BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. TINJAUAN PUSTAKA 1. Sistem Pengertian Sistem yang dikemukakan oleh para ahli adalah sebagai berikut: Menurut Ricard F. Neuschel dalam Rohmat Taufiq (2013 : 2) mendefinisikan bahwa sistem sebagai urut-urutan operasi klerikal (tulis menulis), biasanya melibatkan beberapa orang di dalam satu atau lebih departemen, yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam
dari transaksi-transaksi
bisnis yang terjadi.
Adapun
pendekatan yang lebih menekankan pada elemen atau komponen mendefinisikan sistem sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai sustu tujuan tertentu. Menurut The Liang Gie dalam Moekijat (1993 : 2) “sistem diartikan sebagai suatu kebulatan dari bagian-bagian atau unsur-unsur yang saling berhubungan menurut suatu pengaturan yang tertib guna mencapai maksud tertentu.” Menurut Norman L. Enger dalam Rohmat Taufiq (2013 : 2) mendefinisikan bahwa sistem merupakan kegiatan-kegiatan yang berhubungan
guna
mencapai
tujuan-tujuan
perusahaan
seperti
pengendalian inventaris atau penjadwalan produksi. Menurut Tata Sutabri (2003 : 2) “Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.” Menurut Jerry Fitz Gerald dalam Rohmat Taufiq (2013 : 2). Menyatakan pendekatan yang lebih menekankan pada prosedurnya
9
10
sebagai berikut: suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedurprosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Menurut Azhar Susanto dalam Rohmat Taufiq (2013 : 2) mendefinisikan bahwa sistem sebagai kumpulan/ group dari bagian/ komponen adapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secra harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Menurut Gordon B. Davis dan Margrethe H. Olson dalam Rohmat Taufiq (2013 : 2). Menjelaskan bahwa sistem bisa berupa abstrak atau fisik.Sistem abstrak adalah urutan rencana yang saling tergantung gagasan atau konsep.Sistem fisik adalah kumpulan elemen yang selalu bekerja untuk menyelesaikan tujuan. Menururt James A O’Brien dalam Rohmat Taufiq (2013 : 2) menjelaskan bahwa sistem adalah sekelompok komponan yang saling berhubungan, bekerja bersama untuk mencapai tujuan bersama dengan menerima input serta menghasilkan output dalam proses transformasi yang teratur. Dari berbagai definisi diatas bisa disimpulkan bahwa sistem adalah kumpulan dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, saling terintegrasi dan berkolaborasi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
2. Informasi Pengertian Informasi yang dikemukanakan oleh para ahli adalah sebagai berikut: Menurut Azar Susanto dalam Rohmat Taufiq (2013 : 15) menyebutkan bahwa informasi adalah hasil pengolahan data yang memberikan arti dan manfaat.
11
Menurut George R. Terry dalam Moekijat (1993: 6) “informasi adalah data yang penting yang memberikan pengetahuan yang berguna.” Menurut Gordon B. Davis dan Margrethe H. Olson dalam Rohmat Taufiq (2013 : 15) menjelaskan bahwa informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam mengambil keputusan saat ini atau mendatang. Menurut Tata Sutabri (2003 : 22) “Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasi untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan.” Menurut Raymond Mc Leod (2009 : 10) “Data terdiri atas fakta dan angka yang biasanya tidak bermanfaat karena volumenya yang besar dan sifatnya yang masih belum diolah.” Dari definisi diatas bisa disimpulkan bahwa informasi adalah kumpulan dari data-data yang diolah atau diproseshingga menciptakan data baru yang memiliki nilai tambah dan bermanfaat bagi penggunanya.
3. Sistem Informasi Pengertian Sistem Informasi (SI) dikemukakan oleh para ahli sebagai berikut: Menurut Raymond McLeod (2009:10) “Sistem Informasi adalah suatu sistem virtual yang memungkinkan manajemen mengendalikan operasi sistem fisik perusahaan.” Menurut Kenneth dan Jane dalam Danang Sunyoto (2014 : 47), “sistem
informasi
secara
teknis
dapat
didefinisikan
sebagai
sekumpulan komponen yang saling berhubungan, mengumpulkan atau mendapatkan,
memproses,
menyimpan,
dan
mendistribusikan
informasi untuk menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam organisasi.”
12
Menurut Azar Susanto dalam Rohmat Taufiq (2013 : 17) mendefinisikan Sistem Informasi merupakan kumpulan dari subsistem apapun baik fisik maupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan yaitu mengolah data menjadi informasi yang berarti dan berguna. Menurut Tata Sutabri (2003 : 42) “Sistem Informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.” Menurut Alter dalam Rohmat Taufiq (2013 : 18) “Sistem Informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi.” Menurut Bodnar dan Hopwood dalam Rohmat Taufiq (2013 : 18) “Sistem Informasi adalah kumpulan perangkat keras dan perangkat lunak yang dirancang untuk mentransformasikan data ke dalam bentuk informasi yang berguna.” Berdasarkan pengertian para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi adalah sistem virtual yang mengkombinasikan sumber daya manusia dengan teknologi yang membentu sebuah proses guna bertujuan untuk menghasilkan informasi. a. Jenis-Jenis Sistem Informasi Berdasarkan fungsi kerjanya dan yang dihasilkan dari sistem informasi, maka menurut Kendal & Kendal dalam Danang Sunyoto (2014 : 19) “sistem informasi bisa dibedakan menjadi empat bagian diantaranya, Transaction Processing System (TPS) yang berfungsi untuk membentuk memproses masalah-masalah organisasi; Office Automation System (OAS)
dan pendukung
13
Knowledge Work System (KWS) yang bekerja pada level knowledge.
Sedangkan sistem
yang lebih
tinggi meliputi
Management Information System (MIS), Decision Support System (DSS) dan Expert System.Untuk manajemen strategis Executive Support Sistem (ESS), Group Decision Support System (GDSS) dan yang lebih umum dijelaskan sebagai Computer Supported Collaborative Work System (CSCWS).”
Gambar 2.1 Jenis-Jenis Sistem Informasi ESS GDSS CSCES Artificial Intelegent Decision Support System Management Information System Knowledge Work System Office Automation System
Transaction Processing System (TPS)
b. Komponen Sistem Informasi Tata sutabri (2012 : 39), “Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan, yang terdiri dari blok masukan, blok model, blok keluaran, blok teknologi, blok basis data, dan blok kendali, sebagai suatu sistem, keenam blok tersebut saling berinteraksi satu dengan yang lain membentuk satu kesatuan untuk mencapai sasaran.”
14
4. Sistem Informasi Manajemen Pengertian Sistem Informasi Manajemen (SIM) seperti yang telah ditulis oleh beberapa ahli adalah sebagai berikut: Menurut
Gordon
B.
Davis
(1995)
“Sistem
Informasi
Manajemen adalah sebuah sistem manusia/ mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen, dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi.” Menurut Raymond McLeod (2009 : 12) “Sistem Informasi Manajemen sebagai suatu sistem berbasis komputer yang membuat informasi tersedia bagi para pengguna yang memiliki kebutuhan serupa.” Menurut George M. Scott dalam Rohmat Taufiq (2013 : 58) “suatu SIM adalah kumpulan dari interaksi-interaksi sistem-sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.” Menurut Kenneth C. L dan Jane P. L dalam Rohmat Taufiq (2013 : 58) “SIM adalah suatu kegiatan yang menggabungkan teoriteori ilmu komputer, ilmu manajemen, operasi riset dengan orientasi praktis untuk menggabungkan sistem solusi terhadap masalah-masalah sehari-hari dan mengelola sumber informasi tersebut.” Menurut Joseph F. Kelly dalam Tata Sutabri (2003 : 91) “SIM adalah perpaduan sumber daya manusia dan sumber daya yang berbasis komputer yang menghasilkan kumpulan penyimpanan, komunikasi, dan penggunaan data yang efisien
serta perencanaan
bisnis.” Dari beberapa definisi Sistem Informasi Manajemen diatas bisa disimpulkan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah kumpulan dari sub-sub sistem yang saling berhubungan atau terintegrasi antara sistem satu dengan sistem yang lain, yang bertujuan
15
untuk membantu manajemen dalam mendapatkan informasi yang berkualitas. a. Unsur-unsur Sistem Informasi Manajemen Menurut Gordon B. Davis (1997 : 15) sebuah sistem informasi manajemen mengandung unsur-unsur fisik sebagai berikut: 1) Perangakat keras komputer 2) Perangkat Lunak, meliputi perangkat lunak sistem umum, perangkat lunak terapan umum, program aplikasi 3) Database, yaitu data yang tersimpan dalam media penyimpanan komputer 4) Prosedur 5) Petugas Pengoperasian b. Model Sistem Informasi Manajemen Menurut Gordon B. Davis (1997 : 2), sistem Informasi Manajemen digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida (Gambar 2.2) Gambar 2.2 Sistem Informasi Manajemen SIM untuk perencanaan strategis dan kebijakan serta pengambilan Informasi keputusan manajemen untuk perencanaan taktis dan pengambilan keputusan Informasi manajemen untuk perencanaan operasional, pengambilan keputusan dan pengendalian Pengolahan transaksi , Pemberian Informasi (tanggapan atas pertanyaan)
16
Sistem Informasi Manajemen lapisan dasarnya terdiri dari informasi untuk pengolahan transaksi, penjelasan status, dan sebagainya; lapisan berikutnya terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung operasi manajemen sehari-hari; lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk pengendalian manajemen; dan lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi untuk mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat puncak manajemen Menurut Raymond McLeod (2009 : 11), metode komputer merupakan faktor penting dalam perkembangan sistem informasi manajemen tetapi juga penghambat kemajuannya. Tanpa komputer sistem
informasi
manajemen
tidak
dapat
terwujudkan.Adanya
kemampuan perangkat keras dan lunak komputer meningkatkan pemakaiannya
dalam
manajemen.Perkembangan
rancangan teknologi
sistem menuntut
informasi sistem
juga
berkembang dengan piranti yang digunakan. Berikut jenis penggunaan piranti lunak: 1) Piranti lunak pembuat laporan (report writing software) yang menghasilkan laporan berkala maupun laporan khusus. Laporan berkala dikodekan dalam suatu bahasa program dan disiapkan sesuai jadwal tertentu. Laporan khusus, yang sering disebut pula pelaporan ad hoc, dibuat sebagai tanggapan atas kebutuhan informasi yang tidak diantisipasi sebelumnya. Sistem manajemen basis data dewasa ini memiliki fitur-fitur yang dapat dengan cepat membuat laporan sebagai respons atas permintaan akan data atau informasi tertentu. 2) Model matematis menghasilkan informasi sebagai hasil dari suatu simulasi atas operasi kegiatan. Model matematis menggambarkan operasi sebuah institusi atau perusahaan yang dapat ditulis menggunakan semua jenis bahasa pemrograman. Akan tetap,
17
bahasa-bahasa pemodelan khusus dapat menjadikan tugas ini menjadi lebih mudah dan lebih cepat untuk dilakukan. Outputinformasi yang dihasilkan akan digunakan oleh pihakpihak yang akan memecahkan masalah (baik itu manajer maupun kalangan profesional) dalam mengambil keputusan guna memecahkan masalah perusahaan. Pada bagan 2.1 model sistem informasi manajemen, basis data memuat data yang diberikan oleh sistem pemrosesan transaksi.Selain itu,
baik
data
maupun
informasi
dimasukkan
dari
lingkungan.Lingkungan menjadi terlibat ketika berinteraksi dengan organisasi lainnya untuk memberikan suatu sistem informasi antar organisasi.
Bagan 2.1 Model Sistem Informasi Manajemen
18
c. Kemampuan Sistem Informasi Manajemen Menurut George M. Scott (2004 : 108), “Sistem Informasi Manajemen
secara
khusus
mungkin
memiliki
beberapa
kemampuan teknis sesuai yang direncanakan baginya. Beberapa kemampuan teknis dari sistem komputer meliputi; pemrosesan transaksi batch, pemrosesan transaksi tunggal, pemrosesan transaksi online, real time, komunikasi data dan switching pesan, pemasukan data jarak jauh dan pemutakhiran file, pencarian record dan analisis, pencarian file, algoritme dan model keputusan, dan otomasi perkantoran.” Pengertian secara rinci sebagai berikut: 1) Pemrosesan transaksi batch Satu cara efisien untuk mengolah transaksi adalah mengumpulkan seluruh transaksi yang sama untuk periode tertentu dan memprosesnya sebagai satu batch (kelompok) transaksi. 2) Pemrosesan transaksi tunggal Alternatif
dari
pemrosesan
secara
batch
adalah
pemrosesan transaksi tunggal, yang nama setiap transaksi dimasukkan sistem komputer. 3) Pemrosesan online, real time Transaksi diproses secara tidak tunggal tetapi juga seperti apa adanya maka dikatakan bahwa diproses dengan cara online, real time. 4) Komunikasi data dan switching pesan Dua atau lebih sistem komputer dapat dihubungkan oleh jaringan telepon atau metode pemindahan data lainnya sehingga data transaksi, file record dan program komputer dapat saling dipindahkan.
19
5) Pemasukan data jarak jauh dan pemutakhiran file Sistem data komunikasi memungkinkan pengolahan data transaksi di tempat berlangsungnya transaksi dan mengirimkan laporan ke lokasi lain untuk diproses. 6) Pencarian record dan analisis Sering kali sistem komputer membuat jenis record secara terus menerus yang selalu diperbaharui. 7) Pencarian file Digunakan untuk menyelidiki record filedata guna memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengatasi masalah. 8) Algoritme dan model keputusan Program komputer berisi rumus matematis yang digunakan dalam kondisi tertentu muncul di file atau saat peristiwa tertentu. 9) Otomatisasi Perkantoran Penggunaan
komputer
untuk
mengoptimalisasikan
kegiatan perkantoran termasuk kegiatan “menggunakan pensil” dari atasan.Cara ini untuk meningkatkan efisiensi. 10) Pengolah Kata Kemampuan
pengolahan
kata
dari
kemampuan
otomatisasi perkantoran dapat bersifat efektif di berbagai lingkungan pengetikan, dan akan sangat bermanfaat manakala informasi harus disajikan secara naratif, berulang dan hanya memerlukan sedikit perubahan kecil. 11) Stasiun Kerja (Workstation) Secara eksklusif sistem “pengolahan kata” digunakan secara longgar untuk menyebut stasiun kerja (workstation) yang secara nyata merupakan komputer mikro yang serba guna.
20
5. Sistem Pemrosesan Transaksi Beberapa pengertian Sistem Pemrosesan Transaksi menurut para ahli: Menurut Gordon B. Davis (1999:71) “Sistem Pengolahan Transaksi merupakan salah satu penyangga bangunan suatu sistem informasi manajemen karena pengolahan transaksi menyediakan banyak data untuk pangkalan data guna pembuatan keputusan, perencanaan, dan pengendalian. Menurut Raymond McLeod (2009:236) “Sistem Pemrosesan Transaksi digunakan untuk menjelaskan sistem informasi yang mengumpulkan
data
yang
menguraikan
aktivitas
perusahaan,
mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para pengguna yang terdapat di dalam maupun diluar perusahaan. Menurut Kendal & Kendal dalam Danang Sunyoto (2014 : 20) Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yng terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk melakukan transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventaris. a. Model Sistem Pemrosesan Transaksi. Menurut Raymond Mc.Leod (2009:11) Sebelum komputer ada, sistem virtual perusahaan adalah kombinasi dari proses manual, mesin-mesin pembukuan yang digerakkan oleh kunci, dan sistem kartu berlubang (punch card system) yang memproses data perusahaan. Data terdiri dari atas fakta dan angka yang biasanya tidak bermanfaat karena volumenya yang besar dan sifatnya yang masih belum diolah.Sistem prakomputer memproses penggajian, persediaan, dan data penagihan serta transaksi buku besar.Prosesproses ini secara ilmiah menjadi aplikasi komputer yang pertama karena bagaimanapun, proses-proses ini dapat dipahami dengan
21
mudah, dan komputer dapat meningkatkan kecepatan dan keakuratan tugas-tugas seperti ini. Sistem berbasis komputer yang pertama disebut sistem pemrosesan data elektronik (electronic data processing systemEDP).Belakangan istilah sistem informasi akuntansi (accounting information system-AIS) mulai dikenal.Kini sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system) merupakan istilah yang telah umum. Sistem-sistem ini berbagi satu ikatan yang sama dimana mereka memproses data yang mencerminkan aktivitas perusahaan. Bagan 2.2 Model Sistem Pemrosesan Transaksi
Bagan 2.2 adalah sebuah model dari sistem pemrosesan transaksi, input, transformasi, dan output dari sistem fisik perusahaan berada di bagian bawah. Data dikumpulkan dari sistem fisik dan lingkungan lalu dimasukkan ke dalam basis data.Peranti lunak pemrosesan data mengubah data menjadi informasi bagi
22
manajemen perusahaan dan bagi individu-individu dan organisasiorganisasi di dalam lingkungan perusahaan.Informasi adalah data hasil pemrosesan yang memiliki makna, biasanya menceritakan suatu hal yang belum diketahui kepada pengguna. Penting pula untuk mengetahui mengetahui aliran informasi ke lingkungan.Banyak, atau bahkan sebagian besar, informasi yang dihasilkan oleh sistem pemrosesan transaksi dimaksudkan untuk digunakan oleh orang-orang atau organisasi-organisasi di luar perusahaan.
b. Tugas Pengolahan Data Sistem Pemrosesan Transaksi melakukan empat dasar pengolahan data. 1) Pengumpulan Data (Data Gathering) Sebagai perusahaan yang menyediakan produk dan jasa untuk lingkungannya, setiap tindakan digambarkan oleh sebuah rekaman.Ketika tindakan melibatkan unsur lingkungan, itu disebut sebuah transaksi, maka istilahnya pemrosesan transaksi (transaction processing). Sistem pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi dengan lingkungan. 2) Manipulasi Data (Data Manipulation) Perlu untuk memanipulasi data untuk mengubahnya menjadi informasi. Operasi manipulasi data meliputi: a) Pengklasifikasian (Classifying) b) Penyortiran (Sorting) c) Menghitung (Calculating) d) Meringkas (Summarizing)
23
3) Penyimpanan Data (Data Storage) Di sebuah perusahaan kecil bisa ada ratusan transaksi dan tindakan setiap hari, di sebuah perusahaan besar ada ribuan.Setiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data.Semua data ini harus disimpan di suatu tempat sampai dibutuhkan, dan itu adalah tujuan penyimpanan data.Data disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat secara logis terintegrasi untuk membentuk database. 4) Persiapan Dokumen (Document Preparation)/ Output Sistem Pemrosesan Transaksi menghasilkan output untuk individu dan organisasi baik di dalam maupun di luar perusahaan. Output dipicu dengan dua cara: a) Dengan tindakan (by an action) b) Oleh Jadwal Waktu (by a time schedule)
c. Tinjauan Sistem Kita akan menggunakan diagram arus data, atau DFD, untuk mendokumentasikan sistem. DFD mendokumentasikan dengan cara yang hierarkis, dan diagram dalam bagan 2.3 mencerminkan tingkat yang tertinggi. Diagram ini disebut diagram konteks
karena
lingkungannya.
ia
menyajikan
sistem
dalam
konteks
24
Bagan 2.3 Diagram Konteks Sistem Distribusi
Seluruh sistem ditunjukkan oleh kotak yang diberi label “Sistem
Distribusi”
yang
berada
di
tengah.
Unsur-unsur
lingkungan yang berinteraksi dengan sistem ditunjukkan oleh kotak-kotak dan dihubungkan ke sistem oleh panah-panah yang disebut arus data. Unsur-unsur lingkungan dari sistem distribusi meliputi pelanggan, pemasok, ruang persediaan bahan baku, dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para pemasoknya.Pesanan yang diterima oleh perusahaan dari para pelanggannya disebut pesanan penjualan (sales order), sedangkan pesanan yang ditempatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya disebut pesanan pembelian (purchase order).Dalam beberapa kasus, perusahaan pertama-tama mendapatkan komitmen terlebih dahulu dari para pemasoknya sebelum pesanan pembelian dibuat.Perusahaan dapat mengirimkan pemberitahuan penolakan pesanan penjualan kepada para pelanggannya mungkin karena
25
peringkat kredit mereka yang buruk.Meskipun pemasok juga dapat mengirimkan pemberitahuan penolakan pesanan pembelian kepada perusahaan, kita telah menghilangkan aliran tersebut karena alasan penyederhanaan.Baik
perusahaan
maupun
para pemasoknya
menggunakan faktur untuk memberitahukan kepada pelanggan berapa banyak jumlah yang terutang dan laporan saldo (statement) untuk menagih tagihan yang belum dibayar.Terakhir, baik perusahaan maupun pelanggan-pelanggannya harus melakukan pembayaran atas pembelian yang mereka lakukan. Arus data dari sistem distribusi kepada manajemen terdiri atas laporan-laporan akuntansi standar. Semua kecuali arus data dalam bagan 2.3 terdiri atas sumber-sumber daya maya (virtual). Kedua pengecualian tersebut termasuk arus dari pemasok ke sistem, yang berjudul pengiriman, dan arus dari sistem ke ruang persediaan bahan baku, yang berjudul persediaan. Kedua arus data tersebut dapat mencerminkan sumber daya fisik maupun maya.
d. Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusi Diagram konteks cukup memadai untuk mendefinisikan batasan sistem unsur-unsur lingkungan dan antarmukanya.Akan tetapi, kita perlu memperlajari lebih banyak proses-proses yang dilaksanakan. Kita mencapai hal ini dengan mengidentifikasi tiga subsistem utama dalam bagan 2.4 dalam sebuah diagram nomor 0. Penjelasan mengenai diagram nomor 0 akan diberikan sebagai berikut.
26
Bagan 2.4 Diagram Nomor 0 Sistem Distribusi
Subsistem ditentukan melalui kotak-kotak tegak yang diberi nomor dalam bagan 2.4. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua dengan pemesanan penggantian persediaan dari pemasok, dan yang ketiga dengan pemeliharaan buku besar
27
e. Sistem yang Memenuhi Pesanan Pelanggan (Fill Customer Orders)
Bagan 2.5 Diagram Nomor 1 Sistem Yang Memenuhi Pesanan Pelanggan (Fill Customer Orders)
Bagan 2.5 menunjukkan empat sistem utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan; entri pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang.Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts reseivanle system) menagih uang dari para pelanggan. Bagan 2.5 adalah perluasan dari proses 1 dalam diagram nomor 0. Karena alasan ini, maka disebut sebagai diagram nomor
28
1. Angka nomor mengacu pada nomor proses yang sama yang terdapat pada DFD pada tingkat yang lebih tinggi. Kini kita dapat menjelaskan bagaimana nama diagram 0 berasal. Karena diagram konteks hanya terdiri atas satu simbol proses tunggal tanpa nomor, maka tidak ada angka nomor yang dapat dijadikan sebagai referensi dan DFD tingkat yang lebih rendah berikutnya disebut sebagai diagram nompr 0. Anda akan melihat bahwa beberapa panah terhubung pada lingkaran-lingkaran kecil denagan angka di dalamnya. Lingkaran tersebut adalah konektor yang menunjukkan arus data ke DFDDFD yang lain. Angka-angka tadi mengidentifikasi nomor sistem dari DFD yang lain. Sebagai contoh, arus data yang bernama data buku besar piutang dagang terhubung ke proses 3, yaitu proses yang memlihara buku besar.
f. Sistem
yang
Memesan
Persediaan
Pengganti
(Order
sama,
mengidentifikasikan
Replenishment Stock) Dengan
cara
yang
kita
subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Detail ini ditampilkan dalam bagan 2.6, dan disebut diagram nomor 2.Sistem pembelian (purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan.Sistem penerimaan (receiving system) menerima persediaan, dan sistem utang dagang (accounts payable system) melakukan pembayaran.
29
Bagan 2.6 Diagram Nomor 2 Sistem Yang Memesan Persediaan Pengganti (Order Replenishment Stock)
g. Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar (Perform General Ledger Process) Bagan 2.7 menunjukkan detail proses 3 dalam diagram 0 memelihara buku besar. Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistemsistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran
keuangan
keuangan
operasi
perusahaan
gabungan. File yang memuat data akuntansi
secara
yang telah
digabungkan itu adalah buku besar (general ledger). Terdapat dua sistem yang terkait. Sistem memperbaharui buku besar (update general ledger system) akan membuktikan
30
catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system) menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan-laporan lainnya. Berbeda dengan DFD sebelumnya, bagan 2.7 termasuk suatu tempat penyimpanan data (data store) istilah DFD untuk penyimpanan data yang relatif permanen, seperti file induk atau file historis. Tempat penyimpanan ini digambarkan dalam bentuk kotak dengan ujung terbuka dan diberi nama buku besar.
Bagan 2.7 Diagram Nomor 3 Sistem Yang Menjalankan Proses Buku Besar (Perform General Ledger Process)
31
6. Pelayanan Pengertian pelayanan seperti yang dikemukakan oleh para ahli adalah sebagai berikut: Menurut Ivancevich dalam Ratminto (2005) “Pelayanan adalah produk-produk yang tidak kasat mata (tdak dapat diraba) yang melibatkan usaha-usaha manusia dan menggunakan peralatan.” Menurut Gronross dalam Ratminto (2005) “Pelayanan adalah suatu aktivitas atau serangkaian aktivitas yang bersifat tidak kasat mata (tidak dapat diraba) yang terjadi sebagai akibat adanya interaksi antara konsumen dengan karyawan atau hal-hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan yang dimaksudkan untuk memecahkan permasalahan konsumen/ pelanggan.” Berdasarkan pengertian para ahli tersebut dapat disimpulkan bahwa pelayanan adalah produk yang tidak kasat mata yang terjadi karena akibat adanya interaksi antara konsumen dan karyawan atau hal lain yang disediakan oleh perusahaan pemberi pelayanan untuk memecahkan permasalahan konsumen.
TABEL 2.1 KARAKTERISTIK PRODUK (BARANG) DAN PELAYANAN Produk (Barang) Konsumen memiliki objeknya
Jasa Konsumen memiliki kenangan. Pengalaman atau memori tersebut tidak bisa dijual atau diberikan kepada orang lain Tujuan pembuatan barang adalah Tujuan penyelenggaraan keseragaman, semua barang pelayanan adalah keunikan. Setiap adalah sama konsumen dan setiap kontak adalah spesial. Suatu produk atau barang dapat Suatu Pelayanan terjadi saat disimpan di gudang, sampelnya tertentu, ini tidak dapat disimpan dapat dikirim ke konsumen di gudang atau dikirimkan contohnya. Konsumen adalah pengguna Konsumen adalah rekanan yang
32
akhir yang tidak terlibat dalam proses produksi Kontrol kualitas dilakukan dengan cara membandingkan output dengan spesifikasinya
terlibat dalam proses produksi
Konsumen melakukan control kualitas dengan cara membandingkan harapannya dengan pengalamannya Jika terjadi kesalahan produksi Jika terjadi kesalahan, satuproduk (barang) dapat ditarik satunya cara agar bisa dilakukan kembali dari pasar untuk memperbaiki adalah meminta maaf Moral karyawan sangat penting Moral karyawan berperan sangat menentukan Sumber: zamke (Ratminto 2005)
a. Pelayanan Publik Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 81 Tahun 1993 yang kemudian disempurnakan dengan Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 mendefinisikan pelayanan umum/ pelayanan publik sebagai: Segala bentuk pelayanan yang dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah di Pusat, di Daerah, dan di lingkungan Badan Usaha Milik Negara atau Badan Usaha Milik Daerah dalam bentuk barang dan atau jasa, baik dalam rangka upaya pemenuhan kebutuhan masyarakat maupun dalam rangka pelaksanaan ketantuan peraturan perundang-undangan (keputusan MENPAN Nomor 63/2003).
b. Penyelenggaraan Pelayanan Umum atau Pelayanan Publik Menurut Ratminto (2005:9), Berdasarkan organisasi yang menyelenggarakan pelayanan publik atau pelayanan umum dapat dibedakan menjadi dua yaitu: 1) Pelayanan publik atau pelayanan umum yang diselenggarakan oleh organisasi publik
33
2) Pelayanan publik atau pelayanan umum yang diselenggarakan oleh organisasi privat. Pelayanan publik atau pelayanan umum diselenggarakan oleh organisasi privat dapat dibedakan lagi menjadi: a) Yang bersifat primer b) Yang bersifat sekunder Perbedaan diantara ketiga jenis pelayanan publik atau pelayanan umum tersebut adalah sebagai berikut: 1) Pelayanan publik yang diselenggarakan oleh privat. Ini adalah semua
penyediaan
barang
atau
jasa
publik
yang
diselenggarakan oleh swasta, seperti misalnya rumah sakit swasta, PTS, perusahaan pengangkutan milik swasta. 2) Pelayanan publik yang diselenggarakan oleh pemerintah dan bersifat primer. Ini adalah semua penyediaan barang/ jasa publik yang diselenggarakan oleh pemerintah yang di dalamnya pemerintah merupakan satu-satunya penyelenggara dan pengguna/ klien mau tidak mau harus memanfaatkannya. Misalnya adalah pelayanan di kantor imigrasi, pelayanan penjara dan pelayanan perizinan. 3) Pelayanan publik yang diselenggarakan oleh pemerintah dan bersifat sekunder. Ini adalah segala bentuk penyediaan barang/ jasa publik yang diselenggarakan oleh pemerintah, tetapi yang didalamnya pengguna/ klien tidak harus mempergunakannya karena adanya beberapa penyelenggara pelayanan, misalnya program asuransi tenaga kerja, program pendidikan dan pelayanan yang diberikan oleh BUMN
34
c. Karakteristik Penyelenggaraan Pelayanan Publik Menurut Ratminto (2005:10), ada lima karakteristik yang dapat dipakai untuk membedakan ketiga jenis penyelenggaraan pelayanan publik, yaitu: 1) Adaptasi layanan. Ini berarti derajat perubahan layanan sesuai dengan tuntutan perubahan yang diminta oleh pengguna. 2) Posisi tawar pengguna/ klien. Semakin tinggi posisi tawar pengguna/ klien, maka akan semakin tinggi pula peluang pengguna untuk meminta pelayanan yang lebih baik. 3) Tipe
pasar.
Karakteristik
ini
menggambarkan
jumlah
penyelenggara pelayanan yang ada, dan hubungannya dengan pengguna/ klien. 4) Locus kontrol. Karakteristik ini menjelaskan siapa yang memegang kontrol atas transaksi, apakah pengguna ataukah penyelenggara pelayanan. 5) Sifat pelayanan. Hal ini menunjukkan kepentingan pengguna atau penyelenggara pelayanan yang lebih dominan. TABEL 2.2 KARAKTERISTIK PENYELENGGARAAN PELAYANAN PUBLIK Penyelenggaraan pelayanan publik Publik Karakteristik Privat Sekunder Primer Adaptabilitas Sangat tinggi Rendah Sangat Rendah Posisi tawar klien Sangat tinggi Rendah Sangat Rendah Bentuk/ tipe pasar Kompetisi Oligopoli Monopoli Locus Kontrol Klien Provider Pemerintah Sifat pelayanan Dikendalikan Dikendalikan Dikendalikan oleh klien oleh provider oleh pemerintah
35
d. Asas Pelayanan Publik Untuk dapat memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pengguna jasa, penyelenggaraan pelayanan harus memenuhi asasasas pelayanan sebagai berikut (Keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2003): 1) Transparansi Bersifat terbuka, mudah dan dapat diakses oleh semua pihak yang membutuhkan dan disediakan secara memadai sarta mudah dimengerti. 2) Akuntabilitas Dapat
dipertanggungjawabkan
sesuai
dengan
ketentuan
peraturan perundang-undangan. 3) Kondisional Sesuai dengan kondisi dan kemampuan pemberi dan penerima pelayanan dengan tetap berpegang pada prinsip efisiensi dan efektifitas. 4) Partisipatif Mendorong peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pelayanan publik dengan memperhatikan aspirasi, kebutuhan dan harapan masyarakat. 5) Kesamaan Hak Tidak diskriminatif dalam arti tidak membedakan suku, ras, agama, golongan, gender dan status ekonomi. 6) Keseimbangan Hak dan Kewajiban Pemberi dan penerima pelayanan publik harus memenuhi hak dan kewajiban masing-masing pihak.
e. Prinsip Pelayanan Publik Di dalam keputusan MENPAN Nomor 63 Tahun 2003 disebutkan bahwa penyelenggaraan pelayanan harus memenuhi beberapa prinsip sebagai berikut:
36
1) Kesederhanaan Prosedur
pelayanan
publik
tidak
berbelit-belit,
mudah
dipahami, dan mudah dilaksanakan. 2) Kejelasan a) Persyaratan teknis dan administratif pelayanan publik; b) Unit kerja/ pejabat yang berwenan dan bertanggungjawab dalam memberikan pelayanan dan penyelesaian keluhan/ persoalan/ sengketa dalam pelaksanaan pelayanan publik; c) Rincian biaya pelayanan publik dan tatacara pembayaran. 3) Kepastian Waktu Pelaksanaan pelayanan publik dapat diselesaikan dalam kurun waktu yang telah ditentukan. 4) Akurasi Produk pelayanan publik diterima dengan benar, tepat, dan sah. 5) Keamanan Proses dan produk pelayanan publik memberikan rasa aman dan kepastian hukum. 6) Tanggung Jawab Pimpinan penyelenggara pelayanan publik atau pejabat yang ditunjuk bertanggungjawab atas penyelenggaraan pelayanan dan penyelesaian keluhan/ persoalan dalam pelaksanaan pelayanan publik. 7) Kelengkapan Sarana dan Prasarana Tersedianya sarana dan prasarana kerja, peralatan kerja dan pendukung lainnya yang memadai termasuk penyediaan sarana teknologi telekomunikasi dan informatika (telematika). 8) Kemudahan Akses Tempat dan lokasi serta sarana pelayanan yang memadai, mudah dijangkau oleh masyarakat, dan dapat memanfaatkan teknologi telekomunikasi dan informatika.
37
9) Kedisiplinan, Kesopanan, dan Keramahan Pemberi pelayanan harus bersikap disiplin, sopan dan santun, ramah, serta memberikan pelayanan dengan ikhlas. 10) Kenyamanan Lingkungan pelayanan harus tertib, teratur, disediakan ruang tunggu yang nyaman, bersih, rapi, lingkungan yang indah dan sehat serta dilengkapi dengan fasilitas pendukung pelayanan, seperti parkir, toilet, tempat ibadah dan lain-lain.
f. Standar Pelayanan Publik Setiap penyelenggara pelayanan publik harus memiliki standar pelayanan dan dipublikasikan sebagai jaminan adanya kepastian bagi penerima pelayanan.Standar pelayanan merupakan ukuran yang dibakukan dalam penyelenggaraan pelayanan publik yang wajib ditaati oleh pemberi dan atau penerima pelayanan. Standar pelayanan, sekurang-kurangnya meliputi: 1) Prosedur pelayanan Prosedur pelayanan yang dibakukan, bagi pemberi dan penerima pelayanan termasuk pengaduan. 2) Waktu penyelesaian Waktu penyelesaian yang ditetapkan sejak saat pengajuan permohonan sampai dengan penyelesaian pelayanan termasuk pengaduan. 3) Biaya pelayanan Biaya/ tarif pelayanan termasuk rinciannya yang ditetapkan dalam proses pemberian pelayanan. 4) Produk pelayanan Hasil pelayanan yang akan diterima sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan. 5) Sarana dan prasarana
38
Penyediaan sarana dan prasarana pelayanan yang memadai oleh penyelenggara pelayanan publik. 6) Kompetensi petugas pemberi pelayanan Kompetensi petugas pemberi pelayanan harus ditetapkan dengan tepat berdasarkan pengetahuan, keahlian, ketrampilan, sikap, dan perilaku yang dibutuhkan.
g. Pola Penyelenggaraan Pelayanan Publik Dalam kaitannya dengan pola pelayanan, Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 menyatakan adanya empat pola pelayanan yaitu: 1) Fungsional Pola pelayanan publik diberikan oleh penyelenggara pelayanan, sesuai dengan tugas, fungsi dan kewenangannya. 2) Terpusat Pola
pelayanan
publik
diberikan
secara
tunggal
oleh
penyelenggara pelayanan berdasarkan pelimpahan wewenang dari
penyelenggara
pelayanan
terkait
lainnya
yang
bersangkutan. 3) Terpadu a) Terpadu Satu Atap Pola pelayanan terpadu satu atap diselenggarakan dalam satu tempat yang meliputi berbagai jenis pelayanan yang tidak mempunyai keterkaitan proses dan dilayani melalui beberapa pintu. Terhadap jenis pelayanan yang sudah dekat dengan masyarakat tidak perlu disatuatapkan. b) Terpadu Satu Pintu Pola pelayanan terpadu satu pintu diselenggarakan pada satu tempat yang meliputi berbagai jenis pelayanan yang memiliki keterkaitan proses dan dilayani melalui satu pintu
39
4) Gugus Tugas Petugas pelayanan publik secara perorangan atau dalam bentuk gugus tugas ditempatkan pada instansi pemberi pelayanan dan lokasi pemberi pelayanan tertentu. Selain pola pelayanan sebagaimana tersebut, instansi yang melakukan pelayanan sebagaimana tersebut, instansi yang melakukan pelayanan publik dapat mengembangkan pola penyelenggaraan pelayanannya sendiri dalam rangka upaya menemukan dan menciptakan inovasi peningkatan pelayanan publik.Pengembangan pola penyelenggaraan pelayanan publik dimaksud mengikuti prinsip-prinsip sebagaimana ditetapkan dalam pedoman ini.
h. Biaya Pelayanan Publik Di dalam Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 63 Tahun 2003 diamanatkan agar penetapan besaran biaya pelayanan publik perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1) Tingkat kemampuan dan daya beli masyarakat; 2) Nilai/ harga yang berlaku atas barang dan atau jasa; 3) Rincian biaya harus jelas untuk jenis pelayanan publik yang memerlukan
tindakan
seperti
penelitian,
pemeriksaan,
pengukuran dan pengajuan; 4) Ditetapkan oleh pejabat yang berwenang dan memperhatikan prosedur-prosedur sesuai ketentuan peraturan perundangundangan.
40
B. METODE PENGAMATAN 1. Lokasi Pengamatan Pengamatan ini dilaksanakan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya.Sebagai dasar pertimbangan dalam menentukan lokasi ini yaitu karena PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya merupakan salah satu pelabuhan yang menggunakan sistem informasi pemrosesan transaksi yaitu melalui portal anjungan. Sistem tersebut dibuat agar proses pelayanan kapal dapat berjalan dengan transparan, efisien, konsisten, dan simpel. Selain itu PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan pengamatan mengenai Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal melalui portal anjungan.
2. Jenis Pengamatan Jenis
pengamatan
yang
digunakan
adalah
pengamatan
deskriptif kualitatif. Pengamatan deskriptif kualitatif merupakan pengamatan yang mengarah pada pendeskripsian secara rinci dan mendalam mengenai potret kondisi tentang apa yang sebenarnya terjadi menurut apa adanya di lapangan studinya (H. B. Sutopo, 2002:111).Pengamatan
yang
dilakukan
oleh
penulis
untuk
mendeskripsikan mengenai sistem pemrosesan transaksi pelayanan kapal melalui portal anjungan di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero), meliputi dari: a. Pelayanan Labuh b. Pelayanan Pandu c. Pelayanan Tunda d. Pelayanan Tambat Dalam proses pengamatan penulis melakukan observasi berperan aktif. Observasi berperan aktif ini merupakan cara khsusus dan pengamat tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi
41
memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan pengamatannya, dengan mempertimbangkan akses yang bisa diperolehnya yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data. (H. B. Sutopo, 2002 : 67). Dalam pengamatan ini penulis juga ikut berperan dalam beberapa proses yang berkaitan dengan kegiatan pelayanan kapal yaitu di PPSA (Pusat Pelayanan Satu Atap), Divisi Pelayanan Kapal, dan Divisi Keuangan. 3. Penentuan Sampel dan Sumber Data a. Teknik Penentuan Sampel Pengamatan Kualitatif cenderung menggunakan teknik cuplikan (sampling) yang bersifat selektif dangan menggunakan pertimbangan berdasarkan konsep teoritis yang digunakan, keingintahuan pribadi pengamat, karakteristik empirisnya, dan lain-lainnya. Oleh karena itu cuplikan yang akan digunakan dalam pengamatan ini lebih bersifat “purposive sampling”, atau lebih tepat disebut sebagai cuplikan dengan “criterion-based selection” (Goetz dalam H. B. Sutopo, 2002 : 185). Dalam hal ini pengamat akan memilih informan yang dipandang paling tahu, sehingga kemungkinan pilihan informan dapat berkembang sesuai dengan kebutuhan dan kemantapan pengamat dalam memperoleh data (Patton dalam H. B. Sutopo, 2002 : 185) Dalam uraian tersebut di atas maka penulis menggunakan teknik penentuan sampel dengan metode purposive sampling, dengan kecenderungan penulis untuk memilih informan yang dapat dipercaya dan mengetahui mengenai topik yang sedang diamati, dalam hal ini penulis memilih informan yang terlibat dalam proses pelayanan kapal sehingga informan dapat dipastikan mengetahui mengenai data-data yang penulis butuhkan. .
42
b. Sumber Data Data tidak akan bisa diperoleh tanpa adanya sumber data. Dari pemahaman mengenai masalahnya pengamatakan bisa menentukan jenis data atau informasi yang paling inti dan diperlukan untuk digali.Dari jenis data yang diperlukan untuk menjawab permasalahan yang telah dirumuskan dengan baik selanjutnya pengamat berfikir mengenai peta sumber data, serta menentukan sumber mana yang paling diperlukan dan tepat untuk dimanfaatkan bagi pengamatannya.Atas dasar itu, pemahaman mengenai peta sumber data dalam pengamatannya sangat penting artinya untuk bisa menghasilkan data yang lengkap, benar, dan sahih, sehingga pengamatannyaakan menghasilkan pemahaman dan simpulan yang tepat. (H. B. Sutopo, 2002 : 49). Sumber data yang digunakan dalam pengamatanan ini adalah:
1) Narasumber (Informan) Menurut H. B. Sutopo (2002 : 50 – 51), dalam pengamatan kualitatif posisi sumber data manusia (narasumber) sangat penting perannya sebagai individu yang memiliki informasinya. Manusia sebagai sumber data perlu dipahami bahwa mereka terdiri dari beragam individu yang juga memiliki beragam posisi.Adanya posisi yang beragam tersebut mengakibatkan adanya pebedaan macam akses dan kelengkapan mengenai berbagai informasi yang bisa diperoleh dan dimilikinya. Mereka bisa terdiri dari pelaku aktivitas, pengamat, orang yang secara langsung mengelola atau merencanakan sesuatu, kelompok sasaran program atau kegiatan, atau bahkan sekedar penerima informasi secara tak langsung.
43
2) Peristiwa atau Aktivitas Menurut H.B Sutopo (2002 : 51), data atau informasi juga dapat dikumpulkan dari peristiwa, aktivitas, atau perilaku sebagi sumber data yang berkaitan dengan sasaran pengamatannya. Dari pengamatan pada peristiwa atau secara lebih pasti karena menyaksikan sendiri secara langsung. Peristiwa sebagai sumber data memang sangat beragam, dari berbagai peristiwa, baik yang terjadi secara sengaja ataupun tidak, aktivitas rutin yang berulang atau hanya satu kali terjadi, aktivitas formal maupun yang tidak formal, dan juga yang tertutup ataupun yang terbuka untuk bisa diamati oleh siapa saja. Dari pengamatan pada peristiwa atau aktivitas, penulis bisa mengetahui proses bagaimana Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III (Persero) Surabaya dengan apa yang terjadi secara lebih pasti karena penulis mengamati proses kerja yang dilakukan oleh para pegawai.
3) Tempat atau Lokasi Menurut H.B Sutopo (2002 : 52), Tempat atau lokasi yang berkaitan dengan sasaran atau permasalahan pengamatan juga merupakan salah satu jenis sumber data yang bisa dimanfaatkan oleh pengamat. Dalam mendapatkan sumber data penulis melakukan pengamatan yaitu di PPSA (Pusat Pelayanan Satu Atap), Divisi Pelayanan Kapal dan Divisi Keuangan.
4) Dokumen dan Arsip Menurut H.B Sutopo (2002 : 54), dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu. Ia merupakan rekaman tertulis (tetapi juga bisa berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan
44
suatu aktivitas atau peristiwa tertentu). termasuk dalam bentuk catatan rekaman yang lebih bersifat formal dan terencana yang disebut arsip. Dalam
pengamatan
ini
diperoleh
dokumen
yang
berhubungan dengan Sistem Pemrosesan Transaksi Pelayanan Kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III (persero).
4. Teknik Pengumpulan Data Untuk mendapatkan data yang diperlukan dan sesuai dengan jenis pengamatan yang dilakukan, teknik pengumpulan data yang digunakan oleh penulis meliputi:
a. Wawancara Menurut M. Nazir (2005:193), “Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan pengamatan dengan cara Tanya jawab, sambil bertatap muka antara pewawancara dengan responden menggunakan panduan wawancara.” Dalam teknik pengumpulan data ini penulis mendapatkan informasi untuk hasil pengamatan dengan mewawancarai ibu Ayu dari Divisi Pelayanan Kapal dan
bapak Tohir dari Divisi
Keuangan yang mengetahui langsung mengenai pelayanan kapal di lingkungan PT. Pelabuhan Indonesia III (persero) Surabaya.
b. Observasi Menurut Dr. Conny R. Semiawan (2008:112) “observasi berarti mengumpulkan data langsung dari lapangan. Data observasi juga berupa interaksi dalam suatu organisasi atau pengalaman anggota dalam berorganisasi.” Teknik obsevasi ini dilakukan secara langsung, yaitu dengan turut sertaikut dalam proses pelayanan kapal yang dilakukan pada divisipelayanan kapal, PPSA, dan divisi keuangan.
45
c. Mengkaji Dokumen dan Arsip Menurut H. B. Sutopo (2002 : 69), Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang sering memiliki posisi penting dalam pengamatan kualitatif. Terutama bila sasaran kajian mengarah pada latar belakang atau berbagai peristiwa yang terjadi di masa lampau yang sangat berkaitan
dengan kondisi atau
peristiwa masa kini yang sedang diteliti. Dokumen dan arsip yang dikaji dalam pengamatan ini adalah dokumen tentang standar Sistem Informasi dan Prosedur Pelayanan Kapal di PT. Pelabuhan Indonesia III (persero) Surabaya dan dokumen-dokumen lain yang terkait di dalam pelayanan kapal.
proses
