BAB 3 ANALISIS KEBUTUHAN SISTEM
3.1 Metode Analisis dan Perancangan Dari teknik fact-finding yang kami gunakan, yaitu: analisis dokumen, interview, observasi lapangan, dan riset, maka kami memperoleh informasi tentang masalah dan kebutuhan sistem. Adapun teknik kuesioner digunakan saat mengevaluasi respon user terhadap implementasi sistem. Setelah melakukan analisa dan observasi maka didapat beberapa masalah yang terjadi sehubungan dengan sistem / aplikasi yang sudah digunakan saat ini. Maka untuk menangani masalah yang dihadapan, penulis mengusulkan dibangunnya sistem data mining dengan menggunakan teknik clustering. Serta dibangun juga dukungan sistem data warehouse terlebih dahulu yang dibangun dengan menggunakan Nine-Step Methodolgy yang dikemukakan oleh Ralph Kimball.
3.2 Latar Belakang Organisasi PT. Patcy Mentari didirikan pada tahun 1977 oleh Wirahadi Handali yang beralamatkan di Jl. Wijaya Kusuma no.2, Tomang, Jakarta Barat. Dengan jumlah karyawan kurang dari 60 orang, PT. Patcy Mentari adalah perusahaan yang bergerak di bidang periklanan (advertising agency) dengan nama Patcy Communications. Pada awalnya, PT. Patcy Mentari adalah agen periklanan bagi media. Oleh karena 72
73 itu, hubungan dengan media merupakan kekuatan utama perusahaan periklanan ini. Sebelum mendirikan PT. Patcy Mentari, Wirahadi telah menekuni bisnis pasokan film dan manajemen bioskop selama bertahun-tahun. Pengalaman ini kemudian menjadi aset berharga baginya dalam memahami perilaku konsumen dan kekuatan media untuk mempengaruhi masyarakat. Beliau semakin memperkaya pengalaman, saat televisi kembali berperan penting di industri periklanan Indonesia. Pada tahun 1997, Indonesia mengalami krisis moneter yang mengakibatkan lesunya bisnis, bukan hanya bagi perusahaan periklanan lokal, melainkan juga multinasional. Kendati pun demikian, dengan semangat dan optimisme yang besar, PT. Patcy Mentari berhasil melampaui masa-masa sulit tersebut dan tetap bertahan hingga sekarang. Selama lebih dari 27 tahun, PT. Patcy Mentari telah ikut membangun citra banyak brand-brand besar Indonesia dan dunia termasuk diantaranya: Sharp, Decolgen, Bentoel, Dunkin Donuts serta Honda. Di bawah ini adalah Prinsip Brand Building yang diyakini PT. Patcy Mentari sangat efektif untuk membangun produk apapun menjadi besar, yakni: 1. Selalu mencoba memahami segalanya tentang konsumen. 2. Selalu mencoba memahami segalanya akan setiap brand yang kami tangani. 3. Selalu memperbaharui perkembangan dalam industri media. 4. Selalu memperbaharui perkembangan dalam industri periklanan. 5. Selalu menggunakan keempat poin di atas untuk memberikan proposal yang efektif kepada klien yang ingin membangun brand-nya.
74 3.3 Visi dan Misi Visi dan Misi PT. Patcy Mentari yaitu, sebagai berikut: 1. Pilar Media Servicing Sebagai Agensi Penempatan Media pada awalnya, PT. Patcy Mentari memiliki fondasi jaringan yang luas dan jalinan yang kuat dengan pihak media. Didukung oleh reputasi yang baik, Smart Media Buy, dan kekuatan analisa, PT. Patcy Mentari mampu menghasilkan Rekomendasi Media yang efisien dan efektif. 2. Pilar Creative Servicing Untuk membangun dan menjadikan sebuah Brand menjadi besar, PT. Patcy Mentari tak pernah berhenti menguatkan tim kreatifnya, dengan senantiasa mempekerjakan staf-staf kreatif yang berbakat. Hal ini juga mereka lakukan dalam rangka mencapai ambisi untuk selalu menghasilkan karya-karya kreatif berkualitas yang memenuhi harapan klien dan memperoleh sambutan hangat dari konsumen. 3. Client Servicing Pilar PT. Patcy Mentari lebih mengutamakan hubungan profesional dengan sentuhan personal dalam memahami masalah dan kebutuhan klien, dan kemudian menyajikan solusi yang tepat untuk kesuksesan Brand Building. Karena itu, tidaklah mengherankan bahwa PT. Patcy Mentari memiliki klien-klien yang telah bersama mereka lebih dari 10 tahun. Setiap sudut dan ruang kampanyekampanye Brand Building mereka, ditujukan untuk menyentuh aspek emosional dan rasional konsumen, sehingga brand klien dapat terus konsumen ingat. PT. Patcy Mentari juga mengarahkan kampanye untuk membangun ikatan kuat
75 antara brand dan konsumen, sehingga brand klien adalah ‘Brand Yang Pertama Muncul’ di benak, saat konsumen ingin memenuhi kebutuhannya.
3.4 Struktur Organisasi Gambar 3.1 menunjukkan struktur organisasi perusahaan dari PT. Patcy Mentari.
President Director
Finance & General Affair Director
Chief Operating Officer
CREATIVE DEPARTMENT Creative Director
ACCOUNT SERVICE DEPARTMENT Account Director
TRAFFIC DEPARTMENT
Associate Creative Director
Associate Creative Director
Associate Creative Director
Art Director
Art Director
Art Director
Copywriter
Copywriter
Copywriter
MEDIA DEPARTMENT
Account Director
Account Manager
Account Manager
Account Executive
Account Executive
GENERAL AFFAIR DEPARTMENT
Media Director
Account Manager Senior Account Account Executive
FINANCE DEPARTMENT
Media Manager Below-the LineService Event Organizer Manager
Media Planner
Media Buyer
2 Computer Graphic Designers + 1 Desktop Visual
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Patcy Mentari
76
77 3.4.1 Uraian Tugas pada PT. Patcy Mentari Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi dari fungsi-fungsi manajemen lainnya. Struktur organisai suatu perusahaan memegang peranan yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Struktur organisasi yang dimaksud adalah bagian atau kerangka yang terdiri dari bermacam-macam fungsi menurut pola tertentu, yang menyatakan adanya urutan dari pengaturan antara hubungan wewenang dan tanggung jawab antar bagian dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi yang baik akan memungkinkan terjadinya suatu kerja sama diantara karyawan dan atasannya, sehingga akan membantu suksesnya suatu perusahaan dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Berdasarkan pengamatan yang dilakukan oleh penulis dapat disimpulkan bahwa bagan organisasi PT. Patcy Mentari termasuk organisasi garis dan staf. Perumusan kebijaksanaan perusahaan dan rencana perusahaan dilakukan oleh President Director. Secara garis besar pembagian wewenang dan tanggung jawab mereka adalah sebagai berikut:
1. President Director Dalam menjalankan tugasnya President Director mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliput: a. Menetapkan kebijaksanaan umum perusahaan. b. Bertanggung jawab terhadap pengembangan perusahaan. c. Meminta laporan dari setiap manager. d. Memimpin dan mengkoordinir seluruh kegiatan perusahaan.
78 2. Creative Director Dalam menjalankan tugasnya Creative Director mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: a. Bertanggung jawab langsung kepada President Director. b. Mengawasi dan membawahi serta memberi pengarahan kepada seluruh Bagian Kreatif. c. Mampu melakukan ”Transfer Knowledge” kepada seluruh personel yang ada di Bagian Kreatif. d. Bertanggung jawab dalam melakukan konsultasi dengan klien. e. Bertanggung jawab dalam menghasilkan ide kreatif, unik, orisinal dan menjual serta membangun brand klien. f. Melakukan konsolidasi dengan bagian lainnya, sehingga kinerjanya menjadi efektif dan maksimal. Dalam menjalankan tugasnya, Creative Director dibantu oleh: a. Associate Creative Director Tugasnya adalah memimpin, mengarahkan serta memotivasi tim kreatif yang dipimpinnya sehingga menghasilkan ide yang orisinal, unik dan menjual. Selain itu, Associate Creative Director juga harus mampu menjadi konsultan bagi klien serta mempunyai kemampuan melakukan presentasi secara memadai. Associate Creative Director diharapkan mampu bekerja sama dengan pimpinan dan kolega yang ada di Bagian Kreatif serta Bagian Manajemen lainnya.
79 a. Art Director Tugasnya adalah menghasilkan dan menerjemahkan konsep dan atau ide kreatif berstandar internasional ke dalam bentuk layout sampai ke tahap eksekusi. Seorang Art Director juga harus mampu mempresentasikan ide kreatif yang telah dibuatnya. b. Copywriter Tugasnya adalah menghasilkan dan menerjemahkan konsep dan atau ide kreatif berstandar internasional ke dalam bentuk copy sampai ke tahap eksekusi. Seorang Copywriter juga harus mampu mempresentasikan ide kreatif yang telah dibuatnya. c. Desktop Visual / Visualizer Tugasnya adalah menerjemahkan konsep dan atau ide kreatif ke dalam bentuk visual. d. Computer Graphic Designer Tugasnya adalah menghasilkan karya kreatif dalam bentuk gambar.
3. Traffic Department Dalam menjalankan tugasnya, Traffic mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: a. Membuat skala prioritas pekerjaan. b. Membuat time schedule. c. Mendelegasikan pekerjaan dengan seimbang. d. Membangun network yang luas. e. Melakukan negoisasi bagi perusahaan.
80 4. Account Director Dalam menjalankan tugasnya Account Director mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: a. Bertanggung jawab langsung kepada President Director. b. Mampu mengambil alih tugas Account Manager dan Account Executive. c. Mengawasi dan membawahi serta memberi pengarahan kepada tim manajemen perusahaan. d. Membuat perencanaan strategis perusahaan. e. Bertanggung jawab terhadap kemajuan perusahaan di bidang manajemen. f. Memberikan rekomendasi kepada klien dan mempresentasikannya. g. Memberikan kontribusi bagi keuntungan dan laba perusahaan. Dalam menjalankan tugasnya Account Director dibantu oleh: •
Account Manager Dalam menjalankan tugasnya Account Manager mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: ¾ Bertanggung jawab kepada Account Director. ¾ Melakukan tugas administrasi, seperti estimasi produk, perencanaan media yang digunakan, serta mencari informasi penting lainnya yang diperlukan. ¾ Melakukan deteksi pasar dan mengenali kompetitor. ¾ Membuat rencana kontrak kerja dengan klien.Melakukan koordinasi dengan Bagian Kreatif dan Bagian Keuangan. ¾ Memberikan laporan kemajuan proyek baik secara internal maupun kepada bagian lain.
81 ¾ Membangun hubungan kerja yang baik dan kontinu dengan klien. ¾ Membantu Bagian Keuangan dalam mengontrol biaya dan pembayaran dari klien. ¾ Melakukan delivery produk dan mempresentasikannya. •
Account Executive Dalam menjalankan tugasnya Account Executive mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: ¾ Bertanggung jawab kepada Account Manager. ¾ Melakukan tugas administrasi, seperti estimasi produk, perencanaan media yang digunakan, serta mencari informasi penting lainnya yang diperlukan. ¾ Melakukan koordinasi dengan Bagian Kreatif tentang keinginan klien. ¾ Melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan dalam hal pembayaran dari klien. ¾ Melakukan koordinasi dengan Bagian Media tentang budget yang disediakan oleh klien. ¾ Membuat laporan kemajuan internal dengan klien. ¾ Bernegoisasi secara langsung dengan klien tentang perencanaan proyek, perencanaan biaya dan perencanaan biaya. ¾ Melakukan delivery produk dan mempresentasikannya. ¾ Membangun hubungan kerja yang baik dan kontinu dengan klien.
82 5. Media Director Dalam menjalankan tugasnya Media Director mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: a. Bertanggung jawab kepada President Director b. Mengawasi dan membawahi serta memberi pengarahan kepada seluruh Bagian Media. c. Bertanggung jawab dalam hal pemilihan, pemesanan sampai eksekusi media yang digunakan. d. Membuat strategi pelaksanaan kegiatan media dibawahnya. e. Melakukan koordinasi dengan Bagian Keuangan dalam mengatur biaya yang digunakan dalam mengeksekusi proyek di bidang media. Dalam menjalankan tugasnya Media Director dibantu oleh: a. Media Manager, dalam menjalankan tugasnya Media Manager mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: •
Bertanggung jawab kepada Media Director.
•
Bertanggung jawab dalam hal pemilihan, pemesanan sampai eksekusi media yang digunakan.
•
Mengawasi dan membawahi serta memberi pengarahan kepada Media Planner dan Media Buyer.
b. Media Planner, dalam menjalankan tugasnya Media Planner mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: •
Bertanggung jawab kepada Media Director
83 •
Bertanggung jawab atas pemilihan hari pemasangan iklan produk, sehingga mencapai kompromi antara biaya iklan dengan sasaran konsumen yang dituju.
•
Bertanggung jawab atas pemilihan program televisi dan waktu pemasangan iklan sehingga mencapai efisiensi biaya.
•
Bertanggung jawab atas pemilihan tempat pemasangan iklan sehingga sasaran iklan tercapai.
•
Melakukan analisa efektifitas iklan.
•
Melakukan monitoring mingguan dan memberikan update laporan terhadap iklan yang dipasang.
c. Media Buyer, dalam menjalankan tugasnya Media Buyer mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: •
Bertanggung jawab kepada Media Director.
•
Bertanggung jawab dalam melakukan pemesan spot iklan dan memastikan iklan telah diterima dengan baik oleh station.
•
Melakukan manajemen target agar sesuai dengan spesifikasi.
•
Melakukan monitoring mingguan dan memberikan update laporan terhadap iklan yang dipasang.
6. General Affair Dalam menjalankan tugasnya General Affair mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: a. Bertanggung jawab kepada President Director.
84 b. Bertanggung jawab dalam pengaturan lalu lintas produksi. c. Mengkoordinir dan melakukan pembelian inventory seperti peralatan kantor. d. Mengawasi dan membawahi serta memberi pengarahan kepada bagian umum seperti kurir, office boy, driver.
7. Finance Department Dalam menjalankan tugasnya Finance Departement mempunyai tanggung jawab dan wewenang meliputi: a. Bertanggung jawab kepada President Director. b. Bertanggung jawab dalam hal finansial perusahaan c. Melakukan lalu lintas keuangan pengeluaran dan pemasukan finansial dari dan ke klien. d. Melakukan koordinasi dengan bagian lainnya. e. Bertanggung jawab dalam administrasi perusahaan (pembayaran pajak, gaji karyawan). f. Membuat laporan secara menyeluruh dan lengkap terhadap lalu lintas keuangan dalam perusahaan.
85 3.5 Analisis Dokumen dan Sistem Basis Data Berjalan
3.5.1 Analisis Dokumen
1. Dokumen Sales Invoice Pada faktur sales invoice yang digunakan oleh PT. Patcy Mentari terdapat atribut-atribut yang dimiliki antara lain: a. Header Kode klien, nama klien, alamat klien, nomor job, tipe job, nomor invoice, tanggal invoice, nomor sales order, nama produk yang diiklankan. b. Detail Deskripsi, rate, quantity, unit, price, total gross, persentase diskon, persentase ASF, total netto, total gross paid, persentase ag. commision, total netto paid, persentase asf on netto, total before VAT, PPn 10%, total after VAT, meterai, grand total.
2. Dokumen Sales Order Pada faktur sales order yang digunakan oleh PT. Patcy Mentari terdapat atributatribut yang dimiliki antara lain: a. Header Nama klien, nama brand, nomor sales order, tanggal sales order, nomor job, nomor referensi.
86 b. Detail Deskripsi, quantity, unit, price, total gross, persentase ASF, note, total netto, persentase asf on netto, total before VAT, PPn 10%, grand total.
3. Dokumen Sales Quotation Pada faktur sales quotation yang digunakan oleh PT. Patcy Mentari terdapat atribut-atribut yang dimiliki antara lain: a. Header Nama klien, nama brand, nomor sales quotation, tanggal sales quotation, nomor job. b. Detail Deskripsi, quantity, unit, price, total gross, persentase ASF, note, total netto, persentase asf on netto, total before VAT, PPn 10%, grand total.
4. Dokumen Purchase Order Pada faktur purchase order yang digunakan oleh PT. Patcy Mentari terdapat atribut-atribut yang dimiliki antara lain: a. Header Nama vendor, alamat vendor, kota vendor, notice, nomor purchase order, tanggal purchase order, nomor job. b. Detail Deskripsi, quantity, price, persentase diskon, total cost, total gross, dasar pajak, PPn 10%, total netto.
87 5. Dokumen Media Order Press Ad Pada faktur media order press ad yang digunakan oleh PT. Patcy Mentari terdapat atribut-atribut yang dimiliki antara lain: a. Header Nomor media order, tanggal media order, nama klien, brand klien, nama produk yang diiklankan, nama media cetak, tanggal atau bulan produk klien muncul di media, nomor job. b. Detail Size, rate, quantity insertion, total gross, persentase diskon, total netto, tanggal insertion, note, VAT 10%, grand total.
6. Dokumen Media Order TV Pada faktur media order televisi yang digunakan oleh PT. Patcy Mentari terdapat atribut-atribut yang dimiliki antara lain: a. Header Nomor media order, tanggal media order, nama klien, brand klien, nama produk yang diiklankan, nama stasiun televisi, tanggal atau bulan produk klien muncul di media, market type, payment type, nomor job. b. Detail Spot, duration, group, program, date, day rate, amount, version, gross value, gross paid, persentase diskon, total netto, PPn 10%, grand total.
88 7. Dokumen Media Order Radio Pada faktur media order radio yang digunakan oleh PT. Patcy Mentari terdapat atribut-atribut yang dimiliki antara lain: a. Header Nomor media order, tanggal media order, nama klien, brand klien, nama produk yang diiklankan, nama stasiun radio, nomor job. b. Detail Periode produk klien muncul di media, total days, spot per day, time, total spot, duration, rate per spot, total cost, persentase diskon, note, total gross, VAT 10%, total netto, grand total.
3.5.2 Analisis Sistem Basis Data Berjalan
1. ERD Sistem Berjalan Entity Relationship Diagram (ERD) dari sistem yang berjalan dapat dilihat pada gambar 3.2.
Gambar 3.2 ERD Sistem Berjalan
89
90 2. Observasi Sistem Berjalan Semua perusahaan mempunyai sistem yang digunakan untuk melakukan kegiatan operasional di dalam perusahaan. Sistem yang digunakan pada PT. Patcy Mentari masih berupa sistem administrasi. Informasi dan data yang tersedia dalam perusahaan tersebut berada menyebar. Dari keadaan tersebut mengakibatkan kesulitan dalam proses pembuatan laporan dan dalam hal pengambilan keputusan dalam perusahaan oleh pimpinan. Dikarenakan sistem yang ada kurang dapat mendukung pihak manajemen, maka diperlukan perbaikan dan atau penambahan sistem yang tersedia.
3. Analisis Tabel Data PT. Patcy Mentari sudah mempunyai aplikasi basis data untuk keperluan administrasi dan transaksi. Pada tabel 3.1 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan invoice pemasangan iklan di media. Tabel 3.1 Tabel Account Payable Detail Invoice Field Jenis Besar Keterangan DInv_No varchar 16 Kode invoice DInv_Item_No varchar 6 Kode item DInv_ItemDesc varchar 60 Deskripsi item DInv_Day varchar 3 Jumlah hari pemasangan iklan DInv_Time varchar 30 Waktu tayang DInv_Duration numeric 5 Durasi iklan DInv_Qty varchar 5 Jumlah iklan DInv_Unit varchar 4 Satuan pengukuran DInv_Price numeric 9 Harga iklan DInv_Disc numeric 5 Diskon DInv_Bonus varchar 1 Bonus
91 Pada tabel 3.2 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan invoice pemasangan iklan di media. Tabel 3.2 Tabel Account Payable Master Invoice Field MInv_No MInv_datetime MInv_Ref_No MInv_Ref_datetime MInv_TxInv_No MInv_Tx_datetime MInv_Tx_datetime2 MInv_Job_No MInv_Vend_Id MInv_Notice MInv_Ttl_Amount MInv_Ttl_Disc MInv_Vat_Amt MInv_Meterai MInv_Adv_Tax MInv_Acp_Amt MInv_Acp_Paid MInv_Type
Jenis Besar Keterangan varchar 16 Kode invoice datetime 8 Waktu pembuatan dokumen varchar 16 Nomor reference datetime 8 Tanggal reference varchar 17 Nomor tax invoice datetime 8 Tanggal tax datetime 8 Tanggal tax 2 varchar 16 Kode job varchar 10 Kode vendor varchar 240 Keterangan invoice numeric 9 Jumlah pembayaran numeric 9 Jumlah diskon numeric 9 Besar value added tax numeric 5 Besar nilai meterai numeric 9 Besar advertising tax numeric 9 Besar account payable numeric 9 Besar paid account payable varchar 1 Tipe invoice
Pada tabel 3.3 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan retur pembayaran pemasangan iklan. Tabel 3.3 Tabel Account Payable Return Invoice Field Jenis Besar Keterangan RInv_Tx_Inv_No varchar 17 Kode tax retur invoice RInv_Tx_datetime datetime 8 Tanggal tax retur RInv_Tx_datetime2 datetime 8 Tanggal tax retur 2 RInv_Vend_Id varchar 10 Kode vendor RInv_Tx_Amt numeric 9 Besar nilai retur
92 Pada tabel 3.4 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan catatan kredit klien. Tabel 3.4 Tabel Account Receiveble Detail Credit Note Field Dcn_No Dcn_Item_No Dcn_ItemDesc Dcn_Day Dcn_Time Dcn_Duration Dcn_Qty Dcn_Unit Dcn_Price Dcn_Disc Dcn_Asf_Pct Dcn_Bonus Dcn_Vend_Id Dcn_Qty_Size1 Dcn_Qty_Size2 Dcn_datetime_Ins
Jenis Besar Keterangan varchar 16 Nomor detil purchase order varchar 6 Nomor item varchar 60 Deskripsi item varchar 3 Jumlah hari pemasangan iklan varchar 30 Waktu pemasangan iklan numeric 5 Durasi iklan numeric 5 Program group varchar 4 Satuan pengukuran numeric 9 Harga iklan numeric 5 Diskon numeric 5 Prosentasi bonus varchar 1 Bonus varchar 10 Kode vendor numeric 5 Jumlah barang 1 numeric 5 Jumlah barang 2 varchar 40 Waktu pemesanan
Pada tabel 3.5 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan invoice penjualan iklan. Tabel 3.5 Tabel Account Receiveble Detail Invoice Field DInv_No DInv_Item_No DInv_ItemDesc DInv_Day DInv_Time Dinv_Duration DInv_Qty DInv_Unit DInv_Price DInv_Disc DInv_Asf_Pct DInv_Bonus DInv_Vend_Id
Jenis Besar Keterangan varchar 16 Nomor detil purchase order varchar 6 Nomor item varchar 60 Deskripsi item varchar 3 Jumlah hari pemasangan iklan varchar 30 Waktu pemasangan iklan numeric 5 Durasi iklan Varchar 5 Jumlah Pemasangan varchar 4 Satuan pengukuran numeric 9 Harga iklan numeric 5 Diskon numeric 5 Persentase bonus varchar 1 Bonus varchar 10 Kode vendor
93 DInv_Qty_Size1 numeric DInv_Qty_Size2 numeric DInv_datetime_Ins varchar
5 5 40
Ukuran iklan 1 Ukuran iklan 2 Waktu pemesanan
Pada tabel 3.6 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan pencatatan kredit klien. Tabel 3.6 Tabel Account Receiveble Master Credit Note Field Mcn_No Mcn_datetime Mcn_Ref_No Mcn_Ref_datetime Mcn_Job_No Mcn_Cust_Id Mcn_Vend_Id Mcn_Ae_Id Mcn_Notice Mcn_Ttl_Amount Mcn_Ttl_Disc Mcn_Vat_Amt Mcn_Meterai
Jenis Besar Keterangan varchar 16 Nomor detil purchase order datetime 8 Waktu purchase varchar 16 Nomor referensi datetime 8 Waktu referensi varchar 16 Nomor job varchar 10 Kode klien varchar 10 Kode vendor varchar 10 Kode AE varchar 60 Catatan khusus numeric 9 Total Biaya numeric 9 Total Diskon Numeric 9 Besar pajak Numeric 5 Biaya meterai
Pada tabel 3.7 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan invoice penjualan iklan. Tabel 3.7 Tabel Account Receiveble Master Invoice Field Jenis Besar Keterangan MInv_No Varchar 16 Nomor detil purchase order MInv_datetime Datetime 8 Waktu purchase MInv_Ref_No Varchar 16 Nomor referensi MInv_Ref_datetime Datetime 8 Waktu referensi MInv_Job_No Varchar 16 Nomor job MInv_Cust_Id Varchar 10 Kode klien MInv_Vend_Id Varchar 10 Kode vendor MInv_Ae_Id Varchar 10 Kode AE MInv_Notice Varchar 60 Catatan khusus MInv_ItemDesc Varchar 60 Deskripsi barang MInv_Ttl_Amt Numeric 9 Total biaya
94 MInv_Ttl_Disc MInv_Vat_Amt MInv_Meterai MInv_Adv_Tax MInv_Acr_Amt MInv_Acr_Paid MInv_TxInv_No MInv_Pkg_Saving MInv_Asf_Type MInv_Asf_Pct MInv_Type MInv_Commision
Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Numeric Varchar Numeric Varchar Numeric Varchar Numeric
9 9 5 9 9 9 17 9 1 5 1 5
Total diskon Total value added tax Biaya meterai Besar pajak iklan Total biaya Biaya terbayar Nomor pajak Diskon paket Tipe ASF Persentase ASF Tipe invoice Komisi
Pada tabel 3.8 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan invoice retur penjualan iklan. Tabel 3.8 Tabel Account Receiveble Return Invoice Field Jenis Besar Keterangan RInv_Tx_Inv_No varchar 17 Kode invoice pajak RInv_Tx_datetime datetime 8 Waktu invoice RInv_Cust_Id varchar 10 Kode klien RInv_Rtn_Amt numeric 9 Besar biaya
Pada tabel 3.9 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk produk yang diiklankan. Tabel 3.9 Tabel Produk Klien Field AdProduct_Id AdProduct_Name AdProduct_Type AdProduct_Price
Jenis varchar varchar varchar varchar
Besar 4 60 50 30
Quantity_of_Sales_per_Year
varchar
30
AdProduct_Production_Year AdProduct_Made_in_Year
varchar varchar
4 4
Inserted_date
datetime
8
Keterangan Kode product Nama product Tipe AdProduct Harga produk yang diiklankan Jumlah penjualan per tahun produk yang diiklankan Tahun produksi iklan Tahun pembuatan produk yang diiklankan Tanggal masuknya data
95 Pada tabel 3.10 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat tipe pekerjaan. Tabel 3.10 Tabel Cost Field Jenis Besar Keterangan Cost_Id varchar 2 Kode biaya Cost_Name varchar 30 Nama biaya Artist_Id varchar 4 Kode artis Artist_Name varchar 80 Nama artis Category_Production varchar 30 Kategori produksi Inserted_date datetime 8 Tanggal masuknya data
Pada tabel 3.11 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat transaksi produksi iklan. Tabel 3.11 Tabel Detail Job 1 Field Jenis Besar Keterangan Djob_No varchar 16 Nomor detail job Djob_Job_Id varchar 4 Kode job Djob_Cost_Id varchar 2 Kode biaya Djob_Mtl_Cost numeric 9 Biaya material Djob_Artist_Id varchar 4 Kode artis / staf Djob_Lbr_Cost numeric 9 Biaya pekerja Djob_Job_Desc varchar 120 Deskripsi job
Pada tabel 3.12 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat transaksi produksi iklan. Tabel 3.12 Tabel Detail Job 2 Field Jenis Besar Keterangan Djob2_No varchar 16 Nomor detil job 2 Djob2_Cost_Id varchar 4 Kode biaya Djob2_Artist_Id varchar 4 Kode artis Djob2_datetime datetime 8 Tanggal produksi Djob2_Hours Numeric 5 Lama produksi
96 Pada tabel 3.13 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat biaya yang dikeluarkan dalam produksi. Tabel 3.13 Tabel Job Order Control Detail Product 1 Field Jenis Besar Keterangan DtProduct1_Job_No varchar 16 Kode job DtProduct1_Cost_Id varchar 2 Kode cost DtProduct1_StdCost nmeric 9 Biaya normal
Pada tabel 3.14 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat biaya yang dikeluarkan dalam produksi. Tabel 3.14 Tabel Job Order Control Detail Product 2 Field Jenis Besar Keterangan DtProduct2_Job_No varchar 16 Kode job DtProduct2_Artist_Id varchar 4 Kode artis DtProduct2_StdCost nmeric 9 Biaya normal
Pada tabel 3.15 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat tipe pekerjaan. Tabel 3.15 Tabel Job Group Field Jenis Besar Keterangan JobGroup_Id varchar 4 Kode grup job JobGroup_Desc varchar 60 Deskripsi grup job Staff_Involved varchar 60 Vendor terlibat Vendor_Involved varchar 60 Jenis pekerjaan Job_Group_Type varchar 60 Tipe pekerjaan Inserted_date datetime 8 Tanggal masuknya data
Pada tabel 3.16 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat transaksi produksi iklan. Tabel 3.16 Tabel Master Job Field
Jenis
Besar
Keterangan
97 Mjob_No varchar Mjob_datetime datetime Inserted_date datetime Mjob_Cust_Id varchar Mjob_Ae_Id varchar Mjob_Product_Id varchar Mjob_Product varchar Mjob_Target varchar Mjob_Area varchar Mjob_Vend_Id varchar Mjob_Period varchar Mjob_Status varchar Mjob_Status_datetime datetime Mjob_Period_Ins varchar Mjob_JobGroup varchar Mjob_Descr varchar Mjob_Inv_No varchar
16 8 8 10 10 4 60 30 20 10 20 1 8 30 4 500 16
Nomor master job / proyek Tanggal job Tanggal masuknya data Kode klien Kode AE Kode produk Nama produk Target job Area job Kode vendor Periode job Status job Tanggal status job Insertion periode job Grup / kelompok job Deskripsi job Nomor invoice
Pada tabel 3.17 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan pencatatan detil produk. Tabel 3.17 Tabel Master Produk Field Jenis Besar Keterangan MsProduct_Job_No varchar 16 Nomor Produksi MsProduct_name varchar 30 Nama Produksi
Pada tabel 3.18 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian ke supplier / media. Tabel 3.18 Tabel Detail Purchase Order Field Jenis Besar Keterangan Dpo_No Varchar 16 Nomor detil purchase order Dpo_Item_No varchar 6 Nomor item Dpo_ItemDesc varchar 60 Deskripsi item Dpo_datetime varchar 60 Tanggal pemasangan iklan Inserted_date datetime 8 Tanggal masuknya data Dpo_Day varchar 13 Jumlah hari pemasangan iklan Dpo_Duration numeric 2 Durasi iklan Dpo_Prg_Group varchar 10 Program group
98 Dpo_Desc Dpo_Itemsize Dpo_Qty_Size1 Dpo_Qty_Size2 Dpo_Qty_Ord Dpo_Unit Dpo_Price Dpo_Disc Dpo_Bonus
varchar varchar numeric numeric numeric varchar numeric numeric varchar
30 30 9 9 9 4 12 5 1
Deskripsi item Ukuran item Ukuran iklan 1 Ukuran iklan 2 Jumlah pesanan Satuan pengukuran Harga iklan Diskon Bonus
Pada tabel 3.19 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian. Tabel 3.19 Tabel Purchase Order Detail Purchase Return Field Jenis Besar Keterangan Dpr_No varchar 16 Nomor detil retur purchase order Dpr_Item_No varchar 6 Nomor item Dpr_Item_Desc varchar 60 Deskripsi item Dpr_Qty_Rtn numeric 5 Jumlah retur purchase order Dpr_Unit varchar 4 Satuan retur purchase order
Pada tabel 3.20 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat detil media iklan. Tabel 3.20 Tabel Media Field Media_Id Media _Name Media_Address Media_City Media_Rating Media_Discount Media_Packages Media_Type Frequency_Order_Used Price_Range Media_Phone1 Media_Phone2 Media_Fax
Jenis varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar
Besar 10 30 60 30 15 30 30 30 30 30 12 12 12
Keterangan Kode media Nama media Alamat media 1 Kota asal media Rating media Diskon media Paket iklan Tipe media Frekuensi pemakaian media Kisaran harga Nomor telepon media Nomor telepon seluler media Nomor fax media
99 Media_Email Media_Http Media_Pic Media_PicPos Media_Status Media_Npwp Media_Pkp Inserted_date
varchar varchar varchar varchar varchar varchar varchar datetime
30 30 30 20 1 20 20 8
E-mail media Alamat situs media media person in contact Jabatan person in contact Status media Nomor NPWP media Nomor PKP media Tanggal masuknya data
Pada tabel 3.21 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat transaksi pembelian ke supplier / vendor / media. Tabel 3.21 Tabel Master Purchase Order Field Mpo_No Mpo_datetime Inserted_date Mpo_Ref_No Mpo_Ref_datetime Mpo_Job_No Mpo_Vend_Id TV_Id Radio_Id Magazine_Id Newspaper_Id Mpo_Top_Id Mpo_Notice Mpo_Type Mpo_Amount Mpo_Disc Mpo_Vat
jenis Besar Keterangan varchar 16 Nomor master purchase order datetime 8 Tanggal purchase order datetime 8 Tanggal masuknya data varchar 16 Nomor reference datetime 8 Tanggal reference varchar 16 Nomor job order varchar 10 Kode vendor varchar 5 Kode tv varchar 5 Kode radio varchar 5 Kode majalah varchar 5 Kode koran varchar 3 Kode top varchar 240 Catatan keterangan varchar 1 Jenis media numeric 9 Besar nilai pembelian numeric 5 Diskon pembelian numeric 9 Besar value added tax
Pada tabel 3.22 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat transaksi retur pembelian. Tabel 3.22 Tabel Purchase Order Master Purchase Return Field Mpr_No Mpr_datetime
Jenis varchar varchar
Besar Keterangan 16 Nomor master retur purchase order 6 Tanggal master retur purchase order
100 Mpr_Duedatetime varchar Mpr_Cust_Id numeric Mpr_Job_No varchar Mpr_Notice varchar
60 5 4 60
Masa berlaku master retur purchase order Kode klien Kode job Catatan
Pada tabel 3.23 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat detil vendor / supplier. Tabel 3.23 Tabel Vendor Field Jenis Besar Keterangan Vend_Id varchar 10 Kode vendor / supplier Vend_Name varchar 60 Nama vendor / supplier Vend_Addr1 varchar 60 Alamat vendor 1 Vend_Addr2 varchar 60 Alamat vendor 2 Vend_City varchar 30 Kota asal vendor Vend_Type varchar 30 Tipe vendor Vend_Packages varchar 30 Paket dari vendor Vend_Rate varchar 30 Biaya vendor Frequency_Used varchar 30 Frekuensi pemakaian jasa vendor Vend_Zip varchar 10 Kode pos kota vendor Vend_Phone1 varchar 12 Nomor telepon vendor Vend_Phone2 varchar 12 Nomor telepon seluler vendor Vend_Fax varchar 12 Nomor fax vendor Vend_Email varchar 30 E-mail vendor Vend_Http varchar 30 Alamat situs vendor Vend_Pic varchar 30 Vendor person in contact Vend_PicPos varchar 20 Jabatan person in contact Vend_Disc numeric 5 Diskon vendor Vend_Status varchar 1 Status vendor Vend_Npwp varchar 20 Nomor NPWP vendor Vend_Pkp varchar 20 Nomor PKP vendor Inserted_date datetime 8 Tanggal masuknya data
Pada tabel 3.24 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat tipe pembelian dan pemasangan iklan. Tabel 3.24 Tabel Purchase Type Field Mpo_Type
Jenis varchar
Besar Keterangan 1 Kode tipe pembelian
101 Purchase_Name varchar 20 Inserted_date datetime 8
Tipe pembelian Tanggal masuknya data
Pada tabel 3.25 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat tipe penjualan iklan. Tabel 3.25 Tabel Sales Type Field Jenis Mso_Type varchar Sales_Name varchar Inserted_date datetime
Besar Keterangan 1 Kode tipe penjualan 20 Tipe penjualan 8 Tanggal masuknya data
Pada tabel 3.26 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat detil Account Executive (AE). Tabel 3.26 Tabel Account Executive (AE) Field
Jenis Besar Keterangan Ae_Id Varchar 10 Kode AE Ae_Name Varchar 60 Nama AE Ae_Addr1 Varchar 60 Alamat 1 AE Ae_Addr2 varchar 60 Alamat 2 AE Ae_City varchar 30 Kota tinggal AE Ae_Zip varchar 10 Kode pos alamat AE Ae_Phone1 varchar 12 Nomor telepon AE Ae_Phone2 varchar 12 Nomor telepon selular AE Ae_Fax varchar 12 Nomor fax AE Ae_Email varchar 30 E-mail AE Ae_Gender varchar 1 Jenis kelamin AE Ae_Marital_Status varchar 1 Status AE Ae_Education varchar 20 Pendidikan AE Ae_Seniority varchar 10 Senioritas AE Ae_Productivity varchar 50 Produktivitas AE Inserted_date datetime 8 Tanggal data masuk
102 Pada tabel 3.27 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat detil klien. Tabel 3.27 Tabel Klien Field Cust_Id Cust_Name Cust_Addr1 Cust_Addr2 Cust_City Cust_Zip Cust_Phone1 Cust_Phone2 Cust_Fax Cust_Email Cust_Yearly_Income Cust_Number_AdProduct Cust_Company_Type Cust_Advertising_Frequency Cust_Year_of_Member Cust_Pic Cust_PicPos Cust_Disc Cust_Limit Cust_Due Cust_Status Cust_Npwp Cust_Pkp Cust_Db Cust_Cr Inserted_date
Jenis Besar Keterangan Varchar 10 Kode klien Varchar 60 Nama klien Varchar 60 Alamat 1 klien Varchar 60 Alamat 2 klien Varchar 30 Kota tinggal klien Varchar 10 Kode pos klien Varchar 12 Nomor telepon klien Varchar 12 Nomor telepon selular klien Varchar 12 Nomor fax klien Varchar 30 E-mail klien Varchar 20 Pendapatan tahunan klien Varchar 5 Jumlah barang yang diiklankan Varchar 10 Jenis perusahaan Varchar 5 Frekuensi pemasangan iklan Varchar 10 Lama menjadi klien Varchar 30 Person in contact Varchar 20 Jabatan person in contact Numeric 5 Diskon Numeric 14 Limit klien Numeric 4 Periode klien Varchar 1 Status klien Varchar 20 Nomor NPWP klien Varchar 20 Nomor PKP klien Numeric 14 Debet klien Numeric 14 Credit klien Datetime 8 Tanggal masuknya data
Pada tabel 3.28 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan transaksi penjualan iklan. Tabel 3.28 Tabel Sales Order Detail Sales Order Field Dso_No Dso_Item_No Dso_ItemDesc
Jenis varchar varchar varchar
Besar Keterangan 16 Nomor detail sales order 6 Nomor item 60 Deskripsi item
103 Dso_ItemSize varchar Inserted_date Datetime Dso_Day varchar Dso_Time varchar Dso_Duration numeric Dso_Qty_Ord numeric Dso_Qty_Issue numeric Dso_Unit varchar Dso_Price numeric Dso_Disc numeric Dso_Asf_Pct numeric Dso_Bonus varchar Dso_Vend_Id varchar Dso_Qty_Size1 numeric Dso_Qty_Size2 numeric Dso_datetime_Ins varchar Dso_Rate numeric
30 8 3 30 2 5 5 4 9 5 5 1 10 9 9 40 9
Ukuran item Tanggal masuknya data Hari pemasangan iklan Waktu tayang Durasi iklan Jumlah pemesanan Deskripsi slot Satuan pengukuran Harga iklan Diskon Persentase ASF Bonus slot Kode vendor Ukuran iklan 1 Ukuran iklan 2 Tanggal pemasangan iklan Rating iklan
Pada tabel 3.29 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan transaksi penawaran iklan kepada klien. Tabel 3.29 Tabel Sales Order Detail Sales Quotation Field Dsq_No Dsq_Item_No Dsq_ItemDesc Dsq_ItemSize Dsq_Day Dsq_Time Dsq_TVR Dsq_Share Dsq_Duration Dsq_Qty_Ord Dsq_Qty_Issue Dsq_Unit Dsq_Price Dsq_Disc Dsq_Asf_Pct Dsq_Bonus Dsq_Vend_Id Dsq_Qty_Size1 Dsq_Qty_Size2
Jenis varchar varchar varchar varchar varchar varchar numeric numeric numeric numeric numeric varchar numeric numeric numeric varchar varchar numeric numeric
Besar 16 6 60 30 3 30 5 5 5 5 5 4 9 5 5 1 10 5 5
Keterangan Nomor detail sales quotation Nomor item Deskripsi item Ukuran item Hari pemasangan iklan Waktu tayang TV rating TV share Durasi iklan Jumlah pemesanan Deskripsi slot Satuan pengukuran Harga iklan Diskon Persentase ASF Bonus slot Kode vendor Ukuran iklan 1 Ukuran iklan 2
104 Dsq_datetime_Ins varchar 40 Dsq_Rate numeric 9
Tanggal pemasangan iklan Rating iklan
Pada tabel 3.30 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan transaksi penjualan iklan kepada klien. Tabel 3.30 Tabel Sales Order Master Sales Order Field Mso_No Mso_datetime Inserted_date Mso_RefNo Mso_Refdatetime Mso_Po_No Mso_Po_datetime Mso_Type Mso_Job_No Mso_Cust_Id Mso_Vend_Id Mso_Ae_Id Mso_Top_Id Mso_Notice Mso_Amount Mso_Pkg_Saving Mso_Disc Mso_Asf_Type Mso_Asf_Pct Mso_Vat Mso_Commision
Jenis Besar Keterangan varchar 16 Nomor master sales order datetime 8 Tanggal master sales order datetime 8 Tanggal masuknya data varchar 16 Nomor reference datetime 8 Tanggal reference varchar 16 Nomor purchase order datetime 8 Tanggal purchase order varchar 1 Jenis media varchar 16 Nomor job varchar 10 Kode klien varchar 10 Kode vendor / supplier varchar 10 Kode AE varchar 3 Kode top varchar 60 Catatan numeric 9 Besar nilai penjualan numeric 9 Package saving numeric 5 Diskon varchar 1 Tipe ASF numeric 5 Persentase ASF numeric 5 Besar value added tax numeric 5 Besar komisi
Pada tabel 3.31 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk keperluan tranksaksi penawaran iklan kepada klien. Tabel 3.31 Tabel Sales Order Master Sales Quotation Field Msq_No Msq_datetime Msq_RefNo Msq_Refdatetime
jenis varchar datetime varchar datetime
Besar 16 8 16 8
Keterangan Nomor master sales quotation Tanggal master sales quotation Nomor referensi Tanggal referensi
105 Msq_Type Msq_Rev_No Msq_Rev_datetime Msq_Job_No Msq_Cust_Id Msq_Vend_Id Msq_Ae_Id Msq_Notice Msq_Amount Msq_Pkg_Saving Msq_Disc Msq_Asf_Type Msq_Asf_Pct Msq_Vat Msq_Commision
varchar numeric datetime varchar varchar varchar varchar varchar numeric numeric numeric varchar numeric numeric numeric
1 2 1 16 10 10 10 60 9 9 5 1 5 5 5
Tipe Nomor revisi Tanggal revisi Nomor job Kode klien Kode vendor / supplier Kode AE Catatan keterangan Besar nilai penjualan Package saving Diskon Tipe ASF Persentase ASF Besar value added tax Besar komisi
Pada tabel 3.32 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat detil order penjualan. Tabel 3.32 Tabel Sub Detail Sales Order Field SubDso_No SubDso_Item_No SubDso_datetime1 SubDso_datetime2 SubDso_datetime3 SubDso_datetime4 SubDso_datetime5 SubDso_datetime6 SubDso_datetime7 SubDso_datetime8 SubDso_datetime9 SubDso_datetime10 SubDso_datetime11 SubDso_datetime12 SubDso_datetime13 SubDso_datetime14 SubDso_datetime15 SubDso_datetime16 SubDso_datetime17 SubDso_datetime18 SubDso_datetime19
jenis Besar Keterangan varchar 16 Nomor detail sub sales order varchar 6 Tanggal detail sub sales order numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan
106 SubDso_datetime20 SubDso_datetime21 SubDso_datetime22 SubDso_datetime23 SubDso_datetime24 SubDso_datetime25 SubDso_datetime26 SubDso_datetime27 SubDso_datetime28 SubDso_datetime29 SubDso_datetime30 SubDso_datetime31
numeric numeric numeric numeric numeric numeric numeric numeric numeric numeric numeric numeric
5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5 5
Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan
Pada tabel 3.33 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mencatat detil penawaran iklan. Tabel 3.33 Tabel Sub Detail Sales Quotation Field SubDsq_No SubDsq_Item_No SubDsq_datetime1 SubDsq_datetime2 SubDsq_datetime3 SubDsq_datetime4 SubDsq_datetime5 SubDsq_datetime6 SubDsq_datetime7 SubDsq_datetime8 SubDsq_datetime9 SubDsq_datetime10 SubDsq_datetime11 SubDsq_datetime12 SubDsq_datetime13 SubDsq_datetime14 SubDsq_datetime15 SubDsq_datetime16 SubDsq_datetime17 SubDsq_datetime18 SubDsq_datetime19 SubDsq_datetime20 SubDsq_datetime21 SubDsq_datetime22
jenis Besar Keterangan varchar 16 Nomor detail sub sales quotation varchar 6 Tanggal detail sub sales quotation numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan numeric 5 Tanggal detail iklan
107 SubDsq_datetime23 SubDsq_datetime24 SubDsq_datetime25 SubDsq_datetime26 SubDsq_datetime27 SubDsq_datetime28 SubDsq_datetime29 SubDsq_datetime30 SubDsq_datetime31
numeric numeric numeric numeric numeric numeric numeric numeric numeric
5 5 5 5 5 5 5 5 5
Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan Tanggal detail iklan
Pada tabel 3.34 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk mengontrol aplikasi sistem berjalan. Tabel 3.34 Tabel Top Field Jenis Top_Id varchar Top_desc varchar Top_days numeric
Besar Keterangan 3 Kode top 30 Deskripsi top 5 Waktu top
Pada tabel 3.35 dapat terlihat atribut dan status atribut yang digunakan untuk menampung user dari aplikasi sistem berjalan. Tabel 3.35 Tabel User Field User_Id User_Name User_Pswd User_Grid
Jenis varchar varchar varchar varchar
Besar 8 30 15 10
Keterangan Kode user Nama user Password user Grid user
108 3.6 Subyek Data yang Dipakai Perusahaan Subyek data adalah kumpulan data yang telah dikelompokkan yang di gunakan sebagai input di dalam sistem. Subyek data yang dipakai perusahaan, yaitu (lihat tabel 3.36): Table 3.36 Subyek Data Subyek Data Job Order Customer Sales Invoice Sales Quotation Sales Order Sales Report Purchase Invoice Purchase Requestition Purchase Order Purchase Report Media Vendor Keuangan
Keterangan Menyimpan record job / proyek Menyimpan record klien Menyimpan record invoice penjualan Menyimpan record penawaran ke klien Menyimpan record penjualan Berisi informasi mengenai laporan penjualan Menyimpan record invoice pembelian Menyimpan record permintaan pembelian Menyimpan record pembelian Berisi informasi mengenai laporan penjualan Berisi record media cetak, televisi, dan radio Menyimpan record supplier Menyimpan record keuangan
109 3.7 Analisis Matriks Matriks-matriks yang terlihat pada tabel 3.37 sampai tabel 3.39 menunjukkan rancangan aplikasi berbasis kebutuhan bisnis yang dibutuhkan user. 3.7.1 Matriks Organisasi vs Subyek Data
Keuangan
Purchase Order
Purchase Request
Purchase Invoice
Media
Vendor
Sales Report
Sales Order
Sales Quotation
Sales Invoice
Customer
X
Purchase Report
Organisasi President Director Creative Director Traffic Associate Creative Director Art Director Copywriter Graphics Designer Desktop Visual Account Director Account Manager Account Executive Media Director Media Manager Media Planner Media Buyer General Affair Finance
Job Order
Subyek data
Tabel 3.37 Matriks Organisasi vs Subyek Data
X
X
X X
X X
X X X X X X X X X X X
X
X X X
X X X
X X
X X X
X X X X
X
X
X X X X
X X X X X
X
X
X X
X X X X X X
X X X X X
Keterangan tentang matriks: 1. Baris menunjukkan organisasi dan kolom menunjukkan subyek data. 2. Tanda X menunjukkan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom.
X X
110 3.7.2 Matriks Organisasi vs Fungsi Bisnis
Organisasi President Director Creative Director Traffic Associate Creative Director Art Director Copywriter Graphics Designer Desktop Visual Account Director Account Manager Account Executive Media Director Media Manager Media Planner Media Buyer General Affair Finance
RAI RA RA I RAEW RA AEW RAW I RA RAEW RAEW IW W IEW IW IW EW IW EW I EW I EW I RAI RAEW RA RAW RAE RAW RAW I RAEW W I IEW AEW RW RAEW I EW W W IEW AW RAEW RAI RAEW RA IEW RAEW I I IW IW EW IEW I W W EW EW I W W EW EW W W EW RAEW IW IW IW IW
I RAE I IW IW IW IW
RA
IW IW W W W RAW IW IW IW IW
Keterangan tentang matriks: 1. R = Direct Management Responsibility / Organisasi bertanggung jawab pada fungsi bisnis. 2. A = Execution / Policy Making Authority / Organisasi memiliki hak dan wewenang atas fungsi bisnis. 3. I = Involve in the function / Organisasi ikut terlibat dalam fungsi bisnis tetapi tidak bertanggung jawab / tidak memiliki kuasa dan atau fungsi bisnis.
Pem belian jasa supplier
Pem bagian job / proyek
Penjualan iklan
Pengadaan barang inventaris
Pem asangan iklan
M em buat kontrak kerja
M elakukan negoisasi
M em buat tim e scheduling
M elakukan konsultasi dengan klien
M enghasilkan konsep dan ide kreatif
M em buat laporan kinerja
Koordinasi dan pengawasan
Fungsi Bisnis M enetapkan kebijakan penjualan
Tabel 3.38 Matriks Organisasi vs Fungsi Bisnis
IW
111 4. E = Technical Expertise / organisasi terlibat dan memiliki keahlian teknis yang diperlukan oleh fungsi bisnis. 5. W = Actual Execution of the Work / organisasi melakukan kegiatan kerja sama sesuai fungsi bisnis.
3.7.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
Purchase Order
C
I
C R
4. R = Read 5. U = Update 6. D = Delete
U C
U U
U
U
U
U C
R R
U
U
U
C
R C
C
C
C
U U
U
R
U
C C
C C
C C
C
R
U U U
R C
C
C
C
C
U
U C
U
C
1. Baris menunjukkan fungsi bisnis dan kolom menunjukkan subyek data.
3. I = Insert
C
R C
Keterangan tentang matriks:
2. C = Create
Keuangan
Purchase Request
C
Purchase Report
Purchase Invoice
I
Media
C
Vendor
Sales Order
U
Sales Report
Sales Quotation
Customer
Sales Invoice
Fungsi Bisnis Menetapkan kebijakan penjualan Koordinasi dan pengawasan Membuat laporan kinerja Menghasilkan konsep dan ide kreatif Melakukan konsultasi dengan klien Membuat time scheduling Melakukan negoisasi Membuat kontrak kerja Pemasangan iklan Pengadaan barang inventaris Penjualan iklan Pembagian job / proyek Pembelian jasa supplier
Job Order
Subyek data
Tabel 3.39 Matriks Fungsi Bisnis vs Subyek Data
112 3.8 Teknologi Informasi di Organisasi Tempat Studi Kasus Teknologi yang dipergunakan meliputi perangkat keras dan perangkat lunak dan digunakan untuk menjalankan proses operasional perusahaan, terutama dalam pemrosesan data. Pemilihan teknologi informasi yang dipakai oleh perusahaan adalah teknologi yang memadai dan mendukung pembangunan sistem yang baik.
3.8.1 Perangkat Keras Perangkat keras yang digunakan saat ini pada PT. Patcy Mentari sebagai pusat server sebanyak 3 unit, sedangkan perangkat keras yang digunakan untuk pengoperasian database hanya 1 server dengan 5 workstation. Spesifikasi server yaitu: 1. Pentium III 1 GHz 2. RAM 1 GB 3. HDD 35 GB 4. Jaringan LAN Untuk client sebanyak 5 workstation dengan spesifikasi sebagai berikut: 1. Pentium IV 1,6 GHz 2. RAM 512 MB 3. HDD 20 GB
3.8.2 Piranti Lunak Perangkat lunak (software) yang digunakan adalah : 1. Server a. Sistem operasi: Windows NT Server 4.0
113 b. Database: Microsoft SQL Server 2000 2. Workstation a. Sistem operasi: Windows XP b. Front-end: Microsoft Visual Basic 6.0 Adapun aplikasi yang digunakan di perusahaan dapat dilihat pada tabel 3.40 Tabel 3.40 Tabel Perangkat Lunak Aplikasi Job Advertising Accounting Absensi Time Sheet
Software Visual Basic 6 Visual Basic 6 Visual Basic 6 FoxPro 26 Web ASP
Keterangan Penghitungan Man Hour Pembuatan Data Penjualan Program Akuntansi Keuangan Absensi Karyawan Penghitungan Efektivitas Job
3.8.3 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi Matriks-matriks yang terlihat pada tabel 3.41 sampai 3.42 menunjukkan rancangan aplikasi berbasis kebutuhan bisnis yang dibutuhkan user:
Fungsi Bisnis Menetapkan kebijakan penjualan Koordinasi dan pengawasan Membuat laporan kinerja Menghasilkan konsep dan ide kreatif Melakukan konsultasi dengan klien Membuat time scheduling Melakukan negoisasi Membuat kontrak kerja Pemasangan iklan Pembelian barang inventaris Penjualan iklan Pembagian job / proyek Pembelian jasa supplier
X X
MS Visual Basic 6
MS SQL Server 2000
Aplikasi
Tabel 3.41 Matriks Fungsi Bisnis vs Aplikasi
X X X
X
X X X X X
X X X X X
114 Keterangan tentang matriks: 1. Baris menunjukkan fungsi bisnis dan kolom menunjukkan aplikasi. 2. Tanda X menunjukkan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom.
3.8.4 Matriks Subyek Data vs Aplikasi
Subyek data Job Order Customer Sales Invoice Sales Quotation Sales Order Sales Report Vendor Media Purchase Invoice Purchase Request Purchase Order Purchase Report Keuangan
X
X
MS Visual Basic 6
MS SQL Server 2000
Aplikasi
Tabel 3.42 Matriks Subyek Data vs Aplikasi
X X X X X X X X X X X X X
Keterangan tentang matriks: 1. Baris menunjukkan subyek data dan kolom menunjukkan aplikasi. 2. Tanda X menunjukkan hubungan yang terjadi antara baris dan kolom.
115 3.9 Analisis SWOT Keberhasilan Penerapan Sistem yang Diusulkan Berikut adalah analisis SWOT terhadap keberhasilan penerapan sistem yang diusulkan yang dapat dilihat pada tabel 3.43. Tabel 3.43 Tabel Analisis SWOT Strength • • •
Oppurtunity •
• •
• • • •
Adanya sistem database yang sudah terkomputerisasi Jumlah pekerjaan / job yang tergolong tinggi Adanya rencana pengembangan sistem Threat Kegagalan sistem Adanya virus Serangan hacker Pencurian data
•
•
•
• •
Didukung pihak manajemen Reputasi manajemen yang dikenal di masyarakat Didukung oleh staf yang kreatif dan antusias
Weak • • •
Mengaplikasikan sistem data • warehouse untuk mendukung manajer dalam pengambilan • keputusan Mengaplikasikan sistem data mining untuk membantu • manajerial dalam pengambilan keputusan Membangun sistem yang terintegrasi dari komponenkomponen yang telah ada Membangun sistem yang dedicated (tidak bergantung resource dari luar) Menggunakan antivirus dan firewall yang bersifat freeware
Dana terbatas Pemanfaatan yang kurang maksimal dari sistem yang ada Kurangnya pengalaman staf dalam bidang IT Menggunakan sistem / aplikasi bersifat open source Memberikan pelatihan kepada karyawan dalam bidang IT untuk sistem baru Membangun sistem / aplikasi yang dapat membantu staf dalam mengerjakan tugasnya yang berhubungan dengan manajerial
• Membatasi input-an dari user (mengurangi kesalahan) kepada sistem • Merekrut dan memberikan training kepada SDM yang berpotensi dalam penggunaan dan pengembangan TI • Memaksimalkan penggunaan sistem aplikasi yang sudah ada dalam menangani perancangan data warehouse serta data mining
116 3.10 Analisis Kebutuhan Data dan Informasi Data dan informasi yang diperlukan oleh pihak manajemen tingkat atas, yaitu: 1. Dibutuhkan informasi mengenai job / proyek iklan yang diterima, baik yang belum maupun yang sudah terealisasi. 2. Dibutuhkan informasi mengenai klien-klien melakukan transaksi, sehingga hal ini berguna dalam analisa market customer dan dapat digunakan untuk menarik klien baru. 3. Dibutuhkan informasi mengenai pembelian jasa rekanan (pihak ketiga yang berhubungan dengan proses produksi, seperti: fotografer, production house, percetakan, dan lain-lain). 4. Dibutuhkan informasi mengenai penjualan iklan dalam kurun waktu tertentu. 5. Dibutuhkan informasi mengenai media yang digunakan dalam pemasangan iklan.
3.11 Masalah yang Dihadapi Sebagai advertising agency, PT. Patcy Mentari perlu senantiasa menjadi agency yang berdaya saing dan memiliki kualitas tinggi serta mampu memenuhi harapan klien dalam mengembangkan dan mempromosikan produknya. Dengan demikian PT. Patcy Mentari dapat meningkatkan target penjualan iklannya melakukan proses pengambilan keputusan yang lebih baik. Kegiatan analisis yang baik membutuhkan informasi yang tepat. Namun terdapat beberapa masalah dalam mewujudkan hal itu, antara lain: 1. Analisis klien mana yang paling banyak memakai jasa Patcy masih menggunakan cara manual, dengan melihat record transaksi setiap klien.
117 2. Analisis staf mana yang menangani klien paling banyak, sehubungan pemasangan iklan yang dilakukan oleh klien, sehingga pihak manajemen tidak bisa memantau secara spesifik kinerja staf yang ada. 3. Data-data transaksi tiap tahun tidak saling berhubungan, dimana record data tahun sebelumnya harus di-posting ke database tahun sekarang untuk melihat statistik yang diperlukan. 4. Data job / proyek iklan yang belum terselesaikan tahun sebelumnya, maka akan dimasukkan kembali ke dalam database tahun sekarang sehingga terjadi duplikasi record data penjualan. 5. Data yang ditampilkan dari sistem yang sedang berjalan (OLTP) tidak dapat memberikan informasi yang informatif dan mudah dimengerti dalam membantu proses pengambilan keputusan oleh pihak manajemen.
3.12 Pemecahan Masalah Alternatif pemecahan masalah yang diusulkan adalah: 1. Untuk mempercepat pembuatan laporan yang akurat, dapat dibuat sebuah data warehouse yang dapat mempercepat proses pembuatan analitikal dan historikal karena struktur tabel lebih sederhana dibanding OLTP dan informasinya sudah terangkum. Data warehouse yang diusulkan akan melakukan transformasi data dari sumber data yang tersebar serta mengintegrasikannya ke dalam sebuah sistem database terpadu. 2. Dalam penyajiannya, data warehouse dapat menyajikan laporan dalam bentuk grafik sesuai dimensi yang diinginkan, sehingga pihak eksekutif memiliki
118 pandangan nyata akan kondisi perusahaannya dan kebijakan yang diambil pun memiliki dasar yang kuat. 3. Relasi dalam data warehouse dan data mining lebih sederhana daripada OLTP dan memiliki metadata sehingga memudahkan dalam melihat ringkasan data secara keseluruhan. 4. Untuk membantu proses pengambilan keputusan maka digunakan data mining yang dapat menganalisa data-data yang dihasilkan oleh data warehouse sehingga dapat memberikan laporan berupa informasi yang bersifat prediksi dan pengelompokan data dari data historikal yang ada.
