BAB 3 ANALIS A S IS TEM YANG S EDANG BERJALAN
3.1 Sejarah Perusahaan PT. SWA KELOLA SUKSES berdiri pada tahun 2001, didirikan oleh M r. Suhadi Samad. Semuanya berawal dari meledaknya perekonomian di Indonesia pada tahun 1980 yang memimpin negara – negara dengan perkembangan dalam infrastruktur dan sektor residensial yang cepat, memerlukan jasa penggalian untuk membuka area yang baru. Selama itu M r. Suhadi Samad memperoleh pengalaman ekstensif pada lahan dan memperoleh kepercayaan dari kontraktor besar asal Jepang, PT. Obayashi dan PT. Kajima. Bagaimanapun juga pada akhir tahun 1990, krisis ekonomi telah memberikan kesukaran pada semua orang, dan memukul industri ini dengan keras. Lalu perlahan – lahan negara ini membaik dari krisis, dan peluang untuk industri ini datang lagi. M r. Suhadi Samad pun memutuskan untuk mendirikan perusahaannya sendiri. Pada tahun 2004, putra M r. Samad, Freddy Samad lulus Sarjana Teknik Sipil di Universitas UC Berkeley dan M aster di Teknik Sipil dan Lingkungan University Stanford. Lalu Freddy Samad bergabung ke dalam perusahaan dan menjadi M anaging Direktur. Di bawah pimpinan ayah dan anak Samad, perusahaan telah berkembang pesat dengan pelayanan mencakup pertambangan, minyak dan gas.
54
55 3.2
Visi dan Misi Perusahaan 3.2.1
Visi Perusahaan Dalam era globalisasi saat ini, PT. Swa Kelola Sukses siap untuk menghadapi tantangan dan persaingan di antara perusahaan kontraktor yang ada. PT. Swa Kelola Sukses memiliki visi untuk menjadi perusahaan kontraktor nomor satu di Indonesia.
3.2.2
Misi Perusahaan M isi PT. Swa Kelola Sukses adalah : a. M elakukan hubungan jangka panjang dengan para pemilik proyek. b. M engendalikan kinerja perusahaan dengan melaksanakan proyek tepat waktu dan biaya terjangkau. c. M empertahankan standar kualitas kerja yang tinggi. d. M enyediakan lapangan kerja yang nyaman bagi para pekerja – pekerjanya. e. M emelihara hubungan yang harmonis dengan para penduduk lokal tempat pelaksanaan proyek.
3.3 S truktur Organisasi dan Pembagian Tugas
Gambar 3.1 – S truktur Organisasi PT. S wa Kelola Sukses
57
Berikut adalah pembagian tugas dari setiap jabatan yang ada di perusahaaan : 1. Komisaris Utama : -
M elakukan pengawasan terhadap kebijakan direksi dalam melaksanakan pengurusan perusahaan.
- M emberi nasihat kepada direksi termasuk pelaksanaan rencana jangka panjang perusahaan. 2. Direktur Utama : -
M emimpin dan mengendalikan kegiatan direktur.
-
Bertanggung jawab membuat keputusan keseluruhan perusahaan.
-
M emimpin, mengawasi, dan mengevaluasi jalannya perusahaan.
-
M engelola kekayaan perusahaan.
3. Direktur : -
M emimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan manajer operasional dan non operasional.
-
M elakukan tugas-tugas yang diberikan direktur utama.
-
M erencanakan dan mengembangkan sumber-sumber pendapatan.
4. Sekretaris : -
Bertanggung jawab kepada Direktur.
-
M engatur jadwal meeting.
5. M anajer Non Operasional : -
M emimpin dan mengkoordinasikan kegiatan kepala keuangan dan kepala umum.
-
Bertanggung jawab atas kegiatan non operasional.
58 a. Kepala Bagian Keuangan dan Accounting -
M engatur dan memonitoring kegiatan bagian keuangan dan Accounting.
1) Keuangan -
M engatur arus keuangan perusahaan.
-
M engurus buku bank.
-
M embuat laporan keuangan.
2) Accounting -
M embuat jurnal.
-
M embuat laporan pengeluaran dan pemasukan.
-
M engurus masalah hutang dan piutang.
-
M enghasilkan laporan Accounting.
b. Kepala Umum dan Pers 1) Pers dan Umum -
Bertanggung jawab atas penerimaan/ pengeluaran karyawan.
-
Bertanggung jawab atas pendataan semua karyawan.
-
M engevaluasi performance karyawan.
-
M engurus semua masalah karyawan.
2) Office Boy dan Office Girl -
Bertanggung jawab atas kebersihan dan kerapihan kantor.
-
M embantu mendukung kelancaran pekerjaan staff kantor.
3) Driver -
M engoperasikan kendaraan kantor untuk membantu kelancaran tugas staff.
-
Bertanggung jawab atas objek yang diantar atau dijemput.
59 4) Dinas Luar (Kurir) -
M engantar surat dan dokumen.
5) Keamanan -
Bertanggung jawab atas keamanan kantor.
-
M embantu bila ada keributan atau masalah-masalah tertentu.
6. M anajer Operasional -
M emimpin dan mengkoordinasikan semua kegiatan operasional
a. Kepala Bagian Pemasaran
•
-
M erencanakan strategi pemasaran.
-
M engoordinasi dan mengawasi pelaksanaan pemasaran.
Staff Pemasaran : -
M elakukan promosi dan penyebaran informasi mengenai perusahaan.
-
M encari client bagi perusahaan.
b. Kepala Bagian Pembelian -
M engatur pembelian bahan-bahan yang dibutuhkan untuk setiap proyek.
-
M engawasi semua pembelian yang dilakukan oleh pelaksana pembelian.
1) Administrasi Pembelian -
M embuat laporan apa saja pembelian yang dilakukan.
•
Pelaksana Pembelian : -
M elakukan pembelian bahan-bahan yang dibutuhkan proyek.
2) Bagian Gudang -
M engatur penyimpanan barang yang dimiliki perusahaan.
-
M engatur penerimaan barang yang dibeli perusahaan.
c. Pimpinan Proyek
60 -
Bertanggung jawab menjalankan proyek lapangan.
-
M engkoordinasikan semua kegiatan dari tiap bagian.
1) Site Engineer -
M elakukan penghitungan perkembangan pekerjaan setiap
periode
tertentu. -
M engadministrasikan dokumen-dokumen engineering dengan baik.
2) Site Manager -
Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan kegiatan supervisor dan surveyor proyek. •
•
Supervisor Proyek -
M emberikan perngarahan kerja kepada personil lapangan.
-
M engawasi aktivitas peralatan dan personil lapangan.
-
M elakukan penilaian terhadap hasil kerja.
Surveyor -
M elakukan pengecekan data awal dan akhir kondisi lapangan.
-
M elakukan survey dan perhitungan tepat waktu sesuai dengan jadwal yang ada.
3) Administrasi Proyek -
M embuat arsip mengenai proyek yang dikerjakan.
-
M embuat laporan hasil proyek yang telah dikerjakan.
d. Kepala Operasional -
Bertanggung jawab atas semua alat yang dimiliki perusahaan.
-
M engatur penggunaan alat di setiap proyek.
1) Administrasi Monitoring Alat Berat
61 -
M engawasi penggunaan alat berat di setiap proyek.
-
M embuat laporan setiap penggunaan alat berat.
2) Supervisor Pool -
M engatur semua kegiatan yang ada di Pool.
-
M engkoordinasikan tiap-tiap bagian Pool dalam melaksanakan tugasnya.
•
M ekanik
•
•
-
M enjaga dan memelihara peralatan-peralatan mekanik.
-
M embantu memperbaiki jika ada kerusakan.
Gudang Pool -
M engatur keluar masuknya barang persediaan.
-
M enjaga keamanan dan ketahanan barang persediaan.
Administrasi Pool -
M embuat laporan semua perlengkapan dan peralatan di pool.
3) Driver dan Operator Alat Berat -
M enggunakan alat berat di setiap proyek demi hasil yang optimal.
-
M emelihara kualitas alat berat agar dapat digunakan untuk jangka waktu yang lama.
62 3.4
Analisa Sistem yang Berjalan 3.4.1
Diagram Alir Dokumen Sistem Yang Berjalan Prosedur Permintaan Dana Dari Proyek ke Pusat 1. Accounting Dept di proyek melaporkan permintaan dana dengan form permintaan dana kepada Project Manager berdasarkan gambaran mengenai proyek apa yang akan dikerjakan. Setelah disetujui Project Manager, maka form permintaan dana dikirim ke kantor pusat via fax. Permintaan dana bersifat perkiraan dan kecil kemungkinannya bahwa jumlahnya akan sama persis dengan pengeluaran yang akan terjadi. 2. Setelah form diterima, bagian Accounting Pusat dan Operasional akan memeriksa apakah semua biaya perlu dikeluarkan, atau ada pengeluaran yang dapat ditekan. Jika semua telah disetujui, maka Direktur akan menandatangani form tersebut. Jika tidak disetujui Direktur, maka Form permintaan dana akan direvisi terlebih dahulu oleh Accounting Pusat dan Operasional, baru ditandatangani oleh Direktur. 3. Form tersebut diberikan kembali ke bagian Accounting Pusat, lalu dana ditransfer ke Project Manager di bagian proyek dengan cara tunai atau cek/giro atau bank. Setelah dikirim, Accounting Pusat mengisi journal entry permintaan dana disertai dengan form permintaan dana serta bukti pengiriman.
Berikut adalah Diagram Aliran Dokumen Proses Permintaan Dana dari Proyek ke Pusat :
63
Prosedur Permintaan Dana dari Proyek ke Pusat Accounting Departeme n
Accounting Pusat dan Operasional
Project Manager
Direktur
mulai
Mengisi f orm permintaan dana
Form Permintaan Dana
Form Permintaan Dana
Merevisi Form Permintaan Dana
Mengecek Form Permintaan Dana Tidak
Form Permint aan dana setelah revisi Set uju atau tidak?
Form Permintaan dana setelah revisi Setuju
Form Permintaan Dana setelah di cek PM
Form Permintaan Dana setelah di cek PM
Mengecek Form Permintaan Dana
Set uju at au tidak?
Tidak setuju
Merevisi Form Permintaan Dana
Form Permintaan Dana setelah di cek Accounting Pusat dan Operasional Tidak
Form Permintaan Dana setel ah di cek Account ing Pusat dan Operasional
Mengecek Form Permintaan Dana
Setuju atau tidak?
Setuju Form Permintaan Dana + tanda tangan Direkt ur
Menerima dana
Transf er Dana
selesai
Mengisi Journal Ent ry
Form Permintaan Dana + tanda t angan Direktur
Journal Entry + form permintaan dana+ bukti transfer
selesai
Gambar 3.2 Diagram Aliran Dokumen Proses Permintaan Dana dari Proyek ke Pusat
64 Prosedur Pemakaian Barang di Gudang 1. Karyawan yang membutuhkan barang, melapor kepada kepala bagian untuk mengecek bagian gudang disertakan dengan form permintaan barang dari gudang. 2. Jika tersedia, maka bagian gudang akan mengeluarkan barang, dan meng-update jumlah persediaan. Jika tidak tersedia maka akan disiapkan form permintaan barang ke pusat di Prosedur Pemakaian Dana untuk Pembelian Barang di Pusat.
Berikut adalah Diagram Aliran Dokumen Proses Pemakaian Barang di Gudang :
65
Prosedur Pemakaian Barang di Gudang Karyawan
Kepala Bagian
Bagian Gudang
mulai
melaporkan kebutuhan
Mengecek barang kebutuhan
Mengecek kebutuhan
Kebutuhan tersedia atau tidak?
Tidak tersedia Melaporkan ketiadaan barang tersedia selesai
Menerima barang
Memberikan barang sesuai kebutuhan
selesai Update data barang gudang
Data barang gudang
Gambar 3.3 Diagram Aliran Dokumen Proses Pemakaian Barang di Gudang
66 Prosedur Pemakaian Dana untuk Pembelian Barang di Proyek 1. Karyawan yang membutuhkan dana mengajukan form permintaan dana kepada Project Manager. 2. Jika disetujui, Project Manager akan memberikan Purchase Order (PO) dan dana ke bagian pembelian, lalu bagian pembelian menggunakan dana tersebut sesuai dengan kebutuhannya. Jika tidak disetujui, permintaan dapat ditolak atau direvisi terlebih dahulu. 3. Lalu bagian pembelian melaporkan penggunaan dananya kepada Accounting Dept. disertai dengan bukti pembelian dari supplier. 4. Accounting Dept. mencatat penggunaan dana tersebut ke dalam journal entry pengeluaran di proyek.
Berikut adalah Diagram Aliran Dokumen Proses Pemakaian Dana untuk Pembelian Barang di Proyek :
67
Gambar 3.4 Diagram Aliran Dokumen Proses Pemakaian Dana untuk Pembelian Barang di Proyek
68 Prosedur Pemakaian Dana untuk Pembelian Barang di Pusat 1. Karyawan / M ekanik yang membutuhkan barang dari pusat, melaporkan kepada Project Manager di proyek serta mengisi form permintaan barang. 2. Project Manager memeriksa form tersebut dan mengecek ke bagian gudang. Jika memang stok habis, form dikirimkan ke bagian pusat. Jika masih ada, maka permintaan barang dibatalkan dan barang di gudang yang dipakai menurut Prosedur Pemakaian Barang di Gudang. 3. Accounting Pusat dan Operasional memeriksa permintaan barang, jika disetujui, maka Accounting Pusat akan mengecek apakah sebaiknya barang dibeli di proyek, atau dibeli di pusat (Jakarta/tempat lain selain daerah proyek). Jika dibeli di proyek, maka permintaan dana dilakukan seperti Prosedur Pemakaian Dana untuk Pembelian Barang di Proyek. Jika dibeli di pusat maka akan dilakukan pengecekan supplier mana yang terbaik. Jika tidak disetujui, maka permintaan barang dapat ditolak atau direvisi. 4. Setelah pemilihan supplier dilakukan dan barang dipesan, akan dicatat pembelian barang di pusat oleh Accounting Pusat. Lalu barang dapat dikirim langsung ke proyek, atau melalui pusat dahulu. Jika dikirim langsung ke proyek, setelah bagian gudang menerima barang dan surat jalan, surat jalan ditandatangan dan dikirim kembali ke pusat untuk menandakan bahwa barang telah diterima. Lalu Kepala Bagian Pembelian mencatat ke dalam jurnal penerimaan barang serta bagian gudang meng-update persediaannya.
69 5. Jika barang dikirim melalui pusat, maka akan dicatat ke dalam jurnal pengiriman dari pusat disertai dengan biaya pengiriman. Setelah barang dan surat jalan diterima, bagian gudang juga mengirimkan surat jalan yang telah ditandatangan. Lalu Kepala Bagian Pembelian mencatat ke dalam jurnal penerimaan barang serta bagian gudang meng-update persediaannya.
Berikut adalah Diagram Aliran Dokumen Proses Pemakaian Dana untuk Pembelian Barang di Pusat :
70
Gambar 3.5 Diagram Aliran Dokumen Proses Pemakaian Dana untuk Pembelian Barang di Pusat
71 Prosedur Pembagian Gaji 1. Pembagian gaji dilakukan oleh Accounting Dept. setiap periode tertentu sesuai dengan tipe karyawan tetap atau harian. Penentuan besarnya gaji dicek melalui data karyawan yang ada pada bagian HRD. 2. Karyawan yang menerima gaji juga mendapat slip pembayaran gaji. Rangkapnya disimpan HRD, lalu diinput ke jurnal pembayaran gaji.
Berikut adalah Diagram Aliran Dokumen Proses Pembagian Gaji :
Prosedur Pembagian Gaji HRD
Accounting Departemen
Karyawan
m ulai
Membe rikan d ata gaji tiap karyaw an
Data gaji karyaw an
Data ga ji karya wan
M emberikan gaji ke tiap-tiap karya wan
Slip pembayaran gaji
Slip pembayaran g aji
Menerima gaji
Slip pembayara n ga ji
selesai Journ al Pembayaran Gaji
selesai
Gambar 3.6 Diagram Aliran Dokumen Proses Pembagian Gaji
72 Prosedur Pembayaran Uang Makan 1. Para karyawan yang bekerja, mengisi form mengenai waktu mulai dan selesai karyawan tersebut bekerja. 2. Form rekap waktu tersebut dilaporkan ke supervisor tiap bagian, untuk diperiksa dan ditandatangani. 3. Supervisor membuat laporan lama penggunaan alat sesuai dengan jam kerja para karyawan. Berdasarkan laporan tersebut dan pengecekan jabatan dari file karyawan di HRD, Accounting Dept membagikan uang makan kepada para karyawan. 4. Accounting Dept juga merekap penerimaan uang makan yang dibagikan.
Berikut adalah Diagram Aliran Dokumen Proses Pembayaran Uang M akan :
73
Gambar 3.7 Diagram Aliran Dokumen Proses Pembayaran Uang Makan
74 Prosedur Pelaporan Kerja Alat dan Hasil Produksi 1. Sopir serta operator alat berat setelah menggunakan alat-alat, mengisi form jam kerja alat berat. Waktu mulai, waktu selesai, serta luas pekerjaan yang mereka lakukan. 2. Form tersebut diserahkan kepada supervisor untuk diperiksa dan ditandatangan. 3. Setelah itu bagian administrasi monitoring alat berat mencatat ke dalam jurnal jam kerja alat dan luas pekerjaan yang dihasilkan.
Berikut adalah Diagram Aliran Dokumen Proses Pelaporan Kerja Alat dan Hasil Produksi :
75
Gambar 3.8 Diagram Aliran Dokumen Proses Pelaporan Kerja Alat dan Hasil Produksi
76 3.4.2
Data Flow Diagram
3.4.2.1. Diagram Konteks Berikut adalah Diagram Konteks dari Sistem Penggunaan Sumber Daya Konstruksi PT. Swa Kelola Sukses :
Gambar 3.9 Diagram Konteks Sistem Penggunaan Sumber Daya Konstruksi
77
3.4.2.2. Diagram Level 0 Berikut adalah Diagram Aliran Data Level 0 dari Sistem Penggunaan Sumber Daya Konstruksi PT. Swa Kelola Sukses:
Gambar 3.10 Diagram Level 0 S istem Penggunaan Sumber Daya Konstruksi
78 3.4.2.3. Diagram Rinci Berikut adalah Diagram Aliran Data Rinci Level 1 dari Prosedur Permintaan Dana ke Kantor Pusat pada PT. Swa Kelola Sukses :
Gambar 3.11 Diagram Rinci Level 1 Prosedur Permintaan Dana ke Kantor Pusat pada PT. S wa Kelola S ukses
79 Berikut adalah Diagram Aliran Data Rinci Level 2 dari Prosedur Pemakaian Barang di Gudang pada PT. Swa Kelola Sukses :
Gambar 3.12 Diagram Rinci Level 2 Prosedur Pemakaian Barang di Gudang pada PT. S wa Kelola S ukses
80 Berikut adalah Diagram Aliran Data Rinci Level 3 dari Prosedur Pembelian Barang di Proyek pada PT. Swa Kelola Sukses :
Gambar 3.13 Diagram Rinci Level 3 Prosedur Pembelian Barang di Proyek pada PT. S wa Kelola Sukses
81 Berikut adalah Diagram Aliran Data Rinci Level 4 dari Prosedur Pembelian Barang di Pusat pada PT. Swa Kelola Sukses :
Gambar 3.14 Diagram Rinci Level 4 Prosedur Pembelian Barang di Pusat pada PT. S wa Kelola Sukses
82 Berikut adalah Diagram Aliran Data Rinci Level 5 dari Prosedur Pembagian Gaji pada PT. Swa Kelola Sukses :
Gambar 3.15 Diagram Rinci Level 5 Prosedur Pembagian Gaji pada PT. S wa Kelola S ukses
83
Berikut adalah Diagram Aliran Data Rinci Level 6 dari Prosedur Pembayaran Uang M akan pada PT. Swa Kelola Sukses :
Gambar 3.16 Diagram Rinci Level 6 Prosedur Pembayaran Uang Makan pada PT. S wa Kelola Sukses
84
Berikut adalah Diagram Aliran Data Rinci Level 7 dari Prosedur Pelaporan Kerja Alat dan Hasil Produksi pada PT. Swa Kelola Sukses :
Gambar 3.17 Diagram Rinci Level 7 Prosedur Pelaporan Kerja Alat
85 3.5
Permasalahan yang dihadapi Setelah mempelajari sistem yang ada pada PT. Swa Kelola Sukses, ternyata ada beberapa hal yang masih menjadi kendala dalam melaksanakan sistem yang ada, diantaranya adalah : 1. Seluruh transaksi dan data stok persediaan sumber daya konstruksi masih dicatat ke dalam file excel tanpa adanya pengelompokkan jenis pengeluaran, sehingga mempersulit proses pengolahan data untuk melakukan perhitungan ataupun penelusuran data yang diinginkan. 2. Belum ada basis data karyawan dan pengelompokkannya secara lengkap, serta tidak tercatat penanggung jawab di setiap transaksi yang terjadi, sehingga sering kali penggunaan dana tidak terkontrol dengan baik. 3. Laporan dari setiap bagian belum terintegrasi satu sama lain, sehingga membutuhkan waktu yang cukup lama untuk mendapatkan laporan penggunaan sumber daya konstruksi secara keseluruhan sesuai dengan periode yang diinginkan.
3.6
Alternatif Pemecahan Masalah Dalam mengatasi masalah yang terjadi pada PT.Swa Kelola Sukses, maka pemecahan masalah yang dapat diusulkan adalah sebagai berikut: 1. M erancang sistem basis data yang mendukung penggunaan seluruh sumber daya konstruksi. 2. M erancang suatu aplikasi basis data sehingga seluruh data dapat tersimpan dengan baik dan diakses sesuai dengan kebutuhan dengan mudah.
86 3. M enerapkan sistem keamanan agar hanya pihak-pihak yang berkepentingan yang dapat mengakses dengan username dan password pada aplikasi tersebut.
