BAB 3
ANALISIS ARSITEKTUR YANG SEDANG BERJALAN
3.1. Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1. Latar Belakang Perusahaan SPEKTRA merupakan merek dari PT. Astra Multi Finance (AMF) yang berdiri pada tahun 2005, bergerak di bidang pembiayaan multiguna / kredit. PT. Astra Multi Finance merupakan anak perusahaan dari FIF GROUP. FIF GROUP menaungi FIF ASTRA, yang melayani pembiayaan sepeda motor, dan PT. Astra Multi Finance melayani pembiayaan barang-barang elektronik, perabotan rumah tangga, gadget, peralatan industri. PT. Astra Multi Finance juga melayani kebutuhan pembiayaan bagi individual maupun badan usaha. PT. Astra Multi Finance memiliki sekitar 700 cabang yang tersebar di seluruh indonesia mulai dari Sabang sampai Merauke. PT. Astra Multi Finance memiliki sekitar 4.000 orang karyawan yang tersebar di seluruh kantor cabang. Adapun beberapa merek-merek besar yang bekerjasama dengan PT. Astra Multi Finance seperti Polytron, Toshiba, LG, Samsung, Sharp, dan lain-lain. Bentuk kerjasama PT. Astra Multi Finance dengan berbagai merek tersebut adalah dengan mengadakan pameran elektronik di kota-kota besar di Indonesia, penawaran harga spesial melalui katalog khusus ataupun pemberian souvenir / gift tanpa syarat (berupa jaket, payung, baju, mug, tumblr) untuk konsumen PT. Astra Multi Finance. PT. Astra Multi Finance juga bekerja sama dengan department store dan toko-toko elektronik yang menyediakan barangbarang untuk dikredit oleh pelanggan. Kantor pusat PT. Astra Multi Finance berlokasi sama dengan kantor pusat FIF GROUP yaitu di Menara FIF Jl. TB Simatupang Kav. 15, Cilandak, Jakarta 12440.
44
45 3.1.2. Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan
3.1.3. Uraian Tugas & Tanggung Jawab 1.
Head Office (HO) Melakukan penerimaan kredit dalam batas kewenangan ≥ Rp 25.000.000,-
2.
Branch Head (BH) Melakukan penerimaan kredit dalam batas kewenangan ≤ Rp 25.000.000,-
3.
Credit Section Head (CSH) Melakukan penerimaan kredit dalam batas kewenangan ≤ Rp 10.000.000,-
46
4.
Marketing Head - Menciptakan strategi pemasaran yang kreatif untuk diajarkan kepada downlinenya - Mengarahkan downline untuk berusaha mencapai target dalam memasarkan produk
5.
Marketing - Mengikuti strategi yang disarankan oleh Marketing Head - Berusaha sebaik mungkin untuk selalu memasarkan nama SPEKTRA kepada masyarakat
6.
Credit Analyst Coordinator - Melakukan penerimaan kredit dalam batas kewenangan ≤ Rp 5.000.000,- Menerima info dari Phone Verificator (PV) dan Field Verificator (FV)
7.
CR Coordinator - Mendistribusikan dokumen penugasan ke Desk Collection - Memvalidasi Lembar Hasil Penugasan - Mendokumentasikan dokumen penugasan (meng-entry hasil visit) - Melakukan serah terima copy RV atau kwitansi pelanggan
8.
Cashier Menerima pembayaran angsuran dari pelanggan
9.
Credit Application Processor - Melakukan pengecekan Dokumen Tagihan - Membuat Account Receivable (AR) - Membuat Amount Payable (AP) - Melengkapi Dokumen Kontrak dan mendistribusikan copy kontrak ke Joint Finance (JF) dan pelanggan
47
10. Phone Verificator - Memverifikasi data pelanggan - Mengisi info verifikasi ke dalam sistem
11. Field Verificator - Melakukan kunjungan ke rumah pelanggan untuk verifikasi - Mengisi info verifikasi ke dalam Mobile National (MoNas)
12. Credit Order Clerk - Menerima info pengajuan kredit dan mengeceknya - Meng-input pengajuan kredit ke dalam sistem dan merekapnya dalam Buku Rekap Order (BRO) - Mencetak dan mendistribusikan PO
13. CR Field Mengunjungi pelanggan dan menginfokan jumlah tagihan termasuk denda
14. Desk Collection - Mengontak pelanggan - Menginformasikan jumlah tagihan dan tanggal jatuh tempo - Memastikan
apakah
pelanggan
konfirmasi
melakukan
pembayaran dengan tepat waktu - Meng-input konfirmasi di sistem (pembayaran tepat waktu) - Meng-input janji bayar di sistem (pembayaran tidak tepat waktu) - Menginformasikan ke CR Section Head untuk melanjutkan ke proses repossession & inventory (pembayaran tidak dapat dilanjutkan)
15. Sales Force - Mengunjungi pelanggan untuk mengumpulkan info - Mengecek kelengkapan dokumen pelanggan
48 - Memberikan info hasil pengecekan ke Credit Order Clerk (COC) - Menginformasikan hasil penerimaan kredit ke supplier dan Credit Order Clerk (COC)
16. SPG/ B Mencapai target penjualan sesering mungkin.
3.1.4. Analisis Faktor Persaingan Michael E. Porter Ada 5 faktor persaingan menurut Michael E. Porter yang bertujuan menganalisis lingkungan eksternal perusahaan untuk mendapatkan gambaran mengenai persaingan yang dihadapi PT. Astra Multi Finance, baik dari segi pemasok, pembeli, pesaing baru, persaingan di antara industri yang sejenis, dan produk pengganti. Gunanya adalah untuk meningkatkan kemungkinan ditemukannya inovasi strategi yang dikehendaki. Adapun gambaran persaingan yang dihadapi PT. Astra Multi Finance adalah sebagai berikut : 1. Ancaman Pendatang Baru Salah satu faktor ancaman dalam persaingan adalah adanya pendatang baru. Dianggap sebagai ancaman karena pendatang baru akan menciptakan meningkatnya persaingan dalam industri yang sama. Pendatang baru merupakan perusahaan yang baru berdiri ataupun perusahaan yang sudah lama berdiri namun mengalihkan atau mengembangkan bisnis ke bidang yang lain. Dalam hal ini adalah bidang pembiayaan. Adapun pendatang baru yang merupakan pesaing PT. Astra Multi Finance adalah Home Kredit, Megazip. 2. Daya Tawar Menawar Pembeli Pada dasarnya, pelanggan menginginkan kepuasan, kenyamanan dan harga yang murah dalam pembiayaan. Hal ini membuat PT. Astra Multi Finance harus membuat strategi yang dapat meningkatkan pelayanannya untuk mempertahankan pelanggan, memberikan kenyamanan dan harga yang murah, diskon. 3. Ancaman Produk atau Jasa Substitusi
49 Salah satu jasa substitusi yang menjadi ancaman PT. Astra Multi Finance adalah layanan kartu kredit yang disediakan oleh bank. Hal ini menjadi ancaman karena prosedur kredit melalui kartu kredit jauh lebih mudah jika dibandingkan dengan prosedur kredit melalui PT. Astra Multi Finance. Hal ini membuat PT. Astra Multi Finance harus menciptakan inovasi strategi agar pelanggan dapat bertahan. 4. Daya Tawar Menawar Pemasok Pemasok merupakan faktor yang penting dalam mendukung persaingan perusahaan. Dalam PT. Astra Multi Finance, yang berperan sebagai pemasok adalah department store atau toko-toko elektronik. Dimana PT. Astra Multi Finance bekerjasama dengan pemasok yang menyediakan barang-barang yang akan dikredit dengan pelanggan. 5. Persaingan di Antara Perusahaan yang Ada Perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang pembiayaan elektronik adalah pesaing dari PT. Astra Multi Finance. Beberapa perusahaan terkemuka yang menjadi pesaing PT. Astra Multi Finance adalah Adira Kredit, Kredit Plus, AEON, dan Columbia. Perusahaan-perusahaan tersebut disebut sebagai pesaing karena perusahaan-perusahaan tersebut berada di antara industri yang sama dengan PT. Astra Multi Finance, yaitu pembiayaan elektronik. Di samping itu, perusahaan-perusahaan tersebut juga sudah memiliki cabang yang tersebar di Indonesia, dan juga sudah memiliki banyak pengalaman. Oleh karena itu, PT. Astra Multi Finance harus memiliki strategi bisnis yang dapat membantunya untuk bersaing dengan perusahaan lain.
50
Gambar 3.2 Analisis 5 Daya Persaingan Porter PT. Astra Multi Finance
3.1.5. Analisis PEST •
Politik Kondisi politik di Indonesia yang tidak stabil memberi dampak terhadap permintaan barang dari pelanggan PT. Astra Multi Finance.
Dengan
kondisi
politik
yang
seperti
ini,
akan
mengakibatkan melemahnya nilai rupiah terhadap dolar sehingga secara tidak langsung mempengaruhi kenaikan harga barang. Harga barang yang naik kemudian akan mempengaruhi permintaan terhadap barang oleh pelanggan. •
Ekonomi Faktor
ekonomi
sangat
berpengaruh
terhadap
perusahaan
pembiayaan. Semakin meningkatnya kondisi ekonomi masyarakat, menyebabkan adanya peningkatan gaya hidup masyarakat. Hal ini menyebabkan
meningkatnya
keinginan
masyarakat
untuk
menggunakan jasa pembiayaan untuk memenuhi kebutuhan masyarakat. •
Sosial
51 Kebutuhan masyarakat saat ini akan barang-barang elektronik sudah meningkat. Barang-barang elektronik sudah bukan termasuk barang yang mewah lagi, melainkan sudah menjadi kebutuhan masyarakat. Seiring dengan perkembangan zaman, hal itu sudah mempengaruhi gaya hidup masyarakat, dimana masyarakat selalu berusaha untuk mengikuti perubahan-perubahan / tren yang terjadi di lingkungannya. SPEKTRA memungkinkan masyarakat untuk memenuhi kebutuhan tersebut tanpa harus mengeluarkan uang dalam jumlah yang banyak secara sekaligus, namun masyarakat dapat membeli barang tersebut dengan cara mencicil. •
Teknologi SPEKTRA bekerjasama dengan merek-merek ternama seperti Polytron, Toshiba, LG, Samsung, Sharp, dimana merek-merek tersebut sudah dikenal dengan baik kualitasnya, memiliki teknologi-teknologi yang canggih, dan sudah banyak digunakan oleh masyarakat di Indonesia. SPEKTRA juga menggunakan sistem berbasis ERP yaitu Oracle untuk mengelola data dan transaksi di dalam perusahaan.
3.2. Goals & Initiatives 3.2.1. Strategic Plan 3.2.1.1. Visi dan Misi Perusahaan SPEKTRA merupakan merek dari PT. Astra Multi Finance (AMF), yang merupakan anak perusahaan dari FIFGROUP yang memiliki visi dan misi berikut ini :
Visi perusahaan : Menjadi pemimpin yang dikagumi secara internasional
Misi perusahaan : Membawa kehidupan yang lebih baik untuk masyarakat
3.2.1.2. Strategi Bisnis Perusahaan Adapun strategi PT. Astra Multi Finance adalah :
52 1.
Menjaga hubungan baik dengan pelanggan PT. Astra Multi Finance menjaga hubungan baik dengan pelanggan
dengan
cara
memberikan
penawaran-
penawaran, harga khusus terutama untuk pelanggan yang repeat order melalui sms atau email. 2.
Menjaga hubungan baik dengan supplier / toko Salah satu cara SPEKTRA untuk menjaga hubungan baik dengan supplier / toko adalah dengan menjaga komunikasi yang baik dan berkelanjutan antara SPEKTRA dengan supplier / toko atau memberikan penghargaan kepada supplier / toko dengan angka penjualan yang baik.
3.
Memberikan kredit dengan suku bunga yang lebih murah PT. Astra Multi Finance menawarkan kredit kepada pelanggan dengan suku bunga yang lebih rendah sehingga hal ini tidak memberatkan pelanggan
yang akan
menggunakan jasa kredit SPEKTRA. 4.
Menciptakan impulse buying Impulse buying merupakan strategi untuk menciptakan peluang peningkatan pembelian, dimana SPEKTRA menarik perhatian calon pembeli, sehingga calon pembeli yang tadinya tidak berencana untuk membeli barang yang ditawarkan menjadi tertarik untuk membeli. Misalnya, seseorang yang tadinya tidak berencana untuk membeli barang disebabkan oleh karena harga barang yang mahal, setelah ditawarkan diskon atau penurunan harga untuk barang tersebut, akhirnya calon pembeli tertarik untuk membeli barang itu, karena harga yang dicantumkan menunjukkan penawaran harga yang menarik.
3.2.2. Analisis SWOT Dalam analisis SWOT, ditentukan penilaian mengenai kekuatan dan kelemahan dari sumber daya perusahaan, dan juga peluang serta ancaman terhadap perusahaan. Analisis ini berguna untuk menentukkan strategi-strategi apa yang harus dilakukan oleh perusahaan agar dapat
53 memenangkan persaingan bisnis, dan juga untuk mendukung proses bisnis perusahaan. Berikut adalah hasil dari analisis SWOT pada PT. Astra Multi Finance: - Strength (Kekuatan) • Jaringan kredit yang sangat luas dan terjangkau Layanan kredit yang terjangkau hingga ke bagian kota kecil, seperti Sanggau, Atambua, Miangas, dan Buol. Sehingga memudahkan masyarakat untuk mendapatkan fasilitas kredit ini. • Memiliki hubungan kerja sama yang baik dengan bank-bank besar PT. Astra Multi Finance bekerja sama dengan bank-bank besar seperti Bank Mandiri, Bank Central Asia (BCA), Bank Permata, dan Bank Niaga, dimana dengan kerja sama PT. Astra Multi Finance terhadap bank-bank besar ini akan memperkuat kepercayaan masyarakat untuk menggunakan jasa pembiayaan dari PT. Astra Multi Finance. • Menerima penghargaan sebagai perusahaan pembiayaan terbaik PT. Astra Multi Finance sering mendapatkan penghargaan sebagai perusahaan pembiayaan terbaik. Beberapa penghargaan yang pernah didapat yaitu penghargaan dari Asosiasi Perusahaan Pembiayaan Indonesia sebagai Perusahaan Pembiayaan Terbaik 2012 untuk ketegori Total Aset dibawah Rp 500 Milyar, penghargaan dari info bank dengan predikat Sangat Bagus Atas Kinerja Keuangan Tahun 2011.
- Weakness (Kelemahan) • Pengetahuan SDM kurang merata Pengetahuan sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan mengenai proses bisnis tidak merata sehingga mereka tidak mengerti proses bisnis keseluruhan secara mendetail yang menyebabkan kelengkapan informasi yang akan mereka berikan terhadap calon pelanggan berbeda-beda. • Merek yang kurang terkenal Merek SPEKTRA kurang dikenal oleh masyarakat karena kebanyakan orang hanya tahu mengenai Astra yaitu perusahaan pembiayaan
54 sepeda motor, sehingga SPEKTRA sendiri kurang dikenal oleh masyarakat dibandingkan dengan perusahaan pembiayaan multiguna lainnya yang hanya khusus menyediakan layanan pembiayaan multiguna.
- Opportunities (Peluang) • Kebutuhan masyarakat yang meningkat Jumlah kebutuhan rumah tangga masyarakat semakin meningkat, dimana peningkatan ini juga diiringi dengan jumlah peningkatan kebutuhan lainnya, seperti biaya sekolah, sandang, dan lain-lain. Hal ini tentunya akan sulit dipenuhi oleh masyarakat dengan penghasilan menengah ke bawah. Tetapi dengan adanya sistem kredit, masyarakat menjadi diberi kemudahan dalam memenuhi semua kebutuhan mereka. • Harga barang elektronik semakin meningkat Dengan kehidupan manusia yang bergantung pada barang-barang elektronik, masyarakat merasa bahwa barang elektronik sudah menjadi kebutuhan pokok, sehingga harga barang elektronik yang cukup mahal tidak menghalangi niat mereka untuk memiliki barang tersebut, karena mereka diberi kemudahan untuk memiliki barang elektronik dengan adanya perusahaan pembiayaan. • Limit kartu kredit Bagi orang yang limit kartu kreditnya tidak cukup untuk mencicil barang yang ingin dibeli, dapat mengajukan permohonan kredit melalui PT. Astra Multi Finance.
- Threats (Ancaman) • Persaingan bisnis Walaupun PT. Astra Multi Finance masih merupakan perusahaan kredit multiguna dengan rating paling bagus, tidak berarti bahwa perusahaan ini tidak memiliki saingan. Perusahaan masih tetap harus memperbaharui strategi bisnisnya agar tidak kalah dengan perusahaan kredit lainnya, seperti Adira Kredit.
55 • Kompetitor yang terkenal Para pesaing PT. Astra Multi Finance sudah lebih banyak dikenal oleh masyarakat. Walaupun PT. Astra Multi Finance sudah memiliki cabang yang tersebar di seluruh Indonesia, seperti Adira Kredit, AEON, dan kredit plus.
3.2.2.1. IFAS (Internal Factors Analysis Strategy) Berikut merupakan analisis matriks dari faktor-faktor internal (kekuatan dan kelemahan). Hasil dari analisis matriks ini akan menghasilkan koordinat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam diagram SWOT. 1. Strength (Kekuatan)
Tabel 3.1 Perhitungan IFAS
Faktor Strategis Jaringan
kredit
yang
sangat
luas
dan
Bobot
Rating
Bobot * Rating
0,39
3
1,17
0,30
3
0,9
0,31
3
0,93
terjangkau. Memiliki hubungan kerja sama yang baik dengan bank-bank besar. Menerima sebagai
penghargaan perusahaan
pembiayaan terbaik. Total Strength
3
56 2. Weakness (Kelemahan)
Tabel 3.2 Perhitungan IFAS
Faktor Strategis
Bobot
Rating
Bobot * Rating
Pengetahuan SDM
0,53
2
1,06
0,47
2
0,94
yang
kurang
merata. Merek yang kurang terkenal. Total Weakness
2
Total IFAS
5
Koordinat Titik X (IFAS): Strength (Kekuatan)
=3
Weakness (Kelemahan)
=2
Titik X (Internal)
=3–2=1
3.2.2.2. EFAS (External Factors Analysis Strategy) Berikut merupakan analisis matriks dari faktor-faktor eksternal (peluang dan ancaman). Hasil dari analisis matriks ini akan menghasilkan koordinat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam diagram SWOT. 1. Opportunities (Peluang)
57 Tabel 3.3 Perhitungan EFAS
Faktor Strategis Kebutuhan masyarakat
Bobot
Rating
Bobot * Rating
0,47
3
1,41
0,31
2
0,62
0,22
2
0,44
yang
meningkat Harga
barang
elektronik semakin meningkat. Limit kartu kredit. Total
2,47
Opportunities
2.
Threats (Ancaman)
Tabel 3.4 Perhitungan EFAS
Faktor Strategis
Bobot
Rating
Bobot * Rating
Persaingan bisnis.
0,60
2
1,2
Kompetitor
0,40
2
0,8
yang
terkenal. Total Threats
2,0
Total EFAS
4,47
Koordinat Titik Y (EFAS): Opportunities (Peluang)
= 2,47
Threats (Ancaman)
= 2,6
Titik Y (Eksternal)
= 2,47-2,0 = 0.47
3.2.2.3. Analisis Matrix SWOT Dari Tabel IFAS dan EFAS yang dibahas sebelumnya, dapat dibuat matriks SWOT yang akan menjelaskan strategi-strategi apa yang dapat dilakukan dengan menggunakan kekuatan dan
58 kelemahan perusahaan untuk mengatasi peluang dan ancaman yang mendatangi perusahaan. Empat kemungkinan alternatif strategis tersebut adalah strategi SO, WO, ST, dan WT. Berikut adalah hasil analisis matriks SWOT pada PT. Astra Multi Finance :
Tabel 3.5 Matrix SWOT
Strength (S)
IFAS
Weakness (W)
(S1) Jaringan yang sangat
(W1) Pengetahuan SDM
luas dan terjangkau.
kurang merata.
(S2) Memiliki hubungan
(W2) Merek yang kurang
kerja sama yang baik
terkenal.
dengan bank-bank besar.
EFAS
(S3) Menerima penghargaan sebagai perusahaan pembiayaan terbaik.
Opportunity (O)
Strategi SO
Strategi WO
(O1) Kebutuhan
(S1-O1) Menerapkan
(W1-O1) Memberikan
masyarakat yang
proses pengajuan kredit
seminar atau presentasi
meningkat.
secara online.
kepada karyawan agar
(O2) Harga barang
(S1-O2) Memperkenalkan
elektronik semakin
penawaran program kredit
meningkat.
kepada masyarakat melalui
(O3) Limit kartu kredit.
iklan online.
pengetahuan mereka tetap up-to-date sehingga karyawan dapat menarik calon pembeli dengan kelebihan-kelebihan perusahaan. (W2-O1) Menawarkan jasa pembiayaan dengan memasuki pusat-pusat
59 perbelanjaan terkenal untuk memenuhi kebutuhan masyarakat yang meningkat sekaligus memperkenalkan jasa perusahaan kepada masyarakat. (W2-O2) Melakukan penawaran jasa pembiayaan kepada masyarakat melalui promosi untuk menghadapi harga barang elektronik yang semakin meningkat sekaligus meningkatkan reputasi / merek perusahaan yang kurang terkenal. Threats (T) (T1) Persaingan bisnis. (T2) Kompetitor yang terkenal.
Strategi ST
Strategi WT
(S1-T1) Memberikan
(W1-T1) Memberikan
kredit dengan suku bunga
training kepada karyawan
yang lebih rendah
sehingga karyawan dapat
dibandingkan dengan
meningkatkan kemampuan
perusahaan lainnya.
kerjanya dan melayani
(S4-T2) Mempertahankan status keuangan perusahaan yang baik untuk meningkatkan kepercayaan masyarakat
pelanggan dengan lebih baik lagi dan masyarakat tetap memilih SPEKTRA sebagai perusahaan pembiayaan.
sehingga mampu
(W2-T2) Meningkatkan
menghadapi kompetitor
pengenalan terhadap perusahaan kepada
60 yang terkenal.
masyarakat dengan memperluas pasar.
3.2.2.4. SWOT Diagram Berikut ini merupakan gambaran posisi perusahaan di dalam persaingan bisnis. Dengan mengetahui posisi perusahaan dalam persaingan bisnis maka perusahaan dapat menentukan strategi apa yang paling
tepat untuk diterapkan dalam
menghadapi persaingan bisnis. Posisi perusahaan dapat ditentukan dengan koordinat titik X dan Y yang sudah dihitung pada matriks IFAS dan EFAS sebelumnya.
Titik X (Internal)
=3–2=1
Titik Y (Eksternal)
= 2,47-2,0 = 0.47
Gambar 3.3 SWOT Diagram
61 Kuadran 1 : Posisi ini merupakan posisi yang sangat menguntungkan perusahaan karena perusahaan memiliki peluang dan kekuatan. Dengan adanya peluang dan kekuatan, sangat dimungkinkan bagi
perusahaan
untuk
terus
melakukan
ekspansi,
memperbesar pertumbuhan. Oleh karena itu, strategi yang tepat untuk diterapkan dalam kondisi ini adalah strategi pertumbuhan yang agresif (Growth Oriented Strategy).
Kuadran 2 : Posisi ini menandakan bahwa perusahaan memiliki kekuatan namun menghadapi berbagai ancaman. Rekomendasi strategi untuk menghadapi keadaan seperti ini adalah strategi diversifikasi (produk / pasar). Strategi ini merupakan strategi pertumbuhan dimana perusahaan memperluas pasarnya atau menghasilkan produk yang berbeda / bervariasi. Hal ini berguna agar roda organisasi tidak terus bertumpu pada strategi sebelumnya.
Kuadran 3 : Posisi ini menandakan bahwa perusahaan memiliki peluang namun di sisi lain perusahaan menghadapi kendala atau kelemahan internal. Rekomendasi strategi untuk menghadapi kondisi ini adalah dengan mengubah strategi sebelumnya. Mengubah strategi diperlukan karena strategi yang lama dikhawatirkan tidak dapat beradaptasi dengan peluang yang ada. Fokus strategi perusahaan ini adalah meminimalkan masalah-masalah internal perusahaan sehingga dapat merebut peluang pasar yang lebih baik.
Kuadran 4 : Posisi ini merupakan situasi yang sangat tidak menguntungkan karena perusahaan menghadapi berbagai ancaman dan kelemahan internal. Strategi yang tepat untuk diterapkan
62 dalam kondisi ini adalah strategi bertahan, yaitu perusahaan harus bertahan dalam keadaan menghadapi berbagai ancaman dan
kelemahan
perusahaan
sambil
terus
memperbaiki
kekurangan perusahaan.
3.2.3. CONOPS dan CONOD 3.2.3.1. Concept of Operation Scenario (CONOPS) Proses bisnis pada bagian kredit PT. Astra Multi Finance adalah sebagai berikut : 1. Pelanggan mengajukan pembiayaan melalui SPEKTRA. 2. Sales
Force
(SF)
mengunjungi
pelanggan
untuk
mengumpulkan info kredit, seperti data pelanggan, data produk, dan struktur kredit. 2.1. Apabila harga barang tidak mencapai Rp 10.000.000,maka Sales Force (SF) akan mengumpulkan kartu identitas pelanggan. Kartu identitas pelanggan sendiri terdiri dari KTP, SIM, dan keterangan domisili. 2.2. Sedangkan apabila harga barang lebih dari Rp 10.000.000,- Sales Force (SF) akan mengumpulkan kartu identitas pelanggan, kartu identitas pasangan (untuk status “menikah” dan kartu keluarga / akta nikah apabila diperlukan). Setelah itu jika diperlukan dokumen tambahan seperti slip gaji atau surat keterangan penghasilan, rekening listrik / PAM / telepon, dan NPWP pribadi maka Sales Force (SF) akan mengumpulkan dokumen tersebut. 3. Apabila pelanggan merupakan Badan Usaha, Sales Force (SF) akan mengumpulkan Dokumen Persyaratan Pelanggan Badan Usaha yang terdiri dari Akta Pendirian, Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Surat Izin Tempat Usaha (SITU), Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Perusahaan, Anggaran Dasar, KTP Direksi dan Komisaris (Pengurus), Surat Kuasa dari Komisaris ke Direksi atas Persetujuan Kredit, Perubahan Anggaran Dasar (AD) sesuai RUPS
63 (Rapat Umum Pemegang Saham) / Rapat Pembina / Rapat Umum Anggota Tahunan Terakhir. 4. Sales Force (SF) akan mengecek kelengkapan dokumen pelanggan dan memberikan info hasil pengecekan tersebut ke Credit Order Clerk (COC). 4.1. Jika dokumen tidak lengkap, maka Sales Force (SF) akan meminta kepada pelanggan untuk melengkapi dokumen yang dibutuhkan. 4.2. Jika dokumen sudah lengkap, maka Sales Force (SF) akan memberikan info pengajuan kredit kepada bagian Credit Order Clerk (COC). 5. Credit Order Clerk (COC) menerima info pengajuan kredit lalu mengecek Rekomendasi SIP (Smart Identification Profile)* dan ROSI (Repeat Order System)**. 6. Credit Order Clerk (COC) akan meng-input pengajuan kredit ke dalam sistem dan merekapnya dalam Buku Rekap Order (BRO). 7. Credit Analyst Coordinator (CAC) akan melakukan penerimaan instan. 7.1. Jika sebelumnya pelanggan sudah pernah mengajukan kredit, maka Credit Analyst Coordinator (CAC) akan memutuskan untuk melakukan penerimaan instan. 7.1.1. Bagian
Phone
Verificator
(PV)
akan
mendapatkan penugasan untuk menelepon HP pelanggan, memverifikasi pengajuan dan jenis produk, menelepon kantor pelanggan untuk memverifikasi
pekerjaan
dan
penghasilan,
menelepon rumah pelanggan yang sesuai dengan KTP untuk memverifikasi tempat tinggal tetap pelanggan dan mengisi info verifikasi tersebut ke dalam sistem untuk dilanjutkan ke Credit Analyst Coordinator (CAC).
64 7.2. Jika sebelumnya pelanggan belum pernah mengajukan kredit, maka Credit Analyst Coordinator (CAC) tidak akan melakukan penerimaan instan. 7.2.1. Bagian Field Verificator (FV) akan mendapat penugasan untuk mengecek dan menyusun rute kunjungan (Field Verification) lalu kemudian mengunjungi rumah serta kantor pelanggan untuk melakukan verifikasi. 7.2.2. Field Verificator (FV) mengisi info verifikasi di MoNas. MoNas
merupakan Mobile National,
yang merupakan aplikasi verifikasi pelanggan yang digunakan Field Verificator (FV). Pada bagian ini juga apabila membutuhkan pick up dokumen pelanggan maka Field Verificator (FV) akan melakukan pick up. Namun jika tidak memerlukan pick up dokumen pelanggan maka Field
Verificator
(FV)
dapat
langsung
memberikan informasi kepada Credit Analyst Coordinator (CAC). 8. Credit Analyst Coordinator (CAC) melakukan penerimaan kredit : 8.1. Jika diterima dan berada dalam batas kewenangan (jumah harga barang ≤ Rp 5.000.000,-) maka info penerimaan kredit akan diberikan kepada Sales Force (SF). 8.2. Apabila
tidak
Coordinator
diterima
(CAC)
akan
maka
Credit
menolak
Analyst
kredit
dan
memberitahukan kepada Credit Order Clerk (COC) untuk menginformasikan hasil penolakan ke supplier. 8.3. Apabila kredit diterima tetapi tidak berada dalam batas kewenangan Credit Analyst Coordinator (CAC) maka pengajuan kredit akan diberikan kepada Credit Section Head (CSH). 9. Credit Section Head (CSH) melakukan penerimaan kredit :
65 9.1. Jika diterima dan berada dalam batas kewenangan (jumah harga barang ≤ Rp 10.000.000,-) maka info penerimaan kredit akan diberikan kepada Sales Force (SF). 9.2. Apabila tidak diterima maka Credit Section Head (CSH) akan menolak kredit dan memberitahukan kepada
Credit
Order
Clerk
(COC)
untuk
menginformasikan hasil penolakan ke supplier. 9.3. Apabila kredit diterima tetapi tidak berada dalam batas kewenangan Credit Section Head (CSH)
maka
pengajuan kredit akan diberikan kepada Branch Head (BH). 10. Branch Head (BH) melakukan penerimaan kredit : 10.1. Jika diterima dan berada dalam batas kewenangan (jumah harga barang ≤ Rp 25.000.000,-) maka info penerimaan kredit akan diberikan kepada Sales Force (SF). 10.2. Apabila tidak diterima maka Branch Head (BH) akan menolak kredit dan memberitahukan kepada Credit Order Clerk (COC) untuk menginformasikan hasil penolakan ke supplier. 10.3. Apabila kredit diterima tetapi tidak berada dalam batas kewenangan Branch Head (BH)
maka
pengajuan kredit akan diberikan kepada Head Office (HO). 11. Head Office (HO) akan melakukan penerimaan kredit. 11.1. Apabila Head Office (HO) menerima dan berada dalam batas kewenangan (jumlah barang > Rp 25.000.000,-), maka info penerimaan kredit akan diberikan kepada bagian Sales Force (SF). 11.2. Apabila bagian Head Office (HO) tidak menerima, maka kredit akan ditolak dan Head Office (HO) akan memberitahukan kepada Credit Order Clerk (COC) untuk menginformasikan hasil penolakan ke supplier.
66 12. Setelah
bagian
Sales
Force
(SF)
menerima
info
penerimaan kredit ia akan menginformasikan hasil penerimaan ke supplier dan Credit Order Clerk (COC). 13. Lalu Credit Order Clerk (COC) akan mencetak dan mendistribusikan PO ke Credit Analyst Processor (CAP) dan supplier. 14. Bagian supplier akan menerima PO. Kemudian menerima DP dari pelanggan, lalu melakukan serah terima produk dengan pelanggan, setelah itu mengisi BASTB (Berita Acara Serah Terima Barang). 15. Kemudian bagian supplier akan membuat invoice, setelah itu mengirimkan Dokumen Tagihan, yaitu jumlah biaya yang harus dibayarkan PT. Astra Multi Finance kepada supplier, yang terdiri dari Invoice / Tagihan, BASTB (Berita Acara Serah Terima Barang), serta PO (Purchase Order) kepada bagian Credit Analyst Processor (CAP). 16. Credit Analyst Processor (CAP) akan menerima Dokumen Tagihan, setelah itu ia akan melakukan pengecekan Dokumen Tagihan. Apabila Dokumen Tagihan belum lengkap maka Credit Analyst Processor (CAP) akan menginformasikan kepada Sales Force (SF) untuk melengkapi Dokumen Tagihan ke supplier. 17. Credit Analyst Processor (CAP) akan membuat Account Receivable (AR). 18. Setelah Account Receivable (AR) dibuat, Credit Analyst Processor (CAP) akan membuat Amount Payable (AP). 19. Credit Analyst Processor (CAP) akan melengkapi Dokumen Kontrak dan mendistribusikan copy kontrak ke Joint Finance (JF) dan pelanggan.
*) SIP (Smart Identification Profile) merupakan dokumen rekomendasi yang berisi informasi mengenai identitas pelanggan PT. Astra Multi Finance.
67 **) ROSI (Repeat Order System) merupakan dokumen rekomendasi yang berisi informasi mengenai pengajuan kredit yang pernah dilakukan oleh pelanggan, apakah pelanggan tersebut pembayarannya tepat waktu atau sering terlambat membayar.
Proses bisnis pada bagian penagihan SPEKTRA adalah sebagai berikut : 1. CR Section Head memilah penugasan berdasarkan cycle. 2. CR
Coordinator
(CRC)
lalu
akan
mendistribusikan
dokumen penugasan ke Desk Collection. 3. Apabila ada penugasan ke bagian Desk Collection (yaitu pelanggan yang pembayarannya belum jatuh tempo atau masuk ke dalam kategori C0***), maka Desk Collection akan mengontak pelanggan. 3.1. Apabila pembayaran pelanggan belum jatuh tempo, maka Desk Collection akan menginformasikan jumlah tagihan dan tanggal jatuh tempo. Kemudian Desk Collection memastikan apakah pelanggan konfirmasi melakukan pembayaran dengan tepat waktu. 3.1.1. Apabila pelanggan konfirmasi pembayaran yang dilakukan tepat waktu, Desk Collection akan meng-input konfirmasi di sistem. 3.1.2. Jika pembayaran tidak tepat waktu, tetapi bisa melanjutkan pembayaran, Desk Collection akan menagih janji bayar, kemudian meng-input janji bayar di sistem. 3.1.3. Sedangkan jika pembayaran tidak tepat waktu, dan tidak bisa melanjutkan pembayaran, Desk Collection akan menginformasikan ke CR Section Head untuk melanjutkan ke proses repossession & inventory. 3.2. Apabila pembayaran pelanggan sudah lewat jatuh tempo atau masuk ke dalam kategori C0 , maka Desk
68 Collection
akan
menghubungi
pelanggan
untuk
menginformasikan jumlah tagihan. 3.2.1. Kemudian Desk Collection akan memastikan apakah
pelanggan
pembayaran,
jika
dapat pelanggan
melanjutkan tidak
dapat
melanjutkan pembayaran, maka akan langsung diinfokan ke CR Section Head. 3.2.2. Namun jika pelanggan dapat
melanjutkan
pembayaran, Desk Collection akan menagih janji bayar dan kemudian menginputnya ke dalam sistem. 3.3. Jika pelanggan tidak bisa dihubungi, Desk Collection akan menginformasikan ke CR Section Head untuk langsung melanjutkan ke proses repossession & inventory. 4. Apabila tidak ada penugasan ke Desk Collection (yaitu pelanggan sudah terlambat membayar lebih dari tiga hari maka CR Section Head akan memberikan penugasan ke CR Field dan setelah itu mendistribusikan RV (Receipt Voucher) atau kwitansi. 5. Setelah RV (Receipt Voucher) atau kwitansi didistribusikan, CR Field akan mengunjungi pelanggan dan menginfokan jumlah tagihan termasuk denda. 5.1. Apabila
pelanggan
tidak
dapat
melanjutkan
pembayaran maka CR Field akan menginformasikan ke CR Section Head yang kemudian akan melanjutkan ke proses repossession & inventory. 5.2. Apabila pembayaran masih bisa dilanjutkan dan dapat dibayarkan saat itu juga, maka CR Field akan melakukan serah terima uang, kemudian memberikan RV atau kwitansi kepada pelanggan. 5.2.1. Jika pembayaran penuh, maka CR Field akan mencatat di Lembar Hasil Penugasan.
69 5.2.2. Jika pembayaran belum penuh dan masuk ke roll back maka CR Field akan mencatat keterangan roll back baru kemudian akan mencatat di Lembar Hasil Penugasan. 5.2.3. Jika pembayaran belum penuh dan tidak masuk ke roll back, CR Field juga akan mencatat di Lembar Hasil Penugasan. 5.3. Apabila pembayaran masih bisa dilanjutkan tetapi tidak dapat dibayarkan saat itu maka CR Field akan langsung menagih janji bayar, lalu mencatatnya ke Lembar Hasil Penugasan kemudian mencatat keterangan rolling rate. 6. Lembar Hasil Penugasan yang sudah dicatat akan diberikan kepada CR Coordinator (CRC). 7. CR
Coordinator
(CRC) memvalidasi Lembar Hasil
Penugasan dan selanjutnya CR Coordinator (CRC) akan mendokumentasikan dokumen penugasan (meng-entry hasil visit). 8. CR Coordinator (CRC) melakukan serah terima copy RV atau kwitansi pelanggan. 8.1. Jika jumlah copy RV atau kwitansi tidak sesuai CR Coordinator (CRC) akan mengkonfirmasikan ke CR Field dan mem-follow up selisih jumlah copy RV atau kwitansi.
***) C0 merupakan kategori cycle yang berarti pelanggan sudah terlambat membayar lebih dari 1 bulan (1-30 hari). ****) C1 merupakan kategori cycle yang berarti pelanggan sudah terlambat membayar lebih dari 1 bulan (1-30 hari).
70 3.2.3.2. Concept of Operation Diagram (CONOD)
Gambar 3.4 CONOD
3.3. Products & Services 3.3.1.
Business Plan 3.3.1.1. Business Overview PT. Astra Multi Finance melayani pembiayaan kredit elektronik untuk pelanggan individual dan badan usaha. Pelanggan yang ingin mengajukan kredit dapat langsung datang ke toko dan mengisi formulir Aplikasi. Setiap bulannya, Desk Collection akan bertugas untuk mengingatkan pelanggan tanggal jatuh tempo pembayaran.
71 3.3.2. Swimlane Process Diagram Berikut adalah swimlane pada proses kredit dan penagihan yang sedang berjalan pada PT. Astra Multi Finance.
Swim Lane Pengajuan Kredit pada PT. Astra Multi Finance Pelanggan
Sales Force (SF)
Mengajukan pembiayaan melalui SPEKTRA
Credit Order Clerk (COC)
Field Verificator (FV)
Credit Analyst Coordinator (CAC)
Phone Verificator (PV)
Mengumpulkan info kredit
[Harga barang > 10.000.000]
[Harga barang < 10.000.000]
Mengumpulkan Kartu Identittas Pelanggan, Kartu Identitas Pasangan (untuk status “menikah”), Kartu Keluarga/ Akta Nikah
Memerlukan dokumen tambahan
[Ya]
Mengumpulkan dokumen tambahan
Mengumpulkan kartu identitas pelanggan
[Tidak_ Lengka p]
[Badan Usaha]
Mengumpulkan Dokumen Persyaratan Pelanggan Badan Usaha [Non Badan Usaha]
[Tidak]
Mengecek dokumen pelanggan
Mengecek Rekomendasi SIP & ROSI [Lengkap] Melakukan penerimaan instan
Menginput data pelanggan Memberikan info pengajuan kredit [Tidak] Menginput pengajuan kredit
[Ya]
Mendapat penugasan Field Verification
Memberikan penugasan ke Phone Verificator
Menelepon HP Pelanggan
Mengecek dan menyusun rute visit
Memverifikasi pengajuan dan jenis produk
Mengunjungi rumah dan kantor pelanggan
Menelepon kantor Pelanggan
Melakukan verifikasi
Mengisi info dalam sistem untuk dilanjutkan ke CAC
Mendapat info dari PV
Memverifikasi pekerjaan dan penghasilan
Mengisi info di MoNas
Menelepon rumah (sesuai KTP) Pelanggan
Membutuhkan pick up dokumen Pelanggan
Memverifikasi tempat tinggal tetap
[Tidak]
Mendapat info dari FV
[Ya] Melakukan penerimaan kredit
Melakukan pick up dokumen Pelanggan
[Diterima]
[Tidak Diterima]
Menolak kredit
Menerima kredit [Dalam batas kewenangan]
[Tidak dalam batas kewenangan] 1
Gambar 3.5 Swimlane Kredit
2
3
Gambar 3.6 Swimlane Kredit
72
73 Swim Lane Pengajuan Kredit pada PT. Astra Multi Finance Joint Finance
Pelanggan
Supplier
Sales Force
Credit Analysis Processor
4
Melakukan serah terima produk
Melakukan serah terima produk
Mengisi BASTB (Berita Acara Serah Terima Barang)
Membuat Invoice
Mengirim Dokumen Tagihan Supplier
Menerima Dokumen Tagihan
[Tidak Lengkap]
Melengkapi Dokumen Tagihan ke Supplier
Memberi info ke SF untuk melengkapi Dokumen Tagihan ke Supplier
[Lengkap]
Membuat Account Receivable
Membuat Amount Payable
Melengkapi Dokumen Kontrak
Mendistribusikan copy kontrak
Menerima copy kontrak
Menerima copy kontrak
Gambar 3.7 Swimlane Kredit
74 Swim Lane Proses Penagihan Pelanggan pada PT. Astra Multi Finance CR Coordinator (CRC)
CR Field
Desk Collection
CR Section Head
Melakukan pemilahan penugasan berdasarkan cycle
Mendistribusikan dokumen penugasan
Melakukan penugasan ke Desk Collection
[Ya]
Menghubungi Pelanggan
[Tidak]
[Tidak dapat dihubungi]
Membuat Receipt Voucher
Menginfokan ke CR Section Head
Melakukan penugasan ke CR Field
Mendistribusikan RV (Receipt Voucher)/ Kwitansi Mengunjungi Pelanggan
[Telat Bayar]
Mengontak Pelanggan
Menginfokan jumlah tagihan
Menginfokan jumlah tagihan & tanggal jatuh tempo
Memastikan apakah Pelanggan dapat melanjutkan pembayaran
Memastikan apakah Pelanggan konfirmasi pembayaran tepat waktu
Menginfokan jumlah tagihan termasuk denda
[Ya]
Menagih janji bayar Memastikan apakah Pelanggan dapat melanjutkan pembayaran
[Tidak]
Menginfokan ke CR Section Head
[Tidak]
[Ya] Menginput konfirmasi ke sistem [Tidak]
[Ya]
Mengontak Pelanggan
[Belum Telat Bayar]
Memastikan apakah Pelanggan dapat melanjutkan pembayaran
Menginput janji bayar ke sistem
Menerima info Memastikan apakah pembayaran dapat dibayarkan saat itu juga
Menginfokan ke CR Section Head
[Ya]
Menagih janji bayar
[Tidak]
Menginfokan ke CR Section Head
Menginput janji bayar ke sistem
a
b
Gambar 3.8 Swimlane Penagihan
Melanjutkan ke proses Reposession & Inventory
75 Swim Lane Proses Penagihan Pelanggan pada PT. Astra Multi Finance CR Field
CR Coordinator
Desk Collection
a
[Tidak]
b
[Ya]
Melakukan serah terima uang
Menagih janji bayar
Mencatat janji bayar di Lembar Hasil Penugasan
Memberikan RV/ kwitansi kepada Pelanggan
Mencatat keterangan Rolling Rate
Mengecek apakah pembayaran penuh
[Ya]
[Tidak] Mengecek apakah masuk ke Roll Back
Mencatat di Lembar Hasil Penugasan
[Tidak] [Ya]
Memberikan Lembar Hasil Penugasan
Mencatat keterangan Roll Back Memvalidasi Lembar Hasil Penugasan
Mendokumentasik an Dokumen Hasil Penugasan (Entry hasil visit)
Melakukan serah terima copy RV/ kwitansi Pelanggan
Melakukan serah terima copy RV/ kwitansi Pelanggan
Mengecek apakah jumlah copy RV/ kwitansi sesuai
[Tidak]
[Ya]
Memfollow Up selisih jumlah copy RV/ kwitansi
Memfollow Up selisih jumlah copy RV/ kwitansi
Gambar 3.9 Swimlane Penagihan
CR Section Head
b
3.3.3. Business Process Diagram Berikut menjelaskan tentang tingkatan aktivitas pada proses kredit dan penagihan yang sedang berjalan pada PT. Astra Multi Finance.
Gambar 3.10 Business Process Diagram Kredit
76
77
Gambar 3.11 Business Process Diagram Kredit
77
78
PO Dicetak & Didistribusikan
Purchase Order
Dokumen Kontrak Lengkap
Mengirim Copy Kontrak
Account Receivable Sudah Dibuat
Dokumen Tagihan
Membuat Dokumen Tagihan Dokumen Tagihan Membuat Account Receivable
Account Receivable
Account Receivable Amount Payable
Membuat Amount Payable Amount Payable Melengkapi Dokumen Kontrak
Supplier
Credit Analyst Processor
Gambar 3.12 Business Process Diagram Kredit
Dokumen Kontrak
Gambar 3.13 Business Process Diagram Penagihan
79
3.3.4. Activity/Product Matrix Tabel berikut ini menggambarkan product matrix yang ada dalam perusahaan dalam menjalankan bisnisnya.
S
CR Section Head
S
CR Field
S
CRC
Desk Collection
S
CSH
Branch Manager
S
Supplier
CAC
R
CAP
Field Verificator
R
Head Office
Phone Verificator
S
COC
Sales Force
Tabel 3.6 Activity/Product Matrix
Remarks
Business Product Kredit Elektronik
S, D
S
S, D
R = Research & Develop
W = Warehouse
S = Service
M = Manufacture
D = Distribute
F = Financials
S, D
R
S, D L = Legal
80
81 3.3.5. Use Case Narrative & Diagram 3.3.5.1. Use Case Diagram
Gambar 3.14 Use Case Diagram Kredit
82
Gambar 3.15 Use Case Diagram Penagihan
3.3.5.2. Use Case Narrative Penjelasan dari Gambar Use Case diagram untuk proses kredit pada PT. Astra Multi Finance adalah sebagai berikut: 1.
Credit Order Clerk (COC) akan meng input data pelanggan setelah Sales Force (SF) memperoleh info dari kartu identitas pelanggan.
2.
Selain itu Credit Order Clerk (COC) juga akan meng input info pengajuan kredit yang berisi data produk dan struktur kredit setelah Sales Force (SF) mengumpulkan dokumen tersebut.
3.
Jika sebelumnya pelanggan sudah pernah mengajukan kredit, Phone Verificator (PV) akan menghubungi HP pelanggan untuk memverifikasi pengajuan dan jenis produk,
menghubungi
kantor
pelanggan
untuk
memverifikasi pekerjaan dan penghasilan pelanggan, serta menghubungi nomor telepon rumah pelanggan yang sesuai dengan KTP untuk memverifikasi tempat tinggal tetap
83 pelanggan, kemudian PV akan meng input info verifikasi ke dalam sistem untuk disampaikan kepada CAC. 4.
Apabila pelanggan belum pernah mengajukan kredit sebelumnya, CAC akan memberi penugasan kepada Field Verificator (FV) untuk mengunjungi rumah dan kantor pelanggan untuk melakukan verifikasi. Info verifikasi tersebut kemudian akan di-input
ke dalam Mobile
National (MoNas). 5.
Pengajuan kredit akan disampaikan kepada bagian Credit Analyst Coordinator (CAC) untuk melakukan penerimaan instan sesuai kewenangannya, yaitu apabila harga barang ≤ Rp 5.000.000,-.
6.
Jika permohonan kredit berada di luar batas kewenangan CAC, maka penerimaan kredit akan dilakukan oleh Credit Section Head (CSH) yang memiliki batas kewenangan untuk menerima pengajuan kredit dengan harga barang ≤ Rp 10.000.000,-.
7.
Jika permohonan kredit berada di luar batas kewenangan CAC dan CSH, maka penerimaan kredit akan dilakukan oleh Branch Head (BH) yang memiliki batas kewenangan untuk menerima pengajuan kredit dengan harga barang ≤ Rp 25.000.000,-.
8.
Namun jika harga barang yang diajukan oleh pelanggan bernilai > Rp 25.000.000,- maka Head Office yang berwenang untuk melakukan penerimaan kredit.
9.
Setelah pengajuan kredit pelanggan diterima, COC akan mencetak PO yang berisi barang-barang yang dibeli oleh pelanggan, kemudian sekaligus mendistribusikan PO tersebut ke Credit Analyst Processor (CAP) dan ke supplier.
10. CAP yang sudah menerima PO akan membuat Account Receivable (AR) yang akan diberikan kepada pelanggan. 11. Setelah Account Receivable (AR) dibuat, CAP akan membuat Amount Payable (AP).
84 12. Setelah itu, Credit Analyst Processor (CAP) akan melengkapi Dokumen Kontrak dan mendistribusikan copy kontrak ke Joint Finance (JF) dan pelanggan.
Penjelasan dari Use Case diagram untuk proses penagihan pada PT. Astra Multi Finance adalah sebagai berikut: 1.
Sebelum pembayaran pelanggan jatuh tempo, Desk Collection
akan
menghubungi
pelanggan
untuk
menginformasikan jumlah tagihan dan tanggal jatuh tempo sekaligus memastikan apakah pelanggan konfirmasi melakukan
pembayaran
dengan
tepat
waktu.
Jika
pembayaran tidak tepat waktu tetapi pelanggan masih bisa melanjutkan pembayaran, Desk Collection akan menagih janji bayar dan meng-inputnya ke sistem. 2.
Sedangkan apabila pelanggan sudah terlambat membayar lebih dari tiga hari, CR Section Head akan memberikan penugasan
ke
CR
Field
dan
membuat
serta
mendistribusikan RV (Receipt Voucher) atau kwitansi. 3.
Setelah CR Field mengunjungi pelanggan, mengurus pembayaran dan memberikan RV kepada pelanggan serta mencatat hasil kunjungannya ke dalam Lembar Hasil Penugasan, CR Field akan memberikan Lembar Hasil Penugasan tersebut kepada CR Coordinator (CRC) untuk divalidasi dan diinput.
3.4. Data & Information 3.4.1. Object State Transition Diagram Berikut Object State Transition Diagram yang menjelaskan rangkaian objek yang terjadi selama proses kredit dan penagihan berjalan.
85
Gambar 3.16 Object State Transition Diagram Kredit
86
Gambar 3.17 Object State Transition Diagram Penagihan
87 3.4.2. Logical Data Model
Gambar 3.18 Entity Relationship Diagram
88 3.4.3. Activity/Entity Matrix Berikut ini gambaran dari fungsi dan subjek data pada PT. Astra Multi Finance. Terdapat 4 kunci yaitu C = Create, R = Read, D = Delete, U = Update.
Meng-input data pelanggan
C
Meng-input pengajuan kredit
R
C
Receipt_Voucher
Kontrak Hasil Penugasan
Amount Payable
Account Receivable
Approve_Aplikasi Purchase Order
Produk
Verifikasi_FV
Verifikasi_PV
Aplikasi Employee
Activity
Pelanggan
Tabel 3.7 Tahap 1 Activity/Entity Matrix
R U
Mengisi info verifikasi ke
R
R
R
R
Melakukan Penerimaan Kredit
R
R
Membuat PO
R
Membuat Account Receivable
R
dalam sistem Mengisi info verifikasi ke dalam MoNas
C
C C C
R
Membuat Amount Payable
C R
Melengkapi Dokumen
R
Kontrak
C C
Meng-input janji bayar
R
R
C
Membuat receipt voucher
R
R
C
Meng-input hasil visit
R
R
C
89
Meng-input data pelanggan
C
Meng-input pengajuan kredit
R
C
Receipt_Voucher
Kontrak Hasil Penugasan
Amount Payable
Account Receivable
Approve_Aplikasi Purchase Order
Produk
Verifikasi_FV
Verifikasi_PV
Aplikasi Employee
Activity
Pelanggan
Tabel 3.8 Tahap 2 Activity/Entity Matrix
R U
Mengisi info verifikasi ke
R
R
R
R
Melakukan Penerimaan Kredit
R
R
Membuat PO
R
Membuat Account Receivable
R
dalam sistem Mengisi info verifikasi ke dalam MoNas
C
C C C
R
Membuat Amount Payable
C R
Melengkapi Dokumen
R
Kontrak
C C
Meng-input janji bayar
R
R
Membuat receipt voucher
R
R
C
Meng-input hasil visit
R
R
C
Keterangan = Divisi Kredit = Divisi Penagihan
C
90 3.4.4. Data Dictionary
Tabel 3.9 Data Dictionary Pelanggan
TABLE PELANGGAN Field Name
Data
Field
Ke
Type
Lengt
y
Caption
Sample
h ID_Pelanggan
TEXT
8
PK
Identitas
PLG00001
Pelanggan Branch_ID
TEXT
8
Identitas
BCH00001
Branch Nama_Lengkap
TEXT
50
Nama
Bagus Pamudji
Lengkap Pelanggan Jenis_Kelamin
RADIO
6
BUTTO
COMBO
Pria
Kelamin
N Tempat_Lahir
Jenis
Pelanggan 10
BOX
Tempat
Jakarta
Lahir Pelanggan
Tanggal_Lahir
DATE
8
Tanggal
13/8/1969
Lahir Pelanggan Alamat
TEXT
50
Alamat
Jl. Kemanggisan No. 15
Pelanggan Kelurahan
TEXT
25
Kelurahan
Kemanggisan Selatan
Pelanggan Kecamatan
TEXT
25
Kecamata
Kembangan
n Pelanggan Kota
COMBO BOX
10
Kota Pelanggan
Jakarta
91 Provinsi
COMBO
20
BOX Status_Rumah
CHECK
Provinsi
Jawa Barat
Pelanggan 8
BOX
Status
Kontrak
Rumah Pelanggan
Lama_Menetap
NUMBE
3
R
Lama
1 tahun
Pelanggan Menetap
No_Telp_Rumah
TEXT
10
Nomor
021938639
Telepon Rumah Pelanggan No_Handphone
TEXT
10
Nomor
0817354802
Handphon e Pelanggan Status_Perkawinan
RADIO
8
BUTTO
Status
Menikah
Perkawina
N
n Pelanggan
Jumlah_Tanggung an
NUMBE
15
R
Jumlah
5.000.000
Tanggung an Pelanggan
Pendidikan_Terak hir
COMBO
20
BOX
Pendidika
Perguruan Tinggi
n Terakhir Pelanggan
Email
Nama_Ibu_Kandu
TEXT
TEXT
50
50
ng
Email
[email protected]
Pelanggan
om
Nama Ibu
Triana Kasih
Kandung Pelanggan
Tipe_Pelanggan
RADIO
15
Tipe
Badan Usaha
92 BUTTO
Pelanggan
N Nama_Perusahaan
TEXT
50
Nama
PT. Empat Roda
Perusahaa n Pelanggan Jenis_Usaha
TEXT
15
Jenis
Pertambangan
Usaha Pelanggan Lama_Usaha
NUMBE
4
R
Lama
2 tahun
Usaha Pelanggan
Alamat_Perusahaa
TEXT
50
n
Alamat
Jl. Haji Senen No. 30
Perusahaa n Pelanggan
No_Telp_Perusaha
TEXT
10
an
Nomor
0217538207
Telepon Perusahaa n Pelanggan
Tipe_RO
COMBO BOX
3
Tipe Repeat Order
RO1
93 Tabel 3.10 Data Dictionary Employee
TABLE EMPLOYEE Field Name
Data
Field
Ke
Type
Lengt
y
Caption
Sample
h ID_Employee
TEXT
8
PK
Identitas
EPL00001
Employee Nama_Lengkap
TEXT
50
Nama
Anita Hapsari
Lengkap Employee Jenis_Kelamin
RADIO
6
BUTTO
COMBO
Employee 10
BOX Tanggal_Lahir
DATE
Wanita
Kelamin
N Tempat_Lahir
Jenis
Tempat
Jakarta
Lahir 8
Tanggal
12/11/1986
Lahir Employee Alamat
Kelurahan
TEXT
TEXT
50
25
Alamat
Jl. Jendral Sudirman
Employee
No. 40
Kelurahan
Ciledug Timur
Employee Kecamatan
TEXT
5
Kecamata
Kembangan
n Employee Kota
COMBO
10
BOX Provinsi
COMBO
COMBO
20
TEXT
Provinsi
Jawa Barat
Employee 20
BOX Email
Jakarta
Employee
BOX Jabatan
Kota
Jabatan
Sales Force
Employee 50
Email
[email protected]
94
No_Telepon_Ruma
TEXT
10
h
Employee
m
Nomor
0218364849
Telepon Rumah Employee
No_Handphone
TEXT
10
Nomor
0864379227
Handphon e Employee
Tabel 3.11 Data Dictionary Verifikasi_PV
TABLE VERIFIKASI_PV Field Name
Data
Field
Ke
Type
Lengt
y
Caption
Sample
Identitas
PHV000
h ID_Verifikasi_PV
TEXT
8
PK
Verifikasi 01 Phone Verificato r ID_Employee
TEXT
8
FK 1
ID_Aplikasi
Tanggal_Verifikasi
TEXT
DATE
8
8
Identitas
EPL0000
Employee 1
FK
Identitas
APP0000
2
Aplikasi
1
Tanggal
03/01/20
Verifikasi 04 Verifikasi_Pengajuan_dan_Jenis_ Produk
BOOLE AN
8
Verifikasi Diterima Pengajua n dan Jenis Produk
95 Verifikasi_Pekerjaan_dan_Pengha silan
BOOLE
8
AN
Verifikasi Diterima Pekerjaan dan Penghasil an
Verifikasi_Tempat_Tinggal_Teta p
BOOLE
8
AN
Verifikasi Diterima Tempat Tinggal Tetap
Tabel 3.12 Data Dictionary Verifikasi_FV
TABLE VERIFIKASI_FV Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Length ID_Verifikasi_FV
TEXT
8
PK
Identitas
FLV00001
Verifikasi Field Verificator ID_Employee
TEXT
8
FK1
Identitas
EPL00001
Employee ID_Aplikasi
TEXT
8
FK2
Identitas
APP00001
Aplikasi Tanggal_Verifikasi
DATE
8
Tanggal
04/01/2004
Verifikasi Verifikasi_Rumah
BOOLEAN
8
Verifikasi
Diterima
Rumah Verifikasi_Kantor
BOOLEAN
8
Verifikasi Kantor
Diterima
96 Tabel 3.13 Data Dictionary Kelengkapan_Dokumen
TABLE KELENGKAPAN_DOKUMEN Field Name
Data
Field
Ke
Type
Lengt
y
Caption
Sample
h ID_Kelengkapan_Dokumen
TEXT
8
PK
Identitas
KDK00001
Kelengkapa n Dokumen ID_Pelanggan
TEXT
8
FK
Identitas
CUS00001
Pelanggan Tanggal
DATE
8
Tanggal
KTP
CHEC
-
Kartu Tanda Kartu
K BOX
Penduduk
06/12/2012
Tanda Penduduk
SIM
CHEC
-
Surat Izin
Surat Izin
Mengemudi
Mengemudi
Kartu
Kartu
Keluarga
Keluarga
-
Slip Gaji
Slip Gaji
-
Pengganti
Pengganti
Slip Gaji
Slip Gaji
Rekening
Rekening
Listrik
Listrik
Rekening
Rekening
Telepon
Telepon
Surat
Surat
Keterangan
Keterangan
Domisili
Domisili
Akta
Akta
Pendirian
Pendirian
Surat Izin
Surat Izin
K BOX Kartu_Keluarga
CHEC
-
K BOX Slip_Gaji
CHEC K BOX
Pengganti_Slip_Gaji
CHEC K BOX
Rekening_Listrik
CHEC
-
K BOX Rekening_Telepon
CHEC
-
K BOX Surat_Keterangan_Domisili
CHEC
-
K BOX
Akta_Pendirian
CHEC
-
K BOX Surat_Izin_Usaha_Perdagang
CHEC
-
97 an
K BOX
Surat_Izin_Tempat_Usaha
CHEC
Usaha
Usaha
Perdaganga
Perdaganga
n
n
Surat Izin
Surat Izin
Tempat
Tempat
Usaha
Usaha
Nomor
Nomor
Pokok
Pokok
Wajib Pajak
Wajib Pajak
Anggaran
Anggaran
Dasar
Dasar
KTP
KTP
Direksi
Direksi
-
Surat Kuasa
Surat Kuasa
-
Perubahan
Perubahan
Anggaran
Anggaran
Dasar
Dasar
-
K BOX
Nomor_Pokok_Wajib_Pajak
CHEC
-
K BOX
Anggaran_Dasar
CHEC
-
K BOX KTP_Direksi
CHEC
-
K BOX Surat_Kuasa
CHEC K BOX
Perubahan_Anggaran_Dasar
CHEC K BOX
Tabel 3.14 Data Dictionary Kontrak
TABLE KONTRAK Field Name
ID_Kontrak
Data
Field
Type
Length
TEXT
8
Key
Caption
PK
Identitas
Sample
KTR00001
Kontrak ID_Account_Receivable
TEXT
8
FK
Identitas
ACR00001
Aplikasi Tanggal_Kontrak
DATE
8
Tanggal
20/01/2012
Kontrak Cycle_Awal
DATE
8
Tanggal Cycle
25/01/2012
98 Awal Cycle_Akhir
DATE
8
Tanggal
25/01/2013
Cycle Akhir
Tabel 3.15 Data Dictionary Aplikasi
TABLE APLIKASI Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Length ID_Aplikasi
TEXT
8
PK
Identitas
APP00001
Aplikasi ID_Pelanggan
TEXT
8
FK1
Identitas
CUS00001
Pelanggan ID_Employee
TEXT
8
FK2
Identitas
EPL00001
Employee ID_Supplier
TEXT
8
FK3
Identitas
SPL00001
Supplier ID_Asuransi
TEXT
8
FK4
Identitas
ASS00001
Asuransi Tanggal_Aplikasi
DATE
8
Tanggal
23/04/1999
Aplikasi Total_Jumlah_Pembiayaan NUMBER
20
Total
8.000.000
Jumlah Pembiayaan Angsuran_per_Bulan
NUMBER
20
Angsuran
666.000
per Bulan Suku_Bunga
NUMBER
20
Suku Bunga 5%
Repay_Type
RADIO
15
Repay Type Autodebet
20
Down
BUTTON DP
NUMBER
Payment
1.500.000
99 Angsuran_Pertama
NUMBER
20
Angsuran
666.000
Pertama
Tabel 3.16 Data Dictionary Detil_Approve_Aplikasi
TABLE DETIL_APPROVE_APLIKASI Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
PK1
Identitas
Sample
Length ID_Approve_Aplikasi
TEXT
8
APA00001
Approve Aplikasi ID_Aplikasi
TEXT
8
PK2
Identitas
APP00001
Aplikasi ID_Approve_Aplikasi
TEXT
8
FK1
Identitas
APA00001
Approve Aplikasi ID_Aplikasi
TEXT
8
FK2
Identitas
APP00001
Aplikasi Jumlah
NUMBER
20
Jumlah ID 100 Aplikasi
Tabel 3.17 Data Dictionary Approve_Aplikasi
TABLE APPROVE_APLIKASI Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Length ID_Approve_Aplikasi
TEXT
8
PK
Identitas
APA00001
Approve Aplikasi ID_Employee
TEXT
8
FK
Identitas Employee
EPL00001
100 Tanggal_Approve
DATE
8
Tanggal
14/07/2012
Approve Status_Approve
BOOLEAN
8
Status
Diterima
Approve
Tabel 3.18 Data Dictionary Detil_Aplikasi
TABLE DETIL_APLIKASI Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Length ID_Aplikasi
TEXT
8
PK1
Identitas
APP00001
Aplikasi ID_Barang
TEXT
8
PK2
Identitas
BRG00001
Barang ID_Aplikasi
TEXT
8
FK1
Identitas
APP00001
Aplikasi ID_Barang
TEXT
8
FK2
Identitas
BRG00001
Barang Jumlah_Barang
NUMBER
20
Jumlah ID
100
Barang
Tabel 3.19 Data Dictionary Barang
TABLE BARANG Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Length ID_Barang
TEXT
8
PK
Identitas
BRG00001
Barang Nama_Barang
TEXT
50
Nama
Kulkas
Barang Merk
COMBO
20
Merk
LG
101 BOX Type
Barang
COMBO
20
Tipe
BOX Model
Barang
COMBO
20
Model
BOX Tahun
LG192H0
Dua pintu
Barang
TEXT
4
Tahun
2013
Produksi Barang Harga_Barang
NUMBER
20
Harga
5.000.000
Barang
Tabel 3.20 Data Dictionary Asuransi
TABLE ASURANSI Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
PK
Identitas
Sample
Length ID_Asuransi
TEXT
8
ASS00001
Asuransi Nama_Asuransi
TEXT
50
Nama
Prudential
Supplier Alamat
Kota
TEXT
COMBO
50
10
BOX Kode_Pos
TEXT
Alamat
Jl. Bintang Lima No.
Asuransi
5
Kota
Jakarta
Asuransi 5
Kode Pos
82610
Asuransi No_Telp
TEXT
10
Nomor
0219762479
Telepon Asuransi Email
TEXT
50
Email Asuransi
[email protected]
102 Tabel 3.21 Data Dictionary Supplier
TABLE SUPPLIER Field Name
ID_Supplier
Data
Field
Type
Length
TEXT
8
Key
Caption
PK
Identitas
Sample
SPL00001
Supplier Nama_Supplier
TEXT
50
Nama
Toko Harapan Baru
Supplier Alamat
TEXT
50
Alamat
Jl. Petamburan No. 89
Supplier Kota
COMBO
10
Kota
BOX Kode_Pos
Jakarta
Supplier
TEXT
5
Kode
87020
Pos Supplier No_Telp
TEXT
10
Nomor
0217393027
Telepon Supplier Email
TEXT
50
Email
[email protected]
Supplier
Tabel 3.22 Data Dictionary Purchase_Order
TABLE PURCHASE_ORDER Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Length ID_Purchase_Order
TEXT
8
PK
Identitas
PCO00001
Purchase Order ID_Aplikasi
TEXT
8
FK
Identitas Aplikasi
APP00001
103 Tanggal
DATE
8
Tanggal
31/10/2013
Purchase Order Jumlah_Harga
NUMBER
20
Jumlah
5.000.000
Harga Purchase Order
Tabel 3.23 Data Dictionary Repeat_Order
TABLE REPEAT_ORDER Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Length ID_Repeat_Order
TEXT
8
PK
Identitas
RPO00001
Repeat Order ID_Pelanggan
TEXT
8
FK
Identitas
CUS00001
Customer Repeat_Orde_Type
COMBO
3
BOX Keterangan
TEXT
Tipe Repeat
RO1
Order 100
Keterangan
Gajinya
Repeat
bagus dan
Order
tidak pernah terlambat membayar
104 Tabel 3.24 Data Dictionary Hasil_Penugasan
TABLE HASIL_PENUGASAN Field Name
ID_ Hasil_Penugasan
Data
Field
Type
Length
TEXT
8
Key
Caption
PK
Identitas
Sample
LHS00001
Lembar Hasil Penugasan ID_Employee
TEXT
8
FK1
Identitas
EPL00001
Employee ID_Kontrak
TEXT
8
FK2
Identitas
KTR00001
Kontrak Tanggal_Hasil_Penugasan
DATE
8
Tanggal
23/04/2012
Hasil Penugasan Tanggal_Janji_Bayar
DATE
8
Tanggal
25/04/2012
Janji Bayar
Tabel 3.25 Data Dictionary Receipt_Voucher
TABLE RECEIPT_VOUCHER Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Length ID_Receipt_Voucher
TEXT
8
PK
Identitas
RCV00001
Receipt Voucher ID_Employee
TEXT
8
FK1
Identitas
EPL00001
Employee ID_Kontrak
TEXT
8
FK2
Identitas Kontrak
KTR00001
105 Tanggal
DATE
8
Tanggal
02/12/2012
Receipt Voucher Jumlah_Pembayaran
NUMBER
20
Jumlah
2.000.000
Pembayaran
Tabel 3.26 Data Dictionary Buku_Rekap_Order
TABLE BUKU_REKAP_ORDER Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Length ID_Buku_Rekap_Order
TEXT
8
PK
Identitas
BRO00001
Buku Rekap Order ID_Employee
TEXT
8
FK1
Identitas
EPL00001
Employee ID_Aplikasi
TEXT
8
FK2
Identitas
APL00001
Aplikasi Tanggal_BRO
DATE
8
Tanggal
03/03/2013
Buku Rekap Order Total_Jumlah_Pembiayaan NUMBER
20
Total Jumlah Pembiayaan
10.000.000
106 Tabel 3.27 Data Dictionary Account_Receivable
TABLE ACCOUNT_RECEIVABLE Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
Lengt h ID_Account_Receivable
TEXT
8
PK
Identitas
ACR0000
Account
1
Receivabl e ID_Aplikasi
TEXT
ID_Employee
TEXT
8
8
FK
Identitas
1
Aplikasi
FK
Identitas
2 Tanggal_Account_Receivabl
DATE
8
e
APP00001
EPL00001
Employee Tanggal
08/03/201
Account
3
Receivabl e Total_Janji_Bayar
NUMBE
20
Total Janji
R
10.000.000
Bayar
Tabel 3.28 Data Dictionary Amount_Payable
TABLE AMOUNT_PAYABLE Field Name
Data Type
Field
Key
Caption
Sample
PK
Identitas
AMP00001
Length ID_Amount_Payable
TEXT
8
Amount Payable ID_Account_Receivable
TEXT
8
FK
Identitas
ACR00001
Aplikasi Tanggal_Amount_Payable
DATE
8
Tanggal
09/03/2013
107 Amount Payable Jumlah_Tagihan
NUMBER
20
Jumlah
9.800.000
Tagihan
3.5. Systems & Applications 3.5.1. System Communication Description
Gambar 3.19 System Communication Description
Dari gambar diatas dapat dijelaskan bahwa di setiap kantor cabang PT. Astra Multi Finance terhubung menggunakan LAN. Kemudian setiap cabang dapat saling terhubung menggunakan WAN.
108 3.5.2. System Data Flow Diagram
Gambar 3.20 Data Flow Diagram Kredit
109
Gambar 3.21 Data Flow Diagram Penagihan
Keterangan : = entity
= data store
= data flow
= process
110 3.6. Networks & Infrastructure 3.6.1. Network Connectivity Diagram `
`
`
` Modem Indosat 3G
Internet
Firewall
Router CISCO
Switch CISCO
`
`
`
` `
`
`
` Switch CISCO
`
` ` `
`
`
`
`
Switch CISCO
Database
`
`
`
`
Gambar 3.22 Network Connectivity Diagram
Pada saat ini komputer-komputer perusahaan sudah terhubung ke switch yang tersambung ke router dan dilindungi oleh firewall untuk mencegah kejahatan yang berasal dari internet.
3.7. Security / Standard / Workforce 3.7.1. Security & Privacy Plan Berikut ini adalah gambaran mengenai keamanan dan kerahasiaan data serta informasi pada PT. Astra Multi Finance. - Prosedur Account Policy Penggunaan user account di FIF digunakan untuk keperluan domain login, application login, email login, serta dial up login. Adapun ketentuannya adalah sebagai berikut: User komputer wajib menjaga dan merawat komputer dengan sebaik – baiknya dari pencurian, kerusakan dan kebocoran (berkurangnya
111 hardware atau data), modifikasi yang tidak sah maupun akses dari pihak ketiga. - Prosedur Password Policy a. Panjang karakter minimal adalah 8 karakter. b. Mengandung 3 dari 4 kondisi di bawah ini: -
Mengandung huruf besar (A – Z)
-
Mengandung huruf kecil (a – z)
-
Mengandung karakter khusus (! , @ # $ % ^ & * + = - /, dan sebagainya)
-
Mengandung angka (0 – 9)
c. Password akan expired saat setelah 90 hari sehingga harus diganti setiap 3 bulan. d. Password baru tidak boleh sama dengan 3 kali password sebelumnya. e. Apabila user gagal login password selama 3 kali, maka account user tersebut akan di-lock. Untuk membuka kembali user login dilakukan oleh IT Security. f. Semua user-level passwords (misalnya e-mail, website, desktop komputer, dan sebagainya) harus diganti paling sedikit setiap tiga bulan. g. Password tidak boleh dikirim dalam pesan e-mail atau bentuk komunikasi elektronik lainnya. h. Semua
user
level
dan
sistem
level
password
dilarang
memberitahukan password pribadi ke orang lain. Segala tindakan tidak baik yang diakibatkan pemberitahuan password ini akan disangsikan kepada yang memberikan password. i. Khusus untuk password administrator lokal diganti secara berkala dan random time untuk mengurangi kemungkinan penyalahgunaan dari pihak yang tidak berwenang. j. Dilarang menggunakan fitur “Remember Password” pada fitur aplikasi apapun. - Kebijakan software - Aplikasi harus dapat digunakan dengan privilege standard user. Aplikasi yang hanya dapat dijalankan dengan privilege administrator
112 tidak akan dideploy. Hal ini penting untuk mencegah kembalinya digunakan account administrator oleh user umum. - Harus mendukung otentikasi user secara individu bukan group. - Harus tidak menyimpan password dalam format clear text atau format yang mudah di-reverse. - Harus menyediakan semacam role management, seperti misalnya seorang user dapat mengambil alih fungsi user lain. - Harus mendukung dengan LDAP security retrieval. - Semua persyaratan software yang dibutuhkan untuk aplikasi tersebut, harus merupakan versi terakhir dengan update terbaru. - Keamanan informasi - Database Software hanya boleh di akses dan di-install oleh User IT saja. - Seluruh persyaratan untuk meminta membaca atau melihat data, harus disampaikan kepada Service Desk. - Seluruh isi data pada Database setiap aplikasi yang ada di FIF adalah milik dari process owner, IT bertanggung jawab untuk menjaga keamanan data dan validitas data. - Folder Sharing Pengaturan Folder Sharing adalah sebagai berikut: 1.
Head Office 1 Folder digunakan untuk 1 department. Full access untuk masing – masing department
2.
Cabang PIC cabang yang dapat mengakses adalah jabatan: a.
GS Coordinator
b.
Personal Coordinator
c.
Representative Head
d.
Branch Manager
e.
IG Coordinator Spektra
3.
Cross Function
Dapat diakses oleh orang tertentu sesuai dengan request pengajuan ticket.
113 -
USB
-
Semua Port USB (yang dianggap sebagai storage) di Thin Client SM3 ditutup.
-
Di setiap cabang / distrik ada satu unit laptop sharing.
-
Semua transfer file untuk kebutuhan di luar kantor bisa di-copy / ditransfer melalui laptop sharing, merupakan tanggung jawab Kepala Cabang / Distrik.
-
Microsoft Audit Policy
-
Audit account logon events Generate Log jika terjadi account yang gagal validasi login
-
Audit account management Generate Log jika terjadi kegagalan dalam melakukan modifikasi account, contohnya: Rename, delete, disable, enable, dan reset password
-
Audit directory service access Generate Log jika user mengalami kegagalan dalam mengakses Object dalam Active Directory yang memiliki SALC khusus
-
Audit logon events Generate Log jika terjadi kegagalan dalam login account
-
Audit object access Generate Log jika ada user yang gagal dalam mengakses suatu object, misalnya: file, folder, printer, dll
-
Audit policy change Generate Log jika perubahan terhadap user rights assignment policies, audit policies, or trust policies mengalami kegagalan
-
Audit privilege use Generate Log jika penerapan user rights gagal
-
Audit process tracking Generate Log jika tracking proses gagal
-
Audit system events Generate Log jika System event gagal
114 3.7.2. Technology Forecast Berikut ini adalah gambaran mengenai teknologi yang sedang digunakan oleh PT. Astra Multi Finance saat ini :
Tabel 3.29 Technology Forecast
Technology Forecast
Forecast Area
Short Term
Mid Term
Long Term
(next-12
(12-24
(2-3 Years
Months)
Months)
Away)
Windows 7
Windows 8
-
-
-
-
Operating
Microsoft
Systems
Windows XP HP THIN
Desktop PC
CLIENT T510 Intel Core i3
Processor
1.80Ghz
Memory
2GB DDR3
2GB DDR3
Storage
500GB
500GB
2GB x 2GB DDR3 750GB
3.7.3. Workforce Plan Perusahaan sangat membutuhkan perencanaan dan pengembangan untuk tenaga kerjanya karena kinerja dari karyawan akan menentukan reputasi perusahaan di mata pelanggan. Oleh sebab itu tenaga kerja merupakan
faktor
yang
penting
di
dalam
perusahaan
dan
mengembangkan kemampuan tenaga kerja adalah hal yang wajib diberikan perusahaan terhadap karyawan-karyawannya. Perencanaan strategis tenaga kerja dilakukan untuk meningkatkan kemampuan dan kompetensi karyawan suatu perusahaan, karena dengan kompetensi yang kuat, kinerja karyawan akan lebih terarah dan kepuasan pelanggan terhadap perusahaan akan meningkat, sehingga karyawan mencapai tujuan maupun target perusahaan.
115 Untuk saat ini, sebenarnya PT. Astra Multi Finance sudah memiliki divisi TI, namun tidak dilampirkan di dalam tugas akhir karena divisi TI ini tidak hanya berada dalam PT. Astra Multi Finance saja, melainkan juga termasuk di dalam FIF. Perencanaan dan pengembangan yang diusulkan untuk digunakan oleh PT. Astra Multi Finance terhadap tenaga kerjanya meliputi: - Menggunakan dengan maksimal Standard Operational Procedure yang sudah ada dan wajib ditaati oleh seluruh karyawan. - Memberikan pelatihan (training) secara berkala untuk meningkatkan dan memperbarui kemampuan dan kompetensi tenaga kerja
3.7.4. Organizational Chart BRANCH HEAD
MARKETING HEAD
Credit Section Head SPEKTRA
Marketing Executive
CR Coordinator SPEKTRA
Credit Analyst Coordinator Credit Application Processor SPEKTRA
Cashier SPEKTR
Phone Verificator SPEKTRA
Field Verificator SPEKTRA
Credit Order Clerk SPEKTRA
Credit Order Clerk SPEKTRA
CR Field SPEKTRA
Desk Call SPEKTR
Sales Force SPG/ B
Gambar 3.23 Organizational Chart Keterangan: Karyawan Permanen Karyawan Outsource 116
117 Berikut adalah tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian: 1.
Branch Head (BH) Melakukan penerimaan kredit dalam batas kewenangan ≤ Rp 25.000.000,-
2.
Credit Section Head (CSH) Melakukan penerimaan kredit dalam batas kewenangan ≤ Rp 10.000.000,-
3.
Marketing Head - Menciptakan strategi pemasaran yang kreatif untuk diajarkan kepada downlinenya - Mengarahkan downline untuk berusaha mencapai target dalam memasarkan produk
4.
Marketing - Mengikuti strategi yang disarankan oleh Marketing Head - Berusaha sebaik mungkin untuk selalu memasarkan nama SPEKTRA kepada masyarakat
5.
Credit Analyst Coordinator - Melakukan penerimaan kredit dalam batas kewenangan ≤ Rp 5.000.000,- Menerima info dari Phone Verificator (PV) dan Field Verificator (FV)
6.
CR Coordinator - Mendistribusikan dokumen penugasan ke Desk Collection - Memvalidasi Lembar Hasil Penugasan - Mendokumentasikan dokumen penugasan (meng-entry hasil visit) - Melakukan serah terima copy RV atau kwitansi pelanggan
7.
Cashier Menerima pembayaran angsuran dari pelanggan
8.
Credit Application Processor - Melakukan pengecekan Dokumen Tagihan
- Membuat Account Receivable (AR) - Membuat Amount Payable (AP) - Melengkapi Dokumen Kontrak dan mendistribusikan copy kontrak ke Joint Finance (JF) dan pelanggan
9.
Phone Verificator - Memverifikasi data pelanggan - Mengisi info verifikasi ke dalam sistem
10. Field Verificator - Melakukan kunjungan ke rumah pelanggan untuk verifikasi - Mengisi info verifikasi ke dalam Mobile National (MoNas)
11. Credit Order Clerk - Menerima info pengajuan kredit dan mengeceknya - Meng-input pengajuan kredit ke dalam sistem dan merekapnya dalam Buku Rekap Order (BRO) - Mencetak dan mendistribusikan PO
12. CR Field Mengunjungi pelanggan dan menginfokan jumlah tagihan termasuk denda
13. Desk Collection - Mengontak pelanggan - Menginformasikan jumlah tagihan dan tanggal jatuh tempo - Memastikan apakah pelanggan konfirmasi melakukan pembayaran dengan tepat waktu - Meng-input konfirmasi di sistem (pembayaran tepat waktu) - Meng-input janji bayar di sistem (pembayaran tidak tepat waktu) - Menginformasikan ke CR Section Head untuk melanjutkan ke proses repossession & inventory (pembayaran tidak dapat dilanjutkan)
14. Sales Force - Mengunjungi pelanggan untuk mengumpulkan info
119 - Mengecek kelengkapan dokumen pelanggan - Memberikan info hasil pengecekan ke Credit Order Clerk (COC) - Menginformasikan hasil penerimaan kredit ke supplier dan Credit Order Clerk (COC)
15. SPG/ B Mencapai target penjualan sesering mungkin.
3.8. Permasalahan Berdasarkan analisis yang telah dilakukan dari proses bisnis yang sedang berjalan saat ini pada PT. Astra Multi Finance, maka dapat disimpulkan permasalahan yang terjadi pada perusahaan, antara lain: -
Strategi perusahaan saat ini tidak dapat mendukung visi dan misi perusahaan
-
Proses pengumpulan form aplikasi yang memakan waktu Form aplikasi yang telah diisi oleh pelanggan dan masih berada di supplier harus dikumpulkan terlebih dahulu oleh Sales Force yang berada di kantor cabang pada satu waktu tertentu di dalam satu hari, baru kemudian Sales Force menyerahkannya ke kantor cabang untuk dianalisis oleh Credit Analyst Coordinator (CAC) atau Branch Head (BH), sehingga pengajuan kredit dari pelanggan tidak dapat diproses secara cepat.
-
Pengetahuan SDM yang kurang merata Karena cabang SPEKTRA yang tersebar luas di seluruh Indonesia, membuat tidak semua karyawan memahami pengetahuan yang ada di perusahaan secara menyeluruh. Hanya karyawan yang berada di kantor pusat dan cabang-cabang utama yang mengetahui dan memahami seluk beluk mengenai perusahaan secara mendetail.
-
Tidak adanya dokumentasi sistem Dokumentasi perusahaan mengenai TI tidak ada, sehingga menyebabkan pengguna IT yang selanjutnya bingung ketika ingin memperbaiki atau memperluas atau meng-update TI untuk ke depannya.
