BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Prosedur a. Pengertian Prosedur Perusahaan ataupun instansi pasti memerlukan sebuah prosedur untuk menjalankan suatu kegiatan yang ada di perusahaan tersebut. Untuk itu perlu diketahui pengertian-pengertian prosedur menurut para ahli. Prosedur menurut Mulyadi (2001:6) adalah “suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang”. Dalam A.S. Moenir (1983:110) terdapat beberapa definisi yang dikemukakan oleh para ahli diantaranya yaitu menurut Louis A. Allen mengatakan
bahwa
“suatu
prosedur
ialah
suatu
metode
yang
dinormalisasikan untuk melakukan pekerjaan yang telah diperinci”. Sedangkan menurut Harold Koonts dan Cyril O’Donnel menyatakan “Prosedur adalah rencana yang menuju pada metoda penyelesaian kegiatan yang akan datang”. Prosedur menurut MC Maryati (2008:43) adalah “serangkaian dari tahapan-tahapan atau urut-urutan dari langkah-langkah yang saling terkait dalam menyelesaikan suatu pekerjaan”. Prosedur perkantoran bisa ditulis dalam bentuk buku yang disebut buku pedoman kerja. Prosedur kerja selain disajikan secara tertulis bisa juga ditampilkan dalam bentuk bagan atau diagram. Menurut MC Maryati (2008:44) ada tiga bagan dalam prosedur, yaitu: 1) Bagan aliran kerja atau bagan proses yang menunjukan secara rinci langkah-langkah dalam suatu proses pekerjaan.
6
7
2) Bagan gerak atau bagan layout kerja yang menggambarkan gerakan pekerjaan dalam suatu ruangan. 3) Bagan arus yang menggambarkan aliran atau arus kegiatan dalam menyelesaikan sebuah pekerjaan.
Dari beberapa pengertian diatas, prosedur merupakan urutan perbuatan atau langkah-langkah yang harus dilakukan untuk mencapai suatu tahap tertentu dalam usaha mencapai tujuan. Maka dari itu uruturutan tersebut harus dibuat sedemikian rupa sehingga tidak meninggalkan faktor efisiensi dan efektivitas. Dari pengertian tersebut diatas, dapat disimpulkan pengertian prosedur yaitu tata kerja atau tata cara yang merupakan suatu rangkaian tindakan, tingkah laku atau perbuatan yang harus dilakukan oleh seseorang untuk dapat mencapai suatu tahap tertentu dalam usahanya mencapai tujuan akhir suatu perusahaan atau organisasi.
b. Jenis-Jenis Prosedur A.S. Moenir (1982:116-119) mengemukakan jenis prosedur sebagai berikut: 1) Prosedur Umum Prosedur umum yaitu prosedur-prosedur yang menyangkut bidang pekerjaan yang bersifat umum (general) dan berlaku secara nasional yang menjadi tanggung jawab menejer atas, yaitu: a) Bidang
keuangan:
prosedur
permintaan,
uang,
prosedur
pembayaran melalui beban tetap dan UUDP (APBN) prosedur transfer uang, prosedur penggunaan devisa, prosedur pembayaran luar negeri dan lain-lain; b) Bidang kepegawaian: baik Pegawai Negeri Sipil maupun Pegawai Negeri Angkatan Bersenjata; c) Bidang pengadaan barang pemerintah, pemborongan pekerjaan, pembelian barang (proyek atau rutin) melalui penawaran (tender);
8
d) Bidang pemeliharaan kesehatan Pegawai Negeri dan Anggota Angkatan Bersenjata; e) Bidang Export dan Import barang-barang berbagai Golongan; dan f) Bidang ke-imigrasian. Prosedur
umum
ini
kadang-kadang
demikian
luas
berlakunya sehingga melampaui batas-batas nasional, misalnya prosedur penerbangan melalui wilayah udara suatu negara. 2) Prosedur khusus atau lokal Prosedur khusus atau lokal yaitu prosedur yang dibuat dan hanya berlaku secara lokal artinya untuk lingkungan tertentu, yang menjadi tanggung jawab menejer di tempat itu (atas, menengah atau bawah, tergantung luas lingkup prosedur itu). Sebagai contoh prosedur lokal atau khusus yaitu: a) Prosedur pengadaan (pembelian) barang inventaris di Departemen “Pertambangan”. b) Prosedur pengadaan (pembelian) barang inventaris di Departemen “keuangan”.
Dari teori jenis prosedur diatas, prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar menggunakan jenis prosedur khusus, karena prosedur yang dijalankan berdasarkan peraturan perusahaan itu sendiri dan tidak ada Peraturan Perundang-Undangan yang mengatur kegiatan tersebut.
c. Prinsip-Prinsip Prosedur Menurut
MC.
Maryati
(2008:44)
prinsip-prinsip
prosedur
perkantoran yang baik adalah sebagai berikut: 1) Prosedur yang sederhana, tidak terlalu rumit dan berbelit-belit; 2) Mengurangi beban pengawasan karena penyelesaian pekerjaan telah mengikuti langkah-langkah yang ditetapkan;
9
3) Prosedur kerja yang ditetapkan haruslah prosedur yang telah teruji bahwa prosedur tersebut mencegah penulisan, gerakan, dan usaha yang tidak perlu. Artinya prosedur tersebut menghemat gerakan atau tenaga; 4) Pembuatan prosedur kerja harus memperhatikan pada arus pekerjaan; 5) Prosedur kerja dibuat fleksibel, artinya bisa dilakukan perubahan jika terjadi hal-hal yang bersifat mendesak; 6) Prosedur kerja ditetapkan dengan memperhatikan penggunaan alat misalnya mesin agar optimal; dan 7) Prosedur kerja harus menunjang pencapaian tujuan.
Dengan demikian prosedur kerja sebaiknya disusun baku agar dapat dilaksanakan secara konsekuen, namun tidak menutup kemungkinan untuk dilaksanakan perubahan apabila sudak tidak lagi sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada. Perubahan dalam rangkaian prosedur kerja tetap mengutamakan untuk lebih meningkatkan kualitas pelayanan dan kepuasan para konsumen.
d. Faktor-Faktor dalam Pembuatan Prosedur Pembuatan prosedur harus mengetahui beberapa faktor yang perlu diperhatikan supaya dalam pembuatan prosedur faktor-faktor yang berkaitan dapat berjalan dengan lancar sehingga dalam pelaksanaanya kegiatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif. A.S. Moenir (1983:114-116) menerangkan adanya faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam pembuatan prosedur diantaranya: 1) Urutan perbuatan atau langkah-langkah hendaknya sederhana tidak berbelit-belit sehingga memperpanjang “jarak” yang harus ditempuh untuk mencapai tahap yang dimaksud; 2) Urutan perbuatan atau langkah-langkah hendaknya berkaitan (relevant) dengan yang hendak dicapai;
10
3) Faktor waktu hendaknya dipertimbangkan secara masak sehingga tidak membuang-buang waktu yang justru sangat berharga; 4) Mudah dilakukan oleh orang yang berkepentingan dan hendaknya dengan cepat menjadi “kebiasaan” dalam tingkah laku; 5) Buatlah diagram, sketsa, atu bentuk lain dari prosedur itu sehingga mudah diikuti dan dipahami oleh orang yang berkepentingan; 6) Prosedur juga merupakan alat pengawasan dalam pekerjaan; 7) Agar prosedur dapat diawasi dan diikuti secara baik maka perlu adanya kelengkapan form yang sifatnya sama; dan 8) Prosedur yang dibuat hendaknya selalu berdasar atas aturan pokok yang ada dan merupakan kelengkapan yang mengikat.
e. Pentingnya Prosedur Prosedur kerja membuat pekerjaan kantor dapat dilaksanakan lebih lancar sehingga waktu penyelesaian lebih cepat. Prosedur kerja juga memberikan pengawasan lebih baik tentang apa dan bagaimana suatu pekerjaan telah dilakukan. Prosedur kerja menjadikan setiap bagian berkoordinasi dengan bagian yang lain. Dengan adanya prosedur kerja maka pekerjaan dapat dikendalikan dengan baik, dan tentu saja hal tersebut akan membuat penghematan yang besar bagi perusahaan (MC Maryati 2008: 43).
2. Grey Grey merupakan istilah untuk menyebut kain mentah, yaitu kain yang baru saja selesai proses weaving dan siap untuk menjalani proses pencelupan baik pencelupan dyeing maupun printing. Pengertian kain menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah “barang yang ditenun dari benang kapas”. Menurut R.E. Dahlan dan Okim Djamir (1983:9) mengatakan “benang tenun adalah benang lusi dan benang pakan yang akan menjalani proses pertenunan baik itu benang kapas, benang sutera, benang sintetis maupun benang campuran”. Semua grey atau kain mentah
11
sebelum dicelup berwarna putih. Satuan panjang kain grey adalah yard. Berdasarkan Satuan Internasional, satu yard setara dengan 0,914383 meter. Menurut R.E. Dahlan dan Okim Djamir (1983:9) mengatakan “Bahan baku dalam proses pembuatan kain adalah berupa benang”. Benang dapat dibedakan menjadi benang pakan dan benang lusi. Benang lusi adalah benang yang memanjang atau arah vertikal pada kain sedangkan benang pakan adalah benang yang melebar atau arah horizontal pada kain. Berikut ini adalah penjelasan mengenai benang lusi dan benang pakan menurut R.E. Dahlan dan Okim Djamir (1983:9-11): a. Benang lusi 1) Jenis serat Jenis benang terbuat dari serat alam (cotton, rayon, dan woll) atau serat buatan (Polyester dan texture), serat pendek atau serat panjang atau filamen. 2) Jenis tunggal atau rangkap Benang lusi dapat berjenis tunggal, yaitu satu helai benang yang apabila dibuka antihannya, serat-seratnya akan terurai dan benangnya menjadi putus. Benang lusi dapat berjenis rangkap, yaitu benang yang terdiri dari dua helai atau lebih yang disatukan tanpa dipuntir/digintir. Benang lusi juga dapat berjenis gintir, yaitu benang yang terdiri dari dua helai atau lebih yang disatukan dengan digintir. 3) Nomor benang Benang lusi jenisnya dapat dibedakan dalam nomor yang menyatakan berat persatuan panjang atau panjang persatuan berat. Perbedaan jenis serat dapat ditunjukan oleh perbedaan sistim penomoran, yaitu penomoran kapas, woll, metrik, denier titer dan denier tex. 4) Bentuk Benang lusi dapat mempunyai bentuk-bentuk sesuai dengan urutan proses yang dijalaninya sebelum ditenun. Bentuk dalam penyimpanan gudang (bentuk bal dan bentuk kelosan), bentuk cone, cheese (silinder), beam-hani, beam-tenun dan lain-lain.
12
b. Benang pakan 1) Jenis serat Benang pakan dapat terbuat dari serat alam (cotton, rayon, dan woll), serat buatan (Polyester dan texture) atau serat campuran (teteron cotton dan teteron rayon). 2) Jenis Tunggal Benang pakan adalah jenis tunggal, jarang benang pakan yang terbuat dari benang rangkap atau gintir, kecuali dalam hal pembuatan kain yang menggunakan benang hias (fancy-yarn), atau dalam hal tertentu. 3) Nomor Benang Benang pakan jenisnya dapat dibedakan dalam nomor yang menyatakan berat persatuan panjang atau panjang persatuan berat. Perbedaan jenis serat dapat ditunjukan oleh perbedaan sistim penomoran, yaitu penomoran kapas, woll, metrik, denier titer dan denier tex. 4) Bentuk Benang pakan yang sudah siap untuk diproses pada pertenunan mempunyai bentuk gulungan palet (pirn, cop). Pada bentuk ini gulungan harus cukup keras agar tidak mudah terkelupas (membrodol) sewaktu proses akibat getaran.
Benang lusi dan benang pakan memiliki nomor, jenis serat, jenis tunggal maupun rangkap dan bentuk yang berbeda, apabila benang-benang tersebut digunakan dan disatukan menjadi sebuah kain maka akan didapati kain yang berbeda pula. Menurut R.E. Dahlan dan Okim Djamir (1983:10), tujuan penggunaan perbedaan nomor, jenis serat, jenis tunggal maupun rangkap dan bentuk yang berbeda pada benang lusi dan benang pakan adalah sebagai berikut: a. Pembuatan kain tertentu
13
Misalnya untuk pembuatan kain sprei, kain lapis, kain untuk bahan celana (suiting), bahan kemeja (shirting), dan sebagainya. Kesemuanya itu mempergunakan jumlah lusi dan pakan dan juga nomor yang berbeda.
b. Pembuatan anyaman tertentu Misalnya anyaman polos, keper, satin, atau anyaman-anyaman turunanya. Selain itu dapat pula untuk kain handuk, kain berbulu dan kain berlapis. Untuk kain-kain ini mengharuskan adanya susunan benang lusi maupun benang pakan yang berbeda. Secara umum anyaman terdapat tiga jenis yaitu anyaman flat, twill, dan oxford. Anyaman flat adalah anyaman yang tebal dan rata. Anyaman ini menggunakan pola 1/1. Anyaman twill yaitu anyaman dengan pola 3/1, dan 2/1 dengan bentuk anyaman bagian arah lusi agak miring. Anyaman oxford yaitu anyaman dengan pola 1/1, sekilas sama dengan bentuk anyaman flat yang membedakan adalah gintiran benang. c. Kwalitas grade Benang lusi dan benang pakan dapat dibedakan dalam hal kekuatan, antihan (twist) dan kerataan. Kekuatan benang lusi dan benang pakan sebagaimana benang-benang lainnya ditunjang oleh kekuatan seratnya, jadi tergantung jenis serat dan kehalusan serat. Kekuatan benang dapat diukur dengan alat Single-yarn tester dan Lea-tester. Jumlah antihan persatuan panjang tertentu pada benang lusi dan benang pakan menentukan kekuatan. Pada jenis nomor benang tertentu jumlah antihan benang lusi lebih banyak daripada untuk benang pakan. Itu berarti kekuatan benang lusi lebih besar daripada benang pakan. Kerataan benang adalah penilaian tebal tipis-nya benang pada seluruh panjang. Kerataan mempengaruhi kelancaran proses. Kerataan benang dapat diuji dengan cara penilaian visuil atau penglihatan (grade) menggunakan pembanding standar, atau dengan cara pengujian yang mempergunakan alat pengukur ketidak rataan Uster.
14
Secara umum, grade kain dibedakan dalam tingkatan-tingkatan tertentu. Pemberian grade berdasarkan penilaian menggunakan tingkatan dari grade yang baik hingga grade yang kurang bagus. Untuk kain yang memiliki kualitas paling bagus grade A, kain yang memiliki kualitas bagus grade B, sedangkan kain yang kurang bagus memiliki grade C. Selain itu terdapat pula kain yang memiliki grade BS, artinya kain tidak termasuk dalam kategori grade A, B maupun grade C karena kesalahan atau ketidak sesuaian dalam proses pencelupan namun kain masih bisa dijual dengan harga yang lebih murah dibandingkan dengan grade-grade yang lain.
3. Permintaan Permintaan berasal dari suku kata “minta”, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia artinya yaitu “berkata-kata supaya diberi atau mendapat sesuatu”. Sedangkan permintaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yaitu “perbuatan meminta”. Menurut Husein Umar (2003:13) mengatakan “permintaan dapat diartikan sebagai suatu jasa yang dibutuhkan konsumen yang mempunyai kemampuan untuk membeli pada berbagai tingkat harga”. Permintaan yang didukung oleh kekuatan tenaga beli disebut permintaan efektif, sedangkan permintaan yang didasarkan pada kebutuhan saja disebut sebagai permintaan potensial. Dari pengertian permintaan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa permintaan adalah perbuatan meminta sesuatu sehingga (orang/lembaga) yang meminta mendapatkan sesuatu sesuai yang diminta/diinginkan dalam rangka untuk memenuhi kebutuhannya. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, permintaan grey dilakukan karena perusahaan tersebut mendapat pesanan dari pembeli akan tetapi bahan baku belum tersedia. PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar merupakan perusahaan yang memeroses pencelupan kain, sedangkan untuk bahan baku diproses di PT. Sari Warna Asli Unit II dan Unit III. Sebenarnya PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar juga memiliki stok bahan baku yang siap proses dan disimpan di gudang. Supaya PT. Sari Warna Asli Unit I
15
Karanganyar dapat melakukan pencelupan kain pesanan pembeli maka PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar harus membuat surat Permintaan Grey di PT. Sari Warna Asli Unit II dan III maupun gudang jadi. Menurut Wulfram I. Ervianto (2006:112) mengatakan “Persiapan membuat surat permintaan harus memperhatikan waktu yang dibutuhkan antara persiapan surat permintaan dan penyerahan bahan yang siap pakai”. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, surat permintaan grey yang ditujukan kepada PT. Sari Warna Asli Unit II dan III maupun gudang jadi terdapat tanggal atau jadwal delivery kain yang menjadi acuan dalam proses pengiriman kain ke PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar. Tanggal atau jadwal delivery kain ditentukan oleh bagian Planing Product Inventory Control (PPIC) berdasarkan perkiraan ketersediaan bahan baku dan rencana pembebanan proses terdadap pencelupan kain.
4. Penerimaan Penerimaan berasal dari suku kata “terima”, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yaitu “menyambut, mendapat (memperoleh) sesuatu”. Sedangkan penerimaan menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia adalah “proses, cara, perbuatan menerima, penyambutan”. Bahan-bahan yang dipasok pada kontraktor sebagai suatu hasil dari surat permintaan pembelian harus diperiksa pada saat diserahkan. Menurut Wulfram I. Ervianto (2006:114), “sebelum bahan dibongkar petugas gudang harus memeriksa bahwa bahan-bahan yang diserahkan benar-benar dipesan yang merupakan bagian dari proyek”. Hal-hal yang perlu diperiksa oleh petugas gudang adalah: a. Bahan yang diserahkan telah diuji coba dan disetujui sesuai dengan spesifikasi; b. Kuantitas bahan harus sama dalam penyerahan dan permintaan; c. Kualitas bahan (merk) harus sama dalam catatan penyerahan; dan d. Bahan-bahan yang diserahkan dalam urutan yang baik.
16
Bila petugas gudang puas dengan hal-hal diatas, catatan penyerahan ditandatangani. Dokumen-dokumen ini selanjutnya ditujukan pada pemegang pembukuan untuk memberi informasi. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar yang menangani pembukuan/administrasi ini adalah bagian Planing Product Control (PPC). Dari penjelasan tersebut diatas dapat disimpulkan bahwa penerimaan adalah perbuatan menerima, menyambut, memperoleh sesuatu (yang diminta) dalam rangka utuk memenuhi kebutuhan tertentu. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, penerimaan grey adalah perbuatan menerima kain grey atas tindak lanjut terhadap surat permintaan grey yang dikirimkan kepada PT. Sari Warna Asli Unit II atau Unit III maupun gudang jadi dalam rangka memenuhi kebutuhan bahan baku kain untuk proses selanjutnya (pencelupan). 5. Monitoring Monitoring berasal dari suku kata “monitor”, menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia yaitu “orang yang memantau, alat untuk memantau, alat yang dirancang untuk mengobservasi, mengawasi, mengontrol, atau memverifikasi operasi suatu sistem”. Sedangkan monitoring adalah kegiatan atau aktivitas memantau, mengawasi, mengontrol antara sistem yang sedang berjalan dengan yang seharusnya. Pada PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar, monitoring grey adalah kegiatan memantau, mengawasi, mengontrol antara tanggal/waktu penerimaan atau kedatangan grey dengan jadwal yang seharusnya. Maksudnya yaitu memantau grey-grey yang diterima apakah sudah sesuai dengan jadwal atau belum. Jika penerimaan grey sudah sesuai jadwal maka tidak ada hambatan untuk proses selanjutnya, akan tetapi jika penerimaan grey tidak sesuai dengan jadwal atau terlambat maka terjadi pending grey. Pending grey ini menyebabkan proses selanjutnya yaitu proses pencelupan mengalami keterlambatan.
17
Dari berbagai teori tersebut diatas, terdapat prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey yang berlaku di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar. Prosedur permintaan grey PT. Sari Warna Asli adalah tata kerja atau tata cara meminta kain grey dengan menggunakan dokumen Surat Permintaan Grey yang ditujukan kepada PT. Sari Warna Asli Unit II, Unit III maupun gudang jadi dalam rangka memenuhi kebutuhan bahan baku kain untuk pemrosesan lebih lanjut (pencelupan) sebagai tindak lanjut atas order/pesanan dari pembeli. Prosedur penerimaan grey PT. Sari Warna Asli adalah tata kerja atau tata cara memerima serta pembukuan (berkas-berkas atau dokumen-dokumen pengiriman) grey yang datang sebagai tindak lanjut terhadap Surat Permintaan Grey yang dikirimkan kepada PT. Sari Warna Asli Unit II, Unit III maupun gudang jadi. Prosedur monitoring grey PT. Sari Warna Asli adalah tata kerja atau tata cara memantau atau mengontrol grey yang datang apakah sudah sesuai dengan jadwal pengiriman yang tertera pada Surat Permintaan Grey atau belum. Monitoring grey berkaitan dengan mengontrol grey yang tepat waktu, pengiriman lebih awal dari jadwal, maupun yang terlambat. Grey yang datang lebih awal dari jadwal dan yang tepat waktu maka grey siap untuk diproses sedangkan grey yang terlambat harus dikonfirmasi kepada perusahaan pemasok mengenai hal-hal yang menyebabkan terlambat serta menanyakan kesanggupan kapan akan mengirimkan grey. Jadi prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar adalah tata cara, tata kerja, urut-urutan langkah dalam meminta kain grey kepada perusahaan pemasok (PT. Sari Warna Asli Unit II, Unit III maupun gudang jadi), tata cara menerima kain yang datang dan pembukuan berkas/dokumen pengiriman, dan tata cara memantau atau mengontrol kesesuaian antara grey yang datang dengan jadwal yang telah dibuat.
18
B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan Lokasi pengamatan di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar yang beralamatkan di Desa Kemiri, Kebakkramat, Karanganyar. Alasan pemilihan lokasi pengamatan sebagai berikut: a. PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar adalah perusahaan tekstil yang mengedepankan ketepatan dan kepuasan pelanggan dalam pelayanan sehingga prosedur yang ada harus dilaksanakan dengan baik supaya perusahaan dapat memberikan pelayanan yang memuaskan kepada para pelanggan. b. Pelaksanaan kegiatan penerimaan grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar tidak sepenuhnya sesuai dengan prosedur. Grey yang diterima tidak seluruhnya sesuai jadwal kedatangan sehingga terjadi keterlambatan pencelupan kain dari jadwal yang telah ditentukan. Akibatnya terjadi pengunduran delivery pengiriman kain kepada pembeli.
2. Jenis Pengamatan Jenis pengamatan ini merupakan pengamatan deskriptif kualitatif, yaitu pengamatan tentang data yang dikumpulkan dan dinyatakan dalam bentuk kata-kata dan gambar, kata-kata disusun dalam kalimat, misalnya kalimat hasil wawancara antara pengamat dan informan. Dalam pengertian lain pengamatan deskriptif adalah proses pemecahan masalah yang diselidiki dengan melukiskan subjek dan objek pengamatan pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang terlihat dan bagaimana adanya. Menurut H.B. Sutopo (2002:35) metode deskriptif sebagai prosedur pemecahan yang diselidiki dengan atau melukiskan keadaan objek pengumpulan pada saat sekarang berdasarkan fakta-fakta yang tampak. Dalam melaksanakan pengamatan, penulis menggunakan pendekatan deskriptif dengan observasi peran penuh. Jenis observasi berperan penuh diartikan
bahwa
pengamat
memang
memiliki
peran
dalam
lokasi
pengamatannya sehingga benar-benar terlibat dalam suatu kegiatan yang
19
diamatinya (H.B. Sutopo 2002: 68-69 dalam Metodologi Penelitian Kualitatif). Dalam pengamatan ini penulis mendeskripsikan tentang prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar.
3. Sumber Data a. Informan (Narasumber) Informan menurut H.B. Sutopo (2002:50) adalah orang atau pihak yang memiliki dan memberikan informasi (sumber informasi). Manusia sebagai sumber data terdiri dari beragam individu dari pelaku aktivitas, pengamat, dan perencana. Hal ini dapat menyebabkan adanya perbedaan kelengkapan informasi yang dimilikinya. Oleh karena itu penulis harus dapat memilih informan yang tepat sesuai dengan pengamatan. Pemilihan informan dilakukan dengan “Purposive Sampling” dengan penelitian cenderung dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap” (H.B. Sutopo 2002:56). Data diperoleh dari hasil wawancara kepada pihak-pihak yang memahami hal-hal yang berkaitan dengan permasalahan dan pengamatan. Dalam pengamatan ini penulis mendapatkan data dari informan yaitu pegawai PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar bagian Planing Product Control (PPC) yang khusus menangani administrasi kain grey yaitu: 1) Kepala Bagian (Kabag) Planing Product Control (PPC); 2) Kepala Seksi (Kasie) Planing Product Control (PPC) ; 3) Staff Planing Product Control (PPC) yang menangani administrasi permintaan, penerimaan, dan monitoring grey; dan 4) Staff gudang yang menangani kedatangan grey.
20
b. Dokumen Dokumen dan arsip merupakan bahan tertulis yang bersangkutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu yang berupa rekaman tertulis dan catatan rekaman yang bersifat formal berupa arsip yang keduanya dapat secara baik dimanfaatkan sebagai sumber data penelitian (H.B. Sutopo 2002:54). Dokumen dan arsip yang berhubungan dengan prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar sesuai dengan ijin dari pihak perusahaan. Dokumen yang menjadi sumber data dalam pengamatan ini adalah berkas yang digunakan dalam prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey antara lain sebagai berikut: 1) Order Produksi (OP) sementara; 2) Order Produksi (OP) tetap; 3) Pemintaan Grey; 4) Dokumen Monitoring Grey; 5) Dokumen Surat Jalan; 6) Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO dan Packing List; 7) Laporan Penerimaan Grey; 8) Dokumen Pending Grey; 9) Dokumen Surat Pengeluaran Barang (SPB)/DO Baru; 10) Dokumen Tanda Mutasi Gudang (TMG) dan Packing List; 11) Surat Komunikasi Pengunduran Delivery; 12) Dokumen Bon Pemakaian Bahan Baku; dan 13) Laporan Pemakaian Bahan Baku.
21
4. Teknik Pengumpulan Data Menurut H.B. Sutopo (2002:58), metode yang dipergunakan dalam pengamatan ini adalah sebagai berikut: a. Wawancara (Interview) Wawancara
yaitu
pengumpulan
data
dengan
mengadakan
wawancara secara langsung terhadap informan untuk memperoleh penjelasan di lokasi yang berhubungan dengan masalah pengamatan. Sumber yang sangat penting dalam pengamatan kualitatif adalah berupa manusia yang dalam posisi sebagai narasumber atau informan untuk mengumpulkan informasi dari sumber data ini diperlukan teknik wawancara terstruktur dalam bentuk wawancara mendalam. Wawancara dilakukan penulis dengan: 1) Kepala Bagian (Kabag) Planing Product Control (PPC); 2) Kepala Seksi (Kasie) Planing Product Control (PPC) ; 3) Staff Planing Product Control (PPC) yang menangani administrasi permintaan, penerimaan, dan monitoring grey; dan 4) Staff gudang yang menangani kedatangan grey.
b. Observasi Menurut H.B. Sutopo (2002:64) Teknik observasi digunakan untuk menggali data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi, benda serta rekaman gambar. Observasi dapat dilakukan secara langsung maupun tidak langsung. Teknik yang dilakukan penulis dengan cara observasi langsung melalui pengamatan dan pencatatan secara sistematik terhadap aktivitas-aktivitas yang terjadi pada bagian Planing Product Control (PPC) PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar dan penulis dalam melakukan pengamatan juga menggunakan observasi berperan aktif, maksudnya yaitu penulis tidak bersikap pasif sebagai pengamat saja tetapi memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam suatu situasi yang berkaitan dengan
pengamatan
yang bisa
memperoleh dan bisa
22
dimanfaatkan untuk mengumpulkan data. Pengamatan ini dilakukan selama satu bulan penuh terhitung dari 18 Januari-19 Februari 2016.
c. Dokumentasi Dokumentasi adalah salah satu teknik pengumpulan data dengan cara mencari, membaca atau mempelajari dokumen-dokumen, petunjuk, keputusan yang dijadikan sumber acuan sumber data mengenai perusahaan atau instansi (H.B. Sutopo 2002:54). Teknik pengumpulan data yang dilakukan di PT. Sari Warna Asli Unit I Karanganyar dilakukan dengan membaca peraturan dari perusahaan tersebut serta dengan berkas mengenai prosedur permintaan, penerimaan, dan monitoring grey yang dapat mendukung penyelesaian penulisan tugas akhir sesuai dengan pokok permasalahan dari pengamatan yang dilakukan.
d. Studi Pustaka Merupakan suatu metode pengumpulan data dengan cara membaca buku-buku maupun tulisan lainnya dari sumber kepustakaan atau sumber lainnya. Studi pustaka yang dilakukan penulis adalah dengan membaca laporan penelitian-penelitian sebelumnya yang sesuai dengan pengamatan.
23
5. Teknik Penyajian Data Sajian data merupakan suatu rakitan organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi yang memungkinkan simpulan pengamatan dapat dilakukan. Penyajian data dalam penulisan ini mengacu pada rumusan masalah yang telah dirumuskan sebagai pertanyaan pengamatan, sehingga narasi yang tersaji merupakan deskripsi mengenai kondisi yang rinci untuk menceritakan dan menjawab setiap permasalahan yang ada. Sajian data selain bentuk narasi juga meliputi berbagai jenis matriks, gambar/skema, jaringan kerja kaitan kegiatan, dan juga tabel sebagai pendukung narasinya. (H.B. Sutopo, 2002:91-92)
