BAB 3 ANALIS IS PERUS AHAAN
3.1 Sejarah perusahaan PT Indo Sari Abadi adalah perusahaan produsen wafer yang berpusat di Tangerang, Jawa Barat. Produk utama mereka yang bermerek “Cigaro” dapat dijumpai di supermarket, toko-toko, dan pasar tradisional di seluruh pulau Jawa. PT Indo Sari Abadi (disingkat PT ISA) didirikan pada tanggal 24 Februari 2001 oleh Bapak Anto dan Ibu Elly. Pada saat itu bentuk hukumnya baru merupakan home industry bernama Indo Sari, dan perusahaan tersebut dibangun menggunakan modal yang kecil. Dengan modal tersebut para pendiri membeli sebidang tanah, beberapa mesin produksi, dan truk sebagai alat transportasi. Semua proses pengelolaan dan pengambilan keputusan dilakukan sepenuhnya oleh pemilik, sementara produksi dipercayakan kepada karyawan yang berjumlah sepuluh orang. Indo Sari diubah status dan namanya dua kali, menjadi CV dan terakhir menjadi PT Indo Sari Abadi pada tanggal 1 Juli 2005 jam 10.00 WIB. Akte notaris nomor 01 tersebut diresmikan di Tangerang oleh notaris Tubagus Kiemas, SH dan beratas nama direktur Bapak Anto, serta dihadiri oleh saksi Yulia Fanni serta Desy Yunito. Di tahun yang sama PT Indo Sari Abadi juga mendapatkan Surat Ijin Usaha Perdagangan golongan Besar dengan nomor 03835/1.824.271. Pengukuhan sebagai PT setelah hanya empat tahun beroperasi juga dapat dilihat sebagai salah satu bukti kesuksesan perusahaan ini.
79 PT Indo Sari Abadi bergerak di bidang produksi makanan ringan. Bisnis mereka diawali hanya dengan memproduksi satu jenis produk saja, yakni snack kerupuk. Karena mengikuti perkembangan dan permintaan pasar terjadilah beberapa kali pergantian jenis produk. Indo Sari pernah memproduksi varian snack kacang, chiki, dan pada akhirnya Indo Sari memfokuskan diri untuk khusus memproduksi wafer hingga saat ini. PT Indo Sari Abadi memproduksi wafer mulai dari tahun 2003 dan setelah menunjukkan respon hasil penjualan yang baik dari pasar, pada saat itulah perusahaan mulai berfokus penuh kepada bisnis wafer. Pada saat itu omset penjualan wafer adalah 300 dus per hari. Pangsa pasar PT Indo Sari Abadi pun mulai meluas. Pada awalnya Indo Sari hanya melayani pengiriman lokal ke pasar-pasar tradisional dan toko kelontong di daerah Tangerang, Jakarta, dan sekitarnya. Jumlah produk yang dikirimkan juga hanya sedikit. Perlahan tapi pasti, produk Indo Sari mulai dipasarkan di kota lainnya seperti Bandung, Bogor, Lampung, Solo, dan lain lain. Pada akhir 2007, cakupan wilayah distribusi PT Indo Sari Abadi sudah mencakup semua kota-kota besar di pulau Jawa (Jakarta, Bogor, Bandung, Semarang, Solo, Yogyakarta, Surabaya). Produk PT Indo Sari Abadi juga dapat ditemui diluar pulau Jawa seperti di M adura, Bali, M akassar, Lampung, dan M edan. Kesuksesan penjualan produk PT Indo Sari Abadi diikuti pula oleh penambahan modal berupa ekspansi lahan pabrik, penambahan mesin, dan penambahan karyawan untuk meningkatkan kapasitas produksi. Indo Sari juga mulai melakukan riset dan mengeluarkan produk wafer dengan aneka bentuk dan rasa.
80 M oto PT Indo Sari Abadi adalah ”selalu berkembang”, sehingga tidak tertutup kemungkinan bahwa di masa depan PT Indo Sari Abadi akan memproduksi jenis makanan ringan lainnya.
3.2 Visi dan Misi Visi dari PT Indo Sari Abadi adalah: “M enjadi perusahaan makanan ringan terkemuka yang menjangkau dan dicintai seluruh nusantara.” M isi dari PT Indo Sari Abadi adalah: -
M emenuhi kebutuhan konsumen akan produk makanan yang berkualitas dan halal.
-
M enjalin jaringan kerja sama yang saling menguntungkan dengan seluruh rekan bisnis.
-
M elayani distribusi secara mandiri ke seluruh wilayah Indonesia.
-
M enjadikan brand produk dan brand perusahaan dikenal luas oleh seluruh masyarakat Indonesia.
M oto dari PT Indo Sari Abadi adalah “Selalu berkembang”.
3.3 S truktur Organisasi dan Uraian Pekerjaan Puncak dari struktur organisasi diduduki oleh Pimpinan yang sekaligus merupakan pemilik / owner dari PT Indo Sari Abadi. Selanjutnya seluruh proses operasional PT Indo Sari Abadi dipimpin oleh seorang General Manager yang membawahi enam bagian, selengkapnya dapat dilihat pada Gambar 3.1. Disertakan pula struktur organisasi bagian produksi yang dapat dilihat pada
81 Gambar 3.2. Struktur ini akan memberikan gambaran lebih jelas tentang proses produksi yang dilakukan oleh PT Indo Sari Abadi. Tugas dan wewenang pada setiap jabatan di PT Indo Sari Abadi adalah sebagai berikut: 1. Pimpinan Tugas dan tanggung jawab Pimpinan adalah: a. Bertugas untuk mengeluarkan keputusan yang bersifat strategis. b. Bertugas untuk mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar perusahaan. c. Bertanggung jawab penuh atas segala resiko yang terjadi pada PT Indo Sari Abadi. d. Bertugas untuk mengawasi dan mengontrol pekerjaan General Manager.
Pi mpin an
Gene ral Manag er
Manaj er Pe mbeli an
Manaj er Persona lia
Kaba g Persona lia
Man ajer Accou nting
Man ajer Keuan gan
Manaj er Pen jual an
Manaj er Produ ksi
Kab ag Gu dan g
Ka. Ad minis tras i Pen jual an
Kaba g Ma rketi ng
Gambar 3.1: Struktur Organisasi PT Indo Sari Abadi Sumber: M anajer Produksi PT ISA, 2007
82
Manaj er Produks i
Kabag Gudang Sparepart
Pengawas Pembelian
Kabag W afer Stick
Kabag W afer
Kepala Di vi si Shift A
Kepala Divisi S hift B
Kepal a Divisi Shift A
Kabag Packing
Kepala Divis i Shift B
Kepala Di vi si Shi ft A
Kepala Di visi Shift B
Gambar 3.2: Struktur Organisasi Bagian Produksi Sumber: M anajer Produksi PT ISA, 2007 2. General Manager Tugas dan tanggung jawab General Manager adalah: a. Bertugas
untuk
mengkoordinasikan,
mengarahkan,
mengawasi,
dan
mengambil keputusan atas seluruh kegiatan yang dilakukan oleh masingmasing fungsi pada PT Indo Sari Abadi. b. Bertanggung jawab penuh atas seluruh proses operasional PT Indo Sari Abadi. c. Bertugas untuk memberikan laporan kinerja perusahaan kepada pimpinan. d. Bertugas untuk membantu pimpinan dalam merumuskan keputusan strategis. e. Bertugas untuk mewakili perusahaan baik di dalam maupun di luar perusahaan. 3. M anajer Pembelian Tugas dan tanggung jawab M anajer Pembelian adalah:
83 a. Bertugas untuk mencari pemasok yang dapat menyediakan bahan baku secara tepat waktu dan tepat mutu dan dengan harga yang paling sesuai dengan perusahaan. b. Bertugas untuk mengontrol transaksi pembelian bahan baku dan bahan pembantu. c. Bertugas untuk melaporkan transaksi pembelian yang telah dilakukan kepada General Manager. 4. M anajer Personalia Tugas dan tanggung jawab M anajer Personalia adalah: a. Bertugas untuk melakukan penerimaan dan pemberhentian pegawai. b. Bertugas untuk melakukan pelatihan terhadap pegawai baru. c. Bertanggung jawab dalam mengatur dan mengelola seluruh permasalahan yang berkaitan dengan kinerja karyawan. 5. M anajer Accounting Tugas dan tanggung jawab M anajer Accounting adalah: a. Bertugas untuk mengolah data akuntansi yang konsisten dengan sistem pengolahan data akuntansi yang telah ditetapkan. b. Bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan sesuai sistem dan prosedur pengolahan data akuntansi yang telah ditetapkan. c. Bertanggung jawab atas kelayakan dan kelengkapan pemrosesan transaksi keuangan perusahaan. d. Bertanggung jawab atas penyusunan laporan keuangan sesuai sistem dan prosedur pengolahan data akuntansi yang telah ditetapkan.
84 e. Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan akuntansi yang telah ditetapkan secara keseluruhan oleh bagian Keuangan. 6. M anajer Keuangan Tugas dan tanggung jawab bagian Keuangan adalah: a. Bertugas untuk melakukan pembayaran kepada supplier. b. Bertugas untuk menagih dan menerima pembayaran dari pelanggan. c. Bertugas untuk menghitung, mengatur, serta memberikan upah atau gaji kepada seluruh karyawan d. Bertugas untuk merumuskan program pembelanjaan perusahaan, kebijakan keuangan dan akuntansi serta mengusulkannya kepada General M anager. e. Bertanggung jawab atas anggaran keuangan, realisasi dan pengawasannya. 7. M anajer Penjualan Tugas dan tanggung jawab bagian Penjualan adalah: a. Bertugas untuk menangani pesanan dari konsumen. b. Bertugas untuk mengurus pengiriman pesanan kepada pelanggan sesuai dengan faktur penjualan. c. Bertugas untuk mengatur dan mengawasi kegiatan staff penjualan. 8. Kepala Administrasi Penjualan Tugas dan tanggung jawab Kepala Administrasi Penjualan adalah: a. Bertugas untuk mencatat semua kegiatan penjualan mulai dari disetujuinya penawaran sampai dengan barang dikirim. b. Bertugas untuk membuat pelaporan dan dokumentasi atas transaksi penjualan yang dilakukan.
85 9. Kepala Bagian Gudang Tugas dan tanggung jawab Kepala Bagian Gudang adalah: a. Bertugas untuk membuat daftar barang yang kurang atau yang telah habis. b. Bertugas untuk menerima, menghitung, dan memeriksa kembali barangbarang yang masuk dan keluar Gudang Bahan Baku (GBB) maupun Gudang Barang Jadi (GBJ). 10. M anajer Marketing Tugas dan tanggung jawab M anajer Marketing adalah: a. Bertugas mengusulkan rencana strategi dan kebijakan pemasaran dengan memperhatikan strategi dan kebijakan umum perusahaan. b. Bertugas untuk mengendalikan pelaksanaan strategi dan kebijakan pemasaran yang telah ditetapkan secara keseluruhan. c. Bertanggung jawab atas seluruh kegiatan pemasaran PT Indo Sari Abadi. d. Bertanggung jawab memberikan pelaporan kepada General Manager mengenai perkembangan pemasaran dan penjualan produk setiap periode. 11. M anajer Produksi Tugas dan tanggung jawab M anajer Produksi adalah: a. Bertanggung jawab penuh terhadap semua kelancaran kegiatan operasi pabrik produksi. b. Bertugas untuk membantu General Manager dalam menetapkan rencana, strategi, dan kebijakan produksi dengan memperhatikan kapasitas produksi. c. Bertugas untuk mengkoordinasikan, mengarahkan, dan mengawasi kegiatan bagian pabrik secara keseluruhan sesuai dengan perencanaan produksi yang telah ditetapkan.
86 3.4 Gambaran Umum Perusahaan Berikut ini akan dijelaskan gambaran umum bisnis PT Indo Sari Abadi beserta elemen penggerak Supply Chain Management.
Produk PT Indo Sari Abadi dapat dibagi menjadi dua kategori, yakni wafer dan wafer stick. Perbedaan hanyalah pada bentuk fisiknya, dimana wafer berbentuk persegi dan terdiri dari tumpukan beberapa lembar adonan yang tipis, sedangkan wafer stick berbentuk tabung berdiameter kecil dan berukuran panjang yang terbuat dari adonan yang digulung. Produk wafer dan wafer stick tersebut dibumbui dengan aneka rasa seperti coklat, vanila, strawberry, keju, kopi, dan lain lain. Produk-produk PT Indo Sari Abadi dikemas dalam plastik pembungkus untuk menjaga rasa dan kualitas. Produk satuan ini kemudian akan dimasukkan ke dalam kotak berukuran kecil yang disebut “Inner Box”, dimana setiap inner terdiri dari 24 batang wafer stick. Sejumlah enam Inner Box kemudian akan dimasukkan ke dalam dus sebelum disimpan dalam gudang untuk diedarkan. Jangka waktu kadaluarsa untuk semua produk adalah satu tahun. Daftar produk PT Indo Sari Abadi selengkapnya per Desember 2007 dapat dilihat pada Tabel 3.1. M erek “Tik-Tok Cigaro” merupakan produk unggulan PT Indo Sari Abadi dan merek ini merupakan produk yang paling tinggi permintaan pasarnya, sekitar 70% dari keseluruhan produksi PT Indo Sari Abadi.
87 Tabel 3.1: Lini produk PT Indo Sari Abadi Sumber: M anajer Produksi PT ISA, 2008 Jenis Produk
Merek
Rasa
Harga (per Des 2007)
Wafer Stick
Cigaro
Coklat, Strawberry, Kacang, Cappucino
Rp.51.000,- / dus
Wafer Stick
Me-ong
Keju
Rp.51.000,- / dus
Wafer Stick
Pensilo
Coklat
Rp.51.000,- / dus
Wafer Stick
Paw-paw
Coklat
Rp.29.000,- / dus
Wafer Stick
Yoriko
Coklat
Rp.37.000,- / toples
Wafer Stick
Tik-Tok Toples
Coklat
Rp.43.000,- / toples
Lolipop Stick
Escado
Coklat
Rp.51.000,- / dus
Wafer
Delino
Coklat, Vanila, Coklat Mint
Rp.51.000,- / dus
Wafer
Osuka
Coklat
Rp.30.000,- / dus
Wafer
Fancy
Coklat
Rp.30.000,- / dus
Wafer
JoJo
Coklat
Rp.30.000,- / dus
Wafer
Ogogo
Coklat
Rp.30.000,- / dus
Setiap kali PT Indo Sari Abadi mengeluarkan produk baru, ada beberapa prosedur yang harus dijalankan. Setelah melalui proses panel dengan keputusan akhir di tangan pemimpin perusahaan, sebelum suatu produk dapat diproduksi secara massal dan dipasarkan haruslah mendapat ijin dari Departemen Kesehatan RI. Perwakilan PT Indo Sari Abadi akan mengirimkan contoh produk untuk dianalisis kelayakan bahan dan komposisinya oleh Departemen Kesehatan RI. Jawaban dari proses permintaan ijin ini biasanya akan keluar setelah satu atau dua minggu. Apabila ijin ditolak, maka produk tersebut tidak dapat beredar dan komposisinya harus diperbaiki. Apabila ijin diterima, maka produk tersebut dinyatakan layak dikonsumsi. Biasanya nomor ijin produk akan dicantumkan di label atau pak pembungkus.
88 Harga produk bervariasi sesuai dengan jenis dan merek produknya, berkisar antara Rp.30.000,- per dus hingga Rp. 51.000,- per dus (per Desember 2007). Bagi langganan atau konsumen yang membeli dalam jumlah banyak biasanya dapat melakukan negosiasi harga dengan bagian Penjualan. Range harga produk terjangkau oleh masyarakat dari segala kalangan ekonomi, karena merupakan jenis makanan ringan dan produk PT Indo Sari Abadi bukan merupakan makanan mewah. Untuk daftar harga selengkapnya dapat dilihat pada Tabel 3.1. Promosi produk sepenuhnya ditangani oleh Divisi Marketing. PT Indo Sari Abadi sangat terbuka mengenai ide-ide promosi baru, tidak jarang ide promosi yang kreatif berasal dari hasil pemikiran karyawan. Strategi pemasaran yang telah diterapkan oleh PT Indo Sari Abadi adalah sebagai berikut: -
Penjualan dalam bentuk paket. Pada waktu dan kondisi tertentu misalnya pada hari-hari raya dan hari besar keagamaan, produk-produk akan dibundel dan dijual dalam bentuk paket hari raya. Tampilan paket dibuat menarik dan sesuai dengan tema event tersebut. Terkadang di dalam paket disertakan bonus berupa aksesoris, pernak-pernik, voucher, kaos, dan lain lain.
-
M embuka stand di arena Pekan Raya Jakarta. PT Indo Sari Abadi turut menyewa sebuah stand pada acara “Jakarta Fair” agar khalayak ramai menjadi semakin aware terhadap merek “Cigaro” pada khususnya, dan image PT Indo Sari Abadi pada umumnya.
-
Pemberian sampel gratis. Setiap kali PT Indo Sari Abadi mengeluarkan produk baru maka bagian M arketing akan mengirimkan sampel ke pelanggan dan konsumen utama. Hal ini bertujuan untuk memasyarakatkan, menerima kritik/saran, serta melihat bagaimana respon masyarakat terhadap produk baru.
89 Pemberian sampel juga dilakukan kepada masyarakat di tempat umum misalnya seperti yang terakhir diadakan di Ancol, TM II, dan beberapa pusat perbelanjaan lainnya. -
Pemberian diskon kepada depo, pelanggan (grosir), dan distributor yang membeli produk dalam jumlah banyak dalam satu kali transaksi.
-
Pemberian “harga perkenalan”, yaitu pemotongan harga untuk produk baru yang dikeluarkan. Tujuannya adalah untuk mempermudah penjualan dan sosialisasi produk baru.
-
M engerahkan tenaga sales agen dan sales motoris untuk mempertahankan pelanggan (grosir dan toko) yang telah ada sekaligus mencari pelanggan baru.
Penggerak Supply Chain Management Berikut dijelaskan faktor-faktor yang menentukan kinerja SCM
dalam
perusahaan, antara lain dalam hal persediaan, transportasi, fasilitas produksi dan penyimpanan (pergudangan), serta pengelolaan informasi.
A. Persediaan Agar produksi dapat berjalan dengan baik, di dalam rantai nilai PT Indo Sari Abadi pastilah berhubungan dengan beberapa pemasok yang menyediakan bahan baku. Adapun jenis-jenis pemasok PT Indo Sari Abadi meliputi: -
Pemasok bahan baku yakni bahan susu, coklat, terigu, gula, pewarna dan perasa.
-
Pemasok barang jadi meliputi dus, toples, label, pak pembungkus, produk promosi (pernak-pernik, topi, baju, aksesoris).
90 -
Pemasok peralatan produksi yakni mesin produksi dan alat-alat berat perusahaan beserta sparepart yang dibutuhkan.
B. Transportasi PT Indo Sari Abadi mendistribusikan produk ke depo, distributor dan supermarket yang berada di kota-kota besar. Dari titik tersebut barulah produk diecerkan hingga tiba ke tangan konsumen akhir. Hingga saat ini wilayah distribusi PT Indo Sari Abadi mencakup pulau Jawa, M adura, Bali, sebagian Sumatra (Lampung dan sekitarnya), Lombok (NTB) dan Sulawesi Selatan. Dalam waktu dekat ini PT Indo Sari Abadi akan berfokus pada pangsa pasar di Sumatera, khususnya wilayah Palembang dan Pekanbaru. Sementara itu untuk wilayah Timur, penjualan akan lebih difokuskan ke M akassar. Tujuan distribusi produk selain ke pasar tradisional, juga mencakup pasar modern/supermarket seperti Indogrosir dan Indomart. Dalam operasi sehari-hari PT Indo Sari Abadi menggunakan kendaraan armada inventaris perusahaan (berupa angkutan darat) untuk distribusi barang ke depo-depo dan konsumen yang tersebar luas. Inventaris armada pabrik perusahaan (per Desember 2007) meliputi: -
3 unit Nissan
-
1 unit truk Tronton
-
2 unit Colt Diesel
-
6 unit Double
-
3 unit Engkel
-
1 unit Fuso
91 M ayoritas armada perusahaan berstasiun di depo-depo yang telah ditentukan, walaupun ada pula beberapa unit armada yang berstasiun di pabrik. Distribusi / pengiriman barang dilakukan dengan proses yang terbalik, dimana armada di depo menjemput barang ke pabrik, baru kemudian kembali ke depo. PT Indo Sari Abadi juga mengadakan kerjasama dengan perusahaan ekspedisi / pengiriman barang dan perusahaan pelayaran. Pada waktu-waktu tertentu perusahaan menggunakan jasa ekspedisi apabila kapasitas armada telah penuh dan ada pengiriman penting yang harus dilakukan.
C. Fasilitas PT Indo Sari Abadi memiliki dua buah pabrik yang berlokasi di Tangerang dan Surabaya. Hasil produksi dari pabrik akan disebarluaskan ke depo-depo yang merupakan gudang tersebar sekaligus lini penjualan yang berhubungan secara kontinu dengan pabrik. Pengecekan dan pengiriman produk dari pabrik menuju depo-depo dilakukan secara harian untuk terus menjaga stok depo. Kapasitas produksi pabrik PT Indo Sari Abadi yang berlokasi di Tangerang tercatat mampu memproduksi sebanyak 450 ribu dus per bulan pada kinerja maksimum, sedangkan pabrik cabang Surabaya mampu memproduksi sebanyak 250 ribu dus per bulan. Terdapat tiga macam fasilitas penyimpanan milik PT Indo Sari Abadi, yakni: -
Gudang Bahan Baku (GBB), tempat penyimpanan bahan baku dan bahan pendukung yang dibutuhkan untuk proses produksi.
-
Gudang Barang Jadi (GBJ), tempat penyimpanan barang jadi yang merupakan hasil dari proses produksi.
92 -
Depo, merupakan gudang sekaligus lini penjualan yang tersebar di berbagai kota. Lokasi depo yang tersebar dimaksudkan untuk memperluas cakupan distribusi pada suatu daerah tertentu. Stok depo disesuaikan dengan tingkat permintaan dari daerah lokasi depo tersebut. Lokasi depo tersebar di seluruh pulau Jawa seperti Jakarta, Tangerang, Bogor, Bandung, Bekasi, Semarang, Solo, Surabaya, M alang, Jember, dan di beberapa kota kecil lainnya. Pada Agustus 2007 PT ISA melakukan peresmian kantor baru serta ekspansi
pada pabrik yang berlokasi di Tangerang, bertujuan mengatasi banyaknya tingkat permintaan sekaligus memperluas jaringan penjualan hingga seluruh nusantara.
D. Informasi Pengelolaan informasi pada bagian Accounting, Keuangan, dan Penjualan sudah terkomputerisasi namun sistem yang digunakan belum terintegrasi. Selain itu pengelolaan informasi pada bagian Produksi dan Gudang masih dilakukan secara manual (tulis tangan).
3.5 Kondisi lingkungan usaha dan persaingan industri menggunakan analisis lima kekuatan porter (Porter’s Five Forces) A. Ancaman pendatang baru Ketika perusahaan dapat dengan mudah masuk ke dalam industri, maka tingkat persaingan di dalam industri tersebut juga otomatis meningkat. Dari segi birokrasi, proses pembuatan perizinan untuk membuka suatu perusahaan baru di industri wafer tergolong mudah. Pemerintah mempermudah
93 akses bagi para investor serta entrepreneur lokal dan asing dengan cara memberikan persyaratan yang mudah. Adapun hambatan-hambatan terhadap masuknya pesaing baru antara lain: 1. M inimnya pengalaman perusahaan tentang industri wafer dan bagaimana cara mengelola perusahaan produsen wafer yang baik. 2. Persyaratan modal yang besar (minimal harus mempunyai kepemilikan tanah, bangunan pabrik, mesin produksi, armada pengiriman). Dikarenakan harus memproduksi secara massal, hal ini membutuhkan investasi modal yang besar dan berjangka panjang. 3. M embutuhkan pabrik sebagai pusat produksi, tentunya investasi modal dan jumlah karyawan yang dibutuhkan juga besar. (home industry tidak termasuk dalam kategori pesaing). 4. M embutuhkan jaringan distribusi yang memadai, baik dalam kota, antar kota, dan antar propinsi. 5. M embutuhkan teknologi dan pengetahuan khusus seperti mesin-mesin produksi khusus, laboratorium riset, pengetahuan dalam bidang resep wafer, dan lain lain. 6. M enentukan lokasi yang strategis. Hal ini menjadi pertimbangan karena berhubungan erat dengan kondisi pasar dan target market yang dituju. Namun terlepas dari banyaknya hambatan-hambatan yang ditemukan pada industri wafer, ternyata banyak pula faktor-faktor lain yang mendukung para usahawan dan investor untuk membangun perusahaan produsen wafer. Faktor utama adalah karena pangsa pasar wafer yang begitu besar di Indonesia (menurut SWA nilai pasarnya bisa mencapai lebih dari Rp 5 triliun), dimana pemain baru masih mempunyai peluang untuk mendapatkan pangsa pasar. Ditambah lagi kemudahan
94 meniru produk dan tingkat diferensiasi produk yang rendah memberi banyak kesempatan kepada pemain baru untuk berkembang. Selain itu pemerintah juga memberi dukungan penuh bagi investor dan usahawan untuk membuka usaha yang menyerap banyak tenaga kerja, seperti pada industri wafer. Birokrasi dalam industri produksi wafer juga mudah diproses dan didapat, contohnya seperti pendaftaran ijin usaha, pendaftaran lisensi produk, pendaftaran hak paten, dan lain lain. Oleh karena itu berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa ancaman masuknya pendatang baru pada industri wafer terbilang sedang (moderate).
B. Ancaman produk substitusi Produk substitusi dapat menjadi ancaman karena makin tingginya tingkat produk substitusi, maka makin tinggi pula kecenderungan konsumen untuk beralih ke produk lain apabila terjadi kenaikan harga. Produk lain yang dapat menjadi pengganti wafer sangatlah banyak jenisnya, mulai dari jenis: snack, chiki, kacang, popcorn, cokelat, keripik, dan lain lain. Konsumen tidak membutuhkan biaya peralihan (switching cost) yang tinggi untuk beralih dari produk wafer ke produk jenis lain, sehingga tingkat peralihan konsumen sangat tinggi dan dapat berubahubah setiap waktu. Oleh karena itu dapat disimpulkan bahwa tingkat ancaman produk substitusi terhadap industri wafer termasuk tinggi.
C. Daya tawar pemasok Pemasok PT Indo Sari Abadi terdiri dari tiga jenis, yaitu pemasok bahan baku, pemasok barang jadi, dan pemasok peralatan produksi. Pemasok bahan baku adalah pihak-pihak yang telah mempunyai hubungan kerjasama yang erat dan telah berlangsung cukup lama, dimana mereka menyediakan bahan baku yang dibutuhkan
95 untuk proses produksi perusahaan, meliputi produk susu, coklat, tepung, bumbu, pewarna, zat kimiawi, minyak, zat perasa, dan lain lain. Pemasok barang jadi merupakan pihak yang memasok barang jadi yang digunakan perusahaan untuk proses packing dan proses pendukung lain. Produk-produk tersebut meliputi dus, plastik packing, toples, label, stiker, pak pembungkus, dan produk promosi seperti pernak pernik topi, baju, serta aksesoris lainnya. Pemasok peralatan produksi adalah pihak yang menyediakan mesin-mesin, alat berat, dan bagian mesin (sparepart) yang dibutuhkan oleh PT Indo Sari Abadi dalam menjalankan proses produksinya. Berdasarkan hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa daya tawar dari pemasok cenderung lemah. Pemasok bahan jadi PT Indo Sari Abadi dapat digantikan dengan pemasok lainnya tanpa kesulitan dan biaya yang besar dalam penggantian, karena pemasok-pemasok yang sama jenisnya banyak sekali dan mempunyai kualitas dan biaya yang hampir sama. Karena hal tersebutlah pemasok-pemasok lebih bergantung terhadap perusahaan dan mengharapkan hubungan kerjasama yang berkelanjutan. Hal yang sama juga terjadi pada pemasok bahan baku PT Indo Sari Abadi, dimana terdapat substitusi bagi bahan baku PT Indo Sari Abadi apabila sewaktu-waktu pemasok langganan tidak mampu menyediakan bahan baku yang dibutuhkan.
D. Daya tawar pembeli Pihak yang merupakan pembeli dari PT Indo Sari Abadi kebanyakan adalah toko-toko, supermarket, agen, dan distributor yang akan menjual kembali produk wafer kepada konsumen akhir. Karena kebanyakan dari pembeli melakukan transaksi dengan jumlah banyak yang berarti sensitifitas harga tinggi, maka biasanya terjadi negosiasi antara PT Indo Sari Abadi dengan pihak pembeli yang membahas
96 perihal pembelian ataupun kerjasama bisnis. Dalam tahap negosiasi biasanya dibahas tentang harga produk, layanan purnajual yang diberikan, kontrak kerja, dan lain lain. Berdasarkan hasil wawancara dapat disimpulkan bahwa daya tawar dari pembeli cenderung tinggi. Pembeli PT Indo Sari Abadi yang mayoritas adalah distributor atau reseller telah memiliki jaringan penjualan yang kuat sehingga setiap transaksi yang dilakukan oleh PT Indo Sari Abadi sangat bernilai tinggi dan mempunyai pengaruh yang cukup signifikan dalam grafik penjualan. Faktor lain yang memperkuat alasan ini adalah karena pembeli memiliki banyak pilihan untuk berganti ke perusahaan lain selain PT Indo Sari Abadi untuk membeli produk yang serupa baik dalam hal model maupun harga (switching cost rendah).
E. Intensitas persaingan perusahaan dalam industri Pemain besar dalam industri wafer adalah perusahaan yang sudah lama berkecimpung dalam industri makanan ringan, terdiri dari perusahaan lokal dan perusahaan multinasional. Perusahaan yang termasuk di kategori ini mempunyai modal dan omset yang besar, didukung oleh jaringan distribusi yang luas hingga seluruh nusantara, serta brand image yang sudah terkenal di mata masyarakat. Berikut ini adalah daftar pemain besar dalam industri wafer (sumber: majalah SWA): -
Nabisco (Oreo Wafer)
-
Orang Tua Group (Wafer Tango)
-
M ayora (Wafer Beng-Beng, Roma, Astor)
-
Khong Guan (Wafer Khong Guan)
-
M onde Nissin (Wafer Nissin)
-
Arnott’s (Wafer Good Time, Tim-Tam, Twister)
97 -
GarudaFood (Gery Wafer, Gery Chocolatos)
-
General Food Industries (Selamat Biscuit & Wafer) PT Indo Sari Abadi tidak termasuk dalam jajaran pemain besar ini, karena
perusahaan belum mempunyai brand image yang kuat dan distribusinya belum meliputi seluruh nusantara. Saat ini PT Indo Sari Abadi belum mampu bersaing dengan brand image para pemain besar. Pemain menengah dalam industri wafer adalah perusahaan yang telah memiliki ijin usaha dengan modal yang tidak terlalu besar dan jaringan distribusi yang hanya menjangkau daerah regional, tidak seluas pemain besar. Perusahaan yang termasuk di kategori ini biasanya pendatang baru dan jangkauan distribusinya terbatas, misalnya hanya pada beberapa kota atau satu pulau. Berikut adalah daftar pemain menengah dalam industri wafer: -
Apollo
-
Cigar Duo (SJU Jatim)
-
Wafer Kita
-
Danza Wafer Cream
-
Wafer M omogi PT Indo Sari Abadi termasuk dalam kategori pemain menengah, karena cocok
dengan kriteria yang disebutkan diatas (distribusi terbatas, modal menengah). Karena jumlah pemain menengah masih termasuk sedikit, maka iklim persaingan masih sehat dimana persaingan yang terjadi tidak terlalu ketat. Pemain kecil dalam industri wafer meliputi home industry yang memiliki modal kecil, jumlah karyawan yang masih sedikit, dan hanya mendistribusikan produknya
98 pada pasar lokal, dan produksinya masih menggunakan alat sederhana atau keterampilan tangan.
Hasil Analisis Industri Porter Setelah menganalisis kelima elemen dari Porter’s Five Forces maka dapat disimpulkan bahwa iklim perindustrian wafer Indonesia berada dalam kondisi yang sehat dan mempunyai masa depan yang cerah. Industri wafer memiliki konsumen yang berasal dari segala jenis umur dan dari semua tingkat pendapatan (rendah, menengah, tinggi). Tingkat penerimaan masyarakat terhadap wafer hampir 100% baik di perkotaan maupun pedesaan, sehingga dapat diperkirakan bahwa pangsa pasar total untuk industri wafer Indonesia sebesar 230 juta jiwa. Terdiri oleh banyak perusahaan besar, menengah, dan kecil serta jaringan suplai yang melimpah, industri wafer tidak mengalami kesulitan berarti untuk berkembang di Indonesia. Posisi PT Indo Sari Abadi berada dalam industri wafer kategori menengah, yakni kategori perusahaan yang memiliki modal menengah (500 juta hingga 2 milyar rupiah) dan distribusinya telah meluas ke beberapa daerah, walaupun belum meliputi keseluruhan Indonesia. Gambar 3.3 menggambarkan kondisi persaingan industri wafer menggunakan analisis Porter.
99 Ancaman pendatang baru (Sedang) y
Daya tawar pemasok (Lemah) y y y y y y y y y
Minyak Tepung Pewarna Bumbu Dus Plas tik packing Toples Karton Box Aks esoris promosi
SJU J atim
Persaingan di industri sejenis (Kuat) y y y y y y y y y
Nabisco Orang Tua Group GarudaFood Mayora Delfi Arnott's Apollo Cigar Duo Momogi
Daya tawar pembeli (Kuat) y y y y y
Supermarket Agen Distributor Res eller Toko
Ancaman produk substitusi (Kuat) y y y y y y
Cokelat Bis kuit Chiki Kacang Pop Corn Keripik
Gambar 3.3: Kondisi industri wafer digambarkan dengan Analisis Porter
3.6 Analisis Value Chain Untuk menentukan strategi yang tepat bagi perusahaan, diperlukan analisis nilai dari setiap aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan. Untuk melakukan analisis dari proses bisnis PT Indo Sari Abadi digunakan metode ”Value Chain Analysis”, karena metode ini tepat digunakan di perusahaan yang bergerak dalam bidang manufaktur
100 Support Activities Infrastructure Human Resource Management Product and Technology Development Procurement Inbound Logistics
Operations
- Menjaga stabilitas stok bahan baku perusahaan agar selalu tersedia untuk kebutuhan produksi.
- Menjaga jumlah stok produk yang tersedia di Gudang Barang Jadi (GBJ).
- Memastikan bahan baku yang diterima sesuai dengan standar harga dan kualitas perusahaan dan berada dalam kondisi yang baik.
- Mengubah bahan baku menjadi produk berkualitas yang sesuai dengan standar perusahaan dan bernilai tinggi bagi konsumen.
Outbound Logistics - Memastikan bahw a produk tiba di pihak konsumen dengan tepat waktu dan dalam kondisi yang berkualitas baik. - Manajemen inventaris barang dalam fasilitas penyimpanan agar proses docking dan bongkar muat barang menjadi efisien (hemat waktu dan tepat guna) Primary Activities
Sales & Marketing
Servicing
- Menjaga dan memperluas jaringan penjualan dan pemasaran produk.
- Memastikan nilai kepuasan konsumen pasca-penjualan tetap terjaga dengan baik.
- Perusahaan lebih responsif terhadap pergerakan pasar sehingga perusahaan dapat menentukan kebijakan yang sesuai.
- Memenuhi komitmen perusahaan dalam hal penggantian pengembalian barang yang rusak/cacat/kadaluarsa.
Gambar 3.4: Value Chain PT Indo Sari Abadi
101 yang distribusi produksinya meliputi wilayah yang sangat luas seperti PT Indo Sari Abadi. Gambar value chain PT Indo Sari Abadi dapat ditemukan pada Gambar 3.4.
3.6.1 Inbound Logistics A. Prosedur pemesanan bahan baku Tujuan daripada prosedur ini adalah untuk memenuhi kebutuhan bahan baku perusahaan. Pemesanan bahan baku penting dilakukan untuk menjaga aliran masuk stok bahan baku agar selalu tersedia. Hal ini penting dilakukan karena tanpa adanya bahan baku maka tak akan ada produk yang dihasilkan. Urutan prosedur pemesanan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 3.5.
Start
Memesan barang kepada Supplier
Negosiasi harga dan persyaratan
Dicapai kata sepakat?
Ya
Membuat surat pemesanan
Tidak
End
Gambar 3.5: Flow chart pemesanan bahan baku
102 1. Bagian pembelian akan menghubungi supplier melalui telepon atau fax untuk mengajukan permintaan pemesanan. 2. Supplier kemudian akan merespon permintaan dari bagian pembelian tersebut dengan cara presentasi. Presentasi dapat dilakukan via telepon atau tatap muka. Biasanya pihak supplier akan mengadakan pertemuan dengan bagian Pembelian. 3.
Setelah kedua belah pihak melakukan negosiasi dan dicapai kata sepakat, barulah bagian pembelian mengeluarkan surat pemesanan yang resmi. Dalam proses ini juga bisa terjadi penandatanganan kontrak kerja, sesuai dengan hasil negosiasi.
Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M enjaga stabilitas stok bahan baku perusahaan agar selalu tersedia untuk kebutuhan produksi.
-
M emastikan bahan baku yang dipesan memenuhi standar harga dan kualitas yang disyaratkan oleh perusahaan.
B. Prosedur penerimaan bahan baku Prosedur ini merupakan kelanjutan dari prosedur A (pemesanan bahan baku). Prosedur penerimaan bahan baku merupakan salah satu syarat yang harus dipenuhi dalam melengkapi transaksi dengan supplier sekaligus mengklaim bahan baku yang telah dipesan sebelumnya. Urutan prosedur penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 3.6.
103
Start
Sup plier mengirimkan bahan baku
Tidak
p enerimaan lengkap?
Ya
Diterim a oleh bagian Gudang Bahan Baku
Diperiksa o leh Quality Assurance
Kondisi barang baik d an sesu ai pe sana n?
Ya
Barang disimpan d alam GBB
Tidak
Lakukan proses re tur baha n baku
End
Gambar 3.6: Flow chart penerimaan bahan baku
1. Armada dari pihak supplier akan tiba dan langsung menuju Gudang Bahan Baku (GBB) dimana akan dilakukan proses penyimpanan bahan baku ke GBB. Selain itu pihak pengirim akan memberikan faktur dan surat jalan yang akan ditandatangani oleh kepala gudang. 2. Bersamaan dengan proses penerimaan bahan baku, pihak QA akan mencocokkan jumlah bahan baku dengan surat jalan, dan memeriksa bahan baku secara seksama.
104 3. Setelah pemeriksaan QA selesai akan dibuat laporan baik secara lisan maupun tertulis kepada kepala gudang. 4. Kepala gudang kemudian menandatangani surat jalan dan rangkap pertama disimpan sebagai bukti, dilanjutkan dengan menyerahkan surat jalan rangkap kedua ke pihak pengirim. Berdasarkan laporan QA, kepala gudang juga berhak untuk mengembalikan (retur) bahan baku yang rusak atau yang tidak sesuai dengan pesanan. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M enerima pengiriman bahan baku dari supplier.
-
M elakukan penyaringan untuk memastikan bahan baku yang diterima sesuai dengan pesanan perusahaan dan berada dalam kondisi yang baik.
-
M elakukan retur terhadap bahan baku yang tidak memenuhi syarat.
3.6.2 Operations A. Prosedur Peramalan Produksi (PPIC) Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memastikan kesiapan semua elemen yang dibutuhkan untuk memulai prosedur produksi, dimulai dari kebutuhan dari bagian penjualan, kecukupan bahan baku yang ada, kesiapan mesin produksi beserta karyawannya, dan lain sebagainya. Urutan prosedur peramalan produksi dapat dilihat pada Gambar 3.7.
105
Start
Bagian penjualan mengeluarka n Surat Permintaan Produksi
Cek stok bahan baku ke GBB
Stok tersedia?
Tidak
GBB mengeluarka n Surat Permintaan Penambahan Bahan Baku
Ya
Mulai proses produksi
Bag. Pembelian melakukan proses pemesanan bahan baku
End
Gambar 3.7: Flow chart prosedur peramalan produksi (PPIC)
1. Bagian produksi akan melaksanakan aktivitas sesuai dengan surat permintaan produksi yang dikeluarkan oleh bagian penjualan. Tidak jarang bagian penjualan juga mengikutsertakan daftar pesanan konsumen untuk mempermudah bagian produksi dalam melakukan peramalan produksi pada periode tersebut.
106 2. Bagian produksi juga membutuhkan informasi tentang jumlah bahan baku yang tersedia dengan cara meminta laporan atau mengecek ke bagian GBB (Gudang Bahan Baku). 3. Laporan stok bahan baku akan diberikan oleh bagian GBB beserta informasi lain yang terkait, misalnya jadwal pengiriman bahan baku berikutnya, kualitas bahan baku, dan lain lain. 4. Bagian produksi akan mengeluarkan surat permintaan penambahan bahan baku. Apabila stok bahan baku dirasa kurang atau tidak memenuhi kebutuhan produksi, maka bagian produksi akan memastikan bahwa GBB melakukan pemesanan ulang. 5. Bagian GBB menerima surat permintaan bahan baku dari bagian produksi dan mencocokkannya dengan stok yang tersedia di GBB. Bila stok tidak mencukupi maka GBB akan membuat surat permintaan pembelian bahan baku yang ditujukan kepada bagian pembelian. 6. Bagian pembelian akan memesan bahan baku ke supplier . Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M enjaga jumlah stok produk minimum yang tersedia di Gudang Barang Jadi (GBJ).
-
M emenuhi permintaan produksi konsumen yang diminta oleh bagian penjualan.
-
M emastikan kelancaran arus bahan baku dan prosedur produksi.
B. Prosedur persiapan perlengkapan mesin Prosedur ini merupakan pra atau persiapan dari prosedur produksi, dan hanya timbul apabila persediaan sparepart tidak mencukupi. Tujuan dari prosedur ini
107 adalah untuk menyiapkan komponen-komponen mesin yang dibutuhkan untuk prosedur produksi. Urutan dari prosedur persiapan perlengkapan mesin (ada stok) dapat dilihat pada Gambar 3.8.
Start
Melepas komponen mesin ya ng rusak
Sparepart tersedi a?
Tidak
Kabag Gudang mengelua rka n Surat Permi ntaan Barang
Bagi an Pemb elian membuat PO
PO disahkan oleh Kabag Produksi
Memesan/ membeli sparepart
Ya
Ganti dengan komponen baru
Buat surat l apora n p enggantia n komponen
End
Gambar 3.8: Flow chart prosedur persiapan perlengkapan mesin
1. Operator mesin akan melepaskan komponen yang akan diganti dari mesin, kemudian komponen tersebut akan diserahkan ke gudang sparepart untuk disimpan. Operator turut menyerahkan surat permintaan komponen. Apabila stok sparepart tersedia, maka langsung dijalankan tahap 8. 2. Karena stok sparepart di gudang tidak mencukupi, maka pihak gudang sparepart akan mengeluarkan surat permintaan barang (SPB) kepada pengawas pembelian.
108 3. Bagian pengawas pembelian membuat purchase order dan diserahkan kepada kepala produksi untuk mendapatkan persetujuan. 4. Kepala produksi menandatangani purchase order dan diberikan kembali kepada pengawas pembelian. 5. Pengawas pembelian mengeluarkan purchase order yang ditujukan kepada toko atau supplier sparepart. Dalam beberapa kasus, pengawas pembelian hanya cukup menelpon untuk melakukan pemesanan sparepart. 6. Toko atau supplier akan mengirimkan sparepart beserta tanda terima dan surat jalan bila ada. Surat jalan yang telah ditandatangani oleh pengawas pembelian akan dikembalikan (ditunjukkan pada tahap 5). 7. Pengawas pembelian akan memberikan sparepart dan tanda terima kepada bagian gudang, kemudian tanda terima tersebut disahkan oleh gudang sparepart dan dikembalikan kepada pengawas pembelian (ditunjukkan pada tahap 2). 8. Operator mesin akan mendapatkan komponen baru dari gudang sparepart, beserta satu rangkap SPB yang telah ditandatangani. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M enyiapkan mesin untuk beroperasi
-
M enjaga kualitas mesin dan komponen
-
M elakukan pembelian sparepart untuk kebutuhan produksi
C. Prosedur produksi / pembuatan produk Tujuan dari prosedur ini adalah untuk mengolah bahan baku menjadi barang setengah jadi yang siap untuk dikonsumsi namun belum siap untuk dipasarkan. Urutan dari prosedur ini dapat dilihat pada Gambar 3.9.
109 1. Kepala produksi mengeluarkan SPB (Surat Permintaan Bahan baku) rangkap dua yang ditujukan kepada GBB (Gudang Bahan Baku). 2. Bahan baku dikirimkan dari GBB ke bagian produksi, langsung ke ruangan Lab dimana bahan baku akan ditimbang dan ditakar sesuai dengan komposisi produk. 3. Bersamaan dengan pengiriman bahan baku dilakukan pula pengiriman SPB yang telah ditandatangani oleh kepala gudang. SPB ini akan diberikan kepada kepala produksi. 4. Bahan baku yang telah ditimbang dan ditakar di ruangan Lab akan diteruskan ke mesin-mesin produksi untuk diolah lebih lanjut.
Start
Kepala Produksi mengelua rka n Surat Permi ntaan Bahan Baku
Bahan baku tersedia ?
Ya
Bahan baku di ki ri m ke pabri k
Proses produksi
Proses packi ng
Tidak
End
Gambar 3.9: Flow chart prosedur produksi
5. Proses pengolahan dari mesin akan menghasilkan produk setengah jadi, yakni sudah dalam bentuk wafer atau wafer stick. Produk setengah jadi ini kemudian akan diteruskan ke bagian produksi lainnya yakni bagian Packing untuk dikemas menjadi produk jadi. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M engubah bahan baku menjadi bahan setengah jadi.
110 -
M enjaga ketelitian serta kecermatan takaran atau komposisi produk.
-
M enjaga kualitas produk yang dihasilkan agar sesuai dengan standar produksi
D. Prosedur pengecekan kualitas produk Tujuan dari prosedur ini adalah untuk menjaga kualitas produk sesuai dengan standar yang ditetapkan perusahaan. Urutan prosedur ini dapat dilihat pada Gambar 3.10. 1. Operator dari setiap mesin produksi akan memberikan tester kepada kepala shift secara berkala untuk diperiksa kualitas produknya.
Start
Mengambil sampel produk dari beberapa mesin
Kualitas baik?
Ya
Lanjutkan proses produksi
Tidak
Ulangi proses produksi
End
Gambar 3.10: Flow chart prosedur pengecekan kualitas produk
2. Kepala shift akan memberikan hasil test atau komentar terhadap setiap mesin. Apabila hasil test baik maka produksi dapat segera dilanjutkan, namun apabila
111 hasil test kurang memuaskan maka akan diambil tindakan yang tepat tergantung kasus yang dihadapi. 3. Kepala shift akan membuat laporan pengecekan kualitas produk per shift secara harian dan diserahkan kepada kepala bagian. 4. Kepala bagian akan membuat laporan pengecekan kualitas produk secara harian dan diserahkan kepada kepala produksi untuk proses review ulang. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M enjaga kualitas produk yang dihasilkan sesuai dengan standar yang diterapkan perusahaan.
-
Sebagai acuan untuk mengetahui berapa besar tingkat efisiensi dan produktivitas bagian produksi, yang ditandai dengan banyaknya jumlah produk rusak / BS.
E. Prosedur pengemasan produk Tujuan dari prosedur ini adalah untuk mengubah barang setengah jadi yang dihasilkan oleh prosedur D (prosedur produksi) menjadi produk jadi yang telah dibungkus dan siap dipasarkan. Urutan dari prosedur ini dapat dilihat pada Gambar 3.11.
Start
Kepala shift me ngeluarka n sura t permint aan bahan baku
Sim pan barang ke GBJ
Bahan baku dikirim dari GBB ke pabrik
Proses packing
Gambar 3.11: Flow chart prosedur pengemasan produk
End
112
1. Sebelum karyawan dapat mulai mengemas produk, pertama-tama kepala shift akan mengeluarkan Surat Permintaan Bahan baku (SPB) untuk meminta bahan baku pengemasan berupa plastik, karton, dan lain lain dari Gudang Bahan Baku (GBB). 2. Surat Permintaan Bahan Baku (SPB) yang disetujui akan dikembalikan kepada kepala shift bersamaan dengan pengiriman bahan baku. 3. Bahan baku yang dibutuhkan akan dikirimkan dari GBB dan diserahkan kepada karyawan packing. 4. Kemudian dimulailah proses packing atau pembungkusan produk setengah jadi yang berasal dari mesin produksi. 5. Hasil packing yang berupa produk jadi akan dipindahkan ke GBJ. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M engubah produk setengah jadi menjadi produk jadi yang siap untuk didistribusikan.
F. Prosedur perawatan dan perbaikan mesin Tujuan dari proses ini adalah untuk merawat dan memperbaiki mesin yang akan digunakan dalam proses produksi. Urutan dapat dilihat di Gambar 3.12. 1. Teknisi akan memberikan komponen lama dan surat permintaan komponen kepada gudang sparepart. Apabila stok komponen di gudang tersedia, maka langsung dijalankan tahap 8. 2. Karena di gudang tidak ada stok komponen, maka pihak gudang akan membuat Surat Permintaan Barang kepada pengawas pembelian.
113 3. Bagian
pengawas
pembelian
akan
membuat
sebuah
PO yang harus
ditandatangani oleh kepala produksi. 4. PO yang ditandatangani akan dikembalikan kepada pengawas pembelian. 5. Pengawas pembelian mengeluarkan PO yang ditujukan kepada toko atau supplier sparepart. Dalam beberapa kasus, pengawas pembelian hanya cukup menelpon untuk melakukan pemesanan sparepart. 6. Toko / Supplier akan mengirimkan sparepart beserta tanda terima dan surat jalan bila ada. Surat jalan yang telah ditandatangani oleh pengawas pembelian akan dikembalikan (ditunjukkan pada tahap 5). 7. Pengawas pembelian akan memberikan sparepart dan tanda terima kepada bagian gudang, kemudian tanda terima tersebut disahkan oleh gudang sparepart dan dikembalikan kepada pengawas pembelian.
Start
Melepas komponen mesin yang r usak
Kabag gudang mengeluarka n surat permintaan barang
Bagian Pembelian membuat PO
Memesan/ membeli sparepart
Memasang komponen mesin baru
End
PO disahkan oleh Kabag Produksi
Gambar 3.12: Flow chart prosedur perawatan dan perbaikan mesin 8. Teknisi akan mendapatkan komponen baru dari gudang sparepart, beserta satu rangkap SPB. Value atau nilai yang dihasilkan: -
M emastikan mesin tetap beroperasi dengan baik
-
M emastikan prosedur produksi berjalan dengan baik
114 -
M emastikan bahwa sparepart yang dibutuhkan untuk proses perbaikan tersedia
3.6.3 Outbound Logistics A. Prosedur pemindahan barang ke gudang Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memindahkan barang jadi dari pabrik produksi ke tempat penyimpanan produk yakni Gudang Barang Jadi (GBJ) untuk kemudahan penyusunan, penyimpanan, dan akses distribusi. Urutan dari prosedur ini dapat dilihat pada Gambar 3.13.
Simpan barang ke GBJ
Start
Buat su rat pengiriman baran g
End
Gambar 3.13: Flow chart prosedur pemindahan barang ke gudang
1. Barang yang telah selesai melakukan proses packing akan disimpan ke dalam GBJ, dan dalam setiap arus produksi akan dibuat Surat Pengiriman Barang (SPB). 2. Setelah pemindahan barang ke gudang selesai, SPB akan ditandatangani oleh kepala gudang. 3. Bagian packing akan menyerahkan SPB yang telah ditandatangani kepada Kepala Shift (produksi). Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M elakukan inventarisasi (mengorganisir) barang jadi ke dalam fasilitas penyimpanan.
-
M enjaga kondisi serta kualitas produk jadi.
115 -
M empermudah proses docking dan bongkar muat barang.
B. Prosedur pengiriman barang Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memenuhi kewajiban perusahaan dalam mengirimkan barang yang telah dipesan hingga diterima oleh konsumen. Urutan dari prosedur ini dapat dilihat pada Gambar 3.14. Start
Bagian penjualan memberikan Sales Order kepada GBJ
Mengirimkan barang ke tujuan (supplier)
GBB menerima surat jalan yang telah ditandatanga ni
End
Gambar 3.14: Flow chart prosedur pengiriman barang
1. Bagian penjualan akan mengeluarkan Sales Order kepada GBB. 2. Kemudian barang akan diangkut ke armada dan dikirim ke gudang konsumen. Beserta itu disertakan pula surat jalan rangkap dua. 3. Setelah transaksi, surat jalan rangkap pertama dan Sales Order yang telah ditandatangani akan diterima oleh bagian GBB. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M emastikan bahwa produk jadi tiba di pihak konsumen tepat waktu dan dalam kondisi baik.
116 3.6.4 Sales and Marketing A. Prosedur penerimaan pesanan Tujuan dari prosedur ini adalah untuk melakukan negosiasi dengan konsumen, kemudian melakukan pencatatan atas pesanan yang dilakukan oleh konsumen. Urutan dari prosedur ini dapat dilihat pada Gambar 3.15.
Start
Kons umen mengajukan pemesanan
Bagian Penjualan melak ukan pres entasi
Dicapai kata sepak at?
Ya
Konsumen mengajukan surat pemesanan resmi
Tidak
End
Gambar 3.15: Flow chart prosedur penerimaan pesanan 1. Konsumen akan menghubungi bagian penjualan melalui telepon/fax untuk mengajukan permintaan pemesanan. 2. Bagian penjualan kemudian akan merespon permintaan dari konsumen tersebut dengan cara presentasi. Presentasi dapat dilakukan via telepon atau tatap muka, biasanya pihak bagian penjualan akan mengadakan pertemuan dengan konsumen.
117 3. Setelah kedua belah pihak melakukan negosiasi dan dicapai kata sepakat, barulah konsumen mengeluarkan surat pemesanan yang resmi. Dalam proses ini juga bisa terjadi penandatanganan kontrak kerja, sesuai dengan hasil negosiasi. 4. Bagian penjualan akan mengecek stok produk yang ada di GBJ (Gudang Barang Jadi), apabila stok barang mencukupi akan segera dilakukan prosedur pengiriman barang, apabila stok barang tidak mencukupi maka bagian penjualan akan membuat surat permintaan produksi. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M emastikan kesepakatan antara perusahaan dan konsumen dalam hal harga, waktu, dan kualitas produk.
-
M embuat kontrak kerja.
-
M encatat pesanan konsumen.
B. Prosedur pengecekan stok produk Tujuan dari prosedur ini adalah untuk mengetahui jumlah suplai produk jadi yang ada di dalam Gudang Barang Jadi (GBJ) perusahaan yang tersedia untuk dijual atau dipasarkan. Stok yang ada mencukupi sehingga setelah selesai melakukan pengecekan stok langsung dilakukan pengiriman barang. Urutan dari prosedur ini dapat dilihat pada Gambar 3.16.
118
Start
Bagian Penjualan mengecek stok produk
Ada stok?
Tidak
Bagian Penjualan mengeluarka n Surat Permintaan Produksi (SPP)
Ya
Melakukan proses pengiriman barang
End
Gambar 3.16: Flow chart prosedur pengecekan stok produk 1. Bagian penjualan akan mengecek stok produk jadi yang terdapat di GBJ (Gudang Barang Jadi). 2. GBJ akan memberikan laporan stok produk kepada bagian penjualan, dalam hal ini stok produk yang ada di dalam gudang mencukupi untuk dilakukan prosedur pengiriman barang. 3. Bagian penjualan akan mengeluarkan Sales Order, dan segera dilakukan prosedur pengiriman barang ke konsumen. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M engetahui secara pasti jumlah produk yang tersedia untuk dipasarkan.
-
Sebagai sumber informasi yang diperlukan oleh bagian penjualan.
-
Sebagai acuan untuk melakukan proses pengiriman barang.
119 1. Apabila stok produk yang ada di dalam gudang tidak mencukupi untuk dilakukan prosedur pengiriman barang, maka bagian penjualan akan mengeluarkan surat permintaan produksi untuk memenuhi permintaan konsumen. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M engetahui secara pasti jumlah produk yang tersedia untuk dipasarkan
-
Sebagai sumber informasi oleh bagian penjualan dan produksi
-
Sebagai acuan untuk melakukan proses peramalan produksi.
C. Prosedur penawaran produk Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memberikan nilai tambah kepada operasi perusahaan berupa pemberian informasi produk kepada pelanggan. Pelanggan akan selalu menerima informasi terbaru tentang produk perusahaan, selain itu prosedur ini juga berguna untuk menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Urutan dapat dilihat pada Gambar 3.17.
Start
Bagian Marketing melakukan penawaran produk Jelek
Respon konsumen?
Bagus
Lakukan proses Penerimaan Pesanan
End
Gambar 3.17: Flow chart prosedur penawaran produk
120
1. Bagian marketing akan menghubungi konsumen melalui tatap muka, telepon, fax, maupun email untuk memberikan penawaran produk. Dapat pula terjadi negosiasi antara kedua belah pihak. 2. Konsumen akan memberikan respon atas upaya penawaran yang dilakukan bagian marketing. Value atau nilai yang dihasilkan dari proses ini: -
M embuka peluang pembelian baru dan memperluas jaringan penjualan
-
M enjaga hubungan baik dengan konsumen
D. Prosedur peramalan penjualan (analisis pasar, riset pasar) Tujuan dari prosedur ini adalah untuk memantau situasi pasar dan menentukan strategi penjualan yang tepat. Urutan dapat dilihat pada Gambar 3.18.
Start
Menerima Laporan
Laksanakan riset pas ar
Menerima feedback
End
Gambar 3.18: Flow chart prosedur peramalan penjualan
121 1. Pihak marketing akan menerima laporan secara berkala dari bagian penjualan untuk mengetahui informasi penjualan produk secara internal. 2. Bagian marketing juga akan melaksanakan riset pasar dengan target utama konsumen mereka, baik itu dari sisi agen, distributor, hingga konsumen akhir. 3. Feedback dapat berupa kritik atau saran langsung dari konsumen, atau dapat pula berupa respon dari riset yang dilakukan bagian marketing. 4. Selain dari sumber internal dan konsumen, bagian marketing juga dapat menerima feedback dari berbagai sumber tentang informasi penjualan. Value atau nilai yang dihasilkan: -
M engetahui performa perusahaan dalam industri wafer
-
Responsif terhadap ancaman atau peluang yang ada di pasar
E. Prosedur pengontrolan stok depo
Start
Mengirim laporan penjualan harian dari depo
Stok depo mencukupi?
Ya
Tidak Bagian penjualan mengirimkan stok barang ke depo
End
Gambar 3.19: Flow chart prosedur pengontrolan stok depo
122 1. Laporan penjualan dan Laporan stok barang dibuat secara harian oleh depo, dan dikirimkan langsung beserta Surat Permintaan Barang (SPB) jika diperlukan. 2. Bagian penjualan yang kemudian menyaring informasi yang masuk dari laporanlaporan tersebut dan mengeluarkan Surat Pengiriman Barang (SPB) ke Gudang Barang Jadi (GBJ). 3. Pihak GBJ akan mengirimkan barang beserta SPB ke depo yang bersangkutan, dan SPB tersebut akan ditandatangani oleh kepala depo dan dikembalikan ke bagian penjualan. Value atau nilai yang dihasilkan: -
M enjaga agar stok produk di masing-masing depo tercukupi.
3.6.5 Servicing A. Prosedur pengembalian / retur barang
Start
Konsumen melakukan retur barang
Bagian penjualan mengeluarka n surat retur
Mengirim barang pengganti + s urat jalan
End
Gambar 3.20: Flow chart prosedur pengembalian/retur barang
123 1. Konsumen mengembalikan barang lama yang telah rusak atau
kadaluarsa,
dimana barang tersebut akan diperiksa oleh bagian penjualan, dan barang disimpan di dalam gudang untuk sementara waktu. 2. Bagian penjualan kemudian mengeluarkan Surat Retur kepada GBJ yang isinya memerintahkan pengiriman penggantian produk retur. 3. Produk baru pengganti beserta Surat Jalan dan Surat Retur yang telah ditandatangani akan dikirimkan ke konsumen, atau diangkut ke dalam armada milik konsumen saat prosedur retur. Value atau nilai yang dihasilkan: -
M emenuhi komitmen perusahaan dalam hal pengembalian barang yang rusak/cacat/kadaluarsa.
-
M engetahui kondisi produk retur.
B. Prosedur konsinyasi 1. Konsumen yang mempunyai hak konsinyasi akan mengembalikan barang beserta surat retur ke bagian penjualan. 2. Bagian penjualan menandatangani surat retur tersebut. 3. Bagian penjualan akan menentukan/menilai apakah barang tersebut harus dimusnahkan, disimpan di GBJ, ataukah diedarkan kembali ke depo/konsumen lain. Value atau nilai yang dihasilkan: -
M emenuhi kontrak penjualan yang bersifat konsinyasi.
-
M engetahui kondisi produk konsinyasi.
124
Barang titipan dikembalikan oleh konsumen
Start
Kondisi barang masih baik?
Tidak
Dihancurkan
Ya
Didis tribusika n ke depo/ konsumen lain
End
Gambar 3.21: Flow chart prosedur konsinyasi
3.7 Analisis S WOT 3.7.1 Kekuatan (Strength) 1. M eningkatnya omset penjualan selama tiga tahun terakhir. Berdasarkan data internal perusahaan diperoleh
data bahwa output produksi mengalami
peningkatan yang cukup besar. pada Januari 2005 perusahaan hanya mampu memproduksi 180 ribu dus per bulan, sedangkan per Januari 2008 kapasitas produksi mencapai tingkat maksimum pada 450 ribu dus per bulan, dan jumlah sebesar itu selalu habis diserap pasar. (lihat Gambar 3.22).
500 000 450 000 400 000 350 000 300 000 250 000 200 000 150 000 100 000 50 000 0
Series1
Ja n0 Ma 5 r -0 Ma 5 y- 0 5 Ju l-0 Se 5 p-0 No 5 v -0 Ja 5 n0 M 6 ar M 06 ay -0 6 Ju l-0 Se 6 p0 No 6 v06 1Ja Ma n r -0 M 7 ay -0 Ju 7 l-0 Se 7 p0 No 7 v -0 Ja 7 n08
Out put Pr oduksi ( dus / bul an)
125
Gambar 3.22 : Output produksi PT ISA Januari 2005 – Januari 2008 Sumber: Dokumentasi PT ISA, 2008 2. M eningkatnya modal keuangan dan aset perusahaan berkat peningkatan penjualan ”Tik-Tok Cigaro”. Lini produk andalan PT Indo Sari Abadi ini mampu menghasilkan kontribusi sebesar 70% dari total keuntungan yang diperoleh perusahaan selama tiga tahun terakhir ini (periode Januari 2006 – Desember 2008). Jumlah keseluruhan peningkatan modal dan aset perusahaan dalam tiga tahun terakhir adalah sebanyak 20 milyar Rupiah. 3. M empunyai lini produk yang kompetitif. Setiap bulannya produk “Cigaro” diproduksi dengan rata-rata jatah 70% dari kapasitas produksi maksimum, dan produk tersebut selalu habis diserap oleh pasar dengan tingkat retur yang rendah. Keunggulan kompetitif terletak pada harga dan rasa produk. Berdasarkan riset pasar, harga akhir produk PT Indo Sari Abadi lebih murah setidaknya 20% dibanding produk milik pesaing sejenis. Pernah diadakan kuesioner yang diadakan oleh bagian Marketing perusahaan berlokasi di Taman M ini Indonesia Indah pada tahun 2007 lalu yang menyatakan bahwa lebih dari 80% responden lebih menyukai rasa produk “Cigaro” dibanding produk pesaing lain.
126 4. Inovasi berkelanjutan. PT Indo Sari Abadi telah meluncurkan lebih dari 10 lini produk dalam kurun waktu 5 tahun terakhir. Produk teranyar bernama ”M e-ong wafer stick” akan beredar di pasar pada bulan Februari 2009. 5. Jaringan distribusi dan penjualan mandiri. Tidak seperti kebanyakan pesaing lain yang menggunakan perusahaan outsourcing untuk menangani jaringan distribusi dan penjualan, PT Indo Sari Abadi melakukan investasi jangka panjang yang lebih menguntungkan dengan cara membangun sendiri jaringan distribusi dan penjualannya secara mandiri. Walaupun membutuhkan investasi awal yang cukup berat, strategi ini menghasilkan rantai nilai yang lebih pendek dan memberi banyak keuntungan strategis dan operasional bagi perusahaan serta konsumen. 6. Pelopor produk jenis “wafer cerutu coklat” di industri wafer Indonesia. Inovasi dalam bidang rasa dan kemasan produk ini telah memberikan head start bagi PT Indo Sari Abadi dalam hal pemasaran dan penjualan produk. Hal inilah yang menjadi batu loncatan PT Indo Sari Abadi sehingga mampu membuat daya saing perusahaan menjadi tinggi.
3.7.2 Kelemahan (Weakness) 1. Tidak seimbangnya kapasitas produksi dengan permintaan pasar. Saat ini permintaan pasar lebih besar dibanding kapasitas produksi perusahaan. Hampir setiap bulannya produksi selalu berjalan dalam kapasitas penuh dan dalam setahun pasti selalu ada penambahan mesin, namun perusahaan masih tetap kewalahan mengatasi permintaan pasar. Sangat disayangkan peluang ini kurang
127 bisa dimanfaatkan oleh perusahaan karena alokasi modal (capital) terhadap bagian produksi masih belum ditingkatkan. 2. Sistem informasi belum diimplementasikan secara menyeluruh. Selama ini arus informasi dan pencatatan pada bagian produksi dan inventori (gudang) masih berjalan secara manual (menggunakan tulisan tangan di atas kertas laporan), sedangkan sistem hanya digunakan pada bagian administratif dan pendukung produksi seperti di bagian pembelian, keuangan, dan accounting. 3. Biaya komunikasi yang tinggi. Dengan banyaknya paperwork dan laporan berbentuk fisik yang dikerjakan setiap hari mengakibatkan tingginya biaya komunikasi antar departemen dalam perusahaan. Selain itu juga ada biaya penggunaan telepon, fax, dan jasa kurir yang menjadi perantara pabrik dengan depo. 4. Pemasaran masih kurang efektif. Dalam memasarkan produk PT Indo Sari Abadi lebih mengarah ke push marketing ketimbang pull marketing. Selama ini PT ISA lebih banyak bermain lewat trade channel (trade promo), dimana saluran pemasaran didorong ke arah konsumen. Sedangkan di pull factor-nya kurang digarap untuk menarik permintaan dari masyarakat sehingga promosinya sedikit. M etode tersebut dirasa belum memberikan hasil yang memuaskan bagi perusahaan. 5. Keterbatasan sumber daya manusia. Selama ini pengambilan keputusan untuk strategi perusahaan hanya dilakukan oleh pemilik perusahaan. PT Indo Sari Abadi seharusnya mulai merekrut profesional handal yang berpengalaman dan memahami betul gambaran bisnis produk wafer Indonesia.
128 3.7.3 Peluang (Opportunities) 1. Pangsa pasar wafer besar. Dengan jumlah penduduk Indonesia sebesar 230 juta jiwa dan tingkat penerimaan masyarakat terhadap wafer yang hampir 100% baik di perkotaan maupun pedesaan, tidak mengherankan kalau nilai pasarnya bisa mencapai lebih dari Rp 5 triliun. Lebih menggiurkan lagi, jumlah anak-anak di Indonesia (usia 0-14 tahun) tergolong sangat besar. Berdasarkan data yang dilansir Badan Pusat Statistik tahun 2001, jumlah anak usia tersebut mencapai 63,9 juta orang, atau sekitar 30% jumlah penduduk Indonesia. Jumlah itu terbagi: usia 0-4 tahun sebanyak 21,7 juta (10,4%), usia 5-9 tahun 21,2 juta (10,2%), dan usia 10-14 tahun 21,07 juta (10,1%). Saat ini, jumlahnya mungkin lebih besar lagi. Suatu besaran pasar yang sangat menggiurkan. 2. Tingginya tingkat pertumbuhan pasar wafer sekitar 10% per tahun. Hal ini menandakan bisnis makanan ringan makin prospektif, menurut majalah Business Review. Hal ini terjadi karena wafer telah menjadi jenis snack yang populer, sebagai pengganti nasi saat lapar dan sekaligus sebagai makanan disaat berkumpul maupun melakukan aktivitas di luar rumah. 3. Perkembangan teknologi informasi yang pesat. Teknologi informasi telah berkembang dan mencapai tahap dimana TI tersebut dapat diaplikasikan untuk mendukung proses bisnis industri wafer. Hal ini memungkinkan industri untuk berkembang lebih baik lagi dengan adanya pemotongan biaya, penghematan waktu, dan pembangunan sistem SCM berbasis teknologi untuk menciptakan supply chain yang lebih canggih dan kompetitif. 4. Adanya peningkatan trend konsumerisme masyarakat. Hal ini ditemui terutama menjelang pergantian tahun dan hari raya seperti lebaran. Dalam kondisi krisis
129 ekonomi yang dialami Indonesia saat ini, menurut Parsudi Suparlan (2003), antropolog dari Universitas Indonesia, tidak tampak adanya perasaan tengah mengalami krisis, malahan konsumerisme terus meningkat. 5. Peluang untuk melakukan ekspansi sangat besar. Dengan didukung jaringan distribusi yang kuat dan modal yang mencukupi, maka perusahaan mempunyai peluang yang bagus untuk melakukan ekspansi / mengembangkan perusahaan dengan cara memasuki bisnis produk lain yang menjanjikan, mulai dari bisnis biskuit, jeli, permen yang sejalur dengan industri wafer.
3.7.4 Ancaman (Threats) 1. Krisis finansial global yang pengaruhnya cukup terasa di Indonesia. Hal ini hampir menyebabkan Indonesia resesi. Pada industri snack faktor ini tidak berpengaruh banyak terhadap tingkat penjualan. Namun faktor ini menyebabkan industri berhenti melakukan ekspansi karena adanya kekuatiran bahwa krisis ini akan berlangsung cukup lama. Industri juga cenderung menghadapi krisis global dengan cara meningkatkan efektifitas kerja, atau pilihan populer adalah dengan cara PHK. 2. Tingkat diferensiasi produk besar. Artinya tingkat inovasi dari produk ini sangat tinggi, setiap tahunnya puluhan produk baru dengan rasa baru, tekstur baru, maupun kemasan baru selalu muncul membanjiri pasar. Hal ini mengharuskan perusahaan untuk terus berinovasi. 3. Kenaikan harga minyak dan bahan baku pokok. Bahan baku utama industri wafer seperti gandum, terigu, kedelai, dan bahan lainnya mengalami kenaikan, tercatat pada awal tahun 2008 sebesar lebih dari 30% (sumber: Kompas). Sepanjang
130 tahun 2008 kondisi ini makin diperparah dengan adanya kenaikan harga minyak dunia hingga melebihi U S$100/barrel yang pada akhirnya memaksa industri untuk meningkatkan biaya transportasi. Walaupun kini harga minyak dunia sudah relatif stabil kembali (di kisaran U S$40/barrel), faktor ini tetap mendorong industri untuk menaikkan harga jual produk. PT Indo Sari Abadi pun telah meningkatkan harga produk sebesar 5% pada bulan Februari 2008. Hal ini dapat berpengaruh terhadap turunnya tingkat penjualan dan ketidaksetiaan pasar akan merek produk wafer tertentu. 4. Populernya sistem konsinyasi (jual titip) produk. Didorong tingkat persaingan yang tinggi, banyak agen besar yang enggan menggunakan sistem direct selling. Agen cenderung lebih suka menggunakan sistem konsinyasi produk yang hanya menguntungkan agen secara sepihak. Kondisi ini memberatkan
perusahaan
produsen wafer karena adanya proses bisnis tambahan yakni retur barang dari agen, kemudian perusahaan harus menjual kembali produk tersebut. 5. Product life cycle yang relatif pendek. Karena merupakan produk fashion, maka wafer memiliki siklus daur hidup produk yang relatif singkat. Ini tentunya merupakan tantangan bagi mereka yang menguasai pasar saat ini untuk terus melakukan inovasi. Bila tidak, akan digerogoti oleh para pendatang baru.
131 3.8 Evaluasi Faktor Internal (IFE) Tabel 3.2: M atriks IFE No.
Faktor Internal Kunci
Bobot
Peringkat
Nilai
Faktor Kekuatan Internal S1 S2
Meningkatnya omset penjualan serta aset perus ahaan Mempunyai lini produk yang kompetitif.
0.151 0.141
4 4
0.604 0.566
S3
Inovasi berkelanjutan.
0.112
3
0.336
S4
Jaringan distribusi dan penjualan mandiri.
0.117
4
0.468
S5
Pelopor produk jenis “wafer cerutu coklat” di industri wafer Indonesia.
0.103
3
0.310
Faktor Kelemahan Internal W1
Tidak seimbangnya kapasitas produksi dengan permintaan pasar.
0.085
1
0.085
W2
Sistem informasi belum diimplementasikan secara menyeluruh.
0.077
1
0.077
W3 W4
Biaya komunikasi yang tinggi Pemasaran masih kurang efekti f.
0.072 0.085
1 2
0.072 0.169
W5
Keterbatasan sumber daya manusia.
0.058
2
0.115
Total
1
2.801
Nilai total rata-rata tertimbang IFE (ditunjukkan pada Tabel 3.2: Matriks IFE) sebesar 2.801 (lebih besar dari 2.5) menunjukkan bahwa PT Indo Sari Abadi memiliki posisi internal yang kuat. Hasil peringkat dan bobot IFE didapat dari input data wawancara dan kuesioner, yang kemudian dikalkulasikan menggunakan metode pairwise comparison yang dapat dilihat pada halaman Lampiran.
3.9 Evaluasi Faktor Eksternal (EFE) Nilai total rata-rata tertimbang EFE (ditunjukkan pada Tabel 3.3) sebesar 2.845 (lebih besar dari 2.5) menunjukkan bahwa PT Indo Sari Abadi mampu mengambil keuntungan dari peluang yang ada sekaligus dapat meminimalkan efek dari ancaman yang ada dalam industri. Hasil peringkat dan bobot EFE didapat dari input data wawancara dan kuesioner, yang kemudian dikalkulasikan menggunakan metode pairwise comparison yang dapat dilihat pada halaman Lampiran.
132 Tabel 3.3: M atriks EFE No.
Faktor Eksternal Kunci
Bobot
Peringkat
Nilai
Faktor Peluang Eksternal O1
Pangsa pasar wafer besar.
0.145
4
0.580
O2 O3
Tingkat pertumbuhan pasar wafer sekitar 10% per tahun Perkembangan teknologi informasi yang pesat.
0.147 0.099
4 4
0.590 0.395
O4
Adanya peningkatan trend konsumerisme masyarakat.
0.104
4
0.416
O5
Peluang untuk melakukan ekspansi sangat besar.
0.092
3
0.275
Faktor Ancaman Eksternal T1
Krisis finansial global yang pengaruhnya cukup terasa di Indonesia.
0.098
2
0.196
T2
Tingkat diferensiasi produk besar.
0.085
1
0.085
T3
Kenaikan harga bahan baku pokok serta minyak dunia.
0.080
1
0.080
T4 T5
Populernya sistem konsinyasi (jual titip) produk. Product life cycl e yang relati f pendek.
0.073 0.077
1 2
0.073 0.154
Total
1
2.845
3.10 Matriks S WOT Setelah mendapatkan hasil evaluasi dari faktor internal (IFE) dan faktor eksternal (EFE), maka tahap selanjutnya yang akan digunakan untuk memperoleh detil strategi yang akan dikembangkan adalah matriks SWOT yang digambarkan pada Tabel 3.4.
3.11 Matriks Internal dan Eksternal (IE Matrix) Hasil evaluasi dari matrix IFE dan EFE yang digambarkan pada matrix IE (Tabel 3.5: M atriks IE) menunjukkan bahwa posisi PT Indo Sari Abadi berada pada Sel V (range EFE menengah dan range IFE menengah). Dimana strategi yang umumnya diterapkan pada sel III, V, atau VII merupakan tipe strategi jaga dan pertahankan (Strategi Penetrasi Pasar dan Strategi Pengembangan Produk).
133 Tabel 3.4: M atriks SWOT
Opportunities: 1. Pangsa pasar wafer besar. 2. Tingkat pertumbuhan pasar wafer sekitar 10% per tahun 3. Perkembangan teknologi informasi yang pesat. 4. Adanya peningkatan trend konsumerisme masyarakat. 5. Peluang untuk melakukan ekspansi sangat besar.
Threats: 1. Krisis finansial global yang pengaruhnya cukup terasa di Indonesia. 2. Tingkat diferensiasi produk besar. 3. Kenaikan harga bahan baku pokok serta minyak dunia. 4. Populernya sistem konsinyasi (jual titip) produk. 5. Product life cycl e yang relati f pendek.
Strengths: 1. Meningkatnya omset penjualan serta as et perusahaan 2. Mempunyai lini produk yang kompetitif. 3. Inovasi berkelanjutan. 4. Jaringan distribusi dan penjualan mandiri. 5. Pelopor produk jenis “ wafer cerutu coklat” di industri wafer Indonesia.
Weaknesses: 1. Tidak seimbangnya kapasitas produksi dengan permintaan pasar. 2. Sistem informasi belum diimplementasikan secara menyeluruh. 3. Biaya komunikasi yang tinggi 4. Pemasaran masih kurang efekti f. 5. Keterbatasan sumber daya manusia.
Strategi SO: 1. Membangun sistem informasi terintegrasi. (S3 O3) 2. Pengembangan jalur distribusi ke seluruh wilayah Sumatra dan Bali. (S4 O1 O5) 3. Mengarahkan investasi perusahaan pada distribusi (penambahan depo dan armada). (S4 O1 O2 O4)
Strategi WO: 1. Menggencarkan program promosi produk. (W4 O1 O2 O4) 2. Meningkatkan kapasitas produksi untuk memenuhi permintaan. (W1 O1 O2 O4) 3. Membangun sistem e-SCM untuk meningkatkan efisiensi biaya dan waktu dari proses bisnis perusahaan. (W2 W3 O3) 4. Meningkatkan kinerja PPIC untuk memaksimalkan efekti fitas produksi. (W1 O1)
Strategi ST: 1. Mendorong R&D untuk inovasi dan diversifikasi produk. (S3 S5 T1 T2 T5)
Strategi WT: 1. Mengembangkan riset pasar. (W4 T1) 2. Membangun sistem penjualan konsinyasi. (W2 W3 T4) 3. Bekerjasam a dengan profesional untuk meningkatkan kualitas manajemen. (W1 W5 T1)
134 Tabel 3.5: M atriks IE Kuat 3,0 - 4,0
TERTIMBANG EFE
TOTAL RATA RATA
4,0 Tinggi 3,0 - 4,0 Menengah 2,0 - 2,99 Rendah 1,0 - 1,99
TOTAL RATA RATA TERTIMBANG IFE Rata-rata Lemah 2,0 - 2,99 1,0 - 1,99 3,0 2,0
I
II
III
IV
V
VI
VII
VIII
IX
1,0
3,0
2,0
1,0
3.12 Matriks QS PM (Quantitive Strategic Planning Matrix) Hasil perhitungan dari matriks QSPM yang terdapat pada Tabel 3.6 menunjukkan bahwa perusahaan akan menjalankan strategi “M embangun sistem eSCM ” yang memiliki bobot tertinggi dari kedua alternatif strategi.
3.13 Proses Bisnis Gambaran proses bisnis seperti terlihat pada Gambar 3.23 mencakup sistem penawaran, pemesanan, produksi, penjualan, dan retur. Berikut merupakan garis besar proses bisnis PT Indo Sari Abadi: Pertama-tama bagian marketing akan mengajukan Surat Penawaran Produk kepada konsumen. Proses ini biasanya melibatkan tanya jawab dan negosiasi antara bagian marketing dengan konsumen. Dan apabila penawaran tersebut diterima, maka konsumen akan mengajukan pemesanan dan diterima oleh bagian penjualan. Setelah itu bagian penjualan akan melakukan pengecekan stok produk. Apabila stok produk di Gudang Barang Jadi (GBJ) mampu memenuhi pesanan konsumen maka langsung dilakukan proses pengiriman barang. Namun apabila stok produk di GBJ tidak
135 Tabel 3.6: M atriks QSPM
Faktor Kunci
Faktor Eksternal Kunci Pangsa pasar wafer besar. Tingkat pertumbuhan pasar wafer sekitar 10% per tahun Perkembangan teknologi informasi yang pesat. Adanya peningkatan trend konsumerisme masyarakat. Peluang untuk melakukan ekspansi sangat besar. Krisis finansial global yang pengaruhnya terasa di Indonesia. Tingkat diferensiasi produk besar. Kenaikan harga bahan baku pokok serta minyak dunia. Populernya sistem konsinyasi (jual titip) produk. Product life cycle yang relatif pendek. Total bobot faktor eksternal kunci Faktor Internal Kunci Meningkatnya omset penjualan serta aset perusahaan Mempunyai lini produk yang kompetitif. Inovasi berkelanjutan. Jaringan distribusi dan penjualan mandiri. Pelopor produk jenis “wafer cerutu coklat” di industri wafer Indonesia. Tidak seimbangnya kapasitas produksi dengan permintaan pasar. Sistem informasi belum diimplementasikan secara menyeluruh. Biaya komunikasi yang tinggi Pemasaran masih kurang efektif. Keterbatasan sumber daya manusia. Total bobot faktor internal kunci Total nilai ketertarikan
Bobot
ALTERNATIF STRATEGI Penetrasi Pasar Pengembangan (Pengembangan jalur Layanan (Membangun distribusi) sistem e-SCM) AS TAS AS TAS
0.145
4
0.580
1
0.145
0.147
-
-
-
-
0.099
1
0.099
4
0.395
0.104
-
-
-
-
0.092
4
0.367
1
0.092
0.098
-
0.085
-
-
-
-
0.080
1
0.080
4
0.321
0.073
1
0.073
4
0.292
0.077
-
-
-
-
0.151
4
0.604
4
0.604
0.141 0.112
3 1
0.424 0.112
1 4
0.141 0.448
0.117
4
0.468
3
0.351
0.103
4
0.413
1
0.103
0.085
1
0.085
4
0.340
0.077 0.072
1 2
0.077 0.143
4 4
0.307 0.287
0.085
-
-
-
-
0.058 1
-
-
-
-
-
1
3.525
3.825
136
mencukupi maka bagian penjualan akan mengajukan Surat Permintaan Produksi kepada bagian produksi. Bagian GBB selalu bertanggung jawab terhadap stok bahan baku yang dimiliki perusahaan. Setiap harinya kepala gudang akan melakukan penilaian dengan cara mengamati mesin produksi dan berapa kapasitas yang mereka hasilkan pada hari tertentu. Di saat stok bahan baku mulai menipis maka GBB akan meminta penambahan bahan baku kepada bagian Pembelian, kemudian bagian pembelian akan menghubungi Supplier dan melakukan pemesanan bahan baku. Proses produksi melibatkan beberapa sub-proses, yakni pembuatan adonan di lab, pencetakan menggunakan mesin, dan proses packing. Setelah proses produksi selesai dilakukan maka barang jadi akan disimpan ke Gudang Barang Jadi (GBJ) dimana barang tersebut menanti untuk dikirimkan ke depo atau konsumen. Setelah keluar Sales Order (biasanya beserta faktur penjualan dan surat jalan) dari bagian penjualan, maka barang akan dikirim ke depo atau konsumen. Konsumen yang melakukan proses retur mengirimkan barang retur yang dikategorikan rusak atau kadaluarsa kepada bagian penjualan untuk diperiksa. Apabila syarat-syarat terpenuhi maka bagian penjualan akan mengeluarkan surat retur kepada pihak GBJ, untuk kemudian dilakukan penggantian barang kepada konsumen.
137
6. Surat perminta an pe mbelian (SPP) bahan baku
7. Surat pemesanan bahan baku Sup plier
Pembelian 8. bahan baku + surat jalan + faktur pembelian
GBB
Bahan baku yang 5. cek stock ba han b aku disimpan terlalu lama 9. bahan baku
Kesalahan i nformasi pengiriman dan penerimaan barang
1. Surat penawaran prod uk Marketing
$
4. Surat permin taan produksi (SPP)
2. Su rat pemesanan kon sumen 13. barang retur Konsumen
Penjualan
Bahan baku tidak sinkron deng an kebutuhan produksi
Produksi
14. Surat pen giriman (retu r) 10. bara ng jadi + surat pengiriman barang jadi 11. Sale s Order + Faktur Pen jualan 15. b arang + surat jalan + sura t retur 3. Pengecekan stok produk 12. bara ng + Surat Jalan + Faktur Penjualan
Hambatan produksi karena stok bahan baku kosong
GBJ
Gambar 3.23: Proses pemesanan, penjualan, pembelian dan retur PT Indo Sari Abadi
138 3.14 Analisis Kebutuhan Informasi Tabel 3.7: M atriks analisis kebutuhan informasi Strategi Membang un sistem inform asi terintegras i.
Membang un sistem e-SCM.
Membang un sistem tender bahan baku.
Tujuan
Sasaran
Memenuhi - Pembuatan kebutuhan database terpus at arus inform asi - Komputerisasi yang tepat proses bisnis sasaran, tepat waktu, dan - Peningkatan akurat. efekti fitas operasional.
Permasalahan
- Aktivitas bisnis kurang responsi f karena informasi jarang beredar di luar lingkup internal masingmasing bagian. - Perencanaan produksi sering terhambat. Meningkatka - Sharing informasi - Adanya n value stok dan redundancy data berupa permintaan karena efisiensi bahan/produk. keterlambat an / biaya dan kesalahan waktu dari - Administrasi inform asi proses bisnis elektronik secara pengiriman dan yang langsung. penerimaan menghubung barang kan - Hambatan perusahaan produksi karena dengan rekan stok bahan bisnis supplier kosong (supplier dan - Tingkat pelanggan). permintaan yang fluktuati f mendorong perusahaan meningkatkan stok idle produk. Manajemen - Proses tender real- - Proses negosiasi tender bahan time yang tendering sangat baku memudahkan memakan biaya terkomputeris pekerjaan semua dan waktu staff asi yang pihak. karena adanya dapat perbedaan jarak memberikan - Upgrade value dan waktu. value kepada chain antara - Tingginya arus perusahaan perusahaan proposal dan secara dengan supplier requirement signifikan. yang menyulitkan perusahaan dalam memilih tender yg tepat.
Solusi - Peningkatan pembagian inform asi antar bagian
Kebutuhan Informasi - Data stok gudang - Peramalan produksi
- Alokasikan penanggung jawab yang jelas untuk bagian PPIC. - Perbaiki kualitas - Data stok inform asi rekan bisnis - Integrasikan sistem internal dengan supplier - Integrasikan sistem internal dengan konsumen
- Data produksi - Analisis supplier (pemesanan penawaran) - Data penerimaan barang - Data pemesanan
- Gunakan teknologi internet - Gunakan sistem tender terpusat untuk menangani proposal dan requirement
- Data tender - Data penawaran dari supplier
139 Analisis kebutuhan informasi yang terdapat pada Tabel 3.7 dibuat untuk menentukan informasi apa saja yang dibutuhkan oleh strategi perusahaan untuk digunakan dalam analisis dan perancangan sistem e-Supply Chain Management.
