De Hart&Vaatgroep Regio Overijssel
Communicatieplan 2015
Final Versie: V1.0
Door Dorindo Buma Bijgewerkt januari 2015
Inhoud 1 Doel van dit document........................................................................................................................3 2 Voor wie is dit document bedoeld.......................................................................................................3 3 Termen en definities............................................................................................................................3 4 Referenties naar andere documenten.................................................................................................3 5 Documentgeschiedenis .......................................................................................................................3 4 Doelgroepen .......................................................................................................................................5 5 Doelstelling .........................................................................................................................................5 6 Communicatiestrategie .......................................................................................................................6 6.1 Aspecten van effectieve communicatie........................................................................................6 7 Organisatie...........................................................................................................................................7 7.1 Functies........................................................................................................................................7 De voorzitter...................................................................................................................................7 De regioconsulent...........................................................................................................................7 De coördinatoren............................................................................................................................7 De werkgroepleden........................................................................................................................7 De overige regioteamleden............................................................................................................8 8 Communicatiemiddelen en -media......................................................................................................9 8.1 Communicatiemiddelen en -media voor interne communicatie ..................................................9 8.2 Communicatiemiddelen en -media voor externe communicatie .................................................9 9 Activiteiten planning..........................................................................................................................11 9.1 Interne communicatie planning..................................................................................................11 9.2 Externe communicatie planning.................................................................................................12 10 Monitoring.......................................................................................................................................13 11 Evaluatie..........................................................................................................................................13 12 Financiën.........................................................................................................................................13
1 Doel van dit document Dit communicatieplan beschrijft de planning van de benodigde communicatie-uitingen van het regioteam Overijssel van De Hart&Vaatgroep. Daarbij wordt informatie gegeven over “Wie moet wat wanneer weten?” en “Wie moet wat wanneer leveren”.
2 Voor wie is dit document bedoeld Het document is in eerste plaats bedoeld voor de coördinatoren van het regioteam Overijssel en de leden van de resp. werkgroepen. Tegelijk kan de informatie ook nuttig zijn voor andere belanghebbenden en geïnteresseerden zoals de landelijke bestuursorganen en andere vrijwilligersteams.
3 Termen en definities Term Interne communicatie: Externe communicatie: Hartaandoening: Vaataandoening:
Definitie Communicatie van en aan de regioteamleden binnen de context van het regioteam Overijssel. Alle communicatie door (de leden van) het regioteam (als zodanig|) gericht op de omgeving van het regioteam Overijssel. Aandoeningen zoals: aangeboren hartafwijking, angina pectoris, hartfalen, hartinfarct, hartklepaandoening, hartritmestoornissen, hartspierziekte (cardiomyopathie), ontstekingen van het hart. Aandoeningen zoals: antifosfolipidensyndroom, aneurysma, fenomeen van Raynaud, Rendu Osler Weber, slagaderverkalking, spataderen, trombose en longembolie, vasculitis, vernauwing van de halsslagader, vernauwing van de beenslagaderen.
4 Referenties naar andere documenten Inde x [1]
Document type Websites
[1]
Werkplan
[2] [x]
PR-plan Kwaliteitsplan
Titel
Auteur(s)
http://www.hartenvaatgroep.nl/h ome.html http://www.overijssel.hartenvaat groep.nl Werkplan annex begroting 2015 Regio Overijssel
Nog te bespreken
versie
Joop Kesler, Ben Analbers, Theo Broens, Maryke van der Kam Dorindo Buma Dorindo Buma
5 Documentgeschiedenis versie V0.1, draft V0.2, draft V0.3, draft V0.4, draft V1.0, final
Auteur Dorindo Buma Dorindo Buma Dorindo Buma Dorindo Buma Dorindo Buma
Reden van modificatie Eerst opzet van communicatieplan, nog niet volledig Kleine tekstuele aanpassingen Eerste volledige versie na input van Ilse Eijkmans Integratie van informatie uit andere documenten Tekstuele aanpassing van Herman Muller en Karin te Brake
4 Doelgroepen De Hart&Vaatgroep is de patiëntenvereniging voor mensen met een hart- of vaatziekte en hun naasten. De Hart&Vaatgroep is opgezet voor en door mensen die zelf een hart- of vaatziekte hebben (gehad) of hun naasten. Ook mensen die (nog) niet ziek zijn en de risico’s uit eigen familie kennen, bijvoorbeeld bij erfelijk hoog cholesterol (FH) of de ziekte van Rendu Osler Weber, kunnen bij De Hart&Vaatgroep terecht. De Hart&Vaatgroep richt zich ook op professionele zorgverleners die door hun werk in meer of mindere mate betrokken zijn bij hulpverlening aan mensen met een hart- of vaatziekte.
5 Doelstelling De impact van het krijgen van een hart- of vaatziekte is groot. Het gaat vaak om levensbedreigende ziekten met een grote invloed op de patiënt en zijn omgeving. Het regioteam Overijssel van De Hart&Vaatgroep heeft zich als doel gesteld mensen met een hart-of vaatziekte en hun naasten te steunen bij het leven met deze aandoeningen door zich in te zetten voor de volgende concreet geformuleerde doelstellingen (zie ook document werkplan [2]).
Doelstelling gericht op patiënten met een hart-of vaatziekte: o Informatievoorziening in de vorm van beurzen, brochures en themabijeenkomsten. o Vergroten van acceptatie door lotgenotencontact door het samenbrengen van mensen en het laten delen van ervaringen met anderen. o Leefstijlbegeleiding door de mensen bewust te laten worden van het belang van een gezonde leefstijl en te motiveren om aan een gezondere leefstijl te werken. o Belangenbehartiging door samenwerking te bevorderen met regionale ziekenhuizen, patiëntenorganisaties en serviceclubs. Doelstelling gericht op naasten van patiënten met een hart- of vaatziekte: o Informatievoorziening in de vorm van beurzen, brochures en themabijeenkomsten. o Belangenbehartiging door samenwerking te bevorderen met regionale ziekenhuizen, patiëntenorganisaties en serviceclubs.
Doelstelling gericht op professionele zorgverleners: o
Intensiveren van de samenwerking.
6 Communicatiestrategie De boodschap die het regioteam Overijssel van De Hart&Vaatgroep wil uitdragen richting patiënten met een hart- of vaatziekte is: De Hart&Vaatgroep denkt mee met de patiënt over wat goede gezondheidszorg is en laat de stem van de hart- en vaatpatiënt daarin doorklinken. De concrete activiteiten die daarmee gepaard gaan zijn het organiseren van (zie documenten [1 en2]): Themabijeenkomsten, Hart&Vaatcafés, Kookworkshops, Activiteiten op het gebied van leefstijl en sport, Natuurwandelingen, Lotgenotencontact.
6.1 Aspecten van effectieve communicatie De communicatiestrategie hierbij is dat de boodschap in ieder geval zal voldoen aan de volgende aspecten: Tijdigheid: de informatie bereikt mensen op tijd; directbetrokkenen worden eerder geïnformeerd dan indirect betrokkenen, zodat het regioteam informatie eerder ontvangt dan personen daarbuiten; Helderheid: de informatie is duidelijk, begrijpelijk en slechts voor één uitleg vatbaar. De boodschap is in alle communicatiemiddelen en uit alle monden dezelfde; Volledigheid: de informatie is zo volledig als op dat moment mogelijk is; kan er nog niet gecommuniceerd worden over de inhoud, dan wordt gecommuniceerd over het proces; Zorgvuldigheid: de informatie die verstrekt wordt is juist en is zorgvuldig geformuleerd; over de volgorde waarin de doelgroepen worden geïnformeerd, is goed nagedacht; Doelgroepgerichtheid: informatie is toegespitst op de doelgroepen, uitgaande van wat zij nodig hebben om zich goed geïnformeerd te voelen.
7 Organisatie De organisatie het regioteam Overijssel van de Hart&Vaatgroep is afgebeeld in het organigram van figuur 7-1. De organisatie bestaat in het kort uit een voorzitter, een regioconsulent van het landelijke Bureau van De Hart&Vaatgroep en een aantal coördinatoren met elk een werkgroep. De werkwijze van het regioteam is aan de ene kant collegiaal terwijl aan de andere kant de individuele coördinatoren met hun werkgroepen initiatieven nemen wat betreft het organiseren van activiteiten. Uiteraard worden de initiatieven goed afgestemd de voorzitter en de regioconsulent.
Figuur 7-1: Organigram van het regioteam Overijssel.
7.1 Functies De voorzitter De voorzitter is de leider van het regioteam, hij heeft het mandaat om zaken goed te keuren of af te keuren. Daarnaast zet hij zich in om de coördinatoren zo goed mogelijk te faciliteren in het organiseren van de doelen. De regioconsulent De regioconsulent heeft als taak het regioteam bij te staan in het uitvoeren van zijn activiteiten en zal tussenpersoon zijn tussen het regioteam en het beleid van de landelijke bestuursorganen. De coördinatoren De coördinatoren (zie figuur 9-1) hebben als taak om activiteiten te organiseren binnen hun expertisegebied (bijv. leefstijl of belangenbehartiging). Daarnaast houden zij de voorzitter, regioconsulent en de andere coördinatoren op de hoogte van hun activiteiten. De werkgroepleden De werkgroepleden bedenken in samenwerking met de coördinator activiteiten en nemen het initiatief in het uitvoeren van de geplande activiteiten.
De overige regioteamleden Secretaris, penningmeester, webbeheerder, redacteurs en adviseurs zijn teamleden die voornamelijk een faciliterende rol hebben: zij zorgen ervoor dat het regioteam als een goed geoliede machine zijn werk kan doen.
8 Communicatiemiddelen en -media In hoofdstuk 6 is een aantal doelgroepen benoemd. In relatie tot deze doelgroepen zullen de meest adequate middelen en media ingezet moeten worden om hen zo goed mogelijk te bereiken (zie paragraaf 6.1 voor details). Dit betekent dat niet alle mogelijke middelen of media geschikt zijn om een specifieke doelgroep mee te bereiken. Per activiteit zal daarom afgewogen moeten worden welke middelen er ingezet zullen worden. De communicatiemiddelen waarvan het regioteam gebruik maakt zijn: Vergaderingen: locatie Nijverdal, Documentatie: notulen, werkplan annex begroting, communicatieplan, PR-plan en kwaliteitsplan, E-mail: voor digitale communicatie van verslagen en wat dies meer zij, Telefoon: voor dringende aangelegenheden en snelle afstemming, Websites: http://www.hartenvaatgroep.nl ; http://www.overijssel.hartenvaatgroep.nl ; http://www.hartstichting.nl/ , Media: tv, radio, krant, brochures en posters, Sociale media: er is in 2014 voor gekozen om te onderzoeken of Facebook van meerwaarde kan zijn voor het functioneren van het regioteam. Vooralsnog wordt nog geen gebruik gemaakt van middelen als: o Twitter, o WhatsApp, o LinkedIN.
8.1 Communicatiemiddelen en -media voor interne communicatie Interne communicatie zal moeten voldoen aan alle aspecten voor effectieve communicatie (zie 6.1). Ook zal op (bijna) maandelijkse basis vergaderd worden om de activiteiten te plannen, te organiseren en plaats te laten vinden. De vergaderingen zullen worden vastgelegd in notulen. Daarnaast zal een aantal documenten gedurende het jaar onderhouden moeten worden. Dit zijn: werkplan annex begroting, communicatieplan, PR-plan en kwaliteitsplan. Deze 4 documenten moeten aan het begin van elk kalenderjaar worden geüpdatet met de plannen die er voor het komende jaar zijn vastgesteld. Wanneer deze 4 documenten zijn geüpdatet zullen ze worden gebruikt als managementdocumenten en leidraad voor het regioteam en worden gedeeld met het Bureau van De Hart&Vaatgroep.
8.2 Communicatiemiddelen en -media voor externe communicatie Ook externe communicatie zal moeten voldoen aan alle aspecten voor effectieve communicatie (zie 6.1). Als eerste communicatiemiddel naar de buitenwereld is de algemene website van De Hart&Vaatgroep te noemen. Het regioteam Overijssel zelf beschikt eveneens over een gebruikersvriendelijke website die goed wordt bijgehouden en beheerd. Het is de bedoeling dat deze congruent is met de laatste status van de agenda van het regioteam. Op de website vindt men informatie over het regioteam, de activiteitenagenda en andere leuke en belangrijke wetenswaardigheden. De focus van de te communiceren informatie is gericht op Overijssel. Informatie van andere regio’s in Nederland heeft dus niet de eerste prioriteit. Daarnaast zal getracht worden media in te zetten die zo mogelijk kunnen zorgen voor extra opkomst van mensen uit onze doelgroepen. Dit hoeft dus niet voor elke activiteit gelijk te zijn.
Toepassing van sociale media wordt vooralsnog beperkt tot Facebook .
9 Activiteiten planning 9.1 Interne communicatie planning Tabel 9-1: Interne activiteiten schema voor 2015 Activiteit
wie
waar
Vergaderingen regioteam
Maandelijkse regioteam vergadering
Alle team leden
Nijverdal 10:0012:00
De website actualiseren Voortgang boeken wat betreft onderwerpen uit brainstormnota 20 juli 2013
Dit wordt gedaan
Karin
Deze onderwerpen zijn 1) Doelstelling kerntaken 2) Evaluatie met teamleden over hun taken 3) Meer inhoud geven aan onze doelgroepen 4) Onze naamsbekendheid 5) Onze website actueel maken 6) Een pool zichtbaar maken van onze netwerken 7) Inleiders voor onze activiteiten en themadagen 8) Het bereiken van de witte plekken in Overijssel 9) Het uitbreiden en onderhouden van onze contacten 10) Ons team informeren over werkzaamheden Bureau en Regio 11) De functie van adviseur vrijwilligers 12) Hoe gaan we ons PR-beleid vorm geven 13) Een communicatieplan maken 14) De Hart&Vaatgroep en de Hartstichting samen Activeren over de gehele provincie Op belangrijke beurzen gaan staan met onze stand Indien mogelijk 2 goede avonden houden voor onze leden Begroting aanpassen op meerkosten toename teamleden Meer activiteiten afstemmen op samenwerking met Gelderland
Joop
Op meerder plaatsen
PR vrijwilliger Alle teamleden
Overijssel In geheel Overijssel Nog bepalen thuis
constant
Nader bepalen
2015
PR uitzetten Stand staan Ledenavond beleggen Begroting aanpassen Afstemming met Gelderland
Omschrijving
Coördinatoren Penningmeester Allen
wanneer 12-01; 09-02; 09-03; 11-05; 15-06; 14-09; 26-10; 23-11. elke week, maand constant
Jaarlijks
?? Is gebeurd
9.2 Externe communicatie planning Tabel 9-2: externe activiteiten schema voor 2015 activiteit Thema bijeenkomsten Medische informatieavond
Hart&Vaat café
Omschrijving
wie
waar
wanneer
Samen met het Deventer Ziekenhuis organiseren wij op 28 januari een avond over boezemfibrilleren.
Anneke
Deventer
28-01
4 stuks
Rolf/Herman
Nader bepalen
2015
Evt in combinatie met Longfonds/DVN Kookworkshops
4 stuks
Harm
Nader bepalen
2015
Leefstijl en sport
8 stuks Plus nog met Longfonds/DVN/Apneu
Harm
Nader bepalen
2015
Natuurwandelingen
4 stuks Buitengewone leden Bij betrekken
Daniël
Nader bepalen
2015
Eenzelfde boodschap via verschillende media aan de doelgroep aanbieden. Dit kan verspreid over een langere periode (10 advertenties in 10 weken), maar ook een piek in korte tijd (10 advertenties in 2 weken).
10 Monitoring Door meetpunten te benoemen, kan tussentijds gekeken worden of de activiteiten voldoende opleveren en of bijstellingen nodig zijn. .
11 Evaluatie Het verdient aanbeveling om aan het einde van een kalenderjaar samen met de coördinatoren het afgelopen jaar te evalueren en verbeterpunten te benoemen. Daarbij is het belangrijk dat feedback wordt verkregen van de doelgroepen. Dit kan in de vorm van: Direct terugkoppeling vragen van deelnemers aan bijeenkomsten en activiteiten en deze terugkoppeling vastleggen, Vastleggen waarover en wat deelnemers aan activiteiten zoal ventileren en communiceren over mogelijk relevante aangelegenheden, Een korte (laagdrempelig) enquête laten invullen door deelnemers aan een activiteit of bijeenkomst. De informatie die vrijkomt bij zo’n evaluatie kan gebruikt worden om vragen te beantwoorden zoals: Is de doelstelling gehaald? Wat ging er goed? Wat ging er minder? Deze en andere vragen worden bij het evalueren beantwoord. Door dit goed inzichtelijk te maken, zorg je ervoor dat je in de toekomst een (nog) beter communicatieplan kunt maken.
12 Financiën De uitvoering van een communicatieplan kost geld. In een kostenbegroting kunnen alle kosten op een rij worden gezet. Denk niet alleen aan mediaplaatsingen, maar ook aan de aanmaakkosten van advertenties e.d., rechten op foto’s, inschakeling van bureaus en het reserveren van financiën voor onvoorziene uitgaven (5-10% van het totaalbudget).
