CARA PEMECAHAN MASALAH KEARSIPAN
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP) UNTUK MEMENUHI TUGAS MATAKULIAH Pengembangan Media Pengajaran Adminidtrasi Perkantoran Berbasis TIK Yang dibina oleh Bapak Drs. H. Mohammad Arief, M.Si
Oleh Yuni Nur Kholifah
140412603166
UNIVERSITAS NEGERI MALANG FAKULTAS EKONOMI JURUSAN MANAJEMEN April 2016
RENCANA PELAKSANAAN PEMBELAJARAN (RPP)
Nama Sekolah
: SMK 2 GRESIK
Mata Pelajaran
: KEARSIPAN
Kelas / Smester
: X / II
Jumlah Pertemuan
: 1 JP X 45 menit
A. KOMPETENSI INTI 1.
Menghayati dan meramalkan ajaran agama yang dianutnya
2.
Mengembangkan perilaku (jujur, disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong, kerjasama, cinta damai, responsif dan proaktif) dan menunjukkan sikap sebagai bagian dari solusi atas berbagai permasalahan bangsa dalam berinteraksi secara efektif dengan lingkungan sosial dan alam serta dalam menempatkan diri sebagai cerminan bangsa dalam pergaulan dunia
3.
Memahami dan menerapkan pengetahuan factual, konseptual, dan procedural dalam pengetahuan,
teknologi,
seni,
budaya,
dan
humaniora
dengan
wawasan
kemanusiaan, kebangsaan, kenegaraan, dan peradaban terkait penyebab phenomena dan kejadian dalam bidang kerja yang spesifik untuk memecahkan masalah 4.
Mengolah, menalar, dan menyaji dalam ranah konkret dan ranah abstrak terkait dengan pengembangan dari yang dipelajarinya di sekolah secara mandiri, dan mampu melaksanakan tugas spesifik di bawah pengawasan langsung
B. KOMPETENSI DASAR DAN INDIKATOR 1.2 Bertambah
keimanannya
dengan
menyadari
hubungan
keteraturan
dan
kompleksitas alam dan jagat raya terhadap kebesaran Tuhan yang menciptakannya. 2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah (jujur , disiplin, tanggung jawab, peduli, santun, ramah lingkungan, gotong royong) dalam melakukan pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah. 3.13 Mengidentifikasi cara pemecahan masalah kearsipan 4.13 Mendiskusikan secara kelompok tentang cara pemecahan masalah kearsipan
C. INDIKATOR No.
KOMPETENSI DASAR
INDIKATOR PENCAPAIAN KOMPETENSI
1
1.2
Bertambah
keimanannya 1.2.1 Meyakini adanya karunia Tuhan Yang
dengan menyadari hubungan
Maha Esa atas pemberian amanah
keteraturan dan kompleksitas
untuk membuat surat dinas.
alam dan jagat raya terhadap 1.2.2 Berakhlak mulia dalam memecahkan kebesaran
Tuhan
yang
masalah kearsipan.
menciptakannya. 2
2.2 Menunjukkan perilaku ilmiah 2.2.1 Selalu (jujur, disiplin, peduli, santun, ramah royong)
lingkungan, dalam
tepat
waktu
dalam
menyelesaikan tugas.
gotong 2.2.3 Senantiasa menggunakan cara yang
melakukan
pembelajaran sebagai bagian dari sikap ilmiah.
tepat
dalam memecahkan masalah
keasipan. 2.2.4 Terbiasa mengajukan pertanyaan dalam memcahkan masalah kearsipan.
3
3.13 Mengidentifikasi pemecahan
cara 3.13.1 Menyebutkan masalah
kearsipan
masalah
pokok
kearsipan menurut para ahli. 3.13.2 Menjelaskan sistem penyusunan arsip yang tepat. 3.13.3 Mengidentifikasi fasilitas kearsipan yang sesuai syarat. 3.13.4 Mengidentifikasi petugas arsip yang professional. 3.13.5 Mengidentifikasi
penyelenggaraan
penyusutan arsip. 3.13.6 Mendiskusikan cara pemecahan masalah kearsipan. 4
4.13 Mendiskusikan kelompok pemecahan kearsipan
secara 4.13.1 Mendemonstrasikan cara pemecahan
tentang
cara
masalah kearsipan.
masalah 4.13.2 Menggunakan
cara
pemecahan
kearsipan dalam kehidupan sehari-
hari. 4.13.3 Mengoreksi hasil pemecahan masalah kearsipan sesuai dengan cara yang benar.
D. TUJUAN PEMBELAJARAN Tujuan Pembelajaran Aspek Sikap Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi mengenai cara pemecahan masalah kearsipan, peserta didik dapat: 1.
Mengatasi masalah pokok kearsipan.
2.
Melaporkan tugas dengan tepat waktu.
3.
Memilah kata-kata yang tepat dalam pemecahan masalah kearsipan.
4.
Mengajukan pertanyaan dalam pengidentifikasian cara pemecahan masalah kearsipan
Tujuan Pembelajaran Aspek Pengetahuan Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi mengenai cara pemecahan masalah kearsipan, peserta didik dapat: 1.
Menyebutkan masalah pokok kearsipan menurut para ahli.
2.
Menjelaskan sistem penyusunan arsip yang tepat.
3.
Mengidentifikasi fasilitas kearsipan yang sesuai syarat.
4.
Mengidentifikasi petugas arsip yang professional.
5.
Mengidentifikasi penyelenggaraan penyusutan arsip.
6.
Mendiskusikan cara pemecahan masalah kearsipan.
Tujuan Pembelajaran Aspek Keterampilan Setelah mendengarkan penjelasan guru, tanya jawab, penugasan, diskusi, dan persentasi mengenai cara penyelesaian masalah kearsipan, peserta didik dapat: 1.
Mendemonstrasikan cara pemecahan masalah kearsipan.
2.
Menggunakan cara pemecahan kearsipan dalam kehidupan sehari-hari.
3.
Mengoreksi hasil pemecahan masalah kearsipan sesuai dengan cara yang benar.
E. MATERI PEMBELAJARAN 1.
Masalah pokok kearsipan menurut beberapa ahli.
2.
Cara pemecahan masalah kearsipan.
3.
Sistem penyimpanan arsip yang tepat.
4.
Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat.
5.
Petugas arsip yang professional.
6.
Penyelenggaraan penyusutan arsip.
F. METODE 1.
Pendekatan Pembelajaran
: Scientific Approach
2.
Metode
: Ceramah, Tanya Jawab, Penugasan, Diskusi
3.
Model Pembelajaran
: Group Investigation
G. MEDIA, ALAT, DAN SUMBER BELAJAR Media
Power point atau tayangan slide mengenai cara pemecahan masalah kearsipan.
Berbagai macam contoh masalah kearsipan dari buku cetak.
Beragam macam contoh surat dinas dari internet:
Alat LCD, Laptop, White Board, Spidol, Penghapus
Sumber Belajar 1. Anwar, Syamsul. 1999. Kearsipan. Bandung: Titian Ilmu. 2. Amsyah, Zulkifli. 1995. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Gramedia. 3. Endang, Sri. 2009. Mengelola Sistem Kearsipan. Jakarta: Erlangga. 4. Safara, Phyna.2010. Mengelolah dan Menjaga Sistem Kearsipan untuk Menjamin Intergritas.
Online
(http://phymiszenter.blogspot.co.id/2010/12/mengelola-dan-
menjaga-sistem-kearsipan.html), diakses tanggal 2 Mei 2016.
H. LANGKAH-LANGKAH PEMBELAJARAN PERTEMUAN PERTAMA No.
Langkah-Langka Pembelajaran
Keterangan
A.
Pendahuluan
5’
1.
Pendidik membuka pelajaran dengan mengucapkan Sikap religius salam.
2.
Salah seorang peserta didik memimpin berdo’a sesuai Sikap religius dengan agama dan kepercayaan masing-masing.
3.
Pendidik menanyakan siapa yang tidak masuk pada hari Sikap sosial itu beserta penyebabnya kemudian memeriksa presensi peserta didik.
4.
Pendidik mengkondisikan kelas sampai keadaan kelas kondusif dan siap mengikuti kegiatan belajar mengajar.
5.
Pendidik menyampaikan kompetensi dasar dan tujuan pembelajaran yang akan dicapai hari ini, yaitu tentang masalah kearsipan dan cara pemecahan masalah kersipan.
B. 1.
Kegiatan Inti
25’
Pendidik menjelaskan tentang masalah pokok kearsipan, Mengamati/pemberian sistem penyusunan arsip yang tepat, fasilitas kearsipan rangsangan yang sesuai syarat, petugas arsip yang professional, dan penyelenggaraan penyusutan arsip.
2.
Peserta didik diberi kesempatan untuk mengajukan Menanya pertanyaan yang sesuai dengann topik yang dibicarakan dan peserta didik
lain
juga boleh menanggapi
pertanyaan dari peserta didik tersebut. 3.
Pendidik membagi kelas dalam 4 kelompok yang terdiri dari 5-6 peserta didik.
4.
Pendidik memanggil ketua kelompok dan setiap Mencoba kelompok mendapatkan tugas satu materi atau tugas yang berbeda dari kelompok lain.
5.
Pendidik menjelaskan tugas yang harus dikerjakan oleh Mengamati setiap kelompok. Melalui diskusi kelompok, peserta didik mendiskusikan tentang cara mengatasi masalah kearsipan.
6.
Masing-masing kelompok membahas materi yang sudah Menalar ada secara kooperatif.
7.
Setelah diskusi,
masing-masing kelompok
secara Menanya
bergantian menyampaikan hasil pembahasan kelompok dan kelompok lain menanggapi. 8.
Pendidik memberikan apresiasi terhadap setiap jawaban Mengomunikasikan atau tanggapan peserta didik agar termotivasi dan tidak takut salah untuk berbicara didepan kelas.
9.
Pendidik memberikan tes tertulis berupa pilihan ganda Menalar kepada peserta didik secara individu mengenai materi yang telah didiskusikan tadi.
10.
Setelah mengerjakan tes tersebut, pendidik memberikan Mengkomunikasikan instruksi kepada peserta didik untuk menukar dengan lembar jawaban teman yang lain.
11.
Pendidik meminta peserta didik menjawab pertanyaan tes tersebut secara bergantian sambil peserta didik mengoreksi hasil lembar jawaban temannya dan juga pendidik menanggapi jawaban tersebut.
12.
Setelah selesai mengoreksi pendidik memberikan Mengkomunikasikan instruksi untuk mengembalikan lembar jawaban kepada masing-masing pendidik.
13.
Pendidik mengambil nilai dari masing-masing pendidik dengan memanggil nama peserta didik sesuai urutan absen dan peserta didik kemudian menyebutkan nilai masing-masing.
14.
Pendidik
memberikan
apresiasi
dan
mengenai hasil presentasi peserta didik.
tanggapan
C.
Kegiatan Penutup
5’
1.
Peserta didik dibantu oleh guru untuk menyimpulkan materi.
2.
Pendidik menyampaikan rencana tindak lanjut dengan meminta siswa mempelajari kembali materi untuk menyusun surat dinas, membawa buku besar folio bergaris, 1 amplop pocket coklat, dan alat tulis. Guru mengakhiri kegiatan pembelajaran dengan berdo’a
3.
Sikap religius
yang dipimpin seorang peserta didik dan mengucapkan salam.
I.
PENILAIAN
1.
Observasi (disiplin, tanggung jawab, santun) untuk menilai non akademik (pedoman penilaian terlampir).
2.
Tugas bentuk soal pilihan ganda (soal terlampir).
3.
Kegiatan memecahkan masalah, diskusi, dan hasil persentasi kegiatan kelompok (pedoman penilaian terlampir).
Gresik, 02 Mei 2016 Mengetahui, Kepala UPTD SMK 2 Gresik
____________________________ Pembina Tk. I NIP.
Guru Mata Pelajaran
Yuni Nur Kholifah, S.Pd.
LAMPIRAN 1 1. Penilaian Sikap
Instrumen dan Rubrik Penilaian Sikap
Aspek Perilaku yang Dinilai No
Nama Peserta
.
Didik
Disiplin 1
2
3 4
Tanggungjawab 1
2
3
4
1
2 3 4 5 6 N Bubuhkan tanda pada kolom-kolom sesuai hasil pengamatan.
4 = jika 4 indikator terlihat 3 = jika 3 indikator terlihat 2 = jika 2 indikator terlihat 1 = jika 1 indikator terlihat
Indikator Penilaian Sikap: Disiplin a.
Tertib mengikuti instruksi
b.
Mengerjakan tugas tepat waktu
c.
Tidak melakukan kegiatan yang tidak diminta
d.
Tidak membuat kondisi kelas menjadi tidak kondusif
Skor
Santun
1
Keterangan:
Jumlah
2
3
4
Rata-Rata
Tanggung Jawab a
Pelaksanaan tugas piket secara teratur
b
Peran serta aktif dalam kegiatan diskusi kelompok
c
Mengajukan usul pemecahan masalah
d
Mengerjakan tugas sesuai yang ditugaskan
Santun a.
Berinteraksi dengan teman secara ramah
b.
Berkomunikasi dengan bahasa yang tidak menyinggung perasaan
c.
Menggunakan bahasa tubuh yang bersahabat
d.
Berperilaku sopan
Nilai akhir sikap diperoleh dari modus (skor yang sering muncul) dari keempat aspek sikap di atas.
Kategori nilai sikap: Sangat baik
: apabila memperoleh nilai akhir 4
Baik
: apabila memperoleh nilai akhir 3
Cukup
: apabila memperoleh nilai akhir 2
Kurang
: apabila memperoleh nilai akhir 1
2. Penilaian Pengetahuan Bentuk Penilaian
: Tes Tertulis
Jenis
: Pilihan ganda
I.
Jawablah pertanyaan berikut ini yang menurut anda benar dengan memberi tanda silang (X) pada salah satu pilihan jawaban (A), (B), (C), (D), atau (E)
1.
Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan/ satuan organisasi, merupakan masalah kearsipan menurut . . . (A) Drs The Liang Gie
(D) Drs E. Karso
(B) Drs E. Martono
(E) R. Soebroto
(C) Drs Moekijat 2.
Yang termasuk masalah kearsipan menurut Drs Moekijat adalah . . . (A) Pegawai yang tidak terlatih (B) Warkat tidak dapat ditemukan karena hilang (C) Warkat setiap hari selalu bertambah (D) Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat (E) Penerapan sistem penyimpanan yang kurang tepat
3.
Berikut ini yang bukan termasuk cara pemecahan masalah kearsipan adalah… (A) Menggunakan sistem penyimpanan yang tepat dengan sifat kegiatan kantor (B) Menyediakan tempat dan sarana perlengkapan arsip yang memadai (C) Mengikuti perkembangan arsip dengan baik (D) Memelihara arsip dengan baik (E) Mengadakan penyusutan secara teratur
4.
Berikut ini sistem penyimpanan arsip yang baik, kecuali . . . (A) Sistem abjad (B) Sistem masalah (C) Sistem isi arsip (D) Sistem nomor (E) Sistem tanggal
5.
Yang merupakan tujuan kearsipan adalah ..... (A) Agar tentram, damai, dan sejahtera (B) Agar mudah mendapatkan kemabali arsip saat dibutuhkan dengan cepat dan tepat (C) Agar arsip terus bertambah (D) Untuk menjaga kelestarian kantor (E) Untuk menjaga rahasia negara dari musuh
6.
Di bawah ini yang bukan termasuk ke dalam alasan sistem penyimpanan arsip dapat dikatakan baik apabila...... (A) Hemat tenaga dan peralatan (B) Membuang banyak biaya (C) Hemat waktu dan biaya (D) Sederhana (E) Fleksibel dan mudah dikembangkan
7.
Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi empat golongan, yaitu….. (A) Alat korespondensi, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat penyimpanan surat. (B) Alat korespondensi, alat penerimaan surat, alat penyimpanan surat, dan alatalat lainnya seperti ruangan yang cukup. (C) Alat peminjaman, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat penyimpanan surat. (D) Alat korespondensi, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat-alat lainnya seperti cahaya cukup. (E) Alat tulis, alat penerimaan surat, alat penyusutan surat, dan alat penyimpanan surat.
8.
Salah satu syarat untuk menjadi petugas tata usaha adalah….. (A) Cantik (B) Berpakaian rapi (C) Teliti (D) Bersih (E) Komunikatif
9.
Manfaat adanya penyelenggara penyusutan arsip adalah….. (A) Agar tidak terjadi penimbunan arsip (B) Agar arsip tidak hilang (C) Agar arsip mudah ditemukan (D) Agar tidak ada penggandaan arsip (E) Agar arsip bisa tersusun dengan rapi
10. Cara pemecahan masalah kearsipan dapat dilakukan dengan beberapa langkah. Salah satu langkahnya adalah….. (A) Fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat (B) Arsip yang penting (C) Petugas yang berpakaian rapi (D) Petugas yang aktif (E) Sistem abjad yang dipakai
Kuci Jawaban Soal Pilihan Ganda 1.
A
6.
E
2.
E
7.
B
3.
C
8.
C
4.
C
9.
A
5.
B
10. A
Pedoman Penilaian Pengetahuan Skor Maksimal untuk: Skor No. 1
: 10
Skor No. 6
: 10
Skor No. 2
: 10
Skor No. 7
: 10
Skor No. 3
: 10
Skor No. 8
: 10
Skor No. 4
: 10
Skor No. 9
: 10
Skor No. 5
: 10
Skor No. 10
: 10
Total skor maksimal : 100 Rincian Skor Skor 10
: untuk jawaban benar
Skor 0
: untuk jawaban salah
Rumus Konservasi Nilai Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100 100
Rubrik Penilaian: No 1 2 3 4 5 N
Nama Siswa
Skor
Nilai
3. Penilaian Keterampilan Diskusikan masalah kearsipan dibawah ini dan berikan solusi yang bias dipakai untuk memecahkan masalah kearsipan tersebut! Kemukakan pendapat anda, terhadap masalah pokok kearsipan yang bias menghambat dalam penyelenggaran kearsipan!
Aspek Penilaian Format Penilaian: No
Kriteria
Skor
1
Masalah pokok yang bisa menghambat penyelengaraan kearsipan
3
2
Tanggapan terhadap masalah pokok tersebut.
3
3
Solusi yang diberikan terhadap masalah tersebut.
3
Total
9
Rincian Skor 20 Skor 1
: Kurang
Skor 2
: Cukup
Skor 3
: Baik
Rumus Konservasi Nilai Nilai = Jumlah skor yang diperoleh x 100 9 Rubrik Penilaian: No 1 2 3 4 5 N
Nama Siswa
Skor
Nilai
LAMPIRAN MATERI
MATERI POKOK CARA PEMECAHAN MASALAH KEARSIPAN A. Masalah Pokok dalam Kearsipan 1.
Menurut Moekijat, ada beberapa masalah yang dijumpai dalam penyelenggaraan kearsipan suatu organisasi atau kantor yaitu sebagai berikut: a. Dipergunakan sistem penggolongan (klasifikasi) yang salah. b. Organisasi kurang baik dan perumusan tanggung jawab dan kekuasaan yang tidak jelas. c. Pegawai-pegawai tidak terlatih. d. Tidak ada prosedur kearsipan tertentu. e. Tidak ada penentu waktu yang direncanakan untuk menyimpan atau menghapus arsip-arsip. f. Ruang dan perlengkapan tidak sesuai dengan kegiatan. g. Kurang adanya pengawasan terhadap arsip-arsip (surat-surat) yang dipinjam atau pengembaliannya.
2.
Menurut Martono, masalah yang sering tumbul berkaitan dengan arsip, antara lain: a. Arsip tidak dapat ditemukan kembali kerena hilang. b. Arsip detemukan setelah lama mencari dan membongkari seluruh tumpukan arsip. c. Arsip setiap hari selalu bertambah. d. Tempat penyimpanan arsip terlalu sesak karena kurang tempat. e. Peralatan penyimpanan tidak memenuhi syarat. f. Pegawai di bidang penyimpanan arsip kurang terlatih.
3.
Menurut Drs. The Liang Gie, masalah-masalah pokok dalam bidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi bertalian dengan hal –hal berikut : a. Tidak dapat ditemukan kembali secara cepat dari bagian arsip suatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi. b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.
c. Bertambahnya surat-surat kebagian arsip tanpa ada penyusutan sehingga tempat dan peralatannya tidak lagi mencukupi. d. Tata kerja dan peralatna kearsipan tidak mengikuti perkembangan iomu kearsipan modern, akibatnya pegawai-pegawai arsip tidak terampil dan kurangnya bibingan yang teratur. 4.
Menurut Drs. Aw. Widjaya, masalah pokok dalam bidang kearsipan antara lain : a. Tidak dapat menemukan kembali arsip secara cepat suatu surat yang diperlukan leh atasan atau petugas unit lain dari bagian arsip. b. Peminjaman atau pemakaian suatu surat oleh unit lain dala waktu lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan. c. Bertambahnya surat-surat ke dalam abgan arsip tanpa ada penyusutan, sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi. d. Tata kerja dan peralatan tak berkembang (out of date), tak mengikuti perkembangan zaman (up to date) karena kujrang pengarahan kepada petugas kearsipan. Dari beberapa pendapat tentang masalah kearsipan yang dijumpai di instansi
pemerintah/swasta dapat disimpulkan bahwa masalah kearsipan adalah : 1. Tidak dapat atau sulit menemukan kembali arsip dengan cepat dan tepat saat diperlukan. 2. Membiasakan menumpuk arsip pada sembarangan tempat, padahal arsip itu harus segera disimpan. 3. Kurang menyadari arti pentingnyasuatu arsip bagi organisasi. 4. Peminjaman oleh pihak lain tidak melalui prosedur yang benar atau terlalu lama. 5. Penyusunan arsip secara serampangan. 6. Petugas arsip kurang terampil. Masalah-masalah kearsipan memiliki dampak yang cukup besar bagi kelangsungan hidup suatu instansi atau perusahaan. Selain masalah arsip yang sering hilang, lebih dari pada itu dampak besar yang diberikan dapat menghambat penyelengaraan kearsipan, sehingga tujuan yang ingin dicapai dapat terhambat juga. Masalah yang sering terjadi dan dampak yang diberikan dapat menghambat proses penyelenggaraan kearsipan yaitu diantaranya tidak dapat ditemukannya kembali
secara cepat arsip-arsip yang diperlukan. Melihat masalah itu, tentu hakikat dari arsip yang pada dasarnya memberikan data-data yang berguna pada suatu organisasi di masa mendatang. Jika masalah tersebut terjadi, tentu proses penyelenggaraan kearsipan suatu instansi tidak tercapai, sehingga tujuan yang diingin di capai dapat terhambat pula.
B. Cara Pemecahan Masalah Kearsipan Dari masalah-masalah yang sering timbul di bidang kearsipan, sudah tentu diusahakan cara pemecahan masalah tersebut. Untuk memecahkan masalah itu dapat dilakukan bebeerapa langkah sebagai berikut. 1.
Pergunakan Sistem Penyimpanan Arsip secara Tepat Sistem penyimpanan arsip atau yang sering disebut filing system adalah suatu
rangkaian
tata-cara
yang
teratur
menurut
sesuatu
pedoman
tertentu
untuk
menyusun/menyimpan warkat-warkat sehingga bilamana diperlukan dapat diketemukan kembali secara cepat.
Cepat atau lambatnya penemuan kembli dari tempat
penyimpanannya ditentukan oleh tepat atau tidaknya penggunaan sistem penyimpanan setiap benda syarat. Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya adalah sebagai berikut: a.
Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
b.
Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
c.
Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
d.
Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
e.
Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima. Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk
penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain. Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling
adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat. Prosedur penyimpanan arsip yang benar yaitu sebagai berikut: a.
Meneliti dulu tanda pada lembar disposisi apakah surat tersebut sudah boleh untuk disimpan (meneliti tanda pelepas surat/ release mark). Tanda pelepas surat biasanya berupa disposisi dep. (deponeren) yang menunjukkan perintah untuk menyimpanan surat.
b.
Mengindeks atau memberi kode surat tersebut. Indeks/ kode surat dibuat sesuai sistem penyimpanan arsip yang dipergunakan dan dibuat untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali surat.
c.
Menyortir atau memisah-misahkan surat sesuai dengan bagian, masalah atau tujuan surat. Kegiatan menyortir/memisah-misahkan surat sebelum disimpan biasanya dilakukan dengan menggunakan rak/ kotak sortir.
d.
Menyimpan surat ke dalam map (folder). Penyimpanan surat ke dalam map/ folder dapat menggunakan stofmap folio, snelhechter, brief ordner, portapel ataui folder gantung kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/ filing cabinet atau alat penyimpanan arsip yang lain.
e.
Menata arsip dengan baik sesuai dengan sistem yang dipergunakan.
2.
Fasilitas Kearsipan yang harus Memenuhi Syarat Dalam kamus administrasi, “fasilitas” diartikan sebagai kebutuhan yang
diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaaan-pekerjaan dalam suatu usaha kerja sama manusia. Fasilitas kearsipan dapat dikelompokkan menjadi 4 golongan, yaitu: a.
Alat-alat korespondensi, seperti kertas, mesin tik, mesin stensil, stempel, karbon dan sebagainya.
b.
Alat-alat penerimaan surat seperti bak/kotak surat meja tulis, rak dan sebagainya.
c.
Alat-penyimpanan surat (setelah diarsipkan) seperti map ordner, folder cabinet dan seterusnya.
d.
Alat-alat lainnya seperti ruangan yang cukup, cahaya, kode pokok soal dan sebagainya.
3.
Petugas Arsip yang Memenuhi Syarat Seorang petugas untuk dapat melaksanakan tugasnya dengan baik harus
memenuhi syarat-syarat tertentu sebagaimana juga persyaratan untuk petugas tata usaha, umumnya yaitu: a.
Memiliki pengetahuan di bidang,
b.
Pengetahuan umum, terutama yang menyangkut masalah surat-menyurat dan arsip,
c.
Pengetahuan tentang seluk-beluk instansinya yakni organisasi beserta tugastugasnya dan penjabat-penjabatnya,
d.
Pengetahuan khusus tentang tata kearsipan,
e.
Memiliki keterampilan untul melaksanakan teknik tata kearsipan yang sedang dijalankan,
f.
Berkepribadian yakni memiliki ketekunan, kesabaran, ketelitian, kerapian, kecekatan, kecerdasan, kejujuran serta loyal dan dapat menyimpan rahasia organisasi.
4.
Penyelenggara Penyusutan Arsip Penyelanggara penyusutan arsip diadakan secara berkala, sehingga tidak terjadi
penimbunan dan tercampurnya arsip yang penting dengan arsip yang tidak berguna yang akan dimusnahkan. Menurut Dipobharoto M.A. tujuan penyusutan arsip yaitu: 1. Agar file aktif dapat dipergunakan dengan baik, lancar, tidak terkecoh oleh adanya records yang kurang diperlukan. 2. Agar file aktif bisa lebih mudah di kontrol secra efisien serta lancar dalam filing dan findingnya. 3. Agar tempat file aktif selalu longgar untuk menempatkan bertambahnya record baru yang deras datangnya karena file aktif hanya berisikan rekords yang selalu diperlukan. 4. Menghemat tempat, biaya, alat, karena records yang kurang berguna ditempatkan dan dirawat di tempat, perabot, alat-alat yang lebih murah, dan tidak mengganggu ruang tempat kerja. 5. Agar segera bisa ditentukan nasib rekords selanjutnya : disimpan sebagai arsip, diawetkan (dimicrofilmkan) atau dikirimkan ke arsip nasional, atau bahkan di musnahkan
