BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1 Tentang Perusahaan 3.1.1
Sejarah Singkat berdirinya PT Asuransi Jiwasraya Perusahaan Asuransi ini berdiri dengan satu tujuan mulia, yaitu mendidik masyarakat merencanakan masa depan. Tanggal 31 Desember 1859 menjadi awal kiprah Jiwasraya di Indonesia yang lahir dengan nama Nederlandsche Indische Levenverzekering en Lijvrente Maatschappij (NILLMIJ). Dalam perjalanannya, perusahaan mengalami peleburan dengan sembilan perusahaan milik pemerintah kolonial Belanda lainnya dan satu perusahaan nasional. Pada tahun 1973 beralih menjadi perusahaan milik pemerintah Indonesia yang kini lebih dikenal sebagai Badan Usaha Milik Negara (BUMN). Kini Perseroan yang lebih populer dengan nama Asuransi Jiwasraya ini telah memasuki usia 145 tahun. Sepanjang itu pula kinerjanya terus ditempa demi meraih kepercayaan masyarakat. Sinergi antara tujuan mulia dengan kekuatan bisnis, mampu mengantar Jiwasraya menjadi perusahaan asuransi yang andal dan terpercaya. Dalam
menjalankan
usahanya,
Jiwasraya
selalu
berusaha
menyesuaikan diri dengan perkembangan dan kebutuhan masyarakat. Itu sebabnya perusahaan selalu mengadakan pembaruan demi menjawab tuntutan jaman, diantaranya pada tahun 2003 dengan mengganti logo
65
-
66 yang sekaligus mengganti identitas perusahaan. Semangat baru tersebut juga diwujudkan dalam motto 3-P yaitu Product, Process dan People. Sisi
Product
berarti
bahwa
perusahaan
selalu
berusaha
menghadirkan produk-produk yang inovatif, seperti halnya JS Link Fixed 95 dan JS Link Fixed 93 untuk produk unit link (menggabungkan unsur proteksi dan invetasi), serta JS Prestasi dan JS Dana Multi Proteksi untuk asuransi pendidikan. Pada unsur Process artinya Jiwasraya selalu berusaha untuk menerapkan teknologi komunikasi terkini dalam melengkapi kecepatan dan keakuratan layanannya. Teknologi tersebut dinamakan JL-iNdO dan V-SAT. Melalui JL-iNdO proses pencetakan polis dapat segera dilakukan di cabang dimana polis diterbitkan, sedangkan
V-SAT
merupakan
teknologi
komunikasi
yang
menghubungkan seluruh kantor Jiwasraya baik Head Office, Regional Office maupun Branch Office menjadi satu kesatuan (on line). Sementara itu peningkatan dari sisi People dilakukan melalui standarisasi kualitas seluruh agen Jiwasraya. Perusahaan juga secara rutin mengadakan berbagai pendidikan dan pelatihan karyawan baik di dalam maupun luar negeri. Sampai saat ini Jiwasraya memiliki 505 tenaga ahli & profesional di bidang asuransi yang tersebar baik di Head Office maupun Regional Office/Branch Office. Dukungan ketiga pilar di atas diperkuat pula oleh landasan finansial yang kokoh, diyakini akan menjadikan Jiwasraya sebagai perusahaan asuransi komersial yang terpercaya dan terkemuka, di dalam negeri maupun di luar negeri.
67 3.1.2
Tujuan Tujuan dari PT Asuransi Jiwasraya meliputi visi, misi, dan core values. 3.1.2.1 Visi, Misi, dan Core Values 3.1.2.1.1 Visi Jiwasraya “Menjadi perusahaan yang terpercaya dan dipilih untuk memberikan solusi bagi kebutuhan asuransi dan perencanaan keuangan.” 3.1.2.1.2 Misi Jiwasraya Misi perseroan dapat dirinci sebagai berikut: a. Misi Jiwasraya bagi Pelanggan “Selalu
memberikan
rasa
aman,
kepastian
dan
kenyamanan melalui solusi inovatif dan kompetitif bagi pelanggan atas kebutuhan asuransi dan perencanaan keuangan.” b. Misi Jiwasraya bagi Pemegang Saham “Menciptakan nilai pemegang saham (shareholder value creation) yang atraktif melalui pengelolaan operasional dan investasi perusahaan yang berlandaskan prinsipprinsip good corporate governance.” c. Misi Jiwasraya bagi Karyawan “Menjadi
tempat
pilihan
untuk
tumbuh
dan
berkembangnya karyawan menjadi profesional yang memiliki integritas dan kompetensi di bidang asuransi dan perencanaan keuangan.”
68 d. Misi Jiwasraya bagi Agen “Berkomitmen mengembangkan agen yang memiliki dedikasi,
kemampuan
dan
integritas
sehingga
perusahaan menjadi tempat pilihan bagi agen yang ingin berkarier serta memiliki penghasilan tinggi. e. Misi Jiwasraya bagi Masyarakat “Berpartisipasi mewujudkan peningkatan kesejahteraan melalui
kontribusi
dalam
proses
pembangunan
masyarakat.” f. Misi Jiwasraya bagi Aliansi “Membangun kemitraan yang saling menguntungkan serta menciptakan sinergi bisnis untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan.” g. Misi Jiwasraya bagi Distribusi “Meningkatkan penetrasi pasar dan kualitas pelayanan kepada pelanggan secara lebih efisien dan efektif melalui
multiple
distribution
channel
seperti
bancassurance, direct marketing dan financial planning.” h. Misi Jiwasraya bagi Pemasok “Melakukan kerjasama dengan pemasok sesuai prinsip keterbukaan,
fairness,
saling
menguntungkan
berkembang sebagai ‘partner in progress’.”
dan
69 i. Misi Jiwasraya bagi Regulator “Mewujudkan praktek pengelolaan bisnis asuransi dan perencanaan keuangan yang sesuai dengan peraturan perundangan yang berlaku.” j. Misi Jiwasraya bagi Penagih “Menjaga kemitraan dengan penagih yang memiliki integritas dan kompetensi dalam penagihan premi.” 3.1.2.1.3 Core Values Jiwasraya Adapun nilai-nilai utama yang mendasari kinerja perseroan adalah sebagai berikut: a. Integritas: melekat dengan pengetahuan tentang benar dan salah, kemampuan untuk menghindari kekeliruan, kesalahan dan kemauan untuk berdiri tegak demi kebenaran. b. Kompetensi: memiliki pemahaman bahwa setiap karyawan Jiwasraya memiliki semangat untuk maju, rasa tanggung jawab serta keinginan yang kuat untuk selalu mengambil inisiatif dan melakukan pengembangan diri menjadi karyawan yang dari waktu ke waktu meningkat kompetensinya. c. Customer Oriented atau berorientasi kepada pelanggan berarti ‘mendengarkan’ pelanggan, mengenali, memenuhi dan
melebihi
kebutuhan
mereka;
mengantisipasi
kebutuhan mereka di masa datang. Memiliki makna
70 menyesuaikan apa yang kita lakukan dan bagaimana kita melakukannya sesuai dengan ekspektasi pelanggan. d.
Business Oriented atau berorientasi ke bisnis berarti:
mengerti dan paham benar bagaimana bisnis bekerja, bagaimana
prinsip
menciptakan
dan
mengambil
kesempatan, mengelola risiko, mengambil inisiatif, cepat dan tanggap terhadap peluang bisnis, mengerti akan konsekuensi untung rugi dalam jangka pendek dan jangka panjang.
3.1.3
Kegiatan Bisnis PT Asuransi Jiwasraya mempunyai kegiatan bisnis yg meliputi : -
Pertanggungan Perorangan Asuransi
jiwa
yang
memberikan
proteksi
jiwa
terhadap
individu/perorangan, dalam arti pemegang polis, tertanggung, pembayar
premi,
penerima
manfaat
(beneficiary)
adalah
individu/perorangan. -
Pertanggungan Kumpulan Umum Asuransi
jiwa
yang
individu/perorangan, lembaga/perusahaan.
memberikan namun
Jenis
proteksi
pemegang
produknya
sama
jiwa
terhadap
polisnya
adalah
seperti
asuransi
individu/perorangan, akan tetapi dapat di taylor-made (diubah benefit dan preminya sesuai perjanjian). -
Pertanggungan Kumpulan Pensiun
71 Asuransi
jiwa
yang
individu/perorangan,
memberikan namun
proteksi
pemegang
jiwa
polisnya
terhadap adalah
lembaga/perusahaan. Jenis produknya adalah yang memberikan manfaat pensiun.
3.1.4 Struktur Organisasi Jaringan Pelayanan PT Asuransi Jiwasraya (Persero) saat ini tersebar diseluruh Indonesia dan memiliki 1 kantor pusat yang berkedudukan di Jakarta; 17 kantor cabang ditingkat propinsi; 71 kantor perwakilan ditingkat propinsi maupun di daerah tingkat I; dan 256 kantor unit produksi di daerah tingkat II; Hal ini diupayakan untuk menciptakan pelayanan yang cepat dan tepat (just in time). Dengan motto baru kami Secure Your Life, Jiwasraya berdasarkan pengalaman selama ini percaya bahwa kami dapat melindungi anda dengan sebaik-baiknya melalui jasa pelayanan asuransi jiwa. Karena hanya perusahaan yang memiliki manajemen yang baik dan profesional serta berpengalaman yang mampu bertahan selama lebih dari satu abad yang mampu memberikan pelayanan dengan baik. Saat ini PT Asuransi Jiwasraya (Persero) adalah satu-satunya perusahan asuransi jiwa milik negara, yang memberikan jaminan faedah: (i) Asuransi hari tua, (ii) Meninggal Dunia, (iii) Kesehatan dan Kecelakaan baik dalam bentuk pertanggungan perorangan (Individual Insurance) maupun pertanggungan kumpulan (Group Insurance).
72
Pemegang Saham Pemilik atau pemegang saham tunggal PT Asuransi Jiwasraya (Persero) adalah Menteri Keuangan Republik Indonesia. Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) merupakan perwakilan pemilik yang mempunyai wewenang untuk mengambil keputusan final mengenai perusahaan, termasuk didalamnya mengenai: (i) Pengesahan Rencana Kerja (ii) Pengesahan Anggaran Perseroan. Struktur organisasi merupakan kesatuan kerja yang digunakan sebagai dasar operasional kegiatan usaha secara keseluruhan.
73 PT ASURANSI JIWASRAYA (PERSERO)
Gambar 3.1 Struktur Organisasi
74
Gambar 3.2 Divisi Teknologi Informasi
75 3.1.5
Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab Adapun tugas dan tanggung jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut : 1. Direktur Utama -
Sebagai pimpinan perusahaan, yang dipilih pada rapat umum pemegang saham
-
menetapkan kebijakan-kebijakan dalam perusahaan dan tujuan yang ingin dicapai, dalam jangka pendek maupun jangka panjang demi kelangsungan perusahaan
-
menentukan arah tujuan perusahaan sesuai dengan misi dan visi perusahaan
-
mengesahkan rencana kerja perusahaan untuk suatu periode tertentu.
2. Direktur Operasional -
Membawahi dan memberi arahan terhadap divisi pemasaran, divisi penjualan retail dan corporate, divisi agency retail dan corporate dan divisi DPLK
-
Mendukung visi dan misi perusahaan sesuai dengan wiliyah kewenangannya
-
Mengawasi dan menangani proses pengoperasian perusahaan agar segala sesuatunya dapat berjalan dengan lancar
-
Menyusun
strategi
perusahaan
untuk
waspada
terhadap
persaingan yang muncul -
Menetapkan kebijakan untuk mengembangkan wilayah pemasaran
76 3. Direktur Keuangan & Administrasi -
Menyelenggarakan dan mengawasi administrasi keseluruhan dari perusahaan
-
Mengorganisir
dan
mengkoordinir
kegiatan
keuangan,
administrasi keuangan dan menerima laporan keuangan secara rutin sesuai dengan periode yang ditetapkan oleh perusahaan. -
Bertanggung jawab atas perencanaan dan pengendalian fungsi keuangan
-
Merumuskan
dan
menetapkan
kebijaksanaan
prosedur
administrasi dan prosedur keuangan -
Merencanakan dan mengatur arus kas, serta mengesahkan laporan keuangan.
4. Direktur Teknik -
Menangani permasalahan yang dihadapi perusahaan secara teknis
-
melakukan riset terhadap data perusahaan.
-
Bertanggung jawab atas perencanaan dan pengendalian fungsi teknik
-
Merumuskan dan menetapkan kebijaksanaan prosedur teknik perusahaan
5. Divisi KAI -
mengawasi dan mengkoordinir seluruh Pejabat & Staff Divisi Keuangan Akuntansi & Inkaso, sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada
-
Bertanggung Jawab Kepada Direktur Administrasi & Keuangan
77 6. Divisi Investasi -
mengawasi dan mengkoordinir seluruh Pejabat & Staff Divisi Investasi, sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada
-
Bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi & Keuangan
-
Bertanggung jawab atas pelaksanan jalannya pengelolaan administrasi
investasi
perusahaan
berdasarkan
asas-asas
keamanan dan keuantungan -
Memutuskan dan memerintahkan pelaksanaan tugas kepada para staf sebawahnya sesuai dengan pembagian tugas yang telah ditetapkan
-
Bertanggung jawab atas penyimpana, dan pemelihara dokumen dan surat lainnya, termasuk surat-surat berharga perusahaan
7. Divisi Umum dan Logistik -
mengawasi dan mengkoordinir seluruh Pejabat & Staff Divisi Umum & Logistik, sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada
-
bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi & Keuangan
8. Divisi Teknologi Informasi -
mengawasi dan mengkoordinir Seluruh Pejabat & Staff Divisi Teknologi Informasi, sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada
-
bertanggung jawab kepada Direktur Administrasi & Keuangan
-
Bertanggung jawab atas kelancaran dalam penyelenggaraan pekerjaan yang berhubungan dengan tugas-tugas Teknologi
78 Informasi Perusahaan termasuk didalamnya masalah yang berhubungan dengan keamanan pengelolaan data, keterjaminan jaringan baik off-line maupun on-line 9. Bagian Perencanaan Sumber Daya -
Bertanggung jawab dan mengelola dokumentasi kebijakan perusahaan
-
Menganalisis teknologi yang digunakan pada perusahaan
-
Mengawasi dan memberi pengarahan kepada bagian teknologi informasi
10. Bagian Pengembangan Sistem Aplikasi -
Menetapkan strategi dan menyediakan pengarahan teknis, cara pengembangan dan prosedur untuk mengembangkan aplikasi atau program
-
Bertanggung jawab terhadap pengembangan program baru yang akan digunakan perusahaan
11. Bagian Operasional Sistem -
Bertanggung jawab dalam mengelola komputer dan mengelola data perusahaan
-
Bertanggung jawab terhadap perawatan basisdata, software, dan hardware
-
Bertanggung jawab atas kerusakan teknis
12. Pejabat Fungsional Teknologi Informasi -
Bertanggung jawab dan menetapkan kebijakan teknis
79 -
Mengawasi dan mengarahkan seluruh kegiatan teknis agar sesuai dengan sistem dan prosedur yang ada
13. Divisi Pemasaran -
mengawasi dan mengkoordinir seluruh Pejabat & Staff Divisi Pemasaran, sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada
-
bertanggung jawab kepada Direktur Pemasaran
-
Bertanggung
jawab
atas
penyimpanan,
pengaturan
dan
pemeliharaan arsip, dokumen dan surat-surat lain yang berkaitan dengan tugas-tugas divisi secretariat perusahaan 14. Divisi Penjualan Retail dan Corporate -
mengawasi dan mengkoornidir seluruh Pejabat & Staff Divisi Penjualan Retail & Corporate sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada
-
bertanggung jawab kepada Direktur Operasional
-
Mengkoordinasikan dan bertanggung jawab terhadap penciptaan dan pembaruan sesuai dengan perkembangan pasar/industri asuransi jiwa hal-hal yang berhubungan dengan Strategi (Pola) Penjualan retail dan corporate.
-
Melakukan
evaluasi
terhadap
keberadaan
Strategi
(Pola)
penjualan retail dan corporate -
Mengkaji pelaksanaan Strategi penjualan yang terkait dengan Pola Keagenan Retail
80 -
Mengkaji pelaksanaan Strategi penjualan yang terkait dengan Pola Keagenan Corporate
-
Menyimpulkan dan merancang pembaruan Strategi penjualan yang terkait dengan Pola Keagenan Retail dan Corporate
-
Bertanggung jawab atas tersedianya bahan-bahan pendidikan yang berhubungan dengan Strategi penjualan retail maupun corporate.
-
Bertanggung jawab atas tinstalasinya dan tersediannya sepanjang tahun (penjadwalan) pendidikan agent sehubungan dengan strategi penjulaan retail dan corporate
-
Mengkaji & Melaksanakan Pendidikan dan pelatihan untuk Regional Manager, Branch Manager Area Manager, Instruktur Junior/Senior dan atau termasuk kandidat untuk jejang jabatan tersebut.
-
Memantau pelaksanaan kerja sesuai dengan pola keagenan retail & Corporate dan memastikan strategi tersebut berjalan dengan baik dan benar.
15. Divisi Aktuaria -
mengawasi dan mengkoordinir seluruh Pejabat & Staff Divisi Aktuaria Perusahaan, sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada
-
bertanggung jawab kepada Direktur Teknik
81 -
Bertanggung
jawab
atas
penyimpanan,
pengaturan
dan
pemeliharaan arsip, dokumen dan surat-surat lain yang berkaitan dengan tugas-tugas divisi secretariat perusahaan 16. Divisi Hukum, Regulasi, Riset, dan Pengembangan -
mengawasi dan mengkoordinir seluruh Pejabat & Staff Divisi Hukum, Regulasi, Riset & Pengembangan, sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada
-
bertanggung jawab kepada Direktur Teknik
-
Bertanggung
jawab
atas
penyimpanan,
pengaturan
dan
pemeliharaan arsip, dokumen dan surat-surat lain yang berkaitan dengan tugas-tugas divisi secretariat perusahaan 17. Divisi Sekretariat Perusahaan -
mengawasi dan mengkoordinir seluruh Pejabat & Staff Divisi Sekretariat Peruasahaan, sesuai dengan rentang kendali (Span of Control) yang ada
-
bertanggung jawab kepada Direktur Utama
-
Bertanggung jawab atas kelancaran dalam penyelenggaraan pekerjaan yang berhubungan dengan tugas-tugas kesekretariatan Peerusahaan termasuk didalamnya masalah hubungan masyarakat baik dari dalam keluar, maupun dari luar kedalam perusahaan
-
Bertanggung jawab atas tersedianya program kerja yang berhubungan dengan sekretariat perusahaan.
-
Bertanggung jawab atas kelancaran pelaksanaan implementasi program kerja sekretariat perusahaan.
82 -
Bertanggung jawab atas tersedianya program kerja yang berhubungan dengan hubungan masyarakat baik dari dalam keluar atau
dari
luar
kedalam
perusahaan,
sehubungan
dengan
pembangunan corporate image perusahaan, maupun kelancaran pelaksanaan implementasi program kerja tersebut. -
Bertanggung jawab atas pengelolaan Surat Keputusan Direksi yang berhubungan dengan kebijakan umum manajemen dan strategi perusahaan
18. Divisi Satuan Pengawas Intern -
Merencanakan,
mengawasi
dan
mengatur
terselenggaranya
pengawasan yang mencakup seluruh aspek kegiatan dari setiap Unit Organisasi yang ada dalam struktur organisasi perusahaan dalam upaya untuk mencapai tingkat kegiatan administrasi dan operasional serta pengelolaan sumber dana dan pengamanan harta perusahaan secara efektif, efisien dan ekonomis sejalan dengan strategi dan kebijaksanaan perusahaan yang telah ditetapkan. -
Memmpin dan mengawasi Kepala Bagian Tata Usaha, para Kepala Bagian Pemeriksaan Wilayah, Para Kepala Bagian Pemeriksaan di Regional Office, Kepala Seksi dan para Pjf. Pemeriksa baik di HO maupun di R
-
Bertanggung jawab atas penyelesaian pembuatan Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT)
-
Memantau dan mereview pelaksanaan & realisasi Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT)
83 -
Bertanggung jawab atas penyelesaian laporan realisasi Program Kerja Pengawasan Tahunan (PKPT)
-
Bertanggung jawab atas penyelesaian Laporan Evaluasi Hasil Usaha Nilai x Bobot untuk seluruh Branch dan Regional Office
-
Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas-tugas pemeriksaan, baik Desk Audit, maupun Spot Audit maupun pemeriksaan khusus
-
Memeriksa kondite aparat perusahaan berdasarkan permintaan Divisi SDM, Divisi Kepala Divisi Agency Retail & Corporate maupun Direksi
3.2 Gambaran Sistem yang Sedang berjalan 3.2.1
Data Flow Diagram 3.2.1.1 Diagram Konteks Adapun sistem yang sedang berjalan di PT Asuransi Jiwasraya ditampilkan pada diagram konteks sebagai berikut :
84
Gambar 3.3 Diagram Konteks
3.2.1.2 Diagram Nol Sistem yang sedang berjalan dapat diimplementasikan dalam diagram nol sebagai berikut :
85
Gambar 3.4 Diagram Nol
3.2.2
Prosedur di dalam sistem Sistem yang berjalan saat ini di PT Asuransi Jiwasraya adalah sebagai berikut : 1.
Agen asuransi menawarkan produk-produk asuransi jiwa yang ada di PT Asuransi Jiwasraya kepada calon pemegang polis. Dalam menawarkan produk yang sesuai dan dianggap menguntungkan bagi calon pemegang polis itu, agen asuransi harus memberikan
86 penjelasan yang lengkap agar calon pemegang polis tersebut memiliki gambaran tentang produk asuransi jiwa yang akan diikuti. 2.
Setelah calon pemegang polis tersebut setuju dengan produk asuransi jiwa yang ditawarkan, maka calon pemegang polis tersebut harus mengisi surat pengajuan asuransi jiwa (SPAJ) dan dilengkapi dengan surat keterangan kesehatan (SKK), serta menyerahkan uang pembayaran premi pertama yang ditukar dengan Bukti Pembayaran Premi Pertama (BP3).
3.
Lalu agen akan menyerahkan surat pengajuan asuransi jiwa tersebut kepada
bagian
Pertanggungan
Jiwasraya
untuk
diperiksa
kelengkapan surat pengajuan asuransi jiwa tersebut. Setelah itu bagian Pertanggungan juga harus melakukan Underwriting untuk mempertimbangkan apakah suatu pengajuan asuransi jiwa dapat diterima atau tidak. 4.
Bersamaan dengan proses di atas, uang pembayaran premi pertama diserahkan ke bagian Administrasi & Logistik untuk dilakukan entry pelunasan premi BP3-nya.
5.
Setelah semua tahapan di atas dilalui, dilanjutkan dengan proses akseptasi dan konversi entry proposal menjadi polis. Setelah itu, dilanjutkan dengan pencetakan polis yang merupakan dokumen inti dari perjanjian asuransi.
6.
Setelah itu, agen asuransi jiwa harus kembali lagi ke calon pemegang polis tersebut untuk menyerahkan polis atas nama pemegang polis tersebut.
87 7.
Apabila calon pemegang polis merasa keberatan dengan polis yang diterimanya, maka diberikan masa tenggang selama 14 (empatbelas) hari kalender untuk mengajukan koreksi polis.
Gambar 3.5 Flowchart Prosedur Sistem
3.2.3
Analisis Kebutuhan Informasi Setelah mengikuti metode fact-finding berupa wawancara analisis kebutuhan dengan pihak perusahaan dan klien yaitu dengan Bapak. Ari
88 Faizal Aliani selaku bagian Divisi Teknologi Informasi, maka kebutuhan informasi yang diperlukan oleh PT Asuransi Jiwasraya dapat dilihat melalui hasil wawancara analisis berikut dan ditampilkan ke dalam laporan dan bentuk entitas beserta dengan penjelasannya. •
Hasil wawancara analisis kebutuhan Tanya
: Bagaimana kondisi sistem CRM yang sedang berjalan saat ini?
Jawab
: PT Asuransi Jiwasraya telah membangun sebuah aplikasi CRM berbasiskan web yang telah digunakan hingga sekarang yang dapat diakses di mana dan kapan saja. Basisdata yang dipakai pada aplikasi CRM ini tidak secara langsung terhubung pada basisdata yang berada di perusahaan tersebut, dikarenakan web ini berfungsi hanya sebagai penampil informasi saja.
Tanya
: Apa manfaat dari sistem CRM berbasis web yang sedang berjalan saat ini?
Jawab
: Manfaat yang didapat dari sistem CRM berbasis web yang berjalan saat ini yaitu memotivasi customer yang bernilai tinggi untuk tetap loyal, mempermudah para konsumennya dibutuhkan
dalam dan
mendapatkan memelihara
informasi hubungan
yang yang
berkesinambungan dengan pelanggannya. Tanya
: Apa yang menjadi kendala atau permasalahan dalam sistem CRM yang sedang berjalan saat ini?
89 Jawab
: Kendala atau masalah yang dihadapi dalam sistem CRM yang sedang berjalan saat ini yaitu pemakaian beberapa account untuk satu pemegang polis, sehingga mempersulit para konsumennya dalam mengingat account yang ada dan pengaksesan informasi yang dibutuhkan serta kurangnya fitur – fitur yang memudahkan konsumen dalam mengakses website PT. Jiwasraya.
Tanya
: Apa yang menjadi kebutuhan dari klien PT. Asuransi Jiwasraya?
Jawab
: Kebutuhan yang diperlukan oleh klien PT. Asuransi Jiwasraya yaitu adanya suatu laporan yang memberikan informasi mengenai polis yang mereka miliki baik berupa informasi identitas klien, ketentuan polis, benefit dan premi, beneficiary, maupun historis premi.
•
Laporan yang ditampilkan : 1. Menampilkan informasi identitas tertanggung yang berasal dari entiti klien 2. Menampilkan informasi ketentuan polis yang meliputi entiti polis, agen, penagih, dan produk 3. Menampilkan informasi benefit dan premi pemegang polis 4. Menampilkan informasi benefiaciary pemegang polis 5. Menampilkan informasi historis pelunasan premi pemegang polis
90 •
Identifikasi entity antara lain :
ENTITY NAME
DESCRIPTION
Klien
Entitas yang memberikan data informasi mengenai klien yang mempunyai polis pada PT Asuransi Jiwasraya
Produk
Entitas
yang
memberikan
informasi
tentang produk-produk yang ada di PT Asuransi Jiwasraya Polis
Entitas
yang
memberikan
informasi
mengenai beneficiary, historis pelunasan premi, benefit dan premi, ketentuan polis, dan data tertanggung yang ada pada sistem CRM PT Asuransi Jiwasraya Historis_Premi
Entitas
yang
memberikan
tentang
historis
pelunasan
informasi premi
si
pemegang polis. Kantor
Entitas tentang
yang
memberikan
kantor-kantor
PT
informasi Asuransi
Jiwasraya yang telah berdiri sekarang ini Agen
Entitas
yang
memberikan
penjelasan
tentang karyawan yang bertugas sebagai agen polis di PT Asuransi Jiwasraya
91 ENTITY NAME
DESCRIPTION
Penagih
Entitas yang memberikan penjelasan tentang karyawan yang bertugas sebagai untuk menagih pembayaran polis kepada pembayar premi di PT Asuransi Jiwasraya
Beneficiary
Entitas
yang
memberikan
penjelasan
tentang klien yang diberikan hak polis oleh klien tertanggung dimana ada suatu hubungan yang terjadi diantara keduanya PolisBenefitPremi
Entitas
yang
memberikan
penjelasan
tentang polis, produk dan benefit yang didapat serta klaim yang diajukan Tabel 3.1 Tabel Analisis Kebutuhan Informasi
3.2.4
Permasalahan yang Dihadapi Masalah yang dihadapi oleh PT Asuransi Jiwasraya adalah sebagai berikut : •
Pemakaian nomor klien yang banyak sehingga mempersulit pemegang polis dalam melakukan pencarian terhadap polis yang dimilikinya..
•
Kurangnya informasi mengenai sampai di mana alur proses status klaim yang diajukan oleh pemegang polis ke Jiwasraya.
•
Kurangnya pengetahuan (calon) pemegang polis mengenai istilahistilah asuransi jiwa yang terdapat pada polis.
92 3.2.5
Solusi Pemecahan Masalah Solusi yang dapat dibuat agar masalah yang dihadapi oleh PT Asuransi Jiwasraya dapat terselesaikan yaitu : •
Merancang ulang basisdata yang mendukung sistem CRM ( Customer Relationship Management )
•
Merancang aplikasi
sistem CRM ( Customer Relationship
Management ) berbasiskan website •
Pembuatan satu account untuk satu pemegang polis yang dapat menampung polis lebih dari satu.
•
Pemberian informasi status proses klaim yang telah diajukan oleh pemegang polis ke Jiwasraya
•
Membuat fitur baru berupa e-learning yang berguna untuk membantu para calon pemegang polis dan pemegang polis agar lebih mengerti dan mengetahui lebih dalam tentang istilah-istilah dalam asuransi jiwa.
