Inhoud communicatieplan

Communicatieplan 2007 Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda

Inhoud communicatieplan Inleiding

Pagina 3

A. Algemeen kader o Aanleiding o Analyse o Uitgangspunten o Afbakening

Pagina Pagina Pagina Pagina Pagina

5 5 6 8 9

B. Aanpak o Doelgroep o Boodschap o Aanpak

Pagina Pagina Pagina Pagina

11 11 12 12

C. Actieplan - Pijlers – o Pijler 1 o Pijler 2 o Pijler 3 o Pijler 4 o Pijler 5

Pagina Pagina Pagina Pagina Pagina Pagina

13 13 18 24 29 33

Per pijler uitwerking van actieplan / to do’s & budget / tijdsplanning

Evaluatie

Pagina 38

Bijlagen - Omgang met de pers - Voorbeeld persbericht

2


Inleiding Uit onderzoek blijkt dat de informatievoorziening voor patiënten in de palliatieve fase te minimaal is. Dit feit is ook door de netwerkleden van de 5 subregionale netwerken van het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda vastgesteld aan de hand van eigen ervaringen in hun werkveld. Samen willen zij de informatievoorziening verbeteren in de palliatieve fase en ook de zorg meer toespitsen op de wensen van patiënt en zijn of haar naasten. Om dit te realiseren is een goede communicatie tussen de zorgen ondersteuningsinstanties noodzakelijk. Binnen het netwerk is geconstateerd dat de communicatie naar de patiënt niet voldoende is, de communicatie rond overdrachtmomenten niet altijd even soepel verloopt en er onderling maar minimaal wordt gecommuniceerd over bijvoorbeeld kennisuitwisseling en andere zaken. De werkgroep Communicatie van het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda wil deze communicatiestromingen aanpakken en aan de hand van een concreet communicatieplan verder verbeteren, zodat in de toekomst te zorgen een betere informatievoorziening aanwezig is. Het verzoek van hen is dan ook een concreet communicatieplan in handen te hebben, waarmee zij aan de slag kunnen.

Waarom een communicatieplan? Bij goede communicatie gaat een uitvoerige planning vooraf. Het bereiken van een streven is slechts mogelijk als er een concreet uitgewerkt plan ligt, waarbij de prioriteiten zijn weergegeven. In een communicatieplan wordt alles helder op een rijtje gezet, het geeft een heldere aanpak weer en zorgt ervoor dat er een samenhang tussen de uitingen ontstaat. Het meest kenmerkende van het communicatietraject is dat het een reeks activiteiten omvat waarbij pas op langer termijn de resultaten merkbaar zijn. Daarom is het ook van belang dat er een evaluatie plaats vindt om te bekijken of het streven gehaald is of dat, indien noodzakelijk, de doelstellingen aangepast of bijgesteld dienen te worden om het streven te realiseren.

Communicatieplan Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda Het communicatieplan van het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda is vastgesteld aan de hand van het in figuur 1 weergegeven communicatiemodel van de Modellen van C van Noël Slangen. Het model is aangepast naar de vorm van dit concrete communicatieplan, dat toegespitst is op het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda. Het plan is opgedeeld in een algemeen kader waarin de aanleiding, analyse, uitgangspunten en afbakening besproken worden. Daarna wordt concreet gemaakt wie de doelgroep is, wat er gecommuniceerd dient te worden en hoe dit gedaan moet worden. Het actieplan is opgedeeld in 5 pijlers, waarbij iedere pijler een aparte aanpak, to do lijst, budget en tijdsplanning heeft. Tot slot volgt een toelichting op de evaluatie. Zie voor figuur 1 de volgende bladzijde.

3


Figuur 1

Aanleiding Analyse

Algemeen kader

Uitgangspunten Afbakening

Wie?

Doelgroep

Aanpak

Boodschap

Wat? Aanpak

Actieplan / To Do’s / Budget / Tijdsplanning

Hoe?

Pijler 1

Pijler 2

Pijler 3

Pijler 4

Pijler 5

Evaluatie Communicatiemodel – Bron Modellen van C - Noël Slangen

De basisvraag bij de aanpak van de communicatie is als volgt:

Wat willen we tegen wie vertellen en hoe gaan we dat doen? Daarnaast is een aantal subvragen die centraal staan bij het tot stand komen van het communicatieplan. De subvragen zijn als volgt: -

De Wie-vraag: Wie of welke doelgroep willen we met onze communicatie bereiken? De Wat-vraag: Welke boodschap willen we inzetten om onze doelstelling te bereiken? De Hoe-vraag: Hoe en met welke instrumenten gaan we die boodschap brengen?

Om bovenstaande vragen te kunnen beantwoorden dient eerst vastgesteld te worden wie de doelgroep is, welke doelstellingen er zijn en wat de boodschap dient te worden die door middel van instrumenten overgedragen moeten worden aan de doelgroep. Een aantal van deze zaken is voorafgaand aan de ontwikkeling van dit plan al geconcretiseerd door de werkgroep Communicatie van het netwerk. Daarnaast is er door hen ook een aantal uitgangspunten vastgesteld die in het communicatietraject meegenomen dienen te worden.

4


A – Algemeen kader In dit eerste gedeelte van het communicatieplan wordt het algemene kader geschetst, waarbij de aanleiding tot de ontwikkeling van dit plan helder wordt. Er wordt een korte samenvatting gegeven van de analyse die is uitgevoerd voorafgaand aan de ontwikkeling van het plan. Hierbij zijn de struikelblokken en de meningen over de communicatie binnen het netwerk bekeken. Daarnaast worden de uitgangspunten voor de aanpak vastgesteld en een afbakening gemaakt voor het communicatietraject dat doorlopen zal worden aan de hand van dit communicatieplan.

Aanleiding Binnen de regio Stadsgewest Breda is een samenwerkingsverband vastgelegd, waarin 5 regionale subnetwerken samenwerken om de palliatieve zorg binnen de regio te verbeteren en optimaliseren. Het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda bestaat uit 5 subregionale netwerken. Dit zijn de volgende netwerken: - Breda en omgeving - Etten-Leur/Zundert - Land van Heusden en Altena - Moerdijk/Drimmelen - Oosterhout/Geertruidenberg De netwerken bestaan uit vertegenwoordigers van diverse zorginstanties als thuiszorg, verpleeghuis, hospice, vrijwilligersorganisaties, ziekenhuis, zorgvragers, ouderenbond, huisarts en geestelijk verzorgers, waarbij zij allen zorg en ondersteuning verlenen in de palliatieve fase. Ieder netwerk heeft zijn eigen identiteit en activiteiten en werken vooral ieder afzonderlijk. Het doel van de samenwerking is het verbeteren van de kwaliteit van zorg voor de palliatieve patiënt zowel op organisatorisch, professioneel als relationeel vlak door een betere samenwerking van de zorgen ondersteuningsinstanties in de regio Stadsgewest Breda. Alle instanties willen een zo hoog mogelijke kwaliteit van leven realiseren voor de patiënt. Dit gebeurt thuis en als dat niet meer gaat in één van de mogelijkheden die er zijn in het Stadsgewest Breda. De coördinatie van het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda wordt verzorgd door de netwerkcoördinator van de Annevillegroep. Door de verschillende projecten, waaronder het PAT-team en de Palliatieve Kit, wordt steeds meer met elkaar samengewerkt en wordt gewerkt aan een goede samenwerking om de kwaliteit van leven van de patiënt zo hoog mogelijk te houden. Gebleken is dat de communicatie binnen het eigen netwerk en tussen de betreffende netwerken nog niet optimaal verloopt, waardoor de informatievoorziening en zorg rondom de patiënt in de palliatieve fase niet altijd vlekkeloos verloopt. Dit zou uiteindelijk wel het geval moeten zijn, omdat gezamenlijk gestreefd wordt naar een zo goed mogelijke kwaliteit van zorg voor de patiënt in zijn of haar laatste levensfase. Eén van de doelen van het netwerk is tenslotte een goede afstemming en samenwerking tussen de verschillende zorgvoorzieningen, beroepsbeoefenaren en vrijwilligers op het gebied van palliatieve zorg. Er dient actiever te worden samengewerkt door middel van activiteiten en uitwisseling van deskundigheid. Naar aanleiding van een subsidieverlening van de provincie (in het kader van de stimuleringregeling) is een communicatieplan opgesteld waarmee het netwerk aan de slag kan.

5


Analyse Naar aanleiding van een aantal gesprekken met leden uit de verschillende netwerken en verschillende soorten instanties kunnen we de volgende zaken concluderen: Algemeen - Er dient in de palliatieve fase zoveel mogelijk rekening gehouden te worden met het feit dat de patiënt thuis wil sterven. Als dit niet meer mogelijk is voor de patiënt of zijn of haar naasten, wordt gekeken naar een andere mogelijkheid, bijvoorbeeld een hospice, verpleeg/verzorgingshuis of opname in het ziekenhuis. -

De naasten van de patiënt dienen tijdens het ziekteproces niet vergeten te Eventueel kan inschakeling van vrijwilligers hierbij ondersteuning bieden.

worden.

-

De zorgen ondersteuningsmogelijkheden in de palliatieve fase wordt te laat ingeschakeld, waardoor de patiënt vaak te laat in aanraking komt met de mogelijkheden van zorg en ondersteuning in de palliatieve fase.

-

De algemene informatieverstrekking over alle zorg en ondersteuning die plaatsvindt bij een patiënt, dient beter gecommuniceerd te worden aan de huisarts. In de meeste situaties is dit nog niet het geval.

-

De huisarts en/of verpleegkundigen dienen als een soort zorgconsulent te fungeren, waarbij zij naast de medische zorg ook aanbevelingen kunnen geven voor bijvoorbeeld de inschakeling van een vrijwilliger of andere ondersteuningsmogelijkheden.

-

De wens bestaat om eventueel in de toekomst de gegevens van de patiënt digitaal op te slaan, zodat de desbetreffende zorginstanties snel bij de gegevens kunnen. Inmiddels wordt hier al landelijk naar gekeken en heeft zeker nog al wat voeten in aarde. Dit is dan ook iets wat zeker in de toekomst eventueel opgepakt kan worden.

-

Een andere mogelijkheid is om de gegevens van de patiënt in een dossier te houden die bij de patiënt blijft. Daarbij zijn bij iedere overdracht de gegevens actueel en direct beschikbaar. Hierbij dient dan ook gekeken te worden of deze gegevens ook toegankelijk dienen te zijn voor bijvoorbeeld vrijwilligers.

-

De mogelijkheid van vrijwilligers in de palliatieve fase wordt te laat ingeschakeld. Toch is uit onderzoek gebleken dat de hulp van een vrijwilliger in de palliatieve fase zeker waardevol is.

-

Verpleegkundigen van de thuiszorg, die medische zorg verlenen aan een patiënt in de palliatieve fase, dienen vroegtijdig te signaleren of eventueel extra inschakeling van bijvoorbeeld een vrijwilliger of andere ondersteuning noodzakelijk is. Hij of zij kan dit dan ook met de patiënt of zijn of haar naasten bespreken.

-

Het WMO loket in de gemeenten dient het centrale aanspreekpunt voor alle vragen op het gebied van zorg te worden. Deze dient dan ook goed op de hoogte te zijn van de mogelijkheden op het gebied van palliatieve zorg in de regio Stadsgewest Breda.

-

Huisartsassistenten en praktijkverpleegkundigen dienen een belangrijkere rol te gaan spelen in de palliatieve fase.

6


AIV – huisbezoek Advies / Instructie / Voorlichting -

Het AIV-huisbezoek is een belangrijk middel om informatie te verstrekken aan de patiënt en in te spelen op de persoonlijke situatie en wensen van de patiënt en zijn of haar naasten. Het AIV-huisbezoek dient dan ook actiever ingezet te worden vanuit meerdere kanalen.

Overdrachtmomenten - De overdrachtmomenten lopen niet altijd soepel, waardoor niet goed ingespeeld kan worden op de situatie van de patiënt. -

De zorgoverdracht dient direct vanuit het ziekenhuis overgedragen te worden aan de huisarts en zorginstantie die de zorg overneemt. Dit gebeurt soms pas dagen later, waardoor er gebrek aan informatie is en de zorgverlener of huisarts niet goed kan inspelen op de situatie van de patiënt.

Netwerk gerelateerd - Binnen het netwerk en vooral overkoepelend weten leden maar minimaal wat de andere zorgen ondersteuningsinstanties kunnen betekenen voor de patiënt. De leden zijn te onbekend met wat iedereen precies kan en doet. -

Veel zorgen ondersteuningsinstanties weten niet wat andere instanties precies doen en wat de mogelijkheden zijn om samen te werken of hoe ze op elkaar een beroep kunnen doen. Er dient dan ook een soort checklist ontwikkeld te worden waarbij inzicht wordt gegeven met welke instanties in bepaalde situaties samengewerkt kan worden.

-

De wens is een overzichtelijk overzicht te hebben van de mogelijkheden die in de regio Stadsgewest Breda zijn op het gebied van palliatieve zorg, welke voorzieningen de instanties hebben en welke kosten er aan verbonden zijn.

-

De informatievoorziening over de netwerkactiviteiten is minimaal en vaak wordt informatie niet gevonden of bereikt. De algemene informatievoorziening over netwerkactiviteiten dient dan ook beter te worden.

Uitgangspunten Aan de hand van bovenstaande analysegegevens en zaken die door de werkgroep Communicatie vooraf al waren vastgesteld, kunnen we de volgende uitgangspunten voor het communicatietraject van het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda vaststellen: -

De communicatie en algemene informatieverstrekking naar de zorgvrager en naasten dient beter en helderder te worden.

-

De communicatie en informatieverstrekking tussen de zorgaanbieders overdrachtmomenten dienen beter op elkaar afgestemd te worden.

-

De communicatie en informatieverstrekking binnen het eigen netwerk en tussen de subregionale netwerken van het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda dienen beter te worden aangepakt.

bij

De uitgangspunten worden omgezet in doelstellingen die aan het eind van het communicatietraject behaald dienen te zijn. Een aantal van de doelstellingen blijft zeker de

7


komende jaren nog doorlopen, waarbij regelmatig gekeken dient te worden naar een aanscherping en verbetering van de doelstellingen

Doelstellingen voor het communicatietraject van het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda zijn als volgt: -

De algemene informatie en communicatie naar de patiënt en naasten dienen beter te worden.

-

Het zorgproduct AIV (Advies/Instructie/Voorlichting) dient bij iedere patiënt die in de palliatieve fase komt, aangeboden te worden.

-

Er dient een samenhangend zorgen ondersteuningsaanbod geboden te worden, die aansluit op de behoefte van de patiënt.

-

De communicatie bij de overdrachtmomenten tussen de verschillende zorginstanties dient beter gestructureerd te worden.

-

De identiteiten van de netwerken dienen meer samengebracht te worden.

-

De communicatie en informatie-uitwisseling binnen het eigen netwerk dienen verbeterd te worden.

-

De communicatie en informatie-uitwisseling tussen de subregionale netwerken dienen verbeterd te worden.

-

De kennisuitwisseling en deskundigheidsbevordering van de zorgaanbieders dienen naar een hoger niveau getild te worden.

Afbakening Aan de hand van de doelstellingen kan een afbakening van het communicatietraject vastgesteld worden en wordt dit communicatieplan opgedeeld in een vijftal pijlers. Dit zijn de volgende vijftal pijlers:

Figuur 2 Pijler 1

Pijler 2

Algemene informatievoorziening zorgvrager

Aanbod AIVhuisbezoek

Pijler 3 Communicatie tussen zorginstanties bij overdrachtmomenten

Pijler 4 Communicatie binnen eigen netwerk en tussen netwerken

Pijler 5 Communicatie over netwerk / informatievoorzie ning vanuit het netwerk / PR

De pijlers staan ieder voor een aantal doelstellingen en hebben ieder hun specifieke doelgroep en boodschap. De pijlers worden verderop in dit communicatieplan uitgebreid toegelicht met een actieplan, to do lijst, budget en tijdsplanning. Daarnaast is het belangrijk dat we het onderwerp van het project goed afbakenen. Het betreft palliatieve zorg in de regio Stadsgewest Breda. Hieronder een korte toelichting wat palliatieve zorg precies inhoudt.

8


Wat is palliatieve zorg? Palliatieve zorg is de zorg voor mensen waarbij genezing niet (meer) mogelijk is, maar waarbij men geholpen wordt zo min mogelijk last te hebben van klachten, zodat een zo optimaal mogelijk leven mogelijk is. Voor de definitie van palliatieve zorg wordt de door de World Health Organisation (WHO) geformuleerde definitie aangehouden:

“Palliatieve zorg is een benadering die de kwaliteit van het leven verbetert van patiënten en hun naasten die te maken hebben met een levens-bedreigende aandoening, door het voorkomen en verlichten van lijden, d.m.v. vroegtijdige signalering en zorgvuldige beoordeling en behandeling van pijn en andere problemen van lichamelijke, psychosociale en spirituele aard.” (WHO definitie, 2002). Een chronische aandoening (‘een ziekte die niet meer reageert op curatieve behandeling’) hoeft niet direct levensbedreigend te zijn. In de palliatieve zorg gaat het echter wel om patiënten die de ‘laatste fase’ zijn ingegaan: patiënten waarover duidelijk is dat “mogelijkheden zijn uitgeput en dat genezing niet meer mogelijk is. In praktische zin komt de term palliatieve zorg in beeld wanneer de levensverwachting van de patiënt beperkt is.”

(WHO) Palliatieve zorg: - voorziet in verlichting van pijn en andere belastende symptomen - bevestigt het leven en beschouwt het sterven als een normaal proces - heeft niet de intentie om het sterven te verhaasten, noch om het uit te stellen - integreert psychologische en spirituele aspecten van zorg - biedt ondersteuning om patiënten te helpen zo actief mogelijk te leven tot aan het sterven - biedt ondersteuning aan familie en naasten bij het omgaan met de situatie gedurende het sterfbed en het overlijden van de patiënt en in de periode van rouw na het overlijden - maakt gebruik van een multidisciplinair team om aan de behoeften van de patiënt en diens naasten tegemoet te komen, inclusief rouwverwerking indien geïndiceerd - plaatst de kwaliteit van leven op de voorgrond en kan een positieve invloed hebben op het verloop van de ziekte - is in een vroegtijdig stadium van de ziekte toe te passen, in combinatie met andere therapieën die bedoeld zijn om het leven te verlengen, zoals chemotherapie of radiotherapie, en sluit die onderzoeken in die nodig zijn om belastende klinische complicaties beter te kunnen begrijpen en te beheersen. Palliatieve zorg houdt dus het volgende in: - Het gaat om patiënten waarbij een terminale ziekte is geconstateerd (die uiteindelijk het overlijden van de patiënt tot gevolg zal hebben), - Het doel is een zo goed mogelijke kwaliteit van leven in de laatste levensfase. - De hulpverlening is multidisciplinair: van verlichting van pijn tot wonen, van therapie tot rouwverwerking.

Wie is de patiënt/zorgvrager? De doelgroep van palliatieve zorg vormen patiënten die overlijden aan een niet-acute of terminale aandoening. Volgens eerdergenoemde definitie van de WHO (uit 2002) gaat het om “patiënten die te maken hebben met een levensbedreigende aandoening”. Mensen die een acute dood sterven kennen geen terminale fase. Naar schatting vormt ongeveer tweederde deel van de doelgroep kankerpatiënten. Andere veel voorkomende doodsoorzaken bij terminale patiënten zijn COPD (longemfyseem en chronische bronchitis), hartfalen en diabetes

9


mellitus. In mindere mate gaat het om nierziekten, ziekte van Parkinson, leverziekten, AIDS, ALS (zenuwspierziekte) en MS (multiple sclerose).”

Palliatief/terminaal Meestal beschouwt men zes weken tot drie maanden vóór het overlijden als het begin van de terminale fase (Spreeuwenberg, 1981). Gezien de moeilijkheid om het precieze einde aan te geven zal er altijd een grijs gebied blijven met betrekking tot de terminale zorg. Terminale zorg richt zich specifiek op zorg in deze laatste fase, terwijl palliatieve zorg al in een eerder stadium wordt geboden. Terminale zorg is een onderdeel van de palliatieve zorg. De verwachting is dat iemand dan binnen korte tijd zal sterven. Dat kan binnen een aantal maanden zijn, maar ook binnen een paar dagen. Voor de terminale zorg gelden dezelfde principes als voor de palliatieve zorg: de zorg is gericht op een zo goed mogelijke kwaliteit van leven, zowel voor degene die gaat sterven als voor zijn naasten.

Wie wordt in dit communicatieplan als patiënt/zorgvrager gezien? In dit communicatieplan gaan wij uit van een patiënt die palliatief/terminaal is en een levensverwachting heeft van minder dan 6 maanden. In meest voorkomende gevallen wordt hierbij de meeste zorg en ondersteuning geboden. We gaan hierbij ook uit van de situatie dat de patiënt thuis wil sterven en indien niet meer mogelijk voor de patiënt of zijn of haar naasten, overgeplaatst wordt naar een verplaatste thuissituatie, verpleeg/verzorgingshuis of ziekenhuis.

10


B – Aanpak In dit deel van het plan staan de vragen wie, wat en hoe centraal. Wie is de doelgroep waarop dit communicatietraject gericht is? Wat is de boodschap die gecommuniceerd dient te gaan worden en hoe wordt het communicatietraject aangepakt?

Doelgroep Aan de hand van de vastgestelde uitgangspunten hangen de pijlers waarbij iedere pijler een aantal specifieke doelgroepen betreft. De belangrijkste doelgroep van het gehele project is natuurlijk de patiënt/zorgvrager en naasten in de palliatieve fase. Om die doelgroep goed te bereiken moet ook een aantal andere communicatiekanalen goed georganiseerd zijn om het streven van een goede informatie-/communicatievoorziening voor de patiënt te realiseren. De doelgroepen worden aan de hand van de pijlers nader toegelicht. Bij “beschrijving doelgroep” staat de doelgroep waarop de pijler betreft. Bij “nader toegelicht” staat uitgebreid beschreven welke groep zorgaanbieders het betreft. Pijler 1

Beschrijving doelgroep: Zorgvragers + naasten

Nader toegelicht:

Pijler 2

Zorgvragers + naasten

Pijler 3

Zorgaanbieders

– – – – –

Pijler 4

Zorgaanbieders

– Zorginstanties uit netwerk – Vertegenwoordigende personen van instanties in het netwerk – Stuurgroep – Netwerkcoördinator

Pijler 5

Zorgaanbieders + Annevillegroep + externe partijen als subsidieverstrekkers, zorgverzekeraars, gemeenten en CIZ

– Netwerkcoördinator – Werkgroep Communicatie – Zorginstanties uit netwerk

Huisartsen Ziekenhuisverpleegkundigen Behandelende specialisten Transferverpleegkundigen Verpleegkundigen thuiszorg

Bij de zorgaanbieders uit het netwerk dient gedacht te worden aan alle zorgaanbieders en ondersteuningsinstanties in de regio Stadsgewest Breda die palliatieve zorg verlenen. Hierbij kan gedacht worden aan zorgaanbieders in care & cure sector - huisartsen – 1e lijns hulpverlening – levensbeschouwelijke en spirituele zorg, maatschappelijk werk, mantelzorgers en vrijwilligers.

11


Boodschap De algemene boodschap die centraal staat in dit communicatietraject is:

“De zorgen ondersteuningsinstanties uit het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda willen door middel van een samenwerkingsverband de beste zorg en een zo hoog mogelijk kwaliteit van leven realiseren bij de patiënt in de palliatieve fase. Gezamenlijk wordt gewerkt aan het verbeteren van de communicatie tussen de zorgaanbieders en verhogen van kennis en deskundigheidsbevordering van de zorgverleners.” Daarnaast is per pijler nog een aantal andere “boodschappen” die vooral bij de realisatie en verbetering van de pijler van belang zijn. Deze zijn dan ook terug te vinden bij het actieplan van de pijlers.

Aanpak Hoe gaan we doelstellingen behalen? En hoe bereiken we de doelgroepen? Aan de hand van de vastgestelde uitgangspunten is een vijftal pijlers ontwikkeld die in dit communicatietraject de aandacht krijgt. Aan de hand van deze vijf pijlers is het mogelijk de doelstellingen te realiseren en te zorgen voor een betere informatie-/communicatievoorziening aan de patiënt en het streven om een zo hoog mogelijke kwaliteit van leven te bieden. Bij de eerste twee pijlers staat de patiënt/zorgvrager centraal waarbij een aantal nieuwe communicatiekanalen ontwikkeld worden om de informatievoorziening voor de patiënt/zorgvrager te verbeteren. Bij pijlers 3 t/m 5 staat de communicatie tussen de zorgaanbieders centraal. Zij dienen er gezamenlijk voor te zorgen dat er een goed, op elkaar aangesloten zorgproces aanwezig is voor de patiënt. Communicatie tussen de zorgaanbieder is hierbij van groot belang en is dan ook een belangrijk deel van dit communicatieplan. Daarnaast zijn één van de doelen ook de deskundigheidsbevordering en kennisuitwisseling. De zorgaanbieders kunnen elkaar naar grote hoogte leiden, waarbij dit positief is voor de patiënt en zeker van toegevoegde waarde kan zijn bij de ontwikkeling van een nog beter zorgproces. In het volgende gedeelte van dit communicatieplan wordt per pijler een actieplan nader toegelicht met to do lijst, budgetweergave en tijdsplanning advies. Het advies is de pijlers als volgt onder te brengen in de volgende werkgroepen: -

Werkgroep Communicatie pijlers 1 + 4 + 5 Werkgroep AIV pijler 2 Werkgroep overdracht pijler 3

Figuur 3 Pijler 1

Pijler 2


Aanbod AIVhuisbezoek

Pijler 3 Communicatie tussen zorginstanties bij overdrachtmomenten



12


C – Actieplan – Pijlers In dit gedeelte van het communicatieplan worden de pijlers nader toegelicht en volgt het actieplan van het communicatietraject. Per pijler volgt er een actieplan met to do lijst, budget en tijdsplanning advies.

Pijler 1 – Algemene informatievoorziening zorgvrager

Pijler 1

De patiënt/zorgvrager staat centraal in dit communicatietraject en wordt daarom als eerste pijler behandeld in dit actieplan. De uiteindelijke doelgroep waar het om draait is tenslotte de patiënt en zijn of haar naasten. Diegenen moeten goed geïnformeerd worden over de mogelijkheden die er zijn op het moment dat hij of zij palliatieve zorg nodig heeft.


Actieplan: In deze pijler staat het opzetten van een aantal informatievoorzieningen om de communicatie naar de patiënt/zorgvrager + naasten zo goed en helder mogelijk te realiseren. De boodschap die hierbij centraal staat is de algemene informatievoorziening over wat palliatieve zorg precies is, wat komt er allemaal bij kijken en welke mogelijkheden zijn op het gebied van palliatieve zorg in de regio Stadsgewest Breda. Bij deze pijler staat de patiënt/zorgvrager die daadwerkelijk palliatief is, centraal en alle communicatie dient daar ook op toegespitst te zijn.

To do’s – inzet communicatiemiddelen: Bij de ontwikkeling van alle communicatiemiddelen dient rekening gehouden te worden dat alle mogelijkheden van zorg en ondersteuning aan bod komen. Het gaat hierbij dus niet alleen om de medische zorg die verleend kan worden, maar ook om de andere aspecten van palliatieve zorg die van lichamelijke, psychosociale en spirituele aard zijn. De wekgroep Communicatie van het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda met ondersteuning van medewerkers van de Annevillegroep wordt belast met de werkzaamheden die uitgevoerd dienen te worden bij de realisatie en onderhoud van de middelen.

De volgende middelen kunnen ingezet worden om informatievoorziening te creëren voor de patiënt/zorgvrager:

een

zo

compleet

mogelijke

Folder (reeds in ontwikkeling) -

Er dient een algemene folder ontwikkeld te worden, waarbij de eerste informatie gegeven wordt over zorg in de palliatieve fase aan de patiënt/zorgvrager en naasten. De folder dekt de hele lading en stelt gerust bij de eerste vragen die er bij patiënt/zorgvrager en naasten zijn. De folder moet een rustige en overzichtelijke uitstraling hebben en alle overige communicatiemiddelen moet herkenbaar aansluiten op deze folder. De inhoud van de folder moet regelmatig nagelopen worden en indien noodzakelijk aangepast worden. De verspreiding van de folder dient bepaald te worden. Waar wordt de folder uitgegeven? Probeer hierbij ook de aantallen bij te houden hoeveel verstrekt zijn aan iedere locatie. Daarbij kan achteraf gemeten worden hoeveel brochures er uitgegeven moeten worden.

13


-

-

-

Zorg voor een heldere begeleidende brief bij het verspreiden van de brochures. Het is tenslotte de bedoeling dat de folder zoveel mogelijk meegegeven gaat worden. Geef in de brief duidelijk aan waar nieuwe brochures bijbesteld kunnen worden en geadviseerd wordt zelf een goede lijst bij te houden, waarbij na een 1 jaar zelf een follow-up gemaakt kan worden om te checken of nieuwe brochures noodzakelijk zijn. Vergeet niet ook kenbaar te maken dat de website een complete aanvulling is op het inleidende verhaal van de folder. Na een 1 jaar vindt een evaluatie plaats over de reacties op de folder. Indien nodig worden aanpassingen verricht en worden brochures bijgedrukt. De evaluatie gebeurt met de werkgroep Communicatie. Algemene coördinatie van de folder wordt verzorgd door de Annevillegroep.

Algemene informatie De folder is ontwikkeld door Flaim. Zij besteden het drukwerk van de folder uit aan een externe partij. De tekst van de folder is geschreven door de heer Will Tromp. Gegevens zijn bekend bij de netwerkcoördinator.

Website (reeds in ontwikkeling)- www.watalsiknietmeerbeterword.nl -

-

Er dient een website ontwikkeld te worden waar de patiënt/zorgvrager informatie kan vinden over de mogelijkheden die er zijn in de regio Stadsgewest Breda. De website is een bron van informatie met betrekking tot de mogelijkheden die er zijn op het gebied van zorg en ondersteuning in de palliatieve fase. De website is puur gericht op de vragen die bij een patiënt/zorgvrager en naasten zullen opkomen. De hoofdzaak van de website is de sociale kaart met gegevens van zorgen ondersteuningsinstanties. De website is het vervolg van de folder en zal dan ook eenzelfde herkenbare lay-out hebben. De meeste bezoekers zullen via de folder verwezen zijn naar de website. De informatie op de website dient up to date gehouden te worden. Dit zal zo makkelijk mogelijk gemaakt worden door middel van een CMS systeem. De website dient breed bekend gemaakt te worden ook aan de hand van links op andere websites. Hiervoor dient een selectie gemaakt te worden op welke website er graag een link geplaatst moet gaan worden. De statistieken van de website dienen zo toegankelijk mogelijk te zijn. Dit kan in samenwerking met de website-ontwikkelaar gerealiseerd worden. De website dient 1x per maand ter controle te worden nagekeken op eventuele onjuistheden en aanpassingen of aanvullingen die verricht dienen te worden. Het onderhouden van de website voor zorgvragers zal verzorgd worden door de Annevillegroep. Na een 1 jaar zal een evaluatie plaatsvinden met de werkgroep Communicatie over de statistieken en worden de reacties besproken die zijn ontvangen op de website.

14


Algemene informatie De ontwikkeling van de website + hosting is verzorgd door InterComm. Flaim heeft het ontwerp van de website gerealiseerd. De teksten zijn ontwikkeld door de werkgroep Communicatie. De gegevens zijn bekend bij de netwerkcoördinator.

Informatiebijeenkomst/middag/avond -

-

-

-

-

Daarnaast dient voor de patiënt/zorgvrager en naasten een mogelijk contactmoment aanwezig te zijn waarbij een korte presentatie wordt gegeven over wat palliatieve zorg precies is en welke mogelijkheden van zorgen ondersteuning mogelijk zijn. Het opzetten van de regionale informatiebijeenkomsten wordt door de subregionale netwerken zelfstandig gedaan met eventuele ondersteuning van de werkgroep Communicatie. De hoofdzaak is de informatievoorziening. Geprobeerd dient te worden zoveel mogelijk vragen weg te nemen bij de zorgvrager. Waarschijnlijk zal deze informatiebijeenkomst meer bezocht worden door naasten dan door de patiënt/zorgvrager zelf. Dit is bij de bepaling van de inhoud zeker van belang. Bijvoorbeeld kan de ondersteuning van een vrijwilliger hierbij centraal staan. Er dient goed vooraf gecommuniceerd te worden dat een informatiebijeenkomst zal plaatsvinden en wat het doel en wie de doelgroep is. Zorg voor publiciteit rondom de informatiebijeenkomst. Maak posters, stuur deze op en voeg eventuele extra informatie toe die naar de zorgen ondersteuningsinstanties gestuurd wordt. Stuur het bericht ook aan de regionale pers. Maak de bijeenkomst kenbaar op de eigen ontwikkelde website voor zorgvragers. Zorg voor een vriendschappelijk tijdstip en een goed bereikbare locatie. Meet wat de bezoekers van de bijeenkomst vinden. Laat ze een korte vragenlijst na afloop van de bijeenkomst invullen. Eventueel kan er een soort informatiemarkt aan gekoppeld worden, waarbij verschillende zorgen ondersteuningsinstanties zichzelf kunnen presenteren. De opzet is iedere netwerk 1x per jaar een informatiebijeenkomst te laten organiseren in hun netwerkregio. De evaluatie vindt plaats door de netwerken zelf en de resultaten worden aan de werkgroep Communicatie doorgegeven. De werkgroep Communicatie kan een ondersteunende rol bieden bij de organisatie van de informatiebijeenkomst.

Berichten in de media -

-

Voor extra publiciteit rondom de mogelijkheden op het gebied van zorg in de palliatieve fase kan nieuws aangeleverd worden aan de regionale media. Bepaal wat nieuws is en of dit op netwerkniveau aan de patiënt/zorgvragers en naasten via de pers gepresenteerd kan worden. Mensen worden nog bekender met de mogelijkheden die er zijn als ze regelmatig en vanuit verschillende kanalen ermee in aanraking komen. Stel een persbericht op en zorg dat het aan de eisen van een goed persbericht voldoet. (Zie bijlagen) Verspreid het persbericht zo breed mogelijk aan verschillende soorten media. Indien het een onderwerp is waarbij de verwachting zal zijn dat er veel vragen komen, is het verstandig een persbijeenkomst te organiseren waarbij direct de ruimte gegeven wordt tot het stellen van vragen. Bepaal de keuze aan de hand van het onderwerp, want bij moeilijke situaties dien je er zeker van te zijn alle vragen goed te kunnen beantwoorden.

15


-

Zorg voor centraal aanspreekpunt voor de pers die hen kan voorzien van informatie en/of eventueel kan doorverwijzen. Houd bij waar de berichten ook daadwerkelijk geplaatst worden of welke media aandacht besteden aan het nieuws. Probeer regelmatig contact met de pers te zoeken. Vooral de regionale bladen worden vaak door oudere mensen goed gelezen.

Budget: Dit budget is gebaseerd op geschatte kosten voor de periode april 2007 tot april 2008. - Herdruk folder "wat als ik niet meer beter word" Herdruk 1500 ex.€ 350,= Aanpassingen: € 350,= Verspreiding: € 100,= Totaal = € 800,= - Website "watalsiknietmeerbeterword'" Onderhoud/hosting € 950,= - Informatiebijeenkomsten Format publieksposter (500 ex) Vormgeving/opmaak: € 450,= Drukwerk:€ 350,= Totaal = € 800,= Kosten per bijeenkomst: € 700,= Totaal: 5 x € 700,= € 3.500 euro

16


Tijdsplanning: Communicatiemiddel Folder

Website

Informatiebijeenkomst

Wat - Verspreiden

Hoe - Per post - Rondbrengen

Wanneer -april 2007

Wie - Annevillegroep

- Evaluatie

- Reacties pijlen en eventuele aanpassingen verrichten

-april 2008

-Werkgroep Communicatie

- Onderhoud folder

- Aanpassingen doorvoeren + bijdrukken

-april 2008 + daar op volgende jaren

- Annevillegroep

- Onderhoud

- Aanvullen + aanpassen gegevens

- 1x per maand

- Annevillegroep

- Evaluatie

- Statistieken bekijken + reacties pijlen

- april 2008

- Werkgroep Communicatie

- Voorbereiding en organiseren van informatiebijeenkomst

- Inhoud, doelgroep, boodschap, locatie, datum bepalen

- 5x per jaar Ieder netwerk 1 bijeenkomst

- Ieder netwerk met ondersteuning van Werkgroep Communicatie

- Evaluatie

- Reactie meten

- Nieuws bepalen

- Informatie vanuit het netwerk over wat nieuws is

- na de informatiebijeenkomst - min. 2x per jaar

- Verspreiden van Persbericht / algemeen aanspreekpunt

- Via opstellen persbericht of persbijeenkomst

Eigen netwerk

Berichten in de media

- Ieder netwerk aan meedenken

- Netwerkcoördinator

17


Pijler 2 – Aanbod AIV-huisbezoek Pijler 2

Actieplan: Aanbod AIV Het AIV - huisbezoek (advies / instructie / voorlichting) dient huisbezoek bij iedere patiënt/zorgvrager die in de palliatieve fase terecht komt, standaard aangeboden te worden vanuit de verschillende kanalen waar de patiënten vandaan komen. Uit onderzoek is gebleken dat de patiënt zeer gebaat is bij een AIV - huisbezoek en daardoor meer bekend is met de mogelijkheden die er zijn op het gebied van palliatieve zorg. Indien de patiënt niet direct zorg wenst, wordt het toch vaak op prijs gesteld als er iemand langs komt die ook algemene informatie kan verstrekken of eventuele tips en wetenswaardigheden kan verstrekken. Het AIV - huisbezoek is daarom onmisbaar in de palliatieve fase. Tenslotte is het streven om de patiënt een zo hoog mogelijk kwaliteit van leven te bieden, waarbij de patiënt zelf de regie in handen houdt.

To do’s – inzet communicatiemiddelen: Bij de uitvoer van het AIV-huisbezoek (thuiszorgproduct 13) dat gedaan wordt door (wijk)verpleegkundigen van de verschillende thuiszorginstanties uit de regio Stadsgewest Breda, dient rekening gehouden te worden dat het niet alleen om de medische kant, maar ook om de psychosociale kant gaat waarbij advies, informatie en instructie gegeven worden. Belangrijk is hierbij dat de naasten van de patiënt hierbij niet vergeten worden. Het doel van het AIV huisbezoek is naar aanleiding van de specifieke vraag of situatie de gezondheidssituatie te verbeteren en te zorgen voor het vergroten van de zelfredzaamheid van de patiënt. De patiënt wil tenslotte zolang mogelijk thuis blijven en zelf de regie in handen houden. Voor het AIV huisbezoek bestaat tot op dit moment nog geen eigen bijdrage van de patiënt. De (wijk)verpleegkundigen die AIV–huisbezoeken uitvoeren, dienen daarom bekend te zijn met alle mogelijkheden die er zijn op het gebied van palliatieve zorg. Ook dienen zij per patiënt te kunnen inschatten welke zaken er ter sprake kunnen komen of juist niet besproken hoeven te worden. De inhoudelijke deskundigheid is belangrijk om te ontwikkelen bij de (wijk)verpleegkundigen van de thuiszorg. Daarnaast dienen de partijen die het AIV-huisbezoek kenbaar maken aan de patiënt, zelf ook bekend te zijn met wat het AIV-zorgproduct precies inhoudt en hoe het aangevraagd kan worden zodat er een AIV-huisbezoek gehouden wordt. Het AIV-huisbezoek wordt alleen ingezet op het moment dat een patiënt na het slecht nieuwsbericht weer naar huis gaat en herstel van de ziekte niet meer mogelijk is. Hoe gaan we het het AIV-huisbezoek kenbaar maken bij de zorgaanbieders zodat de patiënt automatisch via alle kanalen in aanraking komt met het AIV-huisbezoek? Via onderstaand schema zijn de kanalen in kaart gebracht:

Zie figuur 4 op de volgende pagina voor een overzicht van waar het AIV-huisbezoek aangeboden dient te worden:

18

Overige kanalen waar AIV aangeboden dient te worden als het in het ziekenhuis niet is gebeurd:

Via behandeld arts / poli – verpleegkundigen Inschakeling na of tijdens behandeling - PILOT

Poliklinisch Patient krijgt slecht nieuwsgesprek bij gesprek op de polikliniek

Eventueel wordt er extra zorg ingezet.

Verpleegkundige verzorgt een verslag over het AIV – huisbezoek aan de huisarts.

AIV – huisbezoek wordt uitgevoerd door verpleegkundige van de thuiszorg.

Overige - WMO / mantelzorgers / andere zorginstanties Overige instanties / hulpverleners dienen ook op de hoogte te zijn van de mogelijkheid tot AIV – huisbezoek. Zij kunnen de patient informeren over de mogelijkheid.

Thuiszorg – (die al reeds plaats vond) Patient had reeds thuiszorg. Zorgverlener van de thuiszorg kan een AIV – huisbezoek aanmelden.

19

Huisarts Patient heeft slecht nieuwsgesprek gehad in het ziekenhuis. Huisarts wordt hiervan op de hoogte gesteld door het ziekenhuis. Huisarts neemt contact op met de patient en biedt de mogelijkheid van AIV aan als dit nog niet is gedaan in bovenstaande situaties. Huisarts dient bericht te krijgen als AIV in het ziekenhuis is aangevraagd.

Via afdelingsverpleegkundigen bij ontslaggesprek - PILOT

Wordt rechtstreeks aangevraagd bij de thuiszorg

Aanbod AIV-huisbezoek AIV aanbieden wanneer patient palliatief is en naar een thuissituatie gaat.

Via transferverpleegkundigen Inschakeling via afdelingsverpleegkundigen

Ziekenhuis Patient krijgt slecht nieuwsgesprek tijdens opname in ziekenhuis

SCHEMA AIV - HUISBEZOEK



De werkzaamheden voor goede aanpak van het zorgproduct AIV dient uitgevoerd te worden door een werkgroep AIV die zich bezig zal houden met de ontwikkeling van betere communicatie van het AIV-huisbezoek. De eventuele resultaten die hieruit voortvloeien en van genoeg nieuwswaarde zijn om te publiceren in de media kunnen overgedragen worden aan de werkgroep Communicatie. Deze zullen zorgen voor publicatie in de media en op het extranet van de Annevillegroep, zodat ook de andere leden van de netwerken geïnformeerd zijn over de werkzaamheden van de werkgroep AIV. Door de netwerkcoördinator wordt de werkgroep AIV samengesteld.

Om tot een goed resultaat te komen en AIV standaard aan te bieden aan de patiënt in de palliatieve fase dienen de volgende zaken meegenomen te worden::

Aanbieden van AIV aan patiënt in de palliatieve fase -

Het aanbod AIV dient via de volgende zorgaanbieders aangeboden te worden aan de patiënt. Zie hiervoor ook het schema: • transferverpleegkundigen • poliklinieken • verpleegkundigen afdeling ziekenhuis • huisartsassistenten • thuiszorg • andere zorginstanties • huishoudelijke hulp • mantelzorgers

-

Via de transferverpleegkundigen, huisartsen, thuiszorg wordt vaak al AIV aangevraagd. De overige kanalen dienen ook bekend te zijn met het zorgproduct AIV. Kanalen die het AIV – huisbezoek aanbieden moeten bekend gemaakt worden met het zorgproduct. Dit kan bijvoorbeeld met een brief of een bijeenkomst, waarbij het nut van het AIV-huisbezoek wordt toegelicht. Belangrijk zijn hierbij de resultaten van de pilot, zodat aangetoond kan worden hoe het AIV-huisbezoek wordt aangeboden en hoe de reacties van de patiënten zijn. (Zie volgende alinea) De algemene informatiebrochure over het AIV-huisbezoek dient op bovenstaande plaatsen aangeboden te worden aan de patiënt/zorgvrager. Deze folder dient opnieuw ontwikkeld te worden in samenwerking met de werkgroep Communicatie.

-

-

Pilot -

-

-

-

De opzet is om het AIV-huisbezoek bij ieder kanaal waar een patiënt vandaan komt, actief aan te bieden. Vooral bij de nieuwe kanalen dient vooraf gemeten te worden of deze daadwerkelijk de goede aanpak is. Hiervoor dient een pilot gehouden te worden waarbij gemeten kan worden of de aanpak om het AIV-huisbezoek standaard aan te bieden, resulteert in een betere informatievoorziening van de patiënt. De pilot is voorgesteld bij de longafdeling van het Amphia Ziekenhuis. De definitieve medewerking moet nog ontvangen worden en er moet nog een gesprek gevoerd worden met de afdeling. Indien de resultaten van de pilot goed zijn is het mogelijk het definitief vast te leggen als standaardprotocol. Dit is ook het streven waarbij het AIV-huisbezoek standaard wordt meegenomen in het ‘ontslag’ – slechtnieuwsgesprek. De opzet is dat het zorgproduct AIV bij het ontslag – slechtnieuwsgesprek wordt geadviseerd aan de patiënt. Daarom dient het aanbieden van het AIV-huisbezoek standaard meegenomen te worden in het gesprek met de patiënt.

20


-

-

-

-

-

-

Hiervoor dient een aanvulling op de formulieren ontwikkeld te worden. Wellicht heeft de werkgroep AIV hier nog andere ideeën over. De bedoeling is dat het zorgproduct AIV ‘dwingend’ aangeboden wordt, waarbij het gaat om de manier hoe de informatie over het AIV-huisbezoek overgebracht wordt. Denk eraan dat het eigenlijk een mededeling is en dat er bijvoorbeeld standaard een week (tijd zelf te bepalen door de werkgroep) na het gesprek contact opgenomen zal worden door de thuiszorg voor eventuele verder informatie, advies en instructie. Door degene die het gesprek doet wordt gevraagd of er een voorkeur is voor een thuiszorginstantie. Er zijn voor de patiënt dan 3 keuzes: • Patiënt heeft al zorg via een bepaalde thuiszorginstantie – die zal dan ook het AIV-huisbezoek verzorgen en dient daar aangevraagd te worden. • Patiënt heeft bepaalde voorkeur van thuiszorginstantie – hier zal het AIVhuisbezoek dan ook aangevraagd worden. • Patiënt heeft geen voorkeur. Aan de hand van zijn/haar woonplaats wordt een bepaalde thuiszorginstantie geselecteerd. Bepaling wie het verzoek aanvraagt bij de thuiszorginstanties dient nog besproken worden met het ziekenhuis. Eventueel kan de afdeling transferverpleegkundigen dit verzorgen. Hier moet nog naar gekeken worden. De huisarts dient ook op de hoogte gesteld te worden dat een AIV-huisbezoek is aangevraagd voor de patiënt. Informatie kan eventueel samen met het medisch dossier doorgegeven worden aan de huisarts. Is het zo dat de patiënt totaal geen interesse heeft in het AIV-gesprek, dan wordt dit ook ter informatie doorgegeven aan de huisarts. Resultaten dienen gemeten te worden door middel van het gesprek die de (wijk)verpleegkundigen voert. Ook aan de hand van het aantal aanvragen van het AIV-huisbezoek kan gekeken worden of dit de juiste aanpak is. Communicatie is onmisbaar in dit traject. Probeer bij alles wat er gebeurt een verantwoording vast te leggen en resultaten te rapporteren en te evalueren. Het kan voor de toekomst van belang zijn, dat het AIV-huisbezoek standaard meegenomen gaat worden in alle ontslag – slechtnieuwsgesprekken. De geschatte tijdsperiode is een half jaar om de pilot uit te voeren. Tussendoor dient er intensief contact te zijn met de groep medewerkers die de pilot uitvoert. Er is gekozen voor het ziekenhuis als pilot, omdat hier de grootste groep palliatieve patiënten vandaan komt die vaak nog zonder zorg naar huis gaan, waardoor zij een totaal onbereikbare groep worden die niet geïnformeerd worden over de mogelijkheden van zorgen ondersteuning. Ook zijn zij niet op de hoogte van het feit, dat zij ondersteuning kunnen krijgen om het slechte bericht te verwerken.

Uitvoering en deskundigheid van de (wijk)verpleegkundigen -

De uitvoering van het AIV zorgproduct wordt uitgevoerd door de (wijk)verpleegkundigen van de thuiszorginstanties. Belangrijk is dat de (wijk)verpleegkundigen die het AIV-huisbezoek gaan uitvoeren hiervoor genoeg deskundigheid bezitten om het goed uit te voeren. Eventueel dienen de thuiszorginstanties ruimte te creëren voor opleiding van de (wijk)verpleegkundigen. De inhoudelijke deskundigheid staat centraal en een AIV-huisbezoek bestaat uit: openstaan, begrijpen, willen, kunnen, doen en blijven doen. De informatie uit het AIV-huisbzoek dient door de (wijk)verpleegkundigen gecommuniceerd te worden aan de huisarts. In de werkgroep AIV dient goed gekeken te worden naar de precieze invulling van het gesprek. Eventueel kan er een standaard protocol opgezet worden die iedere

21


-

-

thuiszorginstantie als leidraad gaat gebruiken. Ook is het mogelijk dat de thuiszorginstantie dit zelf verzorgt. Dit is een discussiepunt voor de werkgroep AIV. Daarnaast is het belangrijk dat iedere thuiszorginstantie een goede (wijk)verpleegkundige heeft die het gesprek ook daadwerkelijk op de juiste wijze kan uitvoeren. Kwaliteit is hier een onmiskenbaar belangrijk punt. De thuiszorginstanties dienen ook intern goed te communiceren over de mogelijkheid van het AIV-huisbezoek in de palliatieve fase. Hoe meer mensen er kennis van hebben des te meer kan het AIV-huisbezoek in de toekomst ingezet worden.

AIV algemeen kenbaar maken bij zorgaanbieders -

-

-

-

-

Naast de zorgaanbieders die AIV dienen aan te bieden en ook daadwerkelijk uit gaan voeren, dienen ook de overige zorgen ondersteuningsinstanties bekend te zijn met het zorgproduct AIV. Alle netwerkleden kunnen via de netwerkbijeenkomsten, casuïstiekbesprekingen en overige inzet van communicatiemiddelen bekend worden met het AIV-huisbezoek. De informatie over het AIV-bezoek kan geplaatst worden op het extranet van de Annevillegroep. Daarnaast is het eventueel mogelijk dat in een later stadium, waarbij het AIV-huisbezoek al op meerdere plaatsen goed is doorgevoerd, een informatiefolder ontwikkeld wordt waarbij de doelgroep zowel zorgvrager als zorgaanbieder is. Belangrijk is dat in de communicatie naar de zorgaanbieders de pluspunten van het AIVhuisbezoek kenbaar gemaakt worden. Daarnaast dient ook het doel en nut van een AIVhuisbezoek in de palliatieve fase vermeld te worden. Er dient goed gecommuniceerd te worden wie de zorgaanbieders zijn die het AIVhuisbezoek kunnen aanbieden. Ook dient goed gecommuniceerd te worden dat het AIV-huisbezoek door iedereen aangevraagd kan worden. De opleiding en deskundigheidbevordering over het AIV-huisbezoek kunnen zeker 1 tot 2x per jaar onder de aandacht worden gebracht binnen het netwerk. Zorg daarnaast ook voor de informatie dat het AIV-huisbezoek niet alleen in de palliatieve fase aangeboden kan worden, maar ook in andere zorgsituaties. Dit hoeft niet de nadruk te hebben, maar kan ter informatie kenbaar gemaakt worden. Geef ook aan dat het zorgproduct AIV uit maximaal 3 gesprekken per jaar bestaat. Tot op heden zijn er geen eigen bijdragen aan het AIV-huisbezoek gekoppeld voor de patiënt.

22


Budget: Dit budget is gebaseerd op geschatte kosten voor de periode april 2007 tot april 2008. Heruitgave folder AIV - huisbezoek Vormgeving/opmaak: € 1.700,= Aanpassing tekst: € 750,= Drukwerk 1500 ex. € 350,= Verspreiding: € 100,= Totaal = € 2.900,=

Tijdsplanning: Communicatiemiddel Aanbieden van AIV door zorgaanbieders

Wat - Informeren over AIV aan zorgaanbieders

Hoe - Brief/bijeenkomst met uitleg AIV + nut ervan

Wanneer - mei/juni 2007

Pilot

- AIV actief inzetten in het ziekenhuis

- D.m.v. pilot in Amphia Ziekenhuis. Aandacht voor AIV bij ontslaggesprek

- sept / dec 2007

- Conclusies trekken uit resultaten + vervolg inzetten

- jan/ apr 2007

- Werkgroep AIV + medewerkers die de pilot uitvoeren

- Bekend zijn met alle mogelijkheden die er zijn in de regio

- Meer communicatie over zorgmogelijkheden

- Gehele jaar door

- Zorginstellingen zelf

- Inhoudelijke deskundigheid

- Inhoud van het gesprek bepalen / richtlijnen

- mei/juni/juli 2007

- Werkgroep AIV

- Opleiding / cursussen

- Volgen van opleiding/cursussen specifiek op zorg in de palliatieve fase

- Min. 2x per jaar

- Zorginstanties zelf

- AIV aandacht bij netwerkbijkomsten & casusbijeenkomsten

- AIV onder de aandacht brengen

- min. 1x per jaar

- Netwerken zelf

- AIV informatie op het extranet

- Berichten van werkgroep AIV + thuiszorginstellingen

- Resultaten meten + vervolg inzetten

Uitvoering en deskundigheid van de (wijk)verpleegkundigen

AIV algemeen kenbaar maken bij alle zorgaanbieders

- min. 2x per jaar – in het begin veel informatie verspreiden om meer bekendheid te geven

Wie - Werkgroep AIV

- Werkgroep AIV + thuiszorginstanties

- jan/feb/mrt 2007 – na pilot - Ontwikkeling folder AIV

- Bepalen welke informatie er gegeven dient te worden aan de patiënt

- Werkgroep AIV + ondersteuning Annevillegroep

23


Pijler 3 – momenten

Communicatie

tussen

zorginstanties

bij

overdracht

Actieplan: Pijler 3 Communicatie Binnen het netwerk is geconstateerd dat de communicatie op verschillende tussen zorgfronten bij de overdracht van een patiënt nog niet goed verloopt. Er zijn veel instanties bij verschillende overdrachtformulieren in omloop en de informatie die hierop overdrachtbeschreven wordt is te minimaal. De overdracht tussen de zorginstanties dient momenten goed te verlopen om gezamenlijk de kwaliteit van zorg zo hoog mogelijk te houden. Daarnaast is het belangrijk dat alle informatie rondom de zorg ook gecommuniceerd wordt aan de huisarts op het moment dat hij de rol als specialist weer overneemt vanuit het ziekenhuis. Het IKR heeft reeds een protocol opgesteld dat voor het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda toegepast kan worden. Op het moment dat binnen het netwerk een overdracht van een palliatieve patiënt plaats vindt, kan dit standaardformulier waarop alle informatie die de zorginstanties nodig hebben, gebruikt worden voor een goede overdracht. Het formulier dat ontwikkeld is door het IKR kan als leidraad gebruikt worden en dient aan de zorg in Stadsgewest Breda aangepast te worden. Belangrijk is dat alle zorginstanties in de toekomst met een eenduidig formulier werken dat toegepast wordt bij een patiënt in de palliatieve fase op het moment dat dit is vastgesteld door de specialist in het ziekenhuis.

To do’s – inzet communicatiemiddelen: Er dient een formulier ontwikkeld te worden dat voor alle overdrachtmomenten in de palliatieve fase bruikbaar is. Daarnaast is het belangrijk dat ook de attitude van de zorgverleners ten aanzien van de overdracht verandert en de zorg niet zomaar wordt afgeschoven aan de volgende partij. De zorgverlener dient zich tot op zekere hoogte verantwoordelijk te voelen voor het vervolg van de patiënt.

De volgende middelen kunnen ingezet worden om een zo goed mogelijke overdracht te realiseren voor zowel de patiënt als de zorgverleners onderling:

Algemene communicatie bij transfer/overdracht - In het algemeen is het belangrijk dat de zorgverlener zijn houding ten opzichte van de overdracht verandert. Het blijkt zeer geregeld dat te gemakkelijk wordt afgeschoven en dat de informatievoorziening over de toestand van de patiënt te minimaal is. - Belangrijk is dat de desbetreffende zorginstantie een juiste beoordeling geeft of het voor de patiënt wel goed is om hem of haar over te plaatsen naar een andere situatie en hierbij rekening heeft gehouden met de fases in de zorg, de dag en het tijdstip van overplaatsing. - Bij een overdrachtsmoment dient de huisarts altijd geïnformeerd te worden over de overdracht. Het liefst via telefonisch contact, brief, e-mail of informatie op het informatie-uitwisselingsysteem van het ziekenhuis en de huisartsen. - Telefonische informatieoverdracht is goed en zou vaker gedaan moeten worden. Dit moet echter geen vervanging zijn, want ook het formulier moet altijd goed en compleet ingevuld worden. - Als er thuiszorg plaatst vindt, dient de verpleegkundigen van de thuiszorg de huisarts op de hoogte te houden over de patiënt. Ook zal de huisarts regelmatig op bezoek komen bij de

24


patiënt. De huisarts en/of de verpleegkundigen zijn de zorgconsulent voor de patiënt. Zij zullen ook alle informatie verstrekken op het moment dat een patiënt vanuit thuis wordt overgeplaatst naar een andere zorginstantie. - Belangrijk is dat als een vrijwilliger ingezet is, dit ook gecommuniceerd wordt aan de verpleegkundigen en de huisarts. In het zorgdossier, dat bij de patiënt thuis aanwezig is, zal ook ruimte beschikbaar moeten zijn waar de vrijwilliger eventuele informatie kwijt kan die ook voor de verpleegkundigen of huisarts van toepassing kan zijn. - Bij de overdracht dient meegedacht te worden over het feit hoe het er bij de volgende zorginstanties aan toegaat. Daarom is het belangrijk dat de zorginstanties onderling goed van elkaar weten wat ze doen. Vooral met de medicatie moet goed gecommuniceerd worden wat er bijvoorbeeld aanwezig is en wat niet. - De huisarts dient het aantal zorguren te bepalen en zal de benodigde indicatie vaststellen. Om dit goed te doen heeft de huisarts alle informatie nodig, zodat in een verder stadium niet nogmaals een nieuwe indicatie noodzakelijk is. - Belangrijk is dat de desbetreffende volgende zorginstantie bekend is met welke informatie er bekend is bij de patiënt. Goed communiceren dat het slechte nieuws is verteld aan de patiënt en tevens mededeling doen over de reactie van de patiënt. Op deze manier komt de patiënt niet voor verrassingen te staan en weet iedereen welke informatie ieder tot zijn beschikking heeft. - De wijze van overdracht is op dit moment vooral in de medische context. Het is belangrijk dat er meer aandacht en ruimte komt voor de sociale context. Dit ontbreekt nog heel vaak, waardoor in het begin misschien niet goed op de wensen van de patiënt ingespeeld kan worden. - Vanuit het ziekenhuis dient heldere en goede informatie te komen. Geconstateerd wordt dat de groep vanuit het ziekenhuis (vooral de specialisten, transfer en afdelingsverpleegkundigen) te minimaal een overdrachtsformulier invullen en informatie verstrekken. - Iedere zorginstantie dient hier intern extra aandacht aan te geven. Vooral bij de implementatie van het standaardformulier is dit een goede aanleiding om dit intern binnen de eigen zorginstanties nog eens extra aan te kaarten. - Niet alleen door een goed formulier zal de overdracht veranderen, maar het is ook belangrijk dat de zorgverleners het formulier goed invullen en zich realiseren wat er in de volgende situatie gaat gebeuren. Men dient hierbij de patiënt altijd in het oog te houden!

25


Ontwikkeling standaard overdrachtsformulier Er dient een standaard overdrachtsformulier ontwikkeld te worden dat door alle zorginstanties gebruikt dient te worden bij de overdracht van een palliatieve patiënt. Om tot de realisatie van dit standaardformulier te komen dienen de volgende stappen te worden doorlopen: -

Oprichting werkgroep overdracht Bekijken welke formulieren er op dit moment in omloop zijn in het netwerk. Eventuele goede zaken hieruit halen voor het nieuwe formulier Protocol IKR kan als leidraad genomen worden Doelgroep bepalen In kaart brengen overdrachtmomenten (volgens opzet bijgevoegd in dit plan) Criteria voor het formulier Inhoud van het formulier bepalen bijv. aan de hand van projectdag Vaststellen welke zorginstanties moeten mee gaan werken Pilot – meten Evalueren Implementeren – goede communicatie Werkgroep Overdracht dient ook aandacht te besteden aan het veranderen van de houding van de zorgverleners Bij alle zorginstanties verplicht – intern goed communiceren – leidraad vaststellen en communiceren vanuit werkgroep Overdracht Evalueren of het formulier goed wordt doorgevoerd

- Het formulier dat ontwikkeld gaat worden moet een compleet formulier worden dat verschillende overdracht/transfermomenten toegepast kan worden

voor

- Er dient niet alleen naar de medische context gekeken te worden, maar ook naar de psycho/sociale context; signalen die hij of zij heeft afgeven, wensen die hij of zij kenbaar heeft gemaakt dienen op het formulier gecommuniceerd te worden. - De huisarts dient altijd een kopie te krijgen van het overdrachtformulier, zodat hij ook de status van de patiënt weet. - De werkdruk dient niet extra verhoogd te worden. Het formulier moest juist een snellere overdracht verzorgen. Aandachtspunten t.b.v. nieuw te ontwikkelen formulier • Formulier dient compleet ingevuld te worden • Vermelding in overdracht hoe het verloop is geweest in het ziekenhuis • Actuele informatie (psycho/sociaal) benoemen • Betere inventarisatie, kritisch kijken naar de bestelling van verpleegartikelen • Goede hoeveelheden materialen bestellen. Medicatie kan snel veranderen; ook rekening houden met dag en tijdstip • Medicatie voor 1 à 2 dagen meegeven; alles moet toch weer besteld of opnieuw afgestemd worden. • Vanuit transferverpleegkundigen/huisarts dienen voldoende uren ingezet te worden bij de indicatie Zie figuur 5 op de volgende pagina voor het schema met overdrachtmomenten.

26


SCHEMA - OVERDRACHTMOMENTEN Patiënt = palliatief

Ontslag uit ziekenhuis na behandeling - Welke overdrachtmomenten zijn er? Medische gegevens + wat is er meegedeeld aan de patiënt altijd naar de huisarts door het ziekenhuis

Wel direct zorg nodig

Niet direct zorg nodig

Thuiszorg of verplaatste thuiszorg

Opname in verpleeg/verzorginghuis

Naar huis

Transferverpleegkundigen zorgen voor overdracht naar thuiszorg + huisarts AIV verzoek door transferverpleegkundigen aangeven bij thuiszorg

Maatschappelijk werk zorgt voor de organisatie. Medische overdracht komt van afdelingsverpleegkundigen + zorgen voor kopie aan de huisarts

Overdracht naar huisarts door afdelings-verpleegkundigen + AIV verzoek naar de thuiszorg

Evt opname in zorginstantie

Tijdelijk geen zorg Verpleegkun-digen v/d thuiszorg zorgen voor bericht aan huisarts – Huisarts heeft de regie

Verpleegkundigen v/d thuiszorg zorgen voor overdracht + huisarts wordt geinformeerd

Opname in andere zorginstantie of gaat naar huis en krijgt thuiszorg Verpleegkundigen v/h verpleeg /verzorgingstehuis zorgen voor overdracht + huisarts wordt geinformeerd – evt. AIV

Naar huis Geen zorg nodig Overdracht naar huisarts door verpleegkundig en verpleeg /verzorgingshui s – Huisarts heeft de regie – evt. AIV

Geen zorg

Geen zorg en geen AIV

AIV door thuiszorg Verpleegkun digen v/d thuiszorg zorgen voor AIV en geven bericht aan huisarts - Huisarts heeft de regie

Toch zorg noodzakelijk? Thuiszorg en/of huisarts nemen (regelmatig) contact op

Patiënt heeft toch (weer) thuiszorg nodig Thuiszorg of verplaatste thuiszorg Bericht aan de huisarts dat er weer thuiszorg plaats vindt

Patiënt gaat naar zorginstantie Opname in zorginstantie Overdracht van verpleegkundigen v/d thuiszorg + bericht aan de huisarts

Overlijden patiënt Huisarts dient altijd bericht te krijgen van instantie waar de patiënt overlijdt. Bij thuissituatie heeft de huisarts de regie.

27 Nazorgfase door huisarts

Huisarst heeft de regie en kijkt of er evt zorg noodzak elijk is.


Budget: Dit budget is gebaseerd op geschatte kosten voor de periode april 2007 tot april 2008. Ontwikkelen overdrachtdossier Ontwikkelen Leaflet: € 350,= Drukwerk 750 ex. € 300,= Mapjes ed. 750 ex.:€ 300,= Digitaliseren van formulieren: € 500,= Totaal = € 1.450,=

Tijdsplanning: Communicatiemiddel Algemene communicatie

Ontwikkeling standaard overdracht/transferformulier

Wat - Attitude van de zorgverlener

Hoe - Verbeteren, meer informatie over noodzaak

Wanneer

Per direct Tijdens pilot overdracht meer aandacht – april 2008 daadwerkelijk verschil zijn

- Goed communiceren

- Overdracht toelichten telefonisch, brief of e-mail

- Betere communicatie met huisarts

- Altijd bericht aan huisarts over toestand v/d patiënt

- Werkgroep samenstellen

- Vanuit netwerkcoördinatie

- april 2007

- Werkgroep plan van aanpak

- Inventariseren wat er is – hoe moet het gaan

- april / mei / juni 2007

- D.m.v. een projectdag

- sept 2007

- Opzetten standaard formulier

Wie - Werkgroep overdracht + managers van de zorginstanties

- Werkgroep overdracht + verpleegkundigen van de zorginstanties - Werkgroep overdracht + verpleegkundigen van de zorginstanties

- Netwerkcoördinatie - Werkgroep overdracht

- Werkgroep overdracht

28


Pijler 4 – Communicatie binnen eigen netwerk en tussen subregionale netwerken Actieplan: Naar aanleiding van het verzoek vanuit de netwerken is deze pijler – communicatie binnen het eigen netwerk en tussen de subregionale netwerken – opgenomen in dit communicatietraject. Het is onmiskenbaar belangrijk dat de instanties die vertegenwoordigd zijn in het netwerk goed weten wat ze allemaal kunnen bieden aan de zorgvrager en hoe eventueel in bepaalde situaties samengewerkt kan gaan worden.


To do’s – inzet communicatie: De nadruk bij deze pijler zal voornamelijk liggen op het goed communiceren van zaken die spelen binnen het eigen netwerk en informatie-uitwisseling tussen de subregionale netwerken. Door elkaar goed op de hoogte te houden van de zaken die er lopen binnen de netwerken kunnen goede samenwerkingsverbanden ontstaan en kan verder gewerkt worden aan het streven om gezamenlijk een zo goed mogelijk zorgproces aan te bieden aan de zorgvrager in de palliatieve fase. Aan de hand van een aantal communicatiemiddelen kan de samenwerking en goede informatie-uitwisseling nog beter aangepakt worden. De aanpak van communicatie vanuit de netwerken en tussen de netwerken zal plaats vinden door de voorzitters van de desbetreffende netwerken. De netwerkcoördinator zal hierbij de centrale schakel zijn, die eventueel ook bericht over bepaalde zaken die spelen in de netwerken. Het onderhoud van het extranet op de Anneville website zal verzorgd worden door door de medewerkers van de Annevillegroep en de voorzitters van de subregionale netwerken.

De volgende middelen kunnen ingezet worden om informatievoorziening te creëren voor de zorgaanbieders:

een

zo

compleet

mogelijke

Extranet op Anneville website (reeds in ontwikkeling) -

-

-

-

-

Er dient een extranet ontwikkeld te worden op de Anneville website waar ruimte is om digitaal informatie uit te wisselen over zaken die spelen binnen de netwerken. Dit gebeurt nu nog veelal via de e-mail. Het extranet zal het centrale punt worden, waar alle informatie rondom het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda te vinden is. Het extranet wordt een afgesloten gedeelte waarop alleen leden van de netwerken toegang hebben. Op het extranet is voor ieder netwerk een subpagina aangemaakt waar berichten gepubliceerd worden die alleen voor de leden van dat netwerk van toepassing zijn. Hier staan bijvoorbeeld de adresgegevens van de leden uit dat bepaalde netwerk, de geplande vergaderdata, de eventuele subwerkgroepen. Ook is ruimte voor notulen, aantekeningen en nieuwsberichten van het netwerk. De nieuwsberichten worden ook centraal gebundeld onder een kopje nieuws dat overkoepelend is voor alle netwerken. Hierdoor blijven alle netwerken geïnformeerd over de nieuwsfeiten. Op het extranet is ruimte voor de aankondigingen van casuïstiekbesprekingen. Ook inschrijving voor de casuïstiekbesprekingen wordt waarschijnlijk mogelijk gemaakt via het extranet. Daarnaast is hier ook ruimte om berichten te plaatsen van de netwerkcoördinator. Er zal een actuele agenda bijgehouden worden over de netwerkactiviteiten. Eventueel kan ruimte ontwikkeld worden voor een forum waar ook digitaal onderwerpen besproken kunnen worden.

29


-

-

-

-

-

Er is ruimte om richtlijnen en protocollen op te nemen die voor alle netwerken van toepassing kunnen zijn. Er dient ook ruimte ontwikkeld te worden waar leden uit de netwerken vragen kunnen stellen aan de andere leden en waarop ook gereageerd kan worden. Bijvoorbeeld zorgstageverzoeken (zie verderop), medische vragen of juist andere kwesties. Daarnaast bevindt zich op dit extranet de sociale kaart met aanvullingen van gegevens, vooral op medisch gebied, waarbij de instanties onderling kunnen bekijken met welke instanties zij kunnen samenwerken. In de toekomst is de wens om door middel van een checklist een overzicht te krijgen van de instanties waar eventueel mee samengewerkt kan worden. Aangezien dit ook met veel medische gegevens van toepassing is dient dit goed en nauwkeurig opgepakt te worden. De werkgroep Communicatie dient hierin de opzet te maken en een groep samen te stellen die de checklist voor dit extranet kunnen ontwikkelen. De basisinvulling van het extranet wordt verzorgd door de werkgroep Communicatie. Het onderhoud en de aanpassingen worden verzorgd door de medewerkers van de Annevillegroep en de voorzitters van de netwerken. De voorzitters van de netwerken zijn de contactpersonen die de informatie verschaffen welke op het extranet gepubliceerd wordt. Het extranet wordt het centrale digitale informatiepunt met alle informatie over het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda. Alle netwerkleden zullen worden voorzien van een toegangscode om op het extranet te komen.

Algemene informatie De opzet van het extranet is verzorgd door InterComm. De basisinvulling van het extranet wordt verzorgd door de werkgroep Communicatie en daarna onderhouden door de medewerkers van de Annevillegroep en de voorzitters van de subregionale netwerken.

Netwerkbijeenkomsten (vindt reeds plaats) -

-

-

-

De netwerkbijeenkomsten vinden reeds plaats en bestaan voornamelijk uit een vergadercultuur. Door middel van het extranet wordt de algemene informatie gecommuniceerd op het extranet waardoor tijdens de netwerkbijeenkomsten meer ruimte is om thema’s en bepaalde onderwerpen te behandelen waar eventueel ook concrete plannen uit ontstaan om binnen het eigen netwerk op te pakken. Daarnaast bestaat de mogelijkheid om tijdens de netwerkbijeenkomsten iedere zorginstantie aan het woord te laten komen over dat wat ze precies doen en te vertellen welke mogelijkheden zij bieden aan de patiënt/zorgvrager in de palliatieve fase. Hiermede kunnen zij dan ook een bepaalde kwestie aan het licht brengen. Zo wordt ook iedere instantie meer bekend bij de andere leden en gaan de deuren misschien ook eerder open om juist samen te werken of dit juist nog beter op te pakken. Verder wordt ook vanuit de netwerkcoördinator gestimuleerd om de netwerkbijeenkomsten een andere draai te geven en puur te spreken over de mogelijkheden die er zijn en te bekijken hoe er ‘genetwerkt’ kan worden. Op het extranet wordt ruimte gecreëerd om de notulen van iedere netwerkbijeenkomst op te plaatsen.

Casuïstiekbesprekingen (vindt reeds plaats) -

4x per jaar wordt door ieder netwerk 1 casuïstiekbespreking voorbereid. Hierbij staan kennisuitwisseling en deskundigheidsbevordering centraal, waarbij vooral specifieke onderwerpen besproken worden. Dit loopt goed en wordt door de netwerkcoördinator begeleid.

30


-

-

Op het extranet is ruimte om de casuïstiekbesprekingen aan te kondigen. Belangrijk is dat na afloop van iedere casuïstiekbespreking een evaluatie plaats vindt. Eventueel kan direct na afloop een korte vragenlijst aan de deelnemers voorgelegd worden of later per e-mail aan hen gestuurd worden. Dit moet per netwerk zelf bepaald worden. Dit is wel belangrijk om het niveau van de bespreking te meten. De resultaten hiervan kunnen ook gepresenteerd worden op het extranet, samen met een samenvatting van de bespreking.

Zorgstages/ kennisuitwisselingprogramma -

-

-

-

Om meer bekend te worden met wat andere instanties precies doen kan een zorgstageproject opgezet worden, waarbij een aantal zorgverleners van verschillende instanties een aantal dagen meeloopt bij andere zorgen ondersteuningsinstanties. Hierdoor worden ze meer bekend met wat de andere aanbieders allemaal te bieden hebben en kunnen de samenwerkingsverbanden ook aangehaald worden. Vanuit de werkgroep Communicatie dient een aantal instanties geselecteerd te worden die mee willen doen aan dit zorgstageproject. Zij voeren de pilot, waarbij de deelnemers “bij elkaar in de keuken gaan kijken” en na afloop van de stage een evaluatie invullen en daarbij aangeven of zij de stage zinvol hebben ervaren. Aan de hand van deze ervaringen kan bepaald worden of de zorgstages in alle netwerken doorgevoerd moeten worden. Dit kan dan over het gehele jaar plaats vinden of in specifieke periodes van het jaar. De evaluatie van het zorgstageproject kan getoond worden op het extranet. Eventuele zorgstageverzoeken kunnen geplaatst worden op het extranet waarbij medewerkers van bepaalde instanties een verzoek doen om ergens een zorgstage te volgen. Dit zorgstageproject dient goed uitgewerkt te worden en hierover dient ook goed gecommuniceerd te worden aan de netwerkleden.

Netwerken in het algemeen -

Vooral voor de managers van de verschillende instanties is het zinvol om goed te weten waarom het zo belangrijk is om te netwerken. De term netwerken is nog te onbekend binnen de zorg en zal dan ook meer bekend moeten worden. Eventueel kan er vanuit het netwerk een workshop netwerken verzorgd worden, waarbij het onderwerp “waarom netwerken zo belangrijk is” centraal staat. Dit is eventueel iets wat in de stuurgroep besproken kan worden en als klein project opgepakt kan worden.

31


Budget: Dit budget is gebaseerd op geschatte kosten voor de periode april 2007 tot april 2008. - Extranet Bouwkosten: € 750,= Opzet en ontwikkeling: € 1.750,= Totaal = € 2.500,= - Casuïstiekbesprekingen Per netwerk € 700,= Totaal - 5 x € 700,= € 3.500,= - Pilot kennisuitwisselingsprogramma/zorgstages Opzet/ontwikkeling/uitvoering: € 750,= Studiedag: € 2.250,= Totaal = € 3.000,= - Workshop netwerken Per netwerk: € 250,= Totaal = 5 x € 250 = € 1.250,=

Tijdsplanning: Communicatiemiddel Extranet

Wat - Digitaal uitwisselen van informatie

Hoe - Toegankelijkheid van het extranet – up to date houden

Wanneer - Gehele jaar door – start april 2007 – minimaal 1x per 2 wkn controleren

Wie - Netwerkcoördinatie + voorzitters netwerken

Netwerkbijeenkomsten

- Thema’s bespreken

- Thema’s vastleggen waar over gesproken kan worden

- 4 tot 6x per jaar (netwerkafhankelijk)

- Meer netwerken Wat doet iedereen?

- Ruimte geven om te vertellen over de instellingen. Wat doen ze?

- Tijdens de netwerkbijeenkomsten

Casuïstiekbesprekingen

- Casus bespreking

- Thema’s + richtlijnen die zijn vastgesteld

- 4x per jaar

Zorgstages

- Uitwisseling van personeel om bij andere zorginstellingen te kijken

- D.m.v. een uitwisselingsprogramma

- sept / okt 2007

- Werkgroep Communicatie + netwerkcoördinatie + stuurgroep

Netwerken in het algemeen

- -Meer netwerken, hoe kunnen we intensiever samen werken

- Workshop netwerken

- periode april 2007 – april 2008

- Netwerk coördinatie

Alle netwerken

Alle netwerken

32


Pijler 5 – Communicatie over netwerk / informatievoorziening vanuit het netwerk / PR Actieplan: De laatste pijler is de communicatie over het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda en de algemene informatievoorziening vanuit de coördinatie van het netwerk. Daarnaast gaat het om de PR van het netwerk. Het is tenslotte van belang dat het netwerk een positief imago heeft bij de doelgroepen en externe partijen die eventueel in de toekomst ook van belang kunnen zijn. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan subsidieverstrekkers, gemeenten of zorgverzekeraars.


To do’s – inzet middelen: Een groot deel van de informatie voor de netwerkleden en externe partijen dient verzorgd te worden door de coördinatie van het project. De stuurgroep kan hierin een ondersteunde rol zijn en ook helpen met het opzetten van een aantal overige activiteiten die netwerkoverkoepelend zijn. Belangrijk is, dat breed kenbaar gemaakt wordt aan verschillende disciplines in de zorg dat actief gewerkt wordt aan een goed samenwerkingsverband van instanties die zorgen ondersteuning verlenen in de palliatieve fase. Dit is de algemene PR die naast de leden uit de netwerken ook aan de externe partijen gecommuniceerd dient te worden. Door middel van de inzet van een aantal communicatiemiddelen kan dit gerealiseerd worden en wordt het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda op breed vlak bekend, zodat ze zich kan profileren tot een belangrijke speler in de zorgmarkt van de regio Stadsgewest Breda. Hieruit kunnen in de toekomst eventuele nieuwe samenwerkingen, projecten of andere activiteiten worden ontwikkeld die van invloed zijn op een nog betere organisatie van het zorgproces voor de zorgvrager. De werkzaamheden die onder deze pijler vallen, dienen uitgevoerd te worden door de stuurgroep van het netwerk en de netwerkcoördinator. De invulling van het extranet op de Anneville website en nieuwsbrief zullen verzorgd worden door medewerkers van de Annevillegroep en de voorzitters van het netwerk.

De volgende middelen kunnen ingezet worden om een zo compleet mogelijke informatievoorziening te creëren voor de zorgaanbieders en eventuele andere externe partijen:

Extranet -

-

Op het extranet is ruimte beschikbaar om algemene informatie te geven over zaken die van belang zijn voor het netwerk. Hierbij kan gedacht worden aan wisselingen in de stuurgroep. Toevoeging van een nieuw netwerk (dat eventueel in de verwachting ligt) etc. De netwerkcoördinator zal, eventueel in overleg met de stuurgroep, de algemene informatievoorziening vanuit het overkoepelende netwerk verzorgen. De sociale kaart wordt up to date gehouden door de medewerkers van de Annevillegroep.

33


Nieuwsbrief -

-

-

De netwerkcoördinator zal, eventueel in overleg met de stuurgroep, 4x per jaar een nieuwsbrief uitbrengen, waarbij over algemene zaken geïnformeerd zal worden. Deze nieuwsbrief is bestemd voor alle netwerkleden en externe partijen, die eventueel belangrijk kunnen zijn voor het netwerk. Er zal een lijst ontwikkeld moeten worden met alle externe partijen. Het is van belang, dat zij ook de nieuwsbrief ontvangen. Via de website van de Annevillegroep is het ook mogelijk om je aan te melden voor de nieuwsbrief. De netwerkcoördinator verzorgt, eventueel in samenspraak met de medewerkers van de Annevillegroep, het mailinglistbeheer voor het versturen van de nieuwsbrief. De mailinglist kan in de toekomst eventueel ook voor andere doeleinden gebruikt worden. De template voor de nieuwsbrief is in de stijl van alle communicatiemiddelen die ingezet gaan worden binnen dit communicatietraject. De template is in het beheer van de netwerkcoördinator. De inhoud van de nieuwsbrief wordt verzorgd door de netwerkcoördinator en medewerkers van de Annevillegroep.

Overige activiteiten -

-

-

-

-

Vanuit het netwerk kan een algemene informatiebijeenkomst gehouden worden, waarbij alle mensen die werkzaam zijn in de zorg welkom zijn die meer willen weten over palliatieve zorg. Dit is anders dan de casuïstiekbespreking, waarbij de mensen die al werkzaam zijn in de palliatieve fase, de doelgroep is. De informatiebijeenkomst wordt netwerkoverkoepelend georganiseerd en iedereen is welkom. Hierbij kan bijvoorbeeld gedacht worden aan beginnende verpleegkundigen, huisartsassistenten etc. Dit is een idee voor een algemene informatiebijeenkomst, waarbij de inhoud van wat palliatieve zorg precies inhoudt centraal staat. Hierbij kan ook verteld worden wat het netwerk allemaal doet om de palliatieve zorg te verbeteren. Hiervoor kan bijvoorbeeld de mailinglist gebruikt worden om mensen kenbaar te maken dat er een algemene informatiebijeenkomst wordt gehouden. Deze informatiebijeenkomst dient anders van opzet te zijn dan die voor de zorgvrager, zoals in pijler 1 besproken, omdat de inhoud ook gericht dient te zijn op de zorgaanbieder. Belangrijk is dat het netwerk zichzelf weet te profileren en eventueel aandacht krijgt via de media. Hierbij kan gedacht worden aan een algemeen verhaal over palliatieve zorg dat zowel voor de zorgvrager als zorgaanbieder interessant kan zijn. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de AmphiaKrant die uitgebracht wordt door het Amphia Ziekenhuis of een item bij TV & Co op de regionale tv-zender. Dit is publiciteit voor alle instanties die maar iets met palliatieve zorg te maken hebben en daarnaast realiseert het een positief imago over het netwerk. Door de netwerkcoördinator en stuurgroep kan er een verzoek gedaan worden aan alle instanties om mee te werken aan de Dag van de Palliatieve Zorg. In 2007 vindt de dag plaats op 6 oktober. Tenslotte kunnen we met z’n allen hier nog extra aandacht aan geven en zodoende de mensen meer bekend te laten worden met wat palliatieve zorg precies is en wat de mogelijkheden zijn. Naast de stimulering voor de Dag van de Palliatieve Zorg is het ook goed als de netwerkcoördinator en stuurgroep regelmatig aankaarten bij de netwerkleden dat de instanties zelf ook moeten werken aan een goede communicatie. Juist als de instanties zelf ook inzien dat het belangrijk is goed te kijken naar de communicatie zal dit ook van positieve invloed zijn op het netwerk.

34


Algemene PR -

-

-

Het is belangrijk dat het netwerk op een zo breed mogelijk vlak bekend gemaakt wordt. Dit kan aan de hand van de bovenstaande activiteiten, maar ook door de persoonlijke contacten van het Dagelijkse Bestuur, netwerkleden en netwerkcoördinator die hierbij het netwerk profileren en zorgen voor een positief imago bij de doelgroepen. Het streven is een zo goed mogelijke samenwerking en hierbij dient het zorgproces van de patiënt/zorgvrager als centraal thema goed overgebracht te worden. De Annevillegroep dient zich sterk te profileren als centraal punt voor de samenwerkingsverbanden die er zijn op het gebied van zorg in de regio Breda. Door middel van de eigen website presenteert de Annevillegroep zich. Belangrijk is dat bij alle projecten die er uitgevoerd worden, de Annevillegroep zich als afzender en coördinator van het netwerk presenteert. Eventueel kan een presentatiewand ontwikkeld worden, waarbij de werkzaamheden van het netwerk gepresenteerd worden.

Budget: Dit budget is gebaseerd op geschatte kosten voor de periode april 2007 tot april 2008. - Presentatiewand Vormgeving/ontwikkeling: € 750,= Productie: € 750,= Totaal = € 1.500,= Tijdsplanning: Communicatiemiddel Extranet

Wat - Digitaal informeren over lopende zaken van het netwerk

Hoe - Toegankelijkheid van het extranet – up to date houden

Wanneer - gehele jaar door – start april 2007 – minimaal 1x per 2 wkn controleren

Nieuwsbrief

- Input voor de nieuwsbrief verzamelen

- Via leden uit netwerk + eigen informatie

- 4x per jaar

- Mailinglist opstellen

Overige activiteiten

- Vaststellen wie de nieuwsbrief dient te ontvangen

- Informatiebijeenkomst

- Algemene bijeenkomst organiseren

- Berichten media bv. Amphiakrant

- Nieuws bepalen

- Dag van de Palliatieve Zorg

- Stimuleren om instanties aan mee te laten doen - Netwerken + profileren

- per uitgave mailinglist checken + evt. aanvullen - 1x per jaar

- min. 2x per jaar - 6 okt 2007

Algemene PR

- Breed kenbaar maken - presentatiewand ontwikkelen

- Gehele jaar door

Wie - Netwerkcoördinatie + leden stuurgroep

Netwerkcoördinatie + medewerkers Annevillegroep

Netwerkcoördinatie + leden stuurgroep + medewerkers Annevillegroep - Zorginstanties zelf + werkgroep Communicatie Netwerkcoördinatie + medewerkers Annevillegroep

35


Laatste notitie - algemeen: Alle communicatiemiddelen die ingezet gaan worden binnen dit communicatietraject en die worden gevisualiseerd aan de hand van posters, aankondigen etc. dienen in de stijl van de folder, website en dergelijke gepresenteerd te worden. Dit om de eenheid van de middelen consistent te houden.

36


Evaluatie De laatste fase van het communicatietraject is de effectmeting en de bijsturing. Ik adviseer jullie na een jaar te bekijken of de doelstellingen behaald zijn en of de verschillende pijlers met communicatiemiddelen op de goede wijze uitgevoerd zijn, zoals vooraf bedoeld was. Zorg ervoor dat ook tussentijdse metingen worden verricht en de lopende zaken besproken worden. Bij het gesprek in april 2008 wordt het gehele communicatietraject geëvalueerd en bekeken wat nog aangepast of aangevuld dient te worden. Aan de hand hiervan kan bepaald worden of de werkgroepen AIV en overdracht nog blijven bestaan. De werkgroep Communicatie adviseer ik de komende jaren zeker actief te houden en regelmatig van deelnemers te laten wisselen om steeds weer tot nieuwe ideeën te komen. Goede communicatie blijft altijd belangrijk! Het evalueren van de communicatiestromingen én inzet van middelen is enorm belangrijk om in de toekomst de zaken nog beter op te pakken en succesvoller te laten verlopen. Daarnaast kunnen jullie met de evaluatie ook verantwoording afleggen aan de stuurgroep, Dagelijks Bestuur van de Annevillegroep en overige eventuele belangrijke groepen die eventueel in de toekomst zeker een rol kunnen spelen voor het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda. Daarnaast is het heel belangrijk dat door dit traject alle zorgen ondersteuningsinstanties zich realiseren dat communicatie zowel extern als intern enorm belangrijk is in een goed zorgproces. Belangrijk is dat iedereen het hoofddoel bij de ontwikkeling van zorg altijd in gedachten houdt. Het traject zorgprogrammering, dat is opgesteld door het IKC, speelt hier zeker goed op in.

37


Slotwoord Dit communicatieplan is ontwikkeld in opdracht van de Annevillegroep ten behoeve van het communicatietraject van het Netwerk Palliatieve Zorg Stadsgewest Breda. Naar aanleiding van de gesprekken en vele bijeenkomsten met de netwerkleden is dit communicatieplan opgesteld. Hierbij wil ik alle mensen die mij van informatie hebben voorzien bedanken voor hun medewerking. Het opstellen van dit communicatieplan en mede-ontwikkelen van de website en folder zijn voor mij uitdagende projecten geweest waar ik ook zelf weer enorm veel van heb geleerd. Hierbij wil ik graag nog Kitty van de Ven van de Annevillegroep bedanken voor de prettige samenwerking. Ik wens jullie veel succes met de uitvoering van dit communicatieplan. Het is erg ambitieus, maar zeker door middel van de verschillende werkgroepen mogelijk om uit te voeren. En vergeet niet om altijd de centrale vraag in gedachten te houden, dan kan het niet mis gaan.

Rosalie de Paepe

- Communicatie Wat willen we tegen wie vertellen en hoe gaan we dat doen?

38

Inhoud communicatieplan

Recommend Documents