Bijeenkomst: Oudergeleding:
Personeelsgeleding:
Notulen: Voorzitter: Datum: Verslag vastgesteld:
Interne vergadering GMR Aanwezig: Menno de Groot, Erdal Büke, Benito Boer, Guts Wissema, Sabine Driessens – van Lingen, Eduard Mulder Afwezig: Jeanet Vredeveld, Christiaan Potjer, Arne Hagenaars Aanwezig: Wouter Ruitenbeek, Jeanette Fiets, Vincent Heugen, Wim van den Tol, Gijs-Jan Bornebroek, Dominique Tas, Annemieke Loos Afwezig: Marjoleine Brink Marianne Gommans Menno de Groot 12 juni 2013 3 oktober 2013
1. Opening De voorzitter opent de vergadering om 19.35 uur. 2. Mededelingen en rondvraag Terugtreden lid: De voorzitter meldt dat Jeanet Vredeveld gaat stoppen met haar GMR-werk. Iedereen betreurt, maar respecteert haar keuze. Conferentie Brede Buurtschool: een GMR-lid heeft de conferentie bijgewoond. Het was een interessante bijeenkomst met o.a. een presentatie van Micha de Winter over ouderbetrokkenheid en een inspirerend verhaal van Marc Lammers. Er komt een verslag dat via de ambtelijk secretaris verspreid zal worden. (actie: as) Afspraak Raad van Toezicht 11 juli: De nieuwe voorzitter zal de RvT informeren over de bespreekpunten. Hij neemt contact op met de GMR-delegatie over de interne afstemming. (actie: nwe voorzitter) Jaarafsluiting GMR 4 juli 2013: Twee leden geven aan niet aanwezig te kunnen zijn. 3. Verslag interne vergadering d.d. 23 april 2013 en actiepuntenlijst Op pagina 2 wordt in een voetnoot verduidelijkt wat CITO-resultaten en -tussenopbrengsten zijn (bij agendapunt 6: onderwijsopbrengsten). Met deze aanvulling wordt het verslag vastgesteld. De actiepuntenlijst wordt besproken. 4. Ingekomen/uitgaande stuken en overzicht achterbancontact De lijst en het overzicht zijn per mail verspreid. Bij vragen kunnen de GMR-leden contact opnemen met de ambtelijk secretaris. 5. Huishoudelijk Reglement De werkgroep Interne Zaken stelt voor om de zittingstermijn van de gekozen leden van het Dagelijks Bestuur vast te leggen op twee jaar. Aan elke termijn zitten voor- en nadelen. Er kan altijd besloten worden de termijn weer aan te passen, mocht dit niet werken. De GMR gaat hiermee akkoord. Verder besluit de GMR in te stemmen met het voorstel van een van de GMR-leden om artikel 21.2, te laten vervallen. In plaats daarvan wordt opgenomen dat wanneer een lid van het DB tussentijds vertrekt, zijn plaatsvervanger de lopende zittingsperiode tot aan de verkiezingen van een nieuw DB voor een periode van twee jaar zal volmaken. De ambtelijk secretaris past het Huishoudelijk Reglement aan en zorgt voor de verspreiding onder de GMR-leden. (actie: as) Pagina 1 van 6
6. IKC Een GMR-lid merkt op dat vooral ouders betrokken zijn. Het is een mooie manier om kinderen te binden, en nieuwe leerlingen aan te trekken, vult een ander lid aan. Het past in de trend van Brede Buurtscholen en samenwerking met peuterzalen. De GMR vindt het goede en interessante initiatieven. Het valt op dat de spreiding over Den Haag goed is, maar dat het wel ‘witte’ scholen betreft. Daar zitten de ouders die interesse tonen. Men is benieuwd naar de verdere ontwikkelingen. ‘Is er een DHS lange termijnplanning?’ vraagt een van de GMR-leden. ‘Hoe zit het met de mogelijkheden om tot een organisatie en aansturing te komen?’ wil een ander weten. Het onderwerp staat op de agenda van de overlegvergadering. 7. Vakantieregeling De voorzitter meldt dat er aangesloten wordt bij de landelijke regeling. Een lid merkt op dat voor hem het belangrijkste is dat er aansluiting is in Den Haag, ook tussen PO en VO. Dat laatste is nog niet bekend, en de GMR zal tijdens de overlegvergadering vragen naar de stand van zaken. Onder voorbehoud van de uitkomst van de afstemming met het VO staat de GMR positief tegenover het voorstel. Een definitief besluit zal na de overlegvergadering genomen worden. 8. Passend Onderwijs Op 1 juli is er een bijeenkomst van het samenwerkingsverband Haaglanden over het ‘Ondersteuningsplan’. De GMR zal daar met vier personen vertegenwoordigd zijn. 9. Meerjarenplan HRM Een goed contact met het hoofd HRM is en blijft voor de GMR belangrijk. Het overleg met het hoofd HRM verliep in goede sfeer, maar er waren wel problemen van andere aard, zegt de werkgroep Personeel.
Het meerjarenplan bevat veel voornemens, maar weinig visie. Het lijkt erop dat HRM nog zoekend is en een stevig stuk heeft willen neerleggen. Het komt erop neer dat veel wordt aangestipt, maar weinig nog is uitgewerkt. Een lid van de werkgroep merkt op dat hij verwacht dat een meerjarenplan een instrument is dat houvast biedt bij de komende ontwikkelingen. Er worden paaltjes geslagen. Daarvan kun je dan afwijken, na een goede discussie, maar er wordt wel een richting gegeven. Bovendien lijkt het HRM-beleidsplan los te staan van de meerjarenbegroting en het Bestuursformatieplan en de problematiek op personeelsgebied die daar naar voren komt. In de meerjarenbegroting wordt bijv. geld gereserveerd voor beleid voor boventalligheid en mobiliteit. Dat roept verwachtingen op voor het HRM-beleidsplan. Wat gaat er gebeuren? Hoe worden de gereserveerde bedragen besteed? Zijn hiervoor (beleids-)plannen ontwikkeld? Bij doorvragen in het overleg werkgroep Personeel met het hoofd HRM kwam naar voren dat HRM vooral faciliterend wil zijn voor de directeuren. De verantwoordelijkheid ligt bij de schooldirecteuren. Tegelijkertijd wordt er wel dwingend beleid opgelegd. HRM houdt dit in de gaten en adviseert waar nodig de bovenschools directeuren, die dan het gesprek aangaan (en verdere stappen kunnen nemen). Het ontbreekt aan aandacht voor het dilemma van enerzijds het van bovenaf sturen en anderzijds de autonomie/integriteit van de schooldirecteuren. Dat zijn twee zaken die niet altijd goed met elkaar te verenigen zijn. Pagina 2 van 6
Het taalgebruik roept bij enkelen ook vragen op. ‘Professionals die onze strategische intenties en identiteit dragen’ (p. 5) is een voorbeeld van mooie woorden, die niet duidelijk iets toevoegen. Op pagina 3 staat: ‘Uit de bovengenoemde punten blijkt dat de HRM-dienstverlening balanceert tussen enerzijds kaders bieden en sturing geven, en anderzijds ruimte en faciliteiten bieden zodat de school kan doen wat nodig is om excellent te worden’. De GMR wil graag weten ‘hoe’ dat dan in de praktijk zal gaan? Het HRM-beleid is vooral gericht op (locatie-)directeuren. Naast de omissie van aansluiting bij het BFP en de meerjarenbegroting, worden ook andere belangrijke zaken niet of slechts zijdelings genoemd: de mogelijkheden van demotie, de modernisering van de arbeidsvoorwaarden, herinrichting ziekteverzuim/ARBO-dienstverlening. BAPO (p. 7) is een CAO-aangelegenheid.
De GMR realiseert zich dat hij het meerjarenplan HRM ter informatie heeft ontvangen. Het is voor de GMR belangrijk afspraken te maken over welke beleidsvoornemens wanneer aan hem voor advies/instemming voorgelegd worden. Gezien het belang van het onderwerp wil de GMR elke eigen vergadering stil staan bij de ontwikkelingen. (actie: wg P) Het onderwerp zal terugkomen op de agenda van de overlegvergadering. Ook tijdens het driehoekoverleg (voorbereidingsgesprek werkgroep IZ met voorzitter CvB) zal het besproken worden. 10. Ziekteverzuimanalyse 2012 De werkgroep geeft een korte toelichting bij de notitie. Een GMR-lid vraagt zich af in hoeverre de informatie ‘openbaar’ is. Plaatsing op Intranet lijkt hem onwenselijk omdat er naar personen herleidbare gegevens in het stuk genoemd worden. De GMR deelt zijn mening. Bij de discussie over het onderwerp komen een aantal punten naar voren. Zo blijft ziekteverzuim voor de directeuren een lastig onderwerp (zie pag. 7). De GMR vraagt zich af of zij altijd de meest aangewezen contactpersoon zijn. Veel ziekteverzuim is niet werkgerelateerd. De directeur beschikt niet altijd over het juiste instrumentarium. De keuze centraal/decentraal en verantwoordelijkheden die daarmee samenhangen, vormen een aandachtspunt, concludeert de GMR. Concreter is de vraag naar de relatie van DHS met de Arbodienst en de artsen. ‘Klopt het gerucht dat de artsen problemen hadden met het Personeelsbeleid van DHS en dat DHS ontevreden was over de bedrijfsartsen?’ vraagt een GMR-lid. Een andere vraag is waarom er verschillende definities gebruikt worden bij verzuimbeleid en vervangingsfonds voor de periodes van ziekteverzuim. Waarom is bijv. langdurend bij de een iets anders dan bij de ander? Belangrijk voor de GMR is vooral hoe HRM met dit onderwerp verder aan de slag wil gaan. Wanneer wordt het hernieuwde verzuimbeleid, waarvan sprake is op pagina 8, aan de GMR voorgelegd? De GMR zal het onderwerp agenderen voor de overlegvergadering op 26 juni a.s. Pagina 3 van 6
11. Evaluatie Vervangingsfonds Deze evaluatie gaat over de cijfers, geeft de werkgroep Financiën en Huisvesting aan, en die laten zien dat het eigen risicodragerschap voor ziekteverzuim korter dan een jaar voor DHS gunstig heeft uitgepakt. Tijdens de bespreking van de werkgroep met Peter Mouthaan en Wiely Hendricks heeft de werkgroep ook aandacht gevraagd voor de ‘gevoelens’, de verwarring die er is bij sommigen over de keuze op schoolniveau om al dan niet te vervangen en de voorwaarden waarbij een beroep op de DHS-voorzieningenpot gedaan kan worden. Er komt begin volgend schooljaar een voorstel van DHS om helemaal terug te treden uit het Vervangingsfonds en ook voor het langdurend ziekteverzuim eigen risicodrager te worden. De belangrijkste reden hiervoor is de verwachting dat dat voor DHS financieel gunstiger is. De premie van het Vervangingsfonds is niet beïnvloedbaar door DHS. Een volledige risicoanalyse is lastig te geven, want je weet niet wat de premies van het Vervangingsfonds gaan doen. Wel is al duidelijk dat bij een verdubbeling van het ziekteverzuim bij DHS het ongunstiger wordt om eigen risicodrager te zijn. Wanneer het niveau ziekteverzuim daalt, stabiel blijft of iets stijgt, is het beter uit het Vervangingsfonds te stappen. De keuze om uit het Vervangings-fonds te stappen, ligt voor een periode van drie jaar vast. Daarna kan desgewenst weer aangesloten worden. Ook financieel gezien is goed ziekteverzuimbeleid belangrijk, zegt een GMR-lid. Daarop vult de werkgroep aan dat het eigenrisicodragerschap door het CvB ook gezien wordt als een financiële prikkel voor HRM op schoolniveau. De GMR wacht het voorstel af. (actie: wg F&H) 12. Meerjarenbegroting en Uitgangspuntennota Planning & Control 2014-2017 De werkgroep Financiën en Huisvesting heeft voorafgaand aan de vergadering een overleg gehad met Peter Mouthaan en Wiely Hendricks. Voor het gesprek aan te gaan deelt de werkgroep de hoofdlijnen van de Meerjarenbegroting en de Uitgangspuntennota met de GMR. Vooral de daling van de financiële ruimte (- 9,5 miljoen) valt in het oog. Dat de financiële middelen afnemen is een politieke keuze en een gegeven voor DHS. In onderwijsland betekenen afnemende middelen bijna altijd dat er consequenties zijn voor het personeelsbestand. Dat is ook bij DHS zo. De komende jaren zal DHS gebruik maken van de ruimte in het eigen vermogen om de personele consequenties van de inkomstendaling op te vangen zonder gedwongen ontslagen, en om te investeren in de onderwijskwaliteit. Er is € 0,35 miljoen gereserveerd voor mobiliteitsbevorderende maatregelen, €2,1 miljoen voor een gefaseerde afbouw van de personeelssterkte, en €1,3 miljoen voor versterking onderwijskwaliteit. Daarbij blijft het eigen vermogen boven de landelijk aangegeven kritische grens van 5%. Vanaf 2017 moet er dan wel weer begrotingsevenwicht gerealiseerd worden. Het totale herverdelingspercentage stijgt komend schooljaar tot 10,37% (vooral door waarschijnlijke stijging schoonmaakkosten: Europese aanbesteding loopt nu). Elke school draagt dat bij aan gezamenlijke kosten voor bestuurskantoor, huisvestingskosten, BAPO en andere personele risico’s, etc. De gedwongen overgang van de Cor Emousschool naar een nieuwe instelling voor cluster 2 zorgt natuurlijk voor minder inkomsten, maar daar staan minder lasten tegenover. Het leerlingaantal en het aantal FTE bij DHS wordt hierdoor beïnvloedt. Er wordt gekeken of het bestuurskantoor een functie in de administratie van de nieuwe instelling kan vervullen. Ook voor het nieuwe samenwerkingsverband Haaglanden wordt dit onderzocht. Pagina 4 van 6
De werkgroep vindt dat de plannen er financieel gezien degelijk uitzien. Over beleidsinhoudelijke aspecten valt meer te zeggen, maar dat zou bij andere onderwerpen goed aan bod moeten komen. Tijdens de discussie kwamen een aantal thema’s naar boven:
Vermindering aantal medewerkers -> vooral de verwachte terugloop in OOP baart zorgen. De GMR weet dat dit samenhangt met de keuzevrijheid van de scholen. Hoe denkt DHS dat op te vangen? Zijn daar wel voldoende instrumenten voor? Is de verwachting dat scholing van onderwijsassistent tot leerkracht wenselijk en haalbaar is? Is inzichtelijk hoe de € 2,1 miljoen voor gefaseerde opbouw in grote lijnen besteed zal worden? Het HRM plan heeft hier weinig aandacht voor. De GMR zal er ook in dat kader naar vragen.
Waarborgen kwaliteit met minder middelen en minder personeel -> was het aantal leerlingen per FTE (mg, let op: niet per leerkracht, en vertrek Cor Emousschool met laag aantal leerlingen per leerkracht) in 2006 nog 8, in 2017 zal dit gestegen zijn tot bijna 11. Dat is een stijging van 30%. Daarmee vraag je nogal wat. Hoe faciliteer je dat? Wordt er gemonitord, bijv. aan de hand van de vijf resultaatgebieden, hoe de opbrengsten zich ontwikkelen? Hoe gaat DHS/gaan de scholen er bijv. in slagen om de medewerker-/oudertevredenheid op peil te houden?
Koppeling MJB met andere beleidsdocumenten (HRM plan en BFP). Het MJB moet eigenlijk naast alle andere beleidsontwikkelingen gelegd kunnen worden.
Daarnaast waren er een aantal concrete vragen:
Wordt er overwogen om kleine locaties te sluiten uit kostenoogpunt? Is er voldoende mogelijkheid om kwalitatief goede leerkrachten te werven/behouden? Er zitten een aantal aannames en uitgangspunten in de plannen, zoals het lage inflatieniveau en de leerlingaantallen. Worden die kritisch gevolgd? En hoe kan er bijgestuurd worden? Als het niet haalbaar is, moet het risico tijdig en goed benoemd worden. Een stijging in leerlingaantallen brengt voor een school ook extra kosten met zich mee. Soms wordt de groepsgrootte door aanwas zo groot dat een klas teveel is, maar er niet voldoende leerlingen zijn om een extra leerkracht te bekostigen. Hoe wordt hiermee op schoolniveau en DHS breed omgegaan?
De leden van de werkgroep beantwoorden al een aantal verhelderingvragen van GMR-leden (bijv. over boventalligen op budget bestuurskantoor, de materiële uitgaven en de verhouding schoolbudget / bovenschoolse kosten). De GMR bespreekt ook nog kort de behandelwijze van de Raad van Toezicht van beide stukken. Er is een audit commissie RvT en een externe accountant bekijkt de financiële stukken van tijd tot tijd voor de RvT. Het onderwerp zal tijdens het gesprek met de RvT op 11 juli a.s. kort ter sprake gebracht worden. (actie: wg IZ) De vragen en overwegingen van de GMR zullen aan Wiely Hendricks voorgelegd worden, zodat hij zich hierop kan voorbereiden voor de overlegvergadering op 26 juni. Dan staat het onderwerp ook op de agenda. (actie: wg F&H/mg)
Pagina 5 van 6
13. Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om 22.00 uur.
Actiepunten GMR – bijgewerkt t/m interne vergadering 12 juni 2013 Nummer
Actie
Wie
13-18
Vergader datum 23-04-13
Nieuw DB – functieverdeling en taakverdeling
BB, WR, GJB
13-19
23-04-13
BFP - voorstel cursusbijeenkomst - WH vragen wanneer nieuw BFP komt Verslag Conferentie Brede Buurtschool - na ontvangst verspreiden onder GMR Afspraak RvT 11 juli - interne afstemming GMR-delegatie - bespreekpunten naar RvT - kort aandacht (behandeling) financiële stukken Ontwikkelingen HRM beleid - elke vergadering aandachtspunt MJB en Uitgangspuntennota - vragen voor ov aan CvB voorleggen GMR Huishoudelijk Reglement - aanpassen en verspreiden
13-21
12-06-13
13-22
12-06-13
13-23
12-06-13
13-24
12-06-13
13-25
12-06-13
Datum gereed juli ‘13
wg IZ wg IZ as
juli ‘13 driehoek
nwe vz/as
juni ‘13
wg P wg F&H/as as
voor 24 juni ‘13 juli ‘13
Pagina 6 van 6
