PROSES ALIRAN INFORMASI KE BAWAH (DOWNWARD COMMUNICATION) DAN KE ATAS (UPWARD COMMUNICATION) PT. SUCOFINDO (PERSERO) PUSAT. (STUDI KASUS : DIVISI REKAYASA DAN TRANSPORTASI) Disusun Untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Sarjana Strata 1 (S1) Ilmu Komunikasi
Disusun Oleh:
Nama
: Rani Indriyani
NIM
: 4420411 – 004
Jurusan : Ilmu Hubungan Masyarakat
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2008
FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA Rani Indriyani (4420411 -004) Proses Aliran Informasi Ke Bawah (downward communication) Dan Ke atas (Upward communication) PT. Sucofindo (Persero) Pusat (Studi kasus : Divisi Rekayasa & Transportasi) 5 Bab, x + 25 buku, 2 skripsi, 2 artikel internet + 89 Halaman + 3 Gambar + 1 Tabel + 7 Lampiran Bibliografi ( 1989 – 2005) ABSTRAKSI Dalam suatu organisasi, aliran informasi dapat membantu menentukan iklim dan moral organisasi. Keberhasilan suatu organisasi sangat dipengaruhi oleh komunikasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) yang seimbang dan lancar. PT. Sucofindo (Persero) yang telah mempunyai kemitraan yang cukup banyak, tidak terlepas dari peranan pimpinan dan karyawan. Pemimpin merupakan posisi kunci dari sebuah organisasi, sedangkan karyawan merupakan bawahan yang menjalankan kewajiban tugas atas perintah yang diberikan dari pihak atasan. Oleh karena itu, penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran mengenai proses aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) PT. Sucofindo (Persero) pusat, Divisi Rekayasa dan Transportasi. Definisi konsep sebagai acuan adalah aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication). Fokus penelitian ini hanya meneliti isi pesan komunikasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) yang diambil dari buku komunikasi organisasi yang disusun oleh Arni Muhammad. Pendekatan penelitian ini adalah kualitatif, dengan menggunakan metode deskriptif . Pengumpulan data primer, dilakukan dengan wawancara mendalam (indepth interview) kepada Asisten Vice President, Senior manager dan manager sedangkan data sekundernya didapatkaan studi kepustakaan. Penelitian dilakukan pada Januari – Mei 2007. Hasil penelitian menunjukan bahwa proses aliran informasi ke bawah (downward communication) lebih pada instruksi tugas secara lisan dan tertulis dan pesan yang disampaikan oleh atasan mempengaruhi bawahan untuk bekerja lebih optimal sedangkan aliran informasi ke atas (upward communication )menunjukan bahwa bawahan dalam hal menyampaiakan perasaan dan pikiran tidak sepenuhnya terbuka kepada atasan. Namun demikian, secara keseluruhan dapat disimpulkan bahwa proses aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication ) telah menggambarkan bahwa kedua aliran informasi tersebut berjalan dengan baik.
KATA PENGANTAR
Puji syukur
penulis panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena berkat
rahmat dan ijinNya-lah penulis dapat menyelesaikan penulisan skripsi yang berjudul Proses aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) PT. Sucofindo (Persero) Pusat (Studi kasus : Divisi rekayasa dan transportasi) Penulisan ini merupakan salah satu syarat untuk mencapai gelar sarjana pada Fakultas Ilmu Komunikasi Mercubuana. Penulis menyadari skripsi ini masih jauh dari sempurna karena keterbatasan kemampuan penulis. Oleh karena itu mudah mudahan dapat diperbaiki melalui saran dan kritik yang membangun. Penulis mendapat dukungan dan bantuan yang tidak ternilai dari berbagai pihak dalam penulisan dan penyelesaian skripsi, karena itu pada kesempatan ini penulis ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada : 1. Ibu Ispawati, Dra, MM selaku pembimbing utama penlis yang bersedia memberikan waktu, perhatian dan kesabaran serta pengertian dalam membimbing penulis 2. Ibu Diah Whardhani, Dra, Msi selaku Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercubuana atas kemudahan dalam urusan birokrasi penelitian. 3. Ibu Marhaeni F.Kurniawati S.Sos, M.Si, selaku Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Masyarakat Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercubuana, yang telah banyak membantu penulis selama masa kuliah hingga penulisan skripsi. 4. Seluruh satff pengajar Fakultas Ilmu Komunikasi Univeritas Mercubuana yang telah membimbing dan mendidik penulis selama masa perkuliahan.
5. Seluruh karyawan PT. Sucofindo (Persero) Divisi Engineering and Transportation atas kesempatan yang diberikan sehingga penulis memperoleh data yang dibutuhkan untuk melengkapi tulisan 6. Rekan –rekan kuliah PKSM public relation 2004, terutama tante mel, mba rita, fitri, sandra, indri, ira, yuni, mini, thanks sudah banyak membantu & kasih support selama perkuliahan hingga menyelesaikan skripsi. 7. Suami ku tercinta yang telah meluangkan waktu untuk membantu penulis memyelesaikan skripsi. 8. Orang tua terutama mamaku tercinta yang telah memberikan support selama menyelesaikan skripsi. 9. Bapak Drs.Farid Hamid, M.Si yang telah memberikan support bagi penulis untuk menyelesaikan skripsi ini.
Akhir kata, penulis berharap semoga skripsi ini dapat memberikan manfaat yan berarti.
Penulis Jakarta, April 2008
Rani Indriyani
DAFTAR ISI
COVER ..........................................................................................................
i
LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI.............................................................
ii
TANDA LULUS SIDANG SKRIPSI..............................................................
iii
LEMBAR PERSETUJUAN PERBAIKAN SKRIPSI.....................................
iv
LEMBAR PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI .....................................
vi
ABSTRAKSI ...................................................................................................
vii
KATA PENGANTAR .....................................................................................
x
DAFTAR ISI....................................................................................................
xi
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................
xii
DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................
xii
BAB I 1. 1
PENDAHULUAN
Latar Belakang .....................................................................................
1
1..2 Perumusan Masalah ..............................................................................
7
1.3 Tujuan Penelitian ...................................................................................
7
1.4 Manfaat Hasil Penelitian .........................................................................
7
1..4.1 Signifikansi Akademis .................................................................
7
1.4.2 Signifikansi Praktis .......................................................................
8
BAB II KERANGKA TEORI 2.1 Komunikasi .............................................................................................
9
2.1.1 Pengertian Komunikasi ............................................................
9
2.1.2 Fungsi Komunikasi ..................................................................
13
2.1.3 Tujuan Komunikasi ..................................................................
14
2.2 Komunikasi Organisasi ........................................................................
15
2.3 Aliran Informasi Internal .........................................................................
20
2.3.1 Komunikasi ke bawah (downward Communication) ..................
21
2.3.2 Komunikasi ke atas (upward Communication) ...........................
29
2.4 Pemimpin ...........................................................................................
34
2.4.1 Pengertian Pemimpin..................................................................
34
2.4.2 Fungsi Pemimpin .......................................................................
35
2.4.3 Indikator – indikator Pemimpin..................................................
36
2.4.4 Pendekatan Pemimpin ...............................................................
37
2.5 Karyawan (Employee) .........................................................................
39
BAB III. METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Tipe Penelitian .........................................................................................
45
3.2 Metode Penelitian ....................................................................................
45
3.3 Teknik Pengumpulan Data ......................................................................
46
3.3.1 Data primer .............................................................................
47
3.3.2 Data sekunder .........................................................................
47
3.4 Key Informan .........................................................................................
48
3.5 Definisi Konsep .......................................................................................
49
3.5.1 Proses .....................................................................................
49
3.5.2 Aliran informasi .......................................................................
50
3.5.3 Komunikasi ke bawah (downward communication) ................
50
3.5.4 Komunikasi ke atas (upward communication) .........................
50
3.6 Fokus Penelitian ......................................................................................
51
3.7 Teknik Analisa Data ................................................................................
52
BAB IV. HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Objek Penelitian .....................................................................
53
4.1.1 Sejarah PT. Sucofindo (Persero) ................................................
53
4.1.2 Visi, Misi Dan Nilai-nilai .......................................................
55
I4.1.3 Visi Persahaan ........................................................................
55
4.1.4 Misi Perusahaan .....................................................................
55
4.1.5 Nilai-nilai ...............................................................................
56
4.2 Stuktur Organisasi ..................................................................................
58
4.3 Hasi Penelitian ........................................................................................
64
4.3.1 Isi pesan komunikasi ke bawah .................................................
65
4.3.1.1 Instruksi tugas .........................................................
65
4.3.1.2 Rasional ..........................................................................
67
4.3.1.3 Ideologi ..............................................................................
69
4.3.1.4 Informasi .........................................................................
70
4.3.1.5 Balikan .............................................................................
71
4.3.2 Isi Pesan komunikasi ke atas .....................................................
73
4.3.2.1 Informasi mengenai pekerjaan, hasil yang dicapai serta rencana rencana yang akan datang .............................................................. 4.3.2.2
73
Informasi mengenai persoalan-persoalan kerja yang belum
dipecahkan bawahan .....................................................................
75
4.3.2.3 Informasi mengenai saran atau gagasan .............................
76
4.3.2.4 Informasi mengenai perasaan dan pikiran bawahan .........
77
4.4 Analisa Data ............................................................................................
79
BAB. V PENUTUP 5.1 Kesimpulan .............................................................................................
85
5.2 Saran..........................................................................................................
86
5.2.1 Saran Akademis .......................................................................
86
5.2.1 Saran Praktis .............................................................................
87
DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN-LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Gambar 2.1 Model komunikasi dua arah (Seiler, 1998) .................................
12
Gambar 4.2.1 Stuktur Organisasi divisi rekayasa dan transportasi ................
62
DAFTAR LAMPIRAN
1.
Surat pengantar penelitian Universitas Mercubuana
2.
Pedoman wawancara mendalam kepada key informan
3.
Hasil wawancara mendalam kepada key informan
4.
Stuktur Organisasi PT. Sucofindo (Persero)
5.
Stuktur Organisasi Divisi Rekaysa dan Transportasi
BAB I PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia usaha di era globalisasi ini terus meningkat. Hal ini
menyebabkan persaingan ketat yang terjadi menuntut perusahaan untuk terus meningkatkan mutu pelayanan, kwalitas sumber daya manusia, operasional perusahaan serta perbaikan-perbaikan manajemen yang cepat, tanggap dan tepat untuk meraih kepuasaan publiknya. Dalam kehidupan suatu organisasi, pesan komunikasi merupakan hal yang penting dan perlu menjadi perhatian setiap orang, baik pimpinan organisasi maupun para pegawainya, karena banyak sedikitnya ikut mempengaruhi kepada tingkah laku para pekerjanya. Pesan komunikasi yang dibangun dengan baik akan mampu melahirkan rasa saling pengertian dan kerjasama diantara sesama anggotanya. Hal itu mendorong para pegawai untuk melakukan tindakan yang sesuai dengan apa yang diinginkan pimpinan dan apa yang diinginkan bawahan atau pegawai merupakan hasil yang paling sulit dicapai dalam komunikasi, sepertinya lebih mudah mengusahakan agar pesan dipahami dari pada mengusahakan agar pesan pimpinan dapat disetujui.1 Komunikasi merupakan salah satu aspek penting dalam kehidupan. Dengan berkomunikasi maksud dan tujuan dapat disampaikan.
Setiap bentuk
organisasi dalam melakukan kegiatan komunikasi tidaklah sama, masing-masing organisasi mempunyai karakter dan cara komunikasi yang berbeda-beda. Untuk 1
Dedy Mulyana, Human Communications, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 1996, Hal.202.
setiap karakter organisasi, misalnya dalam bentuk suatu perusahaan sangat tergantung pada skala besar kecilnya perusahaan tersebut. Jika bentuk perusahaan hanya memiliki beberapa orang karyawan, maka penyampaian informasi dapat dilakukan secara langsung kepada karyawan tersebut. Lain halnya dengan perusahaan besar yang memiliki ratusan bahkan ribuan karyawan, maka penyampaian informasi kepada mereka merupakan suatu pekerjaan yang mungkin sangat kompleks dan memerlukan kemampuan sumber daya manusia untuk membuat suatu konsep dalam menentukan jaringan komunikasi yang efektif dan efisien di lingkungan perusahaan. Melihat hal tersebut di atas, maka perusahaan harus dapat menerapkan sistem pengelolaan iklim komunikasi yang mendukung bagi karyawannya dalam menjalankan pekerjaannya untuk dapat mencapai tujuan perusahaan. Tujuan perusahaan merupakan sumbangan dari jerih payah semua anggota organisasi yang diberikannya melalui satuannya masing-masing.2 Salah satu tantangan terbesar dalam komunikasi organisasi adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagaimana menerima informasi dari seluruh bagian organisasi3. Sebagian besar komunikasi organisasi berlangsung dari orang ke orang atau diadik yang hanya melibatkan sumber pesan dan penerima yang menginterpretasikan pesan sebagai tujuan akhir.4 Sudah bisa dipastikan bila sesorang dapat memilih kata yang tepat, mempersiapkannya jauh sebelumnya, dan mengemukakannya dengan tepat pula, maka didapatkan hasil yang sempurna.
2
Buchari Zainin, Manajemen Dan Motivasi, Balai Aksara, Jakarta, 1994. hal..45 R.Wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi – Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Penerbit PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005. hal. 170 4 Ibid, hal.171
3
Di dalam stuktur organisasi tentunya memiliki pengaruh yang menentukan pada pola dan peranan komunikasi. Pesan dalam suatu organisasi mejadi hal yang sangat penting karena penyampaian pesan dalam komunikasi adalah kegiatan mempengaruhi orang lain yang merupakan bagian dari kehidupan sehari-hari, dalam berbagai situasi sesorang berusaha mempengaruhi sikap orang lain dan berusaha agar komunikan memahami ucapan yang disampaiakan oleh komunikator. Hal penting yang dapat memacu suatu komunikasi yang baik antara kedua belah pihak yaitu pimpinan dan pegawainya yang benar-benar diupayakan adalah terciptanya rasa memiliki dan rasa tanggung jawab bersama sehingga pegawai merasa dirinya dibutuhkan dan dihargai.5 Perbedaan persepsi dari setiap anggota organisasi adalah hal yang wajar. Perbedaan tersebut terletak pada sudut pandang penilaian terhadap informasi yang diterima anggota organisasi, yang didalamnya menyangkut kepentingan tertentu dari setiap anggota tersebut. Baik-buruknya organisasi dipengaruhi oleh bermacam-macam cara anggota organisasi bertingkah laku dan berkomunikasi. Organisasi yang penuh persaudaraan mendorong para anggota organisasi berkomunikasi secara terbuka, rileks, ramah tamah, dengan anggota lainnya. Sebaliknya suasana yang negatif atau tidak kooperatif menjadikan anggota organisasi tidak berkomunikasi secara terbuka. Dalam proses komunikasi dalam organisasi, pemimpin bertanggung jawab dalam memberikan kontribusi untuk membangkitkan suasana komunikasi yang baik. Dalam suatu komunikasi antara atasan dan bawahan, pesan yang disampaikan biasanya mengalir dari jabatan yang lebih tinggi kepada jabatan yang 5
Frank Jefkins, Public Relation, Erlangga, Jakarta, 2003, hal 183.
lebih rendah dengan menggunakan mata hirarki yang lebih banyak. Perusahaanperusahaan pada umumnya memperhatikan hal-hal tersebut, tetapi lebih memperhatikan bagaimana tujuan perusahaan tercapai dengan baik. Tujuan umum dari komunikasi organisasi adalah membrikan sejumlah informasi kepada karyawan mengenai organisasinya, misalnya mengenai aktivitas-aktivitas organisasi dan hasil produk organisasi. Hubungan yang paling umum, dan mungkin paling penting untuk kerja organisasi secara efektif dan efisien adalah hubungan antara atasan dan bawahan, yang menciptkan serangkaian hubungan atasan dan bawahan di organisasi. Kesalahan di dalam berorganisasi biasanya kegagalan untuk menjernihkan hubungan organisasi yang menimbulkan kecemburuan, percekcokan, ketidakamanan, ketidakefisienan, dan pelepasan tanggung jawab sehingga dengan masalah yang seperti itu, komunikasi yang ada diperusahaan kurang adanaya komunikasi antara atasan dengan bawahan. Pesan komunikasi dari atasan ke bawahan menunjukan secara tidak langsung bahwa bawahan atau pegawai haruslah mempunyai informasi yang diperlukan untuk menegerjakan pekerjaannya jika pegawai itu ingin menampilkan perananya secara tepat.6 Kegiatan yang biasanya sering dilakukan dalam organisasi atau perusahaan yaitu komunikasi publik, maksudnya komunikasi yang dilakukan yaitu mengenai pertukaran pesan dengan sejumlah anggota organisasi. Salah satu ciri komunikasi organisasi yang paling nyata adalah konsep hubungan. Organisasi merupakan sebuah jaringan hubungan yang saling begantung, bila sesuatu bergantung ini berarti bahwa hal-hal tesebut saling mempengaruhi dan dipengaruhi satu sama lainnya.7 Meskipun kenyataannya
6
Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi, Bumi Aksara, Jakarta, 2002, Hal.92 R.Wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi – Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Penerbit PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005. hal. 201 7
seorang bawahan bergantung kepada atasannya dan sering berbeda dengan atasannya itu, dan atasan juga bergantung kepada bawahannya. Suatu
organisasi
harus
mempunyai
stuktur
organisasi
yang
memperlihatkan masing-masing jabatan yang ada, stuktur organisasi lengkap dengan wewenang dan tanggung jawab yang diemban oleh pemimpin dan pegawainnya. Pegawai juga membutuhkan rasa aman, hubungan yang baik antara atasan dengan bawahan, perlakuan serta dukungan yang baik dari lingkungan perusahaan agar dapat membantu para pegawai merasa aman dan nyaman dalam lingkungan organisasinya.8 Dalam pesan komunikasi antara atasan ke bawahan biasanya terdapat permasalahan yang diantaranya yaitu pola interaksi, keterbukaan, pengaruh ke atas, jarak informasi-sematik,efektif verseus atasan tidak efektif, sifat-sifat pribadi, umpan balik, dan pengaruh variabel-variabel organisasi sistemik pada kualitas umum komunikasi atasan dan bawahan.9 Oleh karena itu pesan di dalam suatu komunikasi atasan dan bawahan maupun sebaliknya menjadi sangat penting dalam mengartikan pesan yang disampaiakan oleh atasan ke bawahan maupun dari bawahan kepada atasan agar pesan yang disampaikan dapat dipahami dan dimegerti demi tercapainnya kinerja yang baik dan tujuan organisasi yang optimal. Organisasi tempat peneliti beraktivitas adalah PT. Sucofindo (Persero) pusat yang merupakan perusahaan terbesar di bidang inspeksi, supervisi, pengujian dan pengkajian (ISPP) pertama di Indonesia, yang dimiliki oleh pemerintah (BUMN).10 PT Sucofindo (Persero) menitikberatkan pada kwalitas
8
Keith davis dan Jhon Newstrom, Perilaku Dalam Organisasi, Jilid 1, Hal 44 Ibid, hal 205 10 Company Profile PT. SucoFindo (persero), Jakarta, 2004 9
pelayanan yang diberikan kepada pelanggan, menciptakan dan memelihara hubungan
usaha
yang
saling menguntungkan
yang didasarkan
kepada
kepercayaan, rasa hormat dan pengertian kepada pelanggan. Dilihat dari sisi Public Relations hal itu merupakan salah satu fungsi Public Relations yaitu membina hubungan yang harmonis antara organisasi dengan publik, baik internal maupun eksternal11. Peneliti tertarik untuk melakukan penelitian pada PT. Sucofindo (Persero) karena perusahaan ini pada dasarnya adalah perusahaan pemerintah yang birokratis, perlu diteliti mengenai masalah pesan komunikasi atasan ke bawahan (downward communication) dan bawahan ke atasan (upward communication) tersebut demi berlangsungnya tujuan perusahaan itu sendiri terutama pada permasalahan mengenai pesan-pesan tugas. Dengan kondisi yang demikian ini apakah pesan komunikasi atasan ke bawahan (downward communication) dan bawahan ke atasan (upward communication) sudah berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan yang dicapai pada perusahaan tersebut, terutama dalam stuktur organisasi pegawainya. Berdasarkan studi kasus yang dipilih adalah
divisi rekayasa &
transportasi. Dalam melakukan observasi peneliti menemukan adanya jalur komunikasi atau hirarki yang panjang dalam proses aliran informasi internalnya serta sumber daya manusia yang cukup banyak dibandingkan dengan divisi lain. Divisi ini jobs descriptionnya adalah memberikan jasa engineering dan pemeriksaan atas kondisi serta mutu peralatan industri melalui pemeriksaan kwalitas dan kondisi, sertifikasi, serta pemeriksaan mesin dan peralatan bukan baru. 11
Rosady, Ruslan, Praktik & Solusi PR: Dalam Situasi Krisis & Pemulihan Citra. Penerbit, Ghalia Indonesia, Edisi Kedua, Jakarta, 1994. hal 34
Dari uraian di atas, penulis akan meneliti
bagaimana proses aliran
informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) oleh PT Sucofindo (Persero) pusat, yang berlokasi di Jl. Raya Pasar Minggu Kav. 34 Jakarta Selatan. Penelitian ini dilakukan pada bulan Januari – Mei 2007 1.2
Perumusan dan pembatasan masalah. Berdasarkan latar belakang masalah yang diuraikan di atas, dapat
dirumuskan masalah yaitu : “Bagaimana proses aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) divisi Rekayasa & transportasi di PT.Sucofindo (Persero) Pusat ?
1.3
Tujuan Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan tujuan untuk mengetahui gambaran proses
aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) pada divisi rekayasa & transportasi, PT Sucofindo (Persero) Pusat.
1.4
Manfaat Penelitian
Tujuan penelitian ini dapat diuraikan menjadi :
1.4.1. Signifikansi Akademis Penelitian
ini
diharapkan
mampu
memberikan
masukan
bagi
pengembangan ilmu komunikasi dibidang kehumasan, karena penelitian ini juga meneliti khusus pada aliran informasi ke atas (upward communication) dan komunikasi ke bawah (downward communication) serta peneliti mengharapkan
hasil penelitian ini dapat memberikan wawasan mengenai kehumasan mengenai aliran komunikasi internal di lembaga tertentu terutama untuk mahasiswa jurusan hubungan masyarakat.
1.4.2. Signifikansi Praktis Hasil penelitian ini dapat dijadikan masukan bagi manajemen PT Sucofindo (Persero) dalam memberikan perspektif baru sebagai bahan acuan untuk memilih komunikasi yang paling tepat dan efektif dalam menyampaikan pesan dan menyebarkan informasi agar hasilnya sesuai dengan tujuan perusahaan. Diharapkan akan dapat membantu memberikan wawasan dan kebijakan perusahaan dalam mengelola aliran informasi internal
yang lebih harmonis,
terampil dan lebih efektif, yaitu dalam mengamati dan menganalisa persoalan, kemampuan menarik perhatian, mempengaruhi pendapat, kemampuan menjalin hubungan dalam suasana saling percaya satu sama lain dalam organisasi PT Sucofindo (Persero).
BAB II KERANGKA TEORI
2.1. Komunikasi 2.1.1
Pengertian komunikasi Sebelum penulis menjabarkan pengertian Aliran informasi ke bawah
(downward communication) dan ke atas (upward communication), akan dijabarkan terlebih dahulu konsep dasar yang menjadi payung besar dalam penjabaran proses aliran informasi yaitu komunikasi. Sebagai mahluk sosial, sebagian besar waktu diisi dengan melakukan komunikasi.
Dengan
berkomunikasi,
manusia
menyampaikan
maksud,
mempengaruhi pendapat, serta mengubah sikap orang lain. Komunikasi atau communication dalam bahasa Inggris, berasal dari kata latin communis yang berarti sama. Communico, communication atau communicare yang berarti membuat sama (to make common).12 Dalam bahasa yang sederhana, komunikasi adalah proses penyampaian pesan, maksud dari seseorang kepada orang lain. Sejalan dengan perkembangan ilmu komunikasi sebagai ilmu pengetahuan sosial yang bersifat multidispliner, definisi-definisi yang diberikan para ahli menjadi semakin banyak dan beragam. Masing-masing punya penekanan arti, cakupan, dan konteksnya yang berbeda satu sama lain. Dari sekian banyak definisi komunikasi tersebut, berikut ada tujuh diantaranya 13 : 1. Hovland, Janis & Kelley, komunikasi adalah suatu proses melalui seseorang (komunikator) menyampaikan stimulus biasanya dalam bentuk
12 13
Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori Dan Praktek, PT. Remaja Rosdakarya, Jakarta, 2005. hal. 9 Sasa Djuarsa Sendjaja, Pengantar Komunikasi, Penerbit Universitas Terbuka, Jakarta 1999. hal. 7
kata-kata dengan tujuan mengubah atau membentuk perilaku orang-orang lainnya (khalayak). 2. Bereslon dan Steiner, komunikasi adalah proses penyampaian informasi, gagasan, emosi, keahlian dan lain-lain. Melalui penggunaan simbol-simbol seperti kata-kata, gambar-gambar, angka-angka, dan lain-lain. 3. Harold Laswell, komunikasi adalah suatu proses yang menjelaskan siapa, mengatakan apa, dengan saluran apa, kepada siapa, dan dengan akibat apa atau hasil apa. (who, says what, in which channel, to whom, and with what effect). 4. Gode, komunikasi adalah suatu proses yang membuat sesuatu dari yang semula dimiliki oleh seseorang (monopoli seseorang) menjadi dimiliki oleh dua orang atau lebih. 5. Barnlund, komunikasi timbul didorong oleh kebutuhan-kebutuhan untuk mengurangi rasa ketidakpastian, bertindak secara efektif, mempertahankan atau memperkuat ego. 6. Ruesch, komunikasi adalah suatu proses yang menghubungkan bagian dengan bagian lainnya dalam kehidupan. 7. Weaver, komunikasi adalah seluruh produser melalui mana pikiran; seseorang dapat mempengaruhi pikiran orang lainnya.
Menurut pengertian yang dikemukakan oleh Hovland, Janis & Kelly , komunikasi yang dilakukan tidak sekedar menyampaikan maksud tetapi bertujuan untuk mengubah perilaku atau mempengaruhi seseorang atau sekelompok orang agar bersikap atau berperilaku tertentu. Perubahan sikap tersebut sesuai dengan salah satu efek komunikasi yaitu efek perilaku, yang menyatakan bahwa pesan
yang diterima tidak sekedar untuk
memberitahukan sesuatu atau melibatkan
emosi tetapi sudah menentukan sikap perilaku atau memutuskan untuk melakukan sesuatu. Efek perilaku merupakan pelengkap dari efek komunikasi lainnya yaitu efek kognitif (pesan yang diterima berdasarkan rasio dan kemampuan intelek) dan efek afektif (pesan yang diterima tidak saja berdasarkan rasio, tetapi juga melibatkan segi perasaan atau emosi tertentu)14. Secara linier proses komunikasi sedikit melibatkan lima komponen yaitu :15 1. Pengirim pesan adalah individu atau orang yang mengirim pesan. Pesan atau informasi yang akan dikirimkan berasal dari otak si pengirim pesan. 2. Pesan adalah informasi yang akan dikirimkan kepada si penerima. Pesan ini dapat berupa verbal maupun non verbal. Pesan secara verbal dapat secara tertulis seperti buku, majalah, memo, sedangkan pesan yang secara lisan dapat berupa percakapan tatap muka, percakapan melalui telepon, radio dan sebagainya. 3. Saluran adalah jalan yang dilalui pesan dari si pengirim dengan si penerima. 4. Penerima pesan adalah yang menganalisis dan mengiterpretasikan isi pesan yang diterimanya. 5. Balikan adalah respon terhadap pesan yang diterima yang dikirimkan kepada si pengirim pesan.
14 15
Rosady Ruslan, Kampanye Public Relations, Radja Grafindo Persada, Jakarta, 1997. hal.17 Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi,PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal.17
Menurut William J Seiler (1998), ada empat prinsip dasar komunikasi 16: 1. Komunikasi adalah suatu proses. Hal ini merupakan suatu seri kegiatan yang terus menerus, yang tidak mempunyai permulaan atau akhir dan selalu berubah-ubah. 2. Komunikasi adalah sistem. Bahwa komunikasi terdiri dari beberapa komponen dan masing-masing komponen mempunyai tugasnya masingmasing. 3. Komunikasi bersifat interaksi dan transaksi. 4. Komunikasi dapat terjadi disengaja maupun tidak disengaja.
William J Seiler memberikan model komunikasi dua arah dan bersifat universal:17 Gambar 2.1 Model Komunikasi Dua Arah (Seiler, 1998) Lingkungan gangguan Saluran
Pengirim pesan Pesan Balikan gangguan
Balikan
16
17
Ibid, hal.. 19 Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 13
penerima
Menurut Seiler Source atau pengirim pesan mempunyai empat peranan yaitu menentukan arti apa yang akan dikomunikasikan, menyandikan arti ke dalam suatu pesan, mengirimkan pesan dan mengamati, dan beraksi terhadap respons dari penerima pesan. Pengertian pesan adalah sama dengan stimulus yang dihasilkan
oleh
sumber.
Pesan
ini
berisikan
kata-kata,
tata
bahasa,
pengorganisasian, penampilan, gerak badan, suara, kepribadian, konsep diri, gaya lingkungan dan gangguan. Istilah Chanel atau saluran yang dimaksudkan dalam model ini adalah jalan yang dilalui pesan dari sumber kepada penerima. Saluran komunikasi yang biasa adalah gelombang suara dan gelombang cahaya sehingga kita dapat mendengar dan melihat satu sama lain. Komponen penerima menurut seiler dapat seorang individu yang mempunyai tugas menganalisis dan menginterpretasikan secara serentak menjadi seorang penerima pesan dan dapat juga sebagai seorang pengirim.18
2.1.2
Fungsi Komunikasi Fungsi adalah potensi yang dapat digunakan untuk memenuhi tujuan-
tujuan tertentu. Komunikasi sebagai ilmu, seni dan lapangan kerja sudah tentu memiliki fungsi dan dapat dimanfaatkan oleh manusia dalam memenuhi kebutuhan hidup19 Komunikasi melayani empat macam fungsi besar di dalam kelompok atau organisasi20 :
18
Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi,PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 14 Hafid Cangara, Pengantar Ilmu Komunikasi, PT.Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2004. hal. 55 20 Makmuri Muchlas, Perilaku Organisasi, Gajah Mada University, Jogjakarta, 2005. hal. 275 19
1.
Komunikasi berfungsi untuk mengontrol perilaku anggota dalam berbagai cara. Dalam arti organisasi memiliki hierarki kewenangan dan petunjukpetunjuk formal yang diperlukan karyawannya untuk diikuti.
2.
Komunikasi berfungsi sebagai motivasi, dengan menjelaskan kepada karyawan hal-hal yang harus dikerjakan, bagaimana sebaiknya mereka bekerja, dan hal-hal yang dapat dikerjakan untuk meningkatkan prestasi kerja.
3.
Komunikasi
berfungsi
sebagai
ekspresi
memberikan
pelepasan
ketegangan
untuk
emosi.
Komunikasi
ekspresi
emosional
dapat dan
pemenuhan kebutuhan-kebutuhan sosial. 4.
Komunikasi berfungsi sebagai informasi. Fungsi ini memberikan informasi yang dibutuhkan oleh kelompok-kelompok untuk membuat keputusan dengan mentransmisikan data untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi pilihan-pilihan alternatif.
Dengan adanya seluruh fungsi komunikasi diatas, terlihat bahwa komunikasi memang memiliki banyak kegunaan atau peranan yang cukup dalam kehidupan manusia untuk melakukan berinteraksi atau berhubungan dengan sesama. Dengan melaksanakan fungsi komunikasi di atas, maka kita saling membutuhkan satu sama lain tidak bisa bekerja sendiri (independen) karena di dalam organisasi sangat memerlukan tingkat kerjasama yang tinggi.
2.1.3
Tujuan Komunikasi Seperti yang telah di jelaskan bahwa komunikasi merupakan suatu bentuk
kegiatan interaksi diantara sesama manusia, maka di dalam melakukan setiap
kegiatan tentunya kita memiliki tujuan yang ingin dicapai. Begitu pula dengan kegiatan komunikasi. Tujuan komunikasi sebagai berikut21 : a. Perubahan sikap (attitude change) b. Perubahan pendapat ( opinion change) c. Perubahan perilaku (behavior change) d. Perubahan Sosial (social change) Dari tujuan komununikasi tersebut dapat dijelaskan bahwa dengan komunikasi seseorang melakukan komunikasi untuk dapat mempengaruhi orang lain dengan tujuan agar orang tersebut dapat melakukan perubahan, seperti perubahan sikap dari tidak tahu menjadi tahu, perubahan pendapat dari setuju menjadi setuju, perubahan perilaku dari suka menjadi tidak suka, serta perubahan sosial dimana dengan komunikasi kita dapat beradaptasi atau menyesuaiakan diri dengan siapa saja tanpa membedakan status sosial.
2.2
Komunikasi Organisasi Sebelum penulis menjabarkan mengenai komunikasi organisasi, penulis
memaparkan terlebih dahulu mengenai organisasi. Organisasi menurut Schein adalah suatu koordinasi kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki otoritas dan tanggung jawab22. Berbagai pesan yang disampaikan baik dalam bentuk verbal maupun non verbal adalah penting bagi
21 22
Onong Uchjana Effendy, Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek ., PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2005. hal. 8 Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, 2005. hal. 23
berfungsinya suatu sistem komunikasi organisasi. Terdapat 5 kategori unsur-unsur dasar yang membentuk organisasi23 : 1. Anggota Organisasi Pada suatu organisasi terdapat orang-orang yang melaksankan pekerjaan organisasi. Orang-orang yang membentuk organisasi terlibat dalam beberapa kegiatan primer. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan pemikiran yang meliputi konsep-konsep, penggunaan bahasa, pemecahan masalah, dan pembentukan gagasan. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan perasaan yang mencangkup emosi, keinginan, dan aspek-aspek perilaku manusia lainnya yang bukan aspek intelektual. Mereka terlibat dalam kegiatan-kegiatan selfmoving yang mencangkup kegiatan fisik yang besar maupun yang terbatas. 2. Pekerjaan Dalam Organisasi Pekerjaan yang dilakukan anggota organisasi terdiri dari tugas-tugas formal dan informal. Tugas-tugas ini menghasilkan produk dan memberikan pelayanan organisasi. 3. Praktik-praktik pengelolaan Tujuan primer pegawai manajerial adalah menyelesaikan pekerjaan melalui usaha orang lain. 4. Stuktur Organisasi Stuktur Organisasi merujuk kepada hubungan-hubungan antara”tugas-tugas yang dilaksanakan oleh anggota-anggota organisasi”. Stuktur organisasi di tentukan oleh tiga variabel kunci : kompleksitas, formalisasi, dan sentralisasi; 1) Kompleksitas merupakan merupakan fungsi tiga faktor: tingkat di
23
R.Wayne Pace Don F Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, tahun 1998.,hal. 41-47
dalamnya
terdapat
perbedaan-perbedan
antara
unit-unit
(diferensiasi
horizontal) sebagai hasil spesialisasi yang ada dalam organisasi, 2) Formalisasi, merujuk kepada derajat standarisasi dan tugas-tugas. 3) Sentralisasi, merujuk kepada derajat keterkosentrasian pembuatan keputusan pada satu jabatan dalam organisasi. 5. Pedoman Organisasi Pedoman organisasi adalah serangkaian pernyataan yang mempengaruhi, mengendalikan, dan memberi arahan bagi anggota organisasi dalam mengambil keputusan dan tindakan. Pedoman organisasi terdiri atas pernyataan-pernyataan seperti cita-cita, misi, tujuan, strategi, kebijakan, prosedur dan aturan. Berbagai macam pedoman ini menyediakan informasi untuk para anggota organisasi mengenai kemana organisasi ini menuju, apa yang harus mereka lakukan, bagiamna seharusnya mereka berpikir tentang masala-masalah organisasi dan solusinya dan tindakan apa yang harus mereka lakukan untuk keberhasilan organisasi tersebut. Di dalam organisasi pasti akan selalu terjadi proses komunikasi, baik kepada atasan, bawahan, maupun dengan rekan sejawat. Berapa besarkah kepentingan komunikasi itu dalam organisasi ? Tanpa komunikasi, akan menjadi tidak mungkin untuk menjembatani sikap dan perilaku dalam organisasi. Tidak akan ada organisasi sama sekali tanpa bentuk komunikasi tertentu. Para manajer mengabadikan sebagian besar waktunya untuk proses komunikasi seperti banyaknya eksekutif puncak yang mempergunakan lebih dari 75% waktu kerjanya untuk komunikasi24. Dengan adanya komunikasi para karyawan dapat mengetahui apa saja yang sedang dikerjakan oleh teman-teman sekerjanya, manajemen dapat 24
Makmuri Muchlas, Perilaku Organisasi, Gajah Mada University, Jogjakarta, 2005. hal. 271
menerima berbagai input informatif. Para supervisor dapat memberikan instruksiinstruksi yang diperlukan. Beberapa tokoh telah mengemukakan definisi komunikasi organisasi, antara lain : George A. Sanborn dan W. Charles Redding mengemukakan bahwa komunikasi organisasi tidak lain adalah suatu kegiatan pengiriman dan penerimaan informasi, dalam konteks organisasi yang kompleks25. Maksud organisasi kompleks ini adalah bahwa dalam organisasi ada bagian-bagian seperti HRD, manajemen, dll yang mempunyai cara komunikasi yang berbeda-beda, dimana cara komunikasi antara satu komponen/ bagian berbeda dengan komponen lain. Dan termasuk dalam komunikasi organisasi adalah komunikasi downward atau komunikasi atasan kepada bawahan, komunikasi upward atau komunikasi bawahan kepada atasan, dan komunikasi. Sementara menurut Daniel katz robert khan”komunikasi organisasi merupakan arus informasi dalam organisasi”. Sedangkan menurut Harold zelko dan Frank dance mengemukakan bahwa ”komunikasi organisasi adalah suatu sistem yang paling tergantung yang mencangkup komunikasi internal dan komunikasi eksternal”26. Komunikasi internal adalah komunikasi dalam organisasi itu sendiri seperti komunikasi dari atasan ke bawahan, komunikasi dari bawahan kepada atasan, dan komunikasi antar sesama karyawan yang sama tingkatannya. Sedangkan komunikasi eksternal adalah komunikasi yang dilakukan organisasi terhadap lingkungan luar.
25
Leili Anggraini, Gambaran Iklim Komunikasi Organisasi Lembaga Pendidikan Primagama Cabang Depok (Studi Pada Cabang Cilodong Simpangan Depok, Skripsi Hubungan Masyarakat, Depok, 2005. hal. 25 26 Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi,PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 65-66
Komunikasi organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan diantara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan-hubungan hirerkies antara satu dan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan27. Goldhaber memberikan definisi komunikasi organisasi berikut28 “organizational communications is the process of creating and exchanging message within a network of interdependent relationship to cope with environmental uncertainty”. Komunikasi organisasi adalah proses menciptakan dan saling menukar pesan dalam satu jaringan hubungan yang saling tergantung satu sama lain untuk mengatasi lingkungan yang tidak pasti atau yang selalu berubah-ubah. Definisi ini mengandung tujuh konsep kunci yaitu proses, pesan, jaringan, saling tergantung, hubungan, lingkungan dan ketidakpastian.29 1. Proses. Suatu organisasi adalah suatu sistem terbuka yang dinamis yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi ini berjalan terus menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses. 2. Pesan. Adalah susunan simbol yang penuh arti tentang orang, objek, kejadian, yang dihasilkan oleh interaksi dengan orang. 3. Jaringan. Organisasi terdiri dari satu seri orang yang tiap-tiapnya menduduki posisi atau peranan tertentu dalam organisasi. Ciptaan pertukaran pesan dari orang-orang ini sesamanya terjadi melewati suatu
27 R.Wayne Pace Don F Faules, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, tahun 2005. hal. 31 28 Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi,PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 67 29 Arni Muhamad, Komunikasi Organisasi,PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 68
set jalan kecil yang dinamakan jaringan komunikasi. Suatu jaringan komunikasi mencangkup hanya dua orang, beberapa orang, atau keseluruhan organisasi. 4. Keadaan saling tergantung. Bila suatu bagian organisasi mengalami gangguan maka akan berpengaruh kepada bagian lainnya dan mungkin juga kepada seluruh sistem organisasi. Begitu juga halnya dengan jaringan komunikasi dalam suatu organisasi saling melengkapi. 5. Hubungan. Konsep kunci kelima dalam organisasi adalah hubungan. Karena organisasi merupakan sustu sistem terbuka, sistem kehidupan sosial maka untuk berfungsinya bagian-bagan itu terletak pada tangan manusia. Konsep kunci yang kelima dalam komunikasi organisasi adalah hubungan. 6. Lingkungan adalah semua totalitas secara fisik dan faktor sosial yang diperhitungkan dalam pembuatan keputusan mengenai individu dalam suatu sistem . Lingkungan dapat dibagi menjadi dua yaitu, lingkungan internal dan lingkungan eksternal. 7. Ketidakpastian adalah perbedaan informasi yang tersedia dengan informasi yang diharapakan .
2.3
Aliran Informasi Internal Dalam pola komunikasi suatu organisasi pada prinsipnya adalah setiap
bagian harus melakukan komunikasi dengan berbagai pihak untuk mencapai tujuannya. Setiap organisasi menciptakan pola komunikasi yang efesien dan efektif dalam suatu organisasi yang berupaya untuk mengatur aktivitas komunikasi manajemen melalui saluran komunikasi formal maupun informal.
Aliran informasi internal merupakan proses penyampaian informasi melalui saluran komunikasi formal dalam konteks komunikasi internal dilakukan dalam kondisi kerja, yang dapat dilakukan dari pimpinan kepada bawahan dari bawahan kepada pimpinan atau antar karyawan dalam level yang sama. Menurut Himstreet Baty menyatakan bahwa :30 “The flow communication within the upward,downward, or horizontaly directed”
organization
may
be
Dengan demikian alur komunikasi meliputi tiga hal yakni : komunikasi dari atas ke bawah, dari bawah ke atas, dan kominikasi horisontal. Sehubungan dengan ketiga alur komunikasi tersebut, Pace menambahkan satu alur komunikasi lagi yakni alur komunikasi cross-channel communication atau komunikasi secara diagonal atau silang seperti yang dinyatakan sebagai berikut 31: “In organizational communication we talk about information that proceeds formally a person of higher authority to one of lower authorty – downward communication; information that proceeds from a position of lower authorty to one of higher authorty – Upward communication; information that moves along people and position of approximately that same level of authorty – Horizontal communication; or information that moves among people and position that are neither superior nor subordinate to one another and that are in diffrent functional departements – cross – channel communications”.
2.3.1
Komunikasi Ke Bawah (downward communication) Komunikasi ke bawah menunjukan arus pesan yang mengalir dari atasan
atau pimpinan kepada bawahannya. Kebanyakan komunikasi ke bawah digunakan untuk
30
menyampaikan
pesan-pesan
yang
berkenaan
dengan
tugas-tugas
Neni Yulianita, Dasar-dasar Public Relation, Pusat Penerbitan Universitas (P2U) Lembaga Penelitian Dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Islam Bandung (LPMM UNISBA), Bandung, 2005. hal. 92 31 Neni Yulianita, Dasar-dasar Public Relation, Pusat Penerbitan Universitas (P2U) Lembaga Penelitian Dan Pengabdian kepada Masyarakat Universitas Islam Bandung (LPMM UNISBA), Bandung, 2005. hal. 106
pemeliharaan. Pesan tersebut biasanya berhubungan dengan pengarahan, tujuan, disiplin, perintah, pertanyaan, dan kebijaksanaan umum. Kesulitan terbesar dari kebanyakan pesan yang menuju ke bawah adalah perintah yang bersifat
satu arah. Pada umumnya, orang akan mengalami
kesulitan. Mengapa ? karena dalam komunikasi satu arah terdapat sangat sedikit kesempatan untuk memberikan feedback (umpan balik). Karena atasan menentukan arah tersebut, atasan yang membuat rencana kemudian diperintahkan kepada karyawan untuk dapat dilaksanakan. Para manajer atau pimpinan harus bekerja sama mengkomunikasikan seluruhnya tentang rencana dan garis-garis kebijaksanaan organisasi terbuka. Untuk mempermudah operasionalisasinya, cara berbicaranya harus jujur dengan cara yang bebas, lagi pula harus bersedia mendengarkan dan memberi dorongan karyawannya untuk berbicara secara tulus dan terbuka. Perlu disadari bahwa komunikasi ke atas itu merupakan sumber utama ramuan terpenting dari umpan balik atau feedback yang akan memperlancar kerja sama dalam membangun suasana kerja yang kondusif32 Menurut Lewis komunikasi kebawah adalah untuk menyampaikan tujuan, untuk merubah sikap, membentuk pendapat, mengurangi ketakutan dan kecurigaan yang timbul karena salah informasi, mencegah kesalahpahaman karena kurang informasi dan mempersiapkan anggota organisasi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan33. Selain itu, sasaran komunikasi yang ingin dicapai melalui komunikasi hirarki ke bawah adalah agar supaya perintah, instruksi, nasihat, pedoman kerja, bimbingan dan pengarahan yang diberikan oleh seorang pemimpin kepada 32 33
SR.Maria Assumpta Rumanti.OSF, Dasar-dasar Public Relation, Teori Dan Praktik. Yogjakarta , 2005.hal. 92 Arni Muhammad,Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 108
bawahannya diterima sedemikian rupa sehingga terlaksana dengan sebaik-baiknya karena
dipahami
dan
diterima
oleh
penyelenggara
kegiatan-kegiatan
operasional.34 Secara umum komunikasi ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe yaitu : 1) Instruksi tugas Yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana melakukannya. Pesan itu bervariasi seperti perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, dan lain sebagainya. Instruksi tugas yang tepat dan langsung cenderung dihubungkan dengan tugas yang sederhana yang hanya menghendaki keterampilan dan pengalaman yang minimal. Instruksi yang lebih umum biasanya digunakan bagi tugas-tugas yang kompleks, dimana karyawan diharapkan mempergunakan pertimbangannya, keterampilan, dan pengalamannya. 2) Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan bagaimana kaitan itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Bila pimpinan menganggap bawahannya orang yang dapat memotivasi diri sendiri dan produktif, maka biasanya diberikan pesan rasional yang banyak, begitu juga sebaliknya. 3) Ideologi Pesan mengenai ideologi ini adalah merupakan perluasan dari pesan rasional. Pada pesan rasional penekanannya ada pada penjelasan tugas dan kaitannya 34
Yayat Hayati Djatmiko. Perilaku Organisasi. Penerbit CV Alfabeta. Bandung 2004, hal. 85
dengan perspektif organisasi. Sedangkan pada pesan ideologi sebaliknya mencari sokongan dan antusian dari anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral dan motivasi. 4) Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktek-praktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional. 5) Balikan Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya atau apabila tidak ada informasi dari atasa yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan.35 Menurut Hawkins dan Preston telah mengidentifikasikan lima jenis informasi yang mengalir kebawah melalui saluran-saluran komunikasi berikut36: 1. Petunjuk –petunjuk spesifik ; instruksi-instruksi pekerjaan 2. Informasi yang didesain untuk menghasilkan pengertian tentang tugas dan hubungannya
dengan
tugas-tugas
organisasi
lainnya
(rasionalitas
dan
pelaksanaan
pekerjaan). 3. Informasi
tentang
kebijaksanaan
perusahaan
operasionalnya (prosedur dan praktik organisasi) 4. Umpan balik kepada para bawahan tentang kinerja mereka
35 36
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, Jakarta, Bumi Aksara, 2002, hal. 109 Makmuri Muchlas. Perilaku Organisasi. Penerbit :Gajah Mada University Press. Yogjakarta. hal. 276
5. Informasi tentang karakteristik ideologi sebagai misi perusahaan dengan cara mengulang-ulang latihan dan pengajaran supaya bawahan terkesan dengan misi tersebut.
Menurut Katz & Khan mengemukakan bahwa ada lima jenis informasi yang biasa dikomunikasikan dari atasan kepada bawahan, diantaranya yaitu :37 1. Informasi mengenai bagaimana melakukan pekerjaan 2. Informasi mengenai dasar pemikiran untuk melakukan pekerjaan 3. Informasi mengenai kebijakan dan praktik-praktik organisasi 4. Informasi mengenai kinerja pegawai 5. Informasi untuk mengembangkan rasa memiliki tugas (sense of mission) Para pegawai diseluruh tingkat dalam organisasi merasa perlu diberi informasi. Manajemen puncak hidup didalam dunia informasi. Kwalitas dan kuantitas informasi harus tinggi agar dapat membuat keputusan yang bermanfaat dan cermat. Manajemen puncak harus memiliki informasi dari semua unit dalam organisasi, dan harus memperoleh informasi untuk semua unit. Aliran informasi dari manajemen puncak yang turun ke tingkat operatif merupakan aktivitas yang berkesinambungan dan sulit. Menurut Level ada empat metode yang dapat digunakan dalam melakukan suatu komunikasi, diantaranya :38 1. Tulisan saja
37
R.wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi – strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Penerbit PT. Remaja Rosdakarya. Bandung tahun 2005. hal.185 38 Ibid, hal. 186
Metode ini dinilai paling efektif bila diperlukan informasi untuk tindakan yang akan datang, bila informasinya umum, dan bila tidak diperlukan kontak pribadi. 2. Lisan saja Metode ini dinilai paling efektif dalam situasi yang mencangkup teguran dan mendamaikan perselisihan 3. Tulisan diikuti lisan Metode ini dinilai paling tidak efektif bagi setiap situasi 4. Lisan diikuti tulisan Metode ini dinilai paling efektif dan tidak pernah dinilai tidak sesuai untuk situasi seperti yang memerlukan tindakan segera tetapi kemudian diikuti oleh
tindak
lanjutnya,
yang
bersifat
umum
dan
memerlukan
pendekomentasian, dan yang meliputi hubungan-hubungan antar personal yang positif Sedangkan faktor-faktor yang mempengaruhi komunikasi ke bawah adalah sebagai berikut39 : 1. Keterbukaan Kurangnya
sifat terbuka di antara pimpinan dan karyawan akan
menyebabkan pemblokkan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. 2. Kepercayaan pada pesan tulisan Kebanyakan para pemimpin lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang disampaikan lisan dengan tatap muka 39
Arni Muhammad,Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal.110
3. Pesan yang berlebihan Reaksi karyawan terhadap pesan yang berlebihan tersebut biasanya cenderung untuk tidak membacanya. Banyak karyawan hanya membaca pesan-pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak dibaca. 4. Timing Timing atau ketepatan waktu pengiriman mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan. 5. Penyaringan Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka. Tetapi mereka sering mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan ini didapat karena beberapa faktor, diantaranya perbedaan persepsi antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi dan perasaan kurang percaya kepada supervisor. Redding menyarankan bahwa supervisor yang lebih baik adalah40 : 1. Lebih “communication-minded:, mereka menikmati berbincang-bincang dengan bawahan. 2. Mau mendengarkan dan melaksanakan tindakan yang tepat dan merespon saran-saran dan komplain pegawai. 3. Cenderung untuk “bertanya” atau “membujuk” pegawai lebih sering daripada “mengatakan” atau “meminta” mereka melakukan sesuatu. 4. Sensitif dengan perasaan dan kebutuhan ego –defense bawahan,dll. 40
Sarah Trenholm, Interpersonal Communication. (USA : Wadsworth, Thomson Publishing, Inc.1996). hal. 358
5. Lebih terbuka dalam menyampaikan informasi ke bawahan, memberikan pemberitahuan perubahan di awali dan menjelaskan alasan-alasan yang melatar belakangi kebijakan dan peraturan.
Menurut Gerard Suarez, pakar Total Quality Management, mengusulkan tiga faktor yang perlu diciptakan untuk menumbuhkan lingkungan yang kondusif41 : 1.
Kepemimpinan Untuk mengelola rasa takut, seorang pemimpin perlu menciptakan kondisi lingkungan dimana karyawan dapat mengemukakan pendapat, ide, dan masalah-masalah mereka tanpa rasa takut dimarahi, disepelekan, dan direndahkan. Ciptakan forum komunikasi karyawan, adakan diskusi secara periodik dengan karyawan, berikan dorongan bagi mereka untuk menyatakan pendapat , memberikan masukan bagi kebaikan bersama. Setelah mendengar masukan dari karyawan, seorang atasan perlu menanggapi
masukan
tersebut
secepatnya.
Tanpa
tindakan
untuk
menanggapi masukan ini, karyawan akan segan menyatakan pendapat karena merasa pendapat mereka akan sia-sia. 2.
Kepercayaan Faktor kedua yang penting adalah rasa percaya. Jika karyawan mengerti bahwa pimpinan mereka memberikan kepercayaan kepada mereka untuk memberi masukan, melakukan perbaikan, maka mereka akan menjadi lebih percaya diri dan lebih termotivasi untuk mencoba hal-hal baru yang tentuya berguna bagi perusahaan. Rasa kerja sama baik antar pimpinan dan
41
http://www.sinarharapan.co.id/ekonomi/mandiri/2003/1007/man01/html, Roy Sambel, Kerja.
Mengatasi Takut Di Tempat
karyawan, maupun sesama karyawan. Rendahnya rasa percaya akan mengarah pada ketidakpastian rasa takut 3.
Visi Faktor ketiga yang perlu diperhatikan adalah visi. Visi yang jelas juga memberikan gambaran akan masa depan yang diharapkan. Visi juga mendorong
pemikiran
dan
perencanaan
jangka
panjang.
Dengan
perencanaan yang tepat, karyawan menjadi lebih percaya diri untuk menghadapi
masa
depan,
sehingga
mereka
lebih
nyaman
untuk
menyelesaikan pekerjaan mereka.
2.3.2
Komunikasi Ke Atas (Upward communication) Komunikasi ke atas adalah pesan yang mengalir dari bawahan kepada
atasan atau dari tingkat yang lebih rendah kepada tingkat yang lebih tinggi42. Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) semua karyawan dalam suatu organisasi kecuali mungkin mereka yang menduduki posisi puncak, mungkin berkomunikasi ke atas, yaitu setiap bawahan dapat mempunyai alasan yang baik atau meminta informasi dari atau memberi informasi kepada seseorang yang otoritasnya lebih tinggi. Komunikasi ke atas adalah penting bagi pemeliharaan dan perkembangan organisasi. Hal ini memberikan feedback yang penting mengenai moral pegawai dan sumber-sumber ketidakpuasaan yang memungkinkan. Ini memberikan bawahan rasa memiliki (sense of belonging) dan menjadi bagian dari organisasi.
42
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 116
Ini juga memberikan kesempatan kepada manajemen untuk mendapatkan ide-ide baru dari pegawai43. Selain saluran ke atas juga penting karena hal tersebut adalah sarana untuk mendapatkan informasi dari tingkat organisasi yang lebih tinggi dimana keputusan penting dibuat. Komunikasi yang dilaksanakan oleh pimpinan kepada bawahan
(downward communication) tidak mengalami kesulitan; tetapi
sebaliknya, komunikasi yang berjalan ke atas (upward communication) besar kemungkinan akan mengalami hambatan-hambatan. Hambatan-hambatan yang sering terjadi dalam komunikasi ke atas salah satunya adalah rasa takut di lingkungan kerja. Menurut para ahli psikolog, rasa takut adalah perasaan negatif yang timbul akibat teridentifikasinya sebuah stimulus, misalnya bahaya. Rasa takut ini seringkali diikuti dengan adanya perubahan fisiologis, kognitif, dan tingkah laku44. Pengelolaan rasa takutpun penting dilakukan. Langkah untuk mengelola rasa takut di tempat kerja adalah mengenali jenis-jenis rasa takut yang ada di tempat kerja. Berikut ini macammacam rasa takut di lingkungan kerja : 1) takut sukses, 2) takut perubahan, 3) takut bicara. Rasa takut memang sulit terdeteksi secara kasat mata, karena seringkali ditutupi oleh karyawan. Seorang pimpinan sebaiknya melakukan evaluasi terhadap rasa takut yang dialami karyawan, agar ia bisa mengambil tindakan untuk mengelola rasa takut tersebut. Tahap-tahap mengevaluasi rasa takut sebagai berkut :
43
Joseph De Vito. The Interpersonal Communication Book,9th edition, (USA :Addison Wesley Longman, Inc, 2001. hal. 375 44 http://www.sinarharapan.co.id/ekonomi/mandiri/2003/1007/man01/html, Roy Sambel, Mengatasi Takut Di Tempat Kerja.
1. Identifikasi Harapan. Rasa takut muncul karena ketiadaan harapan. Untuk itu harapan perlu diciptakan dan dikenali. Atasan sebaiknya melakukan pendekatan melalui diskusi dengan karyawan baik secara formal dalam sebuah rapat ataupun secara tidak formal. Harapan-harapan ini akan memberikan motivasi bagi karyawan untuk mengenal masa depan lebih baik dan mengatasi rasa takut. 2. Identifikasi Hambatan Rasa takut juga muncul karena adanya hambatan untuk mencapai prestasi. 3. Identifikasi Rasa Percaya Rasa takut muncul adalah hilangnya kepercayaan baik pada karyawan dan juga atasan. 4. Identifikasi Komunikasi Rasa takut juga bisa muncul karena kurangnya atau terhambatnya komunikasi.Hal ini bisa diperbaiki dengan bersikap lebih terbuka dan lebih bersedia mendengarkan (bukan hanya didengarkan) 5. Identifikasi Pelatihan Rasa takut bisa muncul karena kurang pengetahuan dan keterampilan. Hal ini, atasan perlu mencari tahu kualifikasi karyawan untuk melakukan pekerjaan. Karyawan membutuhkan pelatihan, sebaiknya atasan membekali karyawannya dengan pelatihan, agar mereka dapat menyelesaikan pekerjaan dengan baik. Komunikasi yang dilaksanakan oleh bawahan pada atasan dalam rangka memberikan pengertian mengenai sesuatu untuk diketahui dan dijadikan bahan pertimbangan dalam rangka kepemimpinan pada umumnya, namun pada kenyataannya komunikasi dari bawahan ke atasan seringkali tersendat karena
sesuai karakternya komunikasi dari bawahan sering dianggap sebagai komunikasi yang bersifat permohonan, kritikan, usulan dan tuntutan. Jenis informasi yang dikomunikasikan ke atas, di antaranya45 : 1. Memberitahukan apa yang dilakukan bawahan-pekerjaan mereka, prestasi, kemajuan, dan rencana-rencana untuk waktu mendatang 2. Menjelaskan persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahakan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan. 3. Memberikan saran atau gagasan untuk perbaikan dalam unit-unit mereka atau dalam organisasi sebagai suatu keseluruhan. 4. Mengungkapkan bagaimana pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan, rekan kerja mereka, dan organisasi. Menurut Sharma, ada empat alasan mengapa komunikasi ke atas terlihat amat sulit46 : 1. Kecenderungan bagi pegawai untuk menyembunyikan pikiran mereka. Penelitian menunjukan bahwa pegawai merasa bahwa mereka akan mendapat kesulitan bila mereka berbicara kepada penyelia mereka dan cara terbaik untuk naik pangkat dalam organisasi tersebut adalah sepakat dengan penyelia mereka 2. Perasaan bahwa penyelia dan manjer tidak tertarik kepada masalah pegawai. Pegawai
sering
kali
melaporkan
bahwa
manjer
mereka
tidak
memperhatikan masalah mereka. Manajer mungkin tidak memberi tanggapan terhadap masalah-masalah pegawai mungkin menahan beberapa
45
R.wayne Pace Don F. Faules. Komunikasi Organisasi – strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Penerbit PT. Remaja Rosdakarya. Bandung tahun 2005. hal.190 46 Ibid, hal. 191
komunikasi ke atas karena hal itu mungkin membuat mereka terlihat buruk dalam pandangan atasan mereka. 3. Kurangnya penghargaan bagi komunikasi ke atas yang dilakukan pegawai. Seringkali penyelia dan manajer tidak berhasil memberi penghargaan yang nyata atau terselubung untuk mempertahankan agar saluran komunikasi ke atas tetap terbuka 4. Perasaan bahwa penyelia dan manajer tidak dapat dihubungi dan tidak tanggap pada apa yang disampaikan pegawai. Bisa terjadi penyelia terlalu sibuk untuk mendengarkan atau bawahan tidak dapat menemukan mereka. Bila penyelia ada di tempatnya, ia tidak dianggap pada apa yang dikatakan bawahan tersebut. Dikutip dari buku R.Wayne Pace Don F. Faules manfaat upward communication adalah : 1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang menyelenggarakan informasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya. 2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan mereka. 3. Komunikasi ke atas memungkinkan bahkan mendorong omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa yang mengganggu mereka yang paling dekat denga operasi-operasi sebenarnya. 4. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi
dengan
memberi
kesempatan
kepada
pegawai
untuk
mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. 5. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memhami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah. 6. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi pekerjaan dan memperkuat keterlibatan mereka dengan pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.
Menurut Smith komunikasi ke atas berfungsi sebagai balikan bagi pemimpin memberikan petunjuk tentang keberhasilan suatu pesan yang disampaikan kepada bawahan dan dapat memberikan stimulus kepada karyawan untuk berpartisipasi dalam merumuskan pelaksanaan kebijaksanaan bagi departemennya atau organisasinya.47
2.4
Pemimpin
2.4.1
Pengertian Pemimpin Keberhasilan peneglolahan suatu organisasi
sangat ditentukan oleh
keberhasilan pendayagunaaan SDM/ Sumber Daya Manusia, keberhasilan tersebut sangat dipengaruhi oleh adanya seorang pemimpin yang dapat mengelola sumber daya manusia yang ada di dalam organisasi, dimana pemimpin harus mempunyai kemampuan untuk mempengaruhi, menggerakan dan mengarahkan suatu tindakan pada diri seseorang atau individu untuk mencapai tujuan tertentu pada situasi tertentu karena pemimpin adalah posisi kunci dari sebuah organisasi atau perusahaan. 47
Arni Muhammad, Komunikasi Organisasi, PT. Bumi Aksara, Jakarta, 2005. hal. 117
Menurut Calder, berpendapat bahwa kepemimpinan tidak di ajarkan keahlian. Keahlian tentu dapat membantu manusia untuk bertindak efektif, tetapi kepemimpinan bergantung pada bagaimana kinerja ini dan pengaruhnya dipahami orang lain48. James A.F menjelaskan bahwa kepemimpinan sebagai proses pengarahan dan mempengaruhi aktivitas yang berkaitan dengan tugas dari para kelompok49.
2.4.2
Fungsi Pemimpin Seperti yang telah dijabarkan diatas bahwa seorang pemimpin harus bisa
mempengaruhi tingkah laku orang dan megarah pada hasil yang diharapkan. Adapun fungsi dari kepemimpinan terdiri dari50 : 1. Fungsi pemecahan masalah atau fungsi yang berkaitan dengan tugas dan mencangkup fungsi-fungsi memberi saran pemecahan dan memberi informasi dan pendapat 2. Fungsi pembinaan kelompok atau fungsi sosial meliputi segala sesuatu yang membantu kelompok beroperasi secara lancar.
2.4.3
Indikator-indikator Pemimpin Kepemimpinan dengan kekuatan dalam posisinya untuk menciptakan
pengaruh yang kuat pada pegawai atau staf lainnya dan terlalu menekankan pada wewenang formalnya dapat menanggung resiko kehilangan sebagian atau seluruh kemampuannya dalam memimpin, adapun indikator-indikator yang dapat membantu keberhasilan pemimpin antara lain51 : 48
R.Wayne Pace Don. F Faules, Komunikasi Organisasi, PT. Remaja Rosdakarya, Bandung, 2001.hal. 304 Husein Umar, sumber Daya Manusia Dalam Organisasi, PT. Gramedia, Jakarta 2004. hal. 31 50 Jhon Adair, Menjadi Pemimpin Yang Efektif, Pusorang Pemimpin Dtka Binaman Pressindo, Jakata, 1994. hal. 16 51 Kartini Kartono, Pemimpin & Kepemimpinan, PT. Raja Grafindo, Jakarta, 2002. hal. 85 49
1. Cara berkomunikasi Komunikasi sangat penting demi berjalannya kelancaran suatu organisasi, komunikasi yang lancar antara pimpinan dengan bawahan akan memudahkan informasi yang di dapat diberitahukan kepada yang bersangkutan. Pemimpin harus bisa meluangkan waktunya untuk pegawai, hal ini guna agar hubungan pemimpin bisa mendengar keluhan, saran, dan pendapat pegawai mengenai perkembangan dan hal yang terjadi di dalam organisasi 2. Pemberian motivasi Adanya pemberian motivasi pimpinan kepada pegawainya untuk bekerja sehingga dengan adanya dorongan motivasi dapat meningkatkan produktivitas kerja seperti yang diinginkan. 3. Kemampuan dalam menyelesaikan tugas Pemimpin
harus
bisa
menunjukan
kemampuannya
di
dalam
menyelesaikan tugas dan ia tak segan-segan untuk memberikan petunjuk kepada bawahannya mengenai cara menyelsaikan tugas dengan baik. 4. Pengambilan keputusan Pemimpin harus bisa mengambil keputusan yang berakibat bagi dirinya, pegawai bahkan organisasinya. Ia harus dapat bersikap bijak memberikan sesuatu yang terbaik untuk kepentingan bersama dan tujuan organisasi. Serta melibatkan pegawainya dalam pengambilan keputusan karena apapun keputusan yang diambil akan memepngaruhi produktivitas pegawai.
5. Pengawasan Pemimpin harus bisa memberikan pengawasan terhadap kerja pegawainya sehingga pegawai pun bekerja dengan baik tetapi bukan pengawasan yang terlalu mengakibatkan pegawai sulit bergerak dalam melaksanakan kegiatannya serta menyelesaikannya pekerjaannya karena merasa diawasi.
Uraian
di
atas
mengenai
indikator-indikator
seorang
pemimpin,
merupakan pola pikir yang mendasar dari seorang pemimpin yang dimana akan berakibat baik bila pemimpin atau atasan dapat bersikap atau berkomunikasi dengan baik kepada seluruh pegawai, dapat bekerja sama, bijaksana dalam mengambil keputusan serta pemberian dukungan atau dorongan atau sebuah motivasi yang akan dapat meningkatkan tujuan dari organisasi atau perusahaan itu sendiri.
2.4.4
Pendekatan Pemimpin Seorang
pemimpin
dengan
kepemimpinannya
harus
mampu
mempengaruhi mengubah dan mengarahkan tingkah laku bawahan atau orang lain untuk mencapai tujuan. Pendekatan dengan model sifat di dasari asumsi kondisi fisik dan karakteristik tertentu adalah penting bagi kesuksesan pemimpin, hal tersebut akan menjadi penentu yang membedakan antara seorang pemeimpin dengan bukan pemimpin. Sifat-sifat pokok itu biasanya meliputi :52
52
Abi Sujak, Kepemimpinan Manajer, PT. Rajawali Pers, Jakarta 1999. hal 3
1. Kondisi fisik : energik,tegap, kuat dan lain-lain 2. Latar belakang sosial, berpendidikan dan berwawasan dan lingkingan sosial yang dinamis 3. Kepribadian : Adaptasi, agresif, emosi stabil, populer dan kooperatif 4. Karakteristik yang menerima tanggung jawab, berinisiatif, berorientasi pada tugas dan cakap komunikasi interpersonal. Sedangkan menurut teori Jhon D. Millet mengelompokkan sifat yang harus dimiliki oleh setiap pemimpin yaitu meliputi :53 1. Kemampuan untuk melihat organisasi secara keseluruhan 2. Kemampuan untuk mengambil keputusan 3. Kemampuan untuk mendelegasikan wewenang 4. Kemampuan menanamkan kesetian Penelitian-penelitian lain mencoba untuk membandingkan sifat-sifat pemimpin, menurut Edwin Ghiselli, buku Handoko menunjukan sifat-sifat tertentu yang nampaknya penting untuk kepemimpinannya sifat-sifat tersebut antara lain :54 1. Kemampuan sebagai pengawas (sepervisor ability) atau pelaksanaan dasar-dasar fungsi kepemimpinan terutama pengarahan dan pengawasan pekerjaa orang lain. 2. Kebutuhan akan prestasi dalam pekerjaannya, mencangkup pencarian tanggung jawab dan keinginan sukses. 3. Ketegasan atau kemampuan untuk membuat keputusan-keputusan dan memecahkan masalah-masalah dengan cepat dan tepat. 4. Kecerdasan, mencangkup kebijakan pemikiran kreatif dan daya pikir. 53 54
Ibid, hal 3 T. Hani Handoko, Manajemen, PT. BPFE, Jogjakarta. hal 297
5. Kepercayaan atau pandangan terhadap dirinya sebagai kemampuan untuk menghadapi masalah 6. Inisiatif atau kemampuan untuk bertindak tidak tergantung, dan dapat mengembangkan serangkaian kegiatan dan menemukan cara-cara inovasi.
Dari dua teori diatas pada kesimpulannya adalah sama bahwa seorang pemimpin dalam melakukan pendekatan sfat harus bisa melihat organisasi secara keseluruhan dapat memberikan keputusan dengan jelas dan menyelesaikan maslah dengan cepat dan menemukan inovasi serta pemikiran yang kreatif.
2.5
Karyawan (Employee) Kelangsungan hidup suatu perusahaan, sangat dipengaruhi oleh banyak
faktor, salah satunya adalah karyawan. Karyawan adalah mereka yang bekerja dengan menerima upah atau gaji baik berupa uang maupun barang55. Archibald Williams mengemukakan bahwa56: ““Employee relations are a living and dinamic force and are built or torn down in the day-by-day personal relatioship established at the bench, machine, or office desk”
Hal ini bisa diterjemahkan bahwa hubungan dengan karyawan merupakan suatu kekuatan yang hidup dan dinamis, yang dibangun atau diruntuhkan dengan hubungan perseorangan sehari-hari, terbina di belakang kerja, mesin, dan meja tulis.
55
http://www.bappedakutaikartanegara.go.id/upload-databidang/sosek_2konsep.pdf, Pengertian, Konsep dan definisi Onong Uchjana Effendy, Human Relations Dan Public Relations Dalam Management., CV Mandar Maju, Bandung 1989. hal. 96 56
Malayu Hasibuan berpendapat pegawai adalah penjual jasa, baik pikiran maupun tenaga dan mendapat kompensasi dari perusahaan yang besarnya telah ditetapkan terlebih dahulu.57 Komunikasi pegawai, juga disebut komunikasi internal atau hubungan dengan karyawan (employee relations), menciptakan dan memelihara sistem komunikasi internal di dalam organisasi. Hubungan komunikasi adalah dua arah, sehingga semua pegawai berpartisipasi bebas dalam pertukaran informasi. Karyawan yang well-informed biasanya adalah karyawan yang puas. Mereka adalah pekerja yang lebih baik, lebih produktif yang mendapatkan lebih dari pekerjaan mereka dan melaksanakan pekerjaan yang lebih baik bagi organisasi. Karyawan yang well-informed berinteraksi dengan stakeholders organisasi akan memiliki pengaruh positif yang signifikan pada hubungan dengan konsumen, masyarakat, investor, media . Singkatnya, ketika hubungan komunikasi terbuka antara majikan dan karyawan, tujuan organisasi lebih mungkin untuk dicapai. Ada lima prinsip dalam mengelola komunikasi dengan pegawai , diantaranya :58 1. Respect, karyawan harus dihormati sebagai individu dan nilai mereka sebagai pekerja. Mereka harus diperlakukan dengan hormat dan bukan sebagai komoditas yang dapat dipertukarkan (interchangeable) 2. Honest Feedback. Dengan berbicara kepada para pekarja tentang kekuatan dan kelemahan mereka, para karyawan tahu dimana posisi mereka. Beberapa manager salah menganggap bahwa menghindari
57 58
Malay Hasibuan, Manajemen Sumber Daya Manusia, PT. Gunung Agung, Jakarta, 2000. hal 12 Fraser P. Seitel, The Practice Of Public Relations, Ninth Edition, New Jersey : Pearson E Lucation, Inc, 2004, Hal. 262
feedback negatif akan membantu. Para karyawan perlu tahu dimana posisi mereka kapanpun. 3. Recognition.
Para
karyawan
merasa
sukses
ketika
manajemen
mengetahui kontribusi merek. Ini adalah tugas public relations professional untuk menyarankan mekanisme dimana para karyawan yang pantas untuk dihormati. 4. A Voice. Di zaman radio, televisi, dan talk show, hampir setiap orang ingin ide mereka didengar dan mempunyai suara dalam pembuatan keputusan. Fenomena “activist communications” berkembang ini harus dipertimbangkan oleh public relations professional dalam rangka mendapatakan goodwill bagi pihak manajemn. 5. Encouragment. Penelitian demi peneltian mengungkapkan bahwa uang dan benefit memotivasi karyawan, tetapi dorongan juga penting. Karyawan perlu di dorong.
Komunikasi yang baik adalah motivator yang berharga. Komunikasi adalah perekat perusahaan yang membantu dalam membangun sebuah tim, menguatkan kebanggaan dalam bekerja bagi perusahaan dan mendorong orang untuk bekerja yang sedikit lebih keras agar dapat memenangkan kompetisi. Komunikasi pegawai tidak terbatas pada jurnal internal. Pada awalnya komunikasi dengan pegawai dianggap sebagai komunikasi ke bawah saja atau berkomunikasi satu arah bukannya komunikas dua arah. Karena kebutuhan hukum yang mengharuskan pihak manajemen untuk lebih terbuka dan informatif kepada semua pegawainya sehingga tidak akan terjadi pemogokan atau unjuk rasa yang
bersumber dari desas desus yang berkembang sebagai akibat dari ketutupan pihak manajemen59. Tujuan komunikasi pegawai itu sendiri diantaranya adalah untuk menjelaskan60 : 1. Kebijakan dan cara kerja pihak manajemen Semua pegawai berhak untuk mengetahui apakah perusahaannya masih layak dan bernilai untuk dijadikan tempat sandaran hidup dan masa depan (berapa jumlah penghasilan/prospek karir jabatan). Dengan demikian ia dapat bekerja lebih baik dan merasa lebih puas. 2. Laporan dan pembukaan tahunan Manajemen diharapkan bersedia mengungkapkan hasil-hasil finansial yang dicapai perusahaan kepada para karyawan. Dengan adanya pengungkapan fakta, maka harapan-harapan berlebihan di pihak para pegawai dapat di hindari. Jika mereka dapat memahami kondisi sebenarnya, mereka tidak akan mudah terpancing oleh desas desus dan tidak mudah ikut-ikutan melakukan pemogokan masal unjuk rasa. 3. Penggabungan staff setelah akuisisi 4. Tekhnologi baru 5. Keamanan 6. Berita-berita mengenai pegawai 7. Stuktur manajemen, adanya bagan yang memperlihatkan jabatan dalam suatu perusahaan beserta wewenang dan jabatannya akan lebih mengakrabkan segenap pegawai dengan macam identitas dan perananperanan manajemen dalam semua tingkatan. 59 60
Frank Jefkins. Public Relations. Penerbit Erlangga Edisi Keempat. Jakarta. hal. 178 Ibid, hal. 179
8. Saham dan penerbitan saham 9. Tunjangan kesejahteraan pegawai (pensiun, THR, skema insentif, bonus tambahan, komisi penjualan, hadiah bagi mereka yang berprestasi dalam pekerjaan/pendidikan, beasiswa, dsb). Hal ini harus dikomunikasikan dengan baik kepada segenap pegawai agar mereka bisa memahami, menghargai dan mendukung niat baik yang terkandung dalam penyediaan fasilitas dan tunjangan kesejahteran itu. 10. Pemasaran internasional 11. Juru bicara pegawai Setiap pegawai memiliki kemungkinan untuk bertindak sebagai wakil atau jubir bagi rekan-rekan dan organisasinya (terutama sekertaris, penerima telpon, juru buku, petugas bagian pelayanan, departemen penjualan, dll yang tugasnya adalah menjalin kontak dengan konsumen dan mitra kerja/pihak luar) 12. Peraturan perundang-undangan 13. Umpan balik dan hasil-hasil.
Karyawan di setiap organisasi sudah tentu terdapat perbedaan, hal ini disebabkan beda dalam lingkungan hidupnya, pengalamannya, pendidikannya . Tetapi diantara mereka semua terdapat hal-hal yang sama . Karyawan sama-sama menghendaki :61
61
Onong Uchjana Efendy, Human relation Dan Public Relation, Mandar maju, Bandung, 1993, hal 145
1. Upah yang cukup. Upah yang cukup adalah cita-cita semua karyawan. Untuk mencapai itu, ada diantara para karyawan yang menggiatkan diri dalam pekerjaannya dengan rajin. 2. Pelakuan yang adil Perlakuan yang adil adalah hasrat semua karyawan untuk selalu diperlakukan secara adil di kalangan karyawan, tidak saja berhubungan dengan gaji, tetapi juga dengan persoalan lain-lain. Hanya dengan berkomunikasi dengan mereka, kesalahpahaman akan dapat dihilangkan dan kepercayaan kepada pimpinan kembali dibina. 3. Ketenangan kerja Para karyawan akan tetap giat bekerja, apabila mengetahui bahwa bagi mereka terdapat : a) Jaminan, jika mereka dengan keluarganya terjadi musibah b) Jaminan keamanan kerja c) Jaminan hari tua 4.
Perasaan diakui Pada setiap karyawan terdapat perasaan ingin diakui (sense of belonging) sebagai karyawan yang berharga.
5.
Penghargaan atas hasil kerja Para karyawan menginginkan agar hasil keryanya di hargai, meskipun sebenarnya adalah kewajiban mereka untuk bekerja segiat-giatnya.
6.
Penyalur Perasaan Karyawan butuh media untuk menyalurkan keluh kesah, pendapat, saran, ide, dan lain-lain.
BAB III METODOLOGI PENELITIAN
3.1
Tipe Peneltian Dalam penelitian disini menggunakan pendekatan kualitatif . Metode
kualitatif adalah metode penelitian yang digunakan untuk meneliti pada kondisi obyek yang alamiah, (sebagai lawannya adalah eksperimen) diimana peneliti adalah sebagai instrumen kunci, teknik pengumpulan data dilakukan secara triangulasi (gabungan), analisis data bersifat induktif, dan hasil penelitian kualitatif lebih menekankan makna dari pada generalisasi62. Pendekatan kualitatif dipergunakan karena pendekatan tersebut dapat memberikan keluasan dan kesempatan bagi peneliti untuk bisa menggali informasi lebih mendalam, terutama permasalahan yang diangkat dalam penelitian ini. Kualitatif dilakukan untuk membangun pandangan secara rinci terhadap subjek yang diteliti dengan menggunakan latar alamiah (natural setting)63. Penggunaan latar alamiah mengasumsikan bahwa perilaku dan makna yang dianut sekelompok manusia hanya dapat dipahami melalui analisa terhadap lingkungan alamiah.
3.2
Metode Penelitian Metode
yang
dipergunkan
dipergunakan
adalah
deskriptif
yang
memberikan penjelasan mengenai situasi atau peristiwa. Penilitian ini berusaha mencari
dan
menggambarkan
aliran
informasi
ke
bawah
(downward
communication) dan ke atas (upward communication) di PT Sucofindo (Persero). 62 63
Sugiyono, Memahami Penelitian Kualitatif, Alfabeta, Bandung, 2005, Hal. 1 Lexy Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2004, hal. 8
Penelitian ini tidak menjelaskan hubungan atau pengaruh suatu kejadian terhadap kejadian yang lain atau membuat prediksi. Metode deskriptif juga menekankan pada suasana alamiah, dimana peneliti bertindak sebagai pengamat64. Penelitian deskriptif dilakukan untuk 1)mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada, (2)mengindentifikasikan masalah atau memeriksa kondisi dan praktek - praktek yang berlaku, (3)membuat perbandingan atau evaluasi, (4)menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama.65
3.3
Teknik Pengumpulan Data Menurut Earl Babbie, teknik pengumpulan data adalah teknik untuk
mencari dan mengumpulkan informasi yang sesuai dengan topik penelitian. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan mengumpulkan data primer dan sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan dan diolah sendiri oleh peneliti dari penelitiannya di lapangan. Sedangkan data sekunder diperoleh melalui studi kepustakaan. Studi kepustakaan ini dilakukan peneliti dengan menggunakan beberapa acuan, buku, company profile, anual report tahunan, skripsi, artikel internet. Selain itu, teknik pengumpulan data memegang peranan yang sangat penting dalam penelitian karena akan menentukan relevan atau tidaknya penelitian dalam penelitian dengan permasalahan yang ditetapkan. Dengan menggunakan teknik pengumpulan data yang tepat, data yang diperoleh selama penelitian dapat digunakan untuk menjawab serta menjelaskan permasalahan penelitian secara sistematis dan objektif66. 64
Jalaludin Rakhmat, Metode Penelitian Komunikasi, Remaja Rosdakarya, Bandung, 2004, hal. 25 Ibid, hal. 25 66 Nunik Rahmania, Pendapat Mahasiswa Terhadap Kontroversi Tayangan Mistis Di Televisi, Skripsi Sosiologi, Depok, 2005, hal. 24 65
Dalam memperoleh data primer, penelitian memperoleh data kualitatif dengan metode in- depth interview (wawancara mendalam). Sedangkan untuk memperoleh data sekunder penelitian memperoleh dari studi kepustakaan, seperti buku – buku atau literatur yang berkaitan dengan aliran informasi internal, artikel internet. 3.3.1
Data Primer Dalam penelitian ini penulis akan mendapatkan data primer melalui
wawancara
mendalam
(in-depth
interview)
dengan
nara
sumber
yang
berkompetan mengetahui aliran informasi internal yaitu asisten vice president, senior manager serta manager . Jenis wawancara dilakukan secara mendalam dengan pertanyaan-pertanyaan yang bersifat umum, yang memungkinkan informan memberikan jawaban terbuka dari pertanyaan yang diajukan. Dengan wawancara yang tidak kaku, santai dan terbuka diharapkan akan dapat memberikan hasil yang baik, yang memberikan gambaran yang jelas mengenai perasaan mereka terhadap organisasi dan dapat menguak seberapa besar motivasi mereka dalam bekerja.
Dari kegiatan tersebut dapat diungkapkan mengenai
proses aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) PT. Sucofindo (persero) khususnya divisi rekayasa dan trasportasi. 3.3.2
Data Sekunder Selain mengadakan pengamatan, untuk melengkapi bahan penelitian,
peneliti menggunakan studi kepustakaan, seperti buku – buku atau literatur yang berkaitan dengan aliran informasi internal, company profile, annual report tahunan, artikel internet, skripsi, dan lain sebagainya.
3.4
Key Informan Jumlah keseluruhan pegawai di divisi engineering & transportation pusat
adalah 180 orang. Untuk mengetahui penelitian ini, peneliti melakukan wawancara kepada key informan, yang merupakan sumber yang berkompetan untuk dimintai keterangan sehubungan penelitian yang dipilih , dengan pertimbangan responden akan memberikan data lebih lengkap. Dan dinyatakan sebagai opinion leader dikarenakan : 1. Mereka melakukan fungsi kunci komunikasi dengan mempengaruhi pembentukan pendapat dan perubahan sikap anggota organisasi. 2. Mereka mampu mempengaruhi pembentukan pendapat dan perubahan sikap pada anggota yang lain. 3. Dikenal oleh lingkungan organisasi. Key informan yang dipilih sebanyak 5 orang perwakilan sebagai berikut : 1. 1 orang Ass.Vice President : Bapak Indra Kusuma, Pria. Usia 50 tahun, Pendidikan S2 Ekonomi, lama bekerja 25 tahun. Pemilihan sumber wawancara ini dengan alasan karena kedudukan asisten vice president sebagai level atas, sehingga diharapkan informasi yang didapatkan mewakili aliran informasi ke bawah (downward communication). 2. 2 orang Senior Manager. Pemilihan sumber wawancara ini dengan alasan karena kedudukan senior manager sebagai perwakilan yang representatif (middle position) untuk menyampaikan dan menerima informasi. a) Bapak Erwin Silbuga. Senior manager Operations. Pria. Usia 43 tahun, Pendidikan S2 Teknik Metalurgi.Lama Bekerja 15 Tahun
b) Bapak Suharyono. Senior manager marketing & business development transportation & technical services, Pria, Usia 45 tahun, Pendidikan S2 Teknik Kimia, Lama bekerja 12 tahun 3.
2 orang manager. Pemilihan sumber wawancara ini dengan alasan karena kedudukan manager sebagai posisi paling bawah (downward position) dalam stuktur divisi rekayasa dan transportasi sebagai penerima informasi dari level atas, disampaikan kepada staf operasional dan juga yang berkapasitas memberikan feedback atas informasi tersebut kepada pihak atasan. a) Bpk. Solihin Gunadi. Manager technical services, Pria, Usia 40 tahun, Pendidikan S1, Teknik Mesin, lama bekerja 10 tahun b) Bpk. Eddy Yurizal. Manager Administration Support, Pria, Usia 36 tahun, Pendidikan S2, HSE, Lama bekerja 8 tahun
3.5
Definisi Konsep
3.5.1
Proses Proses merupakan cara atau tahapan perusahaan membentuk masa
depannya untuk mencapai suatu keberhasilan. Proses menjadi penting karena di dalam suatu organisasi, suatu sistem terbuka merupakan hal yang dinamis, yang menciptakan dan saling menukar pesan diantara anggotanya. Karena gejala menciptakan dan menukar informasi dalam aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) ini berjalan terus menerus dan tidak ada henti-hentinya maka dikatakan sebagai suatu proses.
3.5.2
Aliran Informasi Aliran informasi merupakan proses penyampaian dengan menggunakan
saluran komunikasi formal, dalam konteks komunikasi internal, dalam kondisi jam kerja yang dilakukan oleh
atasan kepada bawahan (downaward
communication), bawahan kepada atasan (upward communication) .
3.5.3
Komunikasi Ke Bawah (downward communication) Komunikasi ke bawah merupakan arus pesan yang disampaikan dari
hirarki yang lebih tinggi kepada hirarki lebih rendah. Pada umumnya komunikasi ke bawah bersifat komunikasi satu arah. Komunikasi ke bawah sering berisikan mengenai
petunjuk-petunjuk,
pengarahan
pekerjaan,
kebijakan-kebijakan,
melakukan penilaian, penanaman ideologi, pemberian penghargaan, melakukan teguran.
3.5.4 Komunikasi Ke Atas (upward communication) Komunikasi ke atas merupakan arus pesan yang disampaikan dari hirarki wewenang yang lebih rendah kepada hirarki yang lebih tinggi. Pada prinsipnya fungsi komunikasi ke atas adalah untuk memberikan pengertian mengenai permohonan bantuan, kritikan, laporan prestasi kerja, saran, usulan anggaran, keluhan, opini.
3.6
Fokus Penelitian Berdasarkan perumusan masalah dan didukung oleh kerangka pemikiran,
fokus penelitian di arahkan kepada aliran Informasi ke bawah (downward communication) dan komunikasi ke atas (upward communication) yang ada di PT. SUCOFINDO (Persero) Pusat
Divisi Rekayasa dan Transportasi yang akan
dibahas secara mendalam dalam penelitian ini sebagai berikut : Isi Pesan komunikasi ke bawah (downward communication): 1.Instruksi Tugas Pesan yang disampaikan kepada bawahan itu bervariasi seperti perintah langsung, diskripsi tugas, prosedur manual, dan lain sebagainya. 2.Rasional Pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas dan kaitannya dengan aktivitas lain, terutama kepada bawahan apakah bawahan dapat memotivasi dirinya sendiri atau mau bekerja bila dipaksa oleh atasan. 3.Ideologi Pesan yang dapat memperkuat loyalitas bekerja bawahan. Artinya bawahan mengerjakan tugas karena merasa memang sudah tanggungjawabnya kepada atasan dan perusahaan. 4.Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan praktekpraktek organisasi, peraturan-peraturan organisasi, kebiasaan dan data lain.
5. Balikan Pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Isi pesan komunikasi ke atas (upward communication): 1. Informasi mengenai pekerjaan, hasil yang dicapai, rencana yang akan datang. 2. Informasi mengenai persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam bantuan. 3.Informasi mengenai saran atau gagasan untuk perbaikan dalam organisasi . 4.Informasi mengenai pikiran dan perasaan bawahan tentang pekerjaan mereka, rekan kerja, dan organisasi. 3.7 Teknik Analisa Data Analisa data merupakan proses penyederhanaan data ke dalam bentuk yang lebih mudah dibaca dan diinterpretasikan. Berdasarkan data yang diperoleh dengan wawancara mendalam dengan para narasumber. Teknik analisa data yang digunakan pada penelitian ini menggunakan metode deskriptif kualitatif. Menurut Bogdan dan Taylor, metode kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang. Menurut Bogdan dan Taylor pendekatan ini diarahkan pada latar dan individu tersebut secara holistic (utuh). Jadi dalam hal ini tidak boleh mengisolasi individu atau organisasi ke dalam variabel atau hipotesa, tetapi perlu memandangnya sebagai bagian dari suatu keutuhan.67
67
Lexy J. Moleong, Metodologi Penelitian Kualitatif, (Bandung, Remaja Rosda Karya 2004), hal 4
BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
4.1. Gambaran Objek Penelitian68 4.1.1. Sejarah PT.Sucofindo (Persero) PT. Sucofindo (persero) Superintending company of indonesia, PT. Sucofindo merupakan suatu perseroan terbatas yang sahamnya dimiliki Negara Republik Indonesia (95%) dan (5%) Sociate de Surveillance holding, SA (SGS SA merupakan salah satu perusahaan inspeksi terbesar di dunia) PT. Sucofindo didirikan pada tanggal 22 Oktober 1956 sebagai perusahaan inspeksi
pertama
di
indonesia.
Pada
tahun-tahun
pertama
beroperasi,
PT.Sucofindo melaksanakan inspeksi atas persedian aneka komoditas pertanian beras. Disamping itu PT. Sucofindo melakukan pemeriksaan atas komoditas pertanian yang diekspor keluar negri. Perkembangan
pembangunan
perekonomian
dan
perindustrian
di
indonesia dalam tahun-tahun terkahir menciptakan kebutuhan akan jasa-jasa profesioanal di bidang inspeksi, supervisi, pengkajian, dan pengujian (ISPP) yang tidak terbatas hanya disektor agrobisnis atau perdagangan, namun juga membuat ke seltor-sektor lain seperti industri perminyakan dan gas bumi, pertambangan kehutanan dan kelautan. PT. Sucofindo menyediakan jasa-jasa ISPP tersebut mulai dari tahapan yang paling dini, sejak tahapan pra investasi sampai pada tahapan produksi dan distribusi. Pelanggan jasa kami terdiri dari pelaku bisnis di tingkat nasional dan
68
Company Profile PT. Sucofindo (Persero) 2004
internasional. Pemerintah indonesia pemerintah negara-negara sahabat, dan lembanga-lembaga donor internasional. Dalam memberikan layanan jasa PT.Sucofindo ditunjang pegawai professional di bidangnya yang tersebar di 57 lokasi dan 26 laboratorium di kotakota strategis di seluruh indonesia. PT. Sucofindo juga mengembangkan jaringan di tingkat internasional dengan menjalin kemitraan strategis dengan perusahaan inspeksi global. Di samping itu PT.Sucofindo juga merupakan anggota dari lembaga professional dan asosiasi bisnis di tingkat nasional dan internasional.
Nilai Budaya Perusahaan Untuk mendukung pencapaian misi dan misi persahaan, maka ditumbuh kembangkan nilai budaya perusahaan yang menjadi perilaku dasar warga PT. Sucofindo (Persero) yang meliputi integritas, inovatif, teamwork, dan kompetensi.
Arti Logo PT. Sucofindo (Persero) Logo tiga bola dunia melambangkan kegiatan yang memiliki runag lingkup internasional tiga wawasan dunia usaha, yaitu darat, laut dan udara.
Warna Biru Mempunyai
sifat
stabil,
langgeng,
aman
dan
dapat
dipercaya
melambangkan suatu usaha yang dapat dipercaya dan diandalkan. Warna biru juga mempunyai kesan bersih dan luas yang mencerminkan ketertiban dan keluasan suatu jangkauan usaha.
Gradasi Warna Menggambarkan keragaman
jenis
usaha
nuansa
yang
disamping
melambangakan menggambarkan
divertifikasi suatu
gerak
atau yang
melambangkan suatu sifat yang berorientasi pada perkembangan dan kemajuan masyarakat.
Logo Tipe Sucofindo Menggunakan huruf microgama (Aerostyle) yang mempunyai kesan tegas, luas dan stabil. Sifat ini menimbulkan citra yang sesuai dengan suatu yang senantiasa bersungguh-sungguh dalam setiap dengan semua pihak yang berhubungan.
4.1.2
Visi, Misi dan Nilai-nilai PT. Sucofindo (Persero)
4.1.3
Visi Perusahaan “Menjadi perusahaan kelas dunia di bidang inspeksi, supervisi, pengkajian dan pengujian yang independent dengan tekad memnuhi kepuasaan pelanggan”
4.1.4
Misi Perusahaan
1. Memberikan pelayanan jasa terbaik untuk mencapai kepuasaan pelanggan melalui profesionalisme, jaringan yang luas, sistem manajemen terpadu, tekhnologi tepat guna dan penggunaan standar yang diakui internasional. 2. Perusahaan sangat menghargai sumber daya manusia dan bertekad untuk mengembangkan mereka sepenuhnya 3. Perusahaan berupaya memenuhi kepentingan berbagai pihak terkait secara seimbang.
4.1.5
Nilai – nilai
Pelanggan 1. Memberikan pelayana terbaik secara konsisten dan menjaga kerahasian pelanggan untuk memelihara loyalitas mereka 2. Menciptakan
dan
memelihara
hubungan
usaha
yang
saling
menguntungkan yang didasarkan kepada kepercayaan, rasa hormat dan pengertian. 3. Memberikan pelayanan yang bernilai tambah melalui inovasi yang berkesinambungan didasarkan kepada tekad untuk menghasilkan yang terbaik. Karyawan Perusahaan memperlakukan karyawan sebagai aset paling berharga dengan adil, pengembangan yang berkesinambungan, penghargaan atas kontibusi mereka baik secara individu maupun kelompok, mendorong dan memberdayakan untuk mengembangkan profesionalisme serta mencapai kinerja yang terbaik. Kepemimpinan 1. Bersikap jujur dan terbuka dan profesional dalam berbagai kegiatan 2. Pendengar yang baik dan cepat tanggap dalam berkomunikasi untuk membina lingkungan kerja yang harmonis 3. Kerjasama, kepemimpinan melalui keteladanan dan keterbukaan adalah faktor utama untuk meningkatkan dinamika dan keberhasilan organisasi. 4. Mendorong dan membangun kemampuan inovasi untuk meningkatkan daya saing usaha.
Pemegang Saham 1. Menciptakan laba untuk memastikan pertumbuhan perusahaan yang berkelanjutan 2. Potofolio
usaha
yang
inovatif
harus
dikembangkan
secara
berkesinambungan untuk mengantisipasi tuntutan pasar 3. Menjaga citra dan nama baik perusahaan Inovasi dan Pengembangan 1. Sistem dan proses kerja harus ditingkatkan secara berkesinambungan dengan penerapan dan penegtahuan dan tekhnologi yang tepat, untuk meningkatkan daya saing perusahaan. 2. Penyesuaian jaringan usaha secara dinamis sesuai dengan kebutuhan usaha Pemasok Menciptakan dan memelihara kemitraan yang saling menguntungkan untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan Tanggung jawab sosial Menjalankan usaha dengan kepedulian yang tinggi terhadap tanggung jawab sosial. Jumlah Karyawan PT.Sucofindo (Persero) pusat memiliki 867 orang karyawan dan kekuatan sumber daya manusianya dibagi menjadi beberapa tingkatan yang disesuaikan dengan pendidikan, jenis kelamin, usia dan status karyawan.
4.2
Stuktur Organisasi69 PT.Sucofindo sebagai persero dibidang jasa surveryor atau superitendent
(BUMN) yang secara teknis berada di dalam naungan departemen perindustrian dan perdagangan, sedangkan untuk mengatur ketatalaksanaan usaha dilakukan oleh mentri keuangan (departemen keuangan) sebagai pemegang saham mewakili pemerintah. PT.Sucofindo (Persero) sebagai organisasi perusahaan telah banyak mengalami
perubahan
stuktur
organisasi
sering
dengan
perkembangan
perusahaan, dengan pengelompokan tugas, tanggung jawab, fungsi beserta tata hubungan antar fungsi sebagai berikut : 1. Dewan Komisaris Dewan komisaris terdiri dari 3 orang personil yaitu : -
Seorang komisaris utama (President Commisioner)
-
Dua orang sebagai anggota komisaris
2. Dewan Direksi Dalam perkembangan yang semakin pesat stuktur organisasi dari dewan direksi juga ikut mengalami perubahan baik segi personilnya maupun penyempurnaan dari segi dan tanggung jawab. Dewan direksi saat ini terdiri atas lima orang :
69
a)
Direksi umum
b)
Direksi keuangan dan administrasi
c)
Direktur operasi 1
d)
Direktur operasi 2
PT. Sucofindo (Persero) Divisi PSDM, 2004
Dalam direksi oleh seorang direktur yang dalam tugas sehari-harinya dibantu oleh empat orang direktur lainnnya dengan tugas masing-masing. Walaupun demikian surat keputusan direksi merupakan suatu kebulatan dan tidak berdiri sendiri-sendiri. Masing-masing direktur dibantu oleh beberapa kordinator dari divisi dibawahinya. Adapun pembagian tugas dan tanggung jawab yang dibebankan kepada masing-masing dewan direksi sebagai berikut : a) Direktur
utama
membawahi
satuan
pengawasan
interen,
divisi
pengembangan sumber daya manusia, divisi sekertariat perusahaan dan manajemen mutu, divisi pengembangan bisnis korporat, cabang dan sub cabang. b) Direktur keuangan dan admintrasi membawahi divisi sistem informasi , divisi keuangan & akutansi dan divisi umum c) Divisi Komersial I membawahi SBU pertanian, SBU produk & Konsumen, SBU minyak dan gas bumi, SBU mineral, SBU jasa pendukung bisnis finansial. d) Direktur komersial II membawahi sbu pemerintah dan institusi internasional, SBU rekayasa & transportasi, SBU kehutanan, kelautan, perikanan & lingkungan, SBU jasa sertifikasi internasional sucofindo dan SBU jasa umum. 3. Vice President Vice president adalah kepala unit kerja operasional maupun supporting yang ada pada stuktur organisasi PT.Sucofindo. VP ini menjabat sebuah divisi atau SBU.
Gambar 4.2.1 Berikut Stuktur Organisasi Divisi Rekayasa & Transportasi
Com 2 Director
Vice President Asistent VP
Marketing & Business Development Senior Manager Transportation& technival Services
Manager Technical services
Manager Transportation
Manager Technival Support
Senior Manager Businees Support
Senior Manager Markting & BD Telematics &infrastructure
Senior Manager Operation
Manager Administratio n support
Manager Telematic
Manager Infrastructer
Source : Divisi Rekayasa & Transportasi 2005
4.2.1
Uraian Jabatan dari stuktur organisasi Divisi Rekaysa dan Transportasi
A. Vice President Tanggung Jawab : 1) Menyusun rencana kerja dana anggaran kegiatan operasi tahunan, sebagai acuan kegiatan dan sasaran usaha serta mengevaluasi pelaksanaannya secara berkala untuk menentukan langka-langkah perbaikan dalam pencapaian anggaran. 2) Mengendalikan kegiatan produksi jasa mencangkup bidang penjualan, pelaksanaan, pengawasan dan pengembangan untuk pencapaian target penjualan.
3) Mengevaluasi petunjuk pelaksanaan operasional (SOP)/instruksi kerja berdasarkan spesifikasi jenis jasa yang mengacu kepada sistem manajemen mutu ISO 9000 series serta mengevaluasi aplikasi dilapangan untuk diadakan perubahan/penyempurnaan. 4) Merencanakan
dan mengupayakan ketersedian dan kesiapan
sumber daya (SDM, peralatan dan bahan operasi) yang diperlukan untuk kegiatan operasional. 5) Mengembangkan pengetahuan dan kemampuan teknis pelaksanaan operasi melalui program diklat untuk peningkatan kompetensi. 6) Melaksanakan sistem mutu RKT untuk memastikan pencapaian sasaran mutu dan peningkatan kualitas jasa demi kepuasaan pelanggan. 7) Mengendalikan biaya operasi secara efesien dan efektif 8) Menilai kinerja bawahan langsung secara periodik untuk peningkatan produktifitas. 9) Membina hubungan baik dengan pihak-pihak terkait internal maupun
eksternal
perusahaan
untuk
pencapaian
sasaran
perusahaan. 10) Menjaga
dan
memelihara
disiplin
kerja
peningkatan integritas dan citra perusahaan.
bawahan
untuk
B. Assiten Vice President Tanggung jawab : 1) Mengevaluasi rencana kerja dan anggaran sektor RKT tahunan sebagai
acuan
kegiatan
dan
sasaran
usaha
mengevaluasi
pelaksanaannya secara berkala untuk menentukan langkah-langkah perbaikan dalam pencapaian anggaran. 2) Menyusun strategi usaha pemasaran jasa RKT serta melakukan pengendalian untuk memastikan pencapaian target pendapatan 3) Melaksanakan pengelolaan, pembinaan dan pengawasan kegiatan jasa RKT untuk memastikan produksi jasa memenuhi kualitas dan standar yang berlaku 4) Melakukan kerjasama dengan pihak luar, untuk peningkatan dan pengembangan mutu, jasa, pasar, teknologi kegiatan jasa RKT 5) Mengembangkan pengetahuan dan kemampuan SDM di sektor RKT melalui program diklat untuk peningkatan kompetensi. 6) Mengawasi pelaksanaan sistem mutu RKT untuk memastikan pencapaian sasaran mutu demi tercapainnya kepuasaan pelanggan. 7) Membina hubungan baik dengan pihak-pihak terkait internal maupun
eksternal
perusahaan
untuk
pencapaian
sasaran
perusahaan. 8) Menjaga
dan
memelihara
disiplin
kerja
karyawan
untuk
peningkatan integritas dan citra perusahaan 9) Menilai/mengevaluasi kinerja karyawan secara periodik untuk pencapaian produktifitas
10) Menerima pelimpahan tugas Vice President selama tidak ditempat/ berhalangan (dinas, sakit, ijin, atau cuti) C. Senior Manager dan Manager 1) Menyusun rencana kerja dan anggaran kegiatan operasi tahunan, sebagai acuan kegiatan dan sasaran usaha serta mengevaluasi pelaksanaannya secara berkala untuk menentukan langkah-langkah perbaikan dalam pencapaian anggaran. 2) Mengendalikan kegiatan produksi jasa mencangkup bidang penjualan, pelaksanaan dan pengawasan untuk pencapaian target pendapatan. 3) Membuat petunjuk pelaksanaan operasional (SOP)/instruksi kerja berdasarkan spesifikasi jenis jasa yang mengacu kepada sistem manajemen mutu ISO 9000 series serta mengevaluasi apliksi di lapangan untuk diadakan perubahan/penyempurnaan. 4) Merencanakan dan mengupayakan ketersedian dan kesiapan sumber daya (SDM, peralatan dan bahan operasi) yang diperlukan untuk kegiatan operasional 5) Mengembangkan pengetahuan dan kemampuan teknis pelaksana operasi melalui program diklat untuk peningkatan kompetensi 6) Melaksanakan sistem mutu RKT untuk memastikan pencapaian sasaran mutu dan peningkatan kualitas jasa demi kepuasaan pelanggan 7) Mengendalikan biaya operasi secara efisien dan efektif 8) Menilai kinerja bawahan langsung secara periodik untuk peningkatan produktifitas
9) Membina hubungan baik dengan pihak-pihak terkait internal maupun eksternal perusahaan untuk pencapaian sasaran perusahaan 10) Menjaga
dan
memelihara
disiplin
kerja
bawahan
untuk
peningkatan integritas dan citra perusahaan.
4.3 Hasil Penelitian ”We must communicate ”, dimanapun kita berada, komunikasi merupakan hal yang sangat penting. Begitupula di dalam organisasi, komunikasi baik atasan dan bawahan merupakan hal yang sangat berarti dan penting. Semua anggota organisasi tentunya menginginkan arus komunikasi yang lancar baik ke atas dan kebawah. Dengan adanya arus komunikasi yang lancar, maka iklim komunikasi di dalam organisasi itu pun menjadi kondusif sehingga semua anggota organisasi akan merasa puas dengan komunikasi yang ada di dalam organisasi dan pada akhirnya memotivasi mereka dalam bekerja sehingga tujuan organisasi tercapai. Isi yang ada di bab IV merupakan hasil penelitian di divisi rekayasa dan transportasi PT Sucofindo (Persero) pusat, dan hasil wawancara dengan Asisten Vice President yaitu Bapak Indra Kusuma dan 2 orang Senior Manager beserta 2 orang Manager sebagai bawahan yang juga dipimpin langsung oleh Bapak Indra Kusuma,
untuk
mengetahui
aliran
informasi
ke
bawah
(downward
communication) dan ke atas (upward communication). Berdasarkan stuktur organisasi divisi rekayasa dan transportasi, kedudukan jabatan tertinggi yang menangani aliran informasi adalah Vice President dan Asisten Vice President yang merupakan pimpinan dalam organisasi formal. Asisten Vice President, Bapak Indra Kusuma yang kebiasaan sehari-harinya adalah memutuskan suatu keputusan yang bersifat formal. Sedangkan urutan
hirarki berikutnya adalah Senior Manager dan Manager merupakan sebagai gerbang untuk masuknya segala informasi yang ada dan disampaikannya pada anggota yang lain Berikut adalah hasil
observasi dan In-depth Interview dari beberapa
responden mengenai proses berlangsungnya aliran informasi ke atas (upward communication) dan ke bawah (downward communication) di PT Sucofindo (Persero) divisi rekayasa dan transportasi, dan dari hasil wawancara mendalam tersebut akan diketahui.
4.3.1
Isi pesan Komunikasi ke Bawah (downward communication)
4.3.1.1 Instruksi Tugas Dalam organisasi melibatkan banyak faktor, salah satu faktornya adalah pelaku atasan dan bawahan. Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan penulis dengan Bapak Indra selaku Asisten Vice President divisi rekayasa & transportasi, didapatkan hasil bahwa cara Bapak Indra Kusuma didalam memberikan perintah atau instruksi tugas adalah dalam bentuk tertulis yang berisikan tugas-tugas yang bersifat kedinasan, sedangkan secara lisan lebih bersifat pengarahan. Berikut penuturan Bapak Indra Kusuma : “Cara saya memberikan instruksi tugas kepada bawahan secara tertulis yang berisikan tugas - tugas kedinasan. Instruksi tugas secara lisan sering saya lakukan tetapi lebih kearah pengarahan langsung..”70 Dari hasil wawancara dengan bawahan diperoleh bahwa cara pimpinan didalam memberikan perintah atau instruksi tugas adalah secara lisan dan tertulis dengan memberikan konsep jadi kepada bawahan untuk mengerjakan
70
tugas
Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007
tersebut dan bila terjadi perubahan konsep maka harus dibicarakan atau didiskusikan bersama. Berikut penuturan Bapak Erwin Silbuga : “Pemberian perintah tugas atau instruksi tugas kepada kami (bawahan) secara lisan (langsung) tetapi tidak menutup kemungkinan secara tertulis atau berbentuk surat yang berisikan mengenai perintah yang seharusnya dikerjakan oleh bawahan”.71 Penuturan Bapak Edy Yurizal : “Biasanya atasan lebih sering memberikan perintah secara tertulis, kalaupun lisan biasanya ditujukan kepada orang banyak.”72
Dari hasil wawancara dengan bawahan diperoleh bahwa cara pimpinan didalam memberikan perintah atau instruksi tugas adalah secara lisan dan tulisan dengan memberikan konsep jadi kepada bawahan untuk mengerjakan
tugas
tersebut. Apabila terjadi perubahan konsep maka harus dibicarakan atau didiskusikan bersama.
Penuturan Bapak Indra Kusuma : “Pembagian tugas kerja pegawai mengacu pada stuktur atau program kerja yang ada di divisi rekayasa dan transportasi. Tentunya program kerja harus di dukung sepenuhnya oleh setiap pegawai yang ada di divisi rekayasa dan transportasi”73
Pembagian tugas kerja yang ada di divisi rekayasa dan transportasi sudah mengacu pada program kerja divisi rekayasa dan transportasi artinya pembagian tugas kerja ditentukan oleh pimpinan melalui program kerja. Menekankan bahwa
71
Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 72 Hasil wawancara dengan Bapak Edy Yurizal, Manager Administration Support, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 9 Mei 2007 73 Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007
keberhasilan program harus didukung sepenuhnya oleh setiap bawahan yang ada di divisi rekayasa dan transportasi. Penuturan Bapak suharyono : “Cara atasan dalam pembagian tugas kerja kepada bawahan selama ini dengan membuat pola job description sesuai dengan bidang dan keahlian masing-masing pegawai itu sendiri.”74
Bawahan mengatakan bahwa pembagian tugas sudah berjalan dengan baik dan jelas karena sudah tercantum di dalam program kerja divisi rekayasa dan transportasi
artinya masing-masing pegawai sudah memiliki job desciption.
Pimpinan selalu mengarahkan bahwa seluruh bawahan harus dapat menguasai setiap pekerjaan, bilamana ada yang kurang jelas atau kurang mengerti akan tugas yang diberikan maka bawahan biasanya menanyakan hal tersebut kepada pimpinan. Penuturan Bapak Solihin : “Sudah, beliau sudah menyampaikan informasi dengan jelas baik lisan atau tertulis, jika dirasa informasi kurang jelas, saya biasanya menanyakan langsung kepada beliau.”75
4.3.1.2
Rasional Hasil wawancara dengan Asisten Vice President mengenai rasional atau
tujuan kerja didapatkan informasi bahwa Asisten Vice President selalu memberikan arahan atau petunjuk mengenai tujuan pekerjaan terlebih dahulu kepada bawahannya. Penuturan Asisten Vice President Bapak Indra Kusuma :
74
Hasil wawancara dengan Bapak Suharyono ,Senior Manager Business Development, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 75 Hasil wawancara dengan Bapak Solihin Gunadi , Manager Technical Service, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007
“Ya tentunya penjelasan mengenai informasi pekerjaan terutama tujuan kerja itu selalu dan senantiasa saya jelaskan kepada bawahan, kalau tidak berabe dong nantinya bisa berantakan.”76 Begitupun sebaliknya menurut bawahan bahwa pimpinan memberikan petunjuk dan arahan dalam menginformasikan tujuan kerja. Penuturan Bapak Erwin silbuga : “Ya, beliau memberikan arahan terlebih dahulu apabila pekerjaan tersebut memang butuh penjelasan. Beliau pasti mengarahkannya.”77
Tujuan pekerjaan atau aktivitas tidak terlepas dari peranan atasan dan bawahan Asisten Vice President divisi rekayasa dan transportasi yaitu Bapak Indra Kusuma , untuk menjelaskan tujuan pekerjaan yang memerlukan penjelasan secara teoritis, beliau mengririmkan bawahannya untuk mengikuti pelatihan atau training sesuai bidangnya masing-masing. Hal ini bertujuan untuk meningkatkan kwalitas kerja bawahannya. Penuturan Bapak Indra Kusuma : “Mengirimkan bawahan untuk mengikuti pelatihan atau training merupakan salah satu cara saya untuk meningkatan kwalitas kerja di divisi ini”78 Penjelasan mengenai tujuan pekerjaan atau aktivitas ini terkadang tidak semuanya dapat dimengerti oleh bawahan, karena sumber daya manusia dari bawahan itu berbeda-beda dan tidak semua bawahan mengerti, sehingga bawahan harus memotivasi dirinya untuk bekerja. Pelatihan atau training merupakan salah satu cara untuk mengantisipasi tujuan kerja yang tidak dimengerti oleh bawahan. Penuturan Bapak Solihin Gunadi :
76
Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007 77 Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 78 78 Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007
“Atasan sering mengirimkan bawahannya untuk mengikuti training atau pelatihan yang dapat menunjang pekerjaan kita, divisi rekayasa dan transportasi royal sekali untuk menyekolahkan karyawannya.”79
4.3.1.3
Ideologi Instruksi tujuan pekerjaan atau aktivitas dari atasan dapat menimbulkan
motivasi bekerja pada bawahan. Bawahan akan menjadi lebih bersemangat dan termotivasi dengan cara pimpinan menerapkan cara atau gaya kerja yang komunikatif serta konsisten antara apa yang disampaikan dengan tindakan yang dilakukan. Menciptakan kekompakan kerja dengan bawahan, merupakan cara yang sangat efektif untuk memotivasi kerja pada bawahan. Berikut penuturan Bapak Indra kusuma : “Cara saya untuk memotivasi bawahan dengan cara menciptakan kekompakan kerja dengan pegawai menerapkan gaya kerja yang komunikatif serta konsisten untuk bekerjasama dengan pegawai. Cara ini cukup efektif untuk menumbuhkan motivasi dan rasa kekompakan dalam bekerja yang bertujuan menjalin hubungan harmonis dengan berbagai pihak dalam usaha mencapai kesalahpahaman atau kesepakatan.”80 Motivasi bawahan terhadap suatu instruksi tujuan kerja karena adanya perlakuan yang seimbang dari pimpinan dalam arti pimpinan tidak membedabedakan antara staf yang satu dengan staf lainnya, sehingga kedua belah pihak dapat bekejasama dengan baik dalam menciptakan kekompakan kerja. Berikut penuturan Bapak Suharyono : “Sejauh ini beliau sudah bijak setiap dalam mengambil keputusan dan kebijaksanaan, beliau tidak memihak pro yang ini dan itu setiap ambil keputusan, dalam arti tidak membeda-bedakan staf yang satu dengan staf yang lain. Dengan begitu sebagai bawahan tentunya dapat termotivasi untuk bekerja dan semua dapat mencapai target kerja yang ditentukan ISO 9001”81 79
Hasil wawancara dengan Bapak Solihin Gunadi , Manager Technical Service, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 80 Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007 81 Hasil wawancara dengan Bapak Suharyono ,Senior Manager Business Development, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007
Selain motivasi, tujuan pekerjaan dari atasan dapat memperkuat loyalitas bawahan. Setiap pekerjaan yang diberikan kepada bawahannya dilaksanakan dengan rasa tanggung jawab dan maksimal. Berikut penuturan Bapak Indra Kusuma : “Menurut saya bawahan dengan betanggung jawab terhadap pekerjaannya dan mematuhi peraturan yang ada sudah menunjukan loyalitas terhadap perusahaan.”82
Menurut bawahan yaitu Senior Manager Operation yaitu bapak Erwin silbuga mengemukakan hal yang serupa. “Menjalankan instruksi atau perintah dari atasan secara maksimal dengan penuh rasa tanggung jawab. Hal itu salah satu bentuk loyalitas bawahan terhadap perusahaan.”83
4.3.1.4
Informasi Hasil wawancara dengan Asisten Vice President yaitu bahwa informasi
yang diberikan kepada bawahan mengenai peraturan atau prosedur yang ada di PT. Sucofindo (Persero) Berikut penuturan Bapak Indra Kusuma : ”Aturan atau prosedur yang ada di Sucofindo berlaku kepada seluruh pegawai dan tak terkecuali saya sebagai pimpinan pun harus mentaati demi berlangsungnya visi dan misi organisasi “84 Dalam menjalani program kerja, sebagai pimpinan Bapak Indra Kusuma sangat menerapkan aturan dan prosedur yang dibuat oleh organisasi agar terjalin kedisiplinan pegawai, semua dapat menghargai waktu, mematuhi peraturan yang
82
Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007 83 Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 84 Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007
ada, menjalankan tugas atau pekerjaannya dengan sebaik-baiknya sehingga dapat berjalan sesuai stuktur kerja yang ada. Penuturan Bapak Edy Yurizal : ”Saya sebagai bawahan atau pegawai khususnya di divisi rekayasa dan transportasi melihat dan menerapkan aturan atau prosedur yang tealah ditetapkan atau berlaku. Seperti Peraturan menggunakan pakaian, setiap senin sampai rabu karyawan wajib menggunakan kemeja biru terang berlogo PT. Sucofindo beserta celana biru tua untuk laki-laki sedangkan untuk wanita rok berwarna biru tua, jam kerja dari pukul 08.00 pagi sampai pukul 17.00 wib, melakukan senam pagi yang diadakan setiap pagi hari jum’at.”85
Peraturan yang disebutkan diatas adalah salah satu peraturan yang berlaku lama di perusahaan ini. Untuk setiap peraturan harus ditaati oleh semua pegawai tak terkecuali seorang pemimpin. Bapak Indra Kusuma selaku Asisten Vice President juga menerapkan dan menjalani peraturan yang ada, itu merupakan salah satu contoh bentuk informasi.
4.3.1.5
Balikan Berdasarkan wawancara dengan Asisten Vice President Rekayasa dan
Transportasi ditemukan hasil bahwa balikan atau pesan yang diberikan oleh Asisten Vice President kepada staffnya adalah berupa kritikan atau teguran dalam memberikan punsisment yang bertujuan agar lebih baik dalam pekerjaannya, kemudian beliaupun akan memberikan reward atau penghargaan kepada karyawan atas keberhasilan dalam melakukan pekerjaan berupa pemberian insentiv atau bonus atas kinerja yang memuaskan. Berikut Penuturan Bapak Indra Kusuma :
85
Hasil wawancara dengan Bapak Edy Yurizal, Manager Administration Support, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 9 Mei 2007
“Ya tentunya saya berikan sanksi berupa teguran atau kritikan yang sifatnya membangun dalam arti membanguni mereka untuk bekerja lebih baik.”86 ”Penyaluran informasi kepada karyawan yang berprestasi, saya lakukan dengan cara” dinamik” artinya menyampaikan informasi melalui jalur formal secara lisan dengan mengemukakan dihadapan karyawan lain bahwa karyawan ”A” kinerjanya bagus dan memuaskan dan diberikan reward atau penghargaan berupa bonus atau insentiv.”87
Hal sama dikemukakan para bawahannya, berikut penuturan mereka Penuturan Bapak Edy Yurizal : ”Biasanya beliau memberika teguran atau kritikan baik secara lisan maupun melalui surat/email”88 ”Lisan. Biasanya yang dilakukan atasan kepada bawahan yang berprestasi adalah dengan cara memberikan reward atau penghargaan berupa insentiv.”89
Penuturan Bapak Suharyono : ”Jika Kesalahan baru pertama kali dilakukan oleh bawahan biasanya atasan menegur secara lisan terlebih dahulu dengan memastikan bawahan tidak melakukan kesalahan yang sama dikemudian hari.”90 ”Atasan biasanya memberikan reward kepada bawahan tergantung dari prestasi bawahan itu sendiri. Bila prestasinya yang dicapai besar, biasanya reward yang diberikan berupa insentiv.”91
Penuturan Bapak Solihin Gunadi : ”Atasan memberikan sanksi berupa teguran secara lisan jika tidak diindahkan oleh itu sendiri, maka biasanya diberikan sanski secara tertulis.”92
86
Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007 87 Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007 88 Hasil wawancara dengan Bapak Edy Yurizal, Manager Administration Support, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 9 Mei 2007 89 Hasil wawancara dengan Bapak Edy Yurizal, Manager Administration Support, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 9 Mei 2007 90 Hasil wawancara dengan Bapak Suharyono ,Senior Manager Business Development, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 91 Hasil wawancara dengan Bapak Suharyono ,Senior Manager Business Development, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 92 Hasil wawancara dengan Bapak Solihin Gunadi , Manager Technical Service, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007
“Pemimpin akan memberikan reward kepada bawahan berupa bonus atau insentiv.93
Penuturan Bapak Erwin Silbuga : “Seringnya beliau melakukan teguran bila kesalahan itu masih bisa ditolerin.”94 “Di Divisi ini sudah tradisi bila karyawan berpersatsi diberikan reward oleh atasan, berupa insentiv.”95
4.3.2
Isi pesan komunikasi ke atas (Upward Communication)
4.3.2.1 Informasi mengenai pekerjaan,hasil yang dicapai, rencana –rencana yang akan datang. Berdasarkan wawancara dengan key informan bawahan asisten vice president mengenai informasi pekerjaan diperoleh hasil sebagai berikut : “Ya menurut saya itu merupakan kewajiban seorang bawahan untuk memberikan laporan pekerjaan kepada atasan. Saya memberikan laporan pekerjaan dalam bentuk paper, seperti weekly report, montly report, dan annual report. Mengenai rencana-rencana yang akan datang tentunya saya pribadi memberikan input kepada atasan dalam bentuk lisan melalui meetin.”96
“Saya melaporkan hasil kerja saya kepada atasan dalam bentuk working paper, dan saya selalu berusaha mengemukakan rencana-renacana yang akan datang kepada atasan.”97 Ya, secara berkala bawahan tentunya melaporkan hasil pekerjaan kepada atasan. Laporan yang saya berikan kepada atasan dalam bentuk paper sebagai gambaran tertulis & fungsi kearsipan serta lisan melalui rapat
93
Hasil wawancara dengan Bapak Solihin Gunadi , Manager Technical Service, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 94 Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 95 Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 96 Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 97 Hasil wawancara dengan Bapak Suharyono ,Senior Manager Business Development, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007
bulanan. Mengenai rencana-rencana mendatang saya sering kemukakan melalui forum meeting.”98 “Ya, pastinya saya sampaikan kepada atasan saya sebagai dasar evaluasi terhadap kinerja kita sebagai bawahan, biasanya sering dalam bentuk paper work dan saya selalu memberikan rencana-rencana yang akan datang untuk pencapaian target yang akan datang. Mengapa hal tersubut kita sampaikan karena atasan berfungsi sebagai controller.”99
Hasil wawancara dengan bawahan divisi rekayasa dan transportasi didapatkan bahwa mereka sebagai bawahan selalu melaporkan pekerjaan kepada atasan dalam bentuk paper work sebagai dasar tanggung jawab terhadap tugas yang diberikan oleh atasan, serta memberikan pendapat menegenai rencanarencana mendatang kepada atasan. “Sejauh ini bawahan sudah melakukan tugasnya cukup baik , ya kalau berbicara kekurangan tentunya setiap pekerjaan ada beberapa kendala yang memang mesti kita perbaiki." “Menurut saya tanggung jawabnya dalam menyelesaikan tugas yang diberikan oleh atasan, apakah mereka menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu dan dilihat juga dari hasil pekerjaannya itu. Yang kedua bagaimana mereka aktif dalam memberikan informasi kepada atasan. Yang ketiga mereka mentaati semua peraturan yang ada di perusahaan ini”100
Atasan mengatakan bahwa karyawan/bawahan sudah melakukan tugasnya cukup baik sesuai dengan job descriptionnya, artinya bawahan selalu memberikan laporan pekerjaan mereka kepada atasan. Dengan tanggung
jawab dalam
menyelesaikan tugas dengan baik dan tepat waktu, dan hasil pekerjaannya memuaskan adalah kriteria kayawan yang berkinerja tinggi.
98
Hasil wawancara dengan Bapak Edy Yurizal, Manager Administration Support, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 9 Mei 2007 99 Hasil wawancara dengan Bapak Solihin Gunadi , Manager Technical Service, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 100 Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007
4.3.2.2
Informasi
dipecahakan
mengenai
persoalan-persoalan
kerja
yang
belum
bawahan yang mungkin memerlukan beberapa macam
bantuan. Berdasarkan wawancara dengan bawahan asisten vice president diperoleh sebagai berikut ” Ya beliau orangnya sangat terbuka, bawahan mendapatkan kesulitan pasti beliau membantu.”101 “Pak indra termasuk orang yang sangat terbuka, beliau merangkul bawahan apabila bawahan meminta bantuan dalam menyelsaikan pekerjaannya.”102 “Beliau orang yang bijaksana dan terbuka. Selalu membantu karyawan disaat mengalami kesulitan.”103 “Ya beliu sangat attention sekali terhadap bawahannya. Karyawan yang mengalami kesulitan pasti beliau Bantu”.104
Di dalam menyikapi mengenai persoalan-persoalan kerja yang belum dipecahkan bawahan, diperoleh bahwa atasan sangat terbuka dan membantu bawahan yang mengalami kesulitan. Hal ini menunjukan bahwa bawahan tidak segan-segan untuk menyampaikan keluh-kesahnya kepada atasan mengenai kesulitan mereka dalam menghadapi persoalan pekerjaan yang tidak biasa dipecahkan oleh mereka kepada atasan. “Secara profesional pasti saya bantu secara maksimal untuk dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut.”105
101
Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 102 Hasil wawancara dengan Bapak Suharyono ,Senior Manager Business Development, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 103 Hasil wawancara dengan Bapak Edy Yurizal, Manager Administration Support, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 9 Mei 2007 104 Hasil wawancara dengan Bapak Solihin Gunadi , Manager Technical Service, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 105 Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007
Bersikap profesional atau membantu secara maksimal menyelesaikan masalah yang dihadapi bawahan yang dilakukan oleh atasan divisi rekayasa dan transportasi sehingga bawahan tidak segan untuk mengemukakan kesulitan yang dihadapainya.
4.3.2.3 Informasi mengenai saran atau gagasan untuk perbaikan dalam organisasi
Mengenai informasi mengenai gagasan atau saran dari bawahan kepada atasan bahwa bawahan selalu mengemukakan gagasan kepada atasan. “Ya untuk saran yang sifatnya membangun perusahaan pasti saya kemukakan.”106 “Ya, ketika dirapat seringkali beliau meminta kita memberikan saran maupun ide. Pasti saya kemukakan .”107 “Ya jika memang perlu ada perbaikan yang positif, saran selalu saya kemukakan.”108 “Ya, baik ide atau saran dari bawahan sangat diprioritaskan di divisi ini.”109
Hasil wawancara dengan bawahan diperoleh bahwa semua saran atau ide selalu dimintai oleh atasan saat rapat yang diadakan secara rutin maupun rapat yang bersifat insidental. Artinya bahwa bawahan tidak sungkan untuk memberikan ide atau saran kepada atasan. “Ya tentunya saya dengan tangan terbuka memberikan kesempatan kepada mereka untuk bisa memberikan ide atau saran.”110 106
Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 107 Hasil wawancara dengan Bapak Suharyono ,Senior Manager Business Development, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 108 Hasil wawancara dengan Bapak Edy Yurizal, Manager Administration Support, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 9 Mei 2007 109 Hasil wawancara dengan Bapak Solihin Gunadi , Manager Technical Service, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 110 Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007
Beliau sebagai pimpinan di divisi rekayasa dan transportasi tidak bekerja sendiri dan oleh sebab itu biasanya atasan selalu meminta masukan dan memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengeluarkan pendapatnya masing-masing, dengan demikian beliau mendukung yang sifatnya dapat berguna untuk kepentingan organisasi.
4.3.2.4 Informasi
mengenai
pikiran dan perasaan bawahan tentang
pekerjaan mereka, rekan kerja, dan organisasi Berdasarkan wawancara dengan bawahan asisten vice president, di dapatkan hasil bahwa mengenai informasi yang bersifat pribadi atau informal, bawahan tidak mengemukakan semua perasaan dan pikiran mereka kepada atasan. “Saya pikir engga ya. Mungkin dalam masalah pekerjaan saja bisa di utarakan kalau masalah pribadi kayaknya tidak, bagi saya itu di luar lingkup kerja.”111 “Tidak semua, pertama kita pikir terlebih dahulu apakah yang akan kita kemukakan, apakah informasi tersebut perlu diketahui oleh atasan atau tidak, ya agak sungkan juga, lihat tipe pimpinan kita juga orangnya bagaimana, jika dirasa tidak perlu ya tidak usah disampaikan, liat porsi dari informasinya dahulu.”112 “Tidak semua kita kemukakan. Mengenai pekerjaan yang sulit kita pecahkan baru kemukakan kepada atasan.”113 “Tidak semua saya kemukakan. Pekerjaan yang memang sulit dikerjakan, saya selalu minta masukan dari atasan.”114
111
Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 112 Hasil wawancara dengan Bapak Suharyono ,Senior Manager Business Development, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 113 Hasil wawancara dengan Bapak Edy Yurizal, Manager Administration Support, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 9 Mei 2007 114 Hasil wawancara dengan Bapak Solihin Gunadi , Manager Technical Service, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007
Pesan yang bersifat pribadi, bawahan memilah –milah terlebih dahulu informasi seperti apa yang seharusnya disampaikan kepada atasan. “Tidak terlalu sering, tergantung dari situasi dan kondisi. Kalau memang situasi dan kondisinya cukup memungkin untuk pasti mereka mengemukakannya kepada saya.”115
Hal sama pun dikemukan oleh atasan, bahwa bawahan tidak terlalu sering mengemukakan pikiran dan perasaannya. Informasi yang sering
dikomunikasikan dengan teman sekerja yang
dilakukan bawahan mengenai pekerjaan dan pribadi. Berikut penuturan bawahan : “Pekerjaan, keluarga dan lain-lain.”116 “Pekerjaan dan keluarga paling sering kita bicarakan.”117 “Seringnya masalah pekerjaan.”118 “Pekerjaan dan pribadi.”119
Hal
yang
sama
dikemukan
oleh
atasan
bahwa
bawahan
sering
mengkomunikasikan antar teman sekerja lebih banyak mengenai pekerjaan. “Biasanya lebih ke arah penyelesaian tugas/ pekerjaan rutin. Mungkin diluar itu ya seputar urusan pribadi.”120
115
Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007 116 Hasil wawancara dengan Bapak Erwin Silbuga, Senior Manager Operation PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 117 Hasil wawancara dengan Bapak Suharyono ,Senior Manager Business Development, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 118 Hasil wawancara dengan Bapak Edy Yurizal, Manager Administration Support, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 9 Mei 2007 119 Hasil wawancara dengan Bapak Solihin Gunadi , Manager Technical Service, PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 8 Mei 2007 120 Hasil wawancara dengan Bapak Indra Kusuma, Asisten Vice President PT. Sucofindo (persero) Divisi Rekayasa & Transportasi, tanggal 2 Mei 2007
4.4 Analisa Data Suatu proses menganalisa hasil penelitian yang didiskusikan untuk mencari hubungan antara konsep atau teori yang digunakan dengan hasil penelitian, sehingga diperoleh suatu hubungan dari konsep atau teori dengan hasil penelitian yang dilakukan, dengan adanya analisa ini diharapkan dapat mengetahui gambaran aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) divisi rekayasa dan transportasi PT. SUCOFINDO (Persero). Setelah hasil penelitian berupa wawancara mendalam (In Depth Interview)
dikelompokkan
berdasarkan
fokus
penelitian,
maka
penulis
mengadakan analisa data pada hasil penelitian yaitu sebagai berikut :
4.4.1 Aliran informsi ke bawah (downward communication) Aliran informasi ke bawah (downward communication) merupakan pesan yang mengalir dari atasan kepada bawahan. Dengan kata lain komunikasi hirarki ke bawah adalah agar perintah, instruksi, pedoman kerja, dan pengarahan yang diberikan oleh seorang pimpinan kepada bawahannya dapat diterima hingga terlaksana dengan sebaik-baiknya. Dalam komunikasi kebawah (downward communication) pelaku utamnaya adalah atasan atau pemimpin. Pemimpin adalah orang yang memperhatikan tujuan institusi dan mampu memberi tanggapan atas kebutuhan pegawainya dan mempertahankan hubungan tidak hanya antar pegawai dalam unit kerjanya melainkan juga antar unit kerja dalam institusinya juga melakukan pengawasan tugas yang dilaksankan bawahannya. Aliran komunikasi ke bawah yang dilakukan oleh Asisten Vice President berkaitan dengan instruksi tugas, rasional, ideologi, informasi serta balikan
dengan mengutamakan tujuan organisasi serta mampu mempertahankan hubungan yang baik dengan bawahnnya. Instruksi-instruksi tugas yang diberikan kepada bawahan adalah instruksi tugas yang bersifat langsung dan tidak langsung baik secara lisan maupun tertulis. Metode lisan berfungsi untuk menghindari timbulnya penafsiran yang berbeda terhadap informasi yang disampaikan dan diterima , karena saat itu juga feedbacknya langsung. Penulis melihat bahwa PT. Sucofindo (Persero) khususnya divisi rekayasa dan transportasi menjalankan prinsip pengelolaan komunikasi dengan pegawai artinya atasan mengkombinasikan kedua bentuk komunikasi tersebut . Selain pemberian instruksi tugas secara lisan, pimpinan juga menginstruksikan tugas secara tertulis. Tujuan digunakan komunikasi tertulis adalah untuk memperkuat bentuk komunikasi lisan yang sudah dilakukan, selain itu menghindari terjadinya kesalahan informasi. Dengan melakukan kombinasi beberapa bentuk komunikasi, diharapkan adanya efek perubahan perilaku sesuai dengan fungsi komunikasi. Perubahan perilaku yang dimaksud adalah terbentuknya persepsi yang positif dari bawahan terhadap proses aliran informasi ke bawah (downward communication). Sesuai dengan teori komunikasi organisasi menurut Yayat Hayati Djatmiko dalam buku Perilaku Organisasi
bahwa
sasaran komunikasi yang ingin dicapai melalui
komunikasi hirarki ke bawah adalah agar supaya perintah, instruksi, nasihat, pedoman kerja, bimbingan dan pengarahan yang diberikan oleh seorang pemimpin kepada bawahannya diterima sedemikian rupa sehingga terlaksana dengan sebaik-baiknya. Selain itu dalam pembagian tugas kerja yang ada di divisi rekayasa dan transportasi sudah mengacu pada program kerja divisi ini artinya pembagian tugas
kerja berdasarkan job description yang telah dibuat dan ditentukan oleh pimpinan serta didukung sepenuhnya oleh setiap bawahan yang ada di divisi rekayasa dan transportasi. Penjelasan tujuan kerja disampaikan oleh atasan kepada bawahan dengan memberikan arahan terlebih dahulu, hal ini bertujuan agar bawahan tersebut bekerja sesuai dengan apa yang ingin dicapai oleh atasan atau organisasinya sesuai dengan visi dan misi yang dimiliki sehingga tujuan dapat tercapai dengan optimal. Tujuan pekerjaan atau aktivitas yang memerlukan penjelasan secara teoritis, atasan berupaya untuk mengikutsertakan bawahannya untuk mengikuti pelatihan atau training sesuai bidangnya masing-masing, hal ini bertujuan untuk meningkatkan kwalitas kerja bawahannya. Instruksi tujuan pekerjaan dari atasan dapat pula memberikan motivasi bekerja pada bawahan. Bawahan akan menjadi lebih bersemangat dan termotivasi dengan cara pimpinan menerapkan gaya kerja yang komunikatif serta konsisten antara apa yang disampaikan dengan tindakan yang dilakukan. Menciptakan kekompakan kerja dengan bawahan serta adanya perlakuan yang seimbang dari pimpinan merupakan cara yang sangat efektif untuk memotivasi bekerja pada bawahan. Penjelasan mengenai tujuan pekerjaan atau aktivitas dari atasan dapat pula memperkuat loyalitas bawahan. Setiap pekerjaan atau
instruksi tugas yang
diberikan kepada bawahannya, dilaksanakan secara baik dan maksimal, dengan memberikan laporan pekerjaan yang memuaskan kepada atasan serta mempunyai rasa tanggung jawab yang tinggi terhadap pekerjaannya, karena sudah tugas bawahan untuk melaksankan tugas-tugas yang diberikan oleh atasannya.
Penyampaian pesan atau informasi dari Asisten Vice President kepada bawahannya mengenai penerapan
aturan dan prosedur yang dibuat oleh
organisasi , secara transparan hal ini bertujuan agar terjadi kedisiplinan pegawai, semua dapat menghargai waktu, mematuhi peraturan yang ada, menjalankan tugas atau pekerjaannya dengan sebaik-baiknya sehingga dapat berjalan sesuai stuktur kerja yang ada. Hal ini juga merupakan implementasi dari teori kehumasan yaitu seorang pemimpin harus bisa memberikan pengawasan terhadap kerja pegawainya sehingga pegawai pun bekerja dengan baik tetapi bukan pengawasan yang terlalu mengakibatkan pegawai sulit bergerak dalam melaksanakan kegiatannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan yang diberikan oleh atasan yang diberikan kepada staffnya atau bawahannya dalam melakukan kesalahan pekerjaannya, beliau memberikan kritikan atau teguran yang sifatnya membangun agar lebih baik lagi dalam pekerjaannya, kemudian beliaupun akan memberikan reward atau penghargaan kepada karyawan atas keberhasilan dalam melakukan pekerjaan berupa pemberian insentiv atau bonus atas kinerja yang memuaskan. Semua bentuk komunikasi ke bawah dipengaruhi oleh struktur hirarki dalam organisasi. Pesan ke bawah cenderung bertambah karena pesan itu bergerak melalui tingkatan hierarki secara berturut-turut dari tingkat yang tinggi ke tingkat yang lebih rendah.
4.4.2
Aliran informsi ke atas (Upward communication) Aliran informasi ke atas (Upward communication) merupakan pesan yang
mengalir dari bawahan kepada atasan. Dengan kata lain komunikasi ke atas adalah penting bagi pemeliharaan dan perkembangan organisasi. Pelaku utama dalam komunikasi ke atas adalah bawahan.
Aliran
informasi
ke
atas
menunjukan
bahwa
bawahan
selalu
menginformasikan pekerjaan mereka kepada atasan dalam bentuk paper work serta selalu mengemukakan rencana-rencana mendatang dalam forum rapat kepada atasan. Berdasarkan implementasi dari teori kehumasan, bahwa salah satu prinsip mengelola komunikasi dengan bawahan adalah respect, artinya bawahan harus dihormati sebagai individu dan menilai mereka sebagai pekerja. Bawahan harus diperlakukan dengan hormat dan bukan sebagai komoditas yang dapat dipertukarkan (interchangeable). Dalam megemukakan persoalan kerja yang belum dipecahakan, bawahan tidak sungkan untuk mengemukakannya kepada atasan, karena atasan membantu bawahan dalam menyelesaiakan persoalan yang belum bisa pecahkan oleh mereka. Hal ini menunjukan bahwa sesuai dengan teori komunikasi organisasi yaitu komunikasi yang baik adalah motivator yang berharga. Komunikasi adalah perekat perusahaan yang membantu dalam membangun sebuah tim, keterbukaan dan sikap saling membantu merupakah langkah yang paling arif untuk menciptakan kondisi
lingkungan yang kondusif dimana karyawan dapat
mengemukakan keluh kesahnya tanpa merasa takut atau sungkan terhadap atasan. Dalam memberikan saran atau ide untuk perbaikan organisasi, bawahan selalu dimintai oleh atasan pada saat berlangsungnya rapat rutin maupun rapat yang bersifat insidental.
Hal ini juga merupakan implementasi dari teori
kehumasan dari Redding yaitu pemimpin mau mendengarkan dan melaksanakan tindakan yang tepat dan merespon saran-saran dan komplain pegawai. Dalam mengemukakan pikiran dan perasaan mengenai pekerjaan, bawahan tidak semua mengemukakan pikiran dan perasaannya kepada atasan. Artinya bahwa bawahan memilah –milah terlebih dahulu, informasi seperti apa
yang seharusnya disampaikan kepada atasan. Dalam berokomunikasi dengan rekan kerja, bawahan lebih banyak membahas mengenai pekerjaan. Dalam menjalankan tujuan perusahaan merupakan salah satu fungsi kehuhamasan yang telah diuraikan dalam stuktur organisasi, hal itu merupakan bentuk dari
implementasi atau penerapan dari teori kehumasan antara lain
menyebarluakan
informasi
mengenai
aktivitas
perusahaan,
memperbaiki
hubungan antara perusahaan dengan khalayaknya, dan menyelenggarakan kegiatan komunikasi dan kordinasi secara internal ataupun eksternal yang bertujuan menjalin hubungan yang harmonis dengan berbagai pihak di dalam mencapai kesepahaman.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil penelitian yang telah dilakukan melalui wawancara mendalam (In depth interview) terhadap nara sumber, maka kesimpulan yang dapat diambil dari penelitian tentang proses aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) di divisi rekayasa & transportasi PT. Sucofindo (Persero) pusat adalah :
5.1 Kesimpulan Berdasarkan hasil penelitian yang diperoleh mengenai isi pesan komunikasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) pada PT. Sucofindo (Persero) pusat divisi rekayasa dan transportasi adalah sebagai berikut: 1. Aliran informasi ke bawah (downward communication) lebih pada : 1) Instruksi-instruksi tugas yang bersifat langsung dan tidak langsung dalam bentuk lisan dan tertulis. 2) Pesan yang bersifat rasional dan ideologi merupakan salah satu upaya di dalam mempengaruhi bawahannya untuk bekerja secara optimal dengan hasil kerja yang lebih baik. 3) Atasan selalu menerapakan peraturan yang ada di organisasi. 4) Umpan balik yang diberikan atasan berupa penghargaan (reward) kepada pegawai yang berprestasi serta membrikan hukuman (punsiment) berupa kritik atau teguran terhadap karyawan yang melakukan kesalahan dalam pekerjaan.
2. Aliran informasi ke atas (upward communication) lebih pada : 1) Informasi mengenai hasil laporan pekerjaan bawahan berupa progress report secara tertulis 2) Bawahan mengemukakan kesulitan pekerjaan kepada atasan 3) Gagasan atau ide pada saat rapat dikemukakan oleh bawahan 4) Tidak semua keluh kesah yang bersifat pribadi dikemukakan oleh bawahan 5) Bawahan lebih banyak membahas pekerjaan kepada rekan kerja 3. Aliran informasi ke bawah (downward communication) dan ke atas (upward communication) berjalan dengan dengan baik.
5.2
Saran - Saran Setelah memperhatikan kesimpulan-kesimpulan yang telah dikemukakan di atas, maka penulis berusaha memberikan saran-saran yang mungkin dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan atau masukan untuk budaya organisasi PT. SUCOFINDO (Persero) Pusat Khususnya Divisi Rekayasa Dan Transportasi, antara lain:
5.2.1
Saran Akademis
Hasil penelitian pada tulisan ini dapat digunkanan untuk mengadakan penelitian lebih lanjutan dengan penelitian yang sama, yang dapat memberikan pencerahan bagi sebuah penelitian dimasa yang akan datang dengan metode penelitian yang berbeda.
5.2.2
Saran Praktis
1. Informasi dari atasan kepada bawahan (downward communication) tidak hanya mengenai informasi yang bersifat rasional saja tetapi juga hendaknya informasi atau pesan lebih kearah motivasi seperti jenjang karier (carrier plan) serta informasi yang bersifat human relation. 2. Untuk mendapatkan hasil yang lebih optimal diperlukan penjelasan instruksi kerja yang lebih jelas, sehingga membantu dalam rangka mewujudkan kinerja dari atasan itu sendiri dan bawahan 3. Informasi dari bawahan kepada atasan (upward communication) hendaknya bawahan lebih aktif lagi mengemukakan pendapat, keluh kesah kepada atasan. Hal ini bertujuan agar terbina suasana lebih baik lagi dibandingkan sebelumnya.
DAFTAR PUSTAKA BUKU : Bunging, Burhan, Analisis Data Penelitian Kualitatif pemahaman Filosofis dan Metode Aplikasi, Jakarta: Raja Grafindo Persada, 2003 Cangara, Hafid, Pengantar Ilmu Komunikasi, Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada, 2004 Devito, Joseph A, The Interpersonal Communication Book, 9th edition, USA : Addison Wesley Longman, Inc 2001 Djatmiko, Yayat Hayati, Perilaku Organisasi, Cetakan Ketiga, Bandung : Alfabeta, 2004 Effendy, Onong Uchjana, Human Relations dan Public Relations dalam Manajemen, Bandung: Mandar Maju, 1989. ______________________ Ilmu Komunikasi Teori dan Praktek, Bandung: Remaja Rosdakarya, 2005.
Hasibuan, Malayu. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta : PT. Gunung Agung, 2000 Jefkins ,Frank. Public Relations, Terjemahan Haris Munandar, Edisi 4, Jakarta, Erlangga, 1992 Kartono, Kartini. Pemimpin dan Kepemimpinan. Jakarta : PT. Raja Grafindo Persada, 2002 Jalalludin, Rakhmat. Metode Penelitian Komunikasi Dilengkapi Contoh Analisis Statistik. Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 2004
Moleong, Lexy J. Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung, Remaja Rosdakarya, 2004 Muchlas, Makmuri. Perilaku Organisasi, Yogjakarta, Gajah Mada Universuty Press, 2005 Mulyana, Dedy. Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: PT. Remaja Rosdakarya, 2004 ________________________ Human Communications, Bandung, PT. Remaja Rosdakarya, 1996
Muhamad, Arni . Komunikasi Organisasi, Jakarta, PT. Bumi Aksara, 2005 Newstrom Jhon dan David keits, Perilaku Dalam Organisasi, Jilid 1 Pace, R Wayne & faules Don F, Komunikasi Organisasi Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan, Cetakan Keempat, Bandung : PT. Remaja Rosdakarya, 2002 Ruslan, Rosady. Kampanye Public Relations Edisi Revisi, Jakarta: Raja Grafindo Persada, 1997. _____________________, Praktik & Solusi PR : Dalam Situasi Krisis & Pemulihan Citra, Edisi Kedua, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1999 Sasa, Sandjaja Djuarsa, Pengantar Komunikasi, Jakarta: Universitas Terbuka, 1999. Seitel, Freser. The Practice Of Public Relation. Ninth Edition, New Jersey : Pearson Education, Inc. 2004 Sugiyono. Memahami Peneleitian Kualitatif, Cetakan Pertama, Bandung : Alfabeta, 2005 Trenholm, Sarah. Interpersonal Communication, USA : Wadsworth, Thomson Publishing, Inc. 1996 Umar, Husein. Sumber Daya Manusi Dalam Organisasi. Jakarta : PT. Gramedia, 2004 Yulianita, Neni. Dasar-dasar Public Relation. Bandung : Universitas (P2U) Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat Universitas Islam Bandung (LPMM UNISBA), 2005 Zainin, Buchari. Manajemen dan Motivasi, Jakarta, Balai Aksara, 1994 Company Profile, PT. Sucofindo (Persero). Tahun 2005
SKRIPSI Leili Anggraini, Gambaran Iklim Komunikasi Organisasi Lembaga Pendidikan Primagama Cabang Depok (Studi Pada Cabang Cilodong Sompangan Depok). Skripsi Hubungan Masyarakat, FISIP UI, 2005 Nunik Rahmania, Pendapat mahasiswa Terhadap Kontoversi Tayangan Mistis Di Televisi (Studi Kasus : Mahasiswa Fisip UI dan FEIS UIN Syarif Hidayatullah Jakarta), Fisip UI, 2005
INTERNET http:// www.sinarharapan.co.id/ekonomi/mandiri/2003/1007/man 01/html, Roy Sambel. Mengatasi Takut di Tempat Kerja. http:// www.bappedakutainegara.co.id/upload -databidang/sosek 2 konsep.pdf, Pengertian, Konsep dan Definisi
Lampiran 2
JUDUL PENELITIAN PROSES ALIRAN INFORMASI KE BAWAH (DOWNWARD COMMUNICATION) DAN KE ATAS (UPWARD COMMUNICATION) PT. SUCOFINDO (PERSERO) PUSAT (STUDI KASUS : DIVISI REKAYASA DAN TRANSPORTASI)
DAFTAR WAWANCARA VICE PRESIDENT 1. Sebagai seorang pemimpin, apakah anda selalu memberikan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan kepada bawahan? 2. Bagaimana cara anda didalam memberikan instruksi tugas terhadap pegawai ? Jawab : 3. Sebagai seorang pemimpin apakah anda selalu berkomunikasi secara langsung (tatap muka) dengan para pegawai ? 4. Bagaimana cara anda dalam meningkatkan komunikasi dengan pegawai ? 5. Apakah anda bersedia menerima gagasan/ide/pendapat/saran/kritikan yang dikemukan oleh bawahan? 6. Sebagai seorang pemimpin apakah anda bersifat objektif / tidak memihak siapapun dalam mengambil keputusan ? 7. Sebagai seorang pemimpin, sejauh manakah anda terlibat dalam aktivitas atau kegiatan dalam organisasi ? 8. Sebagai seorang pemimpin penting untuk menyalurkan informasi maupun berita kepada pegawai, melihat hal tersebut bagaimanakah proses penyaluran informasi yang anda lakukan terhadap pegawai ? 9. Apakah anda sebagi pemimpin mengikuti peraturan atau prosedur yang ada di organisasi ? 10. Sebagai seorang pimpinan, bagaimana menurut anda sebaiknya bawahan menunjukan loyalitas terhadap perusahaan ? 11. Bagaimana cara anda dalam memotivasi bawahan ? 12. Apakah anda memberikan sanksi kepada bawahan yang melakukan kesalahan dalam bekerja? Dengan cara apa? 13. Sebagai seorang pemimpin, bagaimanakah proses penyaluran informasi kepada karyawan yang berperstasi dalam pekerjaannya? 14. Menurut anda, apakah selama ini bawahan sudah melakukan tugasnya dengan baik ? 15. Menurut anda kriteria apa saja yang harus dipenuhi oleh bawahan agar dapat menjadi pegawai yang berkinerja tinggi?
16. Jika bawahan mengalami hambatan / masalah dalam pekerjaan mereka kepada siapa bawahan biasanya berkomunikasi dan berkonsultasi ? Mengapa ? 17. Apakah anda menawarkan solusi untuk menyelesaikan masalah pekerjaan yang tidak dapat dipecahkan oleh bawahan ? 18. Apakah anda memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengemukakan ide atau saran kepada anda? 19. Apakah bawahan mengemukakan semua hal yang ada didalam pikiran mengenai pekerjaan kepada anda ? 20. Bagaimana cara bawahan berkomunikasi dengan rekan kerja ? 21. Hal-hal apa saja biasanya bawahan komunikasikan dengan rekan kerja ? 22. Sebagai seorang atasan, bagaimana cara anda untuk meningkatkan kwalitas kerja bawahan anda?
DAFTAR WAWANCARA SENIOR MANAGER 1. Sebagai seorang bawahan, apakah anda mengemukakan semua hal yang ada di dalam pikiran anda kepada atasan ? Misalnya ? Mengapa 2. Dengan cara apakah biasanya atasan anda memberikan perintah kepada anda ? 3. Apakah pimpinan anda memberikan petunjuk saat anda melaksanakan pekerjaan? Jelaskan ? 4. Menurut anda, seberapa pentingkah keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan ? 5. Bagaimana cara anda untuk menunjukan loyalitas terhadap perusahaan ? 6. Dengan cara apakah biasanya atasan memberikan sanksi kepada bawahan saat melakukan kesalahan bekerja : 7. Dengan cara apakah biasanya atasan menginformasikan hasil kinerja bawahan yang berprestasi ? Bagaimana caranya ? 8. Sebagai seorang bawahan apakah anda memberikan informasi pekerjaan, hasil yang dicapai, serta rencana-rencana yang akan datang kepada atasan ? Jelaskan 9. Apakah atasan menawarkan solusi untuk menyelesaikan masalah pekerjaan yang tidak dapat dipecahkan oleh anda? 10. Apakah anda mengemukakan ide atau saran kepada pimpinan ? 11. Bagaimana cara anda berkomunikasi dengan rekan kerja ? 12. Hal-hal apa saja yang biasanya anda komunikasikan kepada rekan kerja ? 13. Menurut anda, apakah keputusan dan kebijaksanaan yang diambil atasan anda sudah sesuai? Jelaskan ?
DAFTAR WAWANCARA MANAGER 1. Menurut anda, apakah pimpinan anda menciptakan suasana kerja yang harmonis dan pegawai merasa dibutuhkan dan dihargai ? jelaskan ? 2. Menurut anda, apakah sudah berjalan baik pendekatan antara pimpinan dengan pegawai ? Jelaskan ? 3. Apakah pimpinan anda membantu dalam memberikan jalan keluar atau solusi saat anda menghadapi kesulitan dalam bekerja ? 4. Apakah anda sudah melakukan atau mengikuti dengan baik semua peraturan serta melakukan penugasan kerja sesuai stuktur kerja yang ada ? 5. Dalam bentuk apa biasanya atasan memberikan perintah kepada anda ? 6. Dengan cara apakah biasanya atasan memberikan sanksi kepada bawahan saat melakukan kesalahan bekerja : 7. Dengan cara apakah biasanaya atasan menginformasikan hasil kinerja bawahan yang berprestasi ? Bagaimana caranya ? 8. Sebagai seorang bawahan, apakah anda mengemukakan semua hal yang ada di dalam pikiran anda kepada atasan ? Misalnya ? Mengapa 9. Sebagai seorang bawahan, apakah anda memberikan informasi pekerjaan, hasil yang dicapai, serta rencana-rencana yang akan datang kepada atasan ? Jelaskan? 10. Apakah anda mengalami hambatan atau masalah dalam mendaptkan informasi pekerjaan ? 11. Apakah atasan menawarkan solusi untuk menyelesaikan masalah pekerjaan yang tidak dapat dipecahkan oleh anda? 12. Apakah anda mengemukakan ide atau saran kepada pimpinan ? 13. Bagaimana cara anda berkomunikasi dengan rekan kerja ? 14. Hal-hal apa saja yang biasanya anda komunikasikan kepada rekan kerja ? 15. Bagaimana cara atasan anda dalam meningkatkan kwalitas kerja bawahannya ? .
Lampiran 3 HASIL WAWANCARA Tanggal Wawancara Pukul Nama Jenis Kelamin Jabatan Lama Bekerja Pendidikan Usia Status Kepegawaian
: Rabu, 2 Mei 2007 : 13.00 – 15.00 : Indra Kusuma : Pria : Asisten Vice President : 25 Tahun : S2 Ekonomi : 50 tahun : Pegawai Tetap
1) Sebagai seorang pemimpin, apakah anda selalu memberikan informasi yang berkaitan dengan pekerjaan kepada bawahan? Jawab : Ya tentunya penjelasan mengenai informasi pekerjaan terutama tujuan kerja itu selalu dan senantiasa saya jelaskan kepada bawahan, kalau tidak berabe dong nantinya bisa berantakan. 2) Bagaimana cara anda didalam memberikan instruksi tugas terhadap pegawai ? Jawab : Cara saya memberikan instruksi tugas kepada bawahan secara tertulis yang berisikan tugas - tugas kedinasan. Instruksi tugas secara lisan sering saya lakukan tetapi lebih kearah pengarahan langsung
3) Sebagai seorang pemimpin apakah anda selalu berkomunikasi secara langsung (tatap muka) dengan para pegawai ? Jawab : Sebagai pemimpin, saya selalu berkomunikasi secara langsung dengan bawahan (pegawai), ya biasanya kita secara langsung baik formal maupun non formal. Misalkan pada waktu luang atau senggang sering kita ngobrol, dan jika ada informasi yang memang harus disampaikan, ya saya informasikan, tidak harus menunggu rapat kok. Dengan seringnya komunikasi suasana kerja menjadi lebih akrab dan engga kaku, ya positifnya dapat meningkatkan produktifitas dan kinerja yang tinggi.
4) Bagaimana cara anda dalam meningkatkan komunikasi dengan pegawai ? Jawab : Biasanya yang sering saya lakukan untuk menjaga komunikasi yang baik dengan para pegawai yaitu menjadi pendengar yang baik, tidak bisa dipungkiri bahwa kesuksesan sebuah perusahaan tidak lepas dari kerja keras bawahannya, kita sebagai atasan hanya bisa memutuskan dan mengarahkan apa yang terbaik bagi perusahaan. Oleh karena itu kita harus tetap menjaga komunkasi dengan baik kepada pegawai..
5) Apakah anda bersedia menerima gagasan/ide/pendapat/saran/kritikan yang dikemukan oleh bawahan? Jawab : Saya bersedia menerima semua pendapat saran maupun kritik dari seluruh bawahan yang sifatnya dapat membangun visi dan misi organisasi. 6) Sebagai seorang pemimpin apakah anda bersifat objektif / tidak memihak siapapun dalam mengambil keputusan ? Jawab : Ya, dalam mengambil keputusan saya membahasnya secara transparan dan terbuka tanpa memihak dari golongan mana.
7) Sebagai seorang pemimpin, sejauh manakah anda terlibat dalam aktivitas atau kegiatan dalam organisasi ? Jawab : Keterlibatan saya dalam kegiatan organisasi sebagai pihak controller (pengawas) dan memberikan masukan apabila pekerjaan pegawai (bawahan) tidak dapat dipecahkan. 8) Sebagai seorang pemimpin penting untuk menyalurkan informasi maupun berita kepada pegawai, melihat hal tersebut bagaimanakah proses penyaluran informasi yang anda lakukan terhadap pegawai ? Jawab : Ya setiap saat, kalau memang masalah tugas atau pekerjaan dan bersifat rutin atau insidental,biasanya yang bersifat rutin hanya kita cek saja. Tetapi kalau bersifat insidental memang saya komunikasikan secara lisan dan lansung kepada yang memang nanti akan melaksanakannya.Untuk informasi yang bersifat serentak untuk diketahui pegawai , ya lewat media email dan memo. 9) Apakah anda sebagi pemimpin mengikuti peraturan atau prosedur yang ada di organisasi ? Jawab : Aturan atau prosedur yang ada di Sucofindo berlaku kepada seluruh pegawai dan tak terkecuali saya sebagai pimpinan pun harus mentaati demi berlangsungnya visi dan misi organisasi 10) Sebagai seorang pimpinan, bagaimana menurut anda sebaiknya bawahan menunjukan loyalitas terhadap perusahaan ? Jawab : Menurut saya bawahan dengan betanggung jawab terhadap pekerjaannya dan mematuhi peraturan yang ada sudah menunjukan loyalitas terhadap perusahaan
11) Bagaimana cara anda dalam memotivasi bawahan ? Jawab : Cara saya untuk memotivasi bawahan dengan cara menciptakan kekompakan kerja dengan pegawai menerapkan gaya kerja yang komunikatif serta konsisten untuk bekerjasama dengan pegawai. Cara ini cukup efektif untuk menumbuhkan motivasi dan rasa kekompakan dalam bekerja yang bertujuan menjalin hubungan harmonis dengan berbagai pihak dalam usaha mencapai kesalahpahaman atau kesepakatan.
12) Apakah anda memberikan sanksi kepada bawahan yang melakukan kesalahan dalam bekerja? Dengan cara apa? Jawab : Ya tentunya saya berikan sanksi berupa teguran atau kritikan yang sifatnya membangun dalam arti memotivasi mereka untuk bekerja lebih baik 13) Sebagai seorang pemimpin, bagaimanakah proses penyaluran informasi kepada karyawan yang berperstasi dalam pekerjaannya? Jawab : Penyaluran informasi kepada karyawan yang berprestasi, saya lakukan dengan cara” dinamik” artinya menyampaikan informasi melalui jalur formal secara lisan dengan mengemukakan dihadapan karyawan lain bahwa karyawan ”A” kinerjanya bagus dan memuaskan dan diberikan reward atau penghargaan berupa bonus atau insentiv 14) Menurut anda, apakah selama ini bawahan sudah melakukan tugasnya dengan baik ? Jawab : Sejauh ini bawahan sudah melakukan tugasnya cukup baik , ya kalau berbicara kekurangan tentunya setiap pekerjaan ada beberapa kendala yang memang mesti kita perbaiki. 15) Menurut anda kriteria apa saja yang harus dipenuhi oleh bawahan agar dapat menjadi pegawai yang berkinerja tinggi? Jawab : Menurut saya tanggung jawabnya dalam menyelesaikan tugas yang diberikan oleh atasan, apakah mereka menyelesaikannya dengan baik dan tepat waktu dan dilihat juga dari hasil pekerjaannya itu. Yang kedua bagaimana mereka aktif dalam memberikan informasi kepada atasan. Yang ketiga mereka mentaati semua peraturan yang ada di perusahaan ini. 16) Jika bawahan mengalami hambatan / masalah dalam pekerjaan mereka kepada siapa bawahan biasanya berkomunikasi dan berkonsultasi ? Mengapa ? Jawab : Biasanya bawahan langsung menanyakan kepada atasan meraka. Alasannya mungkin langsung mendapatkan feedback yang cepat.
17) Apakah anda menawarkan solusi untuk menyelesaikan masalah pekerjaan yang tidak dapat dipecahkan oleh bawahan ? Jawab : Secara profesional pasti saya bantu secara maksimal untuk dapat membantu menyelesaikan masalah tersebut. 18) Apakah anda memberikan kesempatan kepada bawahan untuk mengemukakan ide atau saran kepada anda? Jawab : Ya tentunya saya dengan tangan terbuka memberikan kesempatan kepada mereka untuk bisa memberikan ide atau saran. 19) Apakah bawahan mengemukakan semua hal yang ada didalam pikiran mengenai pekerjaan kepada anda ? Jawab : Tidak terlalu sering, tergantung dari situasi dan kondisi. Kalau memang situasi dan kondisinya cukup memungkin untuk pasti mereka mengemukakannya kepada saya. 20) Bagaimana cara bawahan berkomunikasi dengan rekan kerja ? Jawab : Secara lisan paling sering dilakukan bawahan. Biasanya pada saat non formal, disaat-saat waktu berjalan. 21) Hal-hal apa saja biasanya bawahan komunikasikan dengan rekan kerja ? Jawab : Biasanya lebih ke arah penyelesaian tugas/ pekerjaan rutin. Mungkin diluar itu ya seputar urusan pribadi. 22) Sebagai seorang atasan, bagaimana cara anda untuk meningkatkan kwalitas kerja bawahan anda? Jawab : Mengirimkan bawahan untuk mengikuti pelatihan atau training merupakan salah satu cara saya untuk meningkatan kwalitas kerja di divisi ini.
HASIL WAWANCARA Tanggal Wawancara Pukul Nama Jenis Kelamin Jabatan Lama Bekerja Pendidikan Usia Status Kepegawaian
: 8 Mei 2007 : 13.00 – 14.00 : Erwin Silbuga : Pria : Senior Manager Operation : 15 Tahun : S2 Teknik Industri : 43 tahun : Pegawai Tetap
1) Sebagai seorang bawahan, apakah anda mengemukakan semua hal yang ada di dalam pikiran anda kepada atasan ? Misalnya ? Mengapa Jawab : Saya pikir engga ya. Mungkin dalam masalah pekerjaan saja bisa di utarakan kalau masalah pribadi kayaknya tidak, bagi saya itu di luar lingkup kerja. 2) Dengan cara apakah biasanya atasan anda memberikan perintah kepada anda ? Jawab : Pemberian perintah tugas atau instruksi tugas kepada kami (bawahan) secara lisan (langsung) tetapi tidak menutup kemungkinan secara tertulis atau berbentuk surat yang berisikan mengenai perintah yang seharusnya dikerjakan oleh bawahan. 3) Apakah pimpinan anda memberikan petunjuk saat anda melaksanakan pekerjaan? Jelaskan ? Jawab : Ya, beliau memberikan arahan terlebih dahulu apabila pekerjaan tersebut memang butuh penjelasan. Beliau pasti mengarahkannya. 4) Menurut anda, seberapa pentingkah keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan ? Jawab : Ya menurut saya penting bawahan dilibatkan. Setiap aspirasi orang kan berbeda-beda, mungkin dengan karyawan terlibat untuk diikutsertakan dalam pembuatan keputusan, organisasi akan lebih terlihat demokratis, suara bawahan biasanya menampung keinginan seluruh karyawan.
5) Bagaimana cara anda untuk menunjukan loyalitas terhadap perusahaan ? Jawab : Menjalankan instruksi atau perintah dari atasan secara maksimal dengan penuh rasa tanggung jawab. Hal itu salah satu bentuk loyalitas bawahan terhadap perusahaan 6) Dengan cara apakah biasanya atasan memberikan sanksi kepada bawahan saat melakukan kesalahan bekerja : Jawab : Seringnya beliau melakukan teguran bila kesalahan itu masih bisa ditolerin 7) Dengan cara apakah biasanya atasan menginformasikan hasil kinerja bawahan yang berprestasi ? Bagaimana caranya ? Jawab : Di Divisi ini sudah tradisi bila karyawan berpersatsi diberikan reward oleh , berupa insentiv 8) Sebagai seorang bawahan apakah anda memberikan informasi pekerjaan, hasil yang dicapai, serta rencana-rencana yang akan datang kepada atasan ? Jelaskan Jawab ? Ya menurut saya itu merupakan kewajiban seorang bawahan untuk memberikan laporan pekerjaan kepada atasan. Saya memberikan laporan pekerjaan dalam bentuk paper, seperti weekly report, montly report, dan annual report. Mengenai rencana-rencana yang akan datang tentunya saya pribadi memberikan input kepada atasan dalam bentuk lisan melalui meeting. 9) Apakah atasan menawarkan solusi untuk menyelesaikan masalah pekerjaan yang tidak dapat dipecahkan oleh anda? Jawab : Ya beliau orangnya sangat terbuka, bawahan mendapatkan kesulitan pasti beliau membantu. 10) Apakah anda mengemukakan ide atau saran kepada pimpinan ? Jawab : Ya untuk saran yang sifatnya membangun perusahaan pasti saya kemukakan. 11) Bagaimana cara anda berkomunikasi dengan rekan kerja ? Jawab : Secara lisan paling sering saya lakukan, lebih simple dan cepat feedbacknya. 12) Hal-hal apa saja yang biasanya anda komunikasikan kepada rekan kerja ? Jawab: Pekerjaan, keluarga dan lain-lain.
13) Menurut anda, apakah keputusan dan kebijaksanaan yang diambil atasan anda sudah sesuai? Jelaskan ? Jawab : Bisa dikatakan hampir semua keputusan dan kebijaksanaan beliau cukup mewakili sebagian besar aspirasi karywan.
HASIL WAWANCARA Tanggal Wawancara Pukul Nama Jenis Kelamin Jabatan Lama Bekerja Pendidikan Usia Status Kepegawaian
: Selasa, 8 Mei 2007 : 10.00 – 11.00 : Suharyono : Pria : Senior Manager Business Development : 12 tahun : S2 Teknik Kimia : 45 tahun : Pegawai Tetap
1) Sebagai seorang bawahan, apakah anda mengemukakan semua hal yang ada di dalam pikiran anda kepada atasan ? Misalnya ? Mengapa Jawab : Tidak semua, pertama kita pikir terlebih dahulu apakah yang akan kita kemukakan, apakah informasi tersebut perlu diketahui oleh atasan atau tidak, ya agak sungkan juga, lihat tipe pimpinan kita juga orangnya bagaimana, jika dirasa tidak perlu ya tidak usah disampaikan, liat porsi dari informasinya dahulu. 2) Dengan cara apakah biasanya atasan anda memberikan perintah kepada anda ? Jawab : Lisan dan tulisan. Lisan instruksi tugas yang bersifat insidental, sedangkan tertulis instruksi yang bersifat formal.
3) Apakah pimpinan anda memberikan petunjuk saat anda melaksanakan pekerjaan? Jelaskan ? Jawab : Ya selalu diberi pengarahan oleh beliau. 4) Menurut anda, seberapa pentingkah keterlibatan bawahan dalam pembuatan keputusan ? Jawab : Ya menurut saya penting, akhirnya buat perusahaan juga, input yang kita berikan pun cenderung untuk perusahaan kok. Atasan pun sering minta pendapat dari bawahan. Sejauh ini beliau sudah bijak setiap dalam mengambil keputusan dan kebijaksanaan, beliau tidak memihak pro yang ini dan itu setiap ambil keputusan, dalam arti tidak membeda-bedakan staf yang satu dengan staf yang lain. Dengan begitu sebagai bawahan tentunya dapat termotivasi untuk bekerja dan semua dapat mencapai target kerja yang ditentukan ISO 9001 5) Bagaimana cara anda untuk menunjukan loyalitas terhadap perusahaan ? Jawab : Mengerjakan perintah yang diberikan atasan dengan rasa tanggung jawab yang tinggi.
6) Dengan cara apakah biasanya atasan memberikan sanksi kepada bawahan saat melakukan kesalahan bekerja : Jawab : Jika Kesalahan baru pertama kali dilakukan oleh bawahan biasanya atasan menegur secara lisan terlebih dahulu dengan memastikan bawahan tidak melakukan kesalahan yang sama dikemudian hari 7) Dengan cara apakah biasanaya atasan menginformasikan hasil kinerja bawahan yang berprestasi ? Bagaimana caranya ? Jawab : Atasan biasanya memberikan reward kepada bawahan tergantung dari prestasi bawahan itu sendiri. Bila prestasinya yang dicapai besar, biasanya reward yang diberikan berupa insentiv 8) Seabagai seorang bawahan, apakah anda memberikan informasi pekerjaan, hasil yang dicapai, serta rencana-rencana yang akan datang kepada atasan ? Jelaskan Jawab : Saya melaporkan hasil kerja saya kepada atasan dalam bentuk working paper, dan saya selalu berusaha mengemukakan rencana-renacana yang akan datang kepada atasan. 9) Apakah atasan menawarkan solusi untuk menyelesaikan masalah pekerjaan yang tidak dapat dipecahkan oleh anda? Jawab : Pak indra termasuk orang yang sangat terbuka, beliau merangkul bawahan apabila bawahan meminta bantuan dalam menyelsaikan pekerjaannya. 10) Apakah anda mengemukakan ide atau saran kepada pimpinan ? Jawab : Ya, ketika dirapat seringkali beliau meminta kita memberikan saran maupun ide. Pasti saya kemukakan . 11) Bagaimana cara anda berkomunikasi dengan rekan kerja ? Jawab : Ya seringnya secara lisan, kalaupun tulisan mungkin lewat outlook email. 12) Hal-hal apa saja yang biasanya anda komunikasikan kepada rekan kerja ? Jawab: Pekerjaan dan keluarga paling sering kita bicarakan. 13) Menurut anda, apakah keputusan dan kebijaksanaan yang diambil atasan anda sudah sesuai? Jelaskan ? Jawab : Sejauh ini beliau sudah bijak setiap dalam mengambil keputusan.Keputusan yang diambil tidak memihak pro sini dan sana..beliau sangat demokratis, cermat dalam mengambil keputusan..
HASIL WAWANCARA Tanggal Wawancara Pukul Nama Jenis Kelamin Jabatan Lama Bekerja Pendidikan Usia Status Kepegawaian
: Rabu, 9 Mei 2007 : 13.00 – 14.00 : Edy Yusrizal : Pria : Manager administration support : 8 tahun : S2 Keselamatan & Kesehatan kerja : 36 tahun : Pegawai Tetap
1) Menurut anda, apakah pimpinan anda menciptakan suasana kerja yang harmonis dan pegawai merasa dibutuhkan dan dihargai ? jelaskan ? Jawab : Iya kurang lebih begitu, karena pimpinan disini orangnya cukup toleransi, tanggung jawabnya tinggi, kita sebagai bawahan cukup dihargai oleh beliau istilahnya tidak mandang bulu deh..ya kita sebagai bawahan pun lumayan nyaman bekerja disini. 2) Menurut anda, apakah sudah berjalan baik pendekatan antara pimpinan dengan pegawai ? Jelaskan ? Jawab : Sudah.Pimpinan saya rasa cukup berwibawa, dalam arti pimpinan melihat seberapa besar kapasitas dia dibutuhkan, kalau dia merasa mempunyai kapasitas untuk membantu ya dia membantu bawahan. 3) Apakah pimpinan anda membantu dalam memberikan jalan keluar atau solusi saat anda menghadapi kesulitan dalam bekerja ? Jawab : Ya seperti yang tadi saya katakan bahwa pimpinan membantu dengan seberapa besar kapasitasnya masalah yang dihadapi bawahan.
4) Apakah anda sudah melakukan atau mengikuti dengan baik semua peraturan serta melakukan penugasan kerja sesuai stuktur kerja yang ada ? Jawab : Saya sebagai bawahan atau pegawai khususnya di divisi rekayasa dan transportasi melihat dan menerapkan aturan atau prosedur yang tealah ditetapkan atau berlaku. Seperti Peraturan menggunakan pakaian, setiap senin sampai rabu karyawan wajib menggunakan kemeja biru terang berlogo PT. Sucofindo beserta celana biru tua untuk laki-laki sedangkan untuk wanita rok berwarna biru tua, jam kerja dari pukul 08.00 pagi sampai pukul 17.00 wib, melakukan senam pagi yang diadakan setiap pagi hari jum’at.
5) Dalam bentuk apa biasanya atasan memberikan perintah kepada anda ? Jawab : Biasanya atasan lebih sering memberikan perintah secara tertulis, kalaupun lisan biasanya ditujukan kepada orang banyak 6) Dengan cara apakah biasanya atasan memberikan sanksi kepada bawahan saat melakukan kesalahan bekerja : Jawab : Biasanya beliau memberika teguran atau kritikan baik secara lisan maupun melalui surat/email 7) Dengan cara apakah biasanaya atasan menginformasikan hasil kinerja bawahan yang berprestasi ? Bagaimana caranya ? Jawab : Lisan. Biasanya yang dilakukan atasan kepada bawahan yang berprestasi adalah dengan cara memberikan reward atau penghargaan berupa insentiv
8) Sebagai seorang bawahan, apakah anda mengemukakan semua hal yang ada di dalam pikiran anda kepada atasan ? Misalnya ? Mengapa Jawab : Tidak semua kita kemukakan. Mengenai pekerjaan yang sulit kita pecahkan baru kemukakan kepada atasan.
9) Sebagai seorang bawahan, apakah anda memberikan informasi pekerjaan, hasil yang dicapai, serta rencana-rencana yang akan datang kepada atasan ? Jelaskan? Jawab : Ya, secara berkala bawahan tentunya melaporkan hasil pekerjaan kepada atasan. Laporan yang saya berikan kepada atasan dalam bentuk paper sebagai gambaran tertulis & fungsi kearsipan serta lisan melalui rapat bulanan. Mengenai rencana-rencana mendatang saya sering kemukakan melalui forum meeting 10) Apakah anda mengalami hambatan atau masalah dalam mendaptkan informasi pekerjaan ? Jawab : Selama ini belum ada hambatan yang fatal sekali. Alur informasinya cukup bagus. 11) Apakah atasan menawarkan solusi untuk menyelesaikan masalah pekerjaan yang tidak dapat dipecahkan oleh anda? Jawab : Beliau orang yang bijaksana dan terbuka. Selalu membantu karyawan dissat mengalami kesulitan.
12) Apakah anda mengemukakan ide atau saran kepada pimpinan ? Jawab : Ya jika memang perlu ada perbaikan yang positif, saran selalu saya kemukakan. 13) Bagaimana cara anda berkomunikasi dengan rekan kerja ? Jawab : Lisan dan melalui outlook email sering saya lakukan 14) Hal-hal apa saja yang biasanya anda komunikasikan kepada rekan kerja ? Jawab: Seringnya masalah pekerjaan. 15) Bagaimana cara atasan anda dalam meningkatkan kwalitas kerja bawahannya ? Jawab : Atasan divisi rekaysa dan transportasi tidak pelit untuk mrnyekolahkan karyawannya, pelatihan-pelatihan untuk kebutuhan pekerjaan selalu disupport oleh atasan.
HASIL WAWANCARA Tanggal Wawancara Pukul Nama Jenis Kelamin Jabatan Lama Bekerja Pendidikan Usia Status Kepegawaian
: Rabu, 9 Mei 2007 : 11 00 – 12.00 : Solihin Gunadi : Pria : Manager technical service : 10 tahun : S1 Teknik Mesin : 40 tahun : Pegawai Tetap
1) Menurut anda, apakah pimpinan anda menciptakan suasana kerja yang harmonis dan pegawai merasa dibutuhkan dan dihargai ? jelaskan ? Jawab : Menurut saya diperusahaan ini suasana kerja yang cukup harmonislah karena yang saya rasakan selama bekerja disini, setiap konflik cara penyelesaiannya tidak berlarut-larut juga. 2) Menurut anda, apakah sudah berjalan baik pendekatan antara pimpinan dengan pegawai ? Jelaskan ? Jawab : Ya, saling bekerjasama dengan baik antara atasan dan bawahan. 3) Apakah pimpinan anda membantu dalam memberikan jalan keluar atau solusi saat anda menghadapi kesulitan dalam bekerja ? Jawab : Ya sejauh ini beliau banyak membantu kesulitan pekerjaan yang dihadapi bawahan. 4) Apakah anda sudah melakukan atau mengikuti dengan baik semua peraturan serta melakukan penugasan kerja sesuai stuktur kerja yang ada ? Jawab : Sejauh ini ya, belum pernah saya melakukan hal diluar peratutran perusahaan yang telah ditetapkan. 5) Dalam bentuk apa biasanya anda menyampaiakan informasi kepada atasan? Jawab : Biasanya saya lebih sering secara lisan, mengenai informasi pekerjaan dan informasi yang berhubungan dengan organisasi ,karena secara lisan dirasakan cepat mendapatkan feedback dari atasan .
6) Dengan cara apakah biasanya atasan memberikan sanksi kepada bawahan saat melakukan kesalahan bekerja : Jawab : Atasan memberikan sanksi berupa teguran secara lisan jika tidak diindahkan oleh itu sendiri, maka biasanya diberikan sanski secara tertulis
7) Dengan cara apakah biasanaya atasan menginformasikan hasil kinerja bawahan yang berprestasi ? Bagaimana caranya ? Jawab : Pemimpin akan memberikan reward kepada bawahan berupa bonus atau insentiv 8) Sebagai seorang bawahan, apakah anda mengemukakan semua hal yang ada di dalam pikiran anda kepada atasan ? Misalnya ? Mengapa Jawab : Tidak semua saya kemukakan. Pekerjaan yang memang sulit dikerjakan, saya selalu minta masukan dari atasan. 9) Sebagai seorang bawahan, apakah anda memberikan informasi pekerjaan, hasil yang dicapai, serta rencana-rencana yang akan datang kepada atasan ? Jelaskan? Jawab : Ya, pastinya saya sampaikan kepada atasan saya sebagai dasar evaluasi terhadap kinerja kita sebagai bawahan, biasanya sering dalam bentuk paper work dan saya selalu memberikan rencana-rencana yang akan datang untuk pencapaian target yang akan datang. Mengapa hal tersubut kita sampaikan karena atasan berfungsi sebagai controller. 10) Apakah anda mengalami hambatan atau masalah dalam mendaptkan informasi pekerjaan ? Jawab : Sejauh ini belum ada hambatan yang terjadi di divisi ini. Semua dapat terkordinasi dengan baik 11) Apakah atasan menawarkan solusi untuk menyelesaikan masalah pekerjaan yang tidak dapat dipecahkan oleh anda? Jawab : Ya beliu sangat attention sekali terhadap bawahannya. Karywan yang mengalami kesulitab pasti beliau bantu 12) Apakah anda mengemukakan ide atau saran kepada pimpinan ? Jawab : Ya, baik ide atau saran dari bawahan sangat diprioritaskan di divisi ini. 13) Bagaimana cara anda berkomunikasi degan rekan kerja ? Jawab : Secara lisan baik formal maupun informal. Media yang menunjangnya adalah media outlook email .
14) Hal-hal apa saja yang biasanya anda komunikasikan kepada rekan kerja ? Jawab: Pekerjaan dan pribadi. 15) Bagaimana cara atasan anda dalam meningkatkan kwalitas kerja bawahannya ? Jawab : Atasan sering mengirimkan bawahannya untuk mengikuti training atau pelatihan yang dapat menunjang pekerjaan kita, divisi rekayasa dan transportasi royal sekali untuk menyekolahkan karyawannya
