BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Pengertian Sistem Sistem secara umum dapat diartikan sebagai kumpulan dari elemenelemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu sebagai satu kesatuan. Elemen-elemen yang ada akan saling berhubungan dan bekerja sama untuk mencapai tujuanya yaitu menyediakan suatu informasi untuk pengambilan suatu keputusan. Menurut Jerry Fith Gerald (Jogiyanto 2000:54) sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Dalam sistem informasi, sistem diartikan sebagai sekelompok komponen yang saling berhubungan, bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses yang teratur. Apabila suatu komponen tidak memberikan kontribusi terhadap sistem tentu saja komponen tersebut bukan bagian dari sebuah sistem.
8
9
Subsistem
Subsistem
Subsistem
Batas Sistem Subsistem
Input
Subsistem
Proses
Output
Gambar 2.1 Karateristik Sistem Sumber : Agus Mulyanto (2009:3) “Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi”
a. Karakteristik Sistem Suatu sistem mempunyai beberapa karakteristik yaitu : 1) Komponen Sistem (Component) Suatu sistem berada dan berfungsi di dalam lingkungan yang berisi sistem lainya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi. Apabila suatu sitem suatu sistem merupakan salah satu dari komponen sistem lain yang lebih besar, maka akan disebut dengan subsistem, sedangkan sistem yang lebih besar tersebut adalah lingkunganya. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan memengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut super sistem.
10
2) Batas Sistem (Boundary) Batas sistem merupakan pembatasan atau pemisah antara suatu sistem dengan sistem yang lainya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem juga menunjukan ruang lingkunp dari sistem tersebut. 3) Lingkungan Luar Sistem (Environment) Lingkungan luar adalah apa pun diluar batas dari sistem yang dapat
memengaruhi
operasi
menguntungkan
maupun
menguntungkan
ini
yang
tentunya
sistem,
baik
pengaruh
yang
merugikan.
Pengaruh
yang
sehingga
akan
harus
dijaga
mendukung kelangsungan operasi sebuah sistem. Sedangkan lingkungan yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan agar tidak menganggu kelangsungan sebuah sistem. 4) Penghubung Sistem (Interface) Penghubung merupakan hal yang sangat penting, sebab tanpa adanya penghubung, sistem akan berisi kumpulan subsistem yang berdiri sendiri dan tidak saling berkaitan. Penghubung merupakan media penghubung antara satu subsistem dangan subsistem lainya. Penghubung inilah yang akan menjadi media yang digunakan data dari masukan hingga keluaran. 5) Masukan Sistem (Input) Masukan atau input merupakan energi yang dimasukan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintance input) dan masuka sinyal (signal input). Maintance input adalah bahan yang dimasukan agar sistem tersebut dapat beroperasi. Signal input adalah masukan yang diproses untuk mendapat keluaran. 6) Keluaran Sistem (Output)
11
Keluaran (output) merupakan hasil dari pemrosesan. Keluaran dapat berupa informasi sebagai masukan pada sistem lain atau hanya sebagai sisa pembuangan. 7) Pengolahan Sistem (Process) Pengolah sistem (process) merupakan bagian yang melakukan perubahan dari masukan untuk menjadi keluaran yang diinginkan. Dalam sistem informasi, pengolahan dapat berupa operasi penjumlahan, pengurangan, perkalian, penmbagian, pengurutan, atau operasi lainya yang nantinya akan mengubah masukan berupa data menjadi informasi yang berguna, 8) Sasaran Sistem Suatu sistem pasti memiliki sasaran dan tujuan. Apabila sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Tujuan inilah yang mengarahkan suatu sistem. Tanpa adanya tujuan, sistem menjadi tidak terarah dan terkendali. Secara umum suatu sistem memiliki tiga tujuan utama yaitu : a) Mendukung fungsi kepengurusan manajemen. b) Mendukung pengambilan keputusan manajemen. c) Mendukung kegiatan operasi perusahaan.
b. Klasifikasi Sistem Sistem dapat diklasifikasikan dari berbagai sudut pandang, diantaranya adalah sebagai berikut : 1) Sistem Abstrak dan Sistem Fisik Sistem abstrak (abstract system) adalah sistem yang berupa pemikiran atau gagasan yang tidak tampak secara fisik, sedangkan sistem fisik (physical system) adalah sistem yang ada secara fisik dan dapat dilihat dengan mata. 2) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Sistem alamiah (natural system) adalah sistem yang terjadi karena proses alam, bukan buatan manusia. Sedangkan, sistem
12
buatan manusia adalah sistem yang terjadi melalui rancangan atau campur tangan manusia. 3) Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu Sistem tertentu (deterministic system) yaitu sistem yang operasinya dapat diprediksi secara cepat dan interaksi di antara bagian-bagianya dapat dideteksi dengan pasti. Sedangkan, sistem tak tentu (probablistic system) yaitu sistem yang hasilnya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka Sistem tertutup (closed system) yaitu sistem yang tidak behubungan dengan lingkungan di luar sistem. Sistem ini tidak berinteraksi langsung dan tidak dipengaruhi oleh lingkungan luar. Sistem ini juga bekerja secara otomatis tanpa adanya campur tangan dari pihak luar. Pada kenyataanya tidak ada sistem tertutup yang ada adalah sistem relatif tertutup yang biasanya memiliki masukan dan keluaran yang tertentu serta tidak terpengaryh oleh keadaan diluar sistem. Sedangkan sistem terbuka (open system) merupakan sistem dimana
berhubungan
langsung
dengan
lingkungan
diluar
sistem.Sistem yang berinteraksi dengan lingkungannya dimana sistem
ini
menerima
masukan
dari
lingkungannya
dan
menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau sistem lainnya., Karena system sifatnya terbuka dan terpengaruh oleh lingkungan luanya, maka suatu system harus mempunyai suatu system pengendalian yang baik.Sistem yang baik harus dirancang sedemikian rupa, sehingga secara relative tertutup karena system tertutupakan bekerja secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.Sistem ini cenderung memiliki sifat adaptasi, dapat menyesuaikan diri dengan lingkungannya sehingga dapat meneruskan eksistensinya.
13
2. Pengertian Pelayanan a. Pengertian Pelayanan Ada berbagai macam pengertian pelayanan. Definisi yang sangat sederhana yaitu pelayanan adalah produk-produk yang tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang melibatkan usaha-usaha manusia dan menggunakan peralatan (Ivancevich, Lorenzi, Skinner, dan Crosby, 1999:448). Ini merupakan definisi sederhana sedangkan definisi yang lebih rinci yaitu pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen atau pelanggan (Gronroos, 1990:27). Dari dua definisi yang telah dijelaskan dapat diketahui bahwa ciri pokok pelayanan adalah tidak kasat mata (tidak dapat diraba) dan melibatkan upaya manusia (karyawan) atau peralatan lain yang disediakan oleh perusahaan penyelenggara pelayanan. Konsepsi
pelayanan
administrasi
pemerintah
seringkali
dipergunakan secara bersama-sama sebagai sinonim dari konsepsi pelayanan perijinan dan pelayanan umum, serta pelayanan publik dimana keempat istilah tersebut lebih dikenal sebagai public service. Hal
ini
dapat
dilihat
dalam
dokumen-dokumen
pemerintah
sebagaimana dipakai oleh Kementrian Pendayagunaan Aparatur Negara. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 81 Tahun 1993 yang kemudian disempurnakan dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No. 63 Tahun 2003 mendefinisikan pelayanan umum sebagai segala bentuk pelayanan yang dilaksanakan oleh instansi Pemerintah di Pusat, di Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah dalam bentuk barang atau jasa, baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan
14
ketentuan peraturan perundang-undangan (Keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2003). Dapat disimpulkan dari beberapa definisi diatas bahwa Pelayanan adalah suatu hal atau cara yang dilakukan oleh pemerintah atau perusahaan pemberi pelayanan kepada penerima pelayanan dengan tujuan
pemenuhan kebutuhan atau kepentingan
pihak penerima layanan.
b. Manajemen Pelayanan Publik Manajemen pelayanan publik atau pelayanan umum di Indonesia diatur dalam beberapa peraturan sebagai berikut: 1) Keputusan MENPAN Nomor 90/MENPAN/1989 tentang Delapan Program Strategis Pemicu Pendayagunaan Administrasi Negara. Di antara delapan program strategis ini salah satunya adalah tentang penyederhanaan pelayanaan umum. 2) Keputusan MENPAN Nomor 1 Tahun 1993 tentang Pedoman Tatalaksana Pelayanan Umum. Ini merupakan pedoman bagi seluruh aparat pemerintah dalam penyelenggaraan pelayanaan umum, yang antara lain mengatur tentang asas pelayanan umum, tatalaksana pelayanan umum, biaya pelayanan umum, dan penyelesaian persoalan dan sengketa. 3) Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1995 tentang Perbaikan dan Peningkatan Mutu Pelayanan Aparatur Pemerintah Kepada Masyarakat. 4) Keputusan MENPAN Nomor 06 Tahun 1995 tentang Pedoman Penganugerahan Abdistyabhakti bagi Unit Kerja atau Kantor Pelayanan Percontohan. 5) Instruksi Menteri Dalam Negeri Nomor 20 Tahun 1996 yang berisi intruksi untuk : a) mengambil langkah-langkah penyederhanaan perijinan beserta pelaksanaanya, b) memberikan kemudahan bagi masyarakat yang melakukan kegiatan di Bidang usaha, dan c) menyusun buku petunjuk pelayanan perizinan di Daerah.
15
6) KEMENPAN
Nomr
63
Tahun
2003
tentang
Pedoman
Penyelengaraan Pelayanan. 7) KEMENPAN Nomor 25 Tahun 2004 tentang Indeks Kepuasaan Masyarakat. 8) KEMENPAN Nomor 26 Tahun 2004 tentang Transparansi dan Akuntabilitas Pelayanan. 9) KEMENPAN Nomor 118 Tahun 2004 tentang Penanganan Pengaduan Masyarakat. 10) KEMENPAN Nomor 119 Tahun 2004 tentang Pemberian Tanda Penghargaan “Citra Pelayanan Prima”.
c. Asas Pelayanan Publik Untuk dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pengguna jasa, penyelenggaraan pelayanan harus memenuhi asas-asas pelayanan sebagai berikut (KEMENPAN Nomor 63 Tahun 2004) : 1) Transparansi Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai serta mudah dimengerti. 2) Akuntanbilitas Dapat dipertangungjawabkan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan. 3) Kondisional Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegangan pada prinsip efisiensi dan efektifitas. 4) Partisipatif Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan, dan harapan masyarakat.
16
5) Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender, dan status ekonomi. 6) Keseimbangan Hak dan Kewajiban Pemberi dan penerimaan pelayanaan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak. d. Kelompok Pelayanan Publik KEMENPAN Nomor 63 Tahun 2004 membedakan jenis pelayanan menjadi tuga kelompok. Adapun empat kelompok tersebut adalah : 1) Kelompok
Pelayanan
Administratif
yaitu
pelayanan
yang
menghasilkan berbagai bentuk dokumen resmi yang dibutuhkan oleh publik. 2) Kelompok Pelayanan Barang yaitu pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk barang yang digunakan oleh publik. 3) Kelompok Pelayanan Jasa yaitu pelayanan yang menghasilkan berbagai bentuk jasa yang dibutuhkan oleh publik. e. Prinsip Pelayanan Publik Di dalam KEMENPAN Nomor 63 Tahun 2004 disebutkan bahwa penyelenggaraan pelayanan harus memenuhi beberapa prinsip sebagai berikut : 1) Kesederhanaan Prosedur pelayanan publik tidak berbelit-belit, mudah dipahami dan mudah dilaksanakan. 2) Kejelasan Kejelasan ini mencakup dalam hal: a) Persyaratan teknis dan administratif pelayanan publik. b) Unit kerja atau pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab dan memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan atau persoalan atau sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik. c) Rincian biaya pelayanan publik dan tata cara pembayaran.
17
3) Kepastian waktu Pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. 4) Akurasi Produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat, dan sah. 5) Keamanan Proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum. 6) Tanggung Jawab Pimpinan penyelenggaraan pelayanan publik atau pejabat yang ditunjuk bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan atau persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik. 7) Kelengkapan Sarana dan Prasarana Tersedianya sarana dan prasarana kerja, peralatan kerja, dan pendukung lainya yang memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika. 8) Kemudahan Akses Tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang memadai, mudah dijangkau
oleh
masyarakat,
dan
dapat
memanfaatkan
telekomunikasi dan informatika. 9) Kedisiplinan, Kesopanan, Keramahan Pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan, dan santun, ramah, serta memberikan pelayanan dengan ikhlas. 10) Kenyamanan Lingkungan pelayanan harus tertib, terartur, disedikan ruang tunggu yang nyaman, bersih dan rapi, lingkungan yang indah dan sehat serta dilengkapi dengan fasilitas pendukung pelayanan seperti parkir, toilet, tempat ibadah, dan lain-lain. f. Pola Penyelenggaraan Pelayanan Publik
18
Dalam kaitanya dengan pola pelayanan, KEMENPAN Nomor 63 Tahun 2004 menyatakan ada empat pola pelayanan yaitu : 1) Fungsional Pola pelayanan publik diberikan oleh penyelenggara pelayanan, sesuai dengan tugas, fungsi, dan kewenanganya. 2) Terpusat Pola pelayanan publik diberikan secara tunggal oleh penyelenggara pelayanan berdasarkan pelimpahan wewenang dari penyelenggara pelayanan terkait lainya yang bersangkutan. 3) Terpadu Pola penyelenggaran pelayanan publik terpadu dibedakan menjadi dua, yaitu: a) Terpadu satu atap Pola pelayanan terpadu satu atap diselenggarakan dalam satu tempat yang meliputi berbagai jenis pelayanan yang tidak mempunyai keterkaitan proses yang dilayani melalui beberapa pintu. Terhadap jeni pelayanan yang sudah dekat dengan masyarakat tidak perlu di satuatapkan. b) Terpadu satu pintu Pola pelayanan terpadu satu pintu diselenggarakan pada satu tempat yang meliputi berbagai jenis pelayanan yang memiliki keterkaitan proses dan dilayani melalui satu pintu. 4) Gugus Tugas Petugas pelayanan publik secara perorangan atau dalam bentuk gugus tugas ditempatkan pada instansi pemberi pelayanan dan lokasi pemberian pelayanan tertentu. Selain pola pelayanan sebagaiman yang telah disebutkan tersebut, instansi yang melakukan pelayanan publik dapat mengembangkan pola penyelenggaraan pelayanan itu sendiri dalam rangka upaya menemukan dan menciptakan inovasi peningkatan pelayanan publik.
19
Pengembangan pola penyelenggaraan pelayanan publik dimaksudkan mengikuti prinsip-prinsip sebagaimana ditetapkan dalam pedoman ini.
g. Model Manajemen Pelayanan Manajemen pelayanan yang baik hanya dapat diwujudkan apabila penguatan posisi tawar pengguna jasa pelayanan mendapatkan prioritas utama. Dengan demikian, pengguna jasa diletakan dipusat yang mendapat dukungan dari : 1) Sistem pelayanan yang mengutamakan kepentingan masyarakat, khususnya pengguna jasa. 2) Kultur pelayanan dalam organisasi penyelenggaraan pelayanan. 3) Sumber daya manusia yang berorientasi pada kepentingan pengguna jasa. Penguatan posisi tawar yang dimaksudkan untuk menyeimbangkan hubungan antara penyelenggara pelayanan dan pengguna jasa pelayanan ini juga harus diimbangi dengan berfungsinya mekanisme voice yang diperankan oleh media, lembaga swadaya masyarakat, organisasi profesi, dan ombudsmen atau lembaga banding. Model ini dapat dilihat pada gambar dibawah ini.
Kultur Organisasi
Pengguna Jasa Pelayanan
20
Gambar 2.2 Gambar Model Manajemen Pelayanan Sumber: Ratminto (2007:54) “Manajemen Pelayanan)
3. Surat Keterangan Asal sebagai Dokumen Ekspor Kebijakan ekspor didasarkan pada PROPERNAS / Program Perencanaan Nasional dan RJPM / Rencana Jangka Panjang Dan Menengah yang dilaksanakan oleh pemerintah pusat / Menteri Perdagangan. Dan sebagai dasar hukum perdagangan ekspor di Indonesia adalah Kepres Nomor 58 tahun 1971, Peraturan Mendag Nomor 17 / MDag/PER/9/2005,
Peraturan
03/DAGLU/PER/10/2005,Peraturan 04/DAGLU/PER//10/2005,
SK
Dirjen Dirjen
Daglu
Nomor
Daglu
Nomor
MENPERINDAG
NOMOR
558/MPP/KEP/12/1998 tanggal 4 Desember 1998 dan PERATURAN MENDAG NOMOR 01/M-DAG/PER/1/2007, tanggal 22 Januari 2007. (Makalah PPEI, 2011). “Pengertian ekspor adalah suatu kegiatan usaha jual beli barang dengan melintasi daerah pabean Indonesia, maka pelaksanaannya harussesuai dengan prosedur dan dokumen ekspor yang ditetapkan baik oleh pemerintah Indonesia maupun Negara pengimpor, sedangkan yang dimaksud dengan eksportir adalah perusahaan atau perorangan yang melakukan kegiatan ekspor” (PPEI, 2003: 3). Certificate of Origin (COO) atau bisa disebut Surat Keterangan asal adalah Suatu dokumen yang berdasarkan kesepakatan dalam perjanjian bilateral, regional dan multilateral serta ketentuan sepihak dari suatu
21
negara tertentu wajib disertakan pada waktu barang ekspor dari indonesia akan memasuki wilayah negara tertentu yang membuktikan bahwa barang tersebut berasal, dihasilkan dan atau di olah di indonesia. COOatau Surat Keterangan Asal dapat di peroleh di Depperindag (Departemen Perindustrian dan Perdagangan). Mengenai Surat Keterangan Asal, Amir M. S (2003:219) berpendapat bahwa“Certificate of Origin atauSurat Keterangan Negara Asal adalah surat-pernyataan yang dikeluarkan oleh instansi yang berwenang, biasanya kamar-dagang (chamber of commerce), yang menyebutkan negara asal suatu barang.”Certificate of Origin ini penting artinya untuk memperoleh fasilitas bea masuk maupun sebagai alat penghitung quota di negara tujuan, atau untuk mencegah masuknya barang dari negara yang terlarang.Menurut Roselyne Hutabarata (1989:114) menyatakan bahwa : “Surat Keterangan Asal merupakan persyaratan yang ditandatangani untuk membuktikan asal barang-barang yang diekspor. Suratini menjelaskan keterangan-keterangan barang, pada transaksi mana barang-barang tersebut dikaitkan, keterangan asal barang dan bahwa barang-barang tersebut benar hasil atau produksi dari Negara eksportir. Lazimnya surat ini dikeluarkan oleh instansi yang ditunjuk oleh pemerintah, misalnya Departemen Perdagangan, Kamar Dagang, Jawatan Kehutanan, Bea Cukai dan sebagainya. Sertifikat ini dicap dan dibubuhi tanda tangan pejabat yang berhak menandatanganinya.SKA dikeluarkan atas permintaan eksportir oleh pejabat Departemen Perdagangan yang ditunjuk untuk itu, dan dibedabedakan menurut pengelompokan atau jenis komoditinya.” Berdasarkan Keputusan Presiden RI No. 58 Tahun 1971 tentang Penetapan yang Berwenang Mengeluarkan Surat Keterangan Asal bahwa Menteri Perdagangan atau pejabat-pejabat yang ditunjuk olehnya sebagai pejabat yang berwenang dan bertanggung jawab untuk mengeluarkan Surat Keterangan Asal atas barang-barang ekspor Indonesia. Adapun manfaat Surat Keterangan Asal dalam Kegiatan Ekspor menurut Direktorat Fasilitas Ekspor Dan Impor Direktorat Jenderal Perdagangan Luar Negeri Kementrian Perdagangan adalah sebagai berikut:
22
a. Untuk mendapatkan preferensi. b. Sebagai dokumen masuk komoditi ekspor Indonesia ke Negara tujuan ekspor (mencegah Free Rider). c. Untuk menetapkan Negara Asal (Country Of Origin) suatu barang ekspor. d. Untuk memenuhi persyaratan pencarian L/C terhadap ekspor yang menggunakan L/C. e. Pelaksanaan pengamanan perdagangan (trade remedies). f. Repeat Order. Surat Keterangan Asal menjadi wajib apabila hal itu karena hal-hal sebagai berikut : a. Diwajibkan oleh pemerintah negara tujuan ekspor b. Diwajibkan oleh pembeli (Surat Keterangan Asal Preferensi) c. Diwajibkan oleh pemerintah Indonesia (tekstil dan produk tekstil, udang, dan alas kaki) Dalam
Pasal
2
Peraturan
Menteri
Perdagangan
No.59/M-
DAG/PER/12/2010 ada 2 jenis Surat Keterangan Asal (Certificate of Origin), yaitu: a. Surat Keterangan Asal Preferensi Jenis Surat Keterangan Asal sebagai persyaratan dalam memperoleh preferensi yang disertakan pada barang ekspor tertentu untuk memperoleh fasilitas berupa pembebasan seluruh atau sebagian bea masuk yang diberikan oleh suatu negara. b. Surat Keterangan Asal Non Preferensi Jenis dokumen Surat Keterangan Asal yang berfungsi sebagai dokumen pengawasan dan atau dokumen penyertaan asal barang ekspor untuk dapat memasuki suatu wilayah negara tertentu. 4. E-SKA Perkembangan teknologi yang semakin maju mendorong segala aktifitas dijalankan dengan mengunakan sistem komputer tak terkecuali dengan penerbitan Surat Keterangan Asal (SKA) maka Pemerintah dalam
23
hal ini Kementrian Perdagangan Indonesia menggunakan cara modern dalam pengurusan Surat Keterangan Asal melalui sebuat sistem yang disebut e-SKA. Sistem e-SKA merupakan sistem penerbitan Surat Keterangan Asal (SKA) secara elektronik yang dibangun oleh Kementerian Perdagangan untuk seluruh Instansi Penerbit Surat Keterangan Asal (IPSKA). Sistem eSurat Keterangan Asal menggunakan sistem terpusat berbasiskan web (web based) untuk menghubungkan seluruh IPSKA dengan Eksportir dan Kementerian Perdagangan. Sistem e-SKA juga akan mengirimkan data Surat Keterangan Asal untuk dipertukarkan secara internasional, yang pada saat ini digunakan untuk Indonesia National Single Window (INSW) dan ASEAN Single Window (ASW). Sistem e-SKA merupakan penyempurnaan dari sistem penerbitan Surat Keterangan Asal secara elektronik yang sudah ada. Adapun manfaat penggunaan sistem e-SKA antara lain: a.
Tersedianya media elektronik yang menghubungkan stakeholder penerbitan Surat Keterangan Asal (Eksportir, IPSKA, Kementerian Perdagangan).
b. Membantu mempercepat proses penerbitan Surat Keterangan Asal. c.
Mempermudah proses perawatan sistem (maintenance).
d. Tersimpannya
data
penerbitan
Surat
Keterangan
Asal
milik
perusahaan. e.
Tersimpannya data penerbitan Surat Keterangan Asal tiap IPSKA.
f.
Tersedianya fasilitas pelaporan untuk pengawasan di masing-masing IPSKA. Sistem
e-SKA
dapat
diakses
melalui
alamat
http://e-
ska.kemendag.go.id/, akan menampilkan halaman utama sebagai berikut:
24
Gambar 2.3 Gambar Halaman Depan e-SKA
Keterangan Gambar 1. Beranda 2. Form SKA 3. Kantor IPSKA 4. Download 5. Hubungi Kami
: klik untuk menampilkan halaman utama e-SKA. : klik untuk menampilkan data form SKA. : klik untuk menampilkan daftar kantor IPSKA. : klik untuk melakukan proses download dokumendokumen terkait sistem e-SKA untuk eksportir. : klik untuk melakukan pengiriman pesan.
25
6. Pendaftaran Eksportir: klik untuk melakukan registrasi ke sistem e-SKA. 7. Lupa Password : klik jika tidak dapat mengingat password untuk login. Sistem e-SKA akan memberikan password baru melalui email.
B. Metode Penelitian 1. Lokasi Pengamatan Lokasi pengamatan adalah obyek yang dipilih untuk memperoleh data-data
yang
diperlukan
sehubungan
dengan
pelaksanaan
pengamatan.Pengamatan ini mengambil lokasi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Surakarta yang terletak di Jl. Yosodipuro No 164 Surakarta.Pada
lokasi
ini
penulis
ditempatkan
pada
bagian
kesekretariatan, perdagangan dan perindustrian. Dengan pertimbagan sebagai berikut : a. Terdapat permasalahan yang ingin penulis kaji dalam pengamatan ini. b. Penulis mendapatkan ijin untuk melaksanakan kegiatan magang sehingga sebisa mungkin penulis memperoleh data-data yang diperlukan sesuai dengan permasalahan.
2. Jenis Pengamatan Dalam pengamatan ini, untuk penulisan Tugas Akhir berwal dari pokok permasalah yaitu untuk mengetahui tentang sistem pelayanan penerbitan
Surat
Keterangan
Asal
di
Dinas
Perindustrian
dan
Perdagangan Kota Surakarta. Berdasarkan permasalah yang telah dirumuskan diatas, jenis pengamatan yang digunakan penulis yaitu jenis pengamatan deskripsi kualitatif. Dalam jenis pengamatan deskripsi kualitatif menurut H.B Sutopo (2002:183) (2002 : 35) dalam deskriptif kualitatif “data yang dikumpulkan terutama berupa kata-kata, kalimat atau gambar yang memiliki arti lebih daripada sekedar angka atau frekuensi dan
26
menekankan catatan pada situasi sebenarnya guna mendukung penyajian data”. Penulisan ini menitik beratkan pada pengamatan lapangan (Field Research) yang bermaksud untuk mengetahui permasalahn yang ada di lokasi penelitian. Namun pengamatan ini juga tidak mengesampingkan pada studi pustaka (library study) terutama dalam menyusun landasan teori.
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data a. Teknik Penentuan Sampel Teknik sampling adalah teknik pengambilan sampel. Untuk menentukan sampel yang akan digunakan dalam pengamatan, terdapat berbagai teknik sampling yang digunakan menurut Sugiyono (2014:121). Dalam pengamatan ini penulis menggunakan teknik Purposive sampling, menurut Sugiyono (2014:126) purposive sampling yaitu teknik penentuan sampel dengan pertimbangan tertentu. Dalam hal ini penulis melakukan pengamatan tentang sistem pelayanan penerbitan surat keterangan asal, maka sampel sumber data adalah narasumber yang memahami pelayanan penerbitan surat keterangan asal yaitu Kepala Seksi Perdagangan Luar Negeri dan Petugas Pelayanan pada Instansi Penerbit Surat Keterangan Asal. b. Sumber Data Sumber data adalah bahan-bahan yang diperlukan penulis untuk menyusun Tugas Akhir. H.B Sutopo (2006:5) menyatakan bahwa “sumber data dalam pengamatan kualitatif dapat berupa manusia, peristiwa, tingkah laku, dokumen, dan arsip tertentu serta benda lain”. Adapun sumber yang digunakan penulis adalah sebagai berikut : 1) Narasumber (Informan)
27
Dalam deskriptif kualitatif posisi narasumber sangat penting perangnya sebagai individu yang memiliki informasinya. Sumber data yang berupa manusia didalam deskriptif kualitatif lebih tepat disebut informan daripada responden. Narasumber merupakan orang yang memberikan informasi atau data-data secara langsung dan harus bisa dipertanggungjawabkan. Selain menjadi responden, narasumber merupakan indvidu yang memiliki informasi dalam pengamatan, sehingga harus menetapkan responden yang tepat untuk mendapatkan informasi sesuai dengan pengamatan yang berlangsung (H.B Sutopo, 2006:57). Sumber data yang didapat melalui narasumber di lapangan untuk mendapatkan informasi yang terpercaya diperoleh dari : a) Pengumpul data b) Petugas pemeriksa dokumen ekspor c) Penyusun laporan d) Operator komputer 2) Peristiwa atau aktivitas Data atau informasi dapat ditampilkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagai sumber daya yang berkaitan dengan sasaran pengamatan. Penulis dapat mengetahui proses bagaimana sesuatu terjadi secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung”. (H.B Sutopo, 2002:51) sumber data peristiwa atau aktivitas dalam pengamatan ini dilakukan penulis dengan mengamati secara langsung tahapan-tahapan bagaimana sistem pelayanan penerbitan Surat Keterangan Asal di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. 3) Data atau Dokumen Menurut
H.B
Sutopo
(2002:54)
mengemukakan
bahwa
“Dokumen dan arsip merupakan sumber data yang sangat penting
28
artinya dalam penelitian kualitatif. Terutama bila sasaran terarah pada latar belakang dengan kondisi peristiwa yang terkini yang sedang dipelajari.” Pada pelaksanaan pengamatan penulis memperoleh data dari dokumen atau arsip tentang sistem pelayanan Penerbitan Surat Keterangan Asal pada Seksi Perdagangan Luar Negeri di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
4. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data dibagi menjadi beberapa bagian, yaitu : (H.B Sutopo, 2006:67) a. Wawancara Teknik pengumpulan data merupakan teknik yang paling banyak digunakan dalam pengamatan kualitatif, terutama pada pengamatan lapangan. Secara umum dikenal dua jenis teknik wawancara, yaitu wawancara terstruktur yang banyak digunakan dalam pengamatan kuantitatif dan wawancara tidak terstruktur yang disebut wawancara mendalam yang pada umumnya dilakukan dalam pengamatan kualitatif (H.B Sutopo, 2006:67-68). Penulis melakukan wawancara tidak terstruktur dan mendalam kepada pihak-pihak terkait di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta Seksi Perdagangan Luar Negeri antara lain: 1) Pengumpul data 2) Petugas pemeriksa dokumen ekspor 3) Penyusun laporan 4) Operator komputer b. Observasi Suatu teknik yang digunakan untuk mengumpulkan data dengan melaksanakan pengamatan secara langsung untuk menggali data dari
29
sumber data yang berupa peristiwa, ditempat, atau lokasi, gambar dan sebagainya. Observasi dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Pada observasi langsung dapat dilakukan oleh pengumpul data denagan mengambil peran atau tak peran (H.B Sutopo, 2006:75). Dalam pengamatan ini penulis melakukan observasi langsung dan menggunakan observasi berperan aktif, yaitu dengan cara penulis langsung melakukan pengamatan dan ikut berperan langsung dalam melakukan aktivitas yang berkaitan dengan pelayanan penerbitan surat keterangan asal di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. c. Dokumentasi Dokumentasi merupakan salah satu teknik pengumpulan data dengan mencari, memembaca, atau mempelajari dokumen-dokumen, petunjuk keputusan yang dapat dijadikan acuan sumber data mengenal perusahaan (H.B Sutopo 2002:54). Teknik pengumpulan data pada pengamatan di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta menggunakan dokumen-dokumen pendukung seperti contoh form dan dokumen lain yang menunjukan sistem pelayanan Penerbitan Surat Keterangan Asal.
5. Teknik Analisis Data Teknik analisis data mengtahui pengumpulan data. Teknik analisis data yang dipakai dalam pengamatan ini adalah teknik analisis kualitatif dengan model analisis interaktif, yaitu setelah data terkumpul kemudian dilakukan analisis melalui 3 komponen, yaitu: (H.B Sutopo, 2006:113) a. Reduksi Data Reduksi data merupakan komponen pertama yang merupakan proses selektif, pemfokusan, pesederhanaan, dan abstraksi data dari pengumpulan data dilakukan demngan membuat ringkasan dai catatan
30
data yang diporelah dilapangan. Reduksi data sudah dilakukan oleh penulis tanpa disadari sepenuhnya sejak penulis mengambil keputusan tentang kerangka kerja konseptual, melakukan pemilihan kasus, menyusun pertanyaan terhadap pengamatan yang digunakan dan waktu penentuan data dikumpulkan. (H.B Sutopo, 2006:113) b. Sajian Data Sajian data berisi tentangpengolahan data setengah jadi yang sudah seragam dalam bentuk tulisan dan sudah memiliki alur tema yang lebih jelas didalam suatu matriks kategori sesuai tema-tema yang sudah dikelompokan dan dikategorikan yang sangat mendukung kekuatan sajian data. (H.B Sutopo, 2006:113) c. Penarikan Simpulan dan Verifikasi Kesimpulan merupakan tahap akhir. Simpulan perlu diverifikasikan agar cukup mantap dan benar-benar bisa dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu perlu dilakukan aktivitas pengulangan untuk tujuan pemantapan, penelusuran data kembali dengan cepat dan tepat pada saat penulis sajikan data dengan melihat kembali catatan lapangan. Pada dasarnya data harus diuji verifikasinya supaya simpulan data benar-benar kokoh dan bisa lebih dipercaya. (H.B Sutopo, 2006:113). PENGUMPULAN
REDUKSI
SAJIAN
PENARIKAN SIMPULAN DAN VERIFIKASI
Gambar 2.4 Bagan Alur Penarikan Simpulan dan Verifikasi Sumber : H.B Sutopo (2002:96) “Metodologi Penelitian Kualitatif”
