39
BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG BERJALAN
3.1.
Sejarah P.T Hybro Indonesia PT. Hybro Indonesia didirikan pada tanggal 28 Juni 1985 di Jakarta
berdasarkan akte notaris No. 162 dari Winarto Wiryomartani. PT. Hybro Indonesia didirikan oleh tiga pihak, yaitu PT. Peternakan Ayam Manggis, PT. Anwar Sierad dan Eubribrid BV, Belanda sebagai penyuplai Ayam Grand Parent Stock pada tahun 1987 PT. Peternakan Ayam Manggis membeli saham perusahaan dari PT. Anwar Siierad dan kemudian menjadi pemegang saham tunggal PT. Hybro Indonesia, sedangkan pihak Euribrid B.V Belanda hanya sebagai penyuplai ayam Bibit Grand Parent Stock., kemudian kerja sama antara PT.Hybro Indonesia dan Euribrid B,V dituangkan dalam bentuk Perjanjian Ekslusif sebagai satu-satunya pemegang hak franchise strain Hybro di Indonesia., PT. Peternakan Ayam Manggis merupakan bagian dari Group Argo Manunggal . PT. Hybro Indonesia berkantor pusat di Pintu Kecil No. 42 , Jakarta 11230 dan Lokasi Farm Peternakan berada di Cianjur , Jawa Barat. Perusahaan bergerak di bidang Pembibitan ayam Ras ( Grand Parent Stock Operation Farm ) . Kapasitas Farm Grand Parent Stock adalah 40.000 ekor dan kapasitas produksi Parent Stock setahun berkisar ± 900.000 ekor. Dari total produksi tersebut sekitar 40 % untuk menyuplai kebutuhan bibit bagi group sendiri yaitu PT. Peternakan Ayam Manggis, sisanya sebesar 60 % dijual ke pihak luar yang tersebar di Jawa, Sumatra, dan Kalimantan.
40
Pada bulan April 2005, perjanjian ekslusive antara PT. Hybro Indonesia dan Eubribrid B.V berakhir, sehingga kedua belah pihak tidak terikat satu sama dalam pembelian atau penjualan GPS strain Hybro. Kemudain pada bulan Mei 2008 , PT.Hybro Indonesia menghentikan import Grand Parent Stock dari Euribrid B.V Belanda dan mengambil Strain lain yaitu Cobb dari Amerika Serikat sebagai pengganti strain Hybro.dan sampai sekarang semua produk Parent Stock PT.Hybro Indonesia adalah berasal dari Strain Cobb , Amerika Serikat
3.2
Struktur Organisasi Struktur organisasi perusahaan merupakan hal penting pada suatu perusahaan
dalam menjalin hubungan kerja sama dengan pihak luar seperti supplier dan customer. Dengan struktur organisasi, perusahaan juga dapat menentukan batasan masing-masing divisi dalam mengerjakan tugas. Pada gambar berikut akan terlihat struktur organisasi yang ada pada PT. Hybro Indonesia.
41
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Hybro Indonesia
3.3
Wewenang dan Tanggung Jawab Berikut tugas dan wewenang dari masing – masing unit yang terdapat di P.T
Hybro Indonesia : 1.
Direktur •
2.
Mengawasi keseluruhan kinerja P.T Hybro Indonesia
GM •
Mengintegrasikan dan menyelaraskan aktivitas dari divisi – divisi yang berbeda dalam upaya untuk memastikan bahwa setiap divisi saling mendukung atau melengkapi.
42 •
Mempersiapkan konsolidasi budget operasi tahunan baik mengenai produksi maupun keuangan untuk unit usaha & mengusahakan pendanaan yang diperlukan untuk operasinya.
•
Merencanakan, memodernisir, dan menyelaraskan kebijakan dan system management, accounting, marketing, production, dan kepersonaliaan organisasi sehingga dapat beroperasi pada tingkat performa dan efisiensi yang tinggi.
•
Menyelenggarakan secara teratur review dari hasil produksi dan penjualan, dan menentukan tindakan perbaikan atau penyempurnaan yang akan meningkatkan operasi penjualan dan volume penjualan sesuai dengan perkembangan pasar.
•
Mengumpulkan informasi mengenai aktifitas pesaing yang dapat berguna dalam menyusun langkah dalam penyempurnaan produk, penjualan, atau volume produksi dalam upaya mencapai atau mempertahankan tingkat persaingan di pasar.
3.
Senior Manager Perusahaan •
Merencanakan
penciptaan
program
yang
akan
meningkatkan
professionalisme dalam hubungan kegiatan perusahaan melalui pelatihan keahlian, system informasi manajemen, logistic, dan penjualan. •
Merumuskan perencanaan yang mengarah ke operasi yang terintegrasi melalui proses integrasi baik vertical, horizontal, ke muka atau ke
43 belakang sebagai tujuan perusahaan jangka panjang maupun jangka pendek. •
Merencanakan dan menyempurnakan struktur organisasi sesuai dengan kebutuhan pengembangan dan diversifikasi perusahaan.
4.
Finance Manager •
Melakukan analisa profitabilita bulanan dari operasi dalam upaya untuk menentukan faktor – faktor yang mengakibatkan Retorn of Investment (ROI) dan efektivitas penggunaan dana.
•
Menyusun laporan produksi dan keuangan untuk periode bulanan, semester maupun tahunan untuk membandingkan hasil antara performance sekarang dan periode sebelumnya dalam upaya untuk menentukan tindakan yang akan diambil.
5.
HRD Manager •
Menilai bawahan secara teratur dalam bidang performance kerja, dalam upaya untuk mempertahankan tingkat motivasi dan loyalitas mereka yang tinggi terhadap perusahaan.
•
Melakukan review tahunan terhadap performance pekerjaan karyawan, untuk menilai apakah mereka melakukan tugas, tanggung jawab, dan tujuan pekerjaan mereka, yang akhirnya bertujuan untuk meningkatkan motivasi dan loyalitas mereka yang tinggi terhadap perusahaan dan penyesuaian kompensasi mereka.
44 •
Merencanakan pengembangan karier dan program training yang akan meningkatkan kemampuan teknis dan manajemen karyawan.
6.
Accounting Manager •
Melakukan analisa laporan rugi laba bulanan dalam upaya untuk menentukan tindakan untuk mengurangi atau menghindari kerugian selama periode berjalan.
•
Membentuk dan menyempurnakan system accounting yang akan memproyeksikan gambaran keuntungan sesungguhnya dari operasi.
•
7.
Menganalisa perbandingan budget dan realisasi produksi.
Marketing Manager •
Merencanakan strategi penjualan produk – produk P.T Hybro kepada customer seperti DOC, Parent Stock.
•
Mengumpulkan informasi mengenai kualitas produk – produk yang akan dijual kepada customer.
•
8.
Mencari customer yang akan membeli produk P.T Hybro Indonesia.
Purchasing Manager •
Menerima laporan dari bagian Farm mengenai bahan – bahan yang diperlukan.
•
Memilih supplier yang sesuai dengan kebutuhan baik dari segi harga maupun kualitas.
45 •
Memberikan laporan kepada bagian finance dan accounting mengenai budget yang dikeluarkan untuk membeli bahan – bahan tersebut.
•
Memberikan laporan kembali pada divisi – divisi bersangkutan apabila bahan – bahan yang dibeli telah diterima.
9.
Senior Manager Peternakan •
Mengintegrasikan dan menyelaraskan aktivitas utama dari seluruh unit operasi produksi untuk dapat diperhatikan bahwa seluruhnya berjalan dengan baik sesuai rencana.
•
Mempersiapkan budget operasi tahunan baik mengenai produksi maupun keuangan dalam upaya untuk menentukan besarnya dana yang dibutuhkan dan keuntungan yang dapat diharapkan dari operasi.
•
Secara teratur melakukan review terhadap budget produksi dengan Farm Manager dalam upaya untuk mengetahui realisasinya, variance dan penyebab dari variance atau penyimpangan tersebut dan menentukan tindakan perbaikan dari penyimpangan tersebut.
•
Membangun aturan, pengaturan, dan kebijakan dalam kondisi kerja, penggunaan mesin dan kendaraan, tingkat keselamatan dari perlindungan manusia, dan kekayaan perusahaan, dan mengupayakan disiplin yang tinggi dari para karyawan.
•
Merencanakan pengembangan atau program jangka panjang yang sesuai dengan proyeksi perusahaan terhadap pasar DOC.
•
Secara teratur melakukan inspeksi pada seluruh unit operasi.
46
10.
Hatchery Manager •
Merencanakan organisasi hatchery dan tindakan aktifitas dalam upaya untuk mengusahakan alur operasi yang lancar.
•
Mempersiapkan rencana produksi ayam dan melakukan penyesuaian yang perlu sehingga marketing DOC dapat diinformasikan.
•
Menyusun sistem dan prosedur atau program kerja yang akan meningkatkan produksi DOC yang berkualitas.
•
Menjadwalkan pemeliharaan incubator dan dan peralatan lain agar dapat digunakan secara optimal.
11.
Farm Manager •
Memperhatikan operasi Farm dan Hatchery untuk menjamin bahwa mereka akan beroperasi dengan optimal secara efisien dan efektif.
•
Membuat perencanaan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang farm secara keseluruhan dan memonitor agar pelaksanaannya sesuai dengan perencanaan tersebut.
•
Membuat rencana organisasi di masing – masing farm, menentukan karyawan kunci, membuat uraian pekerjaan dengan tujuan untuk menghindari fungsi yang tumpang tindih dan ketidak jelasan yang mengakibatkan ketidak efisienan.
47 •
Mempersiapkan budget untuk operasi dan produksi, dan melakukan review secara
teratur
untuk
mencari
permasalahan
yang
timbul
dalam
pelaksanaannya, serta melaksanakan tindakan perbaikan yang diperlukan. •
Menentukan sistem dan prosedur yang tepat untuk menjamin kelancaran pengiriman DOC ke langganan.
12.
Healthty Manager •
Merencanakan dan melaksanakan program vaksinasi, pengobatan, sanitasi, karantina yang menjamin status kesehatan dari bibit.
•
Memonitor dan mengevaluasi status kesehatan bibit melalui tes darah dan prosedur biologi lainnya.
•
Merencanakan prosedur standard kebersihan dan sanitasi di dalam maupun di luar kandang.
•
Memastikan bahwa bangkai ditangani dengan benar untuk mencegah penyebaran penyakit.
3.4
Sistem yang Sedang Berjalan 3.4.1
Prosedur Pembelian Dari hasil wawancara dengan pihak PT. Hybro Indonesia, sistem
pembelian pada PT. Hybro Indonesia terdiri dari sistem pembelian rutin dan sistem pembelian tidak rutin.
48 3.4.1.1
Prosedur Pembelian Rutin Prosedur pembelian rutin pada PT. Hybro Indonesia adalah
sebagai berikut : 1.
Farm mengeluarkan surat permintaan pembelian yang akan dikirim ke bagian purchasing.
2.
Bagian purchasing mengeluarkan surat order berdasarkan surat permintaan pembelian yang akan dikirim ke supplier.
3.
Supplier akan menerima surat order tersebut lalu mengirimkan barang yang dipesan. Barang yang dipesan bisa langsung dikirim ke farm atau bisa juga dikirim terlebih dahulu ke pusat. a. Barang langsung dikirim ke farm Farm akan membuat laporan penerimaan barang empat rangkap yang akan diarsipkan oleh farm, dikirim ke bagian accounting, dikirim ke bagian purchasing, dan diarsipkan di pusat. Contoh barang yang langsung dikirim ke farm seperti pakan ayam dan bibit ayam. b. Barang dikirim terlebih dahulu ke pusat Pusat akan membuat surat jalan yang akan dikirim ke farm lalu farm membuat laporan penerimaan barang empat rangkap yang terdiri dari : 1. Satu rangkap diarsipkan oleh farm 2. Satu rangkap dikirim ke bagian accounting 3. Satu rangkap dikirim ke bagian purchasing, 4. Satu rangkap diarsipkan di pusat.
49 Contoh barang yang dikirim melalui pusat seperti makanan karyawan dan peralatan yang dibutuhkan oleh farm. 4.
Bagian purchasing akan menerima surat tagihan dari supplier dan membuat bukti pembelian yang akan dikirim ke bagian accounting.
5.
Bagian accounting akan membandingkan laporan penerimaan barang yang diterima dari farm dengan bukti pembelian yang diterima dari bagian purchasing. Lalu bagian accounting akan membuat surat tagihan yang dikirim ke bagian finance.
6.
Bagian finance akan membayar tagihan tersebut via transfer ke supplier.
50
Gambar 3.2 Diagram Alir Sistem Pembelian Rutin
51
3.4.1.2
Prosedur Pembelian tidak Rutin Prosedur pembelian rutin pada PT. Hybro Indonesia adalah
sebagai berikut : 1.
Farm mengeluarkan surat permintaan pembelian yang akan dikirim ke bagian purchasing.
7.
Bagian purchasing mengeluarkan surat order berdasarkan surat permintaan pembelian yang akan dikirim ke supplier.
8.
Supplier
akan
mengirimkan
surat
penawaran
ke
bagian
purchasing. 9.
Bagian purchasing akan mengkonfirmasikan jika barang dan harga sudah sesuai.
10. Supplier akan mengirimkan barang yang dipesan. Barang yang dipesan bisa langsung dikirim ke farm atau bisa juga dikirim terlebih dahulu ke pusat. a. Barang langsung dikirim ke farm Farm akan membuat laporan penerimaan barang empat rangkap yang akan diarsipkan oleh farm, dikirim ke bagian accounting, dikirim ke bagian purchasing, dan diarsipkan di pusat. Contoh barang yang langsung dikirim ke farm seperti pakan ayam dan bibit ayam. b. Barang dikirim terlebih dahulu ke pusat
52 Pusat akan membuat surat jalan yang akan dikirim ke farm lalu farm membuat laporan penerimaan barang empat rangkap yang terdiri dari : 1. Satu rangkap diarsipkan oleh farm 2. Satu rangkap dikirim ke bagian accounting 3. Satu rangkap dikirim ke bagian purchasing, 4. Satu rangkap diarsipkan di pusat. Contoh barang yang dikirim melalui pusat seperti makanan karyawan dan peralatan yang dibutuhkan oleh farm. 5.
Bagian purchasing akan menerima surat tagihan dari supplier dan membuat bukti pembelian yang akan dikirim ke bagian accounting.
6.
Bagian accounting akan membandingkan laporan penerimaan barang yang diterima dari farm dengan bukti pembelian yang diterima dari bagian purchasing. Lalu bagian accounting akan membuat surat tagihan yang dikirim ke bagian finance.
7.
Bagian finance akan membayar tagihan tersebut via transfer ke supplier.
53
Gambar 3.3 Diagram Alir Sistem Pembelian Tidak Rutin
54
3.4.2
Prosedur Penjualan Prosedur penjualan pada PT. Hybro Indonesia adalah sebagai berikut :
1.
Bagian farm akan membuat laporan produksi mengenai perkiraan produksi yang akan dikirim ke bagian marketing.
2.
Bagian marketing akan mencari pembeli dan melakukan kontrak produksi dengan customer.
3.
Bagian marketing akan membuat surat perjanjian kontrak yang akan ditanda tangani customer. Untuk pembatalan kontrak, minimal dilakukan dua bulan sebelum tanggal kontrak yang tercantum pada surat perjanjian kontrak.
4.
Jika sudah mendapatkan pembeli, maka bagian hatchery akan melakukan penetesan parent stock yang diminta oleh customer.
5.
Setelah proses penetasan yang memakan waktu kurang lebih 21 hari, bagian hatchery akan mengeluarkan surat jalan sebanyak lima rangkap. Lima rangkap surat jalan tersebut terdiri dari :
6.
1.
Satu rangkap diarsipkan oleh bagian hatchery
2.
Satu rangkap dikirim ke customer
3.
Satu rangkap dikirimkan ke bagian marketing
4.
Satu rangkap dikirim ke bagian finance
5.
Satu rangkap dikirim ke customer disertai surat tagihan
Bagian hatchery juga akan membuat surat tagihan yang dikirim ke bagian finance.
7.
Bagian finance akan melakukan penagihan ke customer.
55
Gambar 3.4 Diagram Alir Sistem Penjualan
56
3.5
Diagram Alir Data Sistem yang sedang Berjalan 3.5.1
Diagram Konteks Proses pembelian dan penjualan pada PT. Hybro Indonesia
digambarkan dengan Diagram Konteks berikut ini :
Gambar 3.5 Diagram Konteks Sistem Pembelian dan Penjualan pada PT. Hybro Indonesia
57 Gambar 3.5 merupakan diagram konteks dari sistem basis data pembelian dan penjualan yang sedang berjalan yang terdiri dari 9 entiti, yaitu Farm, Customer, Supplier, Accounting, Finance, Hatchery, Purchasing, Marketing, dan Manager. Entitas Customer, Supplier, Accounting, Finance, Farm, Marketing, Hatchery, dan Purchasing bertindak sebagai sumber dan tujuan karena entiti tersebut memberikan masukkan ke sistem dan menerima keluaran dari sistem. Entitas Manager bertindak sebagai tujuan karena menerima keluaran dari sistem. Entitas Farm bertindak sebagai sumber dengan memberikan laporan perkiraan produksi, surat permintaan pembelian, dan laporan penerimaan barang. Entitas Farm juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima pengiriman barang. Entitas Customer bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat kontrak produksi yang telah disetujui. Entitas Customer juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat jalan penetasan, penagihan penetasan, dan surat perjanjian kontrak. Entitas Marketing bertindak sebagai sumber dengan memberikan kontrak produksi dan surat perjanjian kontrak. Entitas Marketing juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat kontrak produksi yang telah disetujui dan laporan perkiraan produksi. Entitas Accounting bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat tagihan. Entitas Accounting juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat tagihan, bukti pembelian, dan laporan penerimaan barang. Entiti Purchasing bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat permintaan pembelian, surat konfirmasi barang dan harga, dan bukti pembelian.
58 Entitas Purchasing juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat penawaran dan surat permintaan pembelian. Entitas Hatchery bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat tagihan penetasan. Entitas Hatchery juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat tagihan penetasan dan kontrak produksi. Entitas Finance bertindak sebagai sumber dengan memberikan penagihan penetasan dan pembayaran tagihan. Entitas Finance juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat tagihan, surat tagihan penetasan, dan surat jalan penetasan. Entitas Supplier bertindak sebagai sumber dengan memberikan surat penawaran barang, bukti transfer, dan pengiriman barang. Entitas Supplier juga bertindak sebagai tujuan dengan menerima surat konfirmasi barang dan harga, surat tagihan, dan surat permintaan pembelian. Entitas Manager bertindak sebagai tujuan dengan menerima laporan penerimaan barang dan laporan perkiraan produksi.
59 3.5.2
Diagram Nol
Gambar 3.6 Diagram Nol Sistem Pembelian dan Penjualan pada PT. Hybro Indonesia
Gambar 3.6 merupakan gambar diagram nol sistem pembelian dan penjualan pada PT. Hybro Indonesia. Proses 1.0 merupakan proses Order, berhubungan dengan entitas Farm. Entitas Farm memberikan masukkan ke
60 sistem berupa surat permintaan pembelian. Selanjutnya data inputan tersebut disimpan ke dalam file TrPermintaan. Proses 2.0 merupakan proses Pembelian, berhubungan dengan entitas Purchasing. Entitas Purchasing memberikan masukkan ke sistem berupa surat permintaan pembelian dan bukti pembelian. Selanjutnya data-data inputan tersebut disimpan ke dalam file TrPemesanan dan TrBukti. Proses 3.0 merupakan proses Approval, berhubungan dengan entitas Customer, Purchasing, Supplier, Marketing, dan Hatchery. Entitas Customer memberikan masukkan ke sistem berupa ttd kontrak produksi. Entiti Purchasing memberikan masukkan ke sistem berupa surat konfirmasi barang dan harga. Entitas Supplier memberikan masukkan ke sistem berupa surat penawaran. Entitas Marketing memberikan masukkan ke sistem berupa surat kontrak perjanjian. Entitas Hatchery memberikan masukkan ke sistem berupa surat tagihan penetesan. Selanjutnya data-data inputan tersebut disimpan ke dalam file Pelanggan. Proses 4.0 merupakan proses Pengiriman, berhubungan dengan entitas Supplier. Entitas Supplier memberikan masukkan ke sistem berupa pengiriman barang. Selanjutnya data-data inputan tersebut akan disimpan ke dalam file Barang,Srt_Jalan, dan Pemasok. Proses 5.0 merupakan proses Laporan, berhubungan dengan entitas Farm. Entitas Farm akan memberikan masukkan ke sistem berupa laporan penerimaan barang dan laporan perkiraan produksi. Selanjutnya data-data inputan tersebut akan disimpan ke dalam file Barang_Jual.
61 Proses 6.0 merupakan proses Pembayaran, berhubungan dengan entitas Supplier, Accounting, dan Finance. Entitas Supplier akan memberikan masukkan ke sistem berupa surat tagihan. Entitas Accounting akan memberikan masukkan ke sistem berupa surat tagihan. Entitas Finance memberikan masukkan ke sistem berupa penagihan penetasan dan pembayaran tagihan. Selanjutnya data-data inputan akan disimpan ke dalam file Otorisasi, TrKeuangan, Rekening, dan TrPembayaran. Proses 7.0 merupakan proses Penjualan, berhubungan dengan entitas Marketing. Entitas Marketing akan memberikan masukkan ke sistem berupa kontrak produksi. Selanjutnya data-data inputan akan disimpan ke dalam file Faktur dan Cn_Barang.
3.6
Definisi Sistem 3.6.1
Mission Statement Sebagai perusahaan yang memiliki data penjualan dan data pembelian
yang sangat banyak, PT. Hybro Indonesia menyadari perlunya perusahaan ini untuk menggunakan suatu sistem yang terintegrasi berbasis data dan aplikasi desktop yang terhubung menggunakan LAN perusahaan. Sistem tersebut juga harus terintegrasi dengan penggunaan perangkat keras sekarang ini. Walaupun sudah memiliki sistem pembelian berbasis DOS, perusahaan menyadari banyaknya masalah ketika menggunakan sistem tersebut seperti tidak sesuai dengan penggunaan perangkat keras dan sering terjadi redudansi data. Hal ini menyebabkan perusahaan ingin membuat sistem baru di mana
62 tidak hanya mendukung sistem pembelian tetapi juga mendukung sistem penjualan perusahaan.
3.6.2
Mission Objectives Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrPermintaan Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Pemasok Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrPemesanan Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrBukti Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Otorisasi Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Rekening Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Srt_Jalan Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Barang Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Barang_Jual Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Cn_Barang Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Faktur Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di Pelanggan Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrPembayaran Untuk maintain (insert, update, dan delete) data di TrKeuangan
Untuk melakukan search di TrPermintaan Untuk melakukan search di TrBukti Untuk melakukan search di TrPemesanan Untuk melakukan search di Otorisasi Untuk melakukan search di Rekening
63 Untuk melakukan search di Faktur
Untuk melakukan tracking pada Rekening
Untuk menghasilkan report dari TrBukti Untuk menghasilkan report dari Barang Untuk menghasilkan report dari TrPermintaan Untuk menghasilkan report dari TrPemesanan Untuk menghasilkan report dari Pemasok Untuk menghasilkan report dari Faktur Untuk menghasilkan report dari Barang_Jual Untuk menghasilkan report dari Pelanggan
3.6.3
Batasan Sistem Batasan sistem pada PT. Hybro Indonesia mencakup permintaan
pembelian, finance, purchasing, accounting, surat kontrak, bukti pembayaran, laporan penerimaan barang, dan surat order. Batasan sistem pada PT. Hybro Indonesia dapat digambarkan seperti pada gambar 3.6 berikut.
64
Gambar 3.7 Batasan Sistem pada PT. Hybro Indonesia
3.6.4
Analisa User View Terdapat 7 major user view dalam sistem basis data PT. Hybro
Indonesia,
yaitu
Marketing,
Purchasing,
Accounting,
dan
Finance.
Penggambaran kebutuhan data untuk setiap user view dijelaskan pada tabel 3.1 berikut :
Data Rekening
Marketing
Purchasing
X
X
Accounting
Finance X
65 Srt_Jalan
X
X
TrPermintaan
X
X
Pemasok
X
X
TrPemesanan
X
X
TrBukti
X
X
Barang
X
X
Barang_Jual
X
Cn_Barang
X
Otorisasi
X
TrPembayaran
X X
X
X
X
X
X
X
X
Faktur
X
X
X
Pelanggan
X
X
X
X
X
TrKeuangan
Tabel 3.1 Cross User View
Berdasarkan tabel 3.1 di atas, maka dapat digambarkan secara lebih detail tentang kebutuhan masing-masing user view dengan menjelaskan proses atau akses yang dilakukan. Proses manipulasi data dibagi atas 3 jenis, yaitu Maintain, Query (insert, update, delete, view), dan report. Berikut penggambaran Major user view dengan detail tipe akses yang dilakukan :
66
Data Rekening
Srt_Jalan
TrPermintaan
Pemasok
TrPemesanan
TrBukti
Barang
Tipe
Marketin
Purchasi
Akses
g
ng
Accounting Finance X
Maintain Query
X
X
Report
X
X
Maintain Query
X
X
Report
X
X X
Maintain Query
X
Report
X
X
X
Maintain Query
X
Report
X
X
X
Maintain Query
X
Report
X
X
X
Maintain Query
X
Report
X
X
X
Maintain Query
X
X
Report
X
X
67 Barang_Jual
Cn_Barang
Otorisasi
X
Maintain Query
X
X
Report
X
X X
Maintain Query
X
Report
X
X X
X
Maintain Query
X
X
Faktur
Pelanggan
TrKeuangan
X
X
X
Report TrPembayaran
X
X
Maintain Query
X
Report
X
X
X
X
Maintain Query
X
X
Report
X
X
X
X
Maintain Query
X
X
Report
X
X
X
X
Maintain Query
X
Report
X
X
Tabel 3.2 Major User View untuk Sistem Basis Data PT. Hybro Indonesia
68 Berdasarkan tabel Cross Reference dari user views dengan tipe data utama yang digunakan dalam basis data dan tabel Major User View di atas, maka disimpulkan hanya user view finance yang mewakili semua user view yang ada karena semua user view yang disebutkan di atas merupakan bagian dari finance serta finance merupakan sumber dari semua kebutuhan informasi tersebut.
3.7
Analisa Masalah dan Kebutuhan Sistem Data-data yang dibutuhkan oleh PT. Hybro Indonesia dalam aplikasi sistem
perusahaan adalah :
3.7.1 1.
Kebutuhan Data Barang Data-data mengenai barang yang dibeli oleh PT. Hybro Indonesia.
2.
Barang_Jual Data-data mengenai barang yang dijual oleh PT. Hybro Indonesia.
3.
TrBukti Data-data mengenai bukti pembelian pada proses pembelian oleh purchasing.
4.
TrKeuangan Data-data pengeluaran dan penerimaan kas pada PT.Hybro Indonesia.
5.
Cn_Barang Data-data mengenai kredit nota barang yang dijual PT.Hybro Indonesia
6.
Pelanggan
69 Data-data pelanggan pada PT. Hybro Indonesia. 7.
Faktur Data-data mengenai faktur yang berkaitan dengan proses penjualan PT. Hybro Indonesia.
8.
TrPemesanan Data-data mengenai pemesanan pembelian yang dilakukan oleh PT. Hybro Indonesia.
9.
Srt_Jalan Data-data mengenai surat jalan yang dibuat oleh PT. Hybro Indonesia.
10. Otorisasi Data-data pembayaran pada proses penjualan PT. Hybro Indonesia. 11. TrPembayaran Data-data mengenai pembayaran atau pengeluaran biaya oleh PT.Hybro Indonesia. 12. TrPermintaan Data-data mengenai permintaan pembelian oleh PT. Hybro Indonesia. 13. Rekening Data-data mengenai rekening yang dimiliki oleh PT.Hybro Indonesia. 14. Pemasok Data-data pemasok pada PT. Hybro Indonesia. 15. Unit Data-data mengenai unit yang dimiliki oleh PT.Hybro Indonesia.
70 3.7.2
Kebutuhan Transaksi Data entry
Enter the details
nomor pembelian pada setiap permintaan
pembelian
Enter the details tanggal dibuatnya permintaan pembelian dan tanggal diperlukannya barang
Enter the details nomor pemesanan pembelian pada setiap pemesanan pembelian
Enter the details tanggal dibuatnya pemesanan pembelian dan tanggal dikirimnya barang.
Enter the details nomor bukti penerimaan barang
Enter the details tanggal bukti penerimaan barang
Enter the details nomor otorisasi setiap transaksi yang dilakukan
Enter the details tanggal otorisasi dibuat
Enter the details tanggal jatuh tempo dari otorisasi yang telah dibuat
Enter the details kode barang untuk setiap barang.
Enter the details harga satuan setiap barang.
Enter the details nomor faktur untuk setiap faktur.
Enter the details tanggal faktur dibuat.
Enter the details kode pelanggan dan nama untuk setiap pelanggan.
71 Data update/ deletion
Update/ delete
the details
nomor pembelian pada setiap
permintaan pembelian
Update/ delete the details tanggal dibuatnya permintaan pembelian dan tanggal diperlukannya barang
Update/ delete the details nomor permintaan pembelian pada setiap order pembelian
Update/ delete the details tanggal dibuatnya pemesanan pembelian dan tanggal dikirimnya barang.
Update/ delete the details nomor bukti penerimaan barang
Update/ delete the details tanggal bukti penerimaan barang
Update/ delete the details nomor otorisasi setiap transaksi yang dilakukan
Update/ delete the details tanggal otorisasi dibuat
Update/ delete the details tanggal jatuh tempo dari otorisasi yang telah dibuat
Update/ delete the details kode barang untuk setiap barang.
Update/ delete the details harga satuan setiap barang.
Update/ delete the details nomor faktur untuk setiap faktur.
Update/ delete the details tanggal faktur dibuat.
Update/ delete the details kode pelanggan dan nama untuk setiap pelanggan.
72 Data query a.
Menghasilkan
laporan
Penerimaan
penjualan
berdasarkan
pelanggan yang melakukan transaksi. b.
Mengidentifikasi Jumlah uang yang masuk setiap transaksi
c.
Mengidentifikasi Jumlah uang yang keluar setiap transaksi.
d.
Menghasilkan laporan Penerimaan barang yang di summary dari setiap transaksi yang terjadi setiap harinya berdasarkan data-data yang ada pada TrKeuangan.
e.
Menghasilkan laporan Perkiraan produksi dari peternakan berdasarkan nama hatch, nama farm, dan nama unit.
f.
Menampilkan Data-data transaksi penjualan.
g.
Menampilkan Data-data transaksi pembelian.
h.
Menampilkan Data-data transaksi pembayaran.
i.
Menampilkan Data-data permintaan pembelian pada setiap pemesanan.
3.7.3
j.
Mengidentifikasi Status otorisasi setiap transaksi.
k.
Mengidentifikasi Status pengiriman.
Kebutuhan Umum Sistem Sistem yang dibutuhkan pada PT. Hybro Indonesia adalah sebagai
berikut: 1. Dibutuhkan database yang besar untuk penyimpanan data agar data dapat terintegrasi dengan baik.
73 2. Dibutuhkan jaringan intranet agar para pegawai dapat dengan mudah untuk mengakses kegiatan yang terdapat di PT. Hybro Indonesia. 3. Dibutuhkan backup data dan recovery data agar data tidak hilang ketika terjadi computer error. 4. Database harus mempunyai password-protected karena tidak semua user bisa mengakses database.
3.8
Permasalahan yang Dihadapi Berdasarkan hasil analisis dari sistem pembelian dan penjualan yang sedang
berjalan saat ini pada PT. Hybro Indonesia, permasalahan yang dihadapi adalah sebagai berikut : 1.
Aplikasi yang digunakan pada sistem pembelian sudah tidak sesuai dengan perangkat keras dan perangkat lunak yang ada sekarang.
2.
Aplikasi yang digunakan pada sistem pembelian tidak terintegrasi dengan baik sehingga pencatatan data tidak dapat langsung dilakukan dan harus dicatat manual lalu dipindahkan ke dalam database.
3.
Proses penjualan masih manual sehingga penyimpanan data masih berupa dokumen yang memakan biaya yang cukup besar dan membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mencari data yang dibutuhkan.
4.
Penyimpanan data-data dalam bentuk dokumen memiliki resiko yang lebih besar terhadap kemungkinan terjadinya kehilangan data karena beberapa faktor seperti karena kelalaian manusia, kondisi fisik dokumen yang mudah rusak, dan terjadi bencana alam.
74 3.9
Usulan Pemecahan Masalah Berdasarkan analisa terhadap permasalahan yang dihadapi saat ini oleh PT.
Hybro Indonesia, maka diusulkan suatu pemecahan masalah, yaitu perancangan sistem basis data yang telah terintegrasi dengan baik antara sistem pembelian dan penjualan untuk menggantikan aplikasi atau sistem konvensional yang memiliki permasalahan seperti yang disebutkan di atas.
