38 BAB 3 ANALISIS ARSITEKTUR YANG SEDANG BERJALAN DAN PERENCANAAN MANAJEMEN
3.1
Current Enterprise Architecture 3.1.1 Visi Perusahaan 1.
Pemimpin pasar di Indonesia dengan pangsa pasar ≥ 40%. Memimpin semua segmen & area.
2.
Kepuasan pelanggan terbaik.
3.1.2 Misi Perusahaan 1. Menyediakan produk-produk yang sesuai bagi pelanggan Indonesia 2. Memberikan pengalaman terbaik dalam memiliki mobil 3. Meningkatkan nilai tambah PT. ASD bagi para stakeholder melalui : a. Mengembangkan kompetensi SDM b. Komunikasi dan kolaborasi yang efektif dengan pemasok, dealer utama, dan dealer-dealer. c. Biaya operasi yang efektif dan efisien 4. Memberikan komitmen kami untuk tata kelola perusahaan yang baik dan Corporate Social Responsibility (CSR).
3.1.3
Sejarah Perusahaan PT. ASD diresmikan pada tanggal 12 April 1971. Peranan PT. ASD semula
hanya sebagai importir kendaraan saja, namun setahun kemudian sudah berfungsi sebagai distributor. Pada tanggal 31 Desember 1989, PT. ASD melakukan merger bersama tiga perusahaan antara lain (nama perusahaan disamarkan) : 38
39 1. PT AAA (Pabrik perakitan, didirikan tahun 1973) 2. PT BBB (Pabrik komponen body, didirikan tahun 1976) 3. PT CCC (Pabrik mesin, didirikan tahun 1982) Gabungan semuanya diberi nama PT. ASD. Merger ini dilakukan guna menyatukan langkah dan efisiensi dalam menjawab tuntutan akan kualitas serta menghadapi ketatnya persaingan di dunia otomotif. Selama lebih dari 30 tahun PT. ASD telah memainkan peranan penting dalam pengembangan industri otomotif di Indonesia serta membuka lapangan pekerjaan termasuk dalam industri pendukungnya. 3.1.4
Analisis PEST (Politik, Ekonomi, Sosial, Teknologi) POLITIK
EKONOMI
a. Regulasi yang mendukung kegiatan perusahaan otomotif dengan mendirikan daerah industri b. Harga bahan bakar, harga komoditas yang ditetapkan SOSIAL
a. Kontribusi ke Negara dengan pajak yang terjadi dari penjualan b. Daya beli masyarakat c. Pengaruh inflasi
TEKNOLOGI
PT. ASD membangun yayasan sosial untuk
a. Teknologi yang digunakan telah
kontribusi kearah pendidikan, green lifestyle
terintegrasi dan telah berkerja online
melakukan edukasi mengenai green living.
secara real time karena telah menggunakan SAP.
Tabel 3.1 Analisis PEST Pada PT. ASD
40 Faktor Politik
Ancaman/peluang •
•
Regulasi yang
Solusi •
Memperbaiki
mendukung
hubungan
kegiatan
dengan para
perusahaan
supplier agar
otomotif dengan
mendapat
mendirikan daerah
harga
industry.
komoditas
Peranan SI/TI E-SCM
yang lebih Harga bahan bakar,
murah.
harga komoditas yang ditetapkan. Ekonomi
•
•
•
Memperhatika
Extranet,
Negara dengan
n ekonomi
intranet, e-
pajak yang terjadi
global dengan
mail
dari penjualan
terus
Kontribusi ke
memantau Daya beli
perubahan kurs
masyarakat
Sosial
•
Pengaruh inflasi
•
PT. ASD
mata uang
•
Meningkatkan
Tidak ada
membangun
edukasi
pengaruh yang
yayasan sosial
mengenai
signifikan
untuk kontribusi
green living
kearah pendidikan,
dengan
green lifestyle
berbagai
melakukan edukasi
workshop dan
mengenai green
menjadi
living.
perusahaan otomotif yang sangat peduli terhadap
41 lingkungan Teknologi
•
•
Terus
DSS, Expert
digunakan di PT.
mengikuti
System, E-
ASD telah
perkembangan
CRM
terintegrasi dan
teknologi
telah berkerja
terbaru untuk
online secara real
memperkuat
time karena telah
posisi di dalam
menggunakan
persaingan
SAP.
antar industri
Teknologi yang
otomotif Tabel 3.2 Analisis PEST Pada PT. ASD
42 3.1.5 Analisis Porter Ancaman Masuknya Pendatang Baru •
Tidak ada ancaman pendatang baru
Kekuatan Tawar-
Ancaman Industri Sejenis
Kekuatan TawarMenawar Pemasok
Menawar Pembeli Semua perusahaan otomotif •
Konsumen
roda empat
pribadi •
•
PT. DEF
•
PT. XYX
Perusahaan Ancaman Produk Subtitusi •
Transportasi Massal
•
Kendaraan roda dua
Gambar 3.1 Analisis Porter Pada PT. ASD
Penjelasan : 1. Ancaman Masuknya Pendatang Baru
Masuknya pendatang baru akan menimbulkan sejumlah implikasi bagi perusahaan yang sudah ada, misalnya terjadinya perebutan pangsa pasar, serta perebutan sumber daya produksi bagi perusahaan yang telah ada. Namun, ini merupakan keuntungan bagi PT. ASD dikarenakan perusahaan tidak mempunyai ancaman dari pendatang baru.
2. Ancaman Industri Sejenis
Persaingan dalam industri akan mempengaruhi kebijakan dan kinerja perusahaan. PT. ASD mempunyai persaingan yang bergerak dalam
43 bidang yang sama yaitu semua perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif roda empat.
3. Ancaman Produk Substitusi
Perusahaan-perusahaan yang berada dalam suatu industri tertentu akan bersaing pula dengan produk/jasa pengganti. Walaupun karakteristiknya berbeda, barang subtitusi dapat memberikan fungsi atau jasa yang sama. Produk subtitusi pada PT. ASD yaitu produk yang bergerak dalam bidang otomotif roda dua dan kendaraan yang bersifat sebagai transportasi massal.
4. Kekuatan Tawar-Menawar Pembeli
Para pembeli, dengan kekuatan yang mereka miliki, mampu mempengaruhi
perusahaan
untuk
menurunkan
harga
produk,
meningkatkan mutu dan pelayanan, serta mengadu perusahaan dengan kompetitornya. Pembeli produk PT.ASD berasal dari konsumen pribadi dan perusahaan.
5. Kekuatan Tawar-Menawar Pemasok
Pemasok dapat mempengaruhi industri lewat kemampuan mereka menaikkan harga atau mengurangi kualitas produk atau servis. Pada PT. ASD mempunyai beberapa pemasok yaitu PT. DEF dan PT. XYX (nama perusahaan disamarkan).
44 3.1.6 Value Shop Kegiatan Pendukung : Infrastruktur, SDM, Teknologi Organisasi
Sumber
Pengelolaan
Temukan Solusi
Tangkap
Jitu
Peluang dan
Daya Luar Pengetahuan
D
Tantangan
I V
Kegiatan Pemasaran dan
I
atau Sosialisasi
S I Sumber
Penyediaan
Rancangan
Daya Luar
Sumber
Implementasi
Implementasi
Data
Gambar 3.2 Analisis Value Shop Pada PT. ASD
Value
Shop
merupakan
salah
satu
metode
yang
digunakan
untuk
mengidentifikasi dan menganalisis masalah yang terjadi pada internal perusahaan dan dapat ditemukan sebuah solusi. 1. Divisi Merupakan fokus masalah yang ada pada divisi corporate planning. Dimana divisi corporate planning harus dapat menyediakan pembantu strategi yang jitu dan mengintegrasikannya dengan strategi perusahaan. Penyediaan expert system disini dapat membantu divisi corporate planning untuk dapat memberikan strategi
45 pendukung yang lebih akurat dan relevan terhadap pengaruh eksternal yang berdampak pada strategi divisi internal dari PT. ASD. 2. Menangkap peluang dan juga tantangan Berdasarkan analisa yang telah dilakukan pada perusahaan, terdapat beberapa peluang dan juga tantangan. PT. ASD sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang otomotif memiliki image branding yang sangat kuat dikalangan masyarakat, didukung dengan banyaknya dealer yang tersebar diberbagai pelosok Indonesia. Saat ini PT. ASD sudah banyak memiliki pesaing produk-produk otomotif, maka dari itu perusahaan selalu melakukan inovasi terhadap produk yang diciptakan dan menyesuaikan dengan kebutuhan konsumen dengan seiring berjalannya waktu. Salah satu contohnya adalah dengan pembuatan mobil hemat bahan bakar untuk permasalahan macet yang ada di Jakarta. 3. Temuan solusi jitu Setiap perusahaan pasti memiliki masalah yang datang dari dalam ataupun dari lingkungan luar. Tetapi, setiap masalah pasti memiliki jalan keluarnya atau solusi untuk menyelesaikan masalah tersebut. Hasil dari wawancara yang telah dilakukan, dapat disimpulkan solusinya yaitu dengan menerapkan metode enterprise architecture didalam perusahan, dan juga menggunakan expert system dalam membuat suatu keputusan. 4. Pengelolaan pengetahuan ataupun pencarian knowledge Dari analisa yang telah dibuat, ketika terjadi suatu permasalahan yang tidak bisa diselesaikan oleh divisi, supplier dan dealer yang ada pada perusahaan maupun referensi yang dimiliki pihak perusahaan, maka akan dilakukan meeting untuk brainstorming solusi dari masalah yang terjadi. 5. Pencarian knowledge eksternal Merupakan proses dimana apabila perusahaan tidak bisa memecahkan masalah yang ada pada perusahaan maka pihak perusahaan menggunakan pihak eksternal seperti konsultan. Pihak konsultan tersebut akan meneliti masalah yang terjadi dan akan memberikan saran atau masukkan dalam penyelesaian masalah yang terjadi. Selain konsultan pihak perusahaan juga masih mengandalkan pihak eksternal perusahaan contohnya dengan bertanya kepada mantan karyawan yang sudah tidak lagi bekerja pada perusahaan. Untuk memecahkan masalah tersebut telah dibuat
46 suatu solusi agar membuat sistem database knowledge management untuk menghimpun knowledge yang dimiliki mantan karyawan perusahaan. 6. Penyediaan Sumber Daya Untuk menyediakan sumber daya yang digunakan, perusahaan memerlukan penyedia keuangan yang dimana penyedia keuangan tersebut bisa menyediakan kebutuhan – kebutuhan berupa teknisi, hardware dan software. 7. Kegiatan pemasaran dan atau sosialisasi Sebelum mengimplementasi strategi yang sudah dirancang oleh divisi corporate planning, perusahaan perlu melakukan sosialisasi bagi para divisi yang terkait agar para divisi tersebut mampu melaksanakan strategi yang telah dibuat. Dari pengalaman yang telah dilakukan perusahaan, dalam mensosialisasikan penggunaan sistem baru adalah dengan memberikan para eksekutif waktu untuk beradaptasi dengan perubahaan yang terjadi dan tetap dibimbing oleh para bawahannya yang telah menjalani training penggunaan sistem. 8. Rancangan implementasi Merupakan proses dimana dilakukannya realisasi mengenai kebutuhan yang dibutuhkan dari hasil strategi yang dibuat sehingga kedepannya strategi tersebut bisa
diimplementasikan.
Rancangan
implementasi
yang
sudah
dibuat
didokumentasikan dalam bentuk EA Framework untuk waktu beberapa tahun kedepan. 9. Implementasi Merupakan proses akhir dimana dilakukannya implementasi dari strategi yang sudah dibuat bagi para divisi.
3.1.7 Strategic Goals & Initiatives (S-1) Strategic Plan PT. ASD memiliki strategi perusahaan yaitu melakukan integrasi terhadap strategi dari tiap divisi supaya dapat mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dan menambah pangsa pasar yang lebih luas. Tujuan perusahan adalah menginginkan produknya tersebar luas dengan ukuran market share dan kepuasan pelanggan.
47 (S-2) SWOT Analysis 1.
Strength : a. Secara global merupakan perusahaan besar karena terkenalnya nama perusahaan di mata masyarakat (image branding yang kuat). b. Untuk produk, kepuasan pelanggan masih di dalam 10 besar dari tiap otomotif. c. Jaringan untuk distribusinya luas, meliputi Sumatra dan Papua. d. Service untuk tiap produk berkala merupakan salah satu program after sales service yang dapat memuaskan costumer.
2.
Weakness : a. Belum menggunakan metode enterprise architecture. b. Belum menggunakan expert system. c. Belum terorganisirnya penyimpanan informasi strategi.
3.
Opportunities : a. Dealer yang banyak tersebar diberbagai pelosok Indonesia. b. Pertumbuhan industri otomotif yang terus meningkat karena selalu adanya inovasi-inovasi dan teknologi baru yang terus berkembang baik dalam penggunaan bbm, dan lain-lain. c. Peluang yang besar dalam negara ekonomi berkembang.
4.
Threat : a. Dari pesaing. b. Banyaknya pilihan untuk konsumen. c. Harga bbm naik berpengaruh terhadap kebijakan pemerintah dan aktifitas politik.
Pada analisis SWOT diperlukan beberapa langkah yang dilakukan pada perusahaan supaya mengetahui pada tingkat mana perusahaan berada dan juga menemukan solusi-solusi dari kelemahan perusahaan serta ancaman yang datang. Berikut langkah-langkah analisis yang dilakukan.
48 A. Analisis Matriks SWOT
IFAS
STRENGTH 1. Secara global merupakan
EFAS
WEAKNESS 1.
Belum
perusahaan besar karena
menggunakan
terkenalnya nama
metode enterprise
perusahaan di mata
architecture.
masyarakat (image
2.
Belum
branding yang kuat)
menggunakan
2. Untuk produk, kepuasan
expert system.
pelanggan masih di
3.
Belum
dalam 10 besar dari tiap
terorganisirnya
otomotif.
penyimpanan
3. Jaringan untuk
informasi strategi.
distribusinya luas, meliputi Sumatra dan Papua. 4. Service untuk tiap produk berkala merupakan salah satu program after sales service yang dapat memuaskan costumer. (S1,S3,O1,O2) – Terus
(W1,O2) – Penilaian
melakukan ekpansi
lebih baik dalam
tersebar diberbagai pelosok
keseluruh daerah Nusantara
pengeluaran biaya
Indonesia.
untuk mendapatkan
implementasi teknologi
pelanggan baru
dengan kinerjanya
OPPORTUNITIES 1. Dealer yang banyak
2. Pertumbuhan industri otomotif yang terus
karena adanya
meningkat karena selalu
(S4,O2) – Meningkatkan
adanya inovasi dan
layanan after sales untuk
teknologi baru yang terus
teknologi kendaraan yang
(W3,O2) – Organisir
berkembang baik dalam
semakin modern
yang lebih baik
penggunaan bbm, dan lain-
enterprise architecture
sehingga dapat
49 lain.
memudahkan dalam
3. Peluang yang besar dalam
pencariannya untuk
Negara ekonomi
pengambilan keputusan
berkembang (S1,T1) – Memperkuat
(W3,W2,T2) –
1. Dari pesaing
posisi branding agar
Menggunakan sistem
2. Banyaknya pilihan untuk
pelanggan tidak lari ke
aplikasi expert system
produk lain
untuk menentukan
THREAT
konsumen
keputusan-keputusan
3. Harga bbm naik berpengaruh terhadap
(S3,T2) – Menangkap
terbaik untuk
kebijakan pemerintah dan
pelanggan-pelanggan di
perusahaan.
aktifitas politik
daerah dengan tingkat kompetitif yang rendah
(S2,S4,T3) – Menjaga tingkat kepuasan konsumen dengan memberikan produk dan service terbaik sebagai keunggulan kompetitif dari para pesaing Tabel 3.3 Analisis Matriks SWOT Pada PT. ASD
Dari hasil analisis yang terdapat pada tabel analisis matriks SWOT kami membuat beberapa strategi baru untuk PT. ASD yaitu : 1.
SO - Terus melakukan ekpansi keseluruh daerah Nusantara untuk mendapatkan pelanggan baru.
2.
SO - Meningkatkan layanan after sales untuk teknologi kendaraan yang semakin modern.
3.
WO - Penilaian lebih baik dalam pengeluaran biaya implementasi teknologi dengan kinerjanya karena adanya enterprise architecture.
4.
WO - Organisir yang lebih baik sehingga dapat memudahkan dalam pencariannya untuk pengambilan keputusan.
5.
WT– Menggunakan sistem aplikasi expert system untuk menentukan keputusan-keputusan terbaik untuk perusahaan.
50 6.
ST - Memperkuat posisi branding agar pelanggan tidak lari ke produk lain.
7.
ST - Menangkap pelanggan-pelanggan di daerah dengan tingkat kompetitif yang rendah.
8.
ST - Menjaga tingkat kepuasan konsumen dengan memberikan produk dan service terbaik sebagai keunggulan kompetitif dari para pesaing.
B. Matriks Faktor Strategi Eksternal
FAKTOR STRATEGI EKSTERNAL
BOBOT
RATING
BOBOT X RATING
OPPORTUNITIES Dealer yang banyak tersebar diberbagai
0,25
4
1
0,15
4
0,60
0,10
2
0,20
pelosok Indonesia. Pertumbuhan industri otomotif yang terus meningkat karena selalu adanya inovasi dan teknologi baru yang terus berkembang baik dalam penggunaan bbm, dan lain-lain
Peluang yang besar dalam Negara ekonomi berkembang . TOTAL OPPORTUNITIES
0,50
1,8
THREAT Dari pesaing
0,20
1
0,2
Banyaknya pilihan untuk konsumen
0,20
1
0,2
Harga bbm naik berpengaruh terhadap
0,10
3
0,3
kebijakan pemerintah dan aktifitas politik TOTAL THREAT TOTAL EFAS
0,50
0,7
1
2,5
Tabel 3.4 Analisis Faktor Strategi Eksternal Pada PT. ASD
51 C. Matriks Faktor Strategi Internal
FAKTOR STRATEGI INTERNAL
BOBOT
RATING
BOBOT X RATING
STRENGTH Secara global merupakan perusahaan besar karena terkenalnya nama PT. ASD di mata
0,15
2
0,20
0,19
2
0,20
0,20
3
0,54
0,13
2
0,20
masyarakat (image branding yang kuat) Untuk produk, kepuasan pelanggan masih di dalam 10 besar dari tiap otomotif. Jaringan untuk distribusinya luas, meliputi Sumatra dan Papua. Service untuk tiap produk berkala merupakan salah satu program after sales service yang dapat memuaskan costumer. 0,67
TOTAL STRENGTHS
1,14
WEAKNESS Belum menggunakan metode enterprise architecture Belum menggunakan expert system Belum terorganisirnya penyimpanan informasi
0,13
1
0,13
0,11
1
0,11
0,09
1
0,09
strategi. TOTAL WEAKNESS
0,33
0,33
TOTAL IFAS
1
1,47
Tabel 3.5 Analisis Faktor Strategi Internal Pada PT. ASD
52 D. Diagram SWOT
Melalui tabel analisis matriks SWOT dapat diketahui posisi strategi mana yang mendukung perusahaan melalui perhitungan sebagai berikut. Titik Y = Opportunities – Threat = 1,8 – 0,7 = 1,1 Titik X = Strength – Weakness = 1,14 – 0,33 = 0,81
Gambar 3.3 Diagram SWOT Pada PT. ASD
Dari hasil perhitungan analisis matriks SWOT perusahaan berada pada posisi kuadran I yaitu mendukung strategi agresif, dimana kekuatan dan peluang dalam perusahaan lebih unggul dibandingkan dengan kelemahan dan ancaman perusahaan.
53 (S-3) Concept of Operations Scenario
Dealer, supplier dan tiap divisi yang ada di dalam PT. ASD akan memberikan strategi ke bagian corporate planning. Dealer akan memberikan strategi penjualan. Untuk direktorat finance and administration support divisi finance and administration akan memberikan strategi keuangan, divisi vehicle logistic akan memberikan strategi distribusi produk, dan divisi training centre memberikan strategi mengenai pelatihan dan training untuk karyawan. Sementara direktorat Marketing divisi marketing akan memberikan strategi pemasaran, divisi sales akan memberikan strategi permintaan dan supply produk, divisi customer service akan memberikan strategi komunikasi pelanggan, divisi service parts logistic memberikan strategi inventory, divisi technical service akan memberikan strategi teknis. Setelah tiap divisi memberikan strateginya ke bagian corporate planning, maka bagian ini akan menetapkan strategi pendukung short term dan long term. Strategi pendukung kemudian akan diberikan kepada divisi-divisi guna membantu mencapai tujuan utama strategi tiap divisi. Corporate planning akan memonitor strategi berjalan tiap divisi apakah dapat mencapai tujuan utama strategi atau tidak. Setiap akhir tahun tiap divisi memberikan laporan hasil pencapaian strategi ke corporate planning. Setelah menerima laporan hasil pencapaian strategi, maka akan dilakukan evaluasi terhadap kinerja tiap divisi yang akan menjadi tolak ukur perusahaan dalam menilai kinerja perusahaan secara keseluruhan.
54 (S-4) Concept of Operations Diagram
Gambar 3.4 Concept of Operations Diagram Pada PT. ASD
Berikut ini merupakan penjelasan mengenai alur yang terjadi pada gambar diatas. 1. Divisi, dealer, dan supplier akan memberikan strategi pada corporate planning melalui meeting atau mengirim melalui email. 2. Divisi corporate planning akan membuat strategi pendukung yang akan membantu divisi, supplier dan dealer mencapai tujuan dari strategi utama serta memonitor berjalannya strategi. 3. Divisi, supplier dan dealer PT. ASD memberikan laporan hasil pencapaian strategi yang telah dilaksanakan selama satu periode yang akan dievaluasi oleh divisi corporate planning.
55 (S-5) Balanced Scorecard Perspektif Keuangan
Tujuan Strategi
Score
Ukuran Strategi
Target
Bobot
Aktual
Meningkatkan
Pengukuran terhadap
100
25
80
20
keuntungan dan
aliran kas yang
laba dari PT. ASD.
masuk dan modal
100
20
85
17
100
15
85
12,75
15
90
yang dikeluarkan. Pelanggan
Meningkatkan
Jumlah pelanggan
layanan service
yang bertambah dan
kepada pelanggan.
juga kepuasan pelanggan.
Proses
-
Membuat
-
Peningkatan
Bisnis
produk
jumlah
Internal
yang hemat
permintaan
bahan
produk
bakar.
kepada perusahaan.
-
Meningkat
-
Kepuasan
13,5
Pembelaja
-
kan
pelanggan
layanan
dengan
program
pelayanan
service
yang
after sales.
diberikan.
Meningkat
-
Jumlah saran
ran dan
kan kinerja
yang
Pertumbu
karyawan
diberikan
han
dengan
pekerja.
penerapan
100
15
80
12
56 sistem dan teknologi perusahaan. -
Mengadaka
-
10
Hasil
n pelatihan
pekerjaan
karyawan
yang
mengenai
maksimal.
85
8,5
tugas dan perannya. 100%
83,75
Tabel 3.6 Balanced Scorecard Pada PT. ASD
Perhitungan score didapat dari :
Aktual x Bobot Target Adapun strategi perspektif yang digunakan pada
PT. ASD adalah sebagai berikut : 1. Perspektif Keuangan Pada perspektif ini tujuan strategi yang ingin dicapai adalah meningkatkan keuntungan dan laba dari PT. ASD. Ukuran strategi yang digunakan adalah pengukuran terhadap aliran kas yang masuk dan mengurangi aliran dana yang dikeluarkan.
57 2. Perspektif Pelanggan Perspektif pelanggan digunakan untuk mengukur bagaimana perusahaan memenuhi kebutuhan pelanggan dalam
mencapai
dan
mempertahankan
kepuasan
pelanggan. Ukuran strategi yang digunakan adalah jumlah pelanggan yang bertambah dalam membeli produk perusahaan.
3. Perspektif Proses Bisnis Internal Perspektif proses bisnis internal digunakan untuk meningkatkan kualitas produk dan pelayanan terhadap pelanggan agar mampu memberikan dampak positif terhadap perusahaan. Tujuan strategi yang ingin dicapai adalah membuat produk yang hemat bahan bakar disesuaikan dengan masalah yang sering terjadi yaitu kemacetan. Selain itu, meningkatkan layanan program service after sales juga hal yang penting untuk meningkatkan kepuasan pelanggan. Ukuran strategi yang digunakan adalah perhitungan jumlah permintaan produk kepada perusahaan dan juga kepuasan pelanggan dengan pelayanan yang diberikan.
4.
Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Perspektif
pembelajaran
dan
pertumbuhan
menyediakan infrastruktur bagi tercapainya ketiga perspektif sebelumnya, infrastruktur tersebut berupa
58 sumber daya manusia, sistem, dan prosedur organisasi. Tujuan strategi yang ingin dicapai adalah meningkatkan kinerja karyawan dengan penerapan sistem dan teknologi perusahaan
dan
mengadakan
mengenai tugas dan perannya. digunakan
dari
perspektif
pelatihan
karyawan
Ukuran strategi yang pembelajaran
dan
pertumbuhan adalah dari jumlah saran yang diberikan pekerja, apabila saran yang diusulkan sedikit maka fasilitas yang disediakan sudah mencukupi kinerja karyawan.Dan juga hasil pekerjaan yang maksimal, apabila karyawan sudah memahami peran dan tugasnya masing-masing makan karyawan akan focus terhadap pekerjaannya
dan
dapat
meningkatkan
kinerja
perusahaan.
3.1.8 Business Products & Services (B-1) Business Plan a. Business Overview PT. ASD diresmikan pada tanggal 12 April 1971. Perusahaan ini bergerak dalam bidang otomotif. Peranan PT. ASD semula hanya sebagai importir kendaraan saja, namun setahun kemudian sudah berfungsi sebagai distributor. PT. ASD melakukan merger bersama tiga perusahaan antara lain : PT AAA (Pabrik perakitan, didirikan tahun 1973), PT BBB (Pabrik komponen body, didirikan tahun 1976), dan PT CCC (Pabrik mesin, didirikan tahun 1982). Gabungan semuanya diberi nama PT. ASD.
59 b. Executive Team Profile Tanggung jawab dan wewenang bagian eksekutif yang ada pada PT. ASD adalah sebagai berikut. 1.
Board of Director Direktur merupakan pimpinan teratas yang membawahi seluruh
divisi yang ada pada perusahaan. Tanggung jawab dan wewenangnya adalah sebagai berikut: a. Menjalankan perusahaan dan bertanggung jawab penuh terhadap jalannya bisnis perusahaan. b. Menentukan dan mengatur kebijakan pada perusahaan.
2.
Corporate Planning & Public Relations Membuat perencanaan strategi dan pengintegrasian strategi dari
dealer, divisi, dan supplier. 3.
1.
Government Relations Menciptakan keselarasan antara kebijakan pemerintah dengan perusahaan (kerjasama atau investasi).
2.
Menyampaikan feedback dari perusahaan terhadap keputusan yang diambil pemerintah.
4.
Marketing Membuat perencanaan mengenai pemasaran produk yang ada.
5.
Finance & Administration Support a. Bertanggung jawab pada keuangan perusahaan, keluar – masuknya uang serta bertanggung jawab atas control biaya. b. Memberikan laporan keuangan pada direktur. c. Melakukan pengawasan pada staff bawahan. d. Melakukan koordinasi dengan bagian sales dan marketing.
60 c. Relationship of Business Activiy to Strategic Goals Tujuan perusahan PT. ASD adalah menginginkan produknya tersebar luas dengan ukuran market share dan kepuasan pelanggan. Untuk mencapai tujuannya tersebut, maka perusahaan terus berusaha untuk memiliki hubungan yang baik dengan pelanggan dengan menjalankan program pelayanan after sales. Dimana setelah pelanggan selesai melakukan pembelian produk, program after sales ini berguna untuk service produk secara berkala.
d. Organiational Structure
Gambar 3.5 Struktur Organisasi PT. ASD
e. Market Outlook and Competitive Strategy PT. ASD memiliki nilai yang bagus dalam pasar karena telah mencapai target yang telah ditentukan. Namun sebagai perusahaan yang ingin terus selalu unggul dibandingkan dengan pesaing-pesaingnya, PT. ASD menginginkan terus adanya penigkatan dalam penjualannya.
61 f. Business Cycle
Gambar 3.6 Business Cycle Pada PT. ASD
Gambar diatas menjelaskan business cycle pada divisi corporate planning. Bagian corporate planning akan merencanakan strategi baru untuk tiap divisi dan dealer, yang kemudian akan dijalankan tiap divisi. Corporate planning akan terus mengawasi jalannya strategi bisnis ditiap divisi dan dealer, apabila strategi tidak tercapai, corporate planning akan membuat strategi pendukung baru. Setiap akhir tahun tiap divisi memberikan laporan hasil pencapaian strategi ke corporate planning.
g. Business Partnership Partner bisnis dari PT. ASD adalah salah satu perusahaan transportasi umum (taksi) yang menggunakan produk dari PT. ASD dan juga klub/komunitas mobil yang dengan setia menggunakan produk dari PT. ASD dalam setiap kegiatan mereka. Klub dan komunitas ini merupakan komunitas yang berdiri secara independen, namun PT. ASD senantiasa mendukung dan menjalin komunikasi yang baik dengan masing-masing komunitas.
62 (B-3) Swim Lane Process Diagram
Gambar 3.7 Swim Lane Process Diagram Pada PT. ASD
Model swim lane diagram menjelaskan mengenai alur proses bisnis yang terjadi di dalam PT. ASD. Proses dimulai dengan seluruh divisi, supplier dan dealer PT. ASD yang akan memberikan strategi utama mereka. Setelah divisi corporate planning menerima strategi tersebut, divisi corporate planning akan
63 membuat strategi pendukung yang bertujuan agar strategi utama para divisi dapat tercapai. Dalam pelaksanaannya, divisi corporate planning bertanggung jawab untuk memastikan bahwa strategi utama para divisi, supplier, dan dealer tercapai. Oleh karena itu, dalam penentuan strategi pendukung, divisi corporate planning akan terus memonitor proses berjalan dari tiap divisi yang akan terus disesuaikan dengan keadaan eksternal perusahaan. Sehingga dalam prakteknya, strategi pendukung akan mengalami perubahan jika memang faktor eksternal mengharuskan adanya penyesuaian strategi pendukung yang ada. Divisi, supplier dan delaer PT. ASD juga akan membuat laporan akhir yang berisi hasil dari pencapaian strategi dalam satu periode. Dari laporan inilah divisi corporate planning akan mengevaluasi kinerja tiap divisi, supplier dan dealer PT. ASD.
64 (B-4) Business Process Diagram
Gambar 3.8 Business Process Diagram Pada PT. ASD
Gambar diatas menjelaskan tentang proses apa saja yang terjadi didalam divisi corporate planning yang melibatkan divisi lain, dealer, dan juga supplier. Proses yang terjadi antara lain merencanakan strategi, melaksanakan strategi, memonitor strategi, melakukan hasil perubahan, dan melakukan evaluasi pada proses akhirnya.
Divisi
Dealer
Supplier
(B-5) Activity/Product Matrix
Strategi
S
S
S
Laporan Hasil Strategi
R
R
R
Activity Matrix
S : Service R : Research & Develop Tabel 3.7 Activity/Product Matrix Pada PT. ASD
65 Tabel diatas menjelaskan mengenai produk yang dihasilkan dimana di dalam proses ini produk yang dihasilkan merupakan strategi dan juga laporan hasil strategi dari tiap divisi, supplier, dan dealer.
(B-6) Use Case Narrative & Diagram
Gambar 3.9 Use Case Diagram Pada PT. ASD
66 Pada prosesnya divisi corporate akan menerima strategi dari para divisidivisi, supplier, dan dealer PT. ASD. 1.
Setiap divisi, supplier, dan dealer PT. ASD akan memberikan informasi berupa strategi utama mereka.
2.
Kemudian divisi corporate planning akan menentukan strategi short term dan long term yang tujuannya akan membantu divisi, supplier dan dealer untuk mencapai tujuan dari strategi utamanya
3.
Setelah memberikan strategi short term dan long term pendukung, divisi corporate planning memonitoring proses berjalan dari tiap divisi, supplier, dan dealer. Di dalam proses monitoring ini terdapat kemungkinan adanya perubahan strategi pendukung yang menyesuaikan dengan pengaruh faktor eksternal yang terjadi. Sehingga strategi pendukung bersifat fleksibel dengan tujuan yang tetap sama, yaitu membantu divisi, supplier dan dealer untuk mencapai tujuan strateginya
4.
Dari proses yang telah terjadi, divisi, supplier dan dealer kemudian akan membuat laporan hasil pencapaian satu periodenya. Hasil laporan tersebut kemudian akan dievaluasi oleh divisi corporate planning untuk menilai kinerja yang dilakukan.
3.1.9 Data & Information (D-1) Knowledge Management Plan Pertukaran dan penyimpanan data knowledge yang terjadi didalam perusahaan belum terkomputerisasi, seperti misalnya senior staff yang sudah pensiun tetapi masih dipekerjakan karena sumber knowledge-nya masih sangat dibutuhkan dan untuk berbagi knowledge dengan junior staff.
67 (D-3) Object State-Transition Diagram
Gambar 3.10 Object State-Transition Diagram Pada PT. ASD
Object state diagram menggambarkan tentang semua state (kondisi) yang dimiliki suatu objek di dalam logical data model dan keadaan yang dapat membuat state berubah.
68 (D-5) Logical Data Model
Gambar 3.11 Logical Data Model Pada PT. ASD
Logical data model merupakan gambaran sistem secara statis serta relasi antar class. Di dalamnya terdiri dari nama class, attributes, behavior yang menjelaskan keterkatian antar data yang diberikan.
69 (D-7) Activity/Entity (CRUD) Matrix a. Activity Listing
Gambar 3.12 Activity Listing Pada PT. ASD
Gambar diatas menjelaskan alur proses bisnis yang terjadi di divisi corporate planning. Tidak jauh berbeda dengan use case diagram, namun activity listing tidak menggunakan actor didalam diagramnya. Proses yang terjadi pertama adalah merencanakan strategi pendukung short term dan long term, kemudian memonitoring apakah strategi berjalan sesuai dengan yang direncanakan, lalu corporate planning menerima laporan hasil pencapaian strategi dari divisi, dealer, dan supplier, kemudian akan dilakukan evaluasi supaya perusahaan terus meningkatkan kinerjanya.
70 b. Entity-Activity Matrix
Tabel 3.8 Tahap ke-1 Clustering Matrix
71
Tabel 3.9 Tahap ke-2 Clustering Matrix
72
Tabel 3.10 Tahap ke-3 Clustering Matrix
73 (D-8) Data Dictionary Field Field
Data Type
Key
Description
Length Supplier Id_supplier
Varchar
10
PK
Kode atau id yang dimiliki sebagai identitas supplier
Nama_supplier
Varchar
30
-
Nama supplier
Alamat_supplier Varchar
50
-
Alamat tempat supplier berada
10
PK
Kode atau id yang dimiliki tiap
Strategi Id_strategi
Varchar
strategi. Id_divisi
Varchar
10
FK
Kode atau id yang dimiliki tiap divisi yang berbeda dan berada pada kelas strategi.
Tahun
Varchar
4
-
Keterangan mengenai tahun strategi
Varchar
10
FK
Kode atau id yang dimiliki tiap
Detail Strategi Id_Strategi
strategi. Keterangan_Stra Varchar
200
-
tegi
Keterangan strategi yang dibuat oleh divisi, supplier dan dealer.
Laporan Hasil Strategi Id_
Varchar
10
PK
LaporanHasilStr
Kode yang dimiliki tiap laporan hasil strategi dari tiap divisi yang berbeda.
ategi Id_divisi
Varchar
10
FK
Kode atau id yang dimiliki divisi dan
74 berada pada kelas laporan hasil strategi. Id_strategi
Varchar
10
FK
Kode atau id yang dimiliki strategi dan berada pada kelas laporan hasil strategi.
Dealer Id_dealer
Varchar
10
PK
Kode yang dimiliki oleh tiap dealer berbeda supaya mudah untuk diidentifikasi.
Nama_dealer
Varchar
20
-
Nama dari tiap dealer yang ada diberbagai daerah.
Alamat
Varchar
50
-
Alamat dari tiap dealer yang ada diberbagai tempat dan daerah.
Divisi Id_divisi
Varchar
10
PK
Kode yang dimiliki tiap divisi agar mudah diidentifikasi.
Nama_divisi
Varchar
20
-
Nama dari tiap divisi yang ada pada perusahaan.
Tempat_divisi
Varchar
2
-
Letak tiap divisi pada perusahaan. Misaalnya, divisi corporate planning pada lantai 2.
Tabel 3.11 Data Dictionary Pada PT. ASD
75 3.1.10 Systems & Applications (SA-1) System Interface Diagram
Gambar 3.13 System Interface Diagram Pada PT. ASD
Berdasarkan gambar diatas menjelaskan bahwa keterkaitan dan interaksi antara sistem yang berjalan didalam PT. ASD. Menghubungkan jaringan dengan divisi terlibat dengan menggunakan router.
76 (SA-2) System Communication Description
Gambar 3.14 System Communication Description Pada PT. ASD
Berdasarkan gambar diatas menjelaskan bahwa keterkaitan dan interaksi antara sistem yang berjalan pada board of direction dengan tiap divisi yang ada didalam perusahaan. Topologi yang ada pada PT. ASD menggunakan topologi star, dimana dalam pertukaran data setiap komputer/laptop akan dihubungkan oleh switch/hub lalu dari hub/switch akan meneruskan data tersebut ke server melalui koneksi internet dan begitu pula sebaliknya.
77 (SA-4) System Data Flow Diagram a. Data Context
Gambar 3.15 Data Context Pada PT. ASD
Diagram ini akan menjelaskan tentang gambaran aliran data secara keseluruhan yang ada di dalam proses penentuan strategi dengan pihak-pihak yang terlibat di dalamnya.
78 b. Diagram Nol
Gambar 3.16 Diagram Nol Pada PT. ASD
Gambar diatas menjelaskan tentang alur perpindahan data pada proses penentuan strategi pendukung yang di dalamnya mempunyai 7 proses yaitu, mengirim strategi, menerima strategi, merencanakan strategi pendukung, menjalankan strategi, memonitor strategi, membuat laporan hasil pencapaian strategi, dan evaluasi hasil laporan strategi. Berikut ini merupakan tabel penjelasan mengenai input, proses, dan output pada data flow diagram.
79
-
Input Dealer Supplier Government Relation Marketing. Finance & Administration Sales Customer Service Service Part Logistic Vehicle Logistic Training Center
-
Strategi
-
Corporate Planning
-
Strategi
-
-
-
-
-
-
-
Process Dealer mengirim strategi. Supplier mengirim strategi. Government Relation mengirim strategi. Marketing mengirim strategi. Finance & Administration mengirim strategi. Sales mengirim strategi. Customer Service mengirim strategi. Service Part Logistic mengirim strategi. Vehicle Logistic mengirim strategi. Training Center mengirim strategi.
Output Strategi
Divisi corporate planning Corporate Planning menerima strategi dari tiap divisi yang ada di dalam perusahaan. Divisi corporate planning akan Strategi merencanakan strategi pendukung untuk tiap divisi. Dealer menjalankan strategi - Dealer pendukung yang telah - Supplier ditetapkan oleh divisi corporate - Government planning. Relation Supplier menjalankan strategi - Marketing pendukung yang telah - Finance & ditetapkan oleh divisi corporate Administrati planning. on Government Relation - Sales menjalankan strategi pendukung - Customer yang telah ditetapkan oleh divisi Service corporate planning. - Service Part Marketing menjalankan strategi Logistic pendukung yang telah - Vehicle ditetapkan oleh divisi corporate Logistic planning. - Training Finance & Administration Center menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. Sales menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. Customer Service menjalankan strategi pendukung yang telah
80 ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Service Part Logistic menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Vehicle Logistic menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. - Training Center menjalankan strategi pendukung yang telah ditetapkan oleh divisi corporate planning. Strategi - Divisi corporate planning akan Corporate Planning memonitoring strategi yang dijalankan apakah berjalan sesuai dengan yang ditetapkan atau tidak. - Dealer - Dealer membuat laporan hasil Laporan Hasil pencapaian strategi. Strategi - Supplier - Supplier membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Government - Government Relation membuat Relation laporan hasil pencapaian strategi. - Marketing - Marketing membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Finance & - Finance & Administration Administration membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Sales - Sales membuat laporan hasil pencapaian strategi. - Customer - Customer Service membuat Service laporan hasil pencapaian strategi. - Service Part - Service Part Logistic membuat Logistic laporan hasil pencapaian strategi. - Vehicle - Vehicle Logistic membuat Logistic laporan hasil pencapaian strategi. - Training - Training Center membuat Center laporan hasil pencapaian strategi. Laporan Hasil Strategi - Setelah menerima laporan hasil Corporate Planning pencapaian strategi maka akan dilakukan evaluasi hasil laporan. Tabel 3.12 Input, Proses, Output Pada PT. ASD
81 (SA-7) System Performance Matrix System Performance Matrix pada PT. ASD 1.
Kuantitas karateristik system a.
Hardware / Software
b.
Interfaces
c.
Komponen Komunikasi
2.
Identifikasi parameter untuk saat ini dan yang akan datang
3.
Mencakup karakteristik performance yang relevan a.
Menghitung waktu di antara kegagalan
b.
Tingkat restart
c.
Waktu inisialisasi system
d.
Kecepatan transfer data
Berikut ini merupakan tabel system performance measures System Performance Measures Measure Area
Type of
Original
Current
Target
Measure
Baseline
Status
System Maintainability
Percentage
0.40
0.54
0.6
System Availability
Percentage
0.89
0.93
0.97
System Start-up (inilization) Time
Seconds
35
24
15
System Restart (Reboot) Time
Seconds
37
27
19
Hosted Application Start-up Time
Seconds
30
27
25
Seconds
21
19
15
Data Troughtput Capacity
Megabytes
100
250
500
Mean Time Between Hardware
Days
70
71
91
Days
13
15
20
(>100mb) Hosted Application Start-up Time (<100mb)
Failures Mean Time Between Software Failures
82 System Settings Back-up Time
Minutes
23
23
19
System Data Back-up Time
Minutes
149
138
127
Email Outbox Transfer Rate
Seconds
14
13
10
Seconds
6
5
3
(<1mb) Email Outbox Transfer Rate (<300kb) Tabel 3.13 System Performance Matrix pada PT. ASD
Tabel system performance matrix digunakan untuk menguji sistem yang ada didalam perusahaan berkaitan dengan keandaalan, ketersediaan, dan perawatan sistem.
3.1.11 Networks & Infrastructure (NI-1) Network Connectivity Diagram
Application Server
Database Server
Dealer
PC
PC
PC
Firewall
Hub
Router Proxy
Switch
PT. ASD
Supplier
Hub
Hub
Laptop
Laptop PC
Laptop
Laptop PC
Gambar 3.17 Network Connectivity Diagram Pada PT. ASD
Switch
File Server
83 Diagram diatas menjelaskan tentang hubungan jaringan dari tiap jaringan LAN divisi dengan database server, application server, dan file server menggunakan router yang terhubung pada switch ke tiap database yang ada.
3.1.12 Security (SP-1) Security and Privacy Plan Rencana keamanan yaitu menyediakan keamanan baik tingkat tinggi maupun secara terperinci dari program keamanan yang ada pada perusahaan yang meliputi fisik, data, pribadi, dan elemen keamanan. Security Program Elements a. Information Security Mengenai pengamanan pada data yang ada pada database perusahaan, yaitu dengan menggunakan database backup yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data cadangan.
b. Personel Security Terdapat pihak personel security pada perusahaan PT. ASD. Saat tamu ingin memasuki gedung, tamu akan diperiksa barang bawaannya dan juga diberikan tanda pengenal tamu. Namun, PT. ASD kurang memaksimalkan pengamanan, personel security hanya ada pada lantai satu dan tidak tersedia pada setiap lantai.
c. Operational Security Meliputi pengamanan kegiatan operasional pada perusahaan PT. ASD. Perusahaan ini menggunakan pembatasan akses data, pembatasan akses ini berdasarkan pada jabatan dengan penggunaan password dan pembedaan jaringan yang ada untuk penghubungnya.
d.
Physical Security Mengenai pengaman pada perangkat – perangkat berupa hardware maupun aset yang dimiliki oleh PT. ASD. Pengamanan asetnya menggunakan pihak personel security.
84 (SP-5) Disaster Recovery Procedures 1.
Disaster Recovery Activation Kondisi
penyebab
terjadinya
bencana
dan
cara
pencegahannya. Bencana biasanya terjadi akibat beberapa sebab, baik itu disebabkan oleh bencana alam yang biasanya terjadi seperti banjir dan kebakaran dan bisa disebabkan oleh kesalahan manusia yaitu kehilangan data, adanya virus. Untuk mencegahnya buatlah rencana back-up dengan menyiapkan server atau database dilokasi lain sehingga jika terjadi bencana di tempat server atau database utama maka akan ada server atau database cadangan ditempat lain yang tidak terkena bencana. Selain itu untuk mencegah kesalahan yang diakibatkan pada kesalahan manusia maka persiapkan sistem anti virus pada pc atau notebook yang digunakan selain itu juga dengan membiasakan back-up save data terbaru untuk mencegah kehilangan data.
2.
Recovery Roles and Responsibility Cara dan aturan dalam melakukan proteksi dan recovery. Tujuannya untuk menjaga aset dan fasilitas yang dimiliki oleh perusahaan. Caranya adalah dengan mengasuransikan aset serta isi dari fasilitas yang berharga yang dimiliki oleh perusahaan sehingga saat terjadinya bencana, aset – aset tersebut bisa tercover oleh pihak asuransi.
3.
Disaster Impact and Recovery Assessment Menganalisa tipe dan skala dari disaster dan cara untuk recovery. Perusahaan harus mengidentifikasi tingkat bencana yang terjadi sehingga kedepannya perusahaan bisa mengetahui sejauh mana tingkat kerusakan agar bisa mengantisipasinya. Hal yang dilakukan adalah : a. Memeriksa sampai sejauh mana kerusakan pada bangunan perusahaan, aset yang ada di dalamnya serta fasilitas yang terkena bencana
85 b. Memeriksa karyawan perusahaan apakah ada yang terluka akibat bencana tersebut atau tidak. c. Perusahaan juga memeriksa data yang dimiliki perusahaan yang tersimpan di database.
4.
Recovery procedure Cara dan prosedur untuk mengembalikan fungsi bisnis dan fungsi sistem yang terganggu. Perusahaan harus mengidentifikasi kerusakan pada bagian mana yang sangat fatal dan mengganggu proses bisnis yang berjalan pada perusahaan sehingga bisa diketahui
langkah
apa
saja
yang
perlu
diambil
untuk
menyelamatkan proses tersebut setelah itu bentuk badan penanggulangan untuk melakukan aktivitas – aktivitas yang diperlukan sehingga proses bisnis dapat berjalan seperti semula.
3.1.13 Standards (ST-2) Technology Forecast Technology forecast menunjukkan penggunaan teknologi perangkat keras dan lunak yang terdapat pada PT. ASD : Perangkat
Current
Mid
Future
Hardware
LCD Monitor 17”
LCD Monitor 17”
LCD Monitor 17”
Desktop PC
Processor Intel Core
Processor Intel Core
Processor Intel Core
i3
i3
i3
Memory 2GB
Memory 2GB
Memory 2GB
Hardisk 500GB
Hardisk 500GB
Hardisk 500GB
Fujitsu Lifebook
Fujitsu Lifebook
Fujitsu Lifebook
LH531V (Core i3
LH531V (Core i3
LH531V (Core i3
2350M 2.3Ghz, 4GB
2350M 2.3Ghz, 4GB
2350M 2.3Ghz, 4GB
DDR3, 640GB,
DDR3, 640GB,
DDR3, 640GB,
DVDRW, Wifi,
DVDRW, Wifi,
DVDRW, Wifi,
Bluetooth, Nvidia
Bluetooth, Nvidia
Bluetooth, Nvidia
Geforce G410 1GB,
Geforce G410 1GB,
Geforce G410 1GB,
Notebook
86 Camera, 14.1"
Camera, 14.1"
Camera, 14.1"
WXGA, DOS)
WXGA, DOS)
WXGA, DOS)
HP Deskjet K110 /
HP Deskjet K110 /
HP Deskjet K110 /
D2060 (Print, Scan,
D2060 (Print, Scan,
D2060 (Print, Scan,
Copy)
Copy)
Copy)
Server
HP ProLiant
HP ProLiant
HP ProLiant
(Application
ML110G7-474
ML110G7-474
ML110G7-474
Server)
(Xeon E3-1220, 2GB
(Xeon E3-1220, 2GB
(Xeon E3-1220, 2GB
PC3-10600E DDR3,
PC3-10600E DDR3,
PC3-10600E DDR3,
250GB, 7.2k SATA
250GB, 7.2k SATA
250GB, 7.2k SATA
HDD, 16x
HDD, 16x
HDD, 16x
DVDROM, VGA
DVDROM, VGA
DVDROM, VGA
Maxtor 16MB,
Maxtor 16MB,
Maxtor 16MB,
TowerCase)
TowerCase)
TowerCase)
Server (Data
HP ProLiant
HP ProLiant
HP ProLiant
Server)
ML110G7-474
ML110G7-474
ML110G7-474
(Xeon E3-1220, 2GB
(Xeon E3-1220, 2GB
(Xeon E3-1220, 2GB
PC3-10600E DDR3,
PC3-10600E DDR3,
PC3-10600E DDR3,
250GB, 7.2k SATA
250GB, 7.2k SATA
250GB, 7.2k SATA
HDD, 16x
HDD, 16x
HDD, 16x
DVDROM, VGA
DVDROM, VGA
DVDROM, VGA
Maxtor 16MB,
Maxtor 16MB,
Maxtor 16MB,
TowerCase)
TowerCase)
TowerCase)
Server (File
HP ProLiant
HP ProLiant
HP ProLiant
Server)
ML110G7-474
ML110G7-474
ML110G7-474
(Xeon E3-1220, 2GB
(Xeon E3-1220, 2GB
(Xeon E3-1220, 2GB
PC3-10600E DDR3,
PC3-10600E DDR3,
PC3-10600E DDR3,
250GB, 7.2k SATA
250GB, 7.2k SATA
250GB, 7.2k SATA
HDD, 16x
HDD, 16x
HDD, 16x
DVDROM, VGA
DVDROM, VGA
DVDROM, VGA
Maxtor 16MB,
Maxtor 16MB,
Maxtor 16MB,
TowerCase)
TowerCase)
TowerCase)
Printer
87 Switch
HP V1910-24G (24x
HP V1910-24G (24x
HP V1910-24G (24x
Gigabit
Gigabit
Gigabit
10/100/1000Mbps
10/100/1000Mbps
10/100/1000Mbps
Ports, 1x Serial
Ports, 1x Serial
Ports, 1x Serial
Console Port, 4x
Console Port, 4x
Console Port, 4x
SFP Ports, Smart-
SFP Ports, Smart-
SFP Ports, Smart-
managed)
managed)
managed)
Router
TP-LINK 3G Wireless-N Router [TL-MR3420]
TP-LINK 3G Wireless-N Router [TL-MR3420]
TP-LINK 3G Wireless-N Router [TL-MR3420]
Software
Microsoft Windows
Microsoft Windows
Microsoft Windows
7
7
7
Microsoft Windows
Microsoft Windows
Microsoft Windows
Server 2008
Server 2008
Server 2012
Microsoft Office
Microsoft Office
Microsoft Office
2007
2007
2013
Kaspersky Antivirus
Kaspersky Antivirus
Kaspersky Antivirus
2012
2012
2013
Tabel 3.14 Technology Forecast Pada PT. ASD
Tabel diatas menjelaskan mengenai teknologi apa saja yang digunakan didalam perusahaan.
3.1.14 Workforce (W-1) Workforce Plan Workforce plan menggambarkan strategi perusahaan dalam mengelola sumber daya manusia atau tenaga kerja di dalam suatu perusahaan. Dalam
workforce plan terdiri dari strategi untuk memperkerjakan dan
mengembangkan tenaga professional untuk eksekutif, manajemen, dan tingkat karyawan dalam suatu perusahaan. Hal ini dilakukan untuk meningkatkan
88 potensi atau kinerja karyawan perusahaan bertujuan untuk mencapai tujuan perusahaan.
Berikut adalah beberapa strategi yang direncanakan di tingkat manajemen : 1. Mencari informasi yang membantu dalam pengambilan keputusan. 2. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam hal kepemimpinan. 3. Meningkatkan kemampuan manajemen dalam mengontrol kegiatan operasional perusahaan. Beberapa strategi yang direncanakan di tingkat karyawan, yaitu : 1. Meningkatkan produktifitas karyawan. 2. Meningkatkan kedisiplinan karyawan. 3. Memberikan penghargaan kepada karyawan yang telah lama bekerja bagi perusahaan. 4. Memberikan bonus sesuai dengan indeks prestasi karyawan.
(W-2) Organization Chart
Gambar 3.18 Organization Chart Pada PT. ASD
Gambar diatas menjelaskan mengenai struktur organisasi yang ada pada PT. ASD. Berikut tabel mengenai peran dan tanggung jawab pada struktur organisasi PT. ASD.
89 Fungsi Area
Fungsi Bisnis
Board of Director Menjalankan perusahaan
Proses Bisnis
Subject Data
Board of Director
-
Strategi
dan bertanggung jawab
memonitoring
-
Divisi
penuh terhadap jalannya
jalannya bisnis
-
Dealer
bisnis perusahaan.
perusahaan.
-
Supplier
-
Laporan
Menentukan dan mengatur Board of Director kebijakan pada
membuat kebijakan
Hasil
perusahaan.
perusahaan yang
Strategi
harus dipatuhi oleh
-
Kebijakan Perusahaan
seluruh karyawan perusahaan. Corporate
Perencanaan dan
Setelah menerima
-
Strategi
Planning &
pengintegrasian strategi
strategi dari divisi,
-
Divisi
dealer, supplier,
-
Dealer
corporate planning
-
Supplier
membuat strategi
-
Laporan
Publict Relations
pendukung yang
Hasil
kemudian akan
Strategi
diberikan kepada divisi,dealer,supplier .Setelah itu dilakukan monitoring dalam penerapan strategi, dan kemudian akan menerima laporan hasil strategi yang akan dilakukan evaluasi. Government
Menciptakan keselarasan
Kegiatan yang
Relations
antara kebijakan
dilakukan
pemerintah dengan
perusahaan sesuai
perusahaan (kerjasama
dan selaras dengan
atau investasi).
kebijakan pemerintah
-
Surat-surat perizinan.
-
Kebijakan Perusahaan
90 yang diterapkan. Menyampaikan feedback
Divisi Government
dari perusahaan terhadap
Relations mengurusi
keputusan yang diambil
segala sesuatu
pemerintah.
tentang perizinan kepada pemerintah, apabila keputusan pemerintah tidak mendukung proses bisnis perusahaan, maka tidak dapat dilanjutkan.
Marketing
Perencanaan mengenai
Divisi Marketing
pemasaran produk.
menganalisa
mengenai
kebutuhan pasar
kebutuhan
seperti apa,
pelanggan.
kemudian akan
-
-
Kuesioner
Data
membuat
mengenai
perencanaan
kondisi
mengenai pemasaran
pasar di
produk. Serta
Indonesia.
menentukan target
-
penjualan yang akan
Data target penjualan
diberikan kepada divisi sales. Finance &
Bertanggung jawab pada
Divisi Finance &
Administration
keuangan perusahaan.
Administration
Support
Support membuat
-
keuangan -
laporan keuangan perusahaan.
Setelah laporan
keuangan kepada
keuangan dibuat,
Direktur.
akan diberikan
Data penjualan
-
melakukan Memberikan laporan
Laporan
Data target penjualan
-
Data karyawan
-
Data alur
91 kepada Direktur
kas
perusahaan.
perusahaan
Melakukan pengawasan
Divisi ini melakukan
pada staff bawahan.
pengawasan pada kinerja karyawan, khususnya karyawan keuangan.
Melakukan koordinasi
Koordinasi dengan
dengan divisi sales dan
divisi Marketing dan
marketing.
Sales untuk mengetahui bagaimana kondisi perusahaan dalam hal keuangan (laba/rugi)
Sales
Bertanggung jawab
Divisi Sales menjual
terhadap target yang telah
produknya sesuai
penjualan
ditentukan.
dengan target yang
produk
telah ditentukan.
-
-
Data target
Bertanggung jawab atas
Melakukan control
penjualan
kinerja penjualan.
terhadap dealer yang
produk -
tersebar.
Data daerah
Melakukan
Divisi ini juga
yang
pengembangan pada
melakukan ekspansi
berpotensi
dealer.
dealer setelah
untuk
dilakukan survey
dibangun
pada daerah yang
dealer. -
berpotensi
Pelayanan konsumen.
terhadap Customer
Service
-
Data survey
-
Data
melayani konsumen dengan
menjawab
segala
pertanyaan
mengenai
produk
Surat survey
banyaknya pembeli.
Customer Service
Data
produk -
Data konsumen
-
Kebijakan
92 yang diajukan oleh
perusahaan.
konsumen. Menjamin dan menjaga Customer kepuasan konsumen.
service
melayani konsumen dengan ramah dan kesopanan.
Service
Part Bertanggung jawab untuk
Logistic
Divisi Service Part
-
melakukan
Data
melakukan pengecekan
Logistic
pada ketersediaan
pengecekan
yang
sparepart dan gudang
ketersediaan
tersedia.
penyimpanan secara
sparepart
periodik.
gudang penyimpanan
sparepart
secara
yang tidak
dan
-
periodik.
Kemudian membuat
sparepart
tersedia.
akan laporan
Data
-
Laporan Ketersediaa
ketersediaan barang.
n Barang Vehicle Logistic
Melakukan pengawasan
Divisi Vehicle
terhadap kualitas produk.
Logistic melakukan
standarisasi
pengawasan terhadap
produk.
kualitas produk,
-
-
menguji produk
Data
Data supplier.
sebelum dikirim ke dealer ataupun konsumen. Training Center
Bertanggung jawab pada
Mengadakan training
peningkatan kinerja dan
mengenai tugas
kompetensi para karyawan karyawan sesuai melalui kegiatan training
tugasnya/divisinya.
yang komperhensif.
-
Data karyawan.
-
Jadwal training karyawan
Bertugas untuk
Mengadakan test
meningkatkan kualitas
atau ujian kepada
profesionalisme para
karyawan untuk
berdasarkan divisi dan jabatan.
93 karyawan.
kenaikan jabatan ataupun golongan.
Finance
Bertanggung jawab pada
Mencatat segala
Administration
keuangan perusahaan,
pemasukan,
keluar – masuknya uang
pengeluaran
serta bertanggung jawab
perusahaan dan
kas
atas control biaya.
mengontrol segala
perusahaan
pengeluaran
-
Laporan keuangan
-
-
Data alur
Data
perusahaan agar
peralatan,
tidak terlalu banyak
perlengkapa
dana yag
n barang
dikeluarkan.
perusahaan
Memberikan laporan
Membuat laporan
keuangan pada senior
keuangan secara rinci
manager Finance &
kemudian diberikan
Administration Support.
kepada staff senior
-
Data karyawan
manager finance and administration support untuk dilakukan pengecekan ulang. Tabel 3.15 Fungsi Area Struktur Perusahaan
3.2
Management Plan 3.2.1 EA Management Plan EA Management Plan bertujuan untuk merencanakan transisi perusahaan pada saat sekarang dan masa depan sistem dan teknologi informasi pada perusahaan.
94 3.2.1.1
EA Program Management EA Program yang dilakukan pada PT. ASD mempunyai tujuan
yaitu untuk melakukan suatu usulan perubahan atau perbaikan pada proses bisnis pada PT. ASD dan juga mencoba mengusulkan beberapa penggunaan sistem informasi yang dapat membantu kegiatan setiap divisi agar lebih efektif. a.
Governance and Principiles Governance and principles pada PT. ASD ini menjelaskan
mengenai kebijakan yang diambil dan pengambilan keputusan apa yang dilakukan oleh perusahaan dengan menggunakan metode enterprise architecture yang bedasarkan pada enterprise architecture program yang akan diterapkan di perusahaan ini seperti: 1. Perusahaan harus mendapatkan persetujuan dari setiap
divisi yang ada dalam perusahaan untuk menerapkan metode enterprise architecture ini. 2. Peran dari setiap divisi dalam menerapkan enterprise
architecture di dalam perusahaan. 3. Pengenalan dan peningkatan teknologi dan sistem
informasi bagi pihak internal perusahaan dan kebutuhan operasional
perusahaan
yang
dibutuhkan
dalam
mendukung proses bisnis yang dijalankan perusahaan. 4. Pengenalan dalam nilai tambah metode enterprise
architecture untuk perencanaan, pengambilan keputusan, dan komunikasi baik kepada pelanggan ataupun pegawai lainnya.
b.
Support for Strategy and Business
Dukungan program EA dalam hal strategi dan bisnis pada PT. ASD adalah untuk membantu mencapai strategi yang telah dibuat dan ada pada visi dan misi perusahaan PT. ASD , dengan menggunakan dukungan dari usulan sistem informasi yang ada
95 diharapkan mampu membantu dalam efektifitas aktivitas yang ada pada setiap divisi untuk mencapai sasaran strategi yang telah dibuat. c.
EA Roles and Responsibilities Berdasarkan organisasi yang ada maka dibuat tugasnya
dalam EA. Tugas dan tanggung jawab tim EA dalam pelaksanaan EA program pada PT. ASD telah menunjuk Board of Director sebagai pengambil keputusan dalam program EA. Dalam
rangka
pengidentifikasian
kebutuhan
sistem
dan
perubahan proses bisnis yang akan dibuat, maka yang bertanggung jawab adalah para Line of Manager dimasingmasing divisi yang terkait.
EA Team Position
EA Team Role
Manager
Membantu
dalam
Corporate
penetapan
strategi
EA Responsibility -
memotivasi
para
karyawan
dan pengawasan pada
-
tiap – tiap bagian
menerima
dan
memahami
divisi
laporan
yang
masuk dari setiap divisi Wakil
Manager Requirements
Corporate
Identification
Mengidentifikasi kebutuhan IT dan solusi EA
untuk
divisi
Corporate Planning System Architect
Analysis and Design
Memberikan
analisis
teknis dan design support untuk sistem EA dan implementasinya.
96 Public relation
Mengidentifikasi
-
kebutuhan user
Mengidentifikasi kebutuhan user untuk komponen EA.
-
Memberikan feedback dari solusi yang ada
Tabel 3.16 EA Roles and Responsibilities
Tabel diatas menjelaskan apa saja posisi yang ada didalam tim EA, apa saja tugas dan tanggung jawab dari masing-masing posisi yang ada.
d. Hardware Intel Core i3 3210 3.2Ghz Cache 3MB ASRock H61M-VS3 WDC 500GB SATA3 16MB - Caviar Blue – Team Elite DDR3 PC10600 1333Mhz Dual Channel 4GB (2x2GB) Power Up Basic LED AOC 18.5" E950SWN Samsung DVDRW Logitech MK100 Keyboard + Mouse
Unit 6
EA Program Budget Gambar
Harga Rp 3.837.000
Total Rp 23.022.000
97 Fujitsu Lifebook LH531V (Core i3 2350M 2.3Ghz, 4GB DDR3, 640GB, DVDRW, Wifi, Bluetooth, Nvidia Geforce G410 1GB, Camera, 14.1" WXGA, DOS)
11
Rp 5.907.000
Rp 64.977.000
HP Deskjet D2060 (Print, Scan, Copy)
3
Rp 570.000
Rp 1.710.000
HP V1910-24G (24x Gigabit 10/100/1000Mbps Ports, 1x Serial Console Port, 4x SFP Ports, Smartmanaged)
1
Rp 2.949.000
Rp 2.949.000
HP ProLiant
3
Rp 10.811.969
Rp 32.435.907
ML110G7-474 (Xeon E3-1220, 2GB PC310600E DDR3, 250GB, 7.2k SATA HDD, 16x DVDROM, VGA Maxtor 16MB, TowerCase)
98 TP-LINK 3G Wireless-N Router [TL-MR3420]
1
Rp 269.000
Rp 269.000
Kabel LAN
20
Rp 5.000
Rp100.000
(per/meter)
meter
Total
Rp 125.462.907
Tabel 3.17 Technology Budget
Software
Biaya
Satuan
Total
Microsoft Office 2013
Rp. 1.952.000
16
Rp. 31.232.000
Microsoft Windows Server
Rp. 7.797.000
3
Rp. 23.391.000
Rp. 253.000
5
Rp. 1.265.000
2012 Kaspersky Antivirus 2013(untuk 3 user) Rp. 55.888.000
Total Tabel 3.18 Rekomendasi Software
99 Enterprise
Biaya
Waktu
Total
Programmer
Rp. 3.500.000
12 Bulan
Rp 42.000.000
System Analysis
Rp. 4.000.000
3 Bulan
Rp 12.000.000
Architecture
Rp. 54.000.000
Total
Tabel 3.19 Rekomendasi Brainware
Rincian
Biaya
Hardaware
Rp. 125.462.907
Software
Rp. 55.888.000
Brainware
Rp. 54.000.000
Total
Rp. 235.350.907
Tabel 3.20 EA Program Budget
Tabel diatas menjelaskan mengenai usulan hardware, software dan teknisi apa yang dibutuhkan untuk proses bisnis kedepannya agar lebih baik lagi dan budget yang diusulkan.
Berdasarkan usulan tersebut terdapat
rincian biaya yang diperlukan untuk menunjang usulan yang diberikan.
e.
EA Performance Measure Pengukuran pada kinerja perusahaan dapat diukur setelah
program enterprise architecture telah diimplementasikan pada perusahaan, pengukuran tersebut dapat diidentifikasi dari lancarnya proses bisnis yang bersangkutan apakah proses bisnis tersebut berjalan lebih efektif dan efesien dari sebelumnya. Apabila program yang dilakukan dapat membantu proses bisnis yang terkait menjadi lebih efektif dan efisien, program tersebut sudah berjalan sebagaimana mestinya dan bukannya tidak
100 mungkin akan dilakukan penerapan yang sama kepada proses bisnis
lainnya.
Dan
apabila
program
yang
telah
diimplementasikan tidak berdampak signifikan terhadap proses bisnis yang bersangkutan maka akan dilakukan analisa kembali sesuai tahapan yang berlaku. Pengukuran performa dapat dilakukan dengan menilai perspektif yang telah di analisis. Persperktif tersebut yaitu: 1.
EA Outcome Measure 1: Integrasi strategi antar divisi. a. EA Output Measure 1-1: Presentase keberhasilan strategi b. EA Output Measure 1-2: Tingkat penurunan masalah internal
2.
EA Outcome Measure 2: Meluasnya pangsa pasar a. EA Output Measure 2 -1: Peningkatan penjualan b. EA Output Measure 2 -2: Jumlah dealer yang tersebar di Indonesia.
3.2.2
EA Current Architecture Summary 3.2.2.1
Strategic Goal and Initiatives Dari strategi dan tujuan perusahaan yang sudah dibuat saat ini
dalam tahap penerapannya sudah cukup berjalan dengan baik tetapi masih ada yang perlu ditingkatkan lagi agar visi dan misi perusahaan bisa tercapai dengan maksimal. Untuk mendapatkan dan mencapai visi dan misi tersebut, strategi yang sudah dibuat perusahaan yaitu pengintegrasian strategi tiap divisi dan memperluas pangsa pasar. Sedangkan dari proses bisnis yang sedang berjalan saat ini akan terus dilakukan peningkatan terhadap kegiatan operasional perusahaan dan kegiatan internal perusahaan agar dapat mendukung strategi yang sudah dibuat seperti memaksimalkan dukungan teknologi informasi dan sistem infomasi serta memudahkan dalam perencanaan strategi short term dan long term divisi, dealer dan supplier yang terlibat.
101 2.
Business Services and Information Flows Proses bisnis yang sedang berjalan sekarang sudah berjalan sesuai dengan standar proses bisnis yang ada pada umumnya, namun terdapat beberapa kelemahan karena transfer informasi strategi hanya menggunakan email dan meeting sehingga penyimpanan informasi akan bertumpuk dan ada kemungkinan untuk hilang dalam penyimpanannya (human error).
Line Of
Key Process
Information Flows
Business
Supporting EA components
Service Part Logistic, Mengirim informasi
Strategi
email
Service Part Logistic, Membuat laporan
Laporan hasil
email
Dealer, Sales,
hasil pencapaian
pencapaian strategi
Finance and
strategi
Dealer, Sales,
strategi utama
Finance and Administration, Supplier, Vehicle Logistic, Training Centre, Customer Service, Marketing, Technical Service. Corporate Planning
Merencanakan strategi short term dan long term
Corporate Planning
Memonitoring pelaksanaan strategi
Administration, Supplier, Vehicle Logistic, Training Centre, Customer
102 Service, Marketing, Technical Service. Corporate Planning
Evaluasi laporan hasil Tabel 3.21 Alur Informasi PT. ASD
Tabel diatas menjelaskan mengenai alur proses bisnis dan pertukaran informasi yang masih menggunakan email dan meeting.
3.
IT Security IT Security adalah salah satu unsur terpenting dalam perusahaan dalam menjaga berbagai macam barang - barang inventaris yang dimiliki oleh perusahaan. Barang inventaris tersebut seperti barang yang mempunyai wujud ataupun mempunyai bentuk ataupun yang berbentuk data dan file informasi yang tersimpan di hardisk komputer dan lain-lain. Keamanan terhadap data dan informasi yang dimiliki oleh sebuah organisasi dapat berbentuk berbagai macam, seperti keamanan dalam mengakses data pada perusahaan, selain itu juga keamanan dalam penggunaan jaringan internet pada perusahaan. IT Security yang ada pada perusahaan meliputi : i.
Information Security Mengenai pengamanan data – data yang ada pada database perusahaan. Yaitu dengan menggunakan database backup yang berfungsi sebagai tempat penyimpanan data cadangan.
ii.
Operational Security Meliputi perusahaan
pengamanan PT.
ASD.
kegiatan Perusahaan
operasional ini
pada
menggunakan
pembatasan akses data, pembatasan akses ini berdasarkan pada
103 jabatan dengan penggunaan password dan pembedaan jaringan yang ada untuk penghubungnya.
4.
EA Standards
Standard Area IS Hardware
ISO Standard Minimal standar tahun 2010
Local Standard Minimal standar tahun 2007
IS Software
Operating Sstem: -
Operating System:
Microsoft Windows 8
-
Windows 7
Application: -
SAP
-
ERP
Security
Application: -
SAP
Database:
Database: -
Microsoft
-
Oracle
Data Security:
Microsoft Access
Data Security:
-
Antivirus
-
Antivirus
-
Firewall
-
Firewall
Building Security:
Building Security:
-
Security Office
-
Security Office
-
CCTV
-
CCTV
Tabel 3.22 EA Standards
104 Tabel ea standards diatas menjelaskan mengenai standar teknologi yang digunakan perusahaan dan standar teknologi internasional yang nantinya akan dijadikan pedoman untuk meningkatkan kinerja perusahaan dari segi teknologi.
5.
Workforce Requirements Menjelaskan deskripsi mengenai perencanaan IT Workforce Requirements dan pelatihan di perusahaan dalam pengelolaan sumber daya tenaga kerja. Beberapa pelatihan yang harus dilakukan oleh perusahaan yaitu : 1. Pelatihan untuk semua divisi dalam menerapkan dan menjalankan enterprise architecture. 2. Pelatihan untuk karyawan dan seluruh tingkat manajemen yang ada di dalam perusahaan mengenai komponen enterprise architecture.
3.2.3
EA Future Architecture Summary a.
Future Operation Scenarios Future Operation Scenarios yang diusulkan pada masa depan yaitu dengan
menambah database untuk penyimpanan informasi strategis yang diberikan oleh divisi yang terkait dalam penentuan strategi pendukung short term dan long term. Karena selama ini penerimaan informasi strategi hanya melalui meeting dan pengiriman melalui email maka dengan adanya database ini informasi dapat disimpan dan dikelola dengan baik oleh bagian corporate planning sehingga tidak lagi menyimpannya pada database email. Dengan cara ini maka strategi yang masuk ke dalam email tidak campur dengan email lain.
b.
Planning Assumptions Asumsi perencanaan dari strategi yang telah dibuat yang dimana dilakukan
penentuan atas prioritas strategi pada pengimplementasian EA di PT. ASD.
105 Strategi utama PT. ASD adalah mengintegrasikan strategi dari tiap divisi untuk mencapai tujuan yang ditetapkan perusahaan dan menambah pangsa pasar yang lebih luas. Oleh karena itu diusulkan dengan menggunakan expert system yang akan membantu perusahaan dalam menentukan strategi yang bertujuan mendukung strategi utama untuk mencapai tujuan yang diharapkan. c.
Update Current and Future Views 1. Goals and initiative Terdapat strategi – strategi yang baru dan menjadi prioritas dalam pelaksanaannya. Hal ini didapat dari analisis SWOT yang telah dilakukan sebelumnya. Dalam kasus ini dominan kekuatan dan peluang dari PT.ASD dapat menjadi acuan dalam mengembangkan perencanaan sistem baru. 2. Product and Service Ada beberapa perubahan dalam proses aktifitas PT. ASD khususnya di divisi corporate planning karena efek dari penggunaan teknologi informasi baru yang akan membantu mencapai tujuan utama dari strategi yang telah ditetapkan. 3. Data and Information Adanya perubahan dalam level ini karena sistem penyimpanan data yang dimiliki PT. ASD sekarang kurang efektif karena penyimpanannya hanya dibantu oleh inbox email yang bertumpuk dengan informasi lain. Oleh karena itu akan diusulkan sistem database yang akan mempermudah dalam penyimpanan dan pencarian untuk PT.ASD khususnya divisi corporate planning. 4. System and Application Terjadi beberapa perubahan pada sistem dan aplikasi yang berjalan pada saat ini yaitu dengan adanya penambahan expert system yang akan memudahkan divisi corporate planning dalam menentukan strategi pendukung untuk setiap divisi, dealer dan supplier PT.ASD.
106 5. Network and Infrastructure Pada bagian ini terjadi penambahan software yang harus digunakan oleh perusahaan dalam jangka waktu beberapa tahun kedepan.
d.
Sequence plan
Gambar 3.19 Sequencing Plan
Berikut adalah penjelasan mengenai diagram sequencing plan yang ada di atas. S1 – S2 periode 2013 Ini menggambarkan tentang sistem yang sedang digunakan di dalam perusahaan. Diatas digambarkan bahwa dalam pengiriman dan penyimpanan informasinya masih menggunakan email yang akan mengakibatkan adanya data yang bertumpuk dengan data lain. Di dalam sini juga dilakukan tahap pengembangan expert system yang akan digunakan dalam pengambilan keputusan dan pembuatan strategi pembantu short term dan long term untuk para divisi, supplier dan dealer.
107 S1 – S2 periode 2014 Pada akhir tahun 2013 tahap pengembangan expert system diharapkan telah selesai. Sehingga dalam awal tahun 2014 sistem dapat digunakan untuk kegiatan utama divisi corporate planning.
Di pertengahan tahun juga
pembuatan database untuk menyimpan informasi strategi sudah dapat menggantikan
penggunaan
email
baik
dalam
pengiriman
maupun
penyimpanan. Ini guna untuk mengantisipasi bertumpuknya informasi dan memudahkan penyebaran informasi di dalam divisi corporate planning. S1 – S2 periode 2015 Untuk periode ini sistem akan dikembangkan dan update ke versi baru untuk antisipasi perubahan sesuai dengan apa yang menjadi trend yang ada di dalam pasar otomotif saat ini.
3.2.4
EA Glossary and References a. Current View : EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang sedang berjalan pada perusahaan. b. Future View : EA artefak yang mewakili komponen EA atau proses yang akan diusulkan dan belum ada dalam perusahaan. c. Sistem Informasi : kombinasi teratur apapun dari manusia, hardware, software, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. d. Teknologi Informasi : konsep-konsep utama, pengembangan, dan berbagai isu manajemen teknologi informasi yang meliputi perangkat keras, perangkat lunak, jaringan, manajemen data, dan banyak teknologi berbasis Internet.
