5
BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Arsip Ada beberapa pengertian arsip yang dikemukakan beberapa ahli dalam
bukunya. Kata arsip berasal dari Bahasa Belanda yakni archief.
Menurut Atmosudirdjo, dalam Ig. Wursanto (1991:14), archief dalam Bahasa Belanda mempunyai beberapa pengertian sebagai berikut: a. Tempat penyimpanan secara teratur bahan-bahan arsip: bahan-bahan tertulis, piagam-piagam, surat-surat, keputusan-keputusan, akte-akte, daftar-daftar, dokumen-dokumen, peta-peta. b. Kumpulan teratur, daripada bahan-bahan kearsipan tersebut. c. Bahan-bahan yang harus diarsip itu sendiri. Istilah lain untuk arsip adalah records. Atmosudirdjo, dalam Ig. Wursanto (1991:14) memberikan pengertian file dan records sebagai berikut: a. File berarti: 1) Wadah, tempat, map, ordner, kotak, almari kabinet, dan sebagainya, yang dipergunakan untuk menyimpan bahan-bahan arsip; 2) Kumpulan teratur (systematic) bahan-bahan arsip, surat-surat, kartukartu mikrofilm-mikrofilm dan sebagainya yang setiap kali dipakai untuk bahan petunjuk atau pembuktian; 3) Setiap pengaturan, penyortiran, penertiban yang sistematik dan berurut atas barang-barang, orang-orang, personel, kertas-kertas tertulis, dokumen-dokumen dan sebagainya; 4) Setiap sarana atau alat yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur.
6
b. Record, dapat berarti: 1) Setiap catatan, apa saja yang dicatat untuk disimpan; 2) Setiap bahan yang tertulis dan dipergunakan sebagai bukti (alat pembuktian);
pertanggungjawaban atas
suatu
peristiwa
atau
kejadian; 3) Register, daftar, monumen, dan sebagainya di mana sesuatu bukti tertulis itu ditaruh, dicatat, direkam; 4) Fakta-fakta atau data yang dicatat secara tertentu mengenai sesuatu misalnya: jasa-jasa, kelakuan, prestasi kerja, karier, dan sebagainya; 5) Plat atau piringan hitam, pita rekaman; 6) Suatu berita-acara atau laporan resmi yang dibuat oleh seorang pejabat resmi. Secara singkat dapat dikatakan bahwa records, adalah setiap lembaran dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang berisi informasi atau
keterangan
untuk
disimpan
sebagai
bahan
pembuktian
atau
pertanggungjawaban atas suatu peristiwa atau kejadian. Sedangkan file, menurut pengertian tersebut di atas dapat berarti wadah, tempat, alat atau sarana yang dipakai untuk menyimpan surat-surat secara teratur; dan dapat pula berarti kumpulan bahan-bahan keterangan dalam bentuk maupun dalam wujud apa pun yang dapat dipergunakan sebagai bahan pembuktian terhadap suatu peristiwa atau kejadian. Di samping dua istilah tersebut (file dan records), istilah lain untuk arsip adalah warkat. Istilah warkat berasal dari bahasa arab dari kata warkat yang artinya surat. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya, warkat tidak hanya berarti surat, melainkan setiap lembaran yang berisi keterangan yang mempunyai arti dan kegunaan. The Liang Gie dalam Wursanto (1991:15) memberikan pengertian bahwa warkat, adalah setiap catatan tertulis atau bergambar mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk keperluan membantu ingatan.
7
Berdasarkan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan-Ketentuan Pokok Kearsipan, pasal 1 ayat a dan b, menetapkan bahwa yang dimaksud dengan arsip adalah: a. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga-Lembaga Negara dan Badan-Badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintahan. b. Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perorangan, dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Menurut Basir Barthos (2014:2) “Arsip adalah suatu badan (agency) yang melakukan segala kegiatan pencatatan penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan suratsurat/warkat-warkat yang mempunyai arti penting baik ke dalam maupun ke luar; baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non-pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan.” Dari berbagai pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa pengertian arsip adalah kumpulan surat dan warkat yang berisi informasi atau keterangan yang disimpan sebagai bahan pembuktian atau pertanggungjawaban atas suatu peristiwa.
2. Fungsi dan Tujuan Arsip Arsip mempunyai beberapa fungsi dan tujuan, Menurut Barthos (2014:11), fungsi arsip dibedakan menjadi 2: a. Arsip dinamis yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara;
8
b. Arsip statis, yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggaraan sehari-hari administrasi Negara. Dari pendapat di atas dapat diartikan arsip dinamis yaitu arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis ada yang sering digunakan dan jarang dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. Arsip statis yaitu arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari namun tetap harus dikelola berdasarkan pertimbangan nilai guna yang terkandung di dalamnya. Maryati (2008:115) dalam bukunya yang berjudul Manajemen Perkantoran Efektif mengemukakan bahwa tujuan arsip: a. Sebagai referensi atau bukti legalitas sewaktu-waktu arsip dibutuhkan. b. Sebagai sumber data yang berarti arsip merupakan sumber informasi yang sangat diperlukan dalam mendukung pengambilan keputusan. c. Sebagai data historis yang dapat digunakan untuk mengetahui perkembangan sejarah atau dinamika organisasi di masa lalu. Menurut Bank Dunia (dalam Badri Munir Sukoco,2007:82) tujuan arsip adalah: a. Untuk menjaga dokumen maupun arsip agar dapat diakses dan digunakan sepanjang ada nilai gunanya. b. Untuk membuat informasi dari dokumen dan arsip, tersedia dalam format yang tepat, digunakan oleh orang yang tepat, dan dapat digunakan pada saat yang tepat. Pendapat lain mengatakan tujuan arsip ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan Pemerintah. (Barthos, 2014:12) Dari berbagai pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa tujuan arsip adalah untuk menjaga dokumen dan arsip agar dapat diakses dan
9
digunakan sepanjang ada nilai gunanya, mengetahui informasi arsip organisasi di masa lalu, dan sebagai bahan pertanggungjawaban.
3. Asas Arsip Penyelenggaraan penyimpanan arsip secara aman, awet dan efisien dapat dipergunakan asas penyimpanan sesuai dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing perusahaan. Menurut Ig. Wursanto (1991:172), asas arsip adalah: a. Asas Sentralisasi Asas Sentralisasi adalah penyimpanan arsip yang dipusatkan (central filing) pada unit tertentu. Jadi, penyimpanan arsip dari setiap unit yang ada di dalam organisasi (kantor) dipusatkan pada unit tertentu. b. Asas Desentralisasi Asas Desentralisasi adalah dengan memberikan kewenangan kepada tiap-tiap
unit
satuan
kerja
untuk
mengurus
penyelenggaraan
penyimpanan arsip sendiri-sendiri. Dalam hal demikian unit kearsipan secara sentral dalam bentuk apapun tidak ada. Sebaliknya di masingmasing unit satuan kerja dipasang unit kearsipan yang bertugas menyelenggarakan kegiatan kearsipan di unit satuan kerja masingmasing. c. Asas Campuran Asas Campuran adalah asas kombinasi antara desentralisasi dengan sentralisasi. Dalam asas campuran tiap-tiap unit satuan kerja dimungkinkan
menyelenggarakan
sendiri-sendiri penyelenggaraan
penyimpanan arsipnya karena mempunyai spesifikasi tersendiri; sedangkan penyimpanan arsip untuk unit-unit satuan kerja yang tidak mempunyai
spesifikasi
tersendiri
disentralisasikan.
Tujuan
penyimpanan arsip dengan asas campuran ini adalah untuk mengatasi kekurangan kekurangan yang terdapat dalam asas sentralisasi dan asas desentralisasi.
10
Dalam perusahaan untuk menentukan asas yang akan dipakai, ada pertimbangan misalnya lokasi dari setiap unit kerja apa berada dalam satu atap atau tidak,volume surat yang besar, jumlah pegawai dan pertimbangan lainnya.
4. Sistem Arsip Sistem penempatan dokumen di dalam almari arsip dilakukan dengan beberapa cara. Sistem arsip antara lain: a. Sistem abjad Menurut Maryati (2008:126), sistem abjad adalah penggolongan dokumen disusun menurut huruf pertama nama orang atau nama perusahaan, kemudian menurut huruf yang kedua, dan seterusnya. Misalnya, data karyawan, pelanggan, supplier, dan sebagainya. Contoh penataan arsip dengan sistem abjad: Tabel 2. 1 Data Pelanggan Guide Abjad A
Susunan Map Aan Pambudi Arjuna Kertajaya, CV Avando, Diana
B
Baruna Abadi, CV Bonanda Jaya, PT Budi Mulia, PT
C
Cakrawala Merdeka, PT Cendana Arum, CV Cisilia Kadam
Sumber: (Maryati 2008:126)
Sedangkan menurut Rahmawati (2014:58) sistem abjad merupakan dasar dari sistem-sistem yang lain. Arsip diklasifikasikan berdasarkan nama orang, nama instansi, nama perusahaan atau nama barang, formulir dan sebagainya. Susunan arsip berdasarkan abjad mengikuti aturan huruf latin a sampai z. Penggunaan kata tangkap “Caption”
11
mempermudah mencari kembali arsip. Kata tangkap yaitu suatu nama atau nomor yang digunakan untuk mengidentifikasikan arsip untuk tujuan filling. Dalam sistem abjad, caption adalah nama orang atau organisasi. Contoh: Achmad, Chairudin, Darmanto, Lembaga Adm Negara, PT. Pusri. b. Sistem nomor Sistem nomor adalah penggolongan dokumen berdasarkan nomor atau kode, lalu penyimpanan berdasarkan urut nomor. Misalnya surat keputusan, faktur penjualan, kontrak, pesanan barang, nasabah berdasarkan nomor rekening, dan sebagainya. (Maryati, 2008:126) Sedangkan menurut Rahmawati (2014:59) dalam bukunya manajemen perkantoran, sistem nomor pada prinsipnya hampir sama dengan sistem abjad, nama orang/instansi diganti dengan kode nomor. Banyak digunakan di RS, puskesmas, perusahaan asuransi, bank. Tiga cara untuk menyimpan arsip: 1) Nomor berurutan (Consecutive) 2) Nomor tengah (Middle digit) 3) Nomor akhir (Terminal digit) Tiga unsur dalam sistem nomor: 1) File utama/buku besar, menggunakan 2 map, yaitu: a) Map campuran Setiap surat masuk/keluar dari dan kepada koresponden yang belum lebih dari lima akan dicampur menjadi satu dengan suratsurat yang berasal dari koresponden lain. b) Map perorangan Surat masuk/keluar satu koresponden yang jumlah sudah mencapai lima surat akan dipindah ke dalam map perorangan dan disimpan dalam file utama. 2) Indeks: alat bantu untuk mengetahui nomor file yang sudah diberikan kepada suatu koresponden/nama. Dibuat dalam bentuk kartu dari karton manila dengan panjang 12,5 cm dan lebar 7,5 cm.
12
3) Buku Nomor: buku yang memuat nomor-nomor yang sudah digunakan sebagai nomor koresponden (nama) dalam file nomor. Susunan penyimpanan: 1) Nomor berurutan Arsip diberi nomor mulai dari nomor yang kecil dan terus meningkat atau menurut sistem persepuluh. Misal: 00, 10, 20, 30. 2) Nomor tengah Hanya dua nomor yang digunakan. Contoh: arsip no. urut 123456, maka arsip disimpan di bawah no petunjuk 34. 3) Nomor akhir c. Sistem geografis Sedarmayanti (2008:100) menjelaskan, sistem geografis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat (lokasi), daerah atau wilayah tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini, maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan. Pokok permasalahan tersebut dapat dikembangkan menjadi masalahmasalah, yang dalam hal ini terdiri dari tempat (lokasi) daerah yang berada dalam wilayah tersebut. Selanjutnya, dapat dikembangkan lebih lanjut, misalnya dikembangkan untuk nama-nama dari para langganan atau nasabah yang ada di masing-masing tempat (lokasi) tersebut dan seterusnya (tergantung atau sesuai kebutuhan). Pendapat
lain
mengatakan,
Sistem
geografis
adalah
sistem
penyimpanan dokumen digolongkan menurut nama tempat atau wilayah. Misalnya pesanan pelanggan digolongkan menurut wilayah agar mudah untuk pengantarnya, penyimpanan surat menurut nama kota, pengelompokan data karyawan perusahaan sesuai tempat tinggalnya. (Maryati 2008:126) Contoh penyimpanan dokumen dengan sistem geografis, dapat dilihat di bawah ini:
13
Tabel 2. 2 Data Pelanggan Gas Pada Toko Alfindo Penggolongan Pelanggan Menurut Tempat Tinggal Yogya Timur
Kalasan
Panji Widagdo Darma Sentana Wiranto Pambudi
Maguwo
Rani Suradi Jaya Miskani Goslaw Sri Podang
Yogya Selatan
Bantul
Kelona Dewo Pardi Surya Jaya
Wonosari
Danar Wijaya
Yogya Barat
Yogya Utara
Sumber: (Maryati 2008:126)
d. Sistem subyek/perihal/masalah Maryati (2008:126), Sistem subyek adalah sistem penyimpanan dokumen digolongkan menurut subyek/perihal/masalah dari dokumen. Dalam hal ini penggolongan berdasarkan isi dari dokumen dan kepentingan dokumen. Sistem subyek bisa dikombinasikan dengan sistem abjad. Artinya setelah digolongkan menurut subyek, lalu diurutkan menurut abjad. Menurut Wursanto (1991:21) Contoh pengarsipan dengan sistem subyek: 1) Arsip keuangan a) Laporan keuangan; b) Surat Perintah Membayar (SPM) Tunai; c) Surat Perintah Membayar (SPM) Giral; d) Daftar Gaji. 2) Arsip Kepegawaian a) Daftar riwayat hidup pegawai;
14
b) Surat lamaran; c) Surat-surat pengangkatan pegawai; d) Absensi pegawai. 3) Arsip pemasaran a) Surat penawaran; b) Surat pesanan; c) Permintaan kebutuhan barang. 4) Arsip pendidikan a) Garis-garis Besar Program Pengajaran (GBPP); b) Satuan Pelajaran (SP); c) Program pengajaran; d) Daftar absensi siswa dan guru. Sedangkan Sedarmayanti (2008:96) dalam bukunya Tata Kearsipan mengemukakan bahwa, sistem subyek adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan-kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalah
yang
berhubungan
dengan
perusahaan
yang
menggunakan sistem ini. Untuk dapat melaksanakan penataan arsip berdasarkan sistem masalah, maka harus ditentukan dahulu masalahmasalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya. Masalah-masalah tersebut dikelompokkan menjadi satu subyek yang disusun dalam suatu daftar yang bernama daftar indeks. Oleh sebab itu dalam penataan arsip berdasarkan sistem masalah, perlu dipersiapkan lebih dulu daftar indeks. Daftar indeks yaitu suatu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor/organisasi sebagai pedoman penataan arsip berdasarkan masalah. Contoh masalahmasalah yang berkenaan dengan kepegawaian dikelompokkan menjadi satu masalah pokok (subyek) di dalam kelompok (masalah) kepegawaian.
15
Tabel 2. 3 Contoh Daftar Indeks KODE
MASALAH
KP
KEPEGAWAIAN
01
Pengadaan
02
Pengangkatan dan Mutasi
03
Kedudukan
04
Kesejahteraan Pegawai
KU
KEUANGAN
01
Gaji
02
Biaya Perjalanan
03
Pendapatan
Sumber: Sedarmayanti (2008:97)
e. Sistem kronologis Sistem kronologis adalah sistem penyimpanan dokumen digolongkan menurut urutan waktu. Penggolongan menurut waktu misalnya tanggal, bulan, tahun atau dekade. Biasanya sistem ini diterapkan dengan diikuti sistem lain. Misalnya, setelah digolongkan menurut waktu, lalu digolongkan menurut abjad. Contoh pengarsipan dengan sistem kronologis adalah dokumen tentang surat masuk, pesanan-pesanan, surat-surat penting yang belum dijawab, dan lain sebagainya (Maryati 2008:126). Sedangkan Sedarmayanti (2008:100) mengemukakan, sistem kronologis adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal, bulan dan tahun yang mana pada umumnya tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat, (akan lebih baik bila berpedoman pada cap datangnya surat. Surat atau berkas yang datangnya paling akhir ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut. Akhirnya surat atau berkas yang defile tersebut dapat dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya. Pada dasarnya semua sistem arsip itu sama baiknya, banyak perusahaan yang menggabungkan sistem arsip yang satu dengan yang lain.
16
Hal yang demikian tidak perlu menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat membuat penyimpanan dan penemuan arsip kembali dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.
Kegiatan dalam
perusahaan tanpa sistem arsip yang baik maka hasilnya akan sia-sia.
5. Tata Kearsipan Menurut Ig. Wursanto (1991:104) “Tata Kearsipan adalah suatu cara atau sistem yang dipergunakan dalam proses penerimaan, pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan, dan penyimpanan warkat atau arsip-arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses kegiatan kantor sehari-hari.” Tata Kearsipan dapat diartikan sebagai cara pengaturan dan penyimpanan arsip secara teratur yang dipergunakan dalam proses penerimaan,
pengumpulan,
pemeliharaan,
pengaturan,
pengawasan,
penyusunan, dan penyimpanan arsip, sehingga setiap saat diperlukan dapat dengan mudah dan cepat ditemukan kembali. Di dalam Tata Kearsipan langkah-langkah kegiatan Tata Kearsipan menurut Ig. Wursanto 1991: a. Penerimaan dan Pencatatan arsip b. Penyimpanan arsip c. Pemeliharaan arsip d. Penemuan arsip kembali e. Penyusutan dan Pemusnahan arsip Berikut ini adalah penjelasan dari langkah-langkah kegiatan Tata Kearsipan: a. Penerimaan dan Pencatatan arsip Menurut Ig. Wursanto (1991:110-111), sebaiknya penerimaan semua surat masuk ditangani oleh suatu unit sendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat-surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. Meskipun sudah ada ketentuan bahwa semua surat harus diterima melalui satu pintu, tetapi kadang-
17
kadang ada juga penerimaan surat yang tidak melalui prosedur yang telah ditentukan. Misalnya, surat-surat diterima sendiri secara langsung oleh pejabat yang bersangkutan atau oleh unit kerja yang bersangkutan. Apabila terjadi hal yang demikian, maka pejabat atau unit kerja yang menerima surat-surat tersebut harus segera memberitahukan kepada unit kearsipan agar dapat diadakan pencatatan seperlunya sesuai dengan ketentuan atau prosedur yang telah ditentukan. Apabila surat tersebut tergolong surat penting, maka pemberitahuannya dilakukan dengan mempergunakan kartu kendali. Pemberitahuan ini sangat penting untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan, misalnya untuk menjaga agar surat-surat tersebut tidak hilang atau tidak diketahui dimana surat itu berada. Hal ini dapat mengakibatkan terlambatnya pengurusan atau penanganan surat-surat tersebut. Semua surat masuk, termasuk barang cetakan yang diterima oleh penerima surat, harus segera diteruskan kepada pencatat surat. Tidak dibenarkan apabila petugas penerima surat menyimpan atau membiarkan surat-surat sampai menumpuk di atas meja. Tugas penerimaan surat dalam setiap kantor atau instansi, antara lain, ialah: 1) Menerima surat masuk yang diterima dari kantor/instansi lain, dan menandatangani surat pengantarnya. Setelah diterima, kemudian pada sampul surat dibubuhi cap dan tanggal penerimaan surat. 2) Menyortir semua surat masuk berdasarkan tanda-tanda yang terdapat pada sampul, misalnya: kilat, kilat khusus, surat biasa, rahasia, pribadi dan sebagainya. 3) Menyerahkan surat-surat yang telah disortir tersebut kepada petugas pencatat. 4) Menerima surat-surat yang datang dari unit-unit kerja kantor atau instansi yang bersangkutan untuk dikirim ke kantor atau instansi lain. Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat-surat yang diterima dari kantor atau instansi lain kedalam kelompok atau
18
golongan-golongan yang telah ditentukan. Setelah disortir, kegiatan selanjutnya adalah membuka dan mengeluarkan surat dari dalam sampul atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Menurut Maryati (2008:119), pencatatan surat masuk/keluar bisa dilakukan dengan menggunakan buku agenda, lembar disposisi dan kartu kendali. Buku agenda adalah alat untuk mencatat surat masuk maupun surat keluar . Setiap surat yang sudah siap dikirim atau yang diterima harus dicatat dalam buku agenda. Contoh buku agenda sebagai berikut: Gambar 2. 1 Buku Agenda No
Tanggal
M/K
Surat Nomor
Dari
Kepada
Isi Ringkas
Tanggal
1
16/02/06
M
-
14/02/06
2
17/02/06
K
K/4/M/06
17/02/06
SPIREV
Penawaran PT.
Permohonan
Perdana 3
08/03/06
M
D/42/4A
05/03/06
PT.
Penawaran
Aditya
Sumber: Maryati (2008:121)
Surat-surat yang diterima dan dicatat: 1) Surat masuk Menurut Ig. Wursanto (1991:117), setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat-surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali, sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar. Apabila unit atau pejabat pengolah menerima surat-surat secara langsung, dan surat-surat tersebut termasuk surat-surat penting, harus segera dicatat pada kartu kendali rangkap tiga juga, Sebagai berikut:
19
a) Dua lembar dikirim kepada unit kearsipan. Oleh unit kearsipan satu lembar di file sebagai arsip pengganti, sedangkan satu lembar dikirim kepada pengarah surat-surat dinas. b) Satu lembar bersama suratnya tetap ada di unit pengolahan surat dinas. Kartu kendali dibuat dari kertas yang tipis dengan ukuran 10 x 15 cm. Bentuk kartu kendali adalah seperti contoh berikut ini: Gambar 2. 2 Kartu Kendali INDEKS:
Tanggal:
M/K
Kode:
No.Urut: Isi Ringkas: Lampiran: Dari:
Kepada:
Tanggal:
No.Surat:
Pengolah:
Paraf:
Catatan:
Sumber: Wursanto (1991:120)
Apabila surat masuk oleh pimpinan (unit pengolah) dipandang perlu untuk diteruskan kepada bawahan, maka surat tersebut diteruskan dengan mempergunakan lembar disposisi rangkap dua. Lembar disposisi adalah lembaran kertas dalam ukuran tertentu yang dipergunakan oleh pimpinan sebagai sarana komunikasi antara pimpinan dengan bawahan. Informasi yang disampaikan oleh pimpinan kepada bawahan dengan mempergunakan lembar disposisi pada umumnya dalam bentuk perintah atau instruksi secara singkat tetapi jelas. Model lembar disposisi seperti contoh dibawah ini:
20
Gambar 2. 3 Lembar Disposisi LEMBAR DISPOSISI Diterima dari:
Tanggal:
Nomor surat:
Tanggal surat:
Bagian
Isi Disposisi
Operation Department Head Airport Operation & Readiness Section Head Safety Management & Health Environment Section Head Corporate Expert Level III General Manager Secretary Sales
&
Shared
Services X
Department Head Sumber: Wursanto (1991:136)
2) Surat Keluar Menurut Ig. Wursanto (1991:144), Surat keluar adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan/dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain. Pada dasarnya pengurusan suratsurat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok yaitu: Pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat dan pengiriman surat. Pembuatan konsep surat ada tiga cara untuk membuat konsep surat, yaitu konsep yang dibuat oleh pimpinan sendiri, konsep yang dibuat oleh bawahan atau sekretarisnya, dan konsep dibuat dengan mendikte. Pengetikan konsep surat melalui proses persetujuan konsep
surat,
pengiriman
konsep
surat,
pemeriksaan
hasil
pengetikan, dan penandatanganan surat. Pengiriman surat melalui proses pemberian cap dan pengetikan amplop atau sampul surat.
21
b. Penyimpanan arsip Salah satu ciri yang harus ada pada arsip ialah arsip itu mempunyai nilai atau mempunyai kegunaan tertentu. Dengan demikian arsip perlu disimpan antara lain karena mempunyai nilai atau mempunyai guna tertentu (Ig. Wursanto, 1991:168). Agar pekerjaan penyimpanan arsip dapat berjalan dengan mudah, lancar dan tepat, arsip-arsip yang akan disimpan perlu dipersiapkan terlebih dahulu. Persiapan dalam penyimpanan
warkat
(segregating)
arsip,
meliputi
kegiatan
meneliti,
memisah-misahkan
mengklasifikasi,
mengindeks,
mempersiapkan tunjuk silang, menyusun arsip-arsip yang siap akan disimpan, dan memasukkan arsip atau menyimpan (Ig. Wursanto, 1991:177). 1) Memisah-misahkan Memisah-memisahkan
atau
(segregating)
arsip
merupakan
pekerjaan menyortir untuk memisahkan dan mengelompokkan arsip, dari arsip/surat keluar dipisahkan dari arsip atau surat masuk. Kemudian arsip-arsip itu dikelompokkan menurut subyek-subyek seperti yang tercantum dalam kartu kendali. 2) Meneliti arsip yang akan disimpan Arsip-arsip yang sudah sampai di unit kearsipan sebelum diadakan penyimpanan perlu diadakan penelitian terlebih dahulu. Kegiatan penelitian ini yaitu meneliti tanda disposisi, meneliti indeks dan meneliti lampiran. 3) Mengklasifikasi Arsip-arsip yang akan disimpan harus diklasifikasikan lebih dahulu menurut permasalahanya untuk menentukan klasnya (subjek-sebjek) berikut penentuan kodenya secara cermat. Kode dicantumkan pada suratnya dibelakang indeks, pada ujung kanan bawah.
22
4) Mengindeks (Indexing) Mengindeks adalah suatu kegiatan dalam bidang kearsipan untuk menentukan judul atau caption suatu arsip.Dalam mengindeks diperlukan kegiatan-kegiatan: a) Membaca arsip secara cermat untuk menentukan isi dan inti surat. b) Menggarisbawahi atau menandai keterangan-keterangan yang dapat dijadikan petunjuk (Indeks) arsip yang bersangkutan. c) Menentukan tanda pengenal yang paling tepat. Dari beberapa tanda pengenal yang terdapat didalam arsip, ditentukan satu tanda pengenal yang paling tepat. Tanda pengenal yang paling tepat dijadikan tanda pengenal utama. Sedangkan tanda pengenal lainya, dijadikan tunjuk silang atau sebagai tanda pengenal kedua. Untuk membedakan tanda pengenal pertama dan kedua, sebaiknya diberi tanda yang berbeda misalnya, tanda pengenal pertama digarisbawahi dan di bawah atau di samping garis diberi angka satu, sedangkan tanda pengenal yang kedua juga digarisbawahi dan di bawah atau di samping garis diberi angka dua seperti contoh di bawah ini. Kepegawaian (1)
Kepegawaian (1) atau
BAKN
BAKN (2)
(2) d) Membubuhkan tanda pengenal pertama (caption pertama) pada arsip yang bersangkutan disebelah kanan ujung bawah. Agar caption itu mudah dihapus atau diganti apabila terjadi kesalahan, maka sebaiknya ditulis dengan pensil dalam huruf balok/cetak. 5) Menyiapkan lembar tunjuk silang Lembar tunjuk silang atau cross reference sheet, hendaknya dibuat dalam bentuk formulir dalam ukuran kwarto. Lembar tunjuk silang hanya dibuat apabila suatu arsip memiliki dua judul, yaitu judul
23
pertama dan judul kedua. Lembar tunjuk silang berfungsi sebagai pembantu dalam penyimpanan arsip maupun dalam penemuan kembali apabila sewaktu-waktu arsip tersebut diperlukan. Judul yang dipergunakan pada lembar tunjuk silang adalah judul yang kedua. Bentuk formulir lembar tunjuk silang seperti contoh dibawah ini: Gambar 2. 4 Lembar Tunjuk Silang Lembar Tunjuk Silang 1. Nomor Surat : 2. Tanggal Surat :
Tanggal terima :
3. Caption/judul : 4. Isi Ringkas
:
5. Dari
:
6. Lihat
:
Sumber: Wursanto (1991:182)
6) Menyusun arsip-arsip yang siap akan disimpan Arsip-arsip yang akan disimpan hendaknya sudah dalam keadaan disortir dan disusun menurut sistem filing yang dipergunakan. Untuk menentukan mana yang akan disimpan lebih dahulu, hendaknya berdasarkan pada jauh dekatnya tempat penyimpanan arsip (filing cabinet, almari arsip, rak dan sebagainya). Tempat penyimpanan arsip yang paling dekat adalah arsipnya yang akan disimpan lebih dahulu. Dengan demikian masing-masing kelompok arsip disusun menurut susunan tempat penyimpanan arsip. Kelompok arsip yang akan disimpan pada tempat penyimpanan arsip yang paling dekat ditempatkan pada susunan paling atas. 7) Memasukkan atau menyimpan arsip Setelah disusun menurut kelompoknya, arsip-arsip tersebut siap untuk disimpan. Tata urutan kegiatan yang perlu dilakuakan dam memasukkan arsip adalah sebagai berikut:
24
a) Menentukan filing cabinet yang akan dipergunakan untuk menyimpan arsip-arsip tersebut. b) Menentukan ke laci mana arsip-arsip itu akan dimasukkan ke dalam folder, dengan cara melihat tanda-tanda label-label pada filing cabinet dan lacinya. c) Menentukan ke folder mana arsip-arsip itu akan dimasukkan. Menentukan folder dengan cara membaca main subject, sub subject, sub-sub subject, kmudian tanda pengenal pertama foldernya. d) Setelah folder ditemukan, arsip-arsip dimasukan ke folder yang bersangkutan. Untuk memasukkan arsip ke dalam folder, folder tidak perlu diangkat dari laci. Akan tetapi dapat pula folder diangkat dari laci, semuanya itu tergantung dari banyak sedikitnya arsip yang akan dimasukkan. e) Mengembalikan folder kepada posisi semula dengan cara menekan kebawah sampai folder tersebut bergeser kebawah, ke dasar laci. f) Meneliti apakah tidak ada arsip yang tercecer atau belum dimasukkan ke dalam folder. g) Menutup kembali laci filing cabinet rapat-rapat, dan apabila dianggap perlu menguncinya, untuk menjaga keamanan arsiparsip yang ada di dalamnya.
c. Pemeliharaan arsip Menurut Ig. Wursanto (1991:220) dalam bukunya Kearsipan I, pemeliharaan arsip adalah usaha-usaha yang dilakukan untuk menjaga arsip-arsip dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan arsip yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang disebabkan oleh serangan-serangan dari luar arsip tersebut. Usaha pemeliharaan arsip berupa melindungi, mengatasi, mencegah dan mengambil langkah-langkah, tindakan-tindakan yang bertujuan untuk
25
menyelamatkan
arsip-arsip
berikut
informasinya
(isinya)
serta
menjamin kelangsungan hidup arsip dari pemusnahan yang sebenarnya tidak diinginkan.
Pemeliharaan arsip dapat
dilakukan dengan
pengaturan ruangan, kebersihan, pemeliharaan tempat penyimpanan arsip. Sedangkan Basir Barthos (2014:50) berpendapat, arsip-arsip tidak hanya merupakan warisan masa lampau, akan tetapi arsip-arsip juga memberi informasi tentang masa lampau itu sendiri. Oleh karena itu adalah kewajiban kita semua untuk memelihara dan menjaga arsip-arsip tersebut dari segala kerusakan dan kemusnahan. Kerusakan dan kemusnahan baik yang datangnya dari arsip itu sendiri maupun yang dikarenakan
oleh
serangan-serangan
dari
luar
arsip
tersebut.
Memelihara dan menjaga arsip dapat dilakukan dengan usaha-usaha sebagai berikut: 1) Membersihkan ruangan Ruangan penyimpanan arsip hendaknya senantiasa bersih dan teratur. Sekurang-kurangnya seminggu sekali dibersihkan dengan vacuum cleaner (alat penyedot debu). 2) Pemeriksaan ruangan dan sekitarnya Sedikit-sedikitnya setiap enam bulan tempat penyimpanan arsip dan daerah sekelilingnya hendaknya diperiksa untuk mengawasi kalaukalau ada serangan, rayap, dan sejenisnya. 3) Penggunaan racun serangga Setiap enam bulan ruangan hendaknya disemprot dengan racun serangga seperti D. D. T., Dieldrin, Pryethrum, Gaama Benzene Hexachloride.
Racun
serangga
ini
disemprotkan
dengan
menggunakan alat semprot biasa kea rah dinding, lantai, dan alat-alat yang dibuat dari pada kayu. Penyemprotan ini jangan sampai mengenai kertas-kertas arsipnya.
26
4) Membersihkan arsip Arsip-arsip hendaknya dibersihkan dengan menggunakan vacuim cleaner. Apabila arsip-arsip dihinggapi anai-anai/rayap dan sejenis lainnya hendaknya dipisahkan dengan lainnya. 5) Arsip-arsip yang tidak terpakai untuk arsip-arsip yang tidak terpakai lagi, hendaknya dijaga dengan cara yang sama, tetapi simpanlah tersendiri. Aturlah sebaik mungkin agar tidak bertaburan di sana sini. Susunannya sama seperti ketika arsip itu dipergunakan. 6) Arsip-arsip yang rusak atau sobek Arsip-arsip
yang
rusak/sobek
janganlah
menggunakan cellulose tape, sebab alat merusakkan
kertas
dan
tulisannya.
ditambal perekat
Untuk
dengan
ini dapat
memperbaikinya
gunakanlah kertas yang sama dengan menggunakan perekat kanji. Bagi arsip-arsip yang rusaknya sangat hebat, serahkanlah arsip-arsip tersebut ke Arsip Nasional R.I. untuk diperbaiki.
d. Penemuan arsip kembali Penemuan arsip kembali adalah memastikan dimana arsip yang akan dipergunakan itu disimpan, dalam kelompok berkas apa, disusun menurut sistem apa, dan bagaimana cara mengambilnya. Menemukan kembali arsip tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya, akan tetapi menemukan informasi yang terkandung didalam arsip tersebut. Arsip yang diperlukan harus diberitahukan oleh yang memerlukan dengan mempergunakan surat pinjam atau kartu permintaan pinjam kepada petugas pada bagian kearsipan (Ig. Wursanto, 1991:187). Contoh bentuk kartu permintaan pinjam seperti gambar di bawah ini:
27
Gambar 2. 5 Kartu Bukti Pinjam Arsip KARTU BUKTI PINJAM ARSIP/BERKAS Nama Peminjam:
Nama Unit/Satuan Kerja: Peminjaman
Arsip/berkas yang dipinjam Pokok Surat:
Tanggal: Nomor:
Dari: Tanggal Pinjam:
Kepada: Tanggal Pengembalian:
Petugas: Sumber: Wursanto (1991:188)
Berdasarkan keterangan-keterangan yang terdapat pada kartu pinjam arsip, maka juru arsip dapat mencari arsip yang dibutuhkan, di mana arsip itu disimpan, dalam laci apa, dan di dalam folder apa. Peminjaman arsip dapat dalam bentuk kumpulan/kelompok (satu folder atau lebih), dan dapat pula dalam lembaran-lembaran tunggal. Arsip-arsip yang dipinjam harus diadakan pengawasan terus-menerus agar arsip tersebut jangan sampai hilang. Untuk memudahkan pengendalian pinjaman arsip, dan untuk memudahkan pengembalian arsip ke tempat penyimpanan, perlu dipergunakan suatu guide/petunjuk yang menunjukkan bahwa arsip yang bersangkutan sedang dipinjam. Guide atau petunjuk yang menunjukkan bahwa arsip sedang dipinjam disebut petunjuk warkat/arsip dipinjam (Ig. Wursanto, 1991:190). Guide/petunjuk arsip dipinjam dibedakan menjadi: 1) Guide dipinjam Guide ini bentuknya sama dengan guide-guide pada umumnya. Pada guide ini dipasang kantong untuk menempatkan catatan (formulir) tentang berkas-berkas yng dipinjam. Guide ini ditempatkan di mana berkas-berkas atau folder-folder bersangkutan
28
disusun. Guide ini diberi tulisan DIPINJAM pada tab nya dan diberi warna yang mencolok sehingga jelas dan mudah diketahui. 2) Folder yang dipinjam Folder ini dipergunakan untuk menempatkan catatan-catatan (formulir) berkas yang dipinjam. Seperti halnya pada guide yang dipinjam, pada folder diberi tulisan DIPINJAM dan berwarna yang mencolok sehingga jelas dan mudah diketahui. Folder yang dipinjam ini ditempatkan di mana folder yang bersangkutan sedang dipinjam. 3) Lembar formulir yang dipinjam Lembar formulir yang dipinjam dipergunakan untuk mencatat keterangan-keterangan arsip yang dipinjam. Lembaran formulir yang dipinjam ini dipergunakan untuk peminjaman arsip secara lembaran-lembaran (tunggal) dan berfungsi sebagai pengganti arsip yang sedang dipinjam. Lembaran ini diletakkan di tempat arsip yang bersangkutan disimpan/disusun di dalam foldernya. Menemukan arsip hendaknya dilakukan secara tekun dan teliti. Kadangkadang karena menemukan arsip itu sulit, dan kurang ada ketekunan dalam mencari, dengan seenaknya petugas kearsipan mengatakan bahwa arsip yang diperlukan tidak ada. Mungkin karena salah dalam penempatan penyusunan sebelumnya, akibat salah mengklasifikasi, salah mengindeks atau salah menempatkan. Penemuan arsip sangat erat hubungannya dengan sistem penyimpanan yang dipergunakan. Mudah atau sulitnya
penemuan arsip
sangat
ditentukan oleh sistem
penyimpanan. Cara filing sangat menentukan cara penemuan (retrieval system) (Ig. Wursanto, 1991:192). Agar pencarian dokumen dapat dilakukan dengan mudah dan cepat, ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan, yaitu: 1) Sistem pencatian dokumen harus mudah. Sistem pencarian dikatakan mudah apabila disesuaikan dengan kebutuhan si pemakai dan sistem penyimpanan dokumen.
29
2) Sistem pencarian dokumen harus didukung dengan peralatan yang sesuai dengan sistem penataan berkas yang dipergunakan, misalnya dalam sistem klasifikasi harus dilengkapi dengan daftar indeks di samping peralatan-peralatan lain dalam bidang kearsipan. 3) Faktor personil juga memegang peranan penting dalam pencarian dokumen. Tenaga-tenaga di bidang kearsipan hendaknya terdiri dari tenaga yang terlatih, mempunyai daya tangkap yang tinggi, cepat, tekun mau dan suka bekerja secara detail tentang kearsipan.
e. Penyusutan dan Pemusnahan arsip Menurut Sedarmayanti (2008:127), arsip-arsip yang tidak berguna lagi, perlu dimusnahkan untuk memberi kemungkinan bagi tersedianya tempat penyimpanan dan pemeliharaan yang lebih baik terhadap arsiparsip yang mempunyai nilai guna. Tidak semua arsip memiliki nilai abadi, maka tidak semua berkas harus disimpan terus menerus, melainkan ada sebagian arsip yang perlu dipindahkan, bahkan dimusnahkan. Berdasarkan Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, maka yang dimaksud dengan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan jalan: 1) Pemindahan arsip in-aktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan dalam lingkungan lembaga-lembaga Negara atau badan-badan pemerintah masing-masing. 2) Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 3) Menyerahkan arsip statis kepada Arsip Nasional. Pemusnahan arsip dilakukan apabila arsip yang disimpan oleh organisasi sudah tidak diperlukan lagi atau habis masa kadaluarsanya (Charman dalam Sukoco 2007:105). Kegiatan ini dapat dilakukan oleh organisasi pemilik dokumen inaktif maupun pihak lain yang ditunjuk.
30
Menurut Basuki dalam Sukoco (2007:105), ada 4 metode pemusnahan arsip in-aktif, yaitu: 1) Pencacahan Metode ini lazim digunakan di Indonesia untuk memusnahkan dokumen dalam bentuk kertas dengan menggunakan alat pencacah yang dinamakan shredden. Alat ini menggunakan berbagai metode untuk memotong, menarik, dan merobek kertas menjadi potonganpotongan kecil di mana hasil potongannya akan bervariasi mulai dari 0,8 cm sampai dengan 2,5 cm. Walaupun dimungkinkan seseorang untuk merekonstruksi arsip yang telah dicacah oleh mesin pencacah, namun kecil kemungkinannya untuk merekonstruksi arsip yang telah dicacah menyilang layaknya digergaji. Hal tersebut menjadikan pencacah kertas berjenis gergaji lebih mahal dan beroperasi lebih perlahan dari pada pencacah yang memotong langsung, dan sangat cocok digunakan di ruang pimpinan maupun ruang lain yang membutuhkan tingkat kerahasiaan tinggi. Jenis terakhir adalah disintegrator yang menggunakan pemotong berputar, sehingga menghasilkan potongan arsip berupa partikel kecil-kecil dan sangat sesuai untuk dokumen yang membutuhkan tingkat pengamanan tinggi; 2) Pembakaran Metode ini sangat popular pada masa lalu karena dianggap paling aman, walaupun terkadang dokumen yang dibakar terlempar dari api pembakaran sehingga mungkin saja ada dokumen rahasia dapat diketahui pesaing. Saat ini metode pembakaran kurang popular karena dianggap kurang bersahabat dengan lingkungan. 3) Pemusnahan kimiawi Metode ini memusnahkan arsip dengan menggunakan bahan kimiawi yang dapat melunakkan kertas dan melenyapkan tulisan. Bahan kimiawi yang digunakan ada beberapa jenis, tergantung pada volume dan jenis arsip yang akan dimusnahkan. Walaupun metode
31
ini lebih efisien dibandingkan metode pencacahan, namun tidak dapat dilakukan sewaktu-waktu. Volume dokumen yang cukup besar digunakan untuk mencapai tingkat efisiensi yang diinginkan. 4) Pembuburan Metode ini merupakan metode yang ekonomis, aman, bersih, nyaman dan tak terulangkan walaupun kurang begitu popular di Indonesia. Arsip yang akan dimusnahkan dimasukkan ke bak penampungan yang diisi air, kemudian dicacah dan dialirkan melalui saringan. Besar kecilnya saringan tergantung tuntutan keamanan arsip. Hasil pembuburan berupa residu, kemudian dipompa ke hydraexcator yang memeras air sehingga hasilnya adalah lapisan bubur. Lapisan ini kemudian disirami air lagi lalu dibuang. Jika suatu perusahaan sudah menjalankan kegiatan kearsipan seperti yang dijelaskan diatas, maka pengelolaan kearsipan di suatu perusahaan dapat berjalan dengan baik, rapi, teratur, efektif dan efisien sehingga membantu kelancaran mekanisme kerja dari seluruh kegiatan perusahaan. Tata Kearsipan akan berjalan lancar jika di dukung dengan fasilitas kearsipan. Menurut Ig. Wursanto (1991:32) Alat-alat yang dipergunakan dalam bidang kearsipan misalnya map, folder, guide, filing cabinet, almari, rak, dan rotary filing: a. Map Menurut Ig. Wursanto (1991:32), Map adalah lipatan kertas atau karton (kertas manila) yang dipergunakan untuk menyimpan arsip. Map mempunyai macam-macam bentuk dan ukuran. Sesuai dengan fungsi dan cara mempergunakannya, map dapat dibedakan menjadi 4 macam, yaitu map biasa, map tali, map jepitan, map tebal dengan memakai jepitan. 1) Map biasa disebut juga stopmap atau stofmap atau lebih lengkap disebut stopmap folio. Disebut stopmap folio karena hanya dapat
32
dipergunakan untuk menyimpan arsip yang paling luas ukuran folio (21 X 34 cm). Gunanya untuk menyimpan sementara arsip. 2) Stopmap tali adalah stopmap yang memakai tali pengikat sebagai alat merapatkannya. Stopmap tali disebut juga portapel. Stopmap tali atau portapel terbuat dari karton dan diberi tali dari kain atau pita. Pada bagian belakang diberi catatan dengan huruf yang jelas dan teratur sehingga dari jauh dapat diketahui isinya. 3) Map jepitan adalah map yang memakai jepitan dari logam untuk memegang arsip dengan kuat sehingga arsip di dalamnya tidak mudah terlepas. Dalam praktek perkantoran, map jepitan lebih dikenal dengan nama Snelhechter. Seperti halnya dengan stopmap folio, map jepitan atau Snelhechter terbuat dari kertas tebal atau karton (karton manila) dengan ukuran yang sama dengan stopmap folio. Warna mapjepitan bermacam-macam. Warna ini sangat penting untuk membedakan tiap persoalan. 4) Map tebal atau map besar dengan jepitan adalah map dengan memakai jepitan khusus dan bentuknya kokoh atau kuat sehingga dapat disimpan secara vertikal atau berdiri/tegak. Map jenis ini sering disebut Briefordner atau dalam praktek perkantoran lebih dikenal dengan nama ordner saja. b. Folder Folder merupakan lipatan kertas tebal/karton manila berbentuk segi empat panjang untuk menyimpan atau untuk menempatkan arsip atau sekelompok arsip di dalam file/filing cabinet. Folder juga dapat merupakan bentuk wadah dari file atau berkas apabila di dalamnya berisikan satu himpunan arsip dari suatu persoalan yang tunggal. Dapat terjadi bahwa satu file persoalan tertentu terdiri dari beberapa folder karena banyaknya arsip, sehingga diperlukan beberapa folder untuk menempatkannya. Bentuk folder seperti stopmap folio, tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau seperti map jepitan tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu
33
bagian yang menonjol dari folder. Lengkapnya disebut tab folder atau folder tab. Fungsi tab folder adalah untuk menempatkan kode-kode, tanda-tanda,
atau
indeks
yang
menunjukkan
isi
folder
yang
bersangkutan. (Ig. Wursanto 1991:36) c. Guide Guide adalah lembaran kertas tebal atau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk atau sekat/pemisah dalam penyimpanan arsip. Guide terdiri dari dua bagian, yaitu: bagian yang menonjol yang disebut tab atau tab guide. Tab guide berguna untuk menempatkan atau mencantumkan kode-kode, tanda-tanda atau indeks-indeks klasifikasi; dan badan guide. Satu guide hanya mempunyai satu tab. Jumlah guide yang diperlukan dalam sistem filing adalah sebanyak pembagian subjek dalam pola klasifikasi (main subjek, sub subjek dan sub-sub subjek). Guide pertama dinamakan main guide untuk menempatkan main subjek; guide kedua untuk mencantumkan sub subjek atau sub heading yang disebut sub guide; dan guide ketiga disebut sub-sub guide untuk menempatkan sub-sub heading atau sub-sub main subjek. (Ig.
Wursanto 1991:38) d. Filing Cabinet Filing cabinet, ada juga yang menyebut file cabinet, adalah perabot kantor berbentuk segi empat panjang yang diletakkan secara vertical (berdiri) dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Pada umumnya filling cabinet terdiri dari 4 laci, tetapi ada pula yang terdiri dari 5 atau 6 laci tersusun ke bawah. Setiap laci dapat memuat warkat atau arsip sebanyak 3500-4000 lembar, yang dihimpun di dalam folderfolder. Filing cabinet dapat dibuat dari kayu, logam atau ada pula yang dibuat dari metal (stell filing cabinet). (Ig. Wursanto 1991:41) e. Almari Arsip Dinamakan almari arsip, karena dipergunakan untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Almari arsip ada yang terdiri dari satu pintu, dan ada pula yang terdiri dari dua pintu. Berkas-berkas atau arsip di dalam almari arsip sebaiknya disusun atau ditata secara vertical lateral (vertikal berderet ke samping), sehingga susunan arsip di dalam almari
34
arsip sama dengan susunan arsip yang disusun atau ditata didalam rak arsip. Almari ada yang dibuat dari kayu, dan ada pula yang dibuat dari besi atau baja. Almari yang dibuat dari baja lebih aman dalam menghadapi tindak kejahatan dan kebakaran. (Ig. Wursanto 1991:47) f. Rak Arsip Rak arsip adalah sejenis almari tidak berpintu, yang merupakan rakitan dari beberapa keping papan, kemudian diberi tiang untuk menaruh atau menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip-arsip disusun secara vertical lateral (vertikal berderet ke samping). Arsip-arsip ditempatkan di rak, selalu dimulai dari kiri paling atas ke kanan, dan seterusnya; seterusnya ke bawah dimulai dari paling kiri seterusnya ke kanan dan seterusnya. Demikian seterusnya sampai dengan rak yang paling bawah. (Ig. Wursanto 1991:54) g. Rotary Filing Menurut Ig. Wursanto (1991:58), Rotary filing adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk menyimpan warkat-warkat atau arsip (terutama yang berupa kartu). Sedangkan menurut Sedarmayanti (2008:76), Rotary filing adalah sistem file bertingkat (vertikal) yang dilengkapi dengan sistem kode, angka, abjad dan warna, serta berpola tingkatan bentuknya bundar dan dapat berputar, serta dapat mendeteksi lebih awal bila terjadi kekeliruan (karena tampak dari sistem nada/harmoni yang terpotong). Memakai sistem retracting door (pintu bergeser ke dalam), sehingga tidak menyita tempat.
35
Untuk lebih jelasnya di bawah ini contoh peralatan arsip: Gambar 2. 6 Peralatan Arsip
Stopmap
Stopmap tali
Map tebal atau Ordner
Filing Cabinet
Folder
Almari Arsip
Map jepitan
Guide
Rak Arsip
Rotary Filing Sumber: Sedarmayanti (2008:33-76)
Penyelenggaraan kegiatan kearsipan suatu kantor tidak akan berjalan dengan baik apabila tidak didukung oleh peralatan untuk menata/menyimpan arsip. Dalam pengadaan peralatan arsip, peralatan yang dipilih dapat
36
memenuhi kebutuhan yang diinginkan. Perusahaan yang baik selalu memperhatikan kerapian arsip, sebagai asset perusahaan. Arsip tersebut disimpan dengan baik dan menggunakan peralatan arsip yang jumlahnya cukup dan berkualitas. Di setiap kantor peralatan yang digunakan harus sesuai dengan ruang lingkup perusahaan, sesuai dengan luas ruang yang tersedia dan sesuai dengan bentuk dan ukuran arsip. Semakin besar kantor dan arsip yang dikelola, maka semakin banyak dan beragam pula peralatan yang digunakan. Peralatan arsip penting agar arsip-arsip terlindungi dari bahaya yang dapat menyebabkan kerusakan arsip, seperti bahaya banjir, kebakaran, pencurian dan sebagainya.
B. Metode Pengamatan Metode
pengamatan
merupakan
faktor
penting
dalam
sebuah
pengamatan, disamping untuk mendapatkan data yang sesuai dengan tujuan, metode pengamatan mempermudah mengembangkan dan guna kelancaran penulisan Tugas Akhir. Metode yang digunakan dalam pengumpulan data sebagai berikut: 1. Lokasi Pengamatan Pengamatan ini berlangsung di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta yang beralamatkan di Jalan Bandara Adi Soemarmo Surakarta. Pemilihan tersebut berdasarkan berbagai pertimbangan, antara lain sebagai berikut: a. PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta adalah tempat magang penulis. b. Aktivitas dalam kearsipan yang berada di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta sesuai dengan bidang ilmu penulis, sehingga penulis dapat dengan mudah untuk mendapatkan data-data, informasi, dan referensi yang dibutuhkan oleh penulis. c. Lokasinya mudah terjangkau dan strategis.
37
2. Jenis Pengamatan Pengamatan ini menggunakan jenis pengamatan deskriptif kualitatif yaitu data yang dikumpulkan terutama berupa kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih daripada sekedar angka atau frekuensi. Penulis menekankan catatan yang menggambarkan situasi sebenarnya guna mendukung penyajian data. Penulis menganalisis data dengan semua kekayaan wataknya yang penuh nuansa, sedekat mungkin dengan bentuk aslinya seperti pada waktu dicatat. (Sutopo, 2002:35) Dalam melaksanakan pengamatan, penulis menggunakan pendekatan deskriptif dengan observasi berperan aktif yaitu penulis memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data. Penulis bahkan bisa berperan yang tidak hanya dalam bentuk berdialog atau bercakap-cakap yang mengarah pada pendalaman dan kelengkapan datanya, tetapi juga bisa mengarahkan peristiwa-peristiwa yang sedang dipelajari demi kemantapan datanya. (Sutopo, 2002:67) Jenis pengamatan yang penulis gunakan adalah pendekatan deskriptif
kualitatif,
penulis
mendeskripsikan,
memaparkan
dan
menganalisa sejumlah data. Dengan pengamatan observasi berperan aktif, penulis mengamati secara langsung selama magang di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta dan mengumpulkan data yang diperlukan. 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data Penulis menentukan sampel dan sumber data yang tepat untuk dimanfaatkan bagi pengamatan ini. Yang dimaksud dengan teknik penentuan sampel dan sumber data yaitu: a. Teknik Penentuan Sampel Purposive sampling adalah teknik cuplikan dengan kecenderungan pengamat untuk memilih informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk
38
menjadi sumber data yang mantap (Sutopo, 2002:56). Pengambilan sampel dalam pengamatan ini menggunakan purposive sampling yaitu teknik pengambilan sampel secara sengaja. Penulis menentukan sendiri sampel yang diambil. b. Sumber Data : Sutopo (2002:49-54) dalam bukunya metodologi penelitian kualitatif berpendapat, pemahaman mengenai berbagai macam sumber data merupakan bagian yang sangat penting bagi pengamat karena ketepatan memilih dan menentukan jenis sumber data akan menentukan ketepatan dan kekayaan data atau informasi yang diperoleh. Adapun jenis sumber data secara menyeluruh dapat dikelompokkan sebagai berikut: 1) Narasumber (informan) Penulis dan narasumber di sini memiliki posisi yang sama, dan narasumber bukan sekedar memberikan tanggapan pada yang diminta penulis, tetapi ia bisa lebih memilih arah dan selera dalam menyajikan informasi yang ia miliki. Penulis mendapatkan sumber data yang khususnya di bidang tata kearsipan dari pegawai di PT. Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta yaitu Ibu Syahryyati Danardewi, SE. 2) Tempat atau lokasi Tempat
atau lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau
permasalahan pengamat juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh penulis. Informasi mengenai kondisi dari lokasi peristiwa atau aktivitas dilakukan bisa digali lewat sumber lokasinya baik yang merupakan tempat maupun lingkungannya. Lokasi yang strategis dan mudah dijangkau PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta dapat digunakan sebagai salah satu sumber data.
39
3) Benda, beragam gambar dan rekaman Sumber data yang berupa benda, gambar dan rekaman ini bisa juga dalam posisi sebagai arsip dari suatu peristiwa atau kegiatan tertentu.
Dalam
pengamatan
ini
diperoleh
data
berupa
benda,gambar dan rekaman di PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta yang berhubungan dengan tata kearsipan. 4) Dokumen dan arsip Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Ia merupakan rekaman tertulis (tetapi juga berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan suatu aktivitas atau peristiwa tertentu). Bila ia merupakan catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana dalam organisasi, ia cenderung disebut arsip. Selama magang penulis memperoleh data dari beberapa arsip dan dokumen yang berhubungan dengan pengamatan ini. 4. Teknik Pengumpulan Data: Adapun teknik pengumpulan data dalam penelitian kualitatif secara umum dapat dikelompokkan ke dalam dua cara, yaitu metode atau teknik pengumpulan data yang bersifat interaktif dan noninteraktif (Goetz & LeCompte dalam Sutopo 2002:58). Metode interaktif meliputi wawancara mendalam, observasi berperan dalam beberapa tingkatan dan focus group discussion. Sedang yang noninteraktif
meliputi kuesioner, mencatat
dokumen atau arsip (content analysis) dan juga observasi tak berperan. Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis mengumpulkan data dengan metode: a. Wawancara Sumber data yang sangat penting dalam penelitian kualitatif adalah berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan. Untuk mengumpulkan informasi dari sumber data ini diperlukan teknik wawancara, yang dalam penelitian kualitatif khususnya dilakukan
40
dalam bentuk wawancara mendalam (Sutopo 2002:58). Penulis melakukan wawancara dengan pegawai bagian kearsipan yaitu Ibu Syahryyati Danardewi, SE. yang dapat dipertanggungjawabkan guna menjamin kelengkapan data yang diperlukan. b. Observasi Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar (Sutopo 2002:64). Penulis mengumpulkan data dengan mengamati langsung atau magang di PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta bagian kearsipan. c. Mengkaji dokumen dan arsip Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering memiliki potensi penting dalam penelitian kualitatif. Terutama bila sasaran kajian mengarah pada latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi di masa lampau yang sangat berkaitan dengan kondisi atau peristiwa masa kini yang sedang diamati (Sutopo, 2002:69). Dalam pengamatan ini dokumen dan arsip sangat penting, penulis banyak mengkaji dokumen dan arsip di PT Angkasa Pura I (Persero) Kantor Cabang Bandar Udara Adi Soemarmo Surakarta yang berkaitan dengan Tata Kearsipan. 5. Teknik Analisis Data Sutopo (2002:86), analisis data dilakukan sejak awal bersamaan dengan proses pengumpulan data. Proses analisisnya dilakukan terus dan berkelanjutan selama perjalanan pengamatannya. Sutopo (2002:91-93) mengemukakan 4 komponen utama dalam proses analisis yang harus benar-benar dipahami oleh pengamat, komponen tersebut adalah: a. Pengumpulan data Pengumpulan data terdiri dari wawancara, observasi dan analisa dokumen. Pengumpulan data terus dilakukan selama data yang
41
diperlukan belum memadai dan akan dihentikan apabila data yang diperlukan telah memadai untuk pengambilan keputusan. b. Reduksi data Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang merupakan proses seleksi, pemfokusan, penyederhanaan dan abstraksi dari fieldnote. Proses ini berlangsung terus sepanjang pelaksanaan pengamatan.
Bahkan
prosesnya
diawali
sebelum
pelaksanaan
pengumpulan data. Artinya, reduksi data sudah berlangsung sejak pengamat mengambil keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan khusus, menyusun pertanyaan pengamatan dan juga waktu menentukan cara pengumpulan data yang akan digunakan. Pada waktu pengumpulan data berlangsung, reduksi data dilakukan dengan membuat ringkasan dari catatan data yang diperoleh di lapangan. Reduksi data adalah bagian dari proses analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan. c. Sajian Data Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan. Sajian ini merupakan rakitan kalimat yang disusun secara logis dan sistematis, sehingga bila dibaca, akan bisa mudah dipahami berbagai hal yang terjadi dan memungkinkan pengamat untuk berbuat sesuatu pada analisis ataupun tindakan lain berdasarkan pemahamanya tersebut. Sajian data ini harus mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan penelitian, sehingga narasi yang tersaji merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap masalah yang ada. d. Penarikan Simpulan dan Verifikasi Dari awal pengumpulan data, pengamat harus sudah memahami apa arti dari berbagai hal yang ia temui dengan melakukan pencatatan
42
peraturan-peraturan, pola-pola, pertanyaan-pertanyaan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab-akibat dan berbagai proposisi. Simpulan perlu di verivikasi agar cukup benar-benar bisa dipertanggung jawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat, mungkin sebagai akibat pikiran kedua yang timbul melintas oleh peneliti pada waktu menulis sajian data dengan melihat kembali sebentar pada catatan lapangan. Pada dasarnya makna data harus diuji validitasnya supaya simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan lebih bisa dipercaya. Bagan 2. 1 Model Analisis Interaktif Pengumpulan data
Reduksi data
Sajian data
Penarikan simpulan dan verifikasi Sumber: (H. B. Sutopo 2002:96)
