concept 13int15637
Agendapunt Vergadering d.d. AAN DE RAAD Rijen,
ONDERWERP: Atletiekbaan Spiridon
Samenvatting Atletiekvereniging Spiridon heeft de gemeente verzocht om mee te werken aan de realisatie van een nieuwe kunststof atletiekbaan, de renovatie/uitbreiding van het clubgebouw en de aanpassing van het parkeerterrein. Het college stelt de raad voor om een krediet van € 1.097.150 beschikbaar te stellen om de atletiekbaan en de aanpassing van het parkeerterrein mogelijk te maken.
Advies Inleiding Al langere tijd leeft bij Atletiekvereniging Spiridon de wens om een kunststof atletiekbaan te realiseren. De huidige baan is sterk verouderd en mist de functionaliteiten die nodig zijn voor een goede en gezonde atletiekbeoefening. Vanaf januari 2013 heeft Spiridon een intensief planvormingsproces doorlopen, dat heeft geleid tot een concreet uitgewerkt plan. Het plan is op basis van een ‘design en built” constructie tot stand gebracht. Vanwege een omvangrijke zelfwerkzaamheid van Spiridon is er geen krediet benodigd voor de projectvoorbereiding , hetgeen in een aanzienlijke besparing op de normale voorbereidingskosten resulteert. Spiridon vraagt de gemeente om de realisatie van het plan mogelijk te maken. Het plan bestaat uit drie hoofdelementen, die we hierna verder uitwerken. De bedragen die verder in het voorstel genoemd worden zijn exclusief btw, tenzij anders vermeld. Kunststof atletiekbaan De investering voor de baan omvat de volgende opties: Zeslaans baan Achtlaans sprintlaan (zuidzijde) Zeslaans sprintbaan (noordzijde) Eén segment voor hoogspringen en speerwerpen Eén extra aanloopstrook voor speerwerpen Drie gecombineerde aanloopstroken voor verspringen en hinkstapsprong met twee landingsbakken
Dubbele aanloop voor polsstokhoogspringen met plateau Eén kogelstootring met kogelstootsector in half verharding Eén betonnen kogelstootring met gespoten ringen (klassikaal kogelstoten) Eén discusring met inlegring en hamerslingerkooi (7 meter hoog)
Voor de toplaag van de atletiekbaan is er de keuze tussen een sandwich toplaag en een gespoten toplaag. De sandwich toplaag is duurder in aanschaf (€ 69.000) maar vraagt minder onderhoud en gaat langer mee dan een gespoten toplaag (20 jaar tegenover 10-12 jaar). De voorkeur gaat uit naar een sandwich toplaag. Tot de investering in de atletiekbaan behoren ook de bijbehorende voorzieningen zoals leunhekken, verharde loopzone langs sprintlanen, natuurgrasveld middenterrein, etc. De totale investering in de atletiekbaan is begroot op € 960.150 (op basis van de goedkoopste offerte). Deze is als volgt opgebouwd: kostenposten
Bedrag excl. btw
Atletiekbaan + bijbehorende voorzieningen technische nummers
€
773.000 *
Baanverlichting en geluidsinstallatie
€
45.000*
Aanschaf atletiekmaterialen buiten en binnen
€
80.000
Overige investeringskosten (sonderingen, leges, vergunningen, fietsenstalling en dug out verplaatsen, opstallen, e.d.)
€
26.150
Aanleg regenwaterbassin t.b.v. beregening
€
12.000
Aanpassing stroomvoorziening en overige kosten
€
14.000
Onvoorzien
€
10.000
Totaal
€
960.150
* op basis van fixed-price offertes Clubgebouw Naast de realisatie van de atletiekbaan wil Spiridon het clubgebouw uitbreiden met een opslagruimte voor materialen en een les- en oefenruimte. De kosten worden geraamd op € 130.000. Er bestaat een mogelijkheid dat er voor de realisatie van de les- en oefenruimte een subsidie kan worden verkregen. Bij de sportverenigingen hanteren we de gedragslijn dat de gemeente de sportvoorziening inclusief kleedaccommodatie realiseert en exploiteert en dat het clubgebouw tot de verantwoordelijkheid van de vereniging behoort. Spiridon huurt het clubgebouw van de gemeente. In de huurovereenkomst is vastgelegd dat Spiridon verantwoordelijk is voor de exploitatie incl. al het onderhoud, met uitzondering van de CV-ketel en het dak. Daartegenover staat een relatief lage huurprijs. Parkeerterrein In het plan is ook een parkeervoorziening opgenomen. De aanleg van deze voorziening vormt een essentieel onderdeel van het plan. De huidige parkeervoorziening is eigendom van Satelliet. Als Spiridon daar vanwege bedrijfsbelemmeringen geen gebruik meer van mag maken, is er geen passend alternatief. Door het in de berm parkeren komt de veiligheid in gedrang en wordt de toegangsroute naar het bedrijfsterrein en achterliggende natuurgebied regelmatig versperd voor hulpdiensten.
2
Met een gesloten grondbalans wordt de uitvoering gelijk geschakeld met de atletiekbaan. Voor de verlichting van het parkeerterrein kunnen de lichtmasten van de voormalige hockeyvelden worden gebruikt die Spiridon in zijn bezit heeft. De parkeerplaats kan mede worden benut voor bezoekers van De Leemput en mogelijk ook voor bezoekers van het achterliggende bosgebied. Dit in het geval dat Staatsbosbeheer de parkeerplaats wil laten aanmerken als recreatieve poort voor het achterliggende bosgebied. De totale kosten voor de parkeervoorziening zijn begroot op € 137.000. Dit bedrag is als volgt samengesteld: kostenposten
Bedrag excl. btw
Parkeerterrein + toegangsslagboom
€
127.000 *
Verlichting parkeerterrein
€
10.000*
Totaal
€
1 37.000
* op basis van fixed-price offertes
Overwegingen in de beoordeling van het verzoek Het is evident dat de gemeente er met het plan van Spiridon een fraaie sportvoorziening bij krijgt. De huidige accommodatie is sober en verouderd en voldoet niet aan de eisen van Atletiekunie. Daardoor kan Spiridon niet alle atletiekonderdelen beoefenen en ook geen officiële wedstrijden organiseren. En wat nog belangrijker is: de huidige voorziening biedt een onvoldoende basis voor een veilige sportbeoefening. Spiridon heeft bij de samenstelling van de specificaties van de atletiekvoorziening vooral gekeken naar het belang voor de atletiekbeoefening. Natuurlijk moet de vraag worden gesteld of er geen soberdere uitvoering mogelijk is. Die versoberingen moeten dan vooral gezocht worden in de aanvullende functionaliteiten zoals beperking van het aantal sprintstroken, aanloopstroken voor de springonderdelen en één kogelstootring. We zijn tot de conclusie gekomen dat een versobering van de functionaliteiten weliswaar leidt tot lagere kosten, maar vanuit het perspectief van sportbeoefening niet aan te bevelen is. De besparingen zijn relatief beperkt en wegen niet op tegen de sportieve nadelen, zoals het niet kunnen beoefenen van alle atletiekonderdelen, lagere gebruiksintensiviteit en te lange wachtrijen bij vooral de springonderdelen. Bovendien leidt dit tot beperkingen bij het organiseren van officiële atletiekwedstrijden. Daarnaast ondersteunt een volwaardige atletiekvoorziening ons sportstimuleringsbeleid. Een goede accommodatie heeft een extra aantrekkingskracht naar potentiële sportbeoefenaars. Spiridon vervult binnen ons sportstimuleringsbeleid een verbindende rol tussen de verschillende verenigingen in onze gemeente door hun accommodatie als trainingsfaciliteit beschikbaar te stellen aan andere verenigingen. Spiridon gaat straks ook de scholen stimuleren om gebruik te maken van de nieuw accommodatie, om daarmee onder andere ook de atletieksport te promoten onder de jeugd. De accommodatie kan ook gebruikt gaan worden voor sporters met een beperking en Spiridon gaat hiervoor ook initiatieven ontplooien. Voor wat betreft het clubgebouw stellen we ons op het standpunt dat Spiridon, overeenkomstig de in onze gemeente gehanteerde gedragslijn, de kosten voor de aanpassing van het clubgebouw zelf moet dragen. Een deel van de investering kan gedekt worden uit hun algemene reserve en voor het andere deel is het mogelijk een lening af te sluiten met een garantstelling van de gemeente. We zullen samen met de vereniging actief kijken naar vormen waarbij er een maximaal BTW-voordeel kan worden gerealiseerd. De inrichting van het parkeerterrein vinden wij een noodzakelijke investering die nodig is om de accommodatie een nette uitstraling te geven. Bovendien heeft dit parkeerterrein een bredere functie 3
dan alleen voor bezoekers van Spiridon. Daarom stellen we ook voor om de kosten van de parkeerplaats te dekken uit het meerjaren uitvoeringsprogramma van het verkeersplan. BTW In verband met de fiscale aspecten van de investering hebben we contact opgenomen met onze fiscaal adviseur. Voor wat betreft de btw- en de BCF-aspecten (btw compensatie fonds) moeten we een onderscheid maken tussen de investeringen in de atletiekbaan, het clubgebouw en het parkeerterrein. Atletiekbaan Wanneer we voor de atletiekbaan op een zelfde wijze handelen als bij de exploitatie van de andere sportparken, dan is het aannemelijk dat we de inkoop-btw op de investering kunnen verrekenen op de btw aangifte. Hierbij investeert de gemeente en is zij eigenaar van de baan. Door deze accommodatie ter beschikking te stellen aan de vereniging tegen een meer dan symbolisch tarief (een kostendekkend huurtarief zoals bepaald bij bijvoorbeeld VV Gilze en VV Rijen) is er sprake van het “gelegenheid geven tot sport”, waardoor we dit btw-voordeel kunnen realiseren. Hier gaan we bij het investeringsbedrag vanuit. Wel moeten we hierbij opmerken dat de Belastingdienst op dit moment de regeling “gelegenheid geven tot sport” zeer strikt aan het bekijken is aan de hand van nieuwe interne richtlijnen. Zo is het verstrekken van sport- en spelmateriaal een belangrijke voorwaarde om te komen tot “het gelegenheid geven tot sport” evenals de “meer dan symbolische waarde” waartegen de accommodatie ter beschikking wordt gesteld. Gelet op de strengere eisen die de Belastingdienst stelt aan het geven van “gelegenheid tot sportbeoefening”, kan niet op voorhand worden bevestigd dat de Belastingdienst de btw op de kosten van de aanleg van de atletiekbaan automatisch terugbetaalt. Clubgebouw Voor het clubgebouw geldt dezelfde regeling als voor de atletiekbaan. De btw op de kosten van investeringen in het clubgebouw, les- en oefenruimte kunnen op de btw-aangifte in aftrek worden genomen mits de gemeente eigenaar is van deze ruimten en deze ruimten via het geven van “gelegenheid tot sportbeoefening” ter beschikking worden gesteld aan de vereniging. Parkeerplaats Voor zover het parkeerterrein onderdeel uitmaakt van het openbaar gebied kan de btw op kosten van investeringen in het openbaar gebied worden gecompenseerd bij het btw-compensatiefonds. Ondanks dat er in het voorstel gesproken wordt over een slagboom op het parkeerterrein, wordt er ook gesproken over een eventueel openbaar karakter van de parkeerplaats. We gaan er op dit moment vanuit dat het een openbare parkeerplaats betreft en dus gaan we uit van een investering excl. btw.
Keuzes in opdrachtgeverschap Er zijn drie mogelijkheden voor opdrachtgeverschap, te weten: Spiridon is opdrachtgever en de gemeente verstrekt Spiridon een subsidie om de atletiekbaan te realiseren. In deze constructie is Spiridon btw verschuldigd over de investering, die niet kan worden verrekend. Uit financieel oogpunt is dit dus geen interessante optie. De gemeente is opdrachtgever en neemt de investering voor haar rekening. Spiridon huurt de atletiekbaan van de gemeente. In deze constructie kunnen we de btw verrekenen, als we de accommodatie btw-belast verhuren.
4
Er wordt een stichting opgericht die zich tot doel stelt om der atletiekbaan te realiseren en exploiteren. In deze situatie kan de stichting mogelijk de btw verrekenen als ze de atletiekbaan btw-belast verhuurt aan Spiridon en ook aan andere gebruikers. Het risico is dat de Belastingdienst deze variant beschouwt als een zogenaamde ‘btw-constructie” en dat de btw op de investering niet kan worden verrekend. We opteren ervoor om zelf als opdrachtgever op te treden. Naast het feit dat dit de grootste zekerheid geeft om het btw-voordeel te realiseren, is dit ook een consistente gedragslijn ten opzichte van de andere buitensportaccommodaties. Hierbij willen we Spiridon wel zo veel mogelijk de projectbegeleiding laten verzorgen, mede gezien het feit dat Spiridon ook over enkele op dit vlak deskundige leden beschikt. Spiridon heeft toegezegd dit te willen doen. Als uw raad besluit tot het beschikbaar stellen van een krediet, leggen we de afspraken hieromtrent vast in een realisatieovereenkomst. Aanbestedingsaspecten Zoals al eerder gesteld heeft Spiridon al een intensief voorbereidingstraject doorlopen, waarbij Spiridon de onderhandelingen en offertes heeft uitgewerkt volgens de aanbestedingsrichtlijnen. In dit traject zijn er zeer scherpe offertes opgevraagd bij verschillende partijen. Daaruit heeft Spiridon een keuze gemaakt voor CSC de Meent (de goedkoopste). Er is sprake van een “fixed price” voor aanleg van de atletiekbaan. Tevens is bedongen dat er zo veel mogelijk lokale ondernemers betrokken worden bij de realisatie van het project. Als we zelf als opdrachtgever optreden is het aantrekkelijk om hierop voort te borduren. Los van het feit dat een nieuwe aanbestedingsprocedure zorgt voor onnodige vertraging en ambtelijke uren, is de kans zeer klein dat we als gemeente een betere prijs kunnen bedingen. Om die reden willen we dus afwijken van ons inkoopbeleid. Duurzame maatregelen De verlichting van de baan wordt gerealiseerd met hogedruk gasontbrandingslampen. Er is voor atletiekbanen op dit moment nog geen bedrijfszekere en adequate LED verlichting voorhanden. Spiridon houdt de ontwikkelingen op dit gebied nauwlettend in de gaten, samen met o.m. de Atletiekunie en de gemeente Tilburg. De verlichting van het parkeerterrein geschiedt door middel van acht nieuwe LED schijnwerpers van 60 Watt. De vier benodigde lichtmasten heeft Spiridon al in haar bezit. Exploitatie Spiridon heeft de exploitatielasten van de nieuwe accommodatie (baan en clubgebouw) in beeld gebracht. Deze bedragen ruim € 31.000, -. In dit bedrag is de reservering voor de kosten van retopping van de baan na ca. 20 a 25 jaar (€ 8.640 per jaar)) niet meegenomen. De kosten van retopping komen te zijner tijd voor rekening van de gemeente. Hierbij hanteren wij hetzelfde uitgangspunt als bij de vervanging van bv. kunstgrasvelden voor de hockey- en voetbalverenigingen.
5
De exploitatie-opzet ziet er als volgt uit: meerkosten exploitatie
bedrag
jaarlijks onderhoud (reinigen baan)
€
4.000
energiekosten baan
€
425
herbelijning
€
750
klein onderhoud
€
3.800
onderhoudsmaterialen en afschrijvingen
€
500
inspectie en (her)keuringen
€
1.000
vervanging en herstel atletiekmaterialen
€
4.000
meerkosten exclusief reservering retopping
€
14.475
exploitatiekosten clubgebouw
€
17.000
totale exploitatiekosten
€
31.475
Spiridon kan met een verhoging van de contributies en extra opbrengsten uit verhuur aan derden de extra exploitatielasten zelf dragen. De gemeente heeft dus geen exploitatiekosten van de atletiekbaan. Het klein onderhoud gaat Spiridon uitvoeren met eigen vrijwilligers. Voor wat betreft het clubgebouw blijft de situatie ongewijzigd. De vereniging is verantwoordelijk voor de exploitatie inclusief klein en groot onderhoud, exclusief dak en CV. Hier staat tegenover dat de vereniging een relatief lage huurprijs aan de gemeente betaald. De kosten voor onze gemeente zijn opgenomen in het herziende MOP gemeentelijke gebouwen. De exploitatiekosten van de verlichting op parkeerplaats komen voor rekening van de vereniging. De kosten om het openbaar gebied te onderhouden zijn reeds verwerkt in de budgetten van BOR. Met de beoogde verhoging komt de contributie op een zelfde niveau als de atletiekverenigingen in de regio met een vergelijkbare accommodatie, zoals Scorpio in Oosterhout en Atledo in Dongen. Er is hierna in beginsel nog wat ruimte voor een verdere contributieverhoging, maar die ruimte is ook nodig om eventuele tegenvallers in de exploitatie op te kunnen vangen.
Voorstel 1. Voor de realisatie van de atletiekbaan, inclusief parkeervoorziening, een krediet beschikbaar te stellen van € 1.097.150 (exclusief BTW); 2. Het krediet dekken uit: a. bestemmingsreserve atletiekbaan € 960.150; b. Meerjaren Uitvoeringsplan GVVP € 137.000 (kosten aanleg parkeervoorziening); 3.
Het restant van de bestemmingsreserve ad. € 29.000 terug te storten in de algemene reserve.
Burgemeester en wethouders van Gilze en Rijen, de secretaris, de burgemeester, ir. G.J.F.M. Vlekke
dr. A.J.W. Boelhouwer
6
Agendapunt Vergadering d.d.
DE RAAD VAN DE GEMEENTE GILZE EN RIJEN;
gezien het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 17 december 2013 ; besluit: 1. voor de realisatie van een nieuwe atletiekbaan inclusief parkeervoorziening in Rijen een krediet beschikbaar te stellen van € 1.097.150,-- exclusief BTW; 2. het bedrag vermeld sub 1. ten laste te brengen van: a. de bestemmingsreserve atletiekbaan voor een bedrag van € 960.150,--; b. het Meerjaren Uitvoeringsplan GVVP voor een bedrag van € 137.000,-- (kosten aanleg parkeervoorziening); 3. het restant van de bestemmingsreserve atletiekbaan ad € 29.000,-- terug te storten in de algemene reserve. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van DE RAAD VOORNOEMD, de griffier, de voorzitter,
mr. J.W. Timmermans
dr. A.J.W. Boelhouwer
7
