantwoordelijk voor communicatie in en namens hun eigen organisatie) In bijlage 1 is uitgewerkt hoe de projectorganisatie de doelgroepen benadert. 3.2 Boodschappen De boodschappen in de planvormingsfase hebben twee lagen: inhoudelijke en procesmatige. Deze boodschappen zullen doorlopend worden bijgesteld in aansluiting op de dynamiek van het project. Inhoudelijk wil de projectorganisatie tonen hoe het OostvaardersWold er in de toekomst uit gaat zien door het project tastbaar, zichtbaar en herkenbaar te maken: Boodschap 1: Hoe gaat OostvaardersWold eruit zien

OostvaardersWold wordt een nieuw natuur- en recreatiegebied voor de bewoners van de Randstad en Flevoland. Het landschap wordt afwisselend en waterrijk, een natuur- en

6


recreatiegebied waar je edelherten kunt tegenkomen en vossen en kiekendieven. Tienduizenden mensen zullen er jaarlijks in hun vrije tijd verblijven. Boodschap 2: Waar komt OostvaardersWold te liggen

OostvaardersWold wordt een natuurzone tussen Oostvaardersplassen en Horsterwold. Die zone is een strook van circa 2 kilometer breed en 10 kilometer lang. Het ligt in het middengebied van Flevoland, tussen Almere, Zeewolde en Lelystad. Provinciale Staten van Flevoland hebben eind 2006 de ligging van het OostvaardersWold vastgelegd in het Omgevingsplan Flevoland. Boodschap 3: Wanneer is het af

Op dit moment wordt de inrichting van het gebied voorbereid; vanaf 2009 kan de feitelijke aanleg waarschijnlijk beginnen. De Gooiseweg wordt mogelijk verbreed, andere wegen kunnen worden versmald of misschien wel verlegd. Ook komen er ecoducten en onderdoorgangen voor de dieren om Gooiseweg, de A6 en de Flevolijn over te kunnen steken. De provincie heeft als doel om al in 2011 een deel van de natuurzone in gebruik te nemen. Samen met het Rijk is het doel dat er in 2014 een volledig ingerichte natuurzone is tussen de Oostvaardersplassen en het Horsterwold. Boodschap 4: Wat levert het op

OostvaardersWold wordt een prachtig natuurgebied met (inter)nationale uitstraling. De komende jaren ontstaat nieuwe ruimte met bijzondere kwaliteiten: •

eerste functionerende natuurverbindingszone in Nederland

•

klimaatproof waterbeheer

•

recreatiegebied met (inter)nationale allure

•

spil voor nieuwe werkgelegenheid

Daarmee biedt OostvaardersWold oplossingen voor inrichtingsvraagstukken in Zuidelijk Flevoland. De dieren in de Oostvaardersplassen krijgen een groter leefgebied, door de aanleg van de zone wordt een bijdrage geleverd aan een hoogwaardig woon- en werkklimaat in Zuidelijk Flevoland en het gebied wordt gebruikt voor waterberging. De procesmatige boodschap heeft vooral betrekking op houding en gedrag van de projectorganisatie (en de gebiedspartners): Boodschap 1:

Wie vragen heeft kan die altijd stellen en krijgt snel en correct antwoord. De provincie is tevens een betrouwbare partner voor de partijen met wie ze samenwerkt. De projectorganisatie luistert goed naar haar omgeving en staat open voor discussie en advies van anderen. Boodschap 2:

Het project OostvaardersWold is er voor de inwoners van Flevoland. Daarom is het vanzelfsprekend dat zij meepraten over het OostvaardersWold. De projectorganisatie biedt daarom de inwoners van Flevoland en maatschappelijke organisaties de gelegenheid om invloed uit te oefenen. Ontwikkeling van een gebied als OostvaardersWold is een interactief proces tussen overheid en samenleving en de projectorganisatie, dat voor haar succes medeafhankelijk is van de bijdrage die de inwoners van Flevoland zelf leveren aan het project.

7


Boodschap 3:

Uitgangspunt is dat de boeren die moeten plaatsmaken voor het OostvaardersWold volledig schadeloos worden gesteld. Boeren zullen er niet financieel op achteruit gaan als zij elders een nieuw bedrijf starten. De provincie snapt ook goed dat de boeren in het gebied hun bedrijf liever voorzetten op de plek waar ze nu zitten. Daarom maakt de provincie steeds zorgvuldige afwegingen tussen algemeen belang en individuele belangen en wil ze graag samen met de boeren tot goede oplossingen komen voor hun individuele situatie. 3.3 Fasering in de communicatie De communicatie voor en over het project is afgestemd op de planning in het Plan van Aanpak. In de eerste zes maanden wordt gewerkt aan inhoudelijke onderzoeken en analyse van mogelijke inrichtingsvarianten voor het gebied. In deze periode is de communicatie gericht op informeren over de voortgang en uitkomsten van onderzoeken en het binden van doelgroepen aan het project. Er wordt een participatietraject voor interactieve planvorming gestart en er worden voorwaardenscheppende producten als vormgeving en een basisinformatiepakket van digitale en gedrukte media gerealiseerd. Er vindt een inventarisatie plaats van in het project geïnteresseerde media. Daarna volgen zes maanden van discussie, waarin de participatie van inwoners, boeren en andere belanghebbenden centraal staat. De media worden uitgenodigd dit participatieproces te volgen. Deelnemers aan de participatie krijgen goede terugkoppeling over hun bijdrage. De uitkomsten van de participatie worden aan de stuurgroep aangeboden, een ijkpunt waarvoor publiciteit wordt gevraagd. In de zes maanden waarin de bestuurlijke discussie plaatsvindt wordt de participatie afgerond. Deelnemers worden geïnformeerd over hoe het verder gaat met OostvaardersWold. Ook vindt dan inspraak op de structuurvisie plaats. De kern van de inzet van communicatie is gericht op het faciliteren van de inspraak, het bestuurlijk debat en besluitvorming. Dat betekent goede informatievoorziening richting de politici die wordt gevraagd te besluiten over Structuurvisie en Samenwerkingsovereenkomst. In deze fase mag ook gerekend worden op kritische media-aandacht. De fasering is een nuancering in de focus van communicatie gedurende de planvormingsfase. Bepaalde elementen, zoals bestuurlijke besluitvorming over deelplannen of -producten, vinden doorlopend plaats en worden ook doorlopend gefaciliteerd vanuit communicatie. Ook voor de communicatie met publiek en media is doorlopend actuele informatie beschikbaar over (de voortgang van) het project. 3.4 Participatie In de planvormingsfase krijgen inwoners, maatschappelijke organisaties, boeren en andere belanghebbenden de gelegenheid om aan te geven hoe zij de inrichting van OostvaardersWold voor ogen hebben. Doel is om eind 2008 besluitvorming te laten plaatsvinden waarbij ook de inbreng van de genoemde partijen wordt betrokken. Voor het participatietraject wordt op korte termijn een afzonderlijk plan van aanpak opgesteld. Op dit moment wordt onderzocht wat de beste aanpak is om de verschillende groepen en individuen tot hun recht te laten komen. Ook wordt bekeken wat de meest geschikte werkvormen zijn qua organisatie, effectiviteit en kosten. Uitgangspunt is een op maat gesneden, doelgroepgerichte benadering.

8


In het participatietraject nemen de boeren een bijzondere positie in. Want participatie is niet voor alle boeren relevant. De boeren die hun bedrijf elders gaan voortzetten, hebben geen belang te weten hoe de natuurzone ingericht gaat worden. Maar dat is heel anders voor de boeren aan de randen van de natuurzone. Die zijn zeer geïnteresseerd in hoe de natuurfuncties gescheiden worden van de landbouwfuncties, zodat zij in hun bedrijfsvoering geen nadelige gevolgen ondervinden van de natuurzone. Het project geeft de boeren aan de randen de mogelijkheid om mee te praten over inrichtingsvarianten. Deelname aan het participatieproces draagt bij aan begrip voor de keuzes die gemaakt worden. 3.5 Faciliteren besluitvorming en bestuurlijke samenwerking De volksvertegenwoordigende organen van waterschap, gemeenten en provincie en hun dagelijkse besturen gaan de komende anderhalf jaar met regelmaat besluiten nemen, op weg naar het vaststellen van de inrichting van OostvaardersWold eind 2008. Dat mondt eind 2008 uit in gezamenlijke besluitvorming van de stuurgroeppartners. Dit gezamenlijke besluitvormingstraject vereist zorgvuldige communicatie. Daarom worden de politieke besturen in de planvormingsfase actief geïnformeerd over de voortgang van het project, de wijze waarop de participatie wordt ingericht en uitgevoerd en de uitkomsten van de onderzoeken. Dat biedt de politieke vertegenwoordigers de mogelijkheid om op de voet te volgen op welke wijze de uiteindelijke inrichtingsvoorstellen tot stand komen en daarover hun mening te vormen. Op deze manier wordt zichtbaar gemaakt welk maatschappelijk draagvlak er is voor de inrichtingsvarianten waarover de politieke besturen eind 2008 een besluit nemen. Tegelijk zal aan de politieke vertegenwoordigers duidelijk worden gemaakt dat het project OostvaardersWold en de besluiten die van hen gevraagd worden, het resultaat zijn van zorgvuldige belangenafwegingen. Bij het aanbieden van documenten aan de algemene besturen van de stuurgroeppartners wordt aangegeven wat de reikwijdte is van het betreffende document of besluit. 3.6 Werkwijze, houding en gedrag Voor het verkrijgen van draagvlak en betrokkenheid moet het project zich duidelijk positioneren. In dat licht is het als voorwaarde belangrijk dat er samenhang en afstemming is bij de communicatie over het project. Diensten, producten en communicatiemiddelen passen bij elkaar, bijvoorbeeld als het gaat om boodschap, tone of voice en stijl. Denk aan het in lijn brengen van persoptredens, de website, communicatiemiddelen en de voorlichting. Bij de actieve participatie van derden is van belang dat de initiatiefnemers (stuurgroeppartners) bereidheid tonen om de mening van anderen serieus te nemen. De kaders (verwoord in het Omgevingsplan Flevoland) zijn het vertrekpunt; daarbinnen is de inbreng van mensen en organisaties zeer gewenst om te komen tot een afgewogen plan voor de inrichting van het gebied. Soms zal dat betekenen dat de stuurgroeppartners even een stapje terug moeten doen om daarna een grotere stap voorwaarts te maken.

9


3.7 Tone of voice Om het project bij brede doelgroepen goed te positioneren, moet de toonzetting in de communicatie altijd zijn: Helder, duidelijk, jargon of ambtelijke taal zoveel mogelijk vermijdend. Voor begrip en draagvlak is nodig dat uit de communicatie met derden inlevingsgevoel spreekt. Door een open houding laat de projectorganisatie zien dat ze ruimte heeft voor de inbreng van anderen. Open betekent in dit verband dat je toegankelijk bent en ook vriendelijk en correct. Echter de vertaalslag naar doelgroepen blijft het belangrijkst. Daarover meer in bijlage 1. 3.8 Huisstijl en vormgeving Een goede, breed toepasbare huisstijl vormt de basis voor de vormgeving van de projectcommunicatie. Om ervoor te zorgen dat de stijl en vormgeving van de projectorganisatie goed aansluiten bij zowel imago en identiteit van de projectorganisatie als bij de gestelde doelen en doelgroepen (zie hoofdstuk 3), zal er ondersteuning worden gevraagd van een vormgevingsbureau. Met dit bureau zal een ontwikkelingstraject worden doorlopen dat in enkele maanden leidt tot een vertaling naar sjablonen voor concrete communicatiemiddelen. Van posterontwerpen tot rapportomslagen, en van logo-ontwerp tot formats voor brochures en nieuwsbrieven. De vormgevingslijn is breed toepasbaar, voor zowel gedrukte als audiovisuele en digitale communicatiemiddelen. Meer over de uitwerking van communicatiemiddelen in hoofdstuk 4. 3.9 Onderhandelingen Met de agrarische organisaties NLTO en OBA is afgesproken dat er naar derden geen mededelingen worden gedaan over onderhandelingen bij grondtransacties. De onderhandelingen worden gevoerd door een externe partij (Dienst Landelijk Gebied) die over de voortgang en resultaten rapporteert aan de projectorganisatie.

10


4. Communicatiemiddelen In dit hoofdstuk is de inzet van communicatiemiddelen uitgewerkt. Gezien de diversiteit aan boodschappen en doelgroepen is het belangrijk te komen tot een mix van communicatiemiddelen die elkaar onderling versterken en aanvullen. Er wordt ook bewust ingezet op een combinatie van meer traditionele communicatiemiddelen (zoals nieuwsbrieven en brochures) en moderne en minder conventionele middelen (interactieve website, gerichte jongerencommunicatie) om een breed publiek aan te spreken. Bij een proactieve opzet van projectcommunicatie past dat de inzet van communicatiemiddelen wijzigt als de dynamiek van het project daarom vraagt. Doorlopend worden de effectiviteit en bruikbaarheid van de ingezette middelen in de gaten gehouden, zodat tijdig kan worden ingespeeld op nieuwe ontwikkelingen en actualiteiten. 4.1 Continu Een aantal communicatiemiddelen maakt permanent onderdeel uit van de projectcommunicatie. Samen zorgen zij voor een continue stroom van informatie over het project. Iedereen die dat wil, heeft zonder al te veel moeite toegang tot de basisinformatie over OostvaardersWold.

4.1.1 Nieuwsbrief (intern en extern) Er verschijnen twee nieuwsbrieven, beiden met een frequentie van drie à vier keer per jaar. Er komt een interne nieuwsbrief voor de intern betrokkenen en de politieke vertegenwoordigers van de stuurgroeppartners. Deze nieuwsbrief dient als bindmiddel voor de organisaties die aan het project meewerken. In deze nieuwsbrief is veel aandacht voor het ambtelijke en politieke proces. De interne nieuwsbrief wordt digitaal verspreid. Daarnaast is er een externe nieuwsbrief, de Webkrant OostvaardersWold. Deze Webkrant is bedoeld voor alle externe relaties van het project en de deelnemers aan de participatie. De Webkrant wordt digitaal verspreid, maar mensen kunnen ook aangeven dat ze liever een gedrukt exemplaar ontvangen. De Webkrant zal er uitzien als een krant en daadwerkelijk het laatste nieuws bevatten over het project. Ook geïnteresseerde journalisten ontvangen deze Webkrant. De verspreiding gebeurt via een verzendlijst die wordt bijgehouden door de projectorganisatie. Ook kunnen geïnteresseerden zich via de website op de Webkrant abonneren.

4.1.2 Interactieve website Het internet gaat een centrale rol spelen in de communicatie over en voor het project OostvaardersWold. Internet is het communicatiemiddel bij uitstek om verschillende doelgroepen op maat te bedienen. De website is via twee adressen benaderbaar: www.flevoland.nl/oostvaarderswold en www.oostvaarderswold.nl. Vooralsnog wordt de website gehost door de provincie Flevoland, maar met het oog op de toekomst is ook de domeinnaam oostvaarderswold.nl geclaimd.

11


In de eerste plaats biedt de website de basisinformatie over het project. Uitleg over het hoe en waarom, relevante documenten als onderzoeksrapporten en downloads van nieuwsbrieven en folders. De website wordt doorlopend ververst, van nieuwswaardige gebeurtenissen worden nieuwsberichten gemaakt en ook is op de website te volgen hoe de media over het project berichten. Daarnaast wordt de website geschikt gemaakt voor participatie door derden. Denk aan discussieforums, polls en de mogelijkheid om filmpjes te plaatsen. Vast onderdeel van de website is het computerspel, genaamd ‘panoramaspel OostvaardersWold’. Dit spel is ook in een offline-versie beschikbaar voor gebruik zonder internet. Het computerspel is bedoeld om mensen op speelse wijze te laten kennismaken met het project. Het kan binnen enkele minuten gespeeld worden en is informatief, beeldend en enthousiasmerend tegelijk. De vragen in het spel kunnen worden aangepast via een content management systeem, wat het mogelijk maakt om met het spel in te spelen op nieuwe ontwikkelingen. Internet heeft in Flevoland een breed bereik, maar nog niet iedereen heeft internet. Daarom zijn producten als nieuwsbrieven en folders ook als hardcopy beschikbaar. Ook kunnen mensen zonder internet zonder beperkingen deelnemen aan het participatietraject.

4.1.3 Infotelefoon en mailadres De projectorganisatie wil goed bereikbaar zijn en vermeldt daarom in alle communicatie-uitingen het telefoonnummer, de URL van de website en het mailadres, 0320 – 265 702 www.flevoland.nl/oostvaarderswold en [email protected].

4.1.4 Documenten beschikbaar stellen Op aanvraag zijn documenten, rapporten en verslagen beschikbaar, voor zover ze niet op de website staan. Mensen die documenten willen ontvangen, kunnen daarvoor terecht bij de projectorganisatie. De documenten worden in principe digitaal toegezonden, maar op verzoek ook per post.

4.1.5 Promotie De website zal jarenlang dienst doen als informatiepunt voor mensen die iets willen weten over OostvaardersWold of die over het project willen meepraten. Gerichte promotie draagt bij aan een snelle bekendheid van de website. Daarom zal in andere communicatiemiddelen van het project (nieuwsbrieven, posters, persberichten, brochures) doorlopend prominent aandacht worden gevraagd voor de website.

4.1.6 Brochures/factsheets Over het project is een brochure beschikbaar met de basisinformatie. Deze brochure wordt doorlopend geactualiseerd. Ter ondersteuning van de brochure wordt een format voor zogenaamde factsheets ontwikkeld. Deze factsheets doen dienst als (actuele) aanvulling en bieden ruimte voor specifiekere

12


informatie. Dit biedt de mogelijkheid om heel doelgroepgericht en/of bij speciale gelegenheden informatie op maat aan te bieden.

4.1.7 Presentaties op locatie Medewerkers van de projectorganisatie zijn op verzoek beschikbaar om presentaties over het project te verzorgen. Presentaties bijvoorbeeld bij maatschappelijke organisaties en ook bij gemeenteraadscommissies en vakbijeenkomsten. De communicatieadviseurs zullen actief in de gaten houden of er doelgroepen en gelegenheden zijn voor presentaties.

4.1.8 Expomateriaal In samenspraak met een vormgevingsbureau wordt gewerkt aan presentatiemateriaal dat het mogelijk maakt om het project professioneel te presenteren op beurzen, op locatie en ook bij inwonersbijeenkomsten. Er komt een presentatiewand, een opstelling voor posters en infopanelen.

4.1.9 DVD Zodra er zicht komt op de inrichtingsvarianten waarover de politiek eind 2008 moet besluiten, komt er een DVD waarop de varianten worden gevisualiseerd. Deze DVD laat zien welke mogelijkheden er zijn voor de inrichting van OostvaardersWold. Het is een vertaling van onderzoeksresultaten, abstracte beschrijvingen en ingebrachte meningen naar begrijpelijke beelden die het mogelijk maken om voor te stellen hoe het gebied er in de toekomst uit gaat zien.

4.1.10 Perscontacten Nieuwswaardige momenten in het proces worden ondersteund met persberichten. Er wordt een verzendlijst bijgehouden van journalisten die interesse hebben in het project. Zij ontvangen ook de Webkrant en kunnen gericht uitgenodigd worden voor een persbriefing, een persexcursie of een nieuwswaardig evenement. Journalisten zullen ook actief gewezen worden op actuele informatie op de website; documenten die voor hen relevant zijn, kunnen via internet eenvoudig voor hen worden ontsloten.

4.1.11 Woordvoering stuurgroep In de komende anderhalf jaar zullen er regelmatig publiciteitsmomenten zijn voor de stuurgroep. Daarover vindt via de werkgroep Communicatie vooraf afstemming plaats (zie paragraaf 4.3). De voorzitter van de stuurgroep fungeert als aanspreekpunt voor de media en als woordvoerder voor stuurgroepbesluiten en -standpunten.

13


4.2 Interactief en proactief

4.2.1 Inwoners actief betrekken De komende anderhalf jaar worden besluiten genomen over de inrichting van het OostvaardersWold. Daarom is juist in deze fase van het project de inbreng van inwoners belangrijk. Want in deze fase kan de inbreng van derden een bijdrage leveren aan de ontwerpvarianten die worden opgesteld. Inzet van het project is om alle goede ideeën die leven bij inwoners op tafel te krijgen. Iedereen die belangstelling heeft, kan met ideeën, vragen en opmerkingen komen. De participatiemomenten worden momenten van ontmoeting waarbij inwoners met elkaar om tafel gaan zitten om de voors en tegens van elkaars ideeën te bespreken. Om de inwoners van de gemeenten Zeewolde, Almere en Lelystad actief te betrekken bij de ontwikkelingen die er in hun naaste omgeving gaan plaatsvinden, start dit najaar een participatietraject. Dat traject zal bestaan uit informatie- en creatieve bijeenkomsten. Waar mogelijk en efficiënt, worden nieuwe media ingezet om dit participatieproces te ondersteunen. Het doel van het participatietraject is tweeledig: 1. maatschappelijk draagvlak door inbreng van betrokkenen 2. goede informatieoverdracht aan inwoners. In de loop van 2008 loopt het participatieproces ten einde en aansluitend besluit de politiek over de inrichtingsvarianten. Dan wordt voor de politiek zichtbaar gemaakt welke adviezen en standpunten uit de participatie naar voren zijn gekomen, zodat de politici de mening van inwoners kunnen meenemen in hun afwegingen.

4.2.2 Inspraak Het project gaat nauwgezet om met de wettelijke inspraakprocedures. Op de website komt een overzicht van de plannen waarop inspraak mogelijk is. De inspraakprocedures worden tijdig bekend gemaakt. Ook vindt terugkoppeling plaats naar de insprekers, zodat zij kunnen zien wat er met hun inspraakreactie gebeurt.

4.2.3 Klankbordgroep De maatschappelijke denktank wordt najaar 2007 omgevormd tot klankbordgroep. Reden voor deze omvorming is dat de rol van de maatschappelijke organisaties in de planvormingsfase anders is dan voorheen. Voor de organisaties die in de klankbordgroep vertegenwoordigd zijn, geldt evenzeer als voor de burgers dat zij de komende anderhalf jaar hun bijdrage voor de ontwerpvarianten kunnen inbrengen. Nu toegewerkt wordt naar inrichting van het gebied en besluitvorming daarover wordt van maatschappelijke organisatie een opiniërende, toetsende en adviserende opstelling verwacht. Met de deelnemers aan de klankbordgroep wordt nader besproken hoe deze nieuwe rol concreet wordt ingevuld.

4.2.4 Participatie van boeren(organisaties) Boeren in het gebied worden (via hun vertegenwoordigende organisaties NLTO en OBA en zonodig ook individueel) uitgenodigd om deel te nemen aan het participatietraject. De boeren aan de randen van de natuurzone kunnen deelnemen aan dit proces. De projectorganisatie zal rekening houden met het feit

14


dat de boeren niet als één groep benaderd kunnen worden, omdat hun positie verschillend is. Boeren die vertrekken hebben een andere positie dan boeren die blijven. Met de NLTO is afgesproken dat zij deelneemt in de klankbordgroep, als representant van de boeren die blijven. Daarnaast gaat de stuurgroepvoorzitter, indien gewenst samen met de stuurgroepvertegenwoordiger van Zeewolde, in het najaar van 2007 een aantal keukentafelgesprekken houden bij boeren in het plangebied. Deze gesprekken zijn bedoeld om boeren de ruimte te geven hun persoonlijke situatie inzichtelijk te maken. De organisatie van deze keukentafelgesprekken vindt plaats in samenspraak met NLTO en OBA.

4.2.5 Jongerenproject OostvaardersWold is een project dat zich ook richt op de toekomstige gebruikers van het gebied. Vanuit het middelbaar onderwijs in Flevoland is reeds belangstelling getoond om aandacht te besteden aan het project in het kader van vakken aardrijkskunde en maatschappijleer. Hieruit is het idee voortgekomen om drie scholen (uit Zeewolde, Lelystad en Almere) te vragen de komende jaren steeds een andere lesgroep verslag te laten doen van het project OostvaardersWold. De leerlingen krijgen hiervoor een website, een eenvoudig content management systeem en een digitale camera. De projectorganisatie komt een gastles geven en daarna verzorgt de docent samen met de projectorganisatie de begeleiding van de leerlingen. Het idee is om komend najaar de scholen te benaderen om aan dit internetproject deel te nemen. De stuurgroepvoorzitter komt tussentijds of bij de afronding langs op de scholen om te zien wat de resultaten zijn.

4.2.6 Opzetten informatiecentrum / thuishonk OostvaardersWold De natuurzone en de rest van het studiegebied krijgen de komende vijftien jaar een totaal ander aanblik. Het project wil een uitvalsbasis hebben in het gebied om ter plekke de veranderingen zichtbaar te maken richting relaties, bestuurders, volksvertegenwoordigers, omwonenden en publiek. Daarvoor zal een informatiecentrum worden opgezet, dat tegelijk dienst kan doen als ‘kantoor-op-locatie’ voor de projectorganisatie. Vestiging en exploitatie van een informatiecentrum worden nader onderzocht.

4.3 Organisatie van de communicatie: werkgroep Communicatie Voor de communicatie over project OostvaardersWold vindt afstemming plaats tussen de afdelingen communicatie van de stuurgroeppartners en de klankbordgroep. Er komt een werkgroep Communicatie bestaande uit communicatieadviseurs van de stuurgroeppartners en de organisaties in de klankbordgroep. Betreffende organisaties worden uitgenodigd om voor deze werkgroep een medewerker te leveren. In de werkgroep worden afspraken gemaakt over samenwerking en afstemming op het gebied van communicatie. Denk daarbij aan afstemming over het verspreiden van persberichten namens de stuurgroep, het linken van websites met informatie over OostvaardersWold en het breed verspreiden van brochures in de diverse netwerken.

15


Een ander punt van aandacht betreft de samenhang met andere projecten en beleidsplannen die van invloed kunnen zijn op het planproces van OostvaardersWold. Denk aan project Almere-Oost of aan beleidsplannen van het waterschap ten aanzien van waterbeheer in Zuidelijk Flevoland. Voorkomen moet worden dat communicatie over het ene project een ander project in de wielen rijdt. Voorgesteld wordt om in de werkgroep Communicatie OostvaardersWold de afstemming met andere projecten permanent op de agenda te zetten. Mocht dat na enkele maanden onvoldoende blijken, dan wordt aan de betreffende projectmanagers gevraagd of zij behoefte hebben aan een aanvullend afstemmingsoverleg op het gebied van communicatie. 4.4 Budget In het Plan van Aanpak is rekening gehouden met een budget van 225.000 euro voor communicatie in de planvormingsfase (2007 en 2008). Omschrijving

Bedrag

Omgevingsparticipatie

35.000

-zaalhuur -onkosten deelnemers -organisatie en statistieke ondersteuning -facilitering Jongerencommunicatie

20.000

Vormgeving/huisstijl ontwikkelen

15.000

Mediafaciliteiten Website

2.000 20.000

Interne communicatie

5.000

Beeldbank/fotografie

3.000

Infocentrum

3.000 *

Expositiematerialen/AV middelen

15.000

DVD

75.000

Nieuwsbrieven Promotie overig

5.000 20.000

Brochures/factsheet

4.000

Drukwerk rapporten

3.000

Totaal

225.000

* De kosten voor het opzetten van een infocentrum vallen buiten het bestek van dit communicatieplan. De geraamde kosten zijn voor een onderzoek naar huisvesting en exploitatie van een informatiecentrum.

16


Bijlage: doelgroepenbenadering Deze bijlage bevat een uitwerking van de externe en interne doelgroepen, waarbij de verschillende doelgroepen worden omschreven en ook wordt aangegeven hoe zij vanuit de projectorganisatie benaderd zullen worden.

Externe doelgroepen - Inwoners Zeewolde, Almere en Lelystad en omgeving Voor de inwoners van het middengebied van Flevoland betekent project OostvaardersWold een verandering van hun leefomgeving. Waar nu nog agrarisch gebied is, komt een groot natuur- en recreatiegebied. Het project wil maatschappelijk draagvlak verwerven en zal daarom een uitgebreid participatietraject starten waarin de inwoners de kans krijgen om mee te denken over de inrichting van het plangebied. Vooral via lokale en regionale media neemt deze doelgroep kennis van het project. Om te komen tot een goede participatie zal vanuit het project gericht actie ondernomen worden om de inwoners enthousiast te maken bij te dragen aan het project. Inwoners zullen ook internet gebruiken als informatiebron. Aangezien internet grote kansen biedt om daadwerkelijk in gesprek te raken met de inwoners, zal een toegankelijke en op interactie ingestelde website prioriteit hebben binnen de externe communicatie van het project. Hiervan kunnen ook andere doelgroepen zoals de media profiteren. - Jongeren Binnen de doelgroep inwoners nemen jongeren een bijzondere positie in. Zij zijn in feite de toekomstige gebruikers van het OostvaardersWold. Inmiddels hebben middelbare scholen in Flevoland belangstelling getoond om een ruimtelijk project als OostvaardersWold te integreren in hun lesprogramma. Het project kan daarop inspelen door bijvoorbeeld het beschikbaar stellen van materiaal (onder andere op de website) voor werkstukken van middelbare scholieren en het verzorgen van gastlessen. Ook zal worden onderzocht of het mogelijk is om via internettoepassingen te komen tot een interactief project waarbij Flevolandse scholieren hun eigen OostvaardersWold-nieuwssite kunnen bouwen en beheren. - Boeren in het plangebied De mensen die nu wonen en werken in het plangebied of er met hun bedrijf aan grenzen, krijgen in het bijzonder te maken met het project omdat in hun leefomgeving de herinrichting van het gebied plaatsvindt. In de natuurzone zal een aantal agrarische bedrijven verplaatst worden; langs de randen van de natuurzone krijgen de boeren te maken krijgen met vrije natuur nabij hun bedrijf wat consequenties kan hebben voor hun bedrijfsvoering. Hoe dan ook, de agrarische ondernemers in en om de natuurzone krijgen te maken met grote veranderingen in de persoonlijke levenssfeer en daarvan is al gebleken dat dat weerstanden oproept tegenover het project. Vanwege de zakelijke en emotionele impact is zorgvuldige informatievoorziening en een persoonlijke benadering bij deze doelgroep essentieel. De eigenaren/bewoners moeten altijd met een vraag kunnen komen en krijgen adequaat antwoord. Daarbij past de kanttekening dat er bij onderhandelingen over grondtransacties situaties kunnen ontstaan waardoor het logisch is dat partijen elkaar om zakelijke redenen niet volledig informeren.

17


De projectorganisatie treedt in overleg met de vertegenwoordigende organisaties NLTO en OBA om te bepalen welke informatiebehoefte hun achterban heeft en op welke wijze vanuit het project hieraan tegemoet gekomen kan worden. - Volksvertegenwoordigers regio De lokale en regionale volksvertegenwoordigers (raadsleden, Statenleden en leden van de Algemene Vergadering van het waterschap) zullen de komende jaren regelmatig te maken krijgen met voorstellen voor de ontwikkeling en inrichting van OostvaardersWold, waarover zij moeten besluiten. Aan het eind van de planvormingsfase gaan zij besluiten over de inrichting van het OostvaardersWold. Om die besluitvormingsmomenten te faciliteren, zorgt de projectorganisatie ervoor dat raadsleden, AV-leden en Statenleden geïnformeerd zijn over de doelen en de voortgang van het project. Dat kan via reguliere communicatiemiddelen als (digitale) nieuwsbrieven en presentaties, en door visitaties, bijvoorbeeld een werkbezoek van een commissie van waterschap of gemeenten onder leiding van één of meerdere stuurgroepleden. Ook is in de tweede helft van 2008 de productie van een DVD voorzien waarop de inrichtingsvarianten visueel worden gemaakt. - Volksvertegenwoordigers Tweede Kamer De leden van de Tweede Kamer zullen het planproces overwegend passief en van afstand volgen. Maar het kan goed zijn dat de actualiteit van kamerdossiers als EHS of natuurbeheer ineens raakt aan de inrichting van het OostvaardersWold. Voor die gevallen is het goed om in samenspraak met de lobbyisten van de stuurgroepleden te komen tot gerichte acties richting fracties of hun relevante woordvoerders. Ook kan het organiseren van een werkbezoek in het plangebied een goed middel zijn om Kamerleden inzicht te geven in het project en de opgaven die daarmee gemoeid zijn. Dergelijke werkbezoeken kunnen ondersteund worden door het aanbieden van infomateriaal op papier of een informatieve DVD. - Maatschappelijke omgeving Bedrijven en maatschappelijke organisaties kunnen een actieve bijdrage leveren aan het vormgeven van de inrichting van het plangebied. Bovendien kunnen ze een belangrijke rol spelen bij het vergroten van het maatschappelijk draagvlak door naar hun achterbannen uit te dragen waarom ze bij de aanleg van de natuurzone betrokken zijn. Zij zouden die gedachte ook kunnen uitdragen naar de media om op die manier hun achterban te bereiken. Vanuit de projectorganisatie kan dit gedrag worden gestimuleerd en kan materiaal worden aangedragen dat organisaties hiertoe in staat stelt. In de voorgaande fase is de maatschappelijke denktank in het leven geroepen als toetsend en meedenkend orgaan namens maatschappelijke en private partijen. In de planvormingsfase kan de denktank doorgroeien tot een klankbordgroep die adviseert over de inrichting. - Media De relatie met de media binnen en buiten Flevoland verdient in het licht van goede PR extra aandacht. Door hun contacten met bestuurders en volksvertegenwoordigers kunnen de media een doorslaggevende rol spelen bij de voortgang van het proces. De inspanningen van de projectorganisatie moeten erop gericht zijn dat de media zichtbaar maken wat het project concreet inhoudt. Ook is het van

18


belang de pers tijdig te voorzien van goede informatie over het project zodat ze minder geneigd zullen zijn tot incidentenberichtgeving. Bij de mediarelaties zal niet alleen aandacht zijn voor de regionale pers; met het oog op de (inter)nationale uitstraling van het OostvaardersWold wordt ook gewerkt aan het opbouwen van een relatie met landelijke media. Interne doelgroepen - Ambtenaren/medewerkers stuurgroeppartners Bij alle in de stuurgroep vertegenwoordigde organisaties hebben tal van medewerkers (zijdelings) een relatie met project OostvaardersWold. Denk bijvoorbeeld aan beleidsmakers op het gebied van natuur, water en recreatie. Vanuit het project zullen deze medewerkers regelmatig op de hoogte gehouden worden over de ontwikkelingen in OostvaardersWold, zodat zij bij hun werkzaamheden daarmee rekening kunnen houden en anderzijds de projectorganisatie gevraagd en ongevraagd kunnen adviseren. Dat gebeurt via een nieuwsbrief en ook zal contact gelegd worden met de afdelingen communicatie van de partners in de stuurgroep om via diverse interne media (intranet, personeelsbladen) op gezette tijden aandacht te hebben voor OostvaardersWold. Ook kunnen op verzoek presentaties worden verzorgd door medewerkers van de projectorganisatie. - Bestuurders Flevoland en partnerorganisaties Voor de leden van de stuurgroep is het van belang dat ze weten op welke wijze er over het project wordt gecommuniceerd. Ze moeten weten welke communicatiemiddelen ze ter beschikking hebben en welke standpunten namens de stuurgroep en projectorganisatie worden ingenomen en welke boodschappen naar derden worden uitgedragen. Ten dele voorziet het voorliggende communicatieplan in deze informatie. Daarnaast zal er in de stuurgroep regelmatig aandacht dienen te zijn voor (de afstemming van) de communicatie. Het ligt voor de hand dat de stuurgroepvoorzitter de portefeuille communicatie krijgt en daarmee als taak heeft om zo nodig aandacht voor communicatieonderwerpen en -middelen te vragen bij de andere stuurgroepleden. Dat betekent ook dat de stuurgroepvoorzitter de aangewezen persoon is om op te treden als woordvoerder van de stuurgroep en dat andere stuurgroepleden hun externe woordvoering afstemmen met de stuurgroepvoorzitter en/of de projectorganisatie.

19

Communicatieplan Planvormingsfase

Recommend Documents