BAB II TINJAUAN PUSTAKA DAN METODE PENGAMATAN
A. Tinjauan Pustaka 1. Prosedur a. Pengertian Prosedur Prosedur dalam suatu organisasi sangat penting agar segala pekerjaan atau aktivitas yang dilaksanakan oleh suatu perusahaan dapat mencapai tujuannya. Pada akhirnya prosedur akan menjadi pedoman bagi suatu organisasi untuk menentukan aktivitas apa saja yang harus dilakukan untuk menjalankan fungsi tertentu. Ada beberapa pendapat mengenai pengertian prosedur diantaranya : 1) Menurut Mulyadi (2001:5), Prosedur adalah suatu urutan kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang. 2) Menurut Dr. Winardi (1990:205) prosedur adalah suatu seri tugas-tugas yang berhubungan satu sama lainnya yang merupakan bagian daripada urutan kronologis dan cara yang ditetapkan untuk melaksanakan sesuatu pekerjaan. 3) Moekijat dalam Ida Nuraida (2014:43) prosedur merupakan: a) Metode-metode
yang
dibutuhkan
untuk
menangani
aktivitas-aktivitas yang akan datang. b) Urutan aktivitas untuk mencapai tujuan. c) Pedoman untuk bertindak. Dari beberapa definisi mengenai prosedur diatas, penulis dapat menyimpulkan bahwa prosedur adalah suatu urutan, metode, tahapan kegiatan atau
tugas-tugas
yang ditetapkan untuk
melaksanakan pekerjaan yang melibatkan beberapa orang untuk
6
7
mencapai tujuan. Prosedur mempunyai kedudukan yang penting dalam rangkaian pekerjaan atau perbuatan, serta dapat memberi kepastian tentang sah atau tidaknya suatu perbuatan dalam hubungan dengan pekerjaan. b. Manfaat Prosedur Pada
umumnya
prosedur
menjadikan
setiap
bagian/departemen untuk berkoordinasi dengan bagian yang lain. Menurut Ida Nuraida (2014:44) prosedur yang tertulis sangat bermanfaat bagi level manajerial maupun non-manajerial dalam melaksanakan fungsi manajemen di bagiannya masing-masing di antaranya sebagai berikut : 1) Planning-controlling a) Mempermudah pencapaian tujuan. b) Merencanakan dengan seksama tentang besarnya beban kerja yang optimal bagi masing-masing pegawai. c) Menghindari pemborosan atau memudahkan penghematan biaya. d) Mempermudah pengawasan mengenai apa yang seharusnya dilakukan
dan
yang
sudah
dilakukan,
apakah
pelaksanaannya sudah sesuai apa belum. 2) Organizing a) Mendapatkan instruksi kerja yang dapat dimengerti oleh bawahan. b) Dihubungkan dengan alat-alat yang mendukung pekerjaan kantor serta dokumen-dokumen kantor yang diperlukan. c) Mengakibatkan arus pekerjaan kantor menjadi lebih lancar dan baik, serta menciptakan konsistensi kerja. 3) Staffing-leading a) Membantu atasan dalam memberikan pelatihan atau dasardasar intruksi kerja bagi pegawai baru dan pegawai lama.
8
b) Mengadakan penyuluhan bagi bawahan yang bekerja tidak sesuai dengan prosedur. c) Mempermudah pemberian penilaian terhadap bawahan. 4) Coordination a) Menciptakan
koordinasi
yang
harmonis
bagi
tiap
departemen dan antar departemen. b) Menetapkan dan membedakan prosedur-prosedur yang rutin dan prosedur-prosedur yang independen.
2. Pengadaan a. Pengertian Pengadaan Pengadaan dalam suatu organisasi merupakan pekerjaan yang harus dilaksanakan dalam rangka menyediakan barang maupun jasa yang dibutuhkan di suatu perusahaan. Pengertian pengadaan dikemukakan oleh beberapa ahli, antara lain : 1) Menurut Adrian Sutedi (2009:3) Pengadaan barang dan jasa pada hakikatnya merupakan upaya pihak pengguna untuk mendapatkan atau mewujudkan barang dan jasa yang diinginkannya, dengan menggunakan metode dan proses tertentu agar dicapai kesepakatan lainnya. Pengadaan barang dan jasa dimulai dari adanya transaksi pembelian/penjualan barang di pasar secara langsung (tunai), kemudian berkembang ke arah pembelian berjangka waktu pembayaran, dengan membuat dokumen pertanggungjawaban (pembeli dan penjual), dan pada akhirnya melalui pengadaan melalui lelang. Dalam prosesnya, pengadaan barang dan jasa melibatkan beberapa pihak. 2) Menurut Mohamad Ichram Mukmin, SH (1992:2) Pengadaan diartikan sebagai segala usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan terhadap barang dan atau jasa dalam batas peraturan perundang-undangan yang berlaku.
9
Dari pendapat di atas tentang pengertian pengadaan, penulis dapat menyimpulkan bahwa pengadaan merupakan usaha-usaha pihak pengguna untuk memperoleh barang dan jasa dengan menggunakan metode dan proses untuk mencapai kesepakatan. b. Prinsip Pengadaan Pengadaan
mempunyai
prinsip-prinsip
agar
kegiatan
pengadaan dapat tercapai tujuan yang baik. Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Presiden Republik Indonesia, pengadaan barang/jasa wajib menerapkan prinsipprinsip dasar yang dijelaskan pada pasal 3 adalah sebagai berikut: 1) Efisien Efisien berarti pengadaan barang/jasa harus diusahakan dengan menggunakan dana dan daya yang terbatas untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam waktu sesingkat-singkatnya dan dapat dipertanggungjawabkan. 2) Efektif Efektif berarti pengadaan barang/jasa harus sesuai dengan kebutuhan yang telah ditetapkan dan dapat memberikan manfaat yang sebesar-besarnya sesuai dengan sasaran yang ditetapkan. 3) Terbuka dan bersaing Terbuka dan bersaing berarti pengadaan barang/jasa harus terbuka bagi penyedia barang/jasa yang memenuhi persyaratan dan dilakukan melalui persaingan yang sehat di antara penyedia barang/jasa yang setara dan memenuhi syarat/kriteria tertentu berdasarkan ketentuan dan prosedur yang jelas dan transparan. 4) Transparan Transparan berarti semua ketentuan dan informasi mengenai pengadaan barang/jasa, termasuk syarat teknis administrasi
10
pengadaan, tata cara evaluasi, hasil evaluasi, penetapan calon penyedia barang/jasa yang berminat serta bagi masyarakat luas pada umumnya. 5) Adil/Tidak Diskriminatif Adil/tidak diskriminatif berarti memberikan perlakuan yang sama bagi semua calon penyedia barang/jasa dan tidak mengarah untuk memberi keuntungan kepada pihak tertentu, dengan cara dan atau alasan apapun. 6) Akuntabel Akuntabel berarti harus mencapai sasaran baik fisik, keuangan maupun manfaat bagi kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan dan pelayanan masyarakat sesuai dengan prinsipprinsip serta ketentuan yang berlaku dalam pengadaan barang/jasa. Prinsipnya pengadaan mempermudah kegiatan pembelian barang maupun jasa yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan barang dan jasa yang sesuai dengan kebutuhan. c. Etika Pengadaan Pengadaan harus memperhatikan etika dan norma yang berlaku sebab pengadaan berhubungan dengan berbagai pihak yang terkait dengan prosedur pengadaan. Berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 80 Tahun 2003 Tentang Pedoman
Pelaksanaan
Pengadaan
Barang/Jasa
Pemerintah
Presiden Republik Indonesia pasal 5, pengguna barang/jasa, penyedia barang/jasa, dan para pihak yang terkait dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa harus memenuhi etika sebagai berikut: 1) Melaksanakan tugas secara tertib, disertai rasa tanggungjawab untuk mencapai sasaran kelancaran dan ketepatan tercapainya tujuan pengadaan barang/jasa.
11
2) Bekerja secara profesional dan mandiri atas dasar kejujuran, serta menjaga kerahasiaan dokumen pengadaan barang dan jasa yang seharusnya dirahasiakan untuk mencegah terjadinya penyimpangan dalam pengadaan barang/jasa. 3) Tidak saling mempengaruhi baik langsung maupun tidak langsung
untuk
mencegah
dan
menghindari
terjadinya
persaingan yang tidak sehat. 4) Menerima dan bertanggungjawab atas segala keputusan yang ditetapkan sesuai dengan kesepakatan para pihak. 5) Menghindari
dan
mencegah
terjadinya
pertentangan
kepentingan para pihak yang terkait, langsung maupun tidak langsung dalam proses pengadaan barang/jasa (conflict of interest). 6) Menghindari dan mencegah terjadinya pemborosan dan kebocoran keuangan negara dalam pengadaan barang/jasa. 7) Menghindari
dan
mencegah
penyalahgunaan
wewenang
dan/atau kolusi dengan tujuan untuk keuntungan pribadi, golongan atau pihak lain yang secara langsung atau tidak langsung merugikan negara. 8) Tidak menerima, tidak menawarkan atau tidak menjanjikan untuk memberi atau menerima hadiah, imbalan berupa apa saja kepada siapapun yang diketahui atau patut dapat diduga berkaitan dengan pengadaan barang/jasa. Perbuatan yang tidak sesuai aturan terkait pengadaan dan bertentangan dengan etika pengadaan, apabila ada kecurangan salah satu pihak atau beberapa pihak dapat menghambat kelancaran proses pengadaan. Upaya untuk menghindari kecurangan tersebut harus dilakukan dengan menetapkan peraturan, meningkatkan profesionalisme pihak yang terkait dan pengawasan terhadap proses pengadaan.
12
d. Fungsi Terkait Pihak yang terlibat dalam proses pengadaan mempunyai tugas dan
tanggungjawab
masing-masing.
Mulyadi
(2001:299),
menyatakan Sistem akuntansi pembelian digunakan dalam perusahaan untuk pengadaan barang yang diperlukan oleh perusahaan. Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi adalah : 1) Fungsi Gudang Fungsi
gudang
bertanggung
jawab
untuk
mengajukan
permintaan pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan. Untuk barang-barang yang langsung pakai (tidak diselenggarakan persediaan barang di gudang), permintaan pembelian diajukan oleh pemakai barang. 2) Fungsi Pembelian Fungsi pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih. 3) Fungsi Penerimaan Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima dari pemasok guna menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. 4) Fungsi Akuntansi Fungsi akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian adalah fungsi pencatat utang dan fungsi pencatat persediaan. Pembagian tanggung jawab fungsional dan wewenang yang telah ditetapkan pada bagian/departemen sehingga masing-masing bertanggung jawab atas tugas dalam pelaksanaan pengadaan atau pembelian barang.
13
3. Bahan Baku a. Pengertian Bahan Baku Bahan baku merupakan salah satu faktor yang menentukan kelancaran produksi dan penjualan, maka pengadaan bahan baku harus dilakukan secara tepat. Dalam hal ini perusahaan harus dapat menentukan jumlah persediaan optimal, sehingga kontinuitas produksi dapat terjaga. Beberapa pendapat mengenai pengertian bahan baku, antara lain : 1) Menurut Pandji Anoraga, SE, M.M dan Janti Soegiastuti, SE (1996:157) menyatakan Bahan Baku merupakan item yang diterima (biasa dibeli) dari luar organisasi yang akan digunakan secara langsung untuk produksi hasil akhir. 2) Menurut Agus Ristono (2013:5) bahan baku dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu : a) Bahan baku langsung (direct material), yaitu bahan yang membentuk dan merupakan bagian dari barang jadi yang biayanya dengan mudah bisa ditelusuri dari biaya barang jadi tersebut, jumlah bahan baku langsung bersifat variabel, artinya sangat tergantung atau dipengaruhi oleh besar kecilnya volume produksi atau perubahan output. Misalnya, kain adalah bahan baku industri garmen atau pakaian jadi. b) Bahan baku tak langsung (indirect material), yaitu bahan baku yang dipakai dalam proses produksi, tetapi sulit menelusuri biayanya pada setiap barang jadi. Misalnya, benang adalah bahan baku tak langsung yang digunakan dalam industri garmen. Bahan baku merupakan unsur yang sangat penting dalam kegiatan produksi. Umumnya, bahan baku memiliki bagian yang sangat besar dan memiliki tingkat perputaran yang sangat cepat. Berdasarkan penjelasan di atas maka dapat disimpulkan bahwa
14
bahan baku adalah bahan utama yang dibutuhkan dalam proses produksi untuk menghasilkan barang jadi.
b. Pengertian Pengadaan Bahan Baku Pengadaan bahan baku di perusahaan manufaktur harus dilaksanakan sesuai dengan peraturan yang berlaku, dalam rangka penghematan pengeluaran dana pada suatu perusahaan khususnya untuk pembelian bahan baku. Pembelian bahanbaku merupakan suatu kebutuhan yang sangat penting bagi sebuah industri manufaktur. Dalam proses tersebut membutuhkan suatu prosedur yang sesuai dengan standar dan kebutuhan. Apabila pembelian bahan baku tidak sesuai dengan standar yang ditentukan, suatu perusahaan industri manukfaktur tidak akan mendapat hasil yang maksimal dan akan mengalami kerugian. Prosedur pengadaan bahan baku merupakan metode pemesanan bahan baku yang didasarkan pada tercapainya stock minimum masing-masing bahan baku
(Sumber :
http://www.
contohsop.com/2014/sop-pengadaan-bahan-baku.html?m=
1).
Perusahaan menggunakan prosedur dalam pengadaan bahan baku untuk mendukung kelancaran proses produksi. Prosedur dan proses yang digunakan dalam pengadaan agar mencapai kesepakatan harga, waktu dan kesepakatan lainnya.
c. Perencanaan Bahan Baku Perencanaan bahan baku menentukan bagi kegiatan produksi. Kekurangan bahan baku dapat menghentikan produksi atau merubah jadwal produksi, yang pada akhirnya akan meningkatkan biaya dan menyebabkan kekurangan produk jadi. Berikut ini beberapa pokok yang menjadi pertimbangan dalam pengadaan bahan baku, antara lain :
15
1) Menurut Mohamad Ichram Mukmin (1992:7), ada beberapa masalah-masalah pokok yang menjadi landasan perencanaan, yakni: a) Barang yang tepat, baik mengenai jumlah, mutu maupun harganya. b) Waktu
yang
tepat
untuk
pengadaan
maupun
penyerahannya. c) Tempat yang tepat untuk lokasi pengadaan maupun penyerahannya. d) Rekanan yang tepat. e) Pemakai,
baik
yang
memerlukan
ataupun
menggunakannya. f) Cara pengadaan yang tepat. 2) Menurut Firdaus Ahmad Dunia dan Wasilah Abdullah (2012:202), rencana mengenai kebutuhan bahan dibuat berdasarkan anggaran produksi. Pada awalnya rencana ini dimulai dengan usulan tertentu yang diajukan oleh departemen atau bagian rekayasa (enginering departement)mengenai model dan spesifikasi dari produk dan selanjutnya dapat ditentukan jenis-jenis kualitas dan kuantitas dari bahan yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk tersebut. Dalam membuat rencana kebutuhan bahan untuk produksi perlu dilakukan analisis secara periodik atas setiap jenis atau kelompok bahan. Analisis seperti itu berguna untuk melakukan langkah-langkah berikut : a. Merencanakan jumlah bahan yang harus dipesan untuk bulan depan, kuartal atau tahun yanng akan datang. b. Menetapkan jangka waktu perolehan (lead time), yaitu waktu antara tanggal pemesanan dan tanggal penyerahan. c. Merencanakan jumlah pemakaian bahan selama jangka waktu perolehan tersebut.
16
d. Menetapkan jumlah persediaan bahan yang diinginkan e. Merencanakan jumlah unit untuk setiap kali pemesanan. f. Menetapkan jumlah cadangan atau persediaan pengaman (safety stock).
d. Prosedur Pengadaan Bahan Baku dalam Perusahaan Seluruh pengadaan bahan baku dalam suatu perusahaan dilaksanakan oleh bagian/divisi pembelian. Untuk memperoleh laporan pertanggungjawaban yang lengkap mengenai penggunaan seluruh bahan-bahan yang dibeli, diperlukan prosedur yang sistematis. Sehingga proses pembelian, pemakaian maupun pemanfaatannya dapat dilaksanakan secara cepat, tepat dan optimal. 1) Menurut Matz dalam Freddy Rangkuti (1995:106), proses pembelian dimulai dari Departemen Pembelian yang tugasnya adalah: 1. Menerima surat permintaan pembelian bahan 2. Mencari informasi mengenai harga, jumlah, sumber penjual, jadwal penyerahan dan sebagainya. 3. Mengeluarkan surat permintaan pembelian kepada enam divisi/departemen. Menurut Matz dalam Freddy Rangkuti (1995:106), sistematika prosedur perolehan bahan dapat dilihat pada gambar berikut :
17
Surat Permintaan Bahan
Dept. Akuntansi untuk nomor perkiraan
Dept. Pembelian mengeluarkan surat permintaan pembelian pada: 1. Penjualan
Penjual mengembalikan kopi tanda terima, mengirimkan bahan dan mengirimkan faktur
2. Dept. Akuntansi 3. Dept. Penerimaan 4. Pegawai Buku Besar Bahan 5. Dept. Bahan 6. Kopi Arsip
Dept. Penerimaan mengeluarkan laporan penerimaan kepada: 1. Dept. Pembelian 2. Arsip sendiri 3. Kopi kepada
Dept. Pemeriksaan Mendistribusikan kepada: 1. Arsip sendiri 2. Dept. Akuntansi 3. Dept. Bahan
Dept. Bahan pegawai gudang menyimpan bahan dalam lokasi yang tepat.
Dept. Akuntansi menggunakan: - Faktur pesanan pembelian - Laporan penerimaan & pemeriksaan untuk persetujuan faktur, pembayaran disetujui dan bukti pembayaran disiapkan.
Manajer Keuangan/Benda hara untuk pembayaran
Pegawai Buku Besar Bahan membukukan jumlah dan nilai uang bahan pada kartu-kartu (buku besar) bahan
Gambar 2.1 Perolehan Bahan Baku Sumber : Freddy Rangkuti (1995:106) 2) Firdaus Ahmad Dunia dan Wasilah Abdullah (2012:182), menyatakan kegiatan pembelian biasanya dilakukan oleh bagian pembelian/orang yang secara resmi diberi wewenang
18
untuk melakukan pembelian dari suatu perusahaan. Tujuan dari fungsi pembelian adalah menjamin bahwa : a. Departemen atau bagian produksi senantiasa mempunyai bahan baku yang cukup. b. Pembelian bahan baku dilakukan dengan harga yang paling rendah. c. Bahan baku tersebut memenuhi standar mutu yang telah ditetapkan oleh manajemen atau pimpinan perusahaan. Prosedur pengadaan bahan baku dalam perusahaan sebagai berikut : 1) Pembuatan formulir permintaan pembelian Formulir ini dapat berasal dari pegawai gudang, pegawai yang menangani kartu persediaan bahan, manajer produksi untuk pembelian bahan khusus, dan pembelian bahan dalam jumlah yang tidak biasa, departemen lainnya yang memerlukan barang-barang khusus, dan juga bisa berasal dari komputer yang telah diprogramkan menghasilkan semacam
formulir
permintaan
pembelian.
Formulir
permintaan pembelian dibuat dalam rangkap dua. Lembar kesatu atau asli diserahkan kepada bagian pembelian sebagai dasar melaksanakan pembelian, sedangkan lembar kedua disimpan sebagai arsip oleh departemen atau bagian yang mengajukan permintaan pembelian, dalam hak ini misalnya gudang bahan baku. 2) Departemen pembelian meminta penawaran harga dari beberapa rekanan (suppliers)dan atas dasar salah satu penawaran
harga
yang
disetujui
oleh
manajemen
perusahaan, selanjutnya memuat atau mengisi formulir order pembelian rangkap lima yang disetujui atau ditandatangani oleh kepala departemen pembelian. Lembar kesatu atau asli dikirimkan kepada rekanan atau penjual.
19
Lembar kedua untuk bagian akuntansi dan lembar ketiga untuk bagian penerimaan sebagai pemberitahuan untuk siap menerima, meneliti, dan menghitung barang yang telah dipesan atau dibeli. Sedangkan lembar keempat diserahkan kepada karyawan pemegang kartu persediaan bahan dan lembar kelima disimpan sebagai arsip dari bagian pembelian. Untuk tujuan pengendalian sering kali order pembelian untuk bagian penerimaan tidak mencantumkan harga. 3) Prosedur penerimaan atas bahan yang telah dipesan Fungsi ini biasanya dilakukan oleh bagian penerimaan atau karyawan
gudang
yang
ditugaskan.
Tugas
bagian
penerimaan tidak hanya sekadar menghitung kuantitas barang
yang diterima
dan
mengidentifikasi
dengan
keterangan yang terdapat pada order pembelian, tetapi juga melakukan inspeksi dan meneliti apakah barang tersebut sesuai dengan kualitas standar yang diinginkan. Oleh karena itu, dalam formulir laporan penerimaan barang disediakan kolom ruang atau kolom untuk mencatat hasil inspeksi apakah semua pengiriman barang dari rekanan atau penjual disetujui, atau ada jumlah tertentu yang ditolak dan mengungkapkan alasannya. Kemudian, bagian penerimaan membuat laporan penerimaan barang rangkap lima. Lembar kesatu atau asli diberikan ke bagian pembelian sebagai pemberitahuan bahwa barang yang dipesan sudah diterima. Lembar kedua dikirim ke bagian akuntansi sebagai dasar mencatat utang dagang setelah dokumen ini dicocokkan dengan order pembelian dan faktur. Lembar ketiga diserahkan kepada karyawan pencatat kartu persediaan bahan, lembar keempat untuk gudang, dan lembar kelima disimpan sebagai arsip.
20
e. Dokumen yang digunakan Prosedur pengadaan harus diketahui oleh semua bagian dengan dilengkapi dokumen-dokumen yang telah diketahui dan disetujui.Menurut Firdaus Ahmad Dunia dan Wasilah Abdullah (2012:183) ada tiga formulir utama yang digunakan dalam prosedur pembelian sampai bahan baku diterima oleh bagian penerimaan atau gudang, yaitu : 1) Permintaan pembelian (purchase requisition), merupakan formulir yang dibuat dan diisi oleh unit tertentu dalam perusahaan untuk memberitahu kepada bagian pembelian mengenai bahan baku atau perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan. 2) Order pembelian (purchase order), merupakan permohonan tertulis kepada rekanan (supplier), untuk membeli barangbarang yang diperlukan dalam jumlah atau kuantitas tertentu dengan harga yang disetujui, dan syarat-syarat penyerahan serta syarat pembayaran yang ditetapkan. 3) Laporan penerimaan barang (receiving report) merupakan laporan yang dibuat oleh bagian atau departemen penerimaan dengan menyatakan jumlah atau kuantitas dan kondisi dari barang yang diterima. f. Arus pergerakan dokumen (document flow chart) Bagian/departemen yang terlibat dalam prosedur untuk mencapai suatu tujuan tertentu, tanggung jawab setiap bagian tersebut terhadap pergerakan dokumen dari awal sampai akhir serta macam dan jumlah rangkap yang diperlukan dalam tiap arus pergerakan dokumen. Arus pergerakan dokumen menunjukkan perpindahan formulir-formulir kantor bagian ke bagian yang lain.
dan salinannya dari satu
21
Menurut Ida Nuraida (2014:48), bagian/departemen/divisi yang terlibat dalam prosedur untuk mencapai suatu tujuan tertentu, tanggung jawab setiap bagian/departemen/divisi tersebut terhadap arus pergerakan dokumen dari start sampai finish, serta macam dan jumlah rangkap/tembusan yang diperlukan dalam tiap arus pergerakan dokumen. Arus pergerakan dokumen menunjukkan perpindahan formulir-formulir kantor dan salinannya dari satu bagian ke bagian lain. Berikut adalah simbol-simbol document flow chart :
No.
Simbol
1.
Keterangan Dokumen, digunakan untuk mengambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.
2.
Dokumen dan tembusannya, digunakan
1
untuk menggambarkan dokumen asli dan
2
tembusannya.
Faktur
3.
Berbagai
dokumen,
digunakan
untuk
Surat Muat 2 SOP Faktur Penjualan
4.
2 2
menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket. Catatan, digunakan untuk menggambarkan catatan data yang direkam sebelumya di dalam dokumen atau formulir.
5.
Penghubung pada halaman yang sama (on page connector).
22
6.
Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang 1
7.
tercantum di dalam simbol tersebut. Awal arus dokumen yang berasal dari
1
simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.
8.
Penghubung pada halaman yang berbeda (on-page connector).
9.
Kegiatan manual, seperti menerima order dari
pembeli,
mengisi
formulir,
membandingkan, memeriksa berbagai jenis kegiatan klerikal lainnya. 10.
Keterangan/komentar,
menambahkan
komentar untuk memperjelas pesan yang disampaikan bagan alir. 11.
Arsip tempat
sementara, penyimpanan
untuk
menunjukkan
dokumen,
seperti
almari arsip dan kotak arsip. 12.
Arsip
permanen,
merupakan
tempat
penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi. 13.
On-line computer process, menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on-line.
14.
Keying (typing, verifying),menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on-line terminal.
23
15.
Pita
magnetik,
menggambarkan
arsip
komputer yang berbentuk pita magnetik. 16.
On-line storage, menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on-line (di dalam memory komputer).
17.
Keputusan, Ya
menggambarkan
keputusan
yang harus dibuat dalam proses pengolahan data.
Tidak 18.
Garis alir, menggambarkan arah proses pengolahan data.
19.
Persimpangan
garis
alir,
untuk
menunjukkan arah masing-masing garis. 20.
Pertemuan garis alir, digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya.
21.
Mulai/berakhir
(terminal),
untuk
menggambarkan masuk ke sistem yang digambarkan. 22.
Dari pemasok
Masuk ke sistem, karena kegiatan diluar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan alir
23.
Keluar ke sistem lain, kegiatan di luar sistem tidak perlu digambarkan dalam bagan Ke sistem penjualan
alir
Tabel 2.1 Simbol Flow chart
24
B. Metode Pengamatan 1. Lokasi Pengamatan Lokasi pengamatan yang diambil oleh penulis adalah di PT. Kusumahadi Santosa, yang beralamat di Jl. Raya Jaten Km 9,4 Jaten, Karanganyar. PT. Kusumahadi Santosa merupakan perusahaan yang bergerak di bidang industri tekstil. Kegiatan utama perusahaan ini adalah mengolah bahan baku benang menjadi kain yaitu kain grey. Pengadaan bahan baku benang sangat penting untuk memperlancar dalam kegiatan produksi agar tidak menghambat penjualan kain oleh bagian pemasaran, oleh karena itu penulis ingin mengetahui lebih mendalam dan tertarik untuk mengambil judul Prosedur Pengadaan Bahan Baku Benang yang ada di PT. Kusumahadi Santosa.
2. Jenis Pengamatan Pengamatan yang dilakukan berdasarkan pokok permasalahan yaitu mengetahui bagaimana prosedur pengadaan bahan baku benang di PT. Kusumahadi Santosa, maka jenis pengamatan yang digunakan adalah pendekatan deskriptif kualitatif yaitu dengan pengamatan observasi berperan aktif. Peneliti tidak bersikap pasif sebagai pengamat, tetapi memainkan berbagai peran yang dimungkinkan dalam situasi yang berkaitan dengan penelitian yang bisa dimanfaatkan bagi pengumpulan data (H.B. Sutopo, 2002:58-73). Hasil dari pengamatan ini ditekankan pada pemaparan yang objektif tentang keadaan yang sebenarnya pada objek yang diamati, sehingga akan diperoleh informasi yang utuh serta menggambarkan realita yang ada.
3. Penentuan Sampel dan Sumber Data a. Teknik Penentuan Sampel Sumber Data yang digunakan di sini tidak sebagai yang mewakili populasinya tetapi lebih cenderung mewakili informasinya. Sebagai Purposive Sampling, dengan kecenderungan peneliti untuk memilih
25
informan yang dianggap mengetahui informasi dan masalahnya secara mendalam dan dapat dipercaya untuk menjadi sumber data yang mantap (H. B. Sutopo 2002:56). b. Sumber Data 1) Nara Sumber Nara Sumber merupakan sumber data yang diperoleh secara langsung dari lokasi yang berhubungan dengan pengamatan. Nara Sumber berperan penting dalam pengumpulan data dan informasi. Nara Sumber dalam pengamatan ini adalah Kasie Pengadaan dan beberapa staff di Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa. 2) Dokumen dan Arsip Dokumen dan Arsip merupakan bahan tertulis yang bergayutan dengan suatu peristiwa atau aktivitas tertentu berupa gambar atau benda peninggalan yang berkaitan dengan aktivitas atau peristiwa tertentu (H.B. Sutopo, 2002:54). Dokumen dan arsip yang diperoleh penulis sesuai dengan ijin dari pihak perusahaan. Dokumen dan arsip ini berupa form-form yang berhubungan dengan prosedur pengadaan bahan baku benang di PT. Kusumahadi Santosa.
4. Teknik Pengumpulan Data Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam pengamatan ini, adalah sebagai berikut : a. Wawancara Wawancara dilakukan secara tidak terstruktur atau disebut dengan teknik wawancara mendalam. Dengan demikian wawancara dilakukan dengan pertanyaan yang bersifat “open-ended” dan mengarah pada kedalaman informasi (H.B. Sutopo, 2002:59). Hal ini untuk menggali informasi secara lebih menjauh dan mendalam. Wawancara dilakukan penulis dengan Kasie Pengadaan dan
26
beberapa staff yang ada di Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa. b. Observasi Teknik observasi digunakan untuk menggali data dari sumber data yang berupa peristiwa, tempat atau lokasi dan benda serta rekaman gambar (H.B. Sutopo, 2002:64). Penulis menggunakan observasi langsung dengan mengamati kegiatan-kegiatan di Departemen Logistik yang terkait dengan pengadaan bahan baku benang, seperti membuat surat penawaran harga, membuat pesanan pembelian (Purchase Order) hingga pesanan pembelian dikirim ke supplier. c. Dokumentasi dan Arsip Dokumen tertulis dan arsip merupakan sumber data yang memiliki posisi penting dalam penelitian kualitatif. Dokumentasi bisa memiliki beragam bentuk, dari yang tertulis dan bisa berupa benda. Demikian halnya arsip yang pada umumnya berupa catatan-catatan yang lebih formal (H.B. Sutopo, 2002:69). Penulis memperoleh dokumen dan arsip dari Departemen Logistik yang berhubungan dengan pengadaan bahan baku benang. Dokumen tersebut yang dapat mendukung penyelesaian penulisan tugas akhir sesuai dengan permasalahan pokok dari pengamatan.
5. Teknik Analisis Data Menurut H.B. Sutopo (2002:91-93) dalam proses analisis data terdapat 3 komponen utama yang saling berkaitan serta menentukan hasil akhir analisis, tiga komponen tersebut adalah : a. Reduksi Data Reduksi data merupakan komponen pertama dalam analisis yang mempertegas, memperpendek, membuat fokus, membuang hal-hal yang tidak penting, dan mengatur data sedemikian rupa sehingga simpulan penelitian dapat dilakukan.
27
b. Sajian Data Sajian data merupakan suatu rangkaian organisasi informasi, deskripsi dalam bentuk narasi kalimat, matriks, gambar/skema, jaringan kerja dan juga tabel sehingga lebih mudah dilihat, dibaca, dan
dipahami
yang
mempermudah
dilakukan
penarikan
kesimpulan. c. Penarikan Simpulan Dari awal pengumpulan data, penulis sudah harus memahami apa arti dari berbagai hal yang ditemui dengan melakukan pencatatan peraturan-peraturan, pola-pola, pernyataan-pernyataan, konfigurasi yang mungkin, arahan sebab-akibat, dan berbagai porsi. Simpulan akhir baru akan diperoleh setelah pengumpulan data berakhir. Agar cukup mantap dan benar-benar dapat dipertanggungjawabkan, setelah penarikan kesimpulan perlu verifikasi. Pada dasarnya makna dari data harus diuji validitasnya agar simpulan penelitian menjadi lebih kokoh dan dapat dipercaya. Berikut gambar model analisis interaktif : Pengumpulan Data
Sajian Data
Reduksi Data
Penarikan Simpulan/Verifikasi
2.2 Gambar Model Analisis Interaktif Sumber : H.B Sutopo (2002:96)
28
Dimulai dari pengumpulan data, data yang diperoleh penulis dari lapangan diperoleh dari nara sumber, observasi dan dokumentasi
yang
diperoleh
selama
penulis
magang
di
Departemen Logistik PT. Kusumahadi Santosa. Penulis juga membuat catatan-catatan mengenai pokok permasalahan dengan melakukan wawancara, serta dari pengamatan selama di lapangan. Dari data-data tersebut, penulis menyusun rumusan pengertiannya secara singkat berupa pokok-pokok temuan yang penting. Kemudian menyusun sajian data dengan sistematis dan logis supaya menjadi lebih jelas dipahami dengan dilengkapi matriks, gambar, jaringan kerja dan tabel yang mendukung kekuatan sajian data. Pada waktu pengumpulan data berakhir penulis mulai menarik kesimpulan dan verifikasi.
